A Rosarkhiv szervezet levéltárának működési szabályai. Új normatív dokumentum: A szervezetek archívumában található dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok. Elektronikus dokumentumok tárolása

Mire támaszkodhatunk most a szférában szabályozás és az archiválás módszertani támogatása?

Először is, érvényes, szabályozási jellegű dokumentumon: Az Archív Alapból származó dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezése Orosz Föderáció és mások levéltári dokumentumok szervekben államhatalom, szervek önkormányzat szervezetek és szervezetek (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. sz. határozatával hagyta jóvá), amely tavaly szeptember végén lépett hatályba. A cikkben a továbbiakban 2015-nek nevezzük.

És másodszor: érvényes, módszertani jellegű dokumentumon: A szervezetek archívumának működésére vonatkozó alapvető szabályok (a Roszarkiviv Collegium 2002.02.06-i határozatával (a továbbiakban: Alapszabály) jóváhagyta). Számos gyakorlati kérdést, amelyeket csak a 2015. évi szabályok érintenek, itt részletesen kiemelünk, például az esetek nómenklatúrájának kidolgozására vonatkozó eljárást.

A tanszéki levéltárak munkájának alapvető szabályait (amelyet a Szovjetunió Glavarkhiv 1985. szeptember 5-i 263. sz. Végzésével hagytak jóvá), amelyek életkoruk miatt sokáig nem voltak túl munkadokumentumok, végül megérdemelt pihenőjükre küldték, és a szabályok hatálybalépésének pillanatától kezdve nem vonatkoznak rájuk az Orosz Föderáció területén. -2015 (Rosarkhiv 2015. szeptember 18-i levele, 2/2133-A sz.).

Dokumentumokat kell őriznem?

Meg kell őriznie a dokumentumokat. Annak ellenére, hogy a 2015. évi szabályzat kimondja, hogy „szervezetek joga van (kiemelés a szerző által) archívumok létrehozása a tevékenységük során kialakult levéltári dokumentumok tárolása céljából ... ”, alaposabb vizsgálat után ez a jog valódi kötelezettséggé válik.

Először is, ha van szervezet, akkor vannak alkalmazottak, ami mindegyikükre kiterjed a személyzetre vonatkozó teljes dokumentumkészlet.

Másodszor, ha van szervezet, akkor ott van annak adókönyvelése is, amelyet papír vagy elektronikus dokumentumok mutatnak be.

Harmadszor, legalább az összes felsorolt \u200b\u200bdokumentumot meg kell őrizni határidők... Eltarthatósági források - speciális felsorolások:

Az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája, megjelölve a tárolási időtartamokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. sz. Határozatával jóváhagyva);
A tipikus levéltári dokumentumok felsorolása tudományos és műszaki és termelési tevékenységek - szervezetek, megjelölve a tárolási időtartamokat (jóváhagyta a Kulturális Minisztérium és tömegkommunikáció RF 2007. július 31-én kelt, 1182 sz.).

Kormányzati és nem kormányzati szervezetek számára egyaránt használható. Kiderült tehát, hogy bármelyiknek, még a legkisebb és legszerényebb cégnek is van egy sor dokumentuma levéltári tároló... Számukra olyan feltételeket kell megteremteni, amelyek megfelelnek az új szabályozási dokumentumnak: Rules-2015. Valaminek a hiánya szerkezeti egységek "archívum", "iroda" elnevezések alatt ez a kötelesség semmilyen módon nem érinti.

Elektronikus dokumentumok tárolása

Az újítás, amelyet az irodai munka és az archiválás minden szakembere észrevett, az a régóta várt eljárás az elektronikus dokumentumok tárolására, amelyet a 2015. évi szabályzat tartalmaz. Ez a 2.30-2.33. Szakaszokra vonatkozik. Az elektronikus dokumentumokra való áttérés a 2015. évi szabályzatban meglehetősen hirtelen, fejlécek nélkül, közvetlenül annak az üzenetnek az után következik, hogy piszkos cipővel tilos az archívumban tartózkodni.

Dokumentum töredéke

Collapse Show

2.30. Az elektronikus dokumentumok tárolásának kötelező feltételei:

az elektronikus iratok tárolására szolgáló egységek legalább két példányának jelenléte a szervezet archívumában (a fő és a munkamásolatnak különböző fizikai eszközökön kell lennie);

- az elektronikus dokumentumok sokszorosítására, másolására, átírására, a fizikai és műszaki állapot;

az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információk elvesztését, illetéktelen terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

Egy másik nagy újítás az, hogy a 2015. évi szabályok meghatározzák az elektronikus dokumentumok archiválásának formátumát:

Dokumentum töredéke

Collapse Show

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint más levéltári dokumentumok állami hatóságokban, helyi hatóságokban és szervezetekben történő tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. sz. Végzésével jóváhagyva, 2015. szeptember 21-én lépett hatályba)

2.31. A szöveges elektronikus dokumentumok tárolás céljából a szervezet archívumába történő továbbítása, amely az állami és önkormányzati levéltár beszerzésének forrása, PDF / A formátumban történik.

A PDF tagadhatatlanul univerzális formátum. A PDF / Archívumok (PDF / A) ennek a formátumnak egy változata, amelyet kifejezetten hosszú távú archiválásra terveztek. dokumentumok tárolása és rögzítette az ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Dokumentumkezelés. Az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolására szolgáló fájlok formátuma ". De mint minden univerzális, a PDF sem tökéletes. A vezetői dokumentumok remekül érzik magukat ebben a formátumban, de a szervezetek nem csak a Microsoft Office-t használják. Tehát például a dwg formátumban készített rajzok hibásan jelennek meg, amikor konvertáljuk őket .pdf fájlba. Az elektronikus viselkedése digitális aláírás amikor egy dokumentumot PDF-fé konvertál.

Az elektronikus fájlok és dokumentumok továbbításának eljárását a szabályok 4.34. Szakasza írja le. A szöveg a következő:

először is, az elektronikus dokumentumok átvihetők az archívumba, és külön fizikai adathordozókon, valamint „az információs és telekommunikációs hálózaton keresztül” is tárolhatók,
másodszor, az elektronikus iratok és dokumentumok jegyzékét mindazonáltal papír formában állítják össze (vagyis még ha archívumot is létrehozunk az EDMS-ben, akkor a leltárt személyesen kell eljuttatni a levéltároshoz),
harmadszor: „a levéltári tárba kerüléskor az elektronikus iratokat hitelesítik elektronikus aláírás a szervezet vezetője vagy meghatalmazottja hivatalos". Viszonylag papíralapú dokumentumok semmi ilyesmi nem szükséges. Hogyan teljesítheti ezt a követelményt olyan szervezetek számára, amelyek elektronikus dokumentumokat készítenek, de nem használnak EDS-t, a 2015. évi szabályok hallgatnak.

Végül: „az elektronikus dokumentumok referencia és keresési célú gyors elérése érdekében az archívumban létrehozzák az elektronikus dokumentumok felhasználására szolgáló alapot” (2.33. Pont). Ebben az esetben a felhasználási alap fogalmát nem hozzák nyilvánosságra.

Dokumentum könyvelés

Dokumentum töredéke

Collapse Show

3.5. A szervezet archívuma fenntartja a fő (kötelező) és a kiegészítő feladatokat számviteli dokumentumok... A fő számviteli bizonylatok összetételét és formáit e szabályoknak megfelelően határozzák meg. A kiegészítő könyvelési dokumentumok összetételét és formáit a szervezet archívuma önállóan határozza meg.

Az alapszabályok egyértelműen megfogalmazták annak célját, hogy miért vezetik az archív dokumentumokat és mi a számviteli bizonylatok rendszere. Ezek a meghatározások eltűntek a 2015. évi szabályokból. Emlékezzünk rájuk, hogy megértsük, miért foglalkozunk a könyveléssel:

És a fő változás: a levéltár könyvelési dokumentumainak listája 2015-ben több mint felével, 11-ről 5 pozícióra csökkent. Csak megmaradt:

könyv az esetek, dokumentumok beérkezésének és ártalmatlanításának rögzítésére;
alapok listája;
alaplap;
esetek, dokumentumok felsorolása;
készletek nyilvántartása.

A könyvelési űrlapok elkészítésének és karbantartásának eljárását, bár kevéssé, a 2015. évi szabályok 3.7-3.11. Szakasza írja le.

A többi a szervezet döntése szerint történik. Ha ez az állami (önkormányzati) archívum megszerzésének forrása, akkor a szervezet számára további útlevelet kell kiállítani (a 2015. évi szabályzat 3.12. Pontja). Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja iratainak állami nyilvántartásba vételéről szóló, 1997-es keltezésű és az archív útlevél formanyomtatványának lábjegyzetét is tartalmazza. Ne feledje, hogy az Alapszabályok javasoltak egy formát, bár majdnem azonosak, de mégis "frissebbek", mint a fent említett rendelet. Legalábbis a kronológia benne a kétezredből kezdődött, és nem a kilencvenes évekből.

A dokumentumok értékének vizsgálata

A 2015. évi szabályok nem hoztak semmi alapvetően újat a dokumentumok értékének éves vizsgálatának eljárásában. Csak a 4.12. Bekezdés érdemel figyelmet:

Dokumentum töredéke

Collapse Show

4.12. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége során az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai nem készülnek, készítik el a személyzet által készített esetek jegyzékét és ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időszakokat, és biztosítják azok biztonságát.

