Metóda digitalizácie archívnych dokumentov. Skenovanie archívov: spôsob digitalizácie archívnych dokumentov. Kontrola kvality elektronických kópií

SKENOVANIE: Technológia

Čo je digitalizácia?

10.02.2015, Pi, 14:05, moskevský čas 2707

Skenovacie služby, spätná konverzia a súvisiace služby. Prehľad technológií na prevod dokumentov do elektronickej formy.

Existuje niekoľko možností na organizovanie digitalizačných procesov. Môžu sa vykonávať nezávisle alebo s outsourcingom služieb, pri vývoze dokumentov alebo pri výkone práce na jeho území. Pri digitalizácii je možné použiť kancelárske, profesionálne dokumenty alebo snímače planét. Dáta môžu byť extrahované v manuálnom, poloautomatickom alebo automatickom režime s predbežným archivačným spracovaním papierové dokumenty alebo utajenie informácií už v elektronickej podobe atď.

Ktorý spôsob zvoliť?

Rozhodnutie závisí od konkrétneho problému, pretože každý z vyššie uvedených „alebo“ určuje kvalitu výsledku a náklady na prácu. Napríklad sa vyhýba otázke zošitých dokumentov: je výhodnejšie pomaly skenovať v zošitom stave alebo míňať peniaze na kompletizáciu, ale rýchlo skenovať dokumenty digitalizáciou?

Najjednoduchší spôsob, ako zvoliť najvhodnejší spôsob, je vyhľadať odbornosť spoločnosti, ktorá sa špecializuje na digitalizáciu. Pokiaľ ide o prácu, veľké spoločnosti vykonajú prieskum zadarmo a pre vás určia najlepší prístup. Nezanedbajte túto príležitosť a neočakávajte sklon k objednávaniu služieb: väčšina z týchto spoločností má tiež záujem o dodávku vybavenia a softvéru pre vlastnú digitalizáciu.

Koľko dokumentov je potrebné naskenovať?

Určujúcim parametrom je objem dokumentov.

Určujúcim parametrom je objem dokumentov. Pri každodennom skenovaní malých zväzkov vyšívaných dokumentov (napríklad primárneho účtovníctva) dokáže bežný kancelársky skener vydržať záťaž niekoľko tisíc strán za deň. Musíte ju iba doplniť vhodným indexovacím programom.

Na pravidelné skenovanie veľkých objemov je potrebné profesionálne vybavenie. Jedná sa o priemyselné skenery, ktoré stoja veľa peňazí (podobné vybavenie používa Federálna daňová služba, Federálna colná služba, veľké banky). Lacnejšou alternatívou by preto mohla byť rámcová dohoda o poskytovaní periodických digitalizačných služieb.

Elektronická konverzia veľkých retrospektívnych polí sama osebe nie je ekonomicky opodstatnená: okrem nákupu vybavenia a školenia zamestnancov budú potrebné aj značné náklady na prácu a čas. Je určite efektívnejšie objednať si službu, pretože veľká spoločnosť môže prideliť veľký personál a problém rýchlo vyriešiť.

Kde skenovať dokumenty?

Určujúcim parametrom je dopyt po skenovaných dokumentoch. Ovplyvňuje zaistenie dokumentov činnosť organizácie počas skenovania? Toto je obzvlášť dôležité pri digitalizácii dokumentov, na ktoré sa zamestnanci pravidelne obracajú alebo na ktoré môže regulačný orgán náhle požiadať, ako aj pri eliminácii výnimočného stavu spojeného s dokumentmi. Príklady: finančné a personálne dokumenty, technická a prevádzková dokumentácia, knihy registratúrnych úradov a iné priemyselné fondy.

Oblasť skenovania usporiadaná v priestoroch spoločnosti poskytujúcej služby zákazníkom.

Ak ich potrebujete digitalizovať dostatočne rýchlo, potom je tradičným prístupom objednávanie služieb so skenovacím tímom, ktorý odchádza na vaše územie. Často je to lacnejšie ako doručovanie dokumentov na výrobu dodávateľa a naopak, všetko je však determinované územnou odľahlosťou. Harmonogram práce v teréne zahŕňa skenovanie vydaného prípadu do jedného až dvoch pracovných dní bez dlhej výnimky z pracovného procesu.

Musím spojiť dokumenty?

Definovanie parametrov: stav dokumentov a možnosť dekódovania. Ak existuje takáto možnosť a papier je vhodný na preťahovanie skenerom dokumentov, mal by byť vyšívaný. Faktom je, že skenovanie zošitých dokumentov na planetárnom (knižnom) skeneri je niekoľkokrát pomalšie ako digitalizácia toku. Čas práce a náklady na prácu sa úmerne zvyšujú. Skenovanie pomocou skenerov dokumentov, aj keď sa vezme do úvahy rozloženie, je rýchlejšie a lacnejšie.

Môžete vyšívať sami, ale môžete to zveriť dodávateľovi.

Môžete vyšívať sami, ale môžete to zveriť dodávateľovi: ak si vyberiete serióznu spoločnosť, nemali by ste sa báť straty dokumentov. Naopak, prísna regulácia všetkých procesov a vysokokvalitných materiálov umožňuje spoločnostiam poistiť sa pred dodatočnými finančnými stratami a poškodením ich imidžu. Tento prístup je dokonca dôveryhodný. ruské súdy: pri organizovaní skenovania, zvyčajne na základe vnútorného poriadku, je povolené zoradenie a následné zošitie súdnych prípadov.

