Funkcie správy dokumentov v štátnych a obecných orgánoch. L. A. Doronina Základy administratívnej práce v štátnej a mestskej správe. Tok dokumentov úradných dokumentov

NEŠTÁTNA EDUCAČNÁ INŠTITÚCIA

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

KUZBAS INŠTITÚT HOSPODÁRSTVA A PRÁVO

PRÁVNA FAKULTA

PREDSEDA HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

skúška

Disciplína: „Dokumentácia o riadiacich činnostiach“

na tému „Organizácia administratívy v štátnych orgánoch a miestnej samospráve“

Doplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

skontrolovaná:

Kemerovo, 2010

Úvod …………………………………………………………………… ..… .3

1. Správa dokumentov ako základ pre činnosť orgánu .............. ... .5

2. Ruský model správy úradu vo vláde a miestnej samospráve ...................................... ..7

3. Výber prístupu k automatizácii pracovných postupov ……………………… 10

4. Organizácia systémov elektronická správa dokumentov…………….…..12

5. Tok dokumentov úradných dokumentov .............................................

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi .......... ... 18

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní ……………………… ... 20

8. Rozhodnutie pre orgán miestnej samosprávy ………………………… .... 21

Záver ……………………………………………………………………… ... ... 23

Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..25

úvod

Potreba automatizácie kancelárskych procesov a organizácia elektronickej správy dokumentov dnes uznávajú štátne orgány a miestne samosprávy takmer vo všetkých subjektoch Ruská federácia, Spolu s pochopením tejto potreby však vyvstáva množstvo otázok bez toho, aby sme dostali odpovede, na ktoré nie je možné prejsť na praktickú realizáciu projektov.

Kde začať s implementáciou systému? Ako rozdeliť celý projekt do etáp tak, aby bol efekt implementácie zjavný po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technické prostriedky najskôr upgradovať a čo môže čakať? Aké finančné zdroje by sa mali v rozpočte poskytnúť do roku na základe skutočností konkrétneho regiónu?

V skutočnosti sa všetky tieto otázky týkajú výstavby príslušného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu, pričom sa zohľadňuje plánované financovanie, potreba výroby, technické vybavenie a plánovaná modernizácia technického parku.

práca inžinierov, dizajnérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentácie. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla, keď

vývoj výrobnej dokumentácie, ktorá je spôsobená predovšetkým nedostatkom špeciálnych znalostí kompilátorov. Eliminácia neproduktívnych časových výdavkov v procesoch prípravy a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a kreativity, čo podľa autorov na jednej strane vyžaduje,

oboznámenie sa s prekladačmi dokumentov najviac všeobecné zákony na druhej strane vnímanie dokumentov, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem na prípravu základných dokumentov.

účel kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach.

Podľa účelu kontroly v práci stanovte nasledujúce úlohy:

Definujte pojem workflow;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach;

Identifikujte systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

1. Správa dokumentov ako základ pre činnosti orgánu.

Vedenie záznamov na federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami vedenia záznamov na federálnych výkonných orgánoch, schválenými uznesením vlády Ruskej federácie č. 477 z 15. júna 2009. Na základe týchto pravidiel je federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie. vydáva pokyny o papierovaní. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi, ktoré obsahujú štátne tajomstvo.

Dokumenty sa vyhotovujú na hlavičkových papieroch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať zavedený súbor podrobností, ich umiestnenie a vyhotovenie. Vzorky formulárov sa schvaľujú na príkaz vedúceho výkonného orgánu.

Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú primárnym spracovaním, registrácia, predbežné preskúmanie v kancelárskej riadiacej službe, sa odovzdajú manažmentu za úhradu a potom sa dostanú k exekútorom. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súboru.

Každý orgán tvorí svoj vlastný dokumentárny fond, Nomenklatúra záležitostí orgánu je koordinovaná s odbornou komisiou príslušného archívu federálneho štátu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania sa prenášajú do archívu. Vyhláška ustanovuje postup pri práci elektronické dokumenty.

Termín „pracovný postup“ sa v súčasnosti používa veľmi široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu dokumentov implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že ide o „integrovaný prístup k automatizácii dokumentov“. Zároveň je najširšia škála systémov najširšia: od účtovných systémov skladov po softvér na riadenie procesov.

V tejto práci sa používajú pojmy „workflow“, „papierovanie“ atď. posudzované výlučne v súvislosti s organizáciou práce štátnych orgánov a miestnej samosprávy. Výrazy sa preto vykladajú výlučne pomocou vnútroštátnych právnych predpisov, ktoré sa uplatňujú na prácu orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141–98) je pracovným tokom „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po dokončenie alebo odoslanie“, to znamená celý životný cyklus celej skupiny dokumentov v organizácii až do ich prenosu do archívu alebo zničenia.

Vedenie záznamov alebo „riadiaca dokumentácia“ podľa toho istého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.“ To znamená, že kancelárska práca je kombináciou organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v „Typických pokynoch pre vedenie záznamov vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa funkcie vedenia záznamov už neobmedzujú iba na reguláciu iba úradného obehu dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov by mali byť riadené automatizačnými systémami kancelárií.

2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach.

V Rusku na národnej úrovni jediná technológia pracovať s dokumenty riadenia, tzv. štátny systém riadenia podpory dokumentácie (GS DOW). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdobu, či už ide o podrobnosti o vývoji technológie na prácu s dokumentmi alebo o rozsah distribúcie. Ak vývoj automatizácie kancelárií na Západe stimuluje rozvoj technológií pracovných postupov, potom v Rusku hovoríme spravidla o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskych pracovných postupov.

Aké sú funkcie “ ruský model„papierovanie? Je možné rozlíšiť tri najvýznamnejšie výhody:

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia kontrolných funkcií;

Zjednotené štandardy pracovného toku.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument v okamihu, keď je prijatý orgánom, pod kontrolou. Interné alebo odchádzajúce dokumenty prichádzajú do úvahy hneď po „narodení“ - to znamená po schválení. V takom prípade sa sleduje vzťah dokumentov - v prípade, že sa jeden dokument objaví ako výsledok vykonávania rozhodnutia prijatého na inom dokumente. To všetko vám umožňuje zaručene sledovať cestu každého dokumentu, ktorý dostal štátny úrad a miestna samospráva - koniec koncov, ani jeden zaregistrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.

Maximálna centralizácia kontroly nad správou dokumentov naznačuje, že dokument musí byť najskôr nahlásený správcovi a až potom, čo rastie v rozlíšení v súlade s hierarchiou služieb, ide o priamych exekútorov.

Ďalším dôležitým znakom „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s manažérskymi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti administratívnych služieb - expedície, kancelárie, kontrolné skupiny - sú regulované podľa pravidiel pre vypĺňanie registračných časopisov, kartoték a hlásení.

Vzhľadom na existenciu takéhoto podrobného nariadenia o pracovných postupoch v orgánoch je zavedenie jedného alebo druhého cudzieho softvéru bez prispôsobenia nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii tradičnej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.

ÚVOD

1.1 Koncepcia riadenia dokumentácie a samosprávy

1.2 Funkcie správy dokumentácie obecné úrady úrady

1.3 Charakteristika organizácie správy dokumentov miestnych samospráv

KAPITOLA 2. ORGANIZAČNÉ OBCHODNÉ RIADENIE OBCHODNÝCH ORGÁNOV SPRÁVY REGIÓNU BOLKHOV

2.1 Historický odkaz vytvorenie správy bolšhovského regiónu

2.2 Organizácia práce s dokumentmi Správy bolšhovského regiónu

2.3 Klasifikácia služobných dokladov Správy Bolkhovského regiónu

2.4 Vývoj na zlepšenie kancelárskej práce
ZÁVER
ZOZNAM POUŽITÝCH LITERATÚR
PRÍLOHY

ÚVOD
Relevantnosť: Dokumenty zaznamenávajú každý krok nášho života, počnúc okamihom narodenia, prijatím do školy, potom po špeciálne stredné alebo vyššie vzdelávacia inštitúcia, pracovať. Zaznamenali manželstvo a rozvod, odchod osoby zo života. Príprava, vyhotovovanie dokumentov a organizácia práce s nimi sú upravené legislatívnymi a regulačnými a metodickými zákonmi, ktorých znalosti a vykonávanie sú záväzné pre všetkých, ktorí sa zaoberajú dokumentmi.
Organizácia a vedenie záznamov si vyžadujú odborné znalosti a zručnosti. Dokumenty odrážajú a zohľadňujú činnosť inštitúcií. Preto je uchovávanie mnohých dokumentov predpísané zákonom. Pri kontrole práce inštitúcie sa audit kontroluje predovšetkým v dokumentoch, v ktorých sú zaznamenané činnosti organizácie. Operatívna práca s dokumentmi je veľmi dôležitá: zaregistrovať sa načas, preniesť ho do vedenia za úhradu, získať jasné rozlíšenie, okamžite ho preniesť na vykonávateľa, zorganizovať kontrolu, vybrať potrebné informácie. Všetky tieto jednoduché akcie v moderných podmienkach trhových vzťahov a hospodárskej súťaže sa môžu stať rozhodujúcimi pri nadviazaní obchodných vzťahov s inými organizáciami a inštitúciami. Takmer všetci riadiaci odborníci sú zapojení do prípravy a vyhotovovania dokumentov. Požiadavky na prípravu a vykonávanie úradných dokumentov by preto mali byť známe každému manažérovi.
Takže dnešné zlepšenie riadenia výrobných a ekonomických systémov, zvýšenie úrovne organizácie a efektívnosti manažérskej práce do značnej miery závisí od toho, ako racionálne je papierovanie stanovené v miestnych samosprávach.
Predmetom záverečnej kvalifikačnej práce je administratívna práca obecných úradov správy bolkhovského regiónu.
Predmetom štúdie sú charakteristiky kancelárskej práce v mestských úradoch na príklade miestnych orgánov v Bolkhovskom regióne.
Účel štúdie a analýzy organizácie riadenia dokumentárnej podpory v mestských úradoch správy bolkhovského regiónu.
Naším cieľom sú nasledujúce úlohy:
1. Analyzovať pojmy „správa dokumentov“ a „mestské úrady“.
2. Identifikovať vlastnosti riadenia podpory dokumentácie v mestských úradoch.
3. Zvážte klasifikáciu dokumentov miestnych orgánov.
4. Opíšte organizáciu správy dokumentov miestnych samospráv.

