Az irodai munka szabályozási támogatása. Iránymutatás. Szabályozó dokumentumok az oktatási intézmény tantervének program-módszertani támogatása előkészítésében Állami szabványok kidolgozása
Az irodai munka jogi kerete a modern Oroszországban az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai, a törvényi és rendeleti aktusok, valamint a menedzsmentdokumentumok létrehozását, feldolgozási technológiáját és tárolását szabályozó módszertani dokumentumok, valamint az irodai szolgáltatások munkáját az irányítás minden szintjén szabályozza.
Az irodai munkát szabályozó jogszabályokban történelmileg a normákat, szabályokat, az irodai vezetés támogatására vonatkozó követelményeket számos törvényi és rendeleti aktusban szétszórták. Ezeknek a dokumentumoknak a megismerése nemcsak az irodakezelés és archiválás területén működő szakemberek számára, hanem minden szintű vezetõ számára és azok számára is, akik tevékenységük jellege alapján részt vesznek a vezetési dokumentáció elõkészítésében. Az alábbiakban csak azokat a törvényi és rendeleti aktusokat ismertetjük, amelyek egyaránt tartalmazzák a papírmunka megszervezésére és a hivatalos dokumentumok végrehajtására vonatkozó egyedi követelményeket, és teljes egészében ezeknek a kérdéseknek szólnak, miközben kiemelkedő jelentőségű jogi aktusokat emelünk ki.
Az információ és a dokumentumcsere terén az állami politikát meghatározó eredeti jogi aktus az Orosz Föderáció alkotmánya. Az Alkotmány kimondja: „Mindenkinek joga van információ szabadon keresni, fogadni, továbbítani, előállítani és terjeszteni bármilyen jogi eszközzel ...”. Ezt a rendelkezést a legfontosabb jogi aktusban fejlesztették ki - az információkról, az információs technológiákról és az információk védelméről szóló, 2006. július 27-i szövetségi törvény, 149-ФЗ.
A szövetségi törvény számos alapvető rendelkezést tartalmaz a dokumentumkezelésről. A törvény meghatározta az információ kötelező dokumentálásának és az információforrásokhoz történő továbbításának eljárását, megfogalmazta a szükséges terminológiát (információ, dokumentált információ stb.), A vállalkozások és szervezetek minden formájú tulajdonát kötelezte arra, hogy az állami hatóságok számára biztosítsák a szükséges információkat.
Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve nemcsak a jogi személyek tevékenységére, hanem annak dokumentálására is létrehozta a jogi keretet. A polgári törvénykönyv számos cikke előírja a charta és az alapító megállapodás tartalmára vonatkozó követelményeket, amelyek alapján a jogi személyek működnek. Az Orosz Föderáció közigazgatási jogsértésekről szóló szabályzata közigazgatási szankciókat ír elő az archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, elszámolására és felhasználására vonatkozó szabályok megsértése esetén.
Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve dokumentumokkal és információkkal bünteti a jogellenes cselekedeteket.
Az Orosz Föderáció elnökének számos határozatát megnevezzük: „Az államtitoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról”; Az Orosz Föderáció kormányának határozata: „A postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról”, „Az államtitokból álló információk különféle titoktartási fokozatba sorolására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról”, „A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozására és kódolására szolgáló egységes rendszer kidolgozásáról”, „A jóváhagyásról az üzleti utakra távozó és érkező munkavállalók szövetségi állam testületei által alkalmazott könyvelés elsődleges számviteli dokumentációjának egységes formája "," A szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munkára vonatkozó általános utasítás jóváhagyásáról ".
Ezeknek a jogi aktusoknak az ország hivatali rendszerének működésére gyakorolt \u200b\u200bjelentősége e dokumentumok nevéből nyilvánvaló.
Az Orosz Föderáció számos jogalkotási aktusa („Az Orosz Föderáció állami emblémájáról”, „Az Orosz Föderáció állami nyelvéről”, „Az Orosz Föderáció népeinek nyelveiről”, „A nemzetközi információcserében való részvételről”, „Védjegyekről, szolgáltatási védjegyekről és helyek fellebbezéséről” szóló törvények) Az áruk származása ”,„ A dokumentumok kötelező másolatán ”,„ Az elektronikus digitális aláíráson ”,„ Az üzleti titokon ”,„ Az Oroszországi Föderációban levéltári ügyben ”,„ A könyvelésről ”stb.) Olyan szabványokat tartalmaz, amelyeket figyelembe kell venni a kidolgozáskor , üzleti dokumentumok feldolgozása és tárolása. Az archívumok munkájának szervezésére vonatkozó törvényi és normatív szabályozást az 1. ábra szemlélteti.
1. ábra - Az archívumok munkaszervezésének törvényi és normatív-módszertani szabályozása
Ezen dokumentumok rendelkezéseit, követelményeit és szabályait teljes egészében végrehajtják a további bemutatás során.
· A dokumentációkezelés állami rendszere. A fő rendelkezések. A dokumentumok és a dokumentációt támogató szolgáltatások (GSDOU) általános követelményei.
· A szövetségi végrehajtó szervekben alkalmazott irodai munka standard útmutatása, amelyet az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma 2005. november 8-án hagyott jóvá. 536.
· A Szövetségi Törvénykönyv az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről, 2004. február 10-i 125-FZ.
GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei.
A GSDOU továbbra is a legátfogóbb iparági szintű szabályozási aktus, amely az üzleti dokumentumokkal való munkát szabályozza. Mint fentebb említettük, az Állami Társadalmi Ellenőrzési Szolgálat szabályai és szabályai az Egységes Állami Nyilvántartási Rendszer (Unified State Employment System) fő rendelkezésein alapulnak, amelyeket a Szovjetunióban hoztak létre 1973-ban, és amelyek fontos szerepet játszottak a hazai dokumentációs folyamatok optimalizálásában.
A GSDOU olyan alapelvek és szabályok összessége, amelyek közös követelményeket állapítanak meg a menedzsment tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére a kormányban, a vállalkozásokban, az intézményekben és az állami szervezetekben. A fejlesztés fő célja a munkafolyamat korszerűsítése, a dokumentumok számának csökkentése és minőségének javítása, a fejlett műszaki eszközök és technológiák hatékony felhasználásának feltételeinek megteremtése az információk gyűjtésére, feldolgozására és elemzésére.
Ezenkívül a GSDOU a nem állami tulajdonjogi formák megjelenésével kapcsolatos változások normatív konszolidációját és az irányítási eszköz fejlesztését is biztosítja.
Az elkövetkező években a GSDOU új verzióját tervezik kidolgozni, mint normák, követelmények és rendelkezések rendszerét, amely a vállalkozásoknál és szervezeteknél a dokumentumokkal való munka alapvető szabályait szabályozza. Az ilyen rendszer alapvető különbsége az, hogy az új információs technológiákon (modern szövegszerkesztők, e-mail, Internet, az ügyek automatikus nómenklatúrája stb.) Alapuló automatizált dokumentáció és munkafolyamat egyetlen komplexét fogja képezni.
A szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munkára vonatkozó általános utasítások általános követelményeket határoznak meg a DOW-szolgáltatások működésére, a vezetői tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére a szövetségi végrehajtó testületekben - minisztériumokban, ügynökségekben, szolgálatokban.
A szöveges szintű szabályozási dokumentumok elkészítésének egyes sajátosságait tükröző általános utasítás a tartalmi és a papírmunka szempontjából kapcsolódik a jelenlegi nemzeti (állami) GOST R 6.30-2003 szabványhoz, a kezelési dokumentáció elkészítésének követelményeivel kapcsolatban.
A szövetségi törvény szabályozza a kapcsolatokat az Orosz Föderáció Levéltári Alapja és más levéltári dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának szervezése terén, függetlenül azok tulajdonjogától, valamint az Oroszországi Föderációban az archívumkezelés területén fennálló kapcsolatokat a polgárok, a társadalom és az állam érdekében. Ezzel az alaptörvénnyel az ország számos szintű, különféle szintű szabályozással rendelkezik a dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében, amelyekre szükség esetén utalások történnek ebben a kézikönyvben.
Az oroszországi nemzeti szabvány GOST R 6.30-2003 a legfontosabb szabályozási dokumentum az üzleti dokumentumok kialakításához. A szabványt az Oroszországi Gosstandart (ma a Szövetségi Műszaki Szabványügyi és Metrológiai Ügynökség) 2003. március 3-i, 65. számú határozatával fogadták el. A szabvány tükrözi a korábban meglévő, majd azután hatályon kívül helyezett GOST R szabványokban meghatározott, a kezelési dokumentumok végrehajtására vonatkozó, időben bevizsgált követelményeket. 6.30-97 és elődei GOST 6.38-72 és GOST 6.39-72
A GOST R 6.30-2003 követelményei vonatkoznak a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerével (USORD) kapcsolatos rendeletekre, rendeletekre, parancsokra, határozatokra, jegyzőkönyvekre, törvényekre, levelekre és egyéb okmányokra, amelyek szerepelnek az OK 011-93 „Az oroszországi vezetői osztályozó dokumentáció ”(OKUD, osztály 0200000). A szabvány meghatározza: a dokumentumok szükséges elemeinek összetételét, a dokumentumok szükséges dokumentumainak nyilvántartásba vételére vonatkozó követelményeket; a dokumentumlapokra vonatkozó követelmények, ideértve az Orosz Föderáció állami emblémájának másolatával ellátott dokumentumlapokat is.
A 2002. december 27-i 184-ФЗ. Sz. Szövetségi 184-ФЗ törvényre tekintettel, amely 2003. július 1-jén lépett hatályba, és amely bevezette a nemzeti szabványok önkéntes használatát, egy alapvetően új bejegyzés került be a GOST R 6.30-2003-ba. követelményeinek természete. Mivel az országnak egységes szabványa van a szervezeti és adminisztratív dokumentáció elkészítésére, az önkéntességet nem szabad választhatónak tekinteni. Csak a papírmunka bizonyos engedményeiről beszélhetünk a korábban létezõ GOST R 6.30-97 szabványhoz képest.
A már említett normatív és módszertani dokumentumokon kívül az ország számos speciális dokumentumkészlettel való együttműködésre vonatkozó normákat és szabályokat tartalmaz, amelyeket speciális normatív jogi aktusok szabályoznak. Beszélünk a számvitelről, a személyzetről, a kereskedelemről és az egyéb dokumentációs típusokról.
Az említett szabályozási jogi és módszertani dokumentumok alapul szolgálnak az egyes szervezetek vagy társaságok irodavezetési támogatására vonatkozó saját szabályaik (utasításai) kidolgozásához.
Az Orosz Föderáció alkotmányával összhangban az archiválást az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek közösen kezelik. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak tárolása, megszerzése, könyvelése és felhasználása, valamint az archívumkezelés területén fennálló kapcsolatokat a 2004. október 22-én elfogadott, az Oroszországi Föderáció levéltári ügyeiről szóló szövetségi törvény szabályozza; 2005. augusztus 29-én elfogadták az Omski Régió „Az Omski Régió Levéltári Ügynökségének” törvényét, amely meghatározza az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok hatásköreit és a birtoklás körülhatárolását az archiválás területén.
Ezenkívül az Orosz Föderációban az archiválásra vonatkozó jogszabályok az Orosz Föderáció egyéb szabályozási jogi aktusaiból állnak, amelyeket az Orosz Föderációt alkotó szervezetek fent említett törvényei, törvényei és egyéb szabályozási jogi aktusai alapján fogadtak el. Ezek tartalmazzák:
· Az Orosz Föderáció kormányának 1995. február 20-i 170. sz. Rendelete „A Szovjetunió kormányának a levéltári dokumentumok titkos besorolására és a titkos besorolásra való kitöltési eljárásának megállapításáról”:
· Az Orosz Föderáció kormányának 2001. július 5-i 504. számú rendelete „A történelem és kultúra emlékműveinek, az Orosz Föderáció Múzeum Alapjának tárgyainak, a könyvtári alapok dokumentumainak, az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának, valamint a Film Alap állapotának és felhasználásának az egész orosz ellenőrzéséről”;
· Az Orosz Föderáció kormányának 2004. június 17-i 290. sz. Rendelete „A Szövetségi Levéltári Ügynökségről”;
· Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának állami és nem állami részei okmányainak állami számviteli szabályozása, jóváhagyva. A Rosarchive 1997. március 11-i, 11. számú végzésével;
· Az Orosz Föderáció Levéltár Alapjának egyedi dokumentumainak állami nyilvántartásáról szóló rendelet jóváhagyása. A Szövetségi Levéltár 2001. október 9-i 75. számú végzésével.
2 A „Khoroshevsky kerületi vegyes katonai biztosi testület” állami intézmény Levéltári Alapjának megszervezésének és megszerzésének elemzése
2.1 "A Khoroshevsky kerületi vegyes katonai biztosi hivatal" állami intézmény tevékenységeinek leírása
Az archívum fő feladatai a következők:
· A hatóságok tájékoztatásának támogatása, a dokumentumok felhasználása és közzététele;
· Információ-visszakeresési rendszerek, bankok és az Archívum dokumentumainak adatbázisának létrehozása;
· Az archívum kitöltése az Omski Régió Levéltár Alapjának dokumentumaival.
Kutatási és módszertani munka bevezetése az archívumtudomány, a nyilvántartás és a régészet területén.
Az archívum a rá ruházott feladatokkal összhangban a következő feladatokat látja el:
· Végzi a dokumentumok tárolását és állami számvitelét, és benyújtja az Omski térség adminisztrációjának levéltári osztályához az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak állami elszámolására vonatkozó információkat;
· Intézkedéseket tesz a dokumentumok fizikai állapotának javítására, elvégzi azok helyreállítását, megőrzését és biztosítási másolását. Különösen értékes dokumentumokat azonosít és rögzít;
· Az előírt módon összeállítja azon társaságok, vállalkozások, intézmények és szervezetek, valamint egyéb tulajdonosok listáját, amelyek dokumentumait tárolás céljából át kell vinni az Archívumba, megszervezi a dokumentumok gyűjtését és elfogadását az állandó tárolás céljából;
· Az előírt módon lépéseket tesz az archívum nem kormányzati intézmények birtokában lévő dokumentumokkal való feltöltésére,
állami szervezetek és polgárok számára, hogy azonosítsák és beszerezzék külföldi és más orosz levéltárakból profiljuk eredeti és másolatát.
Az Archívumban van egy igazgatóság - az Archívum szervezésének és tevékenységeinek legfontosabb kérdéseire, a végrehajtás ellenőrzésére és ellenőrzésére, a tervek és programok teljesítésére, a személyzet kiválasztására és elrendezésére, az Archívum szerkezeti részlegeinek jelentéseinek meghallgatására.
Az archívum igazgatója:
· Szervezi az Archívum tevékenységeit, és személyes felelősséget vállal az Archívumra ruházott feladatok végrehajtásáért.
· A feladatok elosztása a képviselők között.
· Felépít egy struktúrát, és benyújtja a létszámlistát jóváhagyásra az omszki régió Archívumügyi Bizottságának elnökéhez, meghatározza a prémiumok eljárását és összegét.
· Az illetékességi körén belül utasításokat ad ki, utasításokat ad, ellenőrzi azok végrehajtását.
· Jóváhagyja a módszertani tanácsadó testületek archívumának szerkezeti egységeire vonatkozó rendelkezéseket.
· Javaslatokat tesz az Archívum Tudományos Tanácsának összetételéről az Omski Régió Levéltári Ügyek Bizottsága jóváhagyására.
· Elfogadja és elbocsátja azokat az archívum-alkalmazottakat, akik nem tartoznak az omszki régió közigazgatásának archívum osztályának nómenklatúrájába.
· Megoldja az intézmények és szervezetek számára dokumentumok ideiglenes felhasználásra történő kiadásának kérdéseit, közzététel céljából a kutatók munkáját az Archívum olvasótermében.
· Fejlett képzést szervez az Archívum alkalmazottainak.
· Fejleszti és hajtja végre a munka tudományos szervezését, bevezeti a társadalmi-gazdasági kérdések progresszív formáit és módszereit.
· Biztosítja az Archívum helyiségeinek műszaki üzemeltetését, a tűzbiztonsági szabályok betartását, a racionális dokumentumtároló rendszerek gyakorlati megvalósítását
· Meghatározza az archívum igényeit a berendezésekben és az anyagokban.
A vállalkozás szervezeti és vezetői struktúráját képviseli
ez a vízszintes és függőleges kötés kombinációja, amely biztosítja a rendességet, a koordinációt, az állítható tevékenységeket, valamint az irányt bizonyos irányba.
Ennek a struktúrának a alapja a hierarchikus alárendeltség kapcsolata, amely meghatározó hatással van a szervezeti és vezetői kapcsolatokra, a közvetlen interakcióra, mind vertikálisan a felső és az alsóbb vezetési szintek között, mind a vízszintesre, például a szomszédos osztályok között.
Ez a struktúra információs, a fő információáramlások a következők:
Függőlegesen fentről lefelé - tervezett, normatív, útmutatással és irányadó információkkal;
Függőleges fentről felfelé - analitikus, tényszerű, ajánlási információk és vezetői igények;
Horizontális - a tevékenységek összehangolását biztosító információ.
Ez a szervezeti felépítés lineáris-funkcionális, azaz a lineáris és funkcionális formák előnyeinek kombinációján alapuló szerkezet. Ez a megközelítés kvalitatív új munkamegosztást adott, amelyben a vonalvezetők megtartották a jogot a megbízások kiadására és a döntések meghozatalára a funkcionális szolgálatok részvételével és támogatásával.
Ez a struktúra megőrzi az egyszemélyes menedzsment elvét, vagyis a vonalvezető meghatározza a feladatok komplexumának megoldására vonatkozó sorrendet, meghatározza a fő feladatot ebben a szakaszban, valamint az időt és a konkrét végrehajtókat.
A funkcionális vezetők tevékenysége arra korlátozódik, hogy racionális megoldásokat keressen a problémákra, és hogy ügyesen eljuttassa ajánlásait a vonalvezetőhöz, aki ezen az alapon eredményes menedzsmentet tud biztosítani.
A rugalmasság és a dinamizmus hiánya azonban megnehezíti a cél elérését; az új működési célok által előidézett és bizonyos ismereteket igénylő termelési problémák megoldása miatt a döntések folyamatos összehangolásának szükségessége. Ez a célok végrehajtásának lelassulásához és a vezetési költségek növekedéséhez vezet.
