K „Pravidlám výkonu kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch. Pravidlá úradu vo federálnych výkonných orgánoch: čo sa mení? Kancelárska práca na federálnych orgánoch

Tvorba Vydanie od 15.06.2009

VYHLÁŠKA vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477 „O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO SPOLKOVÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH“

Rozhodnutie

V súlade s článkom 11 federálneho zákona „o informáciách, informačné technológie a o ochrane informácií „Vláda Ruská federácia rozhoduje:

1. Schváliť priložené Pravidlá vedenia záznamov v federálne orgány výkonná moc.

2. Štátna doložka 11.1 Modelové predpisy vzájomné pôsobenie federálnych výkonných orgánov, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 19. januára 2005 N 30 (Collected Legislation of the Russian Federation, 2005, N 4, čl. 305; 2009, N 12, čl. 1429), nasledovne:

„11.1. Kancelárska práca vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel sa federálne výkonné orgány po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnych vecí vydávajú pokyny pre prácu v kancelárii. ““

3. Štátne doložky 2.38 a 2.39 vzorových nariadení pre vnútornú organizáciu federálnych výkonných orgánov schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 28. júla 2005 N 452 (Súhrnné právne predpisy Ruskej federácie, 2005, N 31, článok 3233), v tomto vydaní:

"2.38. Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými vládou Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel je federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívov vydáva pokyny pre prácu v kancelárii.

Spolupracujte s utajované dokumenty, šifrovacie telegramy, ďalšie dokumenty s obmedzeným prístupom, ako aj spracovanie tajných a iných informácií s obmedzeným prístupom sa uskutočňujú v súlade s osobitnými pokynmi.

2.39. Organizáciu a riadenie kancelárskych prác vo federálnom výkonnom orgáne vykonáva štrukturálne členenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami riadenia úradu, ako aj osoby zodpovedné za správu kancelárií v ostatných štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu. “

4. Federálna archívna agentúra schváli do 1. januára 2010 usmernenia o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

premiér
Ruská federácia
V. PUTIN

SCHVÁLIL
Vládne nariadenie
Ruská federácia
zo dňa 15. júna 2009 N 477

1. Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Platnosť týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

3. Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká jeho činnosti vypracuje pokyn pre prácu v kancelárii, ktorý po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie schváli vedúci federálneho výkonného orgánu.

4. V týchto pravidlách sa používajú tieto základné pojmy:

"zdokumentovanie" - oprava informácií na fyzickom médiu v systéme Windows stanovený poriadok;

„kancelárska práca“ - činnosti, ktoré zabezpečujú tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

"dokument" - úradný dokumentvytvorený vládnym orgánom, orgánom miestna vláda, legálne alebo prírodný človekvypracované v súlade so stanoveným postupom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

„pracovný tok“ - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia do ukončenia vykonania, vloženie do prípadu a (alebo) odoslanie;

"atribút dokumentu" - požadovaný prvok papierovanie;

„originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

„kópia dokumentu“ - dokument, ktorý v plnej miere reprodukuje informácie o pôvodnom dokumente a jeho vonkajších vlastnostiach a ktorý nemá právnu silu;

„registrácia dokumentu“ - pridelenie registračného čísla dokumentu a zaznamenanie informácií o dokumente v súlade so stanoveným postupom;

„nomenklatúra prípadov“ - systematizovaný zoznam názvov prípadov, ktorý bol zostavený vo federálnom výkonnom orgáne s uvedením podmienok ich uchovávania;

„prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej záležitosti alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

„kancelárska práca“ - štrukturálne členenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osoby zodpovedné za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu.

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sú vyhotovené na formulároch, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia obsahovať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a registrácia.

6. Formy federálneho výkonného orgánu sa vypracúvajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. V prípade rohovej možnosti sa náležitosti formulára nachádzajú v ľavom hornom rohu hárka. V prípade pozdĺžnej verzie sú požiadavky na formulár umiestnené v strede hárku pozdĺž horného okraja.

7. Každý list dokumentu, vyhotovený na hlavičkovom papieri aj na štandardnom liste papiera, musí mať okraje minimálne 20 mm - ľavý, 10 mm - pravý, 20 mm - horný a 20 mm - spodný.

8. Vzory tlačív sú schvaľované uznesením vedúceho federálneho výkonného orgánu.

9. Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) štátny znak Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) postavenie osoby, ktorá dokument podpísala;

d) podpis úradník;

e) typ dokumentu;

f) miesto zostavenia (zverejnenia) dokumentu;

g) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

h) adresát;

i) dátum dokumentu;

do) evidenčné číslo dokument;

k) názov dokumentu;

o) známka prítomnosti aplikácií;

o) podpisová pečiatka;

p) schvaľovacia pečiatka;

r) odtlačok tlače;

s) značka na osvedčení kópie;

t) značka o účinkujúcom;

x) pokyny na vykonanie dokumentu;

v) značka na kontrole dokumentov;

w) značka na vyhotovení dokumentu;

w) značka dôvernosti.

10. Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

11. Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne je formálne schválené vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s ostatnými orgánmi štátna moc a organizácie sa vyhotovuje schvaľovacou pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.

12. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlá dokumentácia (došlá);

b) zaslaná dokumentácia (odchádzajúca);

v) interná dokumentácia.

13. Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštovej komunikácie, kuriérskej komunikácie a telekomunikácií.

14. Dokumenty doručené federálnemu výkonnému orgánu prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežná úvaha, prevedú na správu za odmenu, prevedú sa na výkonných umelcov a po vykonaní sú umiestnené v prípade.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručovania dokumentov a dostupnosti dokumentov a ich príloh, ako aj distribúcie dokumentov pre registrovaných a nepodliehajúcich registrácii.

16. Registrácia prijatých dokumentov sa vykonáva spravidla v deň prijatia, vytvorí sa - v deň podpisu alebo schválenia alebo v nasledujúci pracovný deň.

17. Žiadosti občanov sa registrujú a vytvárajú do spisov oddelene od ostatných dokumentov federálneho výkonného orgánu.

18. Registrované dokumenty odovzdáva útvar riadenia kancelárie za účelom zváženia vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom federálneho výkonného orgánu. Písomnosti s pokynmi na vykonanie postúpi kancelárska služba exekútorom.

