Ako prejsť na správu elektronických dokumentov s protistranami. Elektronický dokument medzi organizáciami. Získanie osvedčenia o elektronickom podpise a prostriedkov kryptografickej ochrany

V máji 2012 sa dokončilo vytvorenie regulačného právneho rámca potrebného na spustenie správy elektronických dokumentov. Mnoho firiem a organizácií sa začína aktívne presúvať papierový dokumentobrat so zákazníkmi a dodávateľmi. Medzi výhody tejto formy komunikácie patrí výrazné zníženie nákladov a času na prípravu a zasielanie dokumentov, úspora materiálu, poštovné a kuriérske náklady, rýchly prístup k elektronický archív, pohodlné vyhľadávanie dokumentov a oveľa viac. Metodológovia spoločnosti 1C vám povedia, ako začať s elektronickou správou dokumentov v 1C: Enterprise 8.

Schopnosť výmeny elektronických dokumentov medzi právnické osoby existuje od roku 2002 - od okamihu, keď federálny zákon č. 1-FZ „o elektronike digitálny podpis„Stanovil rovnocennosť EDS a vlastnoručný podpis v papierovom dokumente a stanovil základné„ pravidlá hry “v oblasti výmeny elektronických dokumentov. Potenciálny veľmi pohodlný tok elektronických dokumentov sa však až doteraz nezačal úplne v ruskom podnikaní - donedávna právny rámec bolo niekoľko „dier“. Jednou z nich je nemožnosť poskytnúť právne významnú výmenu elektronických faktúr.

Skutočný začiatok správy elektronických dokumentov v Rusku možno považovať za 23. mája 2012 - v tento deň nadobudla účinnosť vyhláška Federálnej daňovej služby Ruska z 05.03.2012 č. ММВ-7-6 / 138, ktorá schválila elektronické formáty faktúr, denníky prijatých a vydaných faktúr , knihy o predaji a nákupe. 2. mája nadobudlo účinnosť nariadenie Federálnej daňovej služby Ruska z 21. marca 2012 č. ММВ [chránený e-mailom], ktorým sa schvaľujú formy základných dokumentov TORG-12 a osvedčenie o prijatí diela (služby). Na rozdiel od faktúr majú tieto formuláre odporúčajúci charakter, pri výmene dokumentov môžu spoločnosti používať aj iné, ako odporúčané formuláre. V takom prípade však tieto elektronické dokumenty nemôžu byť daňovými orgánmi akceptované za právne významné (napríklad na overenie dokumentácie).

Naučiť sa viac o právny rámec Odporúčame prečítať si výmenu elektronických dokumentov v článkoch o 1C: ITS a na webovej stránke its.1c.ru:

• Právna sila dokumentov podpísaných s elektronickým podpisom
• Dôkaz o výdavkoch a odpočtoch prostredníctvom elektronických dokumentov

Všeobecná schéma výmeny elektronických dokumentov

V súčasnosti veľa podnikov a organizácií začína so zákazníkmi a dodávateľmi aktívne preberať papierové toky dokumentov. Medzi výhody tejto formy komunikácie patrí výrazné zníženie nákladov a času na prípravu a zasielanie dokumentov, úspora materiálu, poštovné a kuriérske náklady, rýchly prístup k elektronickému archívu, pohodlné vyhľadávanie dokumentov a oveľa viac.

Výmena elektronických dokumentov sa vo všeobecnosti uskutočňuje takto (pozri prvý diagram).

Po prvé, predávajúci vytvorí dokument vo svojom účtovnom systéme. Potom - „podpíše“ ho elektronickým podpisom pomocou špeciálneho kryptografického softvéru. Ďalším krokom je vloženie podpísaného elektronického dokumentu do programu prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov a jeho zaslanie protistrane, ktorá ho prijme do programu nainštalovaného samostatne. Ďalej musí kupujúci vložiť prijatý dokument do svojho účtovného systému - na tento účel musíte buď určiť korešpondenciu medzi prijatým dokumentom a dokumentom pripraveným vopred v informačnom systéme, alebo si vytvoriť kópiu tohto dokumentu od nuly. Potom môžete vytvorený dokument vziať na účet pracovný program... Posledné fázy sú časovo najnáročnejšie a najpohodlnejšie.

Výmena elektronických dokumentov v „1C: Enterprise 8“

S cieľom čo najviac vylúčiť prekládku dokumentov z jedného programu do druhého a „manuálnu prácu“ pri prijímaní dokumentu do účtovného systému príjemcu spoločnosť 1C Company a Taxcom, prevádzkovateľ správy elektronických dokumentov, vyvinuli spoločné riešenie 1C-Taxcom. Toto riešenie je v skutočnosti súčasťou konfigurácií „1C: Enterprise 8“ - je zabudované do „1C: Účtovníctvo 8“, „1C: Trade Management 8“ (rev. 11), „1C: Správa výrobný podnik 8 "a ďalšie najobľúbenejšie riešenia" 1C ". Vnútorná integrácia účtovného systému a programu operátora umožnila odstrániť hlavné technologické nedostatky všeobecná schéma - používanie elektronického riadenia dokumentov sa stalo oveľa ľahším a pohodlnejším (pozri druhý diagram na obrázku vyššie).

Táto schéma vylučuje najnáročnejšiu fázu všeobecného okruhu výmeny elektronických dokumentov. Integrované riešenie nielenže vykonáva všetky potrebné funkcie vrátane odosielania a prijímania dokumentov, ale čo je najdôležitejšie, na základe prijatých elektronických dokumentov automaticky generuje dokumenty infobázy 1C: Enterprise 8. Užívateľ tak dostane dokument vo svojej obvyklej forme a môže ho okamžite zohľadniť.

Poznamenajme si niekoľko ďalších výhod takejto organizácie toku dokumentov:

• všetka práca s dokumentmi sa vykonáva v známom rozhraní „1C: Enterprise 8“;
• nie je potrebné osobitne inštalovať a aktualizovať program prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov alebo pracovať na jeho webovom zdroji;
• podporuje sa výmena nielen faktúr, ale aj iných dokumentov - faktúr, úkonov, faktúr, objednávok atď.

