Föderaalsetes täitevorganites kontoritöö korraldamise reeglite kohta. Kontorireeglid föderaalsetes täitevorganites: mis muutub? Kontoritöö föderaalvõimudes

Aktiivne Väljaanne alates 15.06.2009

Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrus nr 477 "FEDERJALI TÖÖJÕUETTEVÕTETE TOOTMISEESKIRJADE TUNNUSTAMISE KOHTA"

Resolutsioon

Kooskõlas föderaalseaduse, mis käsitleb teavet, infotehnoloogiat ja teabe kaitset, artikliga 11 valitsus Venemaa Föderatsioon otsustab:

1. Kinnitada lisatud arvepidamiseeskirjad föderaalorganid täidesaatev võim.

2. Selgitage Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. aasta määrusega N 30 heaks kiidetud föderaalsete täitevorganite koostoimimise näidisreeglite punkti 11.1 (Vene Föderatsiooni koondatud õigusaktid, 2005, N 4, artikkel 305; 2009, N 12, artikkel 1429). , järgmises väljaandes:

"11.1. Kontoritöö föderaalsetes täitevorganites toimub vastavalt föderaalsetes täitevorganites töötamise eeskirjadele, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta otsusega N 477. Nende eeskirjade alusel föderaalsed täitevorganid kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiiviasjade valdkonnas annavad nad välja juhiseid kontoritööks. "

3. Föderaalsete täitevorganite sisemise korralduse näidisreeglite punktidele 2.38 ja 2.39, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 28. juuli 2005. aasta määrusega N 452 (Vene Föderatsiooni kollektiivsed õigusaktid, 2005, N 31, artikkel 3233), järgmises väljaandes:

"2.38. Kontoritöö föderaalses täitevorganis toimub vastavalt föderaalsetes täitevorganites töötamise eeskirjadele, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse poolt 15. juunil 2009 N 477. Nende reeglite alusel on föderaalne täitevorgan kokkuleppel föderaalse täitevorganiga. avaldab arhiivivaldkonnas kontoritöö juhiseid.

Töö salajaste dokumentide, šifriga telegrammide, muude piiratud juurdepääsuga dokumentidega, samuti piiratud juurdepääsuga salajase ja muu teabe töötlemine toimub vastavalt erijuhistele.

2,39. Bürootöö korraldamist ja juhtimist föderaalses täitevorganis teostavad föderaalse täitevorgani struktuuriüksused, kellele on usaldatud büroo juhtimisfunktsioonid, samuti föderaalse täitevorgani teistes struktuuriüksustes kontorikorralduse eest vastutavad isikud. "

4. Föderaalne arhiiviamet kinnitab selle 1. jaanuariks 2010 juhised föderaalsetes täitevorganites kontoritöö juhiste väljatöötamise kohta.

peaminister
Venemaa Föderatsioon
V. PUTIN

HEAKSKIIDETUD
Valitsuse määrus
Venemaa Föderatsioon
kuupäevaga 15. juuni 2009, N 477

1. Need reeglid kehtestavad föderaalsetes täitevorganites ühtse kontoritöö korra.

2. Käesolevate eeskirjade kehtivus ei kehti dokumentide sisaldava töö korraldamisel riigisaladus.

3. Föderaalne täitevorgan töötab nende eeskirjade alusel, võttes arvesse oma tegevuse tingimusi ja spetsiifikat, kontoritöö juhendi, mille kinnitab föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas.

4. Nendes reeglites kasutatakse järgmisi põhimõisteid:

"dokumenteerimine" - teabe fikseerimine füüsilisel kandjal kehtestatud kord;

"kontoritöö" - tegevused, mis tagavad ametlike dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise föderaalsetes täitevorganites;

"dokument" - ametlik dokumentmille on loonud valitsusorgan, organ kohalik omavalitsus, seaduslik või füüsiline isikkoostatud vastavalt kehtestatud korrale ja kaasatud föderaalse täitevorgani dokumendivoogu;

töövoog - dokumentide liikumine nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise lõpetamiseni, juhtumi paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

"dokumendi üksikasjad" - dokumendi täitmise kohustuslik element;

originaaldokument - dokumendi esimene või ainus koopia;

dokumendi koopia - dokument, mis kordab täielikult originaaldokumendi teavet ja selle väliseid tunnuseid, millel puudub seaduslik jõud;

dokumendi registreerimine - dokumendile registreerimisnumbri määramine ja dokumendi kohta teabe salvestamine ettenähtud viisil;

"kohtuasjade nomenklatuur" - föderaalses täitevorganis moodustatud süstematiseeritud kohtuasjade nimed, mis näitavad nende säilitamise tingimusi;

"juhtum" - dokumentide kogum või eraldi dokument, mis on seotud föderaalse täitevorgani ühe teema või tegevusvaldkonnaga;

"kontoritöö" - föderaalse täitevorgani struktuuriüksus, millele usaldatakse kontoritöö läbiviimise ülesanded, samuti föderaalse täitevorgani teistes struktuuriüksustes kontoritöö eest vastutavad isikud.

5. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid koostatakse vormidele, A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedele või elektrooniliste dokumentidena ja neil peavad olema kindlaksmääratud üksikasjad, nende asukoht ja registreerimine.

6. Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja rekvisiitide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi alusel. Nurgavaliku korral asuvad vormi üksikasjad lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalises variandis asuvad vormi detailid lehe keskosas piki ülemist veerist.

7. Igal dokumendilehel, nii tähe- kui ka tavalisele paberilehele, peab olema servadega vähemalt 20 mm - vasakul, 10 mm - paremal, 20 mm - üleval ja 20 mm - all.

8. Vormide näidised kiidab heaks föderaalse täitevorgani juhataja korraldus.

9. Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide rekvisiidid on:

a) Vene Föderatsiooni riigimärk;

b) föderaalse täitevorgani nimi;

c) dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoht;

d) allkiri ametnik;

e) dokumendi liik;

f) dokumendi koostamise (avaldamise) koht;

g) viiteandmed föderaalse täitevorgani kohta;

h) adressaat;

i) dokumendi kuupäev;

j) dokumendi registreerimisnumber;

k) dokumendi nimi;

o) märk taotluste olemasolu kohta;

o) allkirja tempel;

p) kinnituse tempel;

r) trükimärk;

s) märge koopia tõestamise kohta;

t) esineja märk;

x) juhised dokumendi täitmiseks;

v) märk dokumendikontrollil;

w) märk dokumendi täitmise kohta;

w) konfidentsiaalsusmärk.

10. Dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle tüübi ja eesmärgi järgi.

11. Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse föderaalse täitevorgani volitatud ametniku viisaga. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendi kooskõlastamine teiste organitega riigivõim ja organisatsioonid koostatakse kinnituse templi (lehe), protokolli või kinnituskirjaga.

12. Föderaalse täitevorgani dokumendivoolus eristatakse järgmisi dokumendivooge:

a) sissetulevad dokumendid (saabuvad);

b) saadetud dokumendid (väljaminevad);

c) sisedokumentatsioon.

13. Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine posti-, kuller- ja telekommunikatsiooni teel.

14. Föderaalsesse täitevorgani saabuvad dokumendid esmaselt töödeldakse, registreeritakse, eelnev kaalumine, üleandmine juhtkonnale tasu eest, antakse üle esinejatele ja pärast hukkamist pannakse kohvrisse.

15. Saabunud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide üleandmise õigsuse ning dokumentide ja nende lisade kättesaadavuse kontrollimist, samuti dokumentide levitamist registreeritutele ja registreerimisele mittekuuluvatele.

16. Saabunud dokumentide registreerimine toimub reeglina nende saamise päeval, mis on loodud - allkirjastamise või kinnitamise päeval või järgmisel tööpäeval.

17. Kodanike taotlused registreeritakse ja vormistatakse failideks muudest föderaalse täitevorgani dokumentidest.

18. Kontorihaldusteenistus annab registreeritud dokumendid üle arutamiseks föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele föderaalse täitevorgani ametnikele. Kantselei edastab täitjatele juhistega dokumendid.

19. Dokumendi originaal saadetakse föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele, kes vastutab dokumendi täitmise eest. Kui esitajaid on mitu, antakse dokumendi originaal üle struktuuriüksusele, mis on vastutav esitaja, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.