Mimochodom, veľké spoločnosti môžu súčasne vykonávať profesionálne archívne spracovanie: po prvé, časť práce sa tak robí v rámci prípravy na skenovanie a po druhé, archívne spracovanie pomáha identifikovať nevyžiadané dokumenty a znížiť objem skenovaných polí, čo môže znížiť náklady na prácu.

Akú kvalitu si vybrať?

Dnes je možné akýkoľvek objekt skenovať vo vysokej kvalite: od malej knižnice až po karty formátu 8A0 a divadelné súpravy.

Definovanie parametrov: typ dokumentu a množstvo prijatého zdroja v elektronickej podobe. V súčasnosti vám skenovacie zariadenie umožňuje získavať obrázky s rozlíšením 200 až 1200 dpi. Pre fikciu sa zvyčajne používa rozlíšenie 400 - 600 dpi, čo vám umožní vytvárať vysoko kvalitné reprodukcie. Vyššia kvalita sa používa iba vtedy, keď je potrebné zväčšiť obraz a detaily malých predmetov, napríklad mincí.

Podrobné a nekontrastné kresby, často vyrábané na pauzovacom papieri a modrej, si vyžadujú skenovanie s rozlíšením 300 - 400 dpi a ďalšie spracovanie obrázkov v grafických editoroch. Ostatné dokumenty sa zvyčajne skenujú s rozlíšením 300 dpi, ktoré je dostatočné na tlač kópií bez straty kvality. Potrebné orezanie obrázkov, geometrická korekcia, korekcia farieb, prevod do formátu pdf, tiff, jpeg a iné formáty sa môžu vykonávať v plne automatickom režime pomocou programov zabudovaných do skenovacieho zariadenia alebo s nimi dodaných.

Vo väčšine prípadov sa používa farebný režim. Je to potrebné pre všetky dokumenty, ktoré boli opravené alebo opečiatkované nad textom, aby sa zabezpečilo, že elektronická kópia bola prevzatá z pôvodného dokumentu s pečaťou a podpisom, ako aj zrozumiteľnosť vybledajúcich textov a prenos jedinečných znakov originálu. Potreba farebného skenovania beletrie nie je diskutovaná. Režim „v odtieňoch sivej“ sa používa iba v niektorých prípadoch: keď dokumenty neobsahujú atribúty farieb alebo keď je potrebné znížiť množstvo prijatého elektronického zdroja.

Skenovanie sa môže vykonávať nezávisle. Hlavnou úlohou je vyškoliť zamestnancov, aby správne pracovali s komplexným vybavením, pretože kvalita výsledných obrazov je dôležitá pre následné indexovanie: zle naskenovaný dokument, tiene, zvýraznenie a ďalšie chyby na elektronickom obrázku môžu spôsobiť, že dôležité informácie sú nečitateľné. To neumožňuje použitie technológie na automatické získavanie údajov a môže to viesť k chybám v indexovaní. Stiahnite chybné údaje do niektorých systémov ( štátne registreúčtovné systémy) nie sú prípustné.

indexovanie

Jednoduché skenovanie sa používa zriedka, pretože počas následnej práce bude len trochu ľahšie vyhľadávať v papieri vyhľadávacie informácie v súbore grafických súborov. Aby ste mohli vyhľadávať, musíte v dokumente vybrať niekoľko atribútov (indexové polia).

Zamestnanci zapojení do hromadného indexovania dokumentov pomocou metódy manuálneho zadávania.

Vybraté atribúty je možné pridať k názvu súboru. Táto prax sa vyvinula na ruských súdoch: aby operátor skenovania nemal pri digitalizácii prístup k vnútorným systémom súdu, všetky potrebné údaje sa zadávajú do názvu súboru. Tieto podrobnosti sú následne súdnym systémom uznané pri samostatnom vkladaní každého dokumentu.

Digitalizované dokumenty sa zvyčajne vkladajú do informačný systém skupina, ktorá vyžaduje vytvorenie databázy. Ak teda potrebujete priložiť dokument k existujúcej karte v účtovnom systéme, stačí extrahovať niekoľko detailov, ktoré ho jednoznačne definujú - zvyčajne číslo a dátum.

Ak potrebujete vytvoriť vyhľadávaciu databázu na základe samotných dokumentov, množstvo údajov, ktoré sa majú extrahovať, je určené úlohou: od niekoľkých detailov na vyhľadanie súboru v elektronickom archíve až po prenos všetkých relevantných informácií do analytickej databázy (názov, adresa, DIČ, KPP, dátumy, počty aplikačných dokumentov) atď.).

Pravidlá indexovania platia v múzeách, knižniciach a archívoch pri digitalizácii úložných jednotiek a účtovných dokladov. Samostatnou oblasťou služieb je aj vektorizácia, ktorá sa používa najmä pri digitalizácii protokolovacích pások (automatická) a výkresov (manuálna kresba v systémoch CAD).

Koľko údajov sa má extrahovať? Odpoveď na túto otázku je tiež lepšie získať pomocou odborných znalostí, pretože počet extrahovaných detailov závisí od funkčnej úlohy a do veľkej miery určuje náklady na digitalizáciu. V niektorých prípadoch sa človek môže obmedziť na zbierky dokumentov, keď sa elektronické obrazy kombinujú pod záštitou hlavného dokumentu (napríklad zmluva alebo register účtov). V ostatných je potrebné extrahovať všetky údaje obsiahnuté v dokumente, aby sa vyplnila karta informačného systému.