Organizácia administratívnej práce v obecných úradoch je v súlade so všeobecnými požiadavkami a administratívnymi normami. Vedenie záznamov vo všeobecnosti a konkrétne v miestnych samosprávach nehybne stojí a každý deň sa vylepšuje zmenou štandardov a metód organizácie.
V práci je regulačný rámec prezentovaný vo forme:
1. Zákony: „Zapnuté všeobecné zásady organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii “; Ústava Ruskej federácie; "O účtovníctve."
2. Štátne normy: GOST R51141-98 „Uchovávanie a archivácia záznamov. Pojmy a definície"; OST 2479-2481 - Obchodné listy OST 1780 - telefónne správy OST 1781 - zápisnice zo stretnutí OST 1782 - oznámenie o stretnutiach; Zjednotený systém vedenia záznamov: Všeobecné ustanovenia; GOST R 6.30-2003 Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie: Požiadavky na papierovanie; Štátny systém riadenia dokumentácie. Hlavné ustanovenia. Všeobecné požiadavky dokumentom a dokumentačným podporným službám.
3. Štátne pokyny, nariadenia, pravidlá: Vzorové nariadenie o vedení záznamov o návrhoch, žiadostiach a sťažnostiach občanov v roku 2005 vládne orgány, v podnikoch, inštitúciách a organizáciách. Základné pravidlá pre fungovanie archívov organizácií; Základné pravidlá štátneho archívu ZSSR; Základné pravidlá štátnych archívov Ruskej federácie; Pokyny pre účtovníctva v rozpočtové inštitúcie; Vzorový pokyn pre administratívnu prácu v miestnych orgánoch Altajského kraja; Charta, inštruktáž na papierovanie a popisy úloh Správa rady Žudilovského z okresu Pervomaisky na území Altaj.

Vedecký základ tvorí systém zásad, vedecké metódy a rôzne, ktoré charakterizujú jednotlivé fázy práce s dokumentmi, vlastnosti (skupiny - pri registrácii dokumentov, kategórie - keď sa vykonávajú). moderná organizácia správa dokumentácie v mestských úradoch. Vedecký základ tejto práce je prezentovaný vo forme:
Metodologickým základom štúdie je princíp historizmu, ktorý pomáha sledovať zmeny v práci s dokumentmi v minulosti, súčasnosti a začiatkoch budúcnosti.
V metodike výskumu dizertačnej práce bol použitý štrukturálne funkčný prístup, ktorý umožnil študovať štruktúru a fungovanie dokumentačnej podpory manažmentu v obecných úradoch. Typologická metóda je tiež metódou skúmania údajov o dizertačnej práci. V dôsledku typologizácie sa vytvorili štatisticky stabilné skupiny atribútov, ktoré vytvárajú model na organizovanie papierovania v oblasti obecného úradu.
Empirickou základňou je pozorovanie a analýza organizácie kancelárskych prác v správe Bolkhovského regiónu. To znamená, že databáza obsahuje dokumenty uverejnené správou Bolkhovského regiónu: organizačné (charta, opisy úloh, pokyny k pracovným postupom); administratívne (rozhodnutia, príkazy, rozhodnutia); informácie a referencie (osvedčenia, listiny, listy, telegramy, telefónne správy a faxy).
Výskumné metódy: Zovšeobecnená analýza, syntéza, porovnávacia metóda, pozorovanie.
výskum:
1. Komplexná analýza organizácie dokumentácie v obecných úradoch. Preskúmajú sa definície obecných orgánov a riadiacej dokumentácie a zverejňuje sa systém organizácie riadiacej dokumentácie v obecných úradoch.
2. Opisuje sa charakter a vlastnosti administratívy v miestnej samospráve. Opisuje sa klasifikácia kancelárskej práce a charakteristika organizácie správy dokumentov v miestnych samosprávach.
3. Teoretické a praktické údaje boli študované na príklade správy Bolkhovskej oblasti. Je opísaná štruktúra správy obecnej rady a popísané sú znaky organizácie podpory dokumentácie pre správu Bolkhovského regiónu.
Práca pozostáva z úvodu, troch kapitol, šiestich oddielov, záverov, zoznamu referencií a aplikácií. Celkové množstvo práce je ………… .. strojopisných stránok.

KAPITOLA 1. DOKUMENTÁRNA PODPORA RIADENIA V OBECIACH

1.1 Koncepcia obecných úradov a správa dokumentácie
Mestské úrady sú priamo volené obyvateľstvom a (alebo) tvorené zastupiteľským orgánom obce, ktoré majú vlastné právomoci na riešenie otázok miestneho významu.
Mestské úrady môžu byť definované ako miestne samosprávy.

Orgány miestnej samosprávy sú orgány samosprávnych územných celkov, ktoré sú v zásade obecnými orgánmi. Tieto orgány sú tvorené priamo obyvateľstvom alebo zástupcami obyvateľstva (zastupujúci orgán) a sú zodpovedné za neoprávnené vykonávanie svojich právomocí, najmä obyvateľom obce. Majú osobitné miesto v demokratickom systéme riadenia spoločnosti a štátu a je to determinované predovšetkým skutočnosťou, že existencia samosprávnych orgánov zabezpečuje takú decentralizáciu systému riadenia, ktorá robí tento systém najvhodnejším na zabezpečenie záujmov miestneho obyvateľstva, berúc do úvahy historické a iné miestne tradície. S pomocou orgánov miestnej samosprávy sú organizované miestne orgány, občania samostatne riešia problémy miestneho života a organizačnú izoláciu riadenia miestnych záležitostí v systéme riadenia spoločnosti a štátu.

Orgány miestnej samosprávy nie sú neoddeliteľnou súčasťou mechanizmu riadenia štátu. Podľa Ústavy Ruskej federácie (článok 12) nie sú začlenené do systému orgánov verejnej moci, a preto predstavujú nezávislú formu ľudí, ktorí vykonávajú svoju moc. Miestne vlády, ktoré nie sú štátnymi orgánmi, zároveň vykonávajú činnosti, ktoré sú nevyhnutné, pretože sú jednou z foriem realizácie moci ľudí. Preto sú rozhodnutia, ktoré prijímajú v rámci svojich právomocí, povinné na území miestnej samosprávy pre všetky organizácie, úradníkov, občanov, verejné združenia. Poverenie miestnych samospráv samostatnými štátnymi právomocami sa vykonáva iba federálnym zákonom a zákonmi zakladajúcich subjektov federácie. Stanovujú tiež podmienky, ako aj postup štátnej kontroly nad vykonávaním určitých štátnych právomocí miestnymi orgánmi. Implementácia miestnej samosprávy štátnymi orgánmi a vládnymi úradníkmi však nie je povolená. Rozhodnutia miestnych orgánov môžu zrušiť orgány, ktoré ich prijali, alebo ich zrušiť na základe súdneho rozhodnutia.

V súlade s čl. 131 Ústavy Ruskej federácie, štruktúra miestnych samospráv je určená obyvateľstvom nezávisle. Obyvateľstvo môže v miestnom referende schváliť štruktúru miestnych samospráv. O štruktúre miestnych samospráv môže rozhodnúť zastupiteľský úrad obce a zakotvený v listine obce. Federálny zákon z 28. augusta 1995 „o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ ustanovil iba jeden povinný orgán miestnej samosprávy, ktorý by mal byť v každej obci: zastupiteľský orgán miestnej samosprávy. Federálny zákon zo 6. októbra 2003 „O všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii“ rieši novým spôsobom otázku existencie povinných orgánov v štruktúre orgánov miestnej samosprávy, pričom oveľa viac pozornosti venuje právnej úprave formovania a činnosti orgánov miestnej samosprávy ako federálny zákon. Zákon z roku 1995

Štruktúru miestnych samospráv tvorí zastupiteľský orgán obce, vedúci obce, miestna správa, kontrolný orgán obce, iné miestne orgány ustanovené v listine obce a majú vlastné právomoci na riešenie otázok miestneho významu. Postup zriaďovania, právomoci, funkčné obdobie, zodpovednosť, zodpovednosť miestnych úradov, ako aj ďalšie otázky organizácie a činnosti týchto orgánov určuje štatút obce. Účasť štátnych orgánov a ich funkcionárov na tvorbe miestnej samosprávy, vymenovanie a odvolanie úradníkov miestnej samosprávy je povolené iba v prípadoch a spôsobom predpísaným zákonom. Zmena štruktúry miestnych samospráv sa uskutočňuje iba zmenou charty obce. Rozhodnutie zastupiteľského orgánu obce o zmene štruktúry miestnych orgánov nadobudne účinnosť najskôr po uplynutí funkčného obdobia zastupiteľského orgánu obce, ktorý rozhodnutie prijal. Financovanie nákladov na údržbu miestnych samospráv sa realizuje výlučne na náklady vlastných príjmov rozpočtov príslušných obcí.

