Informačné systémy pre automatizáciu pracovných postupov. Elektronická správa dokumentov ako spôsob optimalizácie obchodných procesov. Požiadavky na systémy správy elektronických dokumentov

V podmienkach moderného podnikania závisí efektivita práce do značnej miery od efektívnosti a rýchlosti správy informácií. Spoľahlivosť ukladania informácií a ľahký prístup pre tých, ktorí to potrebujú, je kľúčom k úspešnej spolupráci. Elektronické systémy na správu dokumentov nám umožňujú tento problém vyriešiť, čím sa výrazne zvyšuje efektívnosť a kvalita spoločných činností zamestnancov.

Systémy elektronickej správy dokumentov (Electronic Document Management System) je vzájomne prepojený systém organizačného, \u200b\u200btechnického a programového vybavenia na správu rôznych typov dokumentov a informácií. Tieto systémy vám umožňujú spravovať dokumenty počas celého životného cyklu: od vytvorenia po zničenie.

Správa dokumentácie, informácií, rôznych druhov údajov a záznamov je jedným z komplexných procesov v organizácii. Systémy na správu elektronických dokumentov umožňujú tento proces automatizovať. Automatizácia procesu pracovných postupov pomáha organizácii výrazne zvýšiť rýchlosť práce, znížiť straty spojené s výmenou informácií a zlepšiť kvalitu systému riadenia ako celku.

Výhody systému elektronickej správy dokumentov

Zamestnanci akejkoľvek organizácie sú nútení tráviť veľa času hľadaním a spracovaním potrebných dokumentov a informácií. Spravidla sa množstvo takýchto informácií zvyšuje iba každý deň. Ručné vyhľadávanie a spracovanie dokumentov sa stáva zdrojom mnohých problémov v organizácii. Používanie systému elektronickej správy dokumentov má výrazný vplyv na kvalitu práce. Tieto systémy ponúkajú oproti manuálnemu spracovaniu niekoľko výhod.

Medzi hlavné výhody systému riadenia elektronických dokumentov patria:

• obmedzený prístup k informáciám - elektronická správa dokumentov zabráni pohybu dokumentov. Akýkoľvek dokument sa môže zaslať e-mailom alebo prostredníctvom komunikácie systému elektronického riadenia dokumentov.
• zníženie duplicity dokumentov a informácií - v systéme elektronického riadenia dokumentov môže byť jedna kópia dokumentu k dispozícii všetkým oprávneným používateľom vrátane používateľov mimo organizácie.
• zjednodušený prístup k údajom - systémy elektronickej správy dokumentov vám umožňujú prístup k potrebným údajom prostredníctvom vyhľadávania a exportovania údajov priamo z podnikových systémov (ako sú systémy CRM alebo ERP).
• optimalizácia ukladania dokumentov a údajov - Jednotný dátový sklad znižuje potrebu ukladania viacerých kópií dokumentov. Prostriedky prístupu a indexovania dokumentov, ktoré používajú systémy elektronickej správy dokumentov, umožňujú používateľom okamžitý prístup k potrebným dokumentom a iným informáciám.
• automatizácia obchodných procesov - systémy elektronického riadenia dokumentov znamenajú vykonávanie daného procesu spracovania dokumentov. Na základe akcií s dokumentmi je možné obchodné aplikácie automaticky aktualizovať, vytvárať nové dokumenty a nadviazať komunikáciu s internými a externými používateľmi.
• zlepšenie služieb zákazníkomc - vďaka rýchlemu prístupu k potrebným informáciám môžu zákazníci rýchlo dostať odpovede na svoje žiadosti.
• zlepšenie disciplíny a kvality práce - systémy elektronického riadenia dokumentov stanovili prísne pravidlá a pracovné postupy pre zamestnancov. Systém nedovolí zamestnancom porušovať tieto pravidlá. Všetky dokumenty sú uložené v systéme, majú potrebnú identifikáciu a poradie pohybu. Zamestnanci nebudú môcť zmeniť stav dokladu bez vykonania špecifikovaných akcií.
• opakované použitie informácií - v dôsledku elektronického spracovania a ukladania informácií je možné opätovne použiť údaje vložené do systému. Napríklad pri vypĺňaní vzorových formulárov alebo predkladaní správ.
• zlepšenie kvality údajov - v systémoch elektronickej správy dokumentov je veľa formulárov a dokumentov vyplnené automaticky, čím sa znižuje riziko chýb. Okrem toho sa tým znižuje počet opätovných kontrol dokumentov a ich úprav.
• zvýšiť bezpečnosť dokumentov a informácií - Prostredníctvom prostriedkov na kontrolu prístupu je možné prísne kontrolovať prístup zamestnancov k informáciám a dokumentom. Existencia jedinej databázy umožňuje archiváciu a obnovenie informácií v krátkom časovom období.

Štruktúru systému elektronickej správy dokumentov možno posudzovať z hľadiska softvérového a hardvérového komplexu az hľadiska vykonávaných funkcií.

Z hľadiska hardvérového a softvérového komplexu pozostáva systém elektronickej správy dokumentov zo súboru hardvérových a softvérových komponentov: serverov, pracovných staníc, softvéru, sieťových zariadení, ďalšieho vybavenia určeného na vykonávanie konkrétnych funkcií systému.

Server je navrhnutý na vykonávanie potrebných operácií s dokumentmi a informáciami. Server môže byť vyhradený alebo virtuálny v závislosti od dodávateľa systému a príslušných technológií. Server môže tiež hostiť databázu systému správy dokumentov.

Pracovné stanice zabezpečujú interakciu používateľa so systémom pracovných postupov. Každá pracovná stanica má svoju vlastnú sadu funkcií na správu dokumentácie a údajov.

Softvér implementuje potrebný súbor akcií pre správu dokumentov a je základom systému elektronickej správy dokumentov. Softvér systému na správu elektronických dokumentov spravidla obsahuje funkčnú časť, administratívnu časť a časť rozhrania. Funkčná časť je určená na správu a spracovanie informácií. Administrátorská časť poskytuje potrebné systémové nastavenia. Časť rozhrania vykonáva prezentáciu informácií a údajov vo forme prístupnej koncovým používateľom.

Doplnkové vybavenie potrebné na implementáciu rôznych špecifických funkcií systému elektronickej správy dokumentov. Takéto vybavenie môže zahŕňať vstupné a výstupné zariadenia na informácie, systémy kódovania a šifrovania informácií atď.

Sieťové vybavenie je nevyhnutné na spoločnú prácu používateľov systému a na interakciu rôznych komponentov systému elektronickej správy dokumentov.

Z hľadiska vykonávaných funkcií štruktúra systému elektronického riadenia dokumentov obsahuje moduly, ktoré implementujú nasledujúce akcie: zadávanie údajov, indexovanie, spracovanie dokumentov, riadenie prístupu, smerovanie dokumentov, integrácia systému, ukladanie.

• modul vkladania údajov potrebné na zadanie zdrojových informácií do systému elektronickej správy dokumentov. Tieto informácie môžu pochádzať z rôznych zdrojov: papierové dokumenty, skenery, pošta, formuláre online atď. Tento modul poskytuje príjem a počiatočné spracovanie údajov.
• indexovací modul, Zabezpečuje registráciu a systematizáciu údajov. Systém elektronickej správy dokumentov môže pomocou tejto organizácie zorganizovať ukladanie a vyhľadávanie potrebných dokumentov v súlade s potrebami používateľov.
• modul na spracovanie dokumentov, Po zadaní údajov do systému musia byť spracované a uložené pre ďalšiu prácu. Tento modul zabezpečuje distribúciu informácií a dokumentov podľa určených pravidiel.
• modul riadenia prístupu, Tento modul zabezpečuje distribúciu informácií a dokumentov medzi používateľmi. Každý užívateľ systému môže pracovať iba so súborom dokumentov, ktoré potrebuje.
• smerovací modul potrebné na organizovanie práce s dokumentmi. Tento modul definuje pravidlá pre pohyb a spracovanie dokumentov. Ak chcete vytvoriť trasy pre pohyb dokumentu, musíte najprv definovať procesy toku dokumentov.
• modul integrácie systému, Systémy spravovania elektronických dokumentov spravidla pracujú v spojení s inými systémami riadenia (napríklad systémy CRM, ERP, OLAP). Modul systémovej integrácie umožňuje prenos údajov medzi týmito systémami.
• modul na ukladanie dokumentov a dát, Tento modul implementuje funkcie databázy dokumentov. Tento modul umožňuje ukladanie, archiváciu, obnovu, zálohovanie dokumentov.

Druhy systémov elektronickej správy dokumentov

Systémy elektronického riadenia dokumentov sa môžu líšiť v závislosti od typu použitej technológie, stupňa integrácie a rozsahu.

V závislosti od použitých pracovných technológií možno rozlišovať štyri typy systémov elektronickej správy dokumentov:

• systémy klientskych serverov, V tomto type systému sa hlavná dokumentácia a moduly správy údajov nachádzajú na vyhradenom serveri. Klientská časť je rozhranie pre interakciu užívateľa so systémom. Výhodou tohto typu systémov je ich rýchlosť a spoľahlivosť.
• databázové systémy, Tieto systémy sú zvyčajne integrované s databázami ako SQL alebo Oracle. Všetky informácie sú uložené v týchto databázach. Samostatné moduly sa používajú na spracovanie informácií. Výhodou takýchto systémov je schopnosť ukladať veľké množstvo informácií.
• webové systémy, Tieto systémy poskytujú prevádzku na základe vzdialeného prístupu k serveru. Výhodou tejto technológie je možnosť opustiť klientske aplikácie. Prístup k systému správy dokumentov z pracovných staníc používateľov je možné vykonávať prostredníctvom webových prehliadačov.
• cloudové systémy, Tieto systémy sú v podstate podobné systémom s webovými technológiami. Jediný rozdiel je v tom, že server hostiteľského systému sa používa ako server systému elektronickej správy dokumentov.

V závislosti od stupňa integrácie možno systémy elektronickej správy dokumentov rozdeliť do nasledujúcich typov:

• univerzálne systémy na správu elektronických dokumentov (Systémy EDMS). Jedná sa o nezávislé systémy správy dokumentov, ktoré sú plne navrhnuté tak, aby automatizovali proces správy dokumentov. Takéto systémy zvyčajne používajú technológiu klient-server.
• systémy riadenia skupín, Tieto systémy poskytujú distribuovanú prácu s dokumentmi a údajmi o skupinách používateľov. Ich hlavným cieľom je zabezpečiť spoluprácu. Preto systémy riadenia skupín majú oveľa menšiu funkčnosť ako systémy EDMS.
• vstavané moduly ako súčasť systémov správy informácií, Takéto moduly majú všetky systémy ERP. Tieto moduly majú tiež obmedzenú funkčnosť (v porovnaní so systémami EDMS) a spravidla bez zavedenia základnej funkčnosti systémov ERP nefungujú.

Ďalšou oblasťou, v ktorej môžete štruktúrovať systémy elektronického riadenia dokumentov, je rozsah. Existujú systémy elektronickej správy dokumentov, ktoré sa zameriavajú na špeciálne typy dokumentácie alebo oblasti činnosti. Napríklad systémy PDM, systémy na podporu vývoja softvéru, systémy ako HelpDesk, systémy na podporu lekárskej dokumentácie atď.

Implementácia systému elektronickej správy dokumentov zahŕňa niekoľko etáp, ktoré musí organizácia vykonávať nezávisle, bez ohľadu na účasť dodávateľa systému. Tieto fázy zahŕňajú súbor logicky prepojených akcií a činností, ktoré organizácii umožnia vyhodnotiť projekt ako celok a zvýšiť pravdepodobnosť úspešného dokončenia projektu.

Na obrázku je znázornená všeobecná schéma etáp implementácie systému elektronickej správy dokumentov.

Medzi hlavné fázy zavádzania systému elektronickej správy dokumentov patria:

Etapa 1. Definícia základných procesov a postupov.

Účelom tejto fázy je jasne definovať zloženie existujúcich procesov pracovného toku a postupov spracovania dokumentácie. Na tento účel je potrebná podrobná analýza existujúcich procesov a postupov.

Počas tejto fázy musíte:

• definujte procesy najvyššej úrovne
• určiť podrobné zloženie procesov;
• definujte obchodné ciele pre procesy pracovného toku
• definujte technické ciele pre procesy pracovného toku.

Etapa 2. Definícia požiadaviek na procesy pracovného toku.

V tejto fáze sa určuje, aké zmeny v procesoch pracovného toku je potrebné vykonať, aby fungovali efektívne a aby sa dali automatizovať.

V tejto fáze je potrebné:

• vykonávať technologické hodnotenie procesov pracovného toku;
• definujte požiadavky na obchodné procesy
• pripraviť procesné mapy „tak, ako by mali byť“;
• stanoviť merateľné charakteristiky procesu;
• formulovať technické požiadavky na procesy pracovného toku a pripraviť technickú úlohu.