A dokumentumok szerepe az "OVK Khoroshevsky kerület" állami intézményben nagy. Az osztályok minden tevékenysége dokumentálva van. A dokumentumokat - az általuk kiszolgált emberi tevékenység körétől függően - adminisztratív, tudományos, műszaki, technológiai, gyártási részekre osztják.
Fontosak a „Khoroshevsky kerületi Közös Katonai Biztosság (Khoroshevsky District) OVK” tevékenységét szabályozó szabályozási és módszertani dokumentumok. Mindegyik osztálynak van listája a munkát irányító szabályozási dokumentumokról, valamint az USD, az állami szabványokról és a listákról. Az archívum minden osztálya havonta készít jelentéseket, terveket.
A dokumentumok információkat tartalmaznak az elvégzett munkáról, a jövőbeli munka tervezésére szolgálnak, teljes képet adnak a "KVO Khoroshevsky kerület" tevékenységeiről, az üzleti kapcsolatokról.
Az információs és dokumentációs támogatásnak, mivel a kiszolgálásmenedzsment legfontosabb funkciója, gondos, jól átgondolt szervezetre van szükség, amelyet egy speciális szerkezeti egységnek kell elvégeznie, ám mint ilyen, a „KV Khoroshevsky kerület” DOE szolgálata nem felel a papírkészletért, az igazgató végzésével kinevezett speciális szakemberek.
A szolgáltatás felépítése és feladatai általában megegyeznek a dokumentumokkal végzett technológiai műveleti lánccal, kezdve a dokumentumok fogadásával és terjesztésével, és az intézmény archívumába történő benyújtással.
A dokumentumok feldolgozása és mozgatása feldolgozási láncában a következő szakaszokat lehet megkülönböztetni:
· Dokumentumok fogadása és kezdeti feldolgozása;
· A dokumentumok előzetes áttekintése és terjesztése;
· bejelentkezik;
· A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;
· Referencia munka;
· Dokumentumok végrehajtása és küldés.
Az intézmények, szervezetek és vállalkozások tevékenységeinek dokumentációs támogatásának racionális megszervezése elegendő számú alkalmazottat igényel ennek a szolgáltatásnak.
A szolgáltató dolgozók számát és összetételét meghatározó fő tényezők a munkafolyamat nagysága, az intézmény összes alkalmazottja, valamint az információk és dokumentumok feldolgozásának automatizálása és gépesítése.
A műveletek megkettőzését és a munkamegosztást munkaköri leírások rögzítik, amelyek meghatározzák annak szervezeti és jogi helyzetét a szerkezeti egységben.
Munkafolyamat - egy dokumentum átvétele egy intézményben a létrehozás pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig.
A feladatok mennyiségének és összetettségének növekedése objektíven meghatározza a dokumentumáramlás növekedését. Ugyanakkor indokolatlanul növekszik az intézményekben, szervezetekben és vállalkozásokban létrehozott és feldolgozott dokumentumok száma.
A dokumentáció ésszerűsítésének, a dokumentumok számának csökkentésének fő iránya egységes rendszerek létrehozása, amelyek szigorúan meghatározzák az alkalmazott dokumentumlapok összetételét és a felhasználásuk szabályait.
Az egyesítés lehetővé teszi a dokumentumok kialakításának korszerűsítését, a tudományos alap bevezetését ebbe a folyamatba, és ezáltal hozzájárul a munkafolyamat csökkentéséhez.
A munkafolyamat csökkentésében nagy szerepet játszik a végrehajtás ellenőrzése és ellenőrzése. Bizonyos matematikai összefüggés alakult ki a vezérlőszolgálat munkaminősége és a munkafolyamat növekedése között: minél jobb az ellenőrzés, minél több megbízást hajtanak végre időben, annál kevesebb váratlan dokumentum keletkezik.
A munkafolyamat csökkentésének jelentős tartaléka van a dokumentumok másolásának és másolásának megszervezésében. A dokumentumokat gyakran a forgalom feletti sokszorosítják, anélkül, hogy szükség lenne rá. Ez a munkafolyamatok nem megfelelő növekedéséhez vezet, ezért szigorú ellenőrzés alatt kell tartani.
Bármely munka, beleértve az irodai munkát, racionális szervezésének alapja a funkciók és az azokból fakadó felelősségek egyértelmű szétválasztása az egyes előadók között.
A feladataik pontos ismerete növeli az egyes alkalmazottak felelősségét, lehetővé teszi a munkájának megfelelő megtervezését, és ezzel egyidejűleg kiküszöböli a reprodukálni kívánt dokumentumok típusát és forgalmazását.
A munkafolyamat megfelelő szervezése megkönnyíti a dokumentumok hatékony átvezetését a kezelőberendezésben, a szervezeti egységek és tisztviselők egységes betöltését, és pozitív hatással van az irányítási folyamat egészére.
Az egyes intézmények munkafolyamatainak megszervezésének meg kell felelnie a következő követelményeknek:
1. A dokumentumok intézményben történő átadását gyorsan, célirányosan szabályozni és optimálisan végrehajtani kell.
2. Ki kell zárni azokat az átvételi eseteket és a dokumentumokkal végzett cselekedeteket, amelyeket nem üzleti szükséglet okozott. A dokumentum minden egyes mozgatását indokolni kell. Ki kell zárni vagy korlátozni kell a dokumentumok visszaküldési mozgásait.
3. Az átvétel sorrendjében és a dokumentumok fő kategóriáinak feldolgozása során a maximális egységességet kell elérni. Ebből a célból javasolt közelítő sémák kidolgozása a dokumentumok fő kategóriáinak és típusainak átadására és feldolgozására.
Az intézményben a dokumentumok forgalmazását az adatfeldolgozási pontok (menedzserek, szakemberek) és a dokumentumok műszaki feldolgozási pontjai (másolás és másolás) közötti információáramlás formájában végzik.
Három fő dokumentumfolyamat van: bejövő; kimenő és belső.
Az intézményben a beérkező dokumentumok áramlása fel van osztva a vezetőknek, az osztályoknak és az egyes előadóknak küldött dokumentumáramlásokra.
Mivel a munkafolyamat nagy hatással van az egész archívum munkájára, folyamatban van annak racionalizálása. Ebben a munkában szabályozási dokumentumok és gyakorlati tapasztalatok vezetik őket a vezetői munka fejlesztésében és megszervezésében.
A dokumentumok intézményben történő mozgatásának egyenesnek kell lennie, azaz kivéve a visszatérő cikcakkot és más ismételt útvonalakat. Ennek a dokumentumnak az az elvét kell követnie, hogy a dokumentumot egyetlen részlegen belül egy osztályon vagy egy szakembernél tartják fenn.
Amikor egy intézményben ésszerű dokumentumáramlást tervez, a főbb csoportok és a dokumentumtípusok forgalmi mintáit összeállítják. Ez lehetővé teszi a dokumentumok mozgatásának legésszerűbb útvonalainak meghatározását, a feldolgozás szakaszának meghatározását, a mozgás útjainak és a feldolgozási eljárás egységesítését, ezen alapon egységes eljárás létrehozását a dokumentumokkal való együttműködéshez a Khoroshevsky kerület UWC-jében.
Az intézményekben a dokumentumok ésszerű mozgatásának egyik fontos feltétele a funkciók egyértelmű megoszlása \u200b\u200ba végrehajtók között, mivel a dokumentumokban szereplő kérdések megoldása a feladatok, jogok, felelősségek megosztásának mélységétől és egyértelműségétől függ a végrehajtók, az osztályok és a vezetők között.
A munkafolyamatok ésszerű megszervezésének elengedhetetlen feltétele a funkciók megfelelő elkülönítése és dokumentális konszolidációja (osztályokra vonatkozó előírások, munkaköri leírások).
A dokumentumok értékének vizsgálata a dokumentumoknak az értékükre vonatkozó kritériumok alapján történő tanulmányozása a dokumentumok eltarthatóságának meghatározása és az állandó tárolásra való kiválasztásuk céljából.
A dokumentumoknak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának összetételére történő kiosztására az értékvizsgálat eredményei alapján kerül sor, a historizmus, a szisztematika és az integritás elvei alapján, a dokumentumok származására, tartalmára és külső jellemzőire vonatkozó kritériumok integrált alkalmazásával.
A származási kritériumok magukban foglalják: a szervezet szerepét és helyét a közigazgatási rendszerben vagy egy adott iparágban, az elvégzendő funkciók jelentőségét, az egyén értékét a társadalomban, a dokumentum létrehozásának idejét és helyét.
A tartalmi kritériumok magukban foglalják: a dokumentumban tükröződő esemény (jelenség) jelentőségét, a dokumentumban rendelkezésre álló információ értékét, a dokumentumban szereplő információk ismétlését más dokumentumokban, a dokumentum típusát, a dokumentum hitelességét.
A külső jellemzők kritériumai a következők: tartalom rögzítésének és továbbításának formája, tanúsítványok, dokumentum végrehajtás, fizikai állapota.
A dokumentumoknak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának összetételéhez történő hozzárendelésekor figyelembe veszik az alap teljességének és biztonságának tényezőjét.
A dokumentumok értékének vizsgálatát a következők alapján végzik:
Az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai és jogi aktusai az archiválásról és a dokumentáció kezeléséről;
A dokumentumok tipikus és osztályos listája, feltüntetve a tárolás időtartamát, az esetek szabványos és hozzávetőleges nómenklatúráit;
Az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek archívumkezelő szerveinek archiválási és szabályozási dokumentumai;
Az archív tárolásra szánt elektronikus dokumentumok kiválasztását az elektronikus dokumentumok értékének vizsgálatával végzik, amelyet a szervezet szakértői bizottsága végez.
A dokumentumok értékének vizsgálatát végzik - az ügyek nómenklatúráinak összeállításakor, az ügyek kialakításának folyamatában és az ügyek előkészítésében az archívumba történő átvitelhez.
Az archívumban - a fájlok állandó tárolásra való átvitelének előkészítése során.
A szervezet tevékenysége során felállított Orosz Föderáció Levéltár Alapjának a dokumentumok értékének vizsgálatával, a dokumentumok értékének vizsgálatával, a dokumentumok állandó tárolására történő átadására és felállítására való felkészítésével szakértői bizottságot (EK) hoznak létre.
A folyamatosan működő EK tanácsadó testület. A bizottság határozatai az igazgató általi jóváhagyásukat követően lépnek hatályba.
A szakértői bizottság tevékenysége során az Orosz Föderáció alkotmánya, az Orosz Föderáció törvénye, az Oroszországi Föderáció levéltári ügyeiről, a levéltári osztály oktatóiról, az archívumról szóló rendeletről és az állandó szakértői bizottsági rendeletről vezérel.
A szakértői bizottságot az alapkezelő, az igazgatóhelyettes vezet. A szakértői bizottság személyzetét az igazgató végzésével nevezik ki a vezető szerkezeti osztályok legképzettebb alkalmazottai közül.
Bármely harmadik féltől származó szervezet képviselői szakértőként bevonhatók a Bizottság munkájába.
A szakértői bizottság fő feladatai a következők:
· A dokumentumok értékének vizsgálatának megszervezése és lefolytatása a papírmunka szakaszában az ügyek listájának elkészítése és az ügyek kialakítása során.
· A dokumentumok értékének megszervezése és vizsgálata az archív tárolásra való előkészítés szakaszában.
· A kiválasztás megszervezése és lefolytatása, valamint az állami tárolásra átadandó dokumentumok előkészítése.
A szakértői bizottságnak ruházott feladatokkal összhangban az alábbi feladatokat látja el:
· Szervezi és elvégzi az intézmény dokumentumainak további tárolására és megsemmisítésére vonatkozó éves kiválasztási munkáját.
· Módszertani útmutatást nyújt az intézmény dokumentumai értékének vizsgálatához és archiválási tárolásra való felkészítéséhez, az ügyek nómenklatúrájának kidolgozásához, szakértői értékelést ad ezekre a kérdésekre vonatkozó normatív és módszertani dokumentumok tervezeteiről.
· Segítségnyújtást és módszertani segítséget nyújt a Khoroshevsky kerületi vegyes katonai biztosi hivatal állami intézményének szakemberei számára:
a. az intézményben lévő személyes levéltárak tulajdonosának azonosításáról, a naplók, az emlékeztető-nyilvántartások és az állami tárolásra szolgáló egyéb dokumentumok lehetséges átadásáról, a proaktív dokumentációról (a legidősebb alkalmazottak emlékezeteinek rögzítéséről) az archívum szóbeli története létrehozása érdekében.
b. megfontolja, döntést hoz jóváhagyásáról és bemutatja:
· A régió levéltári ügyekkel foglalkozó bizottságának az EPMK általi jóváhagyására, majd az igazgató jóváhagyására - a vezetés állandó tárolására szolgáló esetek és a speciális dokumentumok jegyzéke; a lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítésével jár: 10 vagy annál hosszabb tárolási időtartamú dokumentumok, az EPMK jelöléssel a dokumentumok listájában 1945-ig;
· A régió levéltári ügyekkel foglalkozó bizottságának az EPMK általi jóváhagyására, majd az igazgató jóváhagyására - az intézmény ügyeinek egységes szerkezetbe foglalt nómenklatúrája; A személyzet nyilvántartása; az állandó tárolású dokumentumok elvesztése vagy hibás működése;
· Az archívum igazgatójának jóváhagyására jár el a lejárt tárolási idõtartamú dokumentumok megsemmisítésére való felhasználásáról; a személyzet dokumentumainak elvesztése vagy meghibásodása.
A szakértői bizottság szorosan együttműködik a régió EPMK Levéltári Ügynökségével, megkapja tőle a vonatkozó szervezeti és módszertani utasításokat, és az igazgató által jóváhagyott éves terv szerint működik.
A szakértői bizottság kompetenciájával kapcsolatos kérdéseket a bizottsági üléseken veszik figyelembe, amelyeket szükség szerint tartanak, de évente legalább kétszer. A bizottság összes ülését rögzítik. A szakértői bizottság megvitatásra benyújtott dokumentumokat legkésőbb 10 nappal később ülésén veszik figyelembe.
A szakértői bizottság ülései és az abban meghozott határozatok akkor tekinthetők érvényesnek, ha az ülésen jelen lévő szakértői bizottság tagjai legalább fele részt vett a szavazáson. Meghívott
A szakértői bizottság irodai munkáját, dokumentumainak tárolását és felhasználását, azok biztonságáért való felelősséget, valamint a szakértői bizottság által hozott határozatok végrehajtásának ellenőrzését a bizottság titkára látja el.
A dokumentumok értékének vizsgálatának eredményei alapján összeállítják az állandó, ideiglenes (tíz éven túli) esetek, a tárolás és a személyzet ügyeit, majd meghatározzák a tároláson kívüli esetek megsemmisítésére vonatkozó elosztási intézkedéseket.
A moszkvai és a moszkvai régió levéltári ügyekkel foglalkozó bizottsága EPMK jóváhagyja az állandó tárolással kapcsolatos iratok listáját, és jóváhagyja a személyzetre vonatkozó iratok listáját.
Az eseteket beleszámítják a megsemmisítésre elkülönített tételekbe, ha az azok számára előírt tárolási időtartam lejárt annak az évnek a január 1-jéig, amikor a jogi aktust elkészítették.
A megsemmisítendő eseteket feldolgozásra továbbítják.
Az esetek átruházását a szállítólevelen rögzítik, amely feltünteti az átadás dátumát, a kézbesített esetek számát és a papírhulladék súlyát.
A berakodást és az ártalmatlanításra való eltávolítását a levéltári dokumentumok biztonságáért felelős alkalmazott felügyelete alatt végzik.
2.2. A "Khoroshevsky kerület vegyes katonai biztosi testülete" állami intézmény levéltári alapjának megszerzésének megszervezése
A Dokumentumok Beszerzésének és Értékének Vizsgáló Osztálya, amely a Khoroshevsky Kerületi Közös Katonai Biztonsági Állami Intézet szerkezeti részlege, és amelyet az intézményektől és vállalatoktól kapott, a velük kötött megállapodások alapján végzett munka elvégzéséhez kapott külön források rovására tartanak fenn.
Az osztályt a dokumentumok tudományos és műszaki feldolgozására, valamint a papírmunkát szabályozó normatív és módszertani ajánlások kidolgozására hozták létre Moszkva és a moszkvai régió intézményeiben, szervezeteiben és vállalkozásaiban.
Tevékenységében az osztály az Orosz Föderáció törvényeit, az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat rendeléseit, valamint tudományos és módszertani ajánlásait, a moszkvai és a moszkvai régió levéltári alapjáról és levéltárairól szóló törvényt, a kollégium határozatait és a Moszkvai Régió Levéltári Bizottságának utasításait, a levéltárakra vonatkozó rendeleteket és az Állami Intézet Igazgatóságának határozatait " A Khoroshevsky kerület HVAC ”és az osztály szabályzata.
A dokumentumok megszerzésének és értékének vizsgálatának fő feladata az állandó, hosszú távú és átmeneti tárolási időtartamú dokumentumok korszerűsítésére szolgáló speciális eszközök rovására végzett munka.
Az osztály feladatai közé tartozik:
Megállapodások megkötése az intézményekkel a munkához az „OVK Khoroshevsky járás” állami intézmény igazgatója által jóváhagyott tarifák szerint.
A megállapodásokkal összhangban intézmények dokumentumainak tudományos és műszaki feldolgozását végzi.
Félévente és szükség esetén negyedévente negyedéves munkaterveket dolgoz ki.
Éves és féléves jelentések készítése az osztály munkájáról.
Elemzi a „Khoroshevsky kerület OVK” állami intézmény fióktelepei dokumentumok értékének beszerzési és vizsgálati osztályainak tevékenységét.
Részvétel a továbbképzési órák előkészítésében és lefolytatásában az archívum és a részleg alkalmazottai számára.
Az archív intézmények bevált gyakorlatainak tanulmányozása és felhasználása az osztály tevékenységeire vonatkozóan.
Az akvizíciós osztály fő funkcióit a 2. ábra mutatja be.
Az osztály vezetőjét a moszkvai és a moszkvai régió levéltári bizottságával egyetértésben az igazgató végzésével nevezik ki és felmentik.
Az igazgatóhelyettes, az alapok letétkezelője a dokumentumok biztonságának és állami számvitelének biztosításáért felelős osztálynak van alárendelve, amely a Moszkvai Állami Archívum szervezeti egysége.
