Arhiividokumentide organisatsioonis säilitamise reeglid. Uus regulatiivdokument: Organisatsioonide arhiivides dokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid. V. jagu. Vene arhiivifondi dokumentide kasutamise korraldamine

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivireeglid 2015

Jevgeniya Kozhanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korraldus nr 526. Ta kiitis heaks "Dokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid Arhiivifond Venemaa Föderatsioonist ja muudest arhiividokumentidest ametiasutustes riigivõim, elundid kohalik omavalitsus ja organisatsioonid ". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides Reeglid 2015».

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega ei toimunud arhiveerimisel revolutsiooni. Kas uued reeglid on elektrooniliste dokumentide suhtes sõbralikumad ... Selles artiklis räägime uute ja vanade arhiveerimise reeglite staatusest. Siit saate alla laadida ka 2015. aasta ettevõtte arhiivide tööreeglid.

Meenutagem, mis see oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Esimene neist on osakondade arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud NSVL Peaarhiivi 5. septembri 1985. aasta korraldusega N 263). See oli ainus normatiivne (see tähendab kohustuslik) dokument arhiivindusest Venemaal kuni 09.21.15.

Föderaalse arhiiviameti 18. septembri 2015. aasta kirjas N 2/2133-A on märgitud, et alates korralduse nr 526 jõustumisest "Osakondade arhiivide tegevuse põhireeglid ei kuulu kohaldamisele". Neid ei saa enam kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kollegiumi 06.02.2002 otsusega). See on metoodiline (valikuline, kuid informatiivne) dokument, mida pole tühistatud, kuid saate seda kasutada ja peate seda isegi kasutama, sest 2015. aasta reeglites jäeti kulisside taha palju küsimusi praktiliste toimingute kohta organisatsioonides dokumentide hoidmiseks.

Seega on meil alles kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid - metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sellisel juhul on organisatsioonis arhiivi loomine väga keeruline. Põhireeglid kiidetakse just heaks Rosarkhivi kollegiumiga, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui 2015. aasta reeglitel.

Laadige alla Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusorganites, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 Mb).

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivireeglid 2015

Jevgeniya Kozhanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korraldus nr 526. Ta kiitis heaks "Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides Reeglid 2015».

Meenutagem, mis see oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Seega on meil alles kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

21. septembril 2015 jõustus Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldus nr 526. Ta kiitis heaks "Arhiivifondi dokumentide hoidmise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid Venemaa Föderatsioon ja muud arhiividokumendid valitsusorganites, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides ”. Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides lühidalt "Reeglid-2015".

Enne ja pärast

Meenutagem, mis see oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Seega on meil alles kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Reeglid 2015 - normdokument. See on kohustuslik kõigile organisatsioonidele, olenemata nende tegevusvaldkonnast ja omandivormist. See kiideti heaks kultuuriministeeriumi korraldusega.

admin 20.05.2019 0 kommentaari

Millele nüüd põllul toetuda reguleerimine ja arhiveerimise metoodiline tugi?

Esiteks praeguse normatiivse dokumendi kohta: Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ning muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa kultuuriministeeriumi 03.31.2015 korraldusega) Nr 526), \u200b\u200bmis jõustus eelmise aasta septembri lõpus. Artiklis nimetame seda edaspidi reegliteks-2015.

Teiseks, praeguse metoodilist laadi dokumendi kohta: Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolledži 06.02.2002 otsusega, edaspidi - põhireeglid) Paljusid praktilisi küsimusi, mida puudutavad ainult 2015. aasta reeglid, käsitletakse siin üksikasjalikult, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise korda.

Osakondade arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud NSV Liidu Glavarkhivi 05.09.1985 korraldusega nr 263), mis pikka aega oma vanuse tõttu ei olnud päris töödokument, saadeti lõpuks nende väljateenitud puhkusele ja neid ei kohaldata Venemaa Föderatsiooni territooriumil reeglite jõustumise hetkest. -2015 (Rosarkhivi 18. septembri 2015. aasta kiri nr 2/2133-A).

Kas ma pean dokumente säilitama?

Mis on arhiividokument? Vaadake artiklit „Milliste organisatsioonide jaoks on vaja uusi arhiivireegleid? Ja kellel on RF arhiivifondi dokumendid? "

Peate hoidma dokumente. Hoolimata asjaolust, et 2015. aasta reeglites on öeldud, et „organisatsioonidel on õigus (autori lisatud rõhutusel) luua arhiive, et säilitada oma tegevuse käigus tekkinud arhiividokumente ...”, muutub see õigus lähemal uurimisel tegelikuks kohustuseks.

Esiteks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka töötajad, mis tähendab kõigi jaoks personali käsitlevate dokumentide täielikku komplekti.

Teiseks, kui on organisatsioon, siis on olemas ka selle maksuarvestus, mis on esitatud ka paberkandjal või elektrooniliselt.

Kolmandaks tuleks säilitada vähemalt kõik loetletud dokumendid tähtajad... Säilivusaja allikad - eriloendid:

Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu, märkides säilitamisajad (kinnitatud Venemaa Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558);
Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses genereeritud standardsete arhiividokumentide loetelu, milles on ära toodud säilitamisajad (kinnitatud Kultuuriministeeriumi ja massikommunikatsioon RF (31. juuli 2007, nr 1182).

Need loendid on kohustuslikud1 kasutamiseks nii valitsuse kui ka valitsusvälistel organisatsioonidel. Nii selgub, et igal, isegi kõige väiksemal ja tagasihoidlikumal ettevõttel, on komplekt dokumente arhiivihoidla... Nende jaoks tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: Rules-2015. Puudumine struktuuriüksused nimede "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta see kohustus kuidagi.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuendus, mida märkasid kõik vaimulikud ja arhiivispetsialistid - kauaoodatud ladustamiskord elektroonilised dokumendidantud reeglites-2015. See viitab jaotistele 2.30–2.33. 2015. aasta reeglites toimub üleminek elektroonilistele dokumentidele üsna järsult, ilma pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et räpaste kingadega on arhiivis viibimine keelatud.

2.30. Elektrooniliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused on:

organisatsiooni arhiivis on vähemalt kaks eksemplari igast elektrooniliste dokumentide hoidmise üksusest (põhi- ja töökoopiad peavad olema eri füüsilistes seadmetes);

- elektrooniliste dokumentide paljundamiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsiliste ja tehniline seisukord;

elektrooniliste dokumentide säilitamisrežiimi tagamine, välja arvatud teabe kadumine, loata levitamine, hävitamine või moonutamine.