Funkcie miestnej samosprávy sú určené jej povahou, miestom v systéme demokracie, úlohami a cieľmi, na ktoré je činnosť obce zameraná. Funkcie miestnej samosprávy sa chápu ako hlavné smery činnosti obce. Funkcie miestnej samosprávy sa vyznačujú určitou stabilitou a stabilitou, pretože vykazujú stály, cieľavedomý vplyv obyvateľstva, miestnych orgánov na vzťahy obcí s cieľom čo najefektívnejšie riešiť otázky miestneho významu. Spoločne poukazujú na možnosti a efektívnosť systému miestnej samosprávy, charakterizujú sociálny účel miestnej samosprávy (splatný) a proces jeho implementácie (existujúci). Berúc do úvahy úlohu miestnej samosprávy pri organizovaní a výkone moci ľudí, úlohy riešené v procese komunálnej činnosti a právomoci miestnej samosprávy, možno rozlíšiť tieto hlavné funkcie:

1. zabezpečenie účasti obyvateľstva na riešení otázok miestneho významu;

2. riadenie obecný majetok, finančné prostriedky miestnej samosprávy;

3. zabezpečenie integrovaného rozvoja územia obce;

4. zabezpečenie uspokojenia potrieb obyvateľstva v sociálno-kultúrnych, komunálnych a iných životne dôležitých službách;

5. ochrana verejného poriadku;

6. Zastupovanie a ochrana záujmov a práv miestnej samosprávy zaručená ústavou Ruskej federácie a federálnymi zákonmi.

Podľa ústavy Ruskej federácie sa miestna samospráva v Ruskej federácii vykonáva v rôznych organizačných formách (článok 130). Tieto formy spolu tvoria systém miestnej samosprávy v rámci príslušných obcí, prostredníctvom ktorého sa riešia otázky miestneho významu, miestneho života. Jednota systému miestnej samosprávy je spôsobená tým, že je založená na demokratických princípoch organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii, je budovaná s ohľadom na úlohu a funkcie miestnej samosprávy v spoločnosti a štáte, ako aj na historické a iné miestne tradície a je určovaná nezávisle obyvateľstvom príslušných obcí. Jednota tohto systému sa prejavuje v ohraničení predmetov kompetencie a autority medzi rôznymi formami jeho vykonávania, ako aj v skutočnosti, že všetky jeho organizačné formy sú úzko prepojené, vzájomne prepojené a vzájomne závislé. V rámci tejto prepojenosti a vzájomnej závislosti sú niektoré formy odvodené od iných alebo sú vzájomne prepojené vzťahmi vodcovstva, zodpovednosti a zodpovednosti alebo zodpovednosti a zodpovednosti. Federálne právo stanovuje formy interakcie medzi mestským obvodom a mestskými a vidieckymi sídlami, ktoré sú súčasťou mestského obvodu; umožňuje vytvorenie zastupiteľského orgánu mestskej časti zo zástupcov príslušných miestnych orgánov sídiel. Federálne právo zabezpečuje rozvoj medzimestskej spolupráce. Mestské subjekty môžu vytvárať medzimestské združenia, zakladať obchodné združenia a iné medziobecné organizácie. Pojem „systém miestnej samosprávy“ sa používa na charakterizáciu verejnej mocenskej organizácie a foriem činnosti obyvateľstva, orgánov, ktoré vytvára, na riešenie miestnych problémov v obci.

Zákon ustanovuje niekoľko skupín organizačných foriem, prostredníctvom ktorých sa v Ruskej federácii vykonáva miestna samospráva.

Prvá skupina zahŕňa formy priamej implementácie obyvateľstvom miestnej samosprávy, priama demokracia v systéme miestnej samosprávy sa uskutočňuje prostredníctvom rôznych foriem priameho vyjadrenia vôle obyvateľstva alebo jeho jednotlivých skupín žijúcich v hraniciach okresov, miest, okresov v mestách, mestách, vidieckych sídlach, v ktorých sa vykonáva miestna samospráva. , Pri jeho vykonávaní zohráva osobitnú úlohu, ktorá je podmienená predovšetkým skutočnosťou, že prostredníctvom takých foriem priamej demokracie, ako sú voľby, zhromaždenia obyvateľstva a množstvo ďalších, je zabezpečená tvorba a fungovanie všetkých najdôležitejších častí systému miestnej samosprávy - jej orgánov. Vzhľadom na to môžeme povedať, že v praxi miestnej samosprávy sú formy priamej a reprezentatívnej demokracie vzájomne prepojené a vzájomne sa dopĺňajú. Úloha priamej demokracie pri implementácii miestnej samosprávy je navyše determinovaná skutočnosťou, že niektoré jej formy (miestne referendá, stretnutia občanov a iné) sú začlenené do systému miestnej samosprávy ako jej neoddeliteľná súčasť.

Druhou skupinou sú orgány a úradníci miestnej samosprávy, ktorí sú zodpovední za hlavnú každodennú prácu na implementácii miestnej samosprávy na území príslušných obcí. Miestne vlády sú jedným zo základov demokratického systému riadenia spoločnosti, ktorý umožňuje demokratizáciu riadiaceho aparátu a riešenie miestnych problémov s oveľa väčšou účinnosťou v porovnaní s centralizovaným systémom riadenia; zabezpečiť, aby sa záujmy malých spoločenstiev zohľadňovali, keď verejná politika; optimálne kombinovať záujmy a ľudské práva a záujmy regiónov a štátu ako celku.

Tretia skupina zahŕňa formy účasti obyvateľstva v miestnej samospráve, ústrednom mieste, na ktorom je obsadená územná verejná samospráva. Početné, rôzne formy účasti obyvateľstva na implementácii miestnej samosprávy slúžia ako masívny pilier miestnej samosprávy, posilňujú jej väzby s obyvateľstvom. Pri ich činnosti existuje priama občianska iniciatíva obyvateľstva, ktorú živia stabilné záujmy rôznych sociálnych skupín. Tieto záujmy a tradície transformujú na aktívne občianske správanie, praktickú prácu.

Právna úprava miestna samospráva v Rusku odkazuje na subjekty federácie. Spoločná jurisdikcia federácie a subjektov z nej vyplývajúcich z Ruskej federácie sa týka iba stanovenia všeobecných zásad systému miestnej samosprávy. V súlade s týmto má Federácia právo vydávať zákony o všeobecných zásadách miestnej samosprávy a robí tak. Miestna samospráva je podrobne upravená zákonmi zriaďujúcich subjektov Ruskej federácie a chartami samotných obecných celkov. Právna regulácia sa neobmedzuje len na zásady. Právny základ miestnej samosprávy je kombináciou rôznych regulačných právnych aktov a jednotlivcov právne normyvládnuca miestna samospráva. časť právny rámec Miestna samospráva v Rusku obsahuje predovšetkým niektoré medzinárodné právne normy obsiahnuté v zákonoch medzinárodné právoToto sú všeobecne uznávané zásady a normy medzinárodného práva medzinárodné zmluvyratifikovaný štátom. Právny rámec miestnej samosprávy v Rusku obsahuje aj ustanovenia obsiahnuté v iných právnych aktoch. Toto je ústava Ruskej federácie (článok 12, článok 8 atď.); základné zákony (ústavy, charty) zakladajúcich subjektov Ruskej federácie; rámcové federálne zákony (o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy, 1995); federálne zákony vydané na vývoj rámcových zákonov a riadenie jednotlivých strán miestna vláda na federálnej úrovni (na finančných základoch miestnej samosprávy, 1997, základy) komunálna služba, 1998 atď.); Vyhlášky prezidenta Ruskej federácie (napríklad o schválení hlavných ustanovení štátnej politiky v oblasti rozvoja miestnej samosprávy, 1999); Rozhodnutia vlády Ruskej federácie (napríklad o federálny register obce, 1998); predpisy Ústavný súd RF (Súdny dvor napríklad uviedol, že subjekty, ktoré sú súčasťou federácie, nie sú oprávnené nahradiť orgány miestnej samosprávy vytvorením miestnych orgánov verejnej moci zo zakladajúceho subjektu federácie); zákony subjektov federácie o miestnej samospráve (tieto zákony alebo zákony s podobným názvom sa prijímajú vo všetkých predmetoch Ruskej federácie); listiny obcí; niektorí iní právne akty konkrétna obec. Právny rámec miestnej samosprávy môže obsahovať ustanovenia federálnych právnych aktov a aktov orgánov Ruskej federácie, ktoré sa všeobecne týkajú iných oblastí regulácie, ale môžu zahŕňať aj tieto alebo iné pravidlá ovplyvňujúce miestnu samosprávu (napríklad zákony o vzdelávaní, o knihovníctve, o postupe). privatizácia štátneho a obecného majetku, o podloží a ďalších). Charty obcí a Európska charta miestnej samosprávy v roku 1985 zaujímajú osobitné miesto medzi prameňmi komunálneho práva. Charta je zakladajúcim dokumentom mestskej formácie, ktorá má pre tento subjekt komplexný charakter, ktorý je základom mestskej tvorby a je charakterizovaný osobitným (komplikovaným) postupom pre prijatie a zmenu.