19. Originál dokumentu sa zašle štruktúrnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak je niekoľko výkonných umelcov, originál dokumentu sa prevedie na štruktúrnu jednotku, ktorá je zodpovedným výkonným umelcom, zvyšné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

20. Dokumenty sa po podpísaní vedúcim (zástupcom vedúceho) federálneho výkonného orgánu odovzdajú úradu na správu a registráciu a odoslanie.

21. Služba správy záznamov kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a korešpondenciu počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vykonané dokumenty sa vrátia dodávateľovi.

22. Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.

23. Prenos dokumentov medzi štruktúrnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom služby kancelárskej práce.

24. Vo federálnom výkonnom orgáne vedie kancelárska správa záznamy o prijatých, vytvorených a odoslaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zosumarizované, analyzované útvarom pre správu kancelárií a predložené vedúcemu federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

25. S cieľom zaznamenávať a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronická správa dokumentov federálneho výkonného orgánu sa povinné informácie o dokumentoch používajú podľa prílohy. Ďalšie informácie o dokumentoch možno použiť v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

26. Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentárny fond z podkladov získaných pri výkone svojej činnosti;

b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov generovaných pri jeho činnosti, ako aj pri postupe činností podriadených organizácií s uvedením lehôt uchovávania.

27. Formácia dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy kancelárií vypracovaním nomenklatúry prípadov, formovaním a registráciou prípadov, zaistením ich bezpečnosti, zaznamenaním a odovzdaním prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu.

28. Názvoslovie prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) zostavené službou správy kancelárie na základe nomenklatúr prípadov štrukturálne jednotky;

b) je schválený po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa dohodne s federálnou komisiou na odborné preskúmanie štátny archív, do ktorého sa dokumenty generované v priebehu činnosti federálneho výkonného orgánu prenášajú na trvalé uloženie Archívny fond Ruská federácia;

d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou kontrolnou komisiou federálneho štátneho archívu.

29. Názvy oddielov nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvy štruktúrnych odborov federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uchovávania, vrátane prípadov týkajúcich sa personálu, a dočasných prípadov (do 10 rokov vrátane) skladovanie.

31. Prípady odo dňa ich vzniku až do ich prenosu do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych jednotkách v mieste ich vzniku.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na obdobie určené šéfom federálneho výkonného orgánu a po uplynutí jeho platnosti sa vracajú.

Ostatné vládne orgány a organizáciám sa vydávajú prípady na základe ich písomných žiadostí so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelársku prácu.

33. V systéme Windows je povolený výber dokumentov zo súborov trvalého uloženia výnimočné prípady a vykonáva sa so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu a v prípade, že sa ponechá kópia dokumentu, overená v súlade s ustanoveným postupom, a zákon o dôvodoch vydania originálu.

34. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr po jednom roku a najneskôr do troch rokov odo dňa ich použitia alebo uloženia v štruktúrnych jednotkách. Prenos prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe inventarizácie prípadov permanentného skladovania, dočasného skladovania (viac ako 10 rokov) a personálu, zostavených podľa štruktúrovaných útvarov federálneho výkonného orgánu. Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov vrátane) sa neprenášajú do archívov federálneho výkonného orgánu a sú predmetom zničenia v súlade s ustanoveným postupom.

35. Základom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania je nomenklatúra prípadov.

36. Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, formovaní a evidencii vecí, ako aj pri ničení prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archivácie.

37. Elektronické dokumenty sú vytvárané, spracovávané a ukladané v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronické digitálne podpisy sa používajú na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu. Použité prostriedky elektronického digitálneho podpisu musia byť certifikované predpísaným spôsobom.

39. Pri zvažovaní a odsúhlasovaní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania akcií s elektronickými dokumentmi, pri ktorých sa elektronický dokument digitálny podpis nepoužité.

40. Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva služba správy kancelárií.

41. Po prijatí elektronických dokumentov úrad evidencie kontroluje pravosť elektronického digitálneho podpisu.

42. Pri prenose prijatých elektronických dokumentov na zváženie vedúcim federálneho výkonného orgánu, zasielaní elektronických dokumentov štrukturálnym divíziám a vedúcim pracovníkom federálneho výkonného orgánu, zasielaní elektronických dokumentov a ukladaní elektronických dokumentov sa prenášajú (ukladajú) ich registračné údaje spolu s elektronickými dokumentmi.

43. Jednotkou na zaznamenávanie elektronického dokumentu je elektronický dokument zaregistrovaný v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

44. Vykonané elektronické dokumenty sú systematizované do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov federálneho výkonného orgánu.

45. Pri zostavovaní nomenklatúry prípadov sa uvádza, že prípad sa vedie elektronicky.

46. \u200b\u200bElektronické dokumenty sa po vykonaní archivujú v súlade s ustanoveným postupom vo federálnom výkonnom orgáne v lehotách stanovených pre podobné dokumenty v papierovej podobe.

47. Po uplynutí lehoty stanovenej na uchovávanie elektronických súborov (elektronických dokumentov) sú tieto elektronické súbory (elektronické dokumenty) na základe zákona o ich prideľovaní na zničenie schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu schválené vedúcim federálneho výkonného orgánu.

16. Pokyny na vykonanie dokumentu

17. Pozícia, priezvisko a iniciály umelca

18. Oznámenie o ochrane osobných údajov

Na webovej stránke „Zakonbase“ sa nachádza uznesenie vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477 „O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO SPOLKOVÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH“ posledné vydanie... Je ľahké splniť všetky právne požiadavky, ak si prečítate príslušné časti, kapitoly a články tohto dokumentu pre rok 2014. Ak chcete nájsť potrebné legislatívne akty týkajúce sa zaujímavej témy, mali by ste použiť pohodlnú navigáciu alebo rozšírené vyhľadávanie.

Na webovej stránke „Zakonbase“ nájdete NARIADENIE vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477 „O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO SPOLKOVÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH“ v čerstvom a plná verzia, ktorá obsahuje všetky zmeny a doplnky. To zaručuje relevantnosť a presnosť informácií.

Zároveň si môžete stiahnuť NARIADENIE vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477 „O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO SPOLOČNÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH“ úplne zadarmo a to v plnom rozsahu aj v samostatných kapitolách.

VLÁDA RUSKEJ FEDERÁCIE

ROZHODNUTIE

O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL

OBCHODNÁ VÝROBA VO SPOLKOVÝCH ORGÁNOCH

VÝKONNÁ SILA

Zoznam meniacich sa dokladov

(zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751 ,

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

3. Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká jeho činnosti vypracuje pokyn pre prácu v kancelárii, ktorý po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie schváli vedúci federálneho výkonného orgánu.