Príklady získaných údajov

Analýza objednávok zadaných na portáli zakupki.gov.ru spoločností s štátna účasť a štátne inštitúcie (44-ФЗ, 223-ФЗ), ukazujú, že:

- Viazať elektronické kópie hordy k systému elektronický pracovný tok dostatočný počet, dátum a typ dokumentu.

- Skenovanie finančnej dokumentácie je často sprevádzané extrakciou počtu, dátumu, mien a podrobností platiteľov, súm.

- Digitalizácia archívnych dokumentov obcí (uznesenia správ, mestských výkonných výborov, obecných rád atď.) Na účely poskytovania služieb a inventarizácie predmetov pozemkových a majetkových vzťahov vyžaduje vyňatie čísla a dátumu dokumentu, všetkých zaznamenaných mien a adries. Okrem toho musia byť adresy porovnané so súčasnými adresármi KLADR / FIAS.

- Digitalizácia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie je sprevádzaná prísnym vyplnením NSA a popisom fondov v súlade s archívnou legislatívou.

- Indexovanie zásob a registrov znamená uznanie všetkých poradových záznamov.

- Na prácu s výkresmi v elektronickej podobe je potrebné extrahovať takmer všetky polia pečiatky.

- Skenovanie zložených prípadov si vyžaduje nielen extrahovanie podrobností o každom dokumente, ale aj nadviazanie vzťahov. Najzložitejším prípadom je konštrukčná dokumentácia, kde vygenerovaná databáza má viacúrovňové hierarchické vzťahy a vzťahy medzi dokumentmi.

Archívne spracovanie dokumentov je systematizácia a usporiadanie dokumentácie, ktorá sa vytvára počas činnosti organizácie. V archíve je uvedený zoznam určitých kategórií dokumentov, ktoré sú predmetom prísneho uchovávania zriadený poriadok, zložka administratívne dokumenty, finančné výkazy, personálna, odborná a iná dokumentácia štátneho, obchodného právnické osoby archivácia podlieha rôznym oblastiam činnosti, dočasnému a dlhodobému skladovaniu. Archívne spracovanie dokumentov sa musí vykonať bez problémov v súlade s platnými právnymi predpismi krajiny. Inak inštitúcia čelí sankciám.

Dokumenty z archívu si možno vyžiadať na podávanie správ, štatistiku, plnenie požiadaviek občanov a poskytovanie informácií vládne orgány, na prípravu informačných udalostí, finančnú analýzu atď. Okrem toho dostupnosť archívu umožňuje ukladanie dokumentácie v poriadku, rýchly prístup k požadovaný dokument alebo k veci, dokonca aj po niekoľkých rokoch.

Aké dokumenty organizácie možno archivovať

Špecialisti Reisswolf pracujú s dokumentmi rôzneho druhu - od personálu po účtovníctvo. Obdobia skladovania a podmienky likvidácie závisia od povahy cenných papierov. Vo väčšine prípadov sa časový rozvrh líši od 1 roka do 75 rokov.

Archivácia dokumentov pri organizácii kancelárskych prác sa vykonáva tromi hlavnými smermi:

• štandardná nomenklatúra prípadov (vypracovaná výbormi, ministerstvami, rôznymi orgánmi a inštitúciami);
• približná nomenklatúra prípadov (je stanovený približný súbor prípadov a požiadavky majú poradný charakter);
• individuálna nomenklatúra (zostavená zamestnancami spoločnosti a manažmentom štrukturálnych odborov).

Povinná archivácia účtovné doklady a osobné doklady podliehajú osobným spisom zamestnancov podniku, zakladajúcim dokumentom, administratívnym dokumentom, finančným výkazom (vyhlásenia, správy atď.), špecializovaným dokumentom (miestne interné akty).

Načasovanie archivácie účtovných dokladov závisí od ich účelu. Napríklad daňové účtovné údaje, príjmy a výdavky hotovostné objednávky, nákladné listy, inventárne karty, odpisy sa ukladajú 5 rokov. Faktúry za prepravu výrobkov musia byť v archíve 4 roky.

Archivácia osobných dokladov sa vykonáva podľa osobitného systému a podmienky sú prísne v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie:

• každý pracovná zmluva skladovať by sa malo 75 rokov;
• osobné záležitosti zamestnancov - 75 rokov;
• dokumenty o udelení odmeny zamestnancom - 5 rokov.

Správne organizovaná archivácia dokumentov pri organizácii kancelárskej práce je mimoriadne dôležitá pre každú právnickú osobu, pretože od toho priamo závisí rýchlosť práce zamestnancov a schopnosť podnikového manažmentu prispôsobiť sa meniacim sa požiadavkám trhu.

Hlavné fázy archivácie dokumentácie

Proces archivácie účtovných dokladov, osobných súborov a iných dokumentov, ktoré sa majú uložiť do archívu, pozostáva z nasledujúcich krokov:

1. Preskúmanie hodnoty dokladov.
   V tejto fáze sa určuje praktická, historická a vedecká hodnota, a preto sa určuje výber dokumentácie, ktorá sa má uložiť do archívu, ako aj obdobie uchovávania.
2. Fáza systematizácie dokumentácie.
   Podľa smeru činnosti sa všetky dokumenty tvoria vo veciach trvalého, dočasného a dlhodobého skladovania.
3. Vytváranie systematických prípadov.
   Tento proces sa uskutočňuje v súlade so zákonom a zahŕňa:
   • číslovanie listov;
   • návrh svedeckého listu;
   • zostavenie interného inventára;
   • návrh obalu;
   • výcvik historický odkaz.
4. Zostavovanie súpisov a úvodov do formalizovaných prípadov.
   V tejto fáze sa vytvorí systematický zoznam, ktorý obsahuje názvy prípadov.
5. Vytvorenie elektronického archívu.
6. Vykonanie úkonu prenosu dokumentácie a ďalšieho prenosu súborov na uloženie do archívu.

