Aké účtovné doklady sa vedú v personálnych službách. Ako registrovať personálne dokumenty. Musíte mať časopisy pre každého zamestnávateľa. Pracovný stôl a personálne zabezpečenie

Správa ľudských zdrojov je pomerne široká téma, ktorá obsahuje mnoho postupov a pravidiel, ktoré musia personalisti počas svojej práce dodržiavať. Protokoly rôznych dokumentov a zmien v harmonograme práce sú niektoré z najdôležitejších interných formulárov výkazníctva, ktorým sa budeme v tomto článku venovať.

V tomto článku sa dozviete:

• aký zoznam povinných časopisov v oblasti personálnej výroby existuje v modernom podnikaní;
• kontrola povinných časopisov v správe HR záznamov;
• kto môže viesť účtovné denníky v správe personálnych záznamov.

Zoznam povinných časopisov v personálnej výrobe

Evidencia personálnej evidencie je určená na to, aby sa do nej vložili všetky potrebné informácie o tom, ktorý zamestnanec bol prijatý do zamestnania, na ktorú pozíciu sa uchádzal alebo bol preložený, kedy sa podrobil lekárskej prehliadke a či bol oboznámený so základnými pravidlami ochrany práce a požiarnej bezpečnosti.

Každý denník je zostavený v samostatnom priečinku, podpísaný a očíslovaný v poradí údržby. Denníky by mali obsahovať informačné bloky, ktoré zvýrazňujú osobné údaje zamestnancov podniku a informáciu o tom, či súčasný stav dokumentácie zodpovedá normám a požiadavkám stanoveným štátmi. Zoznam povinných časopisov v HR produkcii obsahuje nasledujúce typy dokumentácie:

• účtovný denník a pohyb pracovných kníh zamestnancov podniku;
• evidencia objednávok a objednávok riadenia (prijímanie, prepúšťanie, zmena personálneho stola);
• denník licencií na služobné cesty;
• inšpekčný denník podpísaný pri návšteve osobitných štátnych inšpekcií;
• časopis o oboznámení sa s popisom práce a vnútornými predpismi;
• denník lekárskych vyšetrení a oboznámenie sa s pravidlami požiarnej bezpečnosti.

Samozrejme, podnik môže mať aj väčší počet registračných a oznamovacích formulárov, ktoré je potrebné vypracovať v súvislosti s určitými špecifikami fungovania podniku. Ich prítomnosť je regulovaná legislatívnymi aktmi a príkazmi priameho riaditeľa spoločnosti.

Kontrola povinných časopisov v správe HR záznamov

Záznamy v personálnych záznamoch sú určené na dokumentáciu existencie miestnych aktov a potvrdenie právnej sily určitých regulačných dokumentov. Napríklad sa vytvárajú denníky na registráciu pohybu pracovných kníh, aby sa včas objasnilo, koľko osobných dokladov je na personálnom oddelení, ktoré z nich je potrebné odovzdať odchádzajúcim zamestnancom a v ktorých je potrebné vykonať určité zmeny.

Po vydaní príkazov a pokynov vedúcim personálny špecialista alebo iný zodpovedný pracovník zapíše registračné číslo formulára do registračného denníka. Takto si môžete okamžite vyzdvihnúť potrebný dokument z archívu so zameraním na dátum jeho prípravy a podpísania.

Obzvlášť dôležitým dokumentom o vykazovaní je protokol o návštevách inšpekčných orgánov, kde sa uvádza dátum kontroly a výsledok prechodu. Kontrolné orgány objasňujú, či v spoločnosti zistili nejaké porušenia, do denníka sa potom zaznamená určitá poznámka o potrebe vykonania zmien v stanovenom harmonograme práce.

Ak sú zamestnanci nútení chodiť na pracovné cesty pomerne často, potom by mal byť zodpovednému zamestnancovi vždy k dispozícii denník účtovníctva cestovných certifikátov. Uvádza sa v ňom dátum odoslania, čas pracovnej cesty a osobné údaje zamestnanca odoslané na účely výroby do iného mesta, regiónu alebo krajiny.

Kto môže viesť záznamy v správe HR záznamov?

Zvyčajne sa na príprave a údržbe tejto dokumentácie podieľajú personálni špecialisti, ale šéf spoločnosti môže určiť inú zodpovednú osobu z radov účtovníkov alebo iných zamestnancov na plný úväzok. Všetko závisí od toho, aký veľký počet podnikateľov má podnikateľ a kto z nich má dostatočnú kvalifikáciu na vykonávanie určitých pracovných povinností.

V malých spoločnostiach, kde nie je potrebné viesť záznamy, napríklad cestovné ani iné údaje týkajúce sa malého počtu zamestnancov, môžu byť tieto zodpovednosti dokonca pridelené tajomníkovi. Je však potrebné pamätať na to, že zamestnanec musí byť dostatočne pozorný a zodpovedný, inak môžu kontrolné orgány po zistení akýchkoľvek chýb v denníkoch vydať vedúcemu požiadavku na zaplatenie pokuty a eliminovať rozpor so štátnymi zákonmi.

Moderná legislatíva vyžaduje vyhotovenie veľkého množstva dokumentov, ktoré zaznamenávajú rôzne aspekty pracovnoprávnych vzťahov medzi zamestnancom a zamestnávateľom. A takmer o každého z nich možno počas kontroly požiadať Federálny inšpektorát práce. Hlavnú časť týchto dokumentov musí vypracovať a vykonať personálne oddelenie podniku.

V nasledujúcich článkoch nášho nadpisu si podrobne rozoberieme postup pri zostavovaní a spracovaní personálnych dokumentov, alebo ako sa nazývajú personálne dokumenty. Každému dokumentu bude venovaný samostatný materiál. Medzitým uvádzame zoznam a stručný popis hlavných personálnych dokumentov, ktoré upravujú pracovnoprávne vzťahy.

Ako sa uvádza v článku 8 Zákonníka práce Ruskej federácie, „zamestnávateľ prijíma miestne predpisy obsahujúce pracovnoprávne normy, v rámci svojej pôsobnosti v súlade so zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi, dohodami o kolektívnom vyjednávaní a dohodami“.

* Definícia osobných údajov zamestnanca je uvedená v prvej časti článku 85 Zákonníka práce Ruskej federácie: „Osobné údaje zamestnanca sú informácie potrebné pre zamestnávateľa v súvislosti s pracovnoprávnymi vzťahmi a týkajúce sa konkrétneho zamestnanca.“

Ostatné dokumenty

Personálne oddelenie podniku pripravuje a vypracúva príkazy na zmenu osobných a biografických údajov, ktoré nahradia dočasne neprítomných pracovníkov (článok 74 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Personálne oddelenie dokumentuje aj hodnotenie zamestnancov, personálne zabezpečenie a znižovanie počtu zamestnancov. Pripravuje podklady týkajúce sa zmien v pracovnej dobe: objednávky na víkendové zamestnanie; o poskytovaní skráteného pracovného úväzku, pracovného týždňa na čiastočný úväzok.

Personálna služba ukladá zamestnancovi disciplinárne sankcie podľa článku 192 Zákonníka práce Ruskej federácie atď.

Rôzne typy dokladov slúžia ako základ pre vydávanie príkazov. Sú to: vyhlásenia zamestnancov o dovolenke a prepustenie z vlastnej vôle; činy; vysvetlivky; memorandá adresované hlave; činy upravujúce napríklad porušenie pracovnej disciplíny.

Na žiadosť zamestnanca o prezentáciu pred organizáciami tretích strán personálne oddelenie vydáva osvedčenia o mieste výkonu práce, čase práce v organizácii, zastávanej pozícii; kópie a výpisy z pracovných kníh, objednávky zamestnancov a ďalšie dokumenty o zamestnancoch.

Personálne oddelenie udržiava korešpondenciu o zasielaní pracovných kníh, ktoré sa zasielajú poštou iba na základe žiadosti zamestnanca, obnovení pracovných skúseností pri vydávaní duplikátu pracovnej knihy, zisťovaní dôvodov neprítomnosti a umiestnenia zamestnanca pri nedostavení sa na prácu a pod.

Registračné formuláre

Personálne oddelenie vedie evidenciu dokumentov o zamestnancoch a používa tieto registračné formuláre:

Register pracovných zmlúv;

Vestník registrácie príkazov na prijatie, preloženie a prepustenie zamestnancov;

Vestník registrácie objednávok na poskytnutie dovolenky;

Vestník registrácie objednávok na pracovné cesty zamestnancov;

Vestník registrácie cestovných certifikátov;

Denník pridelenia služby;

Register miestnych predpisov;

Účtovná kniha pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim;

Register objednávok na odmeny a ukladanie disciplinárnych sankcií;

Vestník vydávania osvedčení pre zamestnancov;

Register nemocenských *.

