Pravidlá práce archívov pri organizácii archívov. Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácií. Elektronické ukladanie dokumentov

Ale na čo sa teraz spoľahnúť regulačný rámec a metodickú podporu archivácie?

Po prvé, k súčasnému dokumentu, ktorý má normatívny charakter: Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov Archívny fond Ruská federácia a iné archívne dokumenty v orgánoch štátna mocorgány miestna vláda a organizácie (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526), \u200b\u200bktoré nadobudli účinnosť na konci septembra minulého roka. Ďalej v tomto článku nazveme Pravidlá z roku 2015.

A za druhé, k súčasnému dokumentu, ktorý je metodologickej povahy: Základné pravidlá pre prevádzku archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálneho archívu zo 6. februára 2002, ďalej len „základné pravidlá“). Mnoho praktických otázok, ktorých sa týkajú iba pravidlá z roku 2015, sa tu uvádza do určitej miery podrobne, napríklad postup pri vývoji nomenklatúry prípadov.

Základné pravidlá rezortných archívov (schválené výnosom Glavarchíva ZSSR z 9.9.1985 č. 263), ktoré po dlhý čas neboli celkom pracovným dokumentom, boli napokon zaslané na zaslúžený odpočinok a nepodliehajú uplatňovaniu na území Ruskej federácie od okamihu, keď tieto pravidlá nadobudli účinnosť. -2015 (list Rosarchive z 18. 8. 2015 č. 2/2133-A).

Musím ukladať dokumenty?

Dokumenty je potrebné uložiť. Napriek tomu, že pravidlá z roku 2015 hovoria, že „organizácie právo (autor.) vytvárať archívy na uchovávanie archívnych dokumentov vytvorených v priebehu ich činnosti ... “, toto právo sa po podrobnom preskúmaní stáva skutočnou povinnosťou.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom sú tu zamestnanci, čo pre každého z nich znamená kompletný súbor dokumentov o pracovníkoch.

Po druhé, ak existuje organizácia, to znamená jej daňové účtovníctvo, tiež zastúpená v papierovej alebo elektronickej dokumentácii.

Po tretie, musia sa uschovať aspoň všetky uvedené dokumenty stanoviť termíny, Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií s vyznačením doby uchovávania (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558);
Zoznam štandardných archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobných činnostiach organizácií s uvedením doby uchovávania (schválený uznesením ministerstva kultúry a hromadná komunikácia RF z 31. júla 2007 č. 1182).

Určené na použitie vládnymi aj mimovládnymi organizáciami. Ukazuje sa teda, že každá, aj najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má k dispozícii súbor dokumentov na archiváciu. A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré spĺňajú nový regulačný dokument: Pravidlá 2015. Nedostatok štrukturálne jednotky pod názvami „archív“ nemá táto povinnosť túto povinnosť.

Elektronické ukladanie dokumentov

Novinkou, na ktorú upozornili všetci administratívni a archívni špecialisti, je dlho očakávaný skladovací poriadok elektronické dokumentyuvedené v pravidlách-2015. Vzťahuje sa to na oddiely 2.30-2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách z roku 2015 sa vykonáva pomerne náhle, bez akýchkoľvek nadpisov, okamžite po oznámení, že je zakázané mať v archíve špinavé topánky.

Fragment dokumentu

Zbaliť Zobraziť

2.30. Povinné podmienky uchovávania elektronických dokumentov sú:

prítomnosť najmenej dvoch kópií každej jednotky na uchovávanie elektronických dokumentov v archíve organizácie (hlavná a pracovná kópia musí byť na rôznych fyzických zariadeniach);

- dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzických a - technický stav;

zabezpečenie uchovávania elektronických dokumentov, okrem straty, neoprávneného šírenia, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou inováciou je vymedzenie formátu archivácie elektronických dokumentov podľa pravidiel z roku 2015:

Fragment dokumentu

Zbaliť Zobraziť

Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, zaznamenávania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách (schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526, účinnosť dňa 21. septembra 2015)

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na archiváciu do archívu organizácie, ktorý je zdrojom získania štátneho a obecného archívu, sa uskutočňuje vo formáte PDF / A.

PDF je nepochybne univerzálny formát. PDF / Archív (PDF / A) je variant tohto formátu, špeciálne navrhnutý na dlhodobé archivovanie dokumentov a je zakotvený v norme ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Správa dokumentov“. Formát súborov elektronických dokumentov na dlhodobé uloženie. ““ Ale, ako všetko univerzálne, PDF nie je dokonalý. V tomto formáte sa dokumenty na správu cítia skvele, ale v skutočnosti sa v organizáciách používa nielen balík Microsoft Office. Napríklad kresby vytvorené vo formáte .dwg sa pri konverzii do formátu .pdf nezobrazia správne. Odborníci sa zaoberajú mnohými otázkami a správajú sa elektronicky digitálny podpis pri prevode dokumentu do formátu .pdf.

Postup prenosu elektronických súborov a dokumentov je opísaný v oddiele 4.34 pravidiel. Z textu vyplýva:

po prvé, elektronické dokumenty je možné preniesť do archívu a uložiť na samostatnom fyzickom nosiči, ako aj v „informačnej a telekomunikačnej sieti“,
po druhé, súpis elektronických súborov a dokumentov je však zostavený v papierovej forme (to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, bude sa musieť inventár doručiť archivárovi osobne),
po tretie, „po prijatí na archiváciu sú elektronické záležitosti certifikované elektronický podpis vedúci organizácie alebo ním poverený oficiálne". Pomerne papierové dokumenty nič z toho druhu sa nevyžaduje. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, pravidlá z roku 2015 mlčia.

Nakoniec „pre rýchly prístup k elektronickým dokumentom na referenčné a vyhľadávacie účely archív vytvára fond na využívanie elektronických dokumentov“ (odsek 2.33). Koncept fondu použitia nie je zverejnený.

Účtovníctvo dokladov

Fragment dokumentu

Zbaliť Zobraziť

3.5. Archív organizácie uchováva hlavné (povinné) a podporné účtovné doklady. Zloženie a formy hlavných účtovných dokladov sa určujú v súlade s týmito pravidlami. Zloženie a formy podporných účtovných dokladov určuje nezávisle archív organizácie.

Základné pravidlá objasnili, prečo sa archívne dokumenty zaznamenávajú a čo predstavuje systém účtovných dokladov, čo jasne formuluje jeho účel. Z pravidiel z roku 2015 tieto definície zmizli. Pripomeňme si ich, aby sme pochopili, prečo sa budeme zaoberať účtovníctvom:

A hlavná zmena: zoznam archívnych záznamov sa v roku 2015 znížil o viac ako polovicu, z 11 na 5 miest. Tam sú len:

účtovnú knihu pre príjem a likvidáciu prípadov, dokumentov;
zoznam fondov;
fondový list;
súpis prípadov, dokumenty;
súpis zásob.

Postup zostavovania a udržiavania účtovných formulárov, hoci striedmo, je opísaný v odsekoch 3.7-3.11 pravidiel z roku 2015.

Zvyšok je na uvážení organizácie. Ak ide o zdroj na získanie štátneho (mestského) archívu, musí sa dodatočne zostaviť pas organizácie (odsek 3.12 pravidiel z roku 2015). Uvádza sa tu aj poznámka pod čiarou k nariadeniu o štátnom účtovníctve dokladov Archívneho fondu Ruskej federácie z roku 1997 a schválená forma archívneho pasu. Upozorňujeme, že základné pravidlá ponúkajú formu, aj keď takmer identickú, ale stále „čerstvejšiu“ ako uvedené nariadenia. Prinajmenšom v tom sa počítalo s dvetisícinami, nie s 90. rokmi.

Preskúmanie hodnoty dokladov

Pravidlá 2015 nepriniesli do postupu pre každoročné preskúmanie hodnoty dokumentov nič zásadné nové. Pozornosť si zaslúži iba bod 4.12:

Fragment dokumentu

Zbaliť Zobraziť

4.12. Organizácie, v ktorých činnosti nie sú vytvorené dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, vytvárajú zoznamy prípadov na zamestnancov a zoznamy prípadov dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania a zabezpečujú ich bezpečnosť.

Toto ustanovenie sa týka rozhovoru, že bez ohľadu na to, či organizácia má archív a či patrí k počtu zdrojov na získanie štátneho (mestského) archívu, je povinná nakladať so svojimi dokumentmi minimálne v minimálnom rozsahu. Pravdepodobne bude málo ľudí schopných zostaviť zoznam prípadov dočasných (nad 10 rokov) období uchovávania bez toho, aby najprv zostavili zoznam prípadov.