Proces archivácie dokumentov pri organizácii kancelárskych prác tiež umožňuje nakladanie s prípadmi, ktoré nie sú uložené. Zničenie sa uskutoční po vypracovaní príslušného aktu a schválení organizáciou. Vývoj nomenklatúry je zabezpečený požiadavkami na návrh archívnej dokumentácie. Postup archivácie dokumentov pri organizácii kancelárskych prác sa môže vykonávať osobitne alebo v procese archivácie.

Služby Reisswolf

Archívne spracovanie dokumentov je náročný proces a vyžaduje si vlastníctvo určitej vedomostnej základne. Údržba archívu zamestnancom je vo väčšine prípadov nepraktická. Okrem toho, aby sa veci udržali v správnej forme, je potrebné mať špeciálnu miestnosť, ktorá spĺňa určité hygienické normy. Mnoho spoločností dnes uprednostňuje možnosť outsourcingu. Služba archivácie účtovných dokladov ušetrí nielen čas na dlhý proces spracovania dokumentov, ale aj finančné zdroje. Archívne spracovanie dokumentov v Moskve, ďalšie uchovávanie spisov a ďalšie služby spojené s archiváciou dokumentov vykonáva Reisswolf. Kvalifikovaní odborníci spracúvajú dokumentáciu v súlade s požiadavkami súčasná legislatíva, Archivácia dokumentov v administratívnych organizáciách je veľa práce. Jeho hlavným problémom je prísne dodržiavanie všetkých pravidiel, noriem a predpisov. Náklady na archiváciu dokumentov závisia od objemu, zložitosti (stav a úplnosť dokumentácie) a naliehavosti práce.

Ceny za archívne služby

Kto bude potrebovať túto službu?

Archiváciu dokumentácie by mali vykonávať všetky organizácie bez ohľadu na oblasť činnosti. Štátne a komerčné inštitúcie môžu potrebovať služby na archiváciu dokumentov v organizáciách:

• bez archívneho pracovníka;
• tí, ktorí chcú ušetriť pracovný čas, finančné investície na údržbu archívu, ako aj voľný priestor v kancelárii;
• dodržiavanie archívnych právnych predpisov o účtovníctve, vyhotovovaní a uchovávaní dokumentov;
• ktorí chcú zvýšiť efektívnosť spoločnosti.

Ak nie je k dispozícii priestor na uchovávanie a spracovanie, poskytne Reisswolf služby archivácie dokumentov právnickým osobám, ako aj ich dočasné uloženie na svojom území.

Prečo je archivácia najlepšie ponechaná na profesionálov

Pred odoslaním do archívu musí byť dokumentácia riadne archivovaná. Ak sa pri registrácii prípadov nedodržiavajú normy a požiadavky archívnych právnych predpisov, existuje riziko prijatia dokumentov na opätovné spracovanie, čo so sebou prináša ďalšie časové a finančné výdavky. Podniky sú navyše zodpovedné za bezpečnosť vecí a poskytujú k nim obmedzený prístup. V prípade porušenia pravidiel archivácie účtovných dokladov sa inštitúcii uložia pokuty. Likvidácia dokumentov by sa mala vykonať aj po náležitom preskúmaní a až po uplynutí doby uchovávania veci. Súčasťou postupu je prísne dodržiavanie lehôt uchovávania a vykonanie úkonu zničenia. Archivácia osobných dokladov a iných druhov dokumentácie sa musí vykonávať kompetentne av prísnom súlade s archívnymi pravidlami. Neprofesionálny prístup k podnikaniu často znamená pokuty a povesť poškodenej organizácie.

Prečo je prospešné pracovať s Reisswolfom

Spoločnosť poskytuje profesionálny servis pre archiváciu dokumentov. Ponúkame zákazníkom priaznivé podmienky pre spoluprácu:

• profesionálne spracovanie archívnych dokumentov za priemernú trhovú cenu av prísnom súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie;
• v prípade potreby spoľahlivé dočasné uloženie prípadov;
• dôvernosť;
• pevné termíny.

Ak si chcete objednať služby na archiváciu osobných dokumentov alebo získať podrobné rady od odborníkov Reisswolf, použite formulár pre spätnú väzbu.

V kancelárii je často potrebné posielať kópie elektronických dokumentov elektronickou poštou. Môže ísť o rôzne akty, faktúry, listy, zmluvy, charty, poznámky a akékoľvek ďalšie možné dokumenty.

Doma máme staré fotografie, ktoré sa v priebehu rokov skrývajú, a chceli by sme ich ponechať.

Chvíľu sme dostali zaujímavú knihu, ale chcem ju mať doma. Ako to všetko urobiť? Naše papierové dokumenty s krátkou životnosťou musia byť prevedené do elektronickej podoby, tj musia byť digitalizované a uložené.

Digitalizácia je preklad obrazu alebo analógového audio / video signálu do digitálneho formátu, ktorý je vhodný na nahrávanie na elektronické médiá.

Na digitalizáciu obrázkov objektu existujú špeciálne zariadenia - skenery. Existujú snímače čiarových kódov, filmové snímače. Biometrické skenery čítajú vzorec sietnice alebo papilárny obrazec pokožky prstov. Tvar trojrozmerného objektu číta trojrozmerný 3D skener.