II. POJMY A DEFINÍCIE

(v znení zmien a doplnení Uznesenia

4. Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície:

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

„dokumentovanie“ - stanovenie informácií na fyzických nosičoch predpísaným spôsobom;

„kancelárska práca“ - činnosti, ktoré zabezpečujú tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

„dokument“ - oficiálny dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vypracovaný predpísaným spôsobom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

„pracovný tok“ - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia do ukončenia vykonania, vloženie do prípadu a (alebo) odoslanie;

„atribút dokumentu“ - prvok dokumentu potrebný na jeho registráciu a organizáciu práce s ním;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

„originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

„kópia dokumentu“ - dokument, ktorý v plnej miere reprodukuje informácie o pôvodnom dokumente a jeho vonkajších vlastnostiach a ktorý nemá právnu silu;

„registrácia dokumentu“ - pridelenie registračného čísla dokumentu, zadanie informácií o dokumente do registračného a účtovného formulára;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

„nomenklatúra prípadov“ - systematický zoznam hlavičiek prípadov s uvedením obdobia ich uchovania;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

„prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej záležitosti alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

„kancelárska práca“ - štruktúrny celok, ktorý je poverený funkciami vedenia záznamov, ako aj osoby zodpovedné za vedenie záznamov v iných štruktúrnych celkoch;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

"elektronická kópia dokumentu" - kópia dokumentu vytvoreného v systéme Windows elektronickej podobe;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

odsek už nie je platný. - Rozhodnutie Vláda Ruskej federácie zo dňa 04.26.2016 N 356;

„systém elektronickej správy dokumentov“ - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

"elektronický tok dokumentov" - tok dokumentov pomocou informačný systém.

(odsek zavedený Vyhláška

Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom vymedzeným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

(odsek zavedený Vyhláška Vláda Ruskej federácie zo 7. septembra 2011 N 751)

III. TVORBA DOKUMENTOV VO SPOLKOVOM TELE

VÝKONNÁ SILA

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sú vyhotovené na formulároch, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia obsahovať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a registrácia.

6. Formy federálneho výkonného orgánu sa vypracúvajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. V prípade rohovej možnosti sa náležitosti formulára nachádzajú v ľavom hornom rohu hárka. V prípade pozdĺžnej verzie sú požiadavky na formulár umiestnené v strede hárku pozdĺž horného okraja.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

7. Každý list dokumentu, vyhotovený na hlavičkovom papieri aj na štandardnom liste papiera, musí mať okraje minimálne 20 mm - ľavý, 10 mm - pravý, 20 mm - horný a 20 mm - spodný.

8. Vzory formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.

(doložka 8 zmenená a doplnená Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

9. Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) štátny znak Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štruktúrnej jednotky federálneho výkonného orgánu;

d) pracovná pozícia;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

f) názov typu dokumentu;

g) dátum dokumentu;

h) registračné číslo dokumentu;

j) miesto zostavenia (zverejnenia) dokumentu;

k) pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu;

l) adresát;

m) pečiatka schválenia dokumentu;

o) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie);

o) smerovanie k textu;

p) text dokumentu;

c) kontrolná značka;

r) prihlasovacia značka;

y) podpis;

t) značka na elektronickom podpise;

x) pečiatka schválenia dokumentu;

h) tlač;

w) značka na osvedčení kópie;

y) značka o účinkujúcom;

e) značka na vyhotovení dokumentu a jeho smer v prípade;

y) značka na prijatí dokumentu;

(doložka 9 zmenená a doplnená Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

10. Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

11. Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne je formálne schválené vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s ostatnými vládnymi orgánmi a organizáciami sa formuje schvaľovacou pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.

IV. POŽIADAVKY NA ORGANIZÁCIU OBEHU DOKUMENTOV VO SPOLKE

VÝKONNÝ ORGÁN

12. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlá dokumentácia (došlá);

b) zaslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

13. Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštovej komunikácie, kuriérskej komunikácie a telekomunikácií.

14. Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom sa podrobia prvotnému spracovaniu, registrácii, predbežnému posúdeniu, postúpeniu vedeniu za účelom zváženia v kancelárskej správe, odovzdajú sa exekútorom a po vykonaní sa uložia do spisov.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručovania dokumentov a dostupnosti dokumentov a ich príloh, ako aj distribúcie dokumentov pre registrovaných a nepodliehajúcich registrácii.

16. Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpísania alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

(doložka 16 zmenená a doplnená Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

17. Zrušený. - Rozhodnutie Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

18. Registrované dokumenty odovzdáva útvar riadenia kancelárie za účelom zváženia vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom federálneho výkonného orgánu.

Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) odovzdáva služba správy kancelárií exekútorom.

(doložka 18 zmenená a doplnená Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

19. Originál dokumentu sa zašle štruktúrnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak je niekoľko výkonných umelcov, originál dokumentu sa prevedie na štruktúrnu jednotku, ktorá je zodpovedným výkonným umelcom, zvyšné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

Keď sa umožní dodávateľovi prístup elektronická kópia dokument v systéme elektronickej správy dokumentov, pôvodný dokument môže zostať v službe správy kancelárií, ak to ustanovujú pokyny pre správu kancelárií vo federálnom výkonnom orgáne.

(odsek zavedený Vyhláška Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

20. Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iným autorizovaná osoba preložiť do kancelárie na registráciu a odoslanie.

(doložka 20 zmenená a doplnená Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

21. Služba správy záznamov kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a korešpondenciu počtu kópií dokumentu so zoznamom adries. Nesprávne vykonané dokumenty sa vrátia dodávateľovi.

22. Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.

23. Prenos dokumentov medzi štruktúrnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom služby kancelárskej práce.

24. Vo federálnom výkonnom orgáne vedie kancelárska správa záznamy o prijatých, vytvorených a odoslaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zosumarizované, analyzované útvarom pre správu kancelárií a predložené vedúcemu federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

25. Na zaznamenávanie a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú povinné informácie o dokumentoch v súlade s. Ďalšie informácie o dokumentoch sa môžu použiť v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

V. DOKUMENTÁLNY FOND SPOLOČNÉHO ORGÁNU

VÝKONNÁ SILA

26. Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentárny fond z podkladov získaných pri výkone svojej činnosti;

b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov generovaných pri jeho činnosti, ako aj pri postupe činností podriadených organizácií, s uvedením lehôt uchovávania;

c) vyvíja a schvaľuje album šablón jednotné formy dokumenty vytvorené federálnym výkonným orgánom.

