Új szabályozási dokumentum: A dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának a szervezetek archívumában történő megszervezésének szabályai. Új szabályok az archívumokra: mi változott? II. Szakasz Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak tárolásának megszervezése

Irodai munka és iroda

Szervezeti levéltári szabályok, 2015

Evgeniya Kozhanova 2016. február 15, 13:58

2015. szeptember óta az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526 sz. Végzése lépett hatályba. Jóváhagyta "Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és az abban található egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat" állami hatalom, szervek önkormányzat és szervezetek ". A cikk szövegében röviden röviden: 2015. évi szabályok».

Érdemes megjegyezni, hogy a Rule-2015 közzétételével nem történt forradalom az archiválásban. Az új szabályok barátságosabbak-e az elektronikus dokumentumok számára ... Ebben a cikkben az új és a régi archiválási szabályok státusáról beszélünk. Itt töltheti le a 2015. évi vállalati archívumok működési szabályait.

Emlékezzünk vissza, milyen volt a rendelet hatálybalépése előtt: a szervezetek két dokumentumon dolgoztak.

Az elsõ a megyei levéltárak mûködésének alapszabálya (amelyet a Szovjetunió fõ archívumának 1985. szeptember 5-i, N 263 számú végzése hagyott jóvá). Ez volt az egyetlen oroszországi normatív (azaz kötelező) dokumentum az archiválásra Oroszországban, 2015.2.09-ig.

A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2015. szeptember 18-i N 2/2133-A levelében kijelenti, hogy az 526. számú végzés hatálybalépése óta "A megyei levéltárak munkájának alapvető szabályai nem alkalmazandók." Többé nem használhatók.

A második a Szervezetek Levéltárainak Alapszabálya (a Rosarkhiv Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva). Ez egy módszertani (opcionális, de informatív) dokumentum, amelyet még nem töröltek, de használhatja, sőt még használnia kell, mert A 2015. évi szabályzatban számos kérdés a dokumentumok szervezetekben történő tárolásának gyakorlati lépéseiről maradt a színfalak mögött.

Így két munkadokumentuma van hátra: a 2015. évi szabályok és az alapszabályok. Teljesen más státuszúak:

Alapvető szabályok - módszertani dokumentum. Nem szükséges használni, bár ebben az esetben a szervezetben archívumot létrehozni nagyon nehéz. Az alapszabályokat éppen a Rosarkhiv Kollégium döntése hagyta jóvá, ami azt jelenti, hogy státusuk jóval alacsonyabb, mint a 2015. évi szabályoknál.

Töltse le az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok tárolására, megszerzésére, könyvelésére és felhasználására vonatkozó szabályokat, valamint a kormányzati szervekben, az önkormányzatokban és a szervezetekben található egyéb archív dokumentumokat (PDF, 4.02 Mb).

2015. szeptember 21-én hatályba lépett az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526 sz. Végzése. Jóváhagyta "Az Archívum Alapjainak tárolásának, beszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat" Orosz Föderáció és egyéb archív dokumentumok a hatóságokban, az önkormányzatokban és a szervezetekben. " A cikk szövegében, röviden, „szabályok-2015” -nek nevezzük őket.

Előtt és után

Emlékezzünk vissza, milyen volt a rendelet hatálybalépése előtt: a szervezetek két dokumentumon dolgoztak.

Így két munkadokumentuma van hátra: a 2015. évi szabályok és az alapszabályok. Teljesen más státuszúak:

2015. évi szabályok - normatív dokumentum. Ez kötelező minden szervezet számára, függetlenül tevékenységi területétől és tulajdonosi formájától. Ezt a Kulturális Minisztérium rendelettel hagyta jóvá.

admin 20.05.2019 0 hozzászólás

Mire támaszkodhat most a terepen szabályozás és az archiválás módszertani támogatása?

Először, a jelenlegi, normatív természetű dokumentumról: Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az egyéb archív dokumentumok kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben történő tárolásának, megszerzésének, elszámolására és felhasználására vonatkozó szabályok (az Oroszországi Kulturális Minisztérium által 2015.3.3-án kelt rendelettel) 526), \u200b\u200bamely tavaly szeptember végén lépett hatályba. A cikk további részében a szabályokat 2015-nek nevezzük.

Másodszor, a jelenlegi, módszertani jellegű dokumentumhoz: Szervezetek levéltárainak működésének alapvető szabályai (jóváhagyva a Rosarkhiv Kollégium 2002. február 6-i határozatával, a továbbiakban: Alapvető szabályok). Számos gyakorlati kérdést, amelyeket csak a 2015. évi szabályok érintettek, itt részletesebben kiemelik, például az esetek nómenklatúrájának kidolgozására vonatkozó eljárást.

A megyei levéltárak munkájának alapvető szabályait (amelyeket a Szovjetunió Glavarkhiv-i, 1985. szeptember 5-i 263. számú végzésével hagytak jóvá), amelyek koruk miatt hosszú ideje nem voltak egészen munkadokumentumok, végül jól megérdemelt pihenőhelyükre küldték, és a szabályok hatálybalépése óta nem alkalmazhatók az Orosz Föderáció területén. -2015 (Rosarkhiv 2015. szeptember 18-i levele, 2/2133-A).

Meg kell őriznem a dokumentumokat?

Mi az a levéltári dokumentum? Lásd a „Mely szervezetek számára új archív szabályok? És kinek vannak az Orosz Föderáció Levéltár Alapjának dokumentumai? "

Meg kell őriznie a dokumentumokat. Annak ellenére, hogy a 2015. évi szabályok szerint „a szervezeteknek joguk van (a szerző hangsúlyozta), hogy archívumokat készítsenek tevékenységük során kialakult archív dokumentumok tárolására ...”, közelebbről megvizsgálva ez a jog valódi kötelezettséggé válik.

Először: ha létezik egy szervezet, akkor vannak alkalmazottak is, ami a személyzetre vonatkozó teljes dokumentumkészletet jelent mindegyiküknél.

Másodszor, ha létezik szervezet, akkor ott is van adószámlája, amelyet papír vagy elektronikus dokumentum is bemutat.

Harmadszor, legalább az összes felsorolt \u200b\u200bdokumentumot meg kell őrizni határidők... Eltarthatósági források - speciális listák:

A tevékenységek során létrehozott tipikus kezelési archív dokumentumok listája kormányzati szervek, helyi hatóságok és szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. számú végzése jóváhagyta);
A szervezetek tudományos, műszaki és előállítási tevékenységeiben előállított szabványos levéltári dokumentumok listája, a tárolási időpontok feltüntetésével (a Kulturális Minisztérium és a tömegkommunikáció RF, 2007. július 31-i kelte, 1182).

Ezek a listák kötelezőek1 mind a kormány, mind a kormány számára nem kormányzati szervezetek... Tehát kiderül, hogy bármelyiknek, még a legkisebb és leginkább szerény cégnek is van egy dokumentumkészlete az archívum tárolására. És feltételeket kell létrehozni számukra, amelyek megfelelnek az új szabályozási dokumentumnak: Szabályok-2015. Az „archívum”, „iroda” elnevezésű strukturális felosztás hiánya ezt a kötelezettséget semmilyen módon nem érinti.

Elektronikus dokumentumok tárolása

Az innováció, amelyet minden irodai és levéltári szakember észrevett, a régóta várt tárolási rendelés elektronikus dokumentumoka 2015. évi szabályok szerint. Ez a 2.30–2.33 szakaszokra vonatkozik. Az elektronikus dokumentumokra való áttérés a 2015-ös szabályokban meglehetősen hirtelen, címsor nélkül halad meg, azonnal az üzenet után, hogy tilos piszkos cipőben lenni az archívumban.

2.30. Kötelező feltételek az elektronikus dokumentumok tárolása:

az elektronikus dokumentumok mindegyik tárolóegységének legalább két példányának jelenléte a levéltárban a szervezetnél (a fő és a munka példánynak különféle fizikai eszközökön kell lennie);

hardverek és szoftverek elérhetősége az elektronikus dokumentumok reprodukálásához, másolásához, átírásához, a fizikai és a számítógépes ellenőrzéshez műszaki állapot;

az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információ elvesztését, jogosulatlan terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

Egy másik jelentős újítás a 2015. évi szabályok által az elektronikus dokumentumok archiválásának formátumának meghatározása:

A dokumentum töredéke: az CollapseShow az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami hatóságokban, helyi hatóságokban és szervezetekben tárolt dokumentumok tárolására, megszerzésére, elszámolására és felhasználására vonatkozó szabályok (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015.3.3-án kelt, 526. számú, 2015.2.9-én hatályba lépett rendelete).

2.31. A tárolásra szánt elektronikus elektronikus dokumentumoknak a szervezet archívumába történő átvitelét, amely az állami és önkormányzati archívumok megszerzésének forrása, PDF / A formátumban kell végrehajtani.

A PDF kétségtelenül univerzális formátum. A PDF / Archives (PDF / A) ennek a formátumnak a variációja, amelyet kifejezetten a hosszú távú archiválásra terveztek. dokumentumok tárolása és rögzítve van az ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Dokumentumkezelés. A hosszú távú tárolásra szolgáló elektronikus dokumentumok formátuma ". De mint bármi univerzális, a PDF sem tökéletes. Nagyon jól érzik magukat ebben a formátumban kezelési dokumentumok, de a szervezetek nemcsak a Microsoft Office-t használják. Tehát például a dwg formátumban készített rajzok helytelenül jelennek meg, ha .pdf formátumba konvertálják őket. Az elektronikus viselkedése digitális aláírás amikor egy dokumentumot konvertál .pdf formátumra.