Nomenklatúra záležitostí

O nomenklatúre prípadov, ktoré pravidlá z roku 2015 označujú ako „hlavný účtovný dokument odrážajúci zloženie a organizáciu dokumentárny fond organizácie, “hovoria veľmi striedmo a ani jej nedávajú jasnú definíciu. Z textu dokumentu vyplýva iba to, že (body 4.14-4.18):

„Nomenklatúra prípadov konsoliduje klasifikáciu (zoskupenie) vykonaných dokumentov do prípadov (elektronické záležitosti)“;
nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého formulára;
nomenklatúra záležitostí organizácie sa zostavuje na základe nomenklatúry záležitostí štrukturálnych odborov (formulár je pripojený, obsah sa však nedá nájsť: obsahuje dva prílohy s názvom „Nomenklatúra vecí“; č. 26 sa týka štrukturálnych oblastí);
nomenklatúra záležitostí organizácie sa vypracúva na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov, v ktorých sa uvádzajú obdobia uchovávania, iné regulačné právne akty, ako aj štandardná a približná nomenklatúra prípadov;
organizácie - zdroje získavania štátnych (obecných) archívov koordinujú s „zodpovedajúcim EPK alebo štátnym (obecným) archívom podľa právomocí, ktoré mu boli udelené“);
organizácie, ktoré nie sú zdrojmi získavania štátnych (mestských) archívov, koordinujú svoju nomenklatúru záležitostí nezávisle.

Pravidlá z roku 2015 neobsahujú žiadne ďalšie praktické informácie o vývoji a udržiavaní nomenklatúry záležitostí organizácie. Malo by sa jednoznačne povedať: bez základných pravidiel ho riadny úradník, najmä prvýkrát, nebude schopný zostaviť.

Zúčtovacie záležitosti

Fragment dokumentu

Zbaliť Zobraziť

4.19. Prípady ukončené administratívnymi prácami trvalých a dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období vrátane personálu po skončení kalendárneho roka, v ktorom boli otvorené, sú pripravené na presun do archívu organizácie a podliehajú registrácii a opisu.

V závislosti od doby uchovávania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období a personálu sú predmetom úplnej registrácie.

Papierovanie zahŕňa:

archivovanie alebo viazanie dokumentov prípadu (neformátované dokumenty sa ukladajú v uzavretých pevných priečinkoch alebo do škatúľ);

číslovanie hárkov;

zostavenie spisu svedka prípadu (príloha č. 8);

vypracovanie vnútorného zoznamu dokumentov k prípadom (príloha č. 27);

registrácia obalu prípadu (dodatok č. 28).

Príprava elektronických súborov na prenos do archívu organizácie umožňuje zostavenie zoznamu elektronických súborov a dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo sa týka čiastočného vybavovania prípadov a do akej miery to závisí od podmienok uchovávania dokumentov, sa neuvádza.

Ak skôr bol interný inventár zostavený iba „v nevyhnutných prípadoch“ (základné pravidlá, článok 3.6.3.), Potom bola táto veta odstránená z pravidiel z roku 2015. Odkaz na formulár zásob uvedený v dodatku 27 neuvádza žiadny odkaz na trvanlivosť.

Elektronické záležitosti by nemali popisovať všetci, ale iba tie, ktoré majú dočasnú (nad 10 rokov) a trvalú trvanlivosť (forma zásob je v dodatkoch 17 a 18).

Vykonanie dotazu

V oblasti plnenia požiadaviek organizácií a občanov podaných v archíve je inovácia: archívne certifikáty, výpisy a kópie podľa nových pravidiel môžu byť „vydané v elektronická forma na elektronických médiách alebo zasielané prostredníctvom informačných a komunikačných sietí. ““ Takéto osvedčenia, kópie a výpisy sa potvrdzujú „elektronickým podpisom vedúceho organizácie alebo ním povereného úradníka“.

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá z roku 2015 sa tradične končia súborom žiadostí - formulárov dokumentov sprevádzajúcich určité procesy ukladania dokumentov.

Vo všeobecnosti by sa malo povedať, že po prvé, v pravidlách z roku 2015 je menej formulárov ako v základných pravidlách, a po druhé, medzi nimi sú dve žiadosti s rovnakým menom, čo je veľmi nepohodlné, a po tretie, sú umiestnené v poradie zmien v texte (a nie v poradí dôležitosti alebo logickej postupnosti, ako v základných pravidlách). Niektoré aplikácie zmenili svoje názvy, iné mierne zmenili svoju podobu. Všeobecné odporúčanie bude toto: v prípade potreby vypracuje dokument o archivácii, archivár by mal najprv hľadať jeho formu v Pravidlách z roku 2015 a iba ak sa v nich požadovaný formulár nenachádza, pozrite si Základné pravidlá.

Nižšie sú uvedené 3 zoznamy. Prvou (vo forme tabuľky) sú prílohy k pravidlám z roku 2015 a zodpovedajúce formuláre zo základných pravidiel. Druhou je nová forma zavedená v roku 2015. Tretie - formuláre zo základných pravidiel, ktoré nespadali do pravidiel z roku 2015, ale neboli zrušené (ako sa hovorí, používajú vaše zdravie).

stôl

Zbaliť Zobraziť

Znova sa objavil a schválil podľa pravidiel z roku 2015:

Zoznam elektronických súborov, dokumentov s dočasným (viac ako 10 rokov) obdobím uchovávania;
Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnými (nad 10 rokov) skladovacími obdobiami;
Akt o prijatí a prenose archívnych dokumentov na uloženie (z organizácie na organizáciu - Poznámka autor)
Zoznam prípadov;
Zoznam elektronických súborov, dokumentov s prílohou k zoznamu elektronických súborov, dokumentov.

Posledné dve formuláre slúžia na nahradenie dodacích listov a v skutočnosti ide o úkony prijímania a prenosu dokumentov na uloženie do archívu organizácie.

Zoznam prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu štrukturálnej jednotky organizácie (dodatok 12 k základným pravidlám);
Záverečný záznam a štítok osvedčenia (dodatok 13);
Titulná strana súpisu dokumentov trvalého skladovania (dodatok 14);
Objednávka (požiadavka) na vydávanie dokladov (dodatok 17);
Kniha vydávania dokumentov (dodatok 19);
Zoznam osobitne hodnotných prípadov (dodatok 23);
Účtovná kniha o prijatí a vyradení poisťovacieho fondu a fondu použitia (dodatok 27);
Inventár poisťovacieho fondu (dodatok 28);
Pas archívu organizácie uchovávajúcej dokumentáciu riadenia (dodatok 29);
Cestovný pas organizácie, ktorá uchováva dokumenty priemyselného fondu (dodatok 30);
Registračná karta účtovnej jednotky pre elektronický dokument (ED) (dodatok 31);
Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
Účtovný denník pre príjem a likvidáciu elektronických dokumentov (dodatok 33);
Register migrácií a prepisov elektronických dokumentov (dodatok 34);
Akt opisu dokumentov osobného pôvodu (dodatok 38);
Zákon o vytvorení spoločného archívneho fondu (príloha 39);
Žurnál registrácie vydaných kópií, výpisov, osvedčení, tematických materiálov (dodatok 44);
Žurnál registrácie návštev používateľov čitárne (dodatok 45);
Ročný archívny pracovný plán (dodatok 46);
Práca na kartovom účtovníctve v organizácii (príloha 47);
Akt prevodu a prijatia pri zmene vedúceho archívu (dodatok 48).

Pravidlá z roku 2015 sú samozrejme určené vyškolenému čitateľovi. Ale v mnohých prípadoch, žiaľ, papierovanie a archivácia v organizácii pôsobia buď tajomníci, alebo (v prípade potreby) zamestnanci rôznych oddelení: účtovníci, úradníci, ochrana práce, právnici atď. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké zistiť, čo sa od nich v oblasti uchovávania dokumentov vyžaduje.

Pravidlá 2015 stanovujú absolútne minimum opatrení zabezpečujúcich uchovávanie dokumentov v organizácii. Čitatelia pravidiel budú musieť hľadať informácie o tom, ako implementovať toto minimum v praxi samostatne v metodických zdrojoch. Preto budú základné úrady pre prácu archívov organizácií napriek ich voliteľnému štatútu s nástupom pravidiel 2015 v úradoch ruských organizácií žiadané ešte viac ako predtým.

admin 20.05.2019 0 komentárov

Na čo sa teraz môžeme spoľahnúť v oblasti normatívnej regulácie a metodickej podpory archivácie?