(s. „in“ predstavené Vyhláška Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

27. Tvorbu dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy kancelárií vypracovaním nomenklatúry prípadov, formovaním a registráciou prípadov, zabezpečením ich uchovania, zaznamenaním a odovzdaním do archívu federálneho výkonného orgánu.

28. Názvoslovie prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) vypracúva služba riadenia kancelárie na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych rozdelení;

b) je schválený po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa na trvalé uloženie odovzdávajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie vytvorené v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu;

d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou kontrolnou komisiou federálneho štátneho archívu.

29. Názvy oddielov nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvy štruktúrnych odborov federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uchovávania, vrátane prípadov týkajúcich sa personálu, a dočasných prípadov (do 10 rokov vrátane) skladovanie.

31. Prípady odo dňa ich vzniku až do ich prenosu do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych oddieloch v mieste ich vzniku.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na obdobie určené šéfom federálneho výkonného orgánu a po uplynutí jeho platnosti sa vracajú.

Ostatným štátnym orgánom a organizáciám sa vydávajú prípady na základe ich písomných žiadostí so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelárske práce.

33. Odber dokumentov z trvalých ukladacích súborov je povolený vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu, pričom v spise je ponechaná kópia dokumentu, ktorá je osvedčená v súlade s ustanoveným postupom, a zákon o dôvodoch vydania originálu.

34. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania sa prenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadov službou správy kancelárií. Prenos prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe inventára prípadov stáleho a dočasného (nad 10 rokov) úložného obdobia a spisov personálu, ktoré sú tvorené v štruktúrnych divíziách federálneho výkonného orgánu. Prípady s dočasným (do 10 rokov vrátane) úložným obdobím sa neprenášajú do archívov federálneho výkonného orgánu a po uplynutí doby ich uloženia sa zničia v súlade so zavedeným postupom.

(s. 34, zmenené a doplnené Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

35. Základom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania je nomenklatúra prípadov.

36. Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, formovaní a evidencii vecí, ako aj pri ničení prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archivácie.

Vi. VLASTNOSTI PRÁCE S ELEKTRONICKÝMI DOKUMENTMI

VO FEDERÁLNOM VÝKONNOM TELE

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

37. Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí byť vyhotovený podľa všeobecné pravidlá kancelárska práca a nechať si ustanoviť náležitosti pre podobný dokument na papieri, s výnimkou náležitosti „Štátny znak Ruskej federácie“.

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie v papierovej podobe) a elektronické kópie dokumentov.

39. Skladba elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne je ustanovená zoznamom dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní interných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, vypracovaných na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a použitie sa pri organizovaní vnútorných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnou archívnou agentúrou.

40. Elektronické dokumenty zasielané orgánom verejnej moci a miestnym orgánom podpisuje pracovník s vyššou kvalifikáciou elektronický podpis úradník federálneho výkonného orgánu v súlade s federálnym zo zákona „O elektronickom podpise“.

41. V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa v súlade s federálnym zákonom používajú iné typy elektronických podpisov. zo zákona „O elektronickom podpise“.

42. Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva služba správy kancelárií.

43. Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom úrad úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.

44. Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa sformujú registračné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, použitia a ďalších údajov.

45. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v tlačenej podobe sa zaregistrujú v elektronickom systéme správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu.

46. \u200b\u200bRegistrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

Nomenklatúra prípadov naznačuje, že prípad sa vedie v elektronickej podobe, čo je uvedené v názve prípadu alebo v stĺpci „Poznámka“.

48. Po ich vykonaní alebo odoslaní sa elektronické dokumenty ukladajú v súlade so zavedeným postupom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu počas období stanovených pre podobné dokumenty v papierovej podobe.

49. Po vypršaní platnosti podmienok stanovených na uchovávanie elektronických dokumentov môžu byť tieto dokumenty zničené na základe aktu schváleného šéfom federálneho výkonného orgánu.

žiadosť

k rokovaciemu poriadku

vo federálnych orgánoch

výkonná moc

SCROLL

POVINNÉ INFORMÁCIE O POUŽITÝCH DOKUMENTOCH

NA ÚČEL ÚČTOVNÍCTVA A HĽADANIA DOKUMENTOV V ELEKTRONICKÝCH SYSTÉMOCH

OBEH DOKUMENTU FEDERÁLNYCH VÝKONNÝCH ORGÁNOV

Zoznam meniacich sa dokladov

(v znení zmien a doplnení Uznesenia Vláda Ruskej federácie z 26. apríla 2016, N 356)

2. Adresát

3. Pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

4. Názov typu dokumentu

5. Dátum dokladu

6. Registračné číslo dokumentu

7. Dátum prijatia dokumentu

8. Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

9. Informácie o súvisiace dokumenty (názov typu dokumentu, dátum, registračné číslo, typ pripojenia)

10. Názov textu ( zhrnutie dokument)

12. Informácie o preposielaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu

14. Prihláška (počet prihlášok, celkový počet listov s prihláškami)

15. Pokyny na vykonanie dokumentu (exekútor, príkaz, dátum vykonania)

16. Kontrolná značka

17. Lišta obmedzenia prístupu

18. Informácie o elektronickom podpise

19. Overenie elektronického podpisu

20. Divízia - zodpovedný vykonávateľ dokumentu

21. Elektronické súbory dokumentov (počet súborov, názvy súborov)

(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 č. 751 z 26.04.2016 č. 356)

I. Všeobecné ustanovenia

Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku, s prihliadnutím na podmienky a špecifiká svojej činnosti, vypracuje pokyn pre kancelárske práce, schválený vedúcim federálneho výkonného orgánu po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva.


II. Pojmy a definície
()

1. Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície:

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Dokumentácia“ - stanovenie informácií na hmotných nosičoch predpísaným spôsobom;

   „Kancelárska práca“ - činnosti, ktoré zabezpečujú tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

   „Dokument“ - oficiálny dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vypracovaný v súlade so stanoveným postupom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

   „Pracovný tok“ - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia do ukončenia vykonania, umiestnenia do prípadu a (alebo) odoslania;

   „Podrobnosti o dokumente“ - prvok dokumentu potrebný na jeho registráciu a organizáciu práce s ním;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

   „Kópia dokumentu“ - dokument, ktorý úplne reprodukuje informácie o pôvodnom dokumente a jeho vonkajších vlastnostiach a ktorý nemá právnu silu;

   „Registrácia dokumentu“ - pridelenie registračného čísla dokumentu, zadanie informácií o dokumente do registračného a účtovného formulára;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Nomenklatúra prípadov“ - systematický zoznam hlavičiek prípadov s uvedením času ich uloženia;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej záležitosti alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

   „Kancelárska práca“ - štruktúrna jednotka poverená funkciami udržiavania kancelárskej práce, ako aj osoby zodpovedné za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych odboroch;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Elektronická kópia dokumentu“ - kópia dokumentu vytvoreného v elektronickej podobe;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   odsek už nie je platný. - ;

   „Systém elektronickej správy dokumentov“ - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   „Elektronický tok dokumentov“ - tok dokumentov pomocou informačného systému.

