Dokumentačný systém. Jednotné systémy dokumentácie Prepojenie s existujúcimi systémami klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií; ziskovosť. Dosiahnuté rozumným začlenením dokumentov do dokumentačného systému, ši
Dokumentačný systém - súbor dokumentov vzájomne prepojených podľa charakteristík pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich registráciu.
Hlavným smerom zlepšovania dokumentov je ich zjednotenie a štandardizácia.
Za účelom zníženia počtu dokumentov používaných pri riadiacich činnostiach, za účelom štandardizácie ich formulárov, zníženia mzdových a materiálových nákladov na ich prípravu a vyhotovenie, za účelom dosiahnutia jednotnosti informačných základní sa pracuje na zjednotení dokumentov, vytvorení jednotných dokumentačných systémov (SDS).
Vytvorenie jednotných dokumentačných systémov je založené na jednotnosti zloženia a formy riadiacich dokumentov:
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
Jednotný bankový dokumentačný systém;
Jednotný systém finančnej, účtovnej a reportovacej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie;
Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;
Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;
Jednotný systém pracovnej dokumentácie;
Jednotný dokumentačný systém Dôchodkový fond Ruská federácia;
Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
Forma právnej konsolidácie zjednotenia dokumentov je štandardizácia úradné dokumenty.
Štandardizácia v oblasti správy záznamov znamená stanovenie vnútroštátnych formulárov a požiadaviek na dokumenty, ktoré musia používať všetky organizácie. Uplatňovanie štandardov zvyšuje kultúru moderného riadenia.
Zjednotenie a štandardizácia kancelárskych dokumentov vytvára možnosť kompilácie štandardných (šablónových) textov pre dokumenty obsahujúce identické a opakujúce sa informácie.
12. Etapy a spôsoby zjednotenia riadiacich dokumentov. Hlavné formy prezentácie jednotných textov: text, šablóna, tabuľka, dotazník
Text úradný dokument sa nazýva informácia zaznamenaná akýmkoľvek typom zápisu alebo akýmkoľvek systémom na záznam zvuku, ktorý obsahuje všetky alebo hlavnú časť rečových informácií.
hlavným cieľom zjednotenie textov spočíva v zdokonalení riadiacej dokumentácie, v urýchlení prijímania optimálnych rozhodnutí riadenia, a teda vo zvýšení celkovej efektívnosti celého procesu riadenia.
Zjednotenie textov umožňuje:
1. Vyriešiť problém racionalizácie zloženia dokumentov organizácie a stanovenia výkonu rovnakého typu funkcií.
2. Znížte náklady na vytváranie dokumentov. Zistilo sa najmä, že čas na zostavenie a úpravu zjednoteného textu sa zníži o 3 - 5 krát. Zvyšuje sa tak produktivita práce, efektívnosť práce v oblasti riadenia, predchádza sa možnosti chýbania potrebných častí informácií.
3. Z dôvodu úspory času a námahy pri čítaní je potrebné oboznámiť sa s dokumentom, pretože v zjednotenom texte môže tvorca dokumentu okamžite zvýrazniť kľúčové informácie. Podľa niektorých údajov je zjednotený text vnímaný takmer rádovo intenzívnejšie ako nezjednotený.
4. Zjednotené šablóny textových dokumentov sa ľahko používajú v počítači automatizované systémyach kancelárska práca.
Existuje niekoľko predpokladov pre zjednotenie textov dokumentov:
Ø v prvom rade je to veľké množstvo podobnej výroby
a riadiace operácie. Faktom je, že proces riadenia spočíva
Ø z funkcií rovnakého typu, ktorých dokumentáciu sprevádza vzhľad mnohých podobných dokumentov. Takéto dokumenty zase vytvárajú stabilné a opakujúce sa jazykové konštrukcie. Vďaka tomu je počet jazykových prostriedkov riadiacich dokumentov obmedzený (opakujú sa v nich dve tretiny slov a výrazov);
Ø slovník riadiacich dokumentov závisí od legislatívnych a
regulačné akty orgánov a správy a súvisí s potrebou preniesť presné právne formulácie do dokumentov;
Ø úradné, doručovacie dokumenty sú plné špeciálnej terminológie;
Ø vyznačujú sa neutrálnou slovnou zásobou;
Napokon texty jednotlivých skupín dokumentov majú rovnakú štruktúru.
Zjednotenie textov spočíva v nastolení jedinej formy jazykového prejavu, ktorá najpresnejšie sprostredkuje obsah pravidelne sa opakujúcich manažérskych situácií alebo akcií.
Hlavná metóda zjednotením textov úradných dokumentov je prideľovanie stálych a variabilných informácií. Trvalé informácie sú informácie, ktoré sa opakujú vo všetkých dokumentoch vytvorených v podobných situáciách riadenia, premenné informácie sú informácie, ktoré vám umožňujú rozlíšiť opakujúce sa situácie riadenia.
Trvalé informácie sa zaznamenávajú v jednotnej podobe dokumentu a tvoria nemennú opakujúcu sa časť textu. V jednotnej podobe dokumentu by malo byť poskytnuté voľné miesto na zaznamenávanie zmien, nových informácií.
Aby bolo možné oddeliť konštantné informácie od premennej, je potrebné mať aspoň niekoľko dokumentov rovnakého typu a jedného účelu, ktoré sú vytvorené v podobných manažérskych situáciách.
Iba analýza konkrétnych dokumentov poskytuje základ pre rozdelenie informácií na konštantné a variabilné.
Metóda zjednotenia testu má dve odrody - zjednotenie obsahu a formálne zjednotenie.
Rozlišujú sa tieto typy zjednotenia a štandardizácie textu servisných dokumentov:
1.štandardizácia jazykových jednotiek, ich legislatívna konsolidácia v
GOST (úradné výrazy, priemyselné výrazy, názvy predmetov, výrobkov, lexikálne a grafické skratky);
2. vývoj jednotných foriem prezentácie textov dokumentov (napríklad zjednotené texty so stálymi informáciami na prázdnom dokumente);
3. formalizácia jazykových prostriedkov (t. J. Obmedzenie používania prvkov prirodzeného jazyka prostredníctvom používania umelých jazykových prostriedkov
prostriedky: kódy, symboly, grafické prvky atď.). Je to primárne kvôli použitiu výpočtovej techniky;
4. trenie, t.j. rozdelenie textu na samostatné komponenty a ich grafické oddelenie. Najjednoduchší nadpis je odsek. V závislosti od objemu, témy, účelu textu môže byť mazanie komplikovanejšie. Najmä texty zložitých dokumentov sú rozdelené na časti, odseky, doložky, pod-články, ktoré sú očíslované arabskými číslicami. Čísla najväčších častí textu pozostávajú z jednej číslice. Druhá etapa delenia používa dve čísla, tretia - tri atď.
Napríklad:
2.2.2. atď.
Jednotný text dokumentu možno predložiť v jednotnej forme dokumentu, vo forme šablóny, dotazníka alebo tabuľky. Rozhodujúcim faktorom pri výbere formy prezentácie textu je povaha informácií obsiahnutých v texte dokumentu.
Typické texty.
Činnosť riadenia zahŕňa veľa typických, často sa opakujúcich situácií, keď sa dokumentuje, ktoré dokumenty s rovnakým obsahom sa vytvárajú v rôznych organizáciách. Preto sa v praxi rozšírili jednotné texty dokumentov - štandardné.
Typické texty sa zvyčajne vypracúvajú pre viacstranové dokumenty, ktoré obsahujú jednotné formy jazykového prejavu, ktoré prešli dlhodobým testovaním v praxi, a preto najpresnejšie vyjadrujú obsah určitých akcií alebo situácií, napríklad pokiaľ ide o ustanovenia, pokyny, pravidlá, nariadenia atď.
Väčšina textu je typická pre dokumenty ako napr popis práce, ustanovenie o štrukturálna jednotka organizácie, vnútorné pracovné predpisy.
Typické časti textu môžu byť dokonca obsiahnuté v dokumentoch, ktoré sú v podstate individuálne. Napríklad v pracovnej zmluve uzatvorenej so zamestnancom pri jeho prijatí je okrem individuálnych informácií a podmienok veľa typických informácií, ktoré sa uvádzajú v iných pracovné zmluvy, ktorý umožňuje vypracovanie štandardných formulárov týchto dokumentov.
Šablónové texty
Šablónové texty sa vytvárajú pre dokumenty malého objemu, ktoré sa vypracúvajú opakovane počas kalendárneho roka alebo pravidelne z roka na rok. Odporúča sa vytvárať šablónové texty pre skupiny dokumentov s rovnakými akciami. V inštitúciách sú šablónové texty dokumentov vypracované vo forme zbierky.
Šablóna- toto je štandardný list papiera, na ktorý sa tlačia permanentné informácie tlačovou metódou a zostáva priestor na variabilné informácie.
Šablónový text- forma prezentácie textu, ktorá obsahuje neustále informácie a medzery určené na zavedenie variabilných informácií charakterizujúcich konkrétnu situáciu riadenia.
Šablóny určujú zloženie informácií v dokumentoch, ich postupnosť a konsolidujú stabilné slovné formulácie.
Šablónový text zachováva gramatickú štruktúru textu, jedná sa o gramaticky súvislý text zostavený podľa noriem obchodného písania.
Forma prezentácie zjednoteného textu vo forme šablóny sa vyberie, keď hlavným obsahom dokumentu sú informácie o činnostiach riadenia. Vo forme šablóny sú vypracované jednotné texty objednávok, objednávok, pokynov, protokolov, aktov, zmlúv, zmlúv, dohôd, memoránd a servisných listov, listov, osvedčení atď. Text šablóny môže obsahovať „rady“ vo forme medziriadkových vysvetlení o povahe informácií, ktoré by sa mali zadať do medzier.
Obsah dokumentov je určený zložením a hodnotou ukazovateľov a podrobností, ktoré sú v ňom obsiahnuté. Na jednej strane sa môžu ukazovatele a podrobnosti líšiť, čo nevylučuje možnosť predstaviť im všeobecné požiadavky. Na druhej strane veľké množstvo ukazovateľov a podrobností aj pre rôzne dokumenty je rovnaké. Šablónové dokumenty výrazne skracujú čas na vypracovanie dokumentov, pretože pozornosť umelca sa obmedzuje iba na zavedenie variabilnej konkrétnej informácie, ktorej miesto je vopred dané. V skutočnosti vypĺňa už vypracovaný dokument, ktorý vylučuje fázu návrhu.
Schematicky je metodika vývoja šablónových textov nasledovná:
Ø identifikácia typických úloh riadenia;
Ø zhromažďovanie informácií potrebných a generovaných v procese riešenia problémov riadenia;
Ø vypracovanie jednotného textu dokumentu odrážajúceho identifikovanú typickú situáciu;
Ø koordinácia projektu so špecialistami, ktorí vypracúvajú dokumenty alebo s nimi pracujú (v takom prípade je potrebné venovať osobitnú pozornosť použitiu odborných termínov);
Ø konečná úprava projektu a návrhu v súlade s požiadavkami GOST.
V počítačových programoch určených na písanie a formátovanie textov (textové editory) sa štandardné (šablónové) formy dokumentov nazývajú „šablóna“ a prekladajú sa slovom „šablóna“. Príkladom šablónového dokumentu je akákoľvek forma organizácie.
Tabuľka
Najvýstižnejšia a naj vizuálnejšia forma prezentácie informácií v dokumente je stôl.
Tabuľka spravidla obsahuje informácie o niekoľkých objektoch charakterizovaných rôznymi charakteristikami.
Tabuľka - zoznam informácií, číselné údaje uvedené v konkrétnom systéme a rozmiestnené do stĺpcov.
V tabuľke sú trvalé informácie predstavované názvom prvkov, ktoré popisujú množinu objektov zaznamenaných v ľavom stĺpci tabuľky - bočnej stene. Informácie o premenných v tabuľke sa zapisujú do buniek vytvorených zoznamom vodorovných a zvislých čiar a grafov.
