Listina o prevode dokumentov je vzorka. Vzor aktu o prijatí a prevode dokumentov Zákon o prijatí o prevode účtovnej dokumentácie

V priebehu súčasných aktivít organizácie niekedy vznikajú situácie, keď je potrebné prenášať dokumenty. Na tieto účely sa vytvára akt o prijatí a prenose dokumentov (príklad je uvedený nižšie).

Vďaka takémuto konaniu je zodpovednosť odňatá od osoby, ktorá sa prípadu ujme. Umožňuje vám tiež poskytnúť spoľahlivé informácie o aktuálnom stave. Osvedčenie o prijatí sa musí vyhotoviť v prípade prepustenia zamestnanca, ktorý je zodpovedný za určitý smer, alebo v prípade, že sa presťahuje na iné miesto. Ďalším dôvodom môže byť likvidácia organizácie alebo jej reorganizácia. Jedným slovom, ak je potrebné zmeniť jednu zodpovednú osobu na inú, vytvorí sa potvrdenie o prijatí.

Najprv je potrebné objasniť, či je postup odovzdávania písomností upravený akýmkoľvek normatívnym aktom a či je forma aktu jednotná. V prípade zápornej odpovede (a to je vo väčšine prípadov), sa akt zaregistruje bezplatne. Príkladom takéhoto dizajnu je vzorka uvedená v tomto článku. Ak chcete získať ďalšie informácie o tomto probléme, môžete si prečítať tento článok.

Vzor vyhotovenia aktu o prijatí a odovzdaní dokumentov vyhotovený vo voľnej forme

Vedúci kancelárie Verenets V.P. prevedené a tajomník Karpenko N.P. prijaté organizačné a administratívne dokumenty:

Zároveň sa prevedie pečať úradu.

V procese prijímania a prenosu dokumentov sa stanovilo:

... (mali by ste uviesť všetky skutočnosti, ktoré sa musia v zákone uviesť, vrátane všetkých nedostatkov, ktoré sa zistili pri štúdiu dokumentov)

použitie:

1. Regulačné príkazy pre 502 listov v 1 kópii.
2. Jednotlivé objednávky na 513 listov v 1 kópii.

Regulačné právne akty často neodrážajú postup na vypracovanie aktov na prijatie a odovzdanie dokumentov. V takom prípade môžete postupovať podľa všeobecného postupu prípravy dokumentu.

Vypracovanie aktu o prijatí a odovzdaní dokumentov

Môže slúžiť začiatok procesu prenosu dokumentov. Zostavuje sa v týchto prípadoch:

• Prepustenie zamestnanca,
• Vymenovanie zamestnanca na konkrétne miesto,
• Presun zamestnanca na iné miesto,
• Presun zamestnanca na iné oddelenie,
• Iná objednávka pre personál.

V komisii musia byť najmenej traja ľudia.

Pre zoznamy prípadov, ktoré sa majú preniesť, je najvýhodnejšie použiť tabuľku (ako v predloženej vzorke). Vyplňuje sa vo voľnej forme, hlavnou podmienkou je, že zloženie dokumentu musí byť jasné. Ak sa má preniesť malý počet dokumentov, tabuľka sa môže zmeniť podľa nasledujúcej vzorky:

Na základe súčasných regulačných právnych aktov sa pri kontrole dokumentov zahrnutých v osvedčení o prevzatí overuje: skutočnosť, či sú potrebné dokumenty (ak neexistujú), av prípade potreby posúdia všeobecný stav. Uvedené údaje sa do zákona vkladajú koherentne v rozsahu potrebnom na objektívne posúdenie situácie. Zároveň je možné zostaviť iba tabuľku so zoznamom dokumentov, ktoré sa majú preniesť, a akékoľvek ďalšie vysvetlenia môžu chýbať.

V prípade, že zasielané dokumenty obsahujú veľké množstvo údajov, sú vyhotovené vo forme príloh. Nebudú teda zasahovať do pozitívneho vnímania hlavného obsahu. Žiadosť je neoddeliteľnou súčasťou zákona, preto sa všetky dokumenty v nej uvedené automaticky považujú za zahrnuté do osvedčenia o prijatí.

Vyššie uvedené informácie budú stačiť na vytvorenie aktu o prijatí a prenose dokumentov v prípade, že podnik nezaviedol inú formu postupu prevodu. Užitočné bude aj oboznámenie sa so vzorovým zákonom, ak je potrebné zmeniť osobu zodpovednú za archív.

Po odchode je veľmi dôležité, aby hlavný účtovník vo veciach, ktoré urobil, nechal úplný poriadok, pretože ide o profesionalitu a etiku. Predchodca aj príjemca by sa preto mali zaujímať o správny postup prenosu prípadov vo firme. Akceptovanie a odovzdávanie vecí v súvislosti s prepustením hlavného účtovníka je potrebné na rozlíšenie povinností bývalého účtovníka a nového hlavného účtovníka. Preto vykonanie takého dokladu ako aktu o prijatí a odovzdaní vecí pomôže chrániť prijatého zamestnanca pred chybami minulosti.

Súčasné právne predpisy nešpecifikujú postup pri prenose prípadov z jedného účtovníka na druhého. Tento postup nie je v skutočnosti povinný, ale pre spoločnosť je stále potrebný, aby nástupca do funkcie účtovníka videl skutočný stav v účtovníctve a účtovníctve v inštitúcii v čase odchodu hlavného účtovníka. Nedostatok primárnych dokladov môže výrazne ovplyvniť ďalšie činnosti spoločnosti.