Az osztály az igazgató által jóváhagyott éves termelési és pénzügyi tervek alapján működik
Állami intézmény: "A Khoroshevsky kerületi vegyes katonai biztosi hivatal."
Az osztály elvégzi tevékenységének gazdasági elemzését, csapatokon dolgozik. A csoport fő szakemberből és vezető szakértőkből áll.
Az osztály alkalmazottainak tevékenységét a munkaköri leírás határozza meg.
Az osztályvezető az osztály minden tevékenységét megszervezi, feladatait megosztja az alkalmazottak között, felelős a részlegre ruházott feladatok és funkcionális felelősségek végrehajtásáért, a részleg munkájának megszervezéséért, a részlegre ruházott feladatok időben történő és minősített végrehajtásáért, a részleg rendjéért és fegyelméért.
Az osztály fő feladatai a következők:
A biztonság megteremtésének, a dokumentumok állami számvitelének fő irányainak kidolgozása és elemzése.
A dokumentumok tárolásának és megőrzésének megszervezése.
Az archív dokumentumok állami nyilvántartásba vétele.
A bevált gyakorlatok tanulmányozása és az osztály, az archívum és fióktelepei a gyakorlatba helyezése.
Az osztály feladatai közé tartozik:
Javaslatok előkészítése a célzott programok projektjeire, az archívum aktuális munkatervei az érintett részlegek területén, biztosítja azok végrehajtását, jelentések végrehajtásáról.
A dokumentumok tárolásának és ésszerű elhelyezésének végrehajtása
A logisztikai szolgáltatással együtt:
Segít fenntartani a dokumentumok optimális tárolási körülményeit, biztosítja a tűzvédelmi és biztonsági előírások betartását, ellenőrzi az archívumokhoz való hozzáférés módját.
Részt vesz az archívum igényeinek meghatározásában a dokumentumok tárolására és a fizikai állapotuk javítására.
Szervezi a rágcsálók elleni küzdelmet az archívumban.
Az egészségügyi napok szervezése és ellenőrzése az archívumokban. A dokumentumok elérhetőségének és állapotának ellenőrzésének prioritása meghatározása, ellenőrzi ezt a munkát, megszervezi a nem észlelt dokumentumok regisztrációját és keresését.
A dokumentumok fizikai állapotának felmérésére és rögzítésére papíron, filmhordozón, biztosítási alapon és felhasználási alapon végzett munka szervezése és ellenőrzése. Biztonságuk garantálása. Az ügyek nyilvántartásával kapcsolatos munka elvégzése.
Munkák komplexumának elvégzése egyedi és különösen értékes dokumentumokkal.
A dokumentumok, a biztosítási alapok és az archívumokból származó felhasználási alapok kiadására vonatkozó szabályok betartásának biztosítása.
A kiadott dokumentumok biztonsági szabályainak betartásának ellenőrzése, az archívumba történő időben történő visszatérésük.
Dokumentumok nyilvántartása archívumokon: papír alapú dokumentumok, fényképek és hangdokumentumok, különösen értékes dokumentumok, a biztosítási alap és a felhasználási alap mikrofilmjei, a külső tervben kézzelfogható értékekkel bíró dokumentumok.
A tárolásra kerülő dokumentumok fogadásának végrehajtása, archívumokban történő terjesztése.
Az információkeresési rendszerek és az automatizált archiválási technológiák osztályával együtt megvizsgálja az archívumban tárolt dokumentumok értékét, az eredményeket az előírt módon készíti el.
A) részét képező archívumok munkájának összehangolása és ellenőrzése
A részlegekkel: az IPS-vel és az AAT-tal együtt a dokumentumok, a megyei levéltárak és a papírmunka megszerzése és vizsgálata foglalkozik az irattári dokumentumok finanszírozásának kérdéseivel, részt vesz a számviteli rendszer folyamatosságának biztosításában.
Részvétel a dokumentumok minősítésének megszüntetésével foglalkozó bizottság munkájában.
Fizetett szolgáltatások nyújtása intézmények, szervezetek és polgárok számára az érintett részlegek területén.
A biztonság biztosításával kapcsolatos munka elemzése, a dokumentumok elszámolása, javaslatokat készít ezeken a területeken.
A fióktelepek munkaterv-tervezeteinek megfontolása, azok végrehajtása az adott osztályterületen, ha szükséges, következtetéseket készít azokról.
Segítségnyújtás a régió állami levéltárához az osztály releváns kérdéseiben.
Részvétel a levéltárak tevékenységének ellenőrzésében a dokumentumok megőrzésével és könyvelésével kapcsolatban.
Részvétel a tanszék fejlesztésében az osztály releváns kérdéseinél. Bemutatjuk a munka gyakorlatát.
Részvétel a levéltári dolgozók továbbképzésének különféle formáiban.
A dokumentumok megőrzésének és az állami számvitel terén bevált gyakorlatok tanulmányozása bevezette azokat az osztály gyakorlatába.
Részvétel és dokumentumok előkészítése a levéltári bizottság igazgatóságának, az archívum vezetésének és más tanácsadó testületeknek a megvitatására.
Az osztály munkájának gazdasági elemzése, a termelési szabványok teljesítésének elemzése az osztályon.
Találkozók, szemináriumok előkészítésének és lebonyolításának szervezése az érintett osztályterületeken, konferenciákon, üléseken, szemináriumokon való részvétel.
Az osztályt a feje vezeti, amelyet a levéltár igazgatója nevez ki és mentesít a régió levéltári ügyekkel foglalkozó bizottságával egyetértésben.
Az osztályvezető szervezi az osztály tevékenységét és személyesen felelős az osztály feladatainak és funkcióinak teljesítéséért, a fegyelem állapotáért, a munkakörök megosztása az osztály alkalmazottai között, javaslatokat tesz azok ösztönzésére vagy szankcióira.
A részleg az archívum igazgatója által jóváhagyott jelenlegi tervek alapján végzi tevékenységét.
Végzi a hozzá rendelt feladatokat és funkciókat, kapcsolatba lépve más strukturális részlegekkel. Az osztály alkalmazottainak feladatait a munkaköri leírások határozzák meg.
Következtetés
Állami és nem állami szervezetek, magánszemélyek tevékenysége során hatalmas számú dokumentum készül el, a Regionális Dokumentációs Alap képviseletében. E dokumentumok legértékesebb részét a jövő nemzedékek számára archiválni kell. A sok dokumentum közül csak egy jelentéktelen része kerül állami tárolásra, ám ezeket a dokumentumokat azonosítják, megőrzik és időben átviszik a Khoroshevsky kerületi vegyes katonai bizottsági államintézmény Levéltári Alapjába. Ezt a napi, gondos munkát az archívum értékes dokumentumokkal történő szisztematikus feltöltésekor az archívum megszerzésének nevezzük. A legfontosabb feladat a modern körülmények között változatlan marad - a „Khoroshevsky kerület Egyesült Katonai Bizottsága” állami intézmény Archívum Alapjának és egész Oroszország Archivációs Alapjának megszerzése annak érdekében, hogy megfeleljen a társadalom és az állam igényeinek.
Az integritást az Archívum Alap létrehozása határozza meg egységes jogi, szervezeti, tudományos és módszertani alapelvek alapján. Jelenleg meghatározták a Khoroshevsky Kerületi Egyesült Katonai Bizottsági Állami Intézet Levéltári Alapjának dokumentumainak és iratkötésének főbb szintjeit, és meghatározták az Archívum Alap dokumentumai és iratai megszervezésének főbb jellemzőit. Meghatározták az archívum megszerzésének fő fázisát, mivel az Állami Levéltár az archívumrendszer intézménye, és kezeli, tartósan tárolja és használja a Khoroshevsky kerületi vegyes katonai bizottsági állami intézmény Levéltári Alapjának dokumentumait. Ez a lényeg, amely az értékes dokumentumok összesítését egyetlen archívum alapvá teszi.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapja szövetségi joghatóság alá tartozó dokumentumokat és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek levéltári alapjait tartalmazza. Az Orosz Föderációt alkotó szervezetek levéltári alapjai az Orosz Föderáció nemzeti forrásainak szerves részét képezik. Nagyon fontos az Orosz Föderáció alkotóelemének tapasztalata az Archívum Alap megszervezésében és megszerzésében. Ebben a tézisben a kutatás tárgya a Khoroshevsky kerület OVK állami intézménye. Az Archívum Alap szervezetének és megszerzésének elemzése eredményeként megfontoltuk az archívumgyűjtési források listáját, mivel a régió Levéltári Alapjának megalapításával kapcsolatos munka prioritása az állami levéltár megszerzési forráslistáinak optimalizálása.
Nagyon fontos a levéltári bizottság szakértői hitelesítő bizottsága és az osztályok szakértői bizottsága tevékenysége az állami levéltárban történő tárolásra kerülő dokumentumok minőségi kiválasztása során.
Az Archívumügyi Bizottság szakértői hitelesítő bizottsága irányítja és szervezi a régió állami levéltárában beérkezett dokumentumok összetételének optimalizálására irányuló munkát azzal a céllal, hogy a szervezetek dokumentumainak optimális összetételét tárolás céljából elfogadják az ügyek nómenklatúráinak kidolgozására. A bizottsági tagok szem előtt tartásával folyamatosan felmerülnek a dokumentumok biztonságának biztosításának kérdései az osztályok tárolásának szakaszában. A szervezetek irodai munkájáért felelős vezetők és alkalmazottak szükségszerűen részt vesznek a terepi üléseken. Minden ilyen találkozó rendszerint egy szemináriumnak felel meg a Levéltári Alap létrehozásának problémáiról, valamint a szervezetek levéltárainak tevékenységének szervezeti és módszertani útmutatásáról. Valójában a retrospektív információs bank összetétele, amely lényegében az „OVK Khoroshevsky District” állami intézmény Levéltári Alapja, attól függ, hogy a dokumentumok mennyire és teljes mértékben koncentrálódnak-e a szervezetbe, és ez a szervezet szakértői bizottsága fő feladata.
Az archiválásnak az archívumban történő informatizálását az irodai munka irányításának ésszerűsítése és egyesítése után kell elvégezni a szervezetben. Ha nagy számú géppel olvasható dokumentum készül a szervezet tevékenységei során, akkor tanácsos létrehozni egy elektronikus archívumot az osztályon. A Khoroshevsky Kerületi Egyesült Katonai Bizottsági Állami Intézet Levéltári Alapjával kapcsolatos dokumentumok tárolási ideje után azokat papíron és elektronikus formában továbbítják az állami levéltárba.
A dokumentumokkal való munka megszervezését számos szabályozási jogi és módszertani dokumentum befolyásolja. Ezért a menedzsment dokumentációt támogató szolgáltatás minden szervezetében rendelkezzen szabályozási, jogi, módszertani és referenciainformációkkal a dokumentumokkal kapcsolatos munkához.
A szabályozási keret szerepe és jelentősége jelentősen megnőtt az utóbbi években. Az üzleti okmányok kommunikációját minden szinten egységes, általánosan elfogadott szabályok szerint hajtották végre. A dokumentumokkal való munka, a jogi formától függetlenül, a dokumentáció kérdésével és a szervezetek munkájával kapcsolatos törvényi és normatív-módszertani aktusokon alapul.
Jelenleg az Orosz Föderáció számos nemzeti szabályozási aktussal rendelkezik, amelyek a dokumentumokkal való munka előkészítésének, végrehajtásának és megszervezésének általános szabályait szabályozzák. A menedzsment dokumentációját támogató szabályozási és módszertani dokumentumokat az állami hatalom és a menedzsment különböző szervei fejlesztették ki, kompetenciájuknak megfelelően.
Hazánk első alapvető törvénye az Orosz Föderáció alkotmánya. A dokumentumkezelés szempontjából annak jelentősége abban rejlik, hogy az Orosz Föderáció alkotmánya előírja a szabályozási jogi aktusok alárendeltségét. Az Orosz Föderáció alkotmányának 15. cikke kimondja, hogy az Orosz Föderációban elfogadott törvények és egyéb jogi aktusok nem lehetnek ellentmondásban az Orosz Föderáció alkotmányával.
Egy másik fő forrás a törvény - ez egy jogalkotási hatóság vagy népszavazás által különleges sorrendben elfogadott normatív aktus, amely kifejezi az emberek akaratát, az alkotmány utáni legnagyobb jogi erővel bír, és társadalmilag jelentős, tipikus és stabil társadalmi kapcsolatokat szabályoz.
Az irodai munka jogi kerete olyan törvények, normatív jogi aktusok és módszertani dokumentumok halmaza, amelyek szabályozzák a dokumentumok készítésének technológiáját, feldolgozását, tárolását és felhasználását az intézmény jelenlegi tevékenységeiben, valamint az irodai szolgáltatás tevékenységeit: felépítését, funkcióit, személyzetét, műszaki támogatást és néhány egyéb szempontok. Ez szabályozza a papírmunka szabályait; a dokumentumokkal való munka szabályai; a dokumentumok biztonságának biztosítása; a dokumentumok archív tárolóba történő átvitelének eljárása; munka iroda vezetése; új információs technológiák bevezetése a dokumentumokkal való munka során; dolgozzon hozzáférési korlátozási bélyegzővel ellátott dokumentumokkal; a dokumentumokhoz kapcsolódó jogi szempontok és egyéb kérdések.
Az irodai munka jogi kerete tartalmazza:
Az Orosz Föderáció alkotmánya;
Nemzetközi szerződések (alkotmányos jellegű kapcsolatokat szabályozzák és az Orosz Föderációban történő megerősítés tárgyát képezik, azok hatálybalépésekor elsőbbséget élveznek a törvényekkel szemben);
Az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai az informatika és a dokumentáció terén;
Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzései, az Orosz Föderáció kormányának elnökének rendeletei és végzései, amelyek a szövetségi szintű dokumentációs támogatási kérdéseket szabályozzák;
Szövetségi végrehajtó testületek jogi aktusai
(minisztériumok, bizottságok, szolgálatok, ügynökségek stb.) mind ipari, mind pedig megyei természetűek;
Az Orosz Föderációt megalakító jogalanyok és területi egységeik képviseleti és végrehajtó hatóságainak testületei az irodai munka kérdéseire vonatkozó jogi aktusok;
Normatív és oktató jellegű jogi aktusok, módszertani dokumentumok az intézmények, szervezetek és vállalkozások irodai munkájáról;
A dokumentációra vonatkozó állami szabványok;
Egységes dokumentációs rendszerek;
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói;
A menedzsment dokumentális támogatásának állami rendszere, a dokumentumokkal és a dokumentumok támogatásával kapcsolatos szolgáltatások alapvető követelményei (GSDOU);
Normatív dokumentumok a vezetői munka megszervezéséről és a munkavédelemről;
Normál dokumentumok a dokumentumok archív tárolásának megszervezéséről;
Az Orosz Föderáció alapító szervezeteinek jogalkotási aktusai és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek végrehajtó hatóságai által elfogadott jogi aktusok.
Mindezeket figyelembe kell venni az irodai munka megszervezésekor, elsősorban a Szövetség alkotmányozó szerveinek képviselői és végrehajtó hatóságai, valamint a területén működő szervezetek, intézmények és vállalkozások által.
Jelenleg a dokumentáció, a dokumentumkezelés támogatásának szervezése és technológiája szabályozása több irányban zajlik: törvényi szabályozás, szabványosítás, a nemzeti fellépés normatív és normatív-módszertani dokumentumainak kidolgozása. Mint már említésre került, az Orosz Föderáció törvényei a legnagyobb jogi jelentőséggel bírnak.
Az alapvető jogi aktus az Orosz Föderációnak az információról, az információs technológiáról és az adatvédelemről szóló, 2006. december 27-i 149-ФЗ szövetségi törvénye. Ez a törvény az 1995. február 20-i 24-FZ. Számú, az információkról, az informálódásról és az információvédelemről szóló szövetségi törvény továbbfejlesztése. Az új törvény lényegében számos rendelkezést kidolgozott. A törvény egyértelműbben meghatározta az e terület terminológiájára vonatkozó összes rendelkezést. Meghatározza az információk terjesztésének, biztosításának és védelmének követelményeit. A törvény rögzítette az információk dokumentálásának kötelezettségét, szabályozta az információs technológiák létrehozásából és felhasználásából származó kapcsolatokat, és megállapította az állami szervek számára történő információszolgáltatási kötelezettséget. A törvény közvetlenül kapcsolódik a vezetési dokumentációs szolgáltatások minden szintű tevékenységéhez.
A hivatali struktúrák másik alapdokumentuma az Orosz Föderáció szövetségi törvénye, amely 2006. május 2-án, 59-FZ., „Az Orosz Föderáció állampolgárainak fellebbezési eljárásáról” rendelkezik. Ez a normatív aktus különösen akkor volt szükséges, mert közvetlenül kapcsolódik a szociális szférához, amely a társadalmi stabilitás egyik legfontosabb alkotóeleme. A fellebbezésben a polgárok felvehetnek olyan kérdéseket, amelyek az egész társadalom érdekeivel, valamint a fellebbezés elõterjesztõjének vagy más állampolgárok jogainak és jogos érdekeinek kérdésével kapcsolatosak.
A 2006. évet olyan szükséges normatív aktus elfogadása jellemezte, mint az Orosz Föderáció személyes adatokról szóló, 2006. július 27-i 152-ФЗ. Ez a törvény részletezi a személyes adatok védelmét. Korábban ezeket a kérdéseket csak a Munka Törvénykönyve külön fejezetében (14. fejezet) vizsgálták, amely a munkavállaló személyes adatainak védelmére irányult. E törvény rendelkezései befolyásolják a személyzet és az irodai szolgáltatások tevékenységének szükséges egyértelműségét.
Szövetségi törvény "Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről", 2004. február 10-i 125-FZ sz. Törvénye szabályozza a dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének, valamint az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának és az egyéb levéltári dokumentumoknak a felhasználását.
A következő, rendkívül fontos szabályozási aktus az irodavezetés területén a 2004. július 29-én kelt, 98-ФЗ számú, az üzleti titkokról szóló szövetségi törvény. A szövetségi törvény egyik fő célja az üzleti titkot alkotó információk titkosságának védelme.
E szövetségi törvénynek és más szövetségi törvényeknek megfelelően az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok egyéb szervei kötelesek megteremteni a jogi személyek vagy az egyéni vállalkozók által nekik nyújtott információk bizalmas jellegének védelmét szolgáló feltételeket.