Vzorové dokumenty:

Mapa procesov prichádzajúcej korešpondencie predstavuje jeden z podprocesov pre správu dokumentov.

Riadenie prichádzajúcej korešpondencie upravuje postup prijímania, overovania, registrácie a správy prichádzajúcich dokumentov organizácie. Mapa procesov podrobne popisuje postupy zamestnancov pri práci s prichádzajúcimi dokumentmi. Ustanovenia tejto procesnej mapy sa môžu použiť na vývoj smerovania dokumentov počas implementácie systému elektronickej správy dokumentov organizácie.

Mapa procesov odchádzajúcej korešpondencie je súčasťou procesu správy dokumentácie.

Odchádzajúce korešpondenčné riadenie upravuje postup pre zamestnancov pri príprave a odosielaní dokumentov externým príjemcom. Mapa procesov podrobne popisuje prácu odchádzajúcich zamestnancov správy korešpondencie. Ustanovenia tejto procesnej mapy sa môžu použiť na vývoj smerovania dokumentov počas implementácie systému elektronickej správy dokumentov organizácie.

Dokument obsahuje 9 strán.

TOR pre subsystém správy dokumentov je príkladom referenčných podmienok pre automatizáciu riadenia procesu správy dokumentov.

Tento dokument je príkladom skutočných zadávacích podmienok, na základe ktorých bol vybraný a implementovaný systém automatizácie dokumentov pre priemyselný podnik.

Dokument obsahuje 17 strán. Formát dokumentu je Microsoft Word 2002. Kompatibilný so všetkými verziami MS Word. Dokument umožňuje úpravy a vykonávanie zmien.

Etapa 3. Vytvorenie kritérií pre výber systému elektronickej správy dokumentov.

Na základe údajov z prvej a druhej etapy je potrebné sformulovať súbor kritérií na výber systému elektronickej správy dokumentov. Kritériá pre výber systému elektronickej správy dokumentov do veľkej miery určia množstvo ďalšej práce a organizáciu interakcie s dodávateľom systému.

V tejto fáze je potrebné:

• klasifikovať existujúce dokumenty podľa typu;
• vyhodnotiť existujúce formy dokumentov;
• určuje zloženie údajov, ktoré sa prenesú do elektronickej formy;
• definujte požiadavky na používateľské rozhranie
• zostaviť súbor kritérií pre výber systému elektronickej správy dokumentov.

Etapa 4. Výber elektronického systému správy dokumentov.

Táto fáza umožňuje organizácii určiť základné technológie, na základe ktorých bude systém elektronickej správy dokumentov fungovať, vybrať vhodný systém a určiť poskytovateľa služieb na implementáciu systému elektronickej správy dokumentov.

V tejto fáze je potrebné:

• určiť zloženie funkcií systému pracovných postupov;
• určiť typ systému pracovných tokov, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám organizácie;
• vytvoriť zoznam možných dodávateľov elektronického systému na správu dokumentov;
• vybrať dodávateľa systému elektronického riadenia dokumentov.

Etapa 5. Projektové riadenie implementácie systému správy elektronických dokumentov.

Po výbere dodávateľa systému elektronickej správy dokumentov je potrebné vypracovať implementačný plán. Táto fáza môže trvať veľa času, ale čas plánovania pomôže výrazne skrátiť čas potrebný na implementáciu systému. Plán je možné vypracovať v spojení s poskytovateľom služieb.

Plán riadenia projektu by mal obsahovať tieto činnosti:

• funkčný dizajn systému;
• implementácia systému;
• testovanie a hodnotenie systému;
• skúšobná prevádzka systému;
• dokončenie a vyladenie systému.

Fáza 6. Dokumentácia systému.

Tento krok sa môže uskutočniť súbežne s predchádzajúcim krokom. Účelom tejto fázy je vytvoriť určité organizačné pravidlá, ktoré zabezpečia stabilné fungovanie systému správy elektronických dokumentov.

V tejto fáze je potrebné:

• viesť školenia zamestnancov;
• vyvinúť postupy a predpisy pre interakciu používateľa;
• vypracovať pokyny pre prácu so systémom.

Kritériá pre výber systému elektronickej správy dokumentov

Kritériá pre výber systému elektronickej správy dokumentov vo veľkej miere závisia od potrieb a schopností organizácie. Podrobný súbor kritérií by sa mal určiť priamo na základe obchodných cieľov a technických cieľov procesov pracovného toku.

Okrem podrobných kritérií by organizácia mala používať všeobecné kritériá, ktoré sú spojené s typmi systémov elektronickej správy dokumentov a použitými technológiami.

Medzi takéto všeobecné kritériá patria:

• „Splatnosť“ systému elektronického riadenia dokumentov, Je potrebné posúdiť úroveň „zrelosti“ zvoleného systému. Takéto hodnotenie umožní pochopiť, ako dlho bol systém na trhu, koľko organizácií tento systém používa a či existujú aktualizácie systému. Ak je systém nový a práve vstúpil na trh, existuje vysoká pravdepodobnosť chýb v systéme. To môže viesť k problémom počas prevádzky systému elektronickej správy dokumentov.
• súlad s priemyselnými normami, Rôzne typy aktivít majú svoje vlastné štandardy, ktoré priamo alebo nepriamo ovplyvňujú pracovný tok organizácie. Pri výbere systému musíte venovať pozornosť tomu, ako sa požiadavky týchto noriem zohľadňujú v systéme elektronického riadenia dokumentov.
• súlad s cieľmi a kritickými faktormi úspechu, Pri výbere systému je potrebné zohľadniť mieru súladu s cieľmi organizácie. Je dôležité, aby systém čo najpresnejšie spĺňal ciele a kľúčové požiadavky organizácie. Ak systém nespĺňa požiadavky, je potrebné zmeniť výber systému, ale nezmeniť kľúčové požiadavky a ciele. Organizácia môže zmeniť časť požiadaviek na konkrétny systém pracovných postupov, ale iba vtedy, ak tieto požiadavky nie sú pre procesy organizácie kritické.
• úroveň technickej podpory, Toto kritérium sa týka výberu dodávateľa systému elektronickej správy dokumentov. Je potrebné vyhodnotiť úroveň technickej podpory systému, a to tak počas implementácie, ako aj počas prevádzky systému.
• škálovateľnosť systému, Toto výberové kritérium je dôležité z hľadiska rozširovania organizácie. So zvýšením objemu práce a rozšírením užívateľskej základne systému by organizácia mala umožniť škálovanie riešení.
• dostupnosť dokumentácie systému, Okrem dokumentácie používateľa pre organizáciu môže byť dôležité mať prístup aj k dokumentácii na správu alebo zmenu systémových nastavení.
• ochrana systému. Pri výbere systému správy elektronických dokumentov je potrebné venovať pozornosť uplatňovaným bezpečnostným opatreniam v systéme. Organizácia môže mať svoju vlastnú bezpečnostnú politiku a požiadavky na ochranu osobných údajov. Vybraný systém by vám mal umožniť nakonfigurovať prístup k informáciám a dokumentom v súlade s bezpečnostnými zásadami organizácie.
• odolnosť voči poruchám systému, Pre niektoré organizácie môže byť kritickým faktorom výpadok systému na správu elektronických dokumentov. Pri výbere systému musíte venovať pozornosť tomu, koľko času môže trvať obnovenie systému v minimálnej pracovnej konfigurácii.
• náklady na vlastníctvo, Pri výbere systému je potrebné zohľadniť celkové náklady na vlastníctvo systému: náklady na nákup licencií, náklady na správu, náklady na rozšírenie systému, náklady na technickú podporu a aktualizáciu, náklady na hardvér atď.

Tieto kritériá zahŕňajú najbežnejšie aspekty výberu elektronického systému správy dokumentov. Na vypracovanie kompletného súboru kritérií je potrebné zapojiť mnoho oddelení organizácie: manažment, právne služby, IT oddelenia, technickí špecialisti, špecialisti na správu dokumentov atď.

V ekonomickej literatúre sa uvádza, že v podnikaní pravdepodobne existujú niektoré „dôležitejšie“ a niektoré „menej dôležité“ zložky. Navrhovatelia tohto prístupu tvrdia, že hlavné procesy (ktoré napríklad generujú vyrovnávaciu pamäť toku alebo vytvárajú produkt) sú to, čo podnik skutočne znamená, a podporné procesy, ako napríklad pracovný tok spoločnosti, sú tieto komponenty. z ktorých môžete odmietnuť s najmenšou stratou. Na jednej strane si možno predstaviť, že títo odborníci majú pravdu, a ich pohľad je skutočne opodstatnený, ale iba vtedy, ak hovoríme o spoločnosti s jednoročným horizontom rozvoja. Pretože hneď ako začneme hovoriť o spoločnosti, ktorá je skutočne zameraná na rozvoj trhu - zvýšenie jej obratu, rastúce aktíva, rozšírenie pobočkovej siete, je zrejmé, že sú zvýraznené podporné procesy, medzi ktoré samozrejme patria Proces podnikového workflow zohráva rovnako dôležitú úlohu v úspechu podniku.

V dnešnom článku pochopíme, prečo je dnes automatizácia pracovných postupov kľúčom k objednávke zajtra a aké úlohy riešia systémy elektronického pracovného toku v podnikoch zameraných na efektívnosť.

Čo je SED

Aby ste pochopili, čo sú systémy elektronického spravovania dokumentov, musíte najskôr odpovedať na otázku: „Prečo vlastne potrebujú podnikanie?“. Mnohí sa stále domnievajú, že papierovanie a manažéri, ktorí vedú účty pozdĺž chodieb, účtovníci, ktorí majú na svojich pracovných plochách mrakodrapy zo zmlúv a účtov, sú normálne a toto je podstatou každého podnikania. Tento článok je zameraný na tých, ktorí chápu, že súčasné podmienky hospodárskej interakcie a úroveň technologického pokroku vytvárajú situáciu, v ktorej výkonnosť podniku do značnej miery závisí od rýchlosti riadenia informácií, ktoré má podnik k dispozícii, a od organizácie racionálneho pohybu týchto informácií.

Systémy elektronickej správy dokumentov riešia jeden z kľúčových obchodných problémov v administratívnej časti - zjednodušujú interakciu medzi zamestnancami.

Ak sú všetky firemné informácie bezpečne uložené, sú distribuované úrovne prístupu rôznych zamestnancov do rôznych častí podnikového informačného systému, je zabezpečená jednoduchá a jasná správa dokumentácie a všetky zainteresované strany majú k dispozícii nástroje a štandardy pre správu elektronických dokumentov a ich štandardy - výrazne sa zvyšuje produktivita akejkoľvek spoločnej činnosti zamestnancov. ,

Tzv. EDMS (Electronic Document Management System) je individuálne nakonfigurovaný vzájomne prepojený softvérový balík, ktorý vám umožňuje spravovať rôzne typy dokumentov a informácií.

V každej spoločnosti, ktorá aktívne podniká, množstvo úradnej dokumentácie neustále rastie a jej rast nie je možné obmedziť, najmä z legislatívnych dôvodov. V tomto prípade je potrebné vytvoriť určité schémy automatizácie pracovných postupov, ktoré umožnia štandardizáciu procesov riadenia, reguláciu činností zamestnancov v tejto časti práce, oslobodenie zamestnancov od manuálnej práce a v skutočnosti zvýši efektívnosť celého systému. Predmety, na ktoré sú tieto systémy zamerané, sú nielen známe dokumenty v papierovej alebo dokonca elektronickej podobe, ale vo všeobecnosti všetky obchodné procesy spoločnosti, ktoré sa nejakým spôsobom odrážajú v systéme výmeny informácií. Preto sa automatizácia spravovania dokumentov všeobecne, a najmä automatizácia systémov elektronického spravovania dokumentov, nedávno začala zaujímať o vedúce spoločnosti, ktoré vďaka zavedeniu takýchto zmien zaznamenali veľké vyhliadky zvýšením celkovej efektívnosti. V skutočnosti sa automatizované EDMS stávajú univerzálnym systémom riadenia obchodných informácií v širokom zmysle, ktorý umožňuje podnikom v rámci jedného systému získať všetky potrebné nástroje na prácu od okamihu, keď sa informácie objavia, až po konečné odstránenie.

zadarmo
konzultácia
odborník

Natalia Sivorina

Konzultant analytik 1C

Ďakujeme za vaše odvolanie!

1C špecialista vás bude kontaktovať do 15 minút.

Účinnosť EDS

Ak hovoríme o skutočnej účinnosti, ktorú možno dosiahnuť automatizáciou správy elektronických dokumentov v podniku, mali by sa uviesť tieto body:

• Úplné vylúčenie alebo maximálne zníženie rutinných operácií a manuálna práca s informáciami. Automatizované systémy značne zjednodušujú procesy, ako je počiatočné zadávanie alebo spracovanie údajov, skenovanie a kontrola údajov alebo dokumentov, procesy importu alebo exportu informácií z jedného zdroja do druhého.
• Vytvorenie jednotného elektronického dokumentačného priestoru v spoločnosti, v ktorom existuje vnútorná hierarchia prístupu zamestnancov k rôznym informáciám. Toto vylučuje potrebu vytvárať distribuované úložiská informácií s cieľom zaistiť ich bezpečnosť alebo oddeliť úrovne prístupu, pretože jeden prepojený systém nám umožňuje tento problém vyriešiť. Napríklad v distribuovaných štruktúrach sa to stáva mimoriadne vhodným nástrojom pre vrcholový manažment, ktorý môže potrebovať prístup k niektorým informáciám nižšej úrovne.
• ASED vám umožňuje implementovať pohodlný vyhľadávací nástroj, ktorá je plne prepojená so všetkými procesmi riadenia v spoločnosti. Integrovaný systém automatizácie dokumentov v podniku sa tak stáva interným systémom na získavanie informácií, ktorý môže byť potrebný na vyriešenie obchodných problémov alebo na jednoduché vykonávanie jeho priamych funkcií.
• Zníženie počtu papierových médií na minimum alebo ich úplné vylúčenie z práce zamestnancov. V tomto rozhodnutí je veľa výhod - od zníženia skutočných výdavkov v rámci položky „administratívna“ až po zníženie rizika, že dôverné informácie zanechajú spoločnosť na papieri.
• Automatizovaný systém správy dokumentov vám umožňuje zvýšiť rýchlosť interakcie medzi zamestnancami a oddeleniami, ako aj zvýšiť mieru ich vzájomnej zodpovednosti za akcie, ktoré sa konajú alebo naopak nespáchajú v rámci spolupráce. Toto je veľmi dôležitý aspekt účinnosti EDMS, pretože, ako ukazuje prax, produktivita jednotiek sa občas zvyšuje práve preto, že strany spolupráce sú týmto systémom obmedzené a vykonávajú spoločnú prácu výlučne v oblasti podnikania. Malo by sa pamätať na to, že v elektronickom systéme „každý zanecháva stopy“, bude preto nemožné predstierať, že niekto niečo nepočul alebo to vôbec nebolo.
• Automatizované systémy pracovných tokov majú pozitívny vplyv na vzťah medzi vedením a podriadenými v dôsledku skutočnosti, že objednávky sú jasne orientované, zrozumiteľnejšie a zaručené, že sa oznamujú ľuďom, ktorým boli informácie určené. Možno tiež poznamenať, že v rámci automatizovaných elektronických systémov sa zvyšuje rýchlosť tvorby sprostredkovateľských pokynov, úprav, rozhodnutí a opráv, ako aj kontroly vykonávania príkazov na všetkých úrovniach.
• SED vám umožňujú implementovať vo vašej spoločnosti systém nielen internej výmeny informácií, ale tiež vyvinúť trasy a metódy pre import a export informácií s externými systémami. Vytvára sa tak prirodzený filter, ktorý reguluje formu, v ktorej informácie opúšťajú spoločnosť (a niekedy je to mimoriadne dôležité z hľadiska normy), ako aj to, v akej forme prichádzajú prichádzajúce informácie k zamestnancom spoločnosti v systéme. To všetko umožňuje spoločnosti dosiahnuť informačnú identitu, ktorá je nesmierne dôležitá pre produktívnu prácu podniku ako celku.

Automatizácia EDMS v globálnom zmysle je najlepším základom pre tvorbu štandardov a algoritmov, podľa ktorých všetky podnikové procesy na rôznych úrovniach prúdia v spoločnosti. Elektronický systém správy dokumentov tak prestáva byť iba súčasťou papierovania alebo výmeny dokumentov, ale stáva sa dôležitou súčasťou obchodného systému, ktorý odpovedá na efektívnosť využívania informácií zamestnancami spoločnosti.

Prístrojové schopnosti automatizovaných systémov pracovných postupov

Vďaka aktívnemu rozvoju programovania v posledných desiatich až pätnástich rokoch systémy orientované na automatizáciu informačnej interakcie umožňujú zahrnúť práve takú množinu nástrojov, ktoré konkrétna spoločnosť potrebuje. Rôzne oblasti podnikania a jednoducho jednotlivé črty jeho správania ukladajú takýmto systémom určitý zoznam požiadaviek, ktoré sa tu a teraz špecificky uplatňujú.

Pre niektoré spoločnosti stačí viac-menej „klasická“ sada funkcií - vytváranie dokumentov, spracovanie informácií, vyhľadávanie a kontrola údajov, ako aj interná interakcia (prenos, oznámenia stranám, nastavenie a monitorovanie úloh). Iní potrebujú podstatne zložitejšie systémy a ďalšiu sadu nástrojov, ktoré vám umožnia vytvárať zložité hierarchie, vytvárať vzdialené tímy, vzdialené prístupy, integrovať sa s údajmi z SQL, databáz Oracle, sprístupňovať servery bez špeciálnych aplikácií a napríklad pripájať cloudové systémy. Najpokročilejší používatelia automatizovaných systémov správy elektronických dokumentov môžu mať prístup k tak komplexným a špecifickým nástrojom, ako je automatické optické rozpoznávanie informácií, čiarové kódovanie a skenovanie, systém digitálnych podpisov, fulltextové vyhľadávanie a vyhľadávanie atribútov atď.

Výhody automatizovaných systémov pracovných postupov

Dnes sa používanie automatizovaných systémov správy dokumentov, najmä systémov, stáva nielen konkurenčnou výhodou spoločností zameraných na efektívnosť, ale aj objektívnou nevyhnutnosťou pre všetkých účastníkov hospodárskej interakcie, ktorí sa v zásade zaujímajú o efektívne fungovanie svojho podnikania. Svet sa za posledné desaťročie dramaticky zmenil, a to ovplyvnilo všetky oblasti podnikania a spoločností a prinútilo ich zmeniť sa s príchodom obdobia digitálnej ekonomiky. V porovnaní s tradičnými systémami, ktoré predtým umožňovali budovanie procesu správy informácií v podniku, automatizované systémy pracovných postupov otvorili podnikom nové horizonty pri zlepšovaní ich vlastnej efektívnosti, čo viedlo k nasledujúcim výhodám automatizovaných systémov pracovných postupov:

1. Takéto systémy výrazne zvyšujú produktivitu spoločnosti zvyšovaním produktivity, čo je zabezpečené nielen pohodlnosťou interakcie procesov medzi oddeleniami, ale aj dostupnosťou príležitostí pre neobmedzenú prácu s potrebnými informáciami v systémoch ERMS, od prístupu k hlavným transformáciám informácií v čo najkratšom čase.
2. Informácie v elektronickej podobe sa udržiavajú v aktuálnejšom stave, pretože proces vyhotovovania a schvaľovania úprav môže pokračovať v práci na pozadí.
3. Elektronické systémy sú odolnejšie voči poruchám a bezpečnejšie ako iné systémy. Môžu výrazne znížiť účinok ľudskej nepozornosti (tzv. „Ľudský faktor“) a zaručiť bezpečnosť informácií. Je zrejmé, že ak chcete a dostupnosť technických možností môžete rozbiť akýkoľvek systém, ale aj s ohľadom na možnosť hackovania, elektronický systém zahŕňa viac nástrojov na ochranu, šifrovanie alebo zálohovanie údajov.
4. ASED vytvára predpoklady na výrazné zníženie prevádzkových nákladov v položkách priamych nákladov, ako aj v oblasti osobných nákladov, a to v dôsledku zníženia potreby spoločnosti po exekútoroch.
5. Takýto systém otvára nové príležitosti na spoluprácu medzi divíziami, a to ako v priamych otázkach (v oblasti výmeny informácií), tak aj vo forme príležitostí na spoločné alebo fázované práce (po sebe, časti) na rôznych obchodných projektoch. Skvelý nástroj pre vzdialené brainstormy, pracovné skupiny, kolektívne úpravy a zmierenie.

Automatizované systémy pracovných postupov vo všeobecnosti poskytujú spoločnosti nielen výhody uvedené vyššie, ale aj niekoľko ďalších, ktoré je ťažké merať alebo spočítať v ľubovoľných jednotkách, ale ktoré nie sú o nič menej dôležité. Hovoríme o zvýšení technickej gramotnosti zamestnancov ao jasnom zvýšení disciplíny zamestnancov a zodpovednosti za ich konanie a prácu. Zamestnanci pracujúci v jednom elektronickom systéme neustále interagujú, riešia problémy, ktoré sa vyskytujú na nižších úrovniach, a tým posilňujú firemného ducha.

Automatizácia systému pracovných postupov dnes nie je iba interným nástrojom na optimalizáciu obchodných procesov, ale prirodzenou potrebou spoločností zvýšiť svoju produktivitu v kontexte globálnych hospodárskych kríz. Výrazné zníženie príležitostí na prilákanie finančných prostriedkov a rast podniku prostredníctvom investičných injekcií vedie spoločnosti z tradičných odvetví k tomu, aby si uvedomili, že v samotných spoločnostiach existujú skryté príležitosti na zlepšenie výkonnosti podniku. Ak bolo pred dvadsiatimi rokmi dôležité „veľa predávať“, dnes je dôležité „efektívne predávať“, čo je absolútne nemožné bez moderného automatizovaného systému na prácu s informáciami.

Na záver chcem poznamenať, že akákoľvek automatizácia v spoločnosti je spojená s pôsobivými investíciami, zatiaľ čo (ak máme na mysli samotný program) nie je ich významnou súčasťou. Ich základom je vývoj metodiky budovania systému, ale v budúcnosti sa budú viac než vyplácať z dôvodu zvyšujúcej sa efektívnosti a rýchlosti podnikania spoločnosti. Ako už bolo spomenuté, dnes zvíťazí nielen najchytrejší, ale aj najrýchlejší účastník trhu, preto je systém automatizácie dokumentov jednou z príležitostí pre priaznivý vývoj spoločnosti v budúcnosti.

predtým, ako hovoríme o automatizačných systémoch pre kancelársku prácu a správu dokumentov (SADD), pozrime sa na definíciu týchto konceptov. Úradnou prácou sa rozumie dokumentačná podpora manažmentu alebo priemyslu, ktorá poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Tok dokumentov je pohyb dokumentov v organizácii od ich vytvorenia alebo prijatia až po dokončenie vykonania alebo odoslania (GOST R 51141-98).

V Rusku a na Západe sa vyvinuli rôzne koncepcie pracovných postupov, ktoré sa odrážajú v rozdieloch v automatizačných systémoch. Jedným z týchto základných rozdielov je centralizovaný (ruský prístup) a decentralizovaný (západný prístup) kontrolný systém. Ruské a zahraničné systémy by sa mali posudzovať osobitne a v tomto článku sa zameriame hlavne na domáce systémy, ako aj na možnosti správy elektronických dokumentov.

Elektronický pracovný tok má v porovnaní s tradičným papierom niekoľko výhod:

• jednoduchosť vykonania zmien v dokumente;
• schopnosť vkladať do dokumentu nielen textové, ale aj multimediálne údaje;
• schopnosť používať vopred pripravené formuláre;
• vyššia rýchlosť prenosu informácií na veľký počet adries;
• úspora papiera;
• kompaktné archívy;
• jednoduchosť riadenia informačných tokov;
• vysoká rýchlosť vyhľadávania a získavania informácií;
• schopnosť chrániť dokumenty pred neoprávneným prístupom a rozlíšením prístupových práv zamestnancov k informáciám.

Malo by sa poznamenať, že implementácia CADS poskytuje manažmentu podnikov a organizácií určité výhody pri implementácii efektívneho riadenia a operačného rozhodovania, a to:

• transparentnosť činností zamestnancov a oddelení;
• vysoká rýchlosť získavania analytických správ a správ;
• posilnenie výkonnej disciplíny;
• zníženie negatívneho vplyvu ľudského faktora na spoločnosť;
• zníženie počtu zamestnancov pracujúcich s dokumentmi (kuriéri, administratívni pracovníci atď.).

Obrázok ukazuje, ako sa skracuje čas jednotlivých fáz práce s dokumentmi, keď sa papierový proces nahrádza digitálnym. Pokiaľ ide o elektronickú správu dokumentov, sú potrebné oveľa menšie náklady na zriadenie správy dokumentov pri zmene vonkajších podmienok, napríklad požiadavky na zmenu formulára na podávanie správ. Implementácia systému automatizácie kancelárií a elektronická správa dokumentov je sprevádzaná optimalizáciou celého procesu riadenia, ktorá sa stáva jednoduchšou a logickejšou. Zlepšuje sa kvalita rozhodnutí, efektívnejšie sa vykonáva kontrola vykonávania manažérskych rozhodnutí, znižujú sa priame a nepriame spoločenské náklady spojené s obsahom riadiaceho aparátu.

Dokumenty sa odosielajú pomocou automatizovaného systému správy dokumentov, ktorý obsahuje jednu databázu klasifikátorov, slovníkov a štandardov pre celú organizáciu. Smerovanie dokumentov sa zvyčajne určuje v závislosti od typu dokumentu a platných pravidiel práce (hoci táto funkcia nie je podporovaná všetkými systémami). Výmena dokumentov s externými organizáciami, ak s nimi existuje dohoda, sa zabezpečuje prostredníctvom podnikového informačného portálu.

Mnoho súčasných CAD systémov umožňuje spoločnostiam, ktoré ich implementovali, prejsť na bezpapierový pracovný tok. Avšak aj za prítomnosti CADS sa často vyskytuje tzv. Zmiešaný pracovný tok, keď sa väčšina práce s dokumentmi vykonáva v elektronickej forme (koncepčné dokumenty, ich schvaľovanie atď.) A iba časť z nich sa tlačí, podpisuje a ukladá na papier. Existuje niekoľko dôvodov. Po prvé, legislatívny rámec neumožňuje úplný prechod na elektronické dokumenty. Po druhé, používatelia týchto systémov ešte nie sú pripravení úplne opustiť zvyk pracovať s papierovými dokumentmi. V praxi sa elektronická správa dokumentov v súčasnosti týka predovšetkým internej správy dokumentov a oveľa menej často (ak existujú dohody medzi organizáciami) - medzipodnikové.

Pri používaní správy elektronických dokumentov vzniká veľmi náročná technická otázka. Keďže dokumenty akejkoľvek organizácie alebo podniku sú v elektronickej aj papierovej forme, dôležitým postupom, ktorý zjednodušuje prechod na bezpapierové technológie, je prevod papierových dokumentov na elektronické. Softvérové \u200b\u200ba hardvérové \u200b\u200briešenia založené na štandardných domácich skeneroch nezabezpečujú produktivitu požadovanú podnikovými zákazníkmi, ktorí potrebujú takzvané technológie skenovania prúdových údajov. A iba špecializované softvérové \u200b\u200bsystémy spolu s vysokovýkonnými kancelárskymi zariadeniami umožňujú distribúciu elektronických verzií dokumentov, ktoré boli prijaté v papierovej podobe, v celej organizácii.

Výber produktu CADD

jedným z hlavných trendov posledných rokov bolo použitie systémov priemyselnej automatizácie namiesto ich vlastného vývoja, čo naznačuje zvýšené požiadavky zákazníkov hľadajúcich kompletné riešenie a zrelosť trhu, ktorí sú pripravení ponúkať CAD systémy v spojení so službami. Dnes na trhu existuje pomerne široký výber automatizačných systémov vyvinutých ruskými spoločnosťami. Podniky a organizácie si môžu v súlade so svojimi osobitosťami zvoliť možnosť, ktorá im vyhovuje: iba na automatizáciu funkcií kancelárskej práce, na organizovanie zmiešanej alebo plne elektronickej správy dokumentov.

Pri výbere SADD by ste mali venovať pozornosť systémovým požiadavkám, škálovateľnosti a univerzálnosti riešenia.

Ukladanie údajov a skutočná prevádzka SADD zabezpečujú softvérové \u200b\u200bplatformy. Môže to byť MS SQL, Oracle, Lotus Notes atď .; niekedy systémy podporujú prácu na niekoľkých DBMS alebo vývojových platformách. Podľa odborníkov je spoľahlivosť ich práce približne rovnaká, líšia sa v špecifikách práce, maximálnom možnom množstve vstupných dokumentov a nákladoch.

Zvyčajne si zákazníci vyberú systém, pre ktorý už organizácia má DBMS. Napríklad, ak má organizácia server SQL alebo Lotus Notes, výber systému bude pravdepodobne obmedzený na tých, ktorí pracujú na rovnakej platforme CAD. Všimnite si, že systémy Grand Dock od Granite Center (www.granit.ru) a Codex (agregat.kodeks.net) fungujú na MS SQL. Zároveň na MS SQL a Oracle - Landocs od spoločnosti "LANIT" (www.landocs.ru), "CASE" od spoločnosti "Electronic Office Systems" (www.eos.ru). V Lotus Notes - “BOSS-Referent” od “IT” (www.it.ru), “Cinderella” od STC IRM (www.mdi.ru) a druhý pracuje aj pre MS SQL a Oracle. Existuje patentovaná databáza s krabicovým riešením „EVFRAT-Document Management“ od spoločnosti Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), hoci v konštrukčných riešeniach môže byť systém implementovaný do MS SQL a Oracle.

V závislosti od stupňa prispôsobenia sa SADD zvyčajne delí na box a vlastné. Boxové riešenie je typická možnosť, ktorá je vhodná pre väčšinu organizácií a ktorú je možné v určitom rámci prispôsobiť požiadavkám zákazníka. Prispôsobené riešenie pozostáva z rôznych modulov a je oveľa viac prispôsobené potrebám organizácie, čo vám umožní lepšie zohľadniť špecifické požiadavky zákazníka.

So zjavnou výhodou zákazníckeho riešenia stojí za zmienku niekoľko dôležitých funkcií. Inštalácia a konfigurácia takéhoto systému je veľmi komplikovaná a takmer vždy si vyžaduje zapojenie odborníkov z developerskej spoločnosti a v niektorých prípadoch ani partneri developerskej spoločnosti nie sú schopní vykonať jeho inštaláciu. Zavedenie takéhoto systému navyše stojí podstatne viac. Ak sa pracovný postup organizácie vyznačuje množstvom funkcií, ktoré nemôže zohľadniť žiadne riešenie v rámčeku, nemôže to urobiť bez riešenia dizajnu. Poznamenávame však, že v prípade príliš neobvyklých foriem pracovného postupu existuje vysoká pravdepodobnosť, že je v zásade neúčinná, zatiaľ čo zavedenie štandardného systému môže zefektívniť prácu organizácie. Pre spoločnosti s tradičnou kancelárskou prácou a pracovným tokom je vhodnejšie riešenie v krabici, pretože taký produkt bol testovaný mnohými zákazníkmi, pričom sa prihliada na želania a pripomienky zákazníkov; Vždy existuje podrobná dokumentácia a zoznam typických chýb - skrátka všetky výhody typického riešenia vrátane nižšej ceny. Z riešení v rámčeku je možné uviesť napríklad „Grand-Doc“, „CASE“, „EVFRAT-Document Management“, návrhové riešenia - takmer všetky západné vývojové trendy, ako aj Landocs, „BOSS-Referent“, „Popoluška“.

Je zrejmé, že neexistujú žiadne univerzálne riešenia, ktoré by zohľadňovali úplnosť špecifických potrieb rôznych organizácií. Na zistenie zaostrenia systému pre konkrétneho zákazníka je najlepšie vychádzať zo zoznamu klientov vývojovej spoločnosti - čo najpresnejšie charakterizuje špecializáciu systému. Ak je spoločnosť podobná vašej v zozname zákazníkov, potom je celkom možné, že vám systém vyhovuje. Pre podrobnejšie informácie môžete kontaktovať stálych zákazníkov a požiadať ich o názor na systém, ako aj získať informácie o ťažkostiach, ktoré sa vyskytli počas implementácie.

A teraz sa budeme podrobnejšie zaoberať najbežnejšími domácimi výrobkami.

Kód: Workflow

Výrobca: Štátne podnikové stredisko pre vývoj počítačov (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Podnikový systém Codex: Document Management je komplex vzájomne prepojených systémov kancelárskej práce, dokumentových bánk a podnikových služieb, ktoré poskytujú automatizované riešenie úloh administratívnej práce a správy dokumentov vo vládnych orgánoch a iných organizáciách.

• hotové riešenia typických kancelárskych pracovných úloh (funkcií) - každý zo systémov zahrnutých do podnikového systému sa špecializuje na vykonávanie štandardných úloh spracovania dokumentov: registrácia a kontrola pohybu úradnej korešpondencie, registrácia a kontrola posudzovania odvolaní občanov, centralizovaná kontrola administratívnych dokumentov, pokynov atď. .
• podpora a údržba pracovného postupu v papieri, postupný prechod z papierového do elektronického pracovného postupu;
• modularita v kombinácii s jednotnou informačnou logikou - výmena dokumentov medzi subsystémami, centralizovaná údržba globálnych adresárov, vykonávanie univerzálneho prístupu k databázam pomocou technológie internetu / intranetu, distribúcia správ, súhrny, varovania e-mailom;
• nákladová efektívnosť systému je určená použitím jeho vlastných produktov a technológií, odkazom na najmasívnejšie softvérové \u200b\u200ba hardvérové \u200b\u200bplatformy, predovšetkým Microsoft, nízke náklady na implementáciu.

Funkčné subsystémy, ktoré sú súčasťou „kódu: správa dokumentov“:

• „Kód: Korešpondencia úradu“ - registrácia prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov organizácie (jednotky); vytvorenie príslušného prípadu na základe nomenklatúry záležitostí tejto jednotky, organizácie pohybu dokumentov exekútormi a kontroly ich vykonávania; vyhlásenie o dokumentoch na centralizovanú kontrolu s prenosom údajov do subsystému „Kód: Monitorovanie vykonávania dokumentov“;
• „Kód: Monitorovanie vykonávania dokumentov“ - registrácia kontrolných dokumentov, úloh, výkonných umelcov, distribúcia kontrolných kariet výkonnými umelcami; registrácia odkladov úloh; automatické a manuálne odstránenie z kontroly úplne vypracovaných kontrolných dokumentov; vytvorenie príslušného prípadu na základe nomenklatúry záležitostí tejto jednotky; automatická opätovná registrácia dokumentov po prenose kontrolných dokumentov na podriadené jednotky pracujúce s podobným subsystémom;
• „Kód: Listy a odvolania občanov“ - vkladanie údajov o žiadateľoch; registrácia odvolaní a otázok v nich položených; kontrola posudzovania odvolaní a pokynov vedúceho, údaje týkajúce sa ich posudzovania;
• „Kód: Systém na prípravu dokumentov“ - vytvorenie elektronického plnotextového archívu dokumentov;
• „Kód: Systém registrácie regulačných a administratívnych dokumentov“ - registrácia dokumentov organizácie, distribúcia textov dokumentov v elektronickej forme na ich vykonanie, ako aj vytvorenie elektronického archívu plnotextových dokumentov organizácie;
• „Kód: Systém správy dokumentov“ - poskytuje prístup k databázam dokumentov pomocou technológie Internet / Intranet a rýchle prijímanie informácií o správe dokumentov z ľubovoľného vzdialeného počítača.
• „Kód: Výmena dokumentov“ - výmena dokumentov medzi subsystémami v rámci lokálnej počítačovej siete a medzi geograficky vzdialenými subsystémami.

Systémy sú implementované v dvoch verziách - file-server a client-server.

DocsVision 2.0 „Archivácia záznamov“

Systém DocsVision je kompletná aplikácia určená na vytváranie archívov dokumentov na automatizáciu hlavných kancelárskych procesov a obchodných procesov spracovania dokumentov v organizácii.

Funkcie systému:

• vedenie kartového súboru dokumentov;
• vytvorenie elektronického archívu firemných dokumentov;
• udržiavanie adresárov dodávateľov a zamestnancov organizácie;
• organizácia vývojových cyklov schvaľovania dokumentov;
• organizácia kontroly vykonávania dokumentov a úloh;
• smerovanie dokumentov v organizácii a mimo nej;
• automatizácia rôznych procesov spracovania dokumentov;
• organizácia postupov pre periodické spracovanie dokumentov a vysielanie dokumentov.

Tento systém môže byť použitý ako kompletné riešenie pre implementáciu vo firmách alebo môže slúžiť ako prototyp pri vývoji vlastnej aplikácie. Štruktúru systému je možné prispôsobiť podľa potrieb konkrétnej organizácie.

CompanyMedia-Record Vedenie

Tento systém je určený na automatizáciu pracovných postupov so sledovaním pohybu dokumentov v reálnom čase.

Funkcie systému:

• príjem, spracovanie a distribúcia prichádzajúcej (prichádzajúcej) korešpondencie;
• príprava, podpisovanie, registrácia a distribúcia odchádzajúcej korešpondencie;
• príprava, podpisovanie, registrácia a zasielanie interných a organizačných a administratívnych dokumentov, ako aj monitorovanie ich vykonávania;
• organizácia korešpondencie medzi organizáciami a jednotlivými jednotkami;
• viacročná podpora.

Hlavné charakteristiky systému:

• neobmedzený počet pracovných miest a neobmedzený počet organizácií;
• komplexná dokumentácia;
• 100% zaručené poskytovanie informácií;
• substitučný mechanizmus, tj schopnosť poskytovať stálym alebo dočasným prístupom k dokumentom týkajúcim sa určitých zamestnancov iným zamestnancom organizácie („náhradník“).

OfficeMedia - vedenie záznamov

Systém je určený na automatizáciu práce tajomníkov alebo kancelárskych oddelení a poskytuje manažérom všetkých úrovní príležitosť dávať pokyny k prijatým dokumentom a monitorovať ich implementáciu.

Súbor „OfficeMedia - vedenie záznamov“ pozostáva z nasledujúcich databáz:

• „Registrácia dokumentov“ - na organizovanie systematického účtovania dokladov, sledovanie výkonnej disciplíny zamestnancov, prípravu správ atď.
• „Knižnica pracovných dokumentov“ - na prípravu dokumentov, ich klasifikáciu, uchovávanie, kontextové vyhľadávanie informácií a tlač dokumentov;
• „Koordinácia“ - automatizácia distribúcie dokumentov na schválenie a kontrolu procesu;
• „Zoznámenie“ - automatizácia distribúcie dokumentov na zoznámenie.
• „Odvolania občanov“ - na vykonávanie dokumentácie na základe odvolania jednotlivcov;
• „Organizačné a administratívne dokumenty“ - na tvorbu návrhov objednávok, objednávok, poznámok, ich schvaľovanie, podpis a kontrolu vykonávania.

Dokumenty sú otvorené

Výrobca: Lotsiya Soft (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Systém riadenia technickej dokumentácie DOCS Open je integračné riešenie, ktoré je založené na pokrokovom vývoji zahraničných a domácich spoločností, ktoré sú lídrami v oblasti vytvárania elektronických archívov, správy technických dokumentov, riadenia zloženia produktov a konštrukčných údajov, ako aj vkladania informácií z papiera. Riešenie je postavené na architektúre klient-server.

Funkcie systému:

• konverzia dokumentov z papierových nosičov do elektronickej podoby s následným spracovaním (rozpoznávanie textu atď.);
• práca s textovými a grafickými formátmi dokumentov, ako aj používanie špecializovaných aplikácií na prácu s inými formátmi;
• vyhľadávanie dokumentov podľa neobmedzeného počtu kritérií; kontextové vyhľadávanie v ruštine; fuzzy vyhľadávanie;
• dostupnosť bezplatných a preddefinovaných smerovacích zariadení s podporou kontroly výkonu; vykonávanie monitorovania práce (úplná história práce s dokumentmi a história úloh a prác), získavanie úplných informácií o stave dokumentu, stave práce a zúčastnených umelcov;
• spoľahlivá kontrola prístupu k dokumentom a ochrana pred neoprávneným prístupom.

Na inštaláciu a vizualizáciu logických prepojení medzi dokumentmi sa používa ďalší modul „Ranger“, ktorý umožňuje zobrazovať logickú štruktúru archívu pomocou prezentačného mechanizmu.

Serverová časť komplexu môže fungovať na platforme PC aj na pracovných staniciach s rôznymi verziami OS UNIX (HP, Sun, atď.). Ako klient sa používajú rôzne verzie systému Windows. Práca cez internet je podporovaná. Ako DBMS je jeden z najpopulárnejších priemyselných databázových serverov (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) používaný takmer na akejkoľvek softvérovej a hardvérovej platforme.

GRAN DOCK pre Windows

Výrobca: Granit-Center (http: // www. Granit.ru/products_info.asp?id\u003d10)

„Grand-Doc“ je špecializovaný systém pre automatizáciu správy dokumentov a dokumentov v štruktúrach štátnej správy a samosprávy. Tento CADS možno pripísať špecializovaným systémom automatizácie správy kancelárskych prác a správy dokumentov.

Funkcie systému:

• Účtovanie všetkých obchodných dokumentov, ukladanie a práca s textami dokumentov;
• kontrola každej etapy posudzovania a cesty dokumentu od prijatia po odpísanie prípadu;
• získanie podkladových informácií o dokumentoch;
• analýza pracovného toku.

„Grand-Doc - Lite“ je verzia pre jedného používateľa pre štruktúry mestského riadenia, ktoré majú malé množstvo pracovných postupov. Určené pre účtovníctvo a prácu s dokumentmi na jednom pracovisku. Platforma - Microsoft SQL.

„Grand-Dock - sieťová verzia“ - je určená pre štátne a obecné riadiace štruktúry s pracovným tokom 5 až 30 000 dokumentov za rok a počtom používateľov od 20 do 150.

„Grand-Dock je korporátna verzia“ (založená na „Jednotnom systéme správy elektronických dokumentov a administratívnej práce správnych štruktúr obecných správnych obvodov“) - je určená, resp., Na správu elektronických dokumentov a správu kancelárií správneho obvodu.

BIZNIS

Výrobca: „Elektronické kancelárske systémy“ (http://www.eos.ru)

„CASE“ je komplexné priemyselné riešenie, ktoré vám umožňuje automatizovať papierovanie a zaviesť elektronickú správu dokumentov v jednotlivých organizáciách aj v distribuovaných štruktúrach holdingov alebo oddelení. Používanie systému „CASE“ vám umožňuje automatizovať administratívne predpisy a organizovať účinnú kontrolu pohybu a vykonávania papierových a elektronických dokumentov organizácie.

Funkcie systému:

• registrácia a vkladanie dokumentov;
• práca na návrhoch dokumentov;
• vyhotovovanie dokumentov;
• kontrola vykonávania;
• vyhľadávanie dokumentov;
• zoznam súborov a archívne úložisko.

Ďalšími súčasťami systému sú „Archívne podnikanie“, „BUSINESS-web“, „EDS a šifrovanie“, „Sprievodca heslom“ a „Streamovanie skenovania“.

1C-Archive

„1C: Archív“ je celopodnikový systém správy dokumentov a slúži na zvýšenie efektívnosti kolektívnej práce zamestnancov s archívmi elektronických dokumentov a kontrolou výkonnostnej disciplíny.

Funkcie systému:

• organizácia centralizovaného archívu všetkých dokumentov organizácie, ich štruktúrovanie do priečinkov a rubriky a poskytovanie kolektívneho prístupu zamestnancom v miestnej sieti aj na internete;
• vydávanie pokynov; výber výkonných umelcov alebo skupiny výkonných umelcov; stanovenie termínov a automatické zasielanie upozornení zamestnancom o nových objednávkach;
• uloženie všetkých verzií dokumentov so schopnosťou kedykoľvek sa vrátiť do požadovanej verzie alebo porovnať akékoľvek dve verzie dokumentov;
• vyhľadávanie podľa podrobností o registračnej a registračnej karte, ako aj podľa obsahu (fulltextové vyhľadávanie) s prihliadnutím na morfológiu ruského jazyka;
• správa používateľských práv a vytvorenie rôznych prístupových práv k kategóriám priečinkov a k dokumentom, ktoré sú v nich obsiahnuté, pre rôznych používateľov.

Technológia WebPortal je navrhnutá na dynamické publikovanie archívov dokumentov na internete a poskytuje prístup k dokumentom pomocou bežných webových prehľadávačov pre klientov, vzdialené kancelárie alebo zamestnancov modemov.

Efekt kancelárie

Výrobca: IKK Garant International (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• „Effect Office“ je rad softvérových produktov na systematizáciu, bezpečné ukladanie a efektívne vyhľadávanie dokumentov;
• „Effect Office - systém správy dokumentov“ - je určený na vytvorenie elektronického archívu dokumentácie a organizovanie počítačového workflow podniku. Implementované možnosti lokálneho a klientskeho servera;
• „Effect Office - osobný archív“ - špeciálna verzia systému pre jedného používateľa;
• „Graphic Effect“, „Graphic Effect Plus“ - na prácu s grafickými obrázkami;
• „Účinok tajomníka“ - pracovisko tajomníka;
• „Effect Mail“ je systém centrálneho prijímania, odosielania a registrácie e-mailov.

Landocs

Systém LanDocs je navrhnutý pre komplexnú automatizáciu pracovných procesov v kancelárii a udržiavanie archívu elektronických dokumentov. Systém obsahuje:

• LanDocs: BUSINESS - základný systém pre automatizáciu kancelárskych procesov a udržiavanie archívu elektronických dokumentov;
• LanDocs: DOCUMENT SERVER - serverový softvér na centralizovanú správu ukladania dokumentov (súborov dokumentov) v elektronickom archíve; spolupracuje so systémom LanDocs: BUSINESS;
• LanImage: SKENOVANIE A VIZUALIZÁCIA OBRÁZKOV - systém na skenovanie papierových dokumentov a vizualizáciu ich elektronických obrazov;
• LanDocs: PRÍSTUP K INTERNETU. Špecializovaný webový server;
• LanDocs: MAIL SERVER a LanDocs: MAIL CUSTOMER;
• LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM - bezpečnosť informácií prostredníctvom elektronického digitálneho podpisu a šifrovania;
• LanDocs: ROUTING - modelovanie procesov pohybu dokumentov prostredníctvom konštrukcie grafických máp; dopĺňa LanDocs: VÝROBA.

Optima-WorkFlow

Výrobca: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/eng/)

Tento systém určený na riadenie procesov tvorby, spracovania, duplikácie a ukladania dokumentov, ako aj na automatizáciu základných postupov modernej kancelárskej práce a organizácie pracovného toku, zahŕňa:

• grafický editor na opis scenárov pohybu dokumentov a technologických operácií vo fázach ich práce;
• schopnosť monitorovať súlad s požiadavkami technológie práce s dokumentmi a kontrolovať vykonávanie pokynov;
• mechanizmus riadenia verzie;
• nástroje na podávanie správ;
• schopnosť pracovať v distribuovaných podnikových sieťach;
• možnosť prispôsobenia používateľského rozhrania pracovnej stanice.

DIS: systémy

Dokumentové podnikové informačné systémy (DIS: systémy) poskytujú zvýšenie efektívnosti riadiacich aktivít prostredníctvom automatizácie podpory správy dokumentov. Tento produkt je zameraný na organizáciu administratívy vo verejnej správe.

Systémy sú flexibilne konfigurované, implementované na rôznych platformách a majú vhodnú modulárnu štruktúru:

• „DIS: trieda - Elektronická administratíva“ Popoluška ”” - je klasická technológia kancelárskeho papiera s úplnou kontrolou nad vykonávaním dokumentov a umožňuje vám automatizovať základné funkcie úradu, všeobecného alebo organizačného oddelenia (registrácia, spracovanie a monitorovanie vykonávania dokumentov);
• „DIS: library - Library“ - automatizovaný systém na uchovávanie knižníc a archívov elektronických dokumentov. Umožňuje vám usporiadať knižnicu dokumentov o funkčnej oblasti činnosti, knižnicu informačných materiálov, formulárov a štandardných formulárov. Práce s textovými, grafickými, zvukovými a video materiálmi;
• „DIS: príjem - obchodná pošta“ - automatizovaný systém na spracovanie elektronickej korešpondencie organizácie;
• „DIS: manager - Orders“ - automatizovaný systém dokumentovania a monitorovania vykonávania pokynov;
• „DIS: kontakt - dokumentácia“ - automatizovaný systém na zhromažďovanie informácií o kontaktoch a udalostiach, organizáciách, projektoch a priebehu ich vykonávania;
• „DIS: spisovateľ - príprava dokumentov“ - automatizovaný systém na prípravu a schvaľovanie dokumentov;
• moduly „DIS: používatelia - používatelia“, „DIS: štruktúra - štruktúra“ a „DIS: asistent - pracovisko“ - slúžia na riešenie administratívnych problémov.

BOSS-Referent

„BOSS-Referent“ - softvérový balík vyvinutý na platforme Lotus Notes / Domino, ktorý vám umožňuje vybudovať kompletný systém na správu obchodných procesov spracovania dokumentov a na monitorovanie ich implementácie, je krokom k vybudovaniu systému riadenia znalostí pre organizáciu alebo podnik. Systém využíva rôzne databázy na dokumenty, udalosti, správy atď.

Súčasti systému:

• podnikový elektronický systém správy dokumentov;
• vstavaný e-mail;
• prostriedky prístupu k externým e-mailovým systémom, ku globálnym počítačovým sieťam.

Funkcie systému:

• príprava, šírenie a uchovávanie vnútorných regulačných a administratívnych informácií;
• tvorba a kontrola objednávok;
• plánovanie a optimalizácia práce týkajúcej sa kontaktov s externými organizáciami;
• kontrola kontraktu;
• pracovať s podnikovými, ekonomickými a politickými správami.
• spoločná diskusia o rôznych otázkach v pracovnej skupine, pre ktorú sa používa konferenčný režim.

EVFRAT - pracovný postup

Výrobca: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm, http://www.evfrat.ru)

„EVFRAT-Document Management“ vám umožňuje organizovať správu informačných tokov a dokumentov organizácie a obsahuje všetky potrebné nástroje na úspešnú automatizáciu pracovného toku akejkoľvek spoločnosti bez ohľadu na veľkosť a formu vlastníctva. Systém je navrhnutý tak, aby pracoval v rámci malého oddelenia aj v rámci celej organizácie so zložitou schémou informačných tokov. „Správa dokumentov EUFRAT“ je flexibilná a ľahko konfigurovateľná. Štandardná dodávková sada obsahuje všetky potrebné nástroje (návrhár formulárov, návrhár trás, časopis a správca reportov), \u200b\u200bktoré umožňujú zákazníkovi prispôsobiť systém vlastnosťami svojej spoločnosti samostatne av čo najkratšom čase. Hlavnou výhodou systému je to, že s vysokou funkčnosťou je skutočne krabicovým riešením a má nízke celkové náklady na vlastníctvo.

Funkcie systému:

• registrácia, ukladanie a vyhľadávanie dokumentov;
• vytváranie a zmena registračných kariet bez zapojenia vývojára pomocou návrhára formulárov;
• práca s dokumentmi v papierovej a elektronickej podobe;
• kontrola vykonávania pokynov;
• vytváranie štandardných trás dokumentu pomocou návrhára trás;
• tvorba rôznych časopisov a správ o vykonávaní disciplíny, dokumentov, zamestnancov atď .;
• spoľahlivé účtovníctvo a uchovávanie dokumentácie;
• rozlišovanie práv a ochrana pred neoprávneným prístupom;
• odpísanie dokumentov do archívu;
• schopnosť vzdialene pracovať so systémom na obvyklom pracovisku používateľa alebo prostredníctvom tenkého klienta (MS Internet Explorer);
• vzdialená správa systému;
• zabezpečenie internetu pomocou špeciálneho modulu na identifikáciu používateľa.

Aj malé spoločnosti musia pracovať s veľkým počtom dokumentov - zmluvy, faktúry, listy, rozpočty. Mnoho organizácií sa preto snaží automatizovať pracovný tok. Umožňuje vám zaistiť úplnosť a bezpečnosť informácií, ľahké uloženie a získanie dokumentov, ako aj optimalizovať čas na ich schválenie.

Zamestnanci spoločností spravidla trávia veľa času hľadaním potrebných údajov. Zvyčajne sú zmluvy vedené právnikmi v elektronickej forme, účtovné zápisy pre dokumenty sa vykonávajú v účtovnom systéme, záznamy o zmluvách sa uchovávajú v tabuľkách, účty a úkony sú vo finančnom oddelení a aktuálna korešpondencia o zmluvnej práci je v elektronických poštových schránkach. Na zabezpečenie integrity údajov a dokumentov je ich konzistentnosť a bezpečnosť s takýmto „rozptýlením“ veľmi ťažké. Riešením problému môže byť systém automatizácie pracovných postupov.

Elektronická správa dokumentov v organizácii vám umožňuje nadviazať interakciu medzi zamestnancami. Zabezpečuje tvorbu a pohyb dokumentov, monitoruje vykonávanie dokumentov a procesov, ktoré sú opísané s ich pomocou, ako aj ukladanie. Každému dokumentu v automatizačnom systéme je priradená sada špecifických detailov (často sa táto sada nazýva dokumentová karta). Karta môže obsahovať typ dokumentu (napríklad rozpočet), meno autora, dátum vytvorenia a úpravy dokumentu, oddelenie, v ktorom by sa dokument mal uložiť, a oveľa viac. Ukladanie a vyberanie dokumentov sa vykonáva aj v súlade s údajmi uvedenými na karte.

Schopnosti automatizácie pracovných postupov

Centralizovaná správa dokumentov.Bez ohľadu na veľkosť podniku vám systémy na správu dokumentov umožňujú rýchlo meniť formy dokumentov, ktoré cirkulujú v tomto podniku. Napríklad, ak chcete zmeniť formulár žiadosti o výdavky pre všetky strediská zodpovednosti, stačí vykonať príslušnú zmenu šablóny aplikácie uloženej v systéme. Zamestnanci, ktorí vypĺňajú tieto žiadosti, potom nebudú môcť predložiť zastaraný dokument, pretože vypĺňanie a predkladanie žiadosti sa vykonáva aj v systéme.

Podpora životného cyklu dokumentov. Každý dokument, ktorý je vytvorený a spracovaný v spoločnosti, musí prejsť niekoľkými konkrétnymi fázami. Napríklad podnikový rozpočet sa musí zostaviť, schváliť a vykonať včas. Potom sa analyzujú plánované a skutočné ukazovatele tohto rozpočtu a odošlú sa do archívu. Systémy elektronickej správy dokumentov vám umožňujú prísne kontrolovať životný cyklus dokumentov, berúc do úvahy požiadavky podnikového prostredia, ako aj priemyselné normy a právne predpisy.

Tímová práca na dokumentoch.Pomocou systému elektronickej správy dokumentov môžete organizovať kolektívnu prácu na dokumente. Okrem toho sa na ňom môžu zúčastňovať odborníci z rôznych kancelárií a dokonca aj z rôznych miest.

Systémy workflow vám umožňujú ukladať viac verzií jedného dokumentu. Okrem skutočne sa meniacich dokumentov vám elektronické systémy na správu dokumentov umožňujú anotovať ich, to znamená vkladať poznámky a komentáre bez toho, aby ste museli meniť samotný dokument.

Osobná skúsenosť

Používame systém pracovných postupov založený na Lotus Notes. V rámci tohto systému môžu manažéri nachádzajúci sa v rôznych mestách súčasne pracovať na jednom dokumente a každé z nich môže online vidieť, čo robí druhý. Tým sa výrazne zvyšuje efektívnosť a kvalita práce. Systém tiež ukladá všetky verzie dokumentov, operácie s nimi vykonané a komentáre.

Dôvernosť.Dôležitou črtou systémov na správu elektronických dokumentov je schopnosť používať elektronický podpis a šifrovať dokumenty. To umožňuje nielen potvrdiť pravosť dokumentu a jednoznačne identifikovať jeho autora, ale aj zabezpečiť bezpečnosť ukladania podnikových informácií.

Smerovacie dokumenty.Ak je zamestnanec, ktorý sa podieľa na tvorbe dokumentu, povinný v prípade neexistencie systému na správu elektronických dokumentov jasne vedieť, komu by sa mal tento dokument zasielať (jeho trasa), potom sa dokument pri používaní elektronického systému automaticky prenesie na správnu osobu.

Smerovanie dokumentov je bezplatné a tvrdé. S bezplatným smerovaním môže zamestnanec poslať dokument každému adresátovi. Pri prísnom smerovaní sú cesty dokumentov regulované, ale vo výnimočných prípadoch môže byť činnosť pravidiel pohybu dokumentov pozastavená (napríklad, ak potrebujete zaslať návrh dokumentu na preskúmanie odborníkovi tretej strany).

Osobná skúsenosť

Ekaterina Azimina,,

Poradie pohybu dokumentov medzi používateľmi je určené autorom dokumentu a môže byť postupné alebo paralelné. Obsah trasy, tj zoznam recenzentov a používateľov, možno určiť podľa pravidiel systému, pre ktorý autor dokumentu vyberie trasu, ktorá je vopred zaznamenaná v databáze systému. Ak trasa nie je definovaná, autor dokumentu nezávisle vyberie recenzentov a používateľov dokumentu zo všeobecného zoznamu používateľov systému.

Finančný riaditeľ hlavnej dopravnej spoločnosti

V našej spoločnosti sú trasy všetkých dokumentov prísne regulované. Čas, ktorý je vyhradený na prácu s dokumentom, je tiež regulovaný - trvá 4 až 48 hodín. Toto nariadenie je „spojené“ s motivačným systémom: ak zamestnanec pracuje s dokumentom dlhšie ako určený čas bez dobrého dôvodu, ukladá sa mu sankcia. Takáto regulácia je potrebná, a to aj preto, aby systém neprispel k byrokratizácii práce.

Ilja Filippov,

Pri vývoji systému smerovania dokumentov sme použili maticu zodpovednosti, ktorá naznačuje, ktorý zamestnanec spoločnosti je za čo zodpovedný. Spočiatku boli tieto matice vyvinuté pre každé oddelenie a potom zlúčené do jednej pre celú spoločnosť. Prítomnosť tejto matrice veľmi uľahčila zavedenie systému kvality, pretože získanie certifikátu ISO 9000: 2000 si vyžaduje aj dostupnosť opisov pracovných miest pre všetkých zamestnancov. Potom bol na túto maticu položený tok dokumentov. V procese maticovej analýzy boli odstránené duplicitné funkcie. Napríklad niekoľko oddelení bolo zodpovedných za zadávanie účtovných výkazov, ale teraz je táto funkcia úplne prevedená do účtovníctva.

Integrácia s inými systémami.Na zabezpečenie integrity informácií, ktoré sa pohybujú v rámci spoločnosti, by sa systémy správy elektronických dokumentov mali spravidla integrovať do iných systémov riadenia podniku - účtovníctvo, výroba, finančné, analytické atď. Vzhľadom na možnosť integrácie sa systémy správy dokumentov často používajú ako prepojenie. medzi rôznymi programami.

Dokumenty zo všetkých systémov, ktoré sú logicky spojené s týmto dokumentom, sa nazývajú kontext. Kontext zvyčajne zahŕňa obsah elektronickej a papierovej korešpondencie, zvukových a obrazových záznamov, faxov, zápisníc zo stretnutí, platobných dokladov atď. Kontext možno k dokumentu pripojiť manuálne alebo automaticky.

príklad

V procese tvorby a úpravy rozpočtu sa používajú tieto ďalšie (kontextové) informácie:

Prieskum trhu s marketingom (vlastný aj získaný z externých zdrojov), potrebný pri zostavovaní rozpočtu predaja;

Zmluvy s dodávateľmi (dodávateľmi a kupujúcimi), ktoré sa používajú pri tvorbe plánov a rozpočtov na predaj, nákup, pohyb pohľadávok a záväzkov;

Normatívna a referenčná dokumentácia potrebná na tvorbu plánov výroby a rozpočtov pre štandardné materiálové náklady;

Dodatočné dokumenty (vysvetľujúce poznámky), ktoré odrážajú predpoklady alebo obmedzenia (napríklad výmenné kurzy, mieru inflácie, úrokové sadzby z úverov a ďalšie informácie) používané pri príprave plánov a rozpočtov;

Zápisnica zo stretnutí s cieľom prediskutovať rôzne verzie rozpočtov, pracovné pripomienky a pripomienky účastníkov rozpočtového postupu.

Spravidla sa takéto dokumenty posielajú zamestnancom e-mailom, ukladajú sa oddelene od súborov s údajmi o rozpočte a ako také „vypadávajú“ z kontextu rozpočtového procesu.

Používateľ pracujúci s rozpočtom môže v prípade potreby otvoriť a zobraziť ktorýkoľvek z vyššie uvedených dokumentov priamo v systéme.

Riadenie prístupu.Existuje niekoľko možností na vymedzenie právomocí zamestnancov spoločnosti a kontrolu prístupu k dokumentom. Zamestnanec môže mať práva na úplnú kontrolu nad dokumentom, vytváranie nových verzií dokumentu, ale nie na úpravy, anotovanie dokumentu, prezeranie atď.

Osobná skúsenosť

Ilja Filippov,
Generálny riaditeľ spoločnosti 1C: Automation (Moscow)

Využívame takmer všetky možnosti prispôsobenia prístupu, ktoré sú k dispozícii v programe 1C: Enterprise. Ide o čítanie, vymazanie, označenie vymazania a jeho odstránenia, aktualizáciu a vloženie nového dokumentu, prezeranie podriadených dokumentov atď. V závislosti od pozície majú zamestnanci rôzne práva. Manažéri predaja majú teda právo zadávať nové dokumenty, robiť si poznámky na odstránenie a úpravy, ale nemôžu vymazať účty.

Informácie o tom, ako dosiahnuť maximálny účinok systému automatizácie dokumentov v organizácii, nájdete v článku (č. 4, 2014).

Automatizačné systémy pracovných tokov na ruskom trhu

Jedným z najpopulárnejších softvérových riešení používaných v podnikoch ako systém správy dokumentov je „zväzok“ programov Microsoft Outlook a Microsoft Exchange Server. Kancelárska aplikácia MS Outlook je nainštalovaná takmer na každom počítači a MS Exchange Server sa najčastejšie používa ako e-mailový server. Napriek tomu, že mnohí ľudia sú zvyknutí používať Outlook a Exchange iba ako elektronickú platformu pre prácu s e-mailom, tieto programy môžu po určitých centralizovaných nastaveniach slúžiť pre väčšinu spoločností ako pomerne funkčný nástroj na automatizáciu dokumentov.

Na ruskom trhu je dnes zastúpených viac ako tucet systémov na správu elektronických dokumentov západných a domácich výrobcov. Okrem uvedených serverov Exchange a Outlook má spoločnosť Microsoft ďalšie špecializované produkty, na základe ktorých je možné vytvárať riešenia pre automatizáciu pracovných postupov, napríklad SharePoint Portal Server a Content Management Server. Hummingbird je tiež známy svojimi stredne veľkými podnikovými systémami Docs Fusion a Docs Open (predtým sa predával pod značkou PC Docs). Najvýkonnejší zo všetkých systémov správy dokumentov - Documentum - je určený na použitie vo veľkých korporáciách. Niektoré spoločnosti automatizujú pracovný tok pomocou softvérového balíka Lotus Notes, ale tento produkt je do značnej miery „dizajnérom pre programátorov“ a vytvorenie plnohodnotného systému pracovných postupov na jeho základe si vyžaduje značné úsilie.

Medzi ruské programy patria medzi najobľúbenejšie spoločnosti Lan Docs (spoločnosť Lanit), Optima Workflow (Optima), BOSS-Referent (IT Co.).

Osobná skúsenosť

Ekaterina Azimina,,
Riaditeľka pre financie a ekonomiku, Baltika Breweries OJSC (St. Petersburg)

Naša spoločnosť používa dva systémy pracovných postupov. Pomocou BOSS-Referent sa automatizujú hlavné toky podnikových dokumentov: regulačné a administratívne (príkazy, smernice), kontrola výkonnej disciplíny (pokyny), interná úradná korešpondencia vyžadujúca registráciu a kontrolu podmienok oboznámenia sa, koordinácia dohôd s dodávateľmi v rámci spoločnosti. Vďaka vlastnému vývoju založenému na Lotus Notes je väčšina podnikových procesov a funkcií automatizovaná: príprava a koordinácia rôznych druhov aplikácií (pre priechody, vybavenie atď.), Podnikové adresáre (telefóny, adresy) a špecializované interné informačné stránky.

Moduly workflow sú k dispozícii aj pre väčšinu veľkých systémov ERP, ako napríklad SAP R / 3 alebo Oracle Applications. Spravidla ich používajú spoločnosti - používatelia týchto systémov. Mnoho ruských firiem vyvíja systémy pracovných postupov samostatne, napríklad na základe existujúceho účtovného systému v spoločnosti.

Osobná skúsenosť

Ilja Filippov,
Generálny riaditeľ spoločnosti 1C: Automation (Moscow)

Zdá sa mi, že spoločnosti, v ktorých viac ako sto ľudí neustále pracuje s dokumentmi, by mali implementovať osobitný systém správy dokumentov. Napríklad sme automatizovali pracovný tok na základe účtovného systému 1C: Enterprise. Vykonáva správu a účtovníctvo, zhromažďuje a zadáva údaje, počíta platy, záznamy a záznamy podľa systému kvality ISO 9000: 2000 atď.

Rozdiely medzi ruskými systémami automatizácie pracovných postupov od západnej

Hlavné rozdiely medzi západnými a ruskými systémami sú škálovateľné schopnosti. Napríklad, ak západné systémy môžu bežať na základe väčšiny existujúcich operačných systémov (Windows, priemyselné varianty Unix), potom sú ruské systémy navrhnuté pre jeden z nich - zvyčajne Windows. Západné systémy môžu byť nakonfigurované tak, aby používali akékoľvek DBMS, zatiaľ čo ruské systémy často pracujú iba s jedným - zvyčajne Oracle alebo MS SQL Server. Takéto obmedzenia ruských systémov sťažujú vytváranie integrovaných riešení pre rôzne platformy.

Pokiaľ ide o funkčnosť, hlavný rozdiel spočíva v tom, že v západných systémoch je niekoľko programov na rôzne účely umiestnené pod jednou značkou. Napríklad Documentum má samostatné produkty, ktoré sa používajú na automatizáciu kancelárskej práce, podporu pracovného postupu pri návrhu, integráciu so systémami ERP atď. Väčšina ruských systémov rieši iba jeden problém. Napríklad Lan-Docs je primárne určený pre automatizáciu kancelárií. Optima Workflow sa zameriava na pohyb dokumentov. Produkty založené na Lotus Notes (napríklad „BOSS-Referent“) sa zameriavajú na kolektívnu prácu s informáciami.

Základný rozdiel spočíva v prístupe k automatizácii pracovných postupov. Západné systémy sú zamerané na automatizáciu a podporu komplexných obchodných procesov spoločnosti, zatiaľ čo väčšina ruských programov automatizuje jednotlivé funkcie.

Náklady na západné systémy sú v priemere 400 - 1 000 USD na jedno pracovisko bez ohľadu na náklady na implementáciu, vybavenie a ďalšie programy (ďalších 100 - 500 USD na jedno pracovisko), ktoré sú potrebné na zabezpečenie elektronickej správy dokumentov. Samotná implementácia bude stáť 50 - 60% nákladov na licencie (tento pomer sa pozoruje pri rozsahu implementácie 100 alebo viac pracovných miest), ale v niektorých prípadoch to môže byť oveľa drahšie. Jedným z najkomplexnejších, a teda nákladných projektov je projekt automatizácie finančného toku práce. V prípade takýchto projektov sú náklady na implementáciu 2-3 krát vyššie ako náklady na licencie.

Pokiaľ ide o domáce programy, ich náklady sa pohybujú od 200 do 600 USD na jedno pracovisko plus náklady na ďalšie programy a vybavenie (rovnaké 100 - 500 USD na jedno pracovisko). Porovnávacie náklady na implementáciu sa počítajú rovnakým spôsobom ako v západných systémoch.

Osobná skúsenosť

Natalya Yakhnova,

V našej spoločnosti je pracovný postup automatizovaný pomocou vlastného programu. Automatizovaný je najmä proces schvaľovania a schvaľovania výdavkových rozpočtov, proces schvaľovania žiadostí o prevod finančných prostriedkov medzi rozpočtami a žiadosti o nadmerne plánované výdavky (prevádzkový rozpočet). Automatizované sú postupy na schvaľovanie aplikácií týkajúcich sa riadenia personálu (žiadosti o zmenu personálu, platy, výber zamestnancov, opisy pracovných miest atď.), Postupy na schvaľovanie dokumentov systému kvality, žiadostí o prepravu, prepravných služieb atď. Implementácia rôznych modulov správy dokumentov. trvalo jeden až tri mesiace. Náklady na vývoj celého systému ako celku sa dajú odhadnúť na 100 tisíc dolárov.

Funkcie zavedenia systému elektronickej správy dokumentov v organizácii

Prioritnou oblasťou automatizácie sú najčastejšie procesy spojené s koordináciou dokumentov, napríklad proces zostavovania a plnenia rozpočtov. V mnohých spoločnostiach však automatizácia pracovných postupov začína papierovaním, to znamená registráciou prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov.

Osobná skúsenosť

Finančný riaditeľ hlavnej dopravnej spoločnosti

Domnievam sa, že automatizácia pracovného toku by sa mala začať vývojom systému na kontrolu prístupu zamestnancov k informáciám o spoločnosti, ako aj na kontrolu pracovného času. Potom je papierovanie automatizované. Všetka dôležitá prichádzajúca dokumentácia by mala byť skenovaná a mala by pokračovať v elektronickom pohybe v rámci celej organizácie. Papierová verzia sa potom zašle do archívu alebo zamestnancovi, s ktorým by mala byť. Ďalším krokom je automatizácia procesu presunu dokumentov v rámci spoločnosti. K tomuto „rámcu“ sú pripojené ďalšie elektronické systémy: platby, mzdy, výberové konania, účtovníctvo atď.

Vytvorenie podnikového archívu.Implementácia automatizačného systému správy dokumentov vždy zahŕňa vytvorenie úložiska podnikových dokumentov. Logická štruktúra tohto úložiska, hierarchia ukladania dokumentov, vývoj a implementácia bezpečnostných politík v úložisku si vyžadujú osobitnú starostlivosť a mali by sa vytvoriť v počiatočnej fáze implementačného projektu.

Je potrebné poznamenať, že funkciu ukladania dokumentov je možné nasadiť na samom začiatku projektu. Preto už v prvej fáze implementácie môžu byť všetky dokumenty presunuté z existujúcich umiestnení úložísk (zvyčajne lokálnych diskov alebo sietí) do jedného podnikového úložiska. To umožní používateľom oboznámiť sa so základnými funkciami systému a postupne ho ovládať. Servisné funkcie, ako je oznámenie o zmene dokumentu, vzhľad nového atď., Tiež umožňujú zvýšiť rýchlosť adaptácie zamestnancov na implementovaný systém.

Určenie poradia prístupu k informáciám.Systém elektronickej správy dokumentov vám umožňuje vytvoriť jednotné informačné pole, v ktorom môžu pracovať všetci zamestnanci spoločnosti. Preto by sa mala venovať osobitná pozornosť opisu postupov na prístup k informáciám. Zároveň sa musí nájsť primeraný kompromis medzi bezpečnostnými požiadavkami a úplnosťou informácií, ktoré by mal mať každý zamestnanec.

Potreba opraviť výsledky.Počas zavádzania systému elektronickej správy dokumentov by sa mala venovať zvýšená pozornosť opisu a vykonávaniu postupu zaznamenávania výsledkov kolektívnej práce. Každé stretnutie by malo byť sprevádzané protokolom, ktorý sa následne vloží do systému. Je tiež potrebné zaznamenať výsledky telefonických rozhovorov a poskytnúť mechanizmus na výber kontextových údajov (elektronické správy, naskenované kópie, prezentácie atď.) Podľa témy a ich priloženie k príslušným dokumentom. Mnoho spoločností preto zavádza prísne pravidlá pre navrhovanie e-mailových správ, aby sa uľahčilo ich následné zoskupovanie.

Na jednej strane je pre zamestnancov spoločnosti spočiatku ťažké zvyknúť si na nový systém s tým, že všetky ich činnosti sú regulované. Na druhej strane systém správy dokumentov umožňuje zamestnancom ušetriť čas pri výkone svojich povinností, a preto pracovať efektívnejšie.

Osobná skúsenosť

Natalya Yakhnova,
finančný riaditeľ spoločnosti Inmarko (Novosibirsk)

Hlavnou výhodou použitia systému na správu dokumentov je to, že vám umožňuje koordinovať činnosti spoločnosti, aby bol transparentný. Nie je potrebné tráviť čas chodením do kancelárií s novinami, pretože upozornenie na prichádzajúcu aplikáciu prichádza e-mailom. Pomocou systému je ľahké sledovať, v akom štádiu je konkrétny dokument, takže čas odozvy na aplikácie sa výrazne skracuje. Okrem toho vám systém umožňuje vyhodnotiť efektívnosť zamestnancov: pomocou tejto pomoci môžete vytvárať správy o ukazovateľoch spracovaných a nespracovaných úloh, analyzovať čas, ktorý na ne strávite, a prepojiť výsledky zamestnancov s motivačným systémom.

Hlavné požiadavky, ktoré musí systém elektronického riadenia dokumentov spĺňať, sú:

• Spoľahlivé ukladanie a pohodlné vyhľadávanie dokumentácie.
• Podpora a vykonávanie administratívnych úloh.
• Včasná kontrola vykonávania dokumentov a ich smerovania.
• Tvorba analytických správ.
• Zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

Moderné EDS majú tiež funkcie pre interakciu s klientmi, spracovanie ich požiadaviek a ďalšie užitočné nástroje, ktoré umožňujú riešenie mnohých aplikovaných problémov.

Druhy systémov elektronickej správy dokumentov

Existujú rôzne druhy klasifikácie systémov elektronickej správy dokumentov, najbežnejšou klasifikáciou je však oddelenie EDMS podľa funkčnosti názvu. Akýkoľvek EDS je postavený jeho vývojárom tak, aby bol určený predovšetkým na vykonanie určitého typu úlohy. To neznamená, že sa tým nezakladajú žiadne ďalšie technológie, ktoré sú súčasťou väčšiny „bratov“. Len sada nástrojov pre každý systém elektronického riadenia dokumentov má svoje silné a slabé stránky. Klasifikácia podľa funkčného názvu iba zohľadňuje silné stránky EDMS.

Vyzerá to takto:

• SED určené na vytváranie a prácu s elektronickou dokumentáciou, ako aj s digitálnymi analógmi papierových dokumentov.
• Účtovné systémy, ktoré automatizujú registráciu udalostí a dokumentov počas celého ich životného cyklu (elektronické kartotéky).
• EDS, ktorej hlavnou úlohou je automatizácia práce s veľkými úložiskami podnikových informácií.
• Systémy spravujúce elektronické archívy s dokumentáciou.
• EDS, ktorej funkčnosť sa špecializuje na získavanie potrebných informácií z archívov a iných elektronických zdrojov.
• Systémy, ktoré riadia podnikové procesy, spracovanie dokumentov a činnosti zamestnancov organizácie, ktoré sú zapojené do práce s obchodnými dokumentmi.
• Informačná EDMS riadiaca zariadenia na ukladanie údajov.