Teine oluline uuendus on 2015. aasta reeglites määratletud elektrooniliste dokumentide arhiveerimise vorming:

Dokumendi fragment CollapseShow Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 03.31.2015 korraldusega nr 526, jõustus 09.21.2015)

2.31. Elektrooniliste tekstdokumentide üleandmine riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikaks oleva organisatsiooni arhiivi toimub PDF / A-vormingus.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / Arhiivid (PDF / A) on selle vormingu variatsioon, mis on spetsiaalselt loodud pikaajaliseks arhiivimiseks. dokumentide säilitamine ja kinnitatud ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 standardisse „Dokumendihaldus. Pikaajaliseks säilitamiseks mõeldud elektrooniliste dokumentide failide vorming ". Kuid nagu kõik universaalne, pole ka PDF täiuslik. Haldusdokumendid tunduvad selles vormingus suurepäraselt, kuid organisatsioonid kasutavad mitte ainult Microsoft Office'i. Nii et näiteks dwg-vormingus tehtud jooniseid kuvatakse valesti, kui need teisendatakse PDF-failiks. Elektroonilise käitumine digitaalne allkiri dokumendi teisendamisel PDF-failiks.

Elektrooniliste failide ja dokumentide edastamise protseduuri on kirjeldatud reeglite punktis 4.34. Tekstist tuleneb järgmine:

esiteks saab elektroonilisi dokumente arhiivi üle kanda ja salvestada nii eraldi füüsilistele andmekandjatele kui ka "info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu",
teiseks koostatakse sellest hoolimata elektrooniliste toimikute ja dokumentide nimekiri paberkandjal (see tähendab, et isegi kui moodustame EDMSis arhiivi, tuleb inventuur isiklikult arhivaarile kätte toimetada),
kolmandaks: „arhiivimällu lubamisel kinnitatakse elektroonilised toimikud elektrooniline allkiri organisatsiooni juht või tema volitatud isik ametnik". Suhteliselt paberdokumendid midagi sellist pole vaja. Kuidas täita seda nõuet organisatsioonide jaoks, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Lõpuks „elektrooniliste dokumentide kiireks juurdepääsuks viitamiseks ja otsimiseks luuakse arhiivi fond elektrooniliste dokumentide kasutamiseks” (punkt 2.33). Sellisel juhul ei avaldata kasutusfondi mõistet.

Dokumendiarvestus

3.5. Organisatsiooni arhiivis hoitakse raamatupidamise peamisi (kohustuslikke) ja abidokumente. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määratakse kindlaks nende reeglite kohaselt. Raamatupidamise abidokumentide koosseisu ja vormid määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Põhireeglid selgitasid, miks arhiividokumente registreeritakse ja milline on raamatupidamisdokumentide süsteem, sõnastades selgelt selle eesmärgi. Need mõisted on 2015. aasta reeglitest kadunud. Meenutagem neid, et mõista, miks me raamatupidamisega tegeleme:

Organisatsiooni arhiivis olevate dokumentide arvestus on nende arvu ja koosseisu kindlaksmääramine kehtestatud arvestusühikutes ning iga raamatupidamisüksuse teatud kompleksi kuuluvuse ja nende koguarvu fikseerimine (registreerimine) raamatupidamisdokumentides2.
Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastab organisatsiooni arhiivi dokumentide arvu ja koosseisu ning nende muudatusi; komponent Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise süsteem 3.

Ja peamine muudatus: 2015. aastal vähendati arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu enam kui poole võrra, 11-lt 5-le. Ainult jäänud:

raamat juhtumite kättesaamise ja kõrvaldamise, dokumentide registreerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite loetelu, dokumendid;
varude register.

Raamatupidamisvormide koostamise ja pidamise korda, kuigi säästlikult, kirjeldatakse reeglite-2015 punktides 3.7–3.11.

Ülejäänud on organisatsiooni otsustada. Kui see on riigi (munitsipaal) arhiivi hankimise allikas, tuleb vormistada organisatsiooni täiendav pass (2015. aasta eeskirja punkt 3.12). Samuti on 1997. aasta kuupäevaga Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise määruste joonealune märkus ja kinnitatud arhiivipassi vorm. Pange tähele, et põhireeglid pakkusid välja vormi, ehkki peaaegu identsed, kuid siiski "värskemad" kui eespool nimetatud määrus. Vähemalt algas kronoloogia selles kahes tuhandikus, mitte üheksakümnendates.

Dokumentide väärtuse uurimine

2015. aasta reeglid ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase uurimise menetlusse midagi põhimõtteliselt uut. Ainult punkt 4.12 väärib tähelepanu:

4.12. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei ole loodud Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumente, loovad personali loetelu juhtumitest ja ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide loendid ning tagavad nende ohutuse.

See säte viitab vestlusele sellest, et olenemata arhiivi korralduses viibimisest ja selle kuulumisest riigi (munitsipaal) arhiivide hankimise allikate hulka, on ta kohustatud oma dokumentidega tegelema vähemalt miinimumini. Tõepoolest, võib-olla väga vähesed inimesed suudavad koostada ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide juhtumite loetelu ilma juhtumite nomenklatuuri koostamata.

Juhtumite nomenklatuur

Vaata artiklit "Arhiivide uued reeglid kohtuasjade nomenklatuuri kohta"

Juhtumite nomenklatuuri kohta, mida 2015. aasta eeskirjad nimetavad "peamiseks raamatupidamisdokumendiks, mis kajastab menetluse koosseisu ja korraldust dokumentaalfond organisatsioon ”, räägivad nad väga tagasihoidlikult ega anna sellele isegi arusaadavat määratlust. Dokumendi tekstist järeldub ainult (punktid 4.14–4.18):

„Juhtumite nomenklatuuris fikseeritakse täidetud dokumentide liigitus (rühmitamine) juhtumiteks (elektroonilised toimikud)”;
juhtumite nomenklatuur koostatakse lisatud vormi kohaselt;
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur koostatakse struktuurse jaotuse juhtumite nomenklatuuride põhjal (vorm on lisatud, kuid sisukorra järgi seda siiski leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa nimega "Juhtumite nomenklatuur"; struktuuriliste jaotuste hulgas on nr 26);
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur töötatakse välja standardsete, osakondade ja muude dokumentide loendite põhjal, mis näitavad ladustamisperioode, muid regulatiivseid õigusakte, samuti juhtumite standardseid ja ligikaudseid nomenklatuure;
organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivide hankimise allikad lepivad selles kokku "vastava KIKi või riigi (munitsipaal) arhiiviga, vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, mis ei ole riigi (munitsipaal) arhiivide hankimise allikad, lepivad oma juhtumite nomenklatuuris kokku iseseisvalt.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni asjade nomenklatuuri väljatöötamise ja hooldamise kohta ei sisalda 2015. aasta reeglid. Tuleb üheselt öelda: ilma põhireegliteta ei saa tavaline ametnik, eriti esimest korda, seda koostada.

Juhtumite registreerimine

4.19. Kontoritöö, sealhulgas personaliga lõppenud alaliste ja ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide juhtumid on pärast kalendriaasta lõppu, mille jooksul need esitati, ette nähtud organisatsiooni arhiivi üleandmiseks ning need tuleb registreerida ja kirjeldada.

