Dokumentide edastamise akt on näidis. Raamatupidamisdokumentide üleandmise ja vastuvõtmise akti näidis

Organisatsiooni praeguse tegevuse käigus tekivad mõnikord olukorrad, kus on vaja dokumente edastada. Nendel eesmärkidel luuakse dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt (näide on toodud allpool).

Tänu sellisele teole eemaldatakse vastutus inimeselt, kes asja võtab. See võimaldab teil anda ka usaldusväärset teavet praeguse olukorra kohta. Vastuvõtutunnistus tuleb koostada töötaja suunamise korral, kes vastutab kindla suuna eest, või juhul, kui ta kolib teisele ametikohale. Teine põhjus võib olla organisatsiooni likvideerimine või selle saneerimine. Ühesõnaga, kui on vaja vahetada üks vastutav isik teisele, luuakse vastuvõtutõend.

Esiteks tuleb selgitada, kas dokumentide edastamise kord on fikseeritud mõne normatiivaktiga ja kas akti vorm on ühtne. Eitava vastuse korral (ja see on enamikul juhtudel) toimub akti registreerimine vabas vormis. Sellise kujunduse näide on selles artiklis esitatud näidis. Selles küsimuses täiendavate teadmiste saamiseks võite artiklit lugeda.

Vaba vormis dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akti koostamise näidis

Kantselei juhataja Verenets V.P. üle viidud, ja sekretär Karpenko N.P. vastuvõetud organisatsioonilised ja haldusdokumendid:

Samal ajal kantakse kontori pitser üle.

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise käigus tehti kindlaks:

... (peaksite loetlema kõik faktid, mis tuleb aktis fikseerida, sealhulgas kõik puudused, mis dokumentide uurimisel avastati).

Rakendus:

1. Normatiivtellimused 502 lehe kohta ühes eksemplaris.
2. Individuaaltellimused 513 lehe kohta ühes eksemplaris.

Sageli ei kajasta normatiivsed õigusaktid dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise aktide koostamise korda. Sel juhul saate järgida dokumendi koostamise üldist protseduuri.

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akti koostamine

Dokumentide edastamise protsessi algus saab kätte. See koostatakse järgmistel juhtudel:

• Töötaja vallandamine,
• Töötaja määramine konkreetsele ametikohale,
• Töötaja üleviimine teisele ametikohale,
• Töötaja üleviimine teise osakonda,
• Personali jaoks erinev tellimus.

Komisjoni peab kuuluma vähemalt kolm inimest.

Edastatavate juhtumite loendite jaoks on kõige mugavam kasutada tabelit (nagu esitatud näites). See täidetakse vabas vormis, peamine tingimus on, et dokumendi koostis peaks olema selge. Kui edastada tuleb vähe dokumente, saab tabelit muuta vastavalt järgmisele näidisele:

Tuginedes kehtivatele normatiivsetele õigusaktidele, tuleb vastuvõtutõendis sisalduvate dokumentide kontrollimisel kontrollida järgmist: vajalike dokumentide olemasolu (puudumise) fakt ja vajadusel anda hinnang asjade üldisele olukorrale. Loetletud andmed sisestatakse aktisse sidusas tekstis, mahus, mis on vajalik olukorra objektiivseks kajastamiseks. Samal ajal on lubatud koostada ainult tabel koos üleantavate dokumentide loeteluga ja võimalikud täiendavad selgitused võivad puududa.

Kui edastatud dokumendid sisaldavad suures koguses andmeid, koostatakse need manustena. Seega ei sega need peamise sisu positiivset tajumist. Taotlus on akti lahutamatu osa, seetõttu loetakse kõik selles nimetatud dokumendid automaatselt vastuvõtmis- ja üleandmisakti kuuluvaks.

Ülaltoodud teabest piisab dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akti koostamiseks juhul, kui ettevõte pole kehtestanud muud üleandmisprotseduuri vormi. Samuti on näidisaktiga tutvumine kasulik, kui on vaja arhiivi eest vastutavat isikut vahetada.

Pärast lahkumist on pearaamatupidajal väga oluline jätta tehtud toimingutes täielik kord, sest see on professionaalsuse ja eetika küsimus. Seetõttu peaksid nii eelkäija kui ka vastuvõtja olema huvitatud korrektsest juhtumite ülekandmise protseduurist ettevõttes. Endise ja uue pearaamatupidaja kohustuste eristamiseks on vajalik pearaamatupidaja vallandamisega seotud juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise akt. Seetõttu aitab sellise dokumendi täitmine aktsepteerimise ja juhtumite üleandmise aktina kaitsta aktsepteeritud töötajat minevikuvigade eest.

Kehtivad õigusaktid ei täpsusta juhtumite ühest raamatupidajast teise üleviimise korda. See protseduur tegelikult ei ole kohustuslik, kuid see on ettevõttele siiski vajalik, et raamatupidaja ametikohajärglane näeks pearaamatupidaja lahkumise hetkel asutuses tegeliku olukorraga raamatupidamises ja raamatupidamises. Esmaste dokumentide puudumine võib suuresti mõjutada ettevõtte edasist tegevust.

Mida tuleb enne akti allkirjastamist ära teha

Vahetult enne asjaajamise üleandmist uuele pearaamatupidajale peab organisatsiooni direktor allkirjastama erikorralduse, milles reeglina tuleb märkida:

Inimesed, kes vastutavad raamatupidamisjuhtumite vastuvõtmise ja edastamise eest;

Ajavahemik, mille jooksul dokumendid edastatakse;

Kui endine ja uus pearaamatupidaja peavad mõnda aega koos töötama, peaks korraldus osutama vastutuse piiritlemisele nende vahel;

Kuupäev, enne mida peab ettevõttest lahkuv pearaamatupidaja tegema kõik raamatupidamistoimingud;

Inventuuri järjekord, ajastus;

Dokumentide registreerimise järjekord selliseks menetluseks nagu kohtuasjade vastuvõtmine ja üleandmine.