Štyri kroky k elektronickému pracovnému postupu

Pre technické spojenie výmeny elektronických dokumentov s použitím „1C-Taxcom“ je potrebné vykonať niekoľko jednoduchých krokov. Upozorňujeme, že v prípade používateľov 1C: Enterprise 8, ktorí majú zmluvu 1C: ITS, je pripojenie k službe bezplatné, prichádzajúce dokumenty sa neúčtujú ani neplatia.

1. Skontrolujte, či bol program aktualizovaný na verziu a vydanie, ktoré obsahuje možnosť výmeny (informácie sú k dispozícii na webovej stránke http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Na prácu s elektronickými dokumentmi potrebujete platformu 1C: Enterprise 8, verziu 8.2.15 alebo vyššiu. Ak je číslo verzie / vydania vášho programu nižšie, ako sa vyžaduje, program aktualizujte. Toto je možné vykonať nezávisle alebo kontaktovaním partnera 1C alebo správcu systému.

2. Služba je pripojená na základe žiadosti. Funkcia výmeny je už v programe v režime spánku. Ak ju chcete aktivovať, musíte vyplniť žiadosť v osobnom účte používateľa na stránke http://users.v8.1c.ru.

3. Po spracovaní žiadosti (zvyčajne tento postup trvá najviac jeden pracovný deň), sa používateľovi poskytne ID účastníka elektronickej výmeny dokumentov.

4. Posledným krokom bezpapierovej komunikácie s vašimi protistranami je nastavenie 1C: Enterprise 8.

Ako vykonať toto nastavenie - podrobne analyzujeme pomocou príkladu populárneho programu "1C: Trade Management 8" (rev. 11).

Nastavenie „1C: Enterprise 8“

Prvý v sekcii podávanie Upozorňujeme, že tento program použije výmenu elektronických dokumentov - začiarknite príslušné políčka.

Potom bude k dispozícii vo všetkých formách dokumentov, ktoré sa zúčastňujú na správe elektronických dokumentov nová skupina tímy - , znovu odoslať a ďalšie príkazy na rýchlu prácu s dokumentmi.

Pripomeňte, že na zabezpečenie legálne významného toku elektronických dokumentov musíte použiť elektronický podpis. IN v tomto prípade urobia všetky certifikáty, ktoré vydáva certifikačné centrum zahrnuté do siete dôveryhodných centier Federálnej daňovej služby Ruska. Napríklad, ak vaša spoločnosť predloží správy Federálnej daňovej službe v roku 2007 v elektronickej podobe, potom takéto osvedčenie už bolo samozrejme prijaté a môže sa bezpečne použiť na organizovanie výmeny elektronických dokumentov. Ak certifikát neexistuje, môžete ho získať napríklad od regionálneho zástupcu spoločnosti Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Ďalej musíte dokončiť všeobecné nastavenie kryptografie a konfiguráciu certifikátov elektronického podpisu. Vyplňte formulár Konfigurácia kryptografie (oddiel podávanie) budete musieť uviesť meno a všeobecné meno technické údaje softvér, ktorý sa používa na prácu s elektronickým podpisom (poskytovateľ kryptografov) elektronický podpis) - pozri obr. 1. Pre niektoré programy (napríklad pre CryptoPro) sa tieto špecifikácie môžu vyplniť automaticky.

Obr. 1

Aby bolo možné podpísať dokumenty stlačením jedného tlačidla, bez toho, aby ste opustili „1C: Trade Management 8“ a bez prepnutia do iných režimov, musí sa certifikát elektronického podpisu (alebo skôr iba jeho časť, ktorá sa dá preniesť a uložiť v nechránenom režime) priamo. do programu. Ak to chcete urobiť, uveďte, odkiaľ má program prevziať tento certifikát. Vývojári 1C všeobecne odporúčajú stiahnuť si certifikát z osobného skladu certifikátov používateľa operačný systém (pozri obr. 2).

Obr. 2

Pre každé osvedčenie (av skutočnosti - pre konkrétne úradnéktorý má právo podpisovať), mali by ste uviesť zoznam dokumentov, ktoré má právo podpisovať - \u200b\u200bpreto uvádzame všetky typy dokumentov na záložke s rovnakým menom (pozri obr. 3).

Obr. 3

Ďalšia fáza sa vykonáva aj v programe, nie je to technicky komplikované, ale implementácia si vyžaduje viac času. Ide o rokovania s vašimi protistranami o výmene faktúr a iných dokumentov v elektronickej podobe. Chceli by sme pripomenúť, že výmenou elektronických faktúr sa ustanovuje povinná účasť na procese tretej strany - prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov (v tomto prípade spoločnosť Taxcom).

Zoznam protistrán, s ktorými vaša spoločnosť plánuje prejsť na tok dokumentov v papierovej podobe, sa uchováva vo forme Dohoda s protistranami o používaní elektronických dokumentov (prostredníctvom operátorov EDI)... Pridaním nového obchodného partnera do tohto zoznamu môžete okamžite poslať pozvánku na elektronickú interakciu.

Podrobnosti o tom, ako vyplniť dohody, nájdete v časti metodickej podpory „1C: Enterprise 8“ na webovej stránke its.1c.ruhttp: //its.1c.ru/db/metod81#content: 4791: 1 a 1C: ITS ...

dávaj pozor na Identifikátor organizácie. Táto hodnota je každej organizácii priradená prevádzkovateľom správy elektronických dokumentov. Ak vaša protistrana prijme pozvanie do toku elektronických dokumentov, dostane správu s identifikátorom a pole formulára sa automaticky vyplní. Stav protistrany sa tiež zmení - z Čaká sa na súhlas na internete pripojený.

Nezabudnite odpovedať na prichádzajúce pozvánky od vašich partnerov - pomocou príkazu môžete potvrdiť svoju pripravenosť na elektronickú výmenu Aktualizujte stavy zo služby.