Charta je hlavným zákonom upravujúcim otázky miestnej samosprávy v rámci jednej obce. Prijíma sa buď zastupujúcim orgánom, alebo na miestnom referende. V súlade so zákonmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie musí charta obce odrážať: hranice a zloženie územia; miestne otázky týkajúce sa jurisdikcie obce; poradie účasti miestne obyvateľstvo pri riešení týchto problémov; štruktúra a postup formovania miestnych samospráv a jej úradníkov; mená zvolených orgánov a úradníkov; funkčné obdobie; druhy, postupy prijímania a nadobudnutia účinnosti regulačných právnych aktov miestnych orgánov; záruky práv, dôvodov a druhov zodpovednosti orgánov a úradníkov (odvolanie, prejav nedôvery, predčasné ukončenie autorita a ďalšie); otázky obecných služieb; postup pre vlastníctvo, používanie a nakladanie s komunálnym majetkom; charakteristika organizácie miestnej samosprávy v oblastiach s kompaktnými etnickými skupinami, kozákov, berúc do úvahy historické a iné tradície. Charty obcí podliehajú štátnej registrácii. Právny rámec konkrétnej obce okrem charty zahŕňa aj normatívne právne akty prijaté orgánmi a úradníkmi miestnej samosprávy. Môžu to byť nariadenia o práci miestnych zastupiteľských orgánov, rozhodnutia zastupiteľských orgánov miestnej samosprávy (napríklad o zavedení miestnych daní a poplatkov), nariadenia o územnej verejnej samospráve v obciach. Pri regulácii právomocí obecných úradov sa používa zásada subsidiarity, ktorá sa uplatňuje na vymedzenie subjektov jurisdikcie štátu (RF) a štátnych subjektov (subjekty Ruskej federácie) na jednej strane a obecných orgánov - na druhej strane: problémy, ktoré je možné riešiť na najnižšej úrovni , by sa nemali prenášať do hornej úrovne; Mestské úrady dostávajú úlohy, ktoré občianske združenia nemôžu zvládnuť pomocou samoorganizácie a iných foriem priamej demokracie.

Koncepcia právomocí miestnej samosprávy charakterizuje jej schopnosti a zodpovednosti v každej z oblastí jurisdikcie. Predmety a kompetencie tvoria spoločne kompetencie miestnej samosprávy.

Subjekty, nositelia právomocí sú miestne samosprávy, ich úradníci a určitá kategória občanov - voličov. Každý z týchto troch prvkov má svoju vlastnú kompetenciu (napríklad zastupiteľský orgán - v oblasti rozpočtu, vedúci obce - v oblasti riadenia, občania - určujúci zloženie zvolených alebo predčasných odvolaní), ale keď sa kombinujú, pri zohľadnení predmetov kompetencie vzniká nová kvalita, nie súčasťou každého z prvkov osobitne, právomoci obce. Zoznam vyššie uvedených jurisdikcií naznačuje, že miestna samospráva má v roku 2006 značnú kompetenciu rôzne oblasti, Predmet a oprávnenie sa zlúčia do konkrétnej udalosti, ktorá v tomto prípade vytvorí kompetenciu miestnej samosprávy a špecifickejšiu kompetenciu orgánu (napr. Vedúceho správy obce), ktorý úlohu plní. Všeobecné ustanovenia o predmetoch jurisdikcie obce dostávajú konkretizáciu v kompetenciách, spolu s prvými kompetenciami obce, ktorá je rozvinutá v kompetenciách jej orgánov a funkcionárov.

Papierovanie je oblasť činnosti, ktorá poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. V procese akéhokoľvek podniku, organizácie alebo inštitúcie sa riadiace rozhodnutia prijímajú v rôznych záležitostiach. Okrem toho informácie potrebné na prijímanie rozhodnutí a samotné rozhodnutia sa môžu predkladať vo forme dokumentov. Preto sa papierovanie nazýva aj manažérska dokumentácia. Účinnosť riadenia, ziskovosť, efektívnosť a kultúra práce riadiacich pracovníkov závisí od organizácie kancelárskych prác. Vývoj nových informačných technológií v oblasti riadenia, nové kancelárske programy sa uskutočňuje na základe tradičných pravidiel kancelárskej práce. Papierovanie pozostáva z dvoch neoddeliteľne prepojených komponentov: dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi.

Všetky operácie s dokumentmi sa riadia regulačnou a metodologickou základňou kancelárskej práce. Reguluje:
- pravidlá týkajúce sa papierovania;
- pravidlá pre prácu s dokumentmi;
- zaistenie bezpečnosti dokumentov;
- postup prenosu dokumentov do archívneho skladu;
- práca úradu pre správu (funkcie, štruktúra);
- zavedenie nových informačných technológií;
- práca s dokumentmi s pečiatkou obmedzenia prístupu;
- právne aspekty týkajúce sa dokumentov a iných otázok.

Problematiku správy dokumentácie upravuje:
- zákony Ruskej federácie;
- štátne a priemyselné normy;
- všetkých ruských klasifikátorov;
- štátne a priemyselné pokyny pre papierovanie;
- pokyny pre administratívnu prácu konkrétnej organizácie.

Správa dokumentácie poskytuje množstvo nasledujúcich funkcií.

Zriadenie formulárov a podrobností o dokumentoch. Po zostavení textu dokumentu musí byť dokument správne naformátovaný právna sila, Postup pri spracovaní úradných dokumentov je stanovený v GOST R6.30-2003 Požiadavky na spracovanie dokumentov, ktorá stanovuje pravidlá spracovania podrobností každého dokumentu. Dokument pozostáva z niekoľkých podstatných prvkov, ktoré sa nazývajú náležitosti. Odkedy sa objavil odborný výraz rekvizity, odhalíme jeho obsah. V GOST 351141-98 sa termíny a definície s požadovaným dokumentom nazývajú „povinný prvok úradného dokumentu“. Rôzne dokumenty pozostávajú z odlišného súboru detailov. Počet podrobností charakterizujúcich dokumenty je určený účelmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu a spôsobom jeho dokumentácie. Okrem náležitostí môže byť dokument charakterizovaný takými vlastnosťami, ako je originalita a kopírovanie, pravosť a falšovanie, fyzický stav dokumentu, veľkosť papiera, spôsob výroby dokumentu. Veľa dokumentov má prísne obmedzený počet detailov. Chýbajúce alebo nesprávne uvedenie akýchkoľvek podrobností v servisný dokument zneplatňuje dokument. V prípade mnohých dokumentov vydaných orgánmi verejnej moci a verejnej správy je zloženie podrobností týchto dokumentov stanovené v legislatívnych a regulačných aktoch. Dokumenty, ktorých forma nie je uvedená, musia obsahovať tieto požadované údaje:
a) názov dokumentu;
b) dátum vyhotovenia dokladu;
c) názov organizácie, v mene ktorej bol dokument vyhotovený;
d) obsah obchodnej transakcie;
e) meracie nástroje obchodnej transakcie vo fyzickom a peňažnom vyjadrení;
f) meno pracovných miest osôb zodpovedných za hospodársku transakciu a správnosť ich návrhu;
g) osobné podpisy týchto osôb.

Súbor podrobností, ktoré tvoria dokument, sa nazýva formulár dokumentu. Forma, ktorá je špecifická pre konkrétny typ dokumentu, napríklad príkaz, akt, sa nazýva štandardná forma. Štandardný formulár je charakterizovaný určitým počtom detailov umiestnených v prísnom poradí. Keď sa v našej krajine začalo pracovať na zjednotení a štandardizácii dokumentov v 20. rokoch 20. storočia, prvá štátne normy o dokumentoch týkajúcich sa ich formy a umiestnenia detailov. Tieto normy boli platné až do začiatku 40. rokov 20. storočia. V 60. rokoch sa opäť začali práce na normalizácii dokumentov. V rokoch 1965-1975. boli vyvinuté štandardy, ktoré stanovujú požiadavky na jednotlivé dokumentačné systémy používané v oblasti riadenia (zahraničný obchod, obchod, organizačné a administratívne, primárne, účtovníctvo).

Pošlite svoju dobrú prácu v databáze znalostí je jednoduché. Použite nasledujúci formulár

Študenti, absolventi vysokých škôl, mladí vedci, ktorí vo svojich štúdiách a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Občianskeho zákonníka Ruská federácia, vymedzenie právneho základu činnosti právnické osoby a jej dokumentáciu. Regulačná a metodická regulácia kancelárskej práce (alebo riadiacej dokumentácie), nedostatky v právnych predpisoch.

seminárna práca, pridané 02/12/2014

Koncepcia, zásady a funkcie miestnej samosprávy v Rusku. predpisy miestna samospráva ako subjekt presadzovania práva. Regulačné akty na federálnej úrovni, subjekty Ruskej federácie a systémy miestnej samosprávy.

semester, pridané 12.11.2008

Koncepcia a vývoj právneho rámca miestnej samosprávy. Ústava Ruskej federácie, federálne zákony, právne akty štátnych orgánov v systéme regulačných právnych aktov o miestnej samospráve. Základné princípy miestnej samosprávy Ruskej federácie.

abstrakt, pridané 02.06.2008

Pojem a podstata miestnej samosprávy. Regulačný rámec miestna vláda. Kľúčové dokumenty upravujúce jurisdikciu Spoločenstva. Charakteristiky samosprávy vo vidieckych oblastiach. Miestna samospráva vidieckeho sídla.

semestrálny príspevok, pridané 12.24.2011

Postavenie miestnej samosprávy v štátnej štruktúre krajiny a politický systém spoločnosť, jej regulačný rámec. Legislatívny základ miestnej samosprávy v meste Juzhno-Sachalinsk. Spôsoby, ako vyriešiť problém miestneho rozpočtu.

semesterový príspevok pridaný 13. 3. 2009

Správna organizácia správy dokumentov vo vláde. Proces riadenia orgánov vnútorných záležitostí (ATS). Hlavné prvky, obsah, typy a úlohy kancelárskej práce na ministerstve vnútra, jej právna úprava.

semestrálny príspevok, pridané 27/11/2011

Oficiálne a verejné uznanie miestnej samosprávy ako inštitúcie demokracie. Subjekty vedenia miestnej samosprávy, otázky miestneho významu, právomoci štátu. Problémy spojené s výkonom funkcií miestnej samosprávy.