   ()

   Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom vymedzeným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

   (odsek bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 č. 751)
   

   III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

2. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sú vyhotovené na formulároch, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia obsahovať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a vzhľad.

   Formy federálneho výkonného orgánu sa vypracúvajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. V prípade rohovej možnosti sa náležitosti formulára nachádzajú v ľavom hornom rohu hárka. V pozdĺžnej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v strede hárku pozdĺž horného okraja.

   Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.

   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Každý list dokumentu vyhotovený na hlavičkovom papieri aj na štandardnom liste papiera musí mať okraje najmenej 20 mm - ľavý, 10 mm - pravý, 20 mm - horný a 20 mm - spodný.

   Vzory formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu.

   (s. 8 v platnom znení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

   a) štátny znak Ruskej federácie;

   b) názov federálneho výkonného orgánu;

   c) názov štruktúrnej jednotky federálneho výkonného orgánu;

   d) pracovná pozícia;

   e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

   f) názov typu dokumentu;

   g) dátum dokumentu;

   h) registračné číslo dokumentu;

   j) miesto zostavenia (zverejnenia) dokumentu;

   k) pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu;

   l) adresát;

   m) pečiatka schválenia dokumentu;

   o) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie);

   o) smerovanie k textu;

   p) text dokumentu;

   c) kontrolná značka;

   r) prihlasovacia značka;

   y) podpis;

   t) značka na elektronickom podpise;

   x) pečiatka schválenia dokumentu;

   h) tlač;

   w) značka na osvedčení kópie;

   y) značka o účinkujúcom;

   e) značka na vyhotovení dokumentu a jeho smer v prípade;

   y) značka na prijatí dokumentu;

   (s. 9 v platnom znení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

   Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne je formálne schválené vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s ostatnými vládnymi orgánmi a organizáciami je formálne schválené pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.
   

   IV. Požiadavky na organizáciu toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

3. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

   a) došlá dokumentácia (došlá);

   b) zaslaná dokumentácia (odchádzajúca);

   c) interná dokumentácia.

   Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštovej komunikácie, kuriérskej komunikácie a telekomunikácií.

   Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežným posúdením, postúpením vedeniu na posúdenie, odovzdajú sa exekútorom a po vykonaní sa uložia do spisov.

   Primárne spracovanie prijatých písomností zahŕňa kontrolu správnosti doručovania písomností a dostupnosti písomností a ich príloh, ako aj distribúciu písomností do registrovaných a neregistrovateľných.

   Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpísania alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

   (16 v znení neskorších predpisov. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Zrušený. - Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356.

   Zaevidované dokumenty odovzdá útvar pre správu kancelárie na zváženie vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom federálneho výkonného orgánu.

   Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) odovzdáva služba správy kancelárií exekútorom.

   (s. 18 v platnom znení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Originál dokumentu sa zašle štruktúrnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak je niekoľko výkonných umelcov, originál dokumentu sa prevedie na štruktúrnu jednotku, ktorá je zodpovedným výkonným umelcom, zvyšné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

   Ak je dodávateľ schopný získať prístup k elektronickej kópii dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov, pôvodný dokument môže zostať v službe správy kancelárií, ak to ustanovujú pokyny pre správu kancelárií vo federálnom výkonnom orgáne.

   (odsek bol zavedený nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Dokumenty sa po podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo inou oprávnenou osobou prenesú do služby správy kancelárií na registráciu a odoslanie.

   (20 v znení neskorších predpisov. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Služba správy záznamov kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a korešpondenciu počtu kópií dokumentu s zoznamom adries. Nesprávne vykonané dokumenty sa vrátia dodávateľovi.

   Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.

   Prenos dokumentov medzi štruktúrnymi jednotkami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom služby kancelárskej práce.

   Vo federálnom výkonnom orgáne vedie služba správy kancelárií záznamy o prichádzajúcich, vytvorených a odoslaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zosumarizované, analyzované útvarom pre správu kancelárií a predložené vedúcemu federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

   Na zaznamenávanie a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa podľa prílohy používajú povinné informácie o dokumentoch. Ďalšie informácie o dokumentoch sa môžu použiť v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.
   

   V. Dokumentárne zbierky federálneho výkonného orgánu

4. Federálny výkonný orgán:

   a) tvorí svoj dokumentárny fond z podkladov získaných pri výkone svojej činnosti;

   b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov generovaných pri jeho činnosti, ako aj pri postupe činností podriadených organizácií, s uvedením lehôt uchovávania;

   c) vyvíja a schvaľuje album šablón pre jednotné formy dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom.

   (nn. „C“ bolo zavedené nariadením vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Tvorbu dokumentačného fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy kancelárií vypracovaním nomenklatúry prípadov, formovaním a registráciou prípadov, zabezpečením ich bezpečnosti, zaznamenaním a odovzdaním prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu.

   Nomenklatúra prípadov federálneho výkonného orgánu:

   a) vypracúva služba riadenia kancelárie na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych rozdelení;

   b) je schválený po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

   c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa na trvalé uloženie odovzdávajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie vytvorené v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu;

   d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou kontrolnou komisiou federálneho štátneho archívu.

   Názvy oddielov nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvami štruktúrnych odborov federálneho výkonného orgánu.

   Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uchovávania vrátane prípadov na zamestnancoch a pre dočasné prípady (do 10 rokov) vrátane) skladovania.

   Prípady odo dňa ich vzniku až do ich prenosu do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych oddieloch v mieste ich vzniku.

   Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych divízií na obdobie určené šéfom federálneho výkonného orgánu a po uplynutí jeho platnosti sa vracajú.

   Ostatným štátnym orgánom a organizáciám sa vydávajú prípady na základe ich písomných žiadostí so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelárske práce.