E szervek tisztviselői, állami vagy önkormányzati alkalmazottai, az üzleti titkot képező információ birtokosának beleegyezése nélkül, nem jogosultak arra, hogy más személyeknek, más kormányzati szerveknek átadják vagy továbbadják azokat információkat, amelyek hivatalos feladataik ellátása során rájuk váltak, és nem jogosultak arra, hogy önzőként és önként felhasználják azokat. egyéb személyes célok.
Az elektronikus dokumentumok jogi érvényességének biztosítása érdekében fontos az Orosz Föderáció 2002. január 10-i 1-FZ sz. Szövetségi törvényének "Az elektronikus digitális aláírásokról" rendelkezései. A törvény részletezi a digitális aláírások használatát. Ennek a szövetségi törvénynek az a célja, hogy biztosítsa az elektronikus digitális aláírások elektronikus dokumentumokban való felhasználásának jogi feltételeit, amelyek alapján az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás egyenértékű a papír alapú dokumentumban szereplő kézírásos aláírásnak.
A számítógépes adatbázisok tömeges létrehozása és használata tovább súlyosbította a dokumentumok és információk jogosulatlan hozzáférés elleni védelmének problémáját. Ezt a kérdést számos törvény figyelembe veszi. Mindenekelőtt az 1997. november 6-i "Az államtitokról" szóló szövetségi törvényben ez a törvény szabályozza az információ államtitoknak való minősítésével, besorolásával vagy megszüntetésével, valamint az Orosz Föderáció biztonságának biztosítása érdekében történő védelmével kapcsolatos kapcsolatokat.
A dokumentumfilmek létrehozásával és azok későbbi gyakorlati tevékenységével közvetlenül összefüggő normatív jogi aktus az Orosz Föderáció 8-FZ. Sz. Szövetségi törvényje "Az állami szervek és az önkormányzatok tevékenységével kapcsolatos információkhoz való hozzáférésről". Az Állami Duma 2009. január 21-én fogadta el, a Szövetségi Tanács 2009. január 28-án hagyta jóvá, az Orosz Föderáció elnöke pedig 2009. február 9-én, 8. számmal. 2010. január 1-jén lép hatályba Az orosz állam történetében először ez a normatív jogi aktus olyan rendelkezést hoz létre, amely ténylegesen meghatározza a hatóságok elszámoltathatóságának rendjét az emberek előtt.
A következő jogalkotási aktusok olyan nyelvi törvények, amelyek érdeklődnek a DOW szolgálatában a nyelv dokumentumokban való felhasználása tekintetében. Mindenekelőtt emlékeztetni kell az Orosz Föderáció 1991. október 25-i 1807-1 számú, az Orosz Föderáció népeinek nyelveiről szóló törvényére. Azt is el kell mondani egy másik törvényről, amely kiegészíti és kibővíti az 1991. évi törvényt.
Ez az Orosz Föderáció „Az Orosz Föderáció állami nyelvéről” című, 2005. június 1-jei 53-FZ sz. Szövetségi törvény, amelyet az Állami Duma 2005. május 20-án fogadott el. A törvény ismerteti az Orosz Föderáció állami nyelvének kötelező használatának terjedelmét az egész Orosz Föderációban, biztosítva a polgárok jogát az állam használatához. az Orosz Föderáció nyelve, a nyelvi kultúra védelme és fejlesztése
A könyvelésről szóló, 1996. november 21-i 129-ФЗ számú szöveges törvény (módosítva 2006, 2007, 2008), közvetlenül kapcsolódik a hivatali szolgálat munkájához. A törvény rögzíti az összes üzleti tranzakció kötelező dokumentálását, jelzi, hogy az elsődleges dokumentumokat elkészítik. csak egységes formában.
Az Orosz Föderáció elnökének a modern irodai munka szabályozási, jogi és módszertani alapját szabályozó rendeletei
Az Orosz Föderáció elnökének a dokumentációkezelés területén hozott rendeletei két csoportra oszthatók:
Rendelkezéseket egészít ki a korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal történő munkavégzésről szóló jogszabályokkal;
Az elnök rendeletei a közszolgálat dokumentálásáról.
A rendeletek első csoportja az állami és üzleti titokkal kapcsolatos információkat tartalmazó dokumentumokat érinti. Tevékenységük jellege alapján a DOE szolgáltatás alkalmazottai gyakran találkoznak korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal. Az elnöki rendeletek meghatározzák, mely információk képezhetnek állami titkot, és amelyek bizalmas jellegű információkhoz kapcsolódnak:
Az Orosz Föderáció elnökének "Az államtitoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról" 1995. november 30-i 1203. számú rendelete;
Az Orosz Föderáció elnökének 1997. március 6-án kelt, a bizalmas információk listájának jóváhagyásáról szóló rendelete, 188. sz.
A rendeletek második csoportja az elnöknek a közszolgálat dokumentálásáról szóló, az Orosz Föderáció elnöke által 2005. évben aláírt, 10. számú rendelete:
Az Orosz Föderáció elnökének 2005. február 10-i, "Az Orosz Föderáció állami köztisztviselőinek képesítéséről szóló" 2005. február 10-i rendelete;
Az Orosz Föderáció elnökének 2005. február 1-jei, "Az Orosz Föderáció állami köztisztviselői képesítési vizsga átadására és tudásuk, készségeik és képességeik értékelésére vonatkozó eljárásról" szóló, 111. számú rendelete;
Az Orosz Föderáció elnökének 2005. február 1-jei, „Az Orosz Föderáció állami közszolgálatának betöltetlen álláshelyének betöltésére vonatkozó versenyvizsga-rendelet” 112. számú rendelete;
Az Orosz Föderáció elnökének 2005. május 30-i 609. sz. Rendelete "Az Orosz Föderáció állami köztisztviselőinek személyes adataira és személyes ügyeinek kezeléséről szóló rendelet jóváhagyásáról".
Ez a rendeletcsoport, amely részletesen megvizsgálja a közszolgálat átvételének dokumentálására vonatkozó eljárást, elsősorban a személyzeti szolgálatok számára szükséges.
1997. március 6-án kiadták a 188. sz., A bizalmas információk listájának jóváhagyásáról szóló (2005. szeptember 23-án módosított) 188. számú elnöki rendeletet.
"A nemzeti korrupcióellenes stratégiáról és a nemzeti korrupcióellenes tervről a 2010-2011-re" elnöki rendelet, 2010. április 13., 460. sz.
Az Orosz Föderáció kormányának a modern irodai munka szabályozási, jogi és módszertani alapját szabályozó határozatok
A szabályozási jogi aktusok következő szintje az Orosz Föderáció kormányának határozata.
Az Orosz Föderáció kormányának a DOW-szolgálattal kapcsolatos első rendelete: „A korlátozott forgalmazással kapcsolatos hivatalos információknak a szövetségi végrehajtó testületekben történő kezelésének eljárásáról szóló rendelet jóváhagyásáról”, 1994. november 3., 1233. számú. Meghatározza a korlátozott forgalmazással kapcsolatos hivatalos információk, a hasonló hivatalos információkat tartalmazó dokumentumok és egyéb kézzelfogható adathordozók kezelésének eljárását.
A következő évben elfogadják az Orosz Föderáció kormányának az 1995. december 27-i 1268. sz., Az "Az Orosz Föderáció állami emblémájának reprodukciójával történő pecsétek és levélpapírok gyártásának, felhasználásának, tárolásának és megsemmisítésének ésszerűsítéséről" szóló rendeletet.
1997-ben elfogadták az Orosz Föderáció kormányának az elsődleges számviteli okmányokról szóló, 1997. július 8-i 835. számú rendeletét. Ez az állásfoglalás az Orosz Föderáció Állami Bizottságát ruházta fel az elsődleges lemezek egységes formátumú albumainak kidolgozására és jóváhagyására.
Ugyanebben az 1997-ben az Orosz Föderáció kormányának 1997. augusztus 13-i, 1009. számú, "A szövetségi végrehajtó testületek szabályozási jogi aktusai előkészítésére és állami nyilvántartásba vételére vonatkozó szabályok jóváhagyásáról" szóló rendelete került kiadásra.
Megjegyezzük még két olyan döntést, amelyek közvetlen jelentőséggel bírnak:
Az Orosz Föderáció kormányának a postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról szóló, 2005. április 15-i 221. számú rendelete.
Az Orosz Föderáció kormányának a távíró szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról szóló, 2005. április 15-i 222. számú rendelete.
Az Orosz Föderáció kormánya 2009. június 15-én elfogadta a 477. sz. Rendeletet a „Szövetségi végrehajtó testületek nyilvántartására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról”. E rendelettel a "Tipikus nyilvántartási utasításokat" (2005) eltávolították az akcióból, és bevezették az új "Nyilvántartási szabályokat a szövetségi végrehajtó testületeknél".
A szabályok tartalmazzák a dokumentumok elkészítésének és végrehajtásának általános eljárását és bizonyos típusú dokumentumok elkészítésének jellemzőit: megrendelések, utasítások, utasítások, jegyzőkönyvek. Leírják a dokumentumok nyilvántartásba vételének módját, a referenciamunkához szükséges keresőmotorok felépítését, a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésének megszervezését, az ügyek nómenklatúrájának összeállítását és az azzal való együttműködést, az ügyek kialakítását, a dokumentumok értékének vizsgálatát, az iratok feldolgozását, a nyilvántartások összeállítását, az iratok operatív tárolását és átvitelét az archívumtárba. . A melléklet megadja az ügyek nómenklatúrájának formáit, a megsemmisítésre kerülő dokumentumok kiosztásáról szóló törvényt, leltárokat stb. Amint az a rövid tartalomjegyzékből kitűnik, a Szabályzat szinte minden, a papírmunka szervezésével kapcsolatos kérdést tükröz, ideértve az elektronikus dokumentumkezelési technológiákat is. És bár mindenekelőtt a minisztériumok és az osztályok számára szánják őket, felhasználhatják őket, és rengeteg hasznos irodai szolgáltatást találhatnak bármilyen tulajdonjogú szervezet számára.
A jogalkotási és jogi aktusokon túlmenően a szabályozási és módszertani dokumentumok kiemelkedően fontosak a dokumentumkezelő szolgálatok alkalmazottai számára.
A szabályok, utasítások és rendeletek, mint szervezeti és módszertani dokumentumok, nemcsak utasításokat tartalmaznak arra, hogy mit kell tenni, hanem azt is, hogy hogyan kell elvégezni ezt vagy azt a munkát, ami ezeket különösen értékesé teszi. A szabályozási és módszertani dokumentumokat határozatokkal vagy rendeletekkel hajtják végre, és így kötelezővé válnak.
Normatív jogi aktusokat a szövetségi alkotmányos törvények, szövetségi törvények, az Oroszországi Föderáció elnökének rendeletei és végzései alapján, valamint azok alapján, valamint a hatáskör keretein belül szövetségi végrehajtó testületek kezdeményezésére bocsátanak ki.
Közülük sokan nem részlegesek, hanem állami szinten, az egész tevékenységi körre kiterjednek, az illetékes minisztérium, ügynökségi bizottság vezetésével.
Állami szabványok
A szabályozási dokumentumok egy speciális csoportja a Szövetségi Műszaki Szabványügyi és Metrológiai Ügynökség által jóváhagyott és végrehajtott szabványokból áll. A műszaki előírásokról szóló, 2002. december 27-i 184-FZ sz. Szövetségi törvény elfogadása előtt a szabványok végrehajtása kötelező volt. 2003 óta a törvény kiadása a szabványosítást a szabványok önkéntes alkalmazásának alapelveire fordította, azaz A GOST most nem kötelező érvényű. Ugyanakkor a szabvány meghatározása szerint a szabványok követelményeinek be nem tartása a munkát a mai követelményekkel nem összeegyeztethetővé teszi.
Az egyik szabványuk a GOST R 51141-98 "Nyilvántartás-archiválás. Feltételek és fogalmak", amelyet a nyilvántartásban és az archiválásban használt terminológiának szenteltek. A terminológiai alapon minden normatív és módszertani dokumentumot kidolgoznak a szervezet papírmunkájához. Itt adjuk meg az olyan fontos fogalmak meghatározásait, mint a dokumentum, a papírmunka, a DOW, a hivatalos dokumentum, a dokumentum másolata, a szervezeti és adminisztratív dokumentum, a dokumentum nyilvántartásba vétele és még sokan mások. A GOST összesen 140 alapvető kifejezést tartalmaz a DOW területén.
A GOST R 6.30-2003, "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei" a szervezeti és adminisztratív dokumentáció elkészítésére vonatkozó követelményeket tartalmazza. A szabvány 30 olyan részletet sorol fel, amelyek felhasználhatók a dokumentumok elkészítéséhez és végrehajtásához, megadja a dokumentumok elrendezését, meghatározza a dokumentumok részleteinek összetételét stb.
A 2007-ben elfogadott harmadik legfontosabb szabvány a GOST R ISO 15489-1-2007 "Dokumentumkezelés. Általános követelmények". Szabályozza a dokumentumkezelési folyamatokat nemcsak az állami, hanem a kereskedelmi és állami szervezetekben is, mind a belső, mind a külső szervezeteket, minden formátumú dokumentumkezelésre, valamint a szervezetek által tevékenységük során létrehozott vagy fogadott összes médiumra vonatkozik, a felelősségre, a politikára, szervezetek dokumentumaihoz kapcsolódó eljárások, rendszerek és folyamatok.
Egyre több szervezet tanúsítja, hogy megfelel az ISO: 9000 nemzetközi szabványoknak. Az üzleti folyamatok tanúsításra való előkészítése során a GOST ISO 15489 - 1 - 2007 dokumentumkezelésre vonatkozó rendelkezései különösen relevánsak, mivel a szabványban szereplő dokumentumkezelést az ISO 9001 és az ISO 14001 követelményein alapuló minőségirányítási rendszer részének tekintik.
A GOST módszertani ajánlásokat tartalmaz a dokumentumkezelő rendszerek tervezésére és megvalósítására, amelyek szükségesek minden olyan szervezet számára, amely megoldja a vezetői személyzet munkájának javítását, a DOW szolgáltatás hatékonyságának javítását és irodai automatizálási rendszerek bevezetését, ideértve az elektronikus dokumentumkezelést is.
Kivéve a már figyelembe vett. Érdemes megemlíteni a jelenlegi szabványokat: GOST 9327-60 "Papír és papír termékek" papírméreteken, GOST 17914-72 "Borítók hosszú távú tároláshoz. Típusok, méretek és műszaki követelmények", GOST 6.10.3 - 83 USD "Információ rögzítése szabványosított dokumentumok kommunikációs formátumban. "
2009. december 23-án kiadták a 76. sz., A „Rosarchive” rendeletet: „Módszertani ajánlások a munkafolyamat-utasítások kidolgozására a szövetségi végrehajtó testületekben”.
Az ügyek nómenklatúrájának összeállítása és a dokumentumok értékének vizsgálata során feltétlenül szükséges hivatkozás a tárolási időket jelző dokumentumok listája - a dokumentumok típusainak és kategóriáinak szisztematikus listája, amelyek a tárolásukra vonatkozó szabályozási utasításokat tartalmaznak (GOST R 51141 - 98).
közszolgálati dokumentáció
Az irodai munka szabályozási és módszertani alapjai - ez egy olyan törvények, normatív jogi aktusok és módszertani dokumentumok halmaza, amelyek szabályozzák a dokumentumok készítésének, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiáját a szervezet jelenlegi tevékenységeiben, valamint az irodavezetési szolgáltatás tevékenységeit: felépítését, funkcióit, személyzetét, műszaki támogatását és néhány egyéb szempontot.
Az irodai munka normatív és módszertani alapja:
1) az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai az információ és a dokumentáció terén;
2) az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzései, az Orosz Föderáció kormányának határozatai;
3) a szövetségi végrehajtó testületek normatív aktusai, amelyek a vezetői tevékenységek dokumentációs támogatásának jogi kérdéseit szabályozzák;
4) a dokumentumok állami szabványai;
5) a műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói;
6) egységes dokumentációs rendszerek;
7) rendeletek és jogszabályok, valamint a szervezetek és vállalkozások vezetése által kiadott, papírmunkára vonatkozó módszertani dokumentumok.
Az irodai munka szabályozási és módszertani alapja magában foglalja az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogalkotási aktusait és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek végrehajtó szerveinek által elfogadott jogi aktusokat. Ezeket a cselekedeteket figyelembe kell venni a papírmunka megszervezése során, elsősorban az Orosz Föderációt alkotó szervezetek képviselői és végrehajtó hatóságai, valamint a területükön működő szervezetek és vállalkozások által.
1.1. Az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai az információk és a dokumentáció területén
Az Orosz Föderáció jogszabályai szabályozzák a szervezet általános elvei dokumentációs támogatás a szervezetek és vállalkozások vezetéséhez.
Az információ (információforrások) létrehozására és felhasználására irányadó alaptörvény az 1995. február 20-i N 24-ФЗ „Információ, informatizálás és információvédelem” szövetségi törvény (módosítva és 2003. január 10-i kiegészítéssel). .
A törvény megállapítja a létrehozás, tárolás és felhasználás jogi rendszerét információs források, például:
1) az információk dokumentálásának eljárása;
2) az egyedi dokumentumok és az egyes dokumentumtömbök tulajdonjoga az információs rendszerekben;
4) az információk jogi védelme.
Az elnevezett törvény a következő alapelveket határozza meg: „dokumentált információ” és „információs források”.
Dokumentált információk (dokumentum) - a kézzelfogható adathordozón rögzített információk, az azonosítást lehetővé tevő részletekkel.
Információs források - egyedi dokumentumok és dokumentumok egyedi tömbjei, dokumentumok és dokumentumtömbök az információs rendszerekben.
Információ dokumentálása - az információnak az információs forrásokba történő beillesztésének előfeltételét és a jogszabályokkal összhangban az Orosz Föderáció irodai munkájának megszervezéséért, a dokumentumok szabványosításáért és az információbiztonságért felelős állami hatóságok által megállapított módon kell végrehajtani.
Az információs források lehetnek állami és nem állami tulajdonok, és polgárok, állami hatóságok, helyi önkormányzatok, szervezetek és állami szövetségek tulajdonában lehetnek.
Az állampolgárok, az állami hatóságok, az önkormányzatok, a szervezetek és az állami egyesületek kötelesek dokumentált információkat benyújtani az állami információs források kialakításáért és felhasználásáért felelős testületekhez és szervezetekhez.