Po prvé, súčasný dokument, ktorý má normatívny charakter: Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, zaznamenávania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. 3. 2015) 526), \u200b\u200bktorá nadobudla účinnosť koncom septembra minulého roka. Ďalej v tomto článku nazveme Pravidlá z roku 2015.

A po druhé, k súčasnému dokumentu, ktorý je metodologickej povahy: Základné pravidlá pre prevádzku archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia Federálneho archívu z 06.02.2002, ďalej len „základné pravidlá“). Mnoho praktických otázok, ktorých sa týkajú iba pravidlá z roku 2015, sa tu uvádza do určitej miery podrobne, napríklad postup pri vývoji nomenklatúry prípadov.

Musím ukladať dokumenty?

Čo je archívny dokument? Pozrite si článok „Pre ktoré organizácie sú nové archívne pravidlá povinné?“ A kto má dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie? “

Dokumenty je potrebné uložiť. Napriek tomu, že pravidlá z roku 2015 hovoria, že „organizácie sú oprávnené (pridelené oprávnenie) vytvárať archívy na uchovávanie archívnych dokumentov vytvorených v priebehu ich činnosti ...“, toto právo sa po podrobnom preskúmaní stáva skutočnou povinnosťou.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom sú tu zamestnanci, čo pre každého z nich znamená kompletný súbor dokumentov o pracovníkoch.

Po druhé, ak existuje organizácia, to znamená jej daňové účtovníctvo, tiež zastúpená v papierovej alebo elektronickej dokumentácii.

Po tretie, aspoň všetky uvedené dokumenty sa musia uchovávať po stanovenú dobu. Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií s vyznačením doby uchovávania (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558);
Zoznam štandardných archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobných činnostiach organizácií s uvedením doby uchovávania (schválená uznesením Ministerstva kultúry a masových komunikácií Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182).

Tieto zoznamy sú povinné1 pre použitie štátnymi aj neštátnymi organizáciami. Ukazuje sa teda, že každá, aj najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má k dispozícii súbor dokumentov na archiváciu. A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré spĺňajú nový regulačný dokument: Pravidlá 2015. Nedostatok štrukturálnych jednotiek pod názvami „archív“, „úrad“ nemá vplyv na túto povinnosť.

Elektronické ukladanie dokumentov

Inovácia, ktorá upútala pozornosť všetkých odborníkov na administratívnu prácu a archiváciu, je dlho očakávaný postup uchovávania elektronických dokumentov opísaný v pravidlách - 2015. Vzťahuje sa to na oddiely 2.30–2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách z roku 2015 sa vykonáva pomerne náhle, bez akýchkoľvek nadpisov, okamžite po oznámení, že je zakázané mať v archíve špinavé topánky.

2.30. Povinné podmienky uchovávania elektronických dokumentov sú:

prítomnosť najmenej dvoch kópií každej jednotky na uchovávanie elektronických dokumentov v archíve organizácie (hlavná a pracovná kópia musí byť na rôznych fyzických zariadeniach);

dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzického a technického stavu;

zabezpečenie uchovávania elektronických dokumentov, okrem straty, neoprávneného šírenia, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou inováciou je vymedzenie formátu archivácie elektronických dokumentov podľa pravidiel z roku 2015:

Fragment dokumentu ZbaliťZobraziť Pravidlá pre organizáciu uchovávania, zhromažďovania, zaznamenávania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526, účinnosť dňa 21. septembra 2015)

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na archiváciu do archívu organizácie, ktorý je zdrojom získania štátneho a obecného archívu, sa uskutočňuje vo formáte PDF / A.

PDF je nepochybne univerzálny formát. PDF / Archív (PDF / A) je variant tohto formátu, špeciálne navrhnutý na dlhodobé archivovanie dokumentov a je zakotvený v norme ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Správa dokumentov“. Formát súborov elektronických dokumentov na dlhodobé uloženie. ““ Ale, ako všetko univerzálne, PDF nie je dokonalý. V tomto formáte sa dokumenty na správu cítia skvele, ale v skutočnosti sa v organizáciách používa nielen balík Microsoft Office. Napríklad kresby vytvorené vo formáte .dwg sa pri konverzii do formátu .pdf nezobrazia správne. Mnoho otázok vyvoláva aj správanie elektronických digitálnych podpisov pri prevode dokumentu do formátu PDF.

Postup prenosu elektronických súborov a dokumentov je opísaný v oddiele 4.34 pravidiel. Z textu vyplýva:

po prvé, elektronické dokumenty je možné preniesť do archívu a uložiť na samostatnom fyzickom nosiči, ako aj v „informačnej a telekomunikačnej sieti“,
po druhé, súpis elektronických súborov a dokumentov je však zostavený v papierovej forme (to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, bude sa musieť inventár doručiť archivárovi osobne),
po tretie, „po prijatí na archiváciu sú elektronické súbory overené elektronickým podpisom vedúceho organizácie alebo ním povereného úradníka“. V prípade papierových dokumentov sa nič také nevyžaduje. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, pravidlá z roku 2015 mlčia.

Účtovníctvo dokladov

Účtovanie dokladov v archíve organizácie je určenie ich počtu a zloženia v zavedených účtovných jednotkách a stanovenie (registrácia) každej účtovnej jednotky patriacej do určitého komplexu a ich celkový počet v účtovných dokumentoch2.
Archívny účtovný systém - skupina vzájomne prepojených účtovných dokladov a databáz, ktoré odrážajú počet a zloženie archívnych dokumentov organizácie a ich zmeny, komponentov Štátne účtovné systémy pre dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie 3.

A hlavná zmena: zoznam archívnych záznamov sa v roku 2015 znížil o viac ako polovicu, z 11 na 5 miest. Tam sú len:

účtovnú knihu pre príjem a likvidáciu prípadov, dokumentov;
zoznam fondov;
fondový list;
súpis prípadov, dokumenty;
súpis zásob.

Postup zostavovania a udržiavania účtovných formulárov, hoci striedmo, je opísaný v odsekoch 3.7–3.11 pravidiel z roku 2015.

Preskúmanie hodnoty dokladov

Pravidlá 2015 nepriniesli do postupu pre každoročné preskúmanie hodnoty dokumentov nič zásadné nové. Pozornosť si zaslúži iba bod 4.12:

Nomenklatúra záležitostí

Pozri článok „Nové pravidlá pre prácu archívov o nomenklatúre vecí“.

Veľmi zriedkavo hovoria o názvosloví prípadov, ktoré pravidlá z roku 2015 označujú ako „hlavný účtovný dokument odrážajúci zloženie a organizáciu dokumentárneho fondu organizácie“, a ani mu nedávajú jednoznačnú definíciu. Z textu dokumentu vyplýva iba to, že (body 4.14 - 4.18):

„Nomenklatúra prípadov konsoliduje klasifikáciu (zoskupenie) vykonaných dokumentov do prípadov (elektronické záležitosti)“;
nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého formulára;
nomenklatúra záležitostí organizácie sa zostavuje na základe nomenklatúry záležitostí štrukturálnych odborov (formulár je pripojený, obsah sa však nedá nájsť: obsahuje dva prílohy s názvom „Nomenklatúra vecí“; č. 26 sa týka štrukturálnych oblastí);
nomenklatúra záležitostí organizácie sa vypracúva na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov, v ktorých sa uvádzajú obdobia uchovávania, iné regulačné právne akty, ako aj štandardná a približná nomenklatúra prípadov;
organizácie - zdroje získavania štátnych (mestských) archívov koordinujú s „zodpovedajúcim EPK alebo štátnym (mestským) archívom podľa právomocí, ktoré mu boli udelené“;
organizácie, ktoré nie sú zdrojmi získavania štátnych (mestských) archívov, koordinujú svoju nomenklatúru záležitostí nezávisle.

Zúčtovacie záležitosti

Papierovanie zahŕňa:

archivovanie alebo viazanie dokumentov prípadu (neformátované dokumenty sa ukladajú v uzavretých pevných priečinkoch alebo do škatúľ);

číslovanie hárkov;

zostavenie spisu svedka prípadu (príloha č. 8);

vypracovanie vnútorného zoznamu dokumentov k prípadom (príloha č. 27);

registrácia obalu prípadu (dodatok č. 28).