   Odber dokumentov zo spisov stáleho uloženia je povolený vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu, pričom v spise sa ponechá kópia dokumentu overená podľa ustanoveného postupu a zákon o dôvodoch vydania originálu.

   Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) obdobia uchovávania sa prenášajú do archívov federálneho výkonného orgánu najskôr 1 rok a najneskôr 3 roky po ukončení prípadov duchovnou službou. Prenos prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe inventára prípadov stáleho a dočasného (nad 10 rokov) úložného obdobia a spisov personálu, ktoré sú tvorené v štruktúrnych odboroch federálneho výkonného orgánu. Prípady s dočasným (až 10-ročným) obdobím uchovávania sa neprenášajú do archívov federálneho výkonného orgánu a po uplynutí doby ich uloženia sa zničia v súlade so zavedeným postupom.

   (s. 34 v platnom znení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

   Základom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania je nomenklatúra prípadov.

   Poznámka.
   Pokiaľ ide o otázky spojené so zostavením nomenklatúry prípadov a súpisov vecí, s tvorbou a registráciou prípadov, ako aj s likvidáciou súborov dočasného uloženia, pozrite si „Základné pravidlá pre archívy organizácií“ (schválené rozhodnutím Rosarkhivského kolégia zo dňa 06.02.2002), Pravidlá správy záznamov vo federálnych výkonných orgánoch. , schválené Uznesenie vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477, Pravidlá organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, miestnej samosprávy a organizácií, schválené. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526.

   Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, formovaní a evidencii vecí, ako aj pri ničení prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archivácie.
   

   Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
   (v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

5. Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

   Elektronický dokument musí byť vypracovaný v súlade so všeobecnými pravidlami pre kancelársku prácu a musí mať stanovené podmienky pre podobný dokument v papierovej podobe, s výnimkou požadovaného „štátneho znaku Ruskej federácie“.

   Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie v papierovej podobe) a elektronické kópie dokumentov.

   Skladba elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne je ustanovená zoznamom dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní interných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, vypracovaných na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

   Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a použitie sa pri organizovaní vnútorných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnou archívnou agentúrou.

   Elektronické dokumenty zasielané orgánom verejnej moci a miestnym orgánom sú podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka federálneho výkonného orgánu v súlade s Federálny zákon „O elektronickom podpise“.

   V systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa v súlade s federálnym zákonom „O elektronických podpisoch“ používajú iné typy elektronického podpisu.

   Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva služba správy kancelárií.

   Po obdržaní elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom úrad úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.

   Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa generujú registračné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, použitia a ďalších údajov.

   Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) predložené federálnemu výkonnému orgánu v tlačenej podobe sa zaregistrujú v systéme elektronickej správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu v ňom.

   Registrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

   Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov podľa nomenklatúry prípadov.

   Nomenklatúra prípadov naznačuje, že prípad sa vedie v elektronickej podobe, čo je uvedené v názve prípadu alebo v stĺpci „Poznámka“.

   Po ich vykonaní alebo odoslaní sa elektronické dokumenty ukladajú v súlade s ustanoveným postupom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu počas období stanovených pre podobné dokumenty v papierovej podobe.

   Po uplynutí podmienok stanovených pre ukladanie elektronických dokumentov môžu byť tieto dokumenty zničené na základe zákona schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.

žiadosť
k rokovaciemu poriadku
vo federálnych orgánoch
výkonná moc

Zoznam požadovaných informácií o dokumentoch,
doklady slúžiace na účtovníctvo a vyhľadávanie
v systémoch elektronickej správy dokumentov
federálne výkonné orgány

(v červenej farbe. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 č. 356)

1. Pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

   Názov typu dokumentu

   Dátum dokladu

   Registračné číslo dokumentu

   Dátum prijatia dokumentu

   Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

   Informácie o súvisiacich dokumentoch (názov typu dokumentu, dátum, registračné číslo, typ spojenia)

   Názov textu (súhrn dokumentu)

   Index prípadov podľa nomenklatúry prípadov

   O preposielaní dokumentov

   Počet listov hlavného dokumentu

   Značka aplikácie (počet aplikácií, celkový počet hárkov s aplikáciami)

   Pokyny na vykonanie dokumentu (exekútor, príkaz, dátum vykonania)

   Kontrolná značka

   Lišta obmedzenia prístupu

   Informácie o elektronickom podpise

   Overenie elektronického podpisu

   Odbor - zodpovedný vykonávateľ dokumentu

„O schválení pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch“

Vydanie 26.04.2016 - Platné od 06.06.2016

 Zobraziť zmeny

VLÁDA RUSKEJ FEDERÁCIE

ROZHODNUTIE
zo dňa 15. júna 2009 N 477

O SCHVÁLENÍ PRAVIDIEL OBCHODNEJ VÝROBY VO SPOLOČNÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH

zo dňa 07.09.2011 N 751 , zo dňa 26.04.2016 N 356)

1. Schváliť priložený Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Explicitné ustanovenie 11.1 Vzorových nariadení pre interakciu federálnych výkonných orgánov schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 19. januára 2005 N 30 (Spoločná legislatíva Ruskej federácie, 2005, N 4, článok 305; 2009, N 12, článok 1429). , v budúcom vydaní:

„11.1. Kancelárska práca vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel sa federálne výkonné orgány po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnych vecí vydávajú pokyny pre prácu v kancelárii. ““

3. Obrysové body 2.38 a 2.39 Modelové nariadenia vnútornej organizácie federálnych výkonných orgánov schválené vládou Ruskej federácie z 28. júla 2005 N 452 (Collected Legislation of the Russian Federation, 2005, N 31, čl. 3233), v nasledujúcom vydaní:

"2.38. Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými vládou Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel sa federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívov vydáva pokyny pre prácu v kancelárii.

Práca s tajnými dokumentmi, šifrovacími telegramami, inými dokumentmi s obmedzeným prístupom, ako aj spracovanie tajných a iných informácií s obmedzeným prístupom sa vykonávajú v súlade so špeciálnymi pokynmi.