20. Pärast föderaalse täitevorgani juhi (juhataja asetäitja) allkirjastamist edastatakse dokumendid registreerimiseks ja lähetamiseks kantselei juhtimisteenusele.

21. Arhivaalide haldusteenistus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust postitusloendile. Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.

22. Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.

23. Dokumentide edastamine föderaalse täitevorgani struktuuriosakondade vahel toimub kontoritöö teenuse kaudu.

24. Föderaalses täitevorganis peab kontoritöö talitus sissetulevate, koostatud ja saadetud dokumentide üle arvestust. Andmed dokumentide arvu kohta võetakse kokku, neid analüüsitakse büroo juhtimisteenistuse poolt ja esitatakse föderaalse täitevorgani juhile tema määratud viisil.

25. Dokumentide salvestamiseks ja süsteemis otsimiseks elektrooniline dokumendihaldus föderaalse täitevorgani puhul kasutatakse dokumentide kohustuslikku teavet vastavalt lisale. Täiendavat teavet dokumentide kohta võib kasutada föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

26. Föderaalne täitevorgan:

a) moodustab oma tegevuse käigus loodud dokumentidest dokumendifondi;

b) töötab välja ja kinnitab kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas oma tegevuse, samuti sellele alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu, näidates ära nende säilitamisajad.

27. Moodustamine dokumentaalfond föderaalse täitevorgani juhtimist teostab büroohaldusteenistus, koostades kohtuasjade nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumeid, tagades nende turvalisuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi.

28. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:

a) koostanud juhtimisteenistus juhtumite nomenklatuuride põhjal struktuuriüksused;

b) see kiidetakse heaks pärast föderaalse täitevorgani juhi nõusolekut föderaalse täitevorgani juhiga hiljemalt jooksva aasta lõpus ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuarist;

c) üks kord viie aasta jooksul lepitakse kokku föderaalse eksperdiarvamuse komisjoniga riigiarhiiv, kuhu föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumendid antakse alaliseks säilitamiseks Arhiivifond Venemaa Föderatsioon;

d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokkuleppel föderaalse osariigi arhiivi ekspertiisikomisjoniga.

29. Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri osade nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste nimed.

30. Juhtumid moodustatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja jaotamise (rühmitamise) põhimõtetele vastavalt alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite, sealhulgas personaliga seotud juhtumite ja ajutiste (kuni 10 aastat (kaasa arvatud) ladustamine.

31. Juhtumeid alates nende moodustamise päevast kuni üleandmiseni föderaalse täitevorgani arhiivi või hävitamiseks hoitakse struktuuriüksustes nende moodustamise kohas.

32. Juhtumid antakse ajutiselt kasutamiseks struktuuriosakondade töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud perioodiks ja pärast selle kehtivusaja lõppemist tuleb need tagasi saata.

Muud valitsusorganid ja organisatsioonidele väljastatakse juhtumid nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema kontoritöö eest vastutava asetäitja loal.

33. Dokumentide alalise säilitamise failidest väljavõtmine on lubatud erandjuhud ja seda teostatakse föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes sel juhul kehtestatud korras kinnitatud dokumendi koopia ja akti originaali väljaandmise põhjuste kohta.

34. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid kantakse föderaalse täitevorgani arhiivi mitte varem kui 1 aasta ja hiljemalt 3 aastat pärast nende kasutamise või struktuuriüksustes hoidmise kuupäeva. Juhtumite ülekandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub alalise ladustamise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja töötajate juhtumite loetelude põhjal, mille on koostanud föderaalse täitevorgani struktuuriüksused. Ajutise (kuni 10-aastase) säilitamise juhtumeid ei kanta föderaalse täitevorgani arhiivi ja need hävitatakse vastavalt kehtestatud korrale.

35. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelude koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.

36. Juhtumite nomenklatuuri koostamise ja juhtumite loetelude koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiveerimise valdkonnas.

37. Elektroonilised dokumendid luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

38. Elektroonilisi digitaalallkirju kasutatakse föderaalse täitevorgani elektrooniliste dokumentide allkirjastamiseks. Kasutatavad elektroonilise digitaalallkirja andmise vahendid peavad olema kinnitatud korras kehtestatud korras.

39. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis elektrooniliste dokumentide kaalumisel ja kokkuleppimisel võib kasutada toimingute kinnitamiseks elektrooniliste dokumentidega meetodeid, milles elektrooniline dokument digitaalne allkiri pole kasutatud.

40. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmist ja saatmist teostab kontorijuhtimisteenistus.

41. Elektrooniliste dokumentide kättesaamisel kontrollib asjaajamisteenus elektroonilise digitaalallkirja autentsust.

42. Vastuvõetud elektrooniliste dokumentide edastamisel föderaalse täitevorgani juhile arutamiseks, elektrooniliste dokumentide saatmisel föderaalse täitevorgani struktuuriüksustele ja juhtivtöötajatele, elektrooniliste dokumentide saatmisele ja elektrooniliste dokumentide säilitamisele edastatakse (salvestatakse) nende registreerimisandmed koos elektrooniliste dokumentidega.

43. Elektroonilise dokumendi registreerimisüksus on elektrooniline dokument, mis on registreeritud föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

44. Täidetud elektroonilised dokumendid süstematiseeritakse juhtumiteks vastavalt föderaalse täitevorgani kohtuasjade nomenklatuurile.

45. Juhtumite nomenklatuuri koostamisel osutatakse, et juhtumid viiakse läbi elektrooniliselt.

46. \u200b\u200bPärast nende täitmist säilitatakse elektroonilisi dokumente föderaalses täitevorganis kehtestatud korra kohaselt tähtaja jooksul, mis on ette nähtud samalaadsete dokumentide paberkandjal kujul.

47. Pärast elektrooniliste failide (elektrooniliste dokumentide) säilitamiseks kehtestatud tähtaja möödumist föderaalse täitevorgani juhi poolt nende hävitamiseks eraldamise akti alusel hävitatakse need elektroonilised toimikud (elektroonilised dokumendid).

16. Juhised dokumendi täitmiseks

17. Esitaja ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid

18. Privaatsusteade

Veebisaidil "Zakonbase" tutvustatakse Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 otsust N 477 "FEDERIAALSETE TÄITEVASUTUSETTEVÕTETE TOOTMISE EESKIRJADE KINNITAMISE KOHTA" uusim väljaanne... Kõigi juriidiliste nõuete täitmine on lihtne, kui loete selle dokumendi 2014. aasta asjakohaseid jaotisi, peatükke ja artikleid. Huvipakkuval teemal vajalike õigusaktide leidmiseks peaksite kasutama mugavat navigeerimist või täpsemat otsingut.

Veebisaidilt "Zakonbase" leiate Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 N 477 MÄÄRUSE NÕUETELE "FEDERIAALSETE ORGANIDES TÖÖTLEMISE EESKIRJADE KINNITAMISE KOHTA" täisversioon, mis sisaldab kõiki muudatusi ja muudatusi. See tagab teabe asjakohasuse ja täpsuse.

Samal ajal saate alla laadida Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 N 477 MÄÄRUSE NÕUETTEVÕTETE TÖÖTLEMISE EESKIRJADE TUNNUSTAMISE KOHTA FEDERIAALSETE TÄITEVASUTUSTEGA ", mis võib olla täiesti tasuta, nii tervikuna kui ka eraldi peatükkides.

VENEMAA FÖDERATSIOONI VALITSUS

RESOLUTSIOON

Eeskirjade kinnitamine

ETTEVÕTETE TOOTMINE PÖÖRDASUTUSES

TÖÖVÕIM

Muutuvate dokumentide loetelu

(muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse 07.09.2011 N 751 ,

I. ÜLDSÄTTED

1. Need reeglid kehtestavad föderaalsetes täitevorganites ühtse kontoritöö korra.

2. Neid reegleid ei kohaldata riigisaladust sisaldavate dokumentidega töö korraldamisel.

3. Föderaalne täitevorgan töötab nende eeskirjade alusel, võttes arvesse oma tegevuse tingimusi ja spetsiifikat, kontoritöö juhendi, mille kinnitab föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas.