Forma tabuľky sa spravidla používa pri prezentácii digitálnych informácií v spravodajských a štatistických, účtovných, bankových, organizačných, administratívnych a iných dokumentoch.
Tabuľky sú očíslované. Tabuľky sú očíslované takto: ak je v texte viac ako jedna tabuľka, mala by byť označená ako „Tabuľka 1“.
Tabuľky môžu byť rôzneho stupňa zložitosti, nadpisy stĺpcov tabuľky môžu obsahovať niekoľko úrovní čísel, to znamená zahrnúť podnadpisy.
Nadpisy tabuliek by mali byť krátke a jasné. Odporúča sa oddeliť hlavy stola od zvyšku stola výraznou čiarou. Nadpisy stĺpcov a riadkov sa píšu s veľkým písmenom, podnadpisy, ak nemajú samostatný význam, s malým písmenom. Podnadpisy grafu a riadku by mali byť gramaticky v súlade s nadpismi. Bodka sa v dizajne tabuliek nepoužíva ako interpunkčné znamienko. Výnimkou je prípad pravopisu skrátených slov.
Je povolené previesť tabuľku s veľkým počtom riadkov na inú stránku. Aby sa hlavička, ktorá zaberá veľa miesta, nepreniesla na novú stránku, sú stĺpce tabuľky očíslované a na každú nasledujúcu stránku sa prenesie iba riadok s číslami stĺpcov. V takom prípade sa nad následnú časť píšu slová „Pokračovanie tabuľky ...“, „Koniec tabuľky ...“. Nie je dovolené zadávať do tabuľky stĺpec „číslo v poradí“. Ak je potrebné riadky očíslovať, ich sériové čísla sa umiestnia pred hlavičky riadkov, do bočnej steny a za číslom označujúcim číslo riadku sa umiestni bodka.
Číselné hodnoty ukazovateľov uvedené v stĺpcoch sa zadávajú na úrovni posledného riadku názvu ukazovateľov. Slovný popis ukazovateľov by sa mal na rozdiel od digitálneho začínať na úrovni prvého riadku názvu ukazovateľa. Ak chýbajú údaje v príslušných stĺpcoch, musí sa vložiť pomlčka.
Duplicitné slová v hlavičkách riadkov je možné nahradiť úvodzovkami, ak tabuľka nie je oddelená vodorovnými čiarami. Duplicitné čísla a označenia v stĺpcoch tabuľky sa nenahrádzajú úvodzovkami.
Za prítomnosti malého množstva digitálneho materiálu, ktorý je nepraktický pri zostavovaní tabuľky, sa uvedie ako výstup. Vo výstupe by mali byť stĺpce na rozdiel od tabuľky oddelené nie riadkami, ale bodkami. Napríklad:
„Pri zavesení nízkonapäťových vodičov na križovatkách a na rovnej koľaji bez križovatiek uplatnite na normy tieto koeficienty:
mzdové náklady a mzdy .......... …………………………………. 1.8
stroje a materiály .................................... …………………………… …… ..2,0 ".
4. Dotazník
Žiadosť- forma prezentácie textu, ktorá dáva charakteristiku jedného objektu podľa určitých charakteristík. Obsah dokumentu vo forme dotazníka má neustále a variabilné informácie. Permanentná informácia je názov znakov, premenná je ich charakteristika. Dotazník zvyčajne obsahuje nasledujúce možnosti prezentácie informácií:
Ø otázky a návratové medzery pre odpovede;
Ø otázky a odpovede na výber;
Ø recipročné medzery pre informácie zadané respondentom dodatočne podľa jeho uváženia.
V texte dotazníka sú neustále informácie vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo frázou, základným slovom, ktoré je v nominatíve podstatným menom. Variabilné informácie možno napísať aj ako frázu s podstatným menom v nominatíve, sloveso (má, nemá atď.), Číslicu (častejšie v digitálnej podobe) alebo slová „áno“, „nie“.
Dotazníková forma podstatnej časti dokumentu je typická najmä pre personálnu dokumentáciu a pre dokumentáciu marketingových služieb, ktoré skúmajú napríklad dopyt spotrebiteľov po výrobkoch vyrobených týmto podnikom.
Tabuľky s textovými informáciami sú zostavované priamo v textovom editore MS Word. Pokiaľ tabuľky obsahujú variabilné číselné hodnoty a je potrebný prepočet digitálnych údajov, použije sa program - tabuľky MS Excel alebo databáza MS Access. Údaje z týchto aplikácií sa importujú do programu MS Word pri zachovaní odkazov na príslušný zdrojový program, čo umožňuje aktualizovať a upravovať údaje vložené do dokumentu. Dizajn tabuľky je regulovaný normou GOST R-1,5-92.
13. Pravidlá navrhovania strojom písaného textu. Vlastnosti zjednotenia textov dokumentov s prihliadnutím na použitie automatizovaných systémov
Z dôvodu hospodárneho vzájomného spojenia detailov a ich častí (riadkov) sa odporúčajú nasledujúce kombinácie riadkovania, v závislosti od formátu dokumentu:
* Texty dokumentov pripravených na zverejnenie typografickou metódou sa tlačia v dvoch intervaloch.
** V zátvorkách sú hodnoty intervalov, ktoré sú povolené, spolu s hlavnými. Prednostné sú prvé intervaly.
GOST R 6.30-2003 je založený na príprave dokumentov pomocou tlačových zariadení a výpočtovej techniky.
Rozstup písmen (veľkosť tlačeného znaku) a riadkovanie sú stanovené GOST 6.10.5-87, v milimetroch: 2,6 - rozstup písmen; 4,25 - riadkovanie.
Pre jasnú definíciu začiatku tlače konkrétneho atribútu sa odporúča 8 polôh tlačového zariadenia, počítaných podľa počtu tlačených znakov (stlačení klávesu), počnúc od ľavého okraja formulára.
Z 0-tej pozície (okraj ľavého okraja) sa vytlačí značný počet podrobností o liste: dátum odchádzajúceho dokumentu; odkaz na index prichádzajúceho dokumentu; nadpis k textu; text (ak sa skladá z jedného odseku); názov pozície v požadovanom „podpise“; pozorovací podpis; priezvisko výkonného umelca a jeho telefónne číslo; značka na vyhotovení dokumentu a jeho smerovaní v prípade.
Od 1. pozície (5 znakov od okraja ľavého okraja) sa vytlačí začiatok odsekov v texte; značka dostupnosti aplikácie.
Z 2. pozície (16 znakov od hranice ľavého okraja) sa vytlačí index odchádzajúceho dokumentu; dátum v premennej „odkaz na index a dátum prichádzajúceho dokumentu“.
Z 3. pozície tabuľky (24 znakov od okraja ľavého okraja) sa vytlačí prepis podpisu zhotoviteľa o požadovanej značke „Vykonanie dokumentu a jeho odoslaní do prípadu“.
Od 4. pozície (32 znakov od okraja ľavého okraja) sa vo viacstranových dokumentoch vytlačí číslo strany, atribút „Adresát“, identifikátor elektronickej kópie dokumentu.
Od 5. pozície (48 znakov od okraja ľavého okraja) sa do premennej „podpis“ vytlačí dekódovanie podpisu.
Od 6. pozície (56 znakov od ľavého okraja) sa vytlačí slovo „kópia“.
Pri písaní listu pomocou osobného počítača sa nemusí zhodovať s veľkosťou znakov použitých v písacích strojoch. V tejto súvislosti by sa päť zo siedmich štandardných doložiek malo považovať za usmernenie pre vyhotovenie dokumentu. Nula a prvé pozície zostávajú povinné.
Pri umiestňovaní viacriadkových podrobností do oblasti pridelenej formulárom by sa mali použiť riadky celej dĺžky. Začiatok každého nový riadok musí byť vertikálne zarovnaný.
Odporúčaná dĺžka riadku pre podrobnosti viacerých riadkov (okrem textu) je 28 tlačiteľných znakov. Výnimočne, ak najmä nadpis textu (požadované 18, s. 32) pozdĺžneho prázdneho miesta presahuje 150 znakov, jeho riadok sa môže rozšíriť na okraj pravého okraja alebo sa môže preniesť na ďalší riadok.
GOST R 6.30-2003 nešpecifikuje typy písma, ktoré by sa mali používať pri príprave textu dokumentov pomocou osobného počítača. Hlavné požiadavky na písma spočívajú v tom, že sú čitateľné.
Pravidlá pre písanie textových materiálov
Texty dokumentov pripravených na zverejnenie typografickými metódami sa tlačia s dvoma riadkami. Stránka napísaná strojom sa skladá z 28 - 30 riadkov.
Písmeno s jedným riadkom je povolené. V takom prípade sú medzi odsekmi urobené dva intervaly. Pri písaní s jedným riadkom je strojom napísaná stránka dlhá 53 až 58 riadkov.
Pri písaní s medzerou jeden a pol pozostáva stránka napísaná strojom
38 riadkov.
Riadok štandardnej strojom písanej stránky pozostáva zo 64 ťahov.
Prvý riadok každého odseku je vytlačený päť ťahov späť od ľavého okraja.
Číslovanie stránok začína od druhej. Číslo strany je umiestnené v strede horného okraja hárka. Od hornej časti papiera k číslu stránky sú dve medzery a od čísla stránky k textu dve medzery.
Číslo stránky sa uvádza iba ako jedna číslica bez akýchkoľvek ďalších znakov.
Ø odtrhne jeden riadok textu alebo slovo z predchádzajúceho odseku;
Ø začnite jeden riadok nového odseku na záverečnej stránke, je lepšie začať nový odsek na inej stránke;
Ø začnite slovo spojovníkom na konci riadku, je lepšie presunúť toto slovo na novú stránku.
Text je možné rozdeliť na jednotlivé časti: kapitoly, odseky, pododseky. Každý komponent musí byť očíslovaný. Číslovanie sa vykonáva arabskými číslicami. Počet každej zložky musí obsahovať všetky čísla zodpovedajúcej zložky vyšších ročníkov.
Zjednotenie(z lat. unio - jednota a schopnosť robiť) v širšom zmysle slova znamená „priniesť jednotnosť, jednu normu, jednu formu“. Cieľom zjednotenia je optimálne znížiť počet prvkov v objektoch, ktoré tvoria akýkoľvek komplex alebo systém.
Pokiaľ ide o dokumenty, znamená to nasledovné. Funkcie riadenia sú v každej organizácii rovnaké. Je úplne zrejmé, že dokumenty vytvorené pri výkone štandardných funkcií riadenia by sa mali dostať do optimálnej jednotnosti v zložení, typoch, formách, t.j. zjednotený. Teda v nifikácia dokumentov - jedná sa o zníženie rozmanitosti druhov dokumentov tým, že sa zjednotia formy, štruktúra, operácie na ich prípravu, spracovanie, účtovníctvo, skladovanie.
Akýkoľvek dokument však funguje v spojení s inými dokumentmi. Sada vzájomne súvisiacich dokumentov používaných v konkrétnej oblasti ľudskej činnosti sa nazýva dokumentačný systém.
Dokumentačný systém - súbor dokumentov vzájomne prepojených podľa charakteristík pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich registráciu.
Zjednoteniu preto podliehajú nielen formy dokumentov, ale aj dokumentačný systém ako celok. Racionálne organizovaný komplex vzájomne súvisiacich dokumentov, vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek a uplatňovaný v určitej oblasti činnosti, sa nazýva tzv. jednotný dokumentačný systém.
Jednotný dokumentačný systém (USD) je komplex vzájomne súvisiacich dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek obsahujúcich informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti.