______________________

* postup registrácie a údržby registračných formulárov dokumentácie o pracovníkoch bude popísaný v samostatnom článku v našej časti.

Začnite tým najdôležitejším

V skutočnosti sa môže stať, že organizácia nemá ani polovicu dokumentov zo zoznamu, ktorý sme dali. Je samozrejme takmer nemožné vyvinúť, vykonať a implementovať všetky tieto dokumenty za jeden deň. Je potrebné zvýrazniť najdôležitejšie a prioritné pozície v tomto zozname a pokračovať v ich návrhu.

Začnite tým, že zostavíte personálny stôl a harmonogram dovoleniek, nech to prebehne v rozpore s podmienkami stanovenými v Zákonníku práce Ruskej federácie (v súlade s článkom 123 Zákonníka práce Ruskej federácie je rozvrh dovoleniek zostavený „najneskôr dva týždne pred začiatkom kalendárneho roka“), ale lepšie neskoro ako nikdy predtým. Potom musíte skontrolovať existenciu zmlúv so zamestnancami, prítomnosť a správnosť registrácie objednávok na prijatie a preloženie, záznamy v pracovných knihách. Veďte denníky registrácie pracovných zmlúv, denníka objednávok na prijatie, preloženie a prepustenie zamestnancov vašej organizácie. Registrujte pracovné knihy.

Potom musíte získať alebo vyplniť svoje osobné karty formulára T-2. Zároveň sa neodporúča pokúšať sa vykonávať dokumenty spätne. Akákoľvek kontrola ľahko odhalí ich sfalšovanie. Dokument pochádza z času jeho vyhotovenia, avšak v texte dokumentu, napríklad karty T-2, je uvedený skutočný (v danom prípade skôr) dátum zamestnania zamestnanca. Pri stanovovaní dátumov prijatia a prevodu sa môžete uchýliť k pomoci účtovného oddelenia a požiadať o osobné účty zamestnancov o zosúladenie a objasnenie dátumov.

Zároveň je veľmi dôležité nezačať so súčasnou prácou: papierovaním pre novoprijatých, preložených alebo prepustených zamestnancov v lehotách striktne stanovených Zákonníkom práce Ruskej federácie a v súlade so všetkými pravidlami pre kancelársku prácu.

Potom môžete začať pripravovať, formalizovať a implementovať miestne predpisy. Pamätajte, že ide o vážnu, veľmi zodpovednú a časovo náročnú prácu, pretože tieto dokumenty obsahujú „normy pracovného práva“ (článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie). Je nemožné kvalitatívne vypracovať a implementovať popisy práce ani u malého počtu pracovníkov za tri dni.

Keď dávate do poriadku personálne záznamy organizácie, buďte veľmi opatrní pri zničení personálnych dokumentov. Pracovné zmluvy, objednávky na prijatie, preloženie, prepustenie, osobné preukazy formulára T-2, osobné účty zamestnancov, osobné spisy a registračné formuláre týchto dokladov majú trvanlivosť 75 rokov. Nevyžiadané pracovné knihy a kniha na registráciu pracovných kníh a príloh k nim sú uložené 50 rokov. Lehoty uchovávania osobných dokumentov sú stanovené v zozname štandardných dokumentov riadenia generovaných pri činnostiach organizácií, ktoré označujú doby uchovávania. Všetky určené dokumenty musia byť predložené do archívu.

Skupina účtovnej dokumentácie vykonáva funkciu personálneho účtovníctva a je akumulátorom osobných údajov získaných pri prvotnej registrácii a následnom spracovaní potrebných informácií o zložení a pohybe pracovníkov.

Z hľadiska postupnosti registrácie a zhromažďovania účtovných údajov o zamestnancoch v účtovnej dokumentácii možno rozlíšiť dve podskupiny:

1) primárne účtovné doklady;

2) odvodené (sekundárne) účtovné doklady.

Primárne účtovné doklady obsahujú prvotné informácie a vypĺňajú sa na základe osobných dokladov poskytnutých zamestnancami pri prijímaní do zamestnania.

Zahŕňajú: osobný spis, záznamový list osobného personálu, dodatok k záznamovému listu osobného personálu.

Súkromné \u200b\u200bpodnikanie.

Osobný spis - súbor dokumentov obsahujúcich osobné údaje zamestnanca a ďalšie informácie súvisiace s jeho pracovnými činnosťami.

Osobný spis sa nevyžaduje ako súčasť personálnej dokumentácie.

Spravidla sa osobné záležitosti vykonávajú v rôznych štátnych orgánoch a v súkromnom obchodnom sektore - pre riadiacich pracovníkov zamestnancov, špecialistov, hmotne zodpovedné osoby. Zamestnávateľ má v podmienkach modernej práce personálneho úradu právo samostatne rozhodovať o nutnosti zakladania osobných spisov. Zároveň sú bez ohľadu na výber zamestnávateľa všetky potrebné osobné údaje každého zamestnanca odzrkadlené v osobnom preukaze (jednotný formulár č. T-2).

Postup pri práci s osobnými spismi nie je upravený zákonodarcom, v súvislosti s ktorým zamestnávatelia samostatne rozhodujú o otázkach ich vzniku a riadenia.

Výnimkou sú osobné spisy štátnych zamestnancov.

Spravovanie osobných spisov federálnych štátnych zamestnancov upravuje výnos prezidenta Ruskej federácie z 1. júna 1998 č. 640 „O postupe pri vedení osobných spisov osôb zastávajúcich vládne funkcie v Ruskej federácii vymenovaním a vládnymi funkciami Federálnej štátnej služby“.

Správa osobných spisov štátnych zamestnancov Ruskej federácie je upravená vyhláškou prezidenta Ruskej federácie z 30. mája 2005 č. 609 „O schválení nariadenia o osobných údajoch štátneho zamestnanca Ruskej federácie a vedení jeho osobného spisu.“ “

Po vydaní príkazu na prijatie do zamestnania sa vyhotovuje osobný spis. Spočiatku sú dokumenty, ktoré formalizujú postup pri prijímaní pracovníkov do zamestnania, zoskupené do osobného spisu a neskôr - všetky hlavné dokumenty, ktoré vzniknú počas doby zamestnania zamestnanca u tohto zamestnávateľa.

Na základe analýzy normatívnych aktov týkajúcich sa správy personálnych záznamov a predovšetkým bodu 337 „Zoznamu štandardných dokumentov riadenia vytvorených pri činnostiach organizácií s uvedením času ich uloženia“, ktorý Rosarchiv schválil 6. októbra 2000, možno vyvodiť záver, že osobný spis obsahuje: Dokumenty:

Ø interný súpis dokumentov dostupných v osobnom spise;

Ø dotazník alebo osobný list v personálnych záznamoch;

Ø autobiografia alebo pokračovanie;

Ø kópie vzdelávacích dokumentov;

Ø kópie dokladov potvrdzujúcich pozíciu (v prípadoch stanovených právnymi predpismi);

Ø žiadosť o prijatie do zamestnania;

Ø doplnenie osobného listu v personálnych záznamoch;

Ø kópie príkazov na zamestnanie, prevod, prepustenie (alebo výpisy z nich);

Ø certifikáty a ďalšie dokumenty týkajúce sa tohto zamestnanca.

Podľa bodu 6.2.10. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 8. novembra 2005 č. 536 „O vzorových pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ by dokumenty v osobných spisoch mali byť usporiadané v chronologickom poradí, v akom sú doručené.

Interný inventár dokumentov, ktoré sú k dispozícii v osobnom spise, musí obsahovať informácie o poradových číslach dokumentov v prípade, ich indexoch, dátumoch, názvoch a počtoch listov prípadu, na ktorých je každý dokument umiestnený. Listy osobného spisu a jeho interného inventára sú očíslované osobitne.

Interný súpis osobných spisových dokumentov podpisuje zostavovateľ s vyznačením dešifrovania podpisu, polohy a dátumu zostavenia súpisu.

Osobný záznamový list pre personálne záznamy obsahuje životopisné informácie o zamestnancovi, jeho vzdelaní, predchádzajúcich zamestnaniach od začiatku pracovnej činnosti, rodinný stav a ďalšie.