II. MÕISTED JA MÕISTED

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid

4. Käesolevates eeskirjades kasutatakse järgmisi termineid ja määratlusi:

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

"dokumentatsioon" - teabe fikseerimine materjalikandjatel ettenähtud viisil;

"kontoritöö" - tegevused, mis tagavad ametlike dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise föderaalsetes täitevorganites;

dokument - riigiorgani, kohaliku omavalitsusorgani, juriidilise isiku või üksikisiku loodud ametlik dokument, mis on koostatud kehtestatud korras ja lisatud föderaalse täitevorgani dokumendiringlusesse;

töövoog - dokumentide liikumine nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise lõpetamiseni, juhtumi paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

dokumendi atribuut - dokumendielement, mis on vajalik selle registreerimiseks ja sellega töö korraldamiseks;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

originaaldokument - dokumendi esimene või ainus koopia;

dokumendi koopia - dokument, mis kordab täielikult originaaldokumendi teavet ja selle väliseid tunnuseid, millel puudub seaduslik jõud;

dokumendi registreerimine - dokumendile registreerimisnumbri määramine, dokumendi kohta teabe sisestamine registreerimis- ja raamatupidamisvormi;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

juhtumite nomenklatuur - süstematiseeritud juhtumipäiste loetelu koos nende säilitusajaga;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

"juhtum" - dokumentide kogum või eraldi dokument, mis on seotud föderaalse täitevorgani ühe teema või tegevusvaldkonnaga;

kontoritöö - struktuuriüksus, kellele on usaldatud arvepidamise ülesanded, samuti isikud, kes vastutavad arvepidamise eest teistes struktuuriüksustes;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

dokumendi elektrooniline koopia - koopia dokumendist loodud dokumendist elektrooniline vorm;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

see lõik ei kehti enam. - Resolutsioon Venemaa Föderatsiooni valitsus 2016-04-26 N 356;

elektrooniline dokumendihaldussüsteem - automatiseeritud infosüsteem, mis tagab elektrooniliste dokumentide ja dokumentide elektrooniliste koopiate loomise, nende haldamise, säilitamise ja neile juurdepääsu, samuti dokumentide registreerimise;

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

"elektrooniline dokumendivoog" - dokumendivoog kasutades infosüsteem.

(lõige lisatud Dekreet

Muud nendes reeglites kasutatud mõisted vastavad Vene Föderatsiooni õigusaktides määratletud mõistetele.

(lõige lisatud Dekreet Vene Föderatsiooni valitsuse 07.09.2011 N 751)

III. DOKUMENTIDE LOOMINE PÖÖRDKESKUSES

TÖÖVÕIM

5. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid koostatakse vormidele, A4-formaadis (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedele või elektrooniliste dokumentidena ning neil peavad olema kindlaksmääratud üksikasjad, nende asukoht ja registreerimine.

6. Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja rekvisiitide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi alusel. Nurgavaliku korral asuvad vormi üksikasjad lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalises variandis asuvad vormi detailid lehe keskosas piki ülemist veerist.

Elektrooniliste dokumentide haldussüsteemis elektrooniliste dokumentide loomisel kasutatakse elektroonilisi dokumendimalle.

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

7. Igal dokumendilehel, nii tähe- kui ka tavalisele paberilehele, peab olema servadega vähemalt 20 mm - vasakul, 10 mm - paremal, 20 mm - üleval ja 20 mm - all.

8. Vormide näidised ja dokumentide elektroonilised mallid kinnitab föderaalse täitevorgani juht.

(punkt 8 muudetud direktiiviga 8 Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

9. Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide rekvisiidid on:

a) Vene Föderatsiooni riigimärk;

b) föderaalse täitevorgani nimi;

c) föderaalse täitevorgani struktuuriüksuse nimi;

d) ametinimetus;

e) viiteandmed föderaalse täitevorgani kohta;

f) dokumendi liigi nimi;

g) dokumendi kuupäev;

h) dokumendi registreerimisnumber;

j) dokumendi koostamise (avaldamise) koht;

k) dokumendile juurdepääsu piirav tempel;

l) adressaat;

m) dokumendi kinnitamise tempel;

o) juhised dokumendi täitmiseks (resolutsioon);

o) teksti pealkiri;

p) dokumendi tekst;

c) kontrollmärk;

r) taotlusmärk;

y) allkiri;

t) märk elektroonilisele allkirjale;

x) dokumendi kinnitamise tempel;

h) trükkimine;

w) märge koopia tõestamise kohta;

y) esineja märk;

e) märk dokumendi täitmise kohta ja selle suund juhtumis;

y) märk dokumendi kättesaamisel;

(klausel 9 muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

10. Dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle tüübi ja eesmärgi järgi.

11. Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse föderaalse täitevorgani volitatud ametniku viisaga. Föderaalses täitevorganis koos teiste valitsusasutuste ja organisatsioonidega loodud dokumendi kinnitamine vormistatakse kinnituspitseriga (leht), protokolliga või kinnituskirjaga.

IV. NÕUDED FEDERAALIS DOKUMENDI RINGLUSE ORGANISATSIOONILE

TÄITEVKEHA

12. Föderaalse täitevorgani dokumendivoolus eristatakse järgmisi dokumendivooge:

a) sissetulevad dokumendid (saabuvad);

b) saadetud dokumendid (väljaminevad);

c) sisedokumentatsioon.

13. Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine posti-, kuller- ja telekommunikatsiooni teel.

14. Föderaalses täidesaatvas asutuses laekunud dokumendid töödeldakse esmakordselt läbi, registreeritakse, võetakse esialgselt läbi, antakse juhtkonnale üle arutamiseks büroohaldusteenistuses, antakse üle täitjatele ja pärast täitmist pannakse toimikutesse.

15. Saabunud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide üleandmise õigsuse ning dokumentide ja nende lisade kättesaadavuse kontrollimist, samuti dokumentide levitamist registreeritutele ja registreerimisele mittekuuluvatele.

16. Vastuvõetud ja loodud dokumentide registreerimine toimub kättesaamise, loomise (allkirjastamise või kinnitamise) päeval või järgmisel tööpäeval, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei sätesta teisiti.

(punkt 16 muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

17. kaotatud. - Resolutsioon Venemaa Föderatsiooni valitsus 26.06.2016 N 356.

18. Kantselei juhtimisteenistus annab registreeritud dokumendid arutamiseks üle föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele föderaalse täitevorgani ametnikele.

Kontorikorralduse teenus edastab täitjatele dokumendid või nende koopiad koos täitmisjuhistega (resolutsioonid).

(punkt 18 muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

19. Dokumendi originaal saadetakse föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele, kes vastutab dokumendi täitmise eest. Kui esitajaid on mitu, antakse dokumendi originaal üle struktuuriüksusele, mis on vastutav esitaja, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.

Esitajale juurdepääsu tagamisel elektrooniline koopia kui dokument on elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, võib originaaldokument jääda büroohaldusteenistusse, kui see on föderaalses täitevorganis ette nähtud kontorihalduse juhendiga.

(lõige lisatud Dekreet Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

20. Pärast föderaalse täitevorgani juhi või mõne muu volitatud isiku allkirjastamist edastatakse dokumendid registreerimiseks ja lähetamiseks kantselei juhtimisteenusele.

(punkt 20 muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

21. Arhivaalide haldusteenistus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust postitusloendile. Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.

22. Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.

23. Dokumentide edastamine föderaalse täitevorgani struktuuriosakondade vahel toimub kontoritöö teenuse kaudu.

24. Föderaalses täitevorganis peab kontoritöö talitus sissetulevate, koostatud ja saadetud dokumentide üle arvestust. Andmed dokumentide arvu kohta võetakse kokku, neid analüüsitakse büroo juhtimisteenistuse poolt ja esitatakse föderaalse täitevorgani juhile tema määratud viisil.

25. Dokumentide registreerimiseks ja otsimiseks föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse dokumentide kohustuslikku teavet vastavalt punktile. Täiendavat teavet dokumentide kohta võib kasutada föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

V. FÖDERATSIOONIKOGU DOKUMENTAALFOND

TÖÖVÕIM

26. Föderaalne täitevorgan:

a) moodustab oma tegevuse käigus loodud dokumentidest dokumendifondi;

b) töötab välja ja kinnitab kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas oma tegevuse, samuti sellele alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu, näidates ära nende säilitamisajad;

c) töötab välja ja kiidab heaks föderaalse täitevorgani loodud dokumentide ühtse vormi mallide albumi.

(lk "sisse" tutvustatud Dekreet Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

27. Föderaalse täitevorgani dokumendifondi moodustamist korraldab kontorijuhtimisteenistus, koostades kohtuasjade nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumeid, tagades nende turvalisuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi.

28. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:

a) selle on koostanud kontorijuhtimisteenistus struktuuriliste jaotuste juhtumite nomenklatuuri alusel;

b) see kiidetakse heaks pärast föderaalse täitevorgani juhi nõusolekut föderaalse täitevorgani juhiga hiljemalt jooksva aasta lõpus ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuarist;

c) kord 5 aasta jooksul kooskõlastatakse see föderaalse arhiivi ekspertide ja kontrollkomisjoniga, kellele antakse föderaalse täitevorgani tegevuse käigus moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid alaliseks säilitamiseks;

d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokkuleppel föderaalse osariigi arhiivi ekspertiisikomisjoniga.

29. Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri osade nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste nimed.

30. Juhtumid moodustatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja jaotamise (rühmitamise) põhimõtetele vastavalt alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite, sealhulgas personaliga seotud juhtumite ja ajutiste (kuni 10 aastat (kaasa arvatud) ladustamine.

31. Juhtumeid alates nende moodustamise päevast kuni üleandmiseni föderaalse täitevorgani arhiivi või hävitamiseks hoitakse struktuuriüksustes nende moodustamise kohas.

32. Juhtumid antakse ajutiselt kasutamiseks struktuuriosakondade töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud perioodiks ja pärast selle kehtivusaja lõppemist tuleb need tagasi saata.

Teistele riigiasutustele ja organisatsioonidele antakse juhtumid välja nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema kontoritöö eest vastutava asetäitja loal.

33. Dokumentide tagasivõtmine alalistest säilitustoimikutest on erandjuhtudel lubatud ja see toimub föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes toimikusse kehtestatud korras kinnitatud dokumendi koopia ja akti originaali väljastamise põhjuste kohta.

34. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja juhtumid kantakse föderaalse täitevorgani arhiivi mitte varem kui 1 aasta ja mitte hiljem kui 3 aastat pärast juhtumite lõpetamist büroohaldusteenistuse poolt. Juhtumite ülekandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusperioodi juhtumite loetelude ja töötajate toimikute põhjal, mis on moodustatud föderaalse täitevorgani struktuuriosakondades. Ajutise (kuni 10-aastase) säilitusajaga juhtumeid ei kanta föderaalse täitevorgani arhiivi ja pärast säilitamistähtaja möödumist need hävitatakse kehtestatud korras.

(lk 34 muudetud versiooniga 34) Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

35. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelude koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.

36. Juhtumite nomenklatuuri koostamise ja juhtumite loetelude koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiveerimise valdkonnas.

Vi. ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDEGA TÖÖTLEMISE OMADUSED

FÖDERITEERIMISKORRAS

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

37. Elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

38. Elektrooniline dokument tuleb täita vastavalt punktile üldreeglid kontoritööd ja samalaadse dokumendi jaoks vajalikud paberkandjal dokumendid on olemas, välja arvatud nõutav dokument "Vene Föderatsiooni riigimärk".

Föderaalne täitevorgan kasutab elektroonilisi dokumente (ilma paberkandjal eeldokumentideta) ja dokumentide elektroonilisi koopiaid.

39. Föderaalses täitevorganis loodud elektrooniliste dokumentide koosseis on kehtestatud dokumentide loeteluga, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide vormis, mis on välja töötatud föderaalse arhiiviameti soovituste põhjal.

Dokumentide loetelu, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide vormis, kinnitab selle föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse arhiiviametiga.

40. Ametiasutustele ja kohalikele omavalitsustele saadetud elektroonilistele dokumentidele kirjutab alla kõrgema kvalifikatsiooniga isik elektrooniline allkiri föderaalse täitevorgani ametnik vastavalt föderaalsele seadusega "Elektroonilise allkirja kohta".

41. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib kasutada toimingute kinnitamiseks elektrooniliste dokumentidega meetodeid, milles vastavalt liidu föderaalsele süsteemile kasutatakse muud tüüpi elektroonilisi allkirju. seadusega "Elektroonilise allkirja kohta".

42. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmist ja saatmist teostab kontorijuhtimisteenistus.

43. Pärast elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide saamist kontrollib kantselei kantselei elektroonilise allkirja kehtivust.

44. Pärast elektrooniliste dokumentide lisamist elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi genereeritakse dokumendi registreerimis- ja raamatupidamisandmed, pakkudes dokumendihaldust, sealhulgas selle otsimist, juurdepääsu dokumendile, kontrolli, säilitamist, kasutamist ja muid andmeid.

45. Föderaalses täitevorganis loodud ja (või) föderaalse täitevorgani poolt paberkandjal saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, luues sellesse elektroonilise dokumendi.

46. \u200b\u200bElektrooniliste dokumentide registreerimine ja raamatupidamine toimub föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

47. Elektroonilised dokumendid vormistatakse elektroonilisteks toimikuteks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile.

Juhtumite nomenklatuur näitab, et juhtum viiakse läbi elektroonilisel kujul, mis on märgitud juhtumi pealkirjas või veerus "Märkus".

48. Elektroonilisi dokumente pärast nende täitmist või saatmist säilitatakse föderaalse täitevorgani infosüsteemides ettenähtud viisil ettenähtud aja jooksul, mis on samalaadsete dokumentide jaoks ette nähtud paberkandjal.

49. Pärast elektrooniliste dokumentide säilitamiseks kehtestatud tähtaegade lõppemist hävitatakse need föderaalse täitevorgani juhi poolt heaks kiidetud akti alusel.

rakendus

kantselei eeskirjade juurde

föderaalkogudes

täidesaatev võim

SCROLL

KOHUSTUSLIK TEAVE KASUTATUD DOKUMENTIDE KOHTA

ELEKTROONIKA RAAMATUPIDAMIS- JA OTSIVAD DOKUMENDID

FEDERAALTE TÄITEVASUTUSTE DOKUMENTIDE Voog

Muutuvate dokumentide loetelu

(muudetud direktiiviga Resolutsioonid Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 N 356)

2. Adressaat

3. Dokumendile alla kirjutanud isiku amet, perekonnanimi ja initsiaalid

4. Dokumendi tüübi nimi

5. Dokumendi kuupäev

6. Dokumendi registreerimisnumber

7. Dokumendi kättesaamise kuupäev

8. Saabuva dokumendi registreerimisnumber

9. Teave seotud dokumendid (dokumendi tüübi nimi, kuupäev, registreerimisnumber, ühenduse tüüp)

10. Teksti pealkiri ( kokkuvõte dokument)

12. Teave dokumentide edastamise kohta

13. Põhidokumendi lehtede arv

14. Taotlusmärk (taotluste arv, taotluslehtede koguarv)

15. Juhised dokumendi täitmiseks (täitja, korraldus, täitmise kuupäev)

16. Kontrollimärk

17. Juurdepääsu piiramise riba

18. Teave elektroonilise allkirja kohta

19. Elektroonilise allkirja kontrollimine

20. Jaoskond - dokumendi vastutav täitja

21. Elektroonilised dokumendifailid (failide arv, failinimed)

(punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 07.09.2011 otsused nr 751, dateeritud 26.04.2016 nr 356)

I. Üldsätted

Need reeglid kehtestavad föderaalsetes täitevorganites ühtse kontoritöö korra.

Neid reegleid ei kohaldata riigisaladust sisaldavate dokumentidega töö korraldamisel.

Föderaalne täitevorgan töötab nende eeskirjade alusel, võttes arvesse oma tegevuse tingimusi ja spetsiifikat, kontoritöö juhendi, mille kinnitab föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas.