Čo je potrebné urobiť pred podpísaním zákona

Bezprostredne pred prevodom záležitostí na nového hlavného účtovníka musí riaditeľ organizácie podpísať osobitný príkaz, ktorý spravidla musí uvádzať:

Ľudia, ktorí sú zodpovední za príjem a prenos účtovných prípadov;

Obdobie, počas ktorého sa dokumenty prevedú;

Ak bude nejaký čas musieť nový účtovník a nový hlavný účtovník spolupracovať, potom by mal príkaz uvádzať rozdelenie povinností medzi nimi;

Dátum, do ktorého všetky účtovné operácie bude musieť dokončiť hlavný účtovník opúšťajúci spoločnosť;

Poradie, načasovanie súpisu;

Poradie papierovania pre taký postup, ako je prijímanie a odovzdávanie vecí

Inventár je povinný, iba ak dôjde k zmene finančne zodpovedných úradníkov (musí sa vykonať, ak pracovná zmluva s hlavným účtovníkom obsahuje podmienku úplnej finančnej zodpovednosti).

Ako správne vypracovať akt a čo v ňom uviesť

Na základe výsledkov inventarizácie a overenia všetkej dokumentácie sa po prepustení hlavného účtovníka vytvorí akt o prijatí a postúpení vecí. Hlavný účtovník, ktorý opustí svoju pozíciu, môže byť na základe vnútorných predpisov podniku povinný previesť opis práce na nového hlavného účtovníka a sledovať mieru jeho porozumenia. Na odovzdávanie vecí sa ako obvykle vymenuje určitá komisia a vypracovaný akt vo viacerých kópiách potvrdí členovia komisie a zodpovedné strany. Zákon uvádza podrobný stav účtovníctva v čase odovzdania veci.

V zákone je potrebné uviesť všetkých ľudí, ktorí sa priamo podieľajú na odovzdávaní dokladov, pretože do neho môžu byť okrem vedúceho účtovníka zapojení aj ďalší zamestnanci účtovného oddelenia, môžu byť pozvaní aj externí audítori. Počet a kontingent účastníkov schvaľuje vedúci. Je potrebné preniesť iba tie dokumenty, za ktoré bol zodpovedný odchádzajúci hlavný účtovník. Napríklad, ak sa osobitne zamestnaný zamestnanec zapája do účtovníctva miezd v inštitúcii, táto dokumentácia sa nemusí prenášať a uvádzať v zákone. Nový hlavný účtovník musí mať osvedčenie o tom, že za posledných 5 rokov dostal úplne všetky dokumenty týkajúce sa jeho činnosti. Obdobie uchovávania niektorých obchodných dokumentov je stanovené v zozname typických riadiacich dokumentov vytvorených pri činnosti organizácií, ktorý schvaľuje spoločnosť Rosarchiv. Tam sú tiež stanovené podmienky ukladania štatistického výkazníctva.

Daňové úrady majú právo skontrolovať organizáciu za posledné 3 roky práce. Toto pravidlo je opísané v článku 89 ods. 4 daňového poriadku Ruskej federácie. Nový hlavný účtovník by preto mal dôkladne skontrolovať dokumentáciu, ktorá je relevantná pre uvedené obdobie.

Takýmto dokumentom by sa mala venovať veľká pozornosť:

Nákupné a predajné knihy;

Register prijatých a vydaných faktúr;

Záznamy o registrácii prichádzajúcich a odchádzajúcich hotovostných dokladov;

Knihy na vydávanie splnomocnení;

Pokladničné knihy;

Časopisy registrácie nákladných listov;

Denníky pokladníka a operátora.

Ak bývalý hlavný účtovník vykonáva povinnosti pokladníka v podniku, mal by mu byť prevedený nielen potrebná dokumentácia, ale aj peniaze, formy obchodných dokladov prísneho výkazníctva, bankové šekové knižky, kľúč k pokladnici a trezor.

Je možné vyhotoviť akt o prijatí a postúpení vecí v krátkej forme, ktorý bude obsahovať súpis všetkých odovzdaných dokumentov. Ak je zoznam takýchto dokumentov malý, možno ich uviesť priamo v zákone. Potom nemusíte robiť samostatný inventár.

To znamená, že možno preniesť iba tie obchodné doklady, za ktoré je zodpovedný: daňové doklady, účtovníctvo a daňové výkazníctvo, primárne účtovníctvo, účtovné registre, postupy kódovania, účtovné zásady, pracovná schéma účtovníctva, programy počítačového spracovania atď.

Je nevyhnutné venovať pozornosť tomu, že vzhľadom na to, že forma osvedčenia o prijatí nie je schválená žiadnymi regulačnými dokumentmi, môže byť vypracovaná v akejkoľvek forme a neskôr schválená vedením organizácie.

Všeobecne sa uznáva, že akt a súpis (ak sa vypracúvajú oddelene od aktu) by mali byť vyhotovené v dvoch exemplároch, jeden z nich sa odovzdá hlavnému účtovníkovi, ktorý opustí svoje pracovisko, a druhý by mal zostať v účtovnom oddelení inštitúcie. Ak k zmene účtovníka dôjde v pobočke organizácie, musí sa úkon so súpisom vyhotoviť v troch vzorkách: prvá pre hlavnú spoločnosť, druhá pre pobočku a tretia pre účtovníka, ktorý odchádza.

V prípade doručenia a prijatia prípadov je nevyhnutné uviesť:

Dátum konečného prijatia prípadov (je to nevyhnutná požiadavka zákona);

Dátumy, názvy prenášaných dokumentov;

Zoznam dokumentov, ktoré chýbajú v čase prevodu (musíte uviesť, inak sa niektoré významné ťažkosti objavia neskôr, keď sa pokúsite dokázať, že dokumenty pri práci stratil predchádzajúci účtovník);

Všetky chyby, porušenia, nedostatky, nedostatky, ktoré boli zistené v procese odovzdávania vecí, pri príprave primárnej dokumentácie, daňovej dokumentácie (najmä materiálne a peňažné účtovníctvo vrátane hotovostných dokladov, faktúr);

Nezrovnalosti medzi dostupnými účtovnými údajmi, daňovými výkazmi a údajmi počítačového účtovného programu za porovnávané overené časové obdobia.

Zákon musí byť tiež priložený (pokiaľ je to možné) písomným vysvetlením vedúceho účtovníka, ktorý opúšťa svoju funkciu, pokiaľ ide o dôvody týchto nezrovnalostí.