Ez a rendelkezés arra a beszélgetésre vonatkozik, hogy függetlenül attól, hogy a levéltár szervezetében van-e jelen és milyen arányban tartozik az állami (önkormányzati) levéltárak beszerzésének forrásaihoz, köteles legalább minimálisan foglalkozni dokumentumaival. Valójában talán nagyon kevés ember képes összeállítani az ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időszak eseteinek jegyzékét anélkül, hogy először összeállítaná az esetek nómenklatúráját.

Az esetek nómenklatúrája

Az esetek nómenklatúrájáról, amelyet a 2015 - ös szabályzat "a fő összetételét és szervezését tükröző fő számviteli dokumentumnak" nevez dokumentumfilm alap szervezet ”, nagyon takarékosan beszélnek, és nem is adnak érthető meghatározást. A dokumentum szövegéből csak az következik (4.14–4.18. Bekezdés):

„Az esetek nómenklatúrája rögzíti a végrehajtott dokumentumok esetekbe (csoportosulás) való besorolását (csoportosítását)” (elektronikus ügyiratok);
az esetek nómenklatúrája a mellékelt formanyomtatvány szerint készül;
a szervezet eseteinek nómenklatúrája a szerkezeti felosztások eseteinek nómenklatúrái alapján készül (a nyomtatvány csatolva van, azonban a tartalomjegyzék szerint nem lehet megtalálni: két mellékletet tartalmaz "Az esetek nómenklatúrája" elnevezéssel; a szerkezeti felosztások tartalmazzák a 26. számot);
a szervezet eseteinek nómenklatúráját a tárolási időtartamokat, egyéb szabályozási jogi aktusokat, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúráit feltüntető szabványos, osztályos és egyéb dokumentumjegyzékek alapján dolgozzák ki;
szervezetek - az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének forrásai megállapodnak abban, hogy "a megfelelő EIC vagy állami (önkormányzati) levéltár, a számára biztosított hatáskörök szerint";
azok a szervezetek, amelyek nem az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének forrásai, függetlenül koordinálják az esetek nómenklatúráját.

Nincs több gyakorlati információ a szervezet ügynómenklatúrájának fejlesztéséről és fenntartásáról a 2015. évi szabályzatban. Egyértelműen el kell mondani: az Alapszabályok hiányában egy közönséges hivatalnok, különösen először, nem tudja elkészíteni.

Az esetek nyilvántartása

Dokumentum töredéke

Collapse Show

4.19. Azok az állandó és ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időszakok, amelyeket az irodai munka, beleértve a személyzetet is teljesít, annak a naptári évnek a vége után, amelyben iktatták, fel vannak készítve a szervezet archívumába történő átadásra, és regisztrációhoz és leíráshoz kötöttek.

A tárolási időtől függően az esetek teljes vagy részleges nyilvántartását végzik. Teljes regisztráció állandó és ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időtartam és személyzet vonatkozik rá.

Az ügyek papírja előírja:

ügyiratok benyújtása vagy bekötése (a nem formázott dokumentumokat zárt merevlemezekben vagy dobozokban tárolják);

a tokok lapjainak számozása;

az eset bizonyítékának elkészítése (8. számú melléklet);

az esetdokumentumok belső jegyzékének elkészítése (27. sz. melléklet);

a tok borításának kialakítása (28. számú melléklet).

Az elektronikus fájlok előkészítése a szervezet archívumába történő továbbításhoz előírja az elektronikus iratok, dokumentumok leltárának összeállítását (17., 18. számú melléklet).

Hogy mi foglalja magában az esetek részleges nyilvántartását és hogyan függ a dokumentumok tárolási idejétől, arról nem számolunk be.

Ha korábban a belső nyilvántartást csak "szükséges esetekben" állították össze (Alapszabály 3.6.3. Pont), akkor ezt a kifejezést eltávolították a 2015. évi szabályokból. A leltározási űrlap címe, amelyet a 27. függelék mutat be, nem utal az eltarthatóságra.

Az elektronikus fájlokat nem szabad leírni, hanem csak azokat, amelyeknek ideiglenes (több mint 10 év) és állandó tárolási ideje van (a nyilvántartások formái a 17., illetve a 18. függelékben találhatók).

Kérések végrehajtása

A szervezetek és az állampolgárok archívumhoz benyújtott kérelmeinek teljesítése terén újítás mutatkozik: az új szabályok szerint levéltári információkat, kivonatot és másolatot lehet kiadni elektronikus formában elektronikus médiában vagy információs és kommunikációs hálózatokon keresztül küldve. " Ezeket az igazolásokat, másolatokat és kivonatokat hitelesíti "a szervezet vezetőjének vagy az általa felhatalmazott más tisztviselő elektronikus aláírásával".

Pályázatok: dokumentumformák

Hagyományosan a 2015. évi szabályok alkalmazáskészlettel zárulnak - a dokumentumok bizonyos tárolási folyamatait kísérő dokumentumformákkal.

Általánosságban el kell mondani, hogy egyrészt kevesebb űrlapot mutat be a 2015. évi szabályzat, mint az alapszabályokban, másrészt pedig két azonos nevű alkalmazás van, ami nagyon kényelmetlen, harmadrészt pedig a az említés sorrendje a szövegben (és nem fontossági vagy logikai sorrendben, mint az Alapszabályokban). Néhány alkalmazás megváltoztatta a nevét, más része kissé megváltoztatta az alakját. Az általános ajánlás a következő lenne: ha bármilyen dokumentum készítése szükséges az archiválásról, akkor a levéltárosnak elsősorban a 2015-ös szabályzatban kell megkeresnie annak formáját, és csak akkor, ha az előírt formanyomtatvány nem jelenik meg bennük, utaljon az Alapszabályra.

Az alábbiakban 3 lista található. Az első (táblázat formájában) a 2015. évi szabályok mellékletei és az alapszabályok megfelelő formanyomtatványai. A második a 2015-ben bevezetett formai újdonságok. A harmadik az Alapszabályokból származó űrlapok, amelyek nem szerepeltek a 2015-ös Szabályokban, de azokat sem törölték (ahogy mondani szokták, egészségre használják).

asztal

Collapse Show

Újra megjelent és a 2015. évi Szabályzat jóváhagyta:

Elektronikus akták, ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakú dokumentumok leltára;
Függelék az ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszak elektronikus fájljainak jegyzékéhez;
A levéltári dokumentumok átvétele és továbbítása tárolás céljából (szervezetről szervezetre.) Kb. szerk.)
Esetek leltára;
Elektronikus ügyek nyilvántartása, dokumentumok az elektronikus ügyek jegyzékéhez csatolva, dokumentumok.

Az utolsó két űrlapot a szállítási listák helyettesítésére tervezték, és valójában a dokumentumok elfogadását és átadását jelentik a szervezet archívumában tárolásra.

A szervezet strukturális egységének állandó, ideiglenes (10 éven túli) tárolásának és személyzetének nyilvántartása (az Alapszabály 12. melléklete);
Végleges nyilvántartás és igazoló felirat (13. melléklet);
Az állandó tárolású dokumentumok jegyzékének címlapja (14. melléklet);
Megrendelés (követelmény) a dokumentumok kiadására (17. melléklet);
Okmánykibocsátási könyv (19. melléklet);
Különösen értékes esetek leltára (23. melléklet);
A biztosítási alap és a felhasználási alap átvételének és elidegenítésének könyvelési könyve (27. melléklet)
A biztosítási alap leltára (28. melléklet);
A vezetési dokumentációt tároló szervezet archívumának útlevele (29. melléklet);
Az ipari alap dokumentumait tároló szervezet útlevele (30. melléklet);
Az elektronikus iratszámláló egység (ED) regisztrációs kártyája (31. melléklet);
Törvény az elektronikus dokumentumok migrációjáról és átírásáról (32. melléklet);
Az elektronikus dokumentumok átvételének és ártalmatlanításának nyilvántartása (33. melléklet);
Az áttelepítések nyilvántartása és az elektronikus dokumentumok átírása (34. melléklet);
A személyes eredetű dokumentumok leírása (38. melléklet);
Törvény a közös levéltári alap létrehozásáról (39. melléklet);
A kiadott másolatok, kivonatok, tanúsítványok, tematikus anyagok nyilvántartása (44. függelék);
Az olvasóterem felhasználói látogatásainak nyilvántartása (45. melléklet);
A levéltár éves munkaterve (46. melléklet);
Nyilvántartási igazolvány a szervezettel való munkához (47. melléklet);
Átvételi igazolás az archívum vezetőjének cseréjekor (48. melléklet).

Nyilvánvaló, hogy a 2015. évi szabályokat képzett olvasóknak tervezték. De sok esetben sajnos irodai munka és levéltári ügyek a szervezetben titkárok vagy (szükség esetén) különféle osztályok alkalmazottai vesznek részt: könyvelők, személyzeti tisztviselők, munkavédelem, ügyvédek stb. Ezeknek az ártatlan embereknek nagyon nehéz lesz megérteniük, mit követelnek tőlük a dokumentumtárolás terén.

A 2015. évi szabályok abszolút minimum intézkedéseket tartalmaznak a dokumentumok szervezetben történő tárolásának biztosítására. A szabályok olvasóinak módszertani forrásokban kell információt keresniük arról, hogyan lehet ezt a minimumot a gyakorlatban egyedül megvalósítani. Így a Szervezetek Archívumára vonatkozó Alapszabályok, annak opcionális státusuk ellenére, a 2015. évi szabályok megérkezésével keresettek lesznek az irodákban orosz szervezetek még erősebb, mint korábban.

admin 20.05.2019 0 megjegyzés

Mire lehet most támaszkodni a normatív szabályozás és az archiválás módszertani támogatása terén?

