Dokumendivoo tunnused riigi- ja munitsipaalorganites Kontoritöö kohalikes omavalitsustes. III. Dokumentide loomine föderaalses täitevorganis

Rakendus. Kohustusliku teabe loetelu dokumentidest, mida kasutatakse föderaalsete täitevorganite elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides dokumentide registreerimiseks ja otsimiseks

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta resolutsioon N 477
"Föderaalsete asutuste kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta täidesaatev võim"

Muudatuste ja täiendustega:

"elektrooniline dokumendihaldussüsteem" - automatiseeritud infosüsteem, mis võimaldab dokumentide elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste koopiate loomist, haldamist, säilitamist ja neile juurdepääsu ning dokumentide registreerimist;

"elektrooniline dokumendihaldus" - dokumendivoog infosüsteemi abil.

Muud käesolevates reeglites kasutatud mõisted vastavad Vene Föderatsiooni õigusaktides määratletud mõistetele.

III. Looge dokumendid föderaalne organ täidesaatev võim

5. Föderaalses täitevorganismis loodud dokumendid koostatakse vormidel, standardsetel A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedel või elektrooniliste dokumentidena ning neil peab olema kindlaksmääratud üksikasjade komplekt, nende asukoht ja asukoht. registreerimine.

6. Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja detailide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi põhjal. Nurgavaliku korral asuvad vormi rekvisiidid lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalise versiooni korral asuvad vormi rekvisiidid lehe keskosas piki ülemist serva.

Elektrooniliste dokumentide loomisel elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse elektroonilisi dokumendimalle.

7. Nii kirjaplangil kui ka tavalisel paberilehel täidetud dokumendi iga lehe veerised peavad olema vähemalt 20 mm - vasak, 10 mm - parem, 20 mm - ülemine ja 20 mm - alumine.

9. Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide nõuded on:

a) Venemaa Föderatsiooni riigivapp;

b) föderaalse täitevorgani nimi;

c) föderaalse täitevorgani struktuuriüksuse nimi;

d) ametinimetus;

e) föderaalse täitevorgani võrdlusandmed;

f) dokumendi liigi nimi;

g) dokumendi kuupäev;

h) registreerimisnumber dokument;

j) dokumendi koostamise (avaldamise) koht;

k) dokumendile juurdepääsu piirav tempel;

l) adressaat;

m) dokumendi kinnitamise tempel;

o) dokumendi täitmise juhised (resolutsioon);

o) suund tekstile;

p) dokumendi tekst;

c) kontrollmärk;

r) taotlusmärk;

y) allkiri;

x) dokumendi kinnitamise tempel;

h) trükkimine;

w) märk koopia kinnitusel;

y) esineja kohta märk;

e) märge dokumendi täitmise kohta ja selle juhtum kohtuasjas;

y) märge dokumendi kättesaamise kohta;

10. Dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle liigi ja eesmärgi järgi.

11. Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse föderaalse täitevorgani volitatud ametniku viisaga. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendi kooskõlastamine teiste asutustega riigivõim ja organisatsioonid koostatakse kinnituse pitseri (lehe), protokolli või kinnituskirjaga.

IV. Nõuded föderaalse täitevorgani dokumendivoo korraldusele

12. Föderaalse täitevorgani dokumendivoogudes eristatakse järgmisi dokumendivoogusid:

a) sissetulevad dokumendid (sissetulevad);

b) saadetud dokument (väljaminev);

c) sisedokumentatsioon.

13. Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine postiside, kullerside ja telekommunikatsiooni teel.

14. Föderaalse täitevorgani kätte jõudnud dokumendid läbivad esmase töötlemise, registreerimise, eeltöötluse, edastamise juhtkonnale kaalumiseks, edastatakse täitjatele ja pärast täitmist paigutatakse toimikutesse.

15. Vastuvõetud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide kättetoimetamise õigsuse ning dokumentide ja nende lisade kättesaadavuse kontrollimist, samuti registreeritud ja registreerimisele mittekuuluvate dokumentide levitamist.

16. Vastuvõetud ja loodud dokumentide registreerimine toimub vastuvõtmise, loomise (allkirjastamise või kinnitamise) päeval või järgmisel tööpäeval, kui Venemaa Föderatsiooni õigusaktid ei sätesta teisiti.

18. Büroohaldusteenistus edastab registreeritud dokumendid tasu eest föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele. ametnikud föderaalne täitevorgan.

Dokumendid või nende koopiad koos täitmisjuhistega (resolutsioonid) edastab kantselei haldusteenistus täitjatele.

19. Dokumendi originaal saadetakse föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele, mis vastutab dokumendi täitmise eest. Kui esinejaid on mitu, kantakse dokumendi originaal struktuuriüksusesse, mis on vastutav esineja, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.

Kui töövõtjal on juurdepääs dokumendi elektroonilisele koopiale elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, võib originaaldokument jääda kontorihaldusteenusesse, kui see on kindlaks määratud föderaalse täitevorgani kontorihalduse juhistega.

20. Dokumendid pärast nende allkirjastamist föderaalse täitevorgani juhi või muu poolt volitatud isik kantakse registreerimiseks ja saatmiseks kontorisse.

21. Dokumendihaldusteenus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust leviloendile. Vale vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.

22. Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.

23. Dokumentide edastamine föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste vahel toimub kontoritöö talituse kaudu.

24. Föderaalses täitevorganis peab kontori haldusteenistus arvestust sissetulevate, loodud ja saadetud dokumentide üle. Andmed dokumentide arvu kohta võtab kokku, analüüsib kontorihaldusteenistus ja esitab föderaalse täitevorgani juhile tema määratud viisil.

25. Dokumentide registreerimiseks ja föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis otsimiseks kasutatakse vastavalt lisale kohustuslikku teavet dokumentide kohta. Lisateavet dokumentide kohta saab kasutada föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

V. Föderaalse täitevorgani dokumentaalne kogumik

26. Föderaalne täitevorgan:

a) moodustab oma dokumentide fondi oma tegevuse käigus loodud dokumentidest;

b) töötab välja ja kinnitab kokkuleppel arhiivinduse valdkonna föderaalse täitevorganiga loetelu dokumentidest, mis on loodud tema tegevuse käigus, samuti talle alluvate organisatsioonide tegevuse käigus, märkides säilitamisajad;

Teave muudatuste kohta:

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 26. aprilli 2016. aasta dekreediga N 356 täiendati lõiget 26 lõikega „c”

c) töötab välja ja kinnitab föderaalse täitevorgani loodud ühtsete dokumentide vormide mallide albumi.

27. Föderaalse täitevorgani dokumentide fondi moodustab kontorihaldusteenistus, koostades juhtumite nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumid, tagades nende ohutuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi.

28. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:

a) koostab büroohaldusteenistus struktuuriliste jaotuste juhtumite nomenklatuuride põhjal;

b) selle kinnitab föderaalse täitevorgani juht hiljemalt jooksva aasta lõpuks pärast kokkuleppe sõlmimist föderaalse täitevorgani keskse ekspertkomisjoniga ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuaril;

c) kord 5 aasta jooksul kooskõlastatakse see föderaalriigi arhiivi ekspertide ülevaatuse komisjoniga, kuhu föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumendid viiakse alaliseks säilitamiseks Arhiivifond Venemaa Föderatsioon;

d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokku leppida föderaalriigi arhiivi ekspertide ülevaatuse komisjoniga.

29. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuuri jaotiste nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste nimed.

30. Alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise, sealhulgas personaliga seotud juhtumite ja ajutiste juhtumite puhul (kuni aastani) juhtumid moodustatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja jaotamise (rühmitamise) põhimõtetele. 10 aastat kaasa arvatud) ladustamine.

31. Juhtumid alates nende moodustamise päevast kuni föderaalse täitevorgani arhiivi üleandmiseni või hävitamiseks hoitakse nende moodustamise kohas struktuuriüksustes.

32. Juhtumeid antakse ajutiseks kasutamiseks struktuuriüksuste töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud ajaks ja pärast selle lõppemist võidakse tagasi saata.

Teistele riigiorganitele ja -organisatsioonidele väljastatakse kohtuasjad nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema kontoritöö eest vastutava asetäitja loal.

33. Dokumendi väljavõtmine alalistest säilitusfailidest on lubatud erandjuhtudel ja see toimub föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes toimikusse kehtestatud korras kinnitatud dokumendi koopia ja akti originaali väljaandmise põhjuste kohta.

34. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamisperioodid edastatakse föderaalse täitevorgani arhiivi mitte varem kui üks aasta ja hiljemalt 3 aastat pärast asjaajamise lõpetamist vaimuliku talituse poolt. Juhtumite üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes moodustatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi juhtumite nimekirjade ja personali toimikute põhjal. Ajutise (kuni 10 aastat (kaasa arvatud)) ladustamisajaga juhtumeid ei edastata föderaalse täitevorgani arhiivi ja need hävitatakse kehtestatud korra kohaselt pärast nende säilitamistähtaja möödumist.

35. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loendite koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.

36. Juhtumite nomenklatuuri ja juhtumite loetelu koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiveerimise valdkonnas.

Vi. Tunnused töötamiseks elektroonilised dokumendid föderaalses täitevorganis

37. Elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja hoitakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

38. Elektrooniline dokument tuleb koostada vastavalt kontoritöö üldreeglitele ja sellel peab olema paberil sarnase dokumendi jaoks kehtestatud rekvisiidid, välja arvatud nõue "Vene Föderatsiooni riigiembleem".

Föderaalne täitevorgan kasutab elektroonilisi dokumente (ilma paberil esialgse dokumentatsioonita) ja dokumentide elektroonilisi koopiaid.

39. Föderaalses täitevorganis loodud elektrooniliste dokumentide koosseis kehtestatakse föderaalse arhiiviameti soovituste alusel välja töötatud dokumentide loetelu abil, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani asutusesisese tegevuse korraldamisel üksnes elektrooniliste dokumentide kujul.

Dokumentide loetelu, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani asutusesisese tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide kujul, kinnitab selle föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse arhiivibürooga.

40. Valitsusasutustele ja kohaliku omavalitsuse asutustele saadetud elektroonilised dokumendid allkirjastatakse föderaalse täitevorgani ametniku täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta".

41. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib elektrooniliste dokumentidega toimingute kinnitamiseks kasutada meetodeid, milles kasutatakse muid elektroonilisi allkirju vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta".

42. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja saatmisega tegeleb kontorihaldusteenistus.

43. Pärast elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide saamist kontrollib kontori kontor elektroonilise allkirja kehtivust.

44. Pärast elektrooniliste dokumentide lisamist elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi luuakse dokumendi kohta registreerimis- ja raamatupidamisandmed, pakkudes dokumendihaldust, sealhulgas selle otsimist, dokumendile juurdepääsu, kontrolli, säilitamist, kasutamist ja muid andmeid.

45. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid ja (või) föderaalse täitevorgani poolt paberkandjal saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, luues sellesse sellise dokumendi elektroonilise koopia.

46. \u200b\u200bElektrooniliste dokumentide registreerimine ja raamatupidamine toimub föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

47. Elektroonilised dokumendid vormistatakse elektroonilisteks toimikuteks vastavalt juhtumite nomenklatuurile.

Juhtumite nomenklatuur näitab, et kohtuasi viiakse läbi aastal elektrooniline vorm, mis on märgitud kohtuasja pealkirjas või veerus "Märkus".

48. Elektroonilisi dokumente tuleb pärast nende täitmist või saatmist föderaalse täitevorgani infosüsteemides vastavalt kehtestatud korrale ladustada tähtaegade jooksul, mis on ette nähtud paberkandjal sarnaste dokumentide jaoks.

49. Pärast elektrooniliste dokumentide säilitamiseks kehtestatud tähtaegade lõppemist hävitatakse need föderaalse täitevorgani juhi kinnitatud akti alusel.

Avalikustatakse riigiametitöö teoreetilised sätted, esitatakse dokumendi mõisted, sordid, funktsioonid, täitmise reeglid, samuti riigi- ja omavalitsusasutustes organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni koostamise iseärasused. Arvestatakse kontoritöö korraldamise põhimõtteid ja reegleid, dokumendihaldust traditsioonilises ja automatiseeritud kontoritöösüsteemis, kodanike pöördumistega töötamise tehnoloogiaid, dokumentide arhiivihoidlasse üleviimiseks ettevalmistamist. Vastab uusima põlvkonna föderaalriigi haridusstandardile. Bakalaureuseõppe üliõpilastele, täiendõppesüsteemi üliõpilastele, riigi- ja munitsipaalasutuste ning organisatsioonide juhtidele ja spetsialistidele.

Seeria:Bakalaureus (KnoRus)

* * *

firma liitreid.