Týmto sa dokončí technická príprava a môžete pristúpiť priamo k výmene elektronických dokumentov. Ako sa to robí v programe - pozrime sa na príklad faktúr.

Faktúra: odoslať a prijať

Upozorňujeme, že v zozname faktúr sa teraz zobrazia dva stĺpce, v ktorých sa zobrazuje súhrnný stav toku elektronických dokumentov pre infobázové dokumenty. Prvý stĺpec obsahuje stav pracovného postupu z našej strany (napríklad všetko je hotové alebo vyžaduje sa akcia), v druhom - štát na strane ostatných účastníkov (protistrana a prevádzkovateľ toku elektronických dokumentov). Užívateľ vidí, či musí niečo urobiť, alebo len čaká - viď obr. 4.

Obr. 4

Novú faktúru pripravíme ako obvykle. Program vám to povie z našej strany je potrebná akcia - to znamená, že by sme mali dokument podpísať a poslať partnerovi. Vyberte príkaz Formulár, podpis a odoslanie z novovytvorenej ponuky ED - viď obr. päť.

Obr. päť

Ak vyberiete tento príkaz, program automaticky pripraví elektronický dokument, podpíše ho elektronickým podpisom (ak máte právo na podpis) a umiestni ho do frontu na odoslanie. Ak manažér nemá právo podpisovať, program najskôr presmeruje faktúru na podpis zodpovednej osobe. Z našej strany boli všetky akcie dokončené, teraz čakáme na potvrdenie prijatia od operátora a od kupujúceho.

Teraz sa pozrime na tento proces z druhej strany - zo strany kupujúceho, ktorý dostane novú faktúru od svojho partnera. Po prijatí tohto dokumentu program automaticky vytvorí podobný dokument v informačnej databáze „1C: Trade Management 8“ (rev. 11). Ďalej bude možné s ňou pracovať rovnako ako so zvyšnými faktúrami.

Spočiatku, keď si zvyknú na novú službu, môže byť pre používateľov výhodné zobraziť prijatú faktúru v obvyklej podobe - napríklad na papieri. Program na tento účel implementuje režim elektronického prezerania dokumentov, ktorý predstavuje informácie v známej tlačenej forme a obsahuje zoznam nainštalovaných elektronických podpisov v dokumente. Obsah formulára je možné vytlačiť a k výtlačku sa pripojí ďalší list so zoznamom elektronických podpisov, ktorý sa môže uložiť na disk - v tomto prípade sa uloží nielen samotný elektronický dokument, ale aj nainštalované podpisy vo forme dodatočných súborov (pozri obrázok 6).

Obr. 6

Práca s ľubovoľnými dokumentmi

„1C: Trade Management 8“ (rev. 11) podporuje bezpečnú výmenu dokumentov akejkoľvek formy, napríklad zmlúv alebo zmierovacích aktov. Na tento účel je určený samostatný typ údajov, ktorý sa nazýva Ľubovoľný elektronický dokument... V skutočnosti je to analóg bežného e-mailu a umožňuje vám vyplniť úvodnú poznámku, priložiť potrebné súbory, vytvoriť elektronický podpis, poslať dokument zmluvnej strane atď.

Programy systému 1C: Enterprise 8 majú celý rad užitočných servisných funkcií, vďaka ktorým je proces prenášania elektronických dokumentov pohodlný, zrozumiteľný a transparentný aj pre neskúsených používateľov.

Zabezpečenie právneho významu výmeny

Na začatie výmeny právne významných primárnych dokumentov s protistranami je potrebné vykonať zmeny v účtovných zásadách. Je potrebné zabezpečiť možnosť zostavovania a prijímania primárnych dokumentov v elektronickej podobe, ako aj prijímanie týchto dokladov pre účtovníctvo a daňové účtovníctvo.

Momentálne tiež predpoklad je uzavretie dohody o výmene elektronických dokumentov medzi stranami. Môže sa uzavrieť vo forme samostatného dokumentu a vo forme dodatočnej dohody k osobitnej dohode.

V prvom prípade si elektronické dokumenty možno vymieňať v rámci akejkoľvek dohody so zmluvnou stranou, v druhom prípade iba v rámci dohody, ku ktorej bola uzavretá dodatočná dohoda. Dohoda môže byť uzavretá na akékoľvek obdobie.

Dohoda o výmene elektronických dokumentov sa musí uzavrieť v roku 2007 písanie... Právne predpisy zároveň umožňujú jej uzavretie v elektronickej forme pomocou elektronického podpisu. Aby sa však predišlo nedorozumeniam s protistranou a nepríjemnostiam zo strany kontrolných orgánov, je v tomto prípade lepšie použiť papierovú verziu.

Dohoda o výmene elektronických dokumentov musí obsahovať:

• druh použitého elektronického podpisu;
• postup a postupnosť podpisovania elektronických dokumentov;
• konanie strán v prípade, že druhá strana neakceptuje dokument z technických dôvodov;
• podmienky interakcie účastníkov s certifikačným strediskom (akreditované certifikačné stredisko);
• podmienky uznávania elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom, rovnocenné s podobnými dokumentmi podpísanými vlastnými rukami (do 1. júla 2012 je táto podmienka povinná pre všetky dohody, v budúcnosti je povinná pri používaní jednoduchého alebo nekvalifikovaného elektronického podpisu. Pri použití kvalifikovaného elektronického podpisu môžu strany ustanoviť ďalšie podmienky uznanie tohto podpisu ako rovnocenného vlastnoručného podpisu).

Vzorová dohoda o organizácii elektronická interakcia zverejnené na webovej stránke 1C: ITS - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Odporúčame, aby používatelia nezabudli kontaktovať partnera 1C, ktorý slúži spoločnosti v rámci zmluvy 1C: ITS, a uzavreli s ním licenčná zmluva za právo používať softvér spoločnosti 1C-Taxcom.