Először is, a jelenlegi dokumentumról, amely normatív jellegű: Az Orosz Föderáció Archív Alapjából származó dokumentumok és más levéltári dokumentumok kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben történő tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 3-i végzésével jóváhagyva) 526. sz.), Amely tavaly szeptember végén lépett hatályba. A cikkben a továbbiakban 2015-nek nevezzük.

Másodsorban pedig a jelenlegi dokumentumhoz, amely módszertani jellegű: A szervezetek archívumainak működésére vonatkozó alapvető szabályok (a Roszarkiviv Collegium 2002.02.06-i határozatával (a továbbiakban - Alapszabály) jóváhagyta). Számos gyakorlati kérdést, amelyeket csak a 2015. évi szabályok érintenek, itt részletesen kiemelünk, például az esetek nómenklatúrájának kidolgozására vonatkozó eljárást.

Dokumentumokat kell őriznem?

Mi az a levéltári dokumentum? Lásd a cikket: „Mely szervezeteknél van szükség új archívumszabályokra? És kinek vannak az Orosz Föderáció Archív Alapjának dokumentumai? "

Meg kell őriznie a dokumentumokat. Annak ellenére, hogy a 2015. évi szabályzat kimondja, hogy „a szervezeteknek joguk van (a szerző által kiemelt hangsúlyt fektetve) archívumokat létrehozni a tevékenységük során kialakult levéltári dokumentumok tárolása érdekében ...”, alaposabb vizsgálat után ez a jog valódi kötelezettséggé válik.

Először is, ha van szervezet, akkor vannak alkalmazottak, ami mindegyikükre kiterjed a személyzetre vonatkozó teljes dokumentumkészlet.

Másodszor, ha van szervezet, akkor ott van annak adókönyvelése is, amelyet papír vagy elektronikus dokumentumok mutatnak be.

Harmadszor, legalább az összes felsorolt \u200b\u200bdokumentumot meg kell őrizni a meghatározott határidőn belül. Eltarthatósági források - speciális felsorolások:

Az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája, megjelölve a tárolási időtartamokat (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. sz. Határozatával jóváhagyva);
A szervezetek tudományos, műszaki és gyártási tevékenysége során előállított tipikus levéltári dokumentumok listája, megjelölve a tárolási időtartamokat (jóváhagyta az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2007. július 31-i, 1182 sz. Határozatával).

Ezek a listák kötelezőek1 mind a kormányzati, mind a nem kormányzati szervezetek számára. Kiderült tehát, hogy bármelyik, még a legkisebb és legszerényebb vállalat is, rendelkezik egy iratkészlettel az archív tároláshoz. Számukra olyan feltételeket kell megteremteni, amelyek megfelelnek az új szabályozási dokumentumnak: Rules-2015. Az "archívum", "iroda" nevű strukturális tagoltság hiánya semmilyen módon nem befolyásolja ezt a kötelességet.

Elektronikus dokumentumok tárolása

Az újítás, amelyet az irodai munka és az archiválás minden szakembere észrevett, az a régóta várt eljárás az elektronikus dokumentumok tárolására, amelyet a 2015. évi szabályzat tartalmaz. Ez a 2.30–2.33. Szakaszokra vonatkozik. Az elektronikus dokumentumokra való áttérés a 2015. évi szabályzatban meglehetősen hirtelen, fejlécek nélkül, közvetlenül annak az üzenetnek az után következik, hogy piszkos cipővel tilos az archívumban tartózkodni.

2.30. Az elektronikus dokumentumok tárolásának kötelező feltételei:

elektronikus dokumentumok sokszorosításához, másolásához, átírásához, fizikai és műszaki állapotának ellenőrzéséhez tervezett hardver és szoftver elérhetősége;

az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információk elvesztését, illetéktelen terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

Egy másik nagy újítás az, hogy a 2015. évi szabályok meghatározzák az elektronikus dokumentumok archiválásának formátumát:

Töredék a CollapseShow-ról Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint más levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok az állami hatóságokban, a helyi hatóságokban és szervezetekben (az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 3-i, 526. sz. Végzésével jóváhagyva, 2015. január 9-én lépett hatályba)

A PDF tagadhatatlanul univerzális formátum. A PDF / Archívumok (PDF / A) ennek a formátumnak a változata, amelyet kifejezetten a dokumentumok hosszú távú archiválásához terveztek, és amelyet az ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Dokumentumkezelés. Az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolására szolgáló fájlok formátuma ". De mint minden univerzális, a PDF sem tökéletes. A vezetői dokumentumok remekül érzik magukat ebben a formátumban, de a szervezetek nem csak a Microsoft Office-t használják. Tehát például a dwg formátumban készített rajzok hibásan jelennek meg, amikor .pdf formátumba konvertálják. Az elektronikus digitális aláírás viselkedése a dokumentum konvertálásakor .pdf formátumba szintén sok kérdést vet fel a szakemberek számára.

Az elektronikus fájlok és dokumentumok továbbításának eljárását a szabályok 4.34. Szakasza írja le. A szöveg a következő:

először is, az elektronikus dokumentumok átvihetők az archívumba, és külön fizikai adathordozókon, valamint „az információs és telekommunikációs hálózaton keresztül” is tárolhatók,
másodszor, az elektronikus iratok és dokumentumok jegyzékét mindazonáltal papír formában állítják össze (vagyis még ha archívumot is létrehozunk az EDMS-ben, akkor a leltárt személyesen kell eljuttatni a levéltároshoz),
harmadszor: "levéltári tárolás céljából az elektronikus iratokat a szervezet vezetőjének vagy az általa felhatalmazott tisztviselőnek elektronikus aláírásával hitelesítik." A papíralapú dokumentumokhoz semmi sem szükséges. Hogyan teljesítheti ezt a követelményt az elektronikus dokumentumokat létrehozó, de az EDS-t nem használó szervezetek számára, a 2015. évi szabályok hallgatnak.

Dokumentum könyvelés

3.5. A szervezet archívumában a fő (kötelező) és kiegészítő könyvelési dokumentumokat őrzik. A fő számviteli bizonylatok összetételét és formáit e szabályoknak megfelelően határozzák meg. A kiegészítő könyvelési dokumentumok összetételét és formáit a szervezet archívuma önállóan határozza meg.

A szervezet archívumában szereplő dokumentumok elszámolása azok számának és összetételének meghatározása a megállapított elszámolási egységekben, valamint az egyes számviteli egységek bizonyos komplexumhoz való hozzárendelésének rögzítése (nyilvántartásba vétele), valamint a számviteli dokumentumok teljes számának rögzítése2.
Az archívum könyvelési dokumentumainak rendszere egymással összefüggő könyvelési dokumentumok és adatbázisok összessége, amely tükrözi a szervezet archívumának dokumentumainak számát és összetételét, valamint azok változásait, összetevő az Orosz Föderáció Levéltári Alapja iratainak állami nyilvántartási rendszere

És a fő változás: a levéltár könyvelési dokumentumainak listája 2015-ben több mint felével, 11-ről 5 pozícióra csökkent. Csak megmaradt:

könyv az esetek, dokumentumok beérkezésének és ártalmatlanításának rögzítésére;
alapok listája;
alaplap;
esetek, dokumentumok felsorolása;
készletek nyilvántartása.

A könyvelési űrlapok elkészítésének és karbantartásának eljárását, bár kevéssé, a 2015. évi szabályok 3.7-3.11. Szakasza írja le.

A dokumentumok értékének vizsgálata

A 2015. évi szabályok nem hoztak semmi alapvetően újat a dokumentumok értékének éves vizsgálatának eljárásában. Csak a 4.12. Bekezdés érdemel figyelmet:

Az esetek nómenklatúrája

Lásd az "Új szabályok a levéltárak számára az esetek nómenklatúrájáról" című cikket.

Nagyon takarékosan beszélnek az esetek nómenklatúrájáról, amelyet a 2015-ös szabályzat "a szervezet dokumentációs alapjának összetételét és szervezetét tükröző fő könyvelési dokumentumnak" nevez, és még érthető meghatározást sem ad. A dokumentum szövegéből csak az következik (4.14–4.18. Bekezdés):

„Az esetek nómenklatúrája rögzíti a végrehajtott dokumentumok esetekbe (csoportosulás) való besorolását (csoportosítását)” (elektronikus ügyiratok);
az esetek nómenklatúrája a mellékelt formanyomtatvány szerint készül;
a szervezet eseteinek nómenklatúrája a szerkezeti felosztások eseteinek nómenklatúrái alapján készül (a nyomtatvány csatolva van, azonban a tartalomjegyzék szerint nem lehet megtalálni: két mellékletet tartalmaz "Az esetek nómenklatúrája" elnevezéssel; a szerkezeti felosztások tartalmazzák a 26. számot);
a szervezet eseteinek nómenklatúráját a tárolási időtartamokat, egyéb szabályozási jogi aktusokat, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúráit feltüntető szabványos, osztályos és egyéb dokumentumjegyzékek alapján dolgozzák ki;
szervezetek - az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének forrásai megállapodnak abban, hogy "a megfelelő EIC vagy állami (önkormányzati) levéltár, a számára biztosított hatáskörök szerint";
azok a szervezetek, amelyek nem az állami (önkormányzati) levéltár megszerzésének forrásai, függetlenül állapodnak meg az esetek nómenklatúrájáról.

Az esetek nyilvántartása

A tárolási időtől függően az esetek teljes vagy részleges nyilvántartását végzik. Az állandó és ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időszakokat és a személyzetet teljes nyilvántartásba kell venni.

Az ügyek papírja előírja:

ügyiratok benyújtása vagy bekötése (a nem formázott dokumentumokat zárt merevlemezekben vagy dobozokban tárolják);

a tokok lapjainak számozása;

az eset bizonyítékának elkészítése (8. számú melléklet);

az esetdokumentumok belső jegyzékének elkészítése (27. sz. melléklet);

a tok borításának kialakítása (28. számú melléklet).

Hogy mi foglalja magában az esetek részleges nyilvántartását és hogyan függ a dokumentumok tárolási idejétől, arról nem számolunk be.

Pályázatok: dokumentumformák

Hagyományosan a 2015. évi szabályok alkalmazáskészlettel zárulnak - a dokumentumok bizonyos tárolási folyamatait kísérő dokumentumformákkal.

Az alábbiakban 3 lista található. Az első (táblázat formájában) a 2015. évi szabályok mellékletei és az alapszabályok megfelelő nyomtatványai. A második a 2015-ben bevezetett formai újdonságok. A harmadik az Alapszabályokból származó űrlapok, amelyek nem tartoztak a 2015. évi szabályok hatálya alá, de azokat sem törölték (ahogy mondani szokták, egészségre használják).

A 2015. évi szabályok és az Alapszabályok betartása

CollapseShow

Újra megjelent és a 2015. évi Szabályzat jóváhagyta:

Elektronikus akták, ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszakú dokumentumok leltára;
Függelék az ideiglenes (10 évnél hosszabb) tárolási időszak elektronikus fájljainak jegyzékéhez;
A levéltári dokumentumok átvétele és tárolás céljából történő átadása (szervezetről szervezetre. - Szerzői megjegyzés)
Esetek leltára;
Elektronikus ügyek nyilvántartása, dokumentumok az elektronikus ügyek jegyzékéhez csatolva, dokumentumok.

Az utolsó két űrlapot a szállítási listák helyettesítésére tervezték, és valójában a dokumentumok elfogadását és átadását jelentik a szervezet archívumában tárolásra.

A szervezet strukturális egységének állandó, ideiglenes (10 éven túli) tárolásának és személyzetének nyilvántartása (az Alapszabály 12. melléklete);
Végleges nyilvántartás és igazoló felirat (13. melléklet);
Az állandó tárolású dokumentumok jegyzékének címlapja (14. melléklet);
Megrendelés (követelmény) a dokumentumok kiadására (17. melléklet);
Okmánykibocsátási könyv (19. melléklet);
Különösen értékes esetek leltára (23. melléklet);
A biztosítási alap és a felhasználási alap átvételének és elidegenítésének könyvelési könyve (27. melléklet)
A biztosítási alap leltára (28. melléklet);
A vezetési dokumentációt tároló szervezet archívumának útlevele (29. melléklet);
Az ipari alap dokumentumait tároló szervezet útlevele (30. melléklet);
Az elektronikus iratszámláló egység (ED) regisztrációs kártyája (31. melléklet);
Törvény az elektronikus dokumentumok migrációjáról és átírásáról (32. melléklet);
Az elektronikus dokumentumok átvételének és ártalmatlanításának nyilvántartása (33. melléklet);
Az áttelepítések nyilvántartása és az elektronikus dokumentumok átírása (34. melléklet);
A személyes eredetű dokumentumok leírása (38. melléklet);
Törvény a közös levéltári alap létrehozásáról (39. melléklet);
A kiadott másolatok, kivonatok, tanúsítványok, tematikus anyagok nyilvántartása (44. függelék);
Az olvasóterem felhasználói látogatásainak nyilvántartása (45. melléklet);
A levéltár éves munkaterve (46. melléklet);
Nyilvántartási igazolvány a szervezettel való munkához (47. melléklet);
Átvételi igazolás az archívum vezetőjének cseréjekor (48. melléklet).

Nyilvánvaló, hogy a 2015. évi szabályokat képzett olvasóknak tervezték. De sok esetben sajnos akár titkárok, akár különféle osztályok alkalmazottai (ha szükséges): könyvelők, személyzeti tisztviselők, munkavédelem, ügyvédek stb. Irodai munkát és archiválást végeznek egy szervezetben. Ezeknek az ártatlan embereknek nagyon nehéz lesz megérteniük, mit követelnek tőlük a dokumentumtárolás terén.

A 2015. évi szabályok abszolút minimum intézkedéseket tartalmaznak a dokumentumok szervezetben történő tárolásának biztosítására. A minimális gyakorlatban történő megvalósításáról a szabályok olvasóinak módszertani forrásokban kell megkeresniük magukat. Így a Szervezetek Levéltárának Alapszabályai, opcionális státusuk ellenére, a 2015-ös szabályok megérkezésével még a korábbiaknál is nagyobbak lesznek az orosz szervezetek irodáiban.

Lábjegyzetek

CollapseShow

Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2012. február 21-i határozata, 14589/11. Gyere vissza

6.1.1. Szakasz Alapszabályok. Gyere vissza

6.3.1. Szakasz Alapszabályok. Gyere vissza

A magazin 1 ingyenes száma

"A szervezetek archívumának alapvető szabályai" (a Rosarkhiv Collegium 2002.02.06-i határozatával jóváhagyva)

Jóváhagyott
döntés
Rosarkhivi kollegiumok
2002.02.06-tól

ALAPSZABÁLYOK
SZERVEZETEK ARCHÍVUMOK MŰVEI

BEVEZETÉS

A szervezetek archívumai működésének alapvető szabályai normatív és módszertani dokumentumok, amelyek meghatározzák tevékenységüket. A szabályok a jelenlegin alapulnak jogi keretrendszer az információ területén, dokumentációs támogatás menedzsment és levéltári ügyek, szintetizálja a hazai archiválás tapasztalatait, vegye figyelembe az alkalmazás korszerű eredményeit technikai eszközök és információs technológiák a dokumentumokkal való munkában.

Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai ideiglenes tárolására szolgáló szervezetek archívumainak létrehozására vonatkozó jog és kötelezettség állami vagyonaz Orosz Föderáció jogszabályainak alapjai az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és Levéltárairól (1993), az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló rendeletek (1994) és az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálatról szóló rendeletek (1998) előírások az Orosz Föderáció alanyai.

Ezek a szabályok az archívumokra vonatkoznak kormányzati szervezetek, és minden nem kormányzati szervezet számára kötelezőek az Orosz Föderáció Archív Alapjának állami vagyonnak minősített dokumentumai biztonságának, leírásának, könyvelésének és felhasználásának biztosítása szempontjából is.

A film-, fotó-, háttér- és videodokumentumokat (audiovizuális), tudományos és technikai, kartográfiai, telemetriai dokumentumokat tároló szervezetek archívumait a jelen szabályzat irányítja a szervezés, a tervezés, a beszámolás, a vezetői dokumentumokarchívumokban tárolva; minden más kérdésben a dokumentumokkal való munkát a vonatkozó utasítások és szabályok szabályozzák.

A szabályok nem vonatkoznak azokra a dokumentumokra, amelyek munkáját az Orosz Föderáció 1993. július 21-i N 5485-1. államtitkok"És az Orosz Föderáció elnökének 1995. november 30-i N 1203. Sz. Rendelete" Az államtitoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról ".

Állami szervezetek, amelyek nem szerepelnek az állami levéltárak beszerzésének forrásainak összetételében, valamint nem kormányzati szervezetek archívumaik szervezésénél és működésének biztosításánál ezeket a szabályokat követheti.

Az archív műveletet biztosító dokumentumok nyomtatványait a Szabályzat csatolja.

Elkészítették a szervezetek archívumának alapszabályait munkacsoport Rosarkhiv és VNIIDAD, tagjai: V.A. Eremchenko (csoportvezető), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

A közigazgatási aktusok csoportosítása

A levéltári irodai munka rendszerezéssel jár különböző típusok információhordozók. Ide tartoznak többek között a közigazgatási aktusok. Típus és kronológia szerint vannak csatolva mellékletekkel:

Szabályzat, alapszabály jóváhagyva közigazgatási aktusok, ragaszkodásként működnek hozzájuk. Össze vannak csoportosítva. Ha a rendelkezéseket, utasításokat, alapszabályokat önálló jogi aktusként hagyták jóvá, azokat külön esetekbe rendszerezték.
A magasabb struktúrák megrendelései és azok végrehajtására vonatkozó határozatok a vállalkozás munkaterületei szerint vannak csoportosítva.
A személyzettel kapcsolatos megrendeléseket a tárolási időszakok szerint rendszerezzük. Nagy mennyiséggel tájékoztató anyagok tanácsos külön csoportosítani a vállalat munkájának különböző szempontjaival kapcsolatos aktusokat.
A fő tevékenységi területre vonatkozó megrendeléseket a személyi jogi aktusoktól elkülönítve rendszerezik. Például egy irattári irodai munkára vonatkozó megrendelés szerepel az egyik mappában, a felelős egység vezetőjének kinevezése szerint pedig egy másik mappában.
Jóváhagyott korlátok, jelentések, becslések, címlisták, tervek stb. projektektől elkülönítve csoportosítják őket.
A dokumentumok személyes iratokba rendezése a beérkezés sorrendjében történik.
Az alkalmazottak személyes fizetési számláit külön mappákba rendszerezik. Betűrendben vannak elrendezve.
Az állampolgárok panaszait, javaslatait, nyilatkozatait a vállalkozás tevékenységével kapcsolatban, megfontolásukhoz és megvalósításukhoz szükséges dokumentációt külön csoportosítjuk az egyének személyes ügyekben benyújtott kérelmeitől.
A levelezés rendszerezését általában egy naptári időszakra, időrendi sorrendben végzik. Ebben az esetben a válaszok a kérdések után kerülnek elhelyezésre. Levelezés megújítása esetén külön témaaz előző évben kezdődött, a dokumentumok az aktuális időszak mappájába kerülnek. Ezzel egyidejűleg feltüntetik a tavalyi eset indexét.