Existuje aj stručná klasifikácia EDMS podľa krajiny pôvodu, ktorá sa používa iba v Rusku. Podľa nej sú systémy elektronickej správy dokumentov v našej krajine rozdelené na domáce, importné a ruské, vyvinuté na zahraničnej platforme Lotus / Domino. V našom prehľade uvádzame príklady iba dvoch zahraničných EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všetky ostatné EDMS majú „občianstvo“ Ruska.

TOP-10 elektronické systémy na správu dokumentov

Vyhodnotenie systémov elektronickej správy dokumentov, ktoré sme vykonali, so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré sú rozhodujúce pri výbere EDMS pre automatizáciu správy dokumentov v podniku. Stupnica je desať.

Poznámka: Konečné hodnotenie systému v tabuľke nepredstavuje 100% cieľ a odráža názor autora na základe hĺbkovej analýzy tejto témy. Táto kontrola systémov elektronickej správy dokumentov sa vykonáva iba medzi vysokokvalitnými softvérovými produktmi, ktoré si môžete bezpečne vybrať na použitie v rôznych typoch podnikania.

BIZNIS

Tento systém správy elektronických dokumentov je uznávaným lídrom vo svojom segmente v celom postsovietskom priestore. Úspešne vykonáva papierovanie a papierovanie ako najväčšie podniky a korporácie a malé podniky. V súvislosti s týmto systémom je vhodné použiť tautológiu: „CASE“ pozná svoju prácu. Tento softvér je skutočne ideálny na hĺbkovú automatizáciu kancelárskych prác a pracovných postupov.

klady

• Schopnosť sledovať všetky fázy pohybu akéhokoľvek elektronického dokumentu.
• Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentačných projektov.
• Všeobecné ladenie a funkčnosť systému.

mínusy

• „Napäté“ mínusy zahŕňajú trochu archaické rozhranie a určité ťažkosti s ovládaním.

Koľko stojí?

Cena licencie na používanie systému „DELO“ na jednom pracovisku (DBMS - Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a pohybuje sa od 11 000 rubľov (201 - 500 r / m) do 13 400 rubľov (1-5 r) / m). Ak organizácia používa Microsoft SQL Server DBMS, potom bude cena licencie pre jednu pracovnú stanicu stáť od 7200 do 9500 rubľov.

logika

Program Logic SED bol do roku 2012 nazvaný Boss-Referent a bol jedným z najpopulárnejších ruských systémov na správu elektronických dokumentov, vážnym konkurentom spoločnosti Delo SED. Zmena názvu neovplyvnila kvalitu tohto softvérového produktu a je stále spoľahlivým a funkčným systémom riadenia kancelárskej práce v podnikoch akéhokoľvek typu a veľkosti.

klady

• Schopnosť vytvárať komplexné trasy na viacúrovňové schvaľovanie dokumentácie.
• Vysoký stupeň ochrany údajov používateľa.
• Relatívne ľahké zvládnutie hlavných komponentov systému.
• Flexibilné, prispôsobiteľné procesy dokumentácie.

mínusy

• Nevhodné rozlíšenie prístupových práv v prípade vážneho obratu zamestnancov.
• Nejedná sa o svedomitú technickú podporu.
• Archaické rozhranie.

Koľko stojí?

Náklady na jednu licenciu na používanie tohto programu závisia od počtu zamestnancov s ním spojených. Ak ich počet nepresiahne 49 osôb, potom cena bude 5 900 za každé pracovisko; od 50 do 199 prepojených pracovníkov - 5 200 rubľov; a ak existuje viac ako 200 pracovných miest, cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.

Eufrat

Tento elektronický systém správy dokumentov je vyvinutý v úplnom súlade s požiadavkami normy kvality ISO 9000 a ruských GOST v oblasti kancelárskej práce. Od svojich „kolegov“ sa „EVFRAT“ vyznačuje prítomnosťou mnohých svojich jedinečných softvérových vývojov, ktoré sa nedajú nájsť v konkurenčných EDMS. Čisto technologicky je tento systém jedným z najmodernejších na modernom ruskom trhu EDMS.

klady

• Tento systém obsahuje zabudovanú databázu DBMS „Nika“, ktorá automaticky oslobodzuje organizáciu používateľov od nákupu ďalšieho softvéru.
• Príjemné rozhranie s príjemným a nezabudnuteľným dizajnom.
• Vstavaný mechanizmus rolí pre správu prístupových práv.

mínusy

• Pomerne nízka rýchlosť, najmä na pomalých počítačoch.
• Pravidelné poruchy a pomalá technická podpora.

Koľko stojí?

Štandardná licencia na inštaláciu systému na vlastný server organizácie stojí od 5 200 do 7 300 rubľov na pracovnú stanicu, viac používateľov - nižšia cena. Existuje však aj možnosť umiestniť komponent servera na vybavenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatňuje systém predplatného - štyri tarify, ktoré stoja od 10 000 do 95 000 rubľov mesačne.

1C: Archív

Je to jeden z najlepších a určite najuniverzálnejších programov na správu podnikových dokumentov. „1C: Archív“ poskytuje spoľahlivé a najdôležitejšie centralizované ukladanie obchodných dokumentov rôznych formátov, ku ktorým má prístup oprávnený personál, ktorý môže upravovať súbory.

klady

• Efektívny algoritmus na rýchle nájdenie potrebných údajov.
• Schopnosť ukladať dokumenty akéhokoľvek typu - od textových a grafických až po audio a video súbory.
• Najširšia škálovateľnosť, ktorá vám umožní úspešne používať tento softvér vo veľkých aj malých podnikoch.
• Hlavným prínosom programu „1C: Archive“, ktorý odlišuje tento program od konkurencie, je optimálna kombinácia ceny produktu a možností jeho funkčnosti.
• Podpora integrácie s externými aplikáciami.

mínusy

• Spotreba veľkého množstva systémových zdrojov.
• Zvýšená komplexnosť vývoja, a to aj pre skúsených používateľov.

Koľko stojí?

Cena „zhromaždenia“ tohto programu sa pohybuje od 12 000 do 57 000 rubľov a prvá suma sa bude musieť zaplatiť výlučne za aktualizáciu predchádzajúcej verzie „1C: Archív“.

Directum

Jednoduché a funkčné DIRECTUM EDMS bude vynikajúcim riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému je možné elektronickú správu dokumentov úspešne kombinovať s tradičnou papierovou prácou, takže následne bude „bezbolestné“ úplne presunúť organizáciu do práce na DIRECTUM. Pokročilá technológia workflow umožňuje efektívnu automatizáciu workflow.

klady

• Prítomnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré zjednodušujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentov.
• Dostatok príležitostí na sebapravenie systému pre konkrétne úlohy.
• Pokročilá integrácia s inými programami.

mínusy

• Orientácia systému na riadiaci tím podniku - pre jednoduchších úradníkov je ťažšie pracovať.
• Trochu mätúca a nepriehľadná cenová politika.

Koľko stojí?

Licencie na používanie tohto EDS sa získavajú jednotlivo aj ako súčasť balíkových ponúk. Najlacnejšia základná licencia pre klienta stojí 7 800 rubľov. Náklady na licenčné balíčky sa začínajú od 148 200 rubľov (základ pre 20 zamestnancov) a dosahujú 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).

OPTIMA-WorkFlow

Tento systém správy elektronických dokumentov je vo svojom segmente silným prostredným roľníkom. Je v neustálom vývoji a doteraz nemôže konkurovať na rovnakom základe s uznávanými mastodónmi na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukáve niekoľko „tromfových kariet“ - jedinečné technológie, ktoré ho odlišujú od všeobecného pozadia.

klady

• Realizácia funkcie sériového vstupu tých istých typov dokumentov a ich registračných informácií.
• Skenovanie pomocou antivírusového programu.
• Indexovanie jednoduchých a šifrovaných dokumentov podľa výberu.
• Viacjazyčné užívateľské rozhranie.

mínusy

• Nedostatky v typickej funkcii, ktoré sú trvalo odstránené odchádzajúcimi aktualizáciami.

Koľko stojí?

Typické riešenia založené na tejto platforme stoja od 55 000 do 75 000 rubľov.

EMC Documentum

Táto platforma pre automatizáciu procesov workflow bola vyvinutá svetovým lídrom v IT priemysle, EMC. Vďaka silnej funkcii spolu s flexibilným prispôsobením jednotlivých nástrojov je EMC Documentum najlepším zahraničným EDMS dostupným na ruskom trhu.

klady

• Vysoký stupeň jednoduchosti správy konštrukčných dokumentov.
• Implementácia mechanizmu check-in / check-out, ktorý umožňuje kontrolu distribúcie prístupových práv.
• Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožňuje implementovať schvaľovací postup na niekoľkých úrovniach.
• Podpora skenovacích zariadení a rozpoznávania dokumentov.

mínusy

• Pracujte iba s programom Internet Explorer.
• Nedostatok otvoreného prístupu k technickej a praktickej dokumentácii systému.
• Časté „brzdy“ a oneskorenia s vysokým zaťažením systému.

Koľko stojí?

Za používanie tejto platformy nie sú stanovené žiadne pevné ceny. Náklady na jeho implementáciu sú dohodnuté individuálne s každým zákazníkom.

Landocs

Táto platforma pre automatizáciu správy dokumentov, ktorú vyvinula domáca spoločnosť LANIT v roku 1997, je stále žiadaná mnohými podnikmi a inštitúciami. LanDocs vám umožňuje vytvárať pohodlné pracovné prostredie a pracovné prostredie a poskytuje všetkým kategóriám používateľov potrebnú sadu nástrojov na jeho správu.

klady

• Prítomnosť integrovaných kryptografických ochranných nástrojov.
• Schopnosť zahrnúť zamestnancov zo vzdialených pobočiek do pracovného toku.
• Existencia funkcie dávkového skenovania papierovej dokumentácie.

mínusy

• Pomerne často problémy s výkonom.
• Slabá schopnosť rozširovať funkčnosť.
• Problémy s ovládaním systému od nuly.

Koľko stojí?

Cena serverovej licencie sa pohybuje od 30 000 do 216 000 rubľov. Licencie pre používateľov je možné zakúpiť za ceny v rozmedzí od 5 600 do 8 400 rubľov.

Companymedia

CompanyMedia je celá sada softvérových riešení určených na automatizáciu obchodných procesov, pracovných postupov a kancelárskych prác. Od konkurentov sa tento EDS vyznačuje neprekonateľnou flexibilitou nastavení a prítomnosťou nezávislých modulov, ktoré je možné inštalovať samostatne.

klady

• Možnosť úspešného fungovania systému v podnikoch s komplexnou podnikovou a územnou štruktúrou.
• Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorá mu umožňuje aktívne fungovať nepretržite, 365 dní v roku.
• Automatizovaná podpora pre prácu s niekoľkými typmi úloh.
• Diferenciácia prístupových práv podľa hierarchickej štruktúry organizácie.

mínusy

• Webové rozhranie má obmedzenú podporu niektorých prehliadačov, najmä FireFox.
• Systém sa zameriava hlavne na stredné a veľké podniky.

Koľko stojí?

Konečná cena tohto softvéru pozostáva z mnohých komponentov, vrátane školenia personálu, inštalácie ďalších modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica celkovej sumy je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4 000 rubľov.

Lotus Domino.Doc

Tento EDMS je aplikácia pre známu platformu Notes / Domino, ktorá má vysoko kvalitný systém zabezpečenia údajov. Lotus Domino.Doc má tiež pokročilý elektronický archív, ktorý vám umožňuje implementovať rozsiahle úložisko podnikovej dokumentácie.

klady

• Prítomnosť jedinečných replikačných systémov určených na komplexné riešenie úloh riadenia tokov dokumentov v distribuovanom prostredí.
• Schopnosť vyhľadávať dokumenty v samostatných častiach skladu informácií.
• Adresáre LDAP sú škálovateľné až po úroveň spoločnosti.

mínusy

• Nevýhody tohto systému vyplývajú najmä z jeho západného pôvodu - existujú určité otázky týkajúce sa rozhrania a implementácie niektorých funkcií.

Koľko stojí?

Náklady na licencie používateľov a serverov sa počítajú individuálne na webovej stránke platformy.

nakoniec

Po zhrnutí určitého riadku v rámci preskúmania by som rád poznamenal dôležitú nuanciu: zavedenie systému správy elektronických dokumentov vo vašom podnikaní nezaručuje okamžité zvýšenie jeho ziskovosti, ale v niektorých prípadoch to môže spôsobiť značné škody. Ak vaša organizácia úspešne funguje a dosahuje zisk, pracuje bez EDMS, potom sa pred rozhodnutím o ich implementácii tisíckrát zamyslite. Nie je potrebné prenasledovať „progresívnu módu“ a inštalovať tieto systémy bez toho, aby to pre nich bolo potrebné. S rozšírením podnikania a vysokou pracovnou záťažou zamestnancov sa však systém elektronického riadenia dokumentov môže stať akýmsi záchranným kruhom, ktorý pomôže spoločnosti plávať z papierovej hmoty.