Az államnak joga van visszaváltani a magánszemélyektől és jogi személyektől dokumentált információkat, ha ezeket az információkat állami titoknak minősítik. Az államtitoknak minősített információkat tartalmazó információforrások tulajdonosai kizárólag az illetékes állami hatóságok engedélyével jogosultak rendelkezésére bocsátani ezt az ingatlant.
A magánszemélyek és jogi személyek pénzeszközeinek elkészítésére létrehozott, valamint az általuk adományozással vagy öröklés útján szerzett, törvényesen megszerzett dokumentumok és tömbök ezen jogi személyek és magánszemélyek tulajdona.
Az orosz információ, az Orosz Föderáció és az önkormányzatok alkotó jogalanyai, valamint az egyének és jogi személyek érdekeinek, jogainak és szabadságainak védelmét a nemzetközi információcsere során az 1996. július 4-i N 85-ФЗ „Nemzetközi információcserében való részvételről szóló” szövetségi törvény biztosítja. módosítani és kiegészíteni (2003. június 30., 2004. június 29.).
A törvény meghatározza a nemzetközi információcsere tárgyait és tárgyait. A nemzetközi információcsere tárgyai lehetnek dokumentált információk, információforrások, információs termékek, információs szolgáltatások, a nemzetközi információcsere eszközei. A nemzetközi információcsere tárgyai a következők: Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció alkotóelemei, állami hatalmi szervek és helyi önkormányzatok, magánszemélyek és jogi személyek.
A törvény meghatározza az információtermékek és a nemzetközi információcsere eszközeinek tulajdonjogát, korlátozza a dokumentált információk kivitelét, meghatározza a bizalmas információk védelmének eljárását és szabályozza a nemzetközi információcsere egyéb kérdéseit.
A szabványosítás jogalapja Az Orosz Föderációban a 2002. december 27-i N 184-ФЗ „A műszaki szabályokról” szövetségi törvény (a módosított és 2005. május 9-i kiegészítéssel) hozta létre.
A törvénynek megfelelően szabványosítás - ez a normák, szabályok és jellemzők megállapításának tevékenysége az alábbiak biztosítása érdekében:
1) a termékek, munkák és szolgáltatások biztonsága a környezet, az élet, az egészség és a vagyon szempontjából;
2) műszaki és információs kompatibilitás, valamint a termékek cserélhetősége;
3) a termékek, építési beruházások és szolgáltatások minősége, összhangban a tudomány, a mérnöki és a technológiai fejlettség szintjével, a mérések egységességével;
4) minden típusú erőforrás megtakarítása;
5) a gazdasági létesítmények biztonsága, figyelembe véve a természeti és ember okozta katasztrófák és más vészhelyzetek kockázatát;
6) az ország védelmi képessége és mobilizációs készsége.
A törvény meghatározza a szabványosítási munka elvégzésének módját, a szabványosítási dokumentumok típusait és alkalmazásukat, az állami ellenőrzés végrehajtását és az állami előírások betartásának felügyeletét, a törvény rendelkezéseinek megsértéséért való felelősséget, a szabványosítási munka finanszírozási eljárását stb.
A szabványosítás normatív dokumentumaihozaz Orosz Föderáció területén eljárva a törvény magában foglalja:
1) az Orosz Föderáció állami szabványai, a megállapított módon alkalmazott szabványosítási szabványok, szabályok, normák és ajánlások, az orosz összes műszaki és gazdasági osztályozója;
2) ipari szabványok, vállalati szabványok, tudományos és műszaki, mérnöki társaságok és más állami szervezetek szabványai.
A papírmunka szabványosításának normatív dokumentumai meghatározzák a dokumentumok összeállításának, bemutatásának és kivitelezésének, az egyesítésnek és az egységes dokumentációs rendszerek használatának követelményeit; a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói létrehozása és használata; az információs folyamatok automatizálása a menedzsmentben, az információfeldolgozás technikai eszközei; a dokumentumokkal való munka során használt terminológia.
A törvénynek megfelelően az állami politika kialakítása és végrehajtása a szabványosítás terén, az állami ellenőrzés végrehajtása és a szabványok betartásának felügyelete, a nemzetközi szabványosításban való részvétel és néhány egyéb kérdés az Orosz Föderáció Szabványügyi, Metrológiai és Hitelesítési Bizottságának (Oroszország Gosstandart) tartozik. A bizottság elfogadja az állami szabványokat és az összes orosz műszaki, gazdasági és társadalmi osztályozót, amelyek kötelezőek minden kormányzati szervre és üzleti egységre, amelyeket az állami nyilvántartásba vétel után lépnek életbe.
Az Orosz Föderáció állami nyelvének és az Orosz Föderációban részt vevő egységek állami nyelveinek hivatalvezetésben történő használatát az Orosz Föderáció 1991. október 25-i N 1807-I. Törvény (az Orosz Föderáció népeinek nyelveiről) szabályozza (az 1998. július 24-ig módosított és kiegészített, 2002. december 11-i). g.).
E törvénynek megfelelően a hivatalos papírmunka az Orosz Föderáció állami nyelvén - oroszul, az Orosz Föderáció alanyai és népeinek állami nyelvén - az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogszabályai által meghatározható. Az Orosz Föderáció állami szervei, szervezetei, intézményei és vállalkozásai között az Orosz Föderációban szereplő címzettekkel folytatott hivatalos levelezés orosz nyelven zajlik.
Az Orosz Föderáció állami szerveinek eljuttatott állampolgárok fellebbezésére adott válaszokat a fellebbezés nyelvén adják meg, és csak akkor, ha a fellebbezés nyelvén nem lehet választ adni - oroszul.
Azonosító okmányokat, polgári nyilvántartási okmányokat, oktatási dokumentumokat, munkaviszonyokra vonatkozó dokumentumokat, katonai jegyeket az Orosz Föderáció alapító szervezeteinek területén, amelyek nemzeti nyelvét második államnyelvként állapították meg, az oroszul együtt adják ki az Orosz Föderációt alkotó szervezet állami nyelvén.
Az iparban, a kommunikációban, a közlekedésben és az energiaügyben egész Oroszországban csak oroszul használják.
Cég- vagy védjegy emblémák használata (szolgálati védjegyeket) a hivatalos dokumentációban az Orosz Föderáció 1992. szeptember 23-i N 3520-I. sz., a védjegyekről, szolgáltatási védjegyekről és eredetmegjelölésekről szóló törvénye határozza meg (2000. december 27-től, 2001. december 30-ig kiegészítve és kiegészítve) 2002. december 24., 24.).
Információhasználati kérdésekAz állami titkokkal és egyéb bizalmas információkkal kapcsolatban az Orosz Föderáció 1993. július 21-i N 5485-I. sz., az államtitokról szóló törvénye (módosítva és kiegészítve 1997. október 6-tól, 2003. június 30-tól, 2003. november 11-ig) 2004. június 29., 2004. augusztus 22.).
A törvény meghatározza az állami titkot képező információk listáját, valamint meghatározza az állami szervek és tisztviselők hatáskörét az államtitok megőrzésének és védelmének biztosítása érdekében.
Az Orosz Föderáció jogszabályai más tevékenységi területeket is szabályoznak, amelyek szorosan kapcsolódnak a dokumentáció támogatásához.
1.2. Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzései, az Orosz Föderáció kormányának rendeletei
Az Orosz Föderáció elnöke és az Orosz Föderáció kormánya által elfogadott jogi aktusok tovább fejlesztik a jogalkotási aktusokban foglalt rendelkezéseket az információk és a dokumentáció kérdésével kapcsolatban.
Az Orosz Föderáció kormánya 1995. december 27-i N 1268 számú rendeletet fogadott el „A pecsétek és levélpapírok gyártásának, felhasználásának, tárolásának és megsemmisítésének az Orosz Föderáció állami emblémájának reprodukciójával történő egyszerűsítéséről” (módosítva és 2001. június 8-án hozzáadva).
Az Orosz Föderáció elnökének számos rendelete célja az információvédelem biztosítása: Az Orosz Föderáció elnökének 1998. január 24-i rendelete, 61. számú, „Az államtitoknak minősített információk listájáról”, az Orosz Föderáció elnökének 1997. március 6-i, 188. sz., 188. sz. Rendelete „A bizalmas információk listájának jóváhagyásáról”. "(2005. szeptember 23-án módosítva és kiegészítve), az Orosz Föderáció kormányának 1995. szeptember 4-i 870. sz. Rendelete" Az állami titkot alkotó információk különféle titoktartási információkként történő besorolására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról ".
Az Orosz Föderáció elnökének és az Orosz Föderáció Kormányának rendeletei szabályozzák a kormányzati szervek által kiadott szabályozási jogi aktusok előkészítését, közzétételét, állami nyilvántartásba vételét és végrehajtását.
A szövetségi végrehajtó testületek szabályozási jogi aktusai előkészítésének és állami nyilvántartásba vételének szabályait az 1997. augusztus 13-i N 1009 RF kormányrendelet hagyta jóvá (módosítva és kiegészítve 1997. december 11-én, 1998. november 6-án, 1999. február 11-én). 2002. szeptember 30)
A dokumentumok levéltári tárolásának megszervezésére vonatkozó fő rendelkezéseket az Orosz Föderáció elnökének 1994. március 17-i N 552. számú, az Orosz Föderáció levéltári alapjára vonatkozó rendeletek jóváhagyásáról szóló rendelet (a módosított és kiegészítő, 1996. április 1-jei, 1998. december 1-jei) rögzíti. 2003. november 19.) És a Szövetségi Levéltári Ügynökségről szóló rendelet (amelyet az Orosz Föderáció kormányának 2004. június 17-i N 290. sz. Rendelete hagyott jóvá).
Ezek a dokumentumok szabályozzák a levéltárak és levéltári alapok létrehozását, tárolásának szervezését, elszámolását, felhasználását és kezelését, meghatározzák a Szövetségi Levéltári Ügynökség státusát, fő feladatait és funkcióit.
Az N 125-ФЗ, 2004. október 22-i szövetségi törvény „Az Oroszországi Föderáció levéltári ügyeiről” meghatározza az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának állami részét képező dokumentumok tárolásának határidejét.
1.3. A szövetségi végrehajtó testületek normatív jogi aktusai
A szövetségi végrehajtó testületek (minisztériumok, bizottságok, közigazgatások, szolgálatok, ügynökségek) által kiadott normatív jogi aktusok megyei normatív aktusok, és hatályuktól függően általános, ágazati és szakmaközi törvényekre vannak osztva.
Általános szabályozási aktusok Úgy tervezték, hogy ismételt alkalmazásra kerüljenek az általuk biztosított valamennyi esetre, az ágazati jellegű jogi aktusok egy iparágban, az iparágközi cselekmények pedig több vagy az összes iparágban működnek.
Az oroszországi gazdálkodási tevékenységek archiválásának és dokumentálásának szervezésének általános módszertani irányítását az Orosz Föderáció Szövetségi Levéltár Ügynöksége bízza meg.
Az iratkezeléssel és az archívummal kapcsolatos normatív jogi aktusok közzétételével kapcsolatos tevékenységeket az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma ruházza fel, és kötelező érvényű valamennyi szervezet, intézmény, vállalkozás számára, jogi formájuktól függetlenül.
1991-ben az orosz levéltár kifejlesztette és bevezette a dokumentumkezelési állami rendszert. A fő rendelkezések. A dokumentumokkal és a dokumentációt támogató szolgáltatásokkal (GSDOU) kapcsolatos követelmények.
GSDOU - Ez egy olyan szabálykészlet, amely közös követelményeket állapít meg a menedzsment tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére a kormányban, a vállalkozásokban, az intézményekben és a szervezetekben.
A GSDOU fő célja - a szervezetek munkafolyamatainak korszerűsítése, a dokumentumok számának csökkentése és minőségének javítása, az információk gyűjtésére, feldolgozására, felhasználására és tárolására szolgáló műszaki eszközök és korszerű technológiák felhasználásának legkedvezőbb feltételeinek megteremtése, az irányító berendezés munkájának javítása.
A GSDOU vonatkozik minden kormányzati, bírósági, ügyészi, választottbírósági, intézményi, szervezeti és vállalati dokumentációs rendszerre, ideértve a számítógépes technológiával készített dokumentumokat is.
A GSDU rendelkezéseit a Minta utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben alkalmazott irodai munkáhozAz Orosz Föderáció kulturális és tömegkommunikációs miniszterének 2005. november 8-i 536. számú végzése hagyta jóvá. Az utasítás általános követelményeket állapít meg a vezetési tevékenységek dokumentálására és a minisztériumokban és osztályokban működő dokumentumokkal való munka megszervezésére, valamint alapját képezi a szervezetekben és intézményekben a papírmunkára vonatkozó egyedi utasítások kidolgozásának.
1.4. A dokumentumok állami szabványai
Állami szabvány (GOST) - ez egy normatív dokumentum, amelyet az érdekelt felek a jelentős kérdésekről szóló megállapodás alapján dolgoztak ki, amelyet az illetékes testület hagyott jóvá, és amely meghatározza az általános és ismételt felhasználásra vonatkozó szabályokat, általános elveket, jellemzőket, követelményeket vagy módszereket bizonyos tárgyakra vonatkozóan, és célja egy adott területen az optimális optimalizálási fok elérése. .
Az Orosz Föderáció területén működő összes állami szabvány egységes Állami Szabványügyi Rendszer (GSS)maguk az állami szabványok osztályozásának és kódolásának hierarchikusan szervezett rendszere.
Az 1. sorozat (GSS) egy sor olyan szabványt tartalmaz, amelyek rendelkezéseket állapítanak meg a szabványok kidolgozására, kidolgozására, bemutatására, megtervezésére, jóváhagyására, regisztrálására és végrehajtására vonatkozóan, és módosítják azokat.
A 6. sorozat (GSS) szabványok sorozatát tartalmazza az egységes dokumentációs rendszerekre, valamint a műszaki és gazdasági információk osztályozására és kódolására szolgáló egységes rendszert.
A 6. sorozat (GSS) tartalmazza:
GOST 6.01.1-87. A műszaki és gazdasági információk osztályozásának és kódolásának egységes rendszere;
GOST 6.10.3-83. Egységes dokumentációs rendszerek. Az egységes dokumentumok információinak kommunikációs formában történő rögzítése;
GOST 6.10.4-84. Egységes dokumentációs rendszerek. Jogi erő biztosítása a számítógépes hordozón lévő dokumentumokon és a számítógépes technológiával készített gépeken. Általános rendelkezések;
GOST 6.10.5-87. Egységes dokumentációs rendszerek. A minta űrlap szerkesztésének követelményei;
GOST 6.10.6-87. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere. Minta űrlap;
GOST 6.10.7-90. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere. Pontszám;
GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer. Papírmunka követelményei;
GOST R 51141-98. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások.
Ennek a sorozatnak a szabványai rögzítették a dokumentum formátumára, a dokumentumok formáira, a részletek összetételére és elkészítésére vonatkozó követelményeket, a dokumentumok egyesítésére és szabványosítására, valamint az egységes dokumentációs rendszerek használatára vonatkozó szabályokat, a dokumentáció támogatásához használt terminológiát, az információfeldolgozó létesítményekre vonatkozó követelményeket stb.
1.5. Egységes dokumentációs rendszerek
Alatt egyesítés széles elméleti értelemben megértik az elemek komplexumának vagy rendszerének alkotóelemeinek optimális csökkentését. Fő az irányítási dokumentáció egyesítésének és szabványosításának célja - Gazdasági hatást gyakorló dokumentumrendszer létrehozása. A dokumentumok egyesítésének és szabványosításának gazdasági hatékonyságát a dokumentumok előkészítésével, előállításával és végrehajtásával, továbbításával, feldolgozásával, tárolásával és megsemmisítésével járó alacsonyabb költségek révén érik el. Így, dokumentumok egyesítése - ez feladatok egy formája és tartalma javítása érdekében.
Egységes dokumentációs rendszerek (DCL) meghatározza az egy adott tevékenységi területen megoldandó és az információs hordozón egy bizonyos sorrendben található feladatokkal összeállított részletek halmazát.
Jelenleg Oroszországban működik a következő DRC-k:
1) a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
2) egységes banki dokumentációs rendszer;
3) egységes számviteli és jelentéstételi dokumentációs rendszer;
4) egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;
5) a munkával kapcsolatos egységes dokumentációs rendszer;
6) az Orosz Föderáció nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;
7) egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer.
A Kongói Demokratikus Köztársaság fejlesztését az erre a feladatra megbízott minisztériumok és osztályok végzik.
Mindezen rendszerek felépítésének alapja a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A rendszer működését szabályozó fő szabályozási dokumentum az Orosz Föderáció állami szabványa, „GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer. A papírmunka követelményei. " A GOST meghatározza a dokumentumok követelményeinek összetételét és azok végrehajtására vonatkozó követelményeket, az üres űrlapokra vonatkozó követelményeket, az üzleti dokumentáció nyelvét és stílusát, és kötelező minden szervezet számára, amikor irodai munkát végez.
Az adattároló rendszer kialakításával párhuzamosan fejlesztenek a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói, amelyek az adattárolási rendszerben található adatok integrált automatizált feldolgozását biztosítják.
1.6. A műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói - szabályozási dokumentumok, amelyek osztályozási csoportként bemutatott objektumok nevének szisztematikus halmazát és a hozzájuk rendelt kódot tartalmazzák.
Az osztályozást és a kódolást társadalmi és gazdasági objektumok és tulajdonságaik képezik, amelyek információit a kormányzati és irányító testületek tevékenységében használják, és amelyek a szabványosított dokumentumformákban találhatók.
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk, tudományos, módszertani és normatív-technikai dokumentumok osztályozói, fejlesztésükhöz, karbantartásukhoz és megvalósításukhoz, valamint az osztályozáshoz és kódoláshoz kapcsolódó szolgáltatások A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozásának és kódolásának egységes rendszere (ESKKTESI).
Az alkalmazási területtől függően az osztályozókat orosz, ipari és vállalati osztályozókra osztják.
Az osztályozókat a tartalomtól függően a következő csoportokra kell felosztani.
1. A vezetési dokumentumokkal kapcsolatos információk osztályozói, az automatizált irányítási rendszerekben megoldott feladatok, tevékenységek típusai, gazdasági és társadalmi mutatók:
Teljes orosz szabványosító (ACS);
Teljes orosz termékosztályozó (OKP);
Az orosz vezetői dokumentáció osztályozója (OKUD);
Teljes orosz valutaosztályozó (OKV);
Az orosz mértékegységek osztályozója (OKEI) stb.