2.39. Organizáciu a riadenie kancelárskych prác vo federálnom výkonnom orgáne vykonáva štrukturálne členenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami riadenia úradu, ako aj osoby zodpovedné za správu kancelárií v ostatných štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu. “

4. Federálna archívna agentúra schváli do 1. januára 2010 metodické odporúčania týkajúce sa vypracovania pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

premiér
Ruská federácia
V. PUTIN

SCHVÁLIL
Vládne nariadenie
Ruská federácia
zo dňa 15. júna 2009 N 477

NARIADENIA
OBCHODNÁ VÝROBA VO SPOLOČNÝCH VÝKONNÝCH ORGÁNOCH

(zmenené a doplnené rezolúciami vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751 , zo dňa 26.04.2016 N 356)

I. Všeobecné ustanovenia

1. Tieto pravidlá ustanovujú jednotný postup pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

3. Federálny výkonný orgán na základe tohto poriadku s prihliadnutím na podmienky a špecifiká jeho činnosti vypracuje pokyn pre prácu v kancelárii, ktorý po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie schváli vedúci federálneho výkonného orgánu.

II. Pojmy a definície zo dňa 26.04.2016 N 356)

4. Na účely týchto pravidiel sa používajú nasledujúce pojmy a definície: (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„dokumentovanie“ - stanovenie informácií na fyzických nosičoch predpísaným spôsobom;

„kancelárska práca“ - činnosti, ktoré zabezpečujú tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi vo federálnych výkonných orgánoch;

„dokument“ - oficiálny dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom miestnej samosprávy, právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vypracovaný predpísaným spôsobom a zahrnutý do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

„pracovný tok“ - pohyb dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia do ukončenia vykonania, vloženie do prípadu a (alebo) odoslanie;

„atribút dokumentu“ - prvok dokumentu potrebný na jeho registráciu a organizáciu práce s ním; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„originálny dokument“ - prvá alebo jediná kópia dokumentu;

„kópia dokumentu“ - dokument, ktorý v plnej miere reprodukuje informácie o pôvodnom dokumente a jeho vonkajších vlastnostiach a ktorý nemá právnu silu;

„registrácia dokumentu“ - pridelenie registračného čísla dokumentu, zadanie informácií o dokumente do registračného a účtovného formulára; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„nomenklatúra prípadov“ - systematický zoznam hlavičiek prípadov s uvedením času ich uloženia; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„prípad“ - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej záležitosti alebo oblasti činnosti federálneho výkonného orgánu;

„kancelárska práca“ - štruktúrny celok, ktorý je poverený funkciami vedenia záznamov, ako aj osoby zodpovedné za vedenie záznamov v iných štruktúrnych celkoch; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„elektronická kópia dokumentu“ - kópia dokumentu vytvoreného v elektronickej podobe; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

Bod 14 - zrušený. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„systém elektronickej správy dokumentov“ - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich správu, uchovávanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

„elektronický tok dokumentov“ - tok dokumentov pomocou informačného systému. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751)

Ostatné pojmy použité v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom vymedzeným v právnych predpisoch Ruskej federácie. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 07.09.2011 N 751)

III. Tvorba dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne sú vyhotovené na formulároch, na štandardných listoch papiera A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia obsahovať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a registrácia.

6. Formy federálneho výkonného orgánu sa vypracúvajú na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia náležitostí. V prípade rohovej možnosti sa náležitosti formulára nachádzajú v ľavom hornom rohu hárka. V pozdĺžnej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v strede hárku pozdĺž horného okraja.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronickej správy dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

7. Každý list dokumentu, vyhotovený na hlavičkovom papieri aj na štandardnom liste papiera, musí mať okraje minimálne 20 mm - ľavý, 10 mm - pravý, 20 mm - horný a 20 mm - spodný.

8. Vzory formulárov a elektronické vzory dokumentov schvaľuje vedúci federálneho výkonného orgánu. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

9. Náležitosti dokumentov vytvorených v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu sú: (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

a) štátny znak Ruskej federácie; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

b) názov federálneho výkonného orgánu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

c) názov štruktúrnej jednotky federálneho výkonného orgánu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

d) pracovná pozícia; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

f) názov typu dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

g) dátum dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

h) registračné číslo dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

i) odkaz na registračné číslo a dátum prichádzajúceho dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

j) miesto zostavenia (zverejnenia) dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

k) pečiatka obmedzujúca prístup k dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

l) adresát; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

m) pečiatka schválenia dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

o) pokyny na vyhotovenie dokumentu (uznesenie); (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

o) smerovanie k textu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

p) text dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

c) kontrolná značka; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

r) prihlasovacia značka; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

y) podpis; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

t) značka na elektronickom podpise; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

x) pečiatka schválenia dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

v) víza; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

h) tlač; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

w) značka na osvedčení kópie; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

y) značka o účinkujúcom; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

e) značka na vyhotovení dokumentu a jeho smer v prípade; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

y) značka na prijatí dokumentu; (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

10. Zloženie podrobností dokumentu je určené jeho typom a účelom.

11. Schválenie dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne je formálne schválené vízom oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Schválenie dokumentu vytvoreného vo federálnom výkonnom orgáne s ostatnými vládnymi orgánmi a organizáciami je formálne schválené pečiatkou (listom), protokolom alebo schvaľovacím listom.

IV. Požiadavky na organizáciu toku dokumentov vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentov federálneho výkonného orgánu sa rozlišujú tieto toky dokumentov:

a) došlá dokumentácia (došlá);

b) zaslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

13. Vo federálnom výkonnom orgáne sa doručovanie a odosielanie dokumentov uskutočňuje prostredníctvom poštovej komunikácie, kuriérskej komunikácie a telekomunikácií.

14. Dokumenty prijaté federálnym výkonným orgánom sa podrobia prvotnému spracovaniu, registrácii, predbežnému posúdeniu, postúpeniu vedeniu za účelom zváženia v kancelárskej správe, odovzdajú sa exekútorom a po vykonaní sa uložia do spisov.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa kontrolu správnosti doručovania dokumentov a dostupnosti dokumentov a ich príloh, ako aj distribúcie dokumentov pre registrovaných a nepodliehajúcich registrácii.

16. Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvorenia (podpísania alebo schválenia) alebo v nasledujúci pracovný deň, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

17. Doložka už nie je platná. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

18. Registrované dokumenty odovzdáva útvar riadenia kancelárie za účelom zváženia vedúcemu federálneho výkonného orgánu alebo na základe rozhodnutia vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom federálneho výkonného orgánu. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

Dokumenty alebo ich kópie s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) odovzdáva služba správy kancelárií exekútorom. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

19. Originál dokumentu sa zašle štruktúrnej jednotke federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak je niekoľko výkonných umelcov, originál dokumentu sa prevedie na štruktúrnu jednotku, ktorá je zodpovedným výkonným umelcom, zvyšné jednotky dostanú kópiu dokumentu.