Kontoritöö reguleerimine aastal valitsusorganid

1.1. Põhimõisted kontoritöö valdkonnas

Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni põhiseaduse artikli 10 kohaselt jaguneb Venemaa riigivõim sõltuvalt täidetud funktsioonidest seadusandlikuks, täidesaatevaks ja kohtuorganiks. Võimude lahususe põhimõte ei kehti mitte ainult riigivõimu korraldamise kohta föderaalsel tasandil, vaid ka föderatsiooni moodustavate üksuste riigivõimuorganite süsteemi suhtes.

Riigiorganid täidavad vastavalt riigivõimu üht funktsiooni, see jaguneb seadusandlikuks, täidesaatevaks ja kohtusüsteem.

Seadusandlikud asutused on valimistega moodustatud esindus- ja seadusandlikud institutsioonid. Nende peamine ülesanne on seadusloome, kuid lisaks sellele täidavad nad ka muid funktsioone, näiteks kontrollivad täidesaatva võimu tegevust.

Täitevorganid on tavaliselt määratud organid. Täidesaatva võimu peamine ülesanne on järgida põhiseaduse, föderaalseaduste ja muude määruste sätteid. Täitevvõimud töötavad ühemehelise juhtimise ja kollegiaalsuse kombinatsiooni alusel.

Kohtusüsteem täidab õiglust. Kohtute tegevus on suunatud õigusriigi ja korrakaitse tugevdamisele, kuritegude ja muude õigusrikkumiste ennetamisele, selle ülesanne on kaitsta põhiseaduses sätestatud alusetesse tungimise eest. põhiseaduslik kord, inimõigused ja kodanikuõigused ning -vabadused, muud demokraatlikud institutsioonid. Kohtud on sõltumatud ja alluvad ainult seadustele.

Kohalikud omavalitsused saavad hakkama vallavara, moodustab, kinnitab ja täidab kohaliku eelarve, kehtestab kohalikud maksud ja tasud, hoiab avalikku korda ja lahendab ka muid küsimusi kohaliku tähtsusega.

Kohalikud omavalitsusorganid on juriidilised isikud ja tegutsevad oma nimel iseseisvalt. Eeltoodust järeldub, et vallavalitsus on valitud ja teiste kohaliku omavalitsuse organite tegevus vallavara, objektide haldamisel munitsipaalmajandus, kohaliku eelarve kujundamine ja täitmine, mille eesmärk on tagada valla elanikkonna elu, lahendada muid kohaliku tähtsusega küsimusi, sealhulgas nende töökorraldus, munitsipaalteenistus.

Kohalik omavalitsus toimub aastal omavalitsused - linna- ja maa-asulad: külas või mitmes külas, millel on ühine territoorium (piirkond), linnad või suurte linnade osad (linnapiirkonnad, kvartalid).

Definitsioon:munitsipaalteenistus on kodanike kutsetegevus, mis toimub jooksvalt munitsipaalteenistuse ametikohtadel, asendatuna töölepingu (lepingu) sõlmimisega.

Mis tahes riigi põhifunktsioon või munitsipaalasutus - juhtimisotsuste langetamine. Kõik riigi- ja munitsipaalasutuste juhtimisotsused tehakse teabe põhjal, mis peab olema usaldusväärne, õigeaegne ja täielik.

Definitsioon:dokumenteerimine - teabe salvestamine andmekandjale vastavalt kehtestatud reeglitele.

Informatsiooni salvestamist mis tahes liiki infokandjale (paber, magnet jne) selle edasiseks kasutamiseks nimetatakse dokumentatsiooniks. Dokumenteerimine juhtimistegevus Kas massiivset funktsiooni täidavad kõik riigi- ja munitsipaalorganid.

Definitsioon:dokument - vedajale salvestatud teave koos üksikasjadega, mis võimaldavad seda tuvastada.

Dokumentide loomisel kasutatakse sõltuvalt teabe sisust erinevaid dokumenteerimismeetodeid: helisalvestus (fonodokument), fotograafia (fotodokument), piltide ja helide salvestamine (audiovisuaalne dokument) jne.

Definitsioon:dokumentatsioonivahendid - organisatsiooni- ja arvutiseadmed, mida kasutatakse teabe kandjale salvestamiseks.

Praegu surnukehades valitsuse kontrollitud elektroonilisi dokumente kasutatakse laialdaselt.

Definitsioon:elektrooniline dokument - dokument, mille teave esitatakse elektroonilisel kujul.

Riikliku või munitsipaalorgani, -asutuse, -organisatsiooni poolt koostatud, välja antud või ringluses olev dokument, mis vastab teatavatele nõuetele, kuulub ametliku dokumendi kategooriasse.

Definitsioon:juriidilise või füüsiline isik, mis on koostatud ja kinnitatud ettenähtud viisil, nimetatakse ametlikuks dokumendiks.

Nimetatakse ametlikku dokumenti, mida kasutatakse riigiorganite praeguses tegevuses ametlik dokument.

Tähelepanu!Kui dokumendi on loonud isik, kes ei kuulu tema ametniku või sotsiaalsed tegevused, siis peetakse seda isikliku päritoluga dokumendiks.

Nii ametlikel kui ka ametlikel dokumentidel peab olema juriidiline jõud või juriidiline tähendus.

Definitsioon:dokumendi õiguslik tähendus - dokumendi omadus toimida äritegevuse või isiklike sündmuste kinnitusena.

Definitsioon:dokumendi õiguslik jõud - ametliku dokumendi vara õiguslike tagajärgede tekitamiseks.

Ametlike dokumentide iseloomulik tunnus on teatud vormi olemasolu, nende avaldamise järjekord, ettevalmistamine ja vajalike üksikasjade kättesaadavus.

Definitsioon:rekvisiidid - dokumendi kujunduse element (näiteks allkiri, pitser, tekst).

Dokumentide tüüpide ja sortide arv, nende koosseisu keerukus, dokumentidele juriidilise jõu andmise erieeskirjade olemasolu ja muud juhtimisdokumentatsiooniga seotud tõsised probleemid nõuavad spetsiaalse tegevusala valimist, mis pakub dokumentatsiooni ja korraldab tööd ametlikud dokumendid... Seda tegevusharu nimetatakse kontoritööks.

Definitsioon:kontoritöö on tegevus, mis pakub dokumentatsiooni, töövoogu, operatiivset salvestamist ja dokumentide kasutamist.

Definitsioon:dokumentatsiooni tugi (juhtimine), koolieelne haridusasutus - tegevus, mis pakub sihipäraselt dokumendihalduse funktsioone.

Pidage meeles!

Kontoritöös kasutatakse järgmisi lühendeid:

USA - ühtne süsteem;

USORD - ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem;

GSDOU - riigikord dokumentatsiooni tugi juhtimine;

OKUD - ülevenemaaline haldusdokumentatsiooni klassifikaator;

OKPO - ülevenemaaline ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaator;

GOST on riiklik standard.

Juhtimisdokumendid täidavad teatud juhtimisfunktsioone: planeerimine, korraldamine, kontroll jne.

Ühe juhtimisfunktsiooniga seotud dokumente nimetatakse tavaliselt dokumentatsioonisüsteemiks, näiteks organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemiks, raamatupidamisdokumentatsiooni süsteemiks, väliskaubanduse dokumentatsiooni süsteemiks.

Definitsioon:dokumentatsioonisüsteem on dokumentide kogum, mis on omavahel ühendatud vastavalt päritolu tunnustele, eesmärgile, tüübile, tegevusvaldkonnale ja nende registreerimise ühtsetele nõuetele.

Juhtimisfunktsioonid on kõigis organisatsioonides sama tüüpi, seetõttu peaksid iga funktsiooni dokumendid olema tüübid ja vormid samad.

Definitsioon:nimetatakse dokumentide kompositsiooni ja vormide optimaalseks ühtlustamiseks ühendaminedokumendid.

Need ühendavad lisaks üksikutele dokumentidele ka dokumendisüsteeme tervikuna.

Definitsioon:ühtne dokumentatsioonisüsteem on ühtsete reeglite ja nõuete kohaselt loodud dokumentatsioonisüsteem, mis sisaldab teatud tegevusvaldkonnas juhtimiseks vajalikku teavet.

Dokumentatsioonisüsteem koosneb erinevat tüüpi dokumentidest. Esmakordselt 1978. aastal heaks kiidetud ülevenemaaline haldusdokumentatsiooni klassifikaator (OKUD) hõlmas ühtsete dokumentatsioonisüsteemide loomise protsessis ühtsuse objektideks olevate dokumentide tüüpe ja vorme.

Ülevenemaaline haldusdokumentatsiooni klassifikaator on osa tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifitseerimise ja kodeerimise ühtne süsteem ja katted ühtsed süsteemid rahvamajanduses kasutamiseks heaks kiidetud dokumendid.

Ülevenemaaline haldusdokumentatsiooni klassifikaator on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

1) dokumentide vormide registreerimine;

2) teabevoogude sujuvamaks muutmine rahvamajanduses;

3) kasutatud vormide arvu vähendamine;

4) dokumentide mittestandardsete vormide ringlusest väljaarvamine;

5) dokumentide ühtsete vormide raamatupidamise ja süstematiseerimise tagamine nende registreerimise alusel;

6) kontroll dokumendivormide koosseisu üle ja hoidub juhtimisvaldkonnas kasutatava teabe dubleerimisest;

7) ühtse vormi kasutamise kontrolli ratsionaalne korraldamine.

Praegu sisaldab OKUD järgmisi dokumentatsioonisüsteeme:

1) 0200000 organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem;

2) 0300000 Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtne süsteem;

3) 0400000 Venemaa Panga ühtne dokumendisüsteem;

4) 0500000 Avaliku juhtimissektori raamatupidamise finants-, raamatupidamis- ja aruandlusdokumentatsiooni ühtne süsteem;

5) 0600000 ühtne aruandluse ja statistilise dokumentatsiooni süsteem;

6) 0700000 Ettevõtete raamatupidamise ja aruandluse ühtne süsteem;

7) 0800000 ühtne töödokumentatsiooni süsteem;

8) 0900000 Venemaa Föderatsiooni pensionifondi ühtne dokumenteerimissüsteem;

9) 1 000 000 väliskaubanduse dokumentatsiooni ühtne süsteem;

OKUD klassifikatsiooni objektideks on osakondadevahelised ja sektoritevahelised ühtsed dokumendivormid, mille kinnitavad Vene Föderatsiooni osakonnad ja ministeeriumid. Klassifikaator sisaldab kooditähiseid ja ühtsete dokumentide vormide nimesid, mis sisalduvad ühtsetes dokumentatsioonisüsteemides.

Definitsioon:dokumendi ühtne vorm (UFD) - teatud tüüpi dokumendi vorm, mis sisaldab konstantset osa tekstist.

Ebaõnnestumata sisestatakse kogu Venemaa juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatori koodid ühtsetesse dokumentidesse. Ülevenemaalise haldusdokumentatsiooni klassifikaatori kasutamisega lahendati ühtsete dokumendivormide ühemõttelise määramise ülesanded ning selle põhjal nende raamatupidamine ja süstematiseerimine, mis aitas kaasa kogu haldusdokumentatsiooni süsteemi korrastamisele, dokumendivormide dubleerimise kõrvaldamisele, kasutatud dokumentide koostise optimeerimisele.

Osariigi ja munitsipaalasutustes kasutatav kõige ulatuslikum dokumentatsioonisüsteem on ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem (USORD).

Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem on ratsionaalselt korraldatud omavahel seotud ühendatud dokumentide vormide kompleks, mida soovitatakse kasutada kõigi organisatsiooniliste ja õiguslike vormide organisatsioonide (edaspidi - organisatsioonid) tegevuses.

USORDi väljatöötamise eesmärk on luua omavahel seotud dokumendikomplekte, mis pakuvad organisatsioonide organisatsioonilist ja haldustegevust. USORD-i kasutamine organisatsioonide tegevuses aitab kaasa juhtimisülesannete kiirele lahendamisele, tööjõu- ja materjalikulude vähenemisele dokumentidega töötamisel, organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni kvaliteedi tõusule ning töövoo mahu vähenemisele.

USORD-is sisalduvad ühtsed vormid määravad teksti ligikaudse ülesehituse, vastavate organisatsiooniliste ja haldusdokumendid ega ole nende kujunduse näited, kui Venemaa Föderatsiooni õigusaktid ei sätesta teisiti.

Organisatsiooni- ja haldusdokumentide ühtsete vormide albumit saab kasutada viitemassina organisatsioonide ühtsete vormide albumite väljatöötamisel ja nende ajakohastatud olekus hoidmisel uute vormide õigeaegse kaasamise, tühistatud ühtsete vormide tühistamise, organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtsete vormide rakendusvaldkondade muudatuste jms abil. ...

USORD-i ühendatud vormid süstematiseeritakse vastavalt järgmistele alamsüsteemidele:

✓ organisatsiooni loomise dokumentatsioon;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni ümberkorraldamise kohta;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni likvideerimise kohta;

✓ dokumentatsioon riiklike organisatsioonide erastamise kohta;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni haldustegevuse kohta;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni tegevuse organisatsioonilise ja regulatiivse regulatsiooni kohta;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni tegevuse operatiivse ja informatiivse reguleerimise kohta;

✓ töölevõtmise dokumentatsioon;

✓ töösuhete muutuste registreerimise dokumentatsioon;

✓ töölt vabastamise dokumentatsioon;

✓ dokumentatsioon puhkuse andmise ja puhkuselt tagasikutsumise kohta;

✓ stiimulite registreerimise dokumentatsioon;

✓ distsiplinaarkaristuste täitmise dokumentatsioon;

✓ töölähetuste registreerimise dokumentatsioon.

Dokumendi ühtse vormi kooditähis kajastab järgmisi liigitustunnuseid: esimene ja teine \u200b\u200bmärk (vormide klass) - dokumendi ühtne vorm kuulub vastavasse ühtsesse dokumentatsioonisüsteemi; kolmas ja neljas märk (vormide alaklass) - paljude dokumendivormide sisu ja nende kasutamise suund; viies, kuues ja seitsmes märk - dokumendi ühtse vormi registreerimisnumber alaklassis; kaheksas number on kontrollnumber.

Dokumendi ühtse vormi kooditähistuse struktuur vastavalt OKUD-le:

Näide dokumendi ühtse vormi koodimärgist vastavalt OKUD-le: 09010046 Pensionifondi kindlustusmaksete palgaarvestus

Dokumendi ühtlustamine on üks nende standardiseerimise meetoditest.

Juhtimisdokumentide standarditega kehtestatakse dokumendi üksikute elementide koostis (üksikasjad), nende asukoht ja kujunduseeskirjad.

Definitsioon:standardimine on tegevus, mille eesmärk on kehtestada reeglid ja omadused nende vabatahtlikuks taaskasutamiseks, mille eesmärk on saavutada korrastatus toodete tootmisel ja ringluses ning suurendada toodete, teoste või teenuste konkurentsivõimet.

Ühinemise ja standardimisega seotud töö tulemus võib olla mõlemad standardid teatud tüübid dokumendid ja ühtsed dokumentatsioonisüsteemid (näiteks GOST R 6.30-2003. Ühtsed dokumendisüsteemid. Organiseeritud ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele).

Rahvusvaheline koostöö standardimise valdkonnas dokumentatsiooni valdkonnas toimub ISO - Rahvusvaheline organisatsioon standardimiseks. ISO standardid määratlevad:

✓ dokumentide pabervormingud ja nende suuruse väljendamise meetodid (ISO 216: 1975, ISO 353: 1975);

✓ dokumentide hoidmiseks mõeldud kaustade suurused (ISO 623: 1974);

✓ reavahe ja tähekõrgus (ISO 4882: 1979);

✓ näidisvorm ja struktuurivõrk dokumentide vormide ja vormide loomiseks (ISO 3535: 1977);

✓ dokumendivormide põhinõuded (ISO 8439: 1990);

✓ kaubadokumentide kujunduse põhimõtted (ISO 6422: 1985);

✓ dokumentide saatmiseks mõeldud ümbrike formaadid, postisaadetistele aadressi kirjutamise järjekord (ISO 11180: 1993);

✓ kuupäevade ja kellaaegade dokumentides määramise reeglid (ISO 8601: 2000);

✓ koodide esitamise järjekord kaubadokumentides (ISO 8440: 1986).

2001. aastal ilmusid uue sarja esimesed standardid „Teave ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus "(ISO 15489-1: 2001, ISO 15489-2: 2001), milles määratletakse nõuded arvestuse pidamise süsteemidele. 2007. aastal GOST ISO R 15489-1: 2007 „Informatsiooni, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded ". Tuleb meeles pidada, et rahvusvahelise standardi või mõne muu riigi standardi rakendamine toimub Vene Föderatsioonis selle sisu täieliku või osalise lisamise kaudu siseriiklikku normatiivdokumenti. See standard sisaldab sätteid organisatsioonide dokumentidega seotud vastutuse, poliitika, protseduuride, süsteemide ja protsesside kohta, suuniseid dokumentide haldamiseks kvaliteedijuhtimis- ja kontrolliprotsesside raames. keskkond vastavalt rahvusvahelistele standarditele ISO 9001 ja ISO 14001, dokumendihaldussüsteemide kujundamise ja juurutamise juhised.

Definitsioon:dokument - materiaalsele andmekandjale salvestatud identifitseeritav teave, mille on loonud, vastu võtnud ja säilitanud organisatsioon või üksikisik tõendina juriidiliste kohustuste või äritegevuse kinnitamisel.

Kõiki riigi- ja munitsipaalasutuste dokumendivoo protsessis ringlevaid dokumente saab liigitada erinevate kriteeriumide järgi.

1. Dokumendimeetodi järgi saab dokumente liigitada kirjalike, tekstiliste, käsitsi kirjutatud, masinakirjas, elektrooniliste, graafiliste, foto-, fono-, filmidokumentide, masinakandjate dokumentide hulka.

Kirjalik dokument- tekstidokument, mille teave on salvestatud mis tahes tüüpi kirjaga.

Tekstidokument- dokument, mis sisaldab kõneteavet, mis on salvestatud mis tahes tüüpi kirjutiste või helisalvestussüsteemidega.

Käsitsi kirjutatud dokument- kirjalik dokument, mille loomisel kasutatakse tähemärke käsitsi.

Masinaga kirjutatud dokument- kirjalik dokument, mille loomisel kantakse tehnilisi vahendeid tähemärkidele.

Elektrooniline dokument- loodud ja loetav arvutitehnoloogia abil.

Piltlik dokument- dokument, mis sisaldab objekti pildi kaudu väljendatud teavet.

Fotodokument- fotomenetlusega loodud pildidokument.

Telefonidokument- dokument, mis sisaldab helisalvestussüsteemi poolt salvestatud heli teavet.

Filmidokument- kinematograafiliselt loodud piltlik või audiovisuaalne dokument.

Masinadokument- dokument, mis on loodud andmekandjate ja salvestusmeetodite abil, mis tagavad selle teabe töötlemise elektroonilises arvutis.

2. Haldusobjektiga seoses liigitatakse dokumendid:

✓ sissetulevatele (organisatsioon võtab vastu);

✓ väljaminev (saadetud organisatsioonilt);

✓ sisemine (loodud antud organisatsioonis ja väljaspool seda).

3. Dokumendis tõstatatud probleemide arvu järgi liigitatakse need:

✓ lihtsaks;

✓ keeruline.

Lihtsad dokumendid sisaldavad ühte küsimust. Keerulised dokumendid hõlmavad mitut küsimust; need võivad puudutada mitut ametnikku, struktuuriüksust, institutsiooni.

4. Juurdepääsu piiramise abil liigitatakse dokumendid:

✓ saladuseks;

✓ ametlikuks kasutamiseks;

✓ klassifitseerimata (lihtne).

Kaitsealust teavet sisaldavad dokumendid on salastatud. Sõltuvalt olulisusest jaguneb selline teave erilise tähtsusega ja ülisalajaseks (riigisaladus), salajaseks (ametisaladus) teabeks ja tähistatakse vastavalt templitega “Eriline tähtsus”, “Ülim saladus” ja “Salajane”.

Salastamata teavet sisaldavaid ametlikke dokumente saavad kasutada selle asutuse töötajad. Sellised dokumendid on märgistatud templiga “Ametlikuks kasutamiseks”.

5. Teksti esitamise viisi järgi liigitatakse dokumendid:

✓ üksikisikule;

✓ šabloon;

✓ tüüpiline;

✓ ligikaudne;

✓ ühtne küsimustiku ja tabeli kujul.

Üksikud dokumendid on sisu poolest spetsiifilised, millel on ühekordse dokumendi iseloom.

Trafarettdokumentides esitatakse teave teksti kujul koos tühikutega, mis on ette nähtud nende täitmiseks sõltuvalt muutuva teabega konkreetne olukord... Trafaretttekstide näited: personaliosakonna tunnistuste vormid, reisidokumendid.

Tüüpilised on dokumendid, mis on kavandatud homogeensete protsesside ja nähtuste kirjeldamiseks: tüüpiline tehnoloogiline protsess, standardsed sise-eeskirjad jne.

Ligikaudseid dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks kasutatakse analoogia põhjal (organisatsiooni asjaajamise ligikaudne nomenklatuur).

Küsimustik on ühtse teksti esitamise viis, kus dokumendi vasakul küljel asub pidev teave ja muutuja sisestatakse dokumendi selle koostamise käigus dokumendi paremasse serva.

Tabel on dokument, milles veergude ja ridade pealkirjadesse paigutatakse pidev teave ning muutuja asub vastavate veergude ja ridade ristumiskohas. Tabeli kujul esitatud tekstil on suur teabemaht, see võimaldab teil sarnaseid andmeid rangelt klassifitseerida ja hõlpsalt kokku võtta. Töötajate tabel, puhkuste ajakava ja muud dokumendid koostatakse tabelina.

6. Säilitamisaja järgi jagunevad dokumendid:

✓ alaliselt säilitatavate dokumentide puhul;

✓ ajutine (üle 10 aasta) ladustamisaeg;

✓ ajutine (kuni 10 aastat) ladustamisaeg.

Samuti peate teadma, et dokumendid on jagatud tüüpideks ja sortideks. Näiteks dokumendi liik on toiming, sort on dokumentide hävitamise akt, materiaalse vara mahakandmise akt jne.

Liikide ja sortidega haldusdokumendid leiate riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuses genereeritud standardsete arhiividokumentide loendi dokumendiliikide ja sortide registrist, märkides säilitamisperioodid.

1.2. Juhtimisdokumentatsiooni riiklik süsteem

Kontoritöös kasutatakse dokumentidega töö ettevalmistamiseks, kujundamiseks ja korraldamiseks teatud reegleid. Vajadus viia üldise standardi tasemele ametliku teabe töötlemise ratsionaalsed vormid ja meetodid, mis on praktikas testitud ja õigustatud, aitasid kaasa Venemaa Föderatsioonis haldustegevuse dokumenteerimise ja dokumentidega töö korraldamise ühtse süsteemi loomisele.

1959. aasta detsembris võttis NSV Liidu Ministrite Nõukogu vastu spetsiaalse otsuse haldusaparaadi tegevuse parandamise kohta, mis nägi muude tööviljakuse suurendamiseks ette nähtud meetmete hulgas ette selle mehhaniseerimisel põhineva ühtse kontoritöö süsteemi väljatöötamise.

1973. aastal töötati välja ühtne riiklik kontoritöö süsteem (EGSD).

Süsteemi kiitis heaks NSVL Riiklik Teaduse ja Tehnoloogia Komitee, mistõttu see ei olnud rakendamiseks ametlikult õiguslikult siduv. Sellest hoolimata põhinesid mitmed selle jaotised varem avaldatud riiklikel standarditel organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni kujundamisel. Nii on riigi ühendatud statistikateenistuses sisalduvad nõuded haldustegevuse dokumenteerimiseks omandanud normatiivse iseloomu.

EGSD loomise etapis töötati välja metoodika ja ühtlustati kontoritöö toimingud, mis olid seotud dokumentide hoidmisega kontoritöös, juhtumite kujunemisega, dokumentide väärtuse uurimisega, dokumentide ettevalmistamisega arhiivi esitamiseks.

1980. aastatel valmis USSD teine \u200b\u200bväljaanne, mis sai nimeks Unified State System for Document Management (USSDOU). Selle ilmumise põhjuseks oli arvutitehnoloogia kiire areng ja nende kasutamine dokumentidega töötamisel, mis põhjustas olulisi muutusi traditsioonilistes dokumenditöötlustehnoloogiates. Seega on EGSDOU dokument, mis arendab, täiendab ja selgitab EGSD nõudeid seoses muudatustega, mis kontoritööd selleks ajaks on läbi teinud.

1991. aastal töötati välja riiklik juhtimisdokumentatsiooni süsteem (GSDOU), mis kehtib siiani.

Kehtestatakse juhtimise dokumentatsiooni riiklik süsteem ühtsed nõuded dokumentide (sh arvutitehnoloogia abil loodud dokumentide) korraldamisele valitsusasutustes, kohtutes, prokurörides, arbitraažis, ettevõtetes, asutustes ja avalik-õiguslikud organisatsioonid ja on oma olemuselt nõuandev.

GSDOU peamised eesmärgid on:

✓ juhtimisaparaadi töö parendamine;

✓ dokumendivoo sujuvamaks muutmine ja dokumentide kvaliteedi parandamine;

✓ dokumentide arvu vähendamine;

✓ teabeotsingusüsteemide ehitamine;

✓ rakendamiseks tingimuste loomine kaasaegsed tehnoloogiad teabe kogumine, säilitamine ja töötlemine.

Riikliku haridusasutuse sätete põhjal koostatakse kontoritöö juhendid, meetodid, soovitused kontoritöö erinevate aspektide kohta.

Halduse dokumenteerimise riiklik süsteem sisaldab mitut jaotist.

Jaotises "Juhtimistoimingute dokumenteerimine" määratletakse haldusdokumentide koosseis, dokumentide ühtlustamise ja standardimise peamised suunad ja kord, haldusdokumentide, sealhulgas masinloetavate dokumentide üksikasjade registreerimine, samuti üldised nõuded dokumentide koostamiseks. See jaotis on praegu vananenud, kuna on välja antud uued nõuded dokumentide koostamise ja vormistamise eeskirjadele.

Teised GSDOU jaotised, hoolimata asjaolust, et need vajavad läbivaatamist, pakuvad kindlas organisatsioonis kontoritöö alustamisel kahtlemata huvi.

Jaotises "Dokumentidega töö korraldamine" on kehtestatud asutuse dokumendivoo korraldamise, asutuse dokumentide jaoks teabeotsimissüsteemi ehitamise, dokumentide täitmise jälgimise ja osakonna arhiivi ladustamiseks üleandmise ettevalmistamise põhimõtted ja kord.

Lisaks on GSDOU-s eraldatud soovitused teabe otsimise süsteemi (ISS) loomiseks ja kasutamiseks vastavalt ettevõtte dokumentidele eraldi alajaotiseks. Selles osas käsitletakse IMS-i loomise reegleid nii traditsiooniliste kui ka automatiseeritud süsteemide tingimustes. ISS-i koostis on kindlaks määratud. See hõlmab registreerimist, dokumentide indekseerimist, nende operatiivset salvestamist, teabe otsimise massiive (käsitsi toimikud, massiivid masinakandjal). See tähendab, et raamatupidamise, süstematiseerimise ja dokumentide säilitamise nõuded põhinevad ühe ISS-i kasutamisel, mille teabemassiivid peavad ühilduma. Sellise ühilduvuse saavutamiseks kasutatakse ettevõttes välja töötatud klassifikaatoreid (näiteks juhtumite nomenklatuur, korrespondentide klassifikaator, struktuuriliste jaotuste klassifikaator (tegevusvaldkonnad), dokumendiliikide klassifikaator).

GSDOU kolmandas jaotises käsitletakse kontoritöö mehhaniseerimise ja automatiseerimise küsimusi, dokumentidega töötamise funktsioone automatiseeritud juhtimissüsteemide juurutamisel.

Neljandas osas antakse kontoritöö mõiste, käsitletakse selle peamisi ülesandeid, funktsioone ja õigusi. GSDOU näeb ette mitme tavapärase kontoriteenuse loomise, sõltuvalt organisatsiooni või ettevõtte kategooriast: ärijuhtimine; kontor; Ühine osakond; peasekretär

GSDOU lisad sisaldavad haldusdokumentatsiooniteenuse (DOE teenuse) ligikaudset määrust. See soovitab standardsed variandid oma organisatsioonilised struktuurid, sõltuvalt organisatsiooni tüübist, samuti sõnastasid oma eesmärgid, eesmärgid ja funktsioonid.

GSDOU lisad sisaldavad ka järgmist:

1) soovituslik loetelu kinnitamisele kuuluvad dokumendid;

2) umbkaudne loetelu dokumentidest, millele ametlik pitser pannakse;

3) registreerimis- ja kontrollvormide (RKF) andmete täitmise reeglid;

4) juhtumite nomenklatuuride vormid;

5) dokumentide vormistamise tähtaegade loetelu;

6) alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisaja juhtumi katte vorm.

1993. aastal arendati GSDOU sätted edasi Tüüpilised juhised kontoritöö kohta Vene Föderatsiooni ministeeriumides ja osakondades (2005) ning seejärel föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglites (2009).

1.3. Kontoritöö valdkonnas seadusandlikud ja normatiivsed-metoodilised aktid

Mis tahes organisatsiooni tegevus on üles ehitatud seadusandlike ja õigusaktide reeglite alusel, hõlmates tööd dokumenteeritud teabega.

Kontoritöö õiguslikuks raamistikuks on seadused, regulatiivsed ja metoodilised dokumendid, mis aitavad luua tehnoloogia dokumentide töötlemiseks, säilitamiseks ja kasutamiseks riigiasutuse töös.

Venemaa Föderatsiooni valitsus, föderaalsed täitevorganid, vastutavad dokumentide toetamise korraldamise eest täitevorganites, töötades välja asjakohased regulatiivsed õigusaktid.

Pidage meeles!Venemaal annab arhiveerimise üldise metoodilise juhendi föderaalne arhiivibüroo (Rosarkhiv), mis allub Venemaa Föderatsiooni presidendile. Juhtiv teaduslik organisatsioon selles valdkonnas - Ülevenemaaline dokumentide ja arhiivide teadusuuringute instituut (VNIIDAD).

Kontoritöö regulatiivne ja metoodiline baas võib jagada mitmeks dokumendirühmaks. Esimene hõlmab kaudse tegevuse föderaalnormatiivseid toiminguid, mis mõjutavad ühel või teisel määral haldustegevuse dokumenteerimise korraldust ja tehnoloogiat ning dokumentidega töö korraldamist. Nende hulgas on Tsiviilkoodeks, Haldusõiguserikkumiste koodeks, Töökoodeks (Vene Föderatsiooni töökoodeks).

Kontoritöö jaoks on föderaalseaduse paragrahv "Infot, infotehnoloogiat ja infokaitset" väga oluline, mis kehtestab õiguslik režiim teabe dokumenteerimine. Seaduse kohaselt on teabe dokumenteerimise eelduseks teabe dokumenteerimine. Seadus kehtestab teabe dokumenteerimise korra ja nimetab riigiasutused, kes on kohustatud selle korra tagama. Seaduse kohaselt on see ülesanne määratud riigiasutustele, kes vastutavad kontoritöö korraldamise, dokumentide standardimise ja Venemaa Föderatsiooni julgeoleku eest.

Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi artikkel 327 "Võltsimine, tootmine või müük võltsitud dokumendid, riiklikud autasud, templid, pitsatid, vormid "näeb ette seda tüüpi tegevuse eest karistamist. Pange tähele, et sellel võltsil peab olema eesmärk - õiguste andmine või vastutusest vabastamine.

Teine oluline artikkel dokumentidega töötavate spetsialistide jaoks on Art. Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi 292. See artikkel käsitleb ametlikku pettust, mis on määratletud kui ametniku, samuti riigiteenistuja või kohaliku omavalitsuse organi töötaja, kes pole ametnik, sissetoomine ametlikult dokumentidesse teadlikult valeandmetega, samuti nende dokumentide paranduste sisseviimine, mis moonutavad nende tegelikku sisu, kui need teod pandi toime isekast või muust isiklikust huvist lähtuvalt. "

Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 24 näeb ette, et maksuagendid peavad nelja aasta jooksul tagama maksude arvutamiseks, kinnipidamiseks ja ülekandmiseks vajalike dokumentide ohutuse ning vastavalt artikli 2 osale. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku 13.25, piiratud vastutusega äriühingu poolt dokumentide säilitamise kohustuse täitmata jätmine, mis on sätestatud piiratud vastutusega äriühingute õigusaktides ja selle kohaselt vastuvõetud regulatiivaktides ning mille säilitamine on kohustuslik, samuti selliste dokumentide kehtestatud korra ja säilitustähtaegade rikkumine toob kaasa ametnikele haldustrahvi määramise summas 2,5–5 tuhat rubla; juriidiliste isikute jaoks - 200 tuhat kuni 300 tuhat rubla.

Teine normatiivaktide rühm on osakondadevahelised kontoritöö osakonna õigusaktid. Nende hulka kuuluvad: juhtimise dokumentatsiooni riiklik süsteem (M., 1991); Kontoritöö reeglid föderaalsetes täitevorganites (2009); riiklikud standardid dokumentatsiooni jaoks näiteks GOST 6.30-2003 “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organiseeritud ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele "); ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid, samuti mitmed Venemaa tööministeeriumi, Venemaa Goskomstati, Rosarkhivi jt normatiivaktid.

Kolmas normatiivaktide rühm on erinevad standardsed ja ligikaudsed juhised Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste administratsioonide kontoritööks ja konkreetsete organisatsioonide juhised, näiteks juhised kontoritööks linnavalitsuses

Smolensk (kinnitatud Smolenski linna administratsiooni 02.15.2013 kuupäevaga nr 82-r / adm).

Kontoritöö riikliku reguleerimise tagab föderaalne arhiivibüroo, mis annab sektoriüleseid organisatsioonilisi ja metoodilisi juhiseid ja kontrolli dokumentide korraldamise üle riigivõimu föderaalorganite kontoritöös, koordineerib kontoritöö riikliku süsteemi ja ühtsete dokumentatsioonisüsteemide väljatöötamist.

RF standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise komitee (Gosstandart) teostab Vene Föderatsioonis standardimise riiklikku haldamist, sealhulgas dokumentide ja dokumentatsioonisüsteemide ühtlustamise ja standardiseerimise, ülevenemaalise tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorite väljatöötamise, juurutamise ja hooldamise tööd.

Venemaa Föderatsiooni valitsus, föderaalsed täitevorganid, vastutavad dokumentide toetamise korraldamise eest täitevorganites, töötades välja vastavad regulatiivsed õigusaktid.

Riigi- ja munitsipaalametites kohaldatakse kontoritöö reguleerimiseks erinevaid seadusi:

✓ 27.07.2004 föderaalseadus nr 79-FZ (muudetud 31.12.2014) "Riigi kohta tsiviilteenistus Venemaa Föderatsioon";

✓ 03.02.2007 föderaalseadus nr 25-FZ (muudetud 30.03.2015) "Munitsipaalteenistuse kohta Venemaa Föderatsioonis";

✓ 27.07.2010 föderaalseadus nr 210-FZ "Riigi- ja munitsipaalteenuste osutamise korraldamise kohta";

✓ 02.05.2006 föderaalseadus nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike avalduste läbivaatamise korra kohta";

✓ 27. mai 2003. aasta föderaalseadus nr 58-FZ "Vene Föderatsiooni avaliku teenistuse süsteemi kohta";

✓ 02.10.2007 föderaalseadus nr 229-FZ (muudetud 06.12.2011) "Täitemenetluse kohta";

✓ 29. detsembri 1994. aasta föderaalne seadus "Dokumentide kohustusliku koopia kohta" nr 77-FZ.

Normatiivse iseloomuga põhimäärused antakse välja Vene Föderatsiooni valitsuse dekreedidena ja need on siduvad. Aktid operatiivsetes ja muudes aktuaalsetes küsimustes, mis ei ole regulatiivset laadi, antakse välja Vene Föderatsiooni valitsuse korralduste vormis. Föderaalsete täitevorganite normatiivaktid antakse välja föderaalseaduste, Vene Föderatsiooni presidendi juhiste ja korralduste, Vene Föderatsiooni valitsuse dekreetide ja korralduste alusel ning nende alusel, samuti nende pädevusse kuuluvate föderaalsete täitevorganite algatusel.

Normatiivsete õigusaktide riikliku registreerimise teostab Venemaa Föderatsiooni justiitsministeerium, kes säilitab Riiklik register föderaalsete täitevorganite normatiivsed õigusaktid. Föderaalsed täitevorganid võivad saata täitmiseks normatiivseid õigusakte, mille suhtes kohaldatakse riiklik registreerimine, alles pärast nende registreerimist ja ametlikku avaldamist.

Vaatleme mõningaid föderaalsete täitevorganite akte, mis mõjutavad täielikult või osaliselt dokumentatsiooni ja kontoritöö korraldust mõjutavaid küsimusi, kontoritöötajate töö reguleerimist täidesaatevates organites.

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrus nr 477 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta" muudetud kujul. Venemaa Föderatsiooni valitsuse 26. aprilli 2016. aasta resolutsioonid N 356. Valitsuse otsusega kinnitatud reeglid sisaldavad juhtimisdokumentide üksikasjade koosseisu, kuid need ei kajasta kontoritehnoloogia küsimusi. Dokument on mõeldud föderaalsete täitevorganite büroohaldusteenustele, juhtimise dokumentatsioonitoe valdkonna spetsialistidele, kes on seotud föderaalsete täitevorganite kontorihalduse regulatiivdokumentide väljatöötamisega.

Rosarkhivi 23. detsembri 2009. aasta korraldus nr 76 "Metoodiliste soovituste kinnitamise kohta föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhendite väljatöötamiseks". Suunised on mõeldud föderaalsete täitevorganite, juhtimisdokumentatsiooni valdkonna spetsialistide kontorihaldusteenustele, kes on seotud kontorihalduse regulatiivdokumentide väljatöötamisega.

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 27. detsembri 1995. aasta määrus nr 1268 (muudetud 14. detsembril 2006) "Pitserite ja vormide valmistamise, kasutamise, hoidmise ja hävitamise reguleerimise kohta koos Vene Föderatsiooni riigitunnuse reprodutseerimisega". Määrusega kehtestati dokumentidele pitsatite ja templite, nende kuju, suuruse ja detailide kinnitamise kord.

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 13. augusti 1997. aasta määrus nr 1009 "Föderaalsete täitevorganite normatiivaktide ettevalmistamise ja nende riikliku registreerimise eeskirjade kinnitamise kohta" sätestab föderaalsete täitevorganite normatiivaktide koosseisu, nende ettevalmistamise ja avaldamise korra.

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. aprilli 2005. aasta määrus nr 222 (muudetud alates 31.01.2012) "Telegraafiteenuste osutamise eeskirjade kinnitamise kohta" määrab registreerimise korra erinevad tüübid telegrammid.

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. aprilli 2005. aasta dekreet nr 221 "Postiteenuste osutamise eeskirjade kinnitamise kohta" kehtestas eeskirjad postisaadetistele aadressi kirjutamiseks.

Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsiooniraamat (kinnitatud Venemaa tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta määrusega nr 37). Käsiraamat on normdokument. Kvalifikatsiooniomaduste põhjal töökirjeldus konkreetsete töötajate jaoks, samuti dokumendid töövihikud töötaja ametikoha nime kohta.

Venemaa tööministeeriumi 26. märtsi 2002. aasta määrus nr 23 "Föderaalsete täitevorganite haldusstruktuuride dokumentaalset toetamist käsitlevate tööde normide kinnitamise kohta".

Venemaa Föderatsiooni valitsuse 04.09.1995. Aasta otsus nr 870 „Konstitueeriva teabe määramise eeskirjade kinnitamise kohta riigisaladus erineval saladusel. " Reeglid töötatakse välja vastavalt Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadusele nr 5485-1 "Riigisaladuse kohta" ja need on kohustuslikud valitsusasutustele, mille juhtidel on õigus klassifitseerida teave riigisaladuseks, kui nad töötavad välja salastatava teabe üksikasjaliku loetelu. samuti teisi valitsusasutusi, kohaliku omavalitsuse asutusi, ettevõtteid, asutusi ja organisatsioone nende omandis oleva teabe loetellu lisamise ettepanekute ettevalmistamisel.

RSFSRi valitsuse 05.12.1991. Dekreet nr 35 "Teabe loetelu kohta, mis ei saa moodustada ärisaladust" (muudetud 03.10.2002). Käesolevat resolutsiooni ei kohaldata teabe suhtes, mis on klassifitseeritud vastavalt rahvusvahelistele lepingutele ärisaladuseks, samuti ettevõtte tegevuse kohta käivale teabele, mis vastavalt kehtivatele õigusaktidele on riigisaladus.

RF pensionifondi nõukogu 30. augusti 1996. aasta otsus nr 123 "Konfidentsiaalset teavet sisaldava teabe loetelu kinnitamise kohta". Näiteks klassifitseeritakse vastavalt loendile konfidentsiaalseks teabeks kindlustusmaksete maksjate andmebaasides sisalduv teave.

Arhiveerimise korraldamist reguleerivad dokumendid hõlmavad järgmist.

Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korraldus nr 526 "Vene Föderatsiooni arhiivifondist pärit dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjade kinnitamine valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides" (edaspidi - eeskirjad). Reeglid on normatiivne ja metoodiline dokument. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik teabe valdkonnas haldus- ja arhiiviasjade dokumentatsioonitoetus sünteesib kodumaise arhiivimise kogemusi, arvestab tänapäevaseid saavutusi tehniliste vahendite ja infotehnoloogia kasutamisel dokumentidega töötamisel. Need reeglid kehtivad riiklike organisatsioonide arhiivide kohta ja on kohustuslikud ka kõigile valitsusvälistele organisatsioonidele, tagades Vene Föderatsiooni arhiivifondist riigivara hulka liigitatud dokumentide säilimise, kirjeldamise, arvestuse ja kasutamise.

Reeglid ei kehti dokumentide suhtes, mille tööd reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus nr 5485-1 "Riigisaladuse kohta" ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet nr 1203 "Riigisaladuseks klassifitseeritud teabe loetelu kinnitamise kohta". Riiklikud organisatsioonid, mida ei omistata riigiarhiivide soetamise allikate koosseisule, samuti valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivide korraldamisel ja toimimise tagamisel juhinduda käesolevatest reeglitest. Eeskirja lisas on toodud dokumendi ühtsed vormid, mis tagavad arhiivi toimimise: kohtuasjade nomenklatuur, loendid, sisemine inventuur, akt hävitamiseks mõeldud dokumentide eraldamise kohta, juhtumi tõestamisleht, juhtumi kaas jne.

Riigiasutuste, organisatsioonide, ettevõtete arhiivi ligikaudne määrus (kinnitatud Riigiarhiivi 18.08.1992 korraldusega nr 176) on aluseks nii riiklike kui ka valitsusväliste ettevõtete arhiivi käsitleva määruse väljatöötamisel.

Ligikaudne määrus asutuse, organisatsiooni, ettevõtte alalise ekspertkomisjoni kohta (kinnitatud Rosarkhivi 01.19.1995 korraldusega nr 2) määrab kindlaks ekspertkomisjoni õigusnormid ja funktsioonid, töö korra ja SECEKiEPK-i suhted.

Venemaa Föderatsiooni ministeeriumi (osakonna) ekspertide keskkomisjoni ligikaudne määrus (kinnitatud Rosarkhivi 17. märtsi 1998. aasta määrusega nr 19) sisaldab keskekspertkomisjoni ligikaudseid õigusi ja ülesandeid, selle määramise korda, koosseisu, tegevusulatus võib kasutada mudelina ekspertkomisjoni määruse loomisel organisatsioonid.

Dokumentide säilitustähtajad määratakse kindlaks vastavalt Venemaa Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusele nr 558 "Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu kinnitamise kohta, märkides säilitamise aja."

Samuti saate dokumentide säilitamisperioodide määramiseks kasutada organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses genereeritud tüüpiliste arhiividokumentide loendit, märkides säilitamisperioodid, mis on kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. juuli 2007. aasta korraldusega nr 1182 (muudetud 28. aprillil 2011).

Seoses infotehnoloogia arenguga on vastu võetud rida kontoritöö automatiseerimise ja arhiveerimise dokumente. Niisiis töötas 2013. aastal Ülevenemaaline dokumendihalduse ja arhiivinduse uurimisinstituut (VNIIDAD) välja soovitused elektrooniliste arhiividokumentide omandamiseks, raamatupidamiseks ja säilitamiseks organisatsioonide arhiivides ning soovitused elektrooniliste arhiividokumentide soetamiseks, raamatupidamiseks ja säilitamiseks riigi- ja munitsipaalarhiivides. ... Neid dokumente saab korraldamisel korraldada arhiivihoidla elektroonilised dokumendid organisatsioonides.

Venemaa Föderatsiooni president kinnitas 07.02.2008 Venemaa Föderatsiooni infoühiskonna arendamise strateegia nr Pr-212.

Täpsustatud strateegia on dokument, mis kinnitab eesmärki, põhimõtteid ja põhisuundi avalik kord info- ja telekommunikatsioonitehnoloogia, teaduse, hariduse ja kultuuri kasutamisel ja arendamisel riigi edendamiseks infoühiskonna loomiseks.

Venemaa Föderatsiooni infoühiskonna arendamise strateegia rakendamise üks peamisi suundi on avaliku halduse ja kohaliku omavalitsuse tõhususe suurendamine, suhtlemine kodanikuühiskond avalike teenuste osutamise kvaliteeti ja tõhusust, sealhulgas elektroonilise valitsuse loomise kaudu. Elektroonilise valitsuse moodustamine Vene Föderatsioonis on saanud võimalikuks tänu info- ja kommunikatsioonitehnoloogia laialdasele levitamisele sotsiaalmajanduslikus sfääris ja riigiasutustes.

2010. aastal anti välja standard, mida kasutatakse organisatsioonide vahelise elektroonilise suhtluse korraldamisel: GOST R 53898-2010 “Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E-posti nõuded ". Standard määratleb dokumendihaldussüsteemide teabevahetust võimaldava elektroonilise sõnumi vormingu, koostise ja sisu.

2010. aastal võeti Vene Föderatsiooni valitsuse 20.10.2010. Aasta korraldusega nr 1815-r vastu Venemaa Föderatsiooni riiklik programm “ Infoühiskond (2011–2020) ".

Riikliku programmi "Infoühiskond (2011–2020)" eesmärk on saada kodanikele ja organisatsioonidele kasu info- ja telekommunikatsioonitehnoloogia kasutamisest, pakkudes võrdne juurdepääs inforessurssidele, digitaalse sisu arendamisele, uuenduslike tehnoloogiate kasutamisele, avaliku halduse tõhususe radikaalsele suurendamisele, tagades samal ajal infoühiskonna turvalisuse.

Aastatel 2010–2012 võeti vastu mitmed normatiivaktid, et automatiseerida tööd dokumentidega talitustevahelisel tasandil. Nii et praegu rakendatakse programmi "Elektrooniline valitsemine" edukalt. Elektroonilise valitsemise loomine hõlmab üleriigilise hajutatud riigihaldussüsteemi ülesehitamist, mis rakendab kõigi dokumentide haldamise ja nende töötlemisega seotud ülesannete lahendust.

Definitsioon:Elektrooniline valitsemine on avaliku halduse elektroonilise dokumendihalduse süsteem, mis põhineb kogu riigi kogu haldusprotsesside automatiseerimisel ja mille eesmärk on oluliselt suurendada avaliku halduse tõhusust ja vähendada sotsiaalse suhtluse kulusid iga ühiskonnaliikme jaoks.

2018. aastaks peaks 70% kõigist avalikest teenustest olema elektroonilises vormis kooskõlas Venemaa Föderatsiooni presidendi 07.05.2012. A dekreediga nr 601 "Avaliku haldussüsteemi täiustamise põhisuundade kohta".

Definitsioon:avalik teenus - täidesaatva võimu tegevus avalik teenistus, mis väljendub toimingute sooritamises ja (või) otsuste vastuvõtmises, mis hõlmavad õigussuhete tekkimist, muutmist või lõpetamist või tekkimist dokumenteeritud teave (dokument) seoses kodaniku või organisatsiooni pöördumisega oma õiguste, õigustatud huvide või neile regulatiivsete õigusaktidega pandud kohustuste täitmiseks.

Seega praegu normatiivne alus kontoritöö areneb elektroonilise dokumendihalduse reguleerimise suunas.

Kontrollküsimused

1. Mis vahe on mõistetel "dokument" ja "teave"» ?

2. Millised ühtsed dokumentatsioonisüsteemid töötavad Venemaa Föderatsiooni territooriumil?

3. Milline asutus reguleerib föderaalsete täitevorganite kontoritöö korraldust?

4. Millised normatiivaktid reguleerivad föderaalsetes täitevorganites kontoritöö korraldust?

5. Mis on juhtimise dokumenteerimise riikliku süsteemi väljatöötamise peamised eesmärgid ja eesmärgid?

Praktilised ülesanded

1. Võrrelge mõisteid "kontoritöö"» ja "juhtimisdokumentatsioon". Leidke sarnasusi ja erinevusi.

2. Võrrelge munitsipaalorganite ja föderaalsete täitevorganite loomise põhieesmärke ja ülesandeid.

* * *

Antud raamatu sissejuhatav fragment Kontoritöö alused riigi- ja munitsipaalhalduses (L. A. Doronina, 2018) pakub meie raamatupartner -

KÕRGEM PROFESSIONAALNE HARIDUS

MAJANDUS- JA ÕIGUSINSTITUUT KUZBASS

ÕIGUSTEADUSKOND

HUMANITAARSETE KIRJADE OSAKOND
Test

Valdkonna järgi: "Haldustegevuse dokumenteerimine"

Teemal "Kontoritöö korraldamine riigiasutustes ja kohalikes omavalitsustes"
Lõpetatud: rühma 303 õpilane

Panshina E.Yu.

Kontrollitud:
Kemerovo, 2010

Sissejuhatus ………………………………………………………………… ..… .3

1. Dokumendivoog asutuse tegevuse aluseks ………… ...… .5

2. Venemaa kontoritöö mudel riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses ………………………………………………….… ..7

3. Dokumendivoo automatiseerimise lähenemisviisi valimine ……………………… 10

4. Elektrooniliste dokumentide voogu korraldavad süsteemid …………….… ..12

5. Ametlike dokumentide dokumentide voog ………………………… ..… .14

6. Ametiasutuste vahelise dokumendivahetuse automatiseerimine ……… ...… 18

7. GIE süsteemid valitsuse erinevatel tasanditel ……………………… ... 20

8. Lahendus kohalik omavalitsus kohalik omavalitsus ………………………… .... 21

Järeldus ……………………………………………………………… ...… 23

Kasutatud kirjanduse loetelu …………………………………………. 25
Sissejuhatus.

Kontoritöö automatiseerimise ja elektroonilise dokumendihalduse korraldamise vajadust tunnistavad valitsused ja kohalikud omavalitsused täna peaaegu kõigis Venemaa Föderatsiooni koosseisus olevates üksustes. Kuid koos sellise vajaduse mõistmisega tekib mitmeid küsimusi, saamata vastuseid, millele on võimatu liikuda edasi projektide praktilise elluviimise juurde.

Kust peaksite süsteemi juurutama hakkama? Kuidas jaotada kogu projekt etappideks, et rakendamise mõju oleks pärast esimest etappi ilmne ja kasvaks iga järgmise etapiga? Milliseid olemasolevaid tehnilisi vahendeid tuleks kõigepealt uuendada ja mis võib oodata? Millised rahalised vahendid tuleks eelarves ette näha aasta kaupa, lähtudes konkreetse piirkonna tegelikkusest?

Tegelikult on kõik need küsimused seotud pädeva plaani koostamisega projekti elluviimiseks mitmeks aastaks ette, võttes arvesse kavandatud rahastamist, tootmisvajadusi, tehnilisi seadmeid ja kavandatud tehnopargi kaasajastamist.

Inseneride, disainerite, tootmisjuhtide töö

Palju aega on pühendatud erinevate uurimisele, analüüsimisele ja koostamisele

Dokumentatsioon. Eriti suuri raskusi tekib reeglina siis, kui

Tootmisdokumentide väljatöötamine, mis on eelkõige tingitud koostajate vähestest eriteadmistest. Raisatud aja kõrvaldamine dokumentide koostamise ja kasutamise protsessides nõuab mõistlikku vormistamise ja loovuse kombinatsiooni ning see nõuab autorite sõnul ühelt poolt

Kõige rohkem tutvustab koostajaid üldised seadused dokumentide tajumine seevastu ja see on peamine ülesanne - sõnastamine ja süstematiseerimine üldreeglid ja põhidokumentide koostamise normid.

Eesmärk proovitöö õpib teoreetilised alused kontoritöö korraldamine riigi- ja kohaliku omavalitsuse organites.

Vastavalt kontrolli eesmärgile seati töös järgmised ülesanded:

Määratlege töövoo mõiste;

Vaatleme Venemaa kontoritöö mudelit valitsuses ja kohalikes omavalitsustes;

Teha kindlaks GIE süsteemid eri valitsustasandite jaoks;

Kaaluge ametiasutuste vahelise dokumendivahetuse automatiseerimist.
1. Dokumendivoog asutuse tegevuse aluseks.

Kontoritöö föderaalses täitevorganis toimub vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele, mis on kinnitatud Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega nr 477.1. Nende eeskirjade alusel on föderaalne täitevorgan kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas juhised kontoritööks. Käesolevat reeglit ei kohaldata riigisaladust sisaldavate dokumentidega töö korraldamise suhtes.

Dokumendid koostatakse vormidel (standardsed A4- või A5-formaadis paberilehed) või elektrooniliste dokumentidena ning neil peavad olema kindlaksmääratud üksikasjad, nende asukoht ja kujundus. Vormide näidised kiidetakse heaks täidesaatva võimu juhi korraldusega.

Kõik dokumendid on jagatud sissetulevateks, väljaminevateks ja sisemisteks. Sissetulevad dokumendid läbivad esmase töötlemise, registreerimise, eelhindamise kontorihaldusteenuses, suunatakse juhtkonnale kaalumiseks ja seejärel lähevad esinejate juurde. Pärast täitmist paigutatakse dokumendid toimikutesse.

Iga organ moodustab oma dokumentaalfondi. Asutuse asjade nomenklatuur on kooskõlastatud vastava föderaalriigi arhiivi ekspertide läbivaatamise komisjoniga. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid viiakse arhiivi. Resolutsiooniga kehtestatakse elektrooniliste dokumentidega töötamise kord.

Mõistet "töövoog" kasutatakse praegu äärmiselt laialdaselt ja seda leidub peaaegu iga infosüsteemi kirjelduses. Dokumendivoo automatiseerimist rakendavad paljud süsteemid ja igaüks neist väidab end olevat "integreeritud lähenemine dokumendivoo automatiseerimisele". Samal ajal on süsteemide mitmekesisus kõige laiem: alates laoarvestuse süsteemidest kuni tehnoloogiliste protsesside juhtimise tarkvarani.

Selles töös kasutatakse mõisteid "dokumendivoog", "kontoritöö" jne. käsitletakse eranditult riigivõimu ja kohaliku omavalitsuse töö korraldamise kontekstis. Seetõttu tõlgendatakse neid mõisteid üksnes ametiasutuste töö suhtes kohaldatavate riiklike eeskirjade abil.

Definitsiooni (GOST R 51141-98) kohaselt on dokumendivoog „dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpuleviimiseni“, see tähendab organisatsiooni kogu dokumendikomplekti kogu elutsükkel, kuni need viiakse arhiivi või hävitamiseks.

Dokumendihaldus ehk "haldusdokumentatsioon" tähendab sama allika järgi "tegevusvaldkonda, mis pakub dokumentatsiooni ja töökorraldust ametlike dokumentidega". See tähendab, et kontoritöö on organisatsiooniliste mehhanismide kogum ametlike dokumentide töövoo säilitamiseks ja kontrollimiseks. Kuid 27. novembri 2000. aasta "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö näidisjuhendis" ei piirdu kontoritöö funktsioonid enam ainult ametliku dokumendivoo reguleerimisega. See võimaldab meil väita, et kontorisüsteemid peaksid kontrollima mitte ainult registreeritud (ametlike) dokumentide käivet, vaid ka dokumentide mustandeid.
2. Venemaa kontoritöö mudel valitsuses ja kohalikes omavalitsustes.

Venemaal riiklikul tasandil oli ühtne tehnoloogia töö juhtimisdokumentidega, nn riiklik juhtimisdokumentatsiooni süsteem (GS DOU). Venemaa kontoritöödel pole teistes riikides analooge ei dokumentidega töötamise tehnoloogia üksikasjade ega levitamise skaala osas. Ja kui läänes stimuleerib kontoriautomaatika areng töövoo tehnoloogiate arengut, siis Venemaal on see reeglina kontoritöö traditsiooniliselt väljakujunenud tehnoloogia automatiseerimine.

Millised on kontoritöö "Venemaa mudeli" tunnused? On kolm kõige silmatorkavamat eelist: 2

Kontroll dokumendi üle alates selle kättesaamise hetkest;

Juhtimisfunktsioonide tsentraliseerimine;

Dokumendi liikumise ühtsed normid.

Erinevalt Lääne dokumentidega töötamise meetoditest vene tava dokument kontrollitakse ametiasutuse kätte saamisel. Sisemised või väljaminevad dokumendid satuvad kontrolli vaatevälja kohe pärast "sündi" - see tähendab kinnitamist. Samal ajal jälgitakse dokumentide suhet - juhul, kui üks dokument ilmus teise dokumendi kohta tehtud otsuse rakendamise tulemusena. Kõik see võimaldab tagada mis tahes riigiasutusele ja kohalikule omavalitsusele saabunud dokumendi jälgimise, - ei saa ju ükski registreeritud dokument jäljetult kaduda.

Dokumendivoo kontrolli maksimaalne tsentraliseerimine eeldab, et dokumendist tuleb kõigepealt aru anda juhtkonnale ja alles siis, kasvades resolutsioonidega vastavalt teenuse hierarhiale, langeb see otsestele täitjatele.

„Vene mudeli” teine \u200b\u200boluline omadus on ühtsete ja üksikasjalike reeglite olemasolu organisatsioonides juhtimisdokumentidega töötamiseks, sõltumata nende tegevusvaldkonnast. Kõik kontorihaldusteenuste tegevused - ekspeditsioonid, kontorid, kontrollgrupid - on reguleeritud vastavalt registreerimisraamatute, kaardifailide ja aruandevormide täitmise reeglitele.

Arvestades sellise üksikasjaliku dokumendivoo reguleerimise olemasolu ametiasutustes, on ühe või teise välismaise tarkvara põhimõtteliselt uue tehnoloogia juurutamine ilma kohandamiseta ebareaalne. Sel juhul saame rääkida traditsioonilise kontoritöö automatiseerimisest kaasaegsete infotehnoloogiate abil.

Traditsiooniline kontoritöö hõlmab paljude ajakirjade ja / või paberkandjal dokumente teenindavate arhivaalide hooldust. Ja just nende kaardifailide hooldus on kontoriautomaatika peamine eesmärk. Samal ajal ei takista miski automaatse süsteemi lisamist kaardi sidumise võimalusele dokumendi enda elektroonilise kujutisega (tekst ja isegi pilt, heli ja video). Seega luuakse elektroonilistele dokumentide voogudele üleminekuks tehnoloogilised tingimused. Elektroonilisele dokumendihaldusele üleminek loob omakorda eeldused kujunemiseks elektroonilised arhiivid tõhusate viidete ja analüütiliste tööde mehhanismidega mitmesuguste esitlusvormidega dokumentide osas.

Teiselt poolt loob arvutivõrgu kasutamine tingimused erinevate kontoritöö funktsioonide täitmise detsentraliseerimiseks, säilitades samal ajal tsentraliseeritud kontrolli dokumentide ringluse üle. Võite näiteks lubada osakondadel ja isegi üksikutel töötajatel dokumente ise registreerida ja samal ajal nende läbimist tsentraalselt kontrollida. Pealegi võimaldab geograafiliselt kaugeid asutusi ühendava võrgu olemasolu tsentraliseeritud kontrolli dokumentide ringluse üle, mida on puhtalt paberitehnoloogia raames võimatu rakendada.

Venemaa dokumendiringluse mudel ei ühildu mitte ainult täielikult tänapäevaste lähenemisviisidega haldusprotsessidele, vaid ületab oluliselt ka läänemudeleid ehitisdokumentide ringlusest. Tõepoolest, Venemaa mudelis võib dokumentide kadumine toimuda ainult kontoritööde juhendi otsese rikkumise tõttu.
3. Töövoo automatiseerimise lähenemisviisi valimine.

Vajadus automatiseerida riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste töövoog on ilmselge kõigile.

Paberipäevikute ja arhiivikappide abil paberimajandus on riigiteenistujate tõhususe suurendamise nõudmistega mitmel põhjusel kokkusobimatu.

Teave dokumentide ja nende täitmise käigu kohta jaotatakse organisatsiooni ja selle struktuuriüksuste arhiivikappide süsteemi kaudu. Seetõttu nõuab ettevõttes dokumentidega töötamise kohta teabe hankimine andmete otsimist ja töötlemist heterogeensetest ja detsentraliseeritud arhiivikappidest.

Dokumendifailid on tavaliselt täitjatest eraldatud. Need sisaldavad puudulikku ja mittetöötavat teavet dokumentide seisukorra kohta.

Suure hulga paberdokumentide paljundamine ja teisaldamine, arvukate ja dubleerivate ajakirjade ja kaardifailide pidamine toob kaasa palju ebaproduktiivseid tööjõukulusid.

Kardinaalsed, revolutsioonilised lähenemised riigivõimude ja kohaliku omavalitsuse dokumentide ringlusse on aga väga ohtlikud. See võib kaasa tuua mitte ainult rakendamise viivitamise, vaid ka tõsiseid probleeme juhtimises.

Microsoft pakub koos partneritega kahte järkjärgulist tarkvara ja metoodilisi lahendusi valitsuse ja kohalike omavalitsuste dokumendivoo korraldamiseks: 3

Automatiseeritud kontoritöö paberdokumentide voo jaoks;

Elektrooniline dokumendihaldus ja kontoritöö.

Selline järkjärguline lähenemine suurendab sujuvalt valitsusorgani efektiivsust, välistades selle tegevuse korraldamatuse võimaluse. Paberi töövoo automatiseeritud paberimajandus on võimalikult lühikese aja jooksul peamine lähenemisviis töövoo automatiseerimisele valitsuses ja kohalikes omavalitsustes.

Asutuse töödeldud dokumentidel, sealhulgas arvutitehnoloogia abil edastatud dokumentidel, on kaks vormi - traditsiooniliselt paberkandjal ja elektrooniliselt. See sümbioos on tagajärg asjaolule, et kaasaegsed rajatised dokumentide ettevalmistamine eeldab dokumentide säilitamise elektroonilist vormi ning reguleerivat raamistikku ja väljakujunenud käitlemisreegleid - paberit. Samuti on paberkandjal dokumentide säilitamise kasuks kõige olulisem argument ületamatu mugavus nendega töötada. Reeglid ja harjumused muutuvad palju aeglasemalt kui tänapäevase infotehnoloogia võimalused.

Riigiasutustes ja kohalikes omavalitsusorganites säilivad dokumentide elektroonilisel kujul töötlemisel ilmselt pikka aega toimingud, mis nõuavad nende paberkoopiate loomist. Reeglina eelistavad juhid töötada paberkandjal dokumentidega. Lisaks toimub ametlike dokumentide vahetamine ametivõimude vahel ja nende edastamine riigiarhiivi ka paberkandjal.

Elektrooniline dokumendihaldus ja kontoritöö (EDD) on tehnoloogiline vastus tänapäevastele nõuetele, mille praegune poliitiline ja majanduslik olukord seab Venemaa valitsuse ja kohalike omavalitsuste tõhususele. EDD kasuks räägivad ka selle rakendamise kogemused lääneriikide valitsusorganites ja näited ekspluateerimisest suurtes Venemaa progressiivsetes kaubandusstruktuurides.
4. Elektroonilise dokumendihalduse korraldamise süsteemid.

Nagu eespool mainitud, on elektrooniline dokumendihaldus kombinatsioon uutest dokumentidega töötamise tehnoloogiatest. Rakendatud tehnoloogiad võimaldavad korraldada mitmesuguste dokumenditöötlustoimingute abil süsteemide sujuvat koostoimet. Kõigepealt hõlmavad sellised tehnoloogiad järgmist: 4

Tekstituvastustehnoloogiad, mis muudavad sissetulevad paberist dokumendid täielikult elektrooniliseks esitluseks;

Käsitsi kirjutatud allkirja elektrooniline analoog;

Andmeedastusvahendid;

Vahendid elektroonilise teabe salvestamiseks.

Ülaltoodud tehnoloogiad võimaldavad erinevaid funktsioone täitvatel alamsüsteemidel üksteist orgaaniliselt täiendada. Selline suhtlemine võib dramaatiliselt suurendada riigiteenistujate tööd dokumentidega töötamisel.

Elektrooniline dokumendivoog võimaldab luua riigiasutuses ühe inforuumi, integreerides kõik dokumendisüsteemid infokeskuseks. Integreerimine toimub ilma dokumentidega töö kvaliteeti kaotamata, säilitades samal ajal Venemaa kontoritöö traditsioone. Sellise integratsiooni aluseks on dokumentide ja sellega suhtlevate töövoo süsteemide usaldusväärne salvestamine. Kõik töödeldud dokumendid salvestatakse ühte hoidlasse, mis võimaldab materjalide ettevalmistamisel optimaalselt teavet otsida ja valida. Praegu tehakse enamikus ametiasutustes ja kohalikes omavalitsustes paljusid toiminguid juba arvutitehnoloogia abil. Automatiseerimissüsteemi ülesandeks on korraldada tõhus kollektiivne töö dokumentide tekstide kallal ja pakkuda igale riigiteenistujale rikkalik inforuum tegevuste toetamiseks.
5. Ametlike dokumentide dokumendivoog.

Elektrooniliste dokumendihaldustehnoloogiate väljatöötamise peamine eesmärk oli saavutada paberkandjal dokumendihalduse reeglite ja tehnikate maksimaalne järjepidevus, mis võimaldab valutut üleminekut traditsioonilistelt tehnoloogiatelt kaasaegsetele.

Dokumendihaldussüsteem töötleb asutuse ühes dokumendihoidlas salvestatud dokumente. See võimaldab teil lisada ametliku dokumendivoo poolt töödeldud dokumendid asutuse ühtsesse inforuumi.

Elektroonilist dokumendihaldustehnoloogiat toetab järgmine süsteemi funktsioon: 5

E-posti teel või Interneti-portaali kaudu saadetud sissetulevate dokumentide, sealhulgas elektrooniliste dokumentide automaatne registreerimine digitaalselt allkirjastatud (EDS) ja krüptokaitse;

Paberdokumentide skannimine ja tuvastamine sisseehitatud OCR-tehnoloogia abil;

Dokumendi elektroonilise pildi kinnitamine registreerimiskaardile (RK) mis tahes formaadis faili (failidena);

Elektroonilise dokumendipildi manustatud failidele juurdepääsuõiguste diferentseerimine;

Varustada igale ametnikule - vaimulikus osalenud isikule - oma isiklik virtuaalne kontor, mis võimaldab ametnikul juurdepääsu ainult tema pädevusega seotud dokumentidele;

Dokumentide kavandite kinnitamise (kinnitamise) protsessi tagamine;

Elektrooniliste dokumentide täistekst- ja atribuutotsing, sealhulgas täisteksti kaugotsing;

Elektrooniliste väljaminevate dokumentide saatmine e-posti teel või avaldamine asutuse Interneti-portaalis (kasutades mis tahes MAPI-d toetavat e-posti), kaitstud EDS-i ja krüpteerimise abil sertifitseeritud vahenditega;

Juhtumite vormistamine ja täitmine, s.t. täidetud dokumentide grupeerimine juhtumiteks vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimine kohtuasjas;

Elektrooniliste dokumentide arhiivihoidla, asutuse asjad.

Peamine raamatupidamise üksus süsteemis on dokumendi RK, mille üksikasjade täielikkus annab võimaluse koostada statistilisi ja analüütilisi aruandeid erinevate infosektsioonide jaoks, otsingu lihtsust.

Sellisel juhul saab Kasahstani Vabariigi põhiandmete kogumit laiendada meelevaldse lisadetailide kogumiga, mis on määratletud iga dokumendirühma jaoks. Kasahstani Vabariigi kohta lisateabe saamiseks saate aruandeid ja põhiandmeid luues andmeid otsida ja valida. Elektroonilise sissetuleva dokumendi kättesaamisel toimub selle registreerimine automatiseeritud režiimis. Kahe EDD-süsteemi vahelise teabevahetuse tulemusena saadud dokumendi jaoks luuakse enamik RK üksikasjadest automaatselt. Dokumendi elektrooniline pilt on lisatud RK-le. Samal ajal kontrollitakse EDS-i ja krüptokaitsega varustatud dokumendi identiteeti. Kui sissetulev dokument saabub paberkandjal, helistab süsteemikeskkond OCR-paketile ja pärast selle elektroonilise pildi saamist naaseb see kontoritöösüsteemi koos dokumendi samaaegse lisamisega RK-sse. Dokumendifaili lisanud süsteemikasutaja määrab failile juurdepääsuõigused saladustempli tasemel, samuti kaitse (kaitse tühistamine) redigeerimise eest.

Kui peate tõlkima suhteliselt suure hulga paberdokumente, mis on ette nähtud täitmiseks ja säilitamiseks, elektroonilises vormis, on soovitatav kasutada valikut "Voo registreerimine". Sellisel juhul prindib voo registreerimise automatiseeritud töökoha (AWS) kasutaja pärast dokumendi registreerimisandmete sisestamist RK-sse vöötkoodi esimesele lehele, mis vastab süsteemi sisemisele numbrile, mille süsteem on registreeritud dokumendile andnud. Pärast seda saadetakse mitmesugustes reas registreeruvate tööjaamade juhuslikus järjekorras olevad dokumendid kiirskanneriga varustatud skaneerivasse töökohta. Skaneeritud dokumentide elektroonilised pildid sisenevad andmebaasi ja tänu vöötkoodi väljavõtte tehnoloogiale kinnitatakse dokumentide vastavatele registreerimiskaartidele.

Pärast registreerimist saadetakse RK koos lisatud dokumendiga võrgu kaudu ametnikule, kes vastutab dokumendi täitmise kohta otsuse tegemise eest, ja seejärel dokumendi täitjatele vastavalt väljaantud resolutsiooni üksikasjadele. Samal ajal on igale juhile või esitajale antud teatud õigused, mis võimaldavad tagada töö korraldamise dokumentidega võimalikult lähedal tavapärasele tööle lauas, mille kaustadesse on paigutatud ainult selle töötaja pädevuses olevad dokumendid ja mis kas ootavad täitmise algust (kaustas Saadud). , kas töötaja on selle täitmiseks aktsepteerinud (kaustas On täitmine) või edastab selle alluvatele koos täitmise tähtaja märkimisega (kaustas On kontroll).

Elektrooniliste dokumentidega töötamise käigus pakutakse vajaliku dokumendi kombineeritud täisteksti- ja atribuutotsingut, sealhulgas veebiühenduse abil süsteemide dokumentide andmebaasi.
RK-le lisatakse standardtehnoloogiat kasutades ka väljuvate ja sisedokumentide tekstide (piltidega) failid. Väljaminevat dokumenti koos Kasahstani Vabariigi andmetega saab EDS-iga kaitsta, krüptida ja adressaadile edastada.

Seega on koos sideliinide kaudu vastuvõetud dokumentide registreerimise võimalusega ette nähtud ettevõtte elektrooniline dokumendivoog. Täidetud dokumendid vormistatakse failideks ja viiakse arhiivihoidlasse.
6. Ametiasutuste vahelise dokumendivahetuse automatiseerimine.

Päritud automatiseeritud dokumendihaldussüsteeme kasutavad juba paljud valitsusasutused. Need on üles ehitatud erinevatele tarkvara- ja riistvaralistele alustele. Osa neist, mida pakuvad Microsofti partnerid (sh eespool kirjeldatud ettevõtte Delo süsteem elektrooniliste kontorisüsteemide ettevõttes), viiakse ellu kaasaegsete tehnoloogiate põhjal. Samuti töötab endiselt märkimisväärne arv MS DOS-il ja muudel platvormidel põhinevaid eelmiste põlvkondade süsteeme. Süsteemide ühendamine kõigis riigiorganites on lähitulevikus võimatu nii poliitilistest (föderatsiooni subjektide ja kohalike omavalitsusorganite õigused) kui ka praktilistest kaalutlustest lähtudes. Töötavate süsteemide juurutamine ja eriti asendamine on üsna pikk, keeruline ja kulukas protsess.

Selles olukorras on loomulik lahendus selliste osakondadevahelise dokumentide vahetamise vahendi väljatöötamine, mis võiks olla hõlpsasti kohandatav sissetulevate / väljaminevate sõnumite erinevatele vormingutele ja võimaldaks ühendada erinevaid süsteeme.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine peab olema nõuetekohaselt tagatud. Dokumendid peavad olema varustatud elektroonilise allkirjaga, mis tagab autoriõiguse ja muutumatuse dokumendi sisus ning mõnel juhul - krüptograafiliste vahenditega suletuna volitamata juurdepääsu eest.

Igal organisatsioonil on palju korrespondentorganisatsioone, kellega dokumente vahetada, ning kõigil neil võib olla erinev sõnumivorming ja isegi võrgud. Mõistlik on üksikute organisatsioonide süsteemide laadimine vahetuse korraldamiseks vajaliku teenindusteabe pideva toetamise funktsiooniga. Loogiline on ehitada dokumentide vahetamine mitte põhimõtte "igaühega koos", vaid "tähtede" põhimõtte järgi - dokumendivahetuskeskuste (DPC) põhjal.
Andmekeskused saavad täita järgmisi funktsioone: 6

Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide vormingute teisendamine ja kooskõlastamine;

Aadresside andmebaaside tugi ja dokumentide edastamise marsruutide arvutamine;

Dokumentide garanteeritud kättetoimetamine;

Dokumentide täiendav arhiveerimine;

Tugiraamatute tugi ja sünkroniseerimine.

Sõnumikeskused võivad asuda ka CA-de rollile, mis toetavad vahetuses osalevate organisatsioonide privaatse ja avaliku võtme infrastruktuuri ning autentimisprotseduure.

Andmekeskusega integreerimiseks saab vanu korporatiivseid süsteeme vajadusel täiendada spetsiaalsete liidese moodulitega, mis pakuvad esialgset vormingu teisendamist ja andmekeskusega vahetamise protseduure.

.
7. EDD süsteemid erineva tasemega ametiasutustele.

Lahendus munitsipaal- ja muudele asutustele, kus dokumentide ringlus on väike ning selle kategooria võib tinglikult omistada väikese dokumendiringlusega omavalitsuste juhtimisstruktuuridele, millel puudub piisav tehniline baas täieõigusliku EDD-süsteemi juurutamiseks. Nende jaoks võib soovitada ühe kasutaja lahendust, mis on varustatud elektrooniliste dokumentide turvalise vahetamise vahenditega kõrgema organisatsiooniga - otse või andmekeskuse kaudu. Sellise lahenduse kasutaja on tavaliselt organisatsiooni kontoritöö eest vastutav töötaja. Samal ajal tehakse tööd paberdokumentidega, kuid süsteem hoiab sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimist, dokumentide kohta tehtud resolutsioonide dokumente, juhtumile mahakantud ja arhiveeritavaid dokumente. Suure hulga töötajate korral saab hoida ka paberist originaalide liikumist. Emaorganisatsioonilt elektroonilisel kujul saadud dokumendid registreeritakse viivitamatult, trükitakse ja hakatakse vormistama enne paberist originaalide saabumist. Emaorganisatsiooni teavitatakse automaatselt dokumendi registreerimisest. See lahendus võimaldab: 7

Kiirendada sissetulevate / väljaminevate dokumentide vahetamist kõrgema organisatsiooniga;

Vähendage kadunud dokumentide arvu, mille asukoht pole teada.

8. Kohaliku omavalitsuse otsus.

Sellesse kategooriasse võivad kuuluda tingimusel munitsipaaljuhtimisstruktuurid, mille keskmine töövoog on 3000–10 000 dokumenti aastas, kontor või sekretariaat kui struktuuriliselt eraldiseisev üksus ning töö tegemine mitte ainult organisatsioonide dokumentide, vaid ka kodanike ja ettevõtete kirjade ja pöördumiste abil. Sellistel organisatsioonidel on tavaliselt piisav kohalikku võrku ühendatud personaalarvutite park. Nende jaoks võib soovitada mitut kasutajat hõlmavat lahendust, mille arv töökohti on 5 kuni 20, varustatud elektrooniliste dokumentide turvalise vahetamise vahenditega kõrgemate ja madalamate organisatsioonidega (otse või andmekeskuse kaudu), lingi portaalile kodanike ja organisatsioonide rakenduste teavitamiseks ja vastuvõtmiseks ning Interneti-kaugvõimaluse jaoks juurdepääs EDD süsteemi andmetele. Süsteem peaks tagama sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimise, dokumentidega seotud otsuste arvestamise, juhtumile mahakantud ja arhiveeritavad dokumendid. Samuti tuleks hoida paberist originaalide liikumist.

Sellise lahenduse kasutajateks ei ole tavaliselt mitte ainult vaimulikud töötajad, vaid ka arv funktsionaalsete üksuste töötajaid. Kuna enamikul selliste organisatsioonide töötajatest on personaalarvutid, saab sellise lahenduse raames juba korraldada tööd dokumentidega, peamiselt või ainult elektroonilises vormis. Sissetulevaid paberdokumente saab digiteerida ja kogu edasine töö nendega saab toimuda juba elektroonilises vormis. Dokumendi täitmise protsessi (resolutsioonide kehtestamine ja täitmine) saab korraldada ka elektrooniliselt.

Kui organisatsioonil on püsivalt saadaval olev Interneti-kanal, saab veebiliidese kaudu korraldada kaugjuurdepääsu EDD-süsteemile, mis võimaldab nii eemal olevatel ametnikel kui ka kõrgematel organisatsioonidel jälgida töö edenemist.

See lahendus võimaldab:

Kiirendada dokumentide vahetamist kõrgemate ja madalamate organisatsioonidega;

Vähendada vaimuliku koormust, viies osa funktsioonidest üle osakondadele;

Parandada dokumentide täitmise kontrolli tõhusust;

Korrastage tõhus süsteem seotud dokumentide säilitamine;

Vähendage otsingu aega vajalikud dokumendid;

Vähendage kadunud dokumentide arvu, mille asukoht pole teada;

Kiirendada ja tõhustada töötajate tööd dokumentide vormistamisel;

Vähendada kodanike ja organisatsioonide elektrooniliselt (portaali kaudu) esitatud taotlustega töötamise kulusid;

Tagada kontroll oluliste dokumentide täitmise üle kõrgemate organisatsioonide poolt.

Portaali arendamiseks ja toetamiseks ning Interneti-kaugjuurdepääsu korraldamiseks EDD-süsteemi andmetele saab kasutada Microsofti Interneti-tehnoloogiate komplekti (Internet Information Services, ASP-tehnoloogia, Microsoft Index Server) ja Delo-Enterprise'i süsteemi pakutavat API-d dokumentide avaldamiseks. otse baasist.
Järeldus.

Kontoritöö ja ametiasutuste või kohalike omavalitsuste töövoo kui juhtimise dokumentatsiooni toetava süsteemi tunnus on juhtimisprotsesside sajaprotsendiline kajastus dokumentaalsel kujul. Tänu sellele muutuvad kontoritöö protsessid ja töövoog iseseisvaks ning nõuavad oma juhtimissüsteemi.

Praegu käib riigiasutustes arvutitehnoloogia ja -võrkude tutvustamise protsess aktiivselt ning paljudes neist on tänaseks saavutatud tase piisav dokumentidega töötamise kaasaegsete tehnoloogiate juurutamiseks. Kuid lisaks arvutitele ja võrkudele nõuab see kaasaegsete tarkvaralahenduste komplekti.

Venemaa Föderatsioon on selle piirkonna tähtsusest täiesti teadlik, mis kajastub föderaalses sihtprogrammis "Elektrooniline Venemaa" tervikuna ja mitmetes selle konkreetsetes tegevustes.

Riigiaparaadi haldustegevuse lõpptulemus sõltub paljudest vahelülidest, millest üks on deloorizstvo, mis võimaldab tagada otsuste tegemisel tõhusust ja paindlikkust. Juhtumite tootmine koordineerib kõiki tööetappe - alates disainist kuni lahenduste praktilise rakendamiseni. Juhtimisprotsess sisaldab järgmisi dokumenteeritud põhitoiminguid:

Dokumentaalse teabe kogumine ja töötlemine; otsuse ettevalmistamine;

Otsuse tegemine ja dokumenteerimine; täitjatele otsuste edastamine;

Otsuse täitmine; täitmise kontroll; jõudlusteabe kogumine;

Teabe edastamine vertikaalsete ja horisontaalsete linkide kaudu; teabe salvestamine ja otsimine.

Haldusaparaat realiseerib oma ülesanded peamiselt universaalse ja volitatud kaudu organisatsiooniline ja administratiivne loodud dokumendid, mis ringlevad sõltumata tegevuse eripäradest kõigis majanduse ja avaliku halduse sektorites. Arvestades, et haldusaparaat annab tööd enam kui 14 miljonile inimesele ja aastane dokumentide ringlus riigis on umbes 60 miljardit lehekülge ja kasvab jätkuvalt, pole kahtlust, et selle protsessi tõhus regulatiivne reguleerimine suur tähtsus... Riiklikud dokumendistandardid, üleliidulised klassifikaatorid ja ühtsed dokumendisüsteemid toimivad ühe dokumendivoogude reguleerimise vahendina. Need ja muud standardid on tunnustatud dokumendivoo stabiliseerimiseks riigis kogu tehnoloogilise tsükli vältel, et luua optimaalne tehnoloogia dokumendihalduse haldamiseks igaühe jaoks

Juhtimisüksus.

Kasutatud kirjanduse loetelu:

1. M. I. Basakov. Kontoritöö. Õpetus õpilastele õppeasutused keskel kutseharidus... [Tekst] / Basakov M.I. Kirjastus: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodin V.V. Kontoritöö avaliku halduse süsteemis. [Tekst] / V. V. Borodin. Kirjastus: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Kontoritöö valitsuses ja kohalikus omavalitsuses: õpik. toetus [tekst] / MV Kirsanov. - Kirjastus: Infra-M:, 2004. - 256 lk. - (kõrgharidus)

4. Kuznetsov I.N. Juhtimisdokumentatsioon ja kontoritöö. [Tekst] / IN Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576s.

5. Spivak V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Tekst] / V.А. Spivak. - Kirjastus: Peter, 2008. - 256s.

Riiklik dokumentatsiooni haldamise süsteem. Üldised nõuded dokumentidele ja dokumentatsiooniteenustele. - M., 1991

VASTUS: Kontoritöö- dokumentide rühmitamine juhtumiteks / rühmadeks, ühendatud ühise teemaga. Rühmitamine toimub vastavalt kinnitatud dokumentide klassifikatsioonile. Dokumentide salastatuse peab peadirektor kinnitama aasta alguses. Kõik muudatused / täiendused tuleb heaks kiita. Pärast dokumendi registreerimist paigutatakse selle originaal või kinnitatud ärakiri vastavasse toimikusse. Kui faili pannakse koopia (kui on vaja töötada originaaliga), siis registreeritakse, kellel on originaal parajasti olemas.

ÄRIon ettevõtte tegevuse konkreetse küsimusega seotud dokumentide kogu, mis on paigutatud eraldi kausta vastava pealkirjaga.

Hõlbustamaks juhtumite dokumentide otsimist ja nende operatiivset kasutamist juhtimise eesmärgil, koostatakse juhtumipäiste loend, mida nimetatakse JUHTUMITE NIMEKLATUUR... Juhtumite nomenklatuur koostatakse vastavalt ettevõtte kinnitatud kantseleireeglitele. Seetõttu satuvad dokumendid nende täitmisel ainult nendesse juhtumitesse, mis on nomenklatuuris ette nähtud.

Juhtumite nomenklatuuri on kahte tüüpi - standardnomenklatuurja konkreetne juhtumite nomenklatuur.

Juhtumite tüüpiline nomenklatuurseab standardsele nomenklatuurile loetelu juhtumitest, mis on antud ettevõttele tüüpilised kommertsorganisatsioon peab sisaldama juhtumeid, mis vastavad dokumendivoogudele (sissetulevad, väljaminevad), raamatupidamisdokumentatsiooni ühendavaid juhtumeid, hR-i manustamine jne.

Juhtumite konkreetne nomenklatuuron loetelu juhtumite nimedest, mis tulenevad konkreetse ettevõtte äritegevusest, näiteks võib see olla jätkuprojekti või ettevõtte kliendi puhul.

Kõige otstarbekam on koostada juhtumite loetelu järgmises järjestuses:

• · Koostatakse struktuuriliste jaotuste juhtumite nomenklatuur ja nomenklatuuris määratakse kindlaks mitte ainult juhtumite nimed, vaid kehtestatakse ka nende arhiivis hoidmise tähtajad;
• · Ettevõtte spetsialiseeritud osakond koostab juhtumite koondnomenklatuuri.

Pärast ettevõtte juhtumite koondnomenklatuuri kinnitamist saadetakse see dokument kõigile ettevõtte osakondadele ja see on täitmiseks kohustuslik. Väljaspool nomenklatuuri tegutsemine pole lubatud.

Juhtumite moodustamineon dokumentide määramine konkreetsele juhtumile vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja selles sisalduvate dokumentide süstematiseerimine. Juhtumite vormistamine peaks toimuma keskselt dokumentide registreerimise kohas (kontoris või sekretäri juures) ja see peab vastama järgmistele nõuetele:

• · 1. Ainult dokumendid (originaalid või kinnitatud koopiad), mis on koostatud vastavalt standardite nõuetele.
• · 2. Dokumendid EI TOIMU kohtuasjasse:
• - ei vasta kohtuasja pealkirjale;
• - valesti täidetud (tagastatud ülevaatamiseks);
• - kuulub tagastamisele;
• - mustandid;
• - kinnitamata koopiad.

Dokumendid on grupeeritud failidesse üks dokumentaalne aasta... Juhtumi dokumendid on paigutatud kindlas järjekorras. Dokumendi paigutuse põhiprintsiibid on järgmised:

· Küsimus (dokumentides tõstatatud probleemide kohta);

kronoloogiline (dokumentide kuupäevade järgi; alalise ja ajutise säilitamise perioodide dokumendid moodustatakse erinevatel juhtudel);

numeratsioon (homogeensete dokumentide rühmitamine järjestikuse numeratsiooniga, näiteks: arved, kviitungid jne).

Juhtum ei tohiks sisaldada rohkem 250 lehte... Kui dokumente on rohkem, siis need vormistatakse aastal mitu juhtumit, kus helitugevuse number on märgitud korpuse kaanele.

Täidetud dokumentide ettevalmistamine ladustamiseks on kontoritöö protsessi viimane etapp. Dokumentide valik arhiveerimiseks või hävitamiseks viiakse läbi igal aastal bürooaasta lõpus... Valiku teeb erikomisjon. Dokumentide valimisel ladustamiseks (ladustamisperioodide määramine) või hävitamiseks peaks komisjon juhinduma Rosarkhivi juhi poolt 06.10.2000 kinnitatud "Organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste haldusdokumentide loendist, märkides säilitamisperioodid".

Dokumentide arhiivis säilitamise perioodi arvestatakse nende kehtivuse lõppemise aastale järgneva aasta algusest. Näiteks kui dokument aegus mais, siis arvestatakse selle säilitamisaega järgmise aasta 1. jaanuarist. Hävitamiskomisjoni poolt valitud dokumentide jaoks koostatakse seadus, milles on loetletud hävitatavate dokumentide nimed, registrid ja pealkirjad. Aktile peab alla kirjutama peadirektor. Majanduslikel eesmärkidel hävitamiseks valitud dokumentide kasutamine on keelatud. Samuti on keelatud neid põletada. Dokumendid purustatakse spetsiaalsetes masinates ja seejärel suunatakse tooraine vanapaberisse.

Föderaalseadused 27.07.2006 nr 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta", 06.04.2011 nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta", kuupäevaga 27.07.2010 nr 210-FZ "Riigi- ja munitsipaalteenused ", Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 otsus nr 477" Föderaalsetes täitevorganites kontoritööde eeskirjade kinnitamise kohta ", 08.09.2010 nr 697" Talitustevahelise elektroonilise suhtluse ühtse süsteemi kohta ", Vene Föderatsiooni valitsuse 12.02.2011 korraldus nr. 176-r "Föderaalsete täitevorganite üleminekuks paberiteta dokumendiringlusele ülemineku tegevuskava sisetegevuse korraldamisel".