Ukážka odovzdania prípadov hlavného účtovníka

Spoločnosť s ručením obmedzeným „Spoločnosť“

Moskva, Vernadsky avenue, 116, bldg. 2

REVÍZIE

Generálny riaditeľ spoločnosti LLC

____________________ (Petrov I.V.)

Osvedčenie o prijatí a prevode dokumentov LLC "Company"

Podľa nariadenia zo dňa 01.04.2018 N 30 previedol bývalý hlavný účtovník a súčasný hlavný účtovník prijal tieto dokumenty:

Doklady o vlastníctve (zakladajúce listiny - zakladateľská zmluva, zakladateľská zmluva, osvedčenia o registrácii právnickej osoby v Jednotnom štátnom registri právnických osôb, osvedčenia o registrácii, doklady o registrácii registračných pokladníc, licencie - ak spoločnosť vykonáva licencované činnosti atď.) - 1

Účtovná politika organizácie platná od roku 2009 do súčasnosti - 1

Daňové a účtovné výkazy za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Hlavná kniha (alebo súvahy), účtovné registre za roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Daňové registre za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Podávanie správ o poistných príspevkoch do mimorozpočtových fondov za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Dokumenty pre prácu s daňovým inšpektorátom (odsúhlasenia, správy z inšpekcií, rozhodnutia) - 1

Akty na zmierenie zmierov s protistranami za dva roky. - 1

Záznamy zásob za 2rr. - 3

Knihy o nákupoch a predajoch za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 13

Záznamy o registrácii prijatých a vydaných faktúr za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 13

Dokumenty od dodávateľov - nákladné listy, potvrdenia o prevzatí za vykonanú prácu (služby), prijaté do 2 rokov. a ja štvrťrok 2018 - 10

Doklady od kupujúcich - nákladné listy, potvrdenia o prevzatí pre dokončené práce (služby), vydané na 2 roky. a Q1 2018

Zmluvy s dodávateľmi a kupujúcimi, inými zmluvnými stranami na 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Hotovostné a bankové doklady za 2 roky. a ja štvrťrok 2018 - 4

Personálne dokumenty a doklady potvrdzujúce právo zamestnancov na odpočítanie dane z príjmu fyzických osôb - 1

Kniha denníkov vydaných plnomocenstiev - 1

Prevedené a akceptované: banková šeková knižka (nepoužité šeky od N AE 15812 do N AE 15840), pokladničné kľúče, hotovosť vo výške 5 000 rubľov, prísne formuláre výkazov __________ (uveďte, ktoré) vo výške ________________, cenné papiere ___________________ (uveďte) ktorý) vo výške _______________.

Tiež prevedené a akceptované: pečať organizácie, kľúče k sejfu, kľúče k systému „klient-banka“, prihlasovacie meno a heslo z internetovej banky, heslo zo softvérového produktu „1: C“, plastové karty spoločnosti k firemným účtom vo výške ____________ s číslami ___________________________________ , palivové karty vo výške ______ s číslami ________________________________. Platnosť kľúčov a prijatých hesiel sa overuje za prítomnosti oboch strán.

Prílohy k zákonu:

1. Zákon o súpise hotovosti, pohľadávok a záväzkov k 2. máju 2018

2. Inventár primárnych dokumentov obsiahnutých v prenesených priečinkoch dokumentov.

Predložené dokumenty: Sidorova N.I., bývalá hlavná účtovníčka

Prijaté dokumenty: A.M. Petrova úradujúci hlavný účtovník

S rozsiahlym rozvojom činností obchodných štruktúr, nárastom interakcie medzi súkromnými organizáciami a vládnymi agentúrami je nevyhnutný nárast obehu dokumentov. Pracovný tok medzi úradníkmi, zástupcami organizácií a dokonca aj súkromnými korešpondentmi spravidla umožňuje príjem / prenos fyzických médií (v tomto prípade dokumentov) podľa aktu o prijatí a prenose dokumentov.

Prenos dokumentov vydaných vo forme papierových nosičov grafických informácií (na rozdiel od čoraz obľúbenejšej správy elektronických dokumentov), \u200b\u200bnajmä tých, ktoré majú údaje s právnym alebo finančným významom, si vyžaduje potvrdenie operácie prenosu a prijatia. Právna prax vedie k veľkému počtu procesných konaní, keď skutočnosť, že neexistencia listinných dôkazov o prenose informácií alebo nesprávne (právne negramotná) vyhotovila dokument o prijatí a prenose dokumentov, slúžila ako zámienka na dlhé procesy, čo spôsobilo stratu času a finančných zdrojov na právne trovy.

Akt o prijatí a odovzdaní dokumentov sa vyhotovuje nielen pri odosielaní dokumentov mimo administratívneho okruhu výroby, ale aj v rámci samotnej organizácie. Príkladom môže byť proces prenosu zložiek s dokumentmi, spismi, pracovnou a servisnou dokumentáciou, ktorý sa vykonáva pri oficiálnych zmenách, medzi ktorých povinnosti patrí ukladanie a spracovanie určitých druhov dokumentov (zamestnanci personálneho oddelenia, finančníci, účtovníci, inžinieri atď.).

Základné požiadavky na zákon

Napriek tomu, že akt prijímania a prenosu dokumentov má plnú právnu silu (podlieha správnemu vykonaniu) a je často jediným dokumentom potvrdzujúcim finančnú (právnu) čistotu transakcie, nie sú stanovené žiadne prísne požiadavky na jeho vývoj a vykonanie. Formulár sa spracúva bezplatne v písomnej forme alebo s použitím počítačovej tlače v niekoľkých (aspoň dvoch) kópiách, ktoré sú overené podpisom a pečaťou manažérov a vydané každému z oprávnených zástupcov strán. V prípade potreby sa do spisu vloží kontrolná kópia aktu.