Árnyalatok

A levéltári irodai munka egy olyan tevékenység, amelynek során a szakemberek nemcsak az információhordozók biztonságát, hanem a velük való együttműködés képességét is biztosítják, ha ilyen igény merül fel. Ehhez a mappákat alkotó aktusokat négy lyukba varrják egy karton borítóba. Megengedett azok megkötése is, figyelembe véve a szövegek, állásfoglalások, dátumok, vízumok minden cikkben történő olvasásának képességét.

A csomagolás előkészítéseként az összes fém rögzítőelemet eltávolítják. A tartósan tárolásra szánt és különösen értékes vagy nem formázott aktusokból álló anyagokat mappák tartalmazzák zárt típusú három kapcsolóval ellátott szeleppel vagy speciális dobozokban.

Abban az esetben, ha nem igényelt személyes dokumentumok vannak az ügyben ( munkafüzetek, bizonyítványok, katonai kártyák stb.) külön borítékba teszik, és abban varrják a többi anyagot. A mappák végén legyen egy üres tanúsító lap. A mappa elején a belső készlet űrlapja szegett. A papírok elrendezésének biztonsága és rendje érdekében minden lapot arab számokkal kell számozni. Ez a szabály nem vonatkozik a tanúsítási oldalra és a készlet űrlapjára. A számot egy egyszerű ceruzába helyezzük a jobb felső sarokban.

Belső leltár

Átmeneti (10 éven felüli) és állandó tartalmú információs anyagok tárolására és rögzítésére szolgál. Belső jegyzéket is összeállítanak azokról az esetekről, amelyeket dokumentumtípusok hoztak létre, amelyek címeiben azok tartalma nem kerül nyilvánosságra. Az űrlapnak tartalmaznia kell a mappában szereplő cselekmények sorszámait, indexeket, fejléceket, dátumokat és oldalszámokat.

A belső nyilvántartáshoz összefoglaló nyilvántartást csatolnak. Számokkal és szavakkal jelzi a benne szereplő dokumentumok számát, valamint az azt alkotó lapok számát. A belső leltárt az összeállító hagyja jóvá. Ha a mappát levélpapír nélkül kötik vagy szegélyezik, akkor az összeállított lapot az elülső borító belső oldalára ragasztják.

A mappában lévő anyagok összetételének változásait a "Megjegyzések" mezőben kell tükrözni. Ez különösen a lefoglalásra, a papírok másolatokkal történő cseréjére, a felvételre vonatkozik további dokumentumok a mappába. Ugyanakkor hivatkoznak a vonatkozó jogi aktusokra. Szükség esetén új általánosító rekordot lehet létrehozni a belső leltár lapjára, valamint a mappa megerősítő feliratát.

Irodai munka és iroda

Szervezeti archívum 2015. évi szabályzata

Jevgenyija Kozhanova 2016. február 15, 13:58

2015. szeptember óta hatályba lépett az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526. sz. Elfogadta "Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint más levéltári dokumentumok kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben történő tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának szabályait". A cikk szövegében a rövidség kedvéért ezeket a 2015. évi szabályok».

Érdemes megjegyezni, hogy a Rules-2015 közzétételével nem történt forradalom az archiválásban. Az, hogy az új szabályok barátságosabbak az elektronikus dokumentumok szempontjából ... Ebben a cikkben az archiválásra vonatkozó új és régi szabályok helyzetéről beszélünk. A 2015-ös vállalati archívumok működési szabályait itt is letöltheti.

Emlékezzünk, milyen volt a parancs életbe lépése előtt: a szervezetek két dokumentumon dolgoztak.

Az első ezek közül a Tanszéki Levéltár működésének Alapszabálya (amelyet a Szovjetunió Fő Levéltára 1985. szeptember 5-i, N 263. számú végzésével hagyott jóvá). Ez volt az egyetlen normatív (vagyis kötelező) dokumentum Oroszországban az archiválásról 09.21.15-ig.

A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2015. szeptember 18-i, N 2/2133-A levelében jelzi, hogy az 526. számú rendelet "A tanszéki levéltár munkájának alapvető szabályai nem alkalmazandók" hatálybalépése óta. Már nem használhatók.

A második a Szervezetek Levéltára Működésének Alapszabálya (amelyet a Roszarkiviv Collegium 2002.02.06-i határozatával hagyott jóvá). Ez egy módszertani (választható, de informatív) dokumentum, amelyet nem töröltek, de használhatja, sőt használnia is kell, mert A 2015. évi szabályzatban sok kérdés maradt a dokumentumok szervezetekben történő tárolásával kapcsolatos gyakorlati intézkedésekről.

Így két munkadokumentumunk maradt: a 2015. évi és az Alapszabályok. Teljesen eltérő státuszuk van:

Alapszabályok - módszertani dokumentum. Nem szükséges használni, bár ebben az esetben nagyon nehéz archívumot létrehozni a szervezetben. Az alapszabályokat a Rosarkhiv Collegium határozata éppen jóváhagyta, ami azt jelenti, hogy státuszuk jóval alacsonyabb, mint a 2015-ös szabályoké.

Töltse le az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint más levéltári dokumentumok kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben történő tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályokat (PDF, 4,02 Mb).

Irodai munka és iroda

Szervezeti archívum 2015. évi szabályzata

Jevgenyija Kozhanova 2016. február 15, 13:58

Emlékezzünk, milyen volt a parancs életbe lépése előtt: a szervezetek két dokumentumon dolgoztak.

Így két munkadokumentumunk maradt: a 2015. évi és az Alapszabályok. Teljesen eltérő státuszuk van:

Szeptember 21-én megkezdődtek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami hatóságokban, helyi önkormányzatokban és szervezetekben található egyéb levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (amelyeket az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 31-én 526. sz. Végzésével hagyott jóvá; a továbbiakban - az új szabályok).

Mire támaszkodtál az új szabályok megjelenése előtt?

Az új szabályzat jóváhagyását megelőzően az állami hatóságok, az önkormányzatok, a szervezetek archívumait (a továbbiakban: szervezetek archívumai) munkájuk során a Szervezetek Levéltárának Alapszabálya vezette be, egyes szervezetek archívumai pedig egy nagyon régi dokumentumot - az osztályi levéltár működésének alapvető szabályait - használták. Mindkét dokumentum nem normatív dokumentum volt, hanem normatív és módszertani dokumentumként határozta meg státuszukat. Ugyanakkor az 1985-ös alapszabályok valóban normatív dokumentum státusszal rendelkeztek, mivel azokat Glavarkhiv végzésével hagyták jóvá, és a 2002-es alapszabályokat Rozarkhiv sem hagyta jóvá, ezért nem rendelkeztek normatív dokumentum státusszal.

Miért volt szükség a 2002. évi Alapszabályok jelenlétében egy új, ráadásul normatív dokumentum kidolgozására a szervezetek archívumában történő dokumentumok tárolásának megszervezéséhez?

A tény az, hogy 2004-ben elfogadták a 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvényt "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről" (a továbbiakban - 125-FZ szövetségi törvény), amely számos újítást vezetett be az országban az archiválás megszervezésében. :

Visszakeresés

nak,-nek Szövetségi törvény 125-FZ

13. cikk. Levéltárak létrehozása

1. Állami szervek, helyi önkormányzati szervek önkormányzati körzet és városi kerület archívumok létrehozásához szükségesek a tevékenységük során kialakított levéltári dokumentumok tárolására, megszerzésére, könyvelésére és felhasználására.

2. Szervezetek és polgárok joga van archívumok létrehozására a tevékenységük során kialakult levéltári dokumentumok tárolása céljából, ideértve az állami vagy önkormányzati tulajdonhoz nem tartozó levéltári dokumentumok tárolását és felhasználását is.

17. cikk. Az állami szervek, helyi önkormányzati szervek, szervezetek és a polgárok kötelezettségei vállalkozói tevékenység oktatás nélkül jogalany, a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében

(1) Állami szervek, helyi önkormányzati szervek, szervezetek és polgárok, akik vállalkozási tevékenységet folytatnak jogi személyiség nélkül, kötelesek biztosítani a levéltári dokumentumok, ideértve a személyzetről szóló dokumentumokat is, a szövetségi törvények, egyéb szabályozási előírások által meghatározott tárolási időszakokban. jogi aktusok Orosz Föderáció, valamint a dokumentumok listája [...]

Ez a szövetségi törvény bevezette a levéltári dokumentumok tulajdonjogának fogalmát (a dokumentumok lehetnek államban (szövetségi, az Orosz Föderáció alattvalói tulajdonában), önkormányzati, magántulajdon (nem kormányzati szervezetek és magánszemélyek)).