Príprava elektronických súborov na prenos do archívu organizácie umožňuje zostavenie zoznamu elektronických súborov a dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo sa týka čiastočného vybavovania prípadov a do akej miery to závisí od podmienok uchovávania dokumentov, sa neuvádza.

Elektronické záležitosti by nemali popisovať všetci, ale len tie, ktoré majú dočasnú (nad 10 rokov) a trvalú trvanlivosť (forma zásob je v dodatkoch 17 a 18).

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá z roku 2015 sa tradične končia súborom žiadostí - formulárov dokumentov sprevádzajúcich určité procesy ukladania dokumentov.

Dodržiavanie pravidiel z roku 2015 a základných pravidiel

CollapseShow

Znova sa objavil a schválil podľa pravidiel z roku 2015:

Zoznam elektronických súborov, dokumentov s dočasným (viac ako 10 rokov) obdobím uchovávania;
Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnými (nad 10 rokov) skladovacími obdobiami;
Akt o prijatí a prenose archívnych dokumentov na uloženie (od organizácie k organizácii. - pribl. Aut.)
Zoznam prípadov;
Zoznam elektronických súborov, dokumentov s prílohou k zoznamu elektronických súborov, dokumentov.

Posledné dve formuláre slúžia na nahradenie dodacích listov a v skutočnosti ide o úkony prijímania a prenosu dokumentov na uloženie do archívu organizácie.

Zoznam prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu štrukturálnej jednotky organizácie (dodatok 12 k základným pravidlám);
Záverečný záznam a štítok osvedčenia (dodatok 13);
Titulná strana súpisu dokumentov trvalého skladovania (dodatok 14);
Objednávka (požiadavka) na vydávanie dokladov (dodatok 17);
Kniha vydávania dokumentov (dodatok 19);
Zoznam osobitne hodnotných prípadov (dodatok 23);
Účtovná kniha o prijatí a vyradení poisťovacieho fondu a fondu použitia (dodatok 27);
Inventár poisťovacieho fondu (dodatok 28);
Pas archívu organizácie uchovávajúcej dokumentáciu riadenia (dodatok 29);
Cestovný pas organizácie, ktorá uchováva dokumenty priemyselného fondu (dodatok 30);
Registračná karta účtovnej jednotky pre elektronický dokument (ED) (dodatok 31);
Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
Účtovný denník pre príjem a likvidáciu elektronických dokumentov (dodatok 33);
Register migrácií a prepisov elektronických dokumentov (dodatok 34);
Akt opisu dokumentov osobného pôvodu (dodatok 38);
Zákon o vytvorení spoločného archívneho fondu (príloha 39);
Žurnál registrácie vydaných kópií, výpisov, osvedčení, tematických materiálov (dodatok 44);
Žurnál registrácie návštev používateľov čitárne (dodatok 45);
Ročný archívny pracovný plán (dodatok 46);
Práca na kartovom účtovníctve v organizácii (príloha 47);
Akt prevodu a prijatia pri zmene vedúceho archívu (dodatok 48).

Pravidlá z roku 2015 sú samozrejme určené vyškolenému čitateľovi. Ale v mnohých prípadoch, bohužiaľ, úradníci a archívy v organizácii sú buď zapojení do tajomníkov, alebo (ak je to potrebné) zamestnancov rôznych oddelení: účtovníci, ľudské zdroje, ochrana práce, právnici atď. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké zistiť, čo sa od nich v oblasti uchovávania dokumentov vyžaduje.

poznámky pod čiarou

CollapseShow

Rozhodnutie Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie z 21. februára 2012 č. 14589/11. vráť sa

P. 6.1.1. Základné pravidlá. vráť sa

P. 6.3.1. Základné pravidlá. vráť sa

Zdarma 1 vydanie časopisu

„Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií“ (schválený rozhodnutím Kolégia Federálneho archívu z 06.02.2002)

schválený
rozhodnutie
Kolégiá ruského archívu
od 2. 6. 2002

ZÁKLADNÉ PRAVIDLÁ
PRÁCE ARCHÍVOV ORGANIZÁCIÍ

ÚVOD

Základné pravidlá práce archívov organizácií sú regulačný a metodický dokument, ktorý určuje ich činnosť. Pravidlá sú založené na súčasných právny rámec v oblasti informácií, správy a archivácie dokumentácie syntetizovať skúsenosti z domácej archivácie, zohľadňovať moderné úspechy v aplikácii technické prostriedky a informačné technológie pri práci s dokumentmi.

Právo a povinnosť vytvárať archívy organizácií na dočasné uchovávanie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie, uvedené štátny majetok, zriadené Základy právnych predpisov Ruskej federácie o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch (1993), Nariadením o archívnom fonde Ruskej federácie (1994) a Nariadením o Federálnej archívnej službe Ruska (1998), relevantným predpisy subjekty Ruskej federácie.

Tieto pravidlá sa vzťahujú na archívy vládne organizáciea sú tiež záväzné pre všetky mimovládne organizácie z hľadiska zaistenia bezpečnosti, opisu, účtovníctva a použitia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako štátny majetok.

Archívy organizácií, ktoré uchovávajú filmové, fotografické, podkladové a video dokumenty (audiovizuálne), vedecké, technické, kartografické, telemetrické dokumenty, sa riadia týmito pravidlami z hľadiska organizácie, plánovania, reportovania, metodickej práce s dokumenty riadeniauložené v archívoch; vo všetkých ostatných záležitostiach sa práca s týmito dokumentmi riadi príslušnými pokynmi a pravidlami.

Pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, ktorých práca je upravená zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 N 5485-1 štátne tajomstvo"A dekrét prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1995 N 1203" Na základe schválenia zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo ".

Vládne organizácie nezahrnuté v zložení zdrojov získavania štátne archívya mimovládne organizácie sa môžu riadiť týmito pravidlami pri organizovaní a udržiavaní svojich archívov.

Formy dokumentov podporujúcich fungovanie archívu sú pripojené k pravidlám.

Základné pravidlá práce archívov organizácií pripravila pracovná skupina Rosarchive a VNIIDAD, ktorú tvoria: V. Eremchenko (vedúci skupiny), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N. M., Stepanova L.A.

Zoskupovanie správnych aktov

Archivácia dokumentácie zahŕňa systematizáciu odlišné typy informačné médiá. Patria sem okrem iného správne akty. Sú zoskupené podľa typu a chronológie s aplikáciami:

Predpisy, charty, schválené administratívne akty, konať ako aplikácie pre nich. Sú zoskupené. Ak boli ustanovenia, pokyny, charty schválené ako nezávislé akty, sú systematizované do samostatných prípadov.
Objednávky vyšších štruktúr a rozhodnutia o ich implementácii sú zoskupené podľa pokynov podniku.
Objednávky týkajúce sa personálu sú systematizované podľa doby použiteľnosti. Pri veľkom množstve informačných materiálov je vhodné zoskupiť právne akty týkajúce sa rôznych aspektov práce spoločnosti osobitne.
Objednávky pre kľúčovú oblasť činnosti sa systematizujú oddelene od úkonov týkajúcich sa zamestnancov. Napríklad príkaz na archiváciu administratívnych prác je zahrnutý v jednej zložke a menovaním vedúceho zodpovednej jednotky do inej zložky.
Schválené limity, správy, odhady, zoznamy titulov, plány atď. zoskupené oddelene od projektov, ktoré sa ich týkajú.
Usporiadanie dokumentov v osobných spisoch sa vykonáva v poradí, v akom boli prijaté.
Osobné účty zamestnancov so mzdou sú usporiadané do samostatných priečinkov. Sú usporiadané v abecednom poradí.
Sťažnosti, návrhy, vyjadrenia občanov týkajúce sa činnosti podniku, dokumentácia k ich posudzovaniu a implementácii sú zoskupené oddelene od odvolaní jednotlivcov v osobných záležitostiach.
Systematizácia korešpondencie sa zvyčajne vykonáva v priebehu kalendárneho obdobia v chronologickom poradí. V takom prípade sa odpovede kladú za otázky. V prípade obnovenia korešpondencie na samostatnú tému, ktorá sa začala v predchádzajúcom roku, sa dokumenty nachádzajú v priečinku aktuálneho obdobia. Zároveň je uvedený index prípadu z minulého roka.

nuansy

Archivácia je typom činnosti, pri ktorej odborníci zabezpečujú nielen bezpečnosť informačných médií, ale aj schopnosť s nimi pracovať, keď to bude potrebné. Za týmto účelom sa úkony, ktoré tvoria priečinky, ukladajú do kartónového obalu na štyri defekty. Taktiež môžu byť viazaní, berúc do úvahy možnosť čítať texty, uznesenia, dátumy, víza vo všetkých dokumentoch.

Pri príprave na zoskupovanie sa odstránia všetky kovové spojovacie prvky. Materiály určené na trvalé skladovanie a pozostávajúce zo zvlášť hodnotných alebo neformátovaných činov sú obsiahnuté v uzavretých priečinkoch s tromi ventilmi so sponami alebo v špeciálnych škatuliach.

Ak v prípade nie sú požadované osobné doklady ( pracovné knihy, osvedčenia, vojenské preukazy totožnosti atď.), sú priložené v samostatnej obálke a sú v nej uložené ďalšie materiály. Na konci priečinkov by mala byť prázdna výpoveďová listina. Na začiatku priečinka sa vyplní prázdny údaj pre interný inventár. Na zaistenie bezpečnosti a poradia dokumentov je každý list očíslovaný arabskými číslicami. Toto pravidlo sa nevzťahuje na stránku a formulár svedka pre inventár. Číslo je vložené jednoduchou ceruzkou do pravého horného rohu.

Interný inventár

Je vytvorená na ukladanie a zaznamenávanie informačných materiálov dočasného (nad 10 rokov) a trvalého obsahu. Interný inventár sa zostavuje aj pre prípady vytvorené v súvislosti s rôznymi dokumentmi, ktorých položky sa nezverejňujú. Formulár by mal obsahovať údaje o sériových číslach aktov v priečinku, indexy, nadpisy, dátumy a čísla strán.

Konečný záznam je priložený k internému inventáru. Číslami a slovami označuje počet dokumentov, ktoré sú v nej obsiahnuté, ako aj počet hárkov, ktoré ich tvoria. Interný inventár je potvrdený kompilátorom. Ak je priečinok zviazaný alebo zahnutý bez hlavičkového papiera, zostavený list sa prilepí na vnútornú stranu predného krytu.

Zmeny v zložení materiálov v priečinku by sa mali odraziť v poli „Poznámky“. Ide najmä o zaistenie, výmenu dokumentov za kópie, zaradenie ďalšie dokumenty do priečinka. Zároveň sa pripoja odkazy na príslušné akty. V prípade potreby je možné vytvoriť nový všeobecný záznam na hárku interného inventára, ako aj na certifikačný štítok zložky.

Kancelárske práce a kancelárie

Pravidlá práce archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanova 15. februára 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudlo účinnosť vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách“. Ďalej v texte článku pre stručnosť ich budeme nazývať „ Pravidlá 2015».

Je potrebné poznamenať, že k revolúcii v archivácii s uverejnením pravidiel 2015 nedošlo. Pokiaľ nové pravidlá nebudú priaznivejšie pre elektronické dokumenty ... V tomto článku hovoríme o stave nových a starých pravidiel archivácie. Stiahnite si pravidlá práce archívov organizácií 2015 nájdete tu.

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím účinnosti nariadenia: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Prvým z nich sú Základné pravidlá pre fungovanie archívov ministerstiev (schválené uznesením Glavarchíva ZSSR z 5. septembra 1985 N 263). Bol to jediný normatívny (t. J. Povinný) dokument o archivácii v Rusku do 21. 21. 2015.

V liste Federálnej archívnej agentúry z 18. septembra 2015 N 2/2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti nariadenia č. 526 „Základné pravidlá pre prácu archívnych oddelení sa neuplatňujú.“ Už ich nemôžete používať.

Druhé - Základné pravidlá pre prevádzku archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia Federálneho archívu z 06.02.2002). Ide o metodický (voliteľný, ale informatívny) dokument, ktorý nikto nezrušil, ale môžete ho dokonca použiť, pretože v pravidlách z roku 2015 zostalo veľa otázok v zákulisí praktických opatrení na ukladanie dokumentov v organizáciách.

Zostávajú nám teda dva pracovné dokumenty: pravidlá 2015 a základné pravidlá. Majú úplne iný status:

Základnými pravidlami sú metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi náročné. Základné pravidlá sa schvaľujú iba rozhodnutím kolégia federálneho archívu, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako štatút pravidiel z roku 2015.

Stiahnite si Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách (PDF, 4,02 Mb).

Kancelárske práce a kancelárie

Pravidlá práce archívov organizácií 2015

Evgenia Kozhanova 15. februára 2016 13:58

Pripomeňme si, ako to bolo pred nadobudnutím účinnosti nariadenia: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Zostávajú nám teda dva pracovné dokumenty: pravidlá 2015 a základné pravidlá. Majú úplne iný status:

Dňa 21. septembra nadobudli účinnosť Pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, zaznamenávania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych úradoch a organizáciách (schválených výnosom Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526 (ďalej len „nové pravidlá“)).

Čo vás viedlo pred vydaním nových pravidiel?

Pred schválením nového poriadku sa archívy štátnych orgánov, orgánov miestnej samosprávy, organizácií (ďalej len archívy organizácií) pri svojej činnosti riadili Základnými pravidlami pre prácu archívov organizácií a niektoré archívy organizácií použili veľmi starý dokument - Základné pravidlá práce archívnych oddelení. Oba dokumenty neboli normatívne, ale definovali svoj štatút ako normatívny a metodický dokument. Súčasne základné pravidlá z roku 1985 skutočne mali štatút regulačného dokumentu, pretože boli schválené nariadením Glavarchivu a základné pravidlá z roku 2002 neboli schválené organizáciou Rosarchive, a preto nemali štatút regulačného dokumentu.

Z akého dôvodu bolo potrebné za prítomnosti Základných pravidiel z roku 2002 vypracovať nový, a najmä normatívny dokument o organizácii ukladania dokumentov v archívoch organizácií?

Faktom je, že v roku 2004 bol prijatý federálny zákon č. 125-FZ z 22. októbra 2004 „O archívoch v Ruskej federácii“ (ďalej len „federálny zákon č. 125-FZ“), ktorý priniesol množstvo inovácií v organizácii archivácie v krajine. :

ťažba

z Federálne právo Č. 125-ФЗ

Článok 13. Vytváranie archívov

1. Štátne orgány, orgány miestnej samosprávy mestskej časti a mestskej časti potrebné na vytvorenie archívov na uchovávanie, získavanie, účtovanie a použitie archívnych dokumentov vytvorených v priebehu ich činnosti.

2. Organizácie a občania vyhradzuje si právo vytvárať archívy za účelom uchovávania archívnych dokumentov vytvorených v priebehu ich činnosti, vrátane uchovávania a použitia archívnych dokumentov, ktoré nesúvisia so štátnym alebo obecným majetkom.

Článok 17. Povinnosti dotknutých štátnych orgánov, orgánov miestnej samosprávy, organizácií a občanov podnikateľská činnosť bez vzdelania právnická osoba, na zabezpečenie uchovávania archívnych dokumentov

1. Štátne orgány, orgány miestnej samosprávy, organizácie a občania, ktorí sa zaoberajú podnikateľskou činnosťou bez toho, aby vytvorili právnickú osobu, sú povinní zabezpečiť uchovávanie archívnych dokumentov vrátane dokumentov týkajúcich sa zamestnancov počas období uchovávania stanovených federálnymi zákonmi a inými regulačnými orgánmi. právne akty Ruská federácia, ako aj zoznamy dokumentov [...]

Tento federálny zákon tiež zaviedol pojem vlastníctva archívnych dokumentov (dokumenty môžu byť v štáte (federálne, vlastníctvo zakladajúcich subjektov Ruskej federácie), obecné, súkromný majetok (mimovládne organizácie a jednotlivci)).

Okrem toho boli uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 18. januára 2007 č. 19 schválené pravidlá pre organizovanie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a mestských archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied (ďalej len „pravidlá“) 2007).

Tieto dve okolnosti, ako aj skutočnosť, že základné pravidlá nemali štatút regulačného dokumentu, nás prinútili obrátiť sa na vypracovanie regulačného dokumentu, ktorý určuje postup uchovávania dokumentov v archívoch organizácií.

"Aké sú pripomienky?"

Počas prípravy návrhu nových pravidiel sa medzi archivármi dvakrát konala široká diskusia o dokumente:

po prvýkrát - zamestnancami orgánov správy archívnych dokumentov vo volebných jednotkách Ruskej federácie, štátnych a mestských archívov;
druhýkrát - federálnymi zamestnancami výkonná moc.

Len zo štátnych a mestských archívov prišlo viac ako 400 pripomienok. Všetky prijaté pripomienky boli starostlivo zvážené av záverečnej fáze dočasná pracovná skupina, do ktorej boli zaradení odborníci z Rosarchivu a VNIIDADu. Je potrebné poznamenať, že veľa pripomienok bolo spôsobených želaním archivárov popísať čo najpodrobnejšie samostatné procesy archívne technológie používané na zabezpečenie bezpečnosti, účtovníctva, zostavovania a používania dokumentov v archívoch organizácií, čo v zásade nebolo možné vykonať vzhľadom na štatút nových pravidiel ako normatívneho dokumentu.

Zároveň boli niektoré pripomienky zásadného charakteru, napríklad poznámka, že oddiel „Dokončenie“ návrhu nových pravidiel sa primerane nezaoberá otázkou odborného preskúmavania hodnoty dokumentov, najmä preto, že boli vylúčené ustanovenia týkajúce sa nomenklatúry prípadov. Vzhľadom na to, že v súčasnosti je forma nomenklatúry záležitostí organizácie a postup jej rozvoja stanovené iba v dokumente metodickej povahy - Metodické odporúčania pre vypracovanie papierových pokynov v federálne orgány výkonná moc, pri finalizácii návrhu nových pravidiel sa rozhodlo zahrnúť do oddielu „Dokončenie“ hlavné ustanovenia o nomenklatúre prípadov vrátane formy nomenklatúry prípadov (konsolidovaná a štrukturálna jednotka).

Pridelenie nových pravidiel

Nové pravidlá sú určené orgánom verejnej moci, miestnym orgánom, organizáciám, ktoré vytvárajú archívy na uchovávanie, získavanie, účtovanie a používanie archívnych dokumentov vytvorených v priebehu ich činnosti.

Nevzťahujú sa na organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Nové pravidlá sú normatívnym dokumentom. Ich normatívny stav definuje prísnejšie požiadavky na ich obsah. Predtým uverejnené pravidlá (pozri vyššie) zahŕňali nielen normy (pravidlá, požiadavky), ale aj odporúčania a metodiky týkajúce sa spôsobu uplatňovania týchto noriem. Všetky ustanovenia poradného, \u200b\u200bmetodologického a opisného charakteru sú z nových pravidiel vylúčené. V tejto časti kritizovali návrh týchto pravidiel počas diskusie archivári, ktorí neustále tvrdili, že pravidlá by mali byť podrobné a obsahovať nielen samotné pravidlá, ale aj mechanizmus ich vykonávania.

Štruktúra a obsah nových pravidiel

Nové pravidlá pozostávajú zo siedmich oddielov:

Všeobecné ustanovenia
Organizácia uchovávania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii.
Účtovanie dokladov Archívneho fondu Ruskej federácie a ostatných archívnych dokumentov v organizácii.
Nadobudnutie archívu s dokumentmi Archívneho fondu Ruskej federácie a inými archívnymi dokumentmi.
Organizácia použitia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie.
Prenos organizačných dokumentov na uloženie do štátneho (mestského) archívu.
Prenos dokumentov počas reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie.

Prílohy k novým pravidlám poskytujú účtovníctvo a iné formy dokumentov používaných v archívoch organizácií.

Postupnosť hlavných častí týchto pravidiel je v súlade s federálnym zákonom č. 125-ФЗ a pravidlami z roku 2007, hoci, ako mnohí odborníci uviedli vo fáze diskusie, bolo by logickejšie začať s výberom a končiť používaním.

Časti nových pravidiel odrážajú hlavné funkcie archívu organizácie:

organizácia uchovávania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
účtovanie dokladov;
správa archívu organizácie pomocou dokumentov;
organizácia používania archívnych dokumentov;
prevod dokumentov na uloženie do štátneho (mestského) archívu.

Nové pravidlá okrem toho obsahujú oddiel „Prenos dokumentov počas reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie“.

Poznámka

Na rozdiel od základných pravidiel z roku 2002 pravidlá č. 526 neobsahujú ustanovenia týkajúce sa organizačných aspektov samotného archívu (ciele a ciele archívu, jeho funkcie, práva atď.) Nie sú definované. Ich hlavným cieľom je stanoviť požiadavky na organizáciu procesov na archiváciu dokumentov od dokončenia archívu organizácie dokumentmi až po organizáciu použitia dokumentov.

Zvážte podrobnejšie oddiely.

Oddiel I. Všeobecné ustanovenia

definuje právne dôvody vývoj a rozsah dokumentu a tiež obsahuje ustanovenia, ktoré definujú určitú organizačnú základňu pre činnosti archívu organizácie.

Nové pravidlá sa vzťahujú na štátne orgány, miestne samosprávy a organizácie - zdroje získavania štátnych a obecných archívov, v rámci ktorých sa tvoria dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie (ďalej len „organizácie“). Ustanovenia tohto poriadku môžu používať aj iné štátne a neštátne organizácie, v ktorých činnosti nie sú generované dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie.

Podľa ustanovení spolkového zákona č. 125-ФЗ sa v nových predpisoch uvádza, že štátne orgány, orgány miestnej samosprávy mestskej časti, mestskej časti a intravilánu sú povinné vytvárať archívy na uchovávanie, získavanie, účtovanie a použitie archívnych dokumentov vytvorených pri výkone ich činnosti. Úlohy a funkcie archívu (centrálny archív) štátny orgán, miestna samospráva, organizácia - zdroj získania štátu, mestský archív sú určené nariadeniami, ktoré schválil vedúci organizácie.

Poznámka

Nové pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov obsahujúcich informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Oddiel II. Organizácia uchovávania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v organizácii

Definuje pojem archívneho fondu organizácie a typy archívnych fondov organizácie.

Archívny fond organizácie je súčasťou dokumentárneho fondu, ktorý obsahuje dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, personálne dokumenty a dokumenty dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania zahrnuté v účtovných dokumentoch archívu. Archívny fond sa uchováva v archíve organizácie.

Typy archívnych fondov organizácie:

archívny fond organizácie pozostávajúci z dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov;
zjednotený archívny fond pozostávajúci z dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vytvorených v priebehu dvoch alebo viacerých organizácií, ktoré majú historicky a / alebo logicky súvisiace vzťahy;
archívna zbierka pozostávajúca zo samostatných archívnych dokumentov rôzneho pôvodu, spojených jedným alebo viacerými znakmi (tematickými, autormi, druhmi, objektmi atď.).

Ukladanie papierových dokumentov. V odseku 2.9 nového nariadenia sa zdôrazňuje: archívne dokumenty sa systematicky ukladajú v archívnom fonde. Jednotkou systematizácie dokumentov archívneho fondu v archíve organizácie je úložná jednotka. Pravidlá tiež určujú znaky systematizácie úložných jednotiek archívneho fondu:

štrukturálne (skladovacie jednotky patria k štrukturálnym jednotkám organizácie);
chronologické (podľa období alebo dátumov, do ktorých skladovacie jednotky patria);
funkčné, priemyselné, tematické, predmetové otázky (berúc do úvahy funkcie organizácie, témy alebo problémy týkajúce sa obsahu pamäťových jednotiek);
nominálny (podľa papierovej formy - druhy a odrody dokumentov);
korešpondent (pre organizácie ako výsledok korešpondencie s ktorou boli vytvorené úložné jednotky);
geografický (v súlade s určitými územiami, osady a ďalšie geografické objekty, s ktorými je spojený obsah dokumentov, ich autori, korešpondenti);
autorské práva (podľa mien organizácií alebo mien občanov, ktorí sú autormi dokumentov).

Stanovujú sa požiadavky na zaistenie bezpečnosti dokumentov (regulačných (optimálnych) podmienok na uchovávanie dokumentov; racionálneho ukladania dokumentov do archívu; kontroly dostupnosti a stavu dokumentov, postupu pri hľadaní dokumentov) vrátane vlastnosti ukladania elektronických dokumentov

Uchovávanie elektronických dokumentov. Pravidlá určujú predpoklady uchovávanie takýchto dokumentov:

prítomnosť najmenej dvoch kópií každej jednotky na uchovávanie elektronických dokumentov v archíve organizácie (hlavná a pracovná kópia musí byť na rôznych fyzických zariadeniach);
dostupnosť hardvéru a softvéru určeného na reprodukciu, kopírovanie, konverziu a migráciu elektronických dokumentov, kontrolu ich fyzického a technického stavu;
zabezpečenie uchovávania elektronických dokumentov, okrem straty, neoprávneného šírenia, zničenia alebo skreslenia informácií.

Formát textových elektronických dokumentov prenášaných na uloženie do archívu organizácie - zdroj nadobudnutia štátneho a obecného archívu - PDF / A.

Pravidlá stanovujú, že v prípade zmeny hardvérového a softvérového prostredia a zastavenia počítačových formátov, poškodenia médií bude archív organizácie pracovať na konverzii elektronických dokumentov na nové formáty a / alebo nové médiá.

Okrem diskutovaných ustanovení táto časť stanovuje postup kontroly dostupnosti a stavu archívnych dokumentov (ustanovenia 2.39-2.43), organizovanie vyhľadávania nezistených dokumentov (ustanovenia 2.44), postup vydávania dokumentov z archívu (ustanovenia 2.45-2.48), ako aj postup zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov na núdzové situácie (odsek 2.49).

Kontrola dostupnosti a stavu papierových dokumentov, Vykonáva ju v archíve organizácie komisia alebo najmenej dvaja zamestnanci najmenej raz za 10 rokov, elektronické dokumenty - najmenej raz za 5 rokov.

Podľa bodu 2.11.5. Postupu z roku 2007 sa vykonávajú mimoriadne jednorazové kontroly prítomnosti a stavu všetkých dokumentov v archíve organizácie alebo ich jednotlivých častí (skupín):

v prípade prírodných katastrof, hromadného vysídľovania a iných okolností, v dôsledku ktorých sa môžu archívne dokumenty stratiť alebo poškodiť,
pri zmene hlavy archívov.

Na základe výsledkov auditu sa zostavujú tieto akty:

kontrola dostupnosti a stavu archívnych dokumentov (príloha č. 3);
o technické chyby v účtovných dokumentoch (ak sa nachádzajú) (príloha č. 4);
o vyhľadávaní dokumentov (nesúvisiacich s týmto fondom, nezapočítaných) (príloha č. 5).

Postup vydávania dokumentov z archívu. Dokumenty sa vydávajú na základe písomného súhlasu vedúceho archívu organizácie alebo jeho zástupcu (ak je archív inštitúciou), vedúceho štrukturálnej jednotky organizácie (ak je archív štrukturálnou jednotkou):

zamestnanci štruktúrnych oddelení organizácie;
súdnych orgánov, orgánov činných v trestnom konaní a iných oprávnených orgánov v roku 2007 zriadený poriadok;
ostatní používatelia na základe písomnej žiadosti.

Lehota na vydanie dokumentov z archívu by nemala prekročiť:

jeden mesiac - na použitie zamestnancami organizácie a ostatnými používateľmi;
šesť mesiacov - súdnym orgánom, orgánom činným v trestnom konaní a iným oprávneným orgánom.

Je možné predĺžiť lehotu na vydanie dokumentov - so súhlasom vedúceho organizácie na základe písomného potvrdenia používateľa o uchovávaní / uchovávaní dokumentov.

Elektronické dokumenty sa vydávajú z archívu ako elektronické kópie alebo kópie na papieri.

Dokumenty z archívu sa nevydávajú:

ak existuje fond použitia;
v zlom fyzickom stave.

Oddiel III. Účtovanie dokladov Archívneho fondu Ruskej federácie a ostatných archívnych dokumentov v organizácii

Venované otázkam od - niekoľko dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v roku 2007, - Organizácia.

Ako je stanovené v odseku 3.1 nových pravidiel, všetky dokumenty uložené v archívoch organizácie vrátane dokumentov o zamestnancoch, kópií dokumentov fondu použitia (ak existujú) a zoznamu prípadov a dokumentov sú predmetom účtovníctva.

Hlavné jednotky účtovania archívnych dokumentov sú:

Každá úložná jednotka má pridelené číslo účtu, ktorý je súčasťou archívnej šifry.

Náš slovník

Šifra archívu - označenie použité v ľavom dolnom rohu na každú skladovaciu jednotku s cieľom zabezpečiť účtovníctvo a identifikáciu - pozostáva z: čísla archívneho fondu; čísla zoznamu prípadov, dokumentov; čísla skladovacích jednotiek.

Archívna šifra elektronických dokumentov uložených na samostatnom elektronickom médiu je uvedená na príbalovom letáku priloženom v obale pre médiá. Archivačná šifra elektronických dokumentov uložených v informačný systém archív, je súčasťou meta popisu (vyžadovaného prvku popisu) kontajnera elektronického dokumentu.

Informácie o účtovných jednotkách archívu sa odrážajú v účtovných dokumentoch. Novým ustanovením pravidiel organizácie účtovníctva je ustanovenie o pridelení dvoch skupín účtovných dokladov v archíve organizácie: hlavné (povinné) a pomocné.

Medzi hlavné (povinné) účtovné dokumenty archívu organizácie patria:

účtovnú knihu pre prijímanie a likvidáciu prípadov, dokumenty (príloha č. 11);
zoznam fondov (príloha č. 12);
list fondu (príloha č. 13);
súpis prípadov, dokumenty (prílohy č. 14-16);
súpis zásob (príloha č. 19).

Formy elektronických súpisov prípadov sú uvedené v dodatkoch č. 17, 18 nových pravidiel.

Zloženie pomocných účtovných dokladov nie je upravené, každý archív má právo používať ako pomocné účtovné formuláre, ktoré potrebuje v súvislosti so špecifikami uložených dokladov alebo z iných dôvodov.

Pravidlá tiež stanovili, že archív organizácie môže viesť záznamy v automatizovanom režime pomocou účtovných databáz (DB) (pozri odsek 3.13). Účtovné databázy archívu organizácie - zdroj obstarania štátneho (obecného) archívu by mali byť kompatibilné s príslušnými účtovnými databázami štátneho (obecného) archívu a orgánov správy archívov.

Oddiel IV. Nadobudnutie archívu s dokumentmi Archívneho fondu Ruskej federácie a inými archívnymi dokumentmi

Venovaná otázky dokončenia archívu organizácie dokumentmi Archívneho fondu Ruskej federácie a inými archívnymi dokumentmi , Nadobudnutie archívu organizácie je systematické doplňovanie archívu dokumentmi štruktúrnych jednotiek organizácie.

Zistilo sa, že dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a dokumenty dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania, vrátane dokumenty o pracovníkoch sa prenášajú do archívu organizácie najskôr jeden rok a najneskôr tri roky po ukončení obchodných záležitostí. Výnimkou sú dokumenty o zamestnancoch štátnych občianskych a obecných zamestnancov, ktorí boli prepustení zo služby - do archívu organizácie sa presunú po 10 rokoch odo dňa prepustenia zamestnancov.

Poznámka

Prípady dočasných skladovacích období (do 10 rokov vrátane), ako sa už dlho stalo v práci archívov organizácií, sa neprenášajú do archívu, ukladajú sa v organizačných jednotkách organizácie a po uplynutí skladovacích období sa musia predpísaným spôsobom zničiť.

Nové pravidlá naznačujú, že prípady sa prenášajú do archívu organizácie po preskúmaní ich hodnoty. Z tohto dôvodu táto časť stanovuje postup vykonávania preskúmania hodnoty dokumentov, prípravy prípadov na prenos do archívu organizácie, zostavovania zoznamov prípadov štrukturálnych oddelení, na základe ktorých sa prípady prenášajú do archívu organizácie, a tiež zdôrazňuje, že pred vykonaním stanoveného preskúmania hodnoty dokumentov sa ničí Dokumenty sú zakázané.

Ustanovenia oddielu upozorňujú na skutočnosť, že zásoby na trvalé uloženie a personál, akty na zničenie dokumentov sa spravidla posudzujú na stretnutí odbornej komisie (ES) organizácie. Na základe výsledkov preskúmania ES súhlasí so zoznamom prípadov, dokumentmi trvalého skladovania a personálu a koná pri prideľovaní dokumentov na zničenie.