Sõltuvalt ladustamisajast toimub juhtumite täielik või osaline registreerimine. Püsiva ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodid ja personal tuleb täielikult registreerida.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasjade dokumentide arhiveerimine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse suletud kaustades või kastides);

korpuse lehtede numeratsioon;

juhtumi kohta tõendi vormistamine (lisa nr 8);

juhtumdokumentide sisemise loetelu koostamine (lisa nr 27);

korpuse kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi edastamiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide loetelu koostamise (lisad nr 17, 18).

Mis hõlmab juhtumite osalist registreerimist ja kuidas see sõltub dokumentide säilitamise ajast, ei teatata.

Kui varem koostati sisemine inventuur ainult "vajalikel juhtudel" (põhireeglite punkt 3.6.3.), Siis see lause eemaldati 2015. aasta reeglitest. Inventuurivormi pealkiri, mis on esitatud 27. lisas, ei viita säilivusajale.

Elektroonilisi faile ei tohiks kirjeldada kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja alaline säilitamisperiood (nimekirjade vormid on vastavalt 17. ja 18. lisas).

Taotlused: dokumentide vormid

Traditsiooniliselt lõpevad 2015. aasta reeglid rakenduste kogumiga - teatud dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumendivormid.

Üldiselt tuleb öelda, et esiteks on 2015. aasta reeglites vähem vorme kui põhireeglites, teiseks on nende seas kaks sama nimega rakendust, mis on väga ebamugav, ja kolmandaks, need asuvad mainimise järjekord tekstis (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõne rakenduse nimi on muutunud, mõne kuju on veidi muutunud. Üldine soovitus oleks selline: kui on vaja arhiveerimise kohta mingit dokumenti koostada, peaks arhivaar ennekõike otsima selle vormi 2015. aasta reeglitest ja ainult siis, kui nõutavat vormi neis pole, viidata põhireeglitele.

Allpool on 3 loendit. Esimene (tabeli kujul) on lisad 2015. aasta reeglitest ja vastavad vormid põhireeglitest. Teine on vormide uudsus, mis võeti kasutusele 2015. aastal. Kolmas on põhireeglite vormid, mis ei kuulu 2015. aasta reeglitesse, kuid mida ei tühistatud ka (nagu öeldakse, kasutage seda tervisele).

2015. aasta reeglite vormide ja põhireeglite järgimine

Ahenda Näita

Uuesti ilmunud ja kinnitatud reeglitega-2015:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide dokumentide inventuur;
Ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide elektrooniliste toimikute loendi lisa;
Arhiividokumentide vastuvõtmine ja üleandmine ladustamiseks (organisatsioonilt organisatsioonile. - Autori märkus)
Juhtumite loetelu;
Elektrooniliste asjade loetelu, dokumendid koos lisaga elektrooniliste asjade nimekirjale, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud tarneloendite asendamiseks ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise dokumente organisatsiooni arhiivis säilitamiseks.

Organisatsiooni struktuuriüksuse alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali juhtumite loetelu (põhireeglite lisa 12);
Lõplik protokoll ja sertifikaadi pealkiri (13. liide);
Püsiladustatavate dokumentide loetelu tiitelleht (lisa 14);
Dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Raamat dokumentide väljastamiseks (lisa 19);
Eriti väärtuslike juhtumite inventuur (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise raamatupidamise raamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventuur (lisa 28);
Juhtimisdokumentatsiooni säilitava organisatsiooni arhiivi pass (lisa 29);
Tööstusfondi dokumente säilitava organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendiarvestuse üksuse (ED) registrikaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide rändamise ja ümberkirjutamise seadus (lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise register (lisa 33);
Migratsioonide register ja elektrooniliste dokumentide ümberkirjutamine (lisa 34);
Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldamine (lisa 38);
Arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Välja antud koopiate, väljavõtete, tunnistuste, temaatiliste materjalide register (lisa 44);
Lugemissaali kasutajate külastuste register (lisa 45);
Arhiivi iga-aastane tööplaan (lisa 46);
Registreerimiskaart organisatsiooniga töötamiseks (lisa 47);
Vastuvõtutunnistus arhiivipea vahetamisel (lisa 48).

Ilmselt on 2015. aasta reeglid mõeldud väljaõppinud lugejale. Kuid paljudel juhtudel kahjuks kontoritöö ja arhiiviasjad organisatsioonis on kaasatud kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitse, juristid jne. Neil süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise valdkonnas nõutakse.

2015. aasta reeglid näevad ette absoluutse miinimummeetmete, mis tagavad organisatsioonis dokumentide säilitamise. Selle miinimumi praktikas rakendamise kohta teabe saamiseks peavad reeglite lugejad end metoodilistest allikatest otsima. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid, hoolimata nende vabatahtlikust staatusest, 2015. aasta reeglite saabudes veelgi nõudlikumad Venemaa organisatsioonide kontorites.

Joonealused märkused

Ahenda Näita

Vene Föderatsiooni kõrgeima vahekohtu 21. veebruari 2012. aasta otsus nr 14589/11. tule tagasi

Punkt 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

Punkt 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

1 tasuta ajakirja number

"Organisatsioonide arhiivide põhireeglid" (kinnitatud Rosarkhivi kollegiumi 06.02.2002 otsusega)

Heaks kiidetud
otsus
Rosarkhivi kollegiumid
alates 06.02.2002

ALUSREEGLID
ORGANISATSIOONIDE ARHIIVIDE TÖÖD

SISSEJUHATUS

Organisatsioonide arhiivide tegevuse põhireeglid on normatiivne ja metoodiline dokument, mis määrab nende tegevuse. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik teabe, haldusdokumentatsiooni ja arhiivinduse valdkonnas sünteesida kodumaise arhiivimise kogemus, arvestada rakenduse tänapäevaseid saavutusi tehnilised vahendid ja infotehnoloogia dokumentidega töötamisel.

Õigus ja kohustus luua organisatsioonide arhiive dokumentide ajutiseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni arhiivifondist riigivarakehtestatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiivide fondi käsitlevate õigusaktide põhialuste (1993), Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi määruste (1994) ja Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse määruste (1998) alusel, mis vastavad määrused Venemaa Föderatsiooni subjektid.

Neid reegleid kohaldatakse arhiivide suhtes valitsusorganisatsioonid, samuti kohustuslik kõigile valitsusvälistele organisatsioonidele, pidades silmas Vene Föderatsiooni riigivarasse liigitatud arhiivifondi dokumentide ohutuse, kirjeldamise, raamatupidamise ja kasutamise tagamist.

Filmide, fotode, taust- ja videodokumentide (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente hoidvate organisatsioonide arhiivides juhindub käesolev eeskiri korraldamisest, kavandamisest, aruandlusest ja metoodilisest tööst haldusdokumendidsäilitatakse arhiivides; kõigis muudes küsimustes reguleerib nende dokumentidega töötamist vastavad juhised ja reeglid.

Reegleid ei kohaldata dokumentide suhtes, mille tööd reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus N 5485-1 " riigisaladused"Ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet N 1203" Riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta ".

Riiklikud organisatsioonid, mida ei klassifitseerita riigiarhiivi hankimise allikaks, samuti valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivide korraldamisel ja toimimise tagamisel lähtuda käesolevatest reeglitest.

Arhiivi toimimist tagavate dokumentide vormid on lisatud reeglitele.

Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid koostas Rosarkhivi ja VNIIDADi töörühm, mis koosneb: V.A. (rühmajuht), Albrecht B. V., Banasyukevich V. D., Gavlin M. L., Kiselev I. N., Krasavin A. S., Larin M. V., Meshcherina T. A., Privalov V. F., Smoglo I. A., Sokova A. N., Solobay N. M., Stepanova L. A.

Haldusaktide rühmitamine

Arhiivibüroo töö hõlmab süstematiseerimist erinevad tüübid infokandjad. Nende hulka kuuluvad muu hulgas haldusaktid. Need on manustatud tüübi ja kronoloogia järgi koos manustega:

Kinnitatud määrused, põhimäärused haldusaktid, toimib neile manustena. Need on rühmitatud. Kui sätted, juhendid, põhimäärused kiideti heaks iseseisvate aktidena, süstematiseeritakse need eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride tellimused ja nende rakendamise otsused on rühmitatud vastavalt ettevõtte töövaldkondadele.
Personali tellimused süstematiseeritakse vastavalt ladustamisajale. Suure hulga infomaterjalide korral on soovitatav rühmitada ettevõtte töö erinevaid aspekte käsitlevad aktid eraldi.
Põhitegevuse valdkonna tellimused süstematiseeritakse eraldi personaliaktidest. Näiteks arhiivibüroo töö tellimus sisaldub ühes kaustas ja vastavalt vastutava üksuse juhi ametissenimetamises teises kaustas.
Heakskiidetud piirmäärad, aruanded, hinnangud, pealkirjade loendid, plaanid jne on rühmitatud projektidest eraldi.
Dokumentide korrastamine isikutoimikutes toimub nende saamise järjekorras.
Töötajate isiklikud palgakontod süstematiseeritakse eraldi kaustadesse. Need on paigutatud tähestiku järjekorda.
Kaebused, ettepanekud, kodanike avaldused ettevõtte tegevuse kohta, nende arvestamiseks ja rakendamiseks vajalikud dokumendid on rühmitatud eraldi üksikisikute avaldustest isiklikes küsimustes.
Kirjavahetuse süstematiseerimine toimub tavaliselt kalendriperioodil kronoloogilises järjestuses. Sel juhul paigutatakse vastused pärast küsimusi. Eelmisel aastal alanud eraldi teemaga kirjavahetuse uuendamise korral lisatakse dokumendid jooksva perioodi kausta. Samal ajal on näidatud eelmise aasta juhtumi indeks.

Nüansid

Arhiivibüroo töö on selline tegevus, kus spetsialistid tagavad mitte ainult infokandjate ohutuse, vaid ka võimaluse nendega töötada, kui selline vajadus ilmneb. Selleks on kaustad moodustavad toimingud papist kattesse kinnitatud neljas augus. Samuti on lubatud neid siduda, võttes arvesse kõigi dokumentide teksti, resolutsioonide, kuupäevade ja viisade lugemise võimalust.

Kimpude ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metallist kinnitusdetailid. Alaliseks säilitamiseks mõeldud materjalid, mis koosnevad eriti väärtuslikest või vormindamata dokumentidest, on suletud kolme klapiga klambritega või spetsiaalsetes kastides.

Kui kohtuasjas on taotlusteta isiklikud dokumendid ( tööraamatud, sertifikaadid, sõjaväekaardid jne), nad pannakse eraldi ümbrikusse ja õmmeldakse see ülejäänud materjalide külge. Kaustade lõpus peaks olema tühi sertifikaadileht. Kausta alguses on sisekujunduse vorm poolitatud. Paberite ohutuse ja korrastamise tagamiseks on iga leht nummerdatud araabia numbritega. See reegel ei kehti sertifitseerimislehe ja inventari vormi kohta. Number pannakse paremas ülanurgas lihtsas pliiatsis.

Sisemine inventuur

See on loodud ajutise (üle 10 aasta) ja püsiva sisuga infomaterjalide hoidmiseks ja salvestamiseks. Siseinventuur koostatakse ka juhtumite jaoks, mis on loodud teatavat tüüpi dokumentide järgi ja mille pealkirjades nende sisu ei avaldata. Vorm peab sisaldama andmeid kaustas olevate toimingute järjekorranumbrite, indeksite, päiste, kuupäevade ja leheküljenumbrite kohta.

Siseinventuuri juurde on lisatud kokkuvõtlik kirje. See näitab numbrite ja sõnadega selles sisalduvate dokumentide arvu ja seda moodustavate lehtede arvu. Siseinventuuri kinnitab koostaja. Kui kaust on köidetud või ääristatud ilma kirjaplanguta, siis liimitakse kokku pandud leht esikaane siseküljele.

Muutused kausta materjalide koostises peaksid kajastuma väljal "Märkused". Eelkõige tähendab see arestimist, paberite asendamist koopiatega ja kaasamist lisadokumendid kausta. Samal ajal viidatakse asjakohastele õigusaktidele. Vajadusel saab sisearvestuse lehele moodustada uue üldistava kirje, aga ka kausta sertifikaadi pealdise.

21. septembril hakkasid kehtima Vene Föderatsiooni Arhiivifondist pärit dokumentide ning muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 määrusega nr 526; edaspidi - uued reeglid).

Mida juhendasite enne uute eeskirjade avaldamist?

Enne uute eeskirjade kinnitamist juhindusid riigiasutuste, kohalike omavalitsusorganite, organisatsioonide (edaspidi organisatsioonide arhiivid) arhiivides oma töös organisatsioonide arhiivide põhireeglid ning mõned organisatsioonide arhiivid kasutasid väga vana dokumenti - osakonnaarhiivide toimimise põhireegleid. Mõlemad dokumendid ei olnud normatiivdokumendid, kuid määratlesid nende staatuse normatiivse ja metoodilise dokumendina. Samal ajal oli 1985. aasta põhireeglitel tõesti normatiivse dokumendi staatus, kuna need kiideti heaks Glavarkhivi korraldusega ja Rosarchiv ei kiitnud heaks 2002. aasta põhireegleid, mistõttu neil ei olnud normatiivse dokumendi staatust.

Mis põhjusel tekkis 2002. aasta põhireeglite olemasolul vajadus välja töötada uus, lisaks normatiivne dokument dokumentide hoidmise korraldamiseks organisatsioonide arhiivides?