Az elektronikus fájlok és dokumentumok továbbításának eljárását a Szabályzat 4.34. Szakasza ismerteti. A szöveg az alábbiak szerint következik:

egyrészt az elektronikus dokumentumokat át lehet vinni az archívumba, és külön fizikai adathordozón is tárolhatják, és „az információs és telekommunikációs hálózaton keresztül”,
másodszor, az elektronikus fájlok és dokumentumok leltárát mindazonáltal papír formában állítják össze (azaz ha archívumot képezünk az EDMS-ben, akkor a leltárt személyesen az archivárosnak kell kézbesíteni),
harmadszor: „a belépéskor archívum tárolás az elektronikus fájlok tanúsítottak elektronikus aláírás a szervezet vezetője vagy meghatalmazottja hivatalos”. Viszonylag papír dokumentumok semmi ilyen nem szükséges. Hogyan lehet teljesíteni ezt a követelményt azon szervezetek számára, amelyek elektronikus dokumentumokat hoznak létre, de nem használják az EDS-t, a 2015. évi szabályok hallgatnak.

Végül: „az elektronikus dokumentumok gyors hozzáférhetőségéhez referencia és keresési célokra alapot hoznak létre az archívumban az elektronikus dokumentumok felhasználására” (2.33. Pont). Ugyanakkor a felhasználási alap fogalmát nem teszik közzé.

Dokumentum könyvelés

3.5. A szervezet levéltárában a fő (kötelező) és a kiegészítő számviteli dokumentumokat őrzik. A fő számviteli dokumentumok összetételét és formáját e szabályokkal összhangban határozzák meg. A számviteli kiegészítő dokumentumok összetételét és formáját a szervezet levéltára határozza meg függetlenül.

Az alapszabályok világossá tették annak céljait, hogy tisztázzák az archív dokumentumok rögzítésének okát és a könyvviteli dokumentumok rendszerét. Ezek a meghatározások eltűntek a 2015. évi szabályokból. Emlékezzünk rájuk, hogy megértsük, miért fogunk foglalkozni a könyveléssel:

A dokumentumok elszámolása a szervezet levéltárában a számuk és összetételük meghatározása a létrehozott számviteli egységekben, valamint az egyes számviteli egységek egy adott komplexumhoz való tartozásának és a számviteli dokumentumokban való teljes számának rögzítése (regisztrálása )2.
Az archívum számviteli dokumentumainak rendszere egymással összekapcsolt számviteli dokumentumok és adatbázisok komplexe, tükrözve a szervezet levéltárának dokumentumainak számát és összetételét, valamint azok változásait, összetevő az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak állami nyilvántartási rendszere 3.

És a fő változás: a levéltári számviteli dokumentumok listáját 2015-ben több mint felével, 11-ről 5-re csökkentették. Csak maradt:

könyv az esetek, dokumentumok kézhezvételének és megsemmisítésének rögzítésére;
az alapok listája;
alaplap;
esetek, dokumentumok listája;
a készletnyilvántartás.

A számviteli nyomtatványok elkészítésének és karbantartásának eljárását, bár megkönnyítve, a 2015-ös szabályzat 3.7-3.11. Szakasza ismerteti.

A maradékot a szervezet döntheti el. Ha az állami (önkormányzati) levéltár megszerzésének forrása, akkor ki kell készíteni a szervezet útlevelet (a 2015. évi szabályzat 3.12. Pontja). Lásd még egy lábjegyzetet az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumok állami nyilvántartásba vételéről szóló, 1997-es keltezésű rendeletben, amely jóváhagyta az archív útlevél formátumát. Vegye figyelembe, hogy az alapszabályok egy olyan formát javasoltak, amely szinte azonos, ám mégis "friss", mint a fent említett rendelet. Legalább a kronológia benne a kétezer-től kezdődött, nem pedig a kilencvenes évektől.

A dokumentumok értékének vizsgálata

A 2015. évi szabályok nem hoztak alapvető újdonságokat a dokumentumok értékének éves vizsgálata során. Csak a 4.12. Bekezdés érdemel figyelmet:

4.12. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége során nem készítenek dokumentumokat az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából, személyzet által készített esetek és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok nyilvántartásait készítik, és biztosítják biztonságát.

Ez a rendelkezés arra a beszélgetésre utal, hogy függetlenül a levéltár szervezésében való jelenlététől és az állami (önkormányzati) levéltár beszerzési forrásokhoz való tartozásától, dokumentumainak legalább minimálisan foglalkozniuk kell. Valójában valószínűleg nagyon kevés ember képes összeállítani az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok eseteinek nyilvántartását anélkül, hogy előzetesen elkészítené az esetek nómenklatúráját.

Az esetek nómenklatúrája

Lásd az "Új szabályok az ügyek nómenklatúrájáról az archívumra" cikket.

Az ügyek nómenklatúrájáról, amelyet a 2015 - ös szabályok hívnak fel "az EU összetételét és szervezését tükröző fő számviteli dokumentumként dokumentumfilm alap szervezet ”, nagyon kíméletlenül beszélnek, és még semmilyen érthető definíciót sem adnak neki. A dokumentum szövegéből csak az következik, hogy (4.14–4.18. Bekezdések):

„Az ügyek nómenklatúrája rögzíti a végrehajtott dokumentumok osztályozását (csoportosítását) ügyekre (elektronikus dossziék)”;
az ügyek nómenklatúráját a mellékelt nyomtatvány szerint kell elkészíteni;
a szervezeti ügyek nómenklatúráját a szerkezeti felosztás ügyeinek nómenklatúrája alapján állítják össze (a formanyomtatvány csatolva van, azonban a tartalomjegyzék szerint nem lesz megtalálható: két függeléket tartalmaz az "Ügyek nómenklatúrája" néven; a szerkezeti részlegek tartalmazzák a 26. számot);
a szervezet ügyeinek nómenklatúráját a tárolási időszakokat feltüntető szabványos, megyei és egyéb dokumentumok, valamint a szabályozási jogi aktusok, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúrája alapján dolgozzák ki;
szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltár beszerzési forrásai egyetértenek azzal "a megfelelő EIC-vel vagy az állami (önkormányzati) levéltárral, a rá ruházott hatásköröknek megfelelően";
azok a szervezetek, amelyek nem az állami (önkormányzati) archívumok megszerzésének forrásai, az ügyek nómenklatúráját önállóan koordinálják.

A 2015. évi szabályok nem tartalmaznak gyakorlati információt a szervezet ügyek nómenklatúrájának fejlesztéséről és fenntartásáról. Ezt egyértelműen kell mondani: az alapszabályok nélkül egy közönséges tisztviselő, különösen először, nem lesz képes kidolgozni.

Az esetek nyilvántartása

4.19. Irodai munkával befejezett állandó és ideiglenes (tíz éven túli) tárolási időket, ideértve a személyzetet is, annak a naptári évnek a vége után, amelyben benyújtották, előkészítik a szervezet levéltárába történő átvitelre, és nyilvántartásba vehetők és leírhatók.

A tárolási időtartamtól függően az esetek teljes vagy részleges nyilvántartásba vételét végzik. Az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időket és a személyzetet teljes regisztrációnak kell alávetni.

Az ügyek papírokkal rendelkeznek:

ügydokumentumok tárolása vagy bekötése (a nem formázott dokumentumokat zárt merev mappákban vagy dobozokban tárolják);

az ügy lapjainak számozása;

az ügy bizonyítékának kiállítása (8. függelék);

az ügyiratok belső leltárának elkészítése (27. sz. függelék);

a tok burkolatának kialakítása (28. függelék).

Az elektronikus fájlok előkészítése a szervezet levéltárába történő továbbításhoz az elektronikus fájlok, dokumentumok leltárának összeállítását tartalmazza (17., 18. függelék).

Nem számoljuk be, hogy mi foglalja magában az esetek részleges nyilvántartásba vételét, és hogy ez hogyan függ a dokumentumok tárolási idejétől.

Ha korábban a belső leltárt csak "szükséges esetekben" állították össze (Alapszabályok, 3.6.3. Pont), akkor ezt a mondatot eltávolították a 2015. évi szabályokból. A leltár nyomtatványának a 27. függelékben bemutatott címe nem ad utalást az eltarthatóságra.

Az elektronikus fájlokat nem mindegyiknek kell leírnia, hanem csak azokat, amelyek átmeneti (tíz évnél hosszabb) és állandó tárolási idõvel rendelkeznek (a leltár formáit a 17. és a 18. függelék tartalmazza).

Jelentkezés: dokumentumok űrlapjai

Hagyományosan, a 2015. évi szabályok alkalmazáscsomaggal zárulnak be - az iratok bizonyos formáit kísérő dokumentumok formái.

Általánosságban el kell mondani, hogy egyrészt kevesebb űrlap található a 2015-ös szabályokban, mint az alapszabályban, másrészt ezek között két azonos nevű alkalmazás létezik, ami nagyon kellemetlen, és harmadszor: a megemlítés sorrendje a szövegben (és nem fontossági sorrendben vagy logikai sorrendben, mint az Alapszabályokban). Néhány alkalmazás megváltoztatta a nevét, mások kissé megváltoztatta a formáját. Az általános ajánlás a következő: ha bármilyen dokumentumot kell készíteni az archívum ügyeiről, az archivárosnak mindenekelőtt a 2015-ös Szabályzatban kell keresnie annak formáját, és csak akkor, ha az előírt formanyomtatvány nem szerepel benne, utaljon az Alapszabályra.

Az alábbiakban 3 lista található. Az első (táblázat formájában) a 2015. évi szabályok mellékletei és az alapszabályok megfelelő formanyomtatványai. A második a formanyomtatványok újdonságai, amelyeket 2015-ben vezettek be. A harmadik az alapszabályokból származó formanyomtatványok, amelyeket a 2015. évi szabályok nem tartalmaztak, de nem is töröltek (mint mondják, egészségre használják).

A 2015. évi szabályok és az alapszabályok megfelelése

CollapseShow

A 2015-ös Szabályzat újból megjelentetett és jóváhagyott:

Elektronikus dossziék, átmeneti (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumai;
Függelék az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok elektronikus fájljainak nyilvántartásához;
A levéltári dokumentumok átvétele és átadása tárolásra (szervezetről szervezetre - Szerzői megjegyzés)
Az esetek felsorolása;
Az elektronikus ügyek leltára, az elektronikus ügyek leltárához csatolt dokumentumok, dokumentumok.

Az utóbbi két űrlapot a kézbesítési listák helyettesítésére tervezték, és valójában a szervezetek archívumában tárolásra kerülő dokumentumok átvételi és átadási aktusait képviselik.

Az állandó, átmeneti (tíz éven túli) tárolás és személyzet jegyzéke szerkezeti egység szervezetek (az alapszabály 12. melléklete);
Végleges nyilvántartás és tanúsító felirat (13. függelék);
Az állandó tárolásra kerülő dokumentumok leltárának címlapja (14. függelék);
A dokumentumok kiadására vonatkozó megrendelés (követelmény) (17. függelék);
Könyv a dokumentumok kiállításához (19. függelék);
A különösen értékes esetek felsorolása (23. függelék);
A biztosítási alap és a felhasználási alap átvétele és megsemmisítése számviteli könyve (27. melléklet);
A biztosítási alap leltára (28. melléklet);
A menedzsment dokumentációt tároló szervezet archívumának útlevél (29. függelék);
Az ipar alapjait tároló szervezet útlevele (30. melléklet);
Az elektronikus dokumentum-nyilvántartó egység (ED) regisztrációs kártyája (31. függelék);
Törvény az elektronikus dokumentumok áttelepítéséről és átírásáról (32. függelék);
Az elektronikus dokumentumok átvételének és megsemmisítésének nyilvántartása (33. függelék);
A migrációk nyilvántartása és az elektronikus dokumentumok átírása (34. függelék);
A személyes eredetű dokumentumok leírását (38. függelék);
Törvény a közös levéltári alap létrehozásáról (39. függelék);
A kiadott példányok, kivonatok, igazolások, tematikus anyagok nyilvántartása (44. függelék);
Az olvasóterem felhasználói látogatásainak nyilvántartása (45. függelék);
Az archívum éves munkaterve (46. melléklet);
Nyilvántartási igazolvány a szervezettel végzett munkáról (47. függelék);
Átvételi igazolás az archívum fejének cseréjekor (48. függelék).

Nyilvánvaló, hogy a 2015. évi szabályok képzett olvasók számára készültek. De sok esetben sajnos irodai munka és levéltári ügyek a szervezetben vagy titkárok, vagy (ha szükséges) különféle osztályok alkalmazottai: könyvelők, személyzeti tisztviselők, munkavédelem, ügyvédek stb. Ezeknek az ártatlan embereknek nagyon nehéz megérteni, mit követelnek tőlük a dokumentumok tárolása területén.

A 2015-ös szabályok abszolút minimumot írnak elő a dokumentumok szervezetben történő tárolásának biztosítására. A szabályok olvasóinak információt kell keresniük arról, hogyan lehet ezt a minimumot a gyakorlatban önállóan megvalósítani a módszertani forrásokból. Így a Szervezetek Levéltárainak Alapszabályai - opcionális státuszuk ellenére - még inkább lesznek igények az orosz szervezetek irodáiban a 2015. évi szabályok korábbi bevezetésével.

Lábjegyzetek

CollapseShow

Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbírósága 2012. február 21-i 14589/11 sz. Határozata. Gyere vissza

6.1.1. Szakasz Alapszabályok. Gyere vissza

6.3.1. Szakasz Alapszabályok. Gyere vissza

Ingyenes egy magazin kiadása

"A szervezetek levéltárainak alapvető szabályai" (a Rosarkhivi Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva)

Jóváhagyott
döntés
Rosarkhiv kollégiumai
2002.02.06-tól

ALAPSZABÁLYOK
SZERVEZETI RÉGIÓK MUNKÁI

BEVEZETÉS

A szervezetek levéltárainak működésének alapvető szabályai egy szabályozási és módszertani dokumentum, amely meghatározza a szervezetek tevékenységét. A szabályok a jelenlegire épülnek jogi keretrendszer az információ, a menedzsment és a levéltári ügyek dokumentációs támogatása területén összefoglalja a hazai archiválás tapasztalatait, figyelembe veszi az alkalmazásban elért modern eredményeket technikai eszközök és az informatika a dokumentumokkal való munka során.

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok ideiglenes tárolására szolgáló szervezetek archívumának létrehozásának joga és kötelezettsége állami tulajdon, amelyet az Orosz Föderáció az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és az Archívumokról szóló törvények (1993), az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló Szabályzat (1994) és az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálatról szóló rendelet (1998) hozott létre, megfelelő előírások az Orosz Föderáció alanyai.

Ez a szabály az archívumokra vonatkozik kormányzati szervezetek, valamint minden nem kormányzati szervezet számára kötelező az Orosz Föderáció Levéltár Alapjából állami tulajdonnak minősített dokumentumok biztonságának, leírásának, elszámolásának és felhasználásának biztosítása szempontjából.

A film-, fénykép-, háttér- és videodokumentumokat (audiovizuális), tudományos és műszaki, kartográfiai, telemetriai dokumentumokat tároló szervezetek levéltárai a jelen Szabályzatban a szervezés, a tervezés, a jelentések készítése, valamint az archívumban tárolt kezelési dokumentumokkal kapcsolatos módszertani munkák szempontjából vezérelnek; minden más ügyben az ezekkel a dokumentumokkal kapcsolatos munkát a vonatkozó utasítások és szabályok szabályozzák.

A szabályok nem vonatkoznak azokra a dokumentumokra, amelyekkel az Orosz Föderáció 1993. július 21-i N 5485-1. Sz. Törvénye szabályozza állami titkok"És az Orosz Föderáció elnökének 1995. november 30-i N 1203. Sz. Rendelete" Az államtitoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról ".

Az állami szervezetek, amelyek nem minősülnek az állami levéltárak beszerzési forrásának, valamint a nem állami szervezetek, levéltáruk megszervezése és biztosítása során vehetik figyelembe ezeket a szabályokat.

A Szabályzathoz olyan dokumentumlapok tartoznak, amelyek biztosítják az archívum működését.

A szervezetek levéltárainak működésére vonatkozó alapszabályokat a Rosarkhiv és a VNIIDAD munkacsoport készítette: Eremchenko V. A.. (csoportvezető), Albrekht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I. A., Sokova A. N., Solobay N. M., Stepanova L. A.

Közigazgatási aktusok csoportosítása

Az archívum irodai munkája magában foglalja a rendszerezést különböző típusok információs hordozók. Ide tartoznak többek között a közigazgatási aktusok. Típus és időrend szerint vannak csoportosítva mellékletekkel:

Jóváhagyott rendeletek, alapszabályok közigazgatási aktusok, mellékletekként működik. Össze vannak csoportosítva. Ha a rendelkezéseket, utasításokat, alapszabályokat önálló aktusként hagyták jóvá, akkor azokat külön esetekben szisztematikussá teszik.
A magasabb szintű struktúrák megrendeléseit és azok végrehajtásáról szóló döntéseket a vállalkozás munkaterületei szerint csoportosítják.
A személyzettel kapcsolatos megrendeléseket a tárolási időszakok szerint rendszerezik. Nagy mennyiségű információs anyag esetén tanácsos külön csoportosítani a társaság munkájának különböző szempontjaira vonatkozó aktusokat.
A kulcsfontosságú tevékenységi körre vonatkozó megrendeléseket a személyzeti szabályzatoktól elkülönítve szisztematikussá teszik. Például egy levéltári irodai munka megrendelése szerepel az egyik mappában, és a felelős egység vezetőjének kinevezése alapján a másikban.
Jóváhagyott korlátok, jelentések, becslések, címlisták, tervek stb. őket a projektektől külön csoportosítják.
A dokumentumok elrendezését a személyes iratokban a kézhezvételük sorrendjében hajtják végre.
Az alkalmazottak személyes fizetési számláit külön mappákba rendezik. Ezek ábécé sorrendben vannak elrendezve.
A polgárokat, javaslatokat, a polgárok nyilatkozatait a vállalkozás tevékenységével kapcsolatban, azok megfontolására és végrehajtására vonatkozó dokumentumokat külön csoportosítják az egyének személyes ügyekben benyújtott fellebbezéseihez.
A levelezés szisztematizálását általában egy naptári időszakra, időrendi sorrendben hajtják végre. Ebben az esetben a válaszokat a kérdések után helyezzük el. Az elõzõ évben megkezdett külön témáról folytatott levelezés megújítása esetén a dokumentumokat a jelenlegi idõszak mappájába kell foglalni. Ugyanakkor feltüntetik a tavalyi év indexét is.

árnyalatok

A levéltári irodai munka olyan típusú tevékenység, amelyben a szakemberek nemcsak az információhordozók biztonságát garantálják, hanem azt is, hogy szükség esetén velük együtt tudjon dolgozni. Ennek érdekében a mappákat alkotó aktusokat négy lyukasztásra varrják egy karton borításban. Ugyancsak megengedett őket kötelezővé tenni, figyelembe véve az összes dokumentumban található szövegek, határozatok, dátumok és vízumok olvasási képességét.

A kötegezés előkészítésekor az összes fém kötőelemet eltávolítják. Az állandó tárolásra szánt anyagokat, amelyek különösen értékes vagy nem formázott dokumentumokból állnak, zárt típusú mappákban, három csappantyúval, vagy speciális dobozokban kell elhelyezni.

Jelenlét esetén nem igényelt személyes dokumentumok esetén ( munkakönyvek, bizonyítványok, katonai kártyák stb.) külön borítékba helyezik, és bevarrják a többi anyaghoz. A mappák végén legyen egy üres tanúsító lap. A mappa elején a belső leltár űrlapját bevágják. Az iratok biztonságának és elrendezésének biztosítása érdekében minden lapot arab számokkal kell számozni. Ez a szabály nem vonatkozik a tanúsítási oldalra és a leltár űrlapjára. A számot egy jobb ceruzába helyezik a jobb felső sarokban.

Belső leltár

Az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) és állandó tartalmú információs anyagok tárolására és rögzítésére szolgál. Belső leltárt készítenek azokról az esetekről is, amelyeket dokumentumtípusok hoztak létre, és amelyek címeiben azok tartalma nem kerül nyilvánosságra. Az űrlapnak tartalmaznia kell a mappában szereplő jogi aktusok sorszámát, indexeit, fejléceit, dátumait és oldalszámát.

Összefoglaló rekordot csatolnak a belső leltárhoz. Számokkal és szavakkal jelzi a benne szereplő dokumentumok számát, valamint az azokat alkotó lapok számát. A belső leltárt a fordító hagyja jóvá. Ha a mappa levélpapír nélkül van megkötve vagy szegélyezve, akkor az összeállított lapot az előlap belső oldalára ragasztják.

A mappában lévő anyagok összetételében bekövetkező változásoknak tükrözniük kell a "Megjegyzések" mezőben. Ez elsősorban az iratok lefoglalását, a másolatokkal való cseréjét, a beillesztést jelenti további dokumentumok a mappába. Ugyanakkor hivatkozni kell a vonatkozó jogszabályokra. Szükség esetén új általánosító rekordot lehet létrehozni a belső leltár lapjára, valamint a mappa tanúsító feliratára.

Szeptember 21-én megkezdték az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami hatóságokban, az önkormányzatokban és a szervezetekben található egyéb archív dokumentumok tárolásának, beszerzésének, nyilvántartásának és felhasználásának szabályait (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015.3.3-án kelt, 526. számú végzése; a továbbiakban: az új szabályok).

Mire irányította az új szabályok kiadása előtt?

Az új szabályok elfogadása előtt az állami hatóságok, az önkormányzatok, a szervezetek (a továbbiakban: szervezetek archívumai) munkájuk során a Szervezetek Levéltárainak Alapszabályait vezették be, és a szervezetek egyes levéltárai egy nagyon régi dokumentumot használtak - A Megyei Levéltár üzemeltetésének alapszabályait. Mindkét dokumentum nem volt normatív dokumentum, hanem normatív és módszertani dokumentumként határozta meg helyzetüket. Ugyanakkor az 1985-ös alapszabályok valóban normatív dokumentum státusúak voltak, mivel azokat a Glavarkhiv rendelettel jóváhagyták, és a 2002. évi alapszabályokat a Rosarchiv nem hagyta jóvá, tehát nem voltak normatív dokumentumok.

Miért vált szükségessé a 2002. évi Alapszabály jelenlétében egy új, továbbá normatív dokumentum kidolgozása a dokumentumok szervezetek archívumában történő tárolásának megszervezésére?

A tény az, hogy 2004-ben elfogadták a 2004. október 22-i 125-FZ. Sz. Szövetségi törvényt "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" (a továbbiakban: 125-FZ szövetségi törvény), amely számos újítást vezetett be az ország archiválásának szervezésében. :

visszakeresése

nak,-nek Szövetségi törvény No. 125-FZ

13. cikk. Levéltárak létrehozása

1. Állami szervek, önkormányzati testületek önkormányzati és városi körzetben szükséges az archívumok létrehozásához a tevékenységük során kialakított archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, elszámolására és felhasználására.

2. Szervezetek és polgárok joga van archívumok létrehozására tevékenységük során kialakult levéltári dokumentumok tárolására, ideértve az állami vagy önkormányzati vagyonhoz nem tartozó levéltári dokumentumok tárolását és felhasználását is.

17. cikk. Az állami szervek, a helyi önkormányzati szervek, a szervezetek és az állampolgárok kötelezettségei vállalkozói tevékenység oktatás nélkül jogalany, az archív dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében

(1) Az állami szervek, a helyi önkormányzati szervek, a szervezetek és az állampolgárok, amelyek vállalkozói tevékenységet folytatnak jogi személy létrehozása nélkül, kötelesek a levéltári dokumentumok - ideértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat is - biztonságát a szövetségi törvényekben, más szabályozási és közigazgatási rendelkezésekben meghatározott tárolási időtartam alatt jogi aktusok Orosz Föderáció, valamint a dokumentumok listája [...]

Ez a szövetségi törvény emellett bevezette az archív dokumentumok tulajdonjogának fogalmát (az iratok lehetnek állami (szövetségi, az Orosz Föderáció alanyai vagyonai), önkormányzati, magántulajdon (nem kormányzati szervezetek és magánszemélyek).

Ezenkívül az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2007. január 18-i, 19. számú végzésével az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az egyéb archív dokumentumok állami és önkormányzati levéltárakban, múzeumokban és könyvtárakban, valamint az Orosz Tudományos Akadémia szervezeteiben tárolt, megszerző, könyvviteli és felhasználási szabályait (a továbbiakban: szabályok) 2007).

Ez a két körülmény, valamint az a tény, hogy az alapszabály nem rendelkezik normatív dokumentum státusszal, arra késztette minket, hogy egy normatív dokumentum kidolgozásához forduljunk, amely meghatározza a dokumentumok szervezetek archívumában való tárolásának eljárását.

"Milyen megjegyzések lesznek?"

Az új szabályzattervezet kidolgozása során a dokumentum kétszer széles körű megbeszélése folyt a levéltárosok körében:

először - az Orosz Föderációt alkotó szervezetek, állami és önkormányzati levéltárak archívumkezelő szerveinek alkalmazottai;
másodszor - a szövetségi hatóságok alkalmazottai végrehajtó hatalom.

Több mint 400 észrevétel érkezett csak az állami és önkormányzati levéltárból. Az összes beérkezett észrevételt alaposan megvizsgálták, és a végső szakaszban egy ideiglenes munkacsoport, amely a Rosarkhiv és a VNIIDAD szakembereiből állt. Meg kell jegyezni, hogy sok észrevételt a levéltárosok azon vágya ösztönöz, amely a lehető leg részletesebben leírja egyedi folyamatok a dokumentumok megőrzésének, könyvelésének, megszerzésének és felhasználásának a szervezetek archívumában történő archiválási technológiái, amelyeket elvileg lehetetlen megtenni, tekintettel az új szabályok normatív dokumentumként való státusára.

Ugyanakkor néhány megjegyzés alapvető természetű volt, például az a megjegyzés, hogy az új szabályzattervezet „Megszerzése” szakaszában a dokumentumok értékének vizsgálatát nem következetesen fogalmazták meg, különösen azért, mert az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó rendelkezéseket kizárták. Tekintettel arra, hogy a szervezet ügyeinek nómenklatúráját és formáját jelenleg csak egy módszertani dokumentum határozza meg - Módszertani ajánlások az irodai munkára vonatkozó útmutatások kidolgozásához szövetségi testületek A végrehajtó hatalom az új szabályzat tervezetének véglegesítésekor úgy döntött, hogy az „Beszerzés” szakaszba beilleszti az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó főbb rendelkezéseket, ideértve az ügyek nómenklatúrájának formáját (összefoglaló és szerkezeti egység).

Új szabályok kinevezése

Az új szabályok azoknak a hatóságoknak, az önkormányzatoknak és a szervezeteknek szólnak, amelyek tevékenységük során kialakított archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, könyvelésére és felhasználására archívumokat hoznak létre.

Ezek nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami titkot képező információkat tartalmazó egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, elszámolására és felhasználására.

Az új szabályok normatív dokumentumok. Szabályozási státuszuk szigorúbb követelményeket határoz meg tartalmukra. A korábban közzétett szabályok (lásd fentebb) nemcsak a normákat (szabályokat, követelményeket) tartalmazták, hanem ajánlásokat és módszertant is tartalmaztak a normák alkalmazására vonatkozóan. Az új szabályok nem tartalmaznak minden ajánlási, módszertani és leíró jellegű rendelkezést. Ebben a részben kritikázták a szabályzat tervezetét a vita során a levéltárosok, akik folyamatosan azt állították, hogy a szabályoknak részletesnek kell lenniük, és nemcsak maguknak a szabályoknak, hanem azok végrehajtásának mechanizmusát is tartalmazniuk kell.

Az új szabályok felépítése és tartalma

Az új szabályok hét szakaszból állnak:

Általános rendelkezések.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb archívumainak tárolása.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és a szervezet más levéltári dokumentumainak elszámolása.
Az archívum kitöltése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és egyéb levéltári dokumentumokkal.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és a szervezet egyéb levéltári dokumentumainak felhasználásának megszervezése.
A szervezet dokumentumainak tárolása az állami (önkormányzati) archívumba.
Dokumentumok átadása szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet levéltárvezetőjének megváltoztatása.

Az új szabályok mellékletei tartalmazzák a szervezetek archívumában használt számviteli és egyéb dokumentumok formáit.

E szabályok főbb szakaszai a 125-FZ. Sz. Szövetségi törvénynek és a 2007. évi szabályoknak felelnek meg, bár - amint azt a szakértők a vita szakaszában sokan rámutattak - logikusabb lenne a megszerzéssel kezdeni, és a felhasználással befejezni.

Az új szabályok szakaszai tükrözik a szervezet levéltárának fő funkcióit:

az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és más levéltári dokumentumok tárolásának megszervezése;
dokumentumok regisztrálása;
a szervezet levéltárának kitöltése dokumentumokkal;
levéltári dokumentumok felhasználásának szervezése;
dokumentumok átadása tárolásra az állami (önkormányzati) archívumba.

Ezenkívül az új szabályok tartalmazzák a "Dokumentumok átadása szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet levéltárának vezetője cseréje" c. Szakaszt.

jegyzet

A 2002. évi alapszabálytól eltérően az 526. számú szabály nem tartalmaz rendelkezéseket magának az archívumnak a szervezeti vonatkozásaival kapcsolatban (az archívum célja és célkitűzése, funkciói, jogai stb. Nincs meghatározva). Legfontosabb célja a dokumentumok archív tárolási folyamatainak megszervezése a szervezet levéltárának megszerzésétől a dokumentumok felhasználásáig a dokumentumok felhasználásának megszervezéséig.

Vizsgáljuk meg a szakaszokat részletesebben.

I. szakasz Általános rendelkezések

Annak meghatározása, jogi alap a dokumentum fejlesztése és terjedelme, valamint olyan rendelkezéseket tartalmaz, amelyek meghatározzák a szervezet levéltárának szervezeti alapját.

Az új szabályok a hatóságokra, az önkormányzatokra és a szervezetekre vonatkoznak - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzési forrásaira, amelyek során az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának (a továbbiakban: szervezetek) dokumentumait alakítják ki. E szabályok rendelkezéseit más állami és nem állami szervezetek is használhatják, amelyek tevékenysége során az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai nem alakulnak ki.

A 125-FZ. Sz. Szövetségi törvény rendelkezései alapján az új szabályzat kimondja, hogy az állami szervek, a települési körzet, a városi körzet és a belvárosi körzet helyi önkormányzati szervei kötelesek archívumokat létrehozni tevékenységük során létrehozott archív dokumentumok tárolására, kitöltésére, rögzítésére és felhasználására. Az állami testület, a helyi önkormányzati szerv, a szervezet - az állam megszerzésének forrását, az önkormányzati levéltárat (központi levéltár) feladatait és funkcióit a szervezet vezetője jóváhagyja.

jegyzet

Az új szabályok nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami titkot képező információkat tartalmazó egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, elszámolására és felhasználására.

II. Szakasz Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja és más szervezeti levéltári dokumentumok tárolásának szervezése

Meghatározza a szervezet levéltári alapjának fogalmát és a szervezet levéltári alapjait.

A szervezet levéltári alapja a dokumentumkészlet részét képezi, amely magában foglalja az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, a személyzetre vonatkozó dokumentumokat és az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumait, amelyek az archívum számviteli dokumentumaiban szerepelnek. Az archívumot a szervezet levéltárában tárolni kell.

A szervezet levéltári alapjai:

a szervezet levéltári alapja, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiból és más levéltári dokumentumokból áll;
egységesített levéltári alap, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiból és más, két vagy több szervezet tevékenysége során kialakult levéltári dokumentumokból áll, amelyek történelmileg és / vagy logikailag összefüggenek egymással;
archív gyűjtemény, amely különféle eredetű, különálló archív dokumentumokból áll, egy vagy több jellemző szerint (tematikus, szerző, faj, tárgy stb.) egyesítve.

Papírdokumentumok tárolása. Az új szabályok 2.9. Szakasza hangsúlyozza: az archív dokumentumokat szisztematikusan tárolják az archívumban. A szervezet levéltárában az archívum dokumentumainak rendszerezésének egysége a tároló egység. A szabályok meghatározzák az archívum tárolóegységeinek rendszerezésének jeleit is:

strukturális (a tárolóegységek a szervezet strukturális részlegeihez tartoznak);
időrendben (periódusok vagy időpontok szerint, amelyekhez a tárolóegységek tartoznak);
funkcionális, ágazati, tematikus, tárgykérdés (figyelembe véve a szervezet funkcióit, a tárolóegységek tartalmát érintő témákat vagy kérdéseket);
névleges (a papírmunka szerint - a dokumentumok típusai és típusai);
levelező (szervezetek szerint, azon levelek eredményeként, amelyekkel a tárolóegységeket létrehozták);
földrajzi (bizonyos területek szerint, települések és a dokumentumok tartalmához kapcsolódó egyéb földrajzi tárgyak, azok szerzői, tudósítói);
szerző (a szervezetek vagy az állampolgárok neve alapján, akik a dokumentumok szerzői).

Szükség van a dokumentumok biztonságának biztosítására (a dokumentumok tárolásának általános (optimális) feltételei; a dokumentumok ésszerű elhelyezése az archívumban; a dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése, a dokumentumok nyomkövetési eljárása), ideértve a következőket: az elektronikus dokumentumok tárolásának jellemzői

Elektronikus dokumentumok tárolása. A szabályok meghatározzák az ilyen dokumentumok tárolásának kötelező feltételeit:

az elektronikus dokumentumok mindegyik tárolóegységének legalább két példányának jelenléte a levéltárban a szervezetnél (a fő és a munka példánynak különféle fizikai eszközökön kell lennie);
elektronikus dokumentumok reprodukálására, másolására, átalakítására és migrálására tervezett hardver és szoftver rendelkezésre állása, fizikai és műszaki állapotuk ellenőrzése;
az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információ elvesztését, jogosulatlan terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

A szervezet levéltárába tárolásra átadott elektronikus elektronikus dokumentumok formátuma - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrása - PDF / A.

A szabályok előírják, hogy a szoftver- és hardverkörnyezet megváltozása, valamint a számítógépes formátumok használatának elvesztése és a média károsodása esetén a szervezet levéltára elvégzi az elektronikus dokumentumok új formátumokba és / vagy új adathordozókra konvertálását.

A megfontolt rendelkezéseken kívül ez a szakasz meghatározza az archív dokumentumok jelenlétének és állapotának ellenőrzésére szolgáló eljárást (2.39–2.43. Szakasz), a nem észlelt dokumentumok keresésének megszervezését (2.44. Pont), a dokumentumok archívumból történő kiállításának eljárását (2.45–2.48. Szakasz), valamint az eljárást a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása vészhelyzetben (2.49. pont).

A papíralapú dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése... Ezt a szervezet levéltárában egy bizottság vagy legalább két alkalmazott végzi legalább tízévente, elektronikus dokumentumokat - legalább ötévente.

A 2007. évi eljárás 2.11.5. Pontja szerint rendkívüli egyszeri ellenőrzéseket végeznek a szervezet levéltárában található dokumentumok vagy azok egyes részei (csoportjai) jelenlétében és állapotában:

amikor a természeti katasztrófák, tömegmozgások és egyéb körülmények, amelyek miatt az archív dokumentumok elveszhetnek vagy megsérülhetnek,
amikor levéltári fejeket cserélnek.

Az ellenőrzés eredményei alapján a következő aktusokat állítják össze:

az archív dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése (3. sz. melléklet);
ról ről technikai hibák a könyvelési dokumentumokban (ha vannak) (4. függelék);
a dokumentumok felfedezéséről (amelyek nem kapcsolódnak az alaphoz, nem számoltak be) (5. sz. melléklet).

A dokumentumoknak az archívumból történő kiadásának folyamata. A dokumentumokat a szervezet levéltárának vezetője vagy helyettese (ha az archívum intézmény), a szervezet strukturális egységének vezetője (ha az archívum szerkezeti egység) írásbeli engedélyével állítják ki:

a szervezet szerkezeti részlegeinek alkalmazottai;
bírósági, bűnüldözési és egyéb felhatalmazott szervek megállapított rend;
más felhasználók írásbeli kérésre.

A dokumentumoknak az archívumból történő kiadásának határideje nem haladhatja meg:

egy hónap - a szervezet alkalmazottai és más felhasználók számára;
hat hónap - az igazságügyi, bűnüldözési és más felhatalmazott szervekhez.

A dokumentumok kiadásának határideje meghosszabbítható - a szervezet vezetőjének engedélyével, a felhasználó írásbeli visszaigazolása alapján a dokumentumok megőrzéséről / biztosításáról.

Az elektronikus dokumentumokat az archívumból állítják ki az űrlap formájában elektronikus másolatok vagy nyomtatott másolatok.

Az archívumból származó dokumentumokat nem adják ki:

ha van felhasználási alap;
nem kielégítő fizikai állapotban van.

III. Szakasz Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és a szervezet más levéltári dokumentumainak elszámolása

Dedikált a pár dokumentum az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából és más archív dokumentumok Ukrajnában szervezetekkel.

Az új szabályok 3.1. Pontjában meghatározottak szerint a szervezet levéltárában tárolt valamennyi dokumentumot könyvelni kell, ideértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat, a felhasználási alap dokumentumainak másolatát (ha vannak ilyenek), valamint az esetek leltárát, dokumentumokat.

Az archív dokumentumok elszámolásának fő egységei a következők:

Minden tárolóegységhez hozzárendelésre kerül egy számlaszám, amely az archív rejtjel része.

A szótárunk

Archívum rejtjel - a bal alsó sarokban az egyes tárolóegységekre a megjelölés és az azonosítás biztosítása érdekében alkalmazott megjelölés - az alábbiakból áll: az archívum száma; az ügyek leltárának száma, az iratok; tárolóegységek száma.

A külön elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok archív rejtjelét a médiatokba helyezett betétlapon jelzik. A. -Ban tárolt elektronikus dokumentumok archív rejtjele tájékoztatási rendszer archívum, az elektronikus dokumentum tárolójának metaaleírásának (a leírás kötelező eleme) része.

Az archívum számviteli egységeire vonatkozó információkat a számviteli dokumentumok tükrözik. A szabályok új rendelkezése a dokumentum-könyvelés szervezésében a számviteli dokumentumok két csoportjának a szervezet levéltárában történő elosztásáról szóló rendelkezés: alap (kötelező) és kiegészítő.

A szervezet levéltárának fő (kötelező) számviteli dokumentumai a következők:

könyv az esetek, dokumentumok átvételének és megsemmisítésének rögzítésére (11. sz. melléklet);
az alapok listája (12. sz. melléklet);
alaplap (13. függelék);
az esetek és dokumentumok listája (14-16. sz. melléklet);
a készletnyilvántartás (19. függelék).

Az elektronikus fájlok leltárának formáit az új szabályzat 17., 18. függeléke tartalmazza.

A kiegészítő számviteli dokumentumok összetételét nem szabályozzák, minden archívum jogosult kiegészítőként felhasználni azokat a számviteli nyomtatványokat, amelyekre szüksége van a tárolt dokumentumok sajátosságaival kapcsolatban, vagy egyéb okokból.

A szabályok azt is előírják, hogy a szervezet levéltára automatikusan tárolhatja a nyilvántartásokat a számviteli adatbázisok (DB) segítségével (lásd a 3.13. Bekezdést). A szervezet levéltárának számviteli adatbázisai - az állami (önkormányzati) levéltár megszerzésének forrása összeegyeztethetőnek kell lennie az állami (önkormányzati) levéltárak és az archívumkezelő testületek megfelelő számviteli adatbázisaival.

IV. Szakasz Az archívum megszerzése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és egyéb levéltári dokumentumokkal

Elkötelezett a szervezet levéltárának az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és más levéltári dokumentumokkal való kiegészítésével kapcsolatos kérdések ... A szervezet levéltárának megszerzése a levéltár szisztematikus kiegészítése a szervezet szerkezeti részlegeinek dokumentumaival.

Megállapítást nyert, hogy az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumai, ideértve a következőket: a személyzettel kapcsolatos dokumentumokat legkorábban egy évvel, de legkésőbb az irodai munka befejezését követő három évvel továbbítják a szervezet levéltárába. Kivételt képeznek a szolgálatból elbocsátott állami polgári és önkormányzati alkalmazottak személyzetére vonatkozó dokumentumok - a munkavállalók elbocsátásától számított 10 év elteltével kerülnek át a szervezet levéltárába.

jegyzet

Az ideiglenes (legfeljebb 10 évig tartó) tárolási időtartamú eseteket, amint azt a szervezetek levéltárainak gyakorlatában régóta bebizonyosodtak, nem továbbítják az archívumba, azokat a szervezet szerkezeti részlegeiben tárolják, és a tárolási időszakok lejárta után az előírt módon megsemmisítik őket.

Az új szabályok jelzik, hogy az eseteket értékük megvizsgálása után kerülnek a szervezet archívumába. Ezért ez a szakasz megállapítja a dokumentumok értékének vizsgálatát, az ügyek előkészítését a szervezet levéltárába történő átvitelhez, a szerkezeti részlegek eseti listáinak összeállítását, amelyek alapján az ügyeket a szervezet levéltárába továbbítják, valamint hangsúlyozni kell, hogy a dokumentumok értékének előírt módon történő megsemmisítése előtt megsemmisítésre kerül. a dokumentumok tilos.

A szakasz rendelkezéseiben felhívjuk a figyelmet arra, hogy az állandó tárolásra és a személyzetre vonatkozó készleteket, valamint a dokumentumok megsemmisítését célzó intézkedéseket általában a szervezet szakértői bizottsága (EK) ülésén veszik figyelembe. A mérlegelés eredményei alapján az EK jóváhagyja az esetek leltárát, az állandó tárolással és a személyzettel kapcsolatos dokumentumokat, és intézkedik a megsemmisítésre kerülő dokumentumok kiosztásáról.

Szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltár megszerzésének forrásai benyújtják az állandó tárolási idõszakra és a személyzetre vonatkozó dokumentumok listáját (éves részlegek), amelyeket a szervezet EK jóváhagyott, az archív intézmény szakértõi bizottsága (EPC) megvitatására:

állandó eltarthatóság - jóváhagyásra;
személyzet - jóváhagyásra.

Az esetek leltárát követően a dokumentumokat az EPC jóváhagyja és jóváhagyja, ezeket a leltárokat és a tároláson kívüli dokumentumok kiosztásáról szóló törvényt a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezenkívül a törvény szerint megsemmisített esetek megsemmisíthetők.

Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége alatt nem állítják össze az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, nem koordinálhatják a személyzettel kapcsolatos ügyek listáját a levéltári intézmény EPK-jával.

jegyzet

Az új szabályok 4.13. Pontjában megállapításra kerül, hogy a lejárt tárolási idővel rendelkező elektronikus fájlokat általában megsemmisítésre választják ki, majd ezeket a szoftverek és hardverek fizikailag megsemmisítik vagy megsemmisítik, a törvény megfelelő megjegyzésével együtt.

A szabályok e szakaszában különös figyelmet fordítanak a szervezet ügyeinek nómenklatúrájára. A fő rendelkezések szerint:

rögzíti a végrehajtott dokumentumok besorolását (csoportosítását) fájlokba (elektronikus fájlokba), és ez a fő számviteli dokumentum, amely tükrözi a szervezet dokumentációs alapjának összetételét és felépítését;
az alap az esetek leltárának, az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumainak összeállításához, valamint az ideiglenes (legfeljebb 10 évig tartó) tárolási időszakok eseteinek nyilvántartásához;
a tárolási időszakokat jelző dokumentumok szabványos, megyei és egyéb jegyzékei, más szabályozási jogi aktusok, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúrája alapján dolgozták ki;
az előírt formában (25. függelék) összeállítva a szerkezeti megoszlások esetének nómenklatúrája alapján (26. függelék).

Szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzési forrásai ötévente egyszer megállapodnak az esetek nómenklatúrájáról a szervezet CEC-vel (EK), és benyújtják jóváhagyásra a vonatkozó EIC vagy az állami (önkormányzati) archívumban, a rá ruházott hatáskörökkel összhangban. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége alatt nem állítják össze az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, önállóan jóváhagyják az esetek nómenklatúráját.

A szabályok határozzák meg a sorrendet készítmény az elektronikus dokumentumok szervezésének átvétele az archívumba. Különösen azt írják elő, hogy külön leltárokat kell összeállítani az állandó tárolású elektronikus dokumentumok tárolóegységeire, az átmeneti (10 éven túli) tárolási időszakokra, ideértve a következőket: személyzet által. Az elektronikus ügyek leltárának formáit, amint azt már említettük, az új szabályzat 17., 18. függeléke tartalmazza.

V. szakasz. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb levéltári dokumentumainak felhasználásának megszervezése

Ez a fejezet az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb levéltári dokumentumainak felhasználására vonatkozó szabályokat állapítja meg. A szabályok ezen részének főbb rendelkezései a következők:

Tájékoztatásul

Az új szabályok meghatározzák az archív dokumentumok felhasználásának formáit. A főbbek a következők:

a szervezet alkalmazottainak információs támogatása;

felhasználói kérések végrehajtása, beleértve társadalmi és jogi természetű polgárok kérései;

ideiglenes felhasználásra szolgáló dokumentumok és iratok kiállítása, archív dokumentumok másolatainak biztosítása a felhasználók kérésére, beleértve: elektronikus dokumentumok formájában.

Az új szabályokban külön figyelmet fordítanak a felhasználói igényekkel történő munka megszervezésére. Eltökélt:

a kérelmek típusai (tematikus és társadalmi-jogi);
az írásbeli kérelemre vonatkozó követelmények (formája, a kérelemben szereplő információk összetétele);
a lekérdezésekkel való munkavégzés eljárása (regisztráció feltételei, megfontolások, a nem alapvető lekérdezések átirányítása, válaszok elkészítése a felhasználói megkeresésekre archív referencia, levéltári kivonat és levéltári példány formájában);
az interneten érkező kérelmekkel történő munkaszervezés jellemzői.

Az új szabályzat meghatározza azokat az eseteket, amikor a levéltár megtagadhatja a levéltári dokumentumok kiadását:

rendelkezésre áll egy alap felhasználásra;
a dokumentumok rossz fizikai állapota;
a dokumentumok nem teljesítették a tudományos leírást, és műszaki tervezés (ezen munkák befejezéséig);
az Orosz Föderáció jogszabályai vagy az alapkezelő által megállapított felhasználási korlátozások.

RiV. Szakasz A szervezet dokumentumainak tárolása az állami (önkormányzati) archívumba

Meghatározza a szervezet dokumentumainak az állami (önkormányzati) levéltárba történő áthelyezésének folyamatát. Ez a szakasz kimondja, hogy:

szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzési forrásai az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának a szervezet levéltárában való ideiglenes tárolására vonatkozó feltételek lejárta után, átadják őket állandó tárolásra a megfelelő állami (önkormányzati) levéltárba a 19. sz. szabálynak megfelelően;
az állami és nem állami szervezetek, amelyek nem vesznek részt az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrásaiban, megállapodásaik alapján dokumentumokat vihetnek át a tevékenységük során létrehozott Orosz Föderáció Levéltári Alapjából az állami (önkormányzati) levéltárakra.

Az új szabályok megállapítják a dokumentumok továbbításának eljárását. Hangsúlyozzák, hogy a dokumentumokat rendelt állapotban végleges tárolásra továbbítják megfelelő tudományos és referenciakészülékkel, és a dokumentumoknak az állami (önkormányzati) archívumba történő átadását a tárolásra szánt dokumentumok átvételi és átadási aktusával kell formalizálni (30. számú melléklet).

VII. Szakasz Dokumentumok átadása szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet levéltárvezetőjének megváltoztatása

Meghatározza a sorrendet dokumentumok átadása a szervezet átszervezése vagy felszámolása során, a szervezet levéltárvezetőjének cseréje ... Ez a szakasz megállapítja, hogy a dokumentumok átadása a felszámolt szervezetnek az ügyek és vagyon átruházására létrehozott bizottság felelőssége.

Az állami (önkormányzati) levéltár megszerzésének forrásaiból álló szervezetek felszámolásakor az állami (önkormányzati) levéltárak képviselőjét bevonják a felszámolási bizottságba.

A szervezet levéltárának vezetője (a szervezet levéltáráért felelős személy) cseréjekor a dokumentumok átvétele és átvétele az archívumból, a könyvelés és a kutatókészülékek nekik a törvény szerint kerül sor.

összefoglalás

1. Az új szabályok egy olyan rendeletkészlet, amely a szervezet levéltárában végrehajtott összes fő folyamatot lefedi:

a dokumentumok tárolásának megszervezése,
a dokumentumok nyilvántartása az archívumban,
az archívum dokumentumokkal történő kitöltése
levéltári dokumentumok használata.

2. Mivel ezek a szabályok normatív dokumentumok, lehetséges, hogy a gyakorlatban történő alkalmazásuk során szükség lehet a dokumentum módszertani kiegészítésére (ajánlások kidolgozására, iránymutatások a szabályok egésze vagy a szabályok egyes szakaszai szerint).

3. Az új szabályok és az egyéb dokumentumok közötti fő alapvető különbség az, hogy ezek a szabályok normatív dokumentumok. A 2002. évi alapszabályok ajánlási jellegűek, az 1985. évi alapszabályok normatív és módszertani dokumentumot jelentettek. Ezért az új szabályok mennyisége sokkal kisebb: csak azokat a rendelkezéseket (szabályokat, követelményeket) tartalmazzák, amelyeket hiba nélkül kell alkalmazni. Minden mást - azaz hogyan kell csinálni - a levéltárak kegyelmére hagyják.

4. Azt mondhatjuk, hogy kevesebb követelmény van. Csökkent a kötelező okmányok száma. Korábban több mint 40 volt: a 263 számú alapszabályban - 44 nyomtatvány, az alapszabályban - 48, most, az új szabályzatban - 30. Ez azt jelenti, hogy az archívumok szükség esetén alkalmazhatják nyomtatványaikat. A gyakorlatban így volt.

5. Az új szabályok elsősorban a szervezetekre - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzési forrásaira - koncentrálnak, ám ezt a dokumentum közvetlenül nem mondja ki, ezért helyesebb azt mondani, hogy a szabályokat azoknak a szervezeteknek szánják, amelyek saját archívummal rendelkeznek.

A Szovjetunió Fõ Archívumának 1985. szeptember 5-i 263. számú (a továbbiakban: az 1985. évi Alapszabály) végzése hagyta jóvá. Valójában érvénytelenné váltak az orosz kulturális minisztériumnak a 2015. december 31-i 526. számú végzésének közzétételével, amely jóváhagyta az új szabályokat, amelyeket a cikkben tárgyalunk.

De mire számíthatunk most az archiválás normatív szabályozása és módszertani támogatása terén?

Először, egy érvényes, szabályozási jellegű dokumentumon: Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint egyéb kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben tárolt dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának szabályai (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú végzésével jóváhagyva), amely tavaly szeptember végén lépett hatályba. A cikk további részében a szabályokat 2015-nek nevezzük.

És másodszor: egy érvényes, módszertani jellegű dokumentumon: A szervezetek levéltárainak működésére vonatkozó alapvető szabályok (a Rosarkhiv Főiskola 2002. február 6-i határozatával, a továbbiakban: Alapszabály) Számos gyakorlati kérdést, amelyeket csak a 2015. évi szabályok érintettek, itt részletesebben kiemelik, például az esetek nómenklatúrájának kidolgozására vonatkozó eljárást.

Meg kell őriznem a dokumentumokat?

Meg kell őriznie a dokumentumokat. Annak ellenére, hogy a 2015. évi szabályok szerint „szervezetek joga van (kiemelés a szerző által) archívum létrehozása a tevékenységük során kialakult archív dokumentumok tárolására ... ”- közelebbi vizsgálat után ez a jog valódi kötelessé válik.

Először: ha létezik egy szervezet, akkor vannak alkalmazottak is, ami a személyzetre vonatkozó teljes dokumentumkészletet jelent mindegyiküknél.

Másodszor, ha létezik szervezet, akkor ott is van adószámlája, amelyet papír vagy elektronikus dokumentum is bemutat.

Harmadszor, legalább az összes felsorolt \u200b\u200bdokumentumot meg kell őrizni a megállapított határidőn belül. Eltarthatósági források - speciális listák:

Az állami szervek, a helyi önkormányzati szervek és szervezetek tevékenysége során előállított tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája, a tárolási időpontok feltüntetésével (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. számú végzésével jóváhagyva);
A szervezetek tudományos, műszaki és gyártási tevékenységeiben előállított szabványos levéltári dokumentumok listája, a tárolási idő feltüntetésével (az Orosz Föderáció Kulturális és Hírközlési Minisztériumának 2007. július 31-i 1182 számú végzésével jóváhagyva).

Kifejezetten mind kormányzati, mind nem kormányzati szervezetek számára. Tehát kiderül, hogy bármelyiknek, még a legkisebb és leginkább szerény cégnek is van egy dokumentumkészlete az archívum tárolására. És számukra olyan feltételeket kell létrehozni, amelyek megfelelnek az új szabályozási dokumentumnak: Szabályok-2015. Az „archívum”, „iroda” elnevezésű strukturális felosztás hiánya ezt a kötelezettséget semmilyen módon nem érinti.

Elektronikus dokumentumok tárolása

Az innováció, amelyet az irodai munkában és az archiválásban minden szakember észrevett, az az elektronikus dokumentumok tárolásának rég várt eljárása, amelyet a Szabályok-2015 tartalmaz. Ez a 2.30–2.33 szakaszokra vonatkozik. Az elektronikus dokumentumokra való áttérés a 2015-ös szabályokban meglehetősen hirtelen, címsor nélkül halad meg, azonnal az üzenet után, hogy tilos piszkos cipőben lenni az archívumban.

A dokumentum töredéke

Az összecsukás mutatása

2.30. Az elektronikus dokumentumok tárolásának kötelező feltételei:

elektronikus dokumentumok reprodukálására, másolására, átírására, a fizikai és műszaki állapot ellenőrzésére tervezett hardver és szoftver rendelkezésre állása;

az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információ elvesztését, jogosulatlan terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

Egy másik jelentős újítás a 2015. évi szabályok által az elektronikus dokumentumok archiválásának formátumának meghatározása:

A dokumentum töredéke

Az összecsukás mutatása

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami hatóságokban, helyi hatóságokban és szervezetekben tárolt dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának szabályai (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526 számú, 2015. szeptember 21-én hatályba lépett rendeletével jóváhagyva).

A PDF kétségtelenül univerzális formátum. A PDF / Archives (PDF / A) ennek a formátumnak a variációja, amelyet kifejezetten a dokumentumok hosszú távú archív tárolására fejlesztettek ki, és amelyet az ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Dokumentumkezelés. A hosszú távú tárolásra szolgáló elektronikus dokumentumok formátuma ". De mint bármi univerzális, a PDF sem tökéletes. Ebben a formátumban a kezelési dokumentumok jól érzik magukat, de a szervezetek nemcsak a Microsoft Office alkalmazást használják. Tehát például a dwg formátumban készített rajzok helytelenül jelennek meg, ha .pdf formátumba konvertálják őket. Az elektronikus digitális aláírás viselkedése egy dokumentum pdf-formátummá alakításakor szintén sok kérdést vet fel a szakemberek számára.

Az elektronikus fájlok és dokumentumok továbbításának eljárását a Szabályzat 4.34. Szakasza ismerteti. A szöveg az alábbiak szerint következik:

egyrészt az elektronikus dokumentumokat át lehet vinni az archívumba, és külön fizikai adathordozón is tárolhatják, és „az információs és telekommunikációs hálózaton keresztül”,
másodszor, az elektronikus fájlok és dokumentumok leltárát mindazonáltal papír formában állítják össze (azaz ha archívumot képezünk az EDMS-ben, akkor a leltárt személyesen az archivárosnak kell kézbesíteni),
harmadszor: "az archív tárolásra való belépéskor az elektronikus fájlokat a szervezet vezetője vagy az általa felhatalmazott tisztviselő elektronikus aláírása igazolja". A papíralapú dokumentumokhoz semmi ilyen nem szükséges. Hogyan lehet teljesíteni ezt a követelményt azon szervezetek számára, amelyek elektronikus dokumentumokat hoznak létre, de nem használják az EDS-t, a 2015. évi szabályok hallgatnak.

Dokumentum könyvelés

A dokumentum töredéke

Az összecsukás mutatása

És a fő változás: a levéltári számviteli dokumentumok listáját 2015-ben több mint felével, 11-ről 5-re csökkentették. Csak maradt:

könyv az esetek, dokumentumok kézhezvételének és megsemmisítésének rögzítésére;
az alapok listája;
alaplap;
esetek, dokumentumok listája;
a készletnyilvántartás.

A számviteli nyomtatványok elkészítésének és karbantartásának eljárását, bár megkönnyítve, a 2015-ös szabályzat 3.7-3.11. Szakasza ismerteti.

A dokumentumok értékének vizsgálata

A 2015. évi szabályok nem hoztak alapvető újdonságokat a dokumentumok értékének éves vizsgálata során. Csak a 4.12. Bekezdés érdemel figyelmet:

A dokumentum töredéke

Az összecsukás mutatása

Az esetek nómenklatúrája

Nagyon kíméletlenül beszélnek az ügyek nómenklatúrájáról, amelyet a 2015. évi szabályok "a szervezet dokumentációs alapjának összetételét és szervezetét tükröző fő számviteli dokumentumnak" hívnak, és még érthető meghatározást sem adnak neki. A dokumentum szövegéből csak az következik, hogy (4.14–4.18. Bekezdések):

„Az ügyek nómenklatúrája rögzíti a végrehajtott dokumentumok osztályozását (csoportosítását) ügyekre (elektronikus dossziék)”;
az ügyek nómenklatúráját a mellékelt nyomtatvány szerint kell elkészíteni;
a szervezeti ügyek nómenklatúráját a szerkezeti felosztás ügyeinek nómenklatúrája alapján állítják össze (a formanyomtatvány csatolva van, azonban a tartalomjegyzék szerint nem lesz megtalálható: két függeléket tartalmaz az "Ügyek nómenklatúrája" néven; a szerkezeti részlegek tartalmazzák a 26. számot);
a szervezet ügyeinek nómenklatúráját a tárolási időszakokat feltüntető szabványos, megyei és egyéb dokumentumok, valamint a szabályozási jogi aktusok, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúrája alapján dolgozzák ki;
szervezetek - az állami (önkormányzati) levéltár beszerzési forrásai egyetértenek azzal "a megfelelő EIC-vel vagy az állami (önkormányzati) levéltárral, a rá ruházott hatásköröknek megfelelően";
azok a szervezetek, amelyek nem az állami (önkormányzati) archívumok megszerzésének forrásai, az ügyek nómenklatúráját önállóan koordinálják.

Az esetek nyilvántartása

A dokumentum töredéke

Az összecsukás mutatása

Az ügyek papírokkal rendelkeznek:

ügydokumentumok tárolása vagy bekötése (a nem formázott dokumentumokat zárt merev mappákban vagy dobozokban tárolják);

az ügy lapjainak számozása;

az ügy bizonyítékának kiállítása (8. függelék);

az ügyiratok belső leltárának elkészítése (27. sz. függelék);

a tok burkolatának kialakítása (28. függelék).

Nem számoljuk be, hogy mi foglalja magában az esetek részleges nyilvántartásba vételét, és hogy ez hogyan függ a dokumentumok tárolási idejétől.

Kérések végrehajtása

A szervezetek és az állampolgárok által az archívumba benyújtott kérések teljesítése területén újítás történik: archívuminformáció, kivonat és másolat az új szabályok szerint kiadható elektronikus formában elektronikus adathordozón vagy információs és kommunikációs hálózatokon keresztül. " Ezeket a tanúsítványokat, másolatokat és kivonatokat "a szervezet vezetőjének vagy az általa felhatalmazott egyéb tisztviselőnek elektronikus aláírással hitelesíti".

Jelentkezés: dokumentumok űrlapjai

Hagyományosan, a 2015. évi szabályok alkalmazáscsomaggal zárulnak be - bizonyos dokumentumtárolási folyamatokat kísérő dokumentumok formái.

asztal

Az összecsukás mutatása

A 2015-ös szabályzat újból megjelenik és jóváhagyva:

Elektronikus dossziék, átmeneti (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok dokumentumai;
Függelék az ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időszakok elektronikus fájljainak nyilvántartásához;
A levéltári dokumentumok átvétele és átadása tárolásra (szervezetről szervezetre - Kb. ed.)
Az esetek felsorolása;
Az elektronikus ügyek leltára, az elektronikus ügyek leltárához csatolt dokumentumok, dokumentumok.

Az állandó, átmeneti (tíz éven túli) tárolás és a szervezet egy szervezeti egységének személyzetének felsorolása (az alapszabály 12. melléklete);
Végleges nyilvántartás és tanúsító felirat (13. függelék);
Az állandó tárolásra kerülő dokumentumok leltárának címlapja (14. függelék);
A dokumentumok kiadására vonatkozó megrendelés (követelmény) (17. függelék);
Könyv a dokumentumok kiállításához (19. függelék);
A különösen értékes esetek felsorolása (23. függelék);
A biztosítási alap és a felhasználási alap átvétele és megsemmisítése számviteli könyve (27. melléklet);
A biztosítási alap leltára (28. melléklet);
A menedzsment dokumentációt tároló szervezet archívumának útlevél (29. függelék);
Az ipar alapjait tároló szervezet útlevele (30. melléklet);
Az elektronikus dokumentum-nyilvántartó egység (ED) regisztrációs kártyája (31. függelék);
Törvény az elektronikus dokumentumok áttelepítéséről és átírásáról (32. függelék);
Az elektronikus dokumentumok átvételének és megsemmisítésének nyilvántartása (33. függelék);
A migrációk nyilvántartása és az elektronikus dokumentumok átírása (34. függelék);
A személyes eredetű dokumentumok leírását (38. függelék);
Törvény a közös levéltári alap létrehozásáról (39. függelék);
A kiadott példányok, kivonatok, igazolások, tematikus anyagok nyilvántartása (44. függelék);
Az olvasóterem felhasználói látogatásainak nyilvántartása (45. függelék);
Az archívum éves munkaterve (46. melléklet);
Nyilvántartási igazolvány a szervezettel végzett munkáról (47. függelék);
Átvételi igazolás az archívum fejének cseréjekor (48. függelék).

Nyilvánvaló, hogy a 2015. évi szabályok képzett olvasók számára készültek. Sajnos sok esetben sajnos titkárok vagy (ha szükséges) különféle osztályok alkalmazottai: könyvelők, személyzeti tisztviselők, munkavédelem, ügyvédek stb. Irodai munkát végeznek és szervezetben archiválnak. Ezeknek az ártatlan embereknek nagyon nehéz megérteni, mit követelnek tőlük a dokumentumok tárolása területén.