Hlavnou podstatou aktu je vzájomná certifikácia strán, ktoré spolupracujú v rámci transakcie alebo iných vzťahov pri prevode balíka určených dokumentov požadovanému spravodajcovi. Korešpondentmi interakcie môžu byť obyčajní občania krajiny, ako aj zástupcovia firiem, organizácií, podnikov, súkromných štruktúr a štátnych výkonných orgánov (v tomto prípade sa prenos dokumentov považuje za uskutočnený medzi právnickými osobami a vyžaduje si určité doplnenia c).

Bez ohľadu na konkrétny prípad prenosu dokumentov, ich štruktúru, adresátov a iné externé údaje, s cieľom zachovať právnu gramotnosť dokumentu, musí akt o prijatí prenosu spĺňať tieto požiadavky:

1. Musí sa vydávať na papieri. Je povolené vydávať tak na štandardnom formáte kancelárskeho formátu A4, ako aj na špeciálne navrhnutom hlavičkovom papieri organizácie, podniku (pri styku s právnickými osobami).
2. Mal by obsahovať minimálne informácie potrebné na vykonávanie hlavnej funkcie. Nadmerné množstvo irelevantných údajov sťažuje pochopenie všeobecnej podstaty av budúcnosti môže slúžiť ako základ vzájomného nedorozumenia.
3. Vyhlásenie aktu by malo zodpovedať oficiálnemu a obchodnému štýlu a malo by sa vyhýbať hovorovým prejavom.
4. Zákon musí mať meno, ktoré odráža jeho hlavný účel, napríklad „Zákon o prijatí a odovzdaní dokumentácie o finančnej službe JSC Engineering“.
5. Ak je jedna alebo obidve zo vzájomne spolupracujúcich strán právnickou osobou, organizácia opečiatkuje právomoci zástupcu odosielateľa (príjemcu), pripojí sa k podpisu zástupcu alebo spôsobom pripísania plnomocenstva vedúceho podniku k plnomocenstvu.

Vnútorný obsah aktu o prijatí a odovzdaní dokumentov sa ukladá osobitným požiadavkám. V zákone sa okrem informácií, ktoré odrážajú podrobnosti strán, právomoci zástupcov a iné úradné údaje, uvádza aj špecifikácia subjektu prevodu.

S cieľom bezpodmienečne určiť príslušnosť konkrétneho dokumentu k informáciám vyjadreným v akte obsahuje:

• názov aktu a adresu jeho vykonania pre organizácie - skutočné a zákonné adresy;
• dátum vyhotovenia aktu (dátum podpísania) a dátum jeho zápisu do príslušnej kancelárskej práce (pre právnické osoby);
• poštové údaje o odosielateľovi a príjemcovi. Pri vypracúvaní aktu v rámci štrukturálnej organizácie je povolené uviesť priezvisko, meno a priezvisko, pozíciu prijímajúcej a odovzdávajúcej osoby;
• názvy dokumentov zasielaných adresátovi (korešpondentovi) tak, ako sú uvedené v hlavičkách služieb samotných dokumentov;
• počet kópií každého dokumentu z celkového balíka a výpočet jeho zaslania;
• identita adresy každého dokumentu (spravidla pre každý geograficky rozptýlený korešpondent, ktorý tvoria svoj vlastný), ale to nezruší všeobecné požiadavky na špecifikáciu zacielenia;
• údaje o obmedzeniach pri oboznámení sa s priloženými dokumentmi (týka sa to najmä vládnych agentúr a zástupcov orgánov činných v trestnom konaní). Pečiatka obmedzenia pri oboznamovaní sa (okrem iného pri prenose dokumentov obsahujúcich informácie tvoriace obchodné tajomstvo) okrem iného ukladá obmedzenia týkajúce sa požiadaviek na prepravu (zasielanie) balíkov dokumentov;
• počet listov každého dokumentu osobitne a obsah balenia ako celku;
• informácie o tom, či prenášané dokumenty sú originály alebo kópie (overené kópie);
• v prípade príloh k dokumentom (mapy, diagramy, diapozitívy, magnetické pamäťové médiá - napríklad sprievodný list s prílohou k štátnej zmluve „Na nákup technologického zariadenia“ na nosiči CD-R), údaje o prílohách (prílohy k dokumentom) sa označujú v samostatnej položke, ak tieto informácie nie sú obsiahnuté v samotnom tele dokumentu prenášanom s prílohami;
• v prípade potreby na zvýšenie spoľahlivosti prenášaných príloh sa uvádza zhrnutie dokumentov. Požiadavka nie je povinná, je splnená súčasným prenosom mnohých dokumentov rovnakého typu;
• ak sa prenáša niekoľko dokumentov toho istého typu, ale odlišného obsahu (napríklad faktúry za prevod materiálnych aktív atď.), uvádza sa dodatočná informácia, ktorá bezpodmienečne identifikuje každý konkrétny dokument - sériové čísla, čísla prichádzajúcej korešpondencie, sériové čísla alebo inventárne čísla dokladov podľa účtovných údajov.

Osvedčenie o prijatí projektovej dokumentácie

Ak sa vyhotoví jednoduchý akt o prijatí a prenose dokumentov vo voľnej forme, jeho štruktúra a skutočne jeho prítomnosť je určená iba na základe vzájomnej vôle strán (alebo spravidla jedna - odosielajúca strana), potom sa projektová dokumentácia prevádza podľa zákona, ktorého forma a povinnosť sú prísne upravené. súčasná legislatíva.

Projektová dokumentácia znamená súbor dokumentov vypracovaných dohodou vrátane textových a grafických riešení, vysvetliviek, máp, plánov miest, pôdorysov budov, krajinných fotografií, schematických máp elektriny, plynu, vody a ďalších dokumentov vypracovaných na základe dohody so zástupcom. zákazník. Projektová dokumentácia obsahuje aj zdrojové kódy a vizualizované verzie rozhraní aplikácií, programov, WEB-stránok, webov a jadier operačných systémov, distribuovaných podľa podmienok otvorenej licencie.