Špeciálna ponuka pre používateľov 1C: ITS

Pripomeňme, že do 31. októbra 2012 existuje špeciálna ponuka pre používateľov 1C: Enterprise 8, ktorí majú platnú zmluvu 1C: ITS - možnosť posielať až 1 000 súborov dokumentov mesačne zadarmo (sada môže obsahovať až tri dokumenty, napríklad faktúru faktúra, faktúra / faktúra, faktúra). Vyššie - náklady na odoslanie sady dokumentov budú 10 rubľov.

Všetky činnosti akejkoľvek organizácie sa vykonávajú prostredníctvom výmeny dokumentov na papieri. Rozšírenie informačnej spoločnosti viedlo k vzniku elektronických dokumentov.

Táto forma dokumentov sa čoraz viac používa medzi riadiacimi pracovníkmi rôznych organizácií a iných štruktúr. Získané rozšírené, interakcie s Z dôchodkového fondu a daňový úrad.

Aj medzi rôznymi organizáciami sa začal aktívne využívať

Elektronická výmena účtovných dokladov bola legalizovaná pred niekoľkými rokmi.

Od roku 2002 sa podľa federálneho zákona č. 1-FZ „O elektronických digitálnych podpisoch“ porovnávajú papierové a elektronické dokumenty vo svojich dokumentoch právna silaale v júli 2013 to normatívny akt neplatný.

Federálny zákon č. 63-FZ zo dňa 06.04.2011 o elektronických podpisoch stanovuje základné pravidlá pre spoluprácu medzi organizáciami, ktoré používajú elektronické podpisy. Spoločný výnos ministerstva financií a Federálnej daňovej služby Ruska z 17. februára 2011 č. ММВ-7-2 / [chránený e-mailom] schválila základné pravidlá predkladania dokladov daňovému úradu.

Registrácia, vedenie účtovníctva a výmena faktúr vo forme elektronického dokumentu medzi rôznymi organizáciami sa uskutočňuje s prihliadnutím na podmienky ministerstva financií schválené rozhodnutím z 25. apríla 2011 N 50n.

Nariadenie vlády č. 1137 z 26.12.2011. boli stanovené pravidlá pre vyplňovanie a nové formy faktúr a niekoľko ďalších účtovných dokladov. Výmena faktúr v roku 2007 elektronická forma osobitnou komunikáciou sa uskutočňuje v určitom formáte, ktorý je schválený uznesením Federálnej daňovej služby Ruska z 30. januára 2012 č. ММВ-7-6 / [chránený e-mailom]

Uznesenie Federálnej daňovej služby zo dňa 05.03.2012 č. ММВ-7-6 / [chránený e-mailom] definoval formát, v ktorom by sa niektoré účtovné doklady mali vymieňať a predkladať daňovým úradom.

Aby si organizácie mohli vymieňať účtovnú dokumentáciu TORG-12 a zákon o prijatí a dodaní diel v požadovanom formáte Federal daňový úrad vydal objednávku z 21. marca 2012 č. ММВ-7-6 / 172.

Celá výmena účtovných dokladov v elektronickej podobe medzi zmluvnými stranami sa uskutočňuje pomocou elektronického toku dokumentov, ktorý sa riadi nariadením Federálnej daňovej služby z 20. apríla 2012 č. ММВ-7-6 / [chránený e-mailom]

Výhody správy elektronických dokumentov

Všetky zmeny zavedené právnymi predpismi v oblasti vzájomného pôsobenia protistrán majú nepochybne niekoľko výhod.

Zavedenie správy elektronických dokumentov vedie k skráteniu času na výmenu dokumentov. Dôvodom je úspora lehoty na spracovanie a doručovanie dokumentov medzi organizáciami, a to z jednej aj druhej strany.

Čas sa šetrí pri účtovaní transakcií v účtovných registroch, pri kontrole chýb, znižovaní fáz spracovania a vykazovania dokladov.

Primárny účtovné doklady (faktúra, osvedčenie o dokončení a dodací list), vyhotovené v papierovej podobe a podpísané vedúcim, s ktorým sú všetky organizácie zvyknuté pracovať, sa postupne prevedú do elektronického formátu.

Celý tok dokumentov medzi zmluvnými stranami prebieha podľa nasledujúcej schémy:

• Organizácia predajcu vytvorí dokument vo svojom účtovnom systéme. Použitie kryptografických softvér, podpíše dokument elektronickým podpisom. V ďalšom kroku organizácia odovzdá hotový dokument do systému operátora a pošle ho protistrane, ktorá ho prijme prostredníctvom špeciálneho softvéru.
• Potom kupujúci zadá prijatý elektronický dokument do svojho účtovného programu, skontroluje súlad transakcie, ak je všetko dokončené bez chýb, vloží svoj elektronický podpis a prostredníctvom prevádzkovateľa ho zašle späť predajcovi. Ak sa pri kontrole zistia nepresnosti alebo chyby, kupujúci zašle predávajúcemu oznámenie o odmietnutí s uvedením dôvodov.

Organizácia predajcu odráža elektronický dokument vo svojom účtovníctve tak, ako bol vydaný po prijatí potvrdzovacieho signálu od prevádzkovateľa toku elektronických dokumentov o prijatí spisu a kupujúcom, ktorý informoval o prijatí dokumentu.

Podľa predpisy, výmena účtovných dokladov medzi zmluvnými stranami sa uskutočňuje v papierovej aj elektronickej podobe.

Dokumenty vyhotovené v elektronickej forme a podpísané elektronickým podpisom majú rovnakú právnu silu, ako aj papierové dokumenty podpísané vedúcim.

Tok dokumentov medzi organizáciami sa vykonáva prostredníctvom prevádzkovateľa, čo skracuje čas na účtovníctvo a spracovanie

Oblasť správy elektronických dokumentov sa v tejto súvislosti aktívne rozvíja, v tejto súvislosti je potrebné neustále dopĺňať a zlepšovať právne predpisy týkajúce sa tejto činnosti. Normatívne právne akty určujú prácu prevádzkovateľov elektronického obehu dokumentov a tiež ustanovujú dôvody, na základe ktorých je príslušná dokumentácia potvrdená digitálnym podpisom rovnocenná s papierovými dokumentmi.