V skeneroch na spracovanie papierových médií - kresby, fotografie, textové dokumenty, obrázok je osvetlený riadok po riadku pomocou špeciálnej žiarovky a odrazený svetelný tok je zameraný na fotocitlivú maticu. Analógovo-digitálny prevodník prevádza prijaté elektrické signály na binárny dátový systém, ktorý tvorí digitálnu kópiu obrazu.

Výber skenera závisí od úloh a špecifík jeho aplikácie. Kancelársky skener sa takmer vždy používa na digitalizáciu dokumentov. Aj keď sú fotografie skenované, v kancelárii nemajú vysoké požiadavky na kvalitu. Na zabezpečenie presnosti rozpoznávacích programov a získanie dobre prečítaného textu stačí rozlíšenie 300 dpi. Akýkoľvek dnes vyrábaný skener poskytuje prijateľné rozlíšenie pre kancelársku prácu.

Platí to aj pre farebnú hĺbku. Takmer každý moderný skener reprodukuje úroveň šedej farby potrebnú pre tlačené dokumenty.

V kancelárii, kde je hlavnou úlohou rýchlo digitalizovať textové dokumenty podľa stránok, je to automatizácia procesu skenovania. Možno použiť listové skenery. Tu je list papiera vložený do štrbiny stroja a natiahnutý, rovnako ako v faxe, pozdĺž vodiacich valcov. Takýto skener je vhodný so vstavaným automatickým podávačom listov. Do zásobníka vkladáme niekoľko listov viacstranového dokumentu a kým skener digitalizuje, robíme súčasne ďalšiu vec. Tu je všetko jednoduché. Ak je nainštalovaný príslušný program na rozpoznávanie textu, na digitalizáciu a uloženie dokumentu v požadovanom formáte na taký skener stačí kliknúť na jedno tlačidlo.

Napríklad moderné kancelárske riešenie pre oddelenie projektovej spoločnosti môže byť skener formátu A3, ktorý je súčasťou multifunkčného zariadenia spolu s tlačiarňou A3 / A4. Na takom MFP je vhodné digitalizovať a vytvoriť kópie výkresov.

Je zrejmé, že nebude možné naskenovať brožúru alebo knihu rozloženú na skeneri s dĺžkou listu.

Na skenovanie obojstranných dokumentov existujú duplexné skenery, kde dva skenovacie prvky spracúvajú obidve strany listu naraz.

Dobrým riešením pre domácnosť je farebná atramentová tlačiareň MFP. MFP je multifunkčné zariadenie, ktoré obsahuje skener a tlačiareň. Také zariadenie je tiež kopírovacím strojom. To znamená, že zariadenie MFP môže automaticky naskenovať dokument a vytlačiť jeho kópiu - vytvoriť kópiu dokumentu.

Kompaktná jednotka s kombinovanými funkciami zaberá na stole menej miesta. Jeho cena bude výrazne nižšia ako celkové náklady na zariadenia, ktoré sú v nej zahrnuté, ak ich kúpite osobitne. Pomocou farebnej atramentovej tlačiarne vyrábame kvalitné farebné fotografie a vizitky a pomocou plochého skenera digitalizujeme dokumenty, fotoalbumy alebo knihy, ktoré potrebujeme.

V nasledujúcich lekciách sa naučíme ručne stránku po stránke, na plochom skeneri, digitalizujeme, prevádzame a ukladáme textové dokumenty.

V týchto príkladoch som na skenovanie použil obľúbené stolné multifunkčné zariadenie A4. Takéto lacné zariadenie je najlepším riešením pre domácnosť a môže byť druhým prídavným multifunkčným zariadením v kancelárii.

Predpokladajme, že máme viacstránkovú logicky súvisiaci dokument, ktorá musí byť digitalizovaná a odoslaná poštou našej protistrane. Nazvime to „dohoda“.

V našom milovanom systéme Windows XP existuje štandardný „Sprievodca pre prácu so skenerom alebo digitálnym fotoaparátom“. Aby sprievodca fungoval, musí byť na počítači nainštalovaný skener a musí byť zapnutý. Práca v sprievodcovi je veľmi jednoduchá a v lekcii o digitalizácii dokumentov v systéme Windows XP je malý sprievodca.

V systéme Windows 7 slúži štandardná súčasť Fax and Scan systému Windows ako nástroj na vytváranie elektronických kópií tlačených dokumentov a obrázkov.

Čítali sme si lekcie a pomocou jedného z týchto programov sme dostali naskenované súbory stránok našej zmluvy v jednom z grafických formátov, uložili sme ich a priložte ich k e-mailu, pošlite ich na adresu.

Zlá vec je, že pri skenovaní viacstranového dokumentu pomocou týchto programov nebudeme schopní skombinovať skenovanie stránok do jedného súboru. Súbory stránok môžete samozrejme očíslovať a archivovať ich tak, aby sa dali kompaktne poslať ďalej. Náš príjemca však môže striedavo prezerať stránky iba v grafickom editore bez toho, aby bol schopný navigovať v dokumente. Je to nepríjemné a zabíja čas. A všeobecne neprijateľné.

V skutočnosti pomocou týchto nástrojov získame samostatné digitálne fotografie strán dokumentu.

Transformovať naše rozptýlené skenovanie do jedného dokumentu so schopnosťou fulltextové vyhľadávanie, potrebujete program na rozpoznávanie textu. Najlepšie dnes je FineReader.