Za prenos projektovej dokumentácie sa považuje proces vykonávania viacerých zodpovedností jednou osobou (najmä výkonným umelcom, inžinierom, dizajnérom alebo dizajnérom) za vývoj a ďalšie vydávanie výsledku jeho práce osobe, ktorá financovala (iniciovala) výskumný projekt (zákazník, klient).

Proces prenosu

Po vypracovaní celého balíka projektovej dokumentácie stanovenej zmluvou prevedú zástupcovia developerskej spoločnosti balík dokumentov zákazníkovi alebo ich zašlú poštou s potvrdením o prijatí. Nuansou práce s projektovou dokumentáciou je možnosť jej opakovaného zaslania. Podľa podmienok uzatvorenej zmluvy zákaznícka spoločnosť posudzuje prijatý balík dokumentov (vrátane osvedčení na tlačivách KS2,3, atď.) Do piatich pracovných dní (pokiaľ súčasná zmluva neustanovuje inak) odo dňa oficiálneho doručenia dokumentácie.

Ak na základe výsledkov posúdenia prichádzajúcej dokumentácie zástupcovia spoločnosti zákazníka nemali žiadne otázky, nezhody a pripomienky, ktoré si vyžadujú spracovanie dokumentov, osvedčenie o prevzatí podpíše vedúci inštitúcie a povinnosti dodávateľa (developera) sa považujú za splnené v plnom rozsahu a druhé kópie podpísaných osvedčení o prijatí pre projektovú dokumentáciu. a akt formulára KC2 sa posiela vedúcej vývojovej spoločnosti.

Faktúra za zaplatenie vykonanej práce je zákazníkovi zaslaná po dvoch dňoch od okamihu, keď projekčná organizácia dostane potvrdenie o akceptácii projektovej dokumentácie klienta (dátum prijatia je deň, keď klient podpíše akceptačné osvedčenia a úkon vo forme KC2). Ak majú zástupcovia zákazníka pripomienky, ktoré majú zásadný vplyv na spracovanie celej dokumentácie, celý balík dokumentov sa vráti výkonným umelcom so zoznamom pripomienok a nedostatkov, ktoré je potrebné odstrániť. Nevýhody eliminuje vývojová spoločnosť bezplatne a náklady na spracovanie nie sú zahrnuté v celkovej cene služieb.

dokumentovanie

Príprava projektovej dokumentácie na prenos k zákazníkovi nie je tvorivý proces vykonávaný podľa uváženia vývojárov. Pravidlá vytvorenia balíka papierových (av niektorých prípadoch elektronických) dopravcov sú striktne stanovené v rámci ôsmeho odseku GOST R 21.1101.2013.

Všetka dokumentácia (vrátane formátu väčšieho ako je rozšírený formát A4 - schémy, mapy atď.) Je upravená na veľkosť A4, formovaná do tematických sekcií podľa GOST a uložená do priečinkov s pevným obalom. Okrem papierových dokumentov je možné zákazníka preniesť aj na magnetický nosič obsahujúci elektronické kópie prenesených dokumentov.

Súbory elektronických kópií sú tiež tvorené do priečinkov podľa stanovených oddielov, s povinným priložením naskenovaných kópií listov dokumentácie obsahujúcich podpisy manažérov rozvoja projektu. Samotný naskenovaný projekt (upravený v osobitne určených prípadoch) je certifikovaný elektronickým podpisom organizácie.

Akt o prijatí a prevode projektovej dokumentácie je oveľa podrobnejšou formou ako podobný dokument na prenos iných balíkov. Okrem hlavných oddielov, ktoré obsahujú najmä podrobnosti o dokumentoch identifikujúcich predmet zákona, takýto zákon obsahuje údaje o úplnosti a kvalite vývoja projektu, o cene za jednotku práce ao práve vlastniť projekt.

Prenos funkcií

Hlavnou črtou, ktorá nápadne odlišuje proces prijímania a prenosu projektovej dokumentácie od iných operácií s dokumentmi, je prevod vlastníckeho práva k projektu okrem papierových originálov a ich digitálnych kópií zákazníkovi. Duševné vlastníctvo sa oceňuje podobne ako materiálne hodnoty a nie je o nič menej prísne chránené pred zneužitím.

Zákazník projektu, ktorý dostane výsledky práce dodávateľa, nebude môcť prakticky realizovať projekt vo svojich vlastných záujmoch bez získania výlučných práv na využívanie duševného vlastníctva vývojárov. Akékoľvek zmeny projektu zo strany klienta, ako aj jeho praktické premietnutie do ich činnosti sa budú považovať za porušenie autorských práv vlastníka. Z tohto dôvodu je do projektovej dokumentácie obsiahnutá klauzula o výhradnom vlastníctve práv duševného vlastníctva projektu.

Prenos výkonnej dokumentácie

Dokumentácia v skutočnom stave je špeciálny balík dokumentov odrážajúci všetky nuansy, aspekty a technologické požiadavky na predmet prevádzky. Vo väčšine prípadov sa pojem „výkonná dokumentácia“ používa v kontexte informačných blokov budov.

Akt o prijatí a prevode výkonnej dokumentácie je hlboko podrobný dokument, ktorý slúži na ochranu pred právnymi problémami v dôsledku porušenia pravidiel používania predmetu činnosti, straty základných dokumentov charakterizujúcich prevádzkové alebo administratívne právne normy dohody.

Dodávateľ - dodávateľ, developer alebo iný zástupca, ktorý si plní povinnosti vyplývajúce zo zmluvy, ktorá bola predtým uzavretá vzájomným spôsobom, je povinný previesť investorovi (zákazníkovi) celý zoznam výkonnej dokumentácie, ak sa takáto podmienka dohodne medzi stranami alebo prevádzka zariadenia nie je možná bez prevodu dokumentov.

