Právna podpora kancelárskej práce. Usmernenia. Regulačné dokumenty pri príprave programového vybavenia a metodická podpora učebných osnov vzdelávacej inštitúcie Vypracovanie štátnych štandardov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie

Právny rámec kancelárskej práce v modernom Rusku je tvorený súborom legislatívnych aktov Ruskej federácie, právnych a regulačných aktov a metodických dokumentov upravujúcich tvorbu, spracovanie a ukladanie riadiacej dokumentácie, ako aj reguláciu práce služieb správy kancelárií na všetkých úrovniach riadenia.

V právnych predpisoch o kancelárskej práci sa historicky vyvinula tak, že normy, pravidlá a požiadavky na podporu riadenia kancelárií boli rozptýlené do viacerých legislatívnych a regulačných aktov. Znalosť týchto dokumentov je nevyhnutná nielen pre odborníkov v oblasti kancelárskych prác a archivácie, ale aj pre vedúcich všetkých stupňov a všetkých, ktorí sú svojou povahou činnosťou spojené s prípravou riadiacej dokumentácie. Ďalej bude uvedená iba stručná charakteristika legislatívnych a regulačných aktov, ktoré obsahujú individuálne požiadavky na organizáciu kancelárskej práce a vykonávanie úradných dokumentov a sú venované výlučne týmto otázkam, pričom sa zdôraznia akty prvoradého významu.

Prvotným právnym aktom, ktorý určuje štátnu politiku v oblasti výmeny informácií a dokumentov, je Ústava Ruskej federácie. Ústava znie: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a rozširovať informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom ...“. Toto ustanovenie je vypracované v najdôležitejšom právnom akte - federálnom zákone „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ z 27. júla 2006 č. 149-FZ.

Federálne právo obsahuje niekoľko základných ustanovení o dokumentácii riadenia. Zákon určil postup pri povinnom dokumentovaní informácií a ich preklade do informačných zdrojov, formuloval potrebnú terminológiu (informácie, dokumentované informácie atď.), Zaviazal podniky a organizácie všetkých foriem vlastníctva poskytovať príslušné požadované informácie orgánom verejnej moci.

Občiansky zákonník Ruskej federácie právny základ nielen činnosť právnických osôb, ale aj jej dokumentácia. Niektoré články občianskeho zákonníka stanovujú požiadavky na obsah charty a zakladateľskej zmluvy, na základe ktorých právnické osoby... RF kód zapnutý správne delikty ustanovuje správne sankcie za porušenie pravidiel ukladania, získavania, účtovníctva a používania archívnych dokumentov.

Trestný zákon Ruskej federácie ustanovil trestnoprávnu zodpovednosť za zneužitie úradnej moci s dokumentmi a informáciami.

Vymenujme tiež niekoľko dekrétov prezidenta Ruskej federácie: „Po schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvá“; Uznesenia vlády Ruskej federácie: „O schválení Pravidiel poskytovania poštových služieb“, „O schválení pravidiel klasifikácie informácií predstavujúcich štátne tajomstvo v rôznej miere utajenia“, „O vývoji jednotný systém klasifikácia a kódovanie technických, ekonomických a sociálnych informácií "," O schvaľovaní jednotných foriem primárnych účtovné záznamy o registrácii pracovníkov odchádzajúcich a prichádzajúcich na služobné cesty federálnymi štátnymi orgánmi “,„ O schválení vzorových pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch “.

Význam týchto právnych aktov pre fungovanie systému kancelárskych prác v krajine je zrejmý zo samotných názvov týchto dokumentov.

Niekoľko legislatívnych aktov Ruskej federácie (zákony „O štátnom znaku Ruskej federácie“, „O štátnom jazyku Ruskej federácie“, „O jazykoch národov Ruskej federácie“, „O účasti na medzinárodnej výmene informácií“, „O ochranných známkach, servisných známkach a názvoch miest. pôvod tovaru "," Na povinnej kópii dokumentov "," Na elektronickom digitálnom podpise "," Na obchodných tajomstvách "," Na archívne veci v Ruskej federácii “,„ O účtovníctve “atď.) obsahuje normy, ktoré je potrebné zohľadniť pri vypracovávaní, spracovávaní a uchovávaní obchodných dokumentov. Legislatívny a regulačný rámec pre organizáciu práce archívov je uvedený na obrázku 1.

Obrázok 1 - Legislatívna a normatívno-metodická úprava organizácie práce archívov

Ustanovenia, požiadavky, pravidlá týchto dokumentov budú plne implementované v ďalšej prezentácii.

· Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky dokumentačným a dokumentačným službám (GSDOU).

· Štandardné pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválené uznesením Ministerstva kultúry a hromadných komunikácií Ruskej federácie z 8. novembra 2005. Č. 536.

· Federálny zákon „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ zo dňa 10.22.2004 č. 125-FZ.

GOST R 6.30-2003. Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie.

GSDOU v súčasnosti zostáva najkompletnejším odvetvovým normatívnym aktom upravujúcim prácu s obchodnými dokumentmi. Ako už bolo uvedené vyššie, normy a pravidlá SSSOU vychádzajú z hlavných ustanovení Jednotného štátneho systému kancelárskych prác (EGSD), ktorý bol vytvorený v ZSSR ešte v roku 1973 a ktorý hral dôležitú úlohu pri optimalizácii dokumentačných procesov v domácej ekonomike.

GSDOU je súbor zásad a pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi vo vládnych orgánoch, v podnikoch, inštitúciách a verejné organizácie... Hlavným cieľom vývoja je zefektívnenie pracovného toku, zníženie počtu a zlepšenie kvality dokumentov, vytvorenie podmienok pre efektívne využitie progresívnych technické prostriedky a technológie na zber, spracovanie a analýzu informácií.

SSSOU okrem toho zabezpečuje normatívne konsolidáciu zmien spojených so vznikom neštátnych foriem vlastníctva a so zlepšením práce riadiaceho aparátu.

V nasledujúcich rokoch sa plánuje vývoj novej verzie GDOU ako systému noriem, požiadaviek a ustanovení upravujúcich základné pravidlá práce s dokumentmi v podnikoch a organizáciách. Zásadný rozdiel medzi takýmto systémom je v tom, že pôjde o jediný komplex automatizovanej dokumentácie a pracovného toku založeného na nových informačných technológiách (moderné textové editory, e-mail, internet, automatizovaná nomenklatúra prípadov atď.).

Typické pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch stanovujú všeobecné požiadavky na fungovanie predškolských vzdelávacích inštitúcií, dokumentovanie riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi vo federálnych výkonných orgánoch - ministerstvách, agentúrach, službách.

Štandardná inštrukcia, odrážajúca určitú špecifickosť prípravy regulačných dokumentov na federálnej úrovni, je spojená s aktuálnou národnou (štátnou) normou GOST R 6.30-2003 z hľadiska obsahu a vyhotovenia dokumentov vo vzťahu k požiadavkám na vypracovanie riadiacej dokumentácie.

Federálny zákon upravuje vzťahy v oblasti organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a použitia dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov bez ohľadu na formu ich vlastníctva, ako aj vzťahy v oblasti správy archívnych vecí v Ruskej federácii v záujme občanov, spoločnosti a štátu. Spolu s týmto základným zákonom má krajina množstvo predpisov na rôznych úrovniach, ktoré zaisťujú bezpečnosť dokumentov, na ktoré sa v tejto príručke bude odkazovať ako na nevyhnutné.

Národná štátna norma Ruska GOST R 6.30-2003 je najdôležitejším regulačným dokumentom na prípravu obchodných dokumentov. Norma bola prijatá rezolúciou Gosstandart Ruska (teraz Federálna agentúra pre technickú reguláciu a metrológiu) z 3. marca 2003 č. 65-st. Norma odráža osvedčené požiadavky na registráciu. riadiace dokumentystanovené v predtým platných a potom zrušených normách GOST R 6.30-97 a jej predchodcoch GOST 6.38-72 a GOST 6.39-72

Požiadavky GOST R 6.30-2003 sa vzťahujú na organizačné a administratívne dokumenty súvisiace s Jednotným systémom organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) - vyhlášky, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy a ďalšie dokumenty uvedené v OK 011-93 „Všeruský klasifikátor administratívnych vecí“. dokumentácia “(OKUD, trieda 0200000). Norma ustanovuje: zloženie náležitostí dokumentov, požiadavky na vyhotovenie náležitostí dokumentov; požiadavky na nevyplnené dokumenty vrátane prázdnych dokumentov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie.

Vo svetle federálneho zákona „o technických predpisoch“ z 27. decembra 2002 č. 184-FZ, ktorý vstúpil do platnosti 1. júla 2003 a ktorým sa zaviedlo do praxe dobrovoľné používanie národných noriem, predstavuje zásadne nový vstup odporúčací dokument povaha jeho požiadaviek. Pretože krajina má jediný štandard na vykonávanie organizačnej a administratívnej dokumentácie, dobrovoľnosť by sa nemala interpretovať ako voliteľná. Môžeme hovoriť iba o niektorých odpustkoch pri príprave dokumentov v porovnaní s predtým existujúcou normou GOST R 6.30-97.

Okrem už spomenutých regulačných a metodických dokumentov má krajina normy a pravidlá pre prácu s množstvom konkrétnych dokumentačných formácií, ktoré sú upravené osobitnými regulačnými právnymi aktmi. Hovoríme o účtovníctve, personálnych, obchodných a iných druhoch dokumentácie.

Uvedené regulačné a metodické dokumenty slúžia ako základné zdroje pre vypracovanie ich vlastných predpisov (pokynov) pre vedenie kancelárie konkrétnej organizácie alebo firmy.

V súlade s ústavou Ruskej federácie patrí archivácia do spoločnej jurisdikcie Ruskej federácie a subjektov Ruskej federácie. Vzťahy v oblasti organizácie ukladania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie, ako aj vzťahy v oblasti archívneho hospodárstva sa riadia federálnym zákonom „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ prijatým 22. októbra 2004; 29. augusta 2005 bol prijatý zákon v Omskej oblasti „O archívnych veciach v Omskej oblasti“, ktorý definuje právomoci a vymedzenie majetku štátnych orgánov a miestna vláda v oblasti archivácie.

Legislatíva o archívnych veciach v Ruskej federácii okrem toho pozostáva z ďalších regulačných právnych aktov Ruskej federácie, zákonov a ďalších regulačných právnych aktov subjektov Ruskej federácie, ktoré boli prijaté v súlade s vyššie uvedenými zákonmi. Tie obsahujú:

· Uznesenia vlády Ruskej federácie z 20. februára 1995 č. 170 „O ustanovení postupu pri odtajňovaní a rozširovaní podmienok klasifikácie archívnych dokumentov vlády ZSSR“:

· Nariadenie vlády Ruskej federácie z 5. júla 2001 č. 504 „O všeruskom monitorovaní stavu a využívania historických a kultúrnych pamiatok, predmetov múzejného fondu Ruskej federácie, dokumentov knižničných fondov, archívneho fondu Ruskej federácie a kinematografického fondu“;

· Uznesenie vlády Ruskej federácie zo 17. júna 2004 č. 290 „o Federálnej archívnej agentúre“;

· Predpisy pre štátnu registráciu dokumentov štátnych a neštátnych častí Archívneho fondu Ruskej federácie, schválené Rozkaz Rosarkhiv z 11. marca 1997 č. 11;

· Nariadenia štátneho registra jedinečných dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie, schválené Rozkazom Rosarkhiv z 9. októbra 2001 č. 75.

2 Analýza organizácie a získania archívneho fondu štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Khoroshevsky District“

2.1 Charakteristika činnosti štátnej inštitúcie "Jednotný vojenský komisariát Horoshevského okresu"

Hlavné úlohy archívu sú:

· Informačná podpora verejných orgánov, použitie a zverejnenie dokumentov;

· Vytvorenie informačných systémov, bánk a databáz na dokumentoch Archívu;

· Doplnenie archívu o dokumenty z Archívneho fondu Omskej oblasti.

Zavedenie výskumných a metodických prác v oblasti archívnictva, správy záznamov a archeografie.

Archív v súlade s úlohami, ktoré mu sú zverené, vykonáva nasledujúce funkcie:

· Vykonáva ukladanie a štátnu registráciu dokumentov a predkladá informácie archívnemu oddeleniu správy regiónu Omsk pre štátnu registráciu dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie;

· Prijíma opatrenia na zlepšenie fyzického stavu dokumentov, vykonáva ich reštaurovanie, konzervovanie, kopírovanie. Identifikuje a zaznamenáva zvlášť cenné dokumenty;

· Rozvíja predpísaným spôsobom zoznamy združení, podnikov, inštitúcií a organizácií a ďalších vlastníkov, ktorých dokumenty sa majú odovzdať na uloženie do archívu, organizujú zbierku a prijímajú dokumenty na trvalé uloženie;

Prijíma opatrenia predpísaným spôsobom na doplnenie archívu dokumentmi vo vlastníctve neštátnych inštitúcií,

verejným organizáciám a občanom identifikovať a získať od zahraničných a iných ruských archívov originály a kópie archívnych dokumentov ich profilu.

V archíve je riaditeľstvo - na zváženie kritické problémy organizácia a činnosť archívu, kontrola a overovanie výkonu, realizácia plánov a programov, výber a umiestňovanie pracovníkov, výsluchové správy štruktúrnych útvarov archívu.

Riaditeľ archívu:

· Organizuje činnosti archívu a nesie osobnú zodpovednosť za vykonávanie úloh uložených v archíve.

· Rozdeľuje povinnosti medzi poslancov.

Tvorí štruktúru a predstavuje personálny stôl na schválenie predsedom výboru pre archívy Omskej oblasti určuje postup a výšku bonusov.

· Vydáva príkazy v rámci svojej kompetencie, vydáva pokyny, kontroluje ich realizáciu.

· Schvaľuje nariadenia o štrukturálnom členení metodických poradných orgánov Archívu.

· Predkladá návrhy na zloženie Vedeckej rady archívov na schválenie Výborom pre archívy v Omskej oblasti.

· Vykonáva prijímanie a prepúšťanie zamestnancov archívu, ktorí nie sú zahrnutí v nomenklatúre archívneho oddelenia správy regiónu Omsk.

· Rieši problémy vydávania dokumentov inštitúciám a organizáciám na dočasné použitie, na zverejnenie, pre prácu vedeckých pracovníkov v čitárni archívu.

· Organizuje ďalšie školenia pre zamestnancov archívu.

Vyvíja a vedie aktivity pre vedecká organizácia práce, zavádza progresívne formy a metódy práce v sociálnych a ekonomických otázkach.

Zabezpečuje technickú prevádzku priestorov archívu, dodržiavanie pravidiel požiarnej bezpečnosti, zavádzanie racionálnych systémov ukladania dokumentov do praxe

· Určuje potreby archívu, pokiaľ ide o vybavenie a materiál.

Organizačná a riadiaca štruktúra podniku je

je súbor vodorovných a zvislých spojení, ktoré zabezpečujú poriadkumilovnosť, koordináciu, reguláciu činnosti, ako aj jej orientáciu v určitom smere.

Základom tejto štruktúry je vzťah hierarchickej podriadenosti, ktorá má rozhodujúci vplyv na organizačné a manažérske vzťahy, priamu interakciu, vertikálnu medzi vyššími a nižšími úrovňami riadenia, aj horizontálnu, napríklad medzi susednými oddeleniami.

Táto štruktúra je informačná, hlavné informačné toky sú nasledujúce:

Vertikálne zhora nadol - plánované, normatívne, poučené a sprievodné informácie;

Zdola nahor - analytické, faktické, poradenské informácie a požiadavky na vedenie;

Horizontálne - informácie zabezpečujúce vzájomnú koordináciu činností.

Táto organizačná štruktúra je lineárno-funkčná, t.j. štruktúra založená na kombinácii výhod lineárnych a funkčných foriem. Tento prístup priniesol novú kvalitatívnu deľbu práce, v ktorej si nadriadení pracovníci ponechali právo vydávať príkazy a rozhodovať za účasti a pomoci funkčných služieb.

Táto štruktúra zachováva princíp riadenia jedným človekom, to znamená, že líniový manažér stanovuje prioritu pri riešení súboru úloh, určuje hlavnú úlohu v tejto fáze, ako aj čas a konkrétnych umelcov.

Činnosť funkčných manažérov sa redukuje na hľadanie racionálnych možností riešenia problémov, na šikovné komunikovanie ich odporúčaní s líniovým manažérom, ktorý na tomto základe bude schopný zabezpečiť efektívne riadenie.

Ale nedostatok flexibility a dynamiky sťažuje dosiahnutie stanoveného cieľa; neustála potreba koordinovať prijímané rozhodnutia, ktorá je spôsobená riešením výrobných problémov, vzhľadom na nové ciele fungovania a vyžadujúce určité znalosti. To vedie k spomaleniu načasovania cieľov a zvýšeniu nákladov na správu.

Úloha dokumentov pre štátnu inštitúciu „Okres OVK Khoroshevsky“ je skvelá. Všetky činnosti katedier sú zdokumentované. Dokumenty sa v závislosti od sféry ľudskej činnosti, ktorej slúžia, členia na riadiace, vedecké, technické, technologické, výrobné.

Veľký význam majú normatívne a metodické dokumenty upravujúce činnosť štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Khoroshevsky District (UWC of Khoroshevsky District)“. Každé oddelenie má zoznam normatívnych dokumentov, ktoré sa pri práci riadia, ako aj KBÚ, štátnych noriem, zoznamov. Všetky oddelenia archívu vypracúvajú správy a plány každý mesiac.

Dokumenty poskytujú informácie o vykonanej práci, slúžia na plánovanie práce v budúcnosti, poskytujú ucelený obraz o činnosti „OVK Khoroshevsky District“, o obchodných vzťahoch.

Podpora informácií a dokumentácie, ktorá je najdôležitejšou funkciou riadenia služieb, si vyžaduje starostlivú a premyslenú organizáciu, ktorú by mala vykonávať špeciálna štruktúrna jednotka, avšak v „okrese OVK Khoroshevsky District“ neexistujú predškolské vzdelávacie inštitúcie, za kancelárske práce sú zodpovední konkrétni odborníci menovaní na základe príkazu riaditeľa.

Štruktúra služby a jej úlohy spravidla zodpovedajú technologickému reťazcu operácií vykonávaných s dokumentmi, počnúc prijatím a distribúciou dokumentov a končiac ich predložením do archívu inštitúcie.