FineReader je program ruskej spoločnosti ABBYY. Posledná dvanásta verzia programu ABBYY FineReader bola vydaná vo februári 2014. Tento program extrahuje textové údaje z digitálnych obrázkov - rozpoznáva textové znaky. Skúšobnú verziu aplikácie ABBYY FineReader 12 Professional si môžete stiahnuť z oficiálneho zdroja: http://www.abbyy.ru/finereader a cvičiť po dobu 30 dní.

Lepšie, keď je v počítači nainštalovaná jedna z najnovších verzií. Ďalej je opísaná činnosť v aplikácii ABBYY FineReader 10 Professional Edition.

V predchádzajúcich lekciách sme teda naskenovali stránky pomocou štandardných nástrojov systému Windows, očíslovali sme ich, uložili s príponou „jpg“ a umiestnili ich do samostatného priečinka s názvom „Zmluva“.

Takže pomocou úžasných funkcií rozpoznávacieho programu môžeme ľahko prevádzať rôzne obrázky do editovateľných formátov.

Informácie o tom nájdete v nasledujúcej lekcii: Skenovať do aplikácie ABBYY FineReader.

Preto si prečítame tieto lekcie a zistíme, aké výhody nám program uznávania prináša. Namiesto zdĺhavého a časovo náročného písania z knihy alebo brožúry jednoducho naskenujeme potrebné stránky FineReadera, v prípade potreby ich upravíme a uložíme vo vybranom formáte, takže si môžete rýchlo vytvoriť napríklad článok alebo abstrakt.

A ako skenovať stránky kníh a digitalizovať knihy, ktoré čítame v téme: Digitalizácia knihy.

Na záver uvedieme zhrnutie: skener v kombinácii s rozpoznávacím programom je racionálnou náhradou za písanie z klávesnice. Ak máme papierovú verziu - text vytlačený na tlačiarni alebo v tlačiarni, namiesto písania z klávesnice ho jednoducho skenujeme. Ďalšou obľúbenou aplikáciou skenera je digitalizácia množstva tlačených výrobkov - štítkov, kariet, fotografií, časopisov, kníh.

Máte vážne problémy s ukladaním papierových dokumentov? Police preplávajú smiešne opuchnutými priečinkami a hľadáte ten správny kus papiera na tri hodiny? Potom je čas urobiť digitalizáciu dokumentov, vďaka ktorým bude vaša kancelária alebo byt čistejšie, a metóda vyhľadávania bude jednoduchšia a pohodlnejšia. Vytvor svoju vlastnú elektronická knižnica, upravovať, kopírovať a presúvať digitálne súbory podľa vášho želania. Schopnosť vytvárať digitálne dokumenty je jednou z výhod civilizácie. Takže to používaj!

Než sa odvážite digitalizovať svoje dokumenty, mali by ste vedieť, že ich môžete uložiť dvoma spôsobmi - vo forme obrázkov a vo forme textových súborov. Ukladanie obrázkov bude vyžadovať oveľa viac miesta na pevnom disku, stále však môžete zachovať štýl pôvodného dokumentu. Konverzia naskenovaných obrázkov do textového súboru si bude vyžadovať dodatočný čas, pretože je potrebné vykonať proces optického rozpoznávania znakov OCR (aj keď presnejšie, toto meno nie je úplne pravda, pretože tu však hovoríme o práci s digitálnymi informáciami, pretože je to často stáva sa, tento pojem sa zakorenil).

Ako zvoliť formát ukladania dokumentov? Veľmi jednoduché: ak je originálny dokument napísaný rukou a je dôležité, aby ste si zachovali jeho „charakter“ (list od milovaného) alebo ak je dokument napríklad umelecké dielo, uložte ho ako obrázok (niekedy je rozpoznateľný rukopis rovnako dôležitý ako a písané slová). Ďalším prozaickejším dôvodom na ukladanie rukou písaných dokumentov ako obrázkov je nedostatok komerčne dostupného softvérového riešenia vhodného na interpretáciu rukou písaných znakov. Doteraz je táto technológia uviaznutá v PDA a tabletoch, v ktorých je implementovaná v trochu inej forme, ako požadujeme. Pri práci s tabletom píšete znaky „ručne“, zadávate ich v poradí a program ich v reálnom čase prevádza na tlačený text. Rozpoznávanie rukopisu jednej osoby zo skenovaného dokumentu je vecou budúcnosti.

skenery

Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete dokumenty ukladať vo forme obrázkov alebo ako textové súbory, na ich digitalizáciu budete potrebovať skener. Ak chcete digitalizovať relatívne malý počet dokumentov, bude pre vás stačiť multifunkčná tlačiareň alebo plochý skener. Ich jedinou nevýhodou je pomerne nízka rýchlosť. Majte na pamäti, že iba drahšie modely majú funkciu automatického podávania listov na spracovanie viacstranových dokumentov.

Medzi najlepšie modely patrí ScanSnap S1500 od spoločnosti Fujitsu a ScanJet Professional 3000 od spoločnosti HP. Rýchlosť skenovania dokumentov týchto zariadení je v priemere 20 strán za minútu a vyššia. ScanJet Professional 3000 má spoľahlivejší mechanizmus podávania papiera, zatiaľ čo ScanSnap S1500 má pokročilejší softvér. Oba skenery sú v približne rovnakom cenovom rozpätí, takže si vyberte.

OCR - softvér

Väčšina skenerov sa dodáva s implementačným softvérom OCR, ktorý je nainštalovaný na vašom počítači. Ak nie ste spokojní so súvisiacim softvérom alebo nie, takéto programy sú dosť bežné a je ich možné zakúpiť samostatne. Nasledujúce trhové ponuky:

FineReader 9 Express od spoločnosti ABBYY, 100 dolárov za bežnú a 400 dolárov za profesionálnu verziu Pro 10;
, Nuance OmniPage 17 Standard, 150 dolárov za bežnú verziu programu a 500 dolárov pre profesionálov;
, Adobe Acrobat X Standard, 299 dolárov pre bežnú verziu a 449 dolárov pre profesionálov;
, Nuance's PaperPort 12 Standard stojí 100 dolárov za bežnú a 200 dolárov za profesionálnu verziu softvéru, hoci tu nie je žiadna funkcia OCR, iba možnosť správy skenovaných dokumentov.

Rozhodnutie

Pre dokumenty uložené vo forme obrázkov spravidla stačí nastaviť rozlíšenie od 150 do 200 dpi, avšak OCR - softvér funguje omnoho lepšie, ak sú obrázky uložené vo viacerých s vysokým rozlíšením - 300 pixelov na palec. Všetko záleží na tom, čo potrebujete. Ak si chcete zachovať aspoň minimálnu čitateľnosť naskenovaného dokumentu, môžete znížiť požiadavky na rozlíšenie. Ak je pre vás dôležitá vysoká kvalita, potom ju primerane zvyšujte.

OCR na webe

Existuje niekoľko online služieb, ktoré poskytujú službu rozpoznávania skenovaných dokumentov. Medzi najznámejšie patria bezplatné zdroje. Bezplatne ocr , Newocr a OCR online , Sú vynikajúce pre malé projekty, to znamená, že pracujú iba s malými dokumentmi. Najskôr musíte naskenovať originál do pamäte počítača a potom nahrať obrázok dokumentu na webovú stránku. Každý zo zdrojov má samozrejme svoje obmedzenia, pokiaľ ide o objem aj obsah dokumentu. Webové aplikácie teda rozpoznávajú iba text bez riadkov alebo ďalších znakov, ktoré sa nachádzajú na stránke.

služba Bezplatne ocr je zadarmo, ale veľkosť stiahnutého súboru nesmie prekročiť 2 Mb a nesmie obsahovať viac ako 5 000 pixelov, čo je približne 50 dpi pre štandardný dokument. Navyše nemôžete spracovať viac ako 10 takýchto dokumentov za hodinu. Služby na webe Newocr môžete ho používať aj zadarmo, ale jeho rozhranie je veľmi primitívne, ale objem spracovaných dokumentov je 2,5-krát viac - až 5 MB. A nakoniec zdroj OCR online Vyžaduje si vytvorenie bezplatného účtu, ale umožňuje vám nahrať až 15 súborov za hodinu až 4 MB v rozlíšení približne 200 dpi na stránku. Ak vám takéto objemy nevyhovujú, môžete si kúpiť platený prístup za 3,95 dolárov (8 centov na stránku) a získať tak príležitosť spracovať až 50 dokumentov naraz alebo zaplatiť 49,95 dolárov za spracovanie až 5 000 (1 cent na stranu). Táto webová aplikácia pracuje s textovými aj grafickými prvkami, ale samozrejme nie je ďaleko od štandardov Acrobat X alebo FineReader 10.

E-knihy

Možno aj vy, ako ja, milujete vôňu tejto knihy, milujete pocit hustého papiera a vzhľad krásnej grafiky. Dnes však čoraz viac ľudí uprednostňuje elektronické knihy, pri čítaní ktorých sa používajú tzv. Špeciálne čítačky, tablety, smartfóny, prehrávače a ďalšie prenosné zariadenia. Obrovský počet online obchodov ponúka jednoducho obrovské množstvo obsahu. Čo ak však chcete mať vlastnú zbierku elektronických kníh, ktoré nie sú dostupné v digitálnom formáte?

Ak chcete previesť svoje obľúbené „fyzické“ knihy na elektronické, musíte ich najprv naskenovať a potom ich previesť do textového formátu pomocou OCR. Je to únavné, aj keď používate veľmi rýchly FLATBED skener. Takéto skenery sa podobajú „Xeroxom“, majú upínací kryt, takže môžu skenovať nielen jednotlivé listy, ale aj celé knihy. Ak ste pripravení na „obľúbenú“ obľúbenú knihu, môžete použiť skener SHEETFED, ktorý pracuje na princípe faxu, tj so samostatnými stranami (napríklad ScanSnap S1500 od spoločnosti Fujitsu a ScanJet Professional 3000 od spoločnosti HP).

Po prevode dokumentov, učebníc alebo kníh do formátu PDF, Word alebo fb2 môžete použiť špeciálne programy na organizovanie, úpravy alebo čítanie elektronické dokumenty, Napríklad Caliber alebo Stanza. - bezplatný organizátor a editor vašej zbierky e-knihy, Program pomáha pracovať s katalógom - organizovať, triediť, komentovať, prehľadávať, ukladať nové a staré knihy na pevný disk počítača alebo do pamäte e-čítačky.

Digitalizácia dokumentov je preklad dokumentov do digitálnej formy. Môžete digitalizovať kresby, texty a knihy. Činnosť akejkoľvek priemernej kancelárie alebo inštitúcie skôr či neskôr vedie k vytvoreniu veľkého množstva dokumentov v rámci jej múrov. Dokumenty sa ukladajú na policiach a v zásuvkách stolových počítačov. Zaberajú obrovský priestor v kancelárskych skriniach a v kancelárskych kanceláriách. Hory dokumentácie, ktorá je veľmi ťažko zrozumiteľná a je takmer nemožné rýchlo nájsť konkrétny dokument. Aby sa kancelária nezmenila na archívne uloženie dokumentov, a jej zamestnanci mohli s nimi rýchlo pracovať potrebnú dokumentáciu, musíte digitalizovať všetky dokumenty dostupné v spoločnosti a preniesť ich z papiera do elektronickej formy pomocou služieb skenovania a rozpoznávania dokumentov. Spracovanie a ukladanie elektronických dokumentov je omnoho jednoduchšie. Nezaberajú veľa kancelárskych priestorov. Nemôžu byť stratené alebo poškodené a dokument nájdete v digitalizovanom elektronickom archíve, kde je všetko systematicky usporiadané a usporiadané do zväzkov oveľa jednoduchšie ako v obrovskej hromade papierov uložených v kancelárskej skrinke. Digitalizované dokumenty sú vhodné aj v prípade, že zamestnanec spoločnosti ide na služobnú cestu alebo na rokovania. Malá jednotka flash vo vrecku pojme celý archív firemných dokumentov a dá mu v prípade potreby možnosť rýchlo nájsť akýkoľvek dokument, ktorý potrebujete. Používanie digitalizovaných dokumentov je veľmi pohodlné a praktické, zatiaľ čo služby v oblasti digitalizácie dokumentov nie sú dosť drahé a sú dostupné nielen veľkým podnikom, ale aj malé firmy a rozpočtové organizácie.

Digitalizácia výkresov

Digitalizácia výkresov alebo ako sa nazýva aj vektorizácia, umožňuje prenášať technické a architektonické výkresy z papierového do elektronického formátu. Digitalizačné služby pre výkresy výrazne zjednodušujú a systematizujú systém archívne úložisko konštrukčná dokumentácia a sú veľmi dôležité pre obidve priemyselné podniky a vedeckých ústavov a pre architektonické a dizajnérske kancelárie, súkromných architektov, študentov a všetkých, ktorí pracujú s kresbami na špecifiká svojej práce alebo štúdia. Hlavným problémom archivácie projektovej dokumentácie je spravidla hľadanie požadovaného výkresu, podmienky, za ktorých by mal byť výkres použitý na papier uložený, a jeho objemnosť. Digitalizácia výkresov môže tieto problémy efektívne vyriešiť. Keď sa kresba kvôli digitalizácii prenáša z papiera do elektronického formátu, na jej uloženie nie je potrebné mať veľké archívne oblasti, ale iba malý voľný priestor na pevnom disku počítača alebo iného elektronického média. Súčasne stačí systematizovať obsah archívu raz, vložiť digitalizované výkresy do tematických priečinkov a následne je ľahké nájsť potrebné výkresy. Výkresy uložené v elektronickom archíve nie sú vystavené mechanickému namáhaniu alebo vplyvu iných prírodných síl a prvkov. Nemôžu byť nasiaknuté, roztrhané alebo stratené a vďaka zálohovaciemu systému sa môžete úplne chrániť pred stratou alebo stratou. Práca s digitalizovanými výkresmi je oveľa jednoduchšia ako s ich papierovými náprotivkami. Je oveľa pohodlnejšie mať so sebou laserový disk, na ktorom máte vždy prístup k celému archívu, než k objemom veľkých papierov a nevyhovujúcim výkresom. A aby sa kresba ukázala zákazníkovi, je oveľa pohodlnejšia na monitore počítača alebo notebooku, ale bez nasadenia multimetra Whatmana na jeho stole. Nehovoriac o tom, že digitalizovaný výkres je možné jednoducho zaslať e-mailom, pričom sa šetrí čas a čas, ktorému bol tento výkres určený. Mnoho spoločností dnes poskytuje služby digitalizácie výkresov a sme radi, že naša spoločnosť je jedným z lídrov v oblasti digitalizácie dokumentov. K dnešnému dňu máme všetko potrebné vybavenie a programy na zabezpečenie digitalizácie akéhokoľvek výkresu s úplným podrobným zachovaním jeho kvality.

Digitalizácia textov

Digitalizácia textov je metóda prevodu tlačeného textu z papiera do elektronickej podoby. Digitalizácia textov je nevyhnutná ako vhodný nástroj na tvorbu elektronické archívy a ako nástroj na elektronický preklad kníh a učebníc. Teraz, pre milovníkov literárneho slova, nie je potrebné tráviť hodiny v knižniciach alebo nosiť ťažkú \u200b\u200ba nepohodlnú knihu. Stačí mať elektronický tablet, ktorý sa ľahko zmestí do vrecka alebo kabelky, a prečíta si akúkoľvek beletriu alebo referenčnú literatúru.

Digitalizácia kníh

Digitalizácia textu umožňuje prenos digitálnej knihy ľubovoľnej veľkosti. Je to veľmi pohodlné a praktické. Okrem ľahkého používania sa oplatí uviesť aj zjavné ekonomické výhody. To nie je zďaleka, že si môžete kúpiť túto alebo tú učebnicu alebo knihu pre seba, a zároveň si ju môžete vziať na chvíľu v knižnici alebo od priateľa a vďaka službe digitalizácie sa stať vlastníkom elektronickej verzie, za čo míňa podstatne menej peňazí ako s nákup knihy. Digitalizácia kníh výrazne zjednodušila proces ukladania vzácnych rukopisov a kníh historickej hodnoty. Papier nie je napokon večný, ale elektronická verzia tlačeného slova sa môže skutočne uchovávať tisíce rokov a nikdy nestratí svoj pôvodný obsah, pričom zachováva presne nielen text, ale aj ilustrácie pre potomkov.