Akt o prijatí a prevode výkonnej dokumentácie, okrem oddielov spoločných pre všetky akty o prevode, upravuje reflexiu informácií o podmienkach pre prenos balíka dokumentov, načasovanie a ich úplnosť. V zákone sa nevyhnutne premieta celý zoznam prevedenej výkonnej dokumentácie. Pri posudzovaní procesu výstavby sú hlavnými dokumentmi zoznamu:

• úkony geodetického prieskumu oblasti určenej na výstavbu zariadenia;
• licencie alebo iné dokumenty potvrdzujúce kvalitu (požiarna odolnosť, chemická bezpečnosť atď.) materiálov používaných v stavebníctve;
• editovateľné diagramy objektov s ohľadom na svetové strany, pôdorysy budov a štruktúr atď.
• osvedčenia o technických skúškach zariadení, inštalatérskych výrobkov, vákuových zariadení, elektrického vedenia;
• iné doklady potvrdzujúce presnosť technických výpočtov, prevádzkovú bezpečnosť a súlad so všetkými požiadavkami zákazníka zariadenia.

Súdna prax má veľa príkladov, keď absencia aktu o prijatí a odovzdaní exekučnej dokumentácie (alebo jej nedbanlivé zostavenie bez podrobného vymenovania všetkých príloh k aktu) spôsobila stratu dôležitých dokumentov, odmietnutie zodpovednosti zo strany dodávateľa a nemožnosť uviesť zariadenie do prevádzky, sprevádzané veľkými finančnými straty strany, ktorá sa dopustila nedbanlivosti pri vyplňovaní (kontrole pred podpisom) úkonu prijatia prevodu výkonnej dokumentácie.

záver

Akt o prijatí a prevode dokumentov vo všetkých jeho odrodách je seriózny dokument, ktorý zaručuje ochranu práv odosielateľa (príjemcu) a zaisťuje čistotu transakcie alebo zákonnosť prijatia pozície (ak sa dokumenty odovzdávajú ako súčasť zmeny hlavy, úradníka organizácie). Dokonca aj akt vypracovaný na štandardnom formulári stiahnutom z otvorených zdrojov na internete zvyšuje spoľahlivosť toku dokumentov a stimuluje zúčastnené strany, aby dodržiavali požiadavky súčasnej legislatívy.

V kontakte s

V priebehu činnosti ktoréhokoľvek podniku môžu nastať situácie, keď bude potrebné odovzdať dokumenty inej osobe. Zároveň sa posielajú pracovníci, bytové družstvá a iní z ruky do ruky. Niektoré spisy sa vydávajú pri zmene zakladateľa, vedúceho spoločnosti a ďalších osôb.

Ak dôjde k prepusteniu konkrétneho zamestnanca, informácie sa odovzdajú novému zamestnancovi. Je dôležité poznať základné špecifiká formátovania údajov za určitých okolností. Je potrebné ho správne zostaviť. Na tento účel sa používa osobitný formulár. Pomocou formulára môžete vytvoriť požadovaný súbor.

Zvyčajne existuje príkaz na určenie komisie, podľa ktorého sa akt prevodu dokumentácie vykoná. Pri kompilácii súborov sa používa špeciálny formulár. Ide napríklad o prípad prepustenia hlavného účtovníka, ktorý mal k dispozícii dôležité dokumenty. Pokiaľ ide v prvom rade o účtovníctvo. Musia byť odovzdaní inej osobe, ktorá nahradí prepustenú osobu.

Na prevod cenných papierov sa používa vhodná forma. Pokiaľ ide o účtovníctvo účtovných záznamov, vypracovávajú sa osobitné akty. Prenesené prípady sú často zostavené v tabuľke. Obsahuje nasledujúce údaje:

• deň mesiac Rok;
• čísla;
• názvy účtovných súborov.

Potvrdenie o prevzatí pri výmene riaditeľa

Riaditeľ a hlavný účtovník sa podieľajú na certifikácii dôležitých účtovných dokladov. Ak je úlohou zmeniť riaditeľa, v takom prípade sa vypracuje akt o prevode jeho práv na inú osobu.

Pri zmene riaditeľa a hlavného účtovníka je potrebné informovať organizácie, ktoré kontrolujú podniky, ako aj banku, ktorá spoločnosti slúži. Toto pravidlo platí pre štátne podniky, v ktorých došlo k zmene riaditeľa. Pokiaľ ide o súkromné \u200b\u200borganizácie, v tomto prípade robia vlastné rozhodnutia.

Na vypracovanie aktu budete potrebovať osobitný formulár, ktorý musí byť vyplnený v súlade so všeobecne uznávanými normami. Malo by sa povedať, že pri zmene riaditeľa môže vzniknúť veľa otázok a problémov iba v súvislosti s rozpočtovými spoločnosťami. Ale sú celkom riešiteľné. Príjem vykonáva komisia, ktorá sa vytvára na základe objednávky.

Akt o prijatí a prevode personálnej dokumentácie

Na správne vyplnenie takéhoto súboru je potrebná vzorka. Pri posielaní personálnych záznamov inej osobe v podniku po prepustení je potrebné vyplniť formulár. Vždy v procese vypĺňania osobných dokladov je potrebné uviesť tieto body:

• p / p číslo;
• názov;
• obdobie;
• počet súborov;
• poznámky.

Ak sa vyskytnú situácie, ako je strata osobných spisov, nedostatočné vyplnenie osobných kariet, malo by sa to uviesť v poznámke pri prenose osobných dokladov.

Prenos informácií týkajúcich sa vojenskej registrácie

Ak je potrebné zaslať dokumentáciu týkajúcu sa vojenskej registrácie, vypracuje sa osobitný zákon, ktorého vzorka je k dispozícii. Na správne zloženie potrebujete vzorku, ktorú si môžete stiahnuť. Údaje, ktoré by mal formulár obsahovať:

• názov organizácie;
• dátum;
• mená, mená a priezviská úradníkov v komisii;
• postavenie, priezvisko, meno a priezvisko osoby zodpovednej za vojenskú registráciu;
• postavenie, meno, priezvisko, priezvisko osoby, ktorá osobu prijala;
• spôsobí;
• názov súboru.

Osvedčenie o prijatí a prevode dokumentov pri výmene zakladateľa

Ak je potrebné zmeniť zakladateľa v podniku, vznikajú určité ťažkosti. Exekútori sú menovaní zakladateľom, ktorý bude zodpovedný za proces prekladu súborov.

O príprave komisie je vydaný rozkaz. V takom prípade je uvedená doba, počas ktorej sa odoslanie uskutočňuje. Pri zmene a vymenovaní nového zriaďovateľa sú poslaní do jeho rúk. Formulár zmluvy je možné stiahnuť bez problémov.

Akt o prijatí a odovzdaní dokumentov na uloženie štátom

​

Často nastanú situácie, keď je potrebné od podnikov stiahnuť informácie na účely štátneho uloženia. Zároveň je potrebné pripraviť primeraný akt, na základe ktorého sa uskutoční presun na trvalé uskladnenie.

• reorganizačné opatrenia v spoločnosti;
• uplynutie doby uchovávania dokumentácie v podniku;
• likvidácia spoločnosti;
• iné situácie.

Pri prijímaní do štátneho úložiska je nevyhnutné uviesť také údaje, ako je názov spoločnosti prenášajúcej dokumenty a názov samotného archívu, ktorý ich prijíma. Napríklad strata dôležitých dokumentov si vyžaduje, aby sa táto situácia zaznamenala v zákone. V prípade, že dôjde k prevodu do štátneho skladu a existujú určité poznámky, musia byť uvedené v zákone.

Osvedčenie o prijatí účtovného oddelenia bytového družstva

V tejto situácii sa zasielanie účtovných záznamov bytového družstva uskutočňuje na rovnakom princípe ako v prípade prijímania a prenosu informácií týkajúcich sa účtovníctva v iných prípadoch. Jedná sa o najdôležitejšie dokumenty bytového družstva a pri príprave zákona by ste sa nemali dopúšťať chýb, preto je lepšie použiť vzorku.

Mali by ste si stiahnuť súbor s dátumom a miestom. Podľa objednávky sa vytvára komisia zložená z troch osôb. Ich mená, ako aj názov podniku, meno príjemcu a odosielateľa musia byť uvedené bez zbytočného odkladu.

Skutočnosť, že sa dokumenty prenášajú od jedného zamestnanca k druhému, sa dokumentuje aktom o prijatí a odovzdaní dokumentov. Ako to vypracovať a správne vyplniť, sa dozvieme v článku.

Z článku sa dozviete:

Činnosť ktorejkoľvek firmy a podniku je sprevádzaná výrobou veľkého počtu obchodných dokladov.

Každý zamestnanec má svoju vlastnú dokumentáciu, ktorú používa vo svojej každodennej práci a za uchovávanie, za ktoré je zodpovedný. Časom platnosť obchodných dokladov vyprší a musia sa preniesť do archívu na uloženie.

Ďalšou situáciou, v ktorej môže byť potrebné zaregistrovať prevod dokumentov, je presunúť ich z jedného oddelenia na druhé. A nakoniec, tretia situácia v oblasti odovzdávania dokumentov - úradník zodpovedný za tento balík dokumentácie môže rezignovať alebo preniesť na iné miesto. V takom prípade je potrebné zaregistrovať prevod dokumentov od jednej osoby k druhej.

Vo všetkých vyššie uvedených prípadoch sa v právnych predpisoch vyžaduje vypracovanie aktu o prijatí a odovzdaní. Prítomnosť všetkých požadovaných náležitostí, menovite podpisov osôb vykonávajúcich doručovanie a prijímanie obchodných listín a podpisov členov komisie, ak je vytvorená, sú nevyhnutnými vlastnosťami zákona, zabezpečujúcimi jeho právnu silu.

Požiadavka na vypracovanie aktu nie je prísna vo všetkých prípadoch odovzdávania písomností. Zákon je povinný, ak sa prevádzajú položky zásob alebo prísne účtovné formuláre. V iných situáciách sa akt vypracuje na základe vzájomnej žiadosti strán. Spravidla sa to robí preto, aby sa tomuto postupu priznalo právne postavenie.

Prečítajte si tiež tému:

V ktorých prípadoch sa uplatňuje osvedčenie o prijatí?

Nasledujú situácie, v ktorých je potrebné vypracovať akt o prijatí a odovzdaní:

prevod balíka obchodných dokladov od jedného zamestnanca k druhému;

prevod obchodných dokladov v rámci organizácie (z jedného oddelenia na druhé);

predkladanie dokumentov na archiváciu;

prevod obchodných dokladov v prípade zmeny obchodného stavu organizácie.

Je potrebné poznamenať, že vyššie uvedený zoznam nie je vyčerpávajúci.

Preskúmajme podrobnejšie v každom prípade vlastnosti registrácie prevodu dokumentácie.

Registrácia archívneho skladu

Postup prenosu dokumentov do archívu je upravený príslušnými pravidlami a predpismi. Mnoho organizácií má svoj vlastný archív a personál zodpovedný za jeho prácu. Ten istý zamestnanec prijíma dokumenty na uloženie a podpisuje osvedčenie o prijatí.

Je potrebné poznamenať, že zvláštnosť prípravy obchodných dokladov na prenos do archívu závisí od obdobia ich zamýšľaného uloženia. Preto prípady s trvanlivosťou viac ako 10 rokov podliehajú povinnému prešívaniu a číslovaniu a prípady s trvanlivosťou kratšou ako 10 rokov môžu byť ponechané v spojive.

Registrácia likvidácie, reorganizácie alebo predaja spoločnosti

Postup registrácie likvidácie a postup registrácie reorganizácie alebo predaja sú trochu odlišné. V prvom prípade musí byť časť dokumentov spoločnosti odovzdaná na uloženie do mestského alebo štátneho archívu. Štátny systém kancelárskych prác je regulovaný vlastnými normami, ktorých dodržiavanie je pri registrácii likvidácie spoločnosti povinné.

V prípade registrácie reorganizácie alebo predaja podniku je potrebné vytvoriť dvojstrannú províziu, ktorá by mala zahŕňať zástupcov oboch spoločností.

Registrácia zmeny vedenia alebo zakladateľa

Fáza 1.

V prípade zmeny v riadení alebo v zakladateľovi podniku sa všetka dokumentácia, ktorá mu patrí, musí odovzdať novým úradníkom. V prvom rade ide o základné dokumenty spoločnosti a pečať. Postup prijímania a prenosu sa vykonáva za prítomnosti osobitne vytvorenej provízie.

Fáza 2.

V prípade, že už bol vymenovaný nový vedúci spoločnosti, potom sa celá dokumentácia prevedie na neho, ale ak ešte neexistuje nový vedúci, zodpovednosť za bezpečnosť podkladových dokumentov a pečate spočíva na komisii o prijatí a prevode.

Registrácia prepustenia úradníka

Tento prípad je najbežnejší a jeho návrh je obyčajne jednoduchý. Pred prepustením úradník zodpovedný za uchovávanie písomností vypracuje akt o prijatí a odovzdaní, ktorý podpíše sám a nový úradník.

Registrácia prevodu na likvidátora

Správca konkurznej podstaty prijíma a riadi záležitosti organizácie v prípade konkurzného konania. Vykonáva všetky operácie pre prácu s obchodnými dokladmi spoločnosti až do jej úplného uzavretia. Následne sa dokumentácia spoločnosti prevedie do štátneho skladu v príslušnej archívnej inštitúcii.

Forma prijatia a odovzdania dokumentov

Pravidlá zostavovania

Fáza 1.

Postup prenosu dokumentov sa vykonáva za povinnej prítomnosti odosielajúceho aj prijímajúceho úradníka. Ak tento postup predpokladá prítomnosť osobitnej komisie, musia byť prítomní všetci jej členovia.

Fáza 2.

Každý dokument sa musí skontrolovať z hľadiska úplnosti a správnosti vykonania a musí sa zaznamenať do aktu. Prijímajúca strana musí spočítať všetky jednotky prenášaného súboru dokumentácie. V prípade, že je k dispozícii provízia, jej výpočet vykonajú jej členovia.

Postup registrácie

Na legislatívnej úrovni neexistuje jednotný štandard na vypracovanie aktu o prijatí a odovzdaní. To znamená, že každá spoločnosť ho môže navrhnúť inak. Tento dokument však musí obsahovať niekoľko bodov:

Meno spoločnosti.

Názov dokumentu.

Miesto zostavenia, dátum.

Preambula obsahuje informácie o osobe, ktorá dokumenty predkladá, ao osobe, ktorá ich prijíma, ako aj zoznam osôb, ktoré sú členmi komisie, ak bola vytvorená.

Hlavná časť zákona obsahuje zoznam všetkých dokumentov a informácie o ich počte.

Podpisy všetkých osôb zúčastňujúcich sa na konaní.

Text samotného aktu môže byť vypracovaný v procese ručného počítania článkov. Ďalšou možnosťou je, že najskôr sa pripraví návrh, obsahuje zoznam všetkých jednotiek výpočtu a až potom sa uvedie ich počet, dokument sa vytlačí a podpíše oboma stranami a všetkými členmi komisie.

Štruktúra a obsah

Zákon sa spravidla vyhotovuje na hlavičkovom papieri spoločnosti, kde je už uvedený jeho plný názov. Nasleduje podrobný názov dokumentu, napríklad „Akt o prijatí a odovzdaní dokumentov právneho oddelenia“.

Nasledujúci bod označuje miesto konania a dátum vyhotovenia aktu. Ďalej sú uvedené všetky osoby zúčastňujúce sa na prevode a potom všeobecný zoznam prevedených dokumentov.

Najvýhodnejšie je usporiadať tento zoznam vo forme tabuľky:

Registrácia dokumentov, ktoré sa majú previesť

Existujúce pravidlá úradnej práce upravujú postup na prípravu a vykonanie dokumentov, ktoré sa majú odovzdať. Vyplnené a uzavreté prípady musia byť zošité a očíslované. Prvou stranou takéhoto prípadu je súpis všetkých dokumentov obsiahnutých v priečinku.

Neukončené podnikanie by sa malo triediť do priečinkov, v ktorých sú dokumenty usporiadané v chronologickom poradí. Ak je to v predpisoch stanovené, musia sa doklady dodať s potrebnými údajmi: dátum a registračné číslo.

Prijímanie a zasielanie účtovných dokladov

Na zabezpečenie správneho postupu prijímania a prenosu účtovných dokladov je potrebné mať k dispozícii presný zoznam všetkých dokladov.

Takýto zoznam sa spravidla nachádza v nomenklatúre záležitostí podniku alebo je predpísaný v jeho účtovných zásadách.

Pri prenose účtovnej dokumentácie je potrebné okamžite zistiť, či obsahuje prísne formuláre výkazov. Vzhľadom na skutočnosť, že tento druh papiera je významnou hodnotou, je skutočnosť, že ide o papier, najlepšie zdokumentovaný v samostatnom akte. Zároveň je dôležité, aby sa na tomto postupe zúčastňovala osobitne vytvorená komisia.

Pri príprave na prenos sú osobné dokumenty najvýhodnejšie zoskupené podľa typu a doby uchovávania. Napríklad všetky papiere, ktoré sa musia skladovať dlhšie ako 75 rokov, sa musia zbierať v jednom bloku a všetky ostatné v inom.

Aby ste mohli optimalizovať ďalšiu prácu, môžete oddelene zoskupiť všetky dokumenty, ktoré budú neskôr zničené. Napríklad objednávky na personálnu prácu sa uchovávajú tri až päť rokov. Ich prevod môže byť formalizovaný samostatným aktom. Prenesené prázdne formy pracovných kníh sa zostavujú aj ako samostatný akt.

Implementácia prevodu zakladajúcich dokumentov si vyžaduje osobitnú pozornosť, pretože sú hlavnými dokumentmi spoločnosti.

Prevod úradnej pečate spoločnosti môže byť tiež formalizovaný samostatným aktom.