V technologickom reťazci spracovania a pohybu dokumentov možno rozlíšiť tieto fázy:

· Príjem a primárne spracovanie dokumentov;

· Predbežná úvaha a distribúcia dokumentov;

· Registrácia;

· Kontrola vykonávania dokumentov;

· Informačné a referenčné práce;

· Vykonávanie dokumentov a odosielanie.

Racionálna organizácia dokumentárnej podpory činností inštitúcií, organizácií a podnikov si vyžaduje dostatočný počet zamestnancov tejto služby.

Hlavnými faktormi, ktoré určujú počet a zloženie zamestnancov v službách, sú objem pracovného toku, celkový počet zamestnancov inštitúcie a miera automatizácie a mechanizácie spracovania informácií a dokumentov.

Zdvojenie činností, rozdelenie práce je dané popisom práce, ktorá definuje jej organizačnú a právnu pozíciu v štruktúrnom celku.

Tok dokumentov - prechod dokumentu v inštitúcii od okamihu jeho vytvorenia až do dokončenia exekúcie alebo odoslania.

Nárast objemu a zložitosti úloh objektívne určuje rast dokumentárnych tokov. Rovnako však dochádza k neopodstatnenému nárastu počtu dokumentov vytvorených a spracovaných v inštitúciách, organizáciách a podnikoch.

Hlavným smerom racionalizácie dokumentácie, ktorá znižuje počet dokumentov, je vytvorenie jednotných systémov, ktoré striktne stanovujú zloženie použitých formulárov dokumentov a pravidlá ich používania.

Zjednotenie vám umožňuje zefektívniť tvorbu dokumentov, vniesť do tohto procesu vedecké základy a tým prispieva k zníženiu objemu obehu dokumentov.

Dôležitú úlohu pri znižovaní objemu pracovného toku má kontrola a overovanie vykonania. Medzi kvalitou práce sa vytvoril určitý matematický vzťah kontrolná služba a zvýšenie objemu pracovného toku: čím lepšia je kontrola, tým viac objednávok je vykonaných včas, tým menej nepredvídaných dokumentov.

Pri organizácii kopírovania a duplikovania dokumentov sú k dispozícii značné rezervy na zníženie objemu obehu dokumentov. Dokumenty sa často často reprodukujú bez zbytočného obehu. To vedie k nesprávnemu zvýšeniu objemu pracovného toku, takže je potrebné udržiavať ho pod prísnou kontrolou.

Základom racionálnej organizácie akejkoľvek práce vrátane práce v kancelárii je jasné rozdelenie funkcií a zodpovedností z nich vyplývajúcich medzi konkrétnych výkonných umelcov.

Presná znalosť ich povinností zvyšuje zodpovednosť každého zamestnanca, umožňuje vám správne naplánovať pracovný deň a súčasne vylučuje druhy a obeh reprodukovaných dokumentov.

Správna organizácia toku dokumentov prispieva k rýchlemu odovzdaniu dokumentov v riadiacom aparáte, jednotnému pracovnému zaťaženiu útvarov a úradníkov a má pozitívny vplyv na riadiaci proces ako celok.

Organizácia toku dokumentov v každej inštitúcii musí spĺňať tieto požiadavky:

1. Predávanie dokumentov v inštitúcii by malo byť rýchle, účelne regulované a optimálne vykonané.

2. Mali by sa vylúčiť prípady prechodu a konania s dokumentmi, ktoré nie sú kvôli obchodnej nutnosti. Každý pohyb dokumentu musí byť odôvodnený. Je potrebné vylúčiť alebo obmedziť spätný pohyb dokumentov.

3. V poradí prechodu a v procese spracovania hlavných kategórií dokumentov je potrebné dosiahnuť maximálnu jednotnosť. Na tieto účely sa odporúča vypracovať približné schémy pre postup a spracovanie hlavných kategórií a typov dokumentov.

Obeh dokumentov v inštitúcii sa vykonáva vo forme tokov dokumentov, ktoré kolujú medzi miestami na spracovanie informácií (manažéri, špecialisti) a bodmi na technické spracovanie dokumentov (služba kopírovania a duplikovania).

Existujú tri hlavné prúdy dokumentov: prichádzajúce; odchádzajúce a interné.

V inštitúcii je tok prichádzajúcich dokumentov rozdelený na toky dokumentov odosielané manažérom, oddeleniam a jednotlivým výkonným pracovníkom.

Pretože má pracovný tok veľký vplyv na prácu celého archívu, neustále sa pracuje na jeho racionalizácii. Pri tejto práci sa riadia regulačnými dokumentmi a praktickými skúsenosťami so zlepšovaním a organizovaním manažérskej práce.

Pohyb dokumentov v inštitúcii by mal byť priamym tokom, t.j. okrem spiatočnej cik-cak a iných opakovaných trás. Mali by sa riadiť zásadou jednorazového pobytu dokumentu na jednom oddelení alebo u jedného špecialistu.

Pri navrhovaní racionálnych tokov dokumentov v inštitúcii sa vypracujú schémy pohybu hlavných skupín a typov dokumentov. To umožňuje ustanoviť najracionálnejšie cesty pohybu dokumentov, určiť fázy ich spracovania, zjednotiť cesty pohybu a postup ich samotného spracovania, na tomto základe ustanoviť jednotný postup práce s dokumentmi v „okrese OVK Khoroshevsky“.

Jeden z dôležité podmienky racionálny pohyb dokumentov v inštitúcii je jasné rozdelenie funkcií medzi výkonných umelcov, pretože riešenie problémov obsiahnutých v dokumentoch závisí od hĺbky a jasnosti rozdelenia funkcií, práv a zodpovedností medzi výkonných pracovníkov, oddelenia a manažérov.

Kompetentné rozdelenie funkcií a ich dokumentačná konsolidácia (ustanovenia o útvaroch, popisy práce) sú nevyhnutnou podmienkou pre racionálnu organizáciu pracovného toku.

Skúmaním hodnoty dokumentov je štúdium dokumentov na základe kritérií ich hodnoty s cieľom určiť dobu uchovávania dokumentov a ich výber na trvalé uloženie.

Priradenie dokumentov k zloženiu Archívneho fondu Ruskej federácie sa vykonáva na základe výsledkov skúmania hodnoty na základe zásad historizmu, konzistencie a integrity prostredníctvom komplexného uplatňovania kritérií pôvodu, obsahu, externé funkcie Dokumenty.

Kritériá pôvodu zahŕňajú: úlohu a miesto organizácie v systéme verejnej správy alebo v konkrétnom priemysle, význam funkcií, ktoré vykonáva, význam jednotlivca v živote spoločnosti, čas a miesto vzniku dokumentu.

Kritériá obsahu zahŕňajú: závažnosť udalosti (javu) prejavenú v dokumente, hodnotu informácií dostupných v dokumente, opakovanie informácií o dokumente v iných dokumentoch, typ dokumentu, autenticitu dokumentu.

Kritériá pre externé funkcie zahŕňajú: formu opravy a prenosu obsahu, certifikáciu, vykonávanie dokumentu, fyzický stav.

Pri odkazovaní na dokumenty o zložení Archívneho fondu Ruskej federácie sa berie do úvahy faktor stupňa úplnosti a bezpečnosti fondu.

Hodnoty dokumentov sa skúmajú na základe:

Aktuálne právne predpisy a právne akty Ruskej federácie o archivácii a riadiacej dokumentácii;

Štandardné a rezortné zoznamy dokumentov s uvedením času ich uloženia, štandardné a približné názvoslovie prípadov;

Normatívne a metodické dokumenty Federálnej archívnej služby Ruska a orgánov pre správu archívov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie v oblasti archívnych vecí;

Výber elektronických dokumentov na archívne ukladanie sa vykonáva na základe preskúmania hodnoty elektronických dokumentov, ktoré vykonáva odborná komisia organizácie.

Vykonáva sa preskúmanie hodnoty dokumentov - pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov, pri formovaní vecí a pri príprave vecí na prenos do archívu.

V archíve - v procese prípravy na prenos prípadov na trvalé uloženie.

Na organizáciu a vykonávanie prác na preskúmaní hodnoty dokumentov, výberu a prípravy na prenos na trvalé uloženie dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie, ktorý sa vytvoril v priebehu činnosti organizácie, sa vytvára odborná komisia (EK).

Stála EK je poradným orgánom. Rozhodnutia komisie nadobúdajú právoplatnosť po ich schválení riaditeľom.

Odborná komisia sa pri svojej činnosti riadi Ústavou Ruskej federácie, zákonom Ruskej federácie „O archívnych veciach v Ruskej federácii“, rozkazmi, inštruktormi archívneho oddelenia, predpisom o archíve a predpisom o stálej odbornej komisii.

Na čele odbornej komisie je hlavný správca fondov, zástupca riaditeľa. Pracovníci odbornej komisie sú menovaní na základe príkazu riaditeľa z najkvalifikovanejších zamestnancov vedúcich stavebných útvarov.

Do práce komisie môžu byť ako odborníci zapojení zástupcovia akýchkoľvek organizácií tretích strán.

Hlavné úlohy odbornej komisie sú:

· Organizácia a vykonávanie preskúmania hodnoty dokumentov v štádiu kancelárskej práce pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov a formovaní prípadov.

· Organizácia a preskúmanie hodnoty dokumentov vo fáze ich prípravy na archiváciu.

· Organizácia a priebeh výberu a príprava dokumentov na prenos do štátneho úložiska.

V súlade s úlohami pridelenými odbornej komisii vykonáva tieto funkcie:

· Organizuje a vedie prácu na každoročnom výbere dokumentov inštitúcie na ďalšie uchovávanie a zničenie.

· Vykonáva metodické usmernenie pri prácach na preskúmaní hodnoty dokumentov inštitúcie a na ich príprave na archívne ukladanie, na vývoji nomenklatúry prípadov, poskytuje odborné posúdenie návrhov regulačných a metodických dokumentov k uvedeným otázkam.

· Poskytuje pomoc a metodickú pomoc špecialistom štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Khoroshevsky District“:

a. o identifikácii vlastníkov osobných archívov v ústave, o prípadnom prevode denníkov, záznamov pamätí, iných dokumentov na štátne uloženie, o proaktívnej dokumentácii (záznamy pamätí najstarších pracovníkov) za účelom vytvorenia ústnej histórie archívu.

b. posúdi, rozhodne o schválení a predloží:

· Na schválenie Výborom archívu EPMK regiónu a potom na schválenie riaditeľovi - súpisom prípadov trvalého uloženia riadiacej a špeciálnej dokumentácie; akty s pridelením na zničenie dokumentov, ktorým uplynula doba uchovávania: dokumenty, ktoré majú lehotu uchovávania 10 rokov a viac, so značkou EPMK v zozname dokumentov pred rokom 1945;

· Na schválenie Výboru EPMK pre archívy v regióne a potom na schválenie riaditeľa - konsolidovanej nomenklatúry záležitostí inštitúcie; personálne záznamy; činy straty alebo chybného poškodenia dokumentov na trvalé uloženie;

· Na schválenie riaditeľovi archívu koná zákon o pridelení na zničenie dokumentov so skončenou dobou uloženia; činy straty alebo chybného poškodenia dokumentov na zamestnancoch.

Odborná komisia pracuje v úzkom kontakte s EPMK regionálneho archívneho výboru, prijíma od nej príslušné organizačné a metodické pokyny, pracuje podľa ročného plánu schváleného riaditeľom.

Otázky týkajúce sa kompetencie odbornej komisie sa posudzujú na jej zasadnutiach, ktoré sa konajú podľa potreby, najmenej však dvakrát ročne. Všetky rokovania komisie sú zaznamenávané. Dokumenty predložené na posúdenie odbornej komisii sa posudzujú na jej zasadnutí najneskôr o 10 dní neskôr.

Zasadnutia odbornej komisie a rozhodnutia na nej sa považujú za príslušné, ak sa hlasovania zúčastnila najmenej polovica členov odbornej komisie prítomných na zasadnutí. Pozvaní

Správu kancelárskych prác odbornej komisie, ukladanie a používanie jej dokumentov, zodpovednosť za ich bezpečnosť, ako aj kontrolu nad výkonom rozhodnutí odbornej komisie má tajomník komisie.

Na základe výsledkov preskúmania hodnoty dokumentov sa zostavujú súpisy prípadov trvalých, dočasných (nad 10 rokov), skladovacích a personálnych rezervácií a následne sa konajú úkony o pridelení prípadov, ktoré nie sú predmetom skladovania.

EPMK Výboru pre archívy v Moskve a Moskovskej oblasti schvaľuje inventáre prípadov trvalého uloženia a schvaľuje inventáre prípadov personálom.

Prípady sú zahrnuté do aktu o pridelení na zničenie, ak lehota na ich uskladnenie stanovená pre ne uplynula do 1. januára roku, v ktorom je akt vypracovaný.

Prípady, ktoré sa majú zničiť, sa odovzdajú na spracovanie.

Prevod prípadov je vyhotovený s dodacím listom, ktorý uvádza dátum prevodu, počet dodaných prípadov a váhu zberového papiera.

Nakladanie a odvoz na zneškodnenie sa vykonáva pod dohľadom zamestnanca zodpovedného za zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

2.2 Organizácia získania archívneho fondu štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Khoroshevsky District“

Oddelenie získavania a skúmania hodnoty dokumentov, ktoré je štrukturálnym pododdelením štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Khoroshevsky District“ a je udržiavané na úkor osobitných finančných prostriedkov prijatých od inštitúcií a podnikov za výkon práce na základe zmlúv s nimi uzavretých.

Oddelenie bolo vytvorené pre vedecko-technické spracovanie dokumentov a vývoj regulačných a metodických odporúčaní, ktoré regulujú kancelársku prácu v inštitúciách, organizáciách a podnikoch v Moskve a moskovskom regióne.

Pri svojej činnosti sa odbor riadi zákonmi Ruskej federácie, nariadeniami a vedeckými a metodickými odporúčaniami Federálnej archívnej služby Ruska, zákonom o archívnom fonde a archívoch Moskvy a Moskovskej oblasti, rozhodnutiami rady a pokynmi Výboru pre archívy ministerstva obrany, nariadeniami o archíve, rozhodnutiami riaditeľstva štátnej inštitúcie “. OVK Khoroshevsky district “a predpisy týkajúce sa oddelenia.

Hlavnou úlohou oddelenia získavania a skúmania hodnoty písomností je vykonávať práce špeciálnymi prostriedkami na zefektívnenie dokladov o trvalom, dlhodobom a dočasnom uchovávaní.

Medzi funkcie oddelenia patrí:

Uzatváranie zmlúv s inštitúciami na výkon práce v súlade s cenami schválenými príkazom riaditeľa štátnej inštitúcie "OVK Khoroshevsky District".

V súlade so zmluvami vykonáva vedecké a technické spracovanie dokumentov inštitúcií.

Vypracováva polročné a ročné, v prípade potreby štvrťročné pracovné plány oddelenia.

Vypracovanie výročných a polročných správ o práci katedry.

Analyzuje činnosť oddelení získavania a preskúmania hodnoty dokumentov pobočiek štátnej inštitúcie „Okres OVK Khoroshevsky“.

Účasť na príprave a vedení školiacich kurzov zameraných na zlepšenie zručností zamestnancov archívu a oddelenia.

Štúdium a použitie najlepších postupov archívnych inštitúcií vo vzťahu k činnosti katedry.

Hlavné funkcie akvizičného oddelenia sú znázornené na obrázku 2.

Vedúceho oddelenia vymenúva a odvoláva príkaz riaditeľa po dohode s Výborom pre archívy Moskvy a Moskovského regiónu.

Útvar pre zaistenie bezpečnosti a štátnej registrácie dokumentov, ktorý je štrukturálnym útvarom Štátneho archívu v Moskve, je podriadený zástupcovi riaditeľa, hlavnému správcovi fondov.

Útvar vykonáva svoju činnosť na základe ročných výrobných a finančných plánov schválených riaditeľom

Štátna inštitúcia "Zjednotený vojenský komisariát Khoroshevského okresu".

Oddelenie vykonáva ekonomickú analýzu svojej činnosti, pracuje v tímoch. Súčasťou brigády je hlavný špecialista a poprední špecialisti.

Činnosť zamestnancov oddelenia je daná popisom práce.

Vedúci oddelenia organizuje všetky činnosti oddelenia, rozdeľuje zodpovednosti medzi jeho zamestnancov, zodpovedá za plnenie úloh a funkčných povinností pridelených útvaru, organizáciu práce na útvare, za včasné a kvalifikované plnenie úloh zverených útvaru, za poriadok a disciplínu na útvare.

Hlavnými úlohami katedry sú:

Vypracovanie hlavných smerov a analýza práce na zaistenie bezpečnosti, štátna registrácia dokumentov.

Organizácia uchovávania a uchovávania dokumentov.

Štátna registrácia archívnych dokumentov.

Štúdium pokročilých skúseností a implementácia do praxe oddelenia, archívu a jeho pobočiek.

Medzi funkcie oddelenia patrí:

Príprava návrhov projektov cieľových programov, aktuálne plány práce archívu v profilovom oddelení, zabezpečuje ich realizáciu, vypracúva správy o ich realizácii.

Ukladanie a racionálne umiestňovanie dokumentov

Spolu s logistickou službou:

Pomáha udržiavať optimálne podmienky ukladanie dokumentov, zabezpečuje dodržiavanie protipožiarnych a bezpečnostných pravidiel, kontroluje spôsob prístupu k archívom.

Podieľa sa na určovaní potreby archívu vybavenia na ukladanie dokumentov a zlepšovanie ich fyzického stavu.

Organizuje boj proti hlodavcom v archíve.

Organizácia a kontrola sanitárnych dní v archívoch. Stanovenie poradia kontroly dostupnosti a stavu dokumentov, kontroluje túto prácu, organizuje registráciu a vyhľadáva nezistené dokumenty.

Organizácia a kontrola prác na posudzovaní a účtovaní fyzického stavu dokumentov na papieri, na filmových nosičoch, poistnom fonde a fonde používania. Zaistenie ich bezpečnosti. Vykonávanie prác na registrácii prípadov.

Realizácia komplexu diel s jedinečnými a hlavne hodnotnými dokumentmi.

Zaistenie súladu s pravidlami vydávania dokumentov, poistného fondu a fondu na použitie z archívov.

Monitorovanie dodržiavania pravidiel bezpečnosti vydaných dokumentov, ich včasný návrat do archívu.