Inventuur on kohustuslik ainult rahaliselt vastutavate ametnike vahetumisel (see tuleb läbi viia, kui pearaamatupidajaga sõlmitud tööleping sisaldab täieliku rahalise vastutuse tingimust).

Kuidas akti õigesti koostada ja mida peate selles märkima

Inventeerimise ja kogu dokumentatsiooni kontrollimise tulemuste põhjal vormistatakse pearaamatupidaja vallandamisel juhtumite vastuvõtmise ja üleandmise akt. Pearaamatupidajal, kes lahkub tänu ettevõtte sisekorraeeskirjadele oma ametikohalt, võib olla kohustus anda ametijuhend ümber uuele pearaamatupidajale ja jälgida selle mõistmise taset. Juhtumite edasiandmiseks, nagu tavaliselt, nimetatakse kindel komisjon ja mitmes eksemplaris koostatud akt kinnitatakse komisjoni liikmete ja vastutavate isikute poolt. Aktis osutatakse raamatupidamise üksikasjalikule olukorrale juhtumite üleandmise ajal.

Aktis on vaja ära näidata kõik inimesed, kes on otseselt seotud dokumentide edastamisega, sest lisaks pearaamatupidajale võivad sellesse kaasata ka muud raamatupidamisosakonna töötajad, kutsuda võib ka välisaudiitorid. Osalejate arvu ja kontingendi kinnitab juhataja. Tasub üle kanda ainult need dokumendid, mille eest lahkuv pearaamatupidaja vastutas. Nii et kui asutuses näiteks tegeleb palgaarvestusega eraldi palgatud töötaja, siis ei pea seda dokumentatsiooni üle kandma ja seda aktis mainima. Uus pearaamatupidaja peab olema tõestatud, et ta on saanud absoluutselt kõik raamatupidaja viimase 5 aasta tegevusega seotud dokumendid. Teatud äridokumentide säilitusaeg on sätestatud organisatsioonide tegevuses genereeritud tüüpiliste haldusdokumentide loendis, mille kinnitab Rosarchiv. Seal määratakse ka statistilise aruandluse salvestamise tingimused.

Maksuametil on õigus kontrollida organisatsiooni viimase 3 tööaasta jooksul. Seda reeglit on kirjeldatud Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 89 lõikes 4. Seetõttu peaks uus pearaamatupidaja hoolikalt kontrollima dokumentide olemasolu, mis on seotud eespool nimetatud ajaperioodiga.

Sellistele dokumentidele tuleks pöörata suurt tähelepanu:

Ostu- ja müügiraamatud;

Saadud ja väljastatud arvete register;

Sissetulevate ja väljaminevate sularaha dokumentide registreerimise logid;

Raamatud volikirja väljastamiseks;

Kassaraamatud;

Saatelehtede registreerimise ajakirjad;

Kassaoperaatori logid.

Kui endine pearaamatupidaja täidab ettevõttes kassapidaja ülesandeid, siis tuleks talle anda mitte ainult vajalik dokumentatsioon, vaid ka raha, range aruandluse äridokumentide vormid, pangakontrolli raamatud, kassavõti ja seif.

Võimalik on koostada lühikese vormis kohtuasjade vastuvõtmise ja üleandmise akt, lisada kõigi sinna üle antud dokumentide loetelu. Kui selliste dokumentide loetelu on väike, saab need otse aktile näidata. Siis ei pea te eraldi inventuuri tegema.

See tähendab, et edastada saab ainult neid äridokumente, mille eest ta vastutab: maksudokumendid, raamatupidamis- ja maksuaruandlus, esmane raamatupidamine, raamatupidamisregistrid, kodeerimisprotseduurid, arvestusmeetodid, raamatupidamise kontode tööplaan, arvutitöötlusprogrammid jne.

On hädavajalik pöörata tähelepanu asjaolule, et vastuvõtutunnistuse vormi ei kiideta heaks ühegi normatiivse dokumendiga, saab selle koostada mis tahes vormis ja hiljem organisatsiooni juhtkonna poolt heaks kiita.

Üldiselt on aktsepteeritud, et akt ja inventar (kui see koostatakse aktist eraldi) peaksid olema kahes eksemplaris, üks neist antakse pearaamatupidajale, kes lahkub oma töökohalt, ja teine \u200b\u200bpeaks jääma asutuse raamatupidamisosakonda. Kui raamatupidaja vahetus toimub organisatsiooni filiaalis, tuleb inventarinimestikuga akt koostada kolmes valimis: esimene põhiettevõtte jaoks, teine \u200b\u200bfiliaali jaoks ja kolmas lahkuva raamatupidaja jaoks.

Juhtumite kättetoimetamise ja vastuvõtmise aktis on kohustuslik märkida:

Juhtumite lõpliku vastuvõtmise kuupäev (see on akti kohustuslik nõue);

Kuupäevad, üleantud dokumentide nimed;

Üleviimise ajal puuduvate dokumentide loetelu (peate täpsustama, vastasel juhul tekivad hiljem mõned olulised raskused, kui proovite tõestada, et dokumendid kaotasid eelmine raamatupidaja tööl);

Kõik vead, rikkumised, puudused, puudused, mis avastati juhtumite edasiandmise protsessis, esmaste dokumentide, maksudokumentide (eriti materiaalse ja rahalise raamatupidamise, sh sularaha dokumentide, arvete) ettevalmistamisel;

Erinevused raamatupidamisarvestuse, maksudeklaratsioonide ja arvutipõhise raamatupidamisprogrammi saadaolevate andmete vahel võrreldavate kontrollitud ajavahemike kohta.

Samuti tuleb aktile lisada (võimaluse korral) ametist lahkuva pearaamatupidaja kirjalikud selgitused selliste lahknevuste põhjuste kohta.

Pearaamatupidaja juhtumite ülekandmise näidis

Osaühing "Company"

Moskva, Vernadsky avenüü, 116, bldg. 2

HEAKSKIIDETUD

OÜ "Company" peadirektor

____________________ (Petrov I.V.)

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise tõend OÜ "Company"

Vastavalt 01.04.2018 N 30 korraldusele läks endine pearaamatupidaja üle ja praegune pearaamatupidaja võttis vastu järgmised dokumendid:

Tiitlidokumendid (põhidokumendid - harta, asutamisleping, juriidilise isiku registreerimise tõendid juriidiliste isikute ühtses riiklikus registris, registreerimistunnistused, kassaaparatuuri registreerimise dokumendid, litsentsid - kui ettevõte tegeleb litsentseeritud tegevusega jne) - 1

Organisatsiooni raamatupidamispoliitika kehtib alates 2009. aastast tänapäevani - 1

Maksu- ja raamatupidamisaruanded 2 aasta eest. ja I kvartal 2018 - 4

Pearaamat (või bilansid), raamatupidamisregistrid aastaid. ja I kvartal 2018 - 4

Maksuregistrid 2y. ja I kvartal 2018 - 4

Aruandlus eelarvevälistesse fondidesse tehtavate kindlustusmaksete kohta 2 aasta eest. ja I kvartal 2018 - 4

Maksuinspektsiooniga töötamise dokumendid (leppimine, kontrolliaruanded, otsused) - 1

2-aastased tehingud vastaspooltega. - 1

Varude arvestus 2yy kohta. - 3

Osta ja müüa raamatuid 2y eest. ja I kvartal 2018 - 13

Laekunud ja väljastatud arvete registreerimise päevikud 2y eest. ja I kvartal 2018 - 13

Tarnijate dokumendid - saatekirjad, tehtud tööde (teenuste) vastuvõtmistõendid, laekunud 2 aasta jooksul. ja I kvartal 2018 - 10

Ostjate dokumendid - saatekirjad, lõpetatud tööde (teenuste) vastuvõtutunnistused, välja antud 2 aastaks. ja I kvartal 2018

Lepingud tarnijate ja ostjatega, teiste osapooltega 2y. ja I kvartal 2018 - 4

Sularaha ja panga dokumendid 2y eest. ja I kvartal 2018 - 4

Personalidokumendid ja dokumendid, mis kinnitavad töötajate õigust üksikisiku tulumaksu mahaarvamisele - 1

Väljaantud volikirja logiraamat - 1

Samuti üle kantud ja vastu võetud: panga tšekiraamat (kasutamata tšekid N AE 15812-st N AE 15840-ni), sularahavõtmed, sularaha summas 5000 rubla, ranged aruandlusvormid __________ (täpsustage millised) summas ________________, väärtpaberid ___________________ (täpsustage) mis) summas _______________.

Samuti üle kantud ja vastu võetud: organisatsiooni pitsat, seifi võtmed, süsteemi "klient-pank" võtmed, sisselogimine ja parool Interneti-pangast, parool tarkvaratootelt "1: C", ettevõtte plastkaardid ettevõtte kontodele summas ____________ numbritega ___________________________________ , kütusekaardid summas ______ numbritega ________________________________. Võtmete kehtivus ja saadud paroolid kontrollitakse mõlema osapoole juuresolekul.

Akti lisad:

1. Sularaha, nõuete ja võlgade inventeerimise akt alates 2. maist 2018

2. Ülekantud dokumendikaustades sisalduvate esmaste dokumentide loend.

Esitatud dokumendid: Sidorova N.I., endine pearaamatupidaja

Vastuvõetud dokumendid: A. M. Petrova pearaamatupidaja kohusetäitja

Äristruktuuride tegevuse laialdase arenguga, eraorganisatsioonide ja valitsusasutuste vahelise suhtluse kasvuga on vältimatu vastastikuse dokumendiringluse suurenemine. Reeglina näeb ametnike, organisatsioonide esindajate ja isegi erakorrespondentide vaheline töökorraldus ette füüsiliste andmekandjate (antud juhul dokumentide) vastuvõtmise / üleandmise dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akti alusel.

Graafilise teabe paberkandjal kujul väljastatud dokumentide (erinevalt üha populaarsemaks muutuvast elektroonilisest dokumendihaldusest), eriti juriidiliselt või rahaliselt olulisi andmeid kandvate dokumentide edastamiseks on vaja üleandmise ja vastuvõtmise kinnitust. Juriidilises praktikas on tohutul hulgal menetlustoiminguid, kui andmete edastamise kohta tõendusmaterjalide puudumise või dokumentide ebaõigesti (juriidiliselt kirjaoskamatu) koostatud vastuvõtmise ja üleandmise akti kohta tehti ettekäändeks pikkade protsesside läbiviimine, millega kaasneb ajakulude ja rahaliste ressursside kaotus kohtukulude katmiseks.

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt koostatakse mitte ainult dokumentide saatmisel väljaspool halduskogu, vaid ka organisatsiooni enda sees. Selle näiteks võib olla kaustade ülekandmine dokumentide, toimikute, töö- ja teenindusdokumentidega, mis viiakse läbi ametniku vahetumisel, kelle kohustuste hulka kuulub teatud tüüpi dokumentide (personaliosakonna töötajad, finantseerijad, raamatupidajad, insenerid jne) hoidmine ja töötlemine.

Põhinõuded aktile

Vaatamata asjaolule, et dokumentide vastuvõtmis- ja üleandmisaktil on täielik juriidiline jõud (tingimusel et see täidetakse korrektselt) ja see on sageli ainus dokument, mis kinnitab tehingu rahalist (õiguslikku) puhtust, puuduvad selle väljatöötamiseks ja täitmiseks ranged kehtestatud nõuded. Vormi töödeldakse vabas vormis kirjalikult või arvutitrükit kasutades mitmes (vähemalt kahes) eksemplaris, mis kinnitatakse juhtide allkirja ja pitsatiga ning antakse välja kõigile poolte volitatud esindajatele. Vajadusel kantakse toimikusse kontrollkoopia.

Teo peamine olemus taandub tehingu või muude suhete raames suheldes osapoolte vastastikusele tõestamisele, mille käigus täpsustatud dokumentide pakett antakse üle vajalikule korrespondendile. Suhtlemiskorrespondentideks võivad olla nii riigi tavakodanikud kui ka ettevõtete, organisatsioonide, ettevõtete, erastruktuuride ja riiklike täidesaatvate organite esindajad (sel juhul peetakse dokumentide edastamist juriidiliste isikute vahel toimunuks ja see nõuab mõningaid täiendusi c).

Olenemata dokumentide, nende struktuuri, adressaatide ja muude väliste andmete edastamise konkreetsest juhtumist, peab dokumendi juriidilise kirjaoskuse säilitamiseks vastama dokumentide üleandmise aktsepteerimisakt järgmistele nõuetele:

1. Tuleb välja anda paberil. Lubatud on väljastada nii tavalisel A4 formaadis lehel kui ka organisatsiooni, ettevõtte spetsiaalselt selleks ette nähtud kirjaplangil (juriidiliste isikutega suheldes).
2. Peaks sisaldama põhifunktsiooni täitmiseks vajalikku minimaalset teavet. Ebaoluliste andmete liigne arv muudab üldise olemuse mõistmise keeruliseks ja võib tulevikus olla vastastikuse arusaamatuse tugipunkt.
3. Avalduse tekst peaks vastama ametlikule ja ärilisele stiilile, vältides kõnekeelseid kõnesid.
4. Aktil peab olema nimi, mis kajastab selle peamist eesmärki, näiteks "JSC Engineeringi finantsteenistuse dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt".
5. Kui üks või mõlemad suhelnud pooled on juriidiline isik, tembeldatakse saatja (saaja) esindaja volitused organisatsiooni poolt, kinnitatakse esindaja allkirjaga või ettevõtte juhi volikirja volikirjale kinnitamise meetodil.

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akti sisemisele sisule kehtestatakse erinõuded. Lisaks poolte üksikasju, esindajate volitusi ja muid ametlikke andmeid kajastavale teabele näeb akt ette ka üleandmise objekti täpsustamise.

Et tingimusteta kindlaks teha konkreetse dokumendi kuulumine õigusakti kajastatud teabesse, sisaldab see järgmist:

• toimingu nimi ja selle täitmise aadressiandmed, organisatsioonide puhul - tegelik ja juriidiline aadress;
• akti koostamise kuupäev (allkirjastamise kuupäev) ja selle registreerimise kuupäev vastavas kontoritöös (juriidiliste isikute puhul);
• saatja ja saaja postiandmed. Struktuuriorganisatsioonis akti koostamisel on lubatud ära näidata vastuvõtva ja edastava isiku perekonnanimi, nimi ja isanimi, ametikoht;
• adressaadile (korrespondendile) edastatud dokumentide nimed, nagu need on märgitud dokumentide endi päistes;
• iga dokumendi koopiate arv kogupakendist ja neile saatmise arvutamine;
• iga dokumendi aadressiidentiteet (reeglina moodustavad nad iga geograafiliselt hajutatud korrespondendi jaoks oma), kuid see ei tühista üldisi nõudeid sihtimise täpsustamiseks;
• andmed lisatud dokumentidega tutvumise piirangute kohta (kehtib peamiselt valitsusasutuste ja õiguskaitseorganite esindajate kohta). Tutvumispiirangute tempel (sealhulgas ärisaladust sisaldavat teavet sisaldavate dokumentide edastamisel) kehtestab muu hulgas piirangu dokumendipaketi vedamise (edasisaatmise) nõuetele;
• iga dokumendi lehtede arv eraldi ja pakendi sisu tervikuna;
• teave selle kohta, kas edastatud dokumendid on originaalid või koopiad (kinnitatud koopiad);
• dokumentide manuste (kaardid, diagrammid, slaidid, magnetilised salvestusvahendid - näiteks kaaskiri) kaaskirjaga koos CD-R-kandjal oleva riigihankelepingu "Tehnoloogiliste seadmete ostmise kohta" manusega), lisade (dokumentide manuste) andmed on näidatud eraldi üksusena, kui selline teave ei sisaldu manustatud dokumendi põhiosas;
• vajadusel edastatud manuste usaldusväärsuse suurendamiseks osutatakse dokumentide kokkuvõttele. Nõue ei ole kohustuslik, see täidetakse paljude sama tüüpi dokumentide üheaegse edastamisega;
• juhul, kui edastatakse mitu sama tüüpi, kuid erineva sisuga dokumenti (näiteks materiaalse vara võõrandamise arved jms), märgitakse lisaks teave, mis identifitseerib tingimusteta iga konkreetse dokumendi - seerianumbrid, saabuva kirjavahetuse numbrid, seerianumbrid või raamatupidamisandmete järgi dokumentide varude numbrid.

Projekti dokumentatsiooni aktsepteerimistunnistus

Kui lihtne dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt koostatakse vabas vormis, selle struktuuri ja tõepoolest määravad selle olemasolu üksnes osapoolte (või reeglina ühe - edastava osapoole) vastastikused soovid, siis kantakse projektdokumentatsioon üle vastavalt aktile, mille vorm ja sund on rangelt reguleeritud kehtivad õigusaktid.

Projektidokumentatsioon on lepinguga kehtestatud dokumentide kogum, sealhulgas teksti- ja graafilised lahendused, selgitavad märkused, kaardid, ehitusplaanid, hoonete põrandaplaanid, maastikufotod, elektri, gaasi, veevarustuse skemaatilised kaardid ja muud dokumendid, mis on välja töötatud esindajaga sõlmitud kokkuleppe alusel klient. Projekti dokumentatsioon sisaldab ka avatud litsentsi tingimustel levitatavaid lähtekoode ja rakenduste, programmide, veebisaitide, saitide ja operatsioonisüsteemi tuumade liideste visuaalseid versioone.

Projekteerimisdokumentatsiooni ülekandmist loetakse ühe isiku (peamiselt teostaja, inseneri, kujundaja või kujundaja) arvukate kohustuste täitmise protsessiks oma töö tulemuse väljatöötamiseks ja edasiseks väljastamiseks isikule, kes finantseeris (algatas) disainiuuringuid (klient, klient).

Ülekandeprotsess

Pärast kogu lepinguga kehtestatud projektdokumentatsiooni paketi väljatöötamist edastavad arendajaettevõtte esindajad dokumentide paketi kliendile või saadavad selle posti teel kättesaamistõendiga. Projekteerimisdokumentatsiooniga töötamise nüanss on selle korduva saatmise võimalus. Sõlmitud lepingu tingimuste kohaselt arvestab kliendiettevõtte saadud dokumentide pakett (sh KS2.3 vormidel olevad sertifikaadid jms) viie tööpäeva jooksul (kui praegune leping ei sätesta teisiti) dokumentide ametliku kättetoimetamise päevast arvates.

Kui sissetuleva dokumentatsiooni arvestamise tulemuste põhjal ei olnud kliendi ettevõtte esindajatel dokumentide menetlemist nõudvaid küsimusi, erimeelsusi ja märkusi, siis allkirjastab vastuvõtutõendi asutuse juht ja töövõtja (arendaja) kohustused loetakse täidetuks ning projektidokumentide allkirjastatud aktsepteerimistunnistuste teine \u200b\u200beksemplar ja vormi KS2 akt saadetakse arendaja ettevõtte juhile.

Arve tehtud tööde maksmise eest saadetakse kliendile kahe päeva jooksul alates hetkest, mil projekteerimisorganisatsioon saab kinnituse, et klient on projektidokumentidega nõustunud (aktsepteerimise kuupäev on päev, mil klient allkirjastab KC2 vormis aktsepteerimistunnistused ja akti). Kui kliendi esindajatel on kommentaare, mis mõjutavad kriitiliselt kogu dokumentatsiooni töötlemist, tagastatakse esitajatele kogu dokumentide pakett koos kommentaaride ja puuduste loeteluga, mis tuleb kõrvaldada. Puudused kõrvaldab arendusettevõte tasuta, töötlemise kulud ei sisaldu teenuste koguhinnas.

Dokumenteerimine

Projekti dokumentatsiooni ettevalmistamine kliendile ülekandmiseks ei ole loov protsess, mida teostatakse arendajate äranägemise järgi. Paberipakendite (ja mõnel juhul ka elektrooniliste) kandjate moodustamise reeglid on GOST R 21.1101.2013 kaheksanda lõigu kohaselt rangelt ära toodud.

Kogu dokumentatsioon (sealhulgas laialt levinud A4-vormingust suurem formaat - diagrammid, kaardid jne) kohandatakse A4-formaadis, moodustatakse vastavalt GOST-ile temaatilisteks osadeks ja kantakse kõvakaanelistesse kaustadesse. Lisaks paberdokumentidele saab kliendi üle viia magnetkandjale, mis sisaldab üleantud dokumentide elektroonilisi koopiaid.

Samuti moodustatakse elektrooniliste koopiate failid vastavalt loodud jaotistele kaustadesse, kus projekti arendusjuhtide allkirju sisaldavate dokumentide lehtede skaneeritud koopiate kohustuslik lisamine on kohustuslik. Skaneeritud projekt ise (toimetatud eraldi määratletud juhtudel) on kinnitatud organisatsiooni elektroonilise allkirjaga.

Projektdokumentatsiooni vastuvõtmis- ja üleandmisakt on palju detailsem vorm kui sarnane dokument muude pakettide üleandmiseks. Lisaks põhiosadele, mis sisaldavad peamiselt akti subjekti identifitseerivate dokumentide üksikasju, sisaldab selline akt andmeid projekti väljatöötamise täielikkuse ja kvaliteedi, töömahu ühiku hinna ja projekti omamise õiguse kohta.

Edastusfunktsioonid

Peamine omadus, mis eristab projektidokumentatsiooni aktsepteerimise ja edastamise protsessi muudest dokumentidega seotud toimingutest, on projekti omandiõiguse üleandmine kliendile lisaks paberdokumentidele ja nende digitaalsetele koopiatele. Intellektuaalset omandit hinnatakse sarnaselt materiaalsete väärtustega ja see on vähem rangelt kaitstud väärkasutamise eest.

Projekti tellija, olles saanud töövõtja töö tulemused, ei saa projekti oma huvides praktiliselt ellu viia ilma arendajate intellektuaalomandi kasutamise ainuõigusi omandamata. Kõiki kliendi tehtud muudatusi projektis, samuti nende praktilist kajastamist nende tegevuses käsitletakse omaniku autoriõiguse rikkumisena. Seetõttu on projekti dokumentatsioonis lisatud klausel projekti intellektuaalomandi õiguste ainuomandi kohta.

Juhtimisdokumentide edastamine

Sisseehitatud dokumentatsioon on spetsiaalne dokumentide pakett, mis kajastab kõiki toimimisobjekti nüansse, aspekte ja tehnoloogilisi nõudeid. Enamasti kasutatakse teabeplokkide kontekstis mõistet "täidesaatev dokumentatsioon".

Kommenteeritud dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt on sügavalt detailne dokument, mis on kaitse õiguslike probleemide eest operatsiooni objekti kasutamise eeskirjade rikkumise tagajärjel, lepingu operatiivseid või haldusõiguse norme iseloomustavate alusdokumentide kadumise tagajärjel.

Töövõtja - töövõtja, arendaja või muu esindaja, kes täidab varem vastastikku sõlmitud lepingust tulenevaid kohustusi, on kohustatud investorile (tellijale) kogu täitedokumentide loetelu üle kandma, kui selline tingimus on ette nähtud poolte kokkuleppel või rajatise käitamine ilma dokumentide üleandmiseta on võimatu.

Täitedokumentide vastuvõtmis- ja üleandmisaktis on lisaks kõigi üleandmistoimingute ühistele jagudele ette nähtud kajastus dokumentide paketi edastamise tingimuste, ajakava ja nende täielikkuse kohta. Kogu üleantud täitedokumentide loetelu kajastub aktis tingimata. Ehitusprotsessi kaalumisel on loetelu peamised dokumendid järgmised:

• rajatise ehitamiseks ette nähtud ala geodeetilise ülevaatuse aktid;
• litsentsid või muud ehituses kasutatavate materjalide kvaliteeti (tulekindlus, keemiline ohutus jne) kinnitavad dokumendid;
• muudetavad objektide skeemid, viidates kardinaalsetele punktidele, hoonete ja rajatiste põrandaplaanidele jne.
• seadmete, sanitaartehniliste toodete, vaakumseadmete, elektrijuhtmete tehnilise katsetamise tunnistused;
• muud dokumendid, mis kinnitavad tehniliste arvutuste õigsust, tööohutust ja vastavust rajatise kliendi kõikidele nõuetele.

Kohtupraktikast on palju näiteid, kui täitedokumentide vastuvõtmis- ja üleandmisakti puudumine (või selle hooletu koostamine ilma akti kõigi lisade põhjaliku loetlemiseta) tõi kaasa oluliste dokumentide kaotamise, töövõtja keeldumise vastutusest ja rajatise kasutuselevõtmise võimatuse, millega kaasnesid suured rahalised vahendid juhtivdokumentide üleandmise aktsepteerimisakti täitmisel (enne allkirjastamist kontrollimisel) hooletusse pannud poole kaotused.

Järeldus

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt kõigis selle sortides on tõsine dokument, mis tagab saatja (saaja) õiguste kaitse ja tagab tehingu puhtuse või ametikoha vastuvõtmise seaduslikkuse (kui dokumendid antakse üle juhi, organisatsiooni ametniku vahetuse käigus). Isegi Internetist avatud allikatest alla laaditud tüüpvormil koostatud akt suurendab dokumentide voo usaldusväärsust ja stimuleerib suhtlevaid osapooli järgima kehtivate õigusaktide nõudeid.

Kokkupuutel

Mis tahes ettevõtte tegevuse käigus võib tekkida olukordi, kus on vaja dokumendid teisele isikule üle anda. Samal ajal saadetakse töötajaid, korteriühistuid ja teisi käest kätte. Teatud toimikud antakse välja asutaja, ettevõtte juhi ja teiste isikute vahetumisel.

Konkreetse ametniku vallandamisel edastatakse teave uuele töötajale. Oluline on teatud olukorras teada andmete vormindamise põhispetsiifikat. On vaja seda õigesti joonistada. Selleks kasutatakse spetsiaalset vormi. Vormi kasutades saate luua vajaliku faili.

Tavaliselt on komisjoni määramise korraldus otsusega, millega viiakse läbi dokumentide üleandmise akt. Failide kompileerimisel kasutatakse spetsiaalset vormi. See kehtib näiteks juhul, kui vallandatakse pearaamatupidaja, kelle käsutuses olid olulised dokumendid. Esiteks raamatupidamise osas. Need tuleb üle anda teisele isikule, kes asendab vallandatud isikut.

Väärtpaberite ülekandmiseks kasutatakse sobivat vormi. Raamatupidamisdokumentide raamatupidamise osas koostatakse spetsiaalsed aktid. Üleantud juhtumid koostatakse sageli tabelina. See sisaldab järgmisi andmeid:

• päev kuu Aasta;
• numbrid;
• raamatupidamistoimikute nimed.

Vastuvõtutunnistus direktori asendamisel

Direktor ja pearaamatupidaja on seotud oluliste raamatupidamisdokumentide sertifitseerimisega. Kui ülesandeks on direktori vahetus, siis sel juhul koostatakse akt tema õiguste teisele isikule üleandmise kohta.

Direktori ja pearaamatupidaja vahetumisel tuleb sellest teavitada ettevõtteid kontrollivaid organisatsioone, samuti panka, kes teenindab ettevõtet. Riigiettevõtete puhul, kus toimub direktori vahetus, kehtib see reegel. Eraorganisatsioonide osas teevad nad sel juhul ise oma otsused.

Akti koostamiseks on vaja spetsiaalset vormi, mis tuleb täita vastavalt üldtunnustatud standarditele. Olgu öeldud, et direktori vahetamisel võib palju küsimusi ja probleeme tekkida ainult seoses eelarveettevõtetega. Kuid need on üsna lahendatavad. Vastuvõtu viib läbi komisjon, mis luuakse tellimuse alusel.

Personalidokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt

Sellise faili korrektseks täitmiseks on vaja näidist. Personaliarvestuse saatmisel teisele ettevõttes olevale isikule vallandamise korral tuleb täita vorm. Personalidokumentide täitmise ajal on vaja märkida järgmised punktid:

• p / p arv;
• nimi;
• ajaperiood;
• failide arv;
• märgib.

Kui on olukordi, näiteks isiklike toimikute kadumine, isiklike kaartide täitmata jätmine, tuleks see personalidokumentide ülekandmisel märkuses ära näidata.

Sõjaväelise registreerimisega seotud teabe edastamine

Kui on vaja saata sõjalise registreerimisega seotud dokumendid, koostatakse spetsiaalne akt, mille jaoks on olemas näidis. Selle õigeks komponeerimiseks vajate näidist, mille saate alla laadida. Andmed, mida vorm peaks sisaldama:

• organisatsiooni nimi;
• kuupäev;
• komisjoni ametnike nimed, isanimed ja perekonnanimed;
• sõjalise registreerimise eest vastutava isiku ametikoht, perekonnanimi, nimi ja isanimi;
• isiku vastu võtnud isiku ametikoht, nimi, isanimi, perekonnanimi;
• põhjus;
• faili nimi.

Asutaja asendamisel dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise tunnistus

Kui ettevõttes on vaja muuta asutajat, tekivad teatud raskused. Täitjad nimetab asutaja, kes vastutab failide tõlkimise protsessi eest.

Komisjoni ettevalmistamise kohta on olemas korraldus. Sel juhul näidatakse ärasaatmise periood. Uue asutaja vahetamisel ja määramisel saadetakse nad tema kätte. Akti vormi saab probleemideta alla laadida.

Riigi säilitamiseks dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt

​

Tihti tekivad olukorrad, kui nõutakse ettevõttelt riigilt säilitamiseks teabe eemaldamist. Samal ajal on vaja ette valmistada asjakohane akt, mille alusel toimub alaliseks ladustamiseks üleandmine.

• saneerimismeetmed ettevõttes;
• dokumentide säilitamise perioodi lõppemine ettevõttes;
• ettevõtte likvideerimine;
• muud olukorrad.

Riiklikuks säilitamiseks aktsepteerimisel tuleb kindlasti märkida sellised andmed nagu dokumente edastava ettevõtte nimi ja neid vastu võtva arhiivi nimi. Näiteks oluliste paberite kaotamine eeldab, et see olukord märgitakse aktisse. Kui riiklikku ladustamiskohta kantakse üle ja on teatud märkmeid, tuleb need aktis ära näidata.

Korteriühistu raamatupidamisosakonna vastuvõtutõend

Sellises olukorras toimub korteriühistu raamatupidamistoimikute saatmine sama põhimõtte kohaselt nagu muudel juhtudel raamatupidamisarvestusega seotud teabe vastuvõtmine ja edastamine. Need on korteriühistu kõige olulisemad dokumendid ja te ei tohiks seaduse koostamise käigus vigu teha, seetõttu on parem kasutada näidist.

Peaksite alla laadima kuupäeva ja kohaga faili. Korralduse kohaselt moodustatakse kolmest inimesest koosnev komisjon. Nende nimed, aga ka ettevõtte nimi, vastuvõtva ja edastava isiku nimi peavad olema vigadeta märgitud.

Dokumentide ühelt töötajalt teisele üleandmise fakt dokumenteeritakse dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise aktiga. Kuidas seda õigesti koostada ja täita, räägime teile artiklis.

Artiklist saate teada:

Mis tahes ettevõtte ja ettevõtte tegevusega kaasneb suure hulga äridokumentide tootmine.

Igal ametnikul on oma dokumentatsioon, mida ta kasutab oma igapäevatöös ja mille säilitamise eest ta vastutab. Aja jooksul aeguvad äridokumentide kehtivus ja need tuleb arhiivi üle anda säilitamiseks.

Teine olukord, kus võib olla vajalik paberite ülekandmine registreerida, on nende kolimine ühest osakonnast teise. Lõpuks - paberite ülekandmise kolmas olukord - selle dokumendipaketi eest vastutav ametnik võib tagasi astuda või teisele ametikohale üle minna. Sel juhul on vaja registreerida paberiülekanded ühelt inimeselt teisele.

Kõigil ülalnimetatud juhtudel nõuavad õigusaktid vastuvõtmis- ja üleandmisakti koostamist. Kõigi nõutavate rekvisiitide olemasolu, nimelt äridokumentide üleandmist ja vastuvõtmist teostavate isikute allkirjad ning komisjoni liikmete allkirjad, kui need on loodud, on akti vajalikud atribuudid, tagades selle õigusliku jõu.

Akti koostamise nõue ei ole range kõigil paberiülekande juhtudel. Akt on kohustuslik, kui antakse üle varude esemeid või rangelt raamatupidamisvorme. Muudes olukordades koostatakse akt poolte vastastikusel nõudmisel. Tavaliselt tehakse seda protseduurile õigusliku staatuse saamiseks.

Loe ka teemal:

Millistel juhtudel rakendatakse vastuvõtutunnistust?

Järgmistes olukordades tuleb koostada vastuvõtmis- ja üleandmisakt:

äridokumentide paketi ülekandmine ühelt töötajalt teisele;

äridokumentide ülekandmine organisatsioonis (ühest osakonnast teise);

dokumentide esitamine arhiivi säilitamiseks;

äridokumentide üleandmine organisatsiooni äristaatuse muutumise korral.

Tuleb märkida, et ülaltoodud loetelu ei ole ammendav.

Mõelgem üksikasjalikumalt dokumentide edastamise registreerimise tunnuseid igal üksikul juhul.

Arhiivihoidla registreerimine

Paberite arhiivi üleandmise kord on reguleeritud vastavate eeskirjade ja määrustega. Paljudel organisatsioonidel on oma arhiiv ja selle töö eest vastutab töötaja. Sama töötaja võtab dokumendid ladustamiseks vastu ja allkirjastab vastuvõtutõendi.

Peab märkima, et arhiivi üleandmiseks mõeldud äridokumentide ettevalmistamise eripära sõltub nende kavandatud säilitamise perioodist. Seega tuleb üle 10-aastase kõlblikkusaja korral kohustuslik õmblemine ja nummerdamine ning vähem kui 10-aastase säilivusajaga juhtumid võib jätta sideainesse.

Ettevõtte likvideerimise, saneerimise või müügi registreerimine

Likvideerimise registreerimise kord ja saneerimise või müügi registreerimise kord on mõnevõrra erinevad. Esimesel juhul tuleb osa ettevõtte dokumentidest viia ladustamiseks munitsipaal- või riigiarhiivi. Riigi kontoritöö süsteem on reguleeritud omaenda standarditega, mille järgimine on ettevõtte likvideerimise registreerimisel kohustuslik.

Ettevõtte saneerimise või müügi registreerimisel on vaja luua kahepoolne komisjon, kuhu peaksid kuuluma mõlema ettevõtte esindajad.

Juhatuse või asutaja vahetuse registreerimine

1. etapp.

Ettevõtte juhtkonna või asutaja vahetumisel tuleb kogu talle kuuluv dokumentatsioon üle anda uutele ametnikele. Esiteks on need ettevõtte asutamisdokumendid ja pitser. Vastuvõtmise ja edastamise protseduur viiakse läbi spetsiaalselt loodud komisjoni juuresolekul.

2. etapp.

Juhul, kui ettevõtte uus juht on juba ametisse nimetatud, antakse kogu dokumentatsioon talle üle, kuid kui uut juhti veel pole, siis lasub vastutus moodustavate dokumentide ja pitseri turvalisuse eest vastuvõtmis- ja üleandmiskomisjonil.

Ametniku vallandamise registreerimine

See juhtum on kõige tavalisem ja selle kujundus on tavaliselt sirgjooneline. Enne vallandamist koostab paberite hoidmise eest vastutav ametnik vastuvõtmis- ja üleandmisakti, millele kirjutavad alla tema ja uus ametnik.

Üleviimise registreerimine likvideerijale

Pankrotihaldur võtab pankrotimenetluse korral vastu ja haldab organisatsiooni asju. Ta teostab kõiki toiminguid ettevõtte äridokumentidega töötamiseks kuni selle täieliku sulgemiseni. Pärast seda viiakse ettevõtte dokumentatsioon vastavasse arhiiviasutusse riiklikku hoidlasse.

Dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt

Koostamise reeglid

1. etapp.

Dokumentide edastamise protseduur viiakse läbi nii edastavate kui ka vastuvõtvate ametnike kohustuslikul kohalolekul. Kui see protseduur eeldab spetsiaalse komisjoni olemasolu, peavad kohal olema kõik selle liikmed.

2. etapp.

Igal paberil tuleb kontrollida täitmise täielikkust ja õigsust ning see tuleb aktisse kanda. Vastuvõttev osapool peab arvestama edastatud dokumentide paketi kõik ühikud. Kui komisjon on olemas, arvutavad selle liikmed selle liikmed.

Registreerimise kord

Seadusandlikul tasandil pole vastuvõtmis- ja üleandmisakti koostamiseks ühtset standardit. See tähendab, et iga ettevõte saab seda kujundada erinevalt. See dokument peab siiski sisaldama arvukalt punkte:

Ettevõtte nimi.

Dokumendi nimi.

Koostamise koht, kuupäev.

Preambul sisaldab teavet dokumentide esitanud ja neid aktsepteerinud isiku kohta, samuti nimekirja isikutest, kes on komisjoni liikmed, kui see on loodud.

Akti põhiosa sisaldab kõigi dokumentide loetelu ja teavet nende arvu kohta.

Kõigi protseduuris osalevate isikute allkirjad.

Akti teksti saab ise koostada paberite käsitsi loendamise käigus. Teine võimalus on see, et kõigepealt koostatakse eelnõu, see sisaldab kõigi arvutusühikute loetelu ja alles siis näidatakse nende arv, dokument trükitakse uuesti ja allkirjastatakse mõlema osapoole ja kõigi komisjoni liikmete poolt.

Struktuur ja sisu

Reeglina koostatakse akt ettevõtte kirjaplangil, kus selle täielik nimi on juba märgitud. Sellele järgneb dokumendi üksikasjalik pealkiri, näiteks "Juriidilise osakonna dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt".

Järgmine punkt näitab protseduuri toimumise kohta ja akti koostamise kuupäeva. Lisaks loetletakse kõik ülekandmises osalevad isikud ja seejärel edastatud dokumentide üldloend.

Kõige mugavam on see nimekiri tabelina korraldada:

Üleantavate paberite registreerimine

Kehtivad kontoritöö reeglid reguleerivad üleantavate paberite ettevalmistamise ja täitmise korda. Lõpetatud ja suletud ümbrised tuleb õmmelda ja nummerdada. Sellise juhtumi esimene leht on kõigi kausta lisatud dokumentide loetelu.

Lõpetamata ettevõtted tuleks sorteerida kaustadesse, milles paberid on järjestatud kronoloogilises järjekorras. Kui see on eeskirjades ette nähtud, tuleb paberid esitada koos vajalike andmetega: kuupäev ja registreerimisnumber.

Raamatupidamisdokumentide vastuvõtmine ja edastamine

Raamatupidamisdokumentide vastuvõtmise ja ülekandmise nõuetekohase korra tagamiseks on vajalik kõigi saadaolevate paberite täpne loetelu.

Üldreeglina sisaldub selline loetelu ettevõtte asjade nomenklatuuris või on ette nähtud selle arvestusmeetodites.

Raamatupidamisdokumentatsiooni ülekandmisel tuleb viivitamatult kindlaks teha, kas see sisaldab rangeid aruandlusvorme. Kuna seda tüüpi paberil on materiaalne väärtus, on nende edastamise fakt kõige paremini dokumenteeritud eraldi aktis. Samal ajal on oluline, et sellest protseduurist võtaks osa spetsiaalselt loodud komisjon.

Ülekandeks valmistumisel on personalidokumendid kõige mugavam grupeerida tüübi ja säilitusaja järgi. Näiteks kõik paberid, mida tuleb säilitada kauem kui 75 aastat, tuleb koguda ühte blokki ja kõik ülejäänud teise.

Edasise töö optimeerimiseks võite eraldi grupeerida kõik paberid, mis hiljem hävitatakse. Näiteks personalitöö tellimusi hoitakse kolm kuni viis aastat. Nende üleandmise saab vormistada eraldi aktis. Samuti koostatakse eraldi aktina üleantud tööraamatute tühjad vormid.

Asutamisdokumentide edastamise rakendamine nõuab erilist tähelepanu, kuna need on ettevõtte peamised dokumendid.

Ettevõtte ametliku pitseri üleandmist saab vormistada ka eraldi aktis.