Ezenkívül az Orosz Kulturális Minisztérium 2007. január 18-i, 19. számú végzésével az Orosz Föderáció Archív Alapjából származó dokumentumok, valamint az állami és önkormányzati levéltárakban, múzeumokban és könyvtárakban, az Orosz Tudományos Akadémia szervezeteiben tárolt dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok (a továbbiakban: Szabályok) 2007).

Ez a két körülmény, valamint az a tény, hogy az Alapszabályok nem rendelkeztek normatív dokumentum státusszal, arra kényszerítettek minket, hogy egy olyan normatív dokumentum kidolgozása felé forduljunk, amely meghatározza a dokumentumok szervezetek archívumában történő tárolásának eljárását.

- Melyek a megjegyzések?

Az új szabályzat tervezetének kidolgozása során kétszer is széles körű vitát folytattak a dokumentumról a levéltárosok:

első alkalommal - az Orosz Föderáció alkotó egységeinek levéltári igazgatási szerveinek alkalmazottai, az állami és önkormányzati levéltárak;
másodszor - szövetségi tisztviselők végrehajtó hatalom.

Csak az állami és önkormányzati levéltárból érkezett több mint 400 észrevétel. Minden beérkezett észrevételt gondosan megfontoltak, a végső szakaszban pedig egy ideiglenes munkacsoport, amelynek tagjai Rosarkhiv és VNIIDAD voltak. Meg kell jegyezni, hogy sok észrevételt az okozott a levéltárosok azon vágya, hogy a lehető legrészletesebben leírják egyedi folyamatok a szervezetek archívumaiban a dokumentumok megőrzésének, könyvelésének, megszerzésének és felhasználásának biztosítására használt levéltári technológiák, amelyeket elvben nem lehetett megtenni, tekintettel az új szabályok normatív dokumentumként való státusára.

Ugyanakkor néhány megjegyzés alapvető természetű volt, például az a megjegyzés, miszerint az új szabályzat tervezetének „Beszerzése” szakaszában a dokumentumok értékének vizsgálatának kérdése nem került következetesen kifejtésre, különösen azért, mert kizárták az esetek nómenklatúrájához kapcsolódó rendelkezéseket. Figyelembe véve, hogy jelenleg a szervezet ügyeinek nómenklatúrájának formáját és kidolgozásának eljárását csak egy módszertani dokumentum rögzíti - Módszertani ajánlások az irodai munka utasításainak kidolgozására szövetségi szervek végrehajtó hatalom, az új szabályzat tervezetének véglegesítésekor úgy döntöttek, hogy az „Ügyfélszerzés” szakaszba felveszik az ügyek nómenklatúrájára vonatkozó főbb rendelkezéseket, ideértve az ügyek nómenklatúrájának formáját (összefoglaló és strukturális egység).

Új szabályok kijelölése

Az új szabályok azoknak a hatóságoknak, önkormányzatoknak, szervezeteknek szólnak, amelyek archívumokat hoznak létre a tevékenységük során kialakított levéltári dokumentumok tárolásához, megszerzéséhez, könyveléséhez és felhasználásához.

Nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és egyéb, államtitkot képező információkat tartalmazó levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére.

Az új szabályok normatív dokumentumok. Szabályozási státuszuk szigorúbb követelményeket határoz meg tartalmukra. A korábban közzétett szabályok (lásd fent) nemcsak normákat (szabályokat, követelményeket), hanem ajánlásokat, módszereket is tartalmaztak e normák alkalmazásának módjára. Az ajánlási, módszertani és leíró jellegű rendelkezések nem tartoznak az új szabályok hatálya alá. Ebben a részben bírálták e szabályzat tervezetét a megbeszélés során az archiválók, akik állandóan azt mondták, hogy a szabályoknak részleteseknek kell lenniük, és maguknak a szabályoknak kell tartalmazniuk, hanem azok végrehajtásának mechanizmusát is.

Az új szabályok felépítése és tartalma

Az új szabályok hét szakaszból állnak:

Általános rendelkezések.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja és más levéltári dokumentumok tárolásának szervezése a szervezetben.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai elszámolása.
Az archívum kiegészítése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és más levéltári dokumentumokkal.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezése.
A szervezet dokumentumai átadása tárolásra az állami (önkormányzati) archívumba.
Dokumentumok átadása egy szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet archívumának vezetőjének cseréje.

Az új szabályok mellékletei a szervezetek archívumában használt könyvelési és egyéb dokumentumokat tartalmazzák.

A jelen szabályzat fő szakaszainak sorrendje megfelel a 125-FZ szövetségi törvénynek és a 2007. évi szabályoknak, bár, amint azt sok szakértő megjegyezte a vita szakaszában, logikusabb lenne a megszerzéssel kezdeni és a felhasználással végezni.

Az új szabályok szakaszai a szervezet archívumának fő funkcióit tükrözik:

az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és más levéltári dokumentumok tárolásának megszervezése;
dokumentumok nyilvántartása;
a szervezet archívumának kiegészítése dokumentumokkal;
levéltári dokumentumok felhasználásának megszervezése;
dokumentumok átadása tárolásra az állami (önkormányzati) levéltárba.

Ezenkívül az új szabályok tartalmazzák a "Dokumentumok átadása egy szervezet átszervezése vagy felszámolása során, a szervezet archívumának vezetőjének megváltoztatása" részt.

jegyzet

A 2002. évi alapszabályokkal ellentétben az 526. sz. Szabály nem tartalmaz magának az archívumnak a szervezeti vonatkozásaival kapcsolatos rendelkezéseket (nincsenek meghatározva az archívum céljai és céljai, funkciói, jogai stb.). Fő céljuk a dokumentumok archív tárolásának folyamatainak megszervezésére vonatkozó követelmények meghatározása a szervezet archívumának dokumentumokkal történő megszerzésétől kezdve a dokumentumok felhasználásának megszervezéséig.

Nézzük meg részletesebben a szakaszokat.

I. szakasz Általános rendelkezések

Meghatározza jogi alap a dokumentum fejlesztése és terjedelme, valamint tartalmaz néhányat meghatározó rendelkezéseket szervezeti keretek a szervezet archívumának tevékenységei.

Az új szabályzat a hatóságokra, a helyi önkormányzatokra és szervezetekre - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásaira - vonatkozik, amelyek során az Orosz Föderáció Archív Alapjának (a továbbiakban - szervezetek) dokumentumai alakulnak ki. A jelen szabályzat rendelkezéseit más állami és nem állami szervezetek is felhasználhatják, amelyek tevékenysége során az Orosz Föderáció Archív Alapjának dokumentumai nem alakulnak ki.

A 125-FZ szövetségi törvény rendelkezései alapján az új szabályzat kimondja, hogy az állami szervek, az önkormányzati körzet, a városi körzet és a belváros kerülete helyi önkormányzati szervei kötelesek archívumokat létrehozni a tevékenységük során kialakult levéltári dokumentumok tárolására, kiegészítésére, rögzítésére és felhasználására. Az archívum feladatai és funkciói (központi archívum) kormányzati szerv, önkormányzati szerv, szervezet - az állami, önkormányzati levéltár beszerzésének forrását a szervezet vezetője által jóváhagyott rendelet határozza meg.

jegyzet

Az új szabályok nem vonatkoznak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és más, államtitkot képező információkat tartalmazó levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére.

Szakasz. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja és más levéltári dokumentumok tárolásának szervezése egy szervezetben

Meghatározza a szervezet levéltári alapjának fogalmát és a szervezet levéltári alapjainak típusait.

A szervezet levéltári alapja a dokumentációs alap részét képezi, amely tartalmazza az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumait, a személyzetre vonatkozó dokumentumokat és az archívum könyvelési dokumentumaiban szereplő ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási idők dokumentumait. Az archív alapot a szervezet archívumában tárolják.

A szervezet levéltári típusai:

a szervezet levéltári alapja, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiból és egyéb levéltári dokumentumokból áll;
egyesített levéltári alap, amely az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaiból és két vagy több szervezet tevékenysége során kialakított egyéb levéltári dokumentumokból áll, amelyek történelmileg és / vagy logikailag meghatározzák a kapcsolatokat egymás között;
levéltári gyűjtemény, amely különféle eredetű levéltári dokumentumokból áll, amelyeket egy vagy több jellemző (tematikus, szerzői, faji, tárgyi stb.) egyesít.

Papíros dokumentumok tárolása. Az új szabályok 2.9. Pontja a következőket hangsúlyozza: a levéltári dokumentumokat szisztematikusan tárolják a levéltári alapon belül. A szervezet archívumában található levéltári alap dokumentumai rendszerezésének egysége a tároló egység. A szabályok meghatározzák az archív alap tárolóegységeinek rendszeresítésének jeleit is:

strukturális (a raktáregységek hozzátartozása a szervezet strukturális részlegeihez);
időrendben (időszakok vagy dátumok szerint, amelyekhez a tároló egységek tartoznak);
funkcionális, ágazati, tematikus, tantárgyi kérdés (figyelembe véve a szervezet funkcióit, a tárolóegységek tartalmát érintő témákat vagy kérdéseket);
névleges (a papírmunka szerint - a dokumentumok típusai és típusai);
levelező (szervezetek szerint, a levelezés eredményeként, amelyekkel tároló egységeket alakítottak ki);
földrajzi (bizonyos területek szerint, települések és a dokumentumok tartalmához kapcsolódó egyéb földrajzi objektumok, szerzőik, tudósítóik);
szerző (a szervezetek nevével vagy az állampolgárok nevével, akik a dokumentumok szerzői).

Meghatározták a dokumentumok biztonságának követelményeit (a dokumentumok tárolásának normál (optimális) feltételei; a dokumentumok racionális elhelyezése az archívumban; a dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának, a dokumentumok nyomon követésének eljárása) ellenőrzése. az elektronikus dokumentumok tárolásának jellemzői

Elektronikus dokumentumok tárolása. A szabályok meghatározzák kötelező feltételek az ilyen dokumentumok tárolása:

az elektronikus iratok tárolására szolgáló egységek legalább két példányának jelenléte a szervezet archívumában (a fő és a munkamásolatnak különböző fizikai eszközökön kell lennie);
hardver és szoftver elérhetősége elektronikus dokumentumok sokszorosításához, másolásához, átalakításához és migrálásához, azok fizikai és műszaki állapotának ellenőrzéséhez;
az elektronikus dokumentumok tárolási módjának biztosítása, kivéve az információk elvesztését, illetéktelen terjesztését, megsemmisítését vagy torzítását.

A szervezet archívumában tárolásra átadott elektronikus elektronikus dokumentumok formátuma - az állami és önkormányzati levéltár beszerzésének forrása - PDF / A.

A szabályok előírják, hogy a szoftveres és hardveres környezet megváltozása és a számítógépes formátumok használatának elvesztése, az adathordozók károsodása esetén a szervezet archívuma azon dolgozik, hogy az elektronikus dokumentumokat új formátumokká és / vagy új adathordozókká alakítsa át.

A figyelembe vett rendelkezések mellett ez a szakasz meghatározza a levéltári dokumentumok jelenlétének és állapotának ellenőrzésére vonatkozó eljárást (2.39-2.43. Pont), a fel nem fedezett dokumentumok felkutatásának megszervezését (2.44. Pont), a dokumentumok archívumból történő kiadásának eljárását (2.45-2.48. Pont), valamint az eljárást. a levéltári dokumentumok biztonságának biztosítása, amikor vészhelyzetek (2.49. o.).

Papíros dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése... Ezt a szervezet archívumában egy bizottság vagy legalább két alkalmazott végzi legalább 10 évente, elektronikus dokumentumok - legalább 5 évente egyszer.

A 2007. évi eljárás 2.11.5. Pontja szerint rendkívüli egyszeri ellenőrzéseket végeznek a szervezet archívumának vagy egyes részeinek (csoportjainak) valamennyi dokumentumának meglétéről és állapotáról:

mikor a természeti katasztrófák, tömeges megmozdulások és egyéb körülmények, amelyek következtében a levéltári dokumentumok elveszhetnek vagy megsérülhetnek,
a levéltárak vezetőinek cseréjénél.

Az ellenőrzés eredményei alapján a következő jogi aktusok készülnek:

a levéltári dokumentumok rendelkezésre állásának és állapotának ellenőrzése (3. számú melléklet);
ról ről technikai hibák számviteli bizonylatokban (ha vannak) (4. számú melléklet);
a dokumentumok felfedezéséről (nem ehhez az alaphoz kapcsolódik, el nem számolva) (5. számú melléklet).

A dokumentumok archívumból történő kiadásának eljárása. A dokumentumokat a szervezet archívumvezetőjének vagy helyettesének (ha az archívum intézmény), a szervezet strukturális egységének vezetője (ha az archívum strukturális egység) írásbeli engedélye alapján állítják ki:

a szervezet strukturális részlegeinek alkalmazottai;
bírói, bűnüldözési és egyéb felhatalmazott szervek kialakított rendet;
más felhasználók írásbeli kérésre.

A dokumentumok archívumból történő kiadásának határideje nem haladhatja meg:

egy hónap - a szervezet alkalmazottai és más felhasználók számára;
hat hónap - bírósági, bűnüldözési és egyéb felhatalmazott szerveknek.

Lehetőség van meghosszabbítani a dokumentumok kiadásának határidejét - a szervezet vezetőjének engedélyével, a felhasználó írásbeli visszaigazolása alapján a dokumentumok megőrzéséről / biztosításáról.

Az elektronikus dokumentumokat az archívumból adják ki formában elektronikus másolatok vagy nyomtatott példányban.

Az archívum dokumentumait nem állítják ki:

ha van felhasználási alap;
nem kielégítő fizikai állapotban.

III. Szakasz Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai elszámolása

Dedikált kérdéseitől pár dokumentum az Orosz Föderáció Levéltári Alapjától és egyéb levéltári dokumentumok szervezetek.

Az új szabályok 3.1. Pontjában megállapítottak szerint a szervezet archívumában tárolt összes dokumentum könyvelés alá esik, ideértve a személyzetre vonatkozó dokumentumokat, a felhasználási alap dokumentumainak másolatait (ha vannak ilyenek) és az esetek jegyzékét, dokumentumokat.

A levéltári dokumentumok fő elszámolási egységei a következők:

Minden tárolóegységhez hozzárendelnek egy számlaszámot, amely része az archív titkosításnak.

Szótárunk

Archív titkosítás - az egyes tárolókra a bal alsó sarokban alkalmazott megnevezés az elszámolás és az azonosítás érdekében - a következőket tartalmazza: az archív alap száma; az esetek, dokumentumok leltárának száma; tárolóegységek száma.

Külön tárolt elektronikus dokumentumok archiválási titkosítása elektronikus média, az adathordozó esetében a betétlapon található. Az e - mailben tárolt elektronikus dokumentumok archív titkosítása tájékoztatási rendszer archívum, a meta leírás része ( szükséges elem leírások) az elektronikus dokumentumtartályról.

Az archívum számviteli egységeivel kapcsolatos információkat a számviteli dokumentumok tükrözik. A Szabályok új rendelkezése a dokumentum-elszámolás megszervezésében a könyvviteli dokumentumok két csoportjának a szervezet archívumában történő kiosztásáról szóló rendelkezés: az alap (kötelező) és a kiegészítő.

A szervezet archívumának fő (kötelező) könyvelési dokumentumai a következők:

könyv az esetek, dokumentumok beérkezésének és ártalmatlanításának rögzítésére (11. számú melléklet);
az alapok listája (12. számú melléklet);
alaplap (13. számú melléklet);
esetek, dokumentumok felsorolása (14-16. sz. melléklet);
készletek nyilvántartása (19. számú melléklet).

Az elektronikus fájlok leltárformáit az új szabályok 17., 18. függelékei tartalmazzák.

A kiegészítő könyvelési dokumentumok összetétele nincs szabályozva, minden archívumnak joga van segédletként használni azokat a számviteli nyomtatványokat, amelyekre szüksége van a tárolt dokumentumok sajátosságai kapcsán, vagy egyéb okokból.

A szabályok azt is megállapítják, hogy a szervezet archívuma automatizált módban vezethet nyilvántartást könyvelési adatbázisok (DB) felhasználásával (lásd a 3.13. Pontot). A szervezet archívumának könyvelési adatbázisai - az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének forrásának kompatibilisnek kell lennie az állami (önkormányzati) levéltárak és levéltári vezető szervek megfelelő számviteli adatbázisaival.

IV. Szakasz Az archívum megszerzése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és más levéltári dokumentumokkal

Elkötelezett a szervezet archívumának kiegészítése az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumaival és más levéltári dokumentumokkal ... A szervezet archívumának megszerzése az archívum szisztematikus kiegészítése a szervezet strukturális részlegeinek dokumentumaival.

Megállapították, hogy az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának iratai és az ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időszak dokumentumai, beleértve a a személyi állományról szóló dokumentumok legkorábban egy évvel, de legkésőbb három évvel az irodai munka befejezése után kerülnek a szervezet archívumába. Kivételt képeznek a szolgálatból elbocsátott állami polgári és önkormányzati alkalmazottak személyzetére vonatkozó dokumentumok - az alkalmazottak elbocsátásától számított 10 év elteltével a szervezet archívumába kerülnek.

jegyzet

Az ideiglenes (legfeljebb 10 évig terjedő) tárolási időszakok esetei, amint azt a szervezetek archívumai gyakorlatában már régóta megállapították, nem kerülnek át az archívumba, azokat a szervezet szerkezeti részlegeiben tárolják, és a tárolási időszakok lejárta után az előírt módon megsemmisítik.

Az új szabályzat kimondja, hogy az eseteket értékük vizsgálatát követően a szervezet archívumába továbbítják. Emiatt ez a szakasz meghatározza a dokumentumok értékének vizsgálatára, az ügyek előkészítésére a szervezet archívumába történő áttételre való felkészülését, a strukturális felosztások eseteinek listájának összeállítását, amelyek alapján az ügyeket átadják a szervezet archívumának, és azt is hangsúlyozzák, hogy mielőtt a dokumentumok értékének vizsgálata az előírt módon történik, megsemmisítés dokumentumok tilosak.

A szakasz rendelkezéseiben felhívják a figyelmet arra, hogy az állandó tárolásra szánt leltárakat és a személyzetet, a dokumentumok megsemmisítésére irányuló cselekményeket a szervezet szakértői bizottságának (EC) ülésén általában egyidejűleg vizsgálják meg. A mérlegelés eredményei alapján az EK jóváhagyja az esetek, az állandó tárolású dokumentumok és a személyzet jegyzékét, és intézkedik a megsemmisítésre szánt dokumentumok kiosztásáról.

Szervezetek - az állami (önkormányzati) archívum beszerzésének forrásai benyújtják az állandó tárolási időtartamú dokumentumok és a személyzet (éves szakaszok) eseteinek listáját, amelyet a szervezet EK egyeztetett, a levéltári intézmény szakértői felülvizsgálati bizottságának (EPC) megvitatására:

tartós eltarthatóság - jóváhagyásra;
személyzet számára - jóváhagyásra.

Az esetek nyilvántartása után a dokumentumokat az EPC jóváhagyja és elfogadja, ezeket a jegyzékeket és a tárolás alá nem tartozó dokumentumok kiosztásáról szóló törvényt a szervezet vezetője hagyja jóvá. Ezenkívül megsemmisíthetők azok az esetek, amelyeket a megsemmisítés céljából kiosztottak.

Azoknak a szervezeteknek, amelyek tevékenysége során az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumai nem készülnek, nem szabad összehangolniuk a személyi leltárakat a levéltári intézmény EPK-jával.

jegyzet

Az új szabályok 4.13. Pontja megállapítja, hogy a lejárt tárolási időtartamú elektronikus fájlokat megsemmisítés céljából kiosztják általános indokok, ezt követően szoftveresen és hardverrel fizikailag megsemmisítik vagy megsemmisítik őket, a törvény megfelelő megjegyzésével.

A Szabályzat ezen szakaszában különös figyelmet fordítanak a szervezet ügyeinek nómenklatúrájára. A fő rendelkezések szerint:

rögzíti a végrehajtott dokumentumok osztályozását (csoportosítását) fájlokba (elektronikus fájlokba), és ez a fő könyvelési dokumentum, amely tükrözi a szervezet okmányalapjának összetételét és szervezetét;
ez az alapja az esetek, az állandó és ideiglenes (10 éven túli) tárolási időtartamú dokumentumok, valamint az ideiglenes (legfeljebb 10 évig tartó) tárolási időszakok rögzítésének összeállításához;
a tárolás időtartamát, egyéb szabályozási jogi aktusokat, valamint az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúráit tartalmazó szabványos, osztályi és egyéb dokumentumjegyzékek alapján kerül kidolgozásra;
az előírt formában (25. sz. melléklet) összeállítva a szerkezeti egységek esetnómenklatúrája alapján (26. sz. melléklet).

Szervezetek - az állami (önkormányzati) irattárak beszerzésének forrásai, ötévente egyszer megállapodnak az esetek nómenklatúrájáról a szervezet CEC-jével (EK), és jóváhagyásra benyújtják az illetékes EPK vagy állami (önkormányzati) archívumnak, a számára biztosított hatáskörökkel összhangban. Azok a szervezetek, amelyek tevékenysége során az Orosz Föderáció Archív Alapjának dokumentumai nem készülnek, függetlenül hagyják jóvá az esetek nómenklatúráját.

A szabályok meghatározzák a sorrendet készítmény hogy az elektronikus dokumentumok szervezésének archívumába kerüljön. Különösen azt írják elő, hogy külön jegyzékeket állítanak össze az állandó tárolású, ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolási időtartamú elektronikus dokumentumok tárolási egységeiről, beleértve a személyzet által. Az elektronikus ügyletek leltárformáit, amint már említettük, az új szabályok 17., 18. számú mellékletei tartalmazzák.

V. szakasz Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezése

Ez a szakasz normákat határoz meg az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok és a szervezet egyéb levéltári dokumentumai felhasználásának megszervezésére vonatkozóan. A szabályok főbb rendelkezései ebben a részben a következők:

jegyzet

Az új szabályok meghatározzák az archív dokumentumok felhasználásának formáit. A legfontosabbak:

a szervezet alkalmazottainak információs támogatása;

felhasználói kérések végrehajtása, beleértve társadalmi és jogi természetű állampolgárok kérései;

dokumentumok és akták kiadása ideiglenes használatra, archív dokumentumok másolatának rendelkezésre bocsátása a felhasználók kérésére, beleértve elektronikus dokumentumok formájában.

Az új szabályokban különös figyelmet fordítanak a felhasználói kérésekkel történő munka megszervezésére. Eltökélt:

a kérések típusai (tematikus és társadalmi-jogi);
az írásbeli kérelemre vonatkozó követelmények (annak formája, a kérelemben szerepeltetendő információk összetétele);
a megkeresésekkel való munkavégzés eljárása (regisztráció, mérlegelés, a nem alapvető kérdések átirányítása, felhasználói megkeresésekre válaszok elkészítése levéltári hivatkozás, levéltári kivonat és levéltári másolat formájában);
a munkaszervezés jellemzői az interneten keresztül érkező kérésekkel.

Az új szabályok meghatározzák azokat az eseteket, amikor az archívum megtagadhatja a levéltári dokumentumok kiadását:

felhasználható alap rendelkezésre állása;
a dokumentumok rossz fizikai állapota;
a dokumentumok nem feleltek meg a tudományos leírásnak és műszaki tervezés (e munkák befejezéséig);
az Orosz Föderáció jogszabályai vagy az alap készítője által meghatározott felhasználási korlátozások.

RiV. Szakasz A szervezet dokumentumai átadása tárolásra az állami (önkormányzati) archívumba

Meghatározza a szervezet dokumentumainak az állami (önkormányzati) archívumba történő tárolás céljából történő továbbításának eljárását. Ez a szakasz kimondja, hogy:

szervezetek - az állami (önkormányzati) irattárak beszerzésének forrásai az Orosz Föderáció Archív Alapjának dokumentumai ideiglenes tárolásának feltételeinek lejártát követően a szervezet archívumában állandó tárolás céljából a megfelelő állami (önkormányzati) archívumba továbbítják a 19. számú szabálynak megfelelően;
állami és nem állami szervezetek, amelyek nem forrásai az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének, az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó, tevékenységük során kialakított dokumentumokat szerződés alapján átadhatják az állami (önkormányzati) levéltáraknak.

Az új szabályok meghatározzák a dokumentumok továbbításának eljárását. Hangsúlyozzák, hogy a dokumentumokat rendezett állapotban, megfelelő kutatási és referencia-apparátussal állandó tárolás céljából átadják, a dokumentumok állami (önkormányzati) archívumba történő átadását a dokumentumok elfogadásáról és a tárolás céljából történő átadásáról szóló aktus formalizálja (30. sz. Melléklet).

VII. Szakasz Dokumentumok átadása egy szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet archívumának vezetőjének cseréje

Meghatározza a sorrendet dokumentumok átadása egy szervezet átszervezése vagy felszámolása esetén, a szervezet archívumának vezetőjének cseréje ... Ez a szakasz megállapítja, hogy a dokumentumok átadása a felszámolt szervezetnek az ügyek és a vagyon átadására létrehozott bizottság feladata.

Az állami (önkormányzati) irattár beszerzésének forrásaként működő szervezetek felszámolása esetén az állami (önkormányzati) levéltár képviselőjét be kell vonni a felszámolási bizottságba.

A szervezet archívumának vezetőjének (a szervezet archívumáért felelős személyének) megváltoztatásakor a dokumentumok archívumból történő átvételét, átadását, könyvelését, ill. kutatóberendezés számukra cselekedettel hajtják végre.

Összegzés

1. Az új szabályok egy olyan szabályrendszer, amely lefedi a szervezet archívumának összes fő folyamatát:

a dokumentumok tárolásának megszervezése,
a dokumentumok nyilvántartása az archívumban,
az archívum kiegészítése dokumentumokkal
levéltári dokumentumok felhasználása.

2. Mivel ezek a szabályok normatív dokumentumok, elképzelhető, hogy a gyakorlatban történő alkalmazás során szükség lehet a dokumentum módszertani kiegészítésére (ajánlások kidolgozása, irányelveket a Szabályzat egésze vagy a Szabályzat egyes szakaszai szerint).

3. Az új szabályok és az egyéb dokumentumok közötti alapvető különbség az, hogy ezek a szabályok normatív dokumentumok. A 2002. évi alapszabályok tanácsadó jellegűek, az 1985. évi alapszabályok normatív és módszertani dokumentumok voltak. Ezért az új szabályok sokkal kisebb mennyiségűek: csak azokat a rendelkezéseket (szabályokat, követelményeket) tartalmazzák, amelyeket kudarc nélkül kell alkalmazni. Minden más - vagyis hogyan kell ezt megtenni - a levéltárosok kegyelmére maradt.

4. Mondhatjuk, hogy kevesebb a követelmény. Csökkentették a kötelezően kitöltött dokumentumok számát. Korábban több mint 40 volt belőlük: a 263. számú alapszabályokban - 44 űrlapokban, az alapszabályokban - 48, most, az új szabályokban - 30. Ez azt jelenti, hogy az archívumok szükség esetén saját nyomtatványokat is alkalmazhatnak. A gyakorlatban az volt.

5. Az új szabályzat elsősorban a szervezetekre - az állami és önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásaira - összpontosít, de ezt a dokumentum közvetlenül nem írja le, ezért helyesebb azt mondani, hogy a szabályok azoknak a szervezeteknek szólnak, amelyek saját archívummal rendelkeznek.

Jóváhagyta a Szovjetunió 1989. szeptember 05-i főarchívumának 263. sz. (A továbbiakban: 1985. évi alapszabály). Valójában érvénytelenné váltak az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. sz. Végzésének közzétételével, amely jóváhagyta a cikkben figyelembe vett új szabályokat.