Rozsah toku dokumentov je upravený týmito legislatívnymi aktmi:

• „Po schválení postupu vydávania a prijímania faktúr vo vhodnej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím zdokonaleného kvalifikovaného elektronického podpisu“.
• „O elektronickom podpise“.

Používanie tohto druhu podnikania vám umožní riešiť nielen súčasné problémy, ale aj rýchlo vykonávať zabezpečené transakcie s partnerskými inštitúciami. Zjednodušuje sa aj postup predkladania správ kontrolným službám, pretože všetka dokumentácia sa môže kedykoľvek prenášať prostredníctvom internetu.

Okrem toho vám odporúčame prečítať si text.

Elektronický dokumentrev. (EDM) je mechanizmus pre automatické procesy na spracovanie elektronických dokumentov, ktorým sa implementuje koncepcia „bezpapierovej kancelárskej práce“. Hlavným prvkom tohto procesu je elektronický dokument, ktorý sa vytvára pomocou nástrojov počítačového spracovania a ukladá sa ako súbor jedného alebo druhého formátu na počítačové médium.

Typ ERF závisí od špecifík inštitúcie:

• priemyselná EDM;
• správna;
• archivovaný súbor;
• profesionálne;
• účtovníctva;
• sklad;
• technologické;
• tajný a dôverný EDF.

Vzhľadom na to, že čoraz viac inštitúcií sa snaží zaviesť systém EDM, aby sa zvýšila efektívnosť využívania pracovného času, ruská vláda sa rozhodla vypracovať samostatný legislatívny akt... Členovia Štátnej dumy dňa 25. marca 2011 prijali federálny zákon o elektronických podpisoch z 6. apríla 2011 č. 63-FZ a schválil ho Rada federácie 30. marca toho istého roku.

Tento federálny zákon upravuje vzťah v oblasti digitálnych podpisov a toku dokumentov pri vykonávaní občianskych transakcií, pri poskytovaní štátnych a obecných služieb, ako aj pri výkone ďalších štátnych funkcií.

Text tohto federálneho zákona sa skladá z 20 článkov:

• Článok 1. Pôsobnosť zákona;
• Článok 2. Hlavné definície použité v tomto návrhu zákona;
• Článok 3. Legislatívna regulácia vzťahov v oblasti toku dokumentov na internete;
• Článok 4. Pravidlá používania správy elektronických dokumentov;
• Článok 5. Typy EDF;
• Článok 6. Zásady uznávania digitálne podpísanej správy elektronických dokumentov za rovnocenné papierovým dokumentom;
• Článok 7. Uznávanie elektronických podpisov na medzinárodnej úrovni;
• Článok 8. Právomoci federálnych služieb výkonnej rady vo vzťahu k príslušnému toku dokumentov;
• Článok 9. Jednoduchá aplikácia EDI;
• Článok 10. Práva a povinnosti účastníkov elektronickej interakcie v oblasti toku dokumentov;
• Článok 11. Rozpoznanie kvalifikovaného elektronického podpisu;
• Článok 12. Prostriedky zodpovedajúcich podpisov;
• Článok 13. Certifikačné stredisko;
• Článok 14. Overovacie osvedčenie;
• Článok 15. Akreditované certifikačné stredisko;
• Článok 16. Právomoci strediska;
• Článok 17. Kvalifikovaný certifikát;
• Článok 18. Vydanie príslušného osvedčenia;
• Článok 19. Záverečné ustanovenia zákona;
• Článok 20. Nadobudnutie účinnosti Federálne právo № 63.

Dôležité! Samotný dokument vytvorený elektronicky v počítači nie je právne významný. Legislatívny význam nadobúda iba pomocou digitálneho podpisu, ktorý je analogický s vlastnoručným podpisom.

Stiahnite si znenie spolkového zákona

Môže existovať toľko systémov pracovného toku, ako sú poddruhy aktivity. Akákoľvek súkromná dokumentácia sa môže v prípade potreby automatizovať.

Výhody používania digitálneho pracovného toku:

• jednorazová registrácia aktu, ktorá umožňuje jeho presnú identifikáciu v príslušnom systéme;
• súčasné vykonávanie niekoľkých operácií, pomocou ktorých je možné skrátiť čas pohybu dokumentov a zvýšiť efektívnosť vykonávania;
• nepretržitý pohyb aktu, ktorý umožňuje rýchlo zistiť, kto je zodpovedný za jeho vykonanie kedykoľvek počas procesu;
• spoločný základ, ktorý neumožňuje duplikovanie dokumentov;
• efektívne a rýchle vyhľadávanie dokumentácie, a to aj s minimálnymi informáciami;
• efektívny systém podávania správ, ktorý vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentu v ktorejkoľvek fáze pracovného toku.

Stiahnite si federálne právo „K elektronickému podpisu“ zo dňa 06.04.2011 č. 63-FZ v posledné vydanie.

Môžete tiež študovať znenie zákona o poštových službách

Zmeny v zákone o toku dokumentov

Na konci roku 2015 bol prijatý federálny zákon č. 445-FZ „O zmenách a doplneniach federálneho zákona„ o elektronických podpisoch “zo dňa 06.04.2011 č. 63-FZ“, ktorý nadobúda účinnosť 31. decembra 2017.

K týmto článkom boli vykonané zmeny a doplnenia:

Článok 6 časť 3.1

Kompletný text nové vydanie"Federálne akty stanovujú, že dokument musí byť podpísaný niekoľkými osobami s typom podpisu stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie."

Článok 8

Podľa noviniek sa odsek 1 časť 5 článku 8 mení a dopĺňa takto: „Po dohode s povoleným federálna služba, sú stanovené normy a požiadavky pre formu kvalifikovaného certifikátu a zásady držania kľúča elektronického podpisu, ako aj pre tok dokumentov. ““

Článok 12 časť 1 odsek 3

Tento článok bol doplnený nasledujúcim textom: „Povolenie na vytvorenie digitálneho podpisu vo formáte regulovanom federálnou výkonnou službou. Funkcie zodpovedné za rozvoj a vykonávanie vnútroštátnej politiky a legislatívnej regulácie v oblasti informačných technológií. ““

Článok 13 časť 1 odsek 1.1

Podľa novej verzie zákona sa overovanie tohto toku dokumentov vykonáva v súlade so základnými zásadami potvrdzovania držby kľúča elektronického podpisu.