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie zo 7. septembra 2011 č. 751 zo dňa 26. apríla 2016 č. 356)

I. Všeobecné ustanovenia

Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre administratívnu prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

Účinok týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Na základe týchto pravidiel, berúc do úvahy podmienky a špecifiká svojej činnosti, federálny výkonný orgán vypracuje inštruktážnu príručku schválenú vedúcim federálneho výkonného orgánu po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie.

II. Pojmy a definície
()

Na účely tohto nariadenia sa používajú tieto pojmy a definície:

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Dokumentácia“ - stanovenie informácií na hmotných nosičoch predpísaným spôsobom;

„Administratívna práca“ - činnosť, ktorá zabezpečuje tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

„Dokument“ - úradný dokument vytvorený štátnym orgánom, miestnou vládou, právnickou alebo fyzickou osobou, vypracovaný predpísaným spôsobom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

„Workflow“ - pohyb dokumentov od ich vytvorenia alebo prijatia až po dokončenie, vykonanie a / alebo odoslanie;

„Požadovaný doklad“ - prvok dokumentu potrebný na jeho vykonanie a organizáciu práce s ním;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

„Kópia dokumentu“ - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného dokumentu a jeho vonkajších prvkov, ktorý nemá právnu silu;

„Registrácia dokumentu“ - pridelenie registračného čísla dokumentu, vloženie informácií o dokumente do registračného a registračného formulára;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Nomenklatúra prípadov“ - systematický zoznam názvov prípadov s uvedením doby ich uchovávania;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej záležitosti alebo odvetvia činnosti federálneho výkonného orgánu;

„Klerická služba“ - štrukturálna jednotka, ktorá je poverená funkciami administratívnej práce, ako aj tí, ktorí sú zodpovední za administratívnu prácu v iných štrukturálnych odboroch;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Elektronická kópia dokumentu“ je kópia dokumentu vytvoreného v elektronická forma;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

odsek stratil platnosť. - ;

„Systém elektronickej správy dokumentov“ - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

„Elektronická správa dokumentov“ - systém správy dokumentov využívajúci informačný systém.

()

Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

(odsek bol zavedený uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 č. 751)

III. Vytváranie dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne
Dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom sú vyhotovené na hlavičkových papieroch, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovené zloženie detailov, ich umiestnenie a vyhotovenie.

Formy federálneho výkonného orgánu sa vyvíjajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho usporiadania detailov. Pri uhlovej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. V pozdĺžnej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v strede listu pozdĺž horného poľa.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov sa používajú šablóny elektronických dokumentov.

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Každý list dokumentu vyhotovený na tlačive aj na štandardnom papieri by mal mať okraje minimálne 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - hore a 20 mm - dole.

Vzorové formuláre a šablóny elektronických dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.

(doložka 8 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v priebehu činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) štátny znak Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štrukturálnej jednotky federálneho výkonného orgánu;

d) pracovné miesto;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

f) názov typu dokladu;

g) dátum dokumentu;

h) registračné číslo dokladu;

j) miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu;

k) podpisová pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu;

l) adresát;

m) pečiatka schválenia dokumentu;

n) pokyny na vykonanie dokumentu (uznesenie);

o) nadpis k textu;

p) text dokumentu;

c) kontrolná značka;

r) značka na prihláške;

s) podpis;

f) značka na elektronickom podpise;

x) podpisovú pečiatku dokumentu;

h) tlač;

w) poznámku o overení kópie;

u) známka o výkonnom umelcovi;

e) poznámku o vyhotovení dokumentu a jeho smerovaní v podnikaní;

j) známka pri prijatí dokumentu;

(doložka 9 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

Schválenie dokladu vo federálnom výkonnom orgáne sa vydáva vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s ostatnými vládnymi orgánmi a organizáciami sa vykonáva schvaľovacou pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.

IV. Požiadavky na organizáciu pracovných postupov vo federálnom výkonnom orgáne
Tok dokumentov federálneho výkonného orgánu zahŕňa nasledujúce toky dokumentov:

a) prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);

b) zaslaná dokumentácia (odoslaná);

c) interná dokumentácia.

Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a zasielanie písomností uskutočňuje prostredníctvom poštovej, kuriérskej a telekomunikačnej komunikácie.

Dokumenty, ktoré federálny výkonný orgán dostane, prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežným preskúmaním, prevodom na správu za úhradu v kancelárskej riadiacej službe, odovzdaním exekútorom a po ich uvedení do podnikania.

Počiatočné spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správneho doručenia dokumentov a dostupnosti dokumentov a ich príloh, ako aj distribúciu dokumentov pre registrované a neregistrované.

Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa uskutoční v deň prijatia, vytvorenia (podpísania alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

(s. 16 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Stratená sila. - Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356.

Evidované dokumenty predkladá úradná služba na posúdenie vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu ostatným úradníkom federálneho výkonného orgánu.

Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (uznesenia) zasiela správa správy úradu exekútorom.

(strana 18 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Originál dokumentu sa zašle štrukturálnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak existuje niekoľko výkonných umelcov, pôvodný dokument sa prenesie na štrukturálnu jednotku, ktorá je zodpovedným umelcom, zostávajúce jednotky dostanú kópiu dokumentu.

S možnosťou prístupu do elektronická kópia Ak je dokument v elektronickom systéme správy dokumentov originálny dokument, môže zostať v cirkevnej službe, ak je to stanovené administratívnou inštrukciou federálneho výkonného orgánu.

(odsek bol zavedený uznesením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo inej oprávnenej osoby sa odovzdajú kancelárskej službe na registráciu a odoslanie.

(str. 20 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Úradná služba kontroluje správnosť dokladu, úplnosť dokladu a počet kópií dokladu v poštovom zozname. Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia dodávateľovi.

Dokumenty sa zasielajú v deň ich registrácie alebo v nasledujúci pracovný deň.

Prenos dokumentov medzi štrukturálnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom služby správy kancelárií.

Vo federálnom výkonnom orgáne duchovná služba vedie záznamy o prichádzajúcich, vytváraných a odosielaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zhromažďované, analyzované úradnou službou a predkladané vedúcemu federálneho výkonného orgánu spôsobom, ktorý stanovil.

Na zaznamenávanie a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch v súlade so žiadosťou. Elektronický systém správy dokumentov federálneho výkonného orgánu môže používať ďalšie informácie o dokumentoch.

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu
Federálny výkonný orgán:

a) vytvára svoj dokumentárny fond z dokumentov vytvorených v priebehu svojej činnosti;

b) po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie vypracúva a schvaľuje zoznam dokumentov vytvorených v priebehu jeho činnosti, ako aj v rámci činností organizácií, ktoré sú jej podriadené, s uvedením období uchovávania;

c) vyvíja a schvaľuje album šablón pre zjednotené formy dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom.

(p. „C“ bolo zavedené uznesením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Zriadenie dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva správcovskou službou zostavením nomenklatúry prípadov, formovaním a spracovaním prípadov, zabezpečením ich bezpečnosti, zaznamenaním a prenosom súborov do archívu federálneho výkonného orgánu.

Nomenklatúra záležitostí federálneho výkonného orgánu:

a) zostavené úradom pre správu kancelárií na základe nomenklatúry záležitostí štrukturálne jednotky;

b) po koordinácii s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu ho schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roku;

c) raz za 5 rokov sa dohodne s odbornou overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa dokumenty vytvorené v priebehu činnosti federálneho výkonného orgánu odovzdávajú na trvalé uloženie Archívny fond Ruská federácia;

d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou overovacou komisiou federálneho štátneho archívu.

Názvy oddielov nomenklatúry záležitostí federálneho výkonného orgánu sú názvy štruktúrnych oddielov federálneho výkonného orgánu.

Prípady sa formujú v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupenia) na trvalé, dočasné (nad 10 rokov) uchovávanie, vrátane personálu a na dočasné (do 10 rokov) vrátane).

Prípady od dátumu ich vzniku do prenosu do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sa ukladajú v štrukturálnych jednotkách v mieste ich vzniku.

Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych odborov na obdobie určené vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jeho uplynutí sa majú vrátiť.

Prípady sa vydávajú iným štátnym orgánom a organizáciám na základe ich písomnej žiadosti so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelársku prácu.

Vyňatie dokumentov z trvalého uloženia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom vedúceho federálneho výkonného orgánu, pričom kópia dokumentu sa osvedčuje ustanoveným spôsobom a zákon o dôvodoch vydania originálu.

Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadov úradnou cestou. Spisy sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu na základe zoznamov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) doby uchovávania a prípadov zamestnancov vytvorených v štrukturálnych oddieloch federálneho výkonného orgánu. Prípady dočasného skladovania (do 10 rokov vrátane) sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu a musia sa zničiť predpísaným spôsobom po uplynutí doby uchovávania.

(s. 34 v znení zmien a doplnení Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Základom na zostavenie záznamov o prípadoch trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania je nomenklatúra prípadov.

Poznámka.
Otázky týkajúce sa zostavenia nomenklatúry prípadov a zoznamov prípadov, tvorby a vykonávania prípadov, ako aj zničenia prípadov dočasného uskladnenia, pozri „Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií“ (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 06.02.2002), Pravidlá pre administratívnu prácu vo federálnych výkonných orgánoch. schválený Vyhláška vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477, Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, zaznamenávania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách, schválené. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526.

Postup zostavovania nomenklatúry prípadov a zoznamov prípadov, ich formovania a vykonávania, ako aj ničenia prípadov dočasného skladovania vo federálnom výkonnom orgáne je stanovený federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie.

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)
Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

Elektronický dokument musí byť vyhotovený v súlade so všeobecnými pravidlami úradnej práce a musí mať podrobnosti stanovené pre podobný dokument v papierovej forme, s výnimkou požadovaného štátneho znaku Ruskej federácie.

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie na papieri) a elektronické kópie dokumentov.

Zloženie elektronických dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom je stanovené zoznamom dokumentov, ktorých vytváranie, uchovávanie a používanie sa vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov pri organizovaní vnútorných činností federálneho výkonného orgánu, vypracovaných na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizácii vnútorných činností federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnou archívnou agentúrou.

Elektronické dokumenty zasielané štátnym orgánom a miestnym orgánom sú podpísané zosilnenou kvalifikáciou elektronický podpis úradník federálneho výkonného orgánu v súlade s Federálne právo „Na elektronický podpis.“

V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania činností s elektronickými dokumentmi, pri ktorých sa používajú iné typy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronickom podpise“.

Prijímanie a zasielanie elektronických dokumentov sa vykonáva prostredníctvom správy úradu.

Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných s elektronickým podpisom služba správy úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.

Po zahrnutí elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa vytvoria registračné a registračné údaje o dokumente, ktoré poskytujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, použitia a ďalších údajov.

Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v papierovej podobe sa zaznamenávajú do systému elektronickej správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takého dokumentu.

Evidencia a účtovanie elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu.

Elektronické dokumenty sa generujú v elektronických prípadoch v súlade s nomenklatúrou prípadov.

Nomenklatúra prípadov uvádza, že prípad sa vedie v elektronickej forme, ktorá je uvedená v názve prípadu alebo v stĺpci „Poznámka“.

Po ich vyhotovení alebo odoslaní sa elektronické dokumenty musia uchovávať predpísaným spôsobom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu po dobu stanovenú pre podobné dokumenty v papierovej podobe.

Po uplynutí lehôt stanovených na uchovávanie elektronických dokumentov sa tieto dokumenty zničia na základe aktu schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.

prihláška
podľa pravidiel kancelárskej práce
vo federálnych orgánoch
výkonná moc

Zoznam požadovaných informácií o dokumentoch
používa sa na účtovníctvo a vyhľadávanie dokumentov
v systémoch elektronickej správy dokumentov
federálne výkonné orgány

(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Pozícia, priezvisko a iniciálky osoby, ktorá dokument podpísala

Názov typu dokladu

Dátum dokumentu

Registračné číslo dokumentu

Dátum prijatia dokumentu

Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

Informácie o súvisiace dokumenty (názov typu dokladu, dátum, registračné číslo, typ komunikácie)

Názov textu ( zhrnutie dokument)

Index prípadov nomenklatúry

Podrobnosti o presmerovaní dokumentu

Počet listov hlavného dokumentu

Ochranná známka (počet prihlášok, celkový počet prihlášok)

Pokyny na vykonanie dokumentu (dodávateľ, objednávka, dátum vyhotovenia)

Kontrolná značka

Panel prístupu

Informácie o elektronickom podpise

Overovanie elektronického podpisu

Jednotka - výkonný riaditeľ dokumentu

NEŠTÁTNA EDUCAČNÁ INŠTITÚCIA

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

KUZBAS INŠTITÚT HOSPODÁRSTVA A PRÁVO

PRÁVNA FAKULTA

PREDSEDA HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

skúška

Disciplína: „Dokumentácia o riadiacich činnostiach“

na tému „Organizácia administratívy v štátnych orgánoch a miestnej samospráve“

Doplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

skontrolovaná:

Kemerovo, 2010

Úvod …………………………………………………………………… ..… .3

1. Správa dokumentov ako základ pre činnosť orgánu .............. ... .5

2. Ruský model správy úradu vo vláde a miestnej samospráve ...................................... ..7

3. Výber prístupu k automatizácii pracovných postupov ……………………… 10

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov …………….… ..12

5. Tok dokumentov úradných dokumentov .............................................

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi .......... ... 18

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní ……………………… ... 20

8. Rozhodnutie pre orgán miestnej samosprávy ………………………… .... 21

Záver ……………………………………………………………………… ... ... 23

Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..25

úvod

Potreba automatizácie kancelárskych procesov a organizácia správy elektronických dokumentov dnes uznávajú štátne orgány a miestne samosprávy takmer vo všetkých ustanovujúcich jednotkách Ruskej federácie. Spolu s pochopením tejto potreby však vyvstáva množstvo otázok bez toho, aby sme dostali odpovede, na ktoré nie je možné prejsť na praktickú realizáciu projektov.

Kde začať s implementáciou systému? Ako rozdeliť celý projekt do etáp tak, aby bol efekt implementácie zjavný po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktorý z dostupných technických prostriedkov je na prvom mieste upgrade a čo môže čakať? Aké finančné zdroje by sa mali v rozpočte poskytnúť do roku na základe skutočností konkrétneho regiónu?

práca inžinierov, dizajnérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentácie. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla, keď

zoznámenie zostavovateľov dokumentov s najbežnejšími zákonmi o vnímaní dokumentov, na druhej strane, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem na prípravu základných dokumentov.

účel kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach.

Podľa účelu kontroly v práci stanovte nasledujúce úlohy:

Definujte pojem workflow;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach;

Identifikujte systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

1. Správa dokumentov ako základ pre činnosti orgánu.

Každý orgán tvorí svoj vlastný dokumentárny fond. Nomenklatúra záležitostí orgánu je koordinovaná s odbornou komisiou príslušného archívu federálneho štátu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uchovávania sa prenášajú do archívu. Vyhláška ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.

2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych samosprávach.

V Rusku sa na národnej úrovni vyvinula jednotná technológia pre prácu s riadiacimi dokumentmi, tzv. Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia (GS DOW). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdobu, či už ide o podrobnosti o vývoji technológie na prácu s dokumentmi alebo o rozsah distribúcie. A ak vývoj automatizácie kancelárií na Západe stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, v Rusku hovoríme spravidla o automatizácii tradične zavedenej technológie pracovného toku v kanceláriách.

Aké sú znaky „ruského modelu“ kancelárskej práce? Rozlišujú sa tri najvýznamnejšie výhody:

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia kontrolných funkcií;

Zjednotené štandardy pracovného toku.

Tradičné kancelárske práce zahŕňajú údržbu mnohých časopisov a / alebo kartových spisov, ktoré slúžia na papierovanie. A práve údržba týchto kartoték je primárnym objektom automatizácie kancelárií. Zároveň nič nebráni zahrnutiu schopnosti prepojiť kartu s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video) do automatizovaného systému. Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na správu elektronických dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady na vytvorenie elektronické archívy s účinnými mechanizmami pre referenčnú a analytickú prácu na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

Na druhej strane použitie počítačovej siete vytvára podmienky na decentralizáciu rôznych kancelárskych funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad pracovným tokom. Napríklad je možné povoliť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom nezávisle evidovať dokumenty a zároveň centrálne kontrolovať ich postup. Okrem toho prítomnosť siete spájajúcej geograficky vzdialené úrady umožňuje centralizovanú kontrolu toku dokumentov, ktorú nie je možné implementovať v rámci čisto papierovej technológie.

Ruský model správy dokumentov je nielen plne kompatibilný s modernými prístupmi k procesom riadenia, ale tiež výrazne prevyšuje západný model správy dokumentov. V ruskom modeli sa strata dokumentov môže skutočne vyskytnúť iba v dôsledku priameho porušenia pokynov na prácu v kancelárii.

3. Výber prístupu k automatizácii pracovných postupov.

Potreba automatizovať pracovný tok orgánov verejnej moci a miestnych samospráv je dnes očividná pre všetkých.

Papierovanie pomocou papierových časopisov a kartoték je z niekoľkých dôvodov nezlučiteľné s požiadavkami na zvýšenie efektívnosti štátnych zamestnancov.

Informácie o dokumentoch a postupe ich vykonávania sú distribuované v kartovom indexovom systéme organizácie a jej štrukturálnych divíziách. Získanie informácií o práci s dokumentmi v podniku si preto vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných súborových skriniek.

Kartotéky na dokumenty sú zvyčajne oddelené od výkonných umelcov. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokumentov.

Reprodukcia a pohyb veľkého počtu papierových dokumentov, údržba viacerých a prekrývajúcich sa časopisov a kartoték vedie k veľkým objemom neproduktívnych nákladov na pracovnú silu.

Kardinálne, revolučné prístupy k dokumentovaniu obehu štátnych orgánov a miestnej samosprávy sú však veľmi nebezpečné. To môže viesť nielen k oneskoreniu pri implementácii, ale aj k vážnym problémom s riadením.

Microsoft spolu s partnermi ponúka dve fázové programové a metodologické riešenia v oblasti správy dokumentov štátnych orgánov a miestnej samosprávy:

Automatické papierovanie pre prácu s papierom;

Elektronická správa dokumentov a papierovanie.

Takýto postupný prístup hladko zvýši efektívnosť orgánu a vylúči možnosť dezorganizácie jeho činností. Automatizované papierovanie pre papierový pracovný tok je v najkratšom možnom čase hlavným prístupom k automatizácii pracovných postupov vo vláde a miestnej samospráve.

Dokumenty spracované orgánom, vrátane tých, ktoré sa prenášajú pri použití výpočtovej techniky, majú dve formy - tradične papierovú a elektronickú. Takáto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné prostriedky na prípravu dokumentov zahŕňajú elektronickú formu uchovávania dokumentov a regulačný rámec a zavedené pravidlá zaobchádzania sú papierové. Najdôležitejším argumentom v prospech uchovávania papierových dokumentov je neprekonateľná výhoda práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako schopnosti moderných informačných technológií.

Vo vládnych orgánoch a miestnej samospráve, zjavne, na dlhú dobu pri spracovávaní dokumentov v v elektronickej podobe Operácie vyžadujúce vytvorenie papierových kópií sa zachovajú. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierovej podobe. Navyše, zatiaľ čo výmena úradných dokumentov medzi orgánmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov sa uskutočňuje aj v papierovej podobe.

Elektronická správa dokumentov a papierovanie (EDD) je technologická reakcia na moderné požiadavky súčasnej politickej a hospodárskej situácie na účinnosť ruských vládnych orgánov a miestnej samosprávy. Skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania veľkých progresívnych ruských obchodných štruktúr sú tiež v prospech EDD.

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov.

Ako je uvedené vyššie, elektronická správa dokumentov je kombináciou nových technológií pre prácu s dokumentmi. Aplikované technológie umožňujú organizovať „bezproblémovú“ interakciu medzi systémami poskytujúcimi rôzne operácie spracovania dokumentov. Tieto technológie zahŕňajú predovšetkým:

Technológie rozpoznávania textu transformujúce papierové prichádzajúce dokumenty do plne elektronickej prezentačnej formy;

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Spôsoby prenosu údajov;

Prostriedky uchovávania elektronických informácií.

Tieto technológie umožňujú vzájomné organické dopĺňanie subsystémov, ktoré vykonávajú rôzne funkcie. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektívnosť štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.

Elektronická správa dokumentov vám umožňuje vytvoriť jeden informačný priestor v oprávnení a integrovať všetky systémy dokumentov do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií ruskej kancelárskej práce. Základom takejto integrácie sú spoľahlivé systémy na uchovávanie dokumentov a správu dokumentov, ktoré s nimi interagujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jednom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti vo väčšine úradov a miestnych samospráv sa mnoho operácií už vykonáva pomocou počítačovej technológie. Úlohou automatizačného systému je zorganizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému zamestnancovi verejnej správy bohatý informačný priestor na zabezpečenie činností.

5. Pracovný tok úradných dokumentov.

Hlavným cieľom pri vývoji technológií správy elektronických dokumentov bolo dosiahnuť maximálnu kontinuitu pravidiel a techník správy dokumentov v papierovej podobe a archivácie spisov, čo umožňuje bezbolestný prechod z tradičných na moderné technológie.

Systém správy záznamov spracúva dokumenty uložené v jedinom úložisku dokumentov orgánu. To vám umožní zahrnúť dokumenty spracované úradnými dokumentmi do jedného informačného priestoru úradu.

Technológia elektronickej správy dokumentov je podporovaná nasledujúcimi systémovými funkciami:

Registrácia v automatizovanom režime prichádzajúcich dokumentov prenášaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu vrátane dokumentov vybavených elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a kryptografickou ochranou;

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Pripájanie elektronického obrazu dokumentu k registračnej karte (RC) vo forme súboru (súborov) ľubovoľného formátu;

rozlíšenie prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Poskytovanie každého úradníka - účastníka v procese administratívy - jeho osobným virtuálnym účtom, čím sa úradníkovi poskytuje prístup iba k dokumentom v rámci jeho právomoci;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (pozorovania) návrhov dokumentov;

fulltextové a asociačné vyhľadávanie elektronických dokumentov, vrátane diaľkového fulltextového vyhľadávania;

E-mailom alebo zverejnením autority elektronických odchádzajúcich dokumentov (pomocou akéhokoľvek e-mailu, ktorý podporuje MAPI), chráneného elektronickým digitálnym podpisom a šifrovaním pomocou certifikovaných prostriedkov prostredníctvom internetového portálu;

Tvorba a vybavovanie prípadov, t. zoskupovanie vykonaných dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v prípade;

Archívne uchovávanie elektronických dokumentov, záležitosti úradu.

Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je dokument Kazašskej republiky, ktorého úplnosť podrobností poskytuje schopnosť vytvárať štatistické a analytické správy o rôznych informačných oddieloch, ľahké vyhľadávanie.

V takom prípade je možné základný súbor podrobností Kazašskej republiky rozšíriť o ľubovoľný súbor dodatočných podrobností určený pre každú skupinu dokumentov. Ďalšie podrobnosti o Kazašskej republike spolu s hlavnými podrobnosťami je možné pri generovaní správ vyhľadávať a vyberať údaje. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykonáva v automatizovanom režime. V prípade dokumentu prijatého v dôsledku výmeny údajov medzi dvoma systémami EDD sa automaticky vygeneruje väčšina údajov o Kazašskej republike. Elektronický obrázok dokumentu je pripojený k RK. V takom prípade sa overí totožnosť dokumentu vybaveného elektronickým digitálnym podpisom a kryptografickou ochranou. Ak prichádzajúci dokument prichádza v papierovej podobe, balík optického rozpoznávania textu je poskytnutý zo systémového prostredia a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti do administratívneho systému, zatiaľ čo sa dokument pripojí k ROK. Používateľ systému, ktorý priložil dokumentový súbor, nastavuje prístupové práva k spisu na úrovni pečiatky utajenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred úpravami.

Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vykonanie a uloženie v elektronickej podobe, navrhuje sa použitie možnosti „Registrácia toku“. V takom prípade užívateľ automatizovaného pracoviska (AWS) online registrácie po zadaní registračných údajov o dokumente v Kazašskej republike vytlačí na prvý hárok čiarového kódu, ktorý zodpovedá číslu interného systému priradenému systému k dokumentu, ktorý sa má zaregistrovať. Potom sa dokumenty v náhodnom poradí z rôznych automatizovaných pracovných tokov registrácie prúdov odosielajú na automatizované pracovné stanice vybavené vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarových kódov sú pripojené k zodpovedajúcim registračným kartám dokumentov.

Po registrácii sa RK s priloženým dokumentom pošle cez sieť úradníkovi zodpovednému za prijatie rozhodnutia o vykonaní dokumentu a potom vykonateľom dokumentu v súlade s podrobnosťami uznesenia. Zároveň má každý vedúci alebo vykonávateľ určité práva, ktoré umožňujú organizovať prácu s dokumentmi čo najbližšie k tradičnej práci pri stole, na ktorom sú dokumenty umiestnené v priečinkoch, ktoré patria do právomoci iba tohto zamestnanca a ktoré buď čakajú na začatie vykonávania (v priečinku Doručená pošta). , buď prijatý zamestnancom na vykonanie (v priečinku Poprava), alebo prevedený na podriadených s uvedením termínu na vykonanie (v priečinku Kontrola).

Pri práci s elektronickými dokumentmi sa poskytuje kombinované fulltextové a atribučné vyhľadávanie požadovaného dokumentu vrátane použitia prístupu na web k databáze dokumentov systémov.

Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interné dokumenty štandardnou technológiou sú tiež pripojené k RC. Odchádzajúci dokument spolu s údajmi o Kazašskej republike možno chrániť digitálnym podpisom, šifrovať a preniesť na adresáta.

V spojení so schopnosťou registrovať dokumenty prijaté prostredníctvom komunikačných liniek sa tak poskytuje podniková elektronická správa dokumentov. Hotové dokumenty sa zostavia do súborov a prenesú do archívneho úložiska.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

V súčasnosti už mnoho štátnych orgánov používa zdedené automatizované systémy správa dokumentov. Sú postavené na rôznych softvérových a hardvérových základniach. Niektoré z nich dodávané partnermi spoločnosti Microsoft (vrátane vyššie uvedeného systému „Case“ spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na základe moderná technológia, V prevádzke je tiež významný počet predchádzajúcich generačných systémov založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch v dohľadnej budúcnosti nie je možné tak z politického hľadiska (práva zakladajúcich subjektov federácie a miestnych orgánov), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia, a najmä výmena operačných systémov, je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.

V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký prostriedok medzirezortnej výmeny dokumentov, ktorý by sa dal ľahko prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich / odchádzajúcich správ a ktorý by umožňoval pripojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť náležite chránená. Dokumenty musia byť vybavené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu av niektorých prípadoch - musí byť uzavretý kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.

Každá organizácia má veľa korešpondenčných organizácií, s ktorými sa vymieňajú dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Nie je praktické zaťažovať systémy jednotlivých organizácií funkciou neustálej podpory oficiálnych informácií potrebných na organizovanie výmeny. Je logické budovať výmenu dokumentov nie na princípe „každý s každým“, ale na základe „hviezdneho“ princípu - na základe stredísk výmeny dokumentov (DPC).

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúce skupiny funkcií:

Prevod a schvaľovanie formátov pre prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty;

Podpora databáz adries a výpočtu trás doručovania dokumentov;

Garantované doručovanie dokumentov;

Dodatočné archivovanie dokumentov;

Podpora a synchronizácia adresárov.

Strediská správ môžu tiež prevziať úlohu certifikačných stredísk, ktoré podporujú infraštruktúru súkromného a verejného kľúča, postupy overovania totožnosti pre organizácie zúčastňujúce sa na výmene.

Pre integráciu s dátovými centrami môžu byť staré podnikové systémy v prípade potreby doplnené o špeciálne moduly rozhrania, ktoré poskytujú postupy predbežnej konverzie formátu a výmeny s dátovými centrami.

7. Systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach.

Riešenie pre obecné a iné orgány s malým objemom pracovných tokov Táto kategória môže podmienečne zahŕňať riadiace štruktúry obcí s malým objemom pracovných tokov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu na implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich môže byť odporúčané riešenie pre jedného používateľa, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo prostredníctvom dátového centra. Používateľ takého rozhodnutia je zvyčajne osoba zodpovedná za kancelársku prácu organizácie. Súčasne sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém uchováva záznamy o prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentoch, záznamy o rozlíšeniach dokumentov, dokumenty odpísané do spisu a uchovávané v archívnom sklade. S veľkým počtom zamestnancov je možné udržať aj pohyb papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej podobe od vyššej organizácie sa okamžite zaregistrujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Materská organizácia automaticky dostane oznámenie o zaregistrovaní dokumentu. Toto riešenie umožňuje:

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.

8. Rozhodnutie pre miestnu samosprávu.

Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry obcí s priemerným objemom pracovných tokov od 3 000 do 10 000 dokumentov za rok, úrad alebo sekretariát ako štruktúrne oddelená jednotka, ktoré vykonávajú nielen dokumenty s organizáciami, ale aj listy a výzvy občanov a podnikov. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočný počet osobných počítačov integrovaných do miestnej siete. Pre nich je možné odporučiť viac užívateľské riešenie s počtom pracovísk od 5 do 20, ktoré je vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo prostredníctvom dátového centra), komunikáciou s portálom na informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosťou vzdialeného prístupu na internet. prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečiť registráciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, účtovanie uznesení o dokumentoch, dokumentov odpísaných v spise a uchovávaných v archívnom sklade. Mali by sa uchovávať aj záznamy o pohybe papierových originálov.

Užívateľmi takéhoto riešenia sú zvyčajne nielen administratívni pracovníci, ale aj počet zamestnancov funkčných jednotiek. Keďže väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto rozhodnutia možno prácu zorganizovať s časťou dokumentov hlavne alebo výlučne v elektronickej podobe. Doručená pošta papierové dokumenty môžu byť digitalizované a všetka ďalšia práca s nimi už môže prebiehať v elektronickej podobe. V elektronickej forme je možné zorganizovať aj proces vybavovania dokumentov (overlay a vymáhanie uznesení).

Ak má organizácia neustále prístupný kanál na internete, je možné prostredníctvom webového rozhrania zorganizovať vzdialený prístup do systému EDD, ktorý umožňuje sledovať priebeh práce úradníkom, ktorí sú mimo kancelárie, ako aj vyšším organizáciám.

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť zaťaženie administratívnych pracovníkov presunutím časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť účinnosť kontroly vykonávania dokumentov;

Zorganizujte efektívny systém na ukladanie súvisiacich dokumentov;

Skráťte čas na vyhľadanie potrebných dokumentov;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vykonávaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s občanmi a organizáciami predkladanými v elektronickej podobe (prostredníctvom portálu);

Zabezpečiť kontrolu nad vykonávaním dôležitých dokumentov vyššími organizáciami.

Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizáciu vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD je možné použiť sadu internetových technológií spoločnosti Microsoft (internetové informačné služby, technológiu ASP, Microsoft Index Server) a rozhranie Delo-Enterprise API na publikovanie dokumentov. priamo zo základne.

záver

Charakteristickým rysom papierovania a pracovných postupov vo vláde alebo miestnej samospráve ako systému správy dokumentov je 100% odraz procesov riadenia v dokumentárnej forme. Z tohto dôvodu sa procesy papierovania a pracovných postupov stali sebestačnými a vyžadujú si vlastný systém riadenia.

Momentálne aktívne prebieha zavedenie počítačového vybavenia a sietí vo vládnych inštitúciách av mnohých krajinách je úroveň, ktorá sa doteraz dosiahla, dostatočná na zavedenie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. Ale okrem počítačov a sietí si to vyžaduje aj súbor moderných softvérových riešení.

V Ruskej federácii sa plne uznáva význam tejto oblasti, čo sa odráža vo federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“ ako celku a vo viacerých jeho konkrétnych činnostiach.

Konečný výsledok riadiacich činností stavový prístroj Závisí to od mnohých medziľahlých spojení, z ktorých jedným je deloroizodstvo, ktoré umožňuje rýchlosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová výroba koordinuje všetky fázy práce - od návrhu až po praktickú implementáciu riešení. Proces riadenia zahŕňa nasledujúce základné zdokumentované operácie:

Zhromažďovanie a spracovanie zdokumentovaných informácií; príprava roztoku;

rozhodovanie a dokumentácia; oznamovanie rozhodnutí výkonným umelcom;

Vykonanie rozhodnutia; kontrola vykonávania; zhromažďovanie informácií o výkone;

Prenos informácií o vertikálnej a horizontálnej komunikácii; ukladanie a získavanie informácií.

Riadiaci aparát plní svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a splnomocnených organizačných a administratívnych dokumentov vytvorených v obehu bez ohľadu na špecifiká činnosti vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a štátnej správy. Vzhľadom na to, že riadiaci pracovníci zamestnávajú viac ako 14 miliónov ľudí a ročný tok dokumentov v krajine predstavuje približne 60 miliárd listov a neustále rastie, niet pochýb o tom, že je efektívne predpis tento proces má veľký význam, Ako jeden z prostriedkov regulácie tokov dokumentov patria štátne normy pre dokumentáciu, klasifikátory všetkých Únie a zjednotené systémy dokumentácie. Tieto a ďalšie normy sú uznávané tak, že stabilizujú pracovný tok v krajine počas celého technologického cyklu, vytvárajú optimálnu technológiu na správu dokumentov v každej z nich.

riadiaca jednotka.

Zoznam použitej literatúry:

1. M. I. Basakov. Papierovanie. Učebnica pre študentov stredných odborných škôl odborné vzdelávanie, [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336с.

2. Borodina V.V. Papierovanie v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľ: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanova M.V. Vedenie záznamov vo vláde a miestnej samospráve: Učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256p .- (Vysokoškolské vzdelávanie)

4. Kuznetsov I.N. Dokumentačná podpora riadenia a administratívy. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576 s.

5. Spivak V. A. Dokumentácia o riadiacich činnostiach. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľ: Peter, 2008. - 256 s.

Štátny systém riadenia dokumentácie. Všeobecné požiadavky na podporné služby pre dokumenty a dokumentáciu. - M., 1991

Borodina V.V. Papierovanie v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľ: RAGS, 2008. - 154 ° C

Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľ: Peter, 2008. - 98 ° C.

Borodina V.V. Papierovanie v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľ: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľ: Peter, 2008. - 68 ° C.

M.I. Basakov. Papierovanie. Učebnica pre študentov stredných odborných škôl. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. –95 ° C.

Kirsanova M.V. Vedenie záznamov vo vláde a miestnej samospráve: Učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanova. - Publikovanie: Infra-M:, 2004 - 127 ° C.

Kirsanova M.V. Vedenie záznamov vo vláde a miestnej samospráve: Učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanova. - Publikovanie: Infra-M:, 2004 - 154 ° C.

Kuznetsov I.N. Dokumentačná podpora riadenia a administratívy. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008 - 84 ° C.

Funkcie správy dokumentov v štátnych a obecných orgánoch. L. A. Doronina Základy administratívnej práce v štátnej a mestskej správe. Tok dokumentov úradných dokumentov

Pošlite svoju dobrú prácu v databáze znalostí je jednoduché. Použite nasledujúci formulár

Podobné dokumenty

I. Všeobecné ustanovenia

II. Pojmy a definície ()

III. Vytváranie dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

IV. Požiadavky na organizáciu pracovných postupov vo federálnom výkonnom orgáne

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne (v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Zoznam požadovaných informácií o dokumentoch používa sa na účtovníctvo a vyhľadávanie dokumentov v systémoch elektronickej správy dokumentov federálne výkonné orgány

II. Pojmy a definície
()

VI. Funkcie práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v znení neskorších predpisov Vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

Zoznam požadovaných informácií o dokumentoch
používa sa na účtovníctvo a vyhľadávanie dokumentov
v systémoch elektronickej správy dokumentov
federálne výkonné orgány