Ak je dodávateľ schopný získať prístup k elektronickej kópii dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov, pôvodný dokument môže zostať v službe správy kancelárií, ak to ustanovujú pokyny pre správu kancelárií vo federálnom výkonnom orgáne. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

20. Dokumenty sa po podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo inou oprávnenou osobou odovzdajú úradu na správu a registráciu a odoslanie. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

21. Úrad pre správu záznamov kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a korešpondenciu počtu kópií dokumentu s zoznamom adries. Nesprávne vykonané dokumenty sa vrátia dodávateľovi.

22. Dokumenty musia byť odoslané v deň ich registrácie alebo nasledujúci pracovný deň.

23. Prenos dokumentov medzi štruktúrnymi oddeleniami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom služby kancelárskej práce.

24. Vo federálnom výkonnom orgáne vedie kancelárska služba záznamy o prichádzajúcich, vytvorených a odoslaných dokumentoch. Údaje o počte dokumentov sú zosumarizované, analyzované útvarom pre správu kancelárií a predložené vedúcemu federálneho výkonného orgánu ním predpísaným spôsobom.

25. Na zaznamenávanie a vyhľadávanie dokumentov v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu sa podľa prílohy používajú povinné informácie o dokumentoch. Ďalšie informácie o dokumentoch sa môžu použiť v elektronickom systéme správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

V. Dokumentárne zbierky federálneho výkonného orgánu

26. Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentárny fond z podkladov získaných pri výkone svojej činnosti;

b) vypracúva a schvaľuje po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva zoznam dokumentov generovaných pri jeho činnosti, ako aj pri postupe činností podriadených organizácií s uvedením lehôt uchovávania.

c) vyvíja a schvaľuje album šablón pre jednotné formy dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom. (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

27. Tvorbu dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva služba správy kancelárií vypracovaním nomenklatúry prípadov, formovaním a registráciou prípadov, zabezpečením ich uchovania, zaznamenaním a odovzdaním do archívu federálneho výkonného orgánu.

28. Názvoslovie prípadov federálneho výkonného orgánu:

a) vypracúva služba riadenia kancelárie na základe nomenklatúr prípadov štrukturálnych rozdelení;

b) je schválený po dohode s ústrednou odbornou komisiou federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa koordinuje s odbornou a overovacou komisiou federálneho štátneho archívu, do ktorej sa dokumenty permanentného archívneho fondu Ruskej federácie tvorené v rámci činnosti federálneho výkonného orgánu odovzdávajú na trvalé uloženie;

d) v prípade zmeny funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha dohode s odbornou kontrolnou komisiou federálneho štátneho archívu.

29. Názvy oddielov nomenklatúry vecí federálneho výkonného orgánu sú názvy štruktúrnych odborov federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sa tvoria v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupovania) pre prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uchovávania vrátane prípadov týkajúcich sa personálu a pre dočasné prípady (do 10 rokov vrátane) skladovanie.

31. Prípady odo dňa ich vzniku až do ich prenosu do archívu federálneho výkonného orgánu alebo na zničenie sú uložené v štruktúrnych jednotkách v mieste ich vzniku.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné použitie zamestnancom štrukturálnych odborov na obdobie určené vedúcim federálneho výkonného orgánu a po uplynutí jeho platnosti sa vracajú.

Ostatným štátnym orgánom a organizáciám sa vydávajú prípady na základe ich písomných žiadostí so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcu zodpovedného za kancelárske práce.

33. Odber dokumentov zo spisov stáleho uloženia je povolený vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa so súhlasom šéfa federálneho výkonného orgánu, pričom v spise je ponechaná kópia dokumentu overená v súlade s ustanoveným postupom a zákon o dôvodoch vydania originálu.)

35. Základom pre zostavovanie súpisov prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania je nomenklatúra prípadov.

36. Postup pri zostavovaní nomenklatúry vecí a súpisov vecí, formovaní a evidencii vecí, ako aj pri ničení prípadov dočasného uloženia vo federálnom výkonnom orgáne určuje federálny výkonný orgán v oblasti archivácie.

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne (zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

37. Elektronické dokumenty sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí byť vypracovaný v súlade so všeobecnými pravidlami pre kancelársku prácu a musí mať stanovené podmienky pre podobný dokument v papierovej podobe, s výnimkou nevyhnutného „štátneho znaku Ruskej federácie“.

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predbežnej dokumentácie v papierovej podobe) a elektronické kópie dokumentov.

39. Skladba elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne je ustanovená zoznamom dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa pri organizovaní interných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, vypracovaných na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a použitie sa pri organizovaní vnútorných aktivít federálneho výkonného orgánu vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu po dohode s Federálnou archívnou agentúrou.

40. Elektronické dokumenty zasielané štátnym orgánom a orgánom miestnej samosprávy sa podpisujú s vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka federálneho výkonného orgánu v súlade s federálnym zákonom. zo zákona „O elektronickom podpise“.

41. V systéme správy elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy potvrdzovania akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa v súlade s federálnym zákonom používajú iné typy elektronických podpisov. zo zákona „O elektronickom podpise“.

42. Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva služba správy kancelárií.

43. Po prijatí elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom úrad úradu skontroluje platnosť elektronického podpisu.

44. Po zaradení elektronických dokumentov do systému elektronickej správy dokumentov sa sformujú registračné a účtovné údaje o dokumente, ktoré zabezpečujú správu dokumentov vrátane ich vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontroly, uchovávania, použitia a ďalších údajov.

45. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom orgáne a (alebo) prijaté federálnym výkonným orgánom v tlačenej podobe sa zaregistrujú v elektronickom systéme správy dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu.

46. \u200b\u200bRegistrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme elektronickej správy dokumentov federálneho výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty sa formujú do elektronických súborov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

Nomenklatúra prípadov naznačuje, že prípad sa vedie v elektronickej podobe, čo je uvedené v názve prípadu alebo v stĺpci „Poznámka“.

(zmenené a doplnené uzneseniami vlády Ruskej federácie zo dňa 26.04.2016 N 356)

2. Adresát

3. Pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokument podpísala

4. Názov typu dokumentu

5. Dátum dokladu

6. Registračné číslo dokumentu

7. Dátum prijatia dokumentu

8. Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

9. Informácie o súvisiacich dokumentoch (názov typu dokumentu, dátum, registračné číslo, typ komunikácie)

10. Názov textu (súhrn dokumentu)

12. Informácie o preposielaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu