Služobný list pre hľadanie zamestnanca. Pravidlá týkajúce sa návrhu poznámky, služby a vysvetľujúcich poznámok. Rušenie práce

Zamestnanec vystaví služobný list na meno svojho priameho nadriadeného alebo na meno vedúceho iného oddelenia. Za krátky čas umožňuje:

upovedomiť manažéra o probléme, ktorý nastal v aktuálnom okamihu;
navrhovať jeho odstránenie alebo sa dohodnúť na akčnom pláne s iným zamestnancom;
povzbudiť vodcu, aby sa rozhodol alebo vydal príkaz.

Je to tiež dôkaz, že špecialista, ktorý objavil problém v pracovnom postupe, nenechal vývoj situácie, ale upovedomil o tom svoje vedenie, aby mohol prijať operatívne rozhodnutie. To znamená, že nebol nečinný.

Druhy poznámok

Zvážme hlavné typy služobných listov:

o žiadosti o informácie;
porušenia, ktorých sa zamestnanec dopustil pri plnení pracovných povinností;
o vyplácaní bonusov zamestnancom.

Okrem toho môže byť poznámka (vzor je uvedený nižšie) sprevádzaná prenosom balíka dokumentov medzi oddeleniami, oddeleniami a oddeleniami v rámci organizácie (pre organizácie tretích strán musia byť pripravené sprievodné listy). Môže byť tiež zaslaný zamestnancom s požiadavkou na vysvetlenie dôvodu neprítomnosti na pracovisku.

Poznámka môže obsahovať akékoľvek otázky týkajúce sa pracovných momentov.

Pravidlá zostavovania

Hlavným pravidlom, ktoré je potrebné dodržiavať pri zostavovaní, je stručnosť. V dokumente by mala byť jasne uvedená podstata problému, ako aj spôsoby jeho riešenia. Spravidla by text nemal mať viac ako 6 - 7 riadkov. Jednotný formulár pre papier neexistuje, používa sa ľubovoľný.

Ukážka poznámky

Napriek tomu by ste pri písaní mali brať do úvahy ustanovenia, ktoré vyžadujú nasledujúce podrobnosti:

papier by mal obsahovať čiapku. Označuje, komu je dokument určený (pozícia a celé meno zamestnanca v datívnom prípade);
potom je uvedený názov dokumentu;
zadáva sa dátum jeho zostavenia a číslo;
popis súčasnej situácie, kvôli ktorému je poznámka vypracovaná: „Dávam vás do pozornosti ...“, potom by text mal obsahovať konkrétnu požiadavku;
pozícia a celé meno sú uvedené nižšie. kompilátor, podpis s prepisom.

Pripravený dokument by mal byť zaevidovaný u tajomníka spoločnosti ako došlá korešpondencia. Potom si môžete byť istí, že režisér dostane poznámku a osobne si ju prečíta.

Ako podať žiadosť elektronicky

Mnoho podnikov prijalo správu elektronických dokumentov. Preto môže byť poznámka, ktorej príklad bol napísaný vyššie, vydaná v elektronickej podobe. V takom prípade sa pošle na podnikovú poštu podniku. Sekretárka má na starosti ďalšie triedenie a preposielanie listov adresátom.

Táto metóda prenosu šetrí papier a čas zamestnancov. V takom prípade je dokument vypracovaný rovnakým spôsobom ako na papieri. Je žiaduce, aby bol podpísaný odosielateľom. Aby ste sa uistili, že si správca prečítal odoslaný dokument, mali by ste pri odosielaní požiadať o „oznámenie o prečítaní pošty“ začiarknutím políčka v odosielacom formulári.

Ukážkový dokument

Pri riešení obchodných problémov je často nevyhnutné poskytnúť manažérovi dôležité informácie. Niekedy si okolnosti vyžadujú, aby bolo písomné vysvetlenie situácie, varovanie pred chybami.

V takom prípade je potrebné nielen správne uviesť skutočnosti, ale aj správne vyhotoviť dokument. Jeho zostavenie je často náročné, najmä pri absencii skúseností. Ale to nie je ťažké urobiť, ak máte pred očami príklady. Preto sme pripravili vzorky, po prečítaní ktorých môžete správne vypracovať dokument.

Servisný lístok o bonusoch je základom pre vydanie pokynu na povzbudenie zamestnanca. Vypracúva ju priamy nadriadený zamestnanca adresovaný riaditeľovi organizácie. Dokument uvádza zásluhy pracovníka, žiadosť o podporu, údaje pracovníka a pôvodcu. Po zvážení a kladnom rozhodnutí vydá riaditeľ objednávku na bonusy.

Vzor poznámky o tom, ako požiadať riaditeľa o odmenu zamestnanca

Ak v priebehu práce nastali okolnosti, kvôli ktorým zamestnanec nemohol plne vykonávať svoju pracovnú funkciu, použije sa dôvodová správa. Uvádza dôvody.

Vzor vysvetľujúci

Poznámka sa používa, ak zamestnanec potrebuje kontaktovať vedúceho so žiadosťou o pridelenie finančných prostriedkov na pracovné potreby. V tomto prípade dokument uvádza fakty o výrobnej potrebe získania materiálov.

Ako napísať poznámku, ukážku

Skladovacie obdobie

Podľa Zoznamu typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt, schváleného vyhláškou Ministerstva kultúry Ruska z 25. 8. 2010 č. 558, sa poznámky musia uchovávať v archíve podniku najmenej päť rokov. Ak je to potrebné, riaditeľ organizácie má právo predĺžiť dobu uchovávania. Dobu uchovávania papierov vydávaných v elektronickej podobe môže určiť charterová spoločnosť.

Mnoho z nich zaobchádza s memorandami ako s formalitou, ktorá si vyžaduje čas a nervy. Existujú ale situácie, keď je táto formalita schopná zachrániť zamestnanca pred nespravodlivými tvrdeniami vedenia. Dokumentované žiadosti vás kedykoľvek zaistia proti problémom, čo sa nedá povedať o ústne podaných žiadostiach, ktorým sa vždy neprikladá nijaký význam. Tieto dokumenty teda potvrdzujú skutočnosť vzťahu, sú evidované ako výstupná dokumentácia.

Píšeme poznámku

Čo je memorandum?

Poznámka je dôležitý dokument internej komunikácie, nezaobíde sa bez nej ani jedna vplyvná inštitúcia. Pre správne fungovanie organizácie by mal byť vzorový memorandum k dispozícii takmer pre všetkých zamestnancov. Rozdiel od poznámky je v tom, že má hierarchickú orientáciu, to znamená, že vždy pochádza od podriadeného vyššiemu manažmentu. Poznámka je informačný dokument, ktorý je napísaný za účelom včasného informovania vedenia vyššieho orgánu alebo iného štrukturálneho oddelenia o udalostiach, ktoré ovplyvňujú stabilitu systému riadenia v podniku.

Správa má právnu silu, pretože jej účelom nie je len informovať vedenie organizácie, ale aj vyvolať určité rozhodnutie o vzniknutej situácii. Dokument sa vyhotovuje z osobného podnetu zamestnanca alebo na žiadosť vedúceho. Kód poznámky podľa klasifikátora riadiacej dokumentácie je 0286041 podľa OKUD. Dokument musí jasne popisovať vzniknutý problém a keďže má právnu silu, nesmie obsahovať pravopisné chyby ani chyby v právnych predpisoch.

Definícia poznámky

Dokument nielenže podrobne popisuje incident, ale píše aj záver s možnosťami riešenia situácie. Potom je manažér povinný preštudovať si dokument a uložiť svoje uznesenie. Toto uznesenie následne slúži ako základ pre schválenie a implementáciu rôznych opatrení (uloženie pokuty, zavedenie stimulov atď.). Memorandum je teda prvkom spätnej väzby medzi manažérom a podriadeným.

Ciele poznámky

Hlavné ciele sledované pri tvorbe tohto dokumentu:

Zvýšte efektivitu osobného výkonu... Ak zamestnanca niečo vyrušuje a ponúka spôsoby, ako tento problém vyriešiť.
Nápravu situácie... Keď zamestnanec pozná určité skutočnosti, ktoré sa ho osobne netýkajú, ale podľa jeho názoru zasahujú do stabilnej a efektívnej práce. Vedeniu sa píše správa, aby sa situácia v blízkej budúcnosti vyriešila.
Zbavte sa zodpovednosti... Ak zamestnanec priniesol nejaké informácie nadriadeným a chce sa zbaviť zodpovednosti za nápravu udalosti. Potom by už nemali existovať sťažnosti proti pôvodcovi.
Chráňte sa pri porušení práv... Tu sa jedná o pokus o mierové riešenie incidentu.

Jedným z účelov poznámky je vzdať sa zodpovednosti

Druhy poznámok

Sú dvoch typov:

Interné - napísaná na žiadosť zamestnanca alebo jeho šéfa s cieľom zvýšiť efektívnosť spoločnosti. Autor sem vloží podpis. Pretože sa dokument považuje za interný, potom sa registrácia vykonáva na papieri A4.
Vonkajšie - zaslané vyšším orgánom. Tento typ podpisuje iba vedúci spoločnosti a je vytlačený na hlavičkovom papieri.

V obidvoch prípadoch je dátum stanovený na deň písania a podpisovania.

Informácie - spravidla sú zostavované pravidelne, podrobne informujú o metódach a vlastnostiach práce. Môžu tiež pomôcť pri sprostredkovaní nápadov na zlepšenie pracovného toku pre správu.
Podávanie správ - informovať o výsledkoch vykonaného pokynu v konkrétnom období. Spravidla ich tvoria zamestnanci na najnižšej úrovni.
Proaktívne - také, kde zamestnanec vyzve vedenie, aby urobilo určité rozhodnutie v súvislosti s konkrétnymi udalosťami - porušeniami, odstávkami atď.

Interná poznámka

Pomerne často medzi správami treba písať „represívne“ poznámky šéfom, o chrapúňoch a lenivých ľuďoch. Mali by byť zostavené obzvlášť opatrne, pretože aj tá najmenšia chyba môže v budúcnosti viesť k problémom. Porušenie disciplíny je zámienkou na finančné zotavenie. Dokument musí obsahovať iba presvedčivé argumenty. Nesprávne formulovaný dokument je možné podať na súd so sťažnosťou, že príslušné orgány škodlivo zasahujú do práv špecialistu. Preto je dôležité vedieť, ako správne napísať svoju poznámku.

Štruktúra dokumentu

Poznámka obsahuje dve alebo tri sémantické časti:

Skutočné časť, kde sú uvedené dôvody nehody, ktorá viedla k jej vzniku, s podrobným popisom sprievodných okolností.
Analytické - predstavuje analýzu situácie s možnými následkami incidentu a rôzne možnosti riešenia problému.
Zhrnutiečasť, v ktorej rečník popisuje svoj názor, predstavuje presvedčivý prípad a odporúča podniknúť konkrétne kroky na vyriešenie udalosti. A potom sa manažér sám rozhodne, aké sankcie prijme. Keďže šéfovia nemajú čas na konanie, potom najčastejšie bez bližších podrobností súhlasia s návrhmi autora.

Externá poznámka

Memorandum môžete pripraviť v textovej aj tabuľkovej verzii. Analytická časť v dokumente môže chýbať v závislosti od typu otázky. V takom prípade má dokument iba vecnú časť a záver s riešením problému. Pomocou neho môžete nielen navrhovať vylepšenia niektorých výrobných procesov, ale aj vyjadriť svoju nespokojnosť s prijatými opatreniami. Predtým, ako budete pokračovať v príprave poznámky, musíte jasne formulovať problém alebo svoj uhol pohľadu a až potom ich začať predkladať na papieri.

Všetky organizácie používajú pri svojej práci množstvo dokumentácie. Poznámka sa považuje za dôležitý kus papiera. Slúži ako spôsob interakcie medzi zamestnancami a vedením. Príklad napísania poznámky vám pomôže naučiť sa, ako ju správne napísať. O tom sa bude diskutovať v článku.

Na čo slúži taký dokument?

Poznámka je forma pracovného toku v podniku, ktorá vám umožňuje efektívne a rýchlo vyriešiť výrobné problémy. Účelom tohto príspevku je zvážiť upozornenie manažéra na problém, ako aj návrhy na jeho riešenie alebo koordináciu existujúcich akcií.

Dokument sa považuje za dôkaz, že špecialista sa zaoberal problémom, s ktorým sa stretol. Ak to zamestnanec nedokáže vyriešiť sám a vo forme poznámky ho poskytne ostatným zamestnancom, zbavuje sa zodpovednosti za predčasné alebo nekvalitné riešenie problému. Poznámka nemá špeciálny kompilačný formulár. bude slúžiť ako príklad. Môže to byť rukou alebo elektronicky, každopádne by to mal manažér zvážiť.

Ciele a typy dokumentov

Zámerom je informovať úradníka o ťažkostiach alebo o návrhoch práce. Príspevok sa považuje za potvrdenie, že zamestnanec nielen vykonáva svoju prácu, ale že si všimne aj problémy, ktorým sa venuje dokumentácia.

Servisné poznámky sa delia na:

Tie, ktoré zahŕňajú faktory udalosti alebo negatívneho javu. Patria sem vysvetlenia, správy, porušenia a sťažnosti.
Tie, ktoré slúžia ako vysvetlenie k hlavným dokumentom. Patria sem poznámky o odpisoch alebo nákupoch materiálov, o pridelení finančných prostriedkov, propagácii, bonusoch.

Tento dokument je vypracovaný medzi podriadenými a zamestnávateľom. Vzor poznámky k nákupu zariadenia alebo potrebného tovaru je rovnaký ako v iných prípadoch. Je potrebné iba plne osvetliť vzrušujúci problém týkajúci sa konkrétneho problému.

Informácie

Obsah tohto dokumentu pokrýva výrobné, materiálové a ekonomické otázky. V ňom môžete nahlásiť bonusy, povýšenie alebo zníženie úrovne. Ukazuje sa, že zamestnanec môže spísať žiadosť o poskytnutie finančných prostriedkov na výrobné využitie. Obsah môže obsahovať sťažnosť na konkrétneho zamestnanca alebo manažéra.

Pokiaľ ide o odmeňovanie zamestnancov, zamestnávateľ vypracuje poznámku vo forme petície adresovanej jeho nadriadenému. Zdôrazňuje zásluhy konkrétneho zamestnanca, navrhuje spôsoby bonusov. Intraprodukčný list je vypracovaný v ručne písanej forme alebo v tlačenej podobe. Vzor poznámky k cene vám umožní kompetentne vypracovať dokumentáciu.

Nadácie

Príklad na napísanie poznámky môže byť potrebný pre každého zamestnanca. Zvyčajne má 2 časti. V prvom je príručka informovaná o skutočnosti alebo udalosti a v druhom sú uvedené požiadavky a návrhy. Je potrebné podať odvolanie, ak:

Existujú porušenia, ktoré viedli k niektorým nepredvídaným akciám.
Vyžaduje sa zásah manažéra, napríklad nedostatok materiálových a technických prostriedkov na dokončenie projektu.
Neprítomnosť zamestnanca v práci alebo jeho príchod k intoxikácii drogami (toxickými, alkoholickými).
Existuje návrh na odmeňovanie zamestnancov za výsledky ich práce.
Potreba vyslať osobu na pracovnú cestu.
Telefonovanie zamestnancovi z dovolenky alebo víkendu.
Akákoľvek situácia, keď je potrebný zásah manažéra.

Vzor poznámky pre zamestnanca je rovnaký ako v iných prípadoch. Je dôležité zaregistrovať v ňom všetky nuansy týkajúce sa prípadu.

Príklad

Je dôležité, aby všetci zamestnanci vedeli, ako napísať poznámku. Vzorka tohto príspevku obsahuje nuansy, ktoré musia byť prítomné. Medzi povinné požiadavky na písanie patrí:

Je dôležité identifikovať adresáta. V pravom hornom rohu hárku je napísané celé meno a pozícia osoby, pre ktorú sa odvolanie vypracúva.
Nižšie je uvedený názov dokumentu a číslo.
Potom musíte načrtnúť problém alebo situáciu, ktoré je potrebné vyriešiť.
Potom sú uvedené návrhy na riešenie problému alebo sú uvedené činnosti, ktoré autor očakáva.
Na konci musíte uviesť svoje priezvisko, iniciály a pozíciu.

Príklad na napísanie poznámky je uvedený v článku. Môžete ho použiť kedykoľvek potrebujete zostaviť tento príspevok.

Nuansy

Pre akýkoľvek problém bude jednoduchšie referát zostaviť, ak budete vedieť, ako napísať poznámku. Ukážka tohto dokumentu je približná, v závislosti od situácie môžu byť doplnené niektoré body. Je tiež dôležité poznať nuansy písania:

Na liste A4 je vyhotovená úradná poznámka.
V ručne písanej verzii sa používa modré pero.
Ak je zvolená elektronická možnosť, potom sa vyberie písmo, ktoré je obvyklé na vypracovanie dokumentácie v podniku.
Ľavá zarážka je 2,5 - 3,5 cm, pravá - 1,25 - 2,5 cm.
Horný a spodný okraj sú minimálne 2 cm.

Nech už je zvolená ktorákoľvek forma písania, príklad písania poznámky je rovnaký. Berú sa do úvahy aj podľa všeobecných pravidiel.

Elektronický dokument

Ak si inštitúcia môže vymieňať informácie elektronicky vrátane e-mailu, odosielanie poznámok bude jednoduchšie. Medzi výhody tohto pracovného toku patrí rýchle zváženie poznámky.

Vzor poznámky v elektronickej podobe je rovnaký ako v prípade ručne písanej formy. Nie je veľký rozdiel. V hlavnej časti je tiež naznačený hlavný problém alebo súčasná situácia. Rozdiel je v tom, že sa nevyžaduje označenie adresáta. Osoba, ktorej sa odvolanie zasiela, sa uvádza v riadku „Adresa“. Ak vezmeme do úvahy výmenu dokumentov, potom v riadku „Predmet“ je potrebné uviesť, komu je správa určená.

Návrh e-mailu má zvyčajne podpis, ktorý sa automaticky vloží do textu. Ušetrí to čas vrátane písania. Ak pošta nedokáže identifikovať odosielateľa, potom je na konci uvedené meno a pozícia.

Pri odosielaní správy prostredníctvom e-mailu je dôležité priložiť potvrdenie o prečítaní správy. Oznámenie bude slúžiť ako potvrdenie, že poznámka bola odoslaná v konkrétny čas.

Na čo by ste si mali dať pozor?

Pri zostavovaní poznámok je potrebné vziať do úvahy niekoľko dôležitých aspektov:

Petícia sa zasiela vedúcemu konkrétnej organizácie. Mal by byť uvedený názov produktu, množstvo a účel.
Vypracuje sa poznámka pre konkrétneho zamestnanca alebo skupinu osôb s uvedením nadriadeného manažéra, ktorému je autor podriadený, a osoby, pre ktorú je dokument vypracovaný.
Ak je potrebné vymeniť staré zariadenie, mali by sa uviesť dôvody, prečo by sa malo žiadosti vyhovieť.
Je vypracovaný bonusový list označujúci úspechy zamestnanca.
Ak chcete byť povýšení, musíte poskytnúť úplné informácie o tom, s čím súvisí táto žiadosť. Takýto dokument vyhotovuje vedúci oddelenia.
V prípade sťažnosti na nedoplatok je potrebné uviesť sumu, dôvody a prípadných páchateľov.
Ak je poznámka z dôvodu poruchy zariadenia, je dôležité uviesť, prečo sa to stalo.
Sťažnosť na oneskorenú prípravu dokumentácie sa vyhotovuje s uvedením obdobia, v ktorom bol príspevok prijatý, a jeho názvu.

Ak budete postupovať podľa týchto jednoduchých pravidiel, budete môcť zostaviť príslušné poznámky. Touto formou sa riadi väčšina organizácií.

Úvaha

Po napísaní dokumentu ho zodpovedná osoba zaregistruje. Potom to ide na zváženie a potom sa pošle adresátovi. Ten by mal dať uznesenie, napríklad „Splnené“ alebo „Zamietnuté“. Na písanie servisných poznámok neexistujú jasné právne požiadavky, musia však byť zahrnuté všetky body.

Pre malé podniky možno tento dokument považovať za zbytočnú formalitu, ktorá si vyžaduje čas a úsilie. Ale vo veľkej organizácii, kde pracuje veľa zamestnancov, sú oddelenia, poznámkou môže byť asistent. Bude to písomná pripomienka interakcií medzi oddeleniami.

Nedbanlivosť pri zostavovaní poznámky môže viesť k strate času, pretože budete musieť zistiť akékoľvek okolnosti, hľadať osoby zodpovedné za vzniknuté problémy. Preto je v každom podniku dôležité zaujať zodpovedný prístup k napísaniu dokumentu. To vám umožní kompetentne organizovať prácu a nestrácať čas objasňovaním rôznych problémov.

Väčšina dospelých je zamestnancov organizácie. Ľudia sa obracajú na svojich šéfov s prosbami alebo želaniami prostredníctvom vyhlásení alebo poznámok. Popíšeme proces vypracovania a prenosu dokumentov pre manažéra.

Čo to je?

Najprv musíte pochopiť, čo je to poznámka. Je to dokument, ktorý je interný alebo externý v závislosti od funkcie a miesta určenia. Takéto oznámenie je najčastejšie adresované nadriadenej osobe od jeho podriadených a je akousi požiadavkou, komentárom alebo podnetom.

V závislosti od významu poznámky to môže byť poznámka, vysvetľujúca, vysvetľujúca alebo analytická.

Tento dokument najčastejšie pokrýva technické alebo obchodné problémy, popisuje diskutabilné situácie alebo poskytuje vysvetlenie, ktoré od vás vyžaduje váš nadriadený. Hlavný rozdiel medzi poznámkou spočíva v tom, že nestanovuje iba podstatu problému, ale poskytuje aj jeho podrobný popis a niekedy aj riešenia.

Servis a správa: podobnosti a rozdiely

Niektorí zamestnanci si zamieňajú poznámku a poznámku, a to nie je náhoda. Existujú podobnosti, ale existujú aj rozdiely. Poďme na to. Zmyslom jednej aj druhej poznámky je teda informovať orgány o akejkoľvek poruche. V poznámke sa však najčastejšie uvádza problém a v poznámke sa nachádza aj požiadavka na jeho odstránenie a niekedy sú naznačené spôsoby riešenia toho či onoho problému.

Vypracovávanie správ pre nadriadených

Najčastejšie sa takéto dokumenty zasielajú vedeniu. Je to tak kvôli skutočnosti, že poznámka je dokument, v ktorom sú hlásené akékoľvek interné problémy. Príklad poznámky nie je nikde registrovaný, nie je tu žiadny ukážkový text, takže sú vypracované v akejkoľvek podobe. Najdôležitejšie je popísať podstatu problému a navrhované riešenia. Ďalšou vecou, \u200b\u200bktorú by ste mali venovať pozornosť, je to, že váš záznam je zaregistrovaný v organizácii. Takto sa môžete ubezpečiť, že sa dostane k orgánom.

Situácie sú však rôzne. Predstavte si, že píšete poznámku nie o poruche vybavenia, ale napríklad o zamestnancovi vašej spoločnosti, ktorý sa niečím previnil. Situácie sú rôzne. Vaša poznámka sa môže jednoducho „stratiť“. Ak tomu chcete zabrániť, môžete to hrať na istotu. Vytvorte duplikát poznámky. Dajte ich na registráciu tajomníkovi a požiadajte, aby ste do svojej kópie napísali, že poznámka je zaregistrovaná v takom a takom počte, takom a takom dátume a prijatá na zváženie. Teda aj keď sa vaša sťažnosť z akýchkoľvek dôvodov „nedostane“ na úrady, máte k dispozícii potvrdenie a jeho text.

Výmena servisných poznámok medzi samostatnými divíziami

Servisné poznámky niekedy slúžia ako prostriedok komunikácie medzi samostatnými oddeleniami tej istej firmy. Vypracovanie takéhoto dokumentu pre inú jednotku sa nelíši od poznámky k správe. Rozdiel je iba v tom, že musíte zadať samotné oddelenia, môžete uviesť aj adresu. V takom prípade je poznámka stále interným dokumentom.

Vedúci poznámky by mal byť zostavený podľa vzoru vyhlásenia napísaného na meno vedúceho. Ďalej je napísaný samotný text, ktorý vysvetľuje všetky problémy konkrétnej jednotky. Je vhodné popísať nielen podstatu problému, ale aj podrobne všetky nuansy. Môžete tiež navrhnúť spôsoby, ako to vyriešiť.

Musia byť uvedené podrobnosti o doklade: dátum a číslo. Je to nevyhnutné na to, aby sa stala oficiálnou.

Servisné poznámky pre inú organizáciu

Niekedy sa však stane, že funguje ako externý dokument. Pomerne častý prípad napísania poznámky je pre inú organizáciu. Týmto spôsobom si spoločnosti vymieňajú potrebné informácie. V tomto prípade je poznámka tiež listinným dôkazom o nároku alebo žiadosti.

Takéto poznámky sú vyhotovené v akejkoľvek podobe. K nim možno priložiť fotokópie požadovaných dokumentov. Najčastejšie sa takéto poznámky vydávajú na meno riaditeľa jednej firmy od hlavy druhej. V prípade rokovaní s protistranou je nevyhnutné vydať dve kópie oznámenia. Druhá kópia s pečaťou, podpisom a registračným číslom sa musí odniesť a uschovať, kým sa problém nevyrieši.

Ak píšete poznámku pre inú organizáciu, môžete dostať rovnaký list ako odpoveď. Nie je na tom nič zlé. Možno vedenie celkom nepochopilo problém alebo požiadavku, alebo sa možno len rozhodlo ponúknuť vlastnú verziu vývoja ďalších opatrení. Takúto poznámku musíte tiež zaregistrovať a odpovedať na ňu buď činom, alebo odpoveďou na žiadosť. Preto môže komunikácia medzi organizáciami prostredníctvom poznámok pokračovať ešte dosť dlho.

Ako správne zostaviť poznámku

Dokument sa začína názvom organizácie a údajmi o osobe, ktorej je určený, potom sú uvedené vaše vlastné údaje. V strede sú napísané slová „Memo“. Ďalej sa text začína červenou čiarou. Ako už bolo uvedené, je písané vo voľnej forme. Na konci je uvedený dátum a vložený podpis s dešifrovaním.

Ak je text poznámky veľký, je rozdelený do niekoľkých odsekov. Prvý je popis problému. Druhou je samotná žiadosť. Ak je žiadosť kolektívna, v treťom odseku môžete uviesť oddelenie a mená tých zamestnancov, ktorí ju napísali. V takom prípade podpis na poznámke urobí vedúci oddelenia. Samostatne môžete pripojiť list s podpisom všetkých zamestnancov.

Servisný list je napísaný na hárku A4, ako každé vyhlásenie. Podpis musí byť napísaný rukou, nie faxom. Je tiež vhodné vydať poznámku s vašim výrobným číslom a dátumom jej prípravy. Môže byť tiež vytlačený na počítači, ale aj tak musí byť podpis osobný.

Zasielanie dokumentu elektronicky

Nie je neobvyklé, že organizácia vykonáva elektronickú správu dokumentov a všetky žiadosti a poznámky sa musia posielať cez internet alebo internú sieť. V takom prípade sa nemusíte báť, nie je na tom nič zlé. Na tento účel je však žiaduce mať osobný digitálny podpis, aby ste mohli svoju žiadosť potvrdiť.

Prípadne môžete napísať poznámku na kúsok papiera, podpísať ju a naskenovať. Zašlite elektronickú verziu na požadovanú adresu a počkajte na odpoveď.

Je vždy potrebné vypracovať ponuku písomne?

Často sa vynára otázka: je možné kontaktovať vedenie podniku ústne? Odpoveď je veľmi jednoduchá: vždy je možné podať ústne, ale nie je známe, či to prinesie nejaké výsledky. Písomná správa je vždy úradným dokumentom bez ohľadu na jej obsah a adresáta. Ale hovorená správa sú iba slová, na ktoré nemusí byť odpovedané.

Preto je možné odporučiť všetkým návrhom, vysvetleniam a vysvetleniam, ktoré majú orgány vypracovať výlučne na papieri. V opačnom prípade jednoducho nemusíte dostať odpoveď na vašu žiadosť alebo návrh.

Poznámka je špeciálna forma dokumentu, ktorá sa používa vo vnútornom prostredí podniku a slúži na rýchle riešenie aktuálnych výrobných problémov. Tento dokument je zvyčajne vypracovaný s cieľom predstaviť akýkoľvek nový návrh a vyriešiť problémy, ktoré sa vyskytli, ako aj schváliť alebo dohodnúť sa na určitých krokoch.