Zjednotenie dokumentov a dokumentačných systémov umožňuje zlepšiť formu a obsah dokumentov, eliminovať duplikáciu informácií, znížiť počet druhov a druhov dokumentov, znížiť náklady na pracovnú silu pri spracovaní dokumentov a dosiahnuť kompatibilitu informačných ukazovateľov v dokumentoch rôznych systémov (napríklad v plánovaných a reportovacích).
Jednotné systémy dokumentácie používané pri správe sú súčasťou Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD). OKUD je časť Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKK) a týka sa jednotných systémov dokumentácie a formulárov dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve. OKUD obsahuje názvy a kódové označenia zjednotených foriem dokumentov zahrnutých v jednotných dokumentačných systémoch. OKUD je navrhnutý na riešenie nasledujúcich úloh:
· Registrácia formulárov dokumentov;
· Zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve;
· Zníženie počtu použitých formulárov;
Žiadne vylúčenie z obehu jednotné formy Dokumenty;
· Zabezpečenie účtovníctva a systematizácia jednotných foriem dokumentov na základe ich registrácie;
· Kontrola zloženia formulárov dokumentov a vylúčenie duplikácie informácií používaných v oblasti riadenia;
· Racionálna organizácia kontroly používania jednotných formulárov dokumentov.
Manažérska dokumentácia obsahuje tieto zjednotené dokumentačné systémy:
JEDNOTNÝ SYSTÉM
ORGANIZAČNÁ REGULAČNÁ DOKUMENTÁCIA (USORD)
Dokumentácia pre založenie organizácie, podniku.
Organizácia, dokumentácia o reorganizácii podniku.
Dokumentácia k likvidácii organizácie, podniku.
Dokumentácia o privatizácii štátu a mestské organizáciepodniky.
Dokumentácia o administratívnych činnostiach organizácie, podniku.
Dokumentácia o organizačnom a normatívnom predpise činnosti organizácie, podniku.
Dokumentácia o regulácii prevádzkových informácií o činnostiach organizácie, podniku.
Náborová dokumentácia.
Dokumentácia na preradenie na inú prácu.
Dokumentácia o prepustení.
Dokumentácia pre evidenciu dovoleniek.
Dokumentácia na registráciu stimulov.
Dokumentácia na vykonanie disciplinárneho konania.
JEDNOTNÝ SYSTÉM
BANKOVÁ DOKUMENTÁCIA
Platobná dokumentácia pre bezhotovostné platby prostredníctvom bánk.
Dokumentácia o pôžičkových operáciách bánk.
Dokumentácia o kontrole výdavkov finančných prostriedkov na mzdy a platby sociálnych a pracovných zdrojov.
Dokumentácia o bankových transakciách súvisiacich s medzinárodnými vyrovnaniami.
Výstupné dokumenty bánk.
Dokumentácia o depozitných operáciách bánk.
Platobná dokumentácia pre bezhotovostné platby prostredníctvom bánk - vnútrobankové formy dokladov.
Dokumentácia o emisii - hotovostné a rozpočtové operácie bánk - vnútrobankové formy dokumentov.
Dokumentácia o kontrole vynakladania finančných prostriedkov na mzdy a vyplácanie sociálnych a pracovných dávok (na spotrebu) - interné bankové formy dokladov.
Výstupné dokumenty bánk - vnútrobankové formy dokumentov.
Dokumentácia pre peňažný obeh - intrabankové formy dokumentov.
Dokumentácia o úverových transakciách bánk - vnútrobankové formy dokumentov.
Účtovná dokumentácia - vnútrobankové formy dokladov.
JEDNOTNÝ SYSTÉM FINANČNÉHO, ÚČTOVNÍCTVA A VÝKAZNÍCTVA ÚČTOVNEJ DOKUMENTÁCIE
ROZPOČTOVÉ INŠTITÚCIE A ORGANIZÁCIE
Finančná dokumentácia.
Vykazovanie účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií.
Účtovná dokumentácia.
JEDNOTNÝ SYSTÉM
PODÁVANIE SPRÁV A ŠTATISTICKÁ DOKUMENTÁCIA
Dokumentácia o štatistike národných účtov a ekonomických bilancií.
Dokumentácia o štatistike vedeckého a technického potenciálu a inovatívneho pokroku.
Dokumentácia štatistík práce.
Dokumentácia štatistík materiálových zdrojov.
Dokumentácia finančnej štatistiky.
Dokumentácia sociálnej štatistiky.
Dokumentácia odvetvovej štatistiky.
Štatistická dokumentácia poľnohospodárstvo a obstarávanie poľnohospodárskych výrobkov.
Dokumentácia štatistík investičnej výstavby.
Dokumentácia o štatistike zahranično-ekonomických vzťahov.
Dokumentácia o štatistike spotrebiteľského trhu a jej infraštruktúrach.
Dokumentácia štatistík dopravy a spojov.
Dokumentácia o štatistikách pozorovania a registrácie zmien cien a taríf.
JEDNOTNÝ SYSTÉM
ÚČTOVNÁ A VÝKAZNÁ ÚČTOVNÁ DOKUMENTÁCIA
PODNIKY
Vykazovanie účtovnej dokumentácie.
Účtovné registre.
Primárna účtovná dokumentácia.
JEDNOTNÝ SYSTÉM
PRACOVNÉ DOKUMENTY
Dokumentácia o stave trhu práce.
Dokumentácia pracovnoprávnych vzťahov.
Dokumentácia pre ďalšie vzdelávanie zamestnancov orgánov práce.
Dokumentácia ochrany práce.
Dokumentácia minimálneho spotrebiteľského rozpočtu.
Dokumentácia o odvolaniach na pracovných úradoch.
JEDNOTNÝ SYSTÉM DOKUMENTÁCIE
DÔCHODKOVÝ FOND RUSKEJ FEDERÁCIE
Dokumentácia o účtovníctve a rozdelení finančných prostriedkov.
Plánovacia dokumentácia ekonomická aktivita.
Dokumentácia o kontrolných a overovacích činnostiach.
JEDNOTNÝ SYSTÉM
ZAHRANIČNÁ OBCHODNÁ DOKUMENTÁCIA
Prevádzková a obchodná dokumentácia.
Prepravná dokumentácia.
Vysporiadanie dokumentácie zahraničného obchodu.
Dokumentácia vyhotovená pri dovoze (vývoze) tovaru.
Prepravná dokumentácia zahraničného obchodu.
Každý jednotný dokumentačný systém (USD) má svoje špecifiká, preto je práca s dokumentmi samostatného USD regulovaná príslušnými regulačnými dokumentmi: štátne normy, pokyny atď.
Medzi uvedenými dokumentačnými systémami je na zvláštnom mieste Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD).Charakteristickým rysom organizačnej a administratívnej dokumentácie je, že s jej pomocou sú dokumentované činnosti organizácií a podnikov pri výkone akejkoľvek riadiacej funkcie na akejkoľvek úrovni riadenia a vo všetkých priemyselných odvetviach.. USORDupravuje prijaté rozhodnutia administratívne záležitosti a je vytváraný vo všetkých federálnych orgánoch štátna moc, v orgánoch miestna vláda, v podnikoch a organizáciách, bez ohľadu na organizačnú a právnu formu a druh činnosti. Práve s USORD pracujú hlavne špecialisti na dokumentáciu riadenia.
Proces riadenia sa vyznačuje rozmanitosťou a opakovaním pracovných situácií a opatrení prijatých na ich riešenie. Preto veľká, často neopodstatnená rozmanitosť dokumentov a potreba ich zjednotenia a štandardizácie.
Podstata zjednotenia spočíva v znižovaní a predchádzaní neodôvodnenej rozmanitosti dokumentov a zjednocovaní ich foriem, štruktúry, jazykových štruktúr a operácií pri spracovaní, účtovníctve a uchovávaní. Donedávna napríklad v poštovom obehu v Rusku existovalo asi 20 štandardných veľkostí obálok, ktoré sa líšili celkovými rozmermi, umiestnením „okien“ na označenie adresy a ďalšími vlastnosťami. Počet štandardných veľkostí sa teraz výrazne znížil, ale nie natoľko, aby sa upustilo od manuálneho spracovania korešpondencie a prešlo sa na automatické triedenie podľa poštových smerovacích čísel.
Akýkoľvek dokument funguje v organizácii spolu s ďalšími dokumentmi, ktoré vytvárajú súhrnné dokumentačné formácie určitého účelu (manažment, účtovníctvo, výkazníctvo a štatistika, sociálne zabezpečenie a pod.). Takéto zbierky vzájomne súvisiacich dokumentov sa nazývajú dokumentačný systém. Racionálne organizovaný komplex vzájomne súvisiacich dokumentov, vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek a uplatňovaný v určitej oblasti činnosti, sa nazýva tzv. jednotný dokumentačný systém (AMERICKÝ DOLÁR). Zjednotenie dokumentov zabezpečuje zníženie pracovnej náročnosti spracovania dokumentov, dosiahnutie ich informačnej kompatibility a efektívnejšie využitie výpočtovej techniky.
Vývoj USD v súlade s postupom ustanoveným vládou Ruskej federácie uskutočňujú federálne riadiace štruktúry v súlade s ich sektorovým účelom. USD na jeden účel (napríklad jednotné systémy dokumentácie pre správu) sú zhrnuté v normatívny dokument, nazývaný Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD). Ostatné unifikované dokumentačné systémy sú kombinované do vlastných priemyselných klasifikátorov. Všetci klasifikátori jednotných dokumentačných systémov sú zahrnutí do jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií a sú jeho súčasťou. Zahŕňajú jednotné dokumentačné systémy a zodpovedajúce formy dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve Ruskej federácie.
Pokiaľ ide o riadiacu dokumentáciu, ktorá nás zaujíma v prvom rade, podľa celo ruského klasifikátora OK 011-93 v krajine v súčasnosti fungujú nasledujúce USD:
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (kód 0200000);
Jednotný primárny systém účtovné záznamy (kód 0300000);
Jednotný systém bankovej dokumentácie (kód 0400000);
Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií (kód 0500000);
Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia (kód 0600000);
Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia (kód 0700000);
Jednotný systém dokumentácie práce (kód 0800000);
Jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie (kód 0900000);
Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu (kód 10 000 000);
Osemmiestne kódové označenie jednotnej formy dokumentu odráža nasledujúce znaky klasifikácie:
Prvý a druhý znak (trieda formulárov) - jednotná forma dokumentu patrí do zodpovedajúceho jednotného systému dokumentácie (napríklad 02 - jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
Tretím a štvrtým znakom (podtrieda formulárov) je zhodnosť obsahu mnohých foriem dokumentov a smer ich použitia (napríklad 01 - dokumentácia o účtovníctve a rozdelení finančných prostriedkov);
Piaty, šiesty a siedmy znak sú evidenčným číslom jednotnej formy dokumentu v rámci podtriedy (napríklad 004 je mzda za poistné);
Ôsma číslica je šekové číslo.
Kódové označenia objektov OKUD sa môžu umiestniť do všetkých zjednotených foriem dokumentov.
Spolu s OKUD vymenujeme ďalších klasifikátorov, ktorým budeme musieť pri prezentácii materiálu čeliť: All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO), All-Russian Classifier of Education Specialties (OKUD), All-Russian Classifier of Workers 'Professions, the Unified System of Organizational and Administrative Documentation (code 0200000)
Novo vyvinuté jednotné formy dokumentov podliehajú registrácii a následnému zaradeniu do OKUD. Sekcie OKUD sa, bohužiaľ, vedú nedostatočne efektívne - v súčasnosti niektoré dokumenty zavedené Občianskym zákonníkom Ruskej federácie zostávajú mimo rozsahu klasifikátora. Zároveň si zachováva niektoré formy, ktoré sa v praxi nepoužívajú.
Zjednotenie obchodných dokumentov sa vykonáva na základe štandardného grafického modelu konštrukcie dokumentu. Model je štruktúrna mriežka zvislých a vodorovných čiar pretínajúcich sa v pravých uhloch, vyrobená s určitým rozstupom (2,6 mm horizontálne a 4,25 mm vertikálne. Je povolené použiť štrukturálnu mriežku s rozstupom písma 2,54 mm a rozstupom čiar 4, 24 mm). Štrukturálna mriežka (obr. 1.10) umožňuje pomocou súradníc priesečníkov liniek určiť polohy informačných prvkov, z ktorých je dokument tvorený (adresa, dátum, text, podpis atď.).
Na základe štruktúrnej mriežky pre celú sadu dokumentov použitých v konkrétnej oblasti činnosti sa vytvorí vzorový formulár, ktorý poskytuje zóny (bunky, obdĺžniky) na umiestnenie informačných prvkov dokumentu, ktoré sa v kancelárskej práci nazývajú náležitosti. Konštrukčná mriežka umožňuje opísať dokument vo formálnej podobe. Požiadavky na zostavenie vzorového formulára obchodných dokumentov sú stanovené v GOST 6.10.5-87. Na základe opísaného prístupu sa nazhromaždilo veľa skúseností s vývojom jednotných dokumentačných systémov v národnom hospodárstve.
Medzi metódy zjednotenia riadiacej dokumentácie patrí aj písanie na stroji, šablóna, predloženie dokumentov vo forme dotazníka a vypracovanie dokumentov na základe vzoriek. Typizácia dokumentov spočíva vo vývoji univerzálnych dokumentačných riešení pre konkrétnu oblasť použitia, ktoré sa po následnom zdokonalení konkrétnych podmienok použitia stanú účinnými predpismi alebo usmerneniami konkrétnej organizácie. Napríklad štandardná zmluva o dodávke tovaru, štandardné nariadenie o úrade organizácie, modelové pravidlá interné pracovné predpisy a pod.
Šablónovanie dokumentov sa redukuje na prípravu formulára dokumentu s predtlačenou časťou textu a špeciálne ponechanými prázdnymi miestami, ktoré vyplní pôvodca dokumentu po jeho finalizácii. Vzorové dokumenty sa často používajú v personálnej dokumentácii (dotazníky, objednávky, atď.).
Prezentácia dokumentov vo forme dotazníka je metóda priestorovej organizácie verbálneho materiálu, pri ktorej sa permanentné informácie spravidla prezentujú vo forme zoznamu otázok umiestnených na ľavej strane hárku v riadkoch pod sebou. Variabilné informácie vo forme odpovedí na otázky sa aplikujú na voľné miesto hárku na jeho pravej strane. Dotazník je široko používaný v technike sociologického výskumu, pri zostavovaní súhrnov, zadávaní objednávok atď.
Zostavenie dokumentov na vzorke spočíva v príprave veľkého množstva dokumentov v rôznych obchodných situáciách analogicky s navrhovanými príkladmi (vyhlásenie, popis, vysvetľujúca poznámka, notársky overené dokumenty atď.).
Zjednotenie v dokumentácii môže byť samostatnou prácou aj etapou prác na štandardizácia.
Podstatou štandardizácie v kancelárskej práci je vypracovanie optimálnych pravidiel a požiadaviek na kompiláciu, návrh, správu dokumentov a archívne úložisko dokumenty prijaté v stanovený poriadok na ich všeobecné a opakované použitie na dobrovoľnej báze. Pravidlá a požiadavky prijaté v súlade s ustanoveným postupom môžu byť formalizované vo forme národnej normy Ruska (GOST R) alebo organizačného štandardu (štandardy miestnych organizácií, podnikov, firiem sú tradične označené skratkou STP - podniková norma).
Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii môžu byť buď normy pre určité typy dokumentov (napríklad GOST 7.32-91. Správa o výskumných prácach. Štruktúra a pravidlá návrhu) *, alebo pre ich prvky (napríklad GOST 9327-60. Spotrebný papier). Formáty) a jednotné dokumentačné systémy, napríklad jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD).
Národné normy (GOST R, ako aj tie, ktoré sú povolené na použitie spoločnosťou GOST) fungujú na území Ruskej federácie bez akýchkoľvek obmedzení. Organizačné normy (STP) v Rusku môžu organizácie vyvinúť a uplatňovať v nasledujúcich prípadoch:
Na zabezpečenie použitia technických predpisov Ruskej federácie, GOST R, GOST, medzinárodných noriem, národných noriem v podnikoch zahraničné krajiny, normy vedeckých a technických, inžinierskych spoločností a rôznych verejných združení, STP iných organizácií;
Pre výrobky, služby a výrobné procesy (pracovné) vytvorené v tomto podniku.
Národné normy a všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií vrátane pravidiel ich vývoja a uplatňovania tvoria národný normalizačný systém. Otázky riadenia štátu v oblasti normalizácie v Ruskej federácii, vrátane koordinácie činností orgánov federálnej vlády, interakcie s orgánmi jednotlivých subjektov Ruskej federácie, vykonáva Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu, ktorá bola vytvorená na základe Gosstandart Ruska.
OBCHODNÝ SYSTÉM
Organizačné a administratívne činnosti v riadení spočívajú hlavne v príprave a implementácii manažérskych rozhodnutí, zdokumentovaných v OSA. Organizačná a administratívna dokumentácia je najbežnejšie používaným typom riadiacej dokumentácie.
GOST R 51141-98 interpretuje koncept organizačného a administratívneho dokumentu nasledovne: „Typ písomného dokumentu, ktorý fixuje riešenie administratívnych a organizačných záležitostí, ako aj otázok riadenia, interakcie, podpory a regulácie činností orgánov, inštitúcií, podnikov, organizácií, ich divízií a úradníci “.
OSA je rozdelená do troch skupín (v zátvorkách sú uvedené hlavné typy dokumentov tejto skupiny):
- organizačná dokumentácia (stanovy, charty, nariadenia, pravidlá, tabuľky zamestnancov, pokyny);
- administratívna dokumentácia (príkazy, príkazy, rozhodnutia, rozhodnutia, pokyny);
- referenčná dokumentácia, ktoré je možné následne podmienečne rozdeliť na:
- prevádzkové informácie (listy, telefónne správy, faxy atď.);
- odkaz a informácie (akty, zápisnice, správy, kancelárske poznámky atď.).
Okrem toho Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD) obsahuje dokumenty o pracovníkoch (pracovníkoch) v počte ORD: aplikácie, osobné karty, objednávky (objednávky) na zamestnanie a množstvo ďalších.
Registrácia ORD, ako už bolo spomenuté, sa vykonáva v súlade s normou GOST R 6.ZO-2003, ktorá ustanovuje zloženie podrobností dokumentov, požiadavky na registráciu detailov a na formy dokumentov, vrátane formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie. Správne vykonané podrobnosti o organizačných a administratívnych dokumentoch zaručujú ich právnu silu.
V súlade s normou GOST R 6.30-2003 sa pri príprave a vykonávaní ORD používajú nasledujúce podrobnosti:
01 - Štátny znak Ruskej federácie;
02 - erb subjektu Ruskej federácie;
03 - znak organizácie alebo ochranná známka (ochranná známka);
04 - organizačný kód;
05 - hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby;
06 - identifikačné číslo platiteľa dane / kód dôvodu registrácie (TIN / KPP);
07 - kód formulára dokumentu;
08 - názov organizácie;
09 - referenčné údaje o organizácii;
10 - názov typu dokumentu;
11 - dátum dokladu;
12 - registračné číslo dokumentu;
14 - miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu;
15 - adresát;
16 - pečiatka schválenia dokumentu;
17 - rozlíšenie;
18 - názov textu;
19 - kontrolná značka;
20 - text dokumentu;
21 - známka o prítomnosti aplikácie;
22 - podpis;
23 - pečiatka schválenia dokumentu;
24 - vízum na schválenie dokumentu;
25 - odtlačok tlače;
26 - značka na overení kópie;
27 - značka o účinkujúcom;
28 - značka na vyhotovení dokumentu a jeho smer vo veci;
29 - značka na prijatí dokumentu v organizácii;
30 - identifikátor elektronickej kópie dokumentu (značka pre automatické vyhľadávanie dokumentu).
Uvedené zloženie detailov by sa malo považovať za typické, pretože boli stanovené počas prípravy odlišné typy dokumenty, dokumenty rovnakého mena v rôznych organizačných a riadiacich situáciách sa môžu líšiť.
Medzi uvedenými požiadavkami sú trvalé a variabilné požiadavky. Na formulároch dokumentov sa nevyhnutne opakujú konštanty, premenné sa uplatňujú priamo v procese vypracovania konkrétneho dokumentu.
GOST R 6.30-2003 stanovuje v rámci štandardného listu papiera (formátu) umiestnenie každej požadovanej položky, pričom zohľadňuje postupnosť vykonávania a čítania dokumentu. Norma poskytuje dve možnosti foriem - uhlovú a pozdĺžnu. Približné hranice zón, v ktorých sa nachádzajú nevyhnutné prvky, sú označené prerušovanou čiarou. Každá zóna je definovaná súborom detailov, ktoré sú do nej zahrnuté. Kombinácie zón spolu tvoria formulár dokument.
Použitie prerušovaných čiar na označenie zón na umiestnenie požiadaviek symbolizuje možnosť určitého pohybu požiadaviek v oblasti formátu. Takéto pohyby sú spojené hlavne s výkyvmi v počte riadkov textu v dokumente (rekvizity 20), čo znamená posúvanie hraníc zón atribútov 21, 22, 25, ako aj atribútov 23, 24, 26, 27.
Prax dokumentácie hovorí o nežiaducom posune hranice umiestnenia náležitostí 28, 29, 30 a potrebe jasného umiestnenia tejto zóny v rozumnej odchýlke smerom nahor od veľkosti stanovenej normou (nie viac ako 2-4 mm).
Všetky polia formátu, s výnimkou rozdelenia na zóny na umiestnenie detailov, sa konvenčne delia na tri časti: pole služby dokumentu, pole na umiestnenie podrobností uhlových alebo pozdĺžnych pečiatok a pracovné pole dokumentu.
Oblasť služieb dokument je časť oblasti formátu určená pre polia dokumentu a jeho opravu v úložných zariadeniach. Pole na umiestňovanie pečiatok sa nachádza v ľavom hornom rohu formátu pre rohovú verziu formulára a v hornej časti pre pozdĺžnu verziu formulára. Zvyšok oblasti formátu je pracovné pole dokument.
Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov môžu byť štandardy pre jednotlivé dokumenty (napríklad správa o výskumnej práci), alebo pre určité druhy výrobkov (napríklad obal prípadov s dlhou trvanlivosťou) (GOST 17914-72), ako aj pre unifikované systémy. dokumentácia.
Jednotný dokumentačný systém (USD) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti (GOST R 51141-98).
V súčasnosti boli vyvinuté a v prevádzke tieto SDC:
jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
jednotný systém bankovej dokumentácie;
jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;
jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;
jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;
jednotný systém dokumentácie práce; jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie; jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
Pre každý zjednotený dokumentačný systém bol vyvinutý štátny štandard. Vývojármi USD sú príslušné ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú v konkrétnej oblasti činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Rosarkhiv Ruskej federácie je zodpovedný za organizačné a administratívne dokumenty.
Rovnaké ministerstvá a ministerstvá schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD.
Jednotná forma dokumentu (UFD) je súbor podrobností stanovených v súlade s úlohami riešenými v tejto oblasti činnosti a umiestnenými v určitom poradí na nosiči informácií.
Podrobnosti o dokumente sú požadovaný prvok formalizácia úradného dokumentu, napríklad podpisu, pečate, textu atď.
Sada rekvizít úradníka písomný dokumentusporiadané v určitom poradí sa nazýva forma dokumentu.
Každý typ dokumentu (objednávka, právny akt, list atď.) Má svoju vlastnú skupinu podrobností. Zjednotenie dokumentov v každom systéme sa však uskutočnilo vytvorením vzorovej formy dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe stanovením optimálneho zloženia náležitostí pre tento dokumentačný systém, určité typy dokumenty, konkrétny dokument atď. Vzorovým dokumentom je „model konštrukcie dokumentu, ktorý stanovuje rozsah, formáty, veľkosti polí, požiadavky na konštrukciu štruktúrnej siete a základné podrobnosti.“
V každom zjednotenom systéme teda existuje vzorový formulár, na základe ktorého sa vyvíjajú jednotné formy dokumentov, jednotné požiadavky na podobu detailov dokumentu. USD musí tiež vyvinúť jednotné formy dokumentov používaných v tomto systéme.
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) je dokumentačný systém používaný v akejkoľvek organizácii, inštitúcii, podniku.
Používanie USORD reguluje GOST R 6.30-97 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “.
GOST sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty ustanovené USORD (ďalej len dokumenty), - vyhlášky, príkazy, príkazy, rozhodnutia, rozhodnutia, protokoly, akty, listy, ktoré zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj o otázkach riadenia, interakcie, podpory a regulácie činností :
federálne orgány štátnej moci jednotlivých subjektov Ruskej federácie, vrátane jednotlivých subjektov Ruskej federácie, ktoré majú spolu s ruským jazykom ako štátnym jazykom orgány miestnej samosprávy;
podniky, organizácie a ich združenia, bez ohľadu na organizačnú a právnu formu druhu činnosti.
Táto norma špecifikuje:
zloženie detailov;
požiadavky na registráciu detailov;
požiadavky na formuláre a papierovanie;
požiadavky na výrobu, účtovníctvo, použitie a uchovávanie formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie, znakov subjektov, z ktorých sa skladá Ruská federácia (M.V. Kirsanova, 2001; L.A. Rumanina, 2002; N.M. Berezina, 2007).
Aktívne sa pracuje na zjednotení a štandardizácii v zahraničí.
Štandardizáciu dokumentov už dlho vykonávajú národné normalizačné organizácie mnohých krajín, rôzne medzinárodné organizácie. Národné normy pre dokumenty existujú v Nemecku, Belgicku, Veľkej Británii, Nórsku, Švédsku, Fínsku, Bulharsku a ďalších krajinách.
Na zjednotení dokumentov, najmä dokumentov zahraničného obchodu, sa podieľa viac ako desať medzinárodných organizácií vrátane Výboru pre rozvoj zahraničného obchodu Európskej hospodárskej komisie (EHS). Medzinárodná organizácia štandardizácia (NSO) atď. Úloha a význam zjednotenia a štandardizácie dokumentov sa zvýšila najmä v súvislosti s využívaním počítačových technológií v manažmente. dirigovanie
Stanovenie štandardov štátom v rôznych oblastiach činnosti je nevyhnutný, a preto nevyhnutný proces.
Spoločnosť, ktorá má potrebné, dostatočné a moderné typy dokumentov, prostriedky na ich vytváranie, spracovanie a ukladanie, má lepšie možnosti rozvoja vďaka šetreniu všetkých druhov zdrojov a rozvinutejšiemu komunikačnému systému.
Stanovenie štandardov v súlade s dekrétom prezidenta Ruskej federácie „Otázky systému a štruktúry federálnych orgánov výkonná moc”V znení zmien a doplnení z 30. mája 2008 N 863, uznesenie vlády Ruskej federácie zo 17. júna 2004 N 294 „O Federálnej agentúre pre technickú reguláciu a metrológiu“ (v znení zmien a doplnení 27. októbra 2004, 5. septembra 2006), pridelené Federálnej agentúre pre technický predpis a metrológia.
Požiadavky na dokumenty upravuje: Ústava Ruskej federácie; Občiansky zákonník Ruskej federácie; Zákon RF z 27.12.2002 N 184-FZ „Zap technický predpis “; Federálny ústavný zákon z 25. decembra 2000 č. 2-FKZ „O štátnom znaku Ruskej federácie“; Heraldické znaky - znaky federálnych štruktúr (ozbrojené sily Ruskej federácie, federálne poštové organizácie, ministerstvo pre mimoriadne situácie v Rusku, ministerstvo vnútra v Rusku atď.) Sú schvaľované výnosmi prezidenta krajiny; Používanie ochranných známok pri príprave dokumentácie určuje zákon „Dňa ochranné známky, servisné známky a označenia pôvodu tovaru “(z 23. septembra 1992, č. 3520-1);
Najúplnejším odvetvovým dokumentom upravujúcim prácu s dokumentmi je Štandardná inštrukcia pre správu záznamov vo federálnych výkonných orgánoch z 8. novembra 2005, N 536.
Štandardná inštrukcia ustanovuje všeobecné požiadavky na činnosť služieb dokumentácie riadenia, dokumentáciu činností riadenia a organizáciu práce s dokumentmi vo federálnych výkonných orgánoch. Ustanovenia modelového pokynu sa vzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi bez ohľadu na typ média, vrátane ich prípravy, registrácie, účtovníctva a kontroly vykonávania, vykonávaných pomocou automatizovaných (počítačových) technológií.
1. Pojmy požadovaná a dokladová forma
Náležitosti (z lat. „Nevyhnutné“) v právnom zmysle sú údaje, ktoré musia byť obsiahnuté v zákone alebo inom dokumente, aby boli uznané za platné.
Zloženie podrobností dokumentov; požiadavky na registráciu podrobností dokumentov; Požiadavky na formuláre dokumentov, vrátane formulárov dokumentov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie, sú upravené normou GOST R 6.30-2003 prijatou a uzákonenou rezolúciou Štátnej normy Ruska z 3. marca 2003 N 65-st.
GOST R 6.30-2003 ustanovuje 30 typov detailov použitých v dokumentoch.
Napríklad sa používajú nasledujúce podrobnosti o dokumente: 03-logo organizácie alebo ochrannej známky; 05-hlavné registračné číslo (OGRN) právnickej osoby; 06-identifikačné číslo daňovníka; 08-názov organizácie; 10-názov typu dokumentu; 11-dátum dokumentu; 12-registračné číslo dokumentu; 14-miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu; 15-adresát ; 20-text dokumentu; 22-podpis. Rozloženia podrobností dokumentu sú uvedené v prílohe A k GOST R 6.30-2003.
Použitie konkrétnych detailov závisí od typu dokumentu podľa GOST R 6.30-2003.
Ak ide o všeobecnú formu, použijú sa podrobnosti: 01; 02 alebo 03; 08; 11; 14.
Hlavičkový papier používa nasledujúce podrobnosti: 01; 02 alebo 03; 04; 05; 06; 08; 09; 11; 12; 13; 14; 15; 17; 18; 19; 20.
Formulár konkrétneho typu dokumentu obsahuje podrobnosti: 01; 02 alebo 03; 08; 10; 14; 11; 12; ; 13; 18; 19.
Podrobnosti: 08; 09; 14 sú vytlačené v štátnom jazyku Ruskej federácie a štátnom jazyku subjektu Ruskej federácie.
Za použitie detailov v rozpore so zákonom je stanovená zodpovednosť.
Článok 11 zákona „O štátnom znaku Ruskej federácie“ ustanovuje zodpovednosť za znesvätenie znaku Ruskej federácie. V čl. 329 Trestného zákona Ruskej federácie sa ustanovuje znesvätenie erbu odňatia slobody až na jeden rok.
Za zneužitie názvu geografického objektu administratívna zodpovednosť vo forme pokuty od dvoch do troch tisíc rubľov.
2. Vzorový formulár, jeho úlohy pri zjednocovaní požiadaviek na podrobnosti dokumentu a ich umiestnenie
Kľúč rozloženia - model formulára dokumentu, ktorý sa používa na označenie miest vyhradených pre určité položky v dokumentoch dokumentačného systému (ECE; ISO PMS 6422).
Požiadavky: Formát pre kláves rozloženia je medzinárodný formát ISO A4 (210 × 297 mm, 8 1/3 × 11 2/3 palce), ale pre niektoré poštové formuláre je tiež možné použiť formát ISO A5 (210 × 148 mm) a tiež pre ekvivalentné formáty uvedené v ISO 2784-1974 pre slepé pásky. V niektorých krajinách, najmä v Severnej Amerike, 216? 280 mm (8 1/2 x 11 palcov). V takom prípade je možné dosiahnuť zhodu zachovaním horných a ľavých rovnakých okrajov, aby rozloženie dokumentu zostalo v rovnakej polohe vzhľadom na horný a ľavý okraj papiera; rozmery obrazovej oblasti spoločné pre oba formáty sú 183? 262 mm.
Medzery - riadkovanie a rozstupy znakov na klávese rozloženia (1/6 "alebo 4,24 mm a 1/10" alebo 2,54 mm) zodpovedajú riadkom a rozstupom znakov používaných vo väčšine používajú sa na vypĺňanie formulárov strojov, ako sú písacie stroje, vysokorýchlostné počítačové tlačiarne a ďalšie zariadenia na automatickú tlač znakov, ako aj v zariadeniach na optické rozpoznávanie znakov.
Okraje a princípy návrhu boli ponechané: horný okraj (na uchopenie) - 10 mm a ľavý okraj (na nalievanie) - 20 mil. Návrh je založený na medzinárodnej norme ISO 3535-1975 „Layout sheet and štrukturálna mriežka“ s použitím štandardných šírok stĺpcov, zodpovedajúcich možnostiam automatického vytvárania tabuliek.
Všeobecné ustanovenia - Všeobecne je rozloženie kľúča rozloženia založené na princípe „štvorcov“ (základný obdĺžnik). Umiestnenie adries príjemcov sa poskytuje v oblasti prijateľnej pre poštové úrady, ak sa používajú obálky s oknami. Usporiadanie ďalších dátových prvkov obsiahnutých v kľúči rozloženia zohľadňuje technické, právne, obchodné, administratívne a praktické aspekty, ktoré predložili rôzne konzultované zainteresované strany. „Box na bezplatné použitie“ v dolnej časti formulára je navrhnutý tak, aby vyhovoval konkrétnejším potrebám v jednotlivých prípadoch.
Pri vytváraní formulárov na základe kľúča rozloženia faktúry platia nasledujúce zásady:
Dátové prvky uvedené v kľúči rozloženia faktúry musia byť umiestnené na príslušnom mieste vo formulári faktúry, ktorá sa má vytvoriť.
Dátové prvky, ktoré nie sú uvedené v kľúči rozloženia faktúry, musia byť umiestnené v poli „bezplatné použitie“.
Dátové prvky uvedené v kľúči rozloženia faktúry, ktoré sa však vo vygenerovanom formulári faktúry nevyžadujú, možno vynechať a príslušný priestor použiť na iné účely rovnakým spôsobom ako v poli „bezplatné použitie“.
V národných základných dokumentoch sa môže ustanoviť možnosť iného využitia priestoru, ktorý sa nevyužíva na účely ustanovené v jednotnom účte. Tento priestor je možné využiť aj na informácie zadané po vypracovaní pôvodného dokumentu (napríklad ak nie je potrebný nadpis „kupujúci“, je možné zodpovedajúci priestor použiť na iné adresy alebo na akýkoľvek iný účel).
Identifikátory údajových polí kľúča rozloženia zarovnanej faktúry iba naznačujú povahu informácií, ktoré majú obsahovať. Dátové polia je možné ďalej členiť pri zohľadnení určitých postupov pri vývoji rôznych medzinárodných nástrojov. Môžete napríklad nechať predajcovi miesto v dolnej časti poľa predajca; pole pre informácie o doprave možno rozdeliť tak, aby obsahovalo rôzne prvky objasňujúce trasu, použité spôsoby a dopravné prostriedky atď. Dĺžku zóny „opis tovaru“ je možné podľa potreby upraviť zvýšením alebo znížením prerušovanej čiary tak, aby veľkosť zóny zodpovedala priemerným potrebám.
Zákonodarca ustanovil administratívnu zodpovednosť za porušenie pravidiel na výrobu, použitie a zničenie formulárov obsahujúcich vyobrazenie erbu Ruskej federácie vo forme pokuty až do výšky tisíc rubľov, článok 19.10 správneho poriadku Ruskej federácie.
3. Otázky k dokumentácii, príprave a vyhotoveniu dokumentov v legislatívnych a regulačných aktoch
V súčasnosti v Ruskej federácii existuje regulačný a metodický rámec pre dokumentárnu podporu riadenia, ktorý obsahuje: zákony; štátne normy; regulačné právne akty; metodické dokumenty; regulácia technológie vytvárania, spracovania, ukladania a používania dokumentov pri bežných činnostiach organizácie, ako aj činnosti kancelárskej práce: jej štruktúra, funkcie, personálne obsadenie, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty.
Normatívne akty zahrnuté v systéme podpory dokumentácie vedením možno klasifikovať podľa subjektov, ktoré ich akceptujú:
1) právne úkonypublikované vyššie orgány štátna moc a správa;
2) právne akty vydané federálnymi výkonnými orgánmi: ministerstvá, výbory, oddelenia celoodvetvového a rezortného charakteru;
3) právne akty vydané zákonodarnými a výkonnými orgánmi jednotlivých subjektov Ruskej federácie a ich územných celkov, ktoré upravujú otázky kancelárskej práce;
4) právne akty regulačnej a poučnej povahy, ako aj metodické dokumenty týkajúce sa podpora dokumentácie manažment zverejňovaný manažmentom podnikov a organizácií.
Normatívne akty Ruskej federácie a jednotlivých orgánov Ruskej federácie schválili základné pravidlá dokumentovania informácií, požiadavky na určité typy dokumentácie, veľa foriem riadiacich dokumentov. Dokumenty používané v konkrétnych situáciách riadenia sú vytvárané v súlade so schválenými šablónami - štandardnými a exemplárne formy alebo, ak tieto formuláre nebudú akceptované, na základe pravidiel papierovania. Požiadavky na papierovanie môžu mať univerzálny charakter alebo sa môžu vzťahovať iba na určité typy dokumentov, ich formy, formuláre, podrobnosti.
Všeobecné požiadavky zloženie a jej vyhotovenie obsahuje Ústavu Ruskej federácie, zákony Ruskej federácie, ktoré stanovujú postup pre činnosť štátnych a miestnych orgánov, obchodných a nekomerčných organizácií (federálny zákon z 27. júla 2006 N 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ ", Federálny ústavný zákon" O vláde Ruskej federácie ", federálny zákon" o. " všeobecné zásady organizácie legislatívnych (zástupcov) a výkonné orgány štátna moc jednotlivých subjektov Ruskej federácie ", federálny zákon" O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii ", Občianskeho zákonníka Z Ruskej federácie, federálne zákony: "O akciových spoločnostiach", "O spoločnostiach s ručením obmedzeným", "Dňa." neziskové organizácie„a pod.).
Legislatíva obsahuje normy, ktoré určujú pravidlá vykonávania rôznych skupín dokumentov. Základné pravidlá pre uzatváranie, zmeny a ukončenie občianskych zmlúv, ako aj pre ich vykonávanie, sú stanovené v občianskom zákonníku Ruskej federácie. Vykonávanie viacerých dokumentov o zamestnancoch upravuje výnos Štátneho štatistického výboru v Rusku z 5. januára 2005 č. 1, ktorý schválil jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a odmeňovanie.
Požiadavky na registráciu jednotlivých detailov dokumentov sú stanovené v regulačných aktoch na rôznych úrovniach. Federálna legislatíva teda obsahuje pravidlá pre používanie úradných symbolov pri výrobe polotovarov na dokumenty. Štátny znak Ruskej federácie je na dokumentoch zobrazený v súlade s federálnym ústavným zákonom z 25. decembra 2000 č. 2-FKZ „O štátnom znaku Ruskej federácie“; Používanie pečiatkovaných formulárov upravuje vládne nariadenie č. 1268 z 27. decembra 1995. Heraldické znaky - znaky federálnych štruktúr (ozbrojené sily Ruskej federácie, federálne poštové organizácie, EMERCOM Ruska, ministerstvo vnútra Ruska atď.) Sú schvaľované výnosmi prezidenta krajiny a používajú sa v papieroch. Používanie ochranných známok pri vyhotovovaní dokumentácie určuje zákon „O ochranných známkach, servisných známkach a označeniach pôvodu tovaru“ (z 23. septembra 1992, č. 3520-1). Legislatíva subjektov Ruskej federácie, ktoré sú jej členmi, obsahuje aj pravidlá zobrazovania ich symbolov na hlavičkových papieroch a pečatiach.
Legislatíva obsahuje normy upravujúce používanie jazyka v kancelárskej práci. Hlavným normatívnym aktom v tejto oblasti je zákon Ruskej federácie z 25. októbra 1991 č. 1807-1 „O jazykoch národov Ruskej federácie“ (v znení zmien a doplnení z 24. júla 1998).
Jazyk, v ktorom sa vytvárajú návrhy zákonov vo federálnych orgánoch štátnej moci, je ruština, odsek 3 článku. 11. Úradným jazykom kancelárskej práce je ruština a v prípade potreby jazyk predmetu, ako aj jazyk obyvateľov, ktorí kompaktne žijú na území predmetu, ak je to potrebné, článok 16
Jeho ustanovenia sú konkretizované v iných zákonoch týkajúcich sa výkonu kancelárskych prác v oblastiach, ako sú komunikácie, doprava, súdne konania, notári a ďalšie.
Normatívne akty stanovujú požiadavky na písanie určitých mien, napríklad: zemepisné názvy (federálny zákon č. 152-ФЗ z 18. decembra 1997 „O názvoch zemepisných objektov“); názvy „Rusko“, „Ruská federácia“ v názvoch organizácií (uznesenie vlády Ruskej federácie zo 7. decembra 1996 č. 1463); názvy spoločností (Občiansky zákonník Ruskej federácie a federálne zákony upravujúce činnosť organizácií rôznych organizačných a právnych foriem) atď.
Rozšírenie využívania počítačových technológií v manažmente vedie k zvýšeniu významu tejto časti regulačný rámec kancelárska práca, ktorá súvisí s legislatívou o informatizácii, používanie automatizovaných informačné systémy a telekomunikácie. Automatizácia kancelárskych prác sa vykonáva v súlade so zákonmi „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií z 27.07.2006 N 149-FZ,“ Z právna ochrana programy pre elektronické počítače a databázy "z 23. septembra 1992 č. 3523-1. Nové príležitosti na používanie elektronických dokumentov otvára spolkový zákon z 10. januára 2002 č. 1-FZ„ O elektronických službách digitálny podpis". Definuje zákonné podmienky používanie elektronického digitálneho podpisu pri výmene elektronických dokumentov, v súlade s ktorým sa elektronický digitálny podpis uznáva ako právne rovnocenný s vlastnoručným podpisom osoby.
Problémy s dokumentáciou sa odrážajú v regulačných opatreniach v oblasti poštových komunikácií a telekomunikácií. Právny základ činnosť v oblasti komunikácií je ustanovená federálnym zákonom zo 16. februára 1995 č. 15-FZ „O komunikácii“. Požiadavky na listovú poštu a správy prenášané prostredníctvom poštových a telekomunikačných sietí sa stanovujú v súlade s rozhodnutiami Svetovej poštovej únie a Medzinárodnej telekomunikačnej únie.
Dôležitú súčasť regulačného rámca na prípravu a vykonávanie dokumentácie tvoria regulačné právne akty medzirezortného a rezortného charakteru, ktoré vydávajú federálne výkonné orgány.
Hlavným dokumentom upravujúcim dokumentáciu, vypracovanie, výkon legislatívnych a normatívnych aktov je Štandardná inštrukcia pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch z 8. novembra 2005 N 536.
Pokyn ustanovuje pre zavedené vyhlášky, uznesenia, nariadenia federálnych orgánov na rôznych úrovniach požiadavky na: podrobnosti a ich umiestnenie; veľkosť písma; riadkovanie; číslovanie strán; veľkosť polí; požiadavky na žiadosti, požiadavka na vydávanie dokladov, zvyčajne vo forme.
Obsahuje dôležitú požiadavku na zahrnutie textu zmenených a doplnených normatívnych aktov do pripravovaného návrhu.
Federálne výkonné orgány podriadené prezidentovi Ruskej federácie a vláde Ruskej federácie sa tiež riadia Pravidlami na prípravu regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátnou registráciou, ktoré sú schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 13. 8. 1997 N 1009 (Súhrnná legislatíva Ruskej federácie, 1997, N 33,
Pri príprave organizačných a administratívnych dokumentov federálne orgány výkonné orgány sa riadia GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie"
4. Zjednotenie dokumentov. Vnútrošpecifické zjednotenie
Zjednotenie v širšom teoretickom zmysle sa obvykle chápe ako optimálne zníženie počtu prvkov v objektoch, ktoré tvoria akýkoľvek komplex alebo systém.
Hlavným cieľom zjednotenia riadiacej dokumentácie je vytvorenie systému dokumentov, ktoré môžu mať ekonomický efekt. Použitím zjednotené dokumenty by mal zároveň prispieť k rastu tvorivých prvkov v riadiacej práci, k zlepšeniu jej kultúry.
Unifikácia dokumentov sa uskutočňuje za účelom zníženia počtu použitých dokumentov, typizácie ich formulárov, zlepšenia kvality, zníženia zložitosti ich spracovania, dosiahnutia informačnej kompatibility rôznych dokumentačných systémov pre rovnaké a súvisiace funkcie správy a efektívnejšieho využitia výpočtovej techniky.
Zjednotením dokumentov je výber racionálnych štruktúr na ich výstavbu, čím sa dokumenty zjednotia na základe stanovenia racionálneho počtu ich foriem a typizácie ich konštrukcie. Vzťahuje sa nielen na riadiace dokumenty, ale aj na nové systémy. Zjednotili sa napríklad cestovné, letecké a železničné lístky. Hlavné princípy zjednotenia dokumentov sú: - zjednotenie z všeobecného na konkrétny. Spočíva v zostrojení vzorovej formy dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na základe nej s zostavením zloženia náležitostí pre tento dokumentačný systém, určitých druhov dokumentov, konkrétneho dokumentu atď .; - jednotnosť formulárov dokumentov a pravidlá ich výstavby, prípravy, vyhotovenia. Je to zabezpečené maximálnym strojopisom a šablónovaním dokumentov, zjednotením umiestnenia údajov na poli dokumentu, vývojom technológií a skratiek, - zložitosťou zjednotenia.
Existujú 3 spôsoby, ako zjednotiť texty: šablóna, dotazník a tabuľka. Šablóna je spôsob zaznamenávania konštantných informácií vo forme prepojeného textu s medzerami pre variabilné informácie. Množstvo príkazov a výpisov je vytvorených vo forme šablóny. Dotazník je spôsob prezentácie jednotného textu, v ktorom sú neustále informácie umiestnené na ľavej strane hárku a premenná sa zadáva do dokumentu v procese jeho zostavovania na pravej strane hárka. V jednotnom dokumentačnom systéme pre organizačno-administratívne dokumenty dotazníkovou metódou modelované príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie; personálne správy a vysvetlivky... Výhody dotazníkov: zjednodušuje prípravu dokumentu, uľahčuje prácu na písacom stroji; sú vytvorené predpoklady na kopírovanie informácií. Tabuľka je prerušovaný text usporiadaný podľa určitého princípu: neustále informácie sa nachádzajú v nadpisoch grafu a bočného panela a premenná sa nachádza na priesečníku príslušných stĺpcov a riadkov. Má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje vám prísne klasifikovať, kódovať informácie a ľahko sumarizovať údaje. Ťažšie je však písať na stroji. V tabuľkovej forme v DDD pre ORD sú prezentované: personálne zabezpečenie, plán dovoleniek, personálne objednávky... Účinok zjednotenia a štandardizácie riadiacich dokumentov môže byť nepriamy (zlepšenie kvality riadenia, efektívnosť používania kancelárskeho vybavenia, zrýchlenie obratu finančných zdrojov) a priamy (zníženie nákladov na pracovnú silu (a teda náklady na správu). mzdy) pri práci s dokumentmi, spotreba materiálu na ich výrobu, konkrétne kapitálové investície do kancelárskej techniky, náklady na odpisy a opravy kancelárskej techniky).