2. A szervezeti struktúrákkal kapcsolatos információk osztályozói:
Állami hatóságok és közigazgatások összes orosz osztályozója (OKOGU);
All orosz vállalati és szervezeti osztályozó (OKPO);
Az egész orosz gazdasági területi osztályozó (OKER);
Az egész orosz nemzetgazdasági ágazatok osztályozója (OKONKh) stb.
3. A lakossággal és a személyzettel kapcsolatos információk osztályozói:
A népesség szociális védelmével kapcsolatos összes orosz információs osztályozó (OKISZN);
Teljes orosz szakterület-osztályozó oktatás szerint (OKSO);
A munkavállalók foglalkozásainak, az alkalmazottak pozícióinak és a tarifális rangoknak az egész orosz osztályozója (OKKDTR) stb.
Az osztályozó kód digitális decimális számokból és egy vezérlő számból áll, és az alábbiak szerint készül: XX XX XX XXX X, ahol:
Az első két számjegy (űrlap osztály) - a dokumentum egységes formájának tagsága a megfelelő KDK-ban;
A harmadik és a negyedik számjegy (az űrlap alosztálya) - a sokféle dokumentum tartalmának közös jellege és felhasználásuk iránya;
A következő három számjegy az alosztályon belül a dokumentum egységes formátumának regisztrációs száma;
Az utolsó számjegy a vezérlő szám.
Az irodai munka szabályozási és módszertani alapjának összetétele. Az Orosz Föderáció jogalkotása a dokumentációs támogatás területén. Az irodai automatizálás jogi támogatásának fejlesztésének jellemzői. Állami szabványok, szabványosítási rendszerek fejlesztése.
Küldje el jó munkáját a tudásbázisba egyszerű. Használja az alábbi űrlapot
Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaik és munkájuk során használják, nagyon hálásak lesznek neked.
közzétett http://www.allbest.ru
Bevezetés
I. fejezet. A vállalkozás szabályozási támogatása
1.1. A szabályozási keret összetétele
1.2 az Orosz Föderáció jogszabályai a dokumentáció terén
1.3 az irodai munka automatizálásához szükséges jogi támogatás fejlesztése
II. Fejezet Szabványügyi rendszerek fejlesztése az óvodai oktatási intézmények számára
2.1. A dokumentáció állami szabványai
2.2. A dokumentációs rendszerek állami támogatása
2.3 az DOE állami szabványok kidolgozása
Következtetés
Hivatkozások listája
BEVEZETÉS
Az ország politikai és gazdasági életében bekövetkezett jelentős átalakulások drasztikusan megváltoztatták a dokumentum iránti hozzáállást, egyrészt tény bizonyítékaként, másrészt olyan információforrásként, amely alapján döntést hozhat a legjobban, profitot szerezhet, nyerhet versenyen harc.
Másrészt az 1990-es évek elején. gyengül az állam hatása az irodai munka szervezésére az országban, amelyet számos ok okozott, amelyek közül a legfontosabb dolog a gazdasági szektor irányításának decentralizációja, a kereskedelmi struktúrák függetlensége és az állami készülék hosszú távú reformjai. Szerepet játszott az oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat helyének megváltoztatása, amely a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchive) közelmúltbeli reformja eredményeként a Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztérium részévé vált, valamint az országban az irodavezetés módszertani irányításának eltávolítása a rózsafüzér vezetéséből.
Ma még egy tényező a dokumentumhoz való hozzáállás megváltoztatása - az elektronikus számítógépek, mint minőségi szempontból új eszköz széles körű bevezetése a dokumentumadatok létrehozásának, továbbításának, rendszerezésének és tárolásának menedzsmentjében.
E tényezők fényében meg kell jegyezni, hogy az Orosz Föderáció jogszabályaiban a dokumentáció és a dokumentumokkal való munka folyamatosan növekvő szabályozása érvényesül.
A vállalkozások és szervezetek DOW számára nyújtott jogi támogatásának problémája széles körben tükröződik a hazai kutatók munkájában. Jelenleg a kutatók, például Kuznetsov S.L., Yushkina T.V., N. Modin, L.I., kutatók fejlesztik a vállalkozások és szervezetek DOE jogi támogatásának problémáját. Pronina, T.A. Kozlova és mások
A vizsgált probléma fontossága és relevanciája, annak kétértelmű elméleti kidolgozása meghatározta a kutatási témaválasztást: "A vállalkozások és szervezetek DOE modern szabályozási támogatása".
A kutatási problémáról számos forrás található, köztük az Orosz Föderáció 1993. évi alkotmánya, szövetségi törvények, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzése, az Orosz Föderáció kormányának rendeletei, szabványok és nemzetközi normatív aktusok stb.
A tanulmány célja - dokumentációs támogatás vállalkozások és szervezetek számára. nyilvántartási dokumentum automatizálási szabvány
A tanulmány tárgya a vállalkozások és szervezetek DOE szabályozási támogatása.
A tanulmány célja a DOE vállalkozások és szervezetek jogi támogatásának jogi szabályozásának megalapozása.
A célkitűzésnek megfelelően, a kutatás témájának és problémájának előterjesztésével meghatároztuk a munka következő céljait:
1) az irodai munka szabályozási és módszertani alapjának összetételének jellemzése;
2) tanulmányozza az irodai automatizálás jogi támogatásának fejlesztését;
3) írja le a dokumentáció főbb állami szabványait;
4) a DOE állami szabványok kidolgozásának jellemzőinek azonosítása.
A tanulmány felépítése Ez a kurzus munka bevezetésből, két fejezetből, következtetésből, valamint a hivatkozások és az irodalomból áll.
Fejezetén. A vállalkozás DOU szabályozási támogatása
1 .1 A szabályozói összetételjogi iroda bázis
Az irodai munka jogi kerete olyan törvények, normatív jogi aktusok és módszertani dokumentumok halmaza, amelyek szabályozzák a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának technológiáját az intézmény jelenlegi tevékenységeiben, valamint az irodai szolgálat munkáját - felépítését, funkcióit, személyzetét, műszaki támogatást és néhány egyéb szempontok.
Az irodai munka normatív és módszertani alapjai a következőket tartalmazzák:
Az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai az információk és a dokumentáció terén;
Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzései, az Orosz Föderáció kormányának rendeletei és végzései, amelyek a szövetségi szintű dokumentációs támogatás kérdéseiről szólnak;
Szövetségi végrehajtó szervek (minisztériumok, bizottságok, szolgálatok, ügynökségek stb.) Jogi aktusai, mind ipari, mind megyei természetűek;
Az Orosz Föderációt alkotó szervezetek képviselői és végrehajtó hatóságainak testületei és területi egységeik hivatali munka kérdéseit szabályozó jogi aktusai;
Normatív és oktató jellegű jogi aktusok, módszertani dokumentumok az intézmények, szervezetek és vállalkozások irodai munkájáról;
A dokumentációra vonatkozó állami szabványok;
Egységes dokumentációs rendszerek;
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói;
A dokumentációkezelés állami rendszere. A dokumentumok és a dokumentációt támogató szolgáltatások alapvető követelményei (GSDOU);
Normatív dokumentumok a vezetői munka megszervezéséről és a munkavédelemről;
Normál dokumentumok a dokumentumok archív tárolásának megszervezéséről.
1 .2 törvényorosz Föderációa dokumentáció területén
Bármely intézmény, szervezet, vállalkozás tevékenységének legfontosabb szempontja a dokumentáció támogatása. Az Orosz Föderáció jogszabályai szabályozzák az egyének (állampolgárok) és jogi személyek tevékenységeinek dokumentációs támogatásának szervezésének általános elveit.
A polgári jogalkotás alapja az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve, amelynek első részét 1994. október 21-én fogadták el, a második részét 1995. december 22-én fogadták el. A polgári törvénykönyv meghatározza a polgári forgalomban részt vevő felek jogi státusát, a megjelenési okokat, valamint a tulajdonjogok és egyéb tulajdonjogok gyakorlására vonatkozó eljárást. jogok, a szellemi tevékenység (szellemi tulajdon) eredményéhez fűződő jogok, a szerződéses és egyéb kötelezettségeket, valamint az egyéb vagyoni és kapcsolódó személyes nem vagyoni viszonyokat szabályozzák.
A polgári jog által szabályozott kapcsolatok résztvevői polgárok és jogi személyek. Az Orosz Föderáció, az Orosz Föderációt alkotó szervezetek és az önkormányzatok szintén részt vehetnek a polgári jog által szabályozott kapcsolatokban.
A polgári kapcsolatokat szabályozó Polgári Törvénykönyv meghatározza a polgári kapcsolatok cselekedeteinek nyilvántartására, azok kialakulásának vagy megszűnésének tényeinek nyilvántartására, a jogviszonyok megerősítésére létrehozott dokumentumok típusait és fajtáit. Például A Polgári Törvénykönyv 51. és azt követő részei meghatározzák a jogi személyek létrehozásában, nyilvántartásba vételében, átszervezésében és felszámolásában használt dokumentumok típusát; Művészet. A 160. cikk meghatározza az ügylet írásbeli formáját és az alapvető követelményeket; Művészet. A 307. Cikk meghatározza az egyik fél (természetes vagy jogi személy) kötelezettségeit rögzítő megállapodások típusát a másik fél javára; Művészet. A 420-453 általános szerződési rendelkezéseket tartalmaz - két vagy több személy megállapodását a polgári jogok és kötelezettségek megállapításáról, módosításáról vagy megszüntetéséről, ideértve a szerződés megkötésének, módosításának és megszüntetésének formájára, jellemzőire vonatkozó rendelkezéseket is.
A dokumentációs eljárásról és a dokumentumtípusokról nem kevesebb utalást tartalmaz a Munka Törvénykönyve, amelynek új kiadását 2006. június 30-án fogadták el.
Mindenekelőtt figyelmet kell fordítani arra a tényre, hogy maga a kódex felsorolja azokat a törvényi és egyéb szabályozási és jogi aktusokat, amelyekben a munkaviszonyokat szabályozzák (5. cikk). Tartalmazzák:
Munkajogi jogszabályok (beleértve a munkavédelmi törvényeket), a Munka Törvénykönyve, az egyéb szövetségi törvények és az Orosz Föderációt alkotó szervezetek törvényei, amelyek a munkajogi normákat tartalmazzák;
Egyéb munkajogi normákat tartalmazó szabályozási jogi aktusok:
Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei;
Az Orosz Föderáció kormányának határozatai és a szövetségi végrehajtó testületek szabályozási jogi aktusai;
Az Orosz Föderációt alkotó szervezetek végrehajtó hatóságainak normatív jogi aktusai;
A helyi hatóságok normatív jogi aktusai.
A Munka Törvénykönyve egy nagy részét a munkaviszonyokat létrehozó legfontosabb dokumentumnak - a munkaszerződésnek - szenteli, amelynek követelményei részletezettek: meghatározása (56. cikk), tartalma (minden kötelező információ, 57. cikk), forma (67. cikk), a dokumentum érvényességi ideje ( 58. cikk), a megkötési eljárás (11. fejezet), módosítások bevezetése (12. fejezet). Nehéz megnevezni más típusú dokumentumot, amelynek elkészítésére és végrehajtására vonatkozó követelményeket a jogszabályok annyira gondosan figyelembe veszik.
A Munka Törvénykönyvében megtaláljuk a kollektív szerződés (40–44. Cikk) és a hallgatói szerződés (198–200. Cikk) meghatározását és figyelembe vételét, valamint egy olyan típusú dokumentumot, mint például a megállapodás és annak változatai: általános, régiók közötti, regionális, ágazati (ágazatközi), területi (45–51. cikk). Hangsúlyozni kell, hogy a külön cikk (47) még a megállapodás kidolgozásának mechanizmusát is feltárja.
A 66. cikk a dokumentum másik fontos formájára - a munkafüzetre - utal. A cikk felsorolja a dokumentumba bevitt fő információkat: „Információ a munkavállalóról, az általa elvégzett munkáról, az áthelyezésről egy másik állandó munkahelyre és a munkavállaló elbocsátásáról, valamint a munkaszerződés felmondásának indokairól és a munka sikerének díjairól. A szankciókkal kapcsolatos információkat a munkafüzetbe nem veszik be, kivéve azokat az eseteket, amikor a fegyelmi szankció az elbocsátás. A munkavállaló kérésére a részmunkaidős foglalkoztatással kapcsolatos információkat a részmunkaidős foglalkoztatást igazoló dokumentum alapján rögzítik a fő munkahelyen a munkafüzetbe. "
A munkafüzetet kitöltő munkavállaló számára a legfontosabb a 66. cikk (2) bekezdése: „Az Orosz Föderáció kormánya meghatározza a munkafüzetek formáját, fenntartásának és tárolásának eljárását, valamint az üres munkafüzetek elkészítésének és a munkaadóknak történő átadásának eljárását”. Ezért a Munka Törvénykönyve alapján a munkafüzet kitöltésekor figyelembe kell venni az Orosz Föderáció kormányának törvényét. Ezek a munkafüzetek karbantartására és tárolására, a munkafüzetek nyomtatványának elkészítésére és a munkáltatók részére történő átadására vonatkozó szabályok, amelyeket az Orosz Föderáció kormánya 2003. április 16-án, 225. számú, „A munkafüzetekről” jóváhagyott. Az Orosz Föderáció kormányának határozatának szövege a Munkaügyi Minisztérium határozatára utal, amely jóváhagyta a munkafüzetek kitöltésére vonatkozó utasításokat (az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. sz. Határozata).
A Munka Törvénykönyve felsorolja a munkaszerződés megkötésekor bemutatott dokumentumok típusát (útlevél vagy más személyazonosító okmány; foglalkoztatási nyilatkozat, kivéve, ha a munkaszerződést először kötik meg, vagy ha a munkavállaló részmunkaidőben dolgozik; állami nyugdíjbiztosítási igazolás; katonai regisztrációs okmányok - a katonai szolgálatért felelős és a katonai szolgálatba felhívott személyek számára; oktatásról, képesítésről vagy a speciális ismeretek rendelkezésre állásáról szóló dokumentum - speciális ismereteket vagy speciális képzést igénylő állásra jelentkezve), valamint a személyzeti szolgálat által a munkaviszony (munkaszerződés) teljesítése során létrehozott dokumentumtípusok; rendelés). Ebben az esetben a törvény meghatározza ezen dokumentumok elkészítésének és végrehajtásának feltételeit. A 62. cikk meghatározza a munkával kapcsolatos dokumentumok (típusaik megnevezése) másolatainak kiadásának eljárását és feltételeit.
Általában véve a Munka Törvénykönyve jelentős része a munkaügyi kapcsolatok dokumentálásának folyamatára terjed ki.
A Munka Törvénykönyve külön fejezetét (14. fejezet) szenteli a munkavállaló személyes adatainak védelme. Ebben megtaláljuk a „személyes adatok” és a „személyes adatok feldolgozása” fogalmakat, valamint a személyes adatok feldolgozására, védelmére, tárolására, felhasználására és továbbítására vonatkozó általános követelményeket. A személyes adatok védelmének részleteit a személyes adatokról szóló, 2006. július 27-i 152-FZ sz. Új szövetségi törvény ismerteti. A törvény a „személyes adatok” és a „személyes adatok feldolgozása” fogalmak meghatározásával is kezdődik, azonban összehasonlításuk azt mutatja, hogy azok nem egyeznek meg.
Az Orosz Föderáció kódexeivel együtt az információkkal és a dokumentációval kapcsolatos munka egyes aspektusait külön szövetségi törvények szabályozzák. Az Orosz Föderációnak az egységesítésről szóló, 1993. június 10-i 5154-1 sz. Törvénye megállapítja a szabványosítás jogalapját az Orosz Föderációban, kötelező minden kormányzati szerv, vállalkozás és vállalkozó számára, állami szövetségek számára, valamint meghatározza a fogyasztók és az állam érdekeinek állami védelme érdekében hozott intézkedéseket. valamint a szabványosításra vonatkozó normatív dokumentumok alkalmazása. A törvény meghatározza a szabványosítási munka eljárását, a szabványosítási dokumentumok típusait és azok alkalmazását, az állami ellenőrzés végrehajtását és az állami előírások betartásának felügyeletét, a törvény rendelkezéseinek megsértéséért való felelősséget, valamint a szabványosítási munka finanszírozási eljárását és néhány egyéb szempontot. A „Szabványosítási Törvény” az Orosz Föderáció Szabványügyi, Metrológiai és Hitelesítési Bizottságát (Oroszország Gosstandart) bízta meg a szabványosítás területén az állami politika kialakításával és végrehajtásával, az állami szabványok kötelező követelményeinek való megfelelés állami ellenőrzésének és felügyeletének végrehajtásával, a nemzetközi (regionális) szabványosításban való részvétellel. , a személyzet szakképzésének és átképzésének megszervezése a szabványosítás területén, a nemzetközi (regionális) szabványok alkalmazására vonatkozó szabályok, szabályok, szabványok és ajánlások kidolgozása az Orosz Föderáció területén, kivéve, ha az Orosz Föderáció nemzetközi szerződése másként rendelkezik. E törvény kidolgozásakor az Orosz Föderáció kormánya 1994. február 12-én határozatot fogadott el „A szabványosítási munka megszervezéséről, a mérések egységességének biztosításáról, a termékek és szolgáltatások tanúsításáról”, amely jóváhagyta az állami szabványok szövetségi alapjának, az orosz műszaki és gazdasági osztályozók, valamint az összes orosz osztályozók létrehozására vonatkozó eljárás szabályait és szabályait. társadalmi információ (OKTEI), nemzetközi (regionális) szabványok, valamint az állami szabványok és az OKTEI közzétételének eljárása, valamint számos más rendelet és rendelet.
Az Orosz Föderáció „Információról, informatizálásról és információvédelemről” szóló, 1995. február 20-i 24-ФЗ. Sz. Szövetségi törvény megállapítja, hogy az információs források (dokumentumok és dokumentumtömbök) az egyének, a jogi személyek, az állam közötti kapcsolatok tárgyait képezik, és a törvény más egyéb forrásokkal együtt védett. . A törvény megállapítja az információforrások létrehozásának, tárolásának és felhasználásának jogi rendszerét, különösen: az információ dokumentálásának eljárása; az egyedi dokumentumok és az egyes dokumentumtömbök, dokumentumok és dokumentumtömbök tulajdonjoga az információs rendszerekben; az információ kategóriái az információkhoz való hozzáférés szintje szerint; az információk jogi védelmének eljárása.