Záznam dokumentov do archívov: dokumenty v papierovej podobe, fotografie a zvukové stopy, najmä cenné dokumenty, mikrofilmy poistného fondu a fond používania, dokumenty, ktoré majú materiálne hodnoty v externom dizajne.

Implementácia prijímania dokumentov na ukladanie, ich distribúcia medzi archívmi.

Spolu s oddelením systémov na vyhľadávanie informácií a automatizovaných archívnych technológií skúma hodnotu dokumentov uložených v archíve, predpísaným spôsobom vypracúva jeho výsledky.

Koordinácia a kontrola práce archívov zahrnutých v

Spolu s katedrami: IPS a AAT, získavanie a skúmanie hodnoty dokumentov, rezortné archívy a kancelárske práce, sa venuje otázkam financovania archívnych dokumentov, podieľa sa na prácach zabezpečujúcich kontinuitu účtovného systému.

Účasť na práci komisie pre odtajnenie dokumentov.

Poskytovanie platených služieb inštitúciám, organizáciám a občanom v profilovom oddelení v oblastiach.

Analýza stavu práce na zaistenie bezpečnosti, evidencia dokladov, príprava návrhov v týchto oblastiach.

Posúdenie návrhov pracovných plánov pobočiek, správ o ich plnení na profilovom oddelení, v prípade potreby k nim vypracuje závery.

Poskytovanie pomoci štátnym archívom kraja pri profilových otázkach práce katedry.

Účasť na audite činnosti pobočiek archívu v otázkach uchovávania a účtovania dokumentov.

Účasť na vypracovaní metodických príručiek k špecializovaným otázkam práce katedry. Realizácia ich pracovnej praxe.

Účasť na rôznych formách profesionálneho rozvoja archívnych pracovníkov.

Štúdium pokročilých skúseností v oblasti uchovávania, štátnej registrácie dokumentov, ich zavádza do praxe katedry.

Účasť a príprava podkladov na posúdenie na zasadnutiach rady Výboru pre archívne veci, riaditeľstva archívov a ďalších poradných orgánov.

Vykonanie ekonomickej analýzy práce oddelenia, analýza úrovne implementácie výrobných štandardov v oddelení.

Organizácia prípravy a konania stretnutí, seminárov v profilovom oddelení, účasti na konferenciách, stretnutiach, seminároch.

Na čele oddelenia je vedúci, ktorého vymenúva a odvoláva riaditeľ archívu po dohode s výborom pre záležitosti archívov kraja.

Vedúci oddelenia organizuje činnosť oddelenia a nesie osobnú zodpovednosť za plnenie úloh a funkcií útvaru, za stav disciplíny, rozdeľuje zodpovednosti medzi zamestnancov útvaru, podáva návrhy na ich podnecovanie alebo ukladanie trestov.

Pracovisko vykonáva svoju činnosť na základe aktuálnych plánov schválených riaditeľom archívu.

Vykonáva úlohy a funkcie, ktoré mu boli pridelené v kontakte s ostatnými štruktúrnymi oddeleniami. Povinnosti zamestnancov oddelenia sú určené v popise práce.

Záver

V činnosti štátnych a neštátnych organizácií, jednotlivcov sa vytvára obrovské množstvo dokumentov, ktoré spolu predstavujú Dokumentárny fond oblasti. Najcennejšia časť týchto dokumentov bude archivovaná pre ďalšie generácie. Z mnohých dokumentov iba zanedbateľná časť smeruje do štátnych skladov, ale tieto dokumenty sú odhalené, uchované a včas prenesené do Archívneho fondu štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of the Horoshevsky District“. Táto každodenná namáhavá práca na systematickom doplňovaní archívu hodnotnými dokumentmi sa nazýva získanie archívu. Hlavná úloha v moderných podmienkach zostáva rovnaká - zabezpečiť získanie archívneho fondu štátnej inštitúcie „United Military Commissariat of Horoshevsky District“ a archívneho fondu Ruska všeobecne tak, aby zodpovedal potrebám spoločnosti a štátu.

Integrita je spôsobená vytvorením archívneho fondu na základe jednotných právnych, organizačných, vedeckých a metodických princípov. V súčasnosti sú určené hlavné stupne organizácie dokumentov a spisov Archívneho fondu štátnej inštitúcie „Jednotný vojenský komisariát Khoroshevského okresu“ a boli identifikované hlavné znaky, podľa ktorých sú dokumenty a spisy archívneho fondu organizované. Boli identifikované hlavné etapy získavania archívu, pretože Štátny archív je inštitúciou archívneho orgánového systému a vykonáva získavanie, trvalé ukladanie a používanie dokumentov z archívneho fondu štátnej inštitúcie „Jednotný vojenský komisariát okresu Horoshevsky“. Toto je jadro, vďaka ktorému sa zo zbierky cenných dokumentov stáva jeden archívny fond.

V rámci Archívneho fondu Ruskej federácie sú pridelené dokumenty, ktoré sú v federálna jurisdikciaa archívne fondy konštituujúcich subjektov Ruskej federácie. Archívne fondy konštituujúcich subjektov Ruskej federácie sú neoddeliteľnou súčasťou národných zdrojov Ruskej federácie. Skúsenosti jednotlivých subjektov Ruskej federácie s organizáciou a dokončením archívneho fondu sú veľmi dôležité. V tejto diplomovej práci je predmetom výskumu štátna inštitúcia „Okres OVK Khoroshevsky“. Na základe analýzy organizácie a obstarania archívneho fondu boli zvážené zoznamy zdrojov obstarania archívu, pretože prioritným smerom pri tvorbe archívneho fondu regiónu je optimalizácia zoznamov zdrojov obstarania štátneho archívu.

Veľký význam má činnosť odbornej a overovacej metodickej komisie Výboru pre archívne veci a odbornej komisie odborov pri kvalitnom výbere dokumentov na uloženie do štátneho archívu.

Odborná a overovacia metodická komisia Výboru pre archívne veci usmerňuje a organizuje práce na optimalizácii zloženia dokumentov prijatých do štátneho archívu kraja s cieľom akceptovať optimálne zloženie dokumentov organizácií na uloženie, vypracúva nomenklatúru prípadov. V zornom poli členov komisie sú neustále otázky zaistenia bezpečnosti dokumentov v štádiu rezortného ukladania. Vedúci a zamestnanci zodpovední za kancelársku prácu organizácií sa musia nevyhnutne zúčastňovať na jej terénnych stretnutiach. Každé takéto stretnutie spravidla zodpovedá semináru o vzniku archívneho fondu, organizačnom a metodickom riadení činnosti archívov organizácií. Koniec koncov, zloženie banky spätných informácií bude závisieť od toho, ako kvalitatívne a úplne budú sústredené dokumenty v organizácii, čo je v podstate archívny fond štátnej inštitúcie „Okres OVK Khoroshevsky“, a to je hlavnou úlohou odbornej komisie organizácie.

Informatizácia archivácie v archíve by mala byť vykonaná po zefektívnení a zjednotení kancelárskych prác v organizácii. Ak sa pri činnostiach organizácie generuje veľké množstvo strojovo čitateľných dokumentov, je vhodné vytvoriť si na oddelení elektronický archív. Po uplynutí lehoty na uchovávanie dokumentov, ktoré sa týkajú archívneho fondu štátnej inštitúcie „Jednotný vojenský komisariát Horoshevského okresu“, sa dokumenty v papierovej aj elektronickej podobe prevedú do štátneho archívu.

Organizácie práce s dokumentmi sa dotýkajú mnohé normatívne právne a metodické dokumenty. V každej organizácii v dokumentačnej službe pre správu by preto mali byť regulačné, právne, metodické a referenčné informácie týkajúce sa práce s dokumentmi.

Úloha a význam regulačného rámca sa v roku 2006 výrazne zvýšila posledné roky... Komunikácia obchodných dokumentov na všetkých úrovniach sa začala uskutočňovať podľa jednotných všeobecne prijatých pravidiel. Práca s dokumentmi bez ohľadu na organizačnú a právnu formu vychádza z legislatívnych a regulačných a metodických aktov týkajúcich sa problematiky dokumentácie a práce organizácií.

V súčasnosti má Ruská federácia niekoľko vnútroštátnych regulačných právnych aktov upravujúcich všeobecné pravidlá prípravy, vykonávania a organizácie práce s dokumentmi. Regulačné a metodické dokumenty týkajúce sa dokumentačnej podpory riadenia vypracúvajú rôzne vládne a riadiace orgány v súlade so svojimi právomocami.

Prvým, základným zákonom našej krajiny, je ústava Ruskej federácie. Z hľadiska správy dokumentov spočíva jeho význam v tom, že Ústava Ruskej federácie ustanovuje podriadenosť regulačných právnych aktov. Článok 15 ústavy Ruskej federácie naznačuje, že zákony a iné právne akty prijaté v Ruskej federácii nesmú byť v rozpore s ústavou Ruskej federácie.

Ďalším hlavným zdrojom je zákon - toto je normatívny akt prijatý v zvláštna objednávka zákonodarný orgán alebo referendum, vyjadrujúce vôľu ľudu, majúce najväčšiu právnu silu po ústave a upravujúce spoločensky významné, typické a stabilné spoločenské vzťahy.

Právnym rámcom pre kancelársku prácu je súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov upravujúcich technológiu vytvárania dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a použitie pri bežných činnostiach inštitúcie, ako aj činnosti služby správy kancelárií: jej štruktúra, funkcie, zamestnanci, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty. Upravuje pravidlá papierovania; pravidlá práce s dokumentmi; zaistenie bezpečnosti dokumentov; postup prenosu dokumentov do archívneho úložiska; kancelárska práca; zavádzanie nových informačných technológií do práce s dokumentmi; pracovať s dokumentmi, ktoré majú pečiatku obmedzenia prístupu; právne aspekty týkajúce sa dokumentov a iných záležitostí.

Právny a regulačný rámec pre kancelársku prácu zahŕňa:

Ústava Ruskej federácie;

Medzinárodné zmluvy (upravujú vzťahy, ktoré majú ústavný charakter a podliehajú ratifikácii v Ruskej federácii, keď nadobudnú platnosť, majú prednosť pred zákonom);

Legislatívne akty Ruskej federácie v oblasti informatizácie a dokumentácie;

Dekréty a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, rozhodnutia a nariadenia predsedu vlády Ruskej federácie, upravujúce otázky dokumentárnej podpory na federálnej úrovni;

Právne akty federálnych výkonných orgánov

(ministerstvá, výbory, služby, agentúry atď.), tak odvetvového, ako aj rezortného charakteru;

Právne akty zastupiteľských a výkonných orgánov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a ich územných celkov, ktoré upravujú otázky kancelárskej práce;

Právne akty normatívneho a poučného charakteru, metodické dokumenty o kancelárskej práci inštitúcií, organizácií a podnikov;

Štátne normy pre dokumentáciu;

Jednotné dokumentačné systémy;

Všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií;

Štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie, základné požiadavky na dokumenty a dokumentačné služby (GSDOU);

Normatívne dokumenty o organizácii riadiacich prác a ochrane práce;

Normatívne dokumenty o organizácii archívneho ukladania dokumentov;

Legislatívne akty konštituujúcich subjektov Ruskej federácie a právne akty prijaté výkonnými orgánmi konštituujúcich subjektov Ruskej federácie.

Všetky z nich by sa mali brať do úvahy pri organizovaní kancelárskych prác, predovšetkým predstaviteľmi a výkonnými orgánmi jednotlivých subjektov federácie, ako aj organizáciami, inštitúciami a podnikmi pôsobiacimi na ich území.

V súčasnosti sa regulácia dokumentácie, organizácie a technológie podpory dokumentácie pre riadenie uskutočňuje v niekoľkých smeroch: legislatívna regulácia, štandardizácia, vypracovanie normatívnych a regulačno-metodických dokumentov vnútroštátnych opatrení. Ako bolo uvedené, zákony Ruskej federácie majú najvyšší právny význam.

Základným normatívnym právnym aktom je federálny zákon Ruskej federácie o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií z 27. decembra 2006 č. 149-FZ. Tento zákon je ďalším vývojom federálneho zákona „Informácie, informatizácia a ochrana informácií“ z 20. februára 1995, č. 24-FZ, ktorý je ním nahradený. Nový zákon v podstate rozvinul mnohé zo svojich ustanovení. Zákon jasnejšie definoval všetky ustanovenia týkajúce sa terminológie tejto oblasti. Stanovuje požiadavky na šírenie, poskytovanie informácií a na ich ochranu. Zákon zabezpečil povinnosť dokumentovať informácie, upravil vzťahy vyplývajúce z tvorby a využívania informačných technológií, ustanovil povinnosť poskytovať informácie štátnym orgánom. Zákon priamo súvisí s činnosťou služieb dokumentácie riadenia na všetkých úrovniach.

Ďalším základným dokumentom pre kancelárske štruktúry je federálny zákon Ruskej federácie „O postupe pri posudzovaní žiadostí občanov Ruskej federácie“ z 2. mája 2006 č. 59-FZ. Tento normatívny akt bol zvlášť potrebný, pretože priamo súvisí so sociálnou oblasťou, ktorá je jednou z najdôležitejších zložiek sociálnej stability. V odvolaní môžu občania nastoliť problémy týkajúce sa záujmov celej spoločnosti a práv, ako aj oprávnené záujmy autor odvolania alebo iní občania.

Rok 2006 sa niesol v znamení prijatia takého normatívneho aktu, akým je federálny zákon Ruskej federácie „O osobných údajoch“ z 27. júla 2006 č. 152-FZ. Tento zákon podrobne upravuje ochranu osobných údajov. Predtým sa týmto problémom venovala iba osobitná kapitola. Zákonník práce (Kapitola 14), venovanej ochrane osobných údajov zamestnancov. Ustanovenia tohto zákona ovplyvňujú a vnášajú potrebnú jasnosť do činností personálu a všetkých služieb správy kancelárií.

Federálny zákon „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ č. 125-FZ z 22.10.2004 upravuje organizáciu uchovávania, získavania, registrácie dokumentov a použitia týchto dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a ďalších archívnych dokumentov.

Ďalším normatívnym právnym aktom s mimoriadnym významom v oblasti správy kancelárií je federálny zákon „O obchodných tajomstvách“ z 29. júla 2004 č. 98-FZ. Jedným z hlavných cieľov federálneho zákona je ochrana dôvernosti informácií tvoriacich obchodné tajomstvo.

V súlade s týmto federálnym zákonom a ďalšími federálnymi zákonmi sú štátne orgány a ďalšie orgány miestnej samosprávy povinné vytvárať podmienky, ktoré zabezpečia ochranu dôvernosti informácií, ktoré im poskytujú právnické osoby alebo jednotliví podnikatelia.

Úradníci, štátni alebo obecní zamestnanci týchto orgánov bez súhlasu vlastníka informácií tvoriacich obchodné tajomstvo nemajú právo zverejňovať alebo odovzdávať iným osobám, iným vládnym orgánom informácie, ktoré sa im dozvedeli z dôvodu výkonu ich úradných povinností, a takisto nemajú právo ich použiť pre žoldnierov a iné osobné účely.

Dať právna sila dokumenty v elektronickej podobe sú dôležitými ustanoveniami federálneho zákona Ruskej federácie „O elektronickom digitálnom podpise“ z 10. januára 2002 č. 1-FZ. Zákon podrobne pojednáva o otázkach používania elektronických digitálnych podpisov. Účelom tohto federálneho zákona je zabezpečiť zákonné podmienky pre používanie elektronického digitálneho podpisu v elektronických dokumentoch, s výhradou ktorých je elektronický digitálny podpis v elektronickom dokumente uznaný ako ekvivalent vlastnoručného podpisu v papierovom dokumente.

Masívne vytváranie a používanie počítačových databáz prehlbovalo problém ochrany dokumentov a informácií pred neoprávneným prístupom. Touto otázkou sa zaoberá niekoľko zákonov. Najskôr vo federálnom zákone „O štátnych tajomstvách“ zo 6. novembra 1997 tento zákon upravuje vzťahy vznikajúce v súvislosti s utajovaním informácií ako štátneho tajomstva, ich utajovaním alebo odtajňovaním a ochranou v záujme zaistenia bezpečnosti Ruskej federácie.

Normatívnym právnym aktom, ktorý priamo súvisí so vzdelávaním správcov dokumentov, s ich následnými praktickými činnosťami, je federálny zákon Ruskej federácie č. 8-FZ „O poskytovaní prístupu k informáciám o činnosti štátnych orgánov a orgánov miestnej samosprávy“. Bol prijatý Štátnou dumou 21. januára 2009, schválený Radou federácie 28. januára 2009 a podpísaný prezidentom Ruskej federácie 9. februára 2009 č. 8. Účinné od 1. januára 2010. Prvýkrát v histórii Ruský štát tento normatívny právny akt ustanovuje ustanovenie, ktorým sa v skutočnosti ustanovuje postup zodpovednosti orgánov voči ľuďom.

Ďalším balíkom legislatívnych aktov sú jazykové zákony, ktoré zaujímajú predškolskú vzdelávaciu inštitúciu z hľadiska používania jazyka v dokumentoch. Najskôr je potrebné poznamenať zákon Ruskej federácie „O jazykoch národov Ruskej federácie“ z 25. októbra 1991, č. 1807-1. Malo by sa tiež povedať o ďalšom zákone, ktorý dopĺňa a rozširuje zákon z roku 1991.

Toto je federálny zákon Ruskej federácie „O štátnom jazyku Ruskej federácie“ z 1. júna 2005 č. 53-FZ, ktorý prijala Štátna duma 20. mája 2005. Zákon popisuje oblasti povinného používania štátneho jazyka Ruskej federácie na celom území Ruskej federácie, pričom sa zaručuje právo občanov používať štátny jazyk. jazyku Ruskej federácie, ochrana a rozvoj jazykovej kultúry

Federálny zákon „O účtovníctve“ z 21. novembra 1996, č. 129-FZ (v znení zmien a doplnení z rokov 2006, 2007, 2008) priamo súvisí aj s prácou služby správy kancelárií. Zákon stanovuje povinnosť dokumentovať všetky obchodné transakcie, naznačuje zdrojové dokumenty sa zostavujú iba v jednotných formách.

Dekréty prezidenta Ruskej federácie, ktoré upravujú právny a regulačný rámec modernej kancelárskej práce

Dekréty prezidenta Ruskej federácie v oblasti manažérskej dokumentácie možno rozdeliť do 2 skupín:

Vyhlášky, ktoré dopĺňajú právne predpisy o práci s obmedzenými dokumentmi;

Dekréty prezidenta o dokladovaní štátnej služby.