Článok 16

Zverejniť doložku 3 časti 3 v novom vydaní: „Prostriedky elektronického podpisu, ako aj prostriedky certifikačného strediska musia preukázať a potvrdiť platnosť kvalifikovaného osvedčenia v čase podpísania príslušného dokumentu.“ “

Článok 17.

Časť 2.1 federálneho zákona o správe dokumentov sa dopĺňa týmto textom: „Prevádzkovatelia vnútroštátnych a obecných informačných systémov ustanovených regulačnými právnymi aktmi nemajú právo požadovať prítomnosť informácií v kvalifikovanom osvedčení, ktoré môže obmedziť jeho použitie v iných informačných systémoch.“ “

Ak federálny zákon o toku dokumentov cez internet nezohľadňuje požiadavky a pravidlá pre konkrétne odvetvie alebo ak inštitúcia plánuje zaviesť samostatnú činnosť, organizácia môže vytvoriť svoj vlastný podnikový informačný systém. Nakoniec bol tento systém vytvorený na zjednodušenie práce podnikov pri uzatváraní rôznych transakcií. Táto dokumentácia by preto mala obsahovať nielen zásady, ale aj aplikácie, ktoré regulujú tok podnikových elektronických dokumentov.

Organizácia nie je nová. Napriek tomu, že sa na ňu vzťahuje mnoho veľkých a stredných podnikov, nie každý chápe podstatu procesov prebiehajúcich v rámci EDI. V tomto článku sa o to pokúsime jednoduchý jazyk sprostredkovať dôležité informácie o automatizovanom postupe práce s dokumentmi. Čo by sa malo urobiť na začatie výmeny? Ako budovať prácu s primárnou? Ako posielať správy pomocou internetu? Prečítajte si odpovede na najrelevantnejšie a najzaujímavejšie otázky nižšie.

Vonkajšia perspektíva: ako implementovať elektronickú správu dokumentov v organizácii

Účtovníctvo je neoddeliteľne spojené s výkonom mnohých dokumentov. Ešte pred 10 rokmi účtovné oddelenie pracovalo na papieri, ale nadišiel čas prejsť na novú objednávku.

V mnohých podnikoch sú interné obchodné procesy už automatizované prostredníctvom čiastočnej alebo úplnej implementácie informačných a účtovných systémov. Činnosti spoločnosti sa však neobmedzujú iba na interné procesy. Súčasne prebieha externá interakcia s dodávateľmi.

Pozrime sa na príklad. Po dokončení obchodnej transakcie účtovník pripraví príslušné dokumenty. Do účtovného systému podniku zadáva osvedčenia o vykonaných prácach, tlačí a posiela protistrane, platí za poštové alebo kuriérske služby. Na strane dodávateľa je úkon naskenovaný a vložený do systému. Čo robí účtovník? Papierový dokument ručne drží a archivuje. Toto je typický postup, ak neexistuje spoločnosť informačný systém... Je to pohodlné?

Situácia je kontroverzná. Optimalizované sú iba interné obchodné procesy, externé procesy zostávajú nezmenené. Zjednodušením externých procesov však môžete ďalej znížiť náklady - čas a peniaze. Doručovanie papierovej korešpondencie tak trvá dni alebo dokonca týždne a prenos informácií v digitálnej podobe sa uskutočňuje v priebehu niekoľkých minút.

Typy toku elektronických dokumentov medzi organizáciami

Povedzme, že ste pripravení digitalizovať interakciu s protistranami. Môžete si vybrať jeden z dvoch typov výmeny.

1. Zdieľajte dokumenty e-mailom... Odporúčame vám sa jasne zaregistrovať tadiaľto interakcie v dohode medzi stranami s uvedením poštových adries, ktoré sa zúčastnia výmeny. Účastníci môžu používať akýkoľvek typ elektronického podpisu, ak sa na tom dohodnú, pri podpisovaní dokumentov so zvýšeným kvalifikovaným podpisom ďalšie dohody nevyžaduje sa.
   Faktor zastavenia: Chápete, že nie všetku dokumentáciu je možné zaslať e-mailom.
2. Posielajte a prijímajte faktúry (faktúry) a ďalšie dokumenty prostredníctvom prevádzkovateľa správy elektronických dokumentov (EDM SF)... Vyžaduje to iba jednorazové pripojenie k sieti operátora a pripojenie sa k devízovým predpisom, po čom môžete voľne využívať funkčnosť tzv. Zmenárenskej služby. Vďaka širokému spektru svojich možností - technologických, personálnych a právnych - poskytuje prevádzkovateľ absolútne legitímnu výmenu medzi organizáciami.

Začneme pracovať s EDF

Pozrime sa podrobnejšie na postup výmeny pomocou operátora EDO SF. Ak chcete správne pracovať, musíte vykonať tri jednoduché kroky:

• Kúpte si certifikát ES a kryptografický ochranný nástroj (CIPF).
• Pripojte sa k operátorovi, ktorý vás zaujíma.
• Pozvite na výmenu protistrany, s ktorými pravidelne pracujete.

Ostatné organizačné otázky vyriešia odborníci prevádzkovateľa EDM. Ich hlavnou úlohou je poskytnúť používateľom pohodlné pracovné prostredie.

O 7 minút sa dozviete všetko o systéme externej správy elektronických dokumentov v organizácii pomocou príkladu služby Synerdocs. Video vám povie o poradí výmeny vo webovom klientovi: ako ich prevziať z lokálneho úložiska a vytvoriť ich v službe, ako pozvať protistrany atď.

Pozrite si video a vyhodnotte použiteľnosť webového klienta Synerdocs.

Pripojíme sa k zmenárenskej službe. procedúra

Ak chcete začať EDF, musíte kontaktovať zástupcov prevádzkovateľa a diskutovať o dvoch bodoch:

1. koľko stojí pripojenie;
2. v akom časovom rámci bude dokončená.

Až potom sa uzavrie dohoda s prevádzkovateľom a vy sa pripojíte k zmenám, ktoré podrobne popisujú úlohy riešené službou, pravidlá jej fungovania a dôležité právne otázky.

Získanie certifikátu ES a CIPF

Certifikát sa vydáva v ktoromkoľvek certifikačnom stredisku, ktoré prešlo akreditáciou Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie (zoznam akreditovaných CA). Prevádzkovatelia EDF SF často často vykonávajú funkcie týchto centier a vydávajú osvedčenia prostredníctvom svojej partnerskej siete.

Pár slov o. Je to súbor znakov napísaný v špecifickom poradí, ktorý je pripojený k dokumentu a potvrdzuje jeho pravosť. Existujú tri typy podpisov: jednoduché, zosilnené nekvalifikované a vylepšené kvalifikácie.

Vo federálnom zákone č. 63 „o elektronických podpisoch“ sa uvádza, že osvedčenie jednoduchého alebo posilneného nekvalifikovaného elektronického podpisu možno považovať za rovnocenné papierovému podpisu so skutočným podpisom. Jednoduchý elektronický podpis však nemusí stačiť na základnú správu elektronických dokumentov medzi organizáciami.

Pokiaľ ide o dokument so zosilneným kvalifikovaným elektronickým podpisom, považuje sa za analóg papierového dokumentu s vlastnoručným podpisom a pečaťou. Federálna daňová služba uznáva za právne významné iba tie ED, ktoré sú podpísané kvalifikovaným certifikátom.

Na vytvorenie a overenie elektronického podpisu sa používa kryptografický nástroj na ochranu informácií (CIP), čo je špeciálny program na šifrovanie a dešifrovanie prenášaných údajov.

O pripojení dodávateľov

Tok interkorporovaných dokumentov je možné preniesť do digitálneho „poľa“ iba s tými protistranami, ktoré už sú napojené na prevádzkovateľa EDI. Samozrejme, nebude ich viac ako polovica. Zmluvné strany často potrebujú ďalšiu motiváciu, aby sa rozhodli v prospech prechodu na nový formát interakcie. Prevádzkovateľ je pripravený ponúknuť malý bonus vo forme bezplatnej alebo preferenčnej výmeny za určité obdobie. Pomáha tiež riešiť všetky otázky v tejto oblasti, pretože sa priamo zaujíma o kvalifikovanú podporu súčasných účastníkov a pripojenie nových.

Nezáleží na tom, ktorý operátor EDF SF váš poskytovateľ používa. Môžete si s ním vymieňať roamingovú technológiu. Interakciu s protistranami môžete organizovať aj inými spôsobmi.

Jednou z možností je pripojenie k viacerým výmenným službám (systémom) naraz. Tento spôsob toku elektronických dokumentov medzi organizáciami sa nazýva multi-operátor. Môžete si ho zvoliť sami alebo ponúknuť svojmu partnerovi (ak je to vhodné).

Čo ak vy a vaša protistrana využívate rôzne služby a ani jeden z vás to nechce zmeniť? V takom prípade je druhá možnosť optimálna, keď sa spojíte so svojimi operátormi a ponúknete im vzájomnú výmenu.

zhrnúť

Poďme to zhrnúť. Pred prechodom na digitálny formát interakcie s protistranami by si mal účtovník pamätať na tri podrobnosti:

1. Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis poskytuje dokumentu právny význam.
2. Prevádzkovateľ zaručuje rýchle a úplné doručenie elektronických dokumentov.
3. Ak chcete začať používať službu, musíte sa pripojiť k predpisom, kúpiť certifikát ES a CIPF. O ostatných otázkach rozhodne prevádzkovateľ sám.

Koncom mája 2011 urobilo ministerstvo financií ďalší krok k zavedeniu správy elektronických dokumentov - objavila sa objednávka, ktorá schválila postup vydávania a prijímania elektronických faktúr. Aby sa však dosiahol skutočný ekonomický efekt vyplývajúci z používania bezpapierových technológií, je dôležité preložiť celý tok dokumentov * do elektronickej podoby. Firma „1C“ je pripravená poskytnúť svojim používateľom takéto príležitosti.

Daňový kód RF

art. 169 daňového zákonníka Ruskej federácie v znení zákona č Federálny zákon z 27.07.2010 č. 229-FZ).

Spolkový zákon č. 63-FZ z 10.01.2002 č. 1-FZ

zo dňa 25.4.2011 č. 50n

Smerujeme k výmene elektronických dokumentov s protistranami

Potreba prechodu na bezpapierové technológie bola v hospodárstve už dlho zrejmá. Zavedenie výmeny elektronických dokumentov s protistranami bude mať pozitívny ekonomický účinok: zníženie nákladov organizácií na spotrebný materiál, poštové služby, vedenie archívu dokumentov na papieri (náklady na papier, personál, prenájom priestoru na archív atď.), Zníženie času spracovanie a výmena údajov, zníženie počtu chýb, schopnosť rýchleho vyhľadávania požadovaný dokument v elektronickom archíve.

Teraz sa týmto štátom veľa darí. V roku 2002 bol prijatý zákon „o elektronickom digitálnom podpise“, ktorým sa ustanovil právny význam elektronických dokumentov podpísaných s EDS. Normy tohto zákona sa, bohužiaľ, nevzťahujú na faktúry, pretože v daňovom zákonníku Ruskej federácie bola osobitná norma. Toto obmedzenie bolo teraz odstránené.

V lete minulého roka boli vykonané zmeny a doplnenia daňového poriadku Ruskej federácie, ktoré umožňovali vyhotovenie a vystavenie faktúr v elektronickej forme so vzájomným súhlasom strán transakcie a dostupnosť technických prostriedkov a možností prijímania a spracovania takýchto faktúr (článok 169 daňového zákonníka Ruskej federácie v znení zmien a doplnení federálnej strany). Zákon z 27.07.2010 č. 229-FZ).