Fakt on see, et 2004. aastal võeti vastu 22. oktoobri 2004. aasta föderaalne seadus nr 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis" (edaspidi - föderaalseadus nr 125-FZ), millega kehtestati riigis palju uuendusi arhiivinduse korraldamisel. :

Toomine

kohta Föderaalseadus Nr 125-FZ

Artikkel 13. Arhiivide loomine

1. Riigiasutused, munitsipaalrajooni ja linnaosa kohaliku omavalitsuse organid arhiivide loomiseks nende tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, omandamiseks, raamatupidamiseks ja kasutamiseks.

2. Organisatsioonid ja kodanikud on õigus luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, sealhulgas riigi või munitsipaalvara hulka mittekuuluvate arhiividokumentide hoidmiseks ja kasutamiseks.

Artikkel 17. Riigiasutuste, kohalike omavalitsusorganite, organisatsioonide ja kaasatud kodanike kohustused ettevõtlusalane tegevus ilma hariduseta juriidilise isiku, arhiividokumentide ohutuse tagamiseks

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsusorganid, organisatsioonid ja kodanikud, kes tegelevad ettevõtlusega ilma juriidilist isikut moodustamata, on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personalidokumentide ohutuse föderaalseaduste ja muude regulatiivsete normidega kehtestatud säilitusperioodide ajal seadused Venemaa Föderatsioon, samuti dokumentide nimekirjad [...]

Lisaks kehtestati selle föderaalseadusega arhiividokumentide omamise mõiste (dokumendid võivad olla osariigis (föderaalsed, Vene Föderatsiooni subjektide omand), munitsipaal-, eraomand (valitsusvälised organisatsioonid ja üksikisikud).

Lisaks kiideti Venemaa Kultuuriministeeriumi 18. jaanuari 2007. aasta määrusega nr 19 heaks Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ning muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise kord riigi- ja munitsipaalarhiivides, muuseumides ja raamatukogudes, Vene Teaduste Akadeemia organisatsioonides (edaspidi - eeskirjad) 2007).

Need kaks asjaolu, aga ka asjaolu, et põhireeglid ei saanud normatiivdokumendi staatust, sundisid meid pöörduma normatiivdokumendi väljatöötamise poole, mis määratleks dokumentide hoidmise korra organisatsioonide arhiivides.

"Mis on kommentaarid?"

Uute eeskirjade projekti väljatöötamise ajal arutati arhivaaride vahel dokumendi üle kahel korral:

esimest korda - Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste arhiivikorraldusorganite töötajad, riigi- ja munitsipaalarhiivid;
teist korda - föderaalvõimude töötajad täidesaatev võim.

Ainuüksi riigi- ja omavalitsuse arhiivist tuli üle 400 kommentaari. Kõiki laekunud märkusi kaalus hoolikalt ja lõppjärgus ajutine töörühm, kuhu kuulusid Rosarkhivi ja VNIIDADi spetsialistid. Tuleb märkida, et paljude kommentaaride põhjuseks oli arhivaaride soov kirjeldada võimalikult detailselt üksikud protsessid organisatsioonide arhiivides dokumentide säilitamise, raamatupidamise, omandamise ja kasutamise tagamiseks arhiivitehnoloogiaid, mida põhimõtteliselt oli võimatu teha, arvestades uute reeglite staatust normatiivdokumendina.

Samal ajal olid mõned märkused põhimõttelist laadi, näiteks märkus, et uute eeskirjade eelnõude jaotises “Omandamine” ei olnud dokumentide väärtuse kontrollimise küsimust järjepidevalt öeldud, eriti seetõttu, et kohtuasjade nomenklatuuriga seotud sätted jäeti välja. Arvestades, et praegu on organisatsiooni asjade nomenklatuuri vorm ja selle väljatöötamise kord sätestatud ainult metoodilises dokumendis - Metoodilised soovitused kontoritöö juhendite väljatöötamiseks föderaalorganid täitevvõim, otsustati uute eeskirjade eelnõude viimistlemisel lisada jaotisesse "omandamine" juhtumite nomenklatuuri peamised sätted, sealhulgas juhtumite nomenklatuuri vorm (kokkuvõte ja struktuuriüksus).

Uute eeskirjade määramine

Uued eeskirjad on mõeldud riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele, organisatsioonidele, kes loovad arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, omandamiseks, raamatupidamiseks ja kasutamiseks.

Neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ja muude riigisaladust sisaldava teabe sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise suhtes.

Uued reeglid on normatiivne dokument. Nende regulatiivne staatus määratleb nende sisule rangemad nõuded. Varem avaldatud reeglid (vt ülal) ei sisaldanud mitte ainult norme (reegleid, nõudeid), vaid ka soovitusi ja meetodeid nende normide kohaldamiseks. Uutest eeskirjadest jäetakse välja kõik soovitusliku, metoodilise ja kirjeldava iseloomuga sätted. Just selles osas kritiseerisid arhivaarid neid reeglite eelnõusid arutelu ajal ja ütlesid pidevalt, et reeglid peaksid olema üksikasjalikud ja sisaldama mitte ainult reegleid ennast, vaid ka nende rakendamise mehhanismi.

Uute eeskirjade ülesehitus ja sisu

Uued reeglid koosnevad seitsmest osast:

Üldsätted.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsioonis olevate muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsioonis olevate muude arhiividokumentide raamatupidamine.
Arhiivi täiendamine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine.
Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.
Dokumentide üleandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus.

Uute eeskirjade lisad sisaldavad raamatupidamist ja muid dokumentide vorme, mida kasutatakse organisatsioonide arhiivides.

Nende eeskirjade põhiosade jada vastab föderaalseadusele nr 125-FZ ja 2007. aasta reeglitele, ehkki nagu paljud eksperdid arutelu etapis märkisid, oleks loogilisem alustada omandamisest ja lõpetada kasutamisega.

Uute reeglite jaotised kajastavad organisatsiooni arhiivi põhifunktsioone:

vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine;
dokumentide registreerimine;
organisatsiooni arhiivi täitmine dokumentidega;
arhiividokumentide kasutamise korraldamine;
dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.

Lisaks sisaldab uus eeskiri jaotist "Dokumentide edastamine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise ajal, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus".

Märge

Erinevalt 2002. aasta põhireeglitest ei sisalda reeglid nr 526 arhiivi enda korralduslikke aspekte käsitlevaid sätteid (arhiivi eesmärgid, ülesanded, õigused jms pole määratletud). Nende peamine eesmärk on kehtestada nõuded dokumentide arhiivinduse säilitamise protsesside korraldamiseks alates organisatsiooni arhiivi omandamisest koos dokumentidega kuni dokumentide kasutamise korraldamiseni.

Vaatleme sektsioone üksikasjalikumalt.

I jagu. Üldsätted

Määratleb õiguslik alus dokumendi väljatöötamine ja ulatus ning sisaldab ka sätteid, mis määravad organisatsiooni arhiivi mõned organisatsioonilised alused.

Uued reeglid kehtivad riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele ja organisatsioonidele - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikatele, mille käigus moodustatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi (edaspidi - organisatsioonid) dokumendid. Nende reeglite sätteid saavad kasutada ka teised riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kelle tegevuses ei moodustata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente.

Föderaalseaduse nr 125-FZ sätetele tuginedes on uutes eeskirjades öeldud, et riigiasutused, munitsipaalringkonna, linnaosa ja linnaosa piirkondlikud omavalitsused on kohustatud looma arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, täitmiseks, salvestamiseks ja kasutamiseks. Arhiivi ülesanded ja funktsioonid (keskarhiiv) valitsusorgan, kohaliku omavalitsuse organ, organisatsioon - riigi, munitsipaalarhiivi omandamise allikas määratakse organisatsiooni juhi poolt kinnitatud määrusega.

Märge

Uusi reegleid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ja muude riigisaladust sisaldava teabe sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise suhtes.

II jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsiooni arhiividokumentide hoidmise korraldamine

Määratleb organisatsiooni arhiivifondi mõiste ja organisatsiooni arhiivifondide liigid.

Organisatsiooni arhiivifond moodustab osa dokumentaalfondist, kuhu kuuluvad Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid, personali dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, mis sisalduvad arhiivi raamatupidamisdokumentides. Arhiivifond kuulub säilitamisele organisatsiooni arhiivis.

Organisatsiooni arhiivifondide tüübid:

organisatsiooni arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest;
ühendatud arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest, mis on moodustatud kahe või enama organisatsiooni tegevuse käigus, millel on ajalooliselt ja / või loogiliselt omavahel seotud seosed;
arhiivikogu, mis koosneb eri päritolu eraldi arhiividokumentidest, mida ühendab üks või mitu tunnust (temaatiline, autori, konkreetne, objekt jne).

Paberdokumentide säilitamine. Uute eeskirjade punktis 2.9 rõhutatakse: arhiividokumente säilitatakse süstemaatiliselt arhiivifondi piires. Arhiivifondi dokumentide süstematiseerimise üksus organisatsiooni arhiivis on salvestusüksus. Reeglid määravad kindlaks ka arhiivifondi hoidmisüksuste süstematiseerimise märgid:

struktuurne (laoüksuste kuulumine organisatsiooni struktuuriüksustesse);
kronoloogiline (perioodide või kuupäevade kaupa, kuhu ladustusüksused kuuluvad);
funktsionaalne, valdkondlik, temaatiline, teemaküsimus (võttes arvesse organisatsiooni funktsioone, teemasid või küsimusi, mis puudutavad säilitusüksuste sisu);
nominaalne (vastavalt paberimajandusele - dokumentide tüübid ja tüübid);
korrespondent (organisatsioonide kaupa, kirjavahetuse tulemusel, millega hoiukohad moodustati);
geograafiline (vastavalt teatud territooriumidele, asulad ja muud dokumentide sisuga seotud geograafilised objektid, nende autorid, korrespondendid);
autori nimi (organisatsioonide nimede või kodanike nime järgi, kes on dokumentide autorid).

Kehtestatakse nõuded dokumentide turvalisuse tagamiseks (dokumentide standardsed (optimaalsed) säilitustingimused; dokumentide ratsionaalne paigutamine arhiivi; dokumentide kättesaadavuse ja oleku kontrollimine, dokumentide leidmise kord), sealhulgas elektrooniliste dokumentide säilitamise omadused

Elektrooniliste dokumentide säilitamine. Reeglid määratlevad kohustuslikud tingimused selliste dokumentide säilitamine:

iga elektrooniliste dokumentide salvestusüksuse vähemalt kahe eksemplari olemasolu arhiivis (peamine ja tööeksemplar peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);
elektrooniliste dokumentide paljundamiseks, kopeerimiseks, muundamiseks ja migreerimiseks mõeldud riist- ja tarkvara kättesaadavus, nende füüsilise ja tehnilise seisundi kontrollimine;
elektrooniliste dokumentide säilitamisrežiimi tagamine, välja arvatud teabe kadumine, loata levitamine, hävitamine või moonutamine.

Organisatsiooni arhiivi säilitamiseks üleantud teksti-elektrooniliste dokumentide vorming - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikas - PDF / A.

Reeglid näevad ette, et tarkvara- ja riistvaralise keskkonna muutumise ning arvutivormingute kasutamise kaotamise, meediumite kahjustamise korral viib organisatsiooni arhiiv läbi tööd elektrooniliste dokumentide teisendamiseks uutesse formaatidesse ja / või uutele kandjatele.

Lisaks vaadeldavatele sätetele kehtestatakse selles osas arhiividokumentide kättesaadavuse ja seisukorra kontrollimise kord (punkt 2.39–2.43), tuvastamata dokumentide otsimise korraldamine (punkt 2.44), dokumentide arhiivist väljastamise kord (punkt 2.45–2.48), samuti kord arhiividokumentide ohutuse tagamine eriolukordades (punkt 2.49).

Paberdokumentide saadavuse ja korrasoleku kontrollimine... Seda teostab organisatsiooni arhiivis komisjon või vähemalt kaks töötajat vähemalt kord 10 aasta jooksul, elektroonilised dokumendid - vähemalt kord 5 aasta jooksul.

Vastavalt 2007. aasta korra punktile 2.11.5 teostatakse organisatsiooni arhiivi kõigi dokumentide või nende osade (rühmade) olemasolu ja seisukorra erakorralisi ühekordseid kontrolle:

millal looduskatastroofid, massiliikumised ja muud asjaolud, mille tagajärjel võivad arhiividokumendid kaduda või neid kahjustada,
arhiivide juhtide vahetamisel.

Auditi tulemuste põhjal koostatakse järgmised aktid:

arhiividokumentide saadavuse ja korrasoleku kontrollimine (lisa nr 3);
umbes tehnilised vead raamatupidamisdokumentides (kui need on olemas) (lisa nr 4);
dokumentide (mis pole selle fondiga seotud, arveldamata) avastamise kohta (lisa nr 5).

Arhiivist dokumentide väljastamise kord. Dokumendid antakse välja organisatsiooni arhiivi juhataja või tema asetäitja (kui arhiiv on asutus), organisatsiooni struktuuriüksuse juhi (kui arhiiv on struktuuriüksus) kirjaliku loa alusel:

organisatsiooni struktuuriüksuste töötajad;
malta kohtu -, õiguskaitse - ja muud volitatud asutused kehtestatud kord;
teistele kasutajatele kirjaliku taotluse alusel.

Arhiivist dokumentide väljastamise tähtaeg ei tohiks ületada:

üks kuu - kasutamiseks organisatsiooni töötajatele ja teistele kasutajatele;
kuus kuud - kohtu-, õiguskaitse- ja muudele volitatud asutustele.

Pakutakse võimalust pikendada dokumentide väljastamise tähtaega - organisatsiooni juhi loal kasutaja kirjaliku kinnituse alusel dokumentide säilitamise / turvamise kohta.

Elektroonilised dokumendid väljastatakse arhiivist vormis elektroonilised koopiad või paberkandjal koopiad.

Arhiivist dokumente ei väljastata:

kui on olemas kasutusfond;
ebarahuldavas füüsilises seisundis.

III jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsioonis olevate muude arhiividokumentide raamatupidamine

Pühendatud küsimustele alates paar dokumenti Vene Föderatsiooni Arhiivifondist ja muud arhiividokumendid Venemaal organisatsioonid.

Nagu on sätestatud uute eeskirjade punktis 3.1, kuuluvad raamatupidamisele kõik organisatsiooni arhiivis säilitatavad dokumendid, sealhulgas personaliga seotud dokumendid, kasutusfondi (kui see on olemas) dokumentide koopiad ning juhtumite loetelu, dokumendid.

Arhiivdokumentide peamised arvestusühikud on:

Igale mäluseadmele omistatakse kontonumber, mis on osa arhiivide šifrist.

Meie sõnastik

Arhiivi šifri - raamatupidamisarvestuse ja identifitseerimise tagamiseks mõlemale säilitusüksusele vasakpoolses alumises nurgas kasutatud nimetus - arhiivifondi number; juhtumite loetelu, dokumentide numbrid; salvestusühikute numbrid.

Eraldi elektroonilisel kandjal säilitatavate elektrooniliste dokumentide arhiivide šifer on märgitud meediumikorpusega suletavale infolehele. . Hoiustatud elektrooniliste dokumentide arhiivikoopia infosüsteem arhiiv, on osa elektroonilise dokumendi konteineri metakirjeldusest (kirjelduse kohustuslik element).

Teave arhiivi raamatupidamisüksuste kohta kajastub raamatupidamisdokumentides. Reeglite uus säte raamatupidamisarvestuse korraldamisel on säte raamatupidamisdokumentide kahe rühma jaotamise kohta organisatsiooni arhiivis: põhiline (kohustuslik) ja abistav.

Organisatsiooni arhiivi peamised (kohustuslikud) raamatupidamisdokumendid hõlmavad:

raamat juhtumite, dokumentide kättesaamise ja utiliseerimise registreerimiseks (lisa nr 11);
fondide loetelu (lisa nr 12);
fondileht (lisa nr 13);
juhtumite loetelu, dokumendid (lisa nr 14-16);
varude register (lisa nr 19).

Elektrooniliste toimikute loetelu vormid on toodud uute eeskirjade lisades 17, 18.

Raamatupidamise abidokumentide koosseis ei ole reguleeritud, igal arhiivil on õigus kasutada abimaterjalina neid raamatupidamisvorme, mida ta vajab seoses säilitatavate dokumentide eripäradega või muudel põhjustel.

Reeglid näevad samuti ette, et organisatsiooni arhiiv võib raamatupidamisandmebaase (DB) kasutades registreerida automatiseeritud režiimis (vt punkt 3.13). Organisatsiooni arhiivi raamatupidamise andmebaasid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikas peab ühilduma riigi (omavalitsuse) arhiivi ja arhiivihaldusasutuste vastavate raamatupidamisandmebaasidega.

IV jagu. Arhiivi hankimine koos Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega

Pühendatud organisatsiooni arhiivi täiendamise küsimused Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega ... Organisatsiooni arhiivi omandamine on arhiivi süstemaatiline täiendamine organisatsiooni struktuuriüksuste dokumentidega.

Tehti kindlaks, et Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, sh. personaliga seotud dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi mitte varem kui üks aasta ja mitte hiljem kui kolm aastat pärast kontoritöö lõpetamist. Erandiks on dokumendid, mis käsitlevad teenistusest vabastatud tsiviil- ja munitsipaaltöötajate personali - need antakse organisatsiooni arhiivi üle 10 aasta möödumisel töötajate vallandamise kuupäevast.

Märge

Ajutiste säilitusperioodidega (kuni 10 aastat kaasa arvatud) juhtumeid, nagu organisatsioonide arhiivide praktikas on juba ammu kindlaks tehtud, arhiivi ei kanta, neid hoitakse organisatsiooni struktuuriosakondades ja pärast säilitamistähtaja lõppemist hävitatakse vastavalt kehtestatud korrale.

Uutes eeskirjades tuuakse juhtumid pärast nende väärtuse kontrollimist üle organisatsiooni arhiivi. Sel põhjusel kehtestatakse käesolevas paragrahvis dokumentide väärtuse uurimise kord, juhtumite ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi ülekandmiseks, struktuuriosakondade juhtumite loetelude koostamine, mille alusel kantakse juhtumid organisatsiooni arhiivi, ning lisaks rõhutatakse, et enne dokumentide väärtuse kontrollimist ettenähtud korras toimub hävitamine dokumendid on keelatud.

Jao sätetes juhitakse tähelepanu asjaolule, et alalise ladustamise ja personali varud, dokumentide hävitamise aktid käsitletakse organisatsiooni ekspertkomisjoni (EÜ) koosolekul reeglina samaaegselt. Arvestamise tulemuste põhjal kiidab EÜ heaks juhtumite, alalise ladustamise ja personali dokumentide loetelud ning võtab vastu dokumendid hävitamiseks.

Organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi hankeallikad esitavad organisatsiooni EÜ poolt kokkulepitud alalise säilitamise perioodi dokumentide ja töötajate juhtumite (iga-aastased osakonnad) loendid arhiiviasutuse ekspertiisikomisjonile (EPC) arutamiseks:

püsiv säilivusaeg - kinnitamiseks;
personali jaoks - kinnitamiseks.

Pärast juhtumite inventeerimist kiidab dokumendid heaks ja lepib kokku EPK, need loetelud ja säilitamisele mittekuuluvate dokumentide eraldamise seaduse kiidab heaks organisatsiooni juht. Lisaks võib hävitada seaduse alusel hävitamiseks määratud juhtumid.

Organisatsioonid, kelle tegevuses ei ole loodud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, ei tohiks kooskõlastada personali nimistu arhiiviasutuse EPK-ga.

Märge

Uute eeskirjade punktis 4.13 on sätestatud, et aegunud säilitusajaga elektroonilised failid valitakse hävitamiseks üldistel alustel, misjärel need füüsiliselt hävitatakse või hävitatakse tarkvara ja riistvara abil, millel on aktis vastav tähis.

Selles reeglite jaotises pööratakse erilist tähelepanu organisatsiooni asjaajamise nomenklatuurile. Peamiste sätete kohaselt:

fikseerib täidetud dokumentide klassifikatsiooni (rühmituse) toimikuteks (elektroonilisteks failideks) ja on peamine raamatupidamisdokument, mis kajastab organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust;
on alus juhtumite, alaliste ja ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide dokumentide, samuti ajutise (kuni 10 aasta) (kaasa arvatud) ladustamisperioodide juhtumite registreerimise jaoks;
on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loendite, mis näitavad säilitamisaegu, muude regulatiivsete õigusaktide, samuti juhtumite standardsete ja ligikaudsete nomenklatuuride alusel;
koostatud ettenähtud vormis (lisa nr 25) struktuuriüksuste juhtumite nomenklatuuri alusel (lisa nr 26).

Organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi omandamise allikad lepivad üks kord iga viie aasta järel juhtumite nomenklatuuri kokku organisatsiooni CEC-iga (EÜ) ja esitavad selle kinnitamiseks vastavasse EPK-sse või riigi (omavalitsuse) arhiivi vastavalt talle antud volitustele. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei ole loodud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, kinnitavad iseseisvalt juhtumite nomenklatuuri.

Reeglid kehtestavad korra ettevalmistamine edastada elektrooniliste dokumentide korralduse arhiivi. Eelkõige on ette nähtud, et alaliste säilitamisdokumentide, ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide, sh ajutiste (üle 10 aasta) säilitusüksuste jaoks koostatakse eraldi varud. personali poolt. Nagu juba öeldud, on elektrooniliste asjade inventuuride vormid toodud uute eeskirjade lisades 17, 18.

V jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine

Selles jaotises kehtestatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamise normid. Selle osa reeglite peamised sätted on järgmised:

Sulle teadmiseks

Uutes reeglites määratletakse arhiividokumentide kasutamise vormid. Peamised neist on:

organisatsiooni töötajate infotugi;

kasutaja taotluste täitmine, sh. sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga kodanike taotlused;

dokumentide ja toimikute ajutiseks kasutamiseks väljastamine, arhiividokumentide koopiate andmine kasutajate soovil, sh. elektrooniliste dokumentide kujul.

Uutes eeskirjades pööratakse erilist tähelepanu kasutaja taotlustega töö korraldamisele. Määratletud:

taotluste liigid (temaatilised ja sotsiaal-juriidilised);
nõuded kirjalikule taotlusele (selle vorm, päringus sisalduva teabe koostis);
päringutega töötamise kord (registreerimise tingimused, arvestamine, põhitegevusele mittekuuluvate päringute ümbersuunamine, kasutajapäringutele vastuste ettevalmistamine arhiiviteabe, arhiiviväljavõtte ja arhiivikoopia kujul);
interneti kaudu saabuvate taotlustega töökorralduse tunnused.

Uutes eeskirjades määratletakse juhtumid, mil arhiiv võib keelduda arhiividokumentide väljastamisest:

fondi kättesaadavus kasutamiseks;
dokumentide halb füüsiline seisund;
dokumendid ei vastanud teaduslikule kirjeldusele ja tehniline disain (kuni nende tööde valmimiseni);
kasutamise piirangud, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega või fondivalitseja poolt.

RiV jagu. Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi

Määrab organisatsiooni dokumentide säilitamise riigi (munitsipaal) arhiivi üleandmise korra. Selles jaotises öeldakse:

organisatsioonid - riigi (kohaliku omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad pärast Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ajutise säilitamise tähtaja lõppemist organisatsiooni arhiivis annavad need vastavalt eeskirjale nr 19 alaliseks säilitamiseks vastavasse riigi (omavalitsuse) arhiivi;
riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, mis ei ole riigi (munitsipaal) arhiivide hankimise allikad, võivad oma tegevuses moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondist dokumente lepingute alusel üle kanda riigi (munitsipaal) arhiivi.

Uute eeskirjadega kehtestatakse dokumentide edastamise kord. Nad rõhutavad, et dokumendid toimetatakse alaliseks säilitamiseks tellitud olekus koos asjakohase teadusliku ja teatmeaparaadiga ning dokumentide üleandmine riigi (omavalitsuse) arhiivi vormistatakse dokumentide vastuvõtmise ja säilitamiseks üleandmise aktiga (lisa nr 30).

VII jagu Dokumentide üleandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus

Määrab järjekorra dokumentide ülekandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus ... Selles paragrahvis sätestatakse, et dokumentide üleandmine likvideeritud organisatsioonile on juhtumite ja vara üleandmiseks moodustatud komisjoni ülesanne.

Organisatsioonide likvideerimise korral - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad - kaasatakse likvideerimiskomisjoni riigi (omavalitsuse) arhiivi esindaja.

Organisatsiooni arhiivi juhi (organisatsiooni arhiivi eest vastutava isiku) vahetumisel toimub dokumentide arhiivist vastuvõtmine ja ülekandmine, raamatupidamine ja uurimisseadmed neile viiakse läbi vastavalt seadusele.

Kokkuvõte

1. Uued reeglid on määruste kogum, mis hõlmab kõiki organisatsiooni arhiivis teostatavaid peamisi protsesse:

dokumentide säilitamise korraldamine,
dokumentide arhiivis hoidmine,
arhiivi vormistamine dokumentidega
arhiividokumentide kasutamine.

2. Kuna käesolev eeskiri on normatiivne dokument, võib selle praktikas rakendamisel olla vaja dokumendile metoodilist lisa (soovituste väljatöötamine, juhised vastavalt reeglitele tervikuna või üksikutele reeglite jaotistele).

3. Uute eeskirjade ja muude dokumentide peamine erinevus on see, et need reeglid on normatiivdokumendid. 2002. aasta põhireeglid on soovitusliku iseloomuga, 1985. aasta põhireeglid olid normatiivne ja metoodiline dokument. Sel põhjusel on uute eeskirjade maht palju väiksem: need sisaldavad ainult neid sätteid (reeglid, nõuded), mida tuleb viivitamata kohaldada. Kõik muu - st kuidas seda teha - jääb arhivaaride meelevalda.

4. Võib öelda, et nõudeid on vähem. Dokumentide kohustuslike vormide arvu on vähendatud. Varem oli neid üle 40: põhireeglites nr 263 - 44 vormi, põhireeglites - 48, nüüd, uutes eeskirjades - 30. See tähendab, et arhiivid saavad vajadusel oma vorme rakendada. Praktikas see nii oli.

5. Uued reeglid on keskendunud peamiselt organisatsioonidele - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikatele, kuid seda pole dokumendis otseselt öeldud, seetõttu on õigem öelda, et reeglid on adresseeritud organisatsioonidele, kellel on oma arhiiv.

Kinnitatud NSVL Peaarhiivi 05.09.1985 määrusega nr 263 (edaspidi - 1985. aasta põhireeglid). Tegelikult muutusid need kehtetuks Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korralduse nr 526, millega kiideti heaks uued reeglid, mida käsitleme artiklis, avaldamisega.