Prvá skupina vyhlášok sa týka dokumentov obsahujúcich informácie týkajúce sa štátneho a obchodného tajomstva. Zamestnanci predškolskej vzdelávacej inštitúcie sa podľa povahy svojej práce často stretávajú s obmedzenými dokumentmi. Dekréty prezidenta určujú, ktoré informácie môžu predstavovať štátne tajomstvo a ktoré sa klasifikujú ako dôverné informácie:

Dekrét prezidenta Ruskej federácie „O schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo“ z 30. novembra 1995 č. 1203;

Vyhláška prezidenta Ruskej federácie „O schválení zoznamu dôverných informácií“ zo 6. marca 1997 č. 188.

Druhou skupinou dekrétov sú dekréty prezidenta o zdokumentovaní prechodu štátnej služby, podpísané prezidentom Ruskej federácie z roku 2005 č. 10:

Dekrét prezidenta Ruskej federácie „O certifikácii štátnych zamestnancov Ruskej federácie“ z 10. februára 2005 č. 10;

Vyhláška prezidenta Ruskej federácie „O postupe pri zložení kvalifikačnej skúšky štátnymi zamestnancami Ruskej federácie a hodnotení ich vedomostí, zručností a schopností“ z 1. februára 2005 č. 111;

Vyhláška prezidenta Ruskej federácie „O výberovom konaní na obsadenie uvoľneného miesta štátnej štátnej služby Ruskej federácie“ z 1. februára 2005 č. 112;

Vyhláška prezidenta Ruskej federácie „O schválení nariadenia o osobných údajoch štátneho zamestnanca Ruskej federácie a priebehu jeho osobného spisu“ z 30. mája 2005 č. 609.

Túto skupinu vyhlášok, ktorá podrobne skúma postup pri zdokumentovaní prechodu verejnej služby, potrebujú predovšetkým pracovníci personálnych služieb.

Prezident Ruskej federácie vydal 6. marca 1997 dekrét č. 188 „O schválení zoznamu dôverných informácií“ (v znení zmien a doplnení 23. septembra 2005).

Vyhláška prezidenta „O národnej protikorupčnej stratégii a národnom protikorupčnom pláne na roky 2010 - 2011“ z 13. apríla 2010 č. 460.

Uznesenia vlády Ruskej federácie upravujúce právne a regulačné a metodická základňa modernej kancelárskej práce

Ďalšou úrovňou regulačných právnych aktov sú nariadenia vlády Ruskej federácie.

Prvý výnos vlády Ruskej federácie týkajúci sa služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie je „O schválení nariadenia o postupe pri narábaní s úradnými informáciami obmedzenej distribúcie vo federálnych výkonných orgánoch“ z 3. novembra 1994 č. 1233. Definuje postup pri zaobchádzaní s vlastníckymi informáciami obmedzenej distribúcie, dokumentmi a inými materiálnymi médiami obsahujúcimi tieto informácie úradnej povahy.

Vláda Ruskej federácie prijala v budúcom roku výnos „O zjednodušení výroby, používania, skladovania a zničenia pečatí a formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie“ z 27. decembra 1995 č. 1268.

V roku 1997 prijala vláda Ruskej federácie výnos „O primárnych účtovných dokladoch“ z 8. júla 1997 č. 835. Týmto uznesením dňa Štátny výbor RF bol poverený funkciami vývoja a schvaľovania albumov jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie.

V tom istom roku 1997 vydala vláda Ruskej federácie dekrét „O schválení pravidiel na prípravu normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátnej registrácie“ z 13. augusta 1997 pod číslom 1009.

Poznamenajme ďalšie dve rozhodnutia, ktoré majú okamžitý význam:

Uznesenie vlády Ruskej federácie „O schválení Pravidiel poskytovania poštových služieb“ z 15. apríla 2005 č. 221.

Uznesenie vlády Ruskej federácie „O schválení Pravidiel poskytovania telegrafných služieb“ 15. apríla 2005 č. 222.

Vláda Ruskej federácie 15. júna 2009 prijala rezolúciu č. 477 „O schválení pravidiel pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“. Touto vyhláškou boli odstránené „Modelové pokyny pre kancelársku prácu“ (2005) a boli zavedené nové „Pravidlá pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“.

Pravidlá zahŕňajú všeobecný postup prípravy a vykonania dokumentov a špecifiká prípravy určité typy dokumenty: objednávky, pokyny, pokyny, zápisnice. Opisujú postup registrácie dokumentov, budovanie vyhľadávacích nástrojov pre referenčné práce, organizovanie kontroly nad vykonaním dokumentov, postup zostavovania a práce s nomenklatúrou prípadov, formovanie prípadov, vykonávanie preskúmania hodnoty dokumentov, spracovanie prípadov, zostavovanie inventárov, operatívne ukladanie vecí a ich presun do archívneho skladu ... Príloha obsahuje formy nomenklatúry prípadov, zákon o prideľovaní dokumentov na zničenie, súpisy atď. Ako je zrejmé zo stručného zoznamu obsahu, pravidlá odrážajú takmer všetky otázky týkajúce sa organizácie kancelárskych prác vrátane technológie elektronickej správy dokumentov. A hoci sú určené predovšetkým pre ministerstvá a ministerstvá, dajú sa použiť a nájdu pre seba množstvo užitočných služieb kancelárskeho riadenia organizácií akejkoľvek formy vlastníctva.

Okrem legislatívnych a právnych aktov majú pre zamestnancov služieb manažérskej dokumentácie prvoradý význam normatívne a metodické dokumenty.

Pravidlá, pokyny a nariadenia ako organizačné a metodické dokumenty neobsahujú iba pokyny, čo majú robiť, ale aj to, ako túto alebo tú prácu vykonávať, čo ich robí zvlášť cennými. Regulačné a metodické dokumenty sa uplatňujú vyhláškami alebo nariadeniami, a tým sa stávajú záväznými.

Normatívne právne akty sa vydávajú na základe a v súlade s federálnymi ústavnými zákonmi, federálnymi zákonmi, nariadeniami a nariadeniami prezidenta Ruskej federácie, ako aj z iniciatívy federálnych výkonných orgánov v rámci ich pôsobnosti.

Mnohé z nich nie sú rezortného charakteru, ale majú národný charakter a rozširujú sa na všetky oblasti činnosti vedené príslušným ministerstvom, výborom a agentúrou.

Štátne normy

Špeciálnu skupinu normatívnych dokumentov tvoria normy schválené a uzákonené Federálnou agentúrou pre technickú reguláciu a metrológiu. Pred prijatím federálneho zákona „O technických predpisoch“ z 27. decembra 2002 č. 184-FZ bola implementácia noriem povinná. Výstup zákona sa od normalizácie z roku 2003 pretavil do zásad dobrovoľného uplatňovania noriem, t. GOST už nie je povinný. Zároveň však podľa samotnej definície normy nedodržiavanie požiadaviek noriem spôsobuje, že práca je nevhodná pre dnešné požiadavky.

Jedným z ich štandardov je GOST R 51141-98 "Kancelársky archívny obchod. Pojmy a koncepty", venovaný terminológii používanej v kancelárskej práci a archívnom podnikaní. Na terminologickom základe sú vypracované všetky regulačné a metodické dokumenty týkajúce sa kancelárskej práce v organizácii. Uvádzame definície tak dôležitých pojmov ako dokument, kancelárska práca, predškolská vzdelávacia inštitúcia, úradný dokument, duplikát dokumentu, organizačný a administratívny dokument, registrácia dokumentu a mnoho ďalších. Celkovo obsahuje GOST definície 140 základných pojmov v oblasti predškolských vzdelávacích inštitúcií.

GOST R 6.30-2003, "Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na administratívu" obsahuje požiadavky na vypracovanie organizačnej a administratívnej dokumentácie. Norma uvádza 30 podrobností, ktoré je možné použiť pri príprave a vyhotovení dokumentov, udáva rozloženie dokumentov, určuje zloženie podrobností dokumentov atď.

Treťou najdôležitejšou normou prijatou v roku 2007 je GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky“. Reguluje procesy správy dokumentov nielen v štátnych, ale aj obchodných a verejných organizáciách, interných aj externých, vzťahuje sa na správu dokumentov všetkých formátov a na všetkých médiách vytvorených alebo prijatých organizáciami v rámci ich činnosti, obsahuje ustanovenia o zodpovednosti, politike, postupy, systémy a procesy spojené s dokumentmi organizácií.

Stále viac organizácií získava certifikát o súlade s medzinárodnými normami ISO: 9000. V rámci prípravy obchodných procesov na certifikáciu budú obzvlášť dôležité ustanovenia GOST ISO 15489 - 1 - 2007 o správe dokumentov, pretože správa dokumentov v norme sa považuje za súčasť systému riadenia kvality založeného na požiadavkách ISO 9001 a ISO 14001.

GOST obsahuje usmernenia pre návrh a implementáciu systémov správy dokumentov potrebných pre všetky organizácie, ktoré riešia problém zlepšenia práce administratívnych pracovníkov, zvýšenia efektívnosti predškolskej vzdelávacej služby a zavedenia automatizačných systémov kancelárie vrátane elektronickej správy dokumentov.

Okrem už diskutovaných. Stojí za zmienku súčasné normy: GOST 9327-60 „Papier a papierové výrobky“ pre veľkosti papiera, GOST 17914-72 „Obaly na puzdrá s dlhou trvanlivosťou. Druhy, veľkosti a technické požiadavky", GOST 6.10.3 - 83 USD" Zaznamenávanie informácií zjednotené dokumenty v komunikatívnom formáte “.

23. decembra 2009 bol vydaný Rosarkhivský výnos č. 76 „Pokyny pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“.

Pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov a pri skúmaní hodnoty dokumentov sú nevyhnutným odkazom zoznamy dokumentov, v ktorých sú uvedené doby uchovávania - systematické zoznamy druhov a kategórií dokumentov, ktoré obsahujú normatívne pokyny o dobách ich uchovávania (GOST R 51141 - 98).

dokumentácia štátnej služby

Regulačno-metodická základňa kancelárskych prác Je súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov regulujúcich technológiu vytvárania dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a použitie v bežných činnostiach organizácie, ako aj činnosti kancelárskej práce: jej štruktúra, funkcie, personál, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty.

Regulačnú a metodickú základňu kancelárskych prác tvoria:

1) legislatívne akty Ruskej federácie v oblasti informácií a dokumentácie;

2) dekréty a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, dekréty vlády Ruskej federácie;

3) normatívne právne akty federálnych výkonných orgánov upravujúce právne otázky dokumentárnej podpory riadiacich činností;

4) štátne normy pre dokumenty;

5) všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií;

6) jednotné dokumentačné systémy;

7) normatívne právne akty, ako aj metodické dokumenty o kancelárskej práci, ktoré vydáva vedenie organizácií a podnikov.

Regulačný a metodický základ kancelárskej práce zahŕňa aj legislatívne akty jednotlivých subjektov Ruskej federácie a právne akty prijaté výkonnými orgánmi jednotlivých subjektov Ruskej federácie. Tieto akty by sa mali brať do úvahy pri organizovaní kancelárskych prác, predovšetkým predstaviteľmi a výkonnými orgánmi subjektov Ruskej federácie, ktoré ich tvoria, ako aj organizáciami a podnikmi pôsobiacimi na ich území.

1.1. Legislatívne akty Ruskej federácie v oblasti informácií a dokumentácie

Legislatíva Ruskej federácie upravuje všeobecné zásady organizácie dokumentačná podpora pre riadenie organizácií a podnikov.

Hlavným zákonom upravujúcim postup pri vytváraní a využívaní informácií (informačné zdroje) je federálny zákon z 20. februára 1995 N 24-FZ „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ (v znení neskorších predpisov a doplnený od 10. januára 2003). ...

Zákon ustanovuje právny režim pre vytváranie, skladovanie a používanie informačné zdroje, ako napríklad:

1) postup dokumentovania informácií;

2) vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých polí dokumentov v informačných systémoch;

4) postup právnej ochrany informácií.

Pomenovaný zákon definuje nasledujúce základné pojmy: „zdokumentované informácie“ a „informačné zdroje“.

Zdokumentované informácie (dokument) - informácie zaznamenané na nosiči materiálu s podrobnosťami, ktoré umožňujú jeho identifikáciu.

Informačné zdroje - jednotlivé dokumenty a jednotlivé polia dokumentov, dokumenty a polia dokumentov v informačných systémoch.

Dokumentačné informácie - predpoklad zahrnutia informácií do informačných zdrojov a v súlade so zákonom by sa mal vykonávať spôsobom ustanoveným štátnymi orgánmi zodpovednými za organizáciu kancelárskych prác, štandardizáciu dokumentov a informačnú bezpečnosť Ruskej federácie.

Informačné zdroje môžu byť štátnym a neštátnym majetkom a vlastniť ich môžu občania, štátne orgány, miestne orgány, organizácie a verejné združenia.

Občania, štátne orgány, orgány územnej samosprávy, organizácie a verejné združenia sú povinní predkladať dokumentované informácie orgánom a organizáciám zodpovedným za tvorbu a využívanie štátnych informačných zdrojov.

Štát má právo na vyplatenie zdokumentovaných informácií od fyzických a právnických osôb, ak sú tieto informácie klasifikované ako štátne tajomstvo. Vlastník informačných zdrojov obsahujúcich informácie klasifikované ako štátne tajomstvo má právo nakladať s týmto majetkom iba so súhlasom príslušných štátnych orgánov.

Dokumenty a súbory dokumentov vytvorených na náklady fyzických a právnických osôb, ako aj nimi legálne získané, prijaté darom alebo dedičstvom, sú majetkom týchto právnických osôb a fyzických osôb.

Ochrana záujmov ruských informácií, subjektov Ruskej federácie a Ruska obce, ako aj ochrana záujmov, práv a slobôd fyzických a právnických osôb pri medzinárodnej výmene informácií je zabezpečená federálnym zákonom zo 4. júla 1996 N 85-FZ „O účasti na medzinárodnej výmene informácií“ (v znení zmien a doplnení k 30. júnu 2003). ., 29. júna 2004).

Zákon definuje predmety a subjekty medzinárodnej výmeny informácií. Predmety medzinárodnej výmeny informácií môžu byť zdokumentované informácie, informačné zdroje, informačné produkty, informačné služby, prostriedky medzinárodnej výmeny informácií. Subjekty medzinárodnej výmeny informácií sú: Ruská federácia, jednotlivé subjekty Ruskej federácie, vládne a miestne orgány, fyzické a právnické osoby.

Zákon ustanovuje vlastníctvo informačných produktov a prostriedkov medzinárodnej výmeny informácií, zavádza obmedzenia vývozu dokumentovaných informácií, určuje postup ochrany dôverných informácií a upravuje ďalšie otázky medzinárodnej výmeny informácií.

Právny rámec pre normalizáciu v Ruskej federácii je ustanovený federálnym zákonom z 27. decembra 2002 N 184-FZ „O technickom predpise“ (v znení zmien a doplnkov od 9. mája 2005).

Podľa zákona štandardizácia Je činnosť zameraná na stanovenie noriem, pravidiel a charakteristík s cieľom zabezpečiť:

1) bezpečnosť výrobkov, prác a služieb pre životné prostredie, život, zdravie a majetok;

2) technická a informačná kompatibilita, ako aj zameniteľnosť produktu;

3) kvalita výrobkov, prác a služieb v súlade s úrovňou rozvoja vedy, techniky a technológie, jednotnosť meraní;

4) šetrenie všetkých druhov zdrojov;

5) bezpečnosť hospodárskych zariadení, berúc do úvahy riziko prírodných katastrof a katastrof spôsobených človekom a iných mimoriadnych udalostí;

6) obranná kapacita a mobilizačná pripravenosť krajiny.

Zákon určuje postup pri vykonávaní normalizačných prác, druhy normalizačných dokumentov a ich uplatňovanie, vykonávanie štátnej kontroly a dozoru nad dodržiavaním požiadaviek štátne normy, zodpovednosť za porušenie ustanovení zákona, postupu pri financovaní normalizačných prác a pod.

K normatívnym dokumentom o normalizáciiZákon pôsobiaci na území Ruskej federácie, zákon zahŕňa:

1) štátne normy Ruskej federácie, medzinárodné (regionálne) normy, pravidlá, normy a odporúčania pre normalizáciu, používané predpísaným spôsobom, všeoruské klasifikátory technických a ekonomických informácií;

2) priemyselné normy, podnikové normy, normy vedeckých a technických, inžinierskych spoločností a iných verejných organizácií.

Regulačné dokumenty o normalizácii v kancelárskej práci stanovujú požiadavky na konštrukciu, prezentáciu a vykonávanie dokumentov, vykonávanie zjednotenia a používanie jednotných systémov dokumentácie; tvorba a použitie klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií; automatizácia informačných procesov v riadení, technické prostriedky na spracovanie informácií; terminológia používaná pri práci s dokumentmi.

V súlade so zákonom tvorba a vykonávanie štátnej politiky v oblasti normalizácie, implementácie štátna kontrola a dohľad nad dodržiavaním noriem, účasť na práci na medzinárodnej normalizácii a niektoré ďalšie otázky sú pridelené Výboru Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart Ruska). Výbor prijíma štátne normy a celo ruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré sú povinné pre všetky vládne orgány a podnikateľské subjekty a ktoré nadobúdajú účinnosť po ich štátnej registrácii.

Používanie štátneho jazyka Ruskej federácie a štátnych jazykov jednotlivých subjektov Ruskej federácie pri kancelárskych prácach upravuje zákon Ruskej federácie z 25. októbra 1991 N 1807-I „O jazykoch národov Ruskej federácie“ (v znení zmien a doplnkov od 24. júla 1998, 11. decembra 2002). g.).

V súlade s týmto zákonom môžu byť úradné kancelárske práce vykonávané v štátnom jazyku Ruskej federácie - ruštine, štátnych jazykoch subjektov a národov Ruskej federácie, určených právnymi predpismi subjektov Ruskej federácie. Úradná korešpondencia medzi štátnymi orgánmi, organizáciami, inštitúciami a podnikmi jednotlivých subjektov Ruskej federácie s adresátmi v Ruskej federácii sa vedie v ruštine.

Odpovede na odvolania občanov zaslané štátnym orgánom Ruskej federácie sa uvádzajú v jazyku odvolania a iba v prípade, že nie je možné odpovedať v jazyku odvolania - v ruštine.

Doklady totožnosti, doklady o osobnom stave, doklady o vzdelaní, doklady o pracovnoprávnych vzťahoch, vojenské preukazy na území subjektov Ruskej federácie, ktoré ich ustanovili ako druhý štátny jazyk, sa vydávajú spolu s ruštinou v štátnom jazyku subjektu, ktorý je ustanovujúcim subjektom Ruskej federácie.

V priemysle, komunikáciách, doprave a energetike sa v celom Rusku používa iba ruština.

Používanie firemných log alebo ochranných značiek (servisné značky) v úradnej dokumentácii určuje zákon Ruskej federácie z 23. septembra 1992 N 3520-I „O ochranných známkach, servisných známkach a označeniach pôvodu tovaru“ (v znení neskorších predpisov a doplnený od 27. decembra 2000, 30. decembra 2001. 11., 24. decembra 2002).

Problémy s využívaním informáciíklasifikované ako štátne tajomstvo a ďalšie dôverné informácie určuje zákon Ruskej federácie z 21. júla 1993 N 5485-I „O štátnych tajomstvách“ (v znení zmien a doplnkov od 6. októbra 1997, 30. júna, 11. novembra 2003 č. , 29. júna, 22. augusta 2004).

Zákon definuje zoznam informácií tvoriacich štátne tajomstvo a ustanovuje právomoci štátnych orgánov a úradníkov zamerané na zabezpečenie ochrany a ochrany štátneho tajomstva.

Legislatíva Ruskej federácie upravuje aj ďalšie oblasti činnosti úzko súvisiace s dokumentárnou podporou.

1.2. Dekréty a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, dekréty vlády Ruskej federácie

Právne akty prijaté prezidentom Ruskej federácie a vládou Ruskej federácie rozvíjajú ustanovenia zakotvené v legislatívnych aktoch o informáciách a dokumentácii.

Vláda Ruskej federácie prijala uznesenie z 27. decembra 1995 N 1268 „O zjednodušení výroby, používania, skladovania a zničenia pečatí a formulárov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie“ (v znení zmien a doplnkov od 8. júna 2001).

Na zaistenie ochrany informácií je zameraných niekoľko dekrétov prezidenta Ruskej federácie: Dekrét prezidenta Ruskej federácie z 24. januára 1998 č. 61 „Na zozname informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvá“, Dekrét prezidenta Ruskej federácie zo 6. marca 1997 č. 188 „O schválení zoznamu dôverných informácií „(V znení zmien a doplnkov od 23. septembra 2005), uznesenie vlády Ruskej federácie zo 4. septembra 1995 č. 870„ O schválení Pravidiel pre klasifikáciu informácií predstavujúcich štátne tajomstvo pre rôzne informácie utajenia. ““

Vyhlášky prezidenta Ruskej federácie a vyhlášky vlády Ruskej federácie upravujú prípravu, zverejnenie, štátnu registráciu a vydávanie regulačných právnych aktov vydaných vládnymi orgánmi.

Pravidlá prípravy normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátna registrácia schválila vláda Ruskej federácie z 13. augusta 1997 N 1009 (v znení zmien a doplnkov od 11. decembra 1997, 6. novembra 1998, 11. februára 1999 č. , 30. september 2002)

Hlavné ustanovenia o organizácii archívneho uchovávania dokumentov sú uvedené vo vyhláške prezidenta Ruskej federácie zo 17. marca 1994 N 552 „O schválení Predpisov o archívnom fonde Ruskej federácie“ (v znení zmien a doplnkov od 1. apríla 1996, 1. decembra 1998, 19. novembra 2003) a v nariadeniach o Federálnej archívnej agentúre (schválených vládou Ruskej federácie zo 17. júna 2004 N 290).

Tieto dokumenty upravujú vznik, organizáciu ukladania, účtovníctvo, použitie a správu archívov a archívnych fondov, určujú stav, hlavné úlohy a funkcie Federálnej archívnej agentúry.

Federálny zákon č. 125-FZ z 22. októbra 2004 „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ stanovuje termíny pre rezortné uchovávanie dokumentov, ktoré tvoria štátnu súčasť Archívneho fondu Ruskej federácie.

1.3. Normatívne právne akty federálnych výkonných orgánov

Normatívne právne akty vydané federálnymi výkonnými orgánmi (ministerstvá, výbory, oddelenia, služby, agentúry) sú rezortné nariadenia a v závislosti od rozsahu sa členia na všeobecné, odvetvové a medziodvetvové.

Všeobecné normatívne právne akty sú určené na viacnásobné použitie vo všetkých prípadoch nimi stanovených, odvetvové akty sú platné v jednom sektore, medziodvetvové - vo viacerých alebo všetkých sektoroch.

Federálna archívna agentúra Ruskej federácie je poverená všeobecným metodickým riadením organizácie archívnych vecí a dokumentáciou správcovskej činnosti v Rusku.

Činnosti v oblasti vydávania normatívnych právnych aktov o kancelárskej práci a archivácii sú pridelené Ministerstvu kultúry a hromadnej komunikácie Ruskej federácie a sú povinné pre všetky organizácie, inštitúcie, podniky bez ohľadu na ich organizačnú a právnu formu.

V roku 1991 Rosarkhiv vyvinul a implementoval Štátny systém podpory dokumentácie riadenia. Základné ustanovenia. Požiadavky na služby týkajúce sa dokumentov a dokumentácie (GSDOU).

GSDOU Je súbor pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi v orgánoch štátnej správy, v podnikoch, inštitúciách a organizáciách.

Hlavný účel GSDOU - zefektívnenie pracovného toku organizácií, zníženie počtu a zlepšenie kvality dokumentov, vytvorenie najpriaznivejších podmienok pre použitie technických prostriedkov a moderných technológií na zhromažďovanie, spracovanie, používanie a uchovávanie informácií, zlepšenie práce riadiaceho aparátu.

GSDOU sa vzťahuje na všetky dokumentačné systémy vládnych orgánov, súdov, prokurátorov, arbitráží, inštitúcií, organizácií a podnikov vrátane dokumentov vytvorených počítačovou technológiou.

Ustanovenia GSDOU sú špecifikované v Vzorové pokyny pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánochschválený nariadením ministra kultúry a hromadných komunikácií Ruskej federácie 8. novembra 2005 č. 536. Pokyn stanovuje všeobecné požiadavky na dokumentáciu riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi na ministerstvách a ministerstvách a je základom pre vypracovanie jednotlivých pokynov pre kancelársku prácu v organizáciách a inštitúciách.

1.4. Štátne normy pre dokumenty

Štátna norma (GOST) Je regulačný dokument vypracovaný zainteresovanými stranami na základe dohody o závažných otázkach, schválený autorizovaným orgánom, stanovujúci pravidlá, všeobecné zásady, charakteristiky, požiadavky alebo metódy pre určité predmety na všeobecné a opakované použitie a zameraný na dosiahnutie optimálneho stupňa poradia v určitej oblasti ...

Všetky štátne normy platné na území Ruskej federácie sú spojené do jedného Štátny normalizačný systém (SSS), predstavujúci hierarchicky usporiadaný systém klasifikácie a kódovania samotných štátnych štandardov.

Séria 1 (GSS) obsahuje súbor noriem, ktoré zakotvujú ustanovenia o postupoch pri ich vývoji, konštrukcii, prezentácii, vykonávaní, schvaľovaní, registrácii a implementácii noriem a ich dodatkoch.

Séria 6 (GSS) obsahuje súbor noriem pre jednotné dokumentačné systémy a jednotný systém klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií.

Séria 6 (GSS) obsahuje:

GOST 6.01.1-87. Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií;

GOST 6.10.3-83. Jednotné dokumentačné systémy. Zaznamenávanie informácií o zjednotených dokumentoch v komunikačnom formáte;

GOST 6.10.4-84. Jednotné dokumentačné systémy. Poskytnutie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovo hodnotenom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Všeobecné ustanovenia;

GOST 6.10.5-87. Jednotné dokumentačné systémy. Požiadavky na konštrukciu kľúča rozloženia;

GOST 6.10.6-87. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. Vzorový formulár;

GOST 6.10.7-90. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. Skóre;

GOST R 6.30-2003. Jednotné dokumentačné systémy. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie;

GOST R 51141-98. Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície.

Normy tejto série stanovujú požiadavky na formu dokumentu, formy dokumentov, zloženie detailov a ich vyhotovenie, pravidlá zjednotenia a štandardizácie dokumentov a používania jednotných dokumentačných systémov, terminológia používaná pri podpore dokumentácie, požiadavky na technické prostriedky spracovania informácií atď.

1.5. Jednotné dokumentačné systémy

Pod zjednotenie v širšom teoretickom zmysle chápu optimálne zníženie počtu prvkov v objektoch, ktoré tvoria akýkoľvek komplex alebo systém. Hlavná cieľ zjednotenia a štandardizácie riadiacej dokumentácie - vytvorenie systému dokumentov, ktoré môžu mať ekonomický efekt. Ekonomická efektívnosť zjednotenia a štandardizácie dokumentov sa dosahuje znížením nákladov na vyhotovenie, výrobu a spracovanie dokumentov, ich prenos, spracovanie, uskladnenie a zničenie. Touto cestou, zjednotenie dokumentov - je to súbor úloh na zlepšenie ich foriem a obsahu.

Jednotné dokumentačné systémy (USD) určiť súbor podrobností stanovených v súlade s úlohami, ktoré sa majú vyriešiť v určitej oblasti činnosti, a ktoré sa v určitom poradí nachádzajú na nosiči informácií.

V súčasnosti existujú nasledujúcich USD:

1) jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

2) jednotný systém bankovej dokumentácie;

3) jednotný systém účtovnej a výkazníckej dokumentácie;

4) jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;

5) jednotný systém pracovnej dokumentácie;

6) jednotný systém dokumentácie RF dôchodkového fondu;

7) jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Vývoj USD uskutočňujú príslušné ministerstvá a oddelenia poverené touto prácou.

Základom pre výstavbu všetkých týchto systémov je jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Hlavným regulačným dokumentom regulujúcim fungovanie tohto systému je Štátna norma Ruskej federácie „GOST R 6.30-2003. Jednotné dokumentačné systémy. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “. GOST určuje zloženie podrobností dokumentov a požiadavky na ich dizajn, požiadavky na formuláre dokumentov, jazyk a štýl obchodnej dokumentácie a je povinné pre každú organizáciu pri výkone kancelárskych prác.

Súčasne s tvorbou USD sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v USD.

1.6. Všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií

Klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií - normatívne dokumenty obsahujúce systematizovaný súbor názvov objektov prezentovaných ako klasifikačné zoskupenia a kódy, ktoré sú im priradené.

Sociálne a ekonomické objekty a ich vlastnosti podliehajú klasifikácii a kódovaniu, ktorých informácie sa používajú pri činnosti orgánov a správy a sú obsiahnuté v jednotných formách dokumentov.

Súbor klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií, vedeckých a metodických a regulačných dokumentov pre ich vývoj, údržbu a implementáciu, ako aj služieb vykonávajúcich práce v oblasti klasifikácie a kódovania je Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKKTESI).

V závislosti od oblasti použitia sa klasifikátory ďalej delia na ruské, priemyselné a podnikové klasifikátory.

Všetci klasifikátori sú podľa obsahu rozdelení do nasledujúcich skupín.

1. Klasifikátory informácií o riadiacich dokumentoch, úlohách riešených v automatizovaných riadiacich systémoch, druhoch činností, ekonomických a sociálnych ukazovateľoch:

All-Russian Classifier of Standards (OKS);

Všeruský klasifikátor výrobkov (OKP);

Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD);

Všeruský klasifikátor mien (OKV);

Všeruský klasifikátor meracích jednotiek (OKEI) atď.

2. Klasifikátory informácií o organizačných štruktúrach:

Všeruský klasifikátor štátnych mocí a správnych orgánov (OKOGU);

Všeruský klasifikátor podnikov a organizácií (OKPO);

All-Russian Classifier of Economic Regions (OKER);

Všeruský klasifikátor odvetví národného hospodárstva (OKONKh) atď.

3. Klasifikátory informácií o obyvateľstve a personáli:

Všeruský klasifikátor informácií o sociálnej ochrane obyvateľstva (OKISZN);

Všeruský klasifikátor špecializácií vo vzdelávaní (OKSO);

Všeruský klasifikátor robotníckych profesií, pozícií zamestnancov a platových tried (OKPDTR) atď.

Kód klasifikátora sa skladá z digitálnych desatinných miest a kontrolného čísla a je skonštruovaný takto: XX XX XXX X, kde:

Prvé dve číslice (trieda formulára) - jednotná forma dokumentu patrí príslušnému USD;

Tretia a štvrtá číslica (podtrieda formulára) je zhodnosť obsahu mnohých foriem dokumentov a smer ich použitia;

Nasledujúce tri číslice sú evidenčné číslo zjednotenej formy dokumentu v podtriede;

Posledná číslica je kontrolná číslica.

Zloženie regulačnej a metodickej bázy kancelárskych prác. Legislatíva RF v oblasti dokumentácie. Vlastnosti vývoja právnej podpory pre automatizáciu kancelárií. Štátne normy, vývoj systémov predškolskej normalizácie.

Odošlite svoju dobrú prácu do znalostnej bázy je jednoduché. Použite nasledujúci formulár

Študenti, študenti postgraduálneho štúdia, mladí vedci, ktorí využívajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.

Zverejnené dňa http://www.allbest.ru

Úvod

Kapitola I. Regulačná podpora Predškolské vzdelávacie inštitúcie

1.1 Zloženie právneho rámca pre kancelársku prácu

1.2 Legislatíva Ruskej federácie v oblasti podpory dokumentácie

1.3 Vývoj právna podpora kancelárska automatizácia

Kapitola II. Vývoj systémov predškolskej normalizácie

2.1 Štátne normy pre dokumentáciu

2.2 Podpora štátu dokumentačné systémy

2.3 Vývoj štátnych štandardov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie

Záver

Zoznam referencií

ÚVOD

Zásadné premeny v politickom a ekonomickom živote krajiny dramaticky zmenili prístup k dokumentu, jednak ako dôkaz spáchania skutočnosti, jednak ako zdroj informácií, na základe ktorých možno urobiť najlepšie rozhodnutie, dosiahnuť zisk, zvíťaziť v konkurenčnom prostredí. boj.

Na druhej strane začiatkom 90. rokov. vplyv štátu na organizáciu kancelárskych prác v krajine slabne, čo bolo spôsobené mnohými dôvodmi, z ktorých ako hlavný je potrebné poznamenať decentralizáciu v riadení ekonomického sektoru, nezávislosť obchodných štruktúr, dlhodobé reformy štátneho aparátu. Svoju úlohu zohrala aj zmena miesta Federálnej archívnej služby Ruska, ktorá sa v dôsledku nedávnych reforiem, keď sa Federálna archívna agentúra (Rosarkhiv) stala súčasťou ministerstva kultúry a masových komunikácií, a odstránenie metodického vedenia organizácie kancelárskych prác v krajine z Rosarkhivu.

A ďalším faktorom v dnešnej dobe je zmena postoja k dokumentu - rozsiahle zavádzanie elektronických počítačov do sféry riadenia ako kvalitatívne nového nástroja na vytváranie, prenos, organizáciu a ukladanie dokumentárnych informácií.

Na pozadí týchto faktorov je potrebné poznamenať neustále sa zvyšujúcu reguláciu problematiky dokumentácie a práce s dokumentmi v legislatíve Ruskej federácie.

Problém regulačnej podpory predškolských vzdelávacích inštitúcií podnikov a organizácií sa vo veľkej miere odráža v prácach domácich vedcov. V súčasnosti problém regulačnej podpory predškolských vzdelávacích inštitúcií podnikov a organizácií rozvíjajú takí vedci ako S.L. Kuznetsov, T.V. Yushkina, N. Modin, L.I. Pronina, T.A. Kozlova a ďalší.

Dôležitosť a relevantnosť uvažovaného problému, jeho nejednoznačné teoretické spracovanie určilo náš výber výskumnej témy: „Moderná regulačná podpora predškolských vzdelávacích inštitúcií podnikov a organizácií“.

Zdroje týkajúce sa výskumného problému sú početné a rozmanité, treba spomenúť najmä ústavu Ruskej federácie z roku 1993, federálne zákony, nariadenia a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, uznesenia vlády Ruskej federácie, normy a medzinárodné nariadenia atď.

Predmetom výskumu je dokumentačná podpora podnikov a organizácií. štandard automatizácie dokumentácie

Predmetom výskumu je regulačná podpora predškolských vzdelávacích inštitúcií podnikov a organizácií.

Účelom štúdie je charakterizovať základy právnej úpravy normatívnej právnej podpory predškolských vzdelávacích inštitúcií podnikov a organizácií.

V súlade so stanoveným cieľom a navrhovanou témou a výskumným problémom sme identifikovali nasledujúce úlohy tejto práce:

1) charakterizovať zloženie regulačnej a metodickej bázy kancelárskych prác;

2) preskúmať vlastnosti vývoja právnej podpory pre automatizáciu kancelárií;

3) popísať hlavné štátne normy pre dokumentáciu;

4) identifikovať črty vývoja štátnych štandardov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie.

Štruktúra štúdie. Toto samozrejme práca obsahuje úvod, dve kapitoly, záver a zoznam použitých prameňov a literatúry.

KapitolaJa... Regulačná podpora podnikovej predškolskej vzdelávacej inštitúcie

1 .1 Zloženie právnych predpisovlegálne základ kancelárskej práce

Právnym rámcom pre kancelársku prácu je súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov, ktoré upravujú technológiu tvorby, spracovania, uchovávania a používania dokumentov pri súčasnej činnosti inštitúcie, ako aj reguláciu práce kancelárskej práce - jej štruktúru, funkcie, zamestnancov, technickú podporu a niektoré ďalšie aspekty.

Regulačný a metodický základ kancelárskej práce zahŕňa:

Legislatívne akty Ruskej federácie v oblasti informácií a dokumentácie;

Dekréty a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, nariadenia a nariadenia vlády Ruskej federácie, upravujúce otázky dokumentačnej podpory na federálnej úrovni;

Právne akty federálnych výkonných orgánov (ministerstvá, výbory, služby, agentúry atď.) Celoodvetvového aj rezortného charakteru;

Právne akty orgánov zastupiteľskej a výkonnej moci ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a ich územných celkov, ktoré upravujú otázky kancelárskej práce;

Právne akty normatívneho a poučného charakteru, metodické dokumenty o kancelárskej práci inštitúcií, organizácií a podnikov;

Štátne normy pre dokumentáciu;

Jednotné dokumentačné systémy;

Všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií;

Štátny systém dokumentácie podpory riadenia. Základné požiadavky na služby týkajúce sa dokumentov a dokumentácie (GSDOU);

Normatívne dokumenty o organizácii riadiacich prác a ochrane práce;

Normatívne dokumenty o organizácii archívneho ukladania dokumentov.

1 .2 Legislatívaštát Ruskej federáciev oblasti dokumentácie

Podpora dokumentácie je najdôležitejším aspektom činností akejkoľvek inštitúcie, organizácie alebo podniku. Legislatíva Ruskej federácie upravuje všeobecné zásady organizovania dokumentárnej podpory pre aktivity fyzických osôb (občanov) a právnických osôb.

Základom občianskeho zákonodarstva je Občiansky zákonník Ruskej federácie, ktorého prvá časť bola prijatá 21. októbra 1994, druhá časť - 22. decembra 1995. Občiansky zákonník určuje právne postavenie účastníkov občiansky obrat, dôvody vzniku a postup pri výkone vlastníckych práv a iných vlastníckych práv, práv k výsledkom duševnej činnosti (duševné vlastníctvo), upravuje zmluvné a iné povinnosti, ako aj ďalšie majetkové a osobné nemajetkové vzťahy s nimi spojené.

Občania a právnické osoby sú účastníkmi vzťahov upravených občianskym právom. Ruská federácia, základné zložky Ruskej federácie a mestské útvary sa tiež môžu zúčastňovať na vzťahoch upravených občianskymi zákonmi.

Reguláciou občianske vzťahyObčiansky zákonník ustanovuje druhy a rozmanitosti dokumentov vyhotovených na účely vykonávania úkonov občianskoprávnych vzťahov, registrácie skutočností o ich vzniku alebo zániku, potvrdenia právnych vzťahov atď. Napríklad čl. 51 a nasledujúce časti Občianskeho zákonníka ustanovujú druhy listín používaných pri vzniku, registrácii, reorganizácii a likvidácii právnickej osoby; Čl. 160 stanovuje písomnú formu transakcie a základné požiadavky na ňu; Čl. 307 definuje typy zmlúv, ktoré stanovujú povinnosti jednej strany (fyzickej alebo právnickej osoby) v prospech druhej strany; Čl. 420-453 obsahujú všeobecné ustanovenia o zmluve - dohoda dvoch alebo viacerých osôb o vzniku, zmene alebo zániku občianskych práv a povinností, vrátane ustanovení o forme, vlastnostiach uzavretia, dodatku a ukončení zmluvy.

Zákonník práce obsahuje nemenej náznaky postupu pri dokumentácii a druhoch dokladov, nové vydanie ktorá bola prijatá 30. júna 2006.

Najskôr by ste mali venovať pozornosť skutočnosti, že samotný kódex obsahuje zoznam legislatívnych a iných regulačných a právnych aktov, ktoré upravujú pracovné vzťahy (článok 5). Tie obsahujú:

Pracovné právne predpisy (vrátane právnych predpisov na ochranu práce), Zákonník práce, ďalšie federálne zákony a zákony jednotlivých subjektov Ruskej federácie obsahujúce normy pracovného práva;

Ďalšie regulačné právne akty obsahujúce normy pracovného práva:

Dekréty prezidenta Ruskej federácie;

Uznesenia vlády Ruskej federácie a normatívne právne akty federálnych výkonných orgánov;

Normatívne právne akty výkonných orgánov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie;

Normatívne právne akty orgánov miestnej samosprávy.

Veľká časť Zákonníka práce je venovaná najdôležitejšiemu ustanoveniu dokumentu pracovny pomer, - pracovná zmluva, ktorej náležitosti sú podrobnejšie: jej definícia (článok 56), obsah (všetky povinné informácie, článok 57), forma (článok 67), doba platnosti dokumentu (článok 58), postup pri uzatváraní (kapitola 11), zmeny (kapitola 12). Je ťažké pomenovať akýkoľvek iný typ dokumentu, ktorého požiadavky na prípravu a vyhotovenie by boli v legislatíve tak starostlivo zvážené.

V Zákonníku práce nájdeme aj definíciu a úvahu o kolektívna zmluva (Články 40 - 44) a učebná dohoda (články 198 - 200), ako aj typ dokumentu ako dohoda a jej rozmanitosti: všeobecné, medziregionálne, regionálne, odvetvové (medzisektorové), územné (články 45 - 51). Je potrebné zdôrazniť, že osobitný článok (47) dokonca odhaľuje mechanizmus vypracovania dohody.

V článku 66 nájdeme pokyny k ďalšiemu najdôležitejšiemu typu dokumentu - pracovnej knihe. V článku sú uvedené hlavné informácie obsiahnuté v tomto dokumente: „informácie o zamestnancovi, o práci, ktorú vykonáva, prestupy na iné stále pracovné miesto a o prepustení zamestnanca, ako aj dôvody skončenia pracovnej zmluvy a informácie o oceneniach za úspech v práci. Informácie o pokutách sa do pracovnej knihy nezapisujú, s výnimkou prípadov, keď je disciplinárny trest zamietnutý. Na žiadosť zamestnanca sa do pracovného zošita v mieste hlavného zamestnania zapisujú informácie o práci na čiastočný úväzok na základe dokladu potvrdzujúceho prácu na čiastočný úväzok. ““

Najdôležitejšou vecou pre zamestnanca pri vypĺňaní pracovnej knihy je odsek 2 článku 66: „Formulár, postup pri vedení a uchovávaní pracovných kníh, ako aj postup pri vytváraní formulárov pre pracovné knihy a pri poskytovaní týchto informácií zamestnávateľom ustanovuje vláda Ruskej federácie.“ Pri vypĺňaní pracovnej knihy sa teda podľa Zákonníka práce musí pozerať na akt vlády Ruskej federácie. Jedná sa o Pravidlá pre údržbu a ukladanie pracovných kníh, vytváranie formulárov pracovných kníh a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené vládou Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných knihách“. Text vyhlášky vlády Ruskej federácie obsahuje odkaz na vyhlášku ministerstva práce, ktorá schválila Pokyny na vypĺňanie pracovných kníh (vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003, č. 69).

Zákonník práce vymenúva druhy dokladov predložených pri uzatváraní pracovnej zmluvy (cestovný pas alebo iný doklad totožnosti; kniha pracovných záznamov, okrem prípadov, keď pracovná zmluva je uzatvorená prvýkrát alebo zamestnanec ide do práce na čiastočný úväzok; osvedčenie o poistení štátne dôchodkové poistenie; vojenské registračné dokumenty - pre osoby zodpovedné za vojenskú službu a osoby podliehajúce brannej povinnosti vojenská služba; doklad o vzdelaní, kvalifikácii alebo dostupnosti špeciálnych vedomostí - pri uchádzaní sa o zamestnanie, ktoré si vyžaduje špeciálne znalosti alebo špeciálne školenie) a druhy dokladov vyhotovených personálnou službou pri formalizácii pracovnoprávnych vzťahov (pracovná zmluva, objednávka). Zákon zároveň predpisuje podmienky vypracovania a spracovania týchto dokumentov. V článku 62 sa ustanovuje postup a podmienky vydávania kópií dokumentov (pomenovaných podľa ich typu) týkajúcich sa práce.

Všeobecne platí, že významná časť Zákonníka práce sa týka presne procesu dokumentácie pracovnoprávnych vzťahov.

Osobitná kapitola Zákonníka práce (kapitola 14) je venovaná ochrane osobných údajov zamestnancov. V ňom nájdeme definície pojmov „osobné údaje“ a „spracúvanie osobných údajov“, všeobecné požiadavky na spracúvanie, ochranu, uchovávanie, používanie a prenos osobných údajov. Viac podrobností o ochrane osobných údajov uvádza nový federálny zákon „O osobných údajoch“ z 27. júla 2006 č. 152-FZ. Zákon tiež začína definíciou pojmov „osobné údaje“ a „spracúvanie osobných údajov“, ich porovnanie však ukazuje, že sa nezhodujú.

Spolu s kódexmi Ruskej federácie niektoré aspekty práce s informáciami a dokumentáciou upravujú špeciálne federálne zákony. Zákon Ruskej federácie „o normalizácii“ z 10. júna 1993 č. 5154-1 ustanovuje právny rámec pre normalizáciu v Ruskej federácii, ktorý je povinný pre všetky vládne orgány, podniky a podnikateľov, verejné združenia, a definuje opatrenia štátna ochrana záujmov spotrebiteľov a štátu prostredníctvom vývoja a uplatňovania regulačných dokumentov o normalizácii. Zákon ustanovuje postup pri vykonávaní normalizačných prác, druhy normalizačných dokumentov a ich uplatňovanie, vykonávanie štátnej kontroly a dozoru nad dodržiavaním požiadaviek štátnych noriem, zodpovednosť za porušenie ustanovení zákona, ako aj postup financovania normalizačných prác a niektoré ďalšie aspekty. Zákon „o normalizácii“ poveril Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart Ruska) formovaním a vykonávaním štátnej politiky v oblasti normalizácie, vykonávania štátnej kontroly a dozoru nad dodržiavaním povinných požiadaviek štátnych noriem, účasťou na medzinárodnej (regionálnej) normalizácii. , organizácia odborného výcviku a preškolenie personálu v oblasti normalizácie, stanovenie pravidiel uplatňovania medzinárodných (regionálnych) noriem, pravidiel, noriem a odporúčaní pre normalizáciu na území Ruskej federácie, ak medzinárodné zmluvy Ruskej federácie neustanovujú inak. Pri vývoji tohto zákona prijala vláda Ruskej federácie 12. februára 1994 rezolúciu „O organizácii práce na normalizácii, zabezpečovaní jednotnosti meraní, certifikácii výrobkov a služieb“, ktorá schválila ustanovenia o postupe pri vytváraní a pravidlách používania federálneho fondu štátnych noriem, všeoruských klasifikátorov technických a ekonomických sociálne informácie (OKTEI), medzinárodné (regionálne) normy a postup pri vydávaní štátnych noriem a OKTEI a množstvo ďalších dekrétov a nariadení.

Federálny zákon Ruskej federácie „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ z 20. februára 1995 č. 24-FZ ustanovuje, že informačné zdroje (dokumenty a súbory dokumentov) sú predmetom vzťahov medzi jednotlivcami, právnickými osobami, štátom a sú chránené zákonom spolu s ďalšími zdrojmi. ... Zákon ustanovuje právny režim pre vytváranie, uchovávanie a používanie informačných zdrojov, najmä: postup pri dokumentovaní informácií; vlastníctvo jednotlivých dokumentov a jednotlivých polí dokumentov, dokumentov a polí dokumentov v informačných systémoch; kategórie informácií podľa úrovne prístupu k nim; objednať právna ochrana informácie.

Dokumentácia informácií - nevyhnutná podmienka ich zahrnutia do informačných zdrojov - sa vykonáva v súlade s postupom ustanoveným vládnymi orgánmi zodpovednými za organizáciu kancelárskych prác, štandardizáciu dokumentov a ich polí a bezpečnosť Ruskej federácie. Informačné zdroje môžu byť štátnym a neštátnym majetkom a vlastniť ich môžu občania, štátne orgány, miestne orgány, organizácie a verejné združenia. Ruská federácia a jednotlivé subjekty Ruskej federácie sú vlastníkmi informačných zdrojov vytvorených, získaných, akumulovaných na náklady federálneho rozpočtu, rozpočtov jednotlivých subjektov Ruskej federácie získaných inými metódami ustanovenými zákonom. Štát má právo na vyplatenie zdokumentovaných informácií od fyzických a právnických osôb, ak sú tieto informácie klasifikované ako štátne tajomstvo. Vlastník informačných zdrojov obsahujúcich informácie klasifikované ako štátne tajomstvo má právo nakladať s týmto majetkom iba so súhlasom príslušných štátnych orgánov. Dokumenty a polia dokumentov vytvorených na náklady fyzických a právnických osôb, ako aj nimi legálne získané a prijaté ako dar alebo dedičstvo, sú majetkom týchto právnických osôb a fyzických osôb. Subjekty predkladajúce zdokumentované informácie orgánom verejnej moci a organizáciám bez ďalšieho strácajú svoje práva na tieto dokumenty a na použitie informácií v nich obsiahnutých. Dokumentované informácie, ktoré orgánom verejnej správy a organizáciám bezpodmienečne predkladajú právnické osoby bez ohľadu na ich organizačnú a právnu formu a formy vlastníctva, ako aj občania, tvoria informačné zdroje, ktoré sú v spoločnom vlastníctve štátu a subjektov, ktoré tieto informácie poskytujú. Informačné zdroje, ktoré sú majetkom štátu, spadajú pod jurisdikciu orgánov verejnej moci a organizácií v súlade s ich kompetenciou, podliehajú účtovníctvu a ochrane ako súčasť majetok štátu... Informačnými zdrojmi môžu byť tovar, s výnimkou prípadov ustanovených v právnych predpisoch Ruskej federácie.

Vlastník informačných zdrojov má všetky práva ustanovené právnymi predpismi Ruskej federácie vrátane práva na:

Menovať osobu zodpovednú za ekonomické riadenie informačných zdrojov alebo za ich prevádzkové riadenie;

V rámci svojich právomocí ustanoviť spôsob a pravidlá spracúvania, ochrany informačných zdrojov a prístupu k nim;

Stanovte podmienky nakladania s dokumentmi pri ich kopírovaní a distribúcii.

Občania, štátne orgány, orgány územnej samosprávy, organizácie a verejné združenia sú povinní predkladať dokumentované informácie orgánom a organizáciám zodpovedným za tvorbu a využívanie štátnych informačných zdrojov.

Vývoj určitých ustanovení tohto zákona sa prejavil v prezidentskom dekréte „O základoch štátnej politiky v oblasti informatizácie“ z 20. januára 1994, vládnych nariadeniach „O informačnej podpore podnikania v Ruskej federácii“ z 1. decembra 1994 „Zlepšenie informačnej podpory obyvateľstva“ Ruská federácia “z 12. januára 1996 a ďalšie.

Federálny zákon „O účasti na medzinárodnej výmene informácií“ zo 4. júla 1996 č. 85-FZ je zameraný na vytvorenie podmienok pre efektívnu účasť Ruska na medzinárodnej výmene informácií v rámci jednotného svetového informačného priestoru, na ochranu záujmov Ruskej federácie, jednotlivých zložiek Ruskej federácie a komunálnych formácií, ochrana záujmov, práv a slobôd fyzických a právnických osôb pri medzinárodnej výmene informácií. Zákon určuje: predmetom medzinárodnej výmeny informácií môžu byť dokumentované informácie, informačné zdroje, informačné produkty, informačné služby, prostriedky medzinárodnej výmeny informácií a jej subjektmi sú Ruská federácia, jednotlivé subjekty Ruskej federácie, štátne orgány a orgány miestnej samosprávy, fyzické osoby a právnické osoby Ruskej federácie. Federácie, fyzické a právnické osoby cudzích štátov, osoby bez štátnej príslušnosti.

Zákon ustanovuje: vlastníctvo informačných produktov a prostriedkov medzinárodnej výmeny informácií, obmedzenia pri realizácii medzinárodnej výmeny informácií (vývozné obmedzenia), používanie prostriedkov medzinárodnej výmeny informácií (ochrana dôverných informácií), doplňovanie štátnych informačných zdrojov Ruskej federácie prostredníctvom medzinárodnej výmeny informácií, prístup k prostriedky medzinárodnej výmeny informácií a zahraničných informačných produktov a ďalšie otázky medzinárodnej výmeny informácií.

Zákon Ruskej federácie „O štátnych tajomstvách“ z 21. júla 1993 č. 5485 upravuje vzťahy vznikajúce v súvislosti s klasifikáciou informácií ako štátnych tajomstiev, ich odtajnením a ochranou v záujme zaistenia bezpečnosti Ruskej federácie. Zákon sa vzťahuje na štátne tajomstvá chránené štátom v oblasti jeho vojenskej, zahraničnej politiky, hospodárstva, spravodajských služieb, kontrarozviedky a operatívneho pátrania, ktorých šírenie môže poškodiť bezpečnosť Ruskej federácie. Zákon ustanovuje právomoci štátnych orgánov a úradníkov určené na zabezpečenie ochrany a ochrany štátneho tajomstva, zoznam informácií tvoriacich štátne tajomstvo, postup utajovania a odtajňovania informácií a ich nosičov, nakladanie s informáciami tvoriacimi štátne tajomstvo, postup ich ochrany, kontroly a dozoru nad poskytovaním štátneho tajomstva. tajomstvá a ďalšie otázky.

Ustanovenia tohto zákona boli vypracované vo vyhláške prezidenta Ruskej federácie „O schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo“ z 30. novembra 1995, v nariadení vlády Ruskej federácie „O zozname informácií, ktoré nemôžu predstavovať obchodné tajomstvo“ z 5. decembra 1991. , uznesenie Ruského dôchodkového fondu „O schválení zoznamu informácií predstavujúcich dôverné informácie“ z 30. augusta 1996 atď.

Základy právnych predpisov Ruskej federácie o archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch, ktoré prijal Najvyšší soviet Ruskej federácie 7. júla 1993, sú zamerané na zlepšenie organizácie archivácie v krajine, predchádzanie škodám, zničeniu, krádeži, nelegálnemu nákupu, predaju, získavaniu a vývozu archívnych dokumentov pre hranica; regulovať zriaďovanie, organizáciu ukladania, účtovníctvo, používanie a správu archívov a archívnych fondov, zabezpečovať bezpečnosť archívnych dokumentov, ich komplexné použitie v záujme občanov, spoločnosti a štátu; vymedziť pojmy základných pojmov archivácie (Archívny fond Ruskej federácie, archívny dokument, archívny fond, archív, archívny obchod a pod.), charakterizovať zloženie Archívneho fondu Ruskej federácie v jeho štátnej a neštátnej časti, ustanoviť vlastníctvo archívov, postup pri prevode tohto práva a jeho ochrana, systém riadenia archívnych vecí v Ruskej federácii, postup ukladania, vypĺňania, účtovania a používania archívnych dokumentov; určiť zodpovednosť za porušenie právnych predpisov o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch a zásad medzinárodnej spolupráce v oblasti archívov.

Pri vývoji Základov právnych predpisov o archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch boli prijaté nasledujúce: Dekrét prezidenta Ruskej federácie zo 17. marca 1994 „O schválení nariadení o archívnom fonde Ruskej federácie“, uznesenie rady ministrov - vlády Ruskej federácie z 3. marca 1993 „O postupe rezortné ukladanie dokumentov a ich organizácia v kancelárskej práci "atď. Legislatíva Ruskej federácie upravuje aj ďalšie oblasti činnosti úzko súvisiace s dokumentáciou, napríklad vytváranie a používanie moderných automatizovaných a telekomunikačných systémov (zákon Ruskej federácie" O právnej ochrane programov pre elektronické počítače a databázy "z 23. septembra 1992 a ďalšie výnosy a uznesenia), zákony a iné právne akty v oblasti komunikácií: federálne zákony" O komunikácii "zo 16. februára 1995 a" O poštovej komunikácii "z 9. augusta 1995, Poštový poriadok z 22. apríla 1992 prijatý Radou vedúcich správ správ spojov nar iónové spoločenstvo v oblasti komunikácií a ďalšie právne predpisy.

1.3 Vývoj právnej podpory pre automatizáciu kancelárií

Otázky práce s dokumentmi v elektronickej podobe sa čoraz viac odrážajú v ruských právnych predpisoch. Uveďme zoznam najdôležitejších zákonov a predpisov.

Najskôr je potrebné pomenovať taký základný zákon v oblasti organizácie práce s elektronických dokumentov, ako federálny zákon „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (č. 149-ФЗ z 27. júla 2006), v ktorom si najväčšiu pozornosť zaslúži článok 11 „Dokumentovanie informácií“, ktorý vlastne zavádza jednotný systém kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnych úradoch. samospráva. Toto je veľmi dôležitý zákon, ktorý si zaslúži samostatnú úvahu. Všimnime si federálny zákon „O osobných údajoch“ (č. 152-FZ z 27. júla 2006), ktorý bol prijatý súčasne s ním a stanovil požiadavku na ochranu databáz zamestnancov. Zákon ukladá pre automatizačné systémy kancelárií množstvo obmedzení, pretože mnohé z nich sú integrované do systémov personálneho účtovníctva, čo znamená, že sa na ne vzťahujú všetky zákonné požiadavky. Takže v súlade s článkom 19 „prevádzkovateľ je povinný pri spracúvaní osobných údajov prijať nevyhnutné organizačné a technické opatrenia vrátane použitia šifrovacích (kryptografických) prostriedkov na ochranu osobných údajov pred neoprávneným alebo náhodným prístupom k nim, zničením, zmenou, blokovaním, kopírovaním , distribúcia osobných údajov, ako aj z iných protiprávnych konaní “, zatiaľ čo v terminológii zákona prevádzkovatelia zahŕňajú akékoľvek„ legálne alebo individuálneorganizovanie a (alebo) vykonávanie spracúvania osobných údajov, ako aj určovanie účelov a obsahu spracúvania osobných údajov “(článok 3).

Navyše, zavedenie biometrických identifikačných systémov pomocou elektronického digitálneho podpisu si teraz vyžaduje povinný písomný súhlas každého zamestnanca, ktorý podpíše dokument biometrickými prostriedkami, pretože v súlade so zákonom „informácie, ktoré charakterizujú fyziologické vlastnosti človeka, a na základe ktorých je možné zistiť jeho totožnosť ( biometrické osobné údaje), možno spracúvať iba s písomným súhlasom subjektu osobných údajov “(článok 11).

Iný federálny zákon - „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“ (č. 59-FZ z 2. mája 2006) - zabezpečoval možnosť prijímania žiadostí (sťažností, žiadostí) od občanov v elektronickej podobe „štátnemu orgánu, miestnej samospráve alebo úradník od informačné systémy všeobecné použitie “(článok 7 odsek 3).

Digitálne podpisy používa čoraz viac organizácií. Pre nich je zaujímavý výnos vlády Ruskej federácie „O zmene a doplnení a uznaní neplatnosti niektorých zákonov vlády Ruskej federácie o vydávaní licencií na určité druhy činností“ zo 14. decembra 2006 č. 767. Federálna služba o dohľade v oblasti komunikácií odsek 5 slová o licenciách „činnosť certifikačných stredísk elektronických digitálnych podpisov, ako aj kontrola dodržiavania ustanoveného licenčné požiadavky podmienky “.

Dôležitou udalosťou na konci roku 2006 bolo prijatie štvrtej časti Občianskeho zákonníka Ruskej federácie (č. 230-FZ z 18. decembra 2006). Predpisy o práci s dokumentmi v elektronickej podobe sa objavili už v roku 1994 prijatím prvej časti občianskeho zákonníka. Vo štvrtej časti Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, ktorá bola zverejnená 18. decembra 2006, má popredné miesto využitie počítačových technológií. Softvér pre počítače a databázy uvedený v článku 1225, ktorý otvára štvrtú časť občianskeho zákonníka, je klasifikovaný ako zákonom chránené duševné vlastníctvo.

Pretože je dnes ťažké predstaviť si moderné kancelárske pracovné systémy bez databáz na dokumentoch organizácie, ktoré sú základom pre registráciu dokumentov, kontrolu vykonávania, informačné a referenčné práce atď., Pri zavádzaní automatizačných systémov je nevyhnutné zohľadniť oddiel 5 časti 4 Občianskeho zákonníka „Zákon výrobca databázy ".

Najprv v Občianskeho zákonníka uvádza sa definícia databázy: „Databáza je objektívne prezentovaný súbor nezávislých materiálov (články, výpočty, nariadenia, rozhodnutia súdov a iné podobné materiály), systematizovaný tak, aby bolo možné tieto materiály vyhľadať a spracovať pomocou elektronického počítača ( Počítač) “(článok 1260).

Po druhé, bolo určené, kto sa považuje za výrobcu databázy - „osoba, ktorá organizovala vytvorenie databázy a práce na zbere, spracovaní a umiestnení jej základných materiálov. Ak neexistujú dôkazy o opaku, výrobcom databázy je občan alebo právnická osoba, ktorej meno alebo označenie je obvyklým spôsobom uvedené na kópii databázy a (alebo) na jej obale “(článok 1333).

Nadobudnutie účinnosti štvrtej časti Občianskeho zákonníka Ruskej federácie od 1. januára 2008 si vyžaduje veľmi opatrný prístup k dokumentom, ktoré môžu byť chránené autorským právom, pretože v súlade s článkom 1270 „záznam diela na elektronickom médiu vrátane záznamu do pamäte počítača, sa tiež považuje za reprodukciu, s výnimkou prípadu, keď je takýto záznam dočasný a predstavuje neoddeliteľnú a podstatnú súčasť technologického procesu, ktorého jediným účelom je zákonné použitie záznamu alebo zákonné zverejnenie diela. ““

Vo vzťahu elektronické kópie článkov 1275 stanovuje osobitné obmedzenia. Aj keď je kopírovanie (reprodukcia) materiálov v tradičnej podobe povolené, na elektronické materiály sa vzťahuje množstvo zákazov a obmedzení. Teda „digitálne vyjadrené kópie diel dočasne poskytnutých knižnicami bezplatné použitie, okrem iného v poradí vzájomného využívania knižničných zdrojov, je možné ich poskytovať iba v priestoroch knižníc, s vylúčením možnosti vyhotovovania rozmnoženín týchto diel v digitálnej podobe “(článok 1274),„ rozmnožovanie nezahŕňa rozmnožovanie diela alebo uchovávanie jeho rozmnoženín v elektronickej podobe (vrátane v digitálnej), optickej alebo inej strojovo čitateľnej podobe, s výnimkou prípadov vytvorenia dočasných kópií určených na reprodukciu technickými prostriedkami “(článok 1275). Články: 1317, odsek 4; 1324, odsek 5 (zvukové nahrávky); 1330, odsek 2.2 (rozhlasové a televízne vysielanie), sa tiež zmieňuje o téme vytvárania elektronických záznamov: „Za reprodukciu sa považuje aj nahrávanie vystúpenia na elektronické médium vrátane záznamu do pamäte počítača, pokiaľ nie je dočasné a predstavuje neoddeliteľný a podstatná súčasť technologického procesu s jediným účelom: zákonné použitie záznamu alebo zákonné uvedenie výkonu pre verejnosť. ““

Občiansky zákonník osobitne stanovuje technológie na archiváciu záznamov. Napríklad v článku 1279 sa uvádza, že „záznam môže byť bez súhlasu držiteľa autorských práv uložený v štátnych alebo mestských archívoch, ak má výlučne dokumentačný charakter“.

Výsledkom je, že vznik viacerých legislatívnych aktov ovplyvňujúcich používanie počítačových technológií pri práci s dokumentmi ukazuje, že dnešná realita, rozsiahle používanie počítačových technológií pri práci s dokumentmi, sa postupne začína odrážať v právnych predpisoch, a to nielen umožňuje, ale v niektorých prípadoch zavádza povinnosť používať pri práci s dokumentmi moderné výpočtové technológie.

To všetko naznačuje, že tak vývojári automatizovaných systémov, ako aj všetci používatelia musia pozorne sledovať všetky zmeny v právnych predpisoch a pravidelne odkazovať na právne databázy ako „Garant“, „ConsultantPlus“, „Code“ alebo podobné. Navyše, keďže pre zamestnancov predškolských vzdelávacích inštitúcií je ťažké zvoliť si tie, ktoré ovplyvňujú postup pri práci s dokumentmi v obrovskom prúde nových zákonov, vyhlášok a vyhlášok, môžeme tiež odporučiť časopis „Office Work“ a stránky na internete s kancelárskymi prácami, ktoré publikujú nielen tematické články, ale aj legislatívne, regulačné a metodické dokumenty o kancelárskej práci.

KapitolaII... Vývoj systémov predškolskej normalizácie

2 . 1 Štátne normy pre dokumentáciu

Normalizácia v súlade so zákonom Ruskej federácie „O štandardizácii“ prijatým 10. júna 1993 je činnosťou zameranou na stanovenie noriem, pravidiel a charakteristík s cieľom zabezpečiť:

Bezpečnosť výrobkov, prác a služieb pre prostredie, život, zdravie a majetok;

Technická a informačná kompatibilita, ako aj zameniteľnosť produktu;

Kvalita výrobkov, prác a služieb v súlade s úrovňou rozvoja vedy, techniky a technológie; jednotnosť meraní;

Úspora všetkých typov zdrojov;

Bezpečnosť hospodárskych zariadení s prihliadnutím na riziko prírodných katastrof a katastrof spôsobených človekom a iných mimoriadnych udalostí;

Obranné kapacity a mobilizačná pripravenosť krajiny.

Normatívne dokumenty o normalizácii platné v našej krajine zahŕňajú:

Štátne normy Ruskej federácie (GOST); medzinárodné (regionálne) normy uplatňované v súlade so stanoveným postupom; pravidlá, normy a odporúčania pre normalizáciu; všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií;

Priemyselné štandardy; podnikové štandardy; normy vedeckých a technických, inžinierskych spoločností a iných verejných združení.

Pre výrobky, práce a služby medzisektorového významu sú vypracované štátne normy. Obsah požiadaviek noriem, ich rozsah, rozsah a termín ich zavedenia určujú orgány štátnej správy, ktoré ich prijímajú. V súlade so zákonom „O štandardizácii“ sú štátne normy a vše ruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií prijímané Štátnou normou Ruska; nadobúdajú účinnosť po ich štátnej registrácii. Požiadavky stanovené normami sú povinné pre všetky vládne orgány a podnikateľské subjekty. Gosstandart Ruska a ďalšie špeciálne oprávnené štátne orgány útvary v rámci svojej pôsobnosti vykonávajú štátnu kontrolu a dohľad nad dodržiavaním záväzných požiadaviek štátnych noriem.

Všetky štátne normy pôsobiace na území našej krajiny sú zjednotené do jedného štátneho normalizačného systému - hierarchicky organizovaný systém klasifikácia a kódovanie samotných štátnych noriem.

Séria 1 štátneho normalizačného systému obsahuje súbor základných noriem, ktoré obsahujú ustanovenia o postupe pri vývoji štátnych noriem, o konštrukcii, prezentácii a vykonávaní noriem, ich schvaľovaní, registrácii a implementácii, o postupe pri zmene a doplnení noriem, zrušení noriem a pod., napríklad GOST 1.RO-92. Štátny systém normalizácie Ruskej federácie: Základné ustanovenia.

Nezávislý komplex je tvorený normami pre jednotné dokumentačné systémy a jednotným systémom klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií:

GOST 6.01.1-87. Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických a ekonomických informácií;

GOST 6.10.3-83. Jednotné dokumentačné systémy. Zaznamenávanie informácií o zjednotených dokumentoch v komunikačnom formáte;

GOST 6.10.4-84. Jednotné dokumentačné systémy. Poskytnutie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovo hodnotenom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Základné ustanovenia;

GOST 6.10.5-87. Jednotné dokumentačné systémy. Požiadavky na konštrukciu kľúča rozloženia;

GOST 6.10.6-87. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. Vzorový formulár;

GOST 6.10.7-90. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu. Skóre;

GOST R 6,30-97. Jednotné dokumentačné systémy. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie;

GOST 16487-83. Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície (GOST si zachováva číslo, ktoré jej bolo pridelené pri registrácii prvej terminologickej normy v roku 1970).

2.2 Podpora štátudokumentačné systémy

Za účelom zníženia počtu dokumentov používaných pri činnosti inštitúcií, organizácií a podnikov, typizácie ich formy, zníženia mzdových, časových a materiálových nákladov na ich prípravu a spracovanie, dosiahnutia informačnej kompatibility automatizovaných databáz v národnom hospodárstve sa pracuje na zjednotení dokumentov a vytvorení jednotných dokumentačných systémov (USD) - súbor vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov, ktoré poskytujú dokumentovanú prezentáciu údajov o určitých druhoch ekonomických činností, prostriedkoch ich údržby, regulačných a učebné materiály o ich vývoji a uplatňovaní. V centre tvorby USD je metóda zjednotenia - nastolenie jednotnosti v zložení a formách riadiacich dokumentov vytvorených pri riešení rovnakého typu funkcií a úloh riadenia. Zároveň sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v USD (pozri časť 2.5). V súčasnosti existuje osem USD:

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

Jednotný bankový dokumentačný systém;

Jednotný systém finančného, \u200b\u200búčtovného a výkazníckeho systému účtovná dokumentácia rozpočtové inštitúcie a organizácie;

Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;

Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

Jednotný systém pracovnej dokumentácie;

Jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie;

Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Vývoj USD uskutočňujú príslušné ministerstvá a oddelenia poverené touto prácou.

Z dôvodu zachovania aktuálnosti SDC sa udržiavajú, čo podľa potreby umožňuje zavedenie zmien a doplnkov do kontrolného poľa jednotných formulárov dokumentov.

Dôležitými prostriedkami informačnej podpory, najmä v oblastiach ako ekonomika, štatistika, bankovníctvo, colníctvo, zahraničná ekonomická činnosť, sú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií. Poskytujú integrované spracovanie údajov v automatizovaných informačných systémoch.

Klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií - normatívne dokumenty obsahujúce systematizovaný súbor názvov objektov uvádzaných ako klasifikačné zoskupenia a kódy, ktoré sú im priradené. Sociálne a ekonomické objekty a ich vlastnosti podliehajú klasifikácii a kódovaniu, ktorých informácie sa používajú pri činnosti orgánov a správy a sú obsiahnuté v jednotných formách dokumentov.

V súčasnosti je vyvinutých a v prevádzke 37 celo ruských a celounijných klasifikátorov. Súbor klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj vedeckých, metodických a normatívnych a technických dokumentov na ich vývoj, údržbu a implementáciu, ako aj služieb vykonávajúcich práce v oblasti klasifikácie a kódovania tvoria Jednotný systém klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKK TEI).

V závislosti od oblasti použitia sa klasifikátory delia na: ruské, priemyselné a podnikové klasifikátory.

Všetci klasifikátori sú z hľadiska obsahu rozdelení do troch skupín:

1. Klasifikátory informácií o riadiacich dokumentoch, úlohách riešených v automatizovaných riadiacich systémoch, druhoch činností, ekonomických a sociálnych ukazovateľoch:

All-Russian Classifier of Standards (OKS); Všeruský klasifikátor výrobkov (OKP); Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD);

Všeruský klasifikátor mien (OKV); Všeruský klasifikátor meracích jednotiek (OKEI); Tovarová nomenklatúra zahraničnej hospodárskej činnosti (TN VED) atď.

2. Klasifikátory informácií o organizačných štruktúrach:

Všeruský klasifikátor štátnych mocí a správnych orgánov (OKOGU);

Všeruský klasifikátor podnikov a organizácií (OKPO);

Všeruský klasifikátor ekonomických regiónov

All-Union Classifier of National Economy Branches

All-Union klasifikátor miest nakládky a vykládky na železnici, rieke, mori, vzduchu a cestná preprava (OKPPV) a ďalšie.

3. Klasifikátory informácií o obyvateľstve a personáli:

Všeruský klasifikátor informácií o sociálnej ochrane obyvateľstva (OKISZN);

Všeruský klasifikátor špecializácií vo vzdelávaní (OKSO);

Celo ruský klasifikátor robotníckych profesií, kancelárskych miest a mzdových tried (OKPDTR)

Všeruský klasifikátor informácií o obyvateľstve (OKIN) atď.

Štruktúra a obsah klasifikátora technických, ekonomických a sociálnych informácií na príklade Všeruského klasifikátora riadiacej dokumentácie (OKUD) je nasledovný.

OKUD obsahuje informácie o jednotných dokumentačných systémoch a formách dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve. Je navrhnutý na riešenie nasledujúcich úloh:

Registrácia formulárov dokumentov;

Zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve;

Zníženie počtu použitých formulárov;

Výnimky z obehu neštandardizovaných formulárov dokumentov;

Poskytovanie účtovníctva a systematizácia jednotných formulárov;

Dokumenty založené na ich registrácii;

Kontrolu nad zložením dokumentov a elimináciu duplikácie informácií používaných v oblasti riadenia;

Racionálna organizácia kontroly používania jednotných formulárov dokumentov.

Predmetmi klasifikácie v OKUD sú všeruské (medzirezortné, medzirezortné) jednotné formy dokumentov schválené ministerstvami (oddeleniami) Ruskej federácie - vývojármi USD.

Najkompletnejším medziodvetvovým dokumentom o organizácii riadiacej dokumentácie je Štátny systém dokumentácie riadenia - GSDOU, publikovaný v roku 1990.

GSDOU je súbor zásad a pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi vo vládnych orgánoch, v podnikoch (združeniach), v inštitúciách a verejných organizáciách.

Hlavným cieľom GSDOU je zefektívnenie pracovného toku organizácií, zníženie počtu a zlepšenie kvality dokumentov, vytvorenie najpriaznivejších podmienok pre použitie technických prostriedkov a moderných technológií na zber, spracovanie, analýzu informácií, zlepšenie práce riadiaceho aparátu. GSDOU sa vzťahuje na všetky dokumentačné systémy vládnych orgánov, súdov, prokurátorov, arbitráží, inštitúcií, organizácií a podnikov vrátane dokumentov vytvorených počítačovou technológiou.

Hlavné ustanovenia GSDOU pokrývajú otázky dokumentovania riadiacich činností, organizácie práce s dokumentmi, mechanizácie a automatizácie práce s dokumentmi, organizácie služby podpory dokumentov pre správu. Časť „Dokumentácia činností riadenia“ obsahuje ustanovenia, ktoré určujú zloženie riadiacich dokumentov, hlavné smery a postup pri zjednocovaní a štandardizácii dokumentov, registráciu podrobností manažérskych dokumentov vrátane strojovo čitateľných dokumentov a strojovo čitateľných dokumentov, ako aj všeobecné požiadavky na prípravu textov dokumentov. V časti „Organizácia práce s dokumentmi“ sa stanovujú zásady a postup organizácie toku dokumentov v inštitúcii, budovania systému vyhľadávania informácií pre dokumenty inštitúcie, monitorovania vykonávania dokumentov a prípravy dokumentov na prenos do rezortného archívu na uloženie.

Ustanovenia GSDOU sa zavádzajú do praxe dokumentačnej podpory prostredníctvom vývoja a publikovania štandardov, pokynov pre kancelárske práce (dokumentačná podpora riadenia), metód, pravidiel, odporúčaní k rôznym aspektom kancelárskej práce, zjednotenia zloženia a formy riadiacich dokumentov atď. riadenia v rámci modelového pokynu pre kancelársku prácu na ministerstvách a ministerstvách Ruskej federácie, ktorý bol vypracovaný v roku 1993.

2.3 Vývoj štátnych štandardov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie

Jedným zo základných regulačných dokumentov v oblasti vytvárania a spracovania dokumentov je známa norma - GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “. Túto normu je možné považovať prakticky za odkaz na plochu pre ktorúkoľvek súčasť a prípravu dokumentov, pretože obsahuje základné informácie o podrobnostiach dokumentov a ich umiestnení. V tomto roku dostali zamestnanci predškolských vzdelávacích inštitúcií ďalší štandard - GOST R ISO 15489-1-2007 „Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky". Táto norma pripravená Všeruským výskumným ústavom pre správu záznamov a archiváciu VNIIDAD bola schválená a uvedená do platnosti uznesením Federálnej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu z 12. marca 2007 č. 28-st. Norma bola pripravená na základe medzinárodnej normy ISO 15489-1: 2001 „Informácie a dokumentácia. Správa záznamov. Všeobecné ustanovenia “(ISO 15489-1: 2001„ Informácie a dokumentácia - Správa záznamov - Všeobecné ustanovenia “).

Táto norma upravuje procesy správy dokumentov vo vládnych, obchodných a verejných organizáciách, interných aj externých (napríklad odchádzajúce dokumenty). Rovnako ako všetky normy, aj v súlade s federálnym zákonom z 27. decembra 2002 č. 184-FZ „O technických predpisoch“ (v znení zmien a doplnení 1. mája 2007) sa štandardizácia vykonáva v súlade so zásadami dobrovoľného uplatňovania noriem (článok 12), potom tam je GOST nie je povinné. Jeho ustanoveniami sú odporúčania na vytvorenie systémov správy dokumentov, postup zahrnutia dokumentov do nich a zabezpečenie súladu dokumentov so stanovenými charakteristikami.

Špeciálny význam pre tento štandard je daný masívnym zavedením systémov automatizácie kancelárskych priestorov v posledných rokoch, pretože tento štandard je použiteľný pre tradičné papierové aj moderné automatizované technológie.

Norma sa vzťahuje na správu dokumentov všetkých formátov a na všetkých médiách vytvorených alebo prijatých organizáciami všetkých foriem vlastníctva v rámci ich činností. Obsahuje ustanovenia o zodpovednosti, politikách, postupoch, systémoch a procesoch týkajúcich sa dokumentov organizácií.

Dnes je čoraz viac organizácií certifikovaných na súlad s medzinárodnými normami ISO: 9000. V rámci prípravy obchodných procesov riadenia na certifikáciu budú osobitne relevantné ustanovenia GOST R IS015489-1-2007 o správe dokumentov, pretože správa dokumentov v norme sa považuje za súčasť systému riadenia kvality založeného na požiadavkách ISO 9001 a ISO 140012. GOST obsahuje aj metodické odporúčania pre návrh a implementáciu systémov správy dokumentov, ktoré budú potrebné pre všetky organizácie riešiace problém skvalitňovania práce administratívnych pracovníkov, zvyšovania efektívnosti predškolskej vzdelávacej inštitúcie a zavádzania automatizačných systémov kancelárie vrátane elektronickej správy dokumentov.

Norma je určená tak odborníkom v oblasti predškolských vzdelávacích inštitúcií, ako aj vedúcim organizácií a všetkým zamestnancom pracujúcim s dokumentmi.

Veľmi dôležitou časťou GOST sú pojmy a definície. Sú v ňom uvedené definície: archívny orgán; archívna autorita; systém správy dokumentov (systém záznamov); dokument (záznam); prístup (prístup); indexovanie; klasifikácia premena; sledovanie; sledovanie akcií; metadáta (metadáta); migrácia (migrácia); konzervácia; výber a prenos (dispozícia); presun (vo vzťahu k miestu uloženia); prenos (vo vzťahu k spôsobu skladovania); podávanie správ (zodpovednosť); registrácia; zničenie; správa záznamov.

Dnes musia odborníci na dokumenty čoraz častejšie používať anglickú literatúru o technológiách na prácu s dokumentmi a medzinárodnými normami. Priamy preklad zároveň nie vždy vyjadruje presný význam pojmov, pretože použitý slovník je úzko spätý s prijatými technológiami pre prácu s dokumentmi, ktoré sa na Západe aj u nás výrazne líšia. Jeden anglický výraz v ruštine môže zodpovedať dvom odlišným výrazom, ktoré vyjadrujú rôzne odtiene technológií pre prácu s dokumentmi, a naopak. preto veľké plus je prítomnosť anglických výrazov v zátvorkách v časti terminológie, ktorá vám pomôže zorientovať sa pri práci so zahraničnými zdrojmi.

Je zaujímavé porovnať tieto výrazy s podobnými výrazmi, ktoré sú k dispozícii vo vnútroštátnej legislatíve. Napríklad norma uvádza výraz „archívna autorita; archívny orgán: Inštitúcia zodpovedná za výber dokumentov na ukladanie, získanie a údržbu archívneho fondu, poskytnutie prístupu k archívnym dokumentom a súhlas s likvidáciou dokumentov, ktoré nepodliehajú ukladaniu. ““ A vo federálnom zákone „O archívnych veciach v Ruskej federácii“ (z 22. októbra 2004, č. 125-FZ) je pojem „archív“ - „inštitúcia alebo štruktúrna jednotka organizácie, ktorá uchováva, získava, zaznamenáva a používa archívne dokumenty“.

Podobné dokumenty

Zloženie regulačného a metodického základu kancelárskej práce: zákony a právne akty prezidenta, vlády a federálnych výkonných orgánov v oblasti dokumentácie. Klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií.

test, pridané 10.10.2011


Dokumenty definujúce organizáciu kancelárskej práce v organizácii. Hlavné ciele, zámery a funkcie služby dokumentácie riadenia, jej práva a povinnosti. Analýza poradia organizácie kancelárskych prác na príklade LLC "MTK" Milkom ".

abstrakt, pridané 31.03.2015


Dôverná kancelárska práca: podstata a obsah, základné zákony a zásady vykonávania, právny základ a význam. Metódy a normy automatizácie procesov dokumentačnej podpory riadenia v podniku.

test, pridané 4. 6. 2014


Dokumentačná štruktúra upravujúca činnosť veterinárneho riaditeľstva Ťumeňského regiónu. Moderný systém kancelárskej práce. Ciele a ciele automatizácie kancelárskej práce a procesov pracovného toku. Výber elektronických systémov na správu dokumentov.

práca, pridané 27.11.2013


všeobecné charakteristiky činnosti Safe City LLC, oboznámenie sa s problémami a metódami organizovania kancelárskych prác. Zoznámenie sa so štruktúrou právneho rámca kancelárskych prác. Analýza funkcií riadiacej dokumentácie.

diplomová práca, pridané 25.5.2015


Regulačný a metodický základ pre organizovanie podpory dokumentácie. Pojmy a definície v kancelárskej práci. Kancelárske a kancelárske funkcie systému personálneho riadenia. Zdokumentovanie posúdenia personálnych činností, organizácia toku dokladov.

abstrakt, pridané 21.03.2010


Organizačná štruktúra, systém riadenia a história vývoja spoločnosti JSC Gazprom Neft. Analýza organizácie kancelárskej práce v podniku. Posúdenie činností služby dokumentácie riadenia. Hlavné spôsoby, ako to vylepšiť.

semestrálna práca, pridané 18. 4. 2011


Teoretické aspekty organizácia dokumentačnej podpory pre riadenie v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a pracovným tokom. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza obratu nemocničnej dokumentácie.

práca, pridané 1. 6. 2013


Legislatívna regulácia kancelárskej práce a archivácie. Normatívna a metodická úprava kancelárskych prác. Právny základ pre normalizáciu v Ruskej federácii. Všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií.

abstrakt pridaný 8. 8. 2014


Činnosti súvisiace s dokumentovaním riadenia. Štátny systém predškolských vzdelávacích inštitúcií. Obchodný a obchodný list. Organizácia práce s dokumentmi. Automatizácia procesov riadiacej dokumentácie. História automatizácie kancelárskych prác.

Regulačno-metodická základňa kancelárskych prác

Na základe nadobudnutia účinnosti novej GOST R 7.0.97-2016 1. júna 2018 by sa malo zvážiť regulačné a metodické nariadenie kancelárskych prác.

Regulačno-metodická základňa kancelárskych prácJe súbor zákonov, regulačných právnych aktov a metodických dokumentov regulujúcich technológiu vytvárania dokumentov, ich spracovanie, uchovávanie a použitie pri bežných činnostiach inštitúcie, ako aj činnosti kancelárskej práce: jej štruktúra, funkcie, zamestnanci, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty.

Regulačný a metodický základ kancelárskej práce zahŕňa:

• legislatívne akty Ruskej federácie v oblasti dokumentácie a informácií;
• dekréty a nariadenia prezidenta Ruskej federácie, uznesenia vlády Ruskej federácie v oblasti kancelárskych prác;
• normatívne právne akty federálnych výkonných orgánov upravujúce otázky dokumentačnej podpory;
• technické predpisy a národné normy v oblasti riadiacej dokumentácie;
• všeruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií;
• jednotné dokumentačné systémy; - regulačné právne akty vydané vedením inštitúcií, organizácií a podnikov.

Regulačný rámec pre kancelársku prácu v Ruskej federácii je založený na federálnych právnych predpisoch a GOST. Posledne uvedené sú základom pre vykonávanie kancelárskej práce v organizáciách.

Prvotným právnym aktom, ktorý určuje štátnu politiku v oblasti výmeny informácií a dokumentov, je Ústava Ruskej federácie. Ústava Ruskej federácie hovorí: „Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a distribuovať informácie akýmkoľvek legálnym spôsobom ...“. Toto ustanovenie je vypracované v najdôležitejšom právnom akte - federálnom zákone „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ z 27. júla 2006 č. 149-FZ. Rovnako dôležité sú ustanovenia federálny zákon z 29. júna 2015 N 162-FZ „O štandardizácii v Ruskej federácii“.

Občiansky zákonník Ruskej federácie ustanovil právny základ nielen pre činnosť právnických osôb, ale aj pre jeho dokumentáciu. Niekoľko článkov občianskeho zákonníka ustanovuje požiadavky na obsah charty a zakladajúcej zmluvy, na základe ktorej pôsobia právnické osoby. Kódex RF o správnych priestupkoch ustanovuje správne sankcie za porušenie pravidiel ukladania, získavania, účtovníctva a používania archívnych dokumentov.

Trestný zákon Ruskej federácie ustanovil trestnoprávnu zodpovednosť za nezákonné konanie s dokumentmi a informáciami. Niekoľko legislatívnych aktov Ruskej federácie (zákony „O štátnom znaku Ruskej federácie“, „O elektronických digitálnych podpisoch“, „O obchodných tajomstvách“, „O archívnych veciach v Ruskej federácii“, „O účtovníctve“ atď.) Obsahuje normy, ktoré by sa malo brať do úvahy pri príprave, vykonávaní a uchovávaní obchodných dokumentov.

Súčasná legislatíva upravuje požiadavky na dokumenty zasielané rôznymi komunikačnými prostriedkami vrátane e-mailu, internetu, požiadavky na ochranu informácií, dodanie dokumentom právnej sily (úradnosti) atď.

Dekréty prezidenta Ruskej federácie patria medzi normatívne subjekty, ktoré riadia prácu úradu. Uvádzame kľúčové dekréty týkajúce sa regulácie kancelárskych prác v Ruskej federácii:

• Vyhláška „O schválení nariadení o archívnom fonde Ruskej federácie“;
• Vyhláška „O schválení Zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo“.

Uznesenia vlády Ruskej federácie, upravujúce kancelársku prácu, upravujú rôzne aspekty toku dokumentov. Najdôležitejšie dekréty ruskej vlády v tejto oblasti sú:

• „Po schválení Pravidiel poskytovania poštových služieb“;
• „Po schválení Pravidiel klasifikácie informácií predstavujúcich štátne tajomstvo v rôznej miere utajenia.“;
• „O vývoji jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií.“

Vlastnosti GOST R 7.0.97-2016

GOST, ktorá vstúpila do platnosti 1. júla 2018, má množstvo funkcií, ktoré je potrebné podrobne zvážiť. Nová GOST teda vstúpila do platnosti v súlade s nariadením Rosstandart z 5. apríla 2017 N 435-st „O zmenách a doplnkoch k vyhláške Federálnej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu z 8. decembra 2016 N 2004-st„ o schválení národnej normy Ruskej federácie “.

Cieľom novej GOST je regulovať nasledujúce aspekty toku dokumentov:

• zloženie podrobností dokumentov a formulárov;
• pravidlá ich registrácie podrobností dokumentov a formulárov;
• typy a vzorky formulárov, rozloženia detailov na obchodných listoch;
• pravidlá pre vytváranie dokumentov.

Vypracovanie regulačných dokumentov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie

Kompetentné dokumentovanie informácií a efektívna práca s dokumentmi je možná iba s regulačnými predpismi technologické procesy práca s dokumentmi v rámci organizácie.

Hlavným normatívnym dokumentom o kancelárskej práci v organizácii je pokyn k kancelárskej práci (alebo riadiaca dokumentácia), ktorý ustanovuje jednotné pravidlá pre vypracovanie, spracovanie dokumentov a prácu s nimi. V súlade s tým môžeme konštatovať, že tento dokument by sa mal vypracovať v každej organizácii, podniku, inštitúcii.

Pokyny na vedenie záznamov by mali byť založené na platná legislatíva v oblasti dokumentácie a informácií (t. j. na regulačnej a metodickej báze kancelárskych prác) a odrážajú špecifické črty práce s dokumentmi charakteristickými pre konkrétnu organizáciu. Inými slovami, môžeme povedať, že inštrukcia pre prácu v kancelárii organizácie je vždy individuálna a zohľadňuje všetky znaky tak zloženia dokumentov, ako aj technológie ich spracovania.

Pred vypracovaním tejto príručky je potrebné preštudovať si hlavné právne akty a regulačné dokumenty v oblasti dokumentácie a informácií, vyťažiť z nich užitočné informácie a analyzovať postup pri práci s dokumentmi v konkrétnej organizácii. Pri vytváraní takejto inštrukcie môžete použiť Modelový pokyn pre prácu v kancelárii vo federálnych výkonných orgánoch a prevziať z neho štruktúru a určité všeobecné body, ktoré sú povinné pre každú organizáciu. Ak sa dotkneme štruktúry pokynov pre kancelársku prácu, môžeme povedať, že by mala pozostávať minimálne z troch častí: všeobecné ustanovenia, dokumentácia riadiacich činností, organizácia práce s dokumentmi a tiež obsahovať prílohy.

Okrem pokynov pre kancelárske práce musí organizácia schváliť aj predpis o službe dokumentácie riadenia, ktorý stanovuje štatút, funkcie, práva, povinnosti a zodpovednosť tohto štruktúrneho celku a príslušné pokyny.

Poradie systematizácie dokumentov je stanovené v nomenklatúre prípadov, ktorá sa používa pri formovaní prípadov, preskúmaní ich hodnoty, prenose do archívneho obsahu a povinný dokument pre každú organizáciu.

Organizácia môže uplatniť aj ďalšie dokumenty upravujúce prácu v oblasti riadiacej dokumentácie. Samostatná inštrukcia spravidla ustanovuje pravidlá pre prácu s obmedzenými dokumentmi. Požiadavky na prípravu a vyhotovenie dokumentov, na texty dokumentov možno ustanoviť samostatnými dokumentmi - pravidlami na prípravu a vyhotovenie dokumentov.

Literatúra

1. Basakov M.I. Moderná kancelárska práca: - M: Rostov na Done Phoenix 2007
2. Ústava Ruskej federácie
3. Nový GOST R 7.0.97-2016: ako certifikovať kópie pracovných kníh od 1. júla 2018, ako vydávať objednávky, ako pečiatkovať // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855. html /
4. Rosstandartov príkaz z 25.05.2017 N 435-st "O zmenách a doplneniach nariadenia Federálnej agentúry pre technickú reguláciu a metrológiu z 8. decembra 2016 N 2004-st" O schválení národnej normy Ruskej federácie "