Az információk dokumentálását - az információs forrásokba való beillesztésének előfeltételeit - a papírmunka megszervezéséért, a dokumentumok és azok tömbjeinek egységesítéséért és az Orosz Föderáció biztonságáért felelős állami hatóságok által megállapított módon kell elvégezni. Az információs források lehetnek állami és nem állami tulajdonok, és polgárok, állami hatóságok, helyi önkormányzatok, szervezetek és állami szövetségek tulajdonában lehetnek. Az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok a szövetségi költségvetésből létrehozott, megszerzett, felhalmozott információs források, az Orosz Föderációt alkotó szervezetek költségvetéséből a törvény által meghatározott egyéb eszközökkel megszerzett információs források tulajdonosai. Az államnak joga van visszaváltani a magánszemélyektől és jogi személyektől dokumentált információkat, ha ezeket az információkat állami titoknak minősítik. Az államtitoknak minősített információkat tartalmazó információforrások tulajdonosai kizárólag az illetékes állami hatóságok engedélyével jogosultak rendelkezésére bocsátani ezt az ingatlant. A magánszemélyek és jogi személyek rovására létrehozott, valamint az általuk jogszerűen megszerzett és adományozással vagy örökléssel szerzett dokumentumok és tömbök ezen jogi személyek és magánszemélyek tulajdonát képezik. Azok a szervezetek, amelyek kötelezően dokumentált információkat szolgáltatnak az állami hatóságoknak és szervezeteknek, nem veszítik el jogaikat ezekhez a dokumentumokhoz és a benne szereplő információk felhasználásához. A dokumentált információk, amelyeket jogi személyek kötelesek az állami hatóságoknak és szervezeteknek benyújtani, függetlenül azok tulajdonosi és tulajdonjogi jogi formájától, valamint a polgároktól, információs forrásokat képeznek, amelyek az állam és az ezeket képviselő szervezetek együttes tulajdonában vannak. Az állam birtokában lévő információforrások az állami hatóságok és szervezetek hatáskörébe tartoznak, és az állami vagyon részeként nyilvántartásba vételt és védelmet élveznek. Az információs források áruk lehetnek, az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt esetek kivételével.
Az információforrások tulajdonosa az Orosz Föderáció jogszabályai által biztosított összes jogot élvezi, ideértve a következőkre való jogosultságot:
Olyan személy kinevezése, aki az információforrások gazdasági kezelését vagy azok operatív irányítását végzi;
Hatáskörébe tartozik a feldolgozás, az információforrások védelme és az azokhoz való hozzáférés rendszerének és szabályainak meghatározása;
Határozza meg a dokumentumok megsemmisítésének feltételeit azok másolása és terjesztése során.
Az állampolgároktól, az állami hatóságoktól, az önkormányzatoktól, a szervezetektől és az állami szövetségektől dokumentált információkat kell szolgáltatniuk az állami információforrások kialakításáért és felhasználásáért felelős szervek és szervezetek számára.
E törvény bizonyos rendelkezéseinek kidolgozását az 1994. január 20-i "Az állami politika alapjainak a tájékozódás területén" elnöki rendelet, "Az Oroszországban a vállalkozás vállalkozásának információs támogatásáról", 1994. december 1-jei "A lakosság információs támogatásának fejlesztéséről" szóló kormányhatározat fejezte ki. Az Orosz Föderációból ”, 1996. január 12-én.
A „Nemzetközi információcserében való részvételről” szóló, 1996. július 4-i 85-ФЗ számú szövetségi törvény célja, hogy feltételeket teremtsen Oroszország tényleges részvételéhez a nemzetközi információcserében egy egységes globális információs tér keretében, az Orosz Föderáció, az Orosz Föderációt alkotó szervezetek és az önkormányzatok érdekeinek védelme érdekében. szervezetek, az egyének és jogi személyek érdekeinek, jogainak és szabadságainak védelme a nemzetközi információcserében. A törvény meghatározza: a nemzetközi információcsere tárgyát dokumentált információk, információs források, információs termékek, információs szolgáltatások, a nemzetközi információcsere eszközei és annak alanyai - az Orosz Föderáció, az Orosz Föderáció alkotó szervei, állami hatóságok és helyi önkormányzatok, az Orosz Föderáció magánszemélyei és jogi személyei Külföldi szövetségek, magánszemélyek és jogi személyek, hontalan személyek.
A törvény megállapítja: az információtermékek és a nemzetközi információcsere eszközeinek tulajdonjogát, a nemzetközi információcsere végrehajtásának korlátozásait (exportkorlátozások), a nemzetközi információcsere használatát (a bizalmas információk védelme), az Orosz Föderáció állami információforrásainak feltöltését nemzetközi információcsere útján, a a nemzetközi információcsere és a külföldi információs termékek, valamint a nemzetközi információcsere egyéb kérdései.
Az Orosz Föderáció 1993. július 21-i, „Állam titkáról” szóló, 5485. számú törvény szabályozza az információ államtitoknak való besorolása, feloszlatása és védelme során felmerülő kapcsolatokat az Orosz Föderáció biztonsága érdekében. A törvény az állami titkokat az állam által védett információkként sorolja be katonai, külpolitikás, gazdasági, hírszerzési, ellenintézeti és operatív kutatási tevékenységei területén, amelyek terjesztése károsíthatja az Orosz Föderáció biztonságát. A törvény meghatározza az állami szervek és tisztviselők hatáskörét az államtitok megőrzésének és védelmének biztosítása érdekében, az államtitokot alkotó információk felsorolását, az információk és azok hordozóinak minősítésére és visszavonására vonatkozó eljárást, az állami titkot képező információk ártalmatlanítását, az azok védelmének, ellenőrzésének és az állambiztonság felügyeletének eljárását. titkok és egyéb kérdések.
E törvény rendelkezéseit az Orosz Föderáció elnökének „Az államtitoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról” 1995. november 30-i rendeletében, az Orosz Föderáció kormányának 1991. december 5-i rendeletében az „Az információk listájáról, amelyek nem képezhetnek üzleti titkot”, fejlesztették ki. , az orosz nyugdíjalap 1996. augusztus 30-i határozata „A bizalmas információkat tartalmazó információk listájának jóváhagyásáról” stb.
Az Orosz Föderációnak az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és az archívumokról szóló, 1993. július 7-én elfogadott, az Orosz Föderáció Legfelsõ Tanácsa által elfogadott jogszabályainak alapvetõ célja az archiválás szervezésének javítása az országban, a károsodás, megsemmisítés, lopás, illegális vásárlás, eladás, megszerzés és kivitel megakadályozása érdekében a határ; szabályozza a levéltárak és levéltári alapok létrehozását, tárolását, elszámolását, felhasználását és kezelését, gondoskodik a levéltári dokumentumok megőrzéséről, teljes felhasználásáról a polgárok, a társadalom és az állam érdekében; meghatározza az archiválás alapfogalmainak fogalmait (az Orosz Föderáció Levéltári Alapja, levéltári dokumentumok, levéltári alapok, levéltárak, levéltárak stb.), jellemzi az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának összetételét az állami és nem állami részekben, megállapítja az archívumok tulajdonjogait, ezen jog átruházásának eljárását védelme, az Orosz Föderáció levéltári kezelési rendszere, az archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, elszámolására és felhasználására vonatkozó eljárás; meghatározza az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és az archívumokról szóló jogszabályok, valamint az archiválás területén folytatott nemzetközi együttműködés elveinek megsértéséért való felelősséget.
Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról és az archívumokról szóló jogszabályok kidolgozása során elfogadták: Az Orosz Föderáció elnökének 1994. március 17-i rendelete "Az Orosz Föderáció levéltári alapjáról szóló rendelet jóváhagyásáról", a Miniszterek Tanácsa - az Orosz Föderáció Kormánya 1993. március 3-i határozata " a dokumentumok osztályos tárolása és a papírmunkában történő szervezése ”és mások. Az Orosz Föderáció jogszabályai más, a dokumentációhoz szorosan kapcsolódó tevékenységi területeket is szabályoznak, például a modern automatizált és telekommunikációs rendszerek létrehozását és használatát (az Orosz Föderáció törvénye az elektronikus számítógépek és adatbázisok ”, 1992. szeptember 23-án kelt és más rendeletek és rendeletek), a kommunikáció területén törvények és egyéb jogi aktusok: az 1995. február 16-án kelt szövetségi törvény a„ Kommunikációról ”és az 1995. augusztus 9-én kelt„ A postai kommunikációról ”, A Hírközlési Igazgatások Tanácsainak Tanácsa által 1992. április 22-én elfogadott postai szabályzat az ionos közösség a kommunikáció területén és más jogi előírások.
1.3 Az irodai automatizálás jogi támogatásának fejlesztése
Az elektronikus formátumú dokumentumokkal való munkavégzés kérdése egyre inkább tükröződik az orosz jogszabályokban. Felsoroljuk a legfontosabb törvényeket és rendeleteket.
Mindenekelőtt meg kell nevezni egy olyan alapvető törvényt az elektronikus dokumentumokkal való munka megszervezése terén, mint az „Információról, az információs technológiáról és az információvédelemről” szóló szövetségi törvény (2006. július 27-i 149-FZ. Számú törvény), amely közül a legjelentősebb a 11. cikk. Információ dokumentálása ”, amely valójában egységes papírmunka-rendszert vezet be az állami szervekben és a helyi hatóságokban. Ez egy nagyon fontos törvény, amelyet külön meg kell vizsgálni. Vegye figyelembe a személyes adatokról szóló, ezzel egyidejűleg elfogadott szövetségi törvényt (2006. július 27-i 152-ФЗ számú törvény), amely rögzítette a személyi adatbázisok védelmének követelményét. A törvény számos korlátozást ír elő az irodai automatizálási rendszerekre, mivel ezek közül sok be van építve a személyi számviteli rendszerekbe, ami azt jelenti, hogy a törvény minden követelménye vonatkozik rájuk. Tehát a 19. cikknek megfelelően „az üzemeltető a személyes adatok feldolgozása során köteles megtenni a szükséges szervezeti és technikai intézkedéseket, ideértve a titkosítási (kriptográfiai) eszközöket is, hogy megvédje a személyes adatokat az adatokhoz való jogellenes vagy véletlenszerű hozzáféréstől, megsemmisítéstől, módosítástól, blokkolástól, másolástól. , a személyes adatok terjesztése, valamint egyéb jogellenes cselekedetek ", míg a törvény terminológiájában minden„ jogi vagy természetes személy, aki személyes adatokat szervez és / vagy dolgoz fel, valamint meghatározza a személyes adatok feldolgozásának céljait és tartalmát ", az üzemeltetőkre vonatkozik (cikk 3).
Ezen túlmenően a biometrikus azonosító rendszerek elektronikus digitális aláírással történő bevezetéséhez most minden egyes alkalmazott kötelező írásbeli hozzájárulásához szükség van, aki biometrikus úton aláírja a dokumentumot, mivel a törvénynek megfelelően „olyan információ, amely jellemzi az ember fiziológiai tulajdonságait, és amely alapján meg lehet állapítani a személyiségét ( biometrikus személyes adatok), csak a személyes adatok alanyának írásbeli hozzájárulásával lehet feldolgozni ”(11. cikk).
Egy másik szövetségi törvény - „Az Orosz Föderáció állampolgárainak fellebbezési eljárásáról” (2006. május 2., 59-FZ. Sz.) - biztosította az állampolgárok elektronikus kérelmeinek (panaszok, kérelmek) „állami szervhez, helyi önkormányzathoz vagy tisztviselőhöz való beérkezésének lehetőségét”. nyilvános információs rendszert használó személy számára ”(7. cikk (3) bekezdés).
Egyre több szervezet használ digitális aláírásokat. Érdeklődésükre az Orosz Föderáció kormányának 2006. december 14-i, 767. számú, az „Orosz Föderáció kormányának bizonyos típusú tevékenységek engedélyezésére vonatkozó törvényeinek módosításáról és érvénytelenítéséről szóló” rendelete, amely 767. számú határozatot hoz. , az engedélyezési szavak „az elektronikus digitális aláírások tanúsító központjainak tevékenysége, valamint a megállapított engedélyezési követelmények és feltételek betartásának ellenőrzése” szavak voltak kizárva.
2006 végén fontos esemény volt az Orosz Föderáció Ptk. Negyedik részének elfogadása (2006. december 18-i 230-FZ. Sz. Szám). Az elektronikus formátumú dokumentumokkal kapcsolatos rendelkezések 1994-ben jelentkeztek, a Polgári Törvénykönyv első részének elfogadásával. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 2006. december 18-án kiadott negyedik részében kiemelkedő helyet kapott a számítógépes technológia használata. A polgári törvénykönyv negyedik részét megnyitó 1225. cikk szerinti számítógépes szoftverek és adatbázisok a törvény által védett szellemi tulajdonnak minősülnek.
Mivel manapság nehéz elképzelni a modern irodavezetési rendszereket a szervezeti dokumentumokon kívüli adatbázisok nélkül, amelyek képezik a dokumentumok regisztrációjának, végrehajtásának ellenőrzését, az információs és referenciamunkát stb., Az automatizálási rendszerek végrehajtásakor elengedhetetlen figyelembe venni a Ptk. 4. §-ának (5) bekezdését. adatbázis gyártója. "
Először, a Ptk. Meghatározza az adatbázist: „Az adatbázis független anyagok (cikkek, számítások, rendeletek, bírósági határozatok és más hasonló anyagok) objektív halmaza, amelyeket úgy rendszereznek, hogy ezek az anyagok megtalálhatók és elérhetőek legyenek. elektronikus számítógépen (számítógépen) dolgozzák fel "(1260. cikk).
Másodszor, meghatározzák, hogy ki tekinthető az adatbázis gyártójának - az a személy, aki megszervezte az adatbázis létrehozását, valamint az alapanyagok gyűjtését, feldolgozását és elhelyezkedését. Ellenkező bizonyíték hiányában az adatbázis gyártója állampolgár vagy jogi személy, akinek a nevét vagy címét a szokásos módon feltüntetik az adatbázis példányán és (vagy) annak csomagolásán ”(1333. cikk).
Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének negyedik részének 2008. január 1-jei hatálybalépése nagyon óvatos megközelítést igényel a szerzői jog alá eső dokumentumokban, mivel az 1270. cikknek megfelelően „mű rögzítése elektronikus hordozón, ideértve a számítógép memóriájába történő írást is, reprodukciónak is tekinthető, kivéve, ha egy ilyen felvétel ideiglenes, és a technológiai folyamat szerves és nélkülözhetetlen részét képezi, amelynek egyetlen célja a felvétel jogszerű felhasználása vagy a mű jogszerű nyilvánosságra hozatala. ”
A dokumentumok elektronikus másolatait illetően az 1275. cikk különleges korlátozásokat határoz meg. Ha a másolás (reprodukció) megengedett a hagyományos formájú anyagoknál, akkor számos tilalom és korlátozás vonatkozik az elektronikus anyagokra. Tehát „a könyvtárak által ideiglenesen ingyenes felhasználásra - ideértve a könyvtári források kölcsönös felhasználását is - kiadott művek digitálisan kifejezett példányai csak a könyvtári helyiségekben biztosíthatók, feltéve, hogy kizárták ezeknek a műveknek a digitális példányai létrehozásának lehetőségét” (1274 cikk), „A többszörözés nem foglalja magában a mű reprodukcióját vagy másolatainak elektronikus (beleértve a digitális), optikai vagy más, géppel olvasható formátumban való tárolását, kivéve azokat az eseteket, amikor a műszaki másolatokat reprodukcióra szánt ideiglenes másolatok készítésére használják” (1275. cikk). Cikkek: 1317. cikk, (4) bekezdés; 1324, 5. bekezdés (hangfelvétel); Az 1330. cikk 2.2. Pontja (rádió- és televíziós műsorszórás) szintén foglalkozik az elektronikus felvételek készítésének témájával: „Egy előadásnak elektronikus adathordozón történő felvétele, beleértve a számítógép memóriájába történő felvételt is, reprodukciónak minősül, kivéve, ha ez a felvétel ideiglenes és elválaszthatatlan, és a technológiai folyamat lényeges része, amelynek egyetlen célja a lemez jogszerű felhasználása vagy az előadás jogszerű bemutatása a nyilvánosság számára. ”
A polgári törvénykönyv kifejezetten rögzíti az iratok archiválásának technológiáit. Például az 1279 cikk kimondja, hogy „nyilvántartást a szerzői jog jogosultjának beleegyezése nélkül lehet megtartani az állami vagy önkormányzati levéltárban, ha az tisztán dokumentum jellegű”.
Ennek eredményeként számos, a számítástechnika használatát befolyásoló jogalkotási aktus megjelenése azt mutatja, hogy a mai valóság, a számítógépes technológia széles körű használata a dokumentumokkal való munka során, fokozatosan tükröződik a jogszabályokban, nem csak lehetővé téve, hanem bizonyos esetekben a modern számítógépes technológia kötelezővé tétele a dokumentumokkal való munka során.
Mindez azt sugallja, hogy mind az automatizált rendszerek fejlesztõinek, mind az összes felhasználónak gondosan figyelemmel kell kísérnie a jogszabályokban bekövetkezett változásokat, idõnként hivatkozva olyan jogi adatbázisokra, mint a "Kezes", a "Tanácsadó Plusz", a "Kód" vagy hasonló. Ezenkívül, mivel az óvodai nevelési szolgálatok alkalmazottai számára nehéz választani azokat, amelyek befolyásolják a dokumentumokkal való munkavégzés folyamatát az új törvények, rendeletek és rendeletek hatalmas patakjában, javasolhatjuk a „Irodai munka” folyóiratokat és az irodai munka internetes weboldalait is, nemcsak tematikus cikkeket publikálva, hanem az irodai munkáról szóló törvényi, rendeleti és módszertani dokumentumokat is.
FejezetII. Szabványügyi rendszerek fejlesztése az óvodai oktatási intézmények számára
2 . 1 Állami szabványok a dokumentációra
A szabványosítás az Orosz Föderáció 1993. június 10-én elfogadott, a szabványosításról szóló törvényével összhangban normák, szabályok és jellemzők meghatározására irányuló tevékenység, amely biztosítja:
Termékek, munkák és szolgáltatások biztonsága a környezet, az élet, az egészség és a vagyon szempontjából;
Műszaki és információ kompatibilitása, valamint a termékek cserélhetősége;
A termékek, építési beruházások és szolgáltatások minősége a tudomány, a mérnöki és a technológiai fejlettségi szintnek megfelelően; a mérések egysége;
Minden típusú erőforrás mentése;
A gazdasági létesítmények biztonsága, figyelembe véve a természeti és ember okozta katasztrófák és más vészhelyzetek kockázatát;
Az ország védelmi és mobilizációs készsége.