Samotný zamestnanec pri uchádzaní sa o zamestnanie vyplní osobne osobný formulár. Pri jeho vypĺňaní sa používajú tieto dokumenty:

Ø pas;

Ø pracovná kniha;

Ø vojenský preukaz;

Ø doklad o vzdelaní (diplom, vysvedčenie, vysvedčenie, vysvedčenie, vysvedčenie), dokumenty Vyššej atestačnej komisie (HAC) o udelení akademického titulu a o udelení akademického titulu (diplom a vysvedčenie);

Ø dokumenty o existujúcich vynálezoch.

„Dotazník“ - dokument podobný „Osobnému záznamu“, ktorý sa niekedy používa pri uchádzaní sa o zamestnanie. Na rozdiel od osobného listu dotazník podpisuje nielen prijímaná osoba, ale aj pracovník personálneho oddelenia.

Niekedy je zamestnanec, ktorý je prijatý do zamestnania, požiadaný o poskytnutie autobiografie alebo životopisu.

Pri vytváraní osobného spisu sa do neho vkladajú kópie dokladov potvrdzujúcich spoločensky významné skutočnosti (doklady o vzdelaní - vysvedčenie, diplom, vysvedčenie, rodný list dieťaťa, osvedčenie o rozvode a pod.). Malo by sa pamätať na to, že okrem kópie dokumentov sa musíte ubezpečiť, že máte aj originály príslušných dokumentov.

Kópie listín potvrdzujúcich pozíciu sa ukladajú do osobných spisov konateľov (kópia zápisnice zo zasadnutia predstavenstva alebo zakladateľov spoločnosti, kópia zápisnice z valného zhromaždenia spoločníkov).

Ak zamestnanec pri prijímaní do zamestnania, charakteristík alebo odporúčacích listov vypracoval žiadosť o prijatie do zamestnania, potom sa založí aj do osobného spisu zamestnanca.

Pracovné zmluvy uzatvorené so zamestnancom je možné zahrnúť do osobných spisov alebo vytvoriť samostatné súbory.

Osobný spis môže obsahovať dokumenty, ako sú zoznamy vynálezov, vedecké práce a ďalšie.

Dodatok k osobnému listu v personálnej evidencii je dokument sekundárny k osobnému listu v personálnej evidencii, zaznamenáva iba zmeny, ktoré nastali v pracovnej činnosti a osobnom živote zamestnanca. Tento dokument obsahuje: meno zamestnanca a sekcie určené na vykonávanie zmien a doplnkov. Spravidla je takýto dokument vypracovaný vo forme tabuľky.

Prvá časť zaznamenáva informácie o prácach, presunoch, zmenách názvu pozície, štruktúrnej jednotky atď. S odkazom na dátum a číslo objednávky na personáli.

Druhá časť obsahuje údaje o zmenách v profesionálnom a osobnom živote zamestnanca (napríklad zmena rodinného stavu, miesto trvalej registrácie), vo vzdelávaní, v ďalšom vzdelávaní, v znalostiach cudzích jazykov a podobne.

Zmeny a doplnky osobných údajov sa uskutočňujú na základe objednávok zamestnancov a dokladov poskytnutých zamestnancami (sobášny list, diplom atď.). Ústne vyhlásenie zamestnanca nie je základom pre vykonanie týchto zmien. Nové dokumenty so zmenami a doplneniami sa vložia do osobného spisu spolu s predtým uloženými.

V praxi personálnych služieb organizácií je zvykom zahrnúť do osobného spisu kópie príkazov (alebo výpisy z nich) na prevody na iné pracovné miesto, prepustenie, stimuly, uvalenie a zrušenie disciplinárnych sankcií, zmena mena a iné. Všetky tieto informácie sú však obsiahnuté v „Dodatku k listu osobného záznamu“. V tejto súvislosti je možné odporučiť, aby sa tieto dokumenty nezahŕňali do osobného spisu.

Osvedčenie o zdravotnej nezávadnosti z miesta bydliska, obtokové listy a podobne nemusia byť súčasťou osobných spisov, pretože informácie z nich sa prenášajú do časti „Dodatok k osobnému listu v osobných záznamoch“. Ak je to potrebné, zostavia sa do samostatných súborov a uložia sa tri roky.

Je potrebné mať na pamäti, že v súlade s článkom 65 Zákonníka práce Ruskej federácie (ďalej len Zákonník práce Ruskej federácie) je zakázané od uchádzača požadovať pri uchádzaní sa o zamestnanie dokumenty, ktoré nie sú ustanovené zákonom.

Všetky dokumenty súvisiace s osobným spisom, hneď ako budú k dispozícii, sa uložia do priečinka. Listy puzdra sú v procese formovania puzdra očíslované. Keď sa nový dokument vloží do osobného spisu, údaje sa o ňom najskôr zadajú do súpisu prípadu, potom sa hárky dokumentu očíslujú a až potom sa dokument uloží.

Obal osobného spisu, ako aj obálka spisov permanentného úložiska, je zostavený a vykonaný vo forme ustanovenej v GOST 17914-72 „Obal dlhodobých spisov. Druhy, odrody, technické požiadavky “(zavedené uznesením Štátneho výboru pre normy ZSSR č. 1411 zo 17. júla 1972).

Na obálke osobného spisu sú v celom rozsahu uvedené: názov organizácie, názov prípadu, priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca v nominatívnom prípade, register prípadu, poradové číslo prípadu (spravidla personálne číslo).

Pod týmto číslom sa osobný spis eviduje v „Knihe (vestníku) účtovníctva pre osobné veci“, ktorá obsahuje tieto stĺpce: poradové číslo, priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca, dátum registrácie prípadu a dátum zrušenia registrácie.

Osobné spisy sú uložené v trezore v kovových skriniach alebo osobitných miestnostiach, aby bola zaistená ich bezpečnosť ako dokument prísneho ohlasovania, oddelene od pracovných kníh. Za ich uskladnenie zodpovedajú osoby, ktoré vedú personálne záznamy.

Pri práci s dokumentmi, ktoré sú súčasťou osobných spisov, je potrebné mať na pamäti, že sa týkajú osobných údajov zamestnanca chránených v súlade s platnou legislatívou.

Aby sa obmedzil neoprávnený prístup k osobným údajom zamestnancov, všetky operácie spojené s registráciou, tvorbou, udržiavaním a uchovávaním osobných spisov musí vykonávať jeden pracovník personálneho oddelenia, ktorý je osobne zodpovedný za bezpečnosť dokumentov v spisoch a za prístup k spisom ostatných zamestnancov. Písomnosti na vyhotovenie a vedenie osobných spisov mu odovzdáva proti podpisu v protokole o prevode zamestnanec zodpovedný za proces dokumentovania pracovnoprávnych vzťahov so zamestnancom.

V príkaze zamestnávateľa musí byť stanovený postup vydávania, oboznamovania sa s osobnými spismi zamestnancov a okruhu osôb, ktoré majú povolené používať osobné spisy, môžete tak urobiť aj v Nariadení o osobných údajoch zamestnancov. Ak je dokument odstránený z osobného spisu, vykoná sa zápis do inventára prípadu s uvedením dôvodov pre takúto akciu (príkaz, povolenie od vedúceho) a nové umiestnenie dokumentu. Podľa bodu 3.2.3. Rozkaz hlavnej archívnej správy ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 „Štátny systém dokumentácie podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a podporné služby dokumentácie “sa vyhotoví kópia z dokumentu, ktorý sa má zaistiť, ktorý je pripojený k miestu zaisteného dokumentu. Značka v inventári a kópia sú osvedčené podpisom zamestnanca personálneho oddelenia.

Osobné veci nevydané do rúk pracovníkov, na ktorých sú navinutí. Zamestnanec má právo oboznámiť sa iba so svojím osobným spisom v priestoroch personálneho oddelenia. Skutočnosť oboznámenia sa s osobným spisom sa zaznamenáva aj do súpisu prípadu.

Pri práci s osobným spisom vydaným na dočasné použitie je zakázané vykonávať akékoľvek opravy v predtým vykonaných záznamoch, robiť v ňom nové záznamy, extrahovať z neho dokumenty do osobného spisu alebo do neho vložiť nové a zverejňovať dôverné informácie, ktoré sú v ňom obsiahnuté. Zmeny v osobných súboroch vykonávajú iba osoby zodpovedné za ich správu.

Pri vrátení veci je starostlivo skontrolovaná bezpečnosť dokumentov, prítomnosť poškodenia, vloženie ďalších dokumentov do prípadu alebo zámena dokumentov.

V priestoroch personálneho oddelenia sú uložené iba osobné spisy pracujúcich zamestnancov. Osobné súbory môžu byť usporiadané v číselnom poradí alebo v abecednom poradí mien zamestnancov.

Po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis odstráni z priečinka a vyhotoví sa na presun do archívneho úložiska. Osobné spisy prepustených zamestnancov v súlade so „Zoznamom typických riadiacich dokumentov generovaných pri činnostiach organizácií s uvedením lehôt uchovávania“, ktorý Rosarchiv schválil 6. októbra 2000, sa uchovávajú 75 rokov. Osobné spisy manažérov sa uchovávajú trvalo. Na skladovanie sa používajú uzamykateľné kovové trezory, skrinky, ktoré zaisťujú úplnú bezpečnosť dokumentov.

Osobný preukaz zamestnanca.

Osobný preukaz (formulár č. T-2) sa vypĺňa pre pracovníkov všetkých kategórií vrátane dočasných a sezónnych pracovníkov, hlavných a brigádnických pracovníkov. Osobný preukaz je hlavným dokumentom na registráciu personálu.

Prebieha po celú dobu zamestnania zamestnanca u daného zamestnávateľa, počnúc náborom, a končí sa až prepustením. Zamestnanci zamestnaní na základe občianskoprávnych zmlúv sa osobné karty neuchovávajú.

Číslo osobnej karty T-2 patrí do skupiny povinných personálnych dokladov. Forma osobnej karty je jednotná a týka sa systému primárnej účtovnej dokumentácie pre evidenciu práce a jej platieb, ktorý bol schválený uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre evidenciu práce a jej vyplácanie“.

V súvislosti so špecifikami určitých oblastí pracovnej činnosti bolo uznesením Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a odmeňovanie“ schválené ďalšie dva registračné formuláre: č. Т-2ГС (МС) a č. Т -4.

Osobný preukaz štátneho (mestského) zamestnanca (formulár č. T-2GS (MS)) sa používa na evidenciu osôb zastávajúcich štátne (obecné) miesta v štátnej službe. Vykonáva sa namiesto formulára č. T-2 a má podobný obsah.

Registračný preukaz vedeckého, vedeckého a pedagogického pracovníka (formulár č. T-4) sa vypĺňa súbežne s formulárom č. T-2 vo vedeckých, výskumných, výskumných a výrobných organizáciách, vo vzdelávacích a iných inštitúciách a organizáciách vykonávajúcich činnosť v oblasti vzdelávania, vedy a výskumu technológie pre účtovníctvo vedeckých pracovníkov. Vyplňuje sa na základe príslušných dokumentov (diplom lekára a kandidáta vied, osvedčenie docenta a profesora atď.), Ako aj informácií, ktoré o sebe poskytne zamestnanec.

Dôležitosť osobnej karty spočíva v tom, že pri strate pracovnej knihy je to jediný dokument, ktorý priamo potvrdzuje pracovné skúsenosti zamestnanca.

Osobnú kartu č. T-2 by ste si nemali mýliť s dokumentmi, ako je napríklad osobný list v osobných záznamoch alebo dotazník, ktoré sú súčasťou osobného spisu. Tieto dokumenty vypĺňa sám zamestnanec, vyhotovuje sa v akejkoľvek podobe a môžu chýbať, ak zamestnávateľ nemá schválený postup na spracúvanie osobných spisov.

Osobný preukaz vypĺňa iba špecialista personálnej služby pre všetky prijímané osoby na základe objednávky (pokynu) o zamestnaní (formulár č. T-1 alebo č. T-1a). Osobné karty sú uložené v trezore a tvoria samostatný index mien zamestnancov v abecednom poradí.

Pri vypĺňaní osobnej karty sa používajú informácie z nasledujúcich dokumentov predložených zamestnancom pri prijímaní do zamestnania (v súlade s článkom 65 Zákonníka práce Ruskej federácie):

Pasy;

Vzdelávací dokument, o kvalifikácii alebo dostupnosti špeciálnych znalostí - pri uchádzaní sa o zamestnanie vyžadujúce špeciálne znalosti alebo špeciálne školenie;

Pracovná kniha (pre pracovníkov na čiastočný úväzok - kópie pracovnej knihy);

Osvedčenie o poistení o štátnom dôchodkovom poistení;

Osvedčenie o registrácii na daňovom úrade;

Vojenské registračné dokumenty (pre osoby zodpovedné za vojenskú službu).

Pri vypĺňaní osobnej karty sa používajú aj ďalšie informácie, ktoré zamestnanec o sebe uvedie.

Poznámka!

V niektorých prípadoch môže zamestnávateľ s prihliadnutím na špecifiká práce vyžadovať (so súhlasom zamestnanca) predloženie ďalších dokladov pri uzatváraní pracovnej zmluvy. Zoznam dodatočných dokumentov zároveň zamestnávateľ nestanovuje nezávisle a potrebu ich poskytovania by mal ustanoviť priamo regulačný akt: Zákonník práce Ruskej federácie, ďalšie federálne zákony, vyhlášky prezidenta Ruskej federácie a uznesenia vlády Ruskej federácie.

Vo všetkých ostatných prípadoch je zakázané vyžadovať od osoby uchádzajúcej sa o prácu akékoľvek ďalšie dokumenty okrem tých, ktoré ustanovuje zákon.

Medzi tieto ďalšie dokumenty spravidla patria: rodný list dieťaťa, sobášny list, tehotenský list ženy, doklady o zdravotnom postihnutí, pobyt v zóne ožiarenia v súvislosti s černobyľskou haváriou a ďalšie.

Zamestnávateľ však nemá právo vyžadovať od osoby uchádzajúcej sa o prácu zabezpečenie týchto dokladov. Zároveň je poskytnutie týchto dokumentov v záujme samotného zamestnanca, pretože inak zamestnávateľ nebude môcť poskytnúť zamestnancovi výhody a záruky ustanovené zákonom.

Jednotná forma osobnej karty č. T-2 pozostáva zo štyroch listov a obsahuje nasledujúce časti:

I. „Všeobecné informácie“;

II. „Informácie o vojenskej registrácii“;

III. „Nábor a preloženie na inú prácu“;

IV. „Atestácia“;

V. „Ďalšie vzdelávanie“;

VI. „Profesionálna rekvalifikácia“;

VII. „Ocenenia (stimuly), čestné tituly“;

VIII. "Dovolenka";

IX. „Sociálne dávky, na ktoré má zamestnanec nárok v súlade so zákonom“;

X. „Dodatočné informácie“;

XI. „Dôvody na ukončenie pracovnej zmluvy (výpoveď).“

V časti I „Všeobecné informácie“ sa pri zadávaní informácií o zamestnancovi musia dodržiavať tieto pravidlá:

1. Priezvisko, meno, priezvisko sú uvedené na základe pasu a sú zaznamenané v plnom rozsahu a čitateľne.

Zároveň musia byť vyplnené informačné kódovacie zóny v súlade s celo ruskými klasifikátormi: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Poznámka.

OKATO - „All-Russian Classifier of Objects of Administrative-Teritorial Division“ OK 019-95 schválený rezolúciou Štátnej normy Ruskej federácie z 31. júla 1995 č. 413;

OKIN - „Všeruský klasifikátor informácií o populácii. OK 018-95 “schválené rezolúciou Gosstandart Ruskej federácie z 31. júla 1995 č. 412;

OKSO - „Celo ruský klasifikátor špecialít podľa vzdelania. OK 009-2003 “schválené rezolúciou Štátnej normy Ruskej federácie z 30. septembra 2003 č. 276-st;

OKPDTR - Uznesenie Gosstandart Ruskej federácie z 26. decembra 1994, č. 367 „O prijatí a implementácii celo ruského klasifikátora robotníckych povolaní, zamestnaneckých pozícií a tarifných kategórií OK 016-94“.

2. Dátum a miesto narodenia sa stanovujú na základe pasu alebo iného dokladu totožnosti a zaznamenávajú sa v celom rozsahu, napríklad: „12. decembra 1964“. Podľa toho je kód označený takto: 12.12.1964.

3. Občianstvo sa zaznamenáva bez zníženia. Zaznamenávanie občianstva a jeho kódovanie sa vykonáva v súlade s OKIN, môžu to byť tieto:

· Občan Ruskej federácie - 1;

· Občan Ruskej federácie a cudzí štát - 2 (v prípade dvojitého občianstva sa uvádza, o ktorý štátny občianstvo ide);

· Cudzinec (ktorý štát je uvedený) - 3;

· Osoba bez štátnej príslušnosti - 4.

4. Stupeň znalosti jazyka pri vypĺňaní odseku 5 „Znalosť cudzieho jazyka“ oddielu I formulára č. T-2 je označený takto: „Hovorím plynulo“ (kód OKIN - 3), „čítam a viem si vysvetliť sám“ (kód OKIN - 2) „„ Čítam a prekladám pomocou slovníka “(OKIN kód - 1).

5. Všetky informácie o vzdelaní (kvalifikácia, smer alebo špecializácia) sa získavajú na základe dokladu o vzdelaní.

Vzdelanie sa zaznamenáva a kóduje podľa OKIN a OKSO.

Podľa OKIN je vzdelávanie kódované takto:

· Základné (všeobecné) vzdelávanie - 02;

· Základné všeobecné vzdelanie - 03;

· Stredoškolské (úplné) všeobecné vzdelávanie - 07;

· Základné odborné vzdelávanie - 10;

· Stredné odborné vzdelanie - 11;

· Neúplné vysokoškolské vzdelávanie - 15;

· Vysokoškolské vzdelávanie - 18;

· Postgraduálne vzdelávanie - 19.

Tí, ktorí absolvovali tri kurzy vysokej školy, sú klasifikovaní ako osoby s neúplným (neúplným) vyšším odborným vzdelaním.

Dva bloky stĺpcov na vyplnenie informácií o vzdelávaní sú určené vo formulári č. T-2, ktoré označujú informácie o konci druhej vzdelávacej inštitúcie.

6. Profesia (hlavná) sa uvádza v plnom rozsahu na základe tabuľky obsadenia pracovných miest a poradia (pokynu) k zamestnaniu. Iné povolanie - na základe dokladov potvrdzujúcich získanie druhého vzdelania, špecializácie. Sú kódované v súlade s Všeruským klasifikátorom robotníckych profesií, pozícií zamestnancov a platových tried OK-016-94 “, schváleným rezolúciou Štátnej normy Ruskej federácie č. 367 z 26. decembra 1994„ O prijatí a implementácii Všeruského klasifikátora robotníckych profesií, pozícií zamestnancov a platových tried OK-016-94 "(ďalej len - OKPDTR).

7. Pracovná prax (všeobecná, nepretržitá, s nárokom na odmenu za odpracované roky, s nárokom na ďalšie výhody ustanovené týmto zamestnávateľom) sa počíta na základe záznamov v pracovnej knihe zamestnanca a (alebo) iných dokladov potvrdzujúcich príslušnú dĺžku služby, uvedených v dňoch, mesiace, roky.

8. Stav manželstva sa zaznamenáva a kóduje v súlade s nasledujúcimi možnými hodnotami v súlade s OKIN:

· Nikdy nebol (nebol) ženatý - 1;

· Je v registrovanom manželstve - 2;

· Je v neregistrovanom manželstve - 3;

· Vdovec (vdova) - 4;

Rozvedení (rozvedení) - 5;

Vypredané (vypredané) - 6.

9. Do rodiny patria iba členovia rodiny s uvedením stupňa vzťahu.

Súčasná právna úprava neobsahuje všeobecný pojem „rodina“, na základe analýzy noriem článku 2 Zákona o rodine Ruskej federácie a článku 1142 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie však medzi rodinných príslušníkov patria: manželia, rodičia a deti (vrátane adoptívnych rodičov a adoptovaných detí).

10. Údaje pasu sú uvedené v presnom súlade s pasom.

11. Miesto pobytu (podľa pasu) sa uvádza na základe pasu, skutočného - podľa zamestnanca. Kód pobytu určuje OKATO.

Dokumenty, na základe ktorých sa vypĺňa oddiel II „Informácie o vojenskej registrácii“, sú:

· Vojenský preukaz (alebo dočasné osvedčenie vydané namiesto vojenského preukazu) - pre občanov, ktorí sú na sklade;

· Osvedčenie občana, ktorý je odvedený na vojenskú službu - pre občanov, ktorý je odvedený.

Podľa pokynov na používanie a vypĺňanie primárnych účtovných formulárov pre účtovníctvo práce a odmeňovanie občanov, ktorí sú na sklade:

bod 3 „Zloženie (profil)“ - vyplňuje sa bez skratky (napríklad „príkaz“, „lekársky“ alebo „vojaci“, „námorníci“ a podobne);

položka 4 „Úplné kódové označenie VUS“ - zapíšte si úplné označenie (šesť číslic, napríklad „021101“ alebo šesť číslic a abecedný znak, napríklad „113194A“);

bod 5 „Kategória spôsobilosti na vojenskú službu“ - zapísaná v písmenách: A (spôsobilá na vojenskú službu), B (vhodná na vojenskú službu s menšími obmedzeniami), C (obmedzená na vojenskú službu) alebo G (dočasne nespôsobilá na vojenskú službu) ... Ak v príslušných odsekoch vojenského preukazu neexistujú záznamy, zaraďuje sa kategória „A“:

v odseku 7 sa vypĺňa „Je vo vojenskom registri“ (jednoduchou ceruzkou):

riadok a) - v prípadoch, keď existuje mobilizačný príkaz a (alebo) pečiatka pri vydávaní a odvolávaní mobilizačných príkazov;

riadok b) - pre občanov zarezervovaných za organizáciou na obdobie mobilizácie a na vojnové obdobie.

Pre občanov, na ktorých sa vzťahuje návrh na vojenskú službu:

odsek 2 „Vojenská hodnosť“ - robí sa záznam „podlieha brannej povinnosti“;

bod 5 „Kategória spôsobilosti na vojenskú službu“ - písané písmenami: A (spôsobilý na vojenskú službu), B (vhodný na vojenskú službu s menšími obmedzeniami), C (obmedzený na vojenskú službu), G (dočasne nespôsobilý na vojenskú službu) alebo D (nevhodný na vojenskú službu). Vyplňuje sa na základe záznamu v osvedčení občana, ktorý je odvedený na vojenskú službu.

Vyplnenie položiek, ktoré nie sú osobitne uvedené v pokynoch, sa vykonáva na základe informácií z uvedených dokumentov.

V oddiele II ods. 8 osobného preukazu občana, ktorý dosiahol maximálny vek pobytu v zálohe, alebo občana uznaného za nespôsobilého na vojenskú službu zo zdravotných dôvodov, sa vo voľnom riadku urobí značka „odstránený z vojenskej registrácie podľa veku“ alebo „odstránený z vojenskej registrácie z dôvodu zdravie “.

Po vyplnení oddielu II „Informácie o vojenskej registrácii“ musí pracovník personálnej služby v dolnej časti druhej strany formulára č. T-2 potvrdiť uvedené údaje svojím osobným podpisom, s uvedením polohy a dešifrovania podpisu. Zamestnanec tiež podpíše druhú stranu formulára č. T-2 a uvedie dátum jeho vyplnenia. Riadok obsahujúci osobný podpis zamestnanca je vzorovým podpisom, na základe ktorého mu bude vyplatená mzda.

Poznámka!

Pri zmene informácií o zamestnancovi sa do jeho osobnej karty zapíšu zodpovedajúce osobné údaje (napríklad zmena rodinného stavu, bydliska, vzdelania, ďalšieho vzdelávania, znalosti cudzích jazykov atď.), Ktoré sa osvedčujú podpisom zamestnanca personálnej služby. Zmeny a doplnky sa robia na základe objednávok zamestnancov a dokladov poskytnutých zamestnancami (sobášne listy, diplomy atď.). Ústne vyhlásenie zamestnanca nie je základom pre vykonávanie týchto zmien, s výnimkou nepodstatných údajov (napríklad telefónneho čísla).

Najdôležitejšie sú informácie v oddiele III „Prijímanie a preloženie na iné zamestnanie“ a XI „Dôvody na ukončenie pracovnej zmluvy (prepustenie)“.

Záznamy v týchto oddieloch sa uskutočňujú na základe príkazu (pokynu) na zamestnanie (tlačivá č. T-1 a T-1a) a príkazu (pokynu) na preloženie na iné pracovné miesto (formulár č. T-5) a príkazu (pokynu) na ukončenie. (výpoveď) pracovnej zmluvy so zamestnancom (tlačivá č. T-8, T-8a).

Tieto informácie by mali byť vyplnené obzvlášť opatrne, pretože často slúžia ako základ na potvrdenie odpracovaného času zamestnanca.

V časti „Nábor a presun na inú prácu“ zadáva informácie, keď zamestnanec pracuje v organizácii a musí zodpovedať záznamom v pracovnej knihe, pričom musí opakovať dátum, číslo objednávky na prijatie, presun zamestnanca, názov pozície, štruktúrny útvar. Okrem toho sa na konci každého záznamu v oddiele III osobného preukazu pripojí podpis zamestnanca, že je oboznámený so záznamom vykonaným v jeho pracovnej knihe.

Posledný oddiel osobnej karty XI „Dôvody skončenia pracovnej zmluvy (výpovede)“ vypĺňa zamestnanec personálnej služby pri ukončení pracovnoprávnych vzťahov so zamestnancom. Podkladom pre ukončenie pracovnej zmluvy (výpoveď) je znenie dôvodu výpovede na základe zodpovedajúceho článku Zákonníka práce Ruskej federácie, ktoré úplne opakuje záznam v pracovnej knihe zamestnanca. Dňom prepustenia je posledný deň zamestnania zamestnanca. Údaje objednávky (dátum a číslo), ktoré sú podkladom pre vyplnenie tejto časti, sú uvedené tiež v presnom súlade so záznamom v pracovnej knihe. Záznamy o prepustení sú potvrdené podpisom zamestnanca personálnej služby a zamestnanca.

Údaje o ďalšom vzdelávaní a odbornej rekvalifikácii sa zaznamenávajú na základe dokladov (osvedčenie, osvedčenie) predložených zamestnancom alebo pochádzajúcich z oddelenia personálneho školenia.

Pri vypĺňaní časti VII „Ocenenia (stimuly), čestné tituly“ je potrebné uviesť druhy stimulov (v súlade s článkom 191 Zákonníka práce Ruskej federácie a miestnych predpisov), ktoré sa na zamestnanca vzťahujú, a mali by byť uvedené aj štátne ceny a čestné tituly.

Oddiel VIII. O všetkých dovolenkách poskytovaných zamestnancovi počas doby práce s týmto zamestnávateľom sa vedú záznamy o „dovolenke“. Základom pre zadávanie údajov sú objednávky na poskytnutie dovolenky.

V oddiele IX sa uvádzajú sociálne dávky, na ktoré má zamestnanec nárok v súlade so zákonom.

V časti „Ďalšie informácie“ je možné voľné riadky vyplniť údajmi podľa uváženia zamestnávateľa. Napríklad sa zaznamenávajú údaje o študentoch na čiastočný úväzok (večer), externých oddeleniach inštitúcií vyššieho a stredného odborného vzdelávania (uvádza sa názov vzdelávacej inštitúcie, dátum prijatia do vzdelávacej inštitúcie a jej absolvovanie) alebo o pracujúcom zdravotne postihnutom človeku (na základe osvedčenia Lekárskeho a sociálneho úradu). odborná komisia (ďalej - MSEC), skupina zdravotne postihnutých, stupeň zdravotného postihnutia a dátum jej vzniku, stanovisko MSEC k podmienkam a povahe práce).

Osobné karty prepustených zamestnancov sú formované do samostatného podnikania abecedne. Pred predložením prípadu do archívu musia byť všetky karty zostavené v súlade s požiadavkami Rosarkhivu a uložené v archíve 75 rokov.

Sekundárne účtovné doklady deriváty vychádzajú zo zdrojových informácií primárnych účtovných dokladov. Hlavné ciele vytvorenia tejto podskupiny dokumentov:

Zaistenie úplnosti, spoľahlivosti a dynamiky informácií pri práci s personálom;

Poskytovanie operatívneho ukladania personálnych dokumentov;

Zabezpečenie efektívneho vyhľadávania personálnych dokumentov.

Medzi sekundárne účtovné doklady patria: osobný preukaz zamestnanca (jednotné formuláre č. T-2, č. T-2GS (MS), č. T-4), dokumentácia na zaznamenávanie pracovnej doby a zúčtovania s personálom a rôzne evidenčné formuláre účtovných informácií.

Registračné formuláre sa vedú, aby sa zaznamenali personálne záznamy.

Rozlišujú sa tieto typy registračných formulárov:

Registračné a kontrolné karty (RCC);

Registračné denníky (knihy);

Formuláre obrazovky (pri použití výpočtovej techniky).

V prípade niektorých časopisov a kníh sú formuláre schválené úradnými orgánmi. Napríklad forma knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh k nim bola schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vyplnenie pracovných kníh“. Ale väčšina foriem je vyvíjaná na základe uváženia zamestnávateľa.

V „Zozname typických riadiacich dokumentov generovaných pri činnostiach organizácií, označujúcich doby skladovania“, ktorý schválil Rosarkhiv 6. októbra 2000, boli určené tieto hlavné účtovné formy a doby skladovania:

Vzhľadom na špecifiká organizácie práce na miestnej úrovni je možné vytvoriť aj:

Register pracovníkov na čiastočný úväzok;

Register stimulov a pokút;

Denník registrácie objednávok na vzdelávacie voľno, neplatené voľno a ďalšie;

Nemocenská dovolenka a ďalšie.

V súlade s nariadením hlavnej archívnej správy ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 „Štátny systém dokumentácie podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na služby technickej podpory dokumentov a dokumentácie „registrácia podlieha všetkým dokumentom vyžadujúcim účtovníctvo, vykonávanie a použitie na referenčné účely (administratívne, plánovacie, výkaznícke, účtovnícke, účtovnícke, finančné a iné), ktoré sú vytvorené aj použité v organizácii, a zasielané iným organizáciám; pochádzajúce od nadriadených, podriadených a iných organizácií a jednotlivcov. Tradičné strojom písané (ručne písané) dokumenty aj tie, ktoré sú vytvárané počítačovou technológiou (strojovo čitateľné, strojom písané), podliehajú registrácii (bod 3.2.1.2. Rozkaz hlavného archívneho oddelenia ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 „Štátny systém podpory dokumentácie pre správu. Základné ustanovenia. Všeobecné ustanovenia požiadavky na dokumenty a služby dokumentačnej podpory ").

Vysvetľuje tiež, že:

« registrácia dokumentov - jedná sa o fixáciu skutočnosti, že bol dokument vytvorený alebo prijatý, a to tak, že sa doň vložil register a následne sa zaznamenali potrebné informácie o dokumente do registračných formulárov».

Register dokumentov sa skladá z poradového čísla v registrovanom rade dokumentov, ktoré je na základe vyhľadávacích úloh doplnené indexmi pre názvoslovie prípadov, klasifikátormi korešpondentov, exekútormi a ďalšími.

V indexe dokumentu je dodržaná nasledujúca (alebo opačná) postupnosť jeho častí: sériové registračné číslo, index podľa nomenklatúry prípadov, index podľa použitého klasifikátora. Jednotlivé časti indexu sú od seba oddelené lomkou.

Poznámka!

Hlavným účelom účtovníctva dokladov je dať im právnu silu a duplikovať informácie.

Duplikácia informácií v účtovných formulároch zvyšuje úroveň ich bezpečnosti a uľahčuje vyhľadanie potrebných dokumentov.

Účtovanie dokumentu s registračným číslom a dátumom registrácie mu dáva právnu silu (dôkaz), ktorá môže byť dôležitá v prípade pracovnoprávneho sporu so zamestnancom.

Na základe analýzy ustanovení o registrácii dokumentov vyhlášky Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 8. novembra 2005 č. 536 „O vzorových pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ možno odporučiť nasledujúce pravidlá registrácie a indexovania dokumentov:

1. Dokumenty sa zaregistrujú raz: prichádzajúce - v deň prijatia, vytvorené - v deň podpísania alebo schválenia.

2. Keď sa registrovaný dokument prevedie z jedného pododdielu do druhého, neregistruje sa znova.

3. Registrácia dokumentov sa vykonáva v rámci skupín, v závislosti od názvu typu dokumentu, autora a obsahu dokumentu (napríklad objednávky hlavnej činnosti, objednávky zamestnancov, úkony, návrhy, vyjadrenia a iné sa registrujú osobitne).

4. Sériové registračné čísla sú pridelené dokumentom v každej registrovanej skupine.

5. Miesto registrácie dokumentu je stanovené v pokynoch pre prácu v kancelárii alebo v iných miestnych normatívnych aktoch.

6. Stanovuje sa nasledujúce povinné zloženie registračných údajov: autor (korešpondent), názov typu dokumentu; dátum dokumentu, index dokumentu (dátum a index prijatia dokumentu pre prichádzajúce dokumenty), názov textu alebo jeho zhrnutia, uznesenie (exekútor, obsah objednávky, autor, dátum), lehota na vyhotovenie dokumentu, značka na vyhotovení dokumentu (stručný záznam o rozhodnutí o v podstate dátum skutočného vykonania a index odpovede na dokument) a jeho odoslanie do prípadu č.

Poznámka.

V súlade s bodom 3.2.1.4. Rozkaz hlavnej archívnej správy ZSSR z 25. mája 1988 č. 33 „Štátny systém dokumentácie podpory riadenia. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby na podporu dokumentácie „zloženie povinných detailov, ak je to potrebné, je možné doplniť o ďalšie podrobnosti: účinkujúcich, potvrdenie od výkonného umelca pri prijatí dokumentu, priebeh vykonávania, žiadosti a ďalšie. Poradie usporiadania detailov na registračných formulároch a použitia rubovej strany registračných a kontrolných kariet určuje zamestnávateľ nezávisle.

Po vyplnení poslednej strany účtovného denníka (knihy) sa na jeho obal položí dátum ukončenia a denník (kniha) sa vypracuje na odoslanie do archívu. Pre hlavné registračné formuláre, ako sme už uviedli, Rosarkhiv stanovil doby uchovávania údajov, pre ostatné zamestnávateľ stanoví dobu uchovávania údajov nezávisle.

V priebehu dokumentovania zaznamenávania pracovného času a výpočtu zodpovedajúcej odmeny za prácu sa vytvára skupina dokumentácie na zaznamenávanie pracovného času a zúčtovania s personálom.

Táto skupina dokumentov pozostáva z jednotných formulárov schválených vyhláškou Goskomstatu Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. 1 „O schválení jednotných formulárov primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a odmeňovanie“ ich podrobnejšie zvážime.

Podľa článku 91 Zákonníka práce Ruskej federácie pracovný čas - toto je doba, počas ktorej musí zamestnanec v súlade s vnútornými pracovnými predpismi organizácie a podmienkami pracovnej zmluvy vykonávať pracovné povinnosti, ako aj ďalšie časové obdobia, ktoré v súlade so Zákonníkom práce Ruskej federácie, inými federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie odkazujú na pracovný čas.

Zákonodarca ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť evidenciu o skutočne odpracovanom čase každého zamestnanca.

Účtovanie o využití pracovného času je potrebné na tieto účely:

· Zabezpečenie kontroly pracovnej disciplíny, pokiaľ ide o využitie pracovného času (včasná dochádzka do práce, identifikácia oneskorencov a tých, ktorí sa nedostavili; sledovanie prítomnosti personálu na pracoviskách v pracovnej dobe, ako aj zaznamenávanie včasného odchodu zamestnancov z práce);

· Účtovanie skutočne odpracovaného času, prestojov, chorôb, dovoleniek a iných foriem využitia pracovného času, ktoré je základom pre výpočet mzdy;

· Príprava štatistických správ o pracovných silách.

Na zaznamenanie skutočne odpracovaného a (alebo) neodpracovaného času každým zamestnancom sa používajú tieto: Tabuľka pracovného času a výpočet odmeny (formulár č. T-12) a Tabuľka účtovníctva pracovného času (formulár č. T-13).

Zvláštnosť vyhotovenia týchto dokladov spočíva v tom, že ide o primárne účtovné doklady, na základe ktorých sa vedú.

Absenciu dokladov o účtovníctve o pracovnom čase vypracovaných v súlade s platnými právnymi predpismi, ako aj absenciu niektorého z povinných údajov v primárnych účtovných dokladoch možno kvalifikovať ako neoprávnené zahrnutie nákladov práce do zloženia nákladov, ktoré znižujú základ dane, čo povedie k prilákaniu organizácie k zodpovednosť ustanovená v časti 3 daňového zákonníka Ruskej federácie.

Pri údržbe časového rozvrhu je vhodné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

· Zúčtovanie využitia pracovného času sa môže vykonať za organizáciu ako celok alebo osobitne za štrukturálne jednotky;

· Zahrnutie zamestnanca do časového rozvrhu a vylúčenie z neho sa vykonáva na základe príslušnej objednávky (pokynu) zamestnávateľa;

· Časový rozvrh je zostavený v jednom vyhotovení, podpísaný vedúcim štruktúrneho celku, zamestnancom personálnej služby a odovzdaný na účtovné oddelenie.

· Poznámky v tabuľke o dôvodoch nedostavenia sa do práce, na čiastočný úväzok alebo mimo riadneho pracovného času z podnetu zamestnanca alebo zamestnávateľa, skráteného pracovného času a iných, sa robia iba na základe riadne vykonaných dokladov. Takýmito dokladmi sú potvrdenia o práceneschopnosti, potvrdenia o plnení štátnych alebo verejných povinností, písomné upozornenie na nečinnosť, žiadosť o zamestnanie na čiastočný úväzok, písomný súhlas zamestnanca s prácou nadčas v prípadoch ustanovených zákonom a ďalšie doklady.

Pri vypĺňaní formulárov č. T-12 a č. T-13 sa používajú tieto konvencie:

Čiastočne platená rodičovská dovolenka

Neplatené voľno poskytované pracovníkovi starostlivosti o deti

Neplatené voľno poskytnuté zamestnancovi so súhlasom správy

Odíďte bez náhrady v prípadoch stanovených zákonom

Dočasná pracovná neschopnosť (okrem prípadov ustanovených v kóde "T") a dovolenka na ošetrovateľstvo a karanténa, vystavená s potvrdeniami o pracovnej neschopnosti

Neplatená pracovná neschopnosť v prípadoch stanovených zákonom (z dôvodu úrazu domácnosti, ošetrovateľstva a karantény, vydaného potvrdením lekárskeho ústavu atď.)

Hodiny skrátenia práce pre zamestnancov a zamestnancov v porovnaní so stanoveným trvaním pracovného dňa v prípadoch ustanovených zákonom

Prestoje nespôsobené zamestnancom

Celodenné neprítomnosti so zachovaním miezd v zákonom stanovených prípadoch (plnenie štátnych alebo verejných povinností, odstraňovanie mimoriadnych situácií, odstraňovanie následkov živelných pohrôm)

Neprítomnosť (neprítomnosť na pracovisku bezdôvodného dôvodu počas celého pracovného dňa (zmeny), bez ohľadu na jeho trvanie, ako aj v prípade neprítomnosti na pracovisku bez dobrého dôvodu viac ako štyri hodiny po sebe počas pracovného dňa (zmeny)), administratívne zadržanie za správne delikty, pobyt v lekárskom stredisku vytriezvenia, štrajky uznané za nezákonné a ďalšie nedostavenie sa z neoprávnených dôvodov)

Neodpracované hodiny z dôvodu práce na čiastočný úväzok z podnetu správy

Víkendy (na týždenný odpočinok) a sviatky

Štrajk (za podmienok a spôsobom predpísaným zákonom)

Neprítomnosť z nejasných dôvodov (pokiaľ nebudú objasnené okolnosti)

Viac podrobností o otázkach týkajúcich sa prípravy primárnych dokumentov nájdete v knihe autorov BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „Primárne dokumenty“.

Viac podrobností o otázkach týkajúcich sa riadenia ľudských zdrojov nájdete v knihe autorov BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „Správa ľudských zdrojov“.

Táto téma sa objavila po nedávnom rozhovore s začínajúcim podnikateľom. Na štyri hodiny som vypisoval z pamäti ktoré regulačné dokumenty je potrebné byť v organizácii, aby sa regulačné orgány nemohli „dostať dnu“. Potom, po rozhovore s niekoľkými ďalšími známymi, som si uvedomil, že veľa z týchto otázok bolo zatiaľ ponechaných na náhodu. Náš štát je najpozoruhodnejším štátom, v ktorom sú pravdepodobne stovky regulačné dokumenty, nie vždy sú k sebe priateľskí, ale napriek tomu konajú. Sám osobne sa niekoľkokrát „dostal“ na pokuty z nevedomosti. Prečo potrebujeme tieto stovky dokumentov, ktoré si v skutočnosti málokedy niekto prečíta a bez ktorých na Západe robia dobre - nikto nevie, ale napriek tomu nikto nezruší povinnosť ich udržiavať a skladovanie.

NEDOSTATOK VEDOMOSTÍ NEVYHNUTÍ Z ODPOVEDNOSTI

• protokoly o založení spoločnosti;
• rozhodnutia zakladateľov založiť LLC;
• dokument, ktorý potvrdzuje štátnu registráciu spoločnosti;
• dokumenty o vlastníctve, ktoré potvrdzujú prítomnosť majetku v LLC;
• cenné papiere spojené s emisiou cenných papierov vrátane dlhopisov;
• zápisnice zo stretnutí a stretnutí rôznych orgánov spoločnosti;
• predpisy o zastupiteľských úradoch a pobočkách LLC;
• závery kontrolných orgánov;
• zoznam pridružených osôb;
• ďalšie dokumenty, ktorých dostupnosť stanovuje súčasná legislatíva.

Skladujte vždy, skladujte všade!

Svätou povinnosťou každej organizácie je ukladanie dokumentov. Okrem problémov s regulačnými orgánmi môžete mať problémy aj s inými komerčnými štruktúrami.

Skladovacie miesta pre dokumentáciu LLC. Z rovnakého zákona - môže ísť o sídlo jej riadiaceho jediného orgánu alebo iné miesto, ktoré je známe a prístupné členom spoločnosti. To znamená, že sami môžeme určiť, kde, iba keby o tom všetci vedeli. Adresa sa nemusí zhodovať s umiestnením spoločnosti LLC. Jedinou požiadavkou určenou v tomto článku je notifikácia a dostupnosť každého člena spoločnosti na toto miesto.

Okrem dokumentácie spoločnosti existujú požiadavky na ukladanie personálnych dokumentov, interných dokumentov, obchodnej korešpondencie a účtovných dokumentov. Na základe pravidiel organizácie archivácie by obdobie nemalo byť kratšie ako 5 rokov, počítané od roku, kedy boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky. Zároveň je potrebné poznamenať, že zákony nestanovujú zodpovednosť žiadneho konkrétneho úradníka spoločnosti, ktorý nezabezpečuje bezpečnosť dokumentácie.

Požadované personálne dokumenty, ktoré náš štát vyžaduje

Dokumenty, ktoré sú skutočne potrebné pre prácu:

• Popisy pracovných pozícií pre každú pozíciu vypracované podľa pravidiel
• Predpisy pre všetky existujúce oddelenia (niektoré oddelenia, napríklad účtovníctvo, si často mylne myslia, že nepotrebujú pokyny)
• Pracovné štandardy (komu a v akej situácii čo a ako robiť)
• Pracovné pokyny (napríklad ako použiť 1c na fakturáciu)

• Účel spoločnosti, všeobecné ustanovenia
• Nariadenie o organizačnej štruktúre

• Predpisy o výbere a výbere personálu (schéma) a samotná pozícia
• Personálne predpisy spoločnosti
• Nariadenia o postupe pri absolvovaní skúšobnej doby
• Predpisy o prijímaní, prepúšťaní a prepúšťaní pracovníkov
• Nariadenie o evidencii času
• Nariadenie o postupe pri získavaní osvedčení
• Predpisy o odbornej príprave, adaptácii a rozvoji personálu a certifikácii
• Predpisy o mzdách, bonusoch, bonusoch, hmotných stimuloch (schéma)
• Nariadenie o výhodách poskytovaných zamestnancom
• Predpisy o dovolenke
• Vyhlásenie o zodpovednosti
• Regulácia obchodného tajomstva
• Predpisy o vyplácaní listov dočasnej pracovnej neschopnosti pracovníkov a zamestnancov podniku
• Predpisy o pracovných cestách
• Predpisy o softvéri, hardvéri a prístupe na internet

Každý podnik má svoj vlastný interný pracovný tok, ktorý je pre každý podnik povinný. Platí to najmä o personálnych činnostiach. Aké sú povinné dokumenty pre správu personálnych záznamov, aké typy dokumentov sa v podniku požadujú a aké sú pravidlá a predpisy pre ich údržbu, popíšeme v článku.

Povinné dokumenty:

• Primárne dokumenty požadované vo všetkých podnikoch (vrátane malých podnikov).
• Dokumenty, ktoré majú poradný charakter.
• Dokumenty konkrétneho zamerania - závisí od rozsahu podniku, štruktúry.

Dokumenty podľa účelu:

• Dokumentácia použitá v záznamoch zamestnancov: najímanie a objednávky zamestnancov, objednávky zmien pracovných pozícií, objednávky dovoleniek, objednávky pracovných ciest.
• Dokumenty o personálnom riadení a organizácii činností zamestnancov: popisy pracovných pozícií, stáže a tlačivá správ zamestnancov.

Dokumenty o funkčnosti:

• Na stanovenie zásad, cieľov a poslania podniku sú nevyhnutné interné predpisy, ktoré sú povinní pri svojej práci dodržiavať a brať do úvahy absolútne všetci zamestnanci podniku (príkazy vlastníka, predpisy a požiadavky na pracovnú disciplínu, pokyny).
• Dokumenty informačného a zúčtovacieho charakteru, ktoré obsahujú informácie o zamestnancoch a o všetkom, čo súvisí s ich prácou v podniku (tabuľky s grafmi a výpočtami, výplatné listy, dokumenty s platbami za služobné cesty).
• Doklady potvrdzujúce výkon pracovných povinností zamestnancov v súlade s pracovnoprávnymi predpismi Ruskej federácie a dôchodkovými právnymi predpismi.
• Administratívne dokumenty, ktoré vydáva priamo vlastník podniku na účely ich prenosu na zamestnancov (objednávky, objednávky na personálne zmeny, uznesenia).
• Dokumenty na vedenie personálnych záznamov: registračný denník, účtovné knihy, ktoré sú potrebné na zostavenie poradového registra všetkých dokumentov a ktoré dávajú personálnym dokumentom právnu silu. Sú nevyhnutné pre prácu personálnej služby a všeobecné účtovníctvo zamestnancov s ich dokumentáciou v organizácii.

Povinné dokumenty

Zoznam týchto dokumentov je pomerne široký, ale každý pracovník musí vedieť a pochopiť, ako sú vypracované, a musí byť schopný ich vypracovať aj kontrolovať gramotnosť ich vykonávania.

Medzi povinné dokumenty patria:

• Rozpis zamestnancov (článok 15 Zákonníka práce Ruskej federácie).
• Pracovná zmluva (TD).
• Poradie zamestnania (formulár č. T-1).
• Zamestnanecká karta () (formulár č. T-2).
• Príkazy na zmenu postavenia zamestnancov (formulár č. T-5).
• Prázdninové príkazy (formulár č. T-6).
• Časový rozvrh dovolenky (formulár č. T-7).
• Príkaz na ukončenie alebo ukončenie TD alebo pracovnej zmluvy so zamestnancom (formulár č. T-8).
• Záznam o pracovnom čase (formulár č. T-13).
• Dokumenty na výpočet platov a odmien zamestnancom (formulár č. T-12).
• Pracovné predpisy v podniku.
• Zákony o požiadavkách na ochranu práce a správy, ktoré sa vypracúvajú na základe pravidiel a pokynov na ochranu práce Ruskej federácie.

Toto je zoznam hlavných dokumentov personálnej dokumentácie, ktoré by mali byť v každom podniku.

Požiadavky na uchovávanie osobných dokladov

Dokumenty HR sú dôležité nielen pre interné výkazníctvo, ale aj pre súlad s pracovnými zákonmi Ruskej federácie. V každej organizácii, za ktorú zodpovedajú oprávnené osoby, sa musia uchovávať potrebné dokumenty. Dokumentácia je systematicky kontrolovaná inšpekciou a v prípade potreby trestaná za nedodržiavanie požiadaviek pracovnoprávnych predpisov. Napríklad porušenie požiadaviek Zákonníka práce môže mať za následok administratívnu zodpovednosť, pri ktorej sa pokuta pre úradníkov pohybuje v rozmedzí od 1 000 do 5 000 rubľov, v prípade spoločnosti LLC - od 30 do 50 tisíc rubľov a v prípade závažného porušenia činností podniku možno pozastaviť na 3 mesiace v súlade s čl. 5.27 správneho poriadku Ruskej federácie.

Ak bude úradníkovi vyčítané podobné porušenie pracovnej legislatívy, bude diskvalifikovaný na dobu 1-2 rokov.

V prípade porušenia požiadaviek právnych predpisov týkajúcich sa udržiavania, vypĺňania a uchovávania prísnych oznamovacích dokumentov a povinných dokladov uvedených vyššie nesie administratívnu a trestnú zodpovednosť zamestnávateľ a personálny pracovník. Viac podrobností v čl. 419 Zákonníka práce Ruskej federácie. Ak v podniku chýbajú povinné personálne doklady, zamestnávateľ dostane prvotnú poznámku a stanoví sa termín opakovanej návštevy inšpektorátu práce, v dôsledku čoho musia byť všetky povinné doklady predložené v súlade so zákonom.

Stanovuje normy zodpovednosti za nesprávne uchovávanie povinných dokumentov vrátane pracovných kníh, osobných preukazov zamestnancov a objednávok iného charakteru.

Porušenie dôvernosti informácií o zamestnancovi je trestné podľa čl. 137 Trestného zákona Ruskej federácie. Pokuta môže byť až 200 tisíc rubľov.

Správa a ukladanie povinných dokumentov v podniku je pre personálne oddelenie povinnou požiadavkou. Kontrolu tejto záležitosti vykonávajú Štátny archív Ruskej federácie a Federálny inšpektorát práce, ktoré majú kedykoľvek právo prísť s inšpekciou do podniku.