II. Mõisted ja mõisted
()

1. Nendes eeskirjades kasutatakse järgmisi termineid ja määratlusi:

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   "Dokumenteerimine" - teabe fikseerimine materiaalsetele andmekandjatele ettenähtud viisil;

   "Kontoritöö" - tegevused, mis tagavad ametlike dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise föderaalsetes täitevorganites;

   "Dokument" - riigiorgani, kohaliku omavalitsusorgani, juriidilise isiku või üksikisiku loodud ametlik dokument, mis on koostatud vastavalt kehtestatud korrale ja lisatud föderaalse täitevorgani dokumendivoogu;

   "Töövoog" - dokumentide liikumine nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise lõpetamiseni, juhtumi paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

   "Dokumendi üksikasjad" - dokumendi element, mis on vajalik selle registreerimiseks ja sellega töö korraldamiseks;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Originaaldokument - dokumendi esimene või ainus koopia;

   "Dokumendi koopia" - dokument, mis kordab täielikult originaaldokumendi teavet ja selle väliseid tunnuseid, millel puudub seaduslik jõud;

   "Dokumendi registreerimine" - dokumendile registreerimisnumbri määramine, dokumendi kohta teabe sisestamine registreerimis- ja raamatupidamisvormile;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   "Juhtumite nomenklatuur" - süstematiseeritud juhtumipäiste loetelu koos nende säilitusajaga;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   "Juhtum" - föderaalse täitevorgani ühe teema või tegevusvaldkonnaga seotud dokumentide kogum või eraldi dokument;

   Kontoritöö - struktuuriüksus, kellele on usaldatud kontoritöö pidamise ülesanded, samuti isikud, kes vastutavad kontoritöö eest muudes struktuuriüksustes;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Dokumendi elektrooniline koopia - elektroonilisel kujul loodud dokumendi koopia;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   see lõik ei kehti enam. - ;

   "Elektrooniline dokumendihaldussüsteem" - automatiseeritud infosüsteem, mis pakub elektrooniliste dokumentide ja dokumentide elektrooniliste koopiate loomist, nende haldamist, säilitamist ja neile juurdepääsu, samuti dokumentide registreerimist;

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   "Elektrooniline dokumendivoog" - infosüsteemi kasutav dokumendivoog.

   ()

   Muud nendes reeglites kasutatud mõisted vastavad Vene Föderatsiooni õigusaktides määratletud mõistetele.

   (lõige lisati Vene Föderatsiooni valitsuse 07.09.2011 määrusega nr 751)
   

   III. Dokumentide loomine föderaalses täitevorganis

2. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid koostatakse vormidele, A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedele või elektrooniliste dokumentidena ja neil peavad olema kindlaksmääratud üksikasjad, nende asukoht ja kujundus.

   Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja detailide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi alusel. Nurgavaliku korral asuvad vormi rekvisiidid lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalises variandis asuvad vormi detailid lehe keskosas piki ülemist veerist.

   Elektrooniliste dokumentide haldussüsteemis elektrooniliste dokumentide loomisel kasutatakse elektroonilisi dokumendimalle.

   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Igal dokumendilehel, nii tähe- kui ka tavalisele paberilehele, peab olema servadega vähemalt 20 mm - vasakul, 10 mm - paremal, 20 mm - üleval ja 20 mm - all.

   Vormide näidised ja dokumentide elektroonilised mallid kinnitab föderaalse täitevorgani juht.

   (lk 8 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide rekvisiidid on:

   a) Vene Föderatsiooni riigimärk;

   b) föderaalse täitevorgani nimi;

   c) föderaalse täitevorgani struktuuriüksuse nimi;

   d) ametinimetus;

   e) viiteandmed föderaalse täitevorgani kohta;

   f) dokumendi liigi nimi;

   g) dokumendi kuupäev;

   h) dokumendi registreerimisnumber;

   j) dokumendi koostamise (avaldamise) koht;

   k) dokumendile juurdepääsu piirav tempel;

   l) adressaat;

   m) dokumendi kinnitamise tempel;

   o) juhised dokumendi täitmiseks (resolutsioon);

   o) teksti pealkiri;

   p) dokumendi tekst;

   c) kontrollmärk;

   r) taotlusmärk;

   y) allkiri;

   t) märk elektroonilisele allkirjale;

   x) dokumendi kinnitamise tempel;

   h) trükkimine;

   w) märge koopia tõestamise kohta;

   y) esineja märk;

   e) märk dokumendi täitmise kohta ja selle suund juhtumis;

   y) märk dokumendi kättesaamisel;

   (lk 9 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle tüübi ja eesmärgi järgi.

   Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse föderaalse täitevorgani volitatud ametniku viisaga. Föderaalses täitevorganis koos teiste valitsusasutuste ja organisatsioonidega loodud dokumendi kinnitamine vormistatakse kinnituspitseriga (leht), protokolliga või kinnituskirjaga.
   

   IV. Föderaalses täitevorganis dokumentide voo korraldamise nõuded

3. Föderaalse täitevorgani dokumendivoolus eristatakse järgmisi dokumendivooge:

   a) sissetulevad dokumendid (saabuvad);

   b) saadetud dokumendid (väljaminevad);

   c) sisedokumentatsioon.

   Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine posti-, kuller- ja telekommunikatsiooni teel.

   Föderaalses täidesaatvas asutuses saadud dokumendid töödeldakse esmakordselt, registreeritakse, võetakse esialgselt läbi, antakse juhtkonnale üle arutamiseks, antakse üle täitjatele ja pärast täitmist pannakse failidesse.

   Vastuvõetud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide üleandmise õigsuse ning dokumentide ja nende manuste kättesaadavuse kontrollimist, samuti dokumentide jaotamist registreeritud ja mitteregistreeritavateks.

   Vastuvõetud ja loodud dokumentide registreerimine toimub kättesaamise, loomise (allkirjastamise või kinnitamise) päeval või järgmisel tööpäeval, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei sätesta teisiti.

   (lk 16 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Kaotatud. - Vene Föderatsiooni valitsuse 26. aprilli 2016 määrus nr 356.

   Kantselei juhtimisteenistus annab registreeritud dokumendid üle arutamiseks föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele föderaalse täitevorgani ametnikele.

   Kontorikorralduse teenus edastab täitjatele dokumendid või nende koopiad koos täitmisjuhistega (resolutsioonid).

   (lk 18 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Dokumendi originaal saadetakse föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele, kes vastutab dokumendi täitmise eest. Kui esitajaid on mitu, antakse dokumendi originaal üle struktuuriüksusele, mis on vastutav esitaja, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.

   Kui töövõtjal on elektroonilises dokumendihaldussüsteemis juurdepääs dokumendi elektroonilisele koopiale, võib originaaldokument jääda tehnilises teenistuses, kui see on föderaalse täitevorgani kantselei juhistega kindlaks tehtud.

   (lõige kehtestati Vene Föderatsiooni valitsuse 26. aprilli 2016 määrusega nr 356)

   Pärast föderaalse täitevorgani juhi või mõne muu volitatud isiku allkirjastamist edastatakse dokumendid registreerimiseks ja lähetamiseks kontorijuhtimisteenistusele.

   (lk 20 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Dokumendihaldusteenus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust postitusloendile. Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.

   Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.

   Dokumentide edastamine föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste vahel toimub kontoritöö teenuse kaudu.

   Föderaalses täitevorganis peab kontorihaldusteenistus sissetulevate, loodud ja saadetud dokumentide arveid. Andmed dokumentide arvu kohta võetakse kokku, neid analüüsitakse büroo juhtimisteenistuse poolt ja esitatakse föderaalse täitevorgani juhile tema määratud viisil.

   Dokumentide registreerimiseks ja otsimiseks föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse lisa kohaselt kohustuslikku teavet dokumentide kohta. Täiendavat teavet dokumentide kohta võib kasutada föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.
   

   V. Föderaalse täitevorgani dokumentaalkogu

4. Föderaalne täitevorgan:

   a) moodustab oma tegevuse käigus loodud dokumentidest dokumendifondi;

   b) töötab välja ja kinnitab kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas oma tegevuse, samuti sellele alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu, näidates ära nende säilitamisajad;

   c) töötab välja ja kiidab heaks föderaalse täitevorgani loodud dokumentide ühtse vormi mallide albumi.

   (nn. "C" kehtestati Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 määrusega nr 356)

   Föderaalse täitevorgani dokumendifondi moodustamist viib läbi kontorijuhtimisteenistus, koostades kohtuasjade nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumeid, tagades nende turvalisuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi.

   Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:

   a) selle on koostanud kontorijuhtimisteenistus struktuuriliste jaotuste juhtumite nomenklatuuri alusel;

   b) see kiidetakse heaks pärast föderaalse täitevorgani juhi nõusolekut föderaalse täitevorgani juhiga hiljemalt jooksva aasta lõpus ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuarist;

   c) kord 5 aasta jooksul kooskõlastatakse see föderaalse arhiivi ekspertide ja kontrollkomisjoniga, kellele antakse föderaalse täitevorgani tegevuse käigus moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid alaliseks säilitamiseks;

   d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokkuleppel föderaalse osariigi arhiivi ekspertiisikomisjoniga.

   Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri sektsioonide nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriosakondade nimed.

   Juhtumid moodustatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja nende jaotamise (rühmitamise) põhimõtetele vastavalt alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite, sealhulgas personaliga seotud juhtumite ja ajutiste (kuni 10 aasta) juhtumite osas kaasa arvatud) ladustamine.

   Juhtumeid alates nende moodustamise päevast kuni nende üleandmiseni föderaalse täitevorgani arhiivi või hävitamiseks hoitakse nende moodustamise kohas struktuuriüksustes.

   Juhtumid antakse ajutiselt kasutamiseks struktuuriosakondade töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud ajaks ja pärast selle kehtivuse lõppemist tuleb nad tagasi saata.

   Teistele riigiasutustele ja organisatsioonidele antakse juhtumid välja nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema kontoritöö eest vastutava asetäitja loal.

   Dokumentide tagasivõtmine püsivalt säilitatavatest failidest on erandjuhtudel lubatud ja see toimub föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes toimikusse kehtestatud korras kinnitatud dokumendi koopia ja akti originaali väljastamise põhjuste kohta.

   Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamisperioodi juhtumid kantakse föderaalse täitevorgani arhiivi mitte varem kui 1 aasta ja mitte hiljem kui 3 aastat pärast kohtuasjade lõpetamist kantseleiteenistuse poolt. Juhtumite ülekandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusperioodi juhtumite loetelude ja töötajate toimikute põhjal, mis on moodustatud föderaalse täitevorgani struktuuriosakondades. Ajutise (kuni 10-aastase) säilitusajaga juhtumeid ei kanta föderaalse täitevorgani arhiivi ja pärast säilitamistähtaja möödumist need hävitatakse kehtestatud korras.

   (lk 34 muudetud kujul. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

   Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelude koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.

   Märge.
   Juhtumite nomenklatuuri koostamise ja juhtumite loendite koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutiste säilitustoimikute hävitamisega seotud küsimuste kohta vaata "Organisatsioonide arhiivide põhireeglid" (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002), dokumentide haldamise reeglid föderaalsetes täitevorganites. , heaks kiidetud Kinnitatud on Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrus nr 477, Vene Föderatsiooni Arhiivifondist pärit dokumentide ja muude valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad. Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 määrus nr 526.

   Juhtumite ja juhtumite nomenklatuuri koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise, samuti ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiivinduse valdkonnas.
   

   Vi. Elektrooniliste dokumentidega töötamise tunnused föderaalses täitevorganis
   (punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

5. Elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

   Elektrooniline dokument tuleb koostada vastavalt kontoritöö üldreeglitele ja sellel peavad olema paberkandjal sarnase dokumendi jaoks vajalikud rekvisiidid, välja arvatud rekvisiit "Vene Föderatsiooni riigimärk".

   Föderaalne täitevorgan kasutab elektroonilisi dokumente (ilma paberkandjal eeldokumentideta) ja dokumentide elektroonilisi koopiaid.

   Föderaalses täitevorganis loodud elektrooniliste dokumentide koosseis on kehtestatud dokumentide loeteluga, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide vormis, mis on välja töötatud föderaalse arhiiviameti soovituste alusel.

   Dokumentide loetelu, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide vormis, kinnitab selle föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse arhiiviametiga.

   Riigiasutustele ja kohalikele omavalitsustele saadetud elektroonilistele dokumentidele kirjutatakse alla föderaalse täitevorgani ametniku täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga vastavalt Föderaalseadus "Elektroonilise allkirja kohta".

   Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib kasutada toimingute kinnitamiseks elektrooniliste dokumentidega meetodeid, milles vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta" kasutatakse muud tüüpi elektroonilisi allkirju.

   Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmist ja saatmist teostab kontorijuhtimisteenistus.

   Pärast elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide saamist kontrollib kantselei amet elektroonilise allkirja kehtivust.

   Pärast elektrooniliste dokumentide lisamist elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi luuakse dokumendi kohta registreerimis- ja raamatupidamisandmed, mis tagavad dokumendihalduse, sealhulgas selle otsimise, juurdepääsu dokumendile, kontrolli, säilitamise, kasutamise ja muud andmed.

   Föderaalses täitevorganis loodud ja (või) föderaalse täitevorgani poolt paberil vastu võetud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis koos sellise dokumendi elektroonilise koopia loomisega selles.

   Elektrooniliste dokumentide registreerimine ja raamatupidamine toimub föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

   Elektroonilised dokumendid vormistatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile elektroonilisteks failideks.

   Juhtumite nomenklatuur näitab, et juhtum viiakse läbi elektroonilisel kujul, mis on märgitud juhtumi pealkirjas või veerus "Märkus".

   Pärast nende täitmist või saatmist säilitatakse elektroonilisi dokumente vastavalt kehtestatud korrale föderaalse täitevorgani infosüsteemides perioodidel, mis on ette nähtud samalaadsete dokumentide jaoks paberkandjal.

   Pärast elektrooniliste dokumentide säilitamiseks kehtestatud tähtaegade lõppemist hävitatakse need föderaalse täitevorgani juhi poolt heaks kiidetud akti alusel.

rakendus
kantselei eeskirjade juurde
föderaalkogudes
täidesaatev võim

Nõutava teabe loetelu dokumentide kohta,
raamatupidamises ja otsingus kasutatavad dokumendid
elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides
föderaalsed täidesaatvad võimud

(punases. Vene Föderatsiooni valitsuse 26.04.2016 otsused nr 356)

1. Dokumendile alla kirjutanud isiku amet, perekonnanimi ja initsiaalid

   Dokumendi tüübi nimi

   Dokumendi kuupäev

   Dokumendi registreerimisnumber

   Dokumendi kättesaamise kuupäev

   Saabuva dokumendi registreerimisnumber

   Teave seotud dokumentide kohta (dokumendi tüübi nimi, kuupäev, registreerimisnumber, ühenduse tüüp)

   Teksti pealkiri (dokumendi kokkuvõte)

   Juhtumite indeks juhtumite nomenklatuuri järgi

   Teave dokumentide edastamise kohta

   Põhidokumendi lehtede arv

   Rakenduse silt (taotluste arv, taotluslehtede koguarv)

   Juhised dokumendi täitmiseks (täitja, korraldus, täitmise kuupäev)

   Kontrollimärk

   Juurdepääsu piiramise riba

   Elektroonilise allkirja teave

   Elektroonilise allkirja kontrollimine

   Osakond - dokumendi vastutav täitja

"Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite kinnitamine"

Väljaanne 26.06.2016 - kehtib alates 06.06.2016

 Kuva muudatused

VENEMAA FÖDERATSIOONI VALITSUS

RESOLUTSIOON
kuupäevaga 15. juuni 2009, N 477

FEDERIAALSETE TÖÖJÕUETTEVÕTETE TOOTMISE EESKIRJADE TUNNUSTAMINE

alates 07.09.2011 N 751 , of 26.06.2016 N 356)