Je dôležité, aby sa špecialista vo svojej poznámke ukázal vo svojom odbore. Ak zamestnanec pomocou dokumentu presunie zodpovednosť za vykonané kroky na inú osobu alebo sa uľaví bez toho, aby ponúkol východisko zo situácie, potom by sa malo myslieť na odborné schopnosti tohto špecialistu.

Účel a typy tohto dokumentu

Servisné poznámky sa ďalej členia podľa účelu a stupňa prístupnosti.

Podľa dohody, to je podľa druhu oznamovaných informácií, zvýraznite nasledujúce poznámky:

Berie na vedomie, že k rozhodnutiu prispievajú žiadosti alebo požiadavky na zváženie akejkoľvek otázky alebo návrhu špecialistu;
Informatívne poznámky sú typom dokumentu, ktorý obsahuje informácie, ktoré chce zamestnanec odovzdať vedeniu;
Poznámky k hláseniu - tieto dokumenty sa najčastejšie pripravujú na žiadosť vedenia a obsahujú podrobné informácie o všetkých procesoch, ktoré prešli.

Teda podľa stupňa prístupnosti o otvorenosti pre verejnosť, poznámky sú:

Otvorené - dokumenty dostupné pre všetkých alebo väčšinu zamestnancov organizácie;
Dôverné - poznámky dostupné iba pre úzky alebo obmedzený okruh ľudí.

V niektorých prípadoch je pripojená poznámka spolu s množstvom ďalších poznámok. Napríklad, ak potrebujete vydať zodpovedajúcu objednávku na základe poznámky, potom je vypracovaná. A ak sú otázky týkajúce sa vynakladania finančných prostriedkov zodpovednými osobami vyriešené, musí byť vypracovaná vysvetľujúca poznámka.

Aby ste ocenili účel poznámok, musíte vedieť, že vo veľkých podnikoch môže dohľad nad prípravou takéhoto dokumentu viesť k strate obrovského množstva času a tiež k nekonzistentnej práci medzi oddeleniami.

Poznámka je druh komunikácie medzi oddeleniami, štruktúrami alebo dielňami. Zvyčajne to vypracuje zamestnanec alebo vedúci jedného oddelenia adresovaný vedúcemu iného oddelenia.

Interakcia medzi oddeleniami je hlavná potreba v práci celej organizácie. Ak dôjde k jej prerušeniu alebo zastaveniu, potom organizácia funguje neefektívne, čo znamená, že existuje veľká príležitosť na zníženie ziskov a prípadne zvýšenie strát.

Forma a obsah

Pokiaľ ide o obsah poznámok, najčastejšie pokrývajú problémy výrobného typu, materiálne alebo technické problémy, ekonomické problémy, ako aj problémy súvisiace s informačnou podporou.

Jednoduchým príkladom použitia poznámok môže byť nefunkčná kopírka na oddelení. Zamestnanec môže podať žiadosť s poznámkou u vedúceho materiálového oddelenia so žiadosťou o pridelenie peňazí na nové zariadenie a tiež je možné napísať poznámku na technické oddelenie so žiadosťou o opravu existujúcej kopírky.

Podľa jeho formulár poznámky nemajú konkrétny, všeobecne akceptovaný štandard. Každá organizácia a navyše každé oddelenie má však svoj vlastný štandard na písanie servisných poznámok, ktorého by sa mali zamestnanci tohto oddelenia držať.

Nižšie je uvedený príklad napísania poznámky.

Hlavný účtovník ___________________

SERVISNÁ POZNÁMKA
V súvislosti s poruchou tlačiarne na marketingovom oddelení pridelte _____ rubľov. na bankový účet na nákup nového zariadenia.

Marketingový riaditeľ: ________________________________.

„“ ___________ 2016

Táto forma písania servisných poznámok sa môže v každom podniku líšiť, takže by ste sa ho nemali bezpodmienečne riadiť.

Ak ste ešte neregistrovali organizáciu, potom najjednoduchšie To je možné dosiahnuť pomocou služieb online, ktoré vám pomôžu bezplatne vygenerovať všetky potrebné dokumenty: Ak už máte organizáciu a premýšľate, ako uľahčiť a automatizovať účtovníctvo a výkazníctvo, prichádzajú na pomoc nasledujúce služby online, ktoré účtovníka úplne nahradia. vo vašej spoločnosti a ušetrí vám veľa peňazí a času. Všetky správy sú generované automaticky, podpísané elektronickým podpisom a automaticky odosielané online. Je ideálny pre individuálnych podnikateľov alebo LLC pre USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Všetko sa deje niekoľkými kliknutiami, bez front a stresu. Vyskúšajte a budete prekvapeníaké ľahké to bolo!

Pravidlá pre kompetentný dizajn

Musíte si vytvoriť poznámku s vysvetlením problému alebo situácie... Je potrebné zdôrazniť, aký presne bol dôvod na napísanie poznámky. Potom musíte uviesť, aká odpoveď sa od tohto odvolania očakáva, pomenovať presnú žiadosť a v prípade potreby aj sumu, ktorú plánujete vykonať.

Podpis osoba, ktorá píše poznámku, je na tomto dokumente. Veľmi často to podpisuje vedúci oddelenia.

Ak to spoločnosť vyžaduje, tak pod podpisom sa pripájajú víza osôbktorí majú záujem o túto žiadosť. Uvádzajú sa iniciály, priezviská, podpisy a dátumy. V niektorých prípadoch sa pridávajú príspevky. Vízum je druh súhlasu osoby s obsahom poznámky.

Aby bolo možné odkázať na písomnú správu, musí byť v prípade potreby zaregistrovaná u spoločnosti.

Vypracovanie poznámky v elektronickej podobe

Takýto dokument je možné vyhotoviť v elektronickej podobe, ak je takáto forma pre podnik prijateľná, čo musí byť uvedené v organizácii. V tomto prípade ide o nepochybnú výhodu podniku, pretože zasielanie poznámky je zjednodušené a čas na jej zváženie sa výrazne skracuje.

Musíte vedieť, že písanie poznámky v elektronickej podobe sa veľmi nelíši od papierovej šablóny.

Za jednu nuanciu elektronickej poznámky možno považovať, že v nej chýba meno adresáta. Je to napísané v paneli s adresou. Ak sa poznámka posiela konkrétnej osobe, potom do riadku predmetu musíte napísať jej meno a priezvisko.

Podpis oddelenia sa najčastejšie vkladá automaticky pri odosielaní e-mailu, čo môže výrazne ušetriť čas na písanie.

Pri odosielaní poznámky musíte požiadať prečítať potvrdenie písmená. To je potrebné ako dôkaz v rôznych prípadoch, že ste skutočne poslali poznámku v určitom čase.

Určité nuansy vypracovania

Aj keď je poznámka všeobecne uznávaným dokumentom, ktorý nemá určité štandardy, pri jej príprave existujú rôzne druhy funkcií, ktoré vznikajú v závislosti od účelu napísania poznámky. Tieto funkcie zvážime nižšie.

Nákup

Poznámka k akvizícii je napísaná na meno vedúceho konkrétneho oddelenia.

V tom uvedenéčo je potrebné kúpiť, v akom množstve a na aké účely.

Na zamestnanca

Poznámka, ktorá je napísaná konkrétnemu zamestnancovi, je poznámka.

Je vypracovaný podľa všetkých pravidiel s jediným rozdielom: poznámka sa píše od nižšieho zamestnanca k vyššiemu šéfovi.

Nahradiť starý inventár

Charakteristickým znakom tohto dokumentu je, že je potrebné uviesť všetky dôvody výmeny týchto zariadení, aby sa považovali za vhodné a aby sa uskutočnila žiadosť o výmenu.

Za bonusy

V poznámke je nevyhnutné uviesť všetky dôvody, prečo je možné vyplatenie bonusu. Môže to byť prepracovanie, veľké množstvo vykonanej práce alebo práca na legálnej dovolenke.

O propagácii

V tejto poznámke musíte uviesť, v súvislosti s ktorými je možná propagácia. Môže to byť zvýšenie zodpovednosti, kvality práce, poskytovania ďalších služieb.

Nedoplatok

V takejto poznámke musíte uviesť sumu, ktorá z nejakého dôvodu nebola zaplatená navyše. Mali by sa uviesť aj možné dôvody. Možno by stálo za to predpísať, koho chyba spočíva v nevyplatení finančných prostriedkov.

O rozbití

Pri vypracúvaní poznámky o poruche musíte pomenovať poškodené zariadenie a uviesť, aký druh poruchy sa stal, a v súvislosti s ktorým zariadenie zlyhalo.

Neposkytnutie alebo prenos dokumentov

Najskôr je potrebné uviesť názov dokumentu a časový rámec, v ktorom sa má dokument preniesť.

Pri dodržaní všetkých týchto nuáns teda môžete kompetentne vypracovať poznámku, ktorá vám pomôže pri riešení akejkoľvek dôležitej záležitosti.

Dôležitosť dokumentu

Aby ste ocenili dôležitosť poznámok, je potrebné si uvedomiť, že tento typ dokumentu pomôcť vyhnúť sa veľa veľkých nedorozumení medzi oddeleniami, prestoje.

Z účtovných a daňových dôvodov zohráva dôležitú úlohu poznámka, pretože ide o finančné problémy, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť a dodržiavanie najmenších nuancií.

Servisné poznámky sú tiež účinná forma odmietnutia v čomkoľvek. Tento dokument vôbec neprináša žiadne negatívne tóny. Kritika je možná, nemala by sa však zameriavať na jednu osobu alebo oddelenie.

Memorandum je teda univerzálnym riešením mnohých problémov. Kvalitne napísaný dokument zabezpečí efektívnu a efektívnu prácu organizácie.

Príklad práce s poznámkami v systéme elektronickej správy dokumentov uvádzame v nasledujúcom videu: