Uus regulatiivdokument: organisatsioonide arhiivides dokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid. Uued reeglid arhiividele: mis on muutunud? II jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide säilitamise korraldamine

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooniarhiivi reeglid 2015

Evgeniya Kozhanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 määrus nr 526. Ta kiitis heaks "Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid riigivõim, elundid kohalik omavalitsus ja organisatsioonid ". Veel nimetame artikli tekstis lühiduse huvides neid “ Reeglid 2015».

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega arhiveerimisel ei toimunud revolutsiooni. Kas uued reeglid on elektrooniliste dokumentide suhtes sõbralikumad ... Selles artiklis räägime uute ja vanade arhiveerimiseeskirjade staatusest. Siit saate alla laadida ka ettevõtte arhiivide 2015. aasta tööreeglid.

Meenutagem, mis tunne oli enne tellimuse jõustumist: organisatsioonid töötasid välja kaks dokumenti.

Esimene neist on osakonnaarhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud NSVL Peaarhiivi 5. septembri 1985. aasta määrusega N 263). See oli ainus normatiivne (see tähendab kohustuslik) dokument arhiivimise alal Venemaal kuni 09.21.15.

Föderaalse arhiiviameti 18. septembri 2015. aasta kirjas N 2/2133-A öeldakse, et alates korralduse nr 526 jõustumisest "osakondade arhiivide töö põhireegleid ei kohaldata." Neid ei saa enam kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002). See on metoodiline (valikuline, kuid informatiivne) dokument, mida ei ole tühistatud, kuid võite ja isegi peate seda kasutama, kuna 2015. aasta reeglites jäid kulisside taha paljud küsimused praktiliste toimingute kohta dokumentide hoidmiseks organisatsioonides.

Seega on meil jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid - metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sel juhul on organisatsioonis arhiivi loomine väga keeruline. Põhireeglid kiideti just Rosarkhivi kolleegiumi otsusega heaks, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui 2015. aasta reeglitel.

Laadige alla Vene Föderatsiooni Arhiivifondist dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 Mb).

21. septembril 2015 jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 määrus nr 526. Ta kinnitas "Arhiivifondi dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid Venemaa Föderatsioon ja muud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide arhiividokumendid. " Edaspidi nimetame artikli tekstis lühiduse huvides neid "Reeglid-2015".

Enne ja pärast

Meenutagem, mis tunne oli enne tellimuse jõustumist: organisatsioonid töötasid välja kaks dokumenti.

Teine on organisatsioonide arhiivide põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002). See on metoodiline (valikuline, kuid informatiivne) dokument, mida ei ole tühistatud, kuid võite ja isegi peate seda kasutama, kuna 2015. aasta reeglites jäid kulisside taha paljud küsimused praktiliste toimingute kohta dokumentide hoidmiseks organisatsioonides.

Seega on meil jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Reeglid 2015 - normatiivdokument. See on kohustuslik kõigile organisatsioonidele, sõltumata nende tegevuspiirkonnast ja omandivormist. See kiideti heaks kultuuriministeeriumi määrusega.

administraator 20.05.2019 0 kommentaari

Millele nüüd väljakul loota regulatsioon ja arhiveerimise metoodiline tugi?

Esiteks praeguse normatiivse dokumendi kohta: Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi määrusega 03.31.2015) Nr 526), \u200b\u200bmis jõustus eelmise aasta septembri lõpus. Edaspidi nimetame seda reegliks-2015.

Ja teiseks, käesolev metoodilist laadi dokument: organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirjad (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 06.02.2002 otsusega, edaspidi - põhireeglid) Paljusid praktilisi küsimusi, mida käsitletakse ainult 2015. aasta eeskirjades, tuuakse siin üksikasjalikult välja, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Osakonnaarhiivide töö põhireeglid (kinnitatud NSVL Glavarkhivi 05.09.1985 määrusega nr 263), mis pikka aega ei olnud oma vanuse tõttu kuigi töödokumendiks, saadeti lõpuks oma hästi teenitud puhkusele ja neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni territooriumil alates eeskirjade jõustumisest. -2015 (Rosarkhivi kiri, 18. september 2015, nr 2/2133-A).

Kas ma pean dokumente säilitama?

Mis on arhiividokument? Vaadake artiklit „Millised organisatsioonid on uued arhiivireeglid? Ja kellel on Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid? "

Peate dokumente säilitama. Hoolimata asjaolust, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et “organisatsioonidel on õigus (rõhutus autori poolt lisatud) luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks ...”, muutub see õigus lähemalt uurides tegelikuks kohustuseks.

Esiteks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka töötajaid, mis tähendab kõigi nende personali kohta täielikku dokumentide komplekti.

Teiseks, kui on olemas organisatsioon, siis on olemas ka selle maksuarvestus, mis esitatakse ka paberkandjal või elektrooniliste dokumentidena.

Kolmandaks tuleks vähemalt kõiki loetletud dokumente säilitada tähtajad... Kõlblikkusaja allikad - erinimekirjad:

Tegevuse käigus loodud tüüpiliste haldusarhiivdokumentide loetelu valitsusagentuurid, kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, märkides ladustamisajad (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010. a määrusega nr 558);
Organisatsioonide teaduslikus, tehnilises ja tootmistegevuses loodud standardsete arhiividokumentide loetelu, milles on näidatud säilitusajad (kinnitatud Kultuuriministeeriumi ja massikommunikatsioon RF, kuupäev 31. juuli 2007, nr 1182).

Need nimekirjad on kohustuslikud1 kasutamiseks nii valitsuse kui ka valitsuse poolt valitsusvälised organisatsioonid... Nii selgub, et kõigil, isegi kõige väiksematel ja tagasihoidlikumatel ettevõtetel on dokumentide komplekt arhiivi säilitamiseks. Ja neile tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivsele dokumendile: Reeglid-2015. Struktuuriliste alajaotiste puudumine nimede "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta seda kohustust mingil viisil.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuendus, mida kõik büroo- ja arhiivispetsialistid märkasid, on kauaoodatud ladustamisjärjekord elektroonilised dokumendidantud 2015. aasta reeglites. See viitab punktidele 2.30–2.33. 2015. aasta reeglites elektroonilistele dokumentidele üleminek toimub üsna järsult, ilma pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et arhiivis on keelatud olla määrdunud kingades.

2.30. Kohustuslikud tingimused elektrooniliste dokumentide säilitamine on:

iga elektrooniliste dokumentide salvestusüksuse vähemalt kahe eksemplari olemasolu arhiivis (peamine ja tööeksemplar peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);

riist - ja tarkvara kättesaadavus elektrooniliste dokumentide paljundamiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsiliste ja füüsiliste andmete kontrollimiseks tehniline seisukord;

elektrooniliste dokumentide säilitusrežiimi tagamine, välja arvatud teabe kadumine, loata levitamine, hävitamine või moonutamine.

Teine oluline uuendus on elektrooniliste dokumentide arhiveerimise vormingu määratlemine 2015. aasta reeglitega:

Dokumendi fragment CollapseShow Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi määrusega nr 316/2015 / nr 526, jõustus 21.09.2015)

2.31. Riigi ja omavalitsuse arhiivi hankimise allikana oleva organisatsiooni arhiivis säilitamiseks säilitatavate elektrooniliste tekstidokumentide ülekandmine toimub PDF / A formaadis.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / arhiivid (PDF / A) on selle vormingu variant, mis on spetsiaalselt loodud pikaajaliseks arhiveerimiseks. dokumentide säilitamine ja kinnitatud standardis ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 “Dokumendihaldus. Pikaajaliseks säilitamiseks mõeldud elektrooniliste dokumentide failide vorming ". Kuid nagu miski universaalne, pole ka PDF täiuslik. Nad tunnevad end selles vormingus suurepäraselt haldusdokumendid, kuid organisatsioonid kasutavad enamat kui lihtsalt Microsoft Office. Näiteks kuvatakse dwg-vormingus joonised valesti .pdf-vormingusse teisendamisel. Elektroonilise käitumine digitaalne allkiri dokumendi teisendamisel .pdf-faili.

Elektrooniliste failide ja dokumentide edastamise korda on kirjeldatud eeskirjade punktis 4.34. Järgmine tekst järgib:

esiteks saab elektroonilisi dokumente arhiivi üle kanda ja säilitada nii eraldi füüsilisel andmekandjal kui ka “info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu”;
teiseks, elektrooniliste failide ja dokumentide loend koostatakse sellegipoolest paberkujul (see tähendab, et isegi kui me moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb see loetelu arhivaarile isiklikult üle anda),
kolmandaks: "vastuvõtule arhiivihoidla elektroonilised failid on sertifitseeritud elektrooniline allkiri organisatsiooni juht või tema volitatud isik ametnik". Suhteliselt paberdokumendid midagi sellist pole vaja. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonide jaoks, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Lõpuks luuakse arhiivis elektroonilistele dokumentidele kiireks juurdepääsuks viidete leidmiseks ja otsimiseks fond (elektrooniline dokument 2.33). Samal ajal ei avalikustata kasutusfondi kontseptsiooni.

Dokumentide raamatupidamine

3.5. Organisatsiooni arhiivis peetakse peamisi (kohustuslikke) ja raamatupidamise abidokumente. Peamiste raamatupidamisdokumentide koostis ja vormid määratakse kindlaks vastavalt nendele eeskirjadele. Raamatupidamise abidokumentide koosseisu ja vormid määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Põhireeglid selgitasid välja, miks arhiividokumendid salvestatakse ja milline on raamatupidamisdokumentide süsteem, sõnastades selgelt selle eesmärgi. Need määratlused on 2015. aasta reeglitest kadunud. Pidagem neid meeles, et mõista, miks me raamatupidamisega tegeleme:

Dokumentide arvestamine organisatsiooni arhiivis on nende arvu ja koosseisu kindlaksmääramine arvestusüksustes ning iga raamatupidamisüksuse kuulumine konkreetsesse kompleksi ja nende koguarvu fikseerimine (registreerimine) raamatupidamisdokumentides2.
Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastab organisatsiooni arhiivi dokumentide arvu ja koosseisu ning nende muudatusi, komponent Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise süsteem 3.

Ja peamine muudatus: 2015. aastal vähendati arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu üle poole, 11-lt 5-le. Ainult jäänud:

raamat juhtumite, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise registreerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite loetelu, dokumendid;
varude register.

Raamatupidamisvormide koostamise ja pidamise protseduuri, ehkki säästlikult, on kirjeldatud reeglite-2015 punktides 3.7-3.11.

Ülejäänud on organisatsiooni äranägemisel. Kui see on riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikas, tuleb koostada organisatsiooni täiendav pass (2015. aasta eeskirja punkt 3.12). Samuti on joonealune märkus Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise eeskirjadele, mis on dateeritud 1997. aastal ja mis kinnitasid arhiivipassi vormi. Pange tähele, et põhireeglid pakkusid välja vormi, mis oli küll peaaegu identne, kuid siiski "värske" kui eelnimetatud määrus. Vähemalt algas selle kronoloogia kahest tuhandest, mitte üheksakümnendatest.

Dokumentide väärtuse kontrollimine

2015. aasta eeskirjad ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase kontrollimise menetluses midagi põhimõtteliselt uut. Ainult punkt 4.12 väärib tähelepanu:

4.12. Organisatsioonid, mille tegevuses ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, loovad personali juhtumite loetelud ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusperioodi inventuurid ning tagavad nende ohutuse.

See säte viitab vestlusele tõsiasja kohta, et sõltumata arhiivi korralduses viibimisest ja kuulumisest riigi (munitsipaal) arhiivi hankimisallikate hulka, on ta kohustatud oma dokumentidega vähemalt minimaalselt tegelema. Tõepoolest, võib-olla on väga vähestel inimestel võimalik koostada ajutiste (üle 10-aastaste) säilitusperioodide juhtumite loetelu, esmalt juhtumite loetelu koostamata.

Juhtumite nomenklatuur

Vaadake artiklit "Juhtumite nomenklatuuri arhiivide uued reeglid"

Juhtumite nomenklatuuri kohta, mida 2015. Aasta eeskirjad nimetavad "peamiseks raamatupidamisdokumendiks, mis peegeldab dokumentaalfond organisatsioon ”, räägivad nad väga säästlikult ega anna sellele isegi arusaadavat määratlust. Dokumendi tekstist järeldub ainult, et (punktid 4.14–4.18):

“Juhtumite nomenklatuur fikseerib hukatud dokumentide liigituse (grupeerimise) juhtumiteks (elektroonilised toimikud)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse vastavalt lisatud vormile;
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur koostatakse struktuurjaotuse jaotuste kohtuasjade nomenklatuuri alusel (vorm on lisatud, sisukorra järgi seda siiski leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa nimega "Juhtumite nomenklatuur"; struktuurjaotused hõlmavad nr 26)
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loendite, mis näitavad säilitamisaegu, muude regulatiivsete õigusaktide, samuti juhtumite standard- ja ligikaudse nomenklatuuri alusel;
organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi hankimise allikad lepivad selle kokku "vastava KIKi või riigi (omavalitsuse) arhiiviga vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, mis ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, koordineerivad oma juhtumite nomenklatuuri iseseisvalt.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni asjade nomenklatuuri väljatöötamise ja pidamise kohta 2015. aasta reeglid ei sisalda. Seda tuleks ühemõtteliselt öelda: ilma põhireegliteta ei saa tavaline ametnik, eriti esimest korda, seda koostada.

Juhtumite registreerimine

4.19. Kontoritöö, sealhulgas personali poolt lõpetatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi juhtumid, sealhulgas töötajad, valmistatakse ette organisatsiooni arhiivi ülekandmiseks ning need tuleb registreerida ja kirjeldada.

Sõltuvalt ladustamisperioodist toimub haigusjuhtumite täielik või osaline registreerimine. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisaja ja personali registreerimine toimub täielikult.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasja dokumentide arhiveerimine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse suletud kõvakaustades või kastides);

karbi lehtede nummerdamine;

juhtumi asitõendi koostamine (lisa nr 8);

kohtuasjade dokumentide sisemise inventuuri koostamine (lisa nr 27);

kohvri kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi ülekandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide (lisad nr 17, 18) loetelu koostamise.

Seda, mis hõlmab juhtumite osalist registreerimist ja kuidas see sõltub dokumentide säilitamisajast, ei teatata.

Kui varem koostati sisemine loetelu ainult "vajalikel juhtudel" (põhireeglid, punkt 3.6.3.), Siis see lause eemaldati 2015. aasta reeglitest. Inventarvormi pealkiri, mis on esitatud 27. lisas, ei anna viiteid kõlblikkusajale.

Elektroonilisi faile ei tohiks kirjeldada mitte kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja püsiv ladustamisperiood (varude vormid on vastavalt 17. ja 18. lisas).

Taotlused: dokumentide vormid

Traditsiooniliselt lõppevad 2015. aasta reeglid taotluste kogumiga - teatavate dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumentide vormid.

Üldiselt tuleks öelda, et esiteks on 2015. aasta reeglites vähem vorme kui põhireeglites ja teiseks on nende seas kaks sama nimega rakendust, mis on väga ebamugav, ja kolmandaks, need asuvad mainimise järjekord tekstis (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõnel rakendusel on nimed muutunud, mõnel on kuju veidi muutunud. Üldine soovitus on järgmine: kui on vaja koostada mis tahes dokument arhiiviasjade kohta, peaks arhivaar kõigepealt otsima selle vormi reeglitest-2015 ja ainult siis, kui nõutud vormi nendes ei kuvata, viidata põhireeglitele.

Allpool on 3 loendit. Esimene (tabeli kujul) on 2015. aasta reeglite lisad ja põhireeglite vastavad vormid. Teine on vormide uudsus, mis võeti kasutusele 2015. aastal. Kolmas on põhireeglitest pärit vormid, mida 2015. aasta reeglitesse ei lisatud, kuid mida ka ei tühistatud (nagu öeldakse, kasutage seda tervise nimel).

Reeglite-2015 vormide ja põhireeglite vastavus

Ahenda show

Tagasilükatud ja kinnitatud reeglitega-2015:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide dokumentide inventuur;
Ajutise (üle 10-aastase) säilitusperioodi elektrooniliste failide loendi lisa;
Säilitamiseks arhiividokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - Autori märkus)
Juhtumite loetelu;
Elektrooniliste asjade inventuur, dokumendid, millele on lisatud elektrooniliste asjade register, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud saatelehtede asendamiseks ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmist ja üleandmist organisatsiooni arhiivi säilitamiseks.

Ajutise (üle 10-aastase) ladustamise ja personali loetelu struktuuriüksus organisatsioonid (põhireeglite 12. lisa);
Lõppdokument ja kinnituskiri (lisa 13);
Alalise ladustamise dokumentide loetelu tiitelleht (14. lisa);
Dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Raamat dokumentide väljastamiseks (19. lisa);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise raamatupidamise raamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventuur (lisa 28);
Juhtimisdokumentatsiooni säilitava organisatsiooni arhiivi pass (lisa 29);
Tööstusfondi dokumente säilitava organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendihaldusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise register (lisa 33);
Rände register ja elektrooniliste dokumentide ümberkirjutamine (lisa 34);
Isikliku päritolu dokumentide kirjeldamise akt (lisa 38);
Ühise arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Väljaantud koopiate, väljavõtete, tunnistuste ja teemakohaste materjalide register (lisa 44);
Kasutajate lugemissaali külastuste register (lisa 45);
Arhiivi aastane tööplaan (lisa 46);
Kontokaart organisatsiooniga töötamiseks (lisa 47);
Vastuvõtutunnistus arhiivi pea muutmisel (lisa 48).

Ilmselt on 2015. aasta reeglid mõeldud koolitatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel on kahjuks kontoritöö ja arhiiviasjad organisatsioonis on kaasatud kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitsealased, juristid jne. Neil süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise osas nõutakse.

Reeglid-2015 näevad ette absoluutse miinimumi dokumentide säilitamise tagamiseks organisatsioonis. Reeglite lugejad peavad metodoloogilistest allikatest otsima teavet selle kohta, kuidas seda miinimumi praktikas iseseisvalt rakendada. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid, vaatamata nende valikulisele staatusele, nõudmised Venemaa organisatsioonide kontoritesse 2015. aasta reeglite saabumisega veelgi enam kui varem.

Joonealused märkused

Ahenda show

Venemaa Föderatsiooni Kõrgema Arbitraažikohtu 21. veebruari 2012. aasta otsus nr 14589/11. tule tagasi

Jaotis 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

Jaotis 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

Ajakirja tasuta 1 number

"Organisatsioonide arhiivide põhireeglid" (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002)

Heaks kiidetud
otsus
Rosarkhivi kollektiivid
alates 06.02.2002

PÕHIMÕTTED
ORGANISATSIOONIDE ARHIVIDE TÖÖD

SISSEJUHATUS

Organisatsioonide arhiivide põhireeglid on regulatiivne ja metoodiline dokument, mis määrab nende tegevuse. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik teabe-, juhtimis- ja arhiiviasjade dokumenteerimise valdkonnas sünteesida kodumaise arhiveerimise kogemusi, võtta arvesse rakenduse tänapäevaseid saavutusi tehnilised vahendid ja infotehnoloogia dokumentidega töötamisel.

Õigus ja kohustus luua organisatsioonide arhiive Vene Föderatsiooni arhiivifondi kuuluvate dokumentide ajutiseks hoidmiseks riigivara, mis on kehtestatud vastavalt Vene Föderatsiooni seadusandluse alustele Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiivide kohta (1993), Vene Föderatsiooni arhiivifondi käsitlevatele määrustele (1994) ja Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse määrustele (1998), vastavalt määrused Vene Föderatsiooni subjektid.

Need reeglid kehtivad arhiividele valitsusorganisatsioonid, samuti kohustuslik kõigile valitsusvälistele organisatsioonidele riigi omandiks liigitatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide turvalisuse, kirjelduse, raamatupidamise ja kasutamise tagamise osas.

Filmide, fotode, taust- ja videodokumentide (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente hoidvate organisatsioonide arhiivid juhinduvad käesolevatest eeskirjadest arhiivides säilitatavate haldusdokumentidega korraldamise, kavandamise, aruandluse ja metoodilise töö osas; kõigis muudes küsimustes reguleerib nende dokumentidega töötamist vastavad juhised ja reeglid.

Reeglid ei kehti dokumentide suhtes, mille kasutamist reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus N 5485-1 " riigisaladused"Ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet N 1203" Riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta ".

Riigiorganisatsioonid, mida ei liigitata riigi arhiivide hankimise allikaks, samuti valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivide korraldamisel ja nende toimimise tagamisel juhinduda käesolevatest eeskirjadest.

Reeglitega on kaasas dokumentide vormid, mis tagavad arhiivi toimimise.

Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid koostas Rosarkhivi ja VNIIDADi töörühm, kuhu kuulusid: V. A. Eremchenko. (rühmajuht), Albrekht B. V., Banasyukevich V. D., Gavlin M. L., Kiselev I. N., Krasavin A. S., Larin M. V., Meshcherina T. A., Privalov V. F., Smoglo I. A., Sokova A. N., Solobay N. M., Stepanova L. A.

Haldusaktide rühmitamine

Arhiivibüroo töö hõlmab süstematiseerimist erinevad tüübid infokandjad. Nende hulka kuuluvad muu hulgas haldusaktid. Need on rühmitatud vastavalt tüübile ja kronoloogiale koos manustega:

Kinnitatud määrused, põhimäärused haldusaktid, toimib neile manustena. Need on rühmitatud. Kui sätted, juhendid, põhimäärused kiideti heaks iseseisvate aktidena, süstematiseeritakse need eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride tellimused ja nende rakendamise otsused on rühmitatud vastavalt ettevõtte töövaldkondadele.
Personali tellimused süstematiseeritakse vastavalt ladustamisajale. Suure hulga infomaterjalide korral on soovitatav rühmitada ettevõtte töö eri aspektidega seotud aktid eraldi.
Põhitegevuse valdkonna tellimused süstematiseeritakse eraldi personaliaktidest. Näiteks arhiivibüroo töö tellimus sisaldub ühes kaustas ja vastavalt vastutava üksuse juhi ametissenimetamises teises kaustas.
Heakskiidetud piirmäärad, aruanded, hinnangud, pealkirjade loendid, plaanid jne on rühmitatud projektidest eraldi.
Dokumentide korrastamine isikutoimikutes toimub nende saamise järjekorras.
Töötajate isiklikud palgakontod süstematiseeritakse eraldi kaustadesse. Need on paigutatud tähestiku järjekorda.
Kaebused, ettepanekud, kodanike avaldused ettevõtte tegevuse kohta, dokumendid nende läbivaatamiseks ja rakendamiseks on rühmitatud eraldi üksikisikute kaebustest isiklikes küsimustes.
Kirjavahetuse süstematiseerimine toimub tavaliselt kalendriaasta jooksul kronoloogilises järjestuses. Sel juhul paigutatakse vastused pärast küsimusi. Eelmisel aastal alanud eraldi teemakohase kirjavahetuse uuendamise korral lisatakse dokumendid jooksva perioodi kausta. Sel juhul näidatakse viimase aasta juhtumi indeks.

Nüansid

Arhiivibüroo töö on selline tegevus, mille käigus spetsialistid tagavad mitte ainult infokandjate ohutuse, vaid ka võimaluse nendega töötada, kui selline vajadus ilmneb. Selleks õmmeldakse kaustad moodustavad teod papist kattesse neljaks auguks. Samuti on lubatud neid siduda, võttes arvesse kõigi dokumentide teksti, resolutsioonide, kuupäevade ja viisade lugemise võimalust.

Kimpude ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metallist kinnitusdetailid. Alaliseks ladustamiseks mõeldud materjalid, mis koosnevad eriti väärtuslikest või vormindamata dokumentidest, on suletud kolme klapiga klambritega või spetsiaalsetes kastides.

Kohaloleku korral juhilubadeta isiklike dokumentide korral ( tööraamatud, sertifikaadid, sõjaväekaardid jne), need pannakse eraldi ümbrikusse ja õmmeldakse see ülejäänud materjalide külge. Kaustade lõpus peaks olema tühi sertifikaadileht. Kausta alguses on sisekujunduse vorm poolitatud. Paberite ohutuse ja paigutuse tagamiseks on iga leht nummerdatud araabia numbritega. See reegel ei kehti sertifitseerimislehe ja inventari vormi kohta. Number pannakse paremas ülanurgas lihtsas pliiatsis.

Sisemine inventuur

See on loodud ajutise (üle 10 aasta) ja püsiva sisuga infomaterjalide hoidmiseks ja salvestamiseks. Siseinventuur koostatakse ka juhtumite jaoks, mis on loodud teatavat tüüpi dokumentide järgi, mille pealkirjades nende sisu ei avaldata. Vorm peab sisaldama andmeid kaustas olevate toimingute järjekorranumbrite, indeksite, päiste, kuupäevade ja leheküljenumbrite kohta.

Siseinventuuri juurde on lisatud kokkuvõtlik salvestus. See näitab numbrite ja sõnadega selles sisalduvate dokumentide arvu ja seda moodustavate lehtede arvu. Siseinventuuri kinnitab koostaja. Kui kaust on köidetud või ääristatud ilma kirjaplanguta, siis liimitakse kokku pandud leht esikaane siseküljele.

Muutused kausta materjalide koostises peaksid kajastuma väljal "Märkused". Eelkõige tähendab see paberite arestimist, asendamist koopiatega, kaasamist lisadokumendid kausta. Samal ajal viidatakse asjakohastele õigusaktidele. Vajadusel saab sisearvestuse lehele moodustada uue üldistava kirje, samuti kausta sertifikaadi pealdise.

21. septembril hakkasid kehtima Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ning muude riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides asuvate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi määrusega 03.31.2015 nr 526; edaspidi - uued reeglid).

Mida juhendasite enne uute eeskirjade avaldamist?

Enne uute eeskirjade kinnitamist juhindusid riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, organisatsioonide (edaspidi organisatsioonide arhiivid) arhiivides oma töös organisatsioonide arhiivide põhireeglid ja mõned organisatsioonide arhiivid kasutasid väga vana dokumenti - osakonnaarhiivide toimimise põhireegleid. Mõlemad dokumendid ei olnud normatiivdokumendid, kuid määratlesid nende staatuse normatiivse ja metoodilise dokumendina. Samal ajal oli 1985. aasta põhireeglitel tõesti normatiivse dokumendi staatus, kuna need kiideti heaks Glavarkhivi korraldusega ja Rosarchiv ei kinnitanud 2002. aasta põhireegleid, mistõttu neil ei olnud normatiivse dokumendi staatust.

Mis põhjusel osutus 2002. aasta põhireeglite olemasolul vajalikuks välja töötada uus, lisaks normatiivne dokument dokumentide hoidmise korraldamiseks organisatsioonide arhiivides?

Fakt on see, et 2004. aastal võeti vastu 22. oktoobri 2004. aasta föderaalne seadus nr 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis" (edaspidi - föderaalseadus nr 125-FZ), millega kehtestati riigis palju uuendusi arhiivinduse korraldamisel. :

Toomine

kohta Föderaalseadus Nr 125-FZ

Artikkel 13. Arhiivide loomine

1. Riigiorganid, linnaosa ja linnaosa kohaliku omavalitsuse organid arhiivide loomiseks nende tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, omandamiseks, raamatupidamiseks ja kasutamiseks.

2. Organisatsioonid ja kodanikud on õigus luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, sealhulgas riigi või munitsipaalvara hulka mittekuuluvate arhiividokumentide hoidmiseks ja kasutamiseks.

Artikkel 17. Riigiasutuste, kohalike omavalitsusorganite, organisatsioonide ja kodanike kohustused ettevõtlusalane tegevus ilma hariduseta juriidilise isiku, arhiividokumentide ohutuse tagamiseks

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsusorganid, organisatsioonid ja kodanikud, kes tegelevad ettevõtlusega ilma juriidilist isikut moodustamata, on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personalidokumentide ohutuse föderaalseaduste ja muude regulatiivsete normidega kehtestatud säilitusperioodide ajal. seadused Venemaa Föderatsioon, samuti dokumentide nimekirjad [...]

Samuti kehtestati selle föderaalseadusega arhiividokumentide omamise mõiste (dokumendid võivad olla osariigis (föderaalsed, Vene Föderatsiooni subjektide omand), munitsipaal-, eraomand (valitsusvälised organisatsioonid ja üksikisikud).

Lisaks sellele, Venemaa Kultuuriministeeriumi 18. jaanuari 2007. aasta määrusega nr 19, Vene Föderatsiooni Arhiivifondist pärit dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise reeglid riigi- ja munitsipaalarhiivides, muuseumides ja raamatukogudes, Vene Teaduste Akadeemia organisatsioonides (edaspidi reeglid) 2007).

Need kaks asjaolu, aga ka asjaolu, et põhireeglid ei saanud normatiivdokumendi staatust, sundisid meid pöörduma normatiivdokumendi väljatöötamise poole, mis määratleks dokumentide hoidmise korra organisatsioonide arhiivides.

"Mis kommentaarid saavad olema?"

Uute eeskirjade eelnõu väljatöötamise ajal arutati arhivaaride vahel kaks korda laialdast dokumenti:

esimest korda - Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste arhiivikorraldusorganite töötajad, riigi- ja munitsipaalarhiivid;
teist korda - föderaalvõimude töötajad täidesaatev võim.

Ainuüksi riigi- ja omavalitsuse arhiivist tuli üle 400 kommentaari. Kõiki laekunud märkusi kaalus hoolikalt ja lõppjärgus ajutine töörühm, kuhu kuulusid Rosarkhivi ja VNIIDADi spetsialistid. Tuleb märkida, et paljusid kommentaare ajendas arhivaaride soov kirjeldada võimalikult detailselt üksikud protsessid arhiivitehnoloogiaid, mida kasutatakse dokumentide säilitamise, raamatupidamise, omandamise ja kasutamise tagamiseks organisatsioonide arhiivides, mida põhimõtteliselt oli võimatu teha, arvestades uute reeglite staatust normatiivdokumendina.

Samal ajal olid mõned märkused põhimõttelist laadi, näiteks märkus, et uute eeskirjade eelnõude jaotises “Omandamine” ei olnud dokumentide väärtuse kontrollimise küsimust järjepidevalt öeldud, eriti seetõttu, et kohtuasjade nomenklatuuriga seotud sätted jäeti välja. Arvestades, et praegu on organisatsiooni asjade nomenklatuuri vorm ja väljatöötamise kord sätestatud ainult metoodilises dokumendis - Metoodilised soovitused kontoritöö juhendite väljatöötamiseks föderaalorganid täidesaatva riigivõimu esindajana, viies uue eeskirja eelnõu lõpule viimise ajal otsusele lisada jaotisse "omandamine" juhtumite nomenklatuuri peamised sätted, sealhulgas kohtuasjade nomenklatuuri vormi (kokkuvõte ja struktuuriüksus).

Uute eeskirjade määramine

Uued eeskirjad on mõeldud riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele, organisatsioonidele, kes loovad arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, omandamiseks, raamatupidamiseks ja kasutamiseks.

Neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ja muude riigisaladust sisaldava teabe sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise suhtes.

Uued reeglid on normatiivne dokument. Nende regulatiivne staatus määratleb nende sisule rangemad nõuded. Varem avaldatud reeglid (vt ülal) ei sisaldanud mitte ainult norme (reegleid, nõudeid), vaid ka soovitusi ja metoodikaid nende normide kohaldamiseks. Uutest eeskirjadest jäetakse välja kõik soovitusliku, metoodilise ja kirjeldava iseloomuga sätted. Just selles osas kritiseerisid arutuse käigus nimetatud reeglite eelnõud arhivaarid, kes ütlesid pidevalt, et reeglid peaksid olema üksikasjalikud ja sisaldama mitte ainult reegleid ennast, vaid ka nende rakendamise mehhanismi.

Uute eeskirjade ülesehitus ja sisu

Uus eeskiri koosneb seitsmest osast:

Üldsätted.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsioonis olevate muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide raamatupidamine.
Arhiivi komplekteerimine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine.
Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.
Dokumentide üleandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus.

Uute eeskirjade lisad sisaldavad raamatupidamist ja muid dokumentide vorme, mida kasutatakse organisatsioonide arhiivides.

Nende eeskirjade põhiosade jada vastab föderaalseadusele nr 125-FZ ja 2007. aasta reeglitele, ehkki nagu paljud eksperdid arutelu etapis märkisid, oleks loogilisem alustada omandamisest ja lõpetada kasutamisega.

Uute reeglite jaotised kajastavad organisatsiooni arhiivi põhifunktsioone:

vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine;
dokumentide registreerimine;
organisatsiooni arhiivi täitmine dokumentidega;
arhiividokumentide kasutamise korraldamine;
dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (valla) arhiivi.

Lisaks sisaldab uus eeskiri jaotist "Dokumentide ülekandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus."

Märge

Erinevalt 2002. aasta põhireeglitest ei sisalda reeglid nr 526 arhiivi enda organisatsioonilisi aspekte käsitlevaid sätteid (arhiivi eesmärgid, ülesanded, õigused jms pole määratletud). Nende põhieesmärk on kehtestada nõuded dokumentide arhiivinduse säilitamise protsesside korraldamiseks alates organisatsiooni arhiivi omandamisest koos dokumentidega kuni dokumentide kasutamise korraldamiseni.

Vaatleme sektsioone üksikasjalikumalt.

I jagu. Üldsätted

Määratleb õiguslik alus dokumendi väljatöötamine ja ulatus ning sisaldab ka sätteid, mis määravad osa organisatsiooni arhiivi organisatsioonilisest alusest.

Uued reeglid kehtivad riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele ja organisatsioonidele - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikatele, mille käigus moodustatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi (edaspidi - organisatsioonid) dokumendid. Nende reeglite sätteid saavad kasutada ka teised riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kelle tegevuses ei moodustata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente.

Föderaalseaduse nr 125-FZ sätetele tuginedes on uutes eeskirjades sätestatud, et riigiasutused, munitsipaalringkonna, linnaosa ja kesklinna linnaosa kohalikud omavalitsusorganid on kohustatud looma arhiive oma tegevuse käigus loodud arhiividokumentide säilitamiseks, täitmiseks, salvestamiseks ja kasutamiseks. Riigiorgani, kohaliku omavalitsusorgani, organisatsiooni arhiivi (keskarhiivi) ülesanded ja ülesanded - riigi, riigi arhiivi omandamise allikas määratakse kindlaks organisatsiooni juhi poolt kinnitatud määrusega.

Märge

Uusi reegleid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi kuuluvate dokumentide ja muude riigisaladust sisaldava teabe sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise suhtes.

II jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsiooni arhiividokumentide hoidmise korraldamine

Määratleb organisatsiooni arhiivifondi mõiste ja organisatsiooni arhiivifondide liigid.

Organisatsiooni arhiivifond moodustab osa dokumentaalfondist, kuhu kuuluvad Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid, personali dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, mis sisalduvad arhiivi raamatupidamisdokumentides. Arhiivifond kuulub säilitamisele organisatsiooni arhiivis.

Organisatsiooni arhiivifondide tüübid:

organisatsiooni arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest;
ühendatud arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest kahe või enama organisatsiooni tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentidest, millel on ajalooliselt ja / või loogiliselt omavahel seotud seosed;
arhiivikogu, mis koosneb eri päritolu eraldi arhiividokumentidest, mida ühendab üks või mitu tunnust (temaatiline, autori, konkreetne, objekt jne).

Paberdokumentide säilitamine. Uute eeskirjade punktis 2.9 rõhutatakse: arhiividokumente säilitatakse süstemaatiliselt arhiivifondi piires. Arhiivifondi dokumentide süstematiseerimise üksus organisatsiooni arhiivis on salvestusüksus. Reeglid määravad kindlaks ka arhiivifondi hoidmisüksuste süstematiseerimise märgid:

struktuurne (laoüksuste kuulumine organisatsiooni struktuuriüksustesse);
kronoloogiline (perioodide või kuupäevade kaupa, kuhu ladustusüksused kuuluvad);
funktsionaalne, valdkondlik, temaatiline, teemaküsimus (võttes arvesse organisatsiooni funktsioone, teemasid või küsimusi, mis puudutavad säilitusüksuste sisu);
nominaalne (vastavalt paberimajandusele - dokumentide tüübid ja tüübid);
korrespondent (organisatsioonide kaupa, kirjavahetuse tulemusel, millega hoiukohad moodustati);
geograafiline (vastavalt teatud territooriumidele, asulad ja muud dokumentide sisuga seotud geograafilised objektid, nende autorid, korrespondendid);
autori oma (organisatsioonide nimede või kodanike nimede järgi, kes on dokumentide autorid).

Kehtestatakse nõuded dokumentide turvalisuse tagamiseks (dokumentide säilitamise standardsed (optimaalsed) tingimused; dokumentide mõistlik paigutamine arhiivi; dokumentide olemasolu ja seisukorra kontrollimine, dokumentide jälgimise kord), sealhulgas elektrooniliste dokumentide säilitamise omadused

Elektrooniliste dokumentide säilitamine. Reeglid määravad selliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused:

iga elektrooniliste dokumentide salvestusüksuse vähemalt kahe eksemplari olemasolu arhiivis (peamine ja tööeksemplar peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);
elektrooniliste dokumentide paljundamiseks, kopeerimiseks, muundamiseks ja migreerimiseks mõeldud riist- ja tarkvara kättesaadavus, nende füüsilise ja tehnilise seisundi kontrollimine;
elektrooniliste dokumentide säilitusrežiimi tagamine, välja arvatud teabe kadumine, loata levitamine, hävitamine või moonutamine.

Organisatsiooni arhiivi säilitamiseks üle antud elektrooniliste elektrooniliste dokumentide vorming - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikas - PDF / A.

Reeglid näevad ette, et tarkvara- ja riistvaralise keskkonna muutumise ning arvutivormingute kasutamise kaotamise, meediumite kahjustamise korral teeb organisatsiooni arhiiv tööd elektrooniliste dokumentide teisendamiseks uutesse formaatidesse ja / või uutele andmekandjatele.

Lisaks vaadeldavatele sätetele kehtestatakse selles osas arhiividokumentide olemasolu ja seisukorra kontrollimise kord (punkt 2.39–2.43), tuvastamata dokumentide otsimise korraldamine (punkt 2.44), dokumentide arhiivist väljastamise kord (punkt 2.45–2.48), samuti kord arhiividokumentide ohutuse tagamine eriolukordades (punkt 2.49).

Paberdokumentide saadavuse ja korrasoleku kontrollimine... Seda teostab organisatsiooni arhiivis komisjon või vähemalt kaks töötajat vähemalt kord 10 aasta jooksul, elektroonilised dokumendid - vähemalt kord 5 aasta jooksul.

Vastavalt 2007. aasta korra punktile 2.11.5 teostatakse organisatsiooni arhiivi kõigi dokumentide või nende üksikute osade (rühmade) olemasolu ja seisukorra erakorralisi ühekordseid kontrolle:

millal looduskatastroofid, massiliikumised ja muud asjaolud, mille tõttu arhiividokumendid võivad kaduda või neid kahjustada,
arhiivide juhtide vahetamisel.

Kontrolli tulemuste põhjal koostatakse järgmised aktid:

arhiividokumentide saadavuse ja korrasoleku kontrollimine (lisa nr 3);
umbes tehnilised vead raamatupidamisdokumentides (kui need on olemas) (lisa nr 4);
dokumentide (mis pole selle fondiga seotud, arveldamata) avastamise kohta (lisa nr 5).

Dokumentide arhiivist väljastamise kord. Dokumendid antakse välja organisatsiooni arhiivi juhataja või tema asetäitja (kui arhiiv on asutus), organisatsiooni struktuuriüksuse juhi (kui arhiiv on struktuuriüksus) kirjaliku loa alusel:

organisatsiooni struktuuriüksuste töötajad;
malta kohtu -, õiguskaitse - ja muud volitatud asutused kehtestatud kord;
teistele kasutajatele kirjaliku taotluse alusel.

Arhiivist dokumentide väljastamise tähtaeg ei tohiks ületada:

üks kuu - kasutamiseks organisatsiooni töötajatele ja teistele kasutajatele;
kuus kuud - kohtu-, õiguskaitse- ja muudele volitatud asutustele.

Dokumentide väljaandmise aega on võimalik pikendada - organisatsiooni juhi loal kasutaja kirjaliku kinnituse alusel dokumentide säilitamise / turvalisuse tagamiseks.

Elektroonilised dokumendid väljastatakse arhiivist vormis elektroonilised koopiad või paberkandjal koopiad.

Arhiivist dokumente ei väljastata:

kui on olemas kasutusfond;
ebarahuldavas füüsilises seisundis olemine.

III jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide raamatupidamine

Pühendatud küsimustele alates paar dokumenti Vene Föderatsiooni Arhiivifondist ja muud arhiividokumendid Venemaal organisatsioonid.

Nagu on sätestatud uute eeskirjade punktis 3.1, kuuluvad raamatupidamisele kõik organisatsiooni arhiivis säilitatavad dokumendid, sealhulgas personaliga seotud dokumendid, kasutusfondi (kui see on olemas) dokumentide koopiad ning juhtumite loetelu, dokumendid.

Arhiivdokumentide peamised arvestusühikud on:

Igale mäluseadmele omistatakse kontonumber, mis on osa arhiivide šifrist.

Meie sõnastik

Arhiivi šifri - iga salvestusüksuse jaoks vasakpoolses alanurgas raamatupidamisarvestuse ja tuvastamise tagamiseks kasutatud nimetus - koosneb järgmistest osadest: arhiivifondi number; juhtumite loetelu, dokumentide numbrid; salvestusüksuste numbrid.

Eraldi elektroonilisel kandjal säilitatavate elektrooniliste dokumentide arhiivide šifer on märgitud meediumikotti sisestatud infolehele. . Hoiustatud elektrooniliste dokumentide arhiivikoopia infosüsteem arhiiv, on elektroonilise dokumendi konteineri metakirjelduse (kirjelduse kohustuslik element) osa.

Teave arhiivi raamatupidamisüksuste kohta kajastub raamatupidamisdokumentides. Reeglite uus säte dokumendiarvestuse korraldamisel on säte raamatupidamisdokumentide kahe rühma jaotamise kohta organisatsiooni arhiivis: põhiline (kohustuslik) ja abistav.

Organisatsiooni arhiivi peamised (kohustuslikud) raamatupidamisdokumendid hõlmavad:

raamat juhtumite, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise registreerimiseks (lisa nr 11);
fondide loetelu (lisa nr 12);
fondileht (lisa nr 13);
juhtumite loetelu, dokumendid (lisa nr 14-16);
varude register (lisa nr 19).

Elektrooniliste toimikute loetelu vormid on toodud uute eeskirjade lisades 17, 18.

Raamatupidamise lisadokumentide koosseis ei ole reguleeritud, igal arhiivil on õigus kasutada abistamisena neid raamatupidamisvorme, mida ta vajab seoses säilitatavate dokumentide eripäradega või muudel põhjustel.

Reeglid näevad ka ette, et organisatsiooni arhiiv võib raamatupidamisandmebaase (DB) kasutades registreerida automatiseeritud režiimis (vt punkt 3.13). Organisatsiooni arhiivi raamatupidamise andmebaasid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimisallikas peab olema ühilduv riigi (omavalitsuse) arhiivi ja arhiivikorraldusorganite vastavate raamatupidamisandmebaasidega.

IV jagu. Arhiivi hankimine koos Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega

Pühendatud organisatsiooni arhiivi täitmise küsimused Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega ... Organisatsiooni arhiivi omandamine on arhiivi süstemaatiline täiendamine organisatsiooni struktuuriüksuste dokumentidega.

Tehti kindlaks, et Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, sh. personaliga seotud dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi mitte varem kui üks aasta ja mitte hiljem kui kolm aastat pärast kontoritöö lõpetamist. Erandiks on dokumendid, mis käsitlevad teenistusest vabastatud riiklike tsiviil- ja munitsipaaltöötajate personali - need antakse organisatsiooni arhiivi üle 10 aasta möödumisel töötajate vallandamise kuupäevast.

Märge

Ajutiste säilitusperioodidega (kuni 10 aastat kaasa arvatud) juhtumeid, nagu organisatsioonide arhiivide praktikas on juba ammu kindlaks tehtud, arhiivi ei kanta, neid hoitakse organisatsiooni struktuuriosakondades ja pärast säilitamistähtaja möödumist hävitatakse ettenähtud viisil.

Uutes eeskirjades tuuakse juhtumid pärast nende väärtuse kontrollimist üle organisatsiooni arhiivi. Sel põhjusel kehtestatakse käesolevas paragrahvis dokumentide väärtuse uurimise kord, juhtumite ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi ülekandmiseks, struktuuriosakondade juhtumite loetelude koostamine, mille alusel kantakse juhtumid organisatsiooni arhiivi, ning rõhutatakse ka, et enne dokumentide väärtuse kontrollimist ettenähtud korras viiakse läbi hävitamine. dokumendid on keelatud.

Jao sätetes juhitakse tähelepanu asjaolule, et alalise ladustamise ja personali varud, dokumentide hävitamise aktid käsitletakse reeglina samaaegselt organisatsiooni ekspertkomisjoni (EÜ) koosolekul. Arvestamise tulemuste põhjal kiidab EÜ heaks juhtumite, alalise ladustamise ja personali dokumentide loetelu ning toimib dokumentide hävitamiseks jaotamise kohta.

Organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi hankeallikad esitavad organisatsiooni EÜ poolt kokkulepitud alalise säilitamise perioodi dokumentide ja töötajate juhtumite (iga-aastased osakonnad) loendeid arhiiviasutuse ekspertiisikomisjonile (EPC) arutamiseks:

püsiv säilivusaeg - kinnitamiseks;
personal - kinnitamiseks.

Pärast juhtumite inventeerimist kiidab dokumendid heaks ja lepib kokku Euroopa Kalandusnõukogu, need loetelud ja dokumentide jaotamise seaduse, mida ei pea hävitamiseks ladustama, kiidab heaks organisatsiooni juht. Lisaks saab hävitada seaduse alusel hävitamiseks määratud juhtumid.

Organisatsioonid, kelle tegevuses ei ole loodud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, ei peaks arhiiviasutuse EPK-ga kooskõlastama töötajate juhtumite loendeid.

Märge

Uute eeskirjade p-s 4.13 on sätestatud, et aegunud säilitusajaga elektroonilised failid valitakse hävitamiseks üldistel alustel, misjärel need tarkvara või riistvara abil füüsiliselt hävitatakse või hävitatakse koos akti vastava märkusega.

Selles reeglite jaotises pööratakse erilist tähelepanu organisatsiooni asjaajamise nomenklatuurile. Peamiste sätete kohaselt:

fikseerib täidetud dokumentide liigituse (rühmitamise) toimikuteks (elektroonilisteks failideks) ja on peamine raamatupidamisdokument, mis kajastab organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust;
on alus juhtumite, alaliste ja ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide dokumentide, samuti ajutise (kuni 10 aasta) (kaasa arvatud) ladustamisperioodide juhtumite registreerimise jaoks;
on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loendite, mis näitavad säilitamisaegu, muude regulatiivsete õigusaktide, samuti juhtumite standardsete ja ligikaudsete nomenklatuuride alusel;
koostatud ettenähtud vormis (lisa nr 25) struktuurijaotuse juhtumite nomenklatuuri alusel (lisa nr 26).

Organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi omandamise allikad lepivad üks kord iga viie aasta järel juhtumite nomenklatuuri kokku organisatsiooni CEC-iga (EÜ) ja esitavad selle kinnitamiseks vastavasse KIK-i või riigi (omavalitsuse) arhiivi vastavalt talle antud volitustele. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei ole loodud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, kinnitavad iseseisvalt juhtumite nomenklatuuri.

Reeglid kehtestavad korra ettevalmistamine arhiivi üle kanda elektrooniliste dokumentide korraldus. Eelkõige on ette nähtud, et alaliste säilitamisdokumentide, ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide, sh ajutiste (üle 10 aasta) säilitusüksuste jaoks koostatakse eraldi varud. personali poolt. Nagu juba öeldud, on elektrooniliste asjade inventuuride vormid toodud uute eeskirjade lisades 17, 18.

V jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine

Selles jaotises kehtestatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamise normid. Selle osa reeglite peamised sätted on järgmised:

Sulle teadmiseks

Uutes reeglites määratletakse arhiividokumentide kasutamise vormid. Peamised neist on:

organisatsiooni töötajate infotugi;

kasutaja taotluste täitmine, sh. sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga kodanike taotlused;

dokumentide ja toimikute ajutiseks kasutamiseks väljastamine, arhiividokumentide koopiate andmine kasutajate soovil, sh. elektrooniliste dokumentide kujul.

Uutes reeglites pööratakse erilist tähelepanu kasutaja taotlustega töö korraldamisele. Määratletud:

taotluste liigid (temaatilised ja sotsiaal-juriidilised);
nõuded kirjalikule taotlusele (selle vorm, päringus sisalduva teabe koostis);
päringutega töötamise kord (registreerimise tingimused, arvestamine, põhitegevusele mittekuuluvate päringute ümbersuunamine, kasutajapäringutele vastuste ettevalmistamine arhiiviviidete, arhiiviväljavõtte ja arhiivikoopia kujul);
interneti kaudu saabuvate taotlustega töökorralduse tunnused.

Uutes eeskirjades määratletakse juhtumid, mil arhiiv võib keelduda arhiividokumentide väljastamisest:

fondi kättesaadavus kasutamiseks;
dokumentide halb füüsiline seisund;
dokumendid ei ole teaduslikku kirjeldust läbinud ja tehniline disain (kuni nende tööde valmimiseni);
kasutamise piirangud, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega või fondi looja poolt.

RiV jagu. Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi

Määrab organisatsiooni dokumentide säilitamise riigi (munitsipaal) arhiivi üleandmise korra. Selles jaotises öeldakse, et:

organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi hankimise allikad pärast Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ajutise säilitamise lõppemist organisatsiooni arhiivis annavad need vastavalt eeskirjale nr 19 alaliseks säilitamiseks vastavasse riigi (omavalitsuse) arhiivi;
riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, mis ei ole riigi (munitsipaal) arhiivide hankimise allikad, võivad lepingute alusel dokumente oma tegevuses moodustatud Vene Föderatsiooni arhiivifondist üle kanda riigi (munitsipaal) arhiividesse.

Uute eeskirjadega kehtestatakse dokumentide edastamise kord. Nad rõhutavad, et dokumendid toimetatakse alaliseks säilitamiseks tellitud olekus koos asjakohase teadusliku ja teatmeaparaadiga ning dokumentide üleandmine riigi (omavalitsuse) arhiivi vormistatakse dokumentide vastuvõtmise ja säilitamiseks üleandmise aktiga (lisa nr 30).

VII jagu Dokumentide üleandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise korral, organisatsiooni arhiivi juhi vahetus

Määrab järjekorra dokumentide ülekandmine organisatsiooni ümberkorraldamise või likvideerimise ajal, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus ... Selles paragrahvis sätestatakse, et dokumentide üleandmine likvideeritud organisatsioonile on juhtumite ja vara üleandmiseks moodustatud komisjoni ülesanne.

Kui likvideeritakse riigi (munitsipaal) arhiivi hankimise allikad organisatsioonid, kaasatakse likvideerimiskomisjoni riigi (omavalitsuste) arhiivi esindaja.

Organisatsiooni arhiivi juhi (organisatsiooni arhiivi eest vastutava isiku) vahetumisel toimub dokumentide arhiivist vastuvõtmine ja ülekandmine, raamatupidamine ja uurimisseadmed neile viiakse läbi teoga.

Kokkuvõte

1. Uued reeglid on määruste kogum, mis hõlmab kõiki organisatsiooni arhiivis teostatavaid peamisi protsesse:

dokumentide säilitamise korraldamine,
dokumentide arhiivis hoidmine,
arhiivi vormistamine dokumentidega
arhiividokumentide kasutamine.

2. Kuna käesolev eeskiri on normatiivne dokument, võib selle praktikas rakendamisel olla vaja dokumendile metoodilist lisa (soovituste väljatöötamine, juhised vastavalt reeglitele tervikuna või üksikutele reeglite jaotistele).

3. Uute eeskirjade ja muude dokumentide peamine erinevus on see, et need reeglid on normatiivdokumendid. 2002. aasta põhireeglid on soovitusliku iseloomuga, 1985. aasta põhireeglid olid normatiivne ja metoodiline dokument. Sel põhjusel on uute eeskirjade maht palju väiksem: need sisaldavad ainult neid sätteid (reeglid, nõuded), mida tuleb viivitamata kohaldada. Kõik muu - st kuidas seda teha - jääb arhivaaride meelevalda.

4. Võib öelda, et nõudeid on vähem. Dokumentide kohustuslike vormide arvu on vähendatud. Varem oli neid rohkem kui 40: põhireeglites nr 263 - 44 vormi, põhireeglites - 48, nüüd, uutes eeskirjades - 30. See tähendab, et arhiivid saavad vajadusel oma vorme rakendada. Praktikas see nii oli.

5. Uued reeglid on suunatud peamiselt organisatsioonidele - riigi- ja omavalitsuslike arhiivide hankimise allikatele, kuid seda pole dokumendis otseselt öeldud, seetõttu on õigem öelda, et reeglid on adresseeritud organisatsioonidele, kellel on oma arhiiv.

Kinnitatud NSVL Peaarhiivi 05.09.1985 määrusega nr 263 (edaspidi nimetatud 1985. aasta põhireegliks). Tegelikult muutusid need kehtetuks Venemaa Kultuuriministeeriumi 03.03.2015 määruse nr 526 avaldamisega, millega kiideti heaks uued eeskirjad, mida me artiklis käsitleme.

Kuid millele saame nüüd tugineda arhiveerimise normatiivse reguleerimise ja metoodilise toe osas?

Esiteks, kehtiva, normatiivse dokumendi kohta: Vene Föderatsiooni Arhiivifondist pärit dokumentide ning muude valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides asuvate arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi määrusega 03.31.2015 nr 526), \u200b\u200bmis jõustusid eelmise aasta septembri lõpus. Edaspidi nimetame seda reegliks-2015.

Ja teiseks, kehtiva metoodilise dokumendi kohta: Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002, edaspidi nimetatud põhireegliteks). Paljusid praktilisi küsimusi, mida käsitletakse ainult 2015. aasta eeskirjades, tuuakse siin üksikasjalikult välja, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Kas ma pean dokumente säilitama?

Peate dokumente säilitama. Vaatamata asjaolule, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et „organisatsioonid omada õigust (autor rõhuasetuse lisanud) luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks ... ”, lähemal uurimisel muutub see õigus reaalseks kohustuseks.

Esiteks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka töötajaid, mis tähendab kõigi nende personali kohta täielikku dokumentide komplekti.

Teiseks, kui on olemas organisatsioon, siis on olemas ka selle maksuarvestus, mis esitatakse ka paberkandjal või elektrooniliste dokumentidena.

Kolmandaks tuleb vähemalt kõiki loetletud dokumente säilitada ettenähtud tähtaja jooksul. Kõlblikkusaja allikad - erinimekirjad:

Riigiorganite, kohalike omavalitsusorganite ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud tüüpiliste haldusarhiivdokumentide loetelu, milles on näidatud säilitusajad (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010. A määrusega nr 558);
Organisatsioonide teaduslikus, tehnilises ja tootmistegevuses genereeritud standardsete arhiividokumentide loetelu, mis näitab säilitusaega (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Ma31. juuli 2007. aasta määrusega nr 1182).

Mõeldud kasutamiseks nii valitsusvälistele kui ka valitsusvälistele organisatsioonidele. Nii selgub, et kõigil, isegi kõige väiksematel ja tagasihoidlikumatel ettevõtetel on dokumentide komplekt arhiivi säilitamiseks. Ja neile tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivsele dokumendile: Reeglid-2015. Struktuuriliste alajaotiste puudumine nimede "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta seda kohustust mingil viisil.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuendus, mida kõik kontoritöö ja arhiveerimise spetsialistid märkasid, on kauaoodatud protseduur elektrooniliste dokumentide hoidmiseks, mis on toodud 2015. aasta reeglites. See viitab punktidele 2.30–2.33. 2015. aasta reeglites elektroonilistele dokumentidele üleminek toimub üsna järsult, ilma pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et räpases kingades on arhiivis viibimine keelatud.

Dokumendi fragment

Ahenda show

2.30. Elektrooniliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused on:

iga elektrooniliste dokumentide salvestusüksuse vähemalt kahe eksemplari olemasolu arhiivis (peamine ja tööeksemplar peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);

elektrooniliste dokumentide paljundamiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsilise ja tehnilise seisundi kontrollimiseks loodud riist- ja tarkvara kättesaadavus;

elektrooniliste dokumentide säilitusrežiimi tagamine, välja arvatud teabe kadumine, loata levitamine, hävitamine või moonutamine.

Teine oluline uuendus on elektrooniliste dokumentide arhiveerimise vormingu määratlemine 2015. aasta reeglitega:

Dokumendi fragment

Ahenda show

Vene Föderatsiooni Arhiivifondist pärit dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi määrusega nr 316.2015 nr 526, jõustus 21.09.2015)

2.31. Riigi ja omavalitsuse arhiivi hankimise allikana oleva organisatsiooni arhiivis säilitamiseks säilitatavate elektrooniliste tekstidokumentide ülekandmine toimub PDF / A formaadis.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / arhiivid (PDF / A) on selle vormingu variant, mis on spetsiaalselt loodud dokumentide pikaajaliseks arhiivisäilitamiseks ja on kinnitatud standardis ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 “Dokumendihaldus. Pikaajaliseks säilitamiseks mõeldud elektrooniliste dokumentide failide vorming ". Kuid nagu miski universaalne, pole ka PDF täiuslik. Selles vormingus on haldusdokumendid suurepärased, kuid organisatsioonid ei kasuta mitte ainult Microsoft Office'i. Näiteks kuvatakse dwg-vormingus joonised valesti .pdf-vormingusse teisendamisel. Elektroonilise digitaalallkirja käitumine dokumendi teisendamisel .pdf-failiks tekitab spetsialistidele palju küsimusi.

Elektrooniliste failide ja dokumentide edastamise korda on kirjeldatud eeskirjade punktis 4.34. Järgmine tekst järgib:

esiteks saab elektroonilisi dokumente arhiivi üle kanda ja säilitada nii eraldi füüsilisel andmekandjal kui ka “info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu”;
teiseks, elektrooniliste failide ja dokumentide loend koostatakse sellegipoolest paberkujul (see tähendab, et isegi kui me moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb see loetelu arhivaarile isiklikult üle anda),
kolmandaks: "Arhiivisalvestusele lubamisel tõendatakse elektroonilisi faile organisatsiooni juhi või tema volitatud ametniku elektroonilise allkirjaga". Paberdokumentide jaoks pole midagi sellist vaja. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonide jaoks, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Dokumentide raamatupidamine

Dokumendi fragment

Ahenda show

Ja peamine muudatus: 2015. aastal vähendati arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu üle poole, 11-lt 5-le. Ainult jäänud:

raamat juhtumite, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise registreerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite loetelu, dokumendid;
varude register.

Raamatupidamisvormide koostamise ja pidamise protseduuri, ehkki säästlikult, on kirjeldatud reeglite-2015 punktides 3.7-3.11.

Dokumentide väärtuse kontrollimine

2015. aasta eeskirjad ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase kontrollimise menetluses midagi põhimõtteliselt uut. Ainult punkt 4.12 väärib tähelepanu:

Dokumendi fragment

Ahenda show

Juhtumite nomenklatuur

Nad räägivad väga säästlikult juhtumite nomenklatuurist, mida 2015. aasta reeglid nimetavad "peamiseks raamatupidamisdokumendiks, mis kajastab organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust", ega anna sellele isegi arusaadavat määratlust. Dokumendi tekstist järeldub ainult, et (punktid 4.14–4.18):

“Juhtumite nomenklatuur fikseerib hukatud dokumentide liigituse (grupeerimise) juhtumiteks (elektroonilised toimikud)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse vastavalt lisatud vormile;
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur koostatakse struktuurjaotuse jaotuste kohtuasjade nomenklatuuri alusel (vorm on lisatud, sisukorra järgi seda siiski leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa nimega "Juhtumite nomenklatuur"; struktuurjaotused hõlmavad nr 26)
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loendite, mis näitavad säilitamisaegu, muude regulatiivsete õigusaktide, samuti juhtumite standard- ja ligikaudse nomenklatuuri alusel;
organisatsioonid - riigi (munitsipaal) arhiivi hankimise allikad lepivad selle kokku "vastava KIKi või riigi (omavalitsuse) arhiiviga vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, mis ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, koordineerivad oma juhtumite nomenklatuuri iseseisvalt.

Juhtumite registreerimine

Dokumendi fragment

Ahenda show

Sõltuvalt ladustamisperioodist toimub haigusjuhtumite täielik või osaline registreerimine. Ajutise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisaja ja personali registreerimine toimub täielikult.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasja dokumentide arhiveerimine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse suletud kõvakaustades või kastides);

karbi lehtede nummerdamine;

juhtumi asitõendi koostamine (lisa nr 8);

kohtuasjade dokumentide sisemise inventuuri koostamine (lisa nr 27);

kohvri kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi ülekandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide (lisad nr 17, 18) loetelu koostamise.

Seda, mis hõlmab juhtumite osalist registreerimist ja kuidas see sõltub dokumentide säilitamisajast, ei teatata.

Elektroonilisi faile ei tohiks kirjeldada mitte kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja püsiv ladustamisperiood (varude vormid on vastavalt 17. ja 18. lisas).

Taotluste täitmine

Arhiivile esitatud organisatsioonide ja kodanike taotluste täitmise valdkonnas on uuendus: arhiiviteavet, väljavõtet ja koopiat saab uute reeglite kohaselt välja anda elektrooniline vorm elektroonilisel meediumil või teabe- ja sidevõrkude kaudu. " Sellised sertifikaadid, koopiad ja väljavõtted kinnitatakse "organisatsiooni juhi või tema volitatud muu ametniku elektroonilise allkirjaga".

Taotlused: dokumentide vormid

Traditsiooniliselt lõppevad 2015. aasta reeglid taotluste kogumiga - teatavate dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumentide vormid.

Tabel

Ahenda show

Tagasilükatud ja kinnitatud reeglitega-2015:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) säilitusperioodide dokumentide inventuur;
Ajutise (üle 10-aastase) säilitusperioodi elektrooniliste failide loendi lisa;
Säilitamiseks arhiividokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - Ligikaudu toim.)
Juhtumite loetelu;
Elektrooniliste asjade inventuur, dokumendid, millele on lisatud elektrooniliste asjade register, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud saatelehtede asendamiseks ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmist ja üleandmist organisatsiooni arhiivi säilitamiseks.

Organisatsiooni struktuuriüksuse alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja töötajate juhtumite loetelu (põhireeglite lisa 12);
Lõppdokument ja kinnituskiri (lisa 13);
Alalise ladustamise dokumentide loetelu tiitelleht (14. lisa);
Dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Raamat dokumentide väljastamiseks (19. lisa);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise raamatupidamise raamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventuur (lisa 28);
Juhtimisdokumentatsiooni säilitava organisatsiooni arhiivi pass (lisa 29);
Tööstusfondi dokumente säilitava organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendihaldusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise register (lisa 33);
Rände register ja elektrooniliste dokumentide ümberkirjutamine (lisa 34);
Isikliku päritolu dokumentide kirjeldamise akt (lisa 38);
Ühise arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Väljaantud koopiate, väljavõtete, tunnistuste ja teemakohaste materjalide register (lisa 44);
Kasutajate lugemissaali külastuste register (lisa 45);
Arhiivi aastane tööplaan (lisa 46);
Kontokaart organisatsiooniga töötamiseks (lisa 47);
Vastuvõtutunnistus arhiivi pea muutmisel (lisa 48).

Ilmselt on 2015. aasta reeglid mõeldud koolitatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel tegelevad organisatsioonis kontoritöö ja arhiveerimisega kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitsealased, juristid jne. Neil süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise osas nõutakse.