Prezident Ruskej federácie podpísal 6. apríla 2011 federálny zákon č. 63-FZ „o elektronických podpisoch“. Nový zákon je zameraný na odstránenie nedostatkov súčasného federálneho zákona č. 1-FZ z 10.01.2002 „o elektronických digitálnych podpisoch“, ako aj na rozšírenie rozsahu používania elektronických podpisov.

A napokon 25. mája 2011 bolo na Ministerstve spravodlivosti Ruska zaregistrované nariadenie Ministerstva financií Ruska z 25. apríla 2011 č. 50n „Po schválení postupu vydávania a prijímania faktúr v elektronickej podobe prostredníctvom telekomunikačných kanálov pomocou elektronického digitálneho podpisu“ (registračné číslo 20860). ...

Ruské ministerstvo spravodlivosti zaregistrovalo postup vydávania a prijímania elektronických faktúr

Týmto postupom sa stanovuje, že vystavovanie a prijímanie faktúr v elektronickej forme sa vykonáva prostredníctvom jednej alebo viacerých kompatibilných faktúr technické prostriedky, prevádzkovatelia správy elektronických dokumentov. Upozorňujeme, že používanie elektronických faktúr je povolené len so vzájomným súhlasom strán transakcie. Používanie elektronických dokumentov je teda právom a nie povinnosťou zmluvných strán. V tomto postupe sa stanovuje, ktorý deň sa má považovať za dátum vystavenia a dátum prijatia elektronických faktúr, upravujú sa postupy ich opravy.

Objednávka nadobúda účinnosť dňom jej úradného uverejnenia (bod 2 nariadenia Ministerstva financií Ruska z 25. apríla 2011 č. 50n). V skutočnosti sa môže použiť po vzniku akreditovaných prevádzkovateľov správy elektronických dokumentov * a po schválení formátov faktúr, registra prijatých a vydaných faktúr, knihy nákupov a kníh predaja v elektronickej podobe (odsek 2, odsek 9, článok 169 daňového poriadku Ruskej federácie) * ...

Poznámka:
* Postup akreditácie firiem ako prevádzkovateľov správy elektronických dokumentov musí schváliť Federálna daňová služba Ruska. Po akreditácii prevádzkovateľov sa s nimi dohodne vhodný výmenný mechanizmus, ktorý sa potom podporí v hospodárskych programoch 1C.

V ekonomických programoch spoločnosti „1C“ bude možnosť vyhotovenia a vystavenia faktúr v elektronickej podobe realizovaná po schválení vyššie uvedených dokumentov a formátov.

Zavedenie elektronických faktúr bolo podnetom na čo najširšie možné použitie iných dokladov účtovného, \u200b\u200bdaňového a finančného účtovníctva v elektronickej forme.

Výmena elektronických dokumentov s protistranami v časti „1C: Enterprise 8“

Program „1C: Trade Management 8“ už implementoval schopnosť výmeny dokumentov, ktorých výmena nie je regulovaná právnymi predpismi (napríklad faktúry, faktúry, katalógy výrobkov, cenníky, objednávky, vrátane dokumentov v akejkoľvek forme). Priama výmena „Predávajúci - Kupujúci“ je možná z programu (e-mailom alebo spoločným adresárom súborov na serveri).

Pri vývoji mechanizmu na výmenu elektronických dokumentov v „1C: Enterprise 8“ bolo úlohou implementovať jednoduchý mechanizmus na nastavovanie a výmenu pomocou najpohodlnejšieho rozhrania. Dokumenty sa podpisujú elektronickým digitálnym podpisom a odosielajú sa príjemcovi stlačením tlačidla. Ak sa účastníci výmeny medzi sebou dohodnú, že nie všetky odoslané dokumenty musia byť právne významné, potom pre niektoré typy dokumenty nemusia používať EDS.

Pre jednoduché použitie je do systému zabudovaný systém výziev (krok za krokom), ktorý používateľa informuje o ďalších potrebných krokoch pri práci s elektronickým dokumentom.

Program pre pohodlie používateľov zahŕňa aj:

• flexibilné nastavenie krokov pri práci s elektronickými dokumentmi v užívateľskom režime;
• vytvorenie elektronického dokumentu v niekoľkých všeobecne akceptovaných formátoch špecifikovaných používateľom;
• väzba podpisového certifikátu na určité typy elektronických dokumentov, ktoré sa majú podpísať, ako aj kontrola správnosti podpisového certifikátu pri odosielaní alebo prijímaní;
• automatické sledovanie aktuálnej verzie elektronického dokumentu podľa dokumentu účtovného systému;
• prezeranie zoznamu všetkých elektronických dokumentov s ich stručné charakteristiky vo vzťahu k dokumentu účtovného systému;
• udržiavanie podrobného denníka udalostí pre akcie s elektronickými dokumentmi;
• prezeranie obsahu elektronického dokumentu na obrazovke v tlačenej forme, ktorá je známa používateľovi, inštalácia EDS alebo jeho odoslanie autorovi dokumentu na revíziu, ako aj schopnosť nahrať elektronický dokument s nainštalovaným EDS do adresára na disku;
• porovnanie 2 verzií elektronických dokumentov.
• samostatný ergonomický formulár na spracovanie elektronických dokumentov pripravený na podpis, rozpísaný podľa podpisových certifikátov zodpovedných zamestnancov organizácie;
• automatické generovanie dokumentu účtovného systému na základe obsahu prijatého elektronického dokumentu.

V budúcnosti sa výmena elektronických dokumentov s protistranami uskutoční v ďalších riešeniach na platforme 1C: Enterprise 8.

Na záver opätovne poznamenávame, že so zavedením výmeny elektronických dokumentov s protistranami je možné zvýšiť úroveň kvality spracovania a výmeny relevantných informácií, znížiť počet chýb, ktoré sa vyskytli pri „manuálnom“ vstupe, a tiež znížiť zložitosť a čas spracovania dokumentov.