1. Kinnitada lisatud kontoritöö reeglid föderaalsetes täitevorganites.

2. Selgitage Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. aasta määrusega N 30 heaks kiidetud föderaalsete täitevorganite koostoimimise näidisreeglite punkti 11.1 (Vene Föderatsiooni koondatud õigusaktid, 2005, N 4, artikkel 305; 2009, N 12, artikkel 1429). , järgmises väljaandes:

"11.1. Kontoritöö föderaalsetes täitevorganites toimub vastavalt föderaalsetes täitevorganites töötamise eeskirjadele, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta otsusega N 477. Nende eeskirjade alusel föderaalsed täitevorganid kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiiviasjade valdkonnas annavad nad välja juhiseid kontoritööks. "

3. Punktide ülevaade 2.38 ja 2.39 Föderaalsete täitevorganite sisemise korralduse näidismäärused, mille Venemaa Föderatsiooni valitsus kiitis heaks 28. juulil 2005 N 452 (Vene Föderatsiooni kogutud õigusaktid, 2005, N 31, artikkel 3233), järgmises väljaandes:

"2.38. Kontoritöö föderaalses täitevorganis toimub vastavalt föderaalsetes täitevorganites töötamise eeskirjadele, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse poolt 15. juunil 2009 N 477. Nende reeglite alusel on föderaalne täitevorgan kokkuleppel föderaalse täitevorganiga. avaldab arhiivivaldkonnas kontoritöö juhiseid.

Töö salajaste dokumentide, šifriga telegrammide, muude piiratud juurdepääsuga dokumentidega, samuti piiratud juurdepääsuga salajase ja muu teabe töötlemine toimub vastavalt erijuhistele.

2,39. Bürootöö korraldamist ja juhtimist föderaalses täitevorganis teostavad föderaalse täitevorgani struktuuriüksused, kellele on usaldatud büroo juhtimisfunktsioonid, samuti föderaalse täitevorgani teistes struktuuriüksustes kontorikorralduse eest vastutavad isikud. "

4. Enne 1. jaanuari 2010 kiidab föderaalne arhiiviamet heaks metoodilised soovitused föderaalsetes täitevorganites kontoritöö juhiste väljatöötamiseks.

peaminister
Venemaa Föderatsioon
V. PUTIN

HEAKSKIIDETUD
Valitsuse määrus
Venemaa Föderatsioon
kuupäevaga 15. juuni 2009, N 477

MÄÄRUSED
ETTEVÕTETE TOOTMINE FÖDERITEERIMISKORRAS

(muudetud RF valitsuse otsustega alates 07.09.2011 N 751 , of 26.06.2016 N 356)

I. Üldsätted

1. Need reeglid kehtestavad föderaalsetes täitevorganites ühtse kontoritöö korra.

2. Neid reegleid ei kohaldata riigisaladust sisaldavate dokumentidega töö korraldamisel.

3. Föderaalne täitevorgan töötab nende eeskirjade alusel, võttes arvesse oma tegevuse tingimusi ja spetsiifikat, kontoritöö juhendi, mille kinnitab föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas.

II. Mõisted ja mõisted of 26.06.2016 N 356)

4. Käesolevates eeskirjades kasutatakse järgmisi termineid ja määratlusi: (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

"dokumentatsioon" - teabe fikseerimine materjalikandjatel ettenähtud viisil;

"kontoritöö" - tegevused, mis tagavad ametlike dokumentide loomise ja nendega töö korraldamise föderaalsetes täitevorganites;

dokument - riigiorgani, kohaliku omavalitsusorgani, juriidilise isiku või üksikisiku loodud ametlik dokument, mis on koostatud kehtestatud korras ja lisatud föderaalse täitevorgani dokumendiringlusesse;

töövoog - dokumentide liikumine nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise lõpetamiseni, juhtumi paigutamiseni ja (või) saatmiseni;

dokumendi atribuut - dokumendielement, mis on vajalik selle registreerimiseks ja sellega töö korraldamiseks; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

originaaldokument - dokumendi esimene või ainus koopia;

dokumendi koopia - dokument, mis kordab täielikult originaaldokumendi teavet ja selle väliseid tunnuseid, millel puudub seaduslik jõud;

dokumendi registreerimine - dokumendile registreerimisnumbri määramine, dokumendi kohta teabe sisestamine registreerimis- ja raamatupidamisvormi; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

"kohtuasjade nomenklatuur" - süstematiseeritud juhtumipäiste loetelu koos nende säilitusajaga; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

"juhtum" - dokumentide kogum või eraldi dokument, mis on seotud föderaalse täitevorgani ühe teema või tegevusvaldkonnaga;

kontoritöö - struktuuriüksus, kellele on usaldatud arvepidamise ülesanded, samuti isikud, kes vastutavad arvepidamise eest teistes struktuuriüksustes; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

dokumendi elektrooniline koopia - elektroonilisel kujul loodud dokumendi koopia; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

Lõige 14 - kaotatud. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

elektrooniline dokumendihaldussüsteem - automatiseeritud infosüsteem, mis pakub elektrooniliste dokumentide ja dokumentide elektrooniliste koopiate loomist, nende haldamist, säilitamist ja neile juurdepääsu, samuti dokumentide registreerimist; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

"elektrooniline dokumendivoog" - infosüsteemi kasutav dokumendivoog. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega alates 07.09.2011 N 751)

Muud nendes reeglites kasutatud mõisted vastavad Vene Föderatsiooni õigusaktides määratletud mõistetele. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega alates 07.09.2011 N 751)

III. Dokumentide loomine föderaalses täitevorganis

5. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid koostatakse vormidele, A4-formaadis (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedele või elektrooniliste dokumentidena ning neil peavad olema kindlaksmääratud üksikasjad, nende asukoht ja registreerimine.

6. Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja rekvisiitide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi alusel. Nurgavaliku korral asuvad vormi rekvisiidid lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalises variandis asuvad vormi detailid lehe keskosas piki ülemist veerist.

Elektrooniliste dokumentide haldussüsteemis elektrooniliste dokumentide loomisel kasutatakse elektroonilisi dokumendimalle. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

7. Igal dokumendilehel, nii tähe- kui ka tavalisele paberilehele, peab olema servadega vähemalt 20 mm - vasakul, 10 mm - paremal, 20 mm - üleval ja 20 mm - all.

8. Vormide näidised ja dokumentide elektroonilised mallid kinnitab föderaalse täitevorgani juht. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

9. Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide rekvisiidid on: (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

a) Vene Föderatsiooni riigimärk; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

b) föderaalse täitevorgani nimi; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

c) föderaalse täitevorgani struktuuriüksuse nimi; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

d) ametinimetus; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

e) viiteandmed föderaalse täitevorgani kohta; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

f) dokumendi liigi nimi; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

g) dokumendi kuupäev; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

h) dokumendi registreerimisnumber; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

i) viide saabuva dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

j) dokumendi koostamise (avaldamise) koht; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

k) dokumendile juurdepääsu piirav tempel; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

l) adressaat; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

m) dokumendi kinnitamise tempel; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

o) juhised dokumendi täitmiseks (resolutsioon); (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

o) teksti pealkiri; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

p) dokumendi tekst; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

c) kontrollmärk; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

r) taotlusmärk; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

y) allkiri; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

t) märk elektroonilisele allkirjale; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

x) dokumendi kinnitamise tempel; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

v) viisa; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

h) trükkimine; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

w) märge koopia tõestamise kohta; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

y) esineja märk; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

e) märk dokumendi täitmise kohta ja selle suund juhtumis; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

y) märk dokumendi kättesaamisel; (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

10. Dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle tüübi ja eesmärgi järgi.

11. Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse föderaalse täitevorgani volitatud ametniku viisaga. Föderaalses täitevorganis koos teiste valitsusasutuste ja organisatsioonidega loodud dokumendi kinnitamine vormistatakse kinnituspitseriga (leht), protokolliga või kinnituskirjaga.

IV. Föderaalses täitevorganis dokumentide voo korraldamise nõuded

12. Föderaalse täitevorgani dokumendivoolus eristatakse järgmisi dokumendivooge:

a) sissetulevad dokumendid (saabuvad);

b) saadetud dokumendid (väljaminevad);

c) sisedokumentatsioon.

13. Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine posti-, kuller- ja telekommunikatsiooni teel.

14. Föderaalses täidesaatvas asutuses saadud dokumendid töödeldakse esmakordselt läbi, registreeritakse, võetakse esialgselt läbi, antakse juhtkonnale üle arutamiseks büroohaldusteenistuses, antakse üle täitjatele ja pärast täitmist pannakse toimikutesse.

15. Vastuvõetud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide üleandmise õigsuse ning dokumentide ja neile lisatud manuste kättesaadavuse kontrollimist, samuti dokumentide jaotamist registreeritud ja registreerimisele mittekuuluvateks.

16. Vastuvõetud ja loodud dokumentide registreerimine toimub kättesaamise, loomise (allkirjastamise või kinnitamise) päeval või järgmisel tööpäeval, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei sätesta teisiti. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

17. Klausel ei kehti enam. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

18. Kontorihaldusteenistus annab registreeritud dokumendid üle arutamiseks föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele föderaalse täitevorgani ametnikele. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

Kontorikorralduse teenus edastab täitjatele dokumendid või nende koopiad koos täitmisjuhistega (resolutsioonid). (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

19. Algdokument saadetakse föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele, kes vastutab dokumendi täitmise eest. Kui esitajaid on mitu, antakse dokumendi originaal üle struktuuriüksusele, mis on vastutav esitaja, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.

Kui töövõtjal on elektroonilises dokumendihaldussüsteemis juurdepääs dokumendi elektroonilisele koopiale, võib originaaldokument jääda tehnilises teenistuses, kui see on föderaalse täitevorgani kantselei juhistega kindlaks tehtud. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

20. Pärast föderaalse täitevorgani juhi või mõne muu volitatud isiku allkirjastamist edastatakse dokumendid registreerimiseks ja lähetamiseks kantselei juhtimisteenusele. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

21. Arhivaalide haldusteenistus kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi eksemplaride arvu vastavust postitusloendile. Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.

22. Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.

23. Dokumentide edastamine föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste vahel toimub kontoritöö teenuse kaudu.

24. Föderaalses täitevorganis peab kontoritöö talitus sissetulevate, koostatud ja saadetud dokumentide üle arvestust. Andmed dokumentide arvu kohta võetakse kokku, neid analüüsitakse büroo juhtimisteenistuse poolt ja esitatakse föderaalse täitevorgani juhile tema määratud viisil.

25. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide salvestamiseks ja otsimiseks kasutatakse vastavalt lisale dokumentide kohta kohustuslikku teavet. Täiendavat teavet dokumentide kohta võib kasutada föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

V. Föderaalse täitevorgani dokumentaalkogu

26. Föderaalne täitevorgan:

a) moodustab oma tegevuse käigus loodud dokumentidest dokumendifondi;

b) töötab välja ja kinnitab kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiivinduse valdkonnas oma tegevuse, samuti sellele alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu, näidates ära nende säilitamisajad.

c) töötab välja ja kiidab heaks föderaalse täitevorgani loodud dokumentide ühtse vormi mallide albumi. (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

27. Föderaalse täitevorgani dokumendifondi moodustamist korraldab kontorijuhtimisteenistus, koostades kohtuasjade nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumeid, tagades nende turvalisuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi.

28. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:

a) selle on koostanud kontorijuhtimisteenistus struktuuriüksuste jaotuste juhtumite nomenklatuuri alusel;

b) see kiidetakse heaks pärast föderaalse täitevorgani juhi nõusolekut föderaalse täitevorgani juhiga hiljemalt jooksva aasta lõpus ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuarist;

c) kord 5 aasta jooksul kooskõlastatakse see föderaalse arhiivi ekspertide ja kontrollkomisjoniga, kellele antakse föderaalse täitevorgani tegevuse käigus moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid alaliseks säilitamiseks;

d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokkuleppel föderaalse osariigi arhiivi ekspertiisikomisjoniga.

29. Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri osade nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste nimed.

30. Juhtumid moodustatakse vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja jaotamise (rühmitamise) põhimõtetele vastavalt alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite, sealhulgas personaliga seotud juhtumite ja ajutiste (kuni 10 aastat (kaasa arvatud) ladustamine.

31. Juhtumeid alates nende moodustamise päevast kuni üleandmiseni föderaalse täitevorgani arhiivi või hävitamiseks hoitakse struktuuriüksustes nende moodustamise kohas.

32. Juhtumid antakse ajutiselt kasutamiseks struktuuriosakondade töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud perioodiks ja pärast selle kehtivusaja lõppemist tuleb need tagasi saata.

Teistele riigiasutustele ja organisatsioonidele antakse juhtumid välja nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema kontoritöö eest vastutava asetäitja loal.

33. Dokumentide tagasivõtmine alaliselt säilitatavatest toimikutest on erandjuhtudel lubatud ja see toimub föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes toimikusse kehtestatud korras kinnitatud dokumendi koopia ja akti originaali väljastamise põhjuste kohta.)

35. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelude koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.

36. Juhtumite nomenklatuuri koostamise ja juhtumite loetelude koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiveerimise valdkonnas.

Vi. Elektrooniliste dokumentidega töötamise tunnused föderaalses täitevorganis (muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

37. Elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

38. Elektrooniline dokument tuleb koostada vastavalt kontoritöö üldreeglitele ja sellel peavad olema paberkandjal sarnase dokumendi jaoks vajalikud rekvisiidid, välja arvatud rekvisiit "Vene Föderatsiooni riigimärk".

Föderaalne täitevorgan kasutab elektroonilisi dokumente (ilma paberkandjal eeldokumentideta) ja dokumentide elektroonilisi koopiaid.

39. Föderaalses täitevorganis loodud elektrooniliste dokumentide koosseis on kehtestatud dokumentide loeteluga, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide kujul, mis on välja töötatud föderaalse arhiiviameti soovituste alusel.

Dokumentide loetelu, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisemise tegevuse korraldamisel eranditult elektrooniliste dokumentide vormis, kinnitab selle föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse arhiiviametiga.

40. Riigiasutustele ja kohalikele omavalitsusorganitele saadetud elektroonilistele dokumentidele kirjutatakse alla vastavalt föderaalse täitevorgani ametniku täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga seadusega "Elektroonilise allkirja kohta".

41. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib kasutada toimingute kinnitamiseks elektrooniliste dokumentidega meetodeid, milles vastavalt liidu föderaalsele süsteemile kasutatakse muud tüüpi elektroonilisi allkirju. seadusega "Elektroonilise allkirja kohta".

42. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmist ja saatmist teostab kontorijuhtimisteenistus.

43. Pärast elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide saamist kontrollib kantselei kantselei elektroonilise allkirja kehtivust.

44. Pärast elektrooniliste dokumentide lisamist elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi luuakse dokumendi kohta registreerimis- ja raamatupidamisandmed, mis pakuvad dokumendihaldust, sealhulgas selle otsimist, juurdepääsu dokumendile, kontrolli, säilitamist, kasutamist ja muid andmeid.

45. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendid ja (või) föderaalse täitevorgani poolt paberkandjal saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, luues sellisest dokumendist elektroonilise koopia.

46. \u200b\u200bElektrooniliste dokumentide registreerimine ja raamatupidamine toimub föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

47. Elektroonilised dokumendid vormistatakse elektroonilisteks failideks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile.

Juhtumite nomenklatuur näitab, et juhtum viiakse läbi elektroonilisel kujul, mis on märgitud juhtumi pealkirjas või veerus "Märkus".

(muudetud Vene Föderatsiooni valitsuse otsustega of 26.06.2016 N 356)

2. Adressaat

3. Dokumendile alla kirjutanud isiku amet, perekonnanimi ja initsiaalid

4. Dokumendi tüübi nimi

5. Dokumendi kuupäev

6. Dokumendi registreerimisnumber

7. Dokumendi kättesaamise kuupäev

8. Saabuva dokumendi registreerimisnumber

9. Teave seotud dokumentide kohta (dokumendi liigi nimi, kuupäev, registreerimisnumber, teatise liik)

10. Teksti pealkiri (dokumendi kokkuvõte)

12. Teave dokumentide edastamise kohta

13. Põhidokumendi lehtede arv