Organizácie - zdroje obstarania štátneho (mestského) archívu predkladajú zoznamy dokumentov s pevne uloženou dobou použiteľnosti a zamestnancov (ročné oddiely), odsúhlasené EK organizácie, na posúdenie komisii pre odborné overenie (EPC) archívnej inštitúcie:

trvalá trvanlivosť - na schválenie;
pre personál - na schválenie.

Po schválení zoznamov prípadov sú dokumenty schválené a odsúhlasené EPC, tieto zoznamy a zákon o rozdelení na zničenie dokumentov, ktoré nie sú predmetom uchovávania, schvaľuje vedúci organizácie. Ďalej sa môžu zničiť prípady uvedené pri akte ničenia.

Organizácie, v ktorých činnosti nie sú vytvorené dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, nesmú koordinovať súpis personálnych prípadov s EPA archívnej inštitúcie.

Poznámka

V odseku 4.13 nových pravidiel sa ustanovuje, že elektronické súbory s uplynutým obdobím uchovávania sa musia prideliť na zničenie na spoločnom základe, po ktorom sa fyzicky zničia alebo zničia softvérom a hardvérom s príslušnou značkou v zákone.

Osobitná pozornosť sa v tejto časti pravidiel venuje nomenklatúre záležitostí organizácie. Podľa hlavných ustanovení:

konsoliduje klasifikáciu (zoskupenie) vykonaných dokumentov do spisov (elektronických súborov) a je hlavným účtovným dokumentom odrážajúcim zloženie a organizáciu dokumentárneho fondu organizácie;
je to základ na zostavenie opisov prípadov, dokumentov o trvalých a dočasných (nad 10 rokov) období uchovávania, ako aj na zaznamenávanie prípadov dočasných (do 10 rokov vrátane) období uchovávania;
vypracúva sa na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov, v ktorých sa uvádza doba uchovávania, iné regulačné právne akty, ako aj štandardná a približná nomenklatúra prípadov;
zostavené v predpísanej forme (dodatok č. 25) na základe nomenklatúry záležitostí štrukturálnych jednotiek (dodatok č. 26).

Organizácie - zdroje získavania štátnych (mestských) archívov raz za päť rokov koordinujú nomenklatúru záležitostí s CEC (ES) organizácie a predkladajú ju na schválenie príslušnému EPK alebo štátnemu (mestskému) archívu v súlade s oprávnením, ktoré mu bolo udelené. Organizácie, ktorých činnosť nevytvára dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, schvaľujú nomenklatúru prípadov samostatne.

Pravidlá určujú poradie výcvik preniesť do archívu organizácie elektronických dokumentov. Predovšetkým sa predpokladá, že sa zostavujú samostatné zoznamy skladovacích jednotiek elektronických dokumentov s trvalým uložením, dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období vrátane personálom. Formy elektronických záznamov o prípadoch, ako sme už uviedli, sú uvedené v dodatkoch č. 17, 18 k novým pravidlám.

Oddiel V. Organizácia použitia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie

Táto časť stanovuje normy pre organizáciu používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov organizácie. Hlavné ustanovenia pravidiel v tejto časti sú tieto:

Pre tvoju informáciu

Nové pravidlá definujú použitie archívnych dokumentov. Hlavné sú:

informačná podpora zamestnancov organizácie;

- vykonávanie užívateľských požiadaviek vrátane žiadosti občanov sociálnej a právnej povahy;

- vydávanie dokumentov a spisov na dočasné použitie, poskytovanie kópií archívnych dokumentov na žiadosť používateľov vrátane: - vo forme elektronických dokumentov.

Osobitná pozornosť sa v nových pravidlách venuje organizácii práce s požiadavkami používateľov. Definované:

typy žiadostí (tematická a sociálnoprávna povaha);
požiadavky na písomnú žiadosť (jej forma, zloženie informácií, ktoré majú byť obsiahnuté v žiadosti);
postup pri vybavovaní žiadostí (termíny na registráciu, preskúmanie, zasielanie nepodstatných žiadostí, príprava odpovedí na žiadosti používateľov vo forme archívneho certifikátu, archívneho výpisu a archívnej kópie);
vlastnosti organizácie práce s požiadavkami prijatými cez internet.

Nové pravidlá definujú prípady, keď archív môže odmietnuť vydať archívne dokumenty:

dostupnosť fondu použitia;
zlý fyzický stav dokumentov;
- dokumenty neprešli vedeckým popisom a - technický dizajn (do ukončenia týchto prác);
obmedzenia použitia stanovené právnymi predpismi Ruskej federácie alebo tvorcom fondu.

Roddiel IV. Prenos organizačných dokumentov na uloženie do štátneho (mestského) archívu

Stanovuje postup prenosu dokumentov organizácie na ukladanie do štátneho (obecného) archívu. V tejto časti sa stanovuje, že:

organizácie - zdroje získavania štátnych (obecných) archívov po uplynutí dočasného uloženia dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie v archíve organizácie ich odovzdajú na trvalé uloženie do príslušného štátneho (mestského) archívu v súlade s predpisom č. 19;
štátne a mimovládne organizácie, ktoré nie sú zdrojom nadobúdania štátnych (obecných) archívov, môžu na základe dohôd prenášať dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, ktoré vznikli pri ich činnosti, do štátnych (obecných) archívov.

Nové pravidlá stanovujú postup prenosu dokumentov. Zdôrazňujú, že dokumenty sa prenášajú na trvalé uloženie v riadnom stave s príslušným vedeckým a prieskumným prístrojom a odovzdávanie dokumentov do štátneho (mestského) archívu sa uskutočňuje aktom prijatia dokumentov na uloženie (príloha č. 30).

Oddiel VII. Prenos dokumentov počas reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie

Určuje objednávku prenos dokumentov počas reorganizácie alebo likvidácie organizácie, zmena vedúceho archívu organizácie , V tejto časti sa stanovuje, že za odovzdanie dokumentov likvidovanej organizácii je zodpovedná komisia, ktorá bola zriadená na odovzdanie vecí a majetku.

Pri likvidácii organizácií - zdrojov získavania štátnych (obecných) archívov je do zloženia likvidačnej komisie zaradený zástupca štátneho (mestského) archívu.

Pri zmene vedúceho archívu organizácie (osoby zodpovednej za archív organizácie) sa prijímanie a odovzdávanie dokumentov archívneho, účtovníckeho a referenčného zariadenia k nim vykonáva podľa zákona.

zhrnutie

1. Nové pravidlá sú súborom nariadení pokrývajúcich všetky základné procesy vykonávané archívom organizácie:

organizácia ukladania dokumentov,
vedenie účtovníctva v archíve,
vyplnenie archívu dokumentmi
použitie archívnych dokumentov.

2. Pretože tieto pravidlá sú normatívny dokument, je možné, že v procese jeho uplatňovania v praxi bude pravdepodobne potrebný metodický dodatok k dokumentu (vypracovanie odporúčaní, pokyny podľa pravidiel ako celku alebo podľa jednotlivých častí pravidiel).

3. Hlavný zásadný rozdiel medzi novými pravidlami a ostatnými dokumentmi je v tom, že tieto pravidlá sú normatívnym dokumentom. Základné pravidlá z roku 2002 majú poradný charakter, základné pravidlá z roku 1985 boli normatívnym a metodickým dokumentom. Z tohto dôvodu majú nové pravidlá oveľa menší rozsah: obsahujú iba tie ustanovenia (pravidlá, požiadavky), ktoré sa musia bezpodmienečne uplatňovať. Všetko ostatné - to je, ako to urobiť - je ponechané na archivárov.

4. Môžeme povedať, že existuje menej požiadaviek. Počet dokumentov, ktoré majú záväznú povahu, sa znížil. Predtým bolo viac ako 40: v základných predpisoch č. 263 - 44, v základných predpisoch - 48, teraz v nových pravidlách - 30. To znamená, že archívy môžu v prípade potreby používať svoje vlastné formuláre. V praxi to tak bolo.

5. Nové pravidlá sa zameriavajú predovšetkým na organizácie - zdroje získavania štátnych a obecných archívov, čo však v dokumente nie je výslovne uvedené, preto je správne povedať, že pravidlá sú adresované organizáciám, ktoré majú svoj vlastný archív.

Schválené uznesením Glavarchíva ZSSR z 9. 9. 1985 č. 263 (ďalej len „základné pravidlá z roku 1985“). V skutočnosti stratili účinnosť zverejnením nariadenia Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526, ktorým sa schvaľujú nové pravidlá, ktoré sme v tomto článku posudzovali.