NSA riigiarhiivide süsteem. Teaduslik teateaparaat arhiivi dokumentide jaoks. Uurige selle arengut

Igas arhiivis on teadusandmete aparaat (NSA) salvestatud dokumentide salvestamiseks, otsimiseks ja kasutamiseks. Erinevad NSA tüübid ja tüübid on arhiiviteatmete süsteem. Arhiivide teatmik on teabeotsimissüsteem, milles arhiividokumentide kohta teavet otsitakse käsitsi. NSA süsteem koosneb kõigi riigiarhiivide teadus- ja teateaparaatide kompleksidest, samuti arhiividevahelistest teatmeteostest, automatiseeritud teabeotsimissüsteemidest (AIPS) ja praktikas aktsepteeritud infodokumentide arhiividest.

SNSA sisaldab teatmikke, mis täidavad raamatupidamise ja kontrolli ning teabe otsimise funktsioone. Esimesse rühma kuulub arhiivi laekumiste register; arhiivifondide loetelu; fondileht; juhtumite loetelu. Teise rühma kuuluvad: aktsiakataloogid; teatmik, temaatiline juhend, arhiivifondide lühijuhend; inventari (de) nimistu register; kataloogid; juhtumite loetelu; temaatilised ja aktsiaülevaated; temaatiline register juhtumiteks (dokumendid); populaarteaduslikud väljaanded; infokirjad; temaatiline loetelu; arhiiviviited (temaatilise või bibliograafilise iseloomuga).

Teabeotsingusüsteemide (ISS) väljatöötamisel tuleks arvestada juba olemasolevate ja seadmes töötavate järjepidevusega. valitsuse kontrollitud teadusliku ja tehnilise teabe süsteemid.

Konkreetse riigiarhiivi NSA süsteemi koosseis määratakse kindlaks selle dokumentide koostise ja sisu, nende kasutamise intensiivsuse ja olemuse järgi. Seega järgib diferentseeritud lähenemist NSA süsteemi loomisele igas arhiivis, NSA väljatöötamisel iga fondi jaoks.

Mis tahes arhiivi NSA süsteem peab sisaldama teavet järgmistel tasanditel: fond-juhtum-dokument.

Arhiividevahelised kataloogid pakuvad teavet fondi tasemel, kuid erineval skaalal: Venemaa Föderatsiooni Keskarhiiv kogu riigile, samuti kataloog nagu Venemaa Föderatsiooni Riigiarhiivi juhend, vabariikide ja muude piirkondade fondide kataloogid ning sarnased kataloogid - vastavalt piirkonniti.

Temaatilised juhendid, näpunäited, ülevaated pakuvad teavet järgmistel tasanditel: fond-juhtum-dokument. Fondidevahelised kataloogid pakuvad teavikute otsimist ühest arhiivist. Arhiivifondi indeks võimaldab otsida konkreetset fondi ja annab teavet fondi tasandil.

Arhiivifondi juhend sisaldab omadusi või lühike teave süsteemselt korraldatud vahendite kohta; annab teavet fondi kohta ning tutvub arhiivi koosseisu ja sisuga ning selles hoitavate fondidega. Arhiivifondide lühijuhend sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondide nimedest koos nende kohta käivate viiteandmetega (dokumentide olemasolu kuupäevad, maht ja tähtajad), toimib juhendina, annab teavet fondi tasandil.

NSA süsteemi kataloogide koosseis igas arhiivis ja riigis tervikuna luuakse AF RF-i dokumentide tõhusaks kasutamiseks, vajaliku teabe võimalikult kiireks otsimiseks ja raamatupidamiseks, et tagada teavet sisaldavate dokumentide ohutus.

Venemaa riigiarhiivide teadusliku võrdlusaparaadi (NSA) süsteemi täiustamine, mille eesmärk on pakkuda ühiskonnale usaldusväärset retrospektiivset dokumentaalset teavet, on endiselt üks peamisi ülesandeid. NSA toimimise tõhusus mis tahes riigiarhiivi dokumentide puhul sõltub otseselt nende dokumentide kirjeldamise tulemustest. Sel juhul mõistetakse kirjeldust ühelt poolt kui protsessi, mis muudab esmase dokumentaalse teabe (arhiividokumendid) teisest dokumentaalseks teabeks (arhiivikataloogid), ja teiselt poolt käsitletakse seda protsessi tulemusena, see tähendab teisese dokumentaalse teabena (arhiivkataloogide kogum) ).

Kirjeldamise käigus transformeeritakse kirjelduse objektis (dokument, toimik, fond) sisalduv teave (üldistatakse, tihendatakse) ja teisendatud kujul läheb kirjelduse objektist kaugemale, muutub NSA süsteemi elemendiks, hõivates rangelt konkreetne koht... Kirjeldus, mis toimib kirjeldusobjekti ja väliskeskkond, on aluseks dokumendi (või selle osa), kohtuasja (juhtumite rühm), fondi (fondide rühm), arhiivi (arhiivide rühm), Venemaa arhiivifondi kui terviku kohta teabe loomiseks; eri tüüpi ja tüüpi traditsiooniliste ja automatiseeritud võrdlusvahendite koostamise alus; arhiivi raamatupidamisdokumentide koostamise alus.

Kirjeldus viiakse läbi diferentseeritud lähenemisviisi alusel,

tuntud Vene arhiiviteaduses alates 1960. aastatest. Diferentseeritud lähenemise tekkimise ajendiks oli NSV Liidu GAU metoodiline kiri "NSV Liidu riigiarhiivide teadus- ja tugiaparaadi ühtsest süsteemist" 1965. aastal, milles sõnastati ühtse NSA süsteemi ülesehitamise põhimõtted, määrati selle koostis. Riigiarhiivi rahvusarhiivi ühtset süsteemi mõisteti kui "omavahel seotud arhiivide teatmike kompleksi, mis põhineb dokumentaalsete materjalide klassifitseerimise, kirjeldamise ja arvestuse ühtsetel meetoditel, paljastades nende materjalide koosseisu ja sisu fondides, arhiivides ja kogu NSV Liidu Riigiarhiivi fondis". Samal ajal pidi NSA süsteemi väljatöötamine käima nii olemasolevate teatmeteoste täiustamise kui ka uute loomise teel.

Ettepanek tehti "selleks, et õigesti määrata tööde järjekord, varude kvaliteedi paranemise vorm ja aste",

riigiarhiivid jagunevad tinglikult kategooriatesse ja kirjeldavad neid

a) elundifondidele riigivõim, juhtkond jms koostada inventuure, mis vastaksid kõigile riigiarhiivide töö eeskirja nõuetele;

b) tehaste, kõrgkoolide, kirjastuste jne fondidesse.

koostada inventuure, mis vastaksid raamatupidamise ja dokumentide põhisisu avalikustamise nõuetele;

c) koostada koolide, haiglate, ehitus- ja komplekteerimisosakondade ning muude massfondide loojate fondidesse inventuure, mis peavad vastama raamatupidamise ja sisu elementaarsele avalikustamisele esitatavatele nõuetele.

On teada, et arhiivifondid on heterogeensed nii koostise, dokumentide sisu kui ka säilitamise osas, mis tähendab, et neil on erinev infosisu. See võimaldas neid pidada erinevate kategooriate fondideks ja

nSA paranemine. Samal ajal mõisteti arhiivifondi kategooriat selle dokumentide erineva infosisu astmena, mis oli aluseks selle fondi jaoks teatud NSA loomisel.

teabe koosseis, üksikasjalikkuse tase.

Fondi infosisu ja selle kindlasse kategooriasse kuulumise taseme määramine viidi läbi järgmiste kriteeriumide abil:

dokumentaalse teabe mitmekülgsus (mis kuulub ettevõtte võimalikult suure hulga valdkondade hulka), fondi asjakohasus ja praktiline väärtus, selle säilitamise aste.

Kõik arhiivifondid jaotati tinglikult kolme kategooriasse. I kategooriasse kuulusid nii mitmekülgset, mitmepoolset teavet sisaldavaid fonde kui ka ainulaadseid fonde. Selliste fondide teadus- ja võrdlusaparaat pidi pakkuma intensiivset

dokumentide kasutamine kõige üksikasjalikumaks ja üksikasjalikumaks. Vähema infosisuga fondid määrati II kategooriasse, mistõttu esitati nõuded nende dokumentide kirjeldamiseks

rahalised vahendid olid erinevad, NSA oli lihtsam nii võrdlustööriistade komplekti kui ka kirjelduse sügavuse osas. TO fondid III kategooriasse kuulusid vähese infosisuga fondid, mille dokumentide sisu oli piiratud

üks teema. Nende kirjeldust on oluliselt lihtsustatud ja NSA koostis on väga piiratud.

Kaasaegsetes tingimustes arhiivide dokumentaalse teabe kirjeldus

põhineb endiselt diferentseeritud lähenemisviisil, mis ei piirdu konkreetse metoodika valimisega teatmeteoste koostamiseks ja täiustamiseks, nende jaoks viiteaparaadi koostise ja sisu määramiseks, fondide töö järjekorra määramiseks vastavalt nende infosisule jne. Diferentseeritud lähenemisviis arhiividokumentide kirjeldusele tänapäevastes tingimustes on moodustatud peamise, universaalse meetodina esmase dokumentaalse teabe ümberkujundamiseks, toimides järjekindlalt ja pidevalt selle töötlemise kõigis etappides, alustades dokumentide väärtuse uurimisest ja fondi omandamisest, juhtumite moodustamisest ja nende kirjeldamisest, inventuuride koostamisest; selle fondi kajastamine arhiivi raamatupidamisdokumentides pärast seda

aktsepteerimine riiklikuks säilitamiseks ja lõpuks - teabe kajastamine fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta erinevates viitevahendites koos iga teatmeteose kirjelduse vajaliku detailsusega.

Tuleb rõhutada, et kirjeldused igal tasandil (fond, juhtum,

dokument) omandavad tähenduse alles siis, kui neid on võimalik tuvastada, s.t. millal nende kuuluvus kinnitatakse

konkreetne arhiivifond. Kirjelduselementide koostise jaoks nõutav miinimum peaks sisaldama järgmist: kirjeldusüksuse otsingu (aadressi) andmed, selle nimi (pealkiri), kronoloogiline raamistik,

mahumõõdikud.

Kirjelduseüksuse tuvastamiseks arhiivifondi tasandil

(ühine arhiivifond, isikliku päritoluga arhiivifond,

arhiivikogu) kirjelduselementide koostis peaks sisaldama:

Arhiivifail (arhiivi lühend, fondi number);

Fondi nimi;

Asutamisdokumentide tähtajad;

Fondi maht (hoidlate arv).

Kirjelduse üksuse tuvastamiseks juhtumi tasandil (salvestusüksus) sisaldab kirjelduselementide koostis järgmist:

inventuuri number, juhtumi number);

Juhtumi pealkiri;

Juhtumi dokumentide tähtajad;

Juhtumi maht (korpuse lehtede arv).

Kirjelduse üksuse tuvastamiseks dokumendi tasemel peaks kirjelduse elementide koostis sisaldama järgmist:

Arhiivi šifr (arhiivi lühend, fondi number,

inventuuri number, juhtumi number, lehe (lehtede) number (numbrid);

Dokumendi pealkiri;

Dokumendi kuupäev;

Dokumendi maht (lehtede arv dokumendis).

Seega minimaalne nõutav kirjelduselementide komplekt, mis võimaldab teil üksuse vahel täielikku vastavust luua

kirjeldus ja selle arhiivikirjeldus on iga arhiiviteatmeteose üks kohustuslikke kirjelduselemente. Iga kirjeldus, olenemata tasemest, peab koosnema nõutavate elementide järjestatud komplektist. Nõutavate kirjelduselementide koosseisu määrab sihtmärk

selle võrdlustööriista eesmärk, mille jaoks see on koostatud. Arhiivide dokumentaalse teabe kirjelduse tänapäevane regulatsioon põhineb kirjelduselementide ühtlustamisel ja arengul

standardiseeritud, rangelt tellitud kirjeldus, mis on tingitud arvutitehnoloogia kasutuselevõtust arhiiviasutuste praktikas, vajadusest moodustada ühtne teave

ruumi.

Igas arhiivi kataloogis võib lisaks kohustuslikele ka vajadusel sisalduda intellektuaalsete hulgast täiendavaid kirjelduselemente.

Iga viidetüübi puhul peaks nõutavate kirjelduselementide komplekt olema rangelt korraldatud standardne

kirjelduse elementide kogum, mida saab hõlpsalt vormistada. Samuti tuleks tellida kirjelduse täiendavate elementide komplekt, kuigi kirjelduse intellektuaalseid elemente, mis sisaldavad enamasti semantilist kui formaalset teavet, on raskem vormistada.

Juhtumite registrid.

Inventuur on põhiline viide Venemaa Föderatsiooni koosseisu kuuluvate üksuste riigiarhiivides. Inventuur täidab kahte funktsiooni - raamatupidamine ja

teabe otsimine.

Inventarid koostatakse asutuste kontoritöös ja osakondade arhiivides. Millal riigiarhiivid saavad

kirjeldamata dokumendid, koostatakse nendes otse inventuurid.

Inventuur on NSA arhiivisüsteemi kohustuslik element. Andes teavet fondi toimikute koosseisu ja sisu kohta, muutub inventuur teisejärgulise teabe allikaks, aluseks muud tüüpi ja tüüpi arhiivide teatmeteoste loomiseks. Inventuuri põhjal saab koostada katalooge, juhendeid, indekse, ülevaateid. Inventuuride kvaliteet on määrav tingimus NSA süsteemi kuuluvate muud tüüpi ja tüüpi arhiivkataloogide loomiseks.

Inventuuri loomisel on tegemist kirjelduse objektiga. Inventuur on ühetasandiline kirjeldus. Mõnel juhul kirjeldus

juhtumi tasandil saab täiendada kirjeldusega dokumendirühma tasandil,

dokument või selle osa, kui pealkirja kohta on tehtud märkus. Inventuur sisaldab teavet ja pakub seda juhtumi tasandil.

Inventuuri koostamise kõige raskem etapp on kirjeldava artikli koostamine, mis on inventari alus ja selle peamine

teabeelement. Inventuuri kirjeldav artikkel - teave juhtumi kohta, sealhulgas järgmised kirjelduse üksikasjad (elemendid):

1) seerianumber;

2) ametniku register või vana inventuuri number;

3) kohtuasja pealkiri ja märge autentsuse kohta;

4) paljunemisviis;

5) dokumentide täielikkuse aste ja välised tunnused asjaajamine;

6) dokumentide märkimine

(koostatud ainult juhul, kui juhtum sisaldab ainulaadseid dokumente, eelkäijate institutsioonide dokumente, dokumente,

7) juhtumi dokumentide tähtajad (kuupäev, kuu, aasta)

(EWT abil inventuuri koostamisel jagatakse vajalik kaheks: alguskuupäev ja lõppkuupäev. Juhtumi alguskuupäev on kõige varasema dokumendi kuupäev ja lõppkuupäev on viimase dokumendi kuupäev. Kuupäev ja aasta kirjutatakse araabia numbritega, kuu nimi - sõnadega. Aasta on näidatud täielikult. Näiteks:

8) toimikus olevate lehtede arv.

Kirjelduse identifitseerimiselemendid hõlmavad 1, 2, 7, 8

juhtumi kirjelduse elemendid. Intellektuaalne - lisage juhtumi kirjelduse 3, 4, 5, 6 elementi.

See teave, mis sisaldub inventuuri kirjeldavas artiklis,

moodustage selline detailide kogum, mis võimaldab teil hinnata kohtuasja koosseisu ja sisu, leida muu hulgas see juhtum (arv vastavalt loendile),

määrata kindlaks inventuuri juhtumite arv, dokumentide kronoloogilised raamid jne. Inventuuri kirjeldava artikli koostis sõltumata teabest

fondi tähtsus ei muutu.

Inventuuri sees olevaid kirjeldavaid artikleid saab süstematiseerida vastavalt kronoloogilisele, struktuurilisele, struktuurilisele, kronoloogilisele-struktuurilisele, kronoloogilisele-funktsionaalsele, funktsionaalsele-kronoloogilisele, kronoloogilisele-temaatilisele, temaatilisele-kronoloogilisele, kronoloogilisele-nominaalsele, nominaalselt-kronoloogilisele süstematiseerimise skeemile.

Juhtumi pealkiri on kirjeldava inventuuri kande peamine osa.

Pealkirja koostamisel on eriti oluline arvestada astmelise lähenemisega. See võimaldab teil kajastada erineva detailsuse ja sügavusega

Peamised nõuded kohtuasja pealkirjale on, et pealkirjas sisalduv teave vastaks kohtuasja tegelikule sisule, kajastades asja sisu pealkirja adekvaatselt. Juhtumi sisu

edastatakse üldistatud kujul.

Näide valdkonnaülest teavet sisaldava fondi juhtumi päisest:

NLKP Keskkomitee majandusosakonna, NLKP Jakutski oblastikomitee, NSV Liidu riikliku planeerimiskomitee, ministeeriumide ja osakondade, akadeemik Agošškini M.I, disaineri Fedorovi E.A. märkused, teave, järelepärimised, kirjad. uute teaduse ja tehnika arengute kohta, rasketööstuse ja energeetikaseadmete kvaliteedi parandamise kohta.

Pealkirja olemust mõjutavad ka juhtumi moodustamise põhimõtted. Näiteks juhtum, mis on moodustatud dokumentidest, mis on oma sortide poolest erinevad, kuid ühel või teisel aastal ühes küsimuses seotud

dokumentide järjestus, mida nimetatakse "dokumentideks".

Näiteks:

Dokumendid piirkonna arhiiviasutuste ettevalmistamise kohta NSV Liidu moodustamise 50. aastapäeva tähistamiseks.

Pealkiri "Dokumendid" võib olla lühike või pikendatud. Lühiversiooni kasutamisel ei näita pealkiri dokumentide tüüpe. Laiendatud versiooni kasutamisel on sulgudes märgitud mitut tüüpi dokumendid. Näiteks:

Dokumendid (NSV Liidu Ministrite Nõukogu alluvuses asuva GAU otsused, plaanid, teave, tekstid ja fotodokumendid plakatile "Purunematu liit") piirkonna arhiiviasutuste ettevalmistamise kohta NSV Liidu 50. aastapäeva tähistamiseks.

Kui juhtum on moodustatud ühe küsimuse dokumentidest ühe aasta jooksul ja ühendatud kontoritööde järjestusega, siis kirjeldatakse seda kui "juhtumit ...". Näiteks:

Ivanova Pelageya keeldumine teda vabastamast mõisniku A.I. Engalitševi pärisorjusest

Kohtuasjad hõlmavad selliseid dokumente nagu karistus,

määratlus, valitsev. Juhul, kui süüdistatavaid on mitu, märgitakse kolme esimese isiku või kolme kõige olulisemas süüdistuses oleva isiku perekonnanimed, eesnimed, isanimed. Näiteks:

I.Ya. Bogdanovi, S.I. Valkovi, I. P. Šestopalovi vastu esitatud kohtuasi.

Teine raskesti kirjeldatav dokumentide tüüp on

on kirjavahetus. Kõige olulisemad organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni tüübid on dekreedid, dekreedid, korraldused, otsused, korraldused, põhikirjad, juhised, memorandumid, protokollid jne. Seda tüüpi dokumentides sisalduv teave on oluline fondi looja funktsioonide ja ülesannete avalikustamiseks.

Nominaalsel alusel moodustatud juhtumite puhul on päises vaja lisateavet. Suurendage teavet

rubriikide tase võib olla tingitud nende täpsustusest, lisades võimalusel dokumentide (korraldused, otsused jne) vaimulikud numbrid, näidates asutuse tegevuse suuna jne.

Näiteks:

Elamuameti N korraldused ja korraldused

12 trusti tegevuse kohta 1969. aastal.

Aruandlus- ja planeerimisdokumentatsiooni kirjeldamisel pannakse pealkirjaks juhtumi moodustavate dokumentide sortide nimed (pikaajalised plaanid, finantsaruanded jne). Näiteks:

Usalduse konsolideeritud aastaaruanne põhitegevuse järgi 1980

"Protokollide" pimedaid päiseid saab laiendada, lisades

järgmine teave: minutite arv, koosolekute kuupäevad, küsimuste sisu. Näiteks:

Protokoll N 5–10 kohtumist asejuhiga

Glavmosstroy kapitaliehituse kohta 1979. aastal.

Inventuuri infosisu saab suurendada inventuuri võrdlusseadme parema ja ratsionaalsema koostamise tõttu.

Nagu teate, sisaldab inventuuri võrdlusaparaat: tiitellehte; sisukord (sisu), kui inventuuris on jaotisi; eessõna; lühendite loetelu; šifrite teisendustabelid (vajadusel); näpunäited.

Inventuuri tiitelleht sisaldab teatavat teavet inventuuri lisatud juhtumite kohta. Tiitelleht sisaldab järgmisi andmeid: riigiarhiivi nimi; fondi nimi; fondi number; number

inventuur, inventuuri nimetus; dokumentide tähtajad. Tiitellehe üksikasjad annavad kõige esimese ettekujutuse inventuuri lisatud juhtumitest, nii et see tuleks täita täielikult, järgides samal ajal aktsepteeritud lehte

Fondi nimi inventuuri tiitellehel on esitatud ametlikult vastuvõetud, täieliku ja sulgudes fondi looja lühendatud nime kujul

kõigi ümbernimetamiste, alluvuse muutuste, kronoloogilises järjekorras. Kombineeritud fondi puhul tuleks märkida nimi, mille all see fond on arhiivi raamatupidamisdokumentides loetletud, millele järgneb organisatsioonide nimede, dokumentide loetelu

mis sisenesid ühisfondi.

Inventuuri nimi asub inventarinumbri järel.

Dokumentide tähtajad paigutatakse inventuurinime järele.

Eessõna võib koostada üldise fondi kõigi varude ja ühe inventuuri kohta. See võib olla erinev oma sisu ja avalikustamise sügavuse poolest.

Inventuuri jaoks saab koostada indekseid: õppeaine, nominaalne ja geograafiline (õppeaine sordid), kronoloogilised, aga ka spetsiaalsed aineindeksid - asutused, perioodika ja

Mis tahes arhiivifondi inventuur sisaldab kokkuvõtvat kirjet, mis fikseerib inventuuri kantud juhtumite koguarvu, kajastab juhtumite numeratsiooni kõiki tunnuseid ja kõiki nende arvu muutusi. Lõplik register koostatakse kõigi eksemplaride kõigi varude kohta. See asub loendi lõpus, järgides viimast kirjeldavat artiklit. Lõplik kirje sisaldab inventuuri koostaja allkirja, märkides koostamise koha ja kuupäeva.

Seega on arhiivinventuur olnud ja jääb praeguseks arhiivide NSA peamiseks lüliks, arhiivi põhiraamatuks. Põhineb

nimekirjad on koostatud paljude teiste arhiivikataloogide tüüpide ja tüüpide abil,

seetõttu mõjutab inventuuri kvaliteeditase lõppkokkuvõttes NSA arhiivisüsteemi kvaliteeti tervikuna.

Arvutipõhiseid loendeid saab luua erineva astme arhiividesse, mis on varustatud kaasaegse tehnoloogiaga. Inventuur sisaldab universaalset kirjelduselementide komplekti, mis võimaldab moodustada täisväärtuslikke

andmebaasid arhiivides ja otsige teavet nagu mis tahes kirjelduselemendi kohta, kirjelduselementide rühma kohta samaaegselt, kontekstuaalne otsing. Andmekogude inventuur, mis on varustatud näitesüsteemidega ja jääb ka edaspidi teabe otsimiseks peamiseks arhiivisisese teatmikuna

ettevõtluse tasandil.

Kataloog on fondidevaheline arhiivide teatmik, milles teave arhiividokumentide sisu kohta on rühmitatud teemade (teemade, harude) kaupa, mis asub vastavalt selle kataloogi jaoks vastuvõetud dokumentaalse teabe klassifitseerimisskeemile. Kataloog pakub teavet kogu arhiivi dokumentide teema-aspektist või teemavaldkondadest, olenemata nende varudest.

Katalooge saab koostada mis tahes dokumendikomplekti jaoks - alates kogu kogust ja lõpetades AF RF-ga tervikuna, olenemata dokumentide ettevalmistamise ajast, nende loomise viisist ja tehnikast.

Olenevalt ehitusskeemist võivad kataloogid olla süsteemsed, temaatilised ja nende sordid - asutuste ajaloo kataloog ja haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kataloog; teema ja nende sordid - nominaalne ja

geograafiline. Süstemaatilised ja temaatilised kataloogid on loogilise struktuuri kataloogid, ainekataloogid tähestikulise struktuuri kataloogid.

Pikka aega oli riigiarhiivi kataloogide põhisüsteem süsteemne kataloog, milles dokumentaalne teave on liigitatud teadusharude ja praktilise tegevuse järgi.

ühiskond, mis asub loogilises järjestuses. See on üles ehitatud dokumentaalse teabe ühtse klassifikatsiooni skeemide järgi.

Temaatilises kataloogis dokumentaalne teave selle teema kohta

sees rühmitatud alateemade, pealkirjade, alapealkirjade järgi, paigutatud loogilises järjestuses. Temaatiline kataloog võib eksisteerida iseseisvalt, kui selles sisalduv teave on rühmitatud vastavalt tunnusele, mis süsteemses kataloogis puudub.

Asutuste ajaloo kataloogis on dokumentaalne teave klassifitseeritud tööstusharude, seejärel jurisdiktsioonide ja seejärel asutuste tüüpide (pangad, tehased, seltsid, partnerlussuhted, juhtkond) järgi.

tähestikulises järjekorrassees - nende nimede tähestikulises järjekorras.

Haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kataloogis on dokumentaalne teave liigitatud tüüpide tähestiku järgi

haldusterritoriaalsed üksused ja sees - tähestikulises järjekorras.

Ainekataloogides liigitatakse dokumentaalne teave ainemõistete (faktid, sündmused, geograafilised nimed) ja isikute tähestikulises järjekorras. Seejärel süstematiseeritakse see loogiliseks või

kronoloogiline järjestus.

Nimede kataloogis liigitatakse dokumentaalne teave tähestiku järgi dokumentides nimetatud isikute nimede järgi või kes on nende autorid, seejärel süstematiseeritakse kronoloogilises või muus

järjestus.

Geograafilises kataloogis on dokumentaalne teave liigitatud tähestikulises järjekorras geograafiliste ja topograafiliste objektide järgi

(riikide, vabariikide, territooriumide, piirkondade jne nimed).

Eriotstarbeliselt ja ülesehituselt erinevate, vastastikku seotud ja üksteist täiendavate kataloogide kogu esindab

mina ise ühtne süsteem arhiivi kataloogid, mis võimaldavad teil teavet otsida erinevatest aspektidest. See peab vastama järgmistele põhinõuetele: ehituskataloogide põhimõtete vastavus nende eesmärgile

eesmärk, otsingu aspektide mitmekesisus, mille pakub kataloogistruktuur, dubleerimise puudumine teabe rühmitamisel süsteemi erinevates kataloogides.

Kataloog on NSA arhiivisüsteemi kohustuslik element.

Kataloog on ainus teatmik, mis võib arhiivisisese otsingu abil otsida teavet kõigis arhiivifondides teemade kaupa. Arhitektuurilt on kataloog kõige suurem

muud tüüpi arhiivide teatmikud on kohandatud kajastama kogu arhiivifondides sisalduvat teavet nõutava üksikasjalikkusega.

Kataloogide struktuuri ja infokvaliteedi arendamise väljavaated on seotud automatiseeritud arhiivitehnoloogiate kasutuselevõtuga. Aine- ja nimekataloogide laialdane levitamine elektrooniliselt

riigiarhiivide formaat annab tunnistust andmebaasikataloogide väljavaadetest, lähtudes nende ühtlustamisest ja standardiseeritud kirjeldusvormingute kasutuselevõtust.

Reisijuht - arhiivijuht, mis sisaldab teavet

dokumendid (nende kompleksid) ja / või arhiivifondid (arhiivid) süstematiseeritud kujul, mille eesmärk on tutvuda nende koostise ja sisuga.

Juhend on mõeldud dokumentaalfilmiga tutvumiseks

teave riigiarhiivist esialgses etapis enne dokumentidele juurdepääsu saamist. Juhend on mõeldud kasutamiseks peamiselt väljaspool riigiarhiive, väliskeskkonnas.

Juhend on riigiarhiivi NSA süsteemi kohustuslik element, see koostatakse igat liiki dokumentide jaoks, olenemata meediumitest, ja täiendab muud tüüpi arhiive

teatmeteosed. Teabe pakkumine dokumentide sisu kohta,

juhendid võimaldavad mitmemõõtmelist teavet otsida. Arhiivi põhiline struktuuriline viide on arhiivifondide juhend.

Vastavalt ühe või mitme arhiivi fondide kohta teabe kättesaadavusele jagunevad juhendid arhiivinduseks (intraarhiiv) ja

arhiividevaheline. Infokorralduse tüübi järgi on juhendid struktuursed ja temaatilised.

Arhiivijuhtide tüübid: arhiivijuht, fondi lühijuhend, fondijuhend, ainejuhend

fondide kaupa. Arhiividevaheliste juhendite tüübid: arhiivide juhend, arhiivifondide lühijuht, arhiivifondide juhend, arhiivifondide temaatiline juhend.

Arhiivijuhend on mõeldud üldiseks tutvumiseks konkreetse arhiivi ajaloo, selle dokumentide koosseisu ja sisuga; kuulub esseetüübi populaarteaduslikku väljaandesse ja seda saab kanda

teave, mis pole veel jõudnud teadusringlusse. Selliste väljaannete hulgas on Tatarstani Riikliku Arhiivitalituse 75. aastapäevale pühendatud teatmeteosed, mis on välja antud vene ja tatari keeles.

Arhiivifondide (arhiiv) fondide juhend - süstematiseeritud loetelu arhiivifondide nimedest koos nende omadustega.

Arhiivifondide juhendi eesmärk on tutvuda lisatud arhiivifondide dokumentide põhikoosseisu ja sisuga

teatmeteose juurde. Arhiivifondide juhendi saab koostada föderaal-, osariigi-, munitsipaalarhiivide ja dokumentide hoiukeskuste ning mitteriiklike dokumentide põhjal.

arhiivid. (Näiteks riigiarhiiv Venemaa Föderatsioon: Juhend. - M., 1996. - T. 2. Vene Föderatsiooni riigiarhiivi rahalised vahendid RSFSRi ajaloo kohta; Dokumentatsioonikeskus "Narodny

arhiiv ": fondide register. - M., 1998).

Arhiivikogu juhend sisaldab teavet kahe või enama arhiivi arhiivide kohta. Arhiivide kogumise juhend

soovitav on koostada piirkondlikul, piirkondlikul ja piirkondlikul tasandil.

Arhiivide (arhiivide) fondide lühijuhend on omamoodi arhiivide (arhiivide) fondide juhend, mis sisaldab arhiivifondide nimede süstemaatilist loetelu koos nende kohta käivate viidetega.

sisaldab: fondi number, maht, dokumentide tähtajad, fondi teadus- ja referentsaparaadi koosseis. Kiirviide annab kõige üldisemat teavet arhiivi (arhiivide) varude koosseisu kohta.

Lühikese teatmiku fondide dokumentide kirjeldus puudub või on esitatud üldistatud ja kokkuvõtlikus vormis.

Temaatiline juhend on süsteemne

konkreetse teema dokumentide omaduste loetelu koos kõigiga

kitsamad teemad ja selles sisalduvad küsimused. Seda saab luua kõigi föderaalsete, osariikide arhiivide ja keskuste (tervikuna) dokumentide järgi, vastavalt kõigi Venemaa Föderatsiooni koosseisu kuuluvate üksuste kõigi või mitme arhiivi, munitsipaalarhiivide dokumentidele, vastavalt eraldi föderaalse arhiivi või keskuse, osariigi või munitsipaalarhiivi dokumentidele, vastavalt eraldi alluvate dokumentide kogumile eri alluvusastmete arhiividest ...

Arhiivide juhend on süstematiseeritud arhiivide loetelu koos nendesse salvestatud dokumentide kirjeldusega. See võib sisaldada teavet kõigi Venemaa arhiiviasutuste kohta aastal

üldiselt Venemaa Föderatsiooni või selle piirkondade üksikute subjektide arhiiviasutuste kohta. (Näiteks kataloog "Arhiiviasutused Krasnojarski territoorium"(Krasnojarsk, 1997). Selline juhend võib

koostada nii Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide kui ka raamatukogude ja muuseumide käsikirjaliste osakondade järgi vastavalt asutuste ja osakondade arhiividele, mis säilitavad arhiivi dokumente püsivalt

vene Föderatsiooni fond. (NSV Liidu GAF-i dokumendid raamatukogudes, muuseumides ja teadusharu arhiivides: kataloog. - M., 1991; Venemaa föderaalarhiivid ja nende teaduslik viiteaparaat: lühike juhend. - M., 1994).

Juhendi jaoks koostatakse indeksid: isiklik, geograafiline, kronoloogiline, teatmeteoses olevate fondide register, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete register.

Kuna taotlusi saab anda:

Teave haldusterritoriaalse jaotuse muutuste kohta,

Rahaliste vahendite loendid: likvideeritud, kombineeritud, kantud teistesse arhiividesse,

Teave arhiivi teadusliku teabeaparaadi koosseisu kohta.

Juhend on traditsiooniline, ajaproovidega kontrollitud vorm dokumentaalse arhiiviteabe kasutajale esitamiseks varem

juurdepääs arhiivile. Juhendi eesmärk on kasutada peamiselt väljaspool arhiivi, väliskeskkonnas.

Juhend on NSA arhiivi kohustuslik osa ja on laialt levinud

levinud nii arhiivitööstuses kui ka mujal.

Juhend on arhiivi põhiline struktureeritud viide.

Indeks on arhiiviteatmete tüüp, mis on tähestikuline, süsteemne või mis tahes muul alusel koostatud arhiividokumentides nimetatud objektide nimede (pealkirjade) loetelu, näidates ära nende dokumentide aadressid (otsinguandmed).

Näpunäited võivad olla arhiiviülesed, ristvarud,

fondisisene.

Näpunäited on universaalsed ja täidavad oma ülesannet, olenemata dokumentide ja meediumide tüüpidest.

NSA arhiivisüsteemis on osutid omavahel ühendatud teist tüüpi ja

arhiivide teatmike tüübid ning täiendavad ja / või selgitavad teemasid

teiste teatmeteoste kontseptuaalne teave, pakkudes võimalust mitmemõõtmelise teabe otsimiseks.

Informatsiooni voltimise astme järgi (vastavalt pealkirjade struktuurile) jagatakse indeksid hääletuteks ja märkmeteks. Annotatsiooni või selgitava osa ulatuse osas võivad märkustega osutatavad näpunäited olla lühikesed ja

paigutatud.

Infokorralduse tüübi järgi saab indeksid jagada aineteemalisteks ja struktuurilisteks. Kirjeldava artikli tüübi järgi, kajastades teavet kirjeldusobjekti kohta teema või

struktuursed ja loogilised mõisted jagunevad osutid aineteemalistes ja struktuurilistes rühmades tüüpideks ja sortideks. Õppeaine-temaatilise rühma peamised indeksite tüübid hõlmavad

süsteemne, temaatiline, kronoloogiline, subjekt ja selle sordid - geograafiline, nominaalne jne.

Struktuurigrupi põhinäitajate tüübid hõlmavad struktuuri, tööstust ja funktsionaalset tootmist.

Kõige tavalisem ainerühmade register

on teema. Subjektindeks - indeksi tüüp, milles objektide kõik nimed on paigutatud tähestikulises järjekorras. Õppeaine register võib olla üldine ja eriline.

Üldine register sisaldab kirjeldavates artiklites heterogeenset laadi ainemõisteid. Spetsiaalne register koosneb homogeensetest ainemõistetest (isikunimed, asutuste nimed, dokumendiliikide nimed jne).

isikupärastatud jne.

Üld- ja spetsiifiliste aineindeksite eesmärk -

teatmeteose kirjeldavate artiklite ainekontseptsioonides sõnastatud mitmesuguste aspektide dokumentaalse teabe otsimise intensiivistamine. Kõige tavalisemad on spetsiaalse aineindeksi sordid: nominaalne ja geograafiline.

Geograafiline register on mingi teemaindeks,

geograafilised objektid, mille kohta viide andmete põhjal otsitakse.

Nominaalne indeks on mingi teemaindeks,

Mõistete rühmitamine nii üldiste kui ka spetsiaalsete osutite vahel on tavaliselt tähestikuline, ehkki keerukate, heterogeensete mõistete olemasolul

üldindeksid võivad kasutada mõistete rühmitamise süstemaatilist põhimõtet ja tähestikulist paigutust kasutatakse süstematiseerimise viimases etapis.

Aine register on omamoodi teema register. Teema, mis moodustab nende näitajate põhiomaduse, on teemakogumite kogum, mis avalikustatakse või esitatakse loogilises (süstemaatilises) järjestuses subjektimõistete rühma (arvu) kaudu, mis paiknevad vastavalt aktsepteeritud klassifikatsiooniskeemile ja on omavahel seotud põhjuse-tagajärje ja süsteemse seose abil. Sellised mõisted hõlmavad nende faktide ja sündmustega seotud ajaloolisi fakte, sündmusi, nähtusi, asutuste nimesid jne.

Süstemaatiline register - indeksitüüp, milles kõik objektide nimed asuvad kindla skeemi järgi

klassifikatsioon.

Kronoloogiline register on indeksite tüüp, milles sündmuste kuupäevad või dokumentide kuupäevad on paigutatud kronoloogilises järjekorras.

Struktuurindeks on indeksitüüp, kus subjekti mõistena kasutatakse kirjeldatud objekti struktuuriosade nimesid.

Tööstuse indeks - mitmesuguse indeksi tüüp, mis koosneb rahvamajanduse ja juhtimise harude (allharude) nimedest

juhised reeglina osakonna skeemi või standardse dokumentide loendiga.

Struktuurirühma indeksid koostatakse tavaliselt selliste fondide varude kohta, millel on keeruline struktuur, mis ei kajasta fonde loovate asutuste funktsioone (tegevusvaldkondi).

Ülevaade on teatud tüüpi arhiiviviide, mis sisaldab

süstematiseeritud teave arhiividokumentide üksikute komplekside koosseisu ja sisu kohta, mida täiendab nende allikaanalüüs. Ülevaade on osa riigiarhiivi NSA süsteemist, ehkki see ei ole selle süsteemi kohustuslik element.

Ülevaatuse tüübid on fondi ülevaade, temaatiline fondi ülevaade

(ühe arhiivi fondid), temaatiline ülevaade mitme arhiivi fondidest

(arhiivideülene temaatiline ülevaade).

Arhiivifondi ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe arhiivifondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta.

Fondi temaatiline ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe fondi, ühe fondi või ühe arhiivi konkreetsel teemal asuvate fondide dokumentide osa koosseisu ja sisu kohta.

Temaatiline ülevaade mitme arhiivi kogudest (arhiividevaheline

temaatiline ülevaade) koostatakse teavitamiseks konkreetse teema väljatöötamiseks kõige olulisemate üksikute dokumentide koosseisust ja nende rühmadest ning nende rühmadest.

Ülevaadete koostamise otstarbekuse määravad nii sellele pühendatud probleemi asjakohasus ja olulisus, selle teadmiste määr kui ka ülevaatesse lisatud dokumentide uudsus.

Ülevaate kohustuslikud elemendid on järgmised: üksikud ja / või rühmadokumentide märkused, mis näitavad dokumentide tüüpi, nende autoreid (autor), lühikirjeldus dokumentide sisu, maht, nende kronoloogiline raamistik ja autentsus, dokumentide otsinguandmed.

Temaatilise ülevaate põhiosa on otsinguandmetega märkused. Märkused on paigutatud vastavalt

uuringu koostamise skeem. Väikseimates jaotustes on annotatsiooniskeemid järjestatud küsimuste või dokumentide tähtsuse järjekorras vastavalt kronoloogilistele või geograafilistele omadustele.

Läbivaatamise eesmärk on avalikustada kogu oluliste küsimuste ja teemade kohta kogumikus sisalduvate dokumentide sisu, mis võimaldab koostada ülevaateid sõltumata arhiivifondi ülesehitamise süsteemist.

Temaatiliste ülevaadete eesmärk on avaldada ühel teemal dokumentide sisu. Nende ülevaadete kirjelduse teema võib olla konkreetse teemaga seotud dokument, olenemata sellest, kas need ühes sisalduvad

või mitu fondi ja isegi mitu arhiivi. Sel juhul, kui dokumentide sisu üksus. ladustamine on keeruline, s.t puudutab mitmeid mitteseotud probleeme, võib salvestusüksus olla loogiline

tükeldatud ja läbi vaadatud mitmes temaatilises ülevaates.

Uuringu kavandamise skeem võib põhineda struktuurilistel,

haru (funktsionaalne), õppeaine-temaatiline, geograafiline,

kronoloogilised, nominaalsed ja muud märgid. Mõnel juhul kasutatakse erinevate funktsioonide kombinatsiooni.

Saada oma hea töö teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, kraadiõppurid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi õppetöös ja töös, on teile väga tänulikud.

postitatud http://www.allbest.ru/

Test

Teaduslikud teatearhiivid

1. Teadus- ja referentsseadmete süsteem arhiividokumendid

2. Dokumentide ja juhtumite arhiivikirjeldus

2.1 Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldus

3. Arhiivinventuur

4. Arhiivikataloog

5. Arhiivijuht

6. Arhiividokumentide ja muude arhiivikataloogide ülevaatamine

Kirjandus

1 .

Arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem sisaldab omavahel ühendatud arhiivikataloogide ja automatiseeritud teabeotsimissüsteemide komplekti dokumentide koostise ja sisu kohta, mis on loodud ühtsel teaduslikul ja metodoloogilisel alusel arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks nende tõhusaks kasutamiseks. arhiiviviite loendi kataloog

Teaduslikud teatearhiividon mõeldud arhiivifondide ja arhiividokumentide kohta teabe otsimiseks. Kataloogid võivad olla:

Arhiividevaheline (arhiivivõrk);

Intraarhiiv (arhiiv - fond);

Fondidevaheline (fond - äri);

Fondisisene (juhtum - dokument).

Teadus- ja tugiaparaadi loomise aluseks olev dokumentaalne teave, dokumendis sisalduv teave, on kahel tasandil. Esmane dokumentaalne teave sisaldub otse arhiividokumentides. Sekundaarne dokumentaalne teave, teave teabe kohta, on dokumentide kohta erinevates sõnumites, mis koosnevad kirjeldustest, spetsiaalsetest šifritest ja koodidest. Koos moodustavad need arhiiviteabe keskkonna.

Arhiivikataloogid võivad olla kohustuslik - nimistu, kataloog ja lisaks - näpunäited, ülevaated. Teadusliku ja võrdlusaparaadi alus on dokumentide arhiivinventuur... Ülejäänud arhiivikataloogid moodustatakse selle põhjal ja sõltuvad arhiivi konkreetsetest töötingimustest ja sinna salvestatud dokumentide eripärast. Vastavalt nende funktsioonidele on NSA süsteemi teatmikud jagatud dokumendiarvestuse (raamatupidamine ja kontroll) ning dokumentide sisu avalikustamise (teabeotsing) teatmeteosteks. Mõned kataloogid, näiteks inventuur, on universaalsed arhiivikataloogid.

Peamine põhimõtteid teadus- ja teateaparaadi ehitamine on:

Erinevatest kataloogidest pärit teabe vastastikune seos ja vastastikune täiendavus, kirjeldades esmast retrospektiivset dokumentaalset teavet erinevatel tasanditel;

Erinevat tüüpi teatmeteoste teabe kordamine ja dubleerimine;

Osakondade ja riigiarhiivide teadusliku viiteaparaadi järjepidevus;

Metoodika ühtsus teadusliku viiteaparaadi loomiseks ja iga teatmikutüübi koostamise metoodika ühtlustamise tagamiseks;

Arhiivikataloogide rakendamine igat tüüpi dokumentidele, millel on iga kataloogi konkreetsed ja selged funktsioonid.

Arhiivkatalooge saab struktureerida horisontaalselt ja vertikaalselt. Horisontaalne funktsionaalne struktuur eeldab teatmeteoseid, mis avalikustavad raamatupidamise ja teabe otsimise süsteemid. Vertikaalne struktuur alluvuse järgi tuvastab see Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivifondi arhiividokumentide kompleksid, arhiivivõrgu, konkreetse arhiivi, fondi, juhtumi.

NSA süsteem saab koostada järgmiste tasemete arhiividokumentide kompleksidena:

Kasahstani Vabariigi rahvusarhiivi fond;

Arhiivivõrk;

Kohtuasi või eraldi dokument.

Nendes kompleksides sisaldab arhiivikataloogide struktuur:

Kasahstani Vabariigi rahvusarhiiv:

NAF RK aktsiakataloog;

Üldise vabariikliku tähtsusega teatmikud ja registrid.

Arhiivivõrk:

Aktsiakataloogid, mis ühendavad paljude arhiivide teavet;

Arhiividevahelise tähtsusega juhendid ja näpunäited.

Arhiiv:

Reisijuht või kiirteave;

Kviitungiraamat;

Rahaliste vahendite loetelu;

Fondilehed;

Kataloogid;

Temaatilised ülevaated;

Näpunäited;

Arhiivipass.

Fond:

Fondileht;

Fondi ülevaade;

Kataloogid;

Näpunäited.

Kohtuasi või eraldi dokument:

Temaatilised juhendid;

Kataloogid;

Näpunäited;

Temaatilised ja aktsiaülevaated;

Juhtumi sisemine inventuur;

Annotatsioon;

Kinnituskiri.

2 . Dokumentide ja juhtumite arhiivikirjeldus

Dokumentide ja juhtumite kirjeldus on identifitseerimine teabe omadusedteabe elementide kindlakstegemiseks ja nende omaduste kirjutamiseks ümbrisele. Dokumentide ja juhtumite kirjeldus näitab iga juhtumi dokumentide koosseisu ja sisu ning tagab dokumentide otsimise ja kasutamise.

Kirjeldamise aluspõhimõtted dokumendid ja toimikud on kirjelduse vastavus esmasele arhiividokumendile, teabe suhe ja vastastikune täiendavus kirjelduse erinevatel tasanditel ning teabe dubleerimise vältimine kirjelduse kõigil tasanditel.

Informatsioonilised omadused kirjeldades on:

Asutuse nimi koos ülemuse osakonnaga;

Konstruktsiooniosa nimetus;

Juhtumite register juhtumite nomenklatuuri järgi;

Juhtumi pealkiri;

Annotatsioon;

Dokumentide tähtajad;

Lehtede arv hoidlas;

Arhiivifail.

Asutuse nimi on samal ajal sihtasutuse nimi. Asutuse täielik nimi antakse koos osakonnaga, kelle süsteemi see kuulub. Tavaliselt, kui on olemas ametlikult aktsepteeritud lühendatud nimi, antakse see sulgudes asutuse täisnime järel. Kui asutuse nimi on muutunud või juhtum on üle viidud ühest asutusest teise, siis on kaanel märgitud perekonnanimi.

Struktuuriosa nimiaitab arhiivifondis juhtumeid kiiresti ja õigesti klassifitseerida. Kui asutusel puudub struktuur, siis on märgitud selle asutuse funktsioonid või tegevusharud, näiteks "juhtimine" jne.

Juhtumite register nomenklatuuri järgihõlbustab juhtumite süstematiseerimist arhiivifondis, näitab materjalide säilivuse ja täielikkuse astet.

Juhtumi pealkiri on an oluline omadus juhtumi kirjeldus, mis näitab tema dokumentide koosseisu ja sisu.

Abstraktsed dokumendid- dokumendi sisu kokkuvõte ja lühikirjeldus kõige väärtuslikumad dokumendid, mille sisu ja omadusi kohtuasja pealkirjad ei hõlma.

Tähtaeg määratakse kindlaks juhtumi kontoritöös tuvastamise ja lõpuleviimise kuupäevade järgi. Tuleb meeles pidada, et juhtumid võivad alata või lõppeda sissetulevate, väljaminevate või sisedokumentidega. Igal dokumendil on reeglina mitu kuupäeva: koostamine, allkirjastamine, väljaminev või saabuv registreerimine. Sissetulevate dokumentide tähtaegadena aktsepteeritakse sissetulevate registreerimiste kuupäevi, väljaminevate ja sisemiste puhul - dokumentide vormistamise või allkirjastamise kuupäevi.

Lehtede arv kinnitatud kohtuasja dokumentide säilitamise eesmärgil

Arhiivifont - see on sümbol failide salvestuskohad: arhiivi nimi, fondi number, inventari number, faili inventari number.

Kirjeldusüksused sisaldavad:

Identifitseerimisteave - fondi nimi, hoidla nimetus, dokument, otsinguandmed, kirjeldusüksuse maht (fond, hoidik, dokument), lõppkuupäevad, infokandja tüüp;

Teave asutamise ja hoidmise ajaloo kohta - fondi looja ajalugu ja fondi ajalugu;

Teave koosseisu ja sisu kohta - teave fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta, teave hoidla ja dokumendi sisu kohta;

Teave juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta - juurdepääsutingimused, autoriõigused, reprodutseerimise ja kasutamise tingimused, dokumendi keel, füüsikalised omadused, teadusliku viiteaparaadi kättesaadavus, dokumendi autentsuse / koopia number, välised tunnused;

Lisateave - originaalide ja koopiate asukoht, bibliograafia.

Fondi tasandil läbi viidud dokumentide ja juhtumite kirjeldus sisaldab fondi nime, viiteandmeid, otsinguandmeid, fondi omadusi, teavet fondi looja ja fondi ajaloo kohta, annotatsiooni, bibliograafiat ning juurdepääsu ja kasutamise tingimusi.

Salvestusüksuse tasemel kirjeldamisel võetakse arvesse järgmist:

Fondi nimi;

Fondi looja struktuuriosa nimi;

Võrdlusandmed;

Infokandja tüüp;

Juurdepääsu ja kasutamise tingimused;

Pealkiri, vajadusel koos märkustega.

Järgmine kirjelduse tase viitab dokumenditaseme kirjeldusele ja sisaldab selliseid struktuurielemendid pealkirjana - dokumendi tüüp, autor, adressaat, küsimus või teema, sündmus, fakt, nimi, mis määrab dokumendi sisu, asukoha, kuupäeva; viiteandmed - otsinguandmed; infokandja tüüp; juurdepääsu ja kasutamise tingimused. Fondi nimi, fondi nimi, hoidla, dokument peab olema lühike, täpne ja kirjaoskaja. Lihtne pealkiri peaks kajastama: juhtumi liik, liik, dokumendi tüüp, autor, korrespondent, teema, väljaanne, asukoht, kuupäev ja autentsus või koopia, näiteks:

Karaganda piirkondliku administratsiooni juhi alluvuse komisjoni koosoleku protokoll nr 2, 03.05.1993, Original;

Karaganda piirkondliku finantsosakonna personalitabelid 1998. aastaks.

Võimalikud on üldistatud ja keerukad pealkirjad, mis koosnevad lihtsate pealkirjade elementidest, näiteks:

Karaganda piirkonna linnade, alevite, külade ja maapiirkondade akimite nimekiri 1997. aastaks;

Protokollid üldkoosolekud asutuste, organisatsioonide, ettevõtete töötajate kollektiivid ringkonna valimiskomisjonide ülesseadmise ja protokollide kohta piirkondliku töölisaadikute nõukogu liikmete kandidaatide registreerimise kohta Abai valimisringkondades 1977. aastaks. Originaalsed.

Need pealkirjad koostatakse siis, kui juhtum koosneb hõlpsasti tuvastatavatest dokumendirühmadest ja see moodustati arvestamata asjaajamise märke.

Pealkirjad ei pruugi alati paljastada inimese sisu olulised dokumendid asjaajamine. Selleks kasutatakse märkmeid. Dokumendid, millele saab teha iseseisva otsingu, sisaldavad märkmeid ja sisaldavad teavet silmapaistvamate sündmuste, faktide ja arvandmete kohta, samuti kohtuasja lisatud apellatsioone, voldikuid, kuulutusi, brošüüre, kaarte, jooniseid. Anotatsiooni lõpus tuleb märkida nende dokumentide lehtede numbrid, millele annotatsioon koostati. Abstrakt asetatakse korpuse pealkirja taha punase joonega kaanel või eraldi lehel, mis sisestatakse kaane ja korpuse esimese lehe vahele.

2.1 Isikliku päritoluga dokumentide ja toimikute kirjeldus

Isikliku päritoluga fondides hoiustatakse reeglina loomematerjale, kirjavahetust, albumeid, märkmikke, biograafilise, ametliku ja varalise-majandusliku iseloomuga materjale, pereliikmete ja teiste fondi loojaga seotud isikute materjale.

Millal isikliku päritoluga juhtumite ja dokumentide kirjeldus võetakse arvesse nende materjalide omadusi ja registreeritakse järgmised teabe omadused:

fondi looja perekonnanimi, nimi, isanimi, mis on ka fondi nimi;

juhtumi pealkiri;

dokumentide tähtajad;

lehtede arv;

arhiivifraat.

Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldamise peamine eripära on juhtumipäiste koostamine. Pealkiri põhineb järgmistel elementidel: dokumentide või kohtuasjade tüübid, autor, korrespondent, küsimus. Isikliku päritoluga dokumentide ja toimikute pealkirjade koostamisel tuleb arvestada, milleks need koostatakse: käsikirjadel või kirjavahetustel, albumitel või muudel materjalidel.

AT käsikirja pealkiri märkige autor, teose pealkiri, žanr, samuti nende autorite kohta käivate dedikatsioonide, toimetuste ja muude tellimuste olemasolu, näiteks:

N.A. Pichugin. "Kui ta oli minister." Esita.

Kui käsikirjas puudub pealkiri, on pealkirjas näidatud selle esimene rida, näiteks:

E. Belitskaja-Pichugina. "Kuuldamatute sammudega vaiksesse maailma ...". Luuletus.

AT kirjavahetuse pealkiri märkige dokumendi tüüp, autor ja korrespondendid, sisu, kui see puudutab ühte küsimust, samuti manuste, märkmete ja muude funktsioonide olemasolu, näiteks:

M.S kirjad Brodsky Yu. Gert.

Kirjad K.I-le Satpajevi naine T.A. Satpajeva (nee Koshkina).

AT pealkiri albumitel märkige albumi autor ja kokkuvõte plaadid, fotod ja muud materjalid koos nende autori tähistusega ning kirjeldavad ka albumi väliseid jooni, näiteks:

Album N.V. Paganuzzi fotodega ekspeditsioonidest Fannsi mägedesse, Gissari seljandikule.

AT pealkirjaga märkmikud märkige juhtumi tüüp ja autor, näiteks:

M.E. Zuev-Ordyntsa.

Kui isikliku päritoluga fondides on raamatutele, albumitele ja muudele materjalidele annetuskirju, a pühenduse pealkiri, mis tähistab pealkirja autorit, korrespondenti (kellele see on mõeldud) ja millel see on tehtud, näiteks:

Yu Gerti ja R. Tamarina L.S. annetuskirjad Sentsova.

Biograafiliste, ametlike, varaliste ja majanduslike materjalide, samuti materjalide pealkirjades sotsiaalsed tegevused ja igapäevase iseloomuga, märkige dokumentide või juhtumite tüübid, autor, kokkuvõte ja materjalide omadused: autoriõiguste redigeerimine, ajaleheväljalõiked jne, näiteks:

M.D. arvustused Balykin. Ajalehtede lõiked.

AT fotode pealkirjad märkida dokumendi tüüp, kujutatud isikute initsiaalid ja perekonnanimed, sündmus, näiteks:

Foto autor: E.A. Buketov.

Kui fotol on annetuskirjad, siis märgitakse see pealkirjas, märkides isikud, kellele need on suunatud, näiteks:

Foto V. Badikovist pühendusega E. Belitskaja-Pichuginale.

AT pealkirjad joonistel, visandid, joonised, trükised lisaks materjalide laadile osutavad nad autorile, korrespondendile, annavad pildi kirjelduse ning märgivad ka pühendavate kirjutiste ja muude tunnuste olemasolu.

Kiri J.K. Bekturov tuvastamata isikule kaebusega Nurzhan.

Mittetäielikult säilinud materjalide kirjeldamisel märkige nende täielikkuse aste: väljavõte, mittetäielik tekst, lõputu tekst, näiteks:

J.C. Bekturov. Sakeni viimased päevad. Lugu. Katkend.

Yu.G. kiri Popova E. Mustafin. Lõputult.

Materjalide kirjutamise või paljundamise meetodi määramisel märkige:

Autogramm või autogrammi mustand;

Masinakirjas või käsitsi kirjutatud koopia;

Koopia või koopia;

Lõiked ajakirjadest, ajalehtedest jms.

Isikliku päritoluga juhtumite ja dokumentide kirjeldamisel on võimalik koostada esmased kirjelduskaardid, mille põhjal tulevikus arhiivi teadus- ja teateaparaadi loomiseks tööd tehakse.

3 . Arhiivinventuur

Arhiivinventuur - arhiivikataloog, mis sisaldab arhiivifondi, kollektsiooni ladustatud üksuste süstematiseeritud loetelu ning on ette nähtud nende raamatupidamiseks ja sisu avalikustamiseks.

Varude funktsioonid:

Informatiivne, dokumentide koosseisu ja sisu paljastamine;

Raamatupidamine, arvestades fondi juhtumite arvu;

Klassifikatsioon, mis konsolideerib fondis asjaajamise süstematiseerimise vastavalt fondi looja struktuurile või selle tegevuse põhisuundadele ja küsimustele.

Teabefunktsioon Inventuur viiakse läbi iga juhtumi kaardil kirjeldamise protsessis sellise olulise elemendi koostamisel nagu kohtuasja pealkiri, mis näitab dokumentide liigilist koosseisu ja hoidla sisu. Valminud ja korrektselt vormistatud arhiivinventuur annab aimu fondi kui terviku dokumentide koosseisust ja sisust.

Raamatupidamisfunktsioon inventuur seisneb fondi ladustamisüksuste arvu märkimises. See tagab dokumentide ohutuse, kontrolli fondi mahu muutuste üle. Lisaks aitab juhtumite seerianumbrite olemasolu kaasa ka teadlastele vajaliku teabe kiirele otsimisele.

Klassifikatsioonifunktsioon inventuur fikseerib ja kajastab fondi tehingute kõige ratsionaalsemat ja loogilisemat korraldust. Dokumentide ja toimikute liigitamist arhiivifondis mõistetakse kui nende teaduslikku rühmitamist vastavalt fondi looja ajalooliselt väljakujunenud struktuurile või selle tegevuse põhisuundadele ja küsimustele.

Inventuur koosneb kirjeldavatest artiklitest, kokkuvõtlikust dokumendist, atesteerimislehest ja viiteseadmest. Kirjeldusobjekt on salvestusüksus.

Varud koostatakse:

Alaliseks ladustamiseks

Ajutised (üle 10 aasta) ladustamiskohvrid;

Personaliasjad;

Dokumendid spetsiaalsel andmekandjal;

Arhiivis olevad osakondlikud ja ametlikud väljaanded.

Arhiivinimekirjade koostamise ja vormistamise reeglid.Millal inventuuri koostamine esmane dokument on juhtumite vaimulik nomenklatuur. Enne inventuuri koostamist on vaja kontrollida juhtumi pealkirja vastavust selles sisalduvate dokumentide nomenklatuurile, juhtumi õigsust, juhtumi dokumentide õigsust.

Inventuuri registreerimise reeglid või põhinõuded:

Inventeerimislooühikute numeratsioon viiakse läbi vastavalt juhtumite süstematiseerimisele, mitmemahuliste juhtumite korral kantakse inventuuri iga juhtum või selle maht oma salvestusnumbri all;

Inventuuri ladustamisüksuste süstematiseerimine peaks vastama nomenklatuuri juhtumite süstematiseerimisele;

Inventuuri kirjeldavad artiklid täidetakse rangelt vastavalt selles sisalduvate juhtumite pealkirjadele;

Samade pealkirjadega juhtumite inventuuri sisestamisel märgitakse esimesse kirjesse juhtumi täielik nimetus, kõik muud sarnased juhtumid tähistatakse sõnadega SAMA, kõik nende muud andmed kantakse inventuuri täies mahus;

Igal inventuuri uuel lehel reprodutseeritakse pealkiri täies mahus, isegi kui juhtumi homogeenne pealkiri jätkub;

Varude veergu "märkus" kasutatakse juhtumi kõrvaldamise või füüsilise seisundi tähistamiseks;

Osakondade arhiivis olev inventuur koostatakse asutuse struktuuriüksuste inventuuride põhjal vastavalt nende olulisusele asutuse ühise fondi süstematiseerimisstruktuuri alusel; ühes juhtumis sisalduvad mitme aasta dokumendid kantakse inventuuri juhtumi kuupäevaks;

Juhtumite numeratsioon vastavalt inventuurile ei tohiks ületada neljakohalist numbrit, äärmuslik arv on 9999;

Juhtude süstematiseerimine inventuuris on eelistatav kronoloogia järgi ja selle piires - vastavalt asutuse struktuurile;

Iga täidetud inventuur saab oma numbri vastavalt fondilehele ja varude registrile;

Asutuse inventuuri koostamisel selle struktuuriosade loetelu alusel koostatakse 2 eksemplari struktuuriüksuse inventuuri, 4 eksemplari osakondade arhiivis koostatud iga-aastase kokkuvõtliku inventuuri kohta, 2 eksemplari pikaajalise (üle 20 aasta) ladustamise inventuuri kohta, 3 eksemplari personali inventuuri kohta;

Personali loetelu (l / s) koostamisel korraldatakse selles olevad dokumendid järgmises järjestuses: kõigepealt on korraldused personalile, seejärel personali nimekirjad, millele järgnevad personali registrid, isiklikud toimikud, isiklikud kontod töötasude arvestus, kogumispensionifondidesse tehtavate kohustuslike ja vabatahtlike maksete maksedokumendid ning kohustuslikud sotsiaalmaksed riiklikusse kindlustusfondi ja õnnetusjuhtumid;

Isiklikud toimikud süstematiseeritakse tähestikulises järjekorras ja kantakse nimistusse vastavalt omaniku vallandamise aastale;

Alalise, pikaajalise ladustamise ja personali varusid hoitakse vastavalt nende arvule eraldi.

Struktuur asutuse loetelu koostamine sisaldab mitmeid dokumente:

Iga-aastane struktuurinventuur koostatakse struktuuriüksuses;

Iga-aastase koondinventuuri koostab osakonna arhiiv;

Selle põhjal koostatakse riigiarhiivis pärast dokumentide ja inventari sinna viimist asutuse koondnimekiri - eraldi püsiladustuse ja personali jaoks.

Inventuuri komponendid on:

Tiitelleht;

Eessõna;

Inventuur ise;

Lühendite loetelu;

Näpunäited;

Teisendustabelid;

Bibliograafia;

Terminoloogiline sõnastik;

Tunnistajate leht.

Tiitellehtkoosneb arhiivi täisnimest, fondi looja nimest, fondi nimest, fondi numbritest, inventarist, inventuuri nimest, inventuuri lisatud dokumentide lõppkuupäevadest.

AT eessõnadannab teavet fondi looja, fondi kohta, annab oma dokumentide koosseisu ja sisu, inventuuri võrdlusaparaadi koosseisu märkuse.

Inventuuri põhitekst sisaldab selle kirjeldavat artiklit. Sellel on näidatud mäluüksuse seerianumber, raamatupidamisüksused, ametniku register või vana inventarinumber, salvestusüksuse päis, raamatupidamisüksused, dokumentide tähtajad, lehtede arv hoidlas, keel, autentsuse / koopia number, paljundamismeetod, dokumentide säilivusaste, välised tunnused ... Eriti väärtuslike dokumentide olemasolul on võimalik nende annotatsioonid kirjeldavasse artiklisse sisse viia.

Lühendite loetelu võetakse kasutusele, kui inventuur sisaldab spetsiifilisi, konkreetsele asutusele omaseid sõnade ja terminite lühendeid.

Näpunäited avalikustama inventuuri ainekontseptsioonid koos vajalike selgituste ja hoiuühikute märkimisega. Võimalikud on subjekti, nominaalsed, geograafilised, kronoloogilised ja muud indeksid. Neid saab vastavalt vajadusele kurdid või märkustega lisada.

Teisendustabelidkasutatakse varude ülevaatamisel uue mäluühikute arvu üleviimiseks vanadesse. Nad näitavad samaaegselt uue ja vana inventari numbreid, hõlbustades seeläbi tööd uue inventuuriga.

Bibliograafia määrab kindlaks fondi dokumentide kasutamise määra, esitades teavet nende väljaannete kohta, mainides neid trükitud ja trükkimata materjalides, sealhulgas teadusliku viiteaparaadina.

Terminoloogiline sõnaraamat on kasutusele võetud fondi looja eritingimuste korral, mida on nimetatud inventuuris ja selles sisalduvates dokumentides.

Tunnistajate lehtesitab inventuuri kogu teabe, selle nummerdatud lehtede arvu, selles olevate hoidikute arvu esimesest kuni viimase numbrini, muutused inventari koostises. Sertifitseerimislehele kirjutab alla inventuuri koostaja. Inventari sisemiste muudatustega parandab ta need muudatused, näiteks:

Inventuur sisaldab 185 (sada kaheksakümmend viis) juhtumit nr 1 kuni nr 185.

Koostatud ______________ Kuupäev.

4 . Arhiivikataloog

Arhiivikataloog - arhiivikataloog, kus teave arhiividokumentide kohta asub vastavalt valitud salastamisskeemile. Kataloogi kui arhiivide teatmeteose eripära on see, et kataloogis olev teave asetatakse reeglina kaartidele. Erinevate kataloogide kogu moodustab arhiivikataloogide süsteemi.

Arhiividokumentide kataloogimine - kataloogide koostamise, loomise ja hooldamisega seotud tööde kogum. See koosneb:

Kataloogi tüübi määratlused;

Selles sisalduva dokumentaalse teabe klassifitseerimisskeemi väljatöötamine;

Dokumenteerimisteabe kindlakstegemine ja valimine kataloogimiseks;

Kataloogikaartidel dokumentaalse teabe kirjeldused;

Kataloogikaartide indekseerimine;

Kaartide süstematiseerimine ja kataloogihooldus.

Kataloogimisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist:

Määratakse arhiivifondide ja nende struktuuriosade valimise järjekord vastavalt nende olulisuse astmele;

Valitakse välja vajalikud juhtumid, dokumendid, teave nendest;

Sõltuvalt tekkivast kataloogist kasutatakse dokumentaalse teabe kirjeldamise erinevaid meetodeid.

Kataloogi tüübi määramisel võetakse arvesse järgmist:

Arhiivi tase ja profiil;

Rahaliste vahendite struktuur, koostis, sisu ja arengutasem;

Dokumentide kasutamise intensiivsus ja ülesanded;

Muude arhiivikataloogide kättesaadavus ja kvaliteet;

Arhiivi personal ning materiaalsed ja tehnilised võimalused.

Arhiivikataloogide süsteem.Kataloog peaks kõige paremini kajastama arhiivi dokumentaalset struktuuri, olema võti kõige populaarsemate dokumentide leidmiseks. Arhiivikaardi register võib põhineda kontorikaardi indeksil, mis on arhiivis läbinud töötlemise, et jagada see püsivate, pikaajaliste (üle 10 aasta), lühiajaliste (kuni 10 aastat) juhtumite ja personalidokumentide kaardiindeksiteks.

Katalooge saab ehitada loogilises või tähestikulises struktuuris. Esimene hõlmab süstemaatilist, temaatilist, kronoloogilist. Teisele - teema: nominaalne ja geograafiline.

Kataloogide klassifikatsioon

postitatud http://www.allbest.ru/

Kõige tavalisemad kataloogide tüübid on:

- süsteemne - ühiskonna teadmiste harude ja praktilise tegevuse kaupa;

- temaatiline - teemade, alateemade, pealkirjade, alapealkirjade kaupa;

- institutsionaalse ajaloo kohta - valdkonna, jurisdiktsiooni, asutuse tüübi järgi tähestikulises järjekorras;

- haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kohta - haldusterritoriaalsete üksuste tüüpide ja nende piires - nimede tähestiku järgi;

- kronoloogiline - sündmuste kronoloogia või dokumentide dateerimise või käsitletud sündmuste aja järgi - tähestiku järgi dokumentides mainitud isikute või dokumentide autorite poolt;

- geograafiline - geograafiliste ja topograafiliste objektide tähestikulises järjekorras;

- osakondade kaupa- arhiivi kantud andmeid staaži, palga ja muude pensionide arvutamise näitajate kohta saab kasutada isikukataloogi koostamiseks;

- fondide nimed - suure hulga fondide korral saab seda kasutada fondide, nende nimede, numbrite, tähtaegade esmaseks tutvumiseks.

Arhiveeritud kataloogide klassifikatsioon... Kõik kataloogid on ühendatud ühte arhiivimiskataloogide süsteemi. Kindlat tüüpi kataloogi loomine algab selle klassifitseerimise skeemi väljatöötamisega. Rahvusvahelises dokumentaalteaduses aktsepteeritakse järgmist: universaalne kümnendliigitus; Käärsoole klassifikatsioon.

Klassifitseerimisskeemi valik määratakse arhiividokumentide koosseisu ja nende kasutamise ülesannete järgi. Need on omavahel ühendatud viidete süsteemiga, mis sisaldab täielikke viiteid (alates indeksita kontseptsioonist kuni indeksiga kontseptsioonini) ja osalisi viiteid (täiendavad) seotud mõistete linkimiseks. Seestpoolt on võimalik liikuda - arhiividevahelistesse kataloogidesse, mis kajastavad paremini konkreetse probleemi, selle või selle probleemi arhiividokumentatsiooni koostist.

Alates 1970. aastate lõpust. Nõukogude arhiiviteaduses kasutatakse NSV Liidu riigiarhiivide süstemaatiliste kataloogide dokumentaalse teabe ühtse klassifikatsiooni skeemi (Moskva, 1978). Skeem on üles ehitatud loogilise struktuuri alusel, kus jaotusi esindavad teadmiste harud ja ühiskond. Sellised majandusharud riiklikul tasandil on:

Riigihoone. Valitsus. Riikluse kaitse.

Sotsiaalne ja poliitiline elu.

Rahvamajandus.

Kultuur. Teadus. Tervishoid.

Iga ühtse klassifikatsiooniskeemi tööstusharu (jaotust) nimetatakse tavaliselt osakonnaks. Igal osakonnal on oma selge jagunemine alajaotisteks, sektsioonideks ja alajaotisteks ning väiksemateks jaotusteks.

Arhiivifondist dokumentide kataloogimisel on vaja üksikasjalikult uurida ühtse klassifikatsiooniskeemi ülesehituse struktuuri, selgelt määratleda, milline osakond, allosakond jne. loogiliselt saab omistada üht või teist dokumentides väljendatud mõistet.

Dokumenteerimisteabe implanteerimine ja valimine kataloogimiseks toimub nii arhiivifondide temaatilise väljatöötamise ajal kui ka kaasnevate kataloogide vormistamisel, mis on seotud muud tüüpi töödega dokumentide tuvastamiseks ja kirjeldamiseks. Kataloogimisel pööratakse erilist tähelepanu olulised sündmused, fakte, nähtusi, mis peegeldavad ajastut, kindlat ajaloolist perioodi, sündmust või konkreetse piirkonna, piirkonna jne olemust. Avalikustatud teavet kirjeldatakse kataloogikaartidel alamdokumentaalse, individuaalse, grupikirjelduse tasemel. Dokumendikirjeldusega esitatakse teave ühe dokumendi kohta, ühe dokumendi - salvestusüksuse, rühmaga - temaatiliselt, loogiliselt, kronoloogiliselt seotud mäluüksuste või dokumentide rühm.

Selle tulemusena on võimalik kirjeldus dokumendi osa, dokumendi, dokumentide rühma, hoiustamisüksuse, salvestusüksuste rühma tasandil.

Indeksikaart sisaldab järgmisi atribuute:

Klassifikatsiooni jagunemise indeks;

Sündmuse kuupäev ja koht;

Informatiivne teave (sisu kirjeldus);

Arhiivi nimi;

Fondi nimi;

Dokumendi arhiivikood (fondi, inventari, hoidla, lehe number);

Taasesitusmeetod;

Koostaja perekonnanimi;

Koostamise kuupäev;

Mõnel juhul võib kaardi tagaküljel olla anotatsioon takistatud.

Arhiivikatalooge täiendatakse pidevalt uute andmetega. Üks seotud töödest on kataloogimine, mis hõlmab järgmist:

Töö teaduslik ja metoodiline tugi;

Indekseerimiskaardid;

Nende süstematiseerimine indeksite ja pealkirjade järgi;

Kataloogile viite koostamine;

Kataloogi täiustamine;

Kataloogide koostamise ja kataloogide kasutamise raamatupidamisvormide pidamine.

Kataloogis olevad kaardid peavad olema indekseeritud, neile tuleb kinnitada register - sümbol, keele element, tähed, numbrid, kokkuleppemärgid, mille eesmärk on edastada dokumentidesse salvestatud teabe sisu, fikseerida klassifitseerimisskeemis jagunemiste koht ja määrata kindlaks nende jaotuste suhe ...

Indeksid võivad olla:

Sõnasõnaline;

Digitaalne;

Kombineeritud.

Nende abil määratakse kaartide koht kataloogis. Nende süstematiseerimine toimub vastavalt indeksitele tähtede ja numbrite järjekorras. Kataloogide pidev täiustamine hõlmab klassifitseerimisskeemi täiustamist, nende sisu ja kujunduse kontrollimist, kirjelduste täiustamist. Selle tulemusel peaksid kataloogid olema inventuuri järel tähtsuselt teine \u200b\u200barhiiviviide.

5 . Arhiivijuht

Arhiivijuht - arhiivikataloog, mis sisaldab süstemaatiliselt arhiivifondide omadusi või lühiteavet ning mille eesmärk on tutvuda selle koosseisu ja sisuga.

Juhendid hõlmavad teavet Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivi Fondi, arhiivide rühma, arhiivi ja mitmete arhiivifondide tasemel. Sõltuvalt sellest jagunevad juhendid alajaotusteks:

Arhiivifondide juhendisse;

Lühike juhend arhiivifondide kohta;

Temaatiline juhend arhiivifondide kohta;

Arhiivijuht.

Arhiivifondide juhend määrab arhiivi koosseisu fondi tasandil. See sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondide tunnustest, sealhulgas fondi nimi, number, suurus, selle lõppkuupäevad, ajalooline teave, märkused, bibliograafia.

Kiire viide arhiivifondidele annab teavet fondide juhendist üldisema või kitsama temaatilise iseloomuga arhiivifondide kohta. See sisaldab fondide nimetusi ja lühiteavet nende kohta. Nende hulka kuuluvad fondide arv, maht ja lõppkuupäevad. Katalooge saab märkida ja märkimata jätta.

Temaatiline juhend arhiivifondide kohta esitab teavet konkreetse teemaga määratletud fondide kohta. Selles on vastavalt teemadele märgitud fondi nimi, number, äärmuslikud kuupäevad, vastavaid teemasid käsitlevaid dokumente sisaldavate inventuurinumbrite arv, fondi teaduslik viiteaparaat, märkused, bibliograafia. Lisaks saab näidata teavet fondi looja ajaloo ning dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamise tingimuste kohta.

Arhiivijuht sisaldab teavet paljude arhiivide kohta, alustades Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivi Fondist ja jätkates arhiivide rühmaga. See määrab arhiivi koosseisu, arhiivide rühma, Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivi fondi koosseisu vastavalt kogu selle üksikute osade või üksikute osade hoidlatele. Selles juhendis sisalduvad arhiivi omadused sisaldavad arhiivi nime ja aadressi, viitedokumentide dokumentide tüüpide kohta, ajaloolist teavet ja märkusi. Lisaks võib esitada arhiivibibliograafia. Sõltuvalt sellise juhendi ees seisvatest ülesannetest võib see olla üldine või temaatiline. Juhendite koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemisviisi, mis seisneb selleks mõeldud fondide, juhtumite ja dokumentide valimises, teabe valimises, võrdlusaparaadi optimaalse koostise ja terviklikkuse määra tuvastamises. Reeglina on reisijuhtide teave jagatud infoks Nõukogude-eelse, Nõukogude, Nõukogude-järgse perioodi vahendite kohta. Nende materjal asub ajalooliselt ja loogiliselt.

Giidkoosneb põhiosast, mis sisaldab fondide ja dokumentide kirjeldust, ning viiteseadmest, sealhulgas tiitellehest, sisukorrast, eessõnast, lühendite loendist, indeksitest. Juhendite koostamisel on nende jaoks peamine nõue kajastatud teabe täielikkus, võrdlusandmete (arhiiv, fond, inventuur, hoidla) kättesaadavus, vajadusel märkused dokumentidele. Juhendid võivad lisaks peamiste arhiivifondide teabele sisaldada teavet märkimata fondide kohta. Arhiivijuhendid võivad sisaldada üksikasjalikku bibliograafiat, mis näitab lisaks bibliograafia üldandmetele ka arhiividokumentide või nende kohta aruannete avaldamist.

6 . Ülevaade arhiividokumentidest ja muudest arhiivikataloogidest

Ülevaade arhiividokumentidest - arhiivide teatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet arhiividokumentide üksikute komplekside koostise, sisu ja otsinguandmete kohta, mida vajaduse korral täiendatakse nende allikaanalüüsiga. Arvustused võivad olla varu ja temaatiline... Arhiivifondi ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet fondi dokumentide koostise ja sisu ning nende allikaanalüüsi kohta.

Temaatiline ülevaade dokumentidesthõlmab süstematiseeritud teavet konkreetse teema kohta ühe või mitme arhiivifondi dokumentide koostise ja sisu kohta ning nende allikaanalüüsi.

Peamine erinevus muud tüüpi teadus- ja viitedokumentide arhiividokumentide ülevaatamise vahel on allikaanalüüsi läbiviimine, mis hõlmab vaadeldavate dokumentide lähtealase uurimisväärtuse, nende täielikkuse ja säilivusastme, usaldusväärsuse ning neis sisalduvate faktiliste andmete laadi määramist.

Ülevaate põhiosa moodustavad arhiividokumentide märkused koos nende otsinguandmetega. Ülevaade koostatakse kogu arhiivi kohta, seejärel selle fondide, inventuuride, juhtumite, kohtuasjade lehtede kohta. Tervikuna koosneb ülevaade asutuste - rahastajate, dokumentide omadustest, viiteaparaadist.

Arhiivifondi uuringu koostamise skeem on järgmine:

Struktuurne - koos struktureeritud fondi loojaga ja vastavalt fondiga, kui struktuuriosade nimed on ülevaatuse jaotiste nimed;

Filiaal (funktsionaalne) - fondi looja ja vastavalt fondi selge struktuuri puudumisel;

Temaatiline - konkreetsetel teemadel dokumentide sisu rühmitamine ja esitamine;

Kronoloogiline - dokumentide sisu rühmitamine ja esitamine kronoloogiliselt;

Nominaalne - dokumentide sisu rühmitamine ja esitamine nende liikide kaupa.

Dokumentide temaatilist ülevaatust saab läbi viia järgmise skeemi kohaselt:

Tööstus (funktsionaalne);

Temaatiline;

Kronoloogiline.

Ülevaates olevate dokumentide märkused sisaldavad teavet dokumentide sisu, nende allikaanalüüsi, peamiste dokumentide tüüpide, nende autorsuse, kronoloogilise raamistiku, autentsuse, otsinguandmete kohta. Fondiuuringus pakuvad otsinguandmed teavet fondi tasandil (inventuur, juhtum, leht). Temaatilises ülevaates täiendatakse otsinguandmeid arhiivide nimede ja kogude numbritega.

Ülevaate võrdlusaparaat koosneb tiitellehest, sisukorrast ja eessõnast, mis annab teavet fondi ja fondi tegija kohta, ülevaate struktuuri, võrdlusaparaadi koosseisu, lühendite loendi ja indeksi.

Lisaks ülalnimetatud dokumentidele sisaldab temaatiline ülevaade ka: loetelu selle ettevalmistamisel kasutatud vahenditest; bibliograafia ja teave vastavateemaliste dokumentide kättesaadavuse kohta teistes arhiivides.

Arhiivindeks - on arhiivikataloog, mis sisaldab objektide või objektide nimede süstematiseeritud loetelu, mis sisaldab teavet arhiividokumentide kohta, märkides nende otsinguandmed.

Näpunäited võivad olla:

Arhiividevaheline;

Fondidevaheline;

Fondisisene;

Ühe inventuuri dokumentide jaoks;

Mitmed fondide varud;

Kogu fond;

Ühe arhiivi mitu fondi;

Mitu arhiivi.

Näpunäiteid saab koostada:

Salvestusüksuste pealkirjadele neid vaatamata;

Üksikutele dokumentidele koos nende vaatamisega.

Rubriteerimise järgi jagatakse osutid omakorda järgmisteks tähestikuline, süsteemne ja kronoloogiline... Kogus olevad hoiukomponendid viiakse kokku juhul, kui kollektsioonil on keeruline struktuur, sageli kasutatakse suurt hulka varusid.

Fondidevahelised indeksid koostatakse nende asjade homogeensuse, vastastikuse täiendavuse põhjal. Samad näpunäited võivad olla arhiivide vahel. Indeksite kirjeldavad artiklid koosnevad ainekontseptsioonist ja otsinguandmetest fondide, inventuuride, juhtumite, lehtede kohta. Indeksitermineid saab omavahel ühendada viitesüsteemiga.

Näidikute peamised tüübid:

Temaatiline;

Nominaalne;

Geograafiline;

Kronoloogiline;

Tähestikuline;

Süstemaatiline.

Arhiivifondi ajalooline taust koostatakse selle fondi avamisel ja sisaldab fondi looja ajalugu, fondi ajalugu ja fondi dokumentide kirjeldust.

Fonditegija ajalugu sisaldab:

Fonditegija loomise ajalugu (selle loomise ja ümberkujundamise haldusdokumentide kuupäevad, numbrid, pealkirjad);

Fonditegija ülesanded ja funktsioonid ning nende muudatused;

Fondi looja tegevuse ulatus, alluvate organisatsioonide süsteemi koosseis;

Raha looja koht riigiaparaadi, majandus-, sotsiaal-poliitilises, kultuurielusüsteemis;

Muudatused fondi looja nimes ja alluvuses; fondi looja struktuur ja selle muutused;

Raha looja tegevuse tähtaeg.

Vundamendi ajalugu sisaldab:

Fondi esmakordse arhiivi laekumise kuupäev, maht, tähtajad;

Muutused fondi koosseisus ja mahus ning nende põhjused;

Dokumentide säilivusaste;

Dokumentide moodustamise, kirjeldamise, süstematiseerimise tunnused;

Teave fondi looja dokumentide kättesaadavuse kohta teistes fondides ja arhiivides;

Teave fondi dokumentides teiste rahastajate dokumentide olemasolu kohta;

Teadusliku võrdlusaparaadi koostis.

Fondi dokumentide kirjeldus sisaldab:

Fondi dokumentide koosseis, liigid ja tähtajad;

Sellele fondivalmistajale omase dokumentatsiooni omadused;

Dokumentide kasutamise kord;

Teadusliku võrdlusaparaadi omadused.

Kirjandus

Sapar Bayzhan-Ata. ? ltt m? ra? at t ?? ireginde / Raamatus. Alash miras. Rahvuspärand. - Almatõ, 1995.

Sarieva R. M? Ra? At? Ja zha? Sa? Am? Või kerek / Ana tili. 2001. nr 27.

Sarieva R. Kasahstani Vabariigi arhiivinduse arendamise programmi 2001–2005 rakendamise tulemuste kohta /? Aza? Stan m? Ra? Attara. 2006. nr 1.

Sizov S. arhiivid ja Internet: arhiiviasutuste praegune olukord / avaldamistegevus: riik ja väljavaated. Vabariikliku teadusliku ja praktilise seminari materjalid. - Astana, 2007.

Stepansky A.D. Revolutsioonieelse Venemaa / AE teadus- ja ajalooseltside ajalukku 1974. aastaks. - M., 1975.

Tyuneev V.A. SRÜ riikide arhiivipärand: säilitamine, juurdepääs, kasutamine / Kodused arhiivid. 1998. nr 5.

Uralova S.S. TsNTIDAD RK: /? Aza? Stan m? Ra? Attara moodustamine ja areng. 2007. nr 1-2 (41-42).

Khabizhanova G.B., Valikhanov E.Zh., Krivkov A.L. Vene haritlaskond Kasahstanis (19. sajandi teine \u200b\u200bpool - 20. sajandi algus). - M., 2003.

Khasanaev M.Kh. Kasahstani arhiivinduse kaheteistkümneaastane ajalugu (ajalugu, osariik, probleemid). - Almatõ, 1995.

Khashimbaeva Z. Kasahstani Vabariigi presidendi /? Aza? Stan m? Ra? Attara arhiivis olevate dokumentide füüsilise seisundi hindamise kogemusest. 2006. nr 1.

Shalgynbai J.J. Arhiivide roll kasahhi raamatukirjastuse ajaloo uurimise allikabaasi moodustamisel 19. - 20. sajandi alguses. Arhiiviasutuste avaldamistegevus: seis ja väljavaated. Vabariikliku teadusliku ja praktilise seminari materjalid. - Astana, 2007.

Postitatud saidile Allbest.ru

Sarnased dokumendid

Teadusliku võrdlusaparaadi süsteemi kirjeldus. Organisatsiooni arhiivi ja selle väljatöötamiseks vajalikud raamatupidamise põhidokumendid. Kaardi register on teatmeteos, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Teaduslik referentsaparaat ülevaatamiseks.

ettekanne lisatud 30.11.2014


Teadusliku ja tugiaparaadi ehitamise mõiste ja põhimõtted, selle struktuur ja üksikute komponentide vastastikune mõju. Varude järjekord, kataloogisüsteem arhiivis. Juhendid ja täiendavad teatmikud ning otsinguvahendid, nende toimimise põhimõtted.

kursusetöö lisatud 09.12.2014


Arhiiv kui organisatsioon, mille ülesanneteks on dokumentaalsete materjalide säilitamine, nende jaoks teadus- ja teateaparaadi koostamine ning dokumentaalsete materjalide kasutamise korraldamine. Arhiivide tekkimine aastal Vana Vene riik, nende areng.

test, lisatud 14.01.2014


Otsige avaldamata allikaid ajaloolast huvitavatel teemadel. Arhiivide võrgustik ja koosseis. Valitsusasutuste ja isikliku päritoluga fondid. Arhiivide teaduslik tugiaparaat ja selle uurimine. Juhtumite uurimine, identifitseerimine ja dokumentide valik.

abstraktne, lisatud 14.12.2008


Bibliograafilise tegevuse uurimine. Bibliograafia ajalugu ja kontseptsioon ning selle areng Venemaal. Infotaristu, mis pakub mis tahes riigi dokumentide kohta bibliograafilise teabe ettevalmistamist, levitamist ja kasutamist.

abstrakt lisati 21.11.2008


Venemaa muinasaktide riigiarhiivi moodustamise ajalugu. Lühikirjeldus ja sisu. Arhiivi teaduslik viiteaparaat. Hoides selles kroonikaid, vanu trükitud raamatuid, Moskva kiriku ja tsiviilajakirjanduse raamatukogusid.

abstrakt lisati 17.04.2014


Isiklike arhiivifondide tüübid ja sordid. Isikliku päritoluga dokumentide omandamise tunnused ja kirjeldus. Isikliku päritoluga dokumentide rahastamine. Arhivaari tegevus isikliku päritolu fondide moodustamisel.

kursusetöö, lisatud 06.01.2016


Arhiivitöö Itaalia osariikides enne ja pärast Itaalia taasühendamist. Arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise tagamine riigis. Vene materjalid Riikliku Keskarhiivi fondides. Vatikani arhiiv.

abstraktne, lisatud 20.03.2014


Venemaa arhiivifondi koosseis, selle arengulugu, reguleerimine tegevused. Märgid dokumentide rühmitamisest, arhiivikogude moodustamisest. Isiklikest fondidest, ühendatud arhiivifondidest ja kogudest pärit dokumentide liigituse tunnused.

test, lisatud 08.06.2013


Vene riikliku sõjaajalooarhiivi tekkimise ja arengu ajaloo uurimine. Sektsioonide süstematiseerimise aluspõhimõtete kirjeldus arhiivifondides. Arhiivikonfiguratsiooni analüüs, ajalooliste dokumentide säilitamise iseärasused

Suurus: px

Alustage kuvamist lehelt:

Ärakiri

1 Teema: Arhiividokumentide teadusliku võrdlusaparaadi moodustamise tunnused Küsimused: 1. Arhiividokumentide kirjeldamise protseduur 2. Arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem Eesmärk: arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi koostamise tunnuste valdamine Eesmärgid: Arhiividokumentide kirjeldamise korra kindlaksmääramine teadus- ja teatmikaparaadi dokumentide koostamise reeglid Teha kindlaks ja meenutada arhiiviteatmete tüüpe ja nende koostamise iseärasusi. Mõista teadusliku viiteaparaadi koostamise ja kasutamise põhireegleid 1. Arhiividokumentide kirjeldamise kord Arhiivide teadusliku viiteaparaadi (NSA) süsteemi täiustamine, mille eesmärk on pakkuda ühiskonnale usaldusväärset retrospektiivset dokumentaalset teavet , on arhiivitöö üks peamisi ülesandeid. NSA toimimise tõhusus mis tahes arhiivi dokumentide puhul sõltub otseselt nende dokumentide kirjelduse tulemustest. Sel juhul mõistetakse dokumentide kirjeldust kahel viisil: teisese dokumentaalse teabe loomise protsess dokumentides sisalduva esmase teabe analüütilise ja sünteetilise töötlemise abil ning dokumentide väljavõtmine vajalik teave arhiivi raamatupidamis- ja muudest dokumentidest, et luua dokumentide kohta teavet edasiseks otsimiseks ja mitmemõõtmeliseks kasutamiseks;

2 tegelikult teisene dokumentaalne teave dokumentide koosseisu ja sisu, võrdlusandmete, samuti teave nende füüsilise ja tehnilise seisundi, juurdepääsutingimuste jms kohta. Arhiividokumentide kirjeldus viiakse läbi kolmel põhitasandil vastavalt selle dokumentide korraldusele: fond, hoidla, raamatupidamisüksus, dokument. Sel juhul on kirjelduse ühik ja kirjelduse objekt fond, hoidla, raamatupidamisüksus, dokument. Vajadusel saab tutvustada täiendavaid kirjeldusobjekte: fondide rühm, inventuur, komplekt, dokumentide rühm, dokumendi osa. Mitmetasandilise kirjelduse peamised põhimõtted on: teabe vastavus kirjeldusüksuse tasemele; teabe vastastikune seos ja vastastikune täiendavus kirjeldamise erinevatel tasanditel; teabe kordamata jätmine (dubleerimine) eri tasandite kirjeldustes. Kirjeldusel on oma struktuur ja see koosneb üksikutest elementidest, mis on paigutatud arhiivi integreeritud infosüsteemi vastavatesse osadesse (andmebaasidesse). Sel viisil saadud andmekogumit kasutatakse muu hulgas automatiseeritud teadus- ja viiteaparaadina, paljude raamatupidamisdokumentide moodustamiseks, juhendite ja muud tüüpi arhiivide teatmeteoste, loendite loomiseks. Kirjelduse elemendid hõlmavad järgmisi rühmi: teave identifitseerimise kohta, teave hariduse ja säilitamise ajaloo kohta, teave koostise ja sisu kohta, teave juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta, lisateave. Teave kirjeldusühiku identifitseerimise kohta sisaldab järgmisi elemente: - nimi (fondi nimi, fondiehitaja struktuurne osa, hoidla nimetus, raamatupidamisüksus, dokument);

3 - viiteandmed, mis koosnevad otsinguandmetest (arhiivifail), kirjeldusüksuse mahust, kirjeldusüksuses olevate dokumentide äärmuslikest kuupäevadest (loomise kuupäev); - infokandja tüüp. Teave kirjeldusühiku moodustamise ja hoidmise ajaloo kohta sisaldab järgmisi elemente: - teave fondi looja kohta (fondi looja ajalugu); - teave dokumentide säilitamise ajaloo kohta enne arhiivi lubamist ja arhiivis (fondi ajalugu). Teave kirjeldusühiku (annotatsiooni) koosseisu ja sisu kohta sisaldab fondi tasandil teavet fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta, hoidla, raamatupidamisüksuse ja dokumendi tasemel teavet sisu kohta, mida pealkiri ei saa kindlaks määrata. Teave kirjelduse üksusele juurdepääsu ja selle kasutamise tingimuste kohta koosneb järgmistest elementidest: - juurdepääsu tingimused (konfidentsiaalsus, saladus, kasutamise järjekord); - autoriõigused, reprodutseerimise ja kasutamise tingimused; - dokumentide keel; - füüsilised omadused, mis mõjutavad kasutamisvõimet; - fondi kättesaadavus kasutamiseks; - NSA kirjeldusüksuse juurde, sellele juurdepääsu ja kasutamise kord; - autentsus / koopia number, säilivusaste, reprodutseerimismeetod, välised ja muud tunnused. Lisateave sisaldab järgmisi elemente: - originaalide asukoht; - selle kirjeldusüksusega seotud dokumentide koopiate kättesaadavus ja asukoht temaatiliselt ja / või päritolu järgi; - bibliograafia.

4 Kogutasandi kirjeldus sisaldab järgmisi elemente: kogu nimetus, viited, teave kogumi moodustamise ja säilitamise ajaloo kohta, märkused, bibliograafia, teave juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta. Võrdlusandmed koosnevad: otsinguandmetest (fondi numbrid); fondi maht hoidmisüksustes ja / või raamatupidamisüksustes dokumentide tüübi järgi; igat liiki dokumentide dokumentide tähtajad; viited arhiivisisese teadusliku referentsaparaadi olemasolule. Teave fondi moodustamise ja hoidmise ajaloo kohta (ajalooline viide fondile) koosneb fondi looja ajaloost ja fondi ajaloost. Fondilooja ajalugu hõlmab organisatsiooni tekkimise ajalooliste tingimuste kirjeldust, eelkäija organisatsiooni nime kõigi ümberkorralduste kronoloogilises järjestuses järgmine teave: organisatsiooni loomise, ümberkujundamise ja likvideerimise kuupäevad viitega seadusandlikud aktid või haldusdokumendid; õigusjärglase nimi; organisatsiooni ülesanded ja funktsioonid ning nende muudatused; organisatsiooni tegevuse ulatus, alluvate organisatsioonide süsteemi koosseis; korralduskoht riigiaparaadi, majandus-, sotsiaal-poliitilise, kultuurilise ja muu elu süsteemis; muutused organisatsiooni nimes ja alluvuses; organisatsiooni struktuur ja selle muutused.

5 Isikliku päritolu fondi looja ajalugu koosneb lühikestest eluloolistest andmetest (perekonnanimi, eesnimi, isanimi, varjunimi, neiupõlvenimi, elukuupäevad, elukutse, ametliku ja ühiskondliku tegevuse andmed). Pere, suguvõsafondi kohta antakse sarnast teavet vastavalt iga inimese sugulusastmele järjestikku. Fondi puhul, mis koosneb mitme loometegevusega seotud isiku dokumentidest, antakse sarnast teavet igaühe kohta perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Ühendatud arhiivifondi jaoks saab koostada fondide loojate üldise ajaloo. Fondi ajalugu sisaldab järgmist teavet: fondi dokumentide esmakordse arhiivi laekumise kuupäev, nende maht ja tähtajad; muutused fondi koosseisus ja mahus ning nende põhjused (väärtuse uurimine, kahjum, dokumenteerimata perioodid); dokumentide säilivusaste; dokumentide moodustamise, kirjeldamise ja süstematiseerimise tunnused, teave dokumentide kättesaadavuse kohta, mis ületavad fondi kronoloogilisi piire; teave fondi looja (sh personali) muude fondide või arhiivide hulka kuuluvate dokumentide kättesaadavuse ja nende säilitamise kohtade kohta; teave teiste organisatsioonide või isikute dokumentide kättesaadavuse kohta (fondide lisamine); fondi teadusliku võrdlusaparaadi koosseis. Ajaloolist tausta täiendatakse fondi täiendava täiendamisega, samuti ümberkorralduste, fondi looja struktuuri, funktsioonide muutmise jms korral. Arhiivikogu jaoks on märgitud teave selle loomise ajaloo kohta, sealhulgas aeg, tingimused, loomise põhjused, ehitamise põhimõtted,

6 kui ka kogu asukoht enne arhiivi sisenemist on märgitud selle koostaja. Abstrakt sisaldab dokumentide koosseisu lühikokkuvõtlikku kirjeldust kogu struktuuri ja dokumendiliikide kaupa, teemade dokumentide sisu, fondi looja tegevuse suundi kajastavaid küsimusi, teemade kronoloogiat ja nende geograafilisi (haldusterritoriaalseid) piire tähistades. Bibliograafia sisaldab loetelu fondi kohta avaldatud ja avaldamata teatmeteostest ning selle põhjal tehtud dokumentaalsetest väljaannetest. Kirjeldus hoidiku tasandil, raamatupidamisüksus sisaldab: o fondi nimi; o fondi looja struktuuriosa nimi; o pealkiri; o võrdlusandmed; o infokandja tüüp; o teave juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta. Pealkirja saab täiendada üksikute dokumentide või dokumendirühma märkustega. Haldusdokumentide ja isikliku päritoluga dokumentide ladustussõlme rubriik sisaldab järgmist: ladustamisüksuse tüübi või dokumentide liigi (sordi) nimi; isiku organisatsioon, amet ja / või perekonnanimi ja initsiaalid, kellele dokumendid on adresseeritud või kellelt dokumendid saadakse (adressaat, korrespondent); küsimus või objekt, sündmus, fakt, nimi, millele kuulub mäluüksuse dokumentide sisu; selle paikkonna nimi, millega kohtuasja dokumentide sisu on seotud, dokumentide autor, adressaat või korrespondent;

7 ürituse kuupäeva. Lubatud pealkirjaelemendid, näiteks "Tundmatu autor", "kuupäeva pole", "mitte varem kui ... y". Filmi ja videodokumendi pealkiri sisaldab filmi, erinumbri, filmiajakirja autori pealkirja või filmis või teleloos kajastatud sündmuse nime ning tootmise või võttekuupäeva. Fonodokumendi pealkiri sisaldab fonodokumendis kajastatud sündmuse nime, sündmuse toimumise kohta ja kuupäeva, nime ja fonodokumendi žanrit. Fonodokumendi pealkirja puudumisel märgitakse tele- või raadiosaate põhisisu, etendused, vestlused jms. autori pealkiri ja varem trükis avaldamata teos; autorite ja / või esitajate initsiaalid ja perekonnanimed, töötlemine, korrastamine, tekst, teose tõlkimine, dokumendi keel. Fotodokumendi pealkiri sisaldab pildi märkust või fotoalbumi pealkirja, filmilinti, autori perekonnanime, pildistamise kohta ja kuupäeva. Masinloetava (elektroonilise) dokumendi pealkiri sisaldab teabe esitluse tüüpi (andmebaas, tekstifail, digiteeritud pilt jne) ja selle kokkuvõtet, teabe autorit või koostajat, dokumendi kuupäeva. Salvestusüksuse päist saab täiendada üksikute dokumentide või dokumendirühma märkustega, mille olemasolu päise abil ei saa kindlaks teha. Lisatakse märkused ainulaadsete ja eriti väärtuslike dokumentide, eelkäijate organisatsioonide dokumentide, töötajate kohta teavet sisaldavate dokumentide kohta, mis on olulised sotsiaal-õiguslike, genealoogiliste ja muude taotluste täitmiseks.

8 Juhtimisdokumentide ja isikliku päritoluga dokumentide hoiuruumi pealkirja märkimine näitab üksikute dokumentide sisu, ladustamisüksuse dokumentide rühma. Filmi- ja videodokumentide märkimisel antakse kokkuvõte üksikutest filmi- ja videodokumentidest, kajastades kõige olulisemaid sündmusi või nende üksikuid hetki. Fotodokumendi abstrakt sisaldab lühikest teavet dokumendis kujutatud teema, sündmuse, fakti, isiku (te) kohta. Fotodokumendil kujutatud isikud on loetletud nende paigutusjärjestuses vasakult paremale, ülevalt alla. Kui on vaja kogu grupist välja tuua üks inimene või kui teavet on vaid mõne inimese kohta, märgitakse dokumendis nende asukoht: „vasakult teine“ või „grupi keskel“. Fonodokumendi märkus sisaldab eraldi dokumendi lühikokkuvõtet ja osutab: vokaalteose esitaja hääletüüp; muusikariista nimi, kui teost esitab üks solist; muusikalise rühma nimi, kui teost esitavad mitu muusikut; initsiaalid, kunstilise juhi, dirigendi perekonnanimi ja ametinimetus jne. Võrdlusandmete hulka kuuluvad: otsinguandmed (fondi number, inventari number, hoiuruumi number, inventari ühikud); dokumentide tähtajad (dokumendi loomise kuupäev); audiovisuaalsete salvestiste jaoks (uuesti salvestamine); kirjeldusühiku maht: paberkandjal dokumentide puhul lehtede arv; filmi- ja videodokumentide puhul (sõltuvalt tüübist) raamatupidamisüksuses olevate mäluühikute arv, filmimaterjal, ajastus, mänguaeg (minutites ja sekundites);

9 fotodokumentide puhul mäluseadme moodustavate negatiivide arv; fotoalbumite puhul fotoprintide arv. Infokandja tüüp: juhtimisdokumentide ja isikliku päritoluga dokumentide jaoks, paber, jälgpaber, pärgament, kangas jne; grammofonide salvestamise fonodokumentide puhul grammofoni originaali tüüp, metalli nimi, millest originaal on valmistatud või kaetud (vask, nikkel jne); magnetilise salvestuse fonodokumentide puhul magnetlindi tüüp; videodokumentide puhul videolindi tüüp; foto- ja filmidokumentide jaoks filmi formaat, värviedastus, aluse tüüp; masinloetavate (elektrooniliste) dokumentide jaoks diskett, ketas, lint jne. Dokumendi taseme kirjeldus sisaldab järgmist: dokumendi pealkiri: dokumendi tüübi nimi; autor; adressaat / korrespondent; küsimus või teema, sündmus, fakt, nimi, millega dokumendi sisu on seotud; ala nimi, millega sisu on seotud, dokumendi autor või korrespondent; selles sätestatud sündmuste kuupäevad; võrdlusandmed (sh otsinguandmete fondi number, varude number, hoidla number, varude ühikud, lehtede numbrid; dokumendi loomise kuupäev); infokandja tüüp; teave juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta. Pealkirja saab täiendada märkusega, mis paljastab dokumendi sisu, mida pealkiri ei kajasta. 2. Arhiividokumentide teadus- ja viiteaparaatide süsteem

10 Teaduslik viiteseade (NSA) struktureeritud kogum dokumentide kirjelduste elementidest (teisene dokumentaalne teave), mis on esitatud erinevat tüüpi arhiivikataloogides, dokumentide ja dokumentaalse teabe otsimiseks mõeldud andmebaasides. Arhiividokumentide teadus- ja viiteseadmete süsteem (SNSA) on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiivikataloogide kompleks, andmebaasid dokumentide koostise ja sisu kohta, mis on loodud ühtsel teaduslikul ja metodoloogilisel alusel dokumentide ja dokumentaalse teabe otsimiseks tõhusa kasutamise eesmärgil. SNSA kohustuslikud elemendid on inventuurid, juhend arhiivifondide kohta, kataloogid, andmebaasid, mida kasutatakse nende teatmeteostena. SNA täiendavad elemendid on näpunäited, dokumentide ülevaated. NSA süsteem rakendab organisatsioonide kontoritöös, organisatsioonide arhiivide NSA, munitsipaalarhiivide ja riigiarhiivide SNSA loodud raamatupidamis- ja viiteaparaatide järjepidevust. Organisatsioonide arhiivide NSA, riigiarhiivide ja SNSA järjepidevus põhineb nende ehitamise nõuete ja põhimõtete ühtsusel. See järjepidevus eeldab kontoritöös ja organisatsioonide arhiivides kohustuslikku koostamist juhtumite nimekirjad, nende jaoks vajaliku viiteaparaadiga dokumendid. Arhiiviasutuste EPK poolt heaks kiidetud varud (iga-aastased jaotised) säilitatakse arhiivis kontrolleksemplaridena, kuni dokumendid viiakse alaliseks säilitamiseks. Pärast dokumentide alaliseks säilitamiseks saamist muutuvad varud SNSA arhiivi osaks. Organisatsiooni arhiivi mitmesuguseid kontorifaile ja katalooge saab arhiivi võtta NSA süsteemi osana kasutamiseks iseseisvate elementidena või liita kataloogide vastavatesse osadesse.

11 SNSA loomisel ja arendamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemisviisi, mis seisneb arhiivkataloogide ja andmebaaside sobiva koosseisu valimises, teatavas metoodikas kirjelduste koostamisel ja täiustamisel, kataloogide referentsaparaadi koostamisel ja täitmisel, fondide töö järjekorra määramisel sõltuvalt nende informatiivsest olulisusest, olemusest nende dokumendid, nende jaoks kättesaadava teadus- ja viiteaparaadi koosseis ja olek, praktilised vajadused. Prioriteetset kirjeldust vajavad organisatsioonide fondide dokumendid, mis sisaldavad mitmepoolset, sektoriülest teavet, ja isikliku päritoluga fondid, mis sisaldavad peamiselt eriti väärtuslikke ja ainulaadseid dokumente; varud peaksid olema varustatud erinevat tüüpi märkidega; individuaalsed tunnused koostatakse fondi tasandil. Kõige informatiivsemate fondide jaoks luuakse ülevaated, juhtumite indeksid ja dokumendid. Organisatsioonide fondide, mis sisaldavad teavet ühe haru või ühe tegevusvaldkonna kohta, ja isikliku päritoluga fondide puhul, mis sisaldavad eriti väärtuslikke dokumente, võib varud esitada ainult ühe indeksiga; fondi tasandil saab koostada nii individuaalseid kui ka grupi omadusi. Organisatsioonide fondide dokumentidele, mis sisaldavad teavet ühe teema kohta või millel on ülaltoodud fondide täiendus, võivad varud olla ainult tiitellehega. Fondide tasandil koostatakse grupi tunnusjooned või lisatakse teave nende kohta märkimata fondide nimekirja. NSA loomisel ja täiustamisel võivad fondi üksikutel osadel, millel on sõltumatud varud, sõltuvalt dokumentide informatiivsest olulisusest, olla erinev teaduslik ja võrdlusaparaat. Liidetud fondide puhul rakendatakse ka astmelist lähenemisviisi

12 NSA loomiseni, sõltuvalt selle moodustavate osade infosisust. Arhiivi SNS-i täiustamise viiside väljaselgitamiseks viiakse kõigi SNS-i saadaolevate elementide oleku analüüs ja arvestus läbi nii traditsioonilises vormis (NSA oleku registreerimise logi, kaardifail) kui ka automatiseeritud kujul. SNSA olekut arvesse võttes näidatakse järgmist: fondi number, varude number, saadaolevad NSA tüübid. Arhiivikataloogid Arhiivikataloogid jagunevad tüüpide järgi, mis määratakse kindlaks nende otstarbe järgi: inventuur, juhend, kataloog, register, ülevaade. Omakorda on igal neist tüüpidest tüübid ja sordid. Dokumentide koosseisu ja sisu käsitlevad arhiivikataloogid ja andmebaasid võivad olla arhiividevahelised, fondidevahelised, fondisisesed. Juhtumite loetelu, dokumendid (lisa 11) on arhiivikataloog, mille eesmärk on avalikustada hoidikute, raamatupidamisüksuste koosseis ja sisu, fikseerida nende süsteemsus fondis ja nende raamatupidamine. Arhiivis koostatakse kirjeldused kirjeldamata dokumentide kohta. Inventuur koosneb kirjeldavatest artiklitest, kokkuvõtlikust registrist, kontrollnimekirjast (12. liide) ja inventari võrdlusseadmest. Inventuuri kirjelduse objekt on hoidik, raamatupidamisüksus. Juhend on arhiivide teatmik, mis sisaldab süstemaatilises vormis teavet dokumentide ja / või arhiivide (arhiivide) kohta ning mille eesmärk on tutvuda nende koosseisu ja sisuga. Sõltuvalt teabe kättesaadavusest ühe või mitme arhiivi fondide kohta on juhendid jagatud arhiivinduseks (intraarhiiviks) ja arhiividevaheliseks. Arhiivinduslikud (intraarhiivsed) juhendid jagunevad järgmiselt: juhend fondide kohta; temaatiline juhend fondide kohta; lühike juhend fondide kohta, juhend arhiivi kohta, juhend arhiivi filmide ja fotodokumentide kohta. Arhiividevahelised juhendid

13 jagunevad: arhiivifondide juhend; temaatiline juhend arhiivifondide kohta; lühike juhend arhiivifondide kohta. Juhendite koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemisviisi, mis seisneb fondide, juhtumite ja dokumentide valimises, mille kohta teave lisatakse teatmeteosesse, teabe valimisest, mitmesuguste meetodite kasutamisest fondi, fondirühma kohta teabe esitamisel (üksikisiku, grupi tunnused või fondi kohta teabe lisamine fondi nimekirja). fondid), tehes kindlaks võrdlusaparaadi optimaalse koosseisu ja terviklikkuse astme. Arhiividevaheliste kataloogide ettevalmistamisel viiakse lisaks sellele läbi arhiivide valik, mille kohta lisatakse teave käesolevasse juhendisse. Juhend koosneb kirjeldavatest artiklitest (fondide ja dokumentide omadused), mis moodustavad selle põhiosa, ja viiteseadmest. Tunnuste sisu sõltub kirjelduse objektist. Juhendi koostamise skeem määratakse kindlaks selle kavandatud otstarbe (tüübi) järgi, võttes arvesse arhiivi fondide koosseisu (profiil), ning fikseeritakse kataloogi kui terviku ülesehitus ja iga kirjeldava artikli koht selles. Fondide juhendites ja lühiteatmikutes (välja arvatud temaatilised) saab kasutada skeemi, mille kohaselt teave arhiivi (arhiivide) fondide kohta jaguneb kolmeks osaks: nõukogude-eelse perioodi fondide kohta, nõukogude perioodi teises, kolmandas nõukogude-järgses perioodis. Skeemi alajaotised on üles ehitatud ajaloolises ja loogilises järjestuses. Arhiivifondide (arhiivifondide) juhend on teatavat liiki juhend, mis sisaldab arhiivifondide tunnuste süstematiseeritud loetelu, mis koosneb fondi nimest, fondi numbrist, fondi mahust hoidmisüksustes ja / või raamatupidamisüksustes dokumentide tüübi järgi, igat liiki dokumentide dokumentide tähtajad, ajalooline teave; annotatsioonid, kogu bibliograafiad. Tunnuste loetelu võib olla

14 on täiendatud märkimata fondide loeteluga, mis sisaldab fondide nimetusi ja nende kohta käivaid võrdlusandmeid. Arhiivi (arhiivi) fondide juhendis on kirjelduse objekt vundament. Fondi tunnuseid saab täiendada teabega töötajate juhtumite mahu, juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta. Arhiivifondide (arhiivide) temaatiline juhend koosneb süstematiseeritud loendist fondide või fondiosade tunnuste kohta, mis sisaldavad kindla teema (teemade) dokumente. Arhiivi (arhiiv) fondide temaatilise juhendi fondi (fondid), osa fondi (fondid) dokumentide tunnused koosnevad fondi nimest, fondi numbrist, fondi dokumentide lõppkuupäevadest, vastava teema dokumente sisaldava inventari (inventuuride) arvust, arhiivisisese teadusliku teaduse olemasolust viideaparaat fondile (fondidele), dokumentide märkused ja teemakohane bibliograafia, Tunnust saab täiendada teabega fondi looja ajaloo, samuti juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta. Arhiivide (arhiivide) fondide lühijuhend on omamoodi arhiivide (arhiivide) fondide juhend, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondide tunnustest. Lühike teatmik võib sisaldada teavet: kõigi salvestatud rahaliste vahendite või kindla fondirühma kohta (uued kviitungid, salastatuse kategooriasse kantud ja avatud ladustamiseks üle kantud vms). Kiirviited liigitatakse märkimata ja märkimata. Arhiivifondide (arhiiv) fondide kommenteeritud lühijuhendis sisalduvad fondi omadused koosnevad: fondi nimetus koos kogu fondi looja ümbernimetamisega, võrdlusandmed ja lühikese märkuse.

15 Fondi omadused märkimata kiirviidetes koosnevad fondi nimest ja võrdlusandmetest. Fondi tunnuseid saab täiendada teabega juhtumite arvu kohta personali kohta, samuti juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta; bibliograafia. Arhiivijuhend on mõeldud üldiseks tutvumiseks konkreetse arhiivi ajaloo, selle dokumentide koosseisu ja sisuga ning see on esseetüübi populaarteaduslik väljaanne. Arhiivijuhendi kirjelduse objektiks on arhiiv tervikuna. Arhiivi juhendi põhiosa koosneb fondide koosseisu ja sisu omadustest (vastab arhiivis olevate fondide korraldusele) ning teabest arhiivi dokumentide teadus- ja viiteaparaadi kohta. Eessõnas on teave arhiivi ajaloo kohta. Arhiivijuhend on teatavat tüüpi juhend, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivide omadustest. See võib sisaldada teavet arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja muude hoidlate kohta, mis säilitavad alaliselt Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumente, Vene Föderatsiooni või selle piirkondade üksikute üksuste arhiivifonde. Arhiivijuhendis on kirjelduse objektiks arhiiv või muu Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide hoidla. Arhiivijuhendis sisalduvad arhiivi omadused koosnevad: arhiivi nimetus (täielik ja lühendatud), arhiivi aadress (täielikud aadressiandmed), viited andmed dokumentide liigi järgi, ajaloolised andmed ja märkused. Tunnust saab täiendada teabega dokumentide kättesaadavuse ja kasutamise tingimuste kohta, arhiivis olevast bibliograafiast. Juhendis peab olema viiteseade, mis sisaldab: tiitelleht, sisu, eessõna, lühendite loetelu, lisad, indeksid. Juhendi jaoks võib koostada üldbibliograafia.

16 Mitmeköiteliste väljaannete jaoks koostatakse võrdlusaparaat nii kogu väljaande kui terviku kui ka üksikute köidete kohta. Kataloog on vahepealne arhiivide teatmik, kus teave arhiividokumentide sisu kohta on rühmitatud teemade (teemade, harude) kaupa, mis asub vastavalt selle kataloogi jaoks vastuvõetud dokumentaalse teabe klassifitseerimisskeemile. Erinevate kataloogide kogu moodustab arhiivikataloogide süsteemi. Konkreetse arhiivi kataloogide koostise määramisel võetakse arvesse järgmist: selle taset ja profiili, struktuuri, koosseisu ja sisu, fondide arengutaset, dokumentide kasutamise intensiivsust ja ülesandeid, muud tüüpi arhiivikataloogide kättesaadavust ja kvaliteeditaset, arhiivi personali ning materiaalseid ja tehnilisi võimalusi. Sõltuvalt ehitusskeemist jagunevad kataloogid süstemaatilisteks, temaatilisteks ja nende sortideks (asutuste ajaloo kataloog, haldusterritoriaalne jaotus jne), subjektiks ja nende sortideks (nominaalne, geograafiline, objekt). Kataloogid võivad olla nii intraarhiivsed kui ka interarhiivsed. Kataloogi kirjelduse objektiks võib olla dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiuruum, raamatupidamisüksus, inventuur, fond (fondide rühm), mis sisaldab teavet konkreetse teema (teema) kohta. Arhiivis on kataloogisüsteemi aluseks süsteemsed ja isiklikud kataloogid. Süstemaatilises kataloogis olev dokumentaalne teave on liigitatud vastavalt ühiskonna teadusharudele ja praktilisele tegevusele ning paikneb loogilises järjestuses. Süstemaatilise kataloogi või selle alamrühmade jaoks saab koostada aine-, geograafia- ja nimefoorumeid (vastavate kataloogide puudumisel).

17 Temaatilises kataloogis on teema dokumentaalne teave rühmitatud loogilises järjestuses alateemade, pealkirjade ja alapealkirjade kaupa. Sõltumatu temaatiline kataloog luuakse, kui selles sisalduva teabe rühmitus erineb süstemaatilise kataloogi jaotiste rühmitusest. Asutuste ajaloo kataloogis on dokumentaalne teave klassifitseeritud tööstusharude, seejärel jurisdiktsioonide ja seejärel asutuste tüüpide (pangad, tehased, seltsid, partnerlussuhted, juhtkond) järgi tähestikulises järjekorras, sees nende nimede tähestikulises järjekorras. Haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kataloogis on dokumentaalne teave klassifitseeritud tähestikuliselt haldusterritoriaalsete üksuste tüüpide kaupa ja sisemiselt tähestikuliste nimede järgi. Ainekataloogides liigitatakse dokumentaalne teave ainemõistete (faktid, sündmused, geograafilised nimed) ja isikute nimede tähestikulises järjekorras. Edasi toimub süstematiseerimine loogilises või kronoloogilises järjestuses. Nimede kataloogis liigitatakse dokumentaalne teave tähestiku järgi dokumentides mainitud isikute või nende autorite nimede järgi. Edasine süstematiseerimine toimub kronoloogilises või loogilises järjestuses. Geograafilises kataloogis on dokumentaalne teave liigitatud tähestikuliselt geograafiliste ja topograafiliste objektide (riikide, vabariikide, territooriumide, piirkondade, majanduspiirkondade, asulad, mered, jõed jne). Klassifikatsioon võib põhineda ka haldusterritoriaalsel jaotusel. Edasine süstematiseerimine toimub kronoloogilises või loogilises järjestuses. Üks kataloogisüsteemi täiendamise allikatest võib olla temaatiline ja aineteemaline kaardiindeks, isikukaardi register.

18 kõige informatiivsemate ja sagedamini kasutatavate fondide dokumentide jaoks. Sõltumatult olemasolevad failikapid on viidete abil lingitud kataloogisüsteemiga. Kataloogide ettevalmistamise, loomise ja hooldamisega seotud tööde terviklikkust nimetatakse dokumentide kataloogimiseks. Arhiivis saab seda teha iseseisva tööna ( temaatiline areng) ja muude dokumentide kirjeldamise ja identifitseerimisega seotud tööde käigus (kataloogimise läbimine). Kataloogimisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb: arhiivifondide, nende struktuuriosade valiku järjekorra määramises; juhtumite, dokumentide ja nende valimine; asjakohase tehnika rakendamine dokumentaalse teabe kirjeldamiseks. Kataloogi kirjeldav artikkel sisaldab: arhiivi nimi, register, pealkiri, alapealkiri, sündmuse kuupäev, sündmuse koht, sisu, fondi number, fondi nimi, varude numbrid, hoiustamisüksused, raamatupidamisüksused, lehed, dokumendi keel, reprodutseerimismeetod; kaardikataloogi jaoks ka koostaja nimi ja kirjeldava artikli koostamise kuupäev. Kataloogiosade või kataloogijaotiste vahelise seose loomiseks teiste arhiivikataloogidega kasutatakse viitesüsteemi, mis sisaldab: täielikku viidet (alates indeksita kontseptsioonist kuni indeksiga kontseptsioonini) ja osalist viidet (täiendav) kahe või enama seotud mõiste linkimiseks. Viitekaartides täidetakse veerud "pealkiri" ja "alapealkiri" tavapäraselt ning veerus "sisu" on märgitud: "vt. ka ... ", antakse kataloogi või muude arhiivikataloogide vastavate alajaotiste nimede indeksid, millele viidatakse. Selle toimimist tagava teoste kompleksi kataloogi pidamine, mis hõlmab järgmist: töö teaduslik ja metoodiline tugi; indekseerimiskaardid; nende süstematiseerimine indeksite ja

19 pealkirja; kataloogile viite koostamine; kataloogi täiustamine; kataloogide vormistamise ja kataloogide kasutamise raamatupidamisvormide pidamine. Teaduslik ja metoodiline tugi hõlmab üksikute fondide (või nende rühma) kataloogimise metoodiliste juhendite väljatöötamist, kataloogide klassifitseerimise töökavasid, mida ajakohastatakse ja täiendatakse perioodiliselt. Ühe või teise indeksi valiku indekseerimine või koostamine vastavalt klassifitseerimisskeemile ja viidamine kataloogikaardi vastavale teabele. Teemakataloogis kaarte ei indekseerita, vaid need on paigutatud tähestiku järgi. Kataloogi täiustused hõlmavad klassifitseerimisskeemi täiustamist; kataloogi sisu ja kujunduse kontrollimine; kirjelduste kontrollimine (redigeerimine, kirjelduste ühendamine homogeense teabega ühes fondis või inventaris, nende süstematiseerimise selgitamine). Indeks on arhiivide teatmik, mis on tähestikuline, süsteemne või koostatud mõnel muul alusel arhiividokumentides nimetatud objektide nimede (pealkirjade) loendis, näidates ära nende otsinguandmed. Indeksite peamised tüübid on: subjekt (selle sordid on temaatilised, nominaalsed, geograafilised), kronoloogilised. Vastavalt mõistete grupeerimisele indeksis eristatakse tähestikulisi, süsteemseid ja kronoloogilisi indekse. Indeksid võivad olla arhiividevahelised, aktsiatevahelised, aktsiasisesed, elektroonilised, lehed või kaardid, kurtide (teemamõisted ja nende otsinguandmed) ülesehituse järgi ja märkustega (ainemõistetega on kaasas selgitused), rühmadesse koondades mõisted tähestikulises, süstemaatilises, kronoloogilises järjestuses.

20 Indekse saab koostada mäluseadmete pealkirjadeks (ilma neid vaatamata) või dokumentideks (koos vaatavate mäluseadmetega). Indeksid ühe fondi või mitme fondi mitme lao osakute kohta koostatakse juhul, kui fondil on keeruline struktuur, palju varusid ja seda kasutatakse sageli. Juhised mitme fondi säilitamise üksuste või ühe arhiivi mitme fondi varude kohta koostatakse juhul, kui tegemist on oma funktsioonide poolest homogeensete ja üksteist järjest asendavate organisatsioonide, sama tööstusharu organisatsioonide, fondidega. Samad näpunäited võivad olla arhiivide vahel. Dokumendiraamatuid saab koostada ühe inventuuri, mitme fondi, kogu fondi, mitme ühe arhiivi või mitme arhiivi dokumentide kohta. Igasuguse indeksi kirjeldav artikkel koosneb teema mõistest (pealkirjast) ja otsinguandmetest. Sõltuvalt indeksi eesmärgist võib pealkiri olla: lihtne (ei sisalda alamrubriike); kompleks (omab ühte mõiste alamrubriiki või määratlust). Ühe inventuuri mäluüksuste registri otsinguandmed hõlmavad järgmist: mäluüksuste seerianumbrid, ühe arhiivi mitme fondi mäluühikute register, neid andmeid täiendatakse varude, fondide numbritega. Indeksi otsinguandmeid mitme arhiivi kogude hoidlatesse täiendatakse arhiivide nimedega. Ühe fondi dokumentide registri otsinguandmed hõlmavad varude, hoidikute, hoiulehtede numbreid; mitme fondi dokumentide indeksid on täiendatud fondide arvuga; mitme arhiivi dokumentide register ja arhiivide nimed. Õppeaine register sisaldab mõisteid, mis esindavad ajaloolisi fakte ja nähtusi. Selles olevate pealkirjade ja alamrubriikide nimed on toodud nimetavas käändes.

21 Õppeaine register sisaldab tähestikulises järjekorras olevaid mõisteid. Üldine aineindeks sisaldab heterogeenseid mõisteid ja võib vastavalt pealkirjade struktuurile olla ainult kurt. Spetsiaalne ainete register sisaldab homogeenseid mõisteid (dokumenditüübid, autorite nimed, asutuste ja / või nende struktuuriosade nimed, tööstusharude nimed jms) ning need võivad olla hääletud või märkmeteta. Nime register sisaldab perekonnanimesid, eesnimesid, isanimesid (lahknevused, varjunimed, hüüdnimed, hüüdnimed), eluloolist teavet. Topeltnimed sisestatakse registrisse esimese sõnaga (ilma inversioonita). Võõraid perekonnanimesid edastatakse venekeelses transkriptsioonis ning perekonnanime ja initsiaalide järel antakse osakesed von, va, le, de jne. Isiklik register on üles ehitatud perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Geograafiline register sisaldab osariikide, haldusterritoriaalsete üksuste, merede, jõgede ja muude geograafiliste mõistete nimesid. Kõigepealt märgitakse tänapäevased geograafiliste mõistete nimed ja sulgudes on toodud nende vanad nimed, lisaks sisestatakse vanad nimed tähestikulises järjekorras viitega uuele nimele. Geograafilised nimed, mis on keerulised mõisted, antakse esimese sõna järgi ilma pöördeta. Indeksisse kantakse üldistavad mõisted või haldusterritoriaalsed nimed ilma selgitusteta. Kronoloogiline register koosneb kronoloogilises järjestuses olevatest pealkirjadest, mis sisaldavad ajalooliste sündmuste, nähtuste ja faktide kuupäevi või dokumentide kuupäevi. Indeks kasutab üldiste ("vaata") ja privaatsete ("vaata ka") viidete süsteemi, mille abil luuakse seos identsete mõistete vahel.

22 Arhiivkataloogide indeksid võivad olla sama tüüpi ja sama struktuuriga, kuid otsingus antakse andmetele linke kataloogi lehtedele või jaotistele (kataloogide jaoks). Ülevaade arhiiviteatmeteosest, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumendikomplektide koostise ja sisu kohta, millele on lisatud nende allikaanalüüs. Ülevaate tüübid on fondide ülevaatamine ja temaatiline ülevaade. Temaatiline ülevaade võib olla arhiiviline (intraarhiivne) ja arhiividevaheline. Fondi ülevaatuse kirjelduse objektiks on dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoidla, ühe fondi raamatupidamisüksus. Arhiivide (arhiivide) dokumentide temaatilise ülevaatuse kirjelduse objektiks on arhiivi (arhiivi) kindla teema dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiustamisüksus, ühe fondi (fondi osa, fondide rühm) arvestusüksus. Fondi ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe fondi dokumentide koostise ja sisu kohta. Temaatiline ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe või mitme kindla teema arhiivi ühe või mitme arhiivi kogumite rühma dokumentide osa koosseisu ja sisu kohta. Ülevaadete koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemisviisi, mis koosneb fondi ja / või teema valikust, teabe grupeerimise põhimõttest ülevaatuse põhiosas, erinevate meetodite kasutamisest dokumentide kohta teabe esitamiseks (üksikud või grupimärkused), erinevatest kirjeldamismeetoditest. teatud tüübid dokumendid, määratledes kontrollimiseks vajaliku võrdlusseadme sobiva koosseisu ja täielikkuse. Ülevaade koosneb üksikute panipaikade rühmade, raamatupidamisüksuste, dokumentide ja viiteseadmete märkuste komplektist.

23 Annotatsioon kirjeldab hoidikute, raamatupidamisüksuste, dokumentide koos dokumentide lähteanalüüsiga rühma sisu, osutab dokumentide põhiliikidele, nende autoritele, kronoloogilisele raamistikule, autentsusele, otsinguandmetele. Fondi ülevaates koosnevad otsinguandmed varude numbritest, hoiustamisüksustest, raamatupidamisüksustest, hoiustamisüksuste lehtedest; arhiividevahelistes ja fondidevahelistes temaatilistes küsitlustes täiendatakse otsinguandmeid arhiivide lühendatud nimede ja kogude numbritega. Ülevaate võrdlusaparaat sisaldab tiitellehte, sisu (sisukorda), eessõna, lühendite loendit, indekse. Temaatilise ülevaate jaoks tuleks koostada fondide loetelu, mille kohta ülevaade sisaldab teavet, ja selle teema bibliograafia. Ülevaate eessõnas on teave fondi looja (fondi loojate) ja fondi (fondide) ajaloo, ülevaatuse ülesehituse, võrdlusaparaadi koosseisu kohta; ühe arhiivi dokumentide temaatilise ülevaate eessõna saab täiendada teabega selle teema dokumentide kättesaadavuse kohta teistes arhiivides. Ülevaade võib põhineda struktuurilistel, valdkondlikel (funktsionaalsetel), aineteemalistel, geograafilistel, kronoloogilistel ja muudel tunnustel. Struktuurne skeem seda kasutatakse selgelt väljendatud, stabiilse struktuuriga organisatsiooni fondi ülevaatamisel, kui struktuuriosad kajastavad fondi looja funktsioone ja dokumentide sisu ei dubleeru mitmes struktuuriüksuses. Selle skeemi struktuuriosade nimed toimivad ülevaatuse osadena. Sektorlikku (funktsionaalset) skeemi kasutatakse fondi ülevaates siis, kui fondi loojal puudub selgelt määratletud funktsionaalne struktuur või kui selle struktuur on sageli muutunud. Temaatilises ülevaates kasutatakse tööstusharu (funktsionaalset) skeemi teemade jaoks, mis kajastavad konkreetse süsteemi konkreetseid tegevusi.

24 organisatsiooni, avaliku halduse, majanduse, teaduse, kultuuri jne teatud aspektide arengusuundi. Ülevaate ülesehitamine vastavalt aineteemalisele skeemile näeb ette dokumentide kohta teabe korraldamise temaatiliste rühmade kaupa. Kronoloogilist skeemi kasutatakse juhtudel, kui on vaja iseloomustada teatud perioode organisatsioonide tegevuses või kajastada aset leidnud ajalooliste sündmuste jada. Arhiividevahelise temaatilise ülevaate koostamisel saab teavet mõnel juhul süstematiseerida vastavalt dokumentide säilitamiskohtadele, s.t. tähestiku järgi arhiivid. Isikliku päritolu kollektsiooni ülevaatamiseks kasutatakse kogu dokumentide korrastamise skeemi. Automatiseeritud teaduslik viiteseade Arhiivi automatiseeritud NSA (ANSA) on andmebaasidesse paigutatud dokumentide kirjelduste kogum, teabe otsimise automatiseeritud vahendid ja otsingutulemuste esitamine. Automatiseeritud NSA rakendatakse integreeritud arhiiviinfosüsteemi osana ja / või autonoomsete andmebaaside kujul. ANSA sisu koosneb fonditasandi dokumentide kirjeldustest, hoidlate, raamatupidamisüksuste, dokumendis sisalduvate dokumentide kirjeldustest infosüsteem, samuti märksõnade, rubriikide failid. Erinevad ANSA on täistekstiga andmebaasid, mis sisaldavad dokumentide tekste ja nende digitaalseid koopiaid. ANSA rakendab arhiivi teadus- ja viiteaparaadi traditsioonilise süsteemi kõiki funktsioone ning pakub võrreldes traditsioonilise NSA-ga laiemaid võimalusi arhiividokumentide operatiivseks ja mitmetahuliseks otsimiseks, selle tulemuste esitamiseks (sealhulgas kaugjuurdepääsu režiimis). Teabe alus ANSA loomiseks kasutatakse eri tasandite kirjeldamise samu elemente kui traditsioonilise SNSA puhul. Sest

Kasutatakse 25 NSA andmebaasi täitmist: esmane dokumentaalne teave, raamatupidamise põhi- ja abidokumendid, erinevat tüüpi ja tüüpi arhiivikataloogides kättesaadav teave. ANSA andmebaasi kõigi kolme põhitaseme kirjelduse kohustuslikuks elemendiks on märksõnad ja terminid, mis iseloomustavad üldistatud ja lühendatud kujul kirjeldusobjekti (fond, hoidla, raamatupidamisüksus, dokument) sisu. Märksõnad sisestatakse andmebaasi konkreetse objekti kirjeldamise ajal või pärast selle valmimist. Märksõna võib koosneda ühest sõnast või lühikesest fraasist ja see paigutatakse spetsiaalsesse märksõnade faili. Kohustuslikud vaated märksõnad on: "subjekti" terminid, mis tähistavad lühikeses vormis fakte, sündmusi, nähtusi, tegevusi jms, mis kajastuvad kirjeldusobjekti dokumentides; Isiksused on terminid, mis tähistavad isikuid, kellega on seotud antud taseme kirjeldusühikud. Mõisted võivad olla eesnime ja isanimega perekonnanimed, eesnimega perekonnanimed, initsiaalita perekonnanimed, ühe või kahe initsiaaliga, pseudonüümid, hüüdnimed jne; "Geograafia" terminid, mis on geograafilised või toponüümsed nimed (riikide, vabariikide, territooriumide, regioonide, provintside, maakondade, volostide, asulate, merede, jõgede jne nimed). Vajadusel saab luua muud tüüpi märksõnu. Automatiseeritud NSA väljundvormid on rahaliste vahendite, hoidlate, raamatupidamisüksuste loendid, dokumendid, mis vastavad esitatud päringu tingimustele. ANSA arhiivis sisalduva teabe põhjal saab teatmeteoste tekste moodustada koos nende sisemise teateaparaadiga (juhendid, lühiraamatud, loendid). Viiteteksti automatiseeritud genereerimisel kasutatakse märksõnafaile viidete indeksite automatiseeritud koostamiseks.

26 ANSA andmebaasi kirjelduste iga taseme jaoks luuakse rubriigid (süsteemsed, temaatilised) andmete otsimiseks ja viitedekstide automaatseks genereerimiseks. Kollektsiooni taseme jaoks on arhiivifondide juhendi teksti moodustamiseks mõeldud rubrikaator juhendis olevate fondide süstematiseerimisskeem. Iga kirjeldustaseme jaoks on võimalik kasutada mitut rubriiki, mis võimaldab samaaegset ettevalmistamist mitmesuguseid teatmeteosed, vormistage erinevatel teemadel fondide (dokumentide) loendid, salvestage rubrikatöö tulemused. NSA arhiivi andmebaasides on iga kirjeldustaseme jaoks kohustuslik protseduuride kogum märksõnade järgi teabe mitmekülgseks otsimiseks; annotatsioonide tekstide kohta, ajalooline teave; vastavalt kirjeldusobjekti täielike ja lühendatud nimede tekstidele fondi ja / või fondi looja täielik ja lühendatud ümbernimetamine; kirjelduse objekti kronoloogilise kuuluvuse järgi (kirjeldusühikus sisalduvate dokumentide äärmuslike kuupäevade järgi); loetletud üksikasjade mis tahes kombinatsiooni jaoks. Otsingutulemused tuleks esitada järgmistel vormidel: andmebaas, vähendatud vastavalt päringutingimustele; tekstifail või taotlust rahuldavate kirjelduste väljatrükk. Arhiividokumentide andmebaaside abiseade on rakendatud andmebaasi kujul (metabaas), mis sisaldab arhiivis olevate andmebaaside kirjeldust. Metabaas sisaldab teavet iga autonoomse andmebaasi kohta, andmebaasi nime, selle üksikasjade loetelu, kirjeldusüksuse (de) taset (tasemeid), praegust mahtu kirjetes ja / või megabaitides, andmebaasi loomiseks kasutatud DBMS-i või programmeerimiskeelt.

27 Kirjandus: 1. 22. oktoobri föderaalseadus, föderaalseadus "Arhiivinduse kohta Venemaa Föderatsioonis" // Vene Föderatsiooni kogutud õigusaktid S.Yu.Malysheva. Arhiiviteaduse alused: õpik. Kaasan, E.V.Alekseeva Arhiiviteadus: õpik alguseks. prof. Haridus. PRL

Teema: Arhiividokumentide kasutamine ja nende jaoks teadusliku tugiaparaadi koostamine Küsimused: 1. Arhiividokumentide kirjeldamise kord 2. Arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem 3.

Teema 6. Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide korraldamine 6.1. Dokumentide koosseis ja korraldus Vene Föderatsiooni arhiivifondis 6.2. Arhiivis olevate dokumentide korraldus 6.3. Organisatsioon

Riigiasutus Riigiarhiiv Tula piirkond DOKUMENTIDE ARHIVAAL-TEHNILINE JA TEADUSLIK TÖÖTLEMINE Omandamise osakonna, osakondade arhiivide ja kontoritööde juht V.V. Zelenova

GOST 7.23 6 TEAVEVÄLJAD. STRUKTUUR JA DISAIN 3 MÕISTED Standardis kasutatud mõisted on kooskõlas standarditega GOST 7.0-84 ja GOST 7.60-90. 4 ÜLDSÄTTED 4.1 Teabeväljaanded analüütilis-sünteetilise astme järgi

"Isikliku päritoluga dokumentide kataloogimise arendamine Peterburi Riiklikus Kirjandusteaduste Arhiivis (metoodiline baas, kogemused, väljavaated)" Zvereva, juhataja. osakond teaduslikud kirjeldused isiklikud rahalised vahendid, teabe otsimise süsteemid ja

Venemaa Föderatsiooni haridus- ja teadusministeerium Kõrgema Föderaalse Riigi Eelarveline Haridusasutus kutseharidus "Saratovi riiklik sotsiaal- ja majandusküsimus

Liidumaa osariigi eelarvekõrgkool "Altai riigiinstituut Kultuur "Infoteaduste ja disainiteaduskond Museoloogia ja dokumenditeaduse osakond

Juhtumite nimekirjade koostamine ja teostamine Tagamaks organisatsioonis arhiivi omandamine kõigi kontoritööde puhul lõpetatud alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali jaoks,

TJUMENSKI PIIRKONNA VALITSUS 12. mai 2014 nr 241-lk Tjumen Tjumeni oblasti riigiarhiivi poolt tasuliste tööde ja osutatud teenuste nimekirjas ja maksumuses

VENE FÖDERATSIOONI HARIDUS- JA TEADUSMINISTEERIUM FGBOU VPO "VOLOGDA RIIGI PEDAGOOGILISE ÜLIKOOLI" AJALUGU FAKULTUUR KINNITATUD 15. september 2011

Aleksandrovski administratsioon munitsipaalringkond Permi territoorium ARKIVAALIKA OSAKOND KINNITATUD Alexandrovski munitsipaalringkonna munitsipaalringkonna juht A. B. Shitsyn NOMENKLATURA

TJUMENSKI PIIRKONNA VALITSUS 2017 Tjumen Tjumeni oblasti riigiarhiivi poolt tasuliste tööde ja osutatud teenuste (osutatud) loendis ja maksumuses vastavalt

VOLGOGRADI PIIRKONNA KOTELNIKOVSKI VALLAKONNA HALDAMINE, 25. mai 2017 nr 305 Arhiividokumentide halduse munitsipaalarhiivis registreerimise korra ja skeemi kinnitamise kohta

GBDOU-s luuakse ja töödeldakse mitut tüüpi haldusdokumente (finants-, arveldus- ja rahalised andmed, esmane raamatupidamine, aruandlus, statistilised, organisatsioonilised ja haldusdokumendid), mis kajastavad elujõulisust

Sverdlovski oblasti riiklik kutsekeskhariduse riiklik õppeasutus NIZHNETAGIL EHITUSTEHNIKA Valmis: täisnimi Eriala: Nime süsteemianalüüs

Lk 1/12 Koopia Kiideti heaks AS-i "Astana Medical University" juhatuse otsusega 53 "13" detsember 2013 MÄÄRUSED INTEGREERITUD JUHTIMISSÜSTEEMI MÄÄRUSED KATALOOGIDE JA KAARDITUBA SÜSTEEMI KOHTA

PIIRKONDLIK RIIGIASUTUS "KURSKI PIIRKONNA RIIKLIK ARHIIV" MEENUTAB, et aidata OKU "Kurski oblasti riigiarhiivi" lugemissaalis esmakordselt dokumentidega tööd alustanud kasutajat Esitajad:

Indeksid Töö tüüp ja toimingud KLASSIFIKATSIOON RIIGI ARHIIVIDES TEHTUD TÖÖDE LOETELU Riigiarhiivide tegevuse suund Töö- ja toimimisliikide etapid üldväljaanne kandidaat

ORGAANILISE SÜNTEESI INSTITUUTI TÖÖTAJATE TÖÖDELE BIBLIOGRAAFILISE INDEKSI MÕJUTAMISE OMADUSED. I. Ya. POSTOVSKY UB RAS 1991. aastaks 2010 Zasypkina L.A. (TsNL UB RAS) Üks täidetud ülesannetest

“Kogemus dokumentide kataloogimisest“ Peterburi riiklikus ajalooarhiivis ”A.V. Tihhotskaja, Peterburi keskriigi arhiivi teabeotsimissüsteemide osakonna juhataja. Praegu arhiivis

Tellija: Valminud: Teadusraamatukogu direktor T.P. Tkatšenko Lk 1/6 Protsessikäsitlus ELEKTRONIKAKATALOGI MÄÄRUSED Koopia Kontrollis: esimene prorektor L.А. Omeljanovitš Kinnitanud: rektor

Jamali-Neenetsi autonoomse oblasti MEMYATKA arhiivi talitus Jamali-Neenetsi autonoomse krundi riigiarhiivis töötanud kasutajate isiklike failide alalise säilitamise valiku kohta

JUHISED dokumentide korrastamiseks ja välja 686 "Muude klassifikatsioonide indeksid" täitmiseks ABIS-is "OPAC-Global" SISUKORD 1 EESMÄRK JA KOHALDAMISALA ... 2 2 REGULEERIV TUGI ... 2 3 MÕISTED

INTERSTATE STANDARD GOST 7.23-96 STANDARDITE SÜSTEEM INFORMATSIOONI, RAAMATUKOGU JA AVALDUSTE AVALDAMISE INFORMATSIOONI STRUKTUURI JA STANDARDIMISEKS, METROLOOGIKAKS RAHVUSVAHELISE NÕUKOGU EELNÕU

Nõukogude perioodi dokumente säilitavate endiste parteiarhiivide ja riigiarhiivide fondide kohta juhendite koostamine Suunised 1. Töökorraldus Teatmiku koostamiseks määratakse kindlaks

Alates 4. aprillist 2017 105- Sakha Vabariigi (Jakuutia) riigivõimu täitevorganites kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta vastavalt 27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse artiklile 11

Raamatukogu viiteaparaat: kataloogid ja kartoteegid raamatukogu bibliograafiline õppetund Mis on kataloog, milleks see on mõeldud ja kuidas saate seda kasutada kogu raamatu kohta teid huvitava teabe leidmiseks,

Kinnitatud Venemaa Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreediga N 477 ÄRITOOTMISE EESKIRJAD TÄITEVAASUTUSE FÖDERALDAJADES Muutmisdokumentide loetelu (muudetud resolutsioonidega)

Vene Föderatsiooni riigiarhiivid kõrgemad kehad riigiasutused ja riigiorganid

KINNITATUD Krasnodari territooriumi kultuuriministeeriumi alluvuses asuva ekspertiisikomisjoni 29. septembri 2017. aasta otsusega 9/3 METODOLOOGILINE KIRI "Juhtumite, dokumentide loendite täiustamine ja muutmine"

GOST R 51141-98. ÄRI TOOTMINE JA ARHIVAALNE ÄRI. TINGIMUSED JA MÕISTED Riigi standard Vene Föderatsiooni kontoritöö ja arhiivitöö Mõisted ja määratlused Eessõna GOST R 51141-98

Riikidevaheline standard GOST 7.9-95 "Informatsiooni, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Kokkuvõte ja märkused. Üldnõuded" (jõustus RF Standardikomitee määrusega,

Vallavalitsuse asutus "Kalinini asustusraamatukogu" Kirjanduse hankimise ja töötlemise osakond "Kataloogide ja kaardifailide süsteem raamatukogus" Metoodiline konsultatsioon Art. Kalininskaja

TATARSTANI VABARIIGI (TATGLAVARKHIV) MINISTRITE KABINI PÕHINE ARHIVAALOSAKOND riigi- ja munitsipaalarhiividega suhtlemiseks

Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega 477 FÖDERATSIOONI JUHTIVATE ORGANITE ÄRIToodangu reeglid I. Üldsätted 1. Käesolevad reeglid kehtestavad

KINNITATUD Riigikassa arhiiviasutuse "1 Oshdarsch & Shli arhiiv Stavro- L.V. direktor Markova "Ode RIIGI ARHIIVI ARHIIVIKOOLITUS" STAVROPOLI PIIRKONNA RIIGI ARHIIV "

KHABAROVSKY KRAI AMURI VALLAKONNA HALDAMISE OTSUS 07.07.2017 717 Amursk "Amuuri munitsipaalringkonna administratsiooni arhiivi käsitlevate eeskirjade kinnitamise kohta Habarovski territoorium»

Juhised arvutiga "NSA" töötamiseks 1. Käivitamine 1.1. Avage NSA-programm selle jaoks NSA-programmiga kaustas (vaikimisi: C: \\ Program Files \\ iTex \\ NSA) leidke ja käivitage fail NSA.exe (joonis 1)

Esilehele Heaks kiidetud Rosarkhivi kollegiumi 06.02.2002 otsusega Organisatsioonide arhiivide põhireeglid Sissejuhatus 1. Üldsätted 1.1. Organisatsiooni arhiivi mõiste 1.2. Arhiivide tüübid 1.3. Peamine

M E G O S U D A R S T V E N N N S T N D A R T STANDARDITE SÜSTEEM INFORMATSIOONI, RAAMATUKOGU JA AVALIKE AVALDAMISTE INFO STRUKTUURI JA GOST 7.23-96 Ametlik väljaanne INTERSTATE

SPbSETU RAAMATUKOGU ELEKTROONILISE KATALOOGI MÄÄRUSED 1. Üldsätted 1.1 Käesolev määrus määrab kindlaks SPbSETU elektroonilise kataloogi korraldamise, haldamise, muutmise ja haldamise korra

Kontori reeglid aastal föderaalsed organid täidesaatev võim Kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega 477 Föderaalorganite kontoritöö reeglid

MOSKVA Linna peaarhiiviosakond Avaleht MOSKVA ELEKTROONILISE MEEDIA DOKUMENTIDE KESKARHIIV (TSADENM) METODOLOOGILISED SOOVITUSED TSADENMI TÖÖTAMISEKS DOKUMENTIDEGA ELEKTROONILISES MEEDIAS

GOST R 51141-98 VENEMAA FÖDERATSIOONI ÄRI TOOTMISE JA ARHIVAALSE ÄRI TINGIMUSED JA MÄÄRATLUSED VENEMAA RIIGI STANDARD Moskva Eessõna 1, mille on välja töötanud ülevenemaaline teaduslik uurimistöö

Heaks kiidetud Venemaa Gosstandarti 27. veebruari 1998. aasta resolutsiooniga N 28 Käivitamise kuupäev 01.01.99 VENE FÖDERATSIOONI ÄRITOOTMISE JA ARHIVAALSE ÄRI TINGIMUSTE JA MÕISTETE RIIKLIK STANDARD

GOST R 51141-98 Rühm T00 VENEMAA FÖDERATSIOONI ÄRITOOTMISE JA ARHIIVIETTEVÕTTE RIIGI STANDARD Mõisted ja määratlused Arhivaalide haldamine ja korraldamine. Terminid ja määratlused OKS

SVERDLOVSKI PIIRKONNA VALITSJA MÄÄRUS 02/04/2014 17-RG Jekaterinburg Sverdlovski oblasti kuberneri administratsiooni kontoritöö ja dokumentide liikumise eeskirja kinnitamise kohta

KRASNODARI PIIRKONNA TÖÖMENETUS RIIKLIKU temaatiliste negatiivsete fotofilmide üleandmise korraldamise kohta, nende registreerimine, kirjeldamine ja kasutamine Koostanud: V.D. Tihosh,

Vene Föderatsiooni haridus- ja teadusministeerium Pl 14-2015 Temaatiline kava aktsiate omandamine teadusraamatukogu KINNITATUD rektor A. D. Plutenko 25.12.2014 Plaan 14-2015 Blagoveštšensk, 2015 Koostanud

Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes

B3.DV.14.2. Arhiiviuuringud Hindamisvahendite sihtasutus üliõpilaste atesteerimiseks Üldine informatsioon 1. Ajaloo osakond 2. Koolituse suund 44.03.05 Pedagoogiline haridus (profiilid

87 LISAD (vormide näidised) 88 lk 1, lisa 1. 2.11.5, 2.11.7.2. AKT (kuupäev) KINNITATUD Taastamatu kahju direktor Allkiri Dokumentide dekodeerimine allkiri Fond Fondist leitud fondi nimi

Osaleda dokumentide väärtuse uurimises ja arhiivi üleandmiseks alaliselt ja ajutiselt säilitatavate dokumentide valimisel; - valmistada ette dokumendid hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks;

LUGANSKI RAHVAVABARIIGI OTSUSE MINISTRITE NÕUKOGU, 14. detsember 2016 693 Lugansk Luganski Rahvavabariigi arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise korra kinnitamise kohta

Vene Föderatsiooni riigistandard GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiivitöö. Mõisted ja määratlused" (kinnitatud Venemaa Föderatsiooni riigistandardi 27. veebruari 1998. aasta resolutsiooniga N 28) Dokumentide haldamine ja korraldamine

1 Organisatsiooni personali juhtumite nimekirjade koostamine ja täitmine Organisatsiooni tegevuse käigus loodud personali käsitlevad dokumendid on dokumentaalsed tõendid staaži kohta

KINNITATUD GURKH "NARKH" 9.0.20 -p korraldusega (koos järgnevate muudatustega) Tasuliste hindade alusel teostatud (pakutavate) tööde ja teenuste hinnakiri Khakassia Vabariigi riigikassa poolt National

Riigikomitee Tatarstani Vabariik arhiiviasjad Metoodilised soovitused juhtumiandmete täiustamiseks ja töötlemiseks Koostanud Ch.M. Giniyatullina juhtiv konsultant tarnete valdkonnas

Orenburgi oblastiriigi arhiivikomitee riigi rahastatud organisatsioon "Orenburgi oblasti riigiarhiiv" (GBU "GAOO") ARHIIVIKIRJELDUSTE KOGUMINE Arhiivikirjanduse ülevaade,

Teabeotsimissüsteem KSKU "Altai territooriumi riigiarhiiv" kasutajate infotoes Infot leidmise süsteem KSCU "Altai territooriumi riigiarhiiv" (edaspidi

UDMURTI VABARIIGI HARIDUSMINISTEERIUM Eelarveline kutseõppeasutus Udmurdi vabariik "Jevgeni Fedorovitš Dragunovi nimeline Iževski tööstustehnikum"

Vallavalitsuse asutus "Kalinini asula raamatukogu" Kirjanduse hankimise ja töötlemise osakond "Raamatukogu fondid ja kataloogid" 3. väljaanne Raamatukogude kataloogid ja kaardiindeksid Metoodiline

1. Üldsätted. 1.1. Raamatukogu elektrooniline kataloog (EC) on reaalajas töötav masinloetav raamatukogu kataloog, mis on teatmete ja otsingu lahutamatu osa.

annotatsioon tööprogramm distsipliin B1.B14 Arhiiviuuringud Koolituse suund 46.03.02 Dokumenditeadus ja arhiiviteadus, [Dokumenditeadus ja dokumentatsiooni tugi juhtimine] 1. Eesmärgid ja eesmärgid

Sissejuhatus………………………………………………………… ……………….4
1. peatükk Teaduslik võrdlussüsteem ……………………………… 6
1.1 Arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem ……………………………………………………………………… .7
2. peatükk Arhiividokumentide teaduslik viiteseade ……………… ... 12
2.1 Ülevaatuse teaduslik võrdlusaparaat ……………………………. ………….… ...... ................... ........... ................ neliteist
2.2 Teadus- ja referentsaparaatide süsteemi arendamine ............................................... 14
Järeldus…………………………………………………… …………….…..16
Bibliograafia…………………………………………………… ………17

Sissejuhatus
Kõik arhiivis hoitavad dokumendid (sealhulgas põhiteabe hulka kuuluvad ja inventuuris mitte olevad) kuuluvad raamatupidamise alla.
Minu kursusetöö loomise eesmärk on kirjeldada teadusliku referentsaparaadi süsteemi, selle arengut.

Eesmärgi põhjal püstitati järgmised ülesanded:

Mõelge teaduslikule võrdlusaparaadile

Uurige selle arengut.

Peatükk 1. Teadusliku võrdlusaparaadi süsteem
Teadus- ja viiteaparaadi süsteem on omavahel seotud ja täiendavate raamatupidamisdokumentide, arhiivikataloogide, mehhaniseeritud ja automatiseeritud teabeotsimissüsteemide, ühtsel metoodilisel ja teadus-metoodilisel alusel loodud infodokumentide kompleks, et tagada arhiividokumentide ja dokumentaalse teabe säilitamine ja tõhus otsimine arhiivis fond, arhiiv, igakülgseks kasutamiseks.

NSA süsteem, mis põhineb historitsismi, mitmekülgsuse ja keerukuse põhimõtetel, tuleks üles ehitada, võttes arvesse süstemaatilist lähenemist ja lahutamatut kompleksset objekti, sealhulgas vajalikke alamsüsteeme dokumentide registreerimiseks ja kirjeldamiseks ühtses regulatiivses ja metoodilises toes.
Teadus- ja referentsaparaadi süsteemi saab jagada funktsioonide järgi, mida see täidab:
1) dokumendiarvestuse teatmikud;
2) teavikud raamatute sisust.

Kõigis nendes rühmades jaotatakse peamised teatmikud, mis on kohustuslikud iga arhiivi jaoks, ja vajadusel loodud abimaterjalid. Peamised raamatupidamise teatmikud hõlmavad kviitungite raamatut, rahaliste vahendite loetelu, rahalehti, inventuure, varude registreid ja abiraamatuid - arhiivi isiklik konto, kaardid ja raamatud rahaliste vahendite liikumise registreerimiseks jne.

Peamised sisu käsitlevad teatmikud hõlmavad loendeid, juhendeid ja katalooge, abiraamatuid - ülevaateid, indekse, temaatilisi loendeid.

Seega on NSA süsteemis igal teatmikul oma eesmärk, spetsiifika, see täiendab muid teatmikke ja on SNSA vajalik komponent. Siiski tuleb märkida, et kogu SNSA kompleks ei ole alati iga arhiivi jaoks kohustuslik. Teatmeteoste arv ja koostis on erinev. On oluline, et arhiivis oleks selline infosüsteemide kogum, mis võimaldaks dokumentidega ratsionaalselt teha igat tüüpi tööd.
1.1 Arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem
Arhiivi arhiividokumentide teadusliku viiteaparaadi süsteem on arhiividokumentide koosseisu ja sisu käsitlevate omavahel seotud ja täiendavate arhiivide teatmike kogum, mis on loodud ühtsel metodoloogilisel alusel arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks tõhusa kasutamise eesmärgil.
Arhiivi teadus- ja teateaparaadi süsteem sisaldab:
1. Arhiivinimekiri on arhiivide teatmik, mis sisaldab arhiivifondi, kogu arhiivi asjade süstematiseeritud loetelu. Arhiivinventuur on mõeldud hoidikute arvestuse pidamiseks ja nende sisu avalikustamiseks.
Inventuur on peamine arhiivide põhiraamat, esmalt pöörduvad uurijad arhiivi tulles nende poole.
Arhiivinventar on aluseks arhiivi järelejäänud kataloogide - näpunäidete, kataloogide, ülevaadete, juhendite - loomisel. Sellega seoses on loetelu koostamisel määravaks selle kvalitatiivne koostamine.
Asutuse töö käigus moodustatakse mitmesugused dokumendid, nende iga tüübi jaoks koostatakse eraldi loendid:

Alalised hoiukarbid;
Ajutised salvestusfailid
Personaliasjad;
Juhtumid, mis koosnevad ainult konkreetsele organisatsioonile omastest dokumentidest (uurimis-, kohtuasjad, teaduslikud aruanded teemadel jne).

kirjeldavad artiklid (sisaldavad kohtuasja järjekorranumbrit, vaimulikku registrit, kohtuasja pealkirja, dokumentide esitamise tähtaega, lehtede arvu kohtuasjas);
kokkuvõtlik kirje (raamatupidamise element, mis näitab hoiul olevate juhtumite arvu, ei lange alati kokku inventuuri lisatud juhtumite arvuga);
atesteerimisleht (arvestuslik element inventari lehtede arvu arvestamiseks);
inventari võrdlusseade.

tiitelleht;
sisu (sisukord);
eessõna;
lühendatud sõnade loetelu;
ümberarvestustabel (töötlemise korral);
näpunäited.

2. Kataloogid. Nemad on:
- süsteemne . Pöörduda pole vaja, kui on vaja teada saada, milliste teadmiste harude hulgas on raamatukogus raamatuid; on vaja valida kirjandus konkreetsel teemal, küsimusel, teemal; on vaja kindlaks teha raamatu autor ja täpne pealkiri, kui selle sisu on teada.
{!LANG-5ff0a7da709031c589a2c330b810c9c3!}
{!LANG-5f0c6bfa20297790e6902b08f5fa8b63!}
{!LANG-a0a373d621a81491ef01650132c820e0!}
{!LANG-9b9a85933bdb38cd4a8201a2ae72305d!}
{!LANG-0f2bf8b411fd6f888a3504632a0f62b9!}
{!LANG-b8918c7a4854294e0d3bf3d3a29f69d2!}
{!LANG-0c6ac48046e2eefeaab4d43dc5e3ad6d!}
{!LANG-8648853b2a2f2be31c3f0a0c25bd1693!}
{!LANG-80159aa6634b9f7d9fa90690ef004676!}
{!LANG-e394edeccea8eceb9d273a9f11a1d65b!}
{!LANG-756a346c22f0527c0bb02ec15f4a3a91!}
{!LANG-0cc4a29370975fcc84bbee13cc8bfe19!}

{!LANG-94bce957931f7911bdd3e65fc3be0144!}
{!LANG-705933fd61295420d5cd669ef164a5f2!}
{!LANG-2b9c84d539ca59a4c9d2a97231b1094e!}
{!LANG-aeb2efb4e7ad0820ae3ac1322b039393!}

{!LANG-c71860263669b0485a28f86fd5c259c0!}
{!LANG-08207514d2b9e8d2e524bb9ea1a2d55e!}
{!LANG-f70cba588154a35dd0bd53ea5cbe2cbb!}

7. {!LANG-0cdc324aabe8c1d358a83e8f3c111ff5!}
{!LANG-1d9cb26b55ab13aa50643fbe7cbc7886!}

{!LANG-3faa4397dab1b856674151d003c94f6a!}

{!LANG-10ef68935c98f3cb0e44899b35242405!}
{!LANG-1331cff5cdc729fde3c19da30b6041de!}
{!LANG-f6c7b11e4dda40dbb365729338b5d117!}
{!LANG-d677707d23743ceafb8d6b6e62c5bc34!}
{!LANG-90b5cf4f6a074a3fb7134643c98a979e!}
{!LANG-6356f277b686c629722a10ff1ec5b95a!}
{!LANG-c53716464ba7daebbbd8a1fe68182a08!}
{!LANG-9b86625dd9fe86b30f5b3aae577d0bfb!}
{!LANG-7c7e4efeb7d068b5031343c5d02bb028!}
{!LANG-36a11164225187192d78ca051ea8757b!}
{!LANG-06e33c1587880859c51ede05245abce3!}
{!LANG-43ddf3850c82b1ba2913527010152546!}
{!LANG-4c172e6e5469ea2f5bae16546c40b8b7!}
{!LANG-e224ce9de1418a3f6c9650f393f34f70!}
{!LANG-15e3a62dbc7085f7a8b2de1262f80a9f!}
{!LANG-202bb0c2d29129bad15ca70f57bc2829!}
{!LANG-1dd7f2f2a3cde780a7f2412684983f69!}
{!LANG-1d34a52960c6c4ef98208d4b0ce21909!}
{!LANG-d8a44c9c5c442a7a47484afab8aaa6c8!}
{!LANG-8ff6d86628ba31815877da7f9f0c374e!}
{!LANG-d6b413ffdff4b87de8b8ca6a8f442908!}
{!LANG-7258044d95a9cb3a16366c04891d150f!}
{!LANG-264b6d8338ceec2f995830d1f228bcfc!}
{!LANG-7196ee944f4033a32a7f493d2460add6!}
{!LANG-b936260e34eed6e793968fda57e6e33a!}
{!LANG-6367e1362cc4b27f9b8c39e32a645a9b!}
{!LANG-8612644472b7e0c550a1983e52d89778!}
{!LANG-faaca7ad30f679dc4f4ee2c08eef61b1!}
{!LANG-316f65954bd380ae50d76eea67db101d!}
{!LANG-2abec79d776628c260e134623bd13179!}
{!LANG-91aa2bccb8de8ef676794a3bac129862!}
{!LANG-2a83492f3ae2e4b5cd1e3c4ed6ef39e0!}
{!LANG-4fab87d4b289ab526529d65e7b4cde64!}
{!LANG-6b35bbad410376dd158ea442a209dcc4!}
{!LANG-137512eb0a5f8bbf5831407734c620d9!}
{!LANG-1a0c474195156254bc91f9a17e7cb27a!}
{!LANG-fa865b821d01d6c76ce5955901966e84!}
{!LANG-35e54eff7692e41322790823cd0fdbc1!}
{!LANG-4086037864ce5867b2a08ee125672f60!}
{!LANG-b3deacefdcc8b68e251263219ae794fe!}

{!LANG-d6ab728922d1b83d02f5a6a3987e5c66!}

{!LANG-3b6c0148b40435b38df158920bf6d9a2!} {!LANG-bc0e4f374282250981befc54ec679e1d!}{!LANG-91012c954d96c9be0043cb5b9087e9ad!} {!LANG-3cb769ca3f0d3e2b4109884d6f1167ab!}{!LANG-3620aac138caa884cf678de342bb046d!}

Järeldus

{!LANG-d2988db02b6487a02bc089e60da0dd58!}
{!LANG-9657f763875e73db66ae620ff2b848ea!}
{!LANG-638c4d808b49c1a3bd65cfc10d019e2e!}
{!LANG-e2aae1b74df8385b82197df8bc7b0d9a!}
{!LANG-dac6c5b3241666008529dd356c57bd09!}
{!LANG-5fe5be400fa05dd6861b1123eb5a7a52!}
{!LANG-237f451794ad63d340ca55e9ca63ee6e!}
{!LANG-fbae00bbc1d78bfe46ec2832d7c91ad2!}

Bibliograafia
{!LANG-18fa2fda2932d0a7b16d9bc00fab5a3f!}