5. Vývoj zjednotenia a štandardizácie dokumentov
Pracovná skupina pre uľahčenie postupov v medzinárodnom obchode, uznávajúc potrebu harmonizácie obchodných účtov, zahrnula do svojho pracovného programu prípravu jednotného účtu pre medzinárodný obchod. Pôvodne sa plánovalo vyvinúť jeden dokument, ktorý by sa mohol použiť na všetky obchodné a administratívne účely - návrh, ktorý bol preštudovaný Pracovná skupina GATT „Necolné opatrenia (dovozná dokumentácia)“, ustanovená počas tokijského kola rokovaní o clách. Po konzultácii s touto pracovnou skupinou sa dospelo k záveru, že nie je možné uspokojivo spojiť celý súbor obchodných a administratívnych požiadaviek do jedného dokumentu. Preto sa rozhodlo, že pracovná skupina EHK pripraví komerčnú faktúru, ktorá bude, pokiaľ je to možné, zohľadňovať administratívne požiadavky, na základe ktorých je možné použiť informácie obsiahnuté vo faktúre. Pokiaľ ide o úlohu definovať colné požiadavky na dovozné odbavenie a vypracovať štandardný model colného vyhlásenia (pri dovoze), bolo potrebné poznamenať, že Rada pre colnú spoluprácu sa zaoberala touto otázkou, najmä v súvislosti s prijatím dodatku B.1 „Colné odbavenie pre domácu spotrebu“ k Colný dohovor o zjednodušení a zosúladení colných režimov (Kyoto, 1973).
Pri príprave odporúčaného kľúča rozloženia štandardizovaných faktúr sa zohľadnili výsledky dosiahnuté v mnohých odvetviach pri použití štandardizovanej obchodnej faktúry, ako aj možnosť použitia takejto faktúry na nahradenie alebo doplnenie niektorých administratívne dokumentyvyžadované vládnymi agentúrami. Zohľadňoval sa pokrok v používaní techniky automatického spracovania a prenosu údajov, rovnako ako v mnohých prípadoch, keď boli dokumenty zosúladené s kľúčom rozloženia OSN (UNLC), a to buď priamo, alebo prostredníctvom harmonizovaných národných sérií dokumentov alebo noriem. Skutočnosť, že značný počet krajín a organizácií už prijalo kľúč rozloženia OSN, odôvodňuje vývoj rozloženia faktúr na základe tohto kľúča rozloženia. Uznalo sa, že šablóna faktúry by mala byť pri jej uplatňovaní veľmi flexibilná, a to vzhľadom na mimoriadne rozdielne potreby obchodnej a administratívnej komunity, ale zároveň je potrebné zosúladiť obsah a usporiadanie týchto základných prvkov informácií, ktoré sú pri transakciách vždy povinné. v medzinárodnom obchode. Formálne odporúčanie uvedené v tomto dokumente bolo pôvodne prijaté v roku 1975; toto druhé vydanie bolo prijaté v roku 1983 s určitými úpravami súvisiacej terminológie a informácií v kontexte kľúča rozloženia zjednotenej faktúry.
Berúc na vedomie, že rôzne obchodné dokumentysúvisiace s účtom a používané v predbežných obchodných postupoch predajcu (napr. ponuka, potvrdenie objednávky, oznámenie o odoslaní atď.) sú podobné v dátovom obsahu ako samotný účet, pracovná skupina ECE vyjadrila názor, že podrobné pokyny pre vývoj týchto derivátov dokumenty by mohli byť zahrnuté v odporúčaní pre kľúč rozloženia priradenej faktúry. Pri hlbšom preskúmaní štruktúry systému harmonizovaných obchodných nástrojov Organizácie Spojených národov sa však považovalo za vhodnejšie vydať v súčasnosti kľúč rozloženia OSN, toto druhé vydanie odporúčania týkajúceho sa kľúča rozloženia jednotnej faktúry a pokynov na používanie kľúča rozloženia OSN ako troch jednotlivé publikácie. Konečným cieľom je zahrnúť tieto tri publikácie do komplexnej referenčnej príručky.
Pokiaľ ide o zostavovanie obchodných faktúr metódou jednotného vstupu alebo inými automatizovanými prostriedkami, je potrebné pripomenúť, že v máji 1979 Rada pre colnú spoluprácu prijala odporúčanie, aby colné správy „akceptovali obchodné faktúry zostavené akýmikoľvek prostriedkami, ako je napríklad jediný vstup, kde sa vyžaduje predloženie obchodnej faktúry v súvislosti s colným odbavením tovaru “a„ zdržať sa vyžadovania podpisu na colné účely na obchodných faktúrach predložených na podporu colného vyhlásenia “. Okrem toho odporúčanie č. 18, ktoré prijala Pracovná skupina pre uľahčenie postupov medzinárodného obchodu v roku 1981, obsahuje uľahčovacie opatrenie 4.1, ktoré sa týka dovozcov a odporúča im, aby „oznámili svojim bankám, aby odmietli akceptovať účty s jednoduchým vstupom“. ...
6. Moderné štátne normy pre dokumenty. Vlastnosti organizačných a administratívnych dokumentov
Pravidlá pre vypracovanie dokumentov sú stanovené v normách a iných štandardizačných dokumentoch. Zavedenie GOST R 6.30-2003 "Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na registráciu" sa časovo zhodovalo so začiatkom novej etapy vývoja
Federálny zákon z 27. decembra 2002 č. 184-FZ „O technickom predpise“. Ustanovenia GOST R 6.30-2003 je potrebné brať do úvahy na základe toho, že boli vyvinuté a prijaté na základe zákona Ruskej federácie z 10. júna 1993 č. 5154-1 „O štandardizácii“, zrušeného od 1. júla 2003, a fungujú za nových podmienok. prístupy k štandardizácii.
V súlade s federálnym zákonom „O technickej regulácii“ hlavné zdroje povinné požiadavky na výrobky a procesy z ocele technické predpisy... Normalizáciou v zákone sa rozumejú činnosti zamerané na stanovenie pravidiel a charakteristík na účely ich dobrovoľného opakovaného použitia zamerané na dosiahnutie poriadku v oblastiach výroby a obehu. Jedným z cieľov štandardizácie je dosiahnuť technickú a informačnú kompatibilitu. S prijatím Federálny zákon „Pokiaľ ide o technický predpis“, zmenil sa samotný výklad pojmu „norma“. Ak sa predtým norma chápala ako normatívny dokument (GOST R 1.12-99), teraz zákon zakotvil princíp dobrovoľného uplatňovania noriem.
Regulačné dokumenty o normalizácii stanovujú požiadavky na konštrukciu, prezentáciu a vykonávanie rôznych druhov dokumentácie, zjednotenie dokumentov a používanie jednotných systémov dokumentácie; tvorba a použitie klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; automatizácia informačných procesov v oblasti riadenia, technické prostriedky na spracovanie informácií; terminológia používaná v oblasti práce s dokumentmi.
Dôležitým prostriedkom informačnej podpory sú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj jednotné formy dokumentov. Metodické a organizačné základy pre vykonávanie prác na klasifikácii a kódovaní informácií, zjednotení dokumentácie sú stanovené v štandardoch Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKK) a jednotných systémov dokumentácie (USD). ESKK je systém, ktorý obsahuje: všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj regulačné a metodické dokumenty upravujúce vývoj, údržbu a používanie vše ruských klasifikátorov.
Postup vývoja, prijatia, implementácie, údržby a aplikácie všeoruských klasifikátorov v sociálno-ekonomickej oblasti ustanovuje vláda Ruskej federácie.
USD pozostáva zo súboru vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov o určitých druhoch hospodárskej činnosti; prostriedky na ich údržbu; normatívne a metodické dokumenty na ich vývoj, údržbu a aplikáciu. Požiadavky na USD sú stanovené v štandardoch série „Unified Documentation Systems“. IN štátne normy stanovila terminológiu v oblasti kancelárskej práce a archivácie (GOST R 51141-98), stanovila požiadavky na formáty spotrebného papiera (GOST 9327-60). Požiadavky na úradné pečate sú stanovené v GOST R 51511-2001. Sada štandardov „Informačné technológie“ reguluje mnoho otázok týkajúcich sa vytvárania automatizovaných informačných systémov (GOST 34.201-89; GOST 34.602-89; GOST 34.003-90 atď.), Bezpečnosti informácií a používania elektronického digitálneho podpisu (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94 atď.).
Základom pre systematizáciu jednotných foriem dokumentov v systémoch na vyhľadávanie informácií je Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD) prijatý a uznaný uznesením ruského Gosstandartu z 30. januára 1993 č. 299. Novo vyvinuté jednotné formy dokumentov podliehajú registrácii zaradením do OKUD. Úseky OKUD sú udržiavané s rôznou účinnosťou a úplnosťou. Formuláre dokumentov uvedené v OKUD sú uvedené v albumoch jednotných foriem dokumentov.
Príprava predpisov upravujúcich vykonávanie dokumentov v organizácii sa vykonáva v súlade s platná legislatíva, na základe typických a vzorové pokyny, pravidlá, jednotné formy a ďalší vývoj v oblasti regulácie a metodiky s prihliadnutím na osobitosti existujúceho systému kancelárskych prác v organizácii. Postup prípravy a vykonávania riadiacej dokumentácie v organizácii môžu byť zakotvené v takých normatívnych aktoch, ako sú: „Pokyny pre kancelársku prácu“, „Nariadenia“, „Pravidlá pre vyhotovovanie dokumentov“, „Tabuľka zjednotených formulárov dokumentov“, „Album formulárov“, „Album zjednotených formulárov dokumentov „. V závislosti od zloženia a obsahu týchto normatívnych aktov a rozdelenia ustanovení o kancelárskej práci medzi nimi môže organizácia prijať celý komplex uvedených normatívnych aktov alebo niektoré z nich. Počet, názvy a poradie sekcií, stupeň podrobnosti, povaha príkladov, zloženie aplikácií určujú ich vývojári.
Záver
Všetky skontrolované predpisov zamerať sa na vytvorenie jednotného systému využívajúceho automatizované systémy na spracovanie dokumentov od okamihu ich vytvorenia po uloženie do archívu na uloženie. S cieľom ušetriť všetky typy zdrojov a zlepšiť interakciu medzi subjektmi, ktoré používajú dokumenty. A tiež na ochranu svojich obchodných záujmov v prípade ochranných známok, geografických názvov a iných problémov týkajúcich sa použitia informácií.
Dokumentácia je nevyhnutným predpokladom organizačnej a riadiacej činnosti v podnikoch a inštitúciách. Organizáciu a riadenie charakterizuje rozmanitosť a opakovanie pracovných situácií a kroky podniknuté na ich riešenie. Preto existuje široká škála dokumentov a potreba ich zjednotenia a štandardizácie
Zjednotenie dokumentu je ustanoviť jednotnosť zloženia a foriem riadiacich dokumentov a zabezpečiť vykonávanie rovnakého druhu riadiacich funkcií.
Štandardizácia dokumentov - Toto je forma právnej konsolidácie zjednotenia a úrovne jeho záväznosti.
Podstata zjednoteniasa obmedzuje na znižovanie neodôvodnenej rozmanitosti dokumentov, čím sa dosahuje jednotnosť ich foriem, štruktúry, jazykových štruktúr a operácií na spracovanie, účtovníctvo a ukladanie.
Podstata štandardizácie spočíva v zvýšení normy, povinnej aplikácie, optimálnych pravidiel a požiadaviek na vypracovanie a vykonávanie dokumentov prijatých predpísaným spôsobom na ich univerzálne a opakované použitie v kancelárskej práci. V tomto prípade sú výsledky vývoja formalizované vo forme medzištátnych (GOST), štátnych (GOST R), priemyselných (OST) štandardov a štandardov podnikov, inštitúcií a organizácií (STP).
Pri vývoji jednotných dokumentačných systémov sa nazhromaždilo veľa skúseností. Po dlhú dobu platil v krajine GOST 6.38-72 o požiadavkách na vyhotovenie organizačnej a administratívnej dokumentácie. V roku 1990 prešla norma určitou revíziou, berúc do úvahy dvadsaťročnú prax jej používania (GOST 6,38-90).
Od 01.07.1998 bol v Ruskej federácii zavedený GOST R 6.30-97, ktorý zaviedol významné zmeny pri návrhu riadiacej dokumentácie v súvislosti s automatizáciou kancelárskych prác.
V súčasnosti je v platnosti GOST R 6.30-2003. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie;
Existujú skúsenosti s vytváraním ďalších systémov jednotnej dokumentácie (finančné, obchodné, dodávateľské a predajné atď.).
Unifikácia dokumentov sa uskutočňuje za účelom zníženia počtu použitých dokumentov, typizácie ich formulárov, zlepšenia kvality, zníženia zložitosti ich spracovania, dosiahnutia informačnej kompatibility rôznych dokumentačných systémov pre rovnaké a súvisiace funkcie správy a efektívnejšieho využitia výpočtovej techniky.
Zjednocovacie práce zahŕňajú:
· Rozvoj SDR, ktorý uskutočňujú ministerstvá a oddelenia zodpovedné za príslušné dokumentačné systémy;
· Zavedenie medzisektorových (medzirezortných) SDS v republikánskych a odvetvových SDA;
· Predstavenie vyvinutého OKTEI;
· Údržba USD a OKTEI s cieľom zachovať spoľahlivosť informácií a ich ďalší rozvoj;
· Vývoj komplexov priemyselných jednotných foriem dokumentov, odrážajúcich špecifiká odvetvia, ktoré nie sú zahrnuté v USD, ako aj ich štátna registrácia;
· Vývoj odvetvových klasifikátorov technických a ekonomických informácií, odrážajúcich špecifiká odvetvia.
Organizačno-metodické riadenie zjednotenia a štandardizácie dokumentov, koordinácie práce a kontroly vykonáva hlavná organizácia pre koordináciu implementácie a údržby KBÚ a OCTEI v republike. Na sektorovej úrovni tieto práce vykonáva hlavná organizácia pre implementáciu a údržbu USD a OCTEI v priemysle.
Zjednotenie a štandardizácia riadiacich dokumentov by sa mala považovať za jeden z faktorov zvyšovania produktivity manažérskej práce. Zjednotením dokumentov je výber racionálnych štruktúr na ich výstavbu, čím sa dokumenty zjednotia na základe stanovenia racionálneho počtu ich foriem a typizácie ich konštrukcie.
Vzťahuje sa nielen na riadiace dokumenty, ale aj na nové systémy. Zjednotili sa napríklad cestovné, letecké a železničné lístky.
Hlavné princípy zjednotenia dokumentov sú:
Zjednotenie od všeobecného k zvláštnemu. Spočíva v zostrojení vzorovej formy dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na základe nej s zostavením zloženia náležitostí pre tento dokumentačný systém, určitých druhov dokumentov, konkrétneho dokumentu atď.;
Jednotnosť formulárov dokumentov a pravidlá ich vyhotovenia, zostavenia, vyhotovenia. Poskytuje sa maximálnym strojopisom a šablónovaním dokumentov, zjednotením umiestnenia údajov na poli dokumentu, vývojom technológií a skratiek;
Zložitosť zjednotenia. Počas jeho implementácie musia byť uvedené všetky požiadavky na dokument vo všetkých fázach jeho vytvárania, vypĺňania, spracovania a uchovávania. Okrem toho psychofyziologické schopnosti človeka a parametre technické prostriedky;
Informatívnosť. Znamená zahrnúť do dokumentov iba tie podrobnosti, ktoré sú potrebné na vyriešenie konkrétnych problémov, na ich vyhľadanie a potvrdenie právna sila dokument;
Zníženie počtu typov dokumentov. Dosiahnuté zlepšením metód riadenia napríklad v smere rozsiahleho používania kancelárskeho vybavenia;
Stabilita požiadaviek na dokumenty (stanovené štátnymi a priemyselnými normami);
Prepojenie s existujúcimi systémami klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií;
Ziskovosť. Toto sa dosahuje rozumným začlenením dokumentov do dokumentačného systému, rozsiahlym používaním formulárov, racionálnym usporiadaním formulárov dokumentov, stanovením optimálneho objemu detailov atď.
Existujú 3 spôsoby, ako zjednotiť texty: šablóna, dotazník a tabuľka.
Šablónaje spôsob zachytávania trvalých informácií vo forme prepojeného textu s medzerami pre variabilné informácie. Množstvo príkazov a výpisov je vytvorených vo forme šablóny.
Žiadosť- spôsob prezentácie zjednoteného textu, pri ktorom sa na ľavej strane hárka nachádzajú neustále informácie a premenná sa zadáva do dokumentu pri jeho zostavovaní na pravej strane hárku. V jednotnom systéme dokumentácie organizačných a administratívnych dokumentov sú príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie modelované dotazníkovou metódou; personálne správy a vysvetľujúce poznámky. Výhody dotazníkov: zjednodušuje prípravu dokumentu, uľahčuje prácu na písacom stroji; sú vytvorené predpoklady na kopírovanie informácií.
Tabuľka - roztrhnutý text usporiadaný podľa určitého princípu: neustále informácie sa nachádzajú v nadpisoch stĺpcov a na bočnom paneli a premenná - na priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a riadkov. Má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje vám prísne klasifikovať, kódovať informácie a ľahko sumarizovať údaje. Ťažšie je však písať na stroji.
V tabuľkovej forme obsahuje DDD pre ORD: personálne zabezpečenie, plán dovoleniek, personálne objednávky.
Účinok zjednotenia a štandardizácie riadiacich dokumentov môže byť nepriamy (zlepšenie kvality riadenia, efektívnosť používania kancelárskeho vybavenia, zrýchlenie obratu finančných zdrojov) a priamy (zníženie mzdových nákladov (a následne mzdových nákladov) pri práci s dokumentmi, spotreba materiálu na ich výrobu, konkrétna kapitálové investície do kancelárskeho vybavenia, odpisy a náklady na opravy kancelárskeho vybavenia).
Normalizácia je činnosť zameraná na stanovenie noriem, pravidiel a charakteristík s cieľom zabezpečiť:
Bezpečnosť výrobkov, prác a služieb;
Život a zdravie;
Technická a informačná kompatibilita, ako aj vymeniteľné produkty;
Úspora všetkých druhov zdrojov.
Všetky GOST pôsobiace na území našej krajiny sú zjednotené do jedného štátneho štandardizačného systému - hierarchicky organizovaný systém klasifikácia a samotné GOST.
Za účelom zníženia počtu dokumentov použitých pri činnosti inštitúcie, typizácie ich formy, zníženia mzdových, časových a materiálových nákladov na ich prípravu a spracovanie, dosiahnutia informácií, kompatibility automatizovaných databáz sa v národnom hospodárstve pracuje na zjednotení dokumentov a vytvorení jednotných dokumentačných systémov (USD ).
USD - sada vzájomne prepojených formulárov zjednotených dokumentov, ktoré poskytujú zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých formách ekonomická aktivita.
V centre tvorby USD je metóda zjednotenia - nastolenie jednotnosti v zložení a formách riadiacich dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého druhu riadiacich úloh. Zároveň sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov.
Štátny systém zdokumentovaná podpora riadenia
(GSDOU) je súbor zásad a pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi v orgánoch kontrolované vládou v podnikoch.
Hlavným cieľom GSDOU je zefektívnenie pracovného toku organizácie, zníženie počtu a zlepšenie kvality dokumentov, vytvorenie najpriaznivejších podmienok pre použitie technických prostriedkov a moderných technológií na zhromažďovanie, spracovanie a analýzu informácií.
Hlavné ustanovenia GSDOU pokrývajú problematiku dokumentovania riadiacich činností, organizovania práce s dokumentmi, mechanizácie a automatizácie práce s dokumentmi.
Existujú nasledujúce typy dokumentov:
Podľa dohody (prostriedky na opravu faktov (automatické protokoly, správy) a prostriedky na prenos dokumentov (list, telegram)).
Podľa pôvodu (úradné a osobné doklady).
Podľa formy (jednotlivec, štandard, šablóna).
Z hľadiska výkonu a skladovania (trvalé, dlhodobé, dočasné).
Podľa miesta kompilácie (internej a externej).
Podľa mena (objednávky, vyhlášky, správy).
Podľa etáp tvorby (výpisy, duplikáty, originály).
Za účelom zníženia počtu dokumentov používaných pri činnosti inštitúcií, organizácií a podnikov, typizácie ich formy, zníženia mzdových, časových a materiálových nákladov na ich prípravu a spracovanie, dosiahnutia informačnej kompatibility automatizovaných databáz v národnom hospodárstve sa pracuje na zjednotení dokumentov a vytvorení jednotných dokumentačných systémov (USD) - súbor vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov o určitých druhoch hospodárskej činnosti, prostriedkoch ich údržby, regulačných a metodických materiáloch na ich vývoj a aplikáciu. V centre tvorby DDD je metóda zjednotenia - nastolenie jednotnosti v zložení a formách riadiacich dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého typu OA_show (12); funkcie a úlohy riadenia.
Zároveň sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v USD.
V súčasnosti existuje osem USD:
· Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
· Jednotný systém bankových dokumentov;
· Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií;
· Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;
· Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovnej dokumentácie podnikov;
· Jednotný systém pracovnej dokumentácie;
· Jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie;
· Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
Vývoj USD uskutočňujú príslušné ministerstvá a oddelenia poverené touto prácou. V záujme zabezpečenia aktuálnosti SDC sa prijímajú opatrenia na vykonávanie potrebných zmien a doplnkov v kontrolnom poli jednotných foriem dokumentov.
V podnikoch, inštitúciách, organizáciách sa na základe výsledkov zjednotenia vypracúva Tabuľka foriem dokumentov - jednotný regulačný dokument, ktorý predstavuje zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré sú pre danú organizáciu potrebné a postačujúce na efektívne riešenie problémov a vykonávanie funkcií riadenia. Tabuľka formulárov dokumentov je v skutočnosti referenčnou knihou, ktorá obsahuje usporiadaným spôsobom formy dokumentov, ktoré sa používajú v organizácii, a tiež označuje fázy prípravy a vyhotovenia dokumentu. Je zostavený vo forme tabuľky. Jadrom schémy časového rozvrhu je klasifikácia funkcií vykonávaných všetkými oddeleniami organizácie.
Na základe časového rozvrhu je vytvorený Album formulárov - súbor štandardných jednotných foriem dokumentov potrebných pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu pre danú organizáciu, inštitúciu, podnik.
Album formulárov dokumentov v organizácii by mal byť prezentovaný v dvoch verziách:
Papier (referenčná vzorka), ktorý je uložený v kancelárii kancelárie organizácie (v kancelárii);
Elektronická kópia, ktorá by mala byť na každej pracovnej stanici.
Album aj Tabuľku formulárov dokumentov schvaľuje vedúci organizácie.