Az országunkban hatályos szabványosítási szabályozási dokumentumok a következők:
Az Orosz Föderáció (GOST) állami szabványai; a megállapított módon alkalmazott nemzetközi (regionális) szabványok; szabványosítási szabályok, normák és ajánlások; A műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói;
Ipari szabványok; vállalati szabványok; a tudományos, műszaki, mérnöki társaságok és más állami szövetségek szabványai.
Állami szabványokat dolgoztak ki olyan termékekre, munkákra és szolgáltatásokra, amelyek ágazatközi jelentőséggel bírnak. A szabványok követelményeinek tartalmát, terjesztési területeit, hatályát és bevezetésének dátumait az elfogadó állami hatóságok határozzák meg. Az „Egységesítésről” szóló törvénynek megfelelően az oroszországi állami szabványok elfogadják az állami szabványokat és a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összes orosz osztályozóit; az állami nyilvántartásba vétel után lépnek hatályba. A szabványok által előírt követelmények kötelezőek minden állami irányító testületre és üzleti egységre. Az oroszországi Gosstandart és más, speciálisan felhatalmazással rendelkező állami ellenőrző szervek hatáskörükön belül ellenőrzik és ellenőrzik az állami szabványok kötelező követelményeinek való megfelelést.
Az országunk területén működő összes állami szabvány egységes állami szabványrendszerben van - egy hierarchikusan szervezett osztályozási és kódolási rendszer magukban az állami szabványokban.
Az állami szabványosítási rendszer 1. sorozatában alapvető szabványok találhatók, amelyek rendelkezéseket tartalmaznak az állami szabványok kidolgozására, a szabványok kidolgozására, bemutatására és végrehajtására, azok jóváhagyására, nyilvántartásba vételére és végrehajtására, a szabványok módosítására, a szabványok törlésére stb., például GOST 1.RO-92. Az Orosz Föderáció állami szabványosítási rendszere: Alapvető rendelkezések.
Egy független komplexum az egységes dokumentációs rendszerekre vonatkozó szabványokból és a műszaki és gazdasági információk osztályozására és kódolására szolgáló egységes rendszerből áll:
GOST 6.01.1-87. A műszaki és gazdasági információk osztályozásának és kódolásának egységes rendszere;
GOST 6.10.3-83. Egységes dokumentációs rendszerek. Az egységes dokumentumok információinak kommunikációs formában történő rögzítése;
GOST 6.10.4-84. Egységes dokumentációs rendszerek. Jogi erő biztosítása a számítógépes hordozón lévő dokumentumokon és a számítógépes technológiával készített gépeken. Főbb pontok
GOST 6.10.5-87. Egységes dokumentációs rendszerek. A minta űrlap szerkesztésének követelményei;
GOST 6.10.6-87. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere. Minta űrlap;
GOST 6.10.7-90. A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere. Pontszám;
GOST R 6.30-97. Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer. Papírmunka követelményei;
GOST 16487-83. Nyilvántartás és archiválás. Fogalmak és meghatározások (a GOST menti a hozzá rendelt számot, amikor 1970-ben regisztrálja az első terminológiai szabványt).
2.2 Állami biztonságdokumentációs rendszerek
Az intézmények, szervezetek és vállalkozások tevékenységében felhasznált dokumentumok számának csökkentése, formájuk tipizálása, az előkészítés és feldolgozás költségeinek, az idő és az anyagköltségek csökkentése, az automatizált adatbázisok nemzetgazdasági összeegyeztethetőségének elérése érdekében folyamatban van a dokumentumok egyesítése és egységes dokumentációs rendszerek létrehozása. (USD) - összekapcsolt, egységes formájú dokumentumkészlet, amely dokumentált módon bemutatja az adatokat a gazdasági tevékenységek bizonyos típusaiban, azok karbantartási eszközei, szabályozási és módszertani anyagai fejlesztésükhöz és alkalmazásukhoz. A Kongói Demokratikus Köztársaság létrehozásának központi eleme az egyesítési módszer - az irányítási dokumentumok összetételének és formáinak egységességének megteremtése az azonos típusú vezetési funkciók és feladatok megoldása során. Ugyanakkor a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói is kidolgozás alatt állnak, amelyek a KDK-ban lévő adatok integrált automatizált feldolgozását biztosítják (lásd a 2.5. Szakaszt). Jelenleg nyolc KDK van:
A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
A banki dokumentáció egységes rendszere;
A költségvetési intézmények és szervezetek pénzügyi, számviteli és jelentéstételi számviteli dokumentációjának egységes rendszere;
Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;
A vállalkozások számviteli és jelentéstételi egységes rendszere;
Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;
Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;
A külkereskedelmi dokumentáció egységes rendszere.
A Kongói Demokratikus Köztársaság fejlesztését az erre a feladatra megbízott minisztériumok és osztályok végzik.
A DCM jelenlegi állapotának fenntartása érdekében azokat fenntartják, szükség szerint módosítva és kiegészítve az egységesített dokumentumok ellenőrző tömbjét.
Az információs támogatás fontos eszközei, elsősorban a közgazdaságtan, a statisztika, a banki, a vámügyi, a külföldi gazdasági tevékenység területén, a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói. Integrált adatfeldolgozást biztosítanak az automatizált információs rendszerekben.
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói olyan normatív dokumentumok, amelyek osztályozási csoportként bemutatott tárgyak rendszeres nevét és a hozzájuk rendelt kódokat tartalmazzák. Az osztályozást és a kódolást társadalmi és gazdasági objektumok és tulajdonságaik képezik, amelyek információit a kormányzati és irányító testületek tevékenységében használják, és amelyek a szabványosított dokumentumformákban találhatók.
Jelenleg 37 allorosz és folyamatban lévõ unió-osztályozót fejlesztettek ki és mûködnek. A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói, valamint a fejlesztésükhöz, fenntartásukhoz és megvalósításukhoz szükséges tudományos, módszertani és szabályozási technikai dokumentumok, valamint az osztályozáshoz és kódoláshoz kapcsolódó szolgáltatások kombinációja alkotja a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozásának és kódolásának egységes rendszerét. (ESKK TEI).
Az alkalmazási területtől függően az osztályozók fel vannak osztva: Összes orosz, ipari és vállalati osztályozók.
Az összes osztályozó a tartalom szempontjából három csoportra oszlik:
1. A vezetési dokumentumokkal kapcsolatos információk osztályozói, az automatizált irányítási rendszerekben megoldott feladatok, tevékenységek típusai, gazdasági és társadalmi mutatók:
Teljes orosz szabványosító (ACS); Teljes orosz termékosztályozó (OKP); Az orosz vezetői dokumentáció osztályozója (OKUD);
Teljes orosz valutaosztályozó (OKV); Az orosz mértékegységek osztályozója (OKEI); Külföldi gazdasági tevékenység árunómenklatúrája (TN FEA) stb.
2. A szervezeti struktúrákkal kapcsolatos információk osztályozói:
Állami hatóságok és közigazgatások összes orosz osztályozója (OKOGU);
All orosz vállalati és szervezeti osztályozó (OKPO);
Az egész orosz gazdasági régiók osztályozója
A nemzetgazdaság ágainak szakszervezete
A vasúti, folyami, tengeri, légi és közúti szállítás (OKPPV) stb.
3. A lakossággal és a személyzettel kapcsolatos információk osztályozói:
A népesség szociális védelmével kapcsolatos összes orosz információs osztályozó (OKISZN);
Teljes orosz szakterület-osztályozó oktatás szerint (OKSO);
A munkavállalók foglalkozásainak, az alkalmazottak pozícióinak és a tarifális rangoknak az egész orosz osztályozója (OKKDTR);
Minden orosz népesség-osztályozó (OKIN) stb.
A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozójának felépítése és tartalma a Vezetési dokumentáció összes orosz osztályozója (OKUD) példája alapján a következő.
Az OKUD információkat tartalmaz az egységes dokumentációs rendszerekről és a nemzetgazdaságban engedélyezett dokumentumok formáiról. A következő problémák megoldására szolgál:
Dokumentum nyomtatványok regisztrálása;
Az információáramlás korszerűsítése a nemzetgazdaságban;
Az alkalmazott formák számának csökkentése;
Kivételek a nem szabványosított dokumentumok formájában
Az egységes formák könyvelésének és rendszerezésének biztosítása;
Dokumentumok a nyilvántartásba vételük alapján;
A dokumentumok összetételének nyomon követése és a kezelés területén használt információk megkettőzésének kiküszöbölése;
A dokumentumok szabványosított formáinak ellenőrzésének ésszerű szervezése.
Az OKUD-ban a besorolás tárgya az orosz (ágazatközi, osztályközi) szabványosított dokumentum-formák, amelyeket az Orosz Föderáció minisztériumai (osztályai) hagytak jóvá - a CSS fejlesztői.
A vezetési dokumentáció szervezéséről a legátfogóbb interdiszciplináris dokumentum az Állami Ügyészség által 1990-ben kiadott, a Dokumentációkezelés Állami Rendszere.
A GSDOU olyan alapelvek és szabályok összessége, amelyek egységes követelményeket állapítanak meg a menedzsment tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére a kormányban, a vállalkozásokban (egyesületekben), intézményekben és állami szervezetekben.
A GSDOU fő célja a szervezet munkafolyamatának korszerűsítése, a dokumentumok számának csökkentése és minőségének javítása, az információgyűjtés, -feldolgozás, -elemzés, a kezelőberendezés munkájának javítása érdekében a legkedvezőbb feltételek megteremtése a műszaki eszközök és a modern technológiák használatához. A GSDOU vonatkozik minden kormányzati, bírósági, ügyészi, választottbírósági, intézményi, szervezeti és vállalati dokumentációs rendszerre, ideértve a számítógépes technológiával készített dokumentumokat is.
A GSDOU fő rendelkezései a dokumentumkezelési tevékenységek, a dokumentumokkal való munka megszervezésének, a dokumentumokkal végzett munka gépesítésének és automatizálásának, a dokumentumkezelési szolgáltatások szervezésének kérdéseire terjednek ki. A „Dokumentációkezelési tevékenységek” szakasz olyan rendelkezéseket tartalmaz, amelyek meghatározzák a kezelési dokumentumok összetételét, a dokumentumok egyesítésének és szabványosításának fő irányait és eljárásait, a kezelési dokumentumok részleteinek megtervezését, ideértve a gépi úton leolvasható dokumentumokat és a gépeket is, valamint a dokumentumok szövegeinek összeállítására vonatkozó általános követelményeket. A „Dokumentumokkal való munka megszervezése” szakasz meghatározza az intézmények munkafolyamatainak megszervezésének alapelveit és eljárásait, az intézmények dokumentumaira vonatkozó információ-visszanyerő rendszer felépítését, a dokumentumok végrehajtásának nyomon követését és a dokumentumok előkészítését tárolás céljából az osztályos archívumba.
A GSDOU rendelkezéseit bevezetik a dokumentációs támogatás gyakorlatába szabványok, papíralapú utasítások (a menedzsment dokumentációjának támogatása), módszerek, szabályok, ajánlások kidolgozásával és közzétételével a papírmunka különféle vonatkozásaival, a kezelési dokumentumok összetételének és formájának egységesítésével stb. A GSDOU rendelkezéseit a megfelelő szinten fejlesztették ki. irányítást az Orosz Föderáció minisztériumainak és osztályainak irodai munkájára vonatkozó, 1993-ban kidolgozott Szabványos Utasításban
2.3 az DOE állami szabványok kidolgozása
A dokumentumok létrehozásának és végrehajtásának területén az egyik alapvető szabályozási dokumentum a közismert szabvány - GOST R 6.30-2003 “Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei. " Ez a szabvány szinte bármilyen alkatrész és papírmunka asztali hivatkozásának tekinthető, mivel alapvető információkat tartalmaz a dokumentumok részleteiről és azok helyéről. Ebben az évben a DOU szolgáltató alkalmazottak egy másik szabványt kaptak - GOST R ISO 15489-1-2007 “Dokumentumkezelés. Általános követelmények". Ezt a VNIIDAD Osztrák Dokumentációs és Archivációs Kutatóintézet által készített szabványt a Szövetségi Műszaki Szabványügyi és Metrológiai Ügynökség 2007. március 12-én kelt, 28. számú végzésével hagyta jóvá és hajtotta végre. A szabvány az ISO 15489-1: 2001 „Információ és dokumentáció. Nemzetközi szabvány” alapján készült. Lemezkezelés. Általános rendelkezések ”(ISO 15489-1: 2001„ Információ és dokumentáció - Nyilvántartáskezelés - Általános ”).
Ez a szabvány szabályozza a dokumentumkezelési folyamatokat mind állami, mind kereskedelmi, mind állami szervezetekben, mind belső, mind külső használatra (például a kimenő dokumentumok). Az összes szabványhoz hasonlóan, a 2002. december 27-i 184-ФЗ „A műszaki szabályokról” (2007. május 1-jén módosított) sz. Szövetségi törvénynek megfelelően a szabványosítást a szabványok önkéntes alkalmazásának elveivel (12. cikk) hajtják végre, majd A GOST nem kötelező érvényű. Rendelkezései ajánlások a dokumentumkezelő rendszerek létrehozásáról, a dokumentumok beépítésének és a dokumentumoknak a megállapított jellemzőknek való megfelelésének biztosítására vonatkozó eljárásról.
Különösen fontos a szabvány szempontjából az irodai automatizálási rendszerek elmúlt években történő hatalmas bevezetése, mivel a szabvány mind a hagyományos papír, mind a modern automatizált technológiákra egyaránt alkalmazható.
A szabvány az összes formátumú dokumentum kezelésére és minden olyan adathordozóra vonatkozik, amelyet tevékenységeik során bármilyen tulajdonjogi formájú szervezet létrehozott vagy kapott, előírásokat tartalmaz a szervezetek dokumentumaival kapcsolatos felelősségre, politikákra, eljárásokra, rendszerekre és folyamatokra vonatkozóan.
Manapság egyre több szervezet tanúsítja, hogy megfelel az ISO: 9000 nemzetközi szabványoknak. A menedzsment üzleti folyamatainak tanúsításra történő előkészítésekor a GOST R IS015489-1-2007 dokumentumkezelésre vonatkozó rendelkezései különösen relevánsak, mivel a szabványban szereplő dokumentumkezelést az ISO 9001 és az ISO 140012 követelményein alapuló minőségirányítási rendszer részének tekintik. A GOST továbbá tartalmaz iránymutatások a dokumentumkezelő rendszerek tervezéséhez és megvalósításához, amelyek szükségesek lesznek minden olyan szervezet számára, amely megoldja a vezetői személyzet munkájának javítását, a DOW szolgáltatás hatékonyságának javítását és irodai automatizálási rendszerek bevezetését, ideértve az elektronikus dokumentumkezelést is.
A szabvány egyrészt az óvodai oktatás szakembereinek, másrészt a szervezetek vezetõinek és a dokumentumokkal dolgozó alkalmazottaknak szól.
A GOST nagyon fontos része a fogalmak és meghatározások. Meghatározza: archívumhatóság; levéltári hatóság; dokumentumkezelő rendszer (nyilvántartási rendszer); dokumentum (rekord); hozzáférés indexelés osztályozás átalakítás ellenőrzés (követés); akciókövetés metaadatok (metaadatok); elvándorlás megőrzés; kiválasztás és átadás (diszpozíció); átadás (a tárolási helyhez viszonyítva); átadás (a tárolási módszerrel kapcsolatban); felelősségre vonhatóság bejegyzés; megsemmisítés (megsemmisítés); dokumentumkezelés (iratkezelés).
Manapság egyre inkább a dokumentumkezelőknek a technológiákkal kapcsolatos angol nyelvű irodalmat kell használniuk a dokumentumokkal és a nemzetközi szabványokkal való együttműködéshez. Sőt, a közvetlen fordítás nem mindig fejezi ki a kifejezések pontos jelentését, mivel a használt szótár szorosan kapcsolódik azokhoz az elfogadott technológiákhoz, amelyekkel a Nyugaton és hazánkban jelentősen eltérő dokumentumokkal dolgozunk. Az egyik orosz nyelvű orosz kifejezés két különböző kifejezésnek felel meg, amelyek különböző színvonalú technológiákat közvetítenek a dokumentumokkal történő munkavégzéshez, és fordítva. Ezért nagy plusz az angol kifejezések jelenléte a zárójelben a terminológiai részben, ami segíteni fog a navigálásban, amikor idegen forrásokkal dolgozik.
Érdekes összehasonlítani a kifejezéseket a nemzeti jogban elérhető hasonló kifejezésekkel. Például a szabvány megadja az „archívumhatóság; levéltári hatóság: Az az intézmény, amely felelős a tároláshoz szükséges dokumentumok kiválasztásáért, a levéltári alap kitöltéséért és fenntartásáért, az archív dokumentumokhoz való hozzáférés biztosításáért és a tárolás alá nem tartozó dokumentumok megsemmisítéséről. ” És az „Oroszországi Föderáció levéltári ügyeiről” szóló szövetségi törvényben (2004. október 22., 125-ФЗ. Sz.) Szerepel az „archívum” kifejezés - „olyan szervezet intézménye vagy szervezeti egysége, amely levéltári dokumentumok tárolását, beszerzését, könyvelését és felhasználását végzi”.
...Hasonló dokumentumok
Az irodai munka normatív és módszertani alapjának összetétele: az elnök, a kormány és a szövetségi végrehajtó testületek törvényi és jogi aktusa a dokumentáció területén. A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozói.
tesztmunka, 2011.10.10
A papírmunka szervezetét meghatározó dokumentumok. A menedzsment dokumentációt támogató szolgáltatás fő céljai, céljai és funkciói, jogai és felelőssége. Az irodai munka szervezésének elemzése az MTK Milkom LLC példáján.
kivonat, hozzáadva 2015.3.31
Bizalmas nyilvántartás: a lényeg és a tartalom, a végrehajtás alapvető törvényei és alapelvei, jogi indoklás és jelentőség. A vállalkozás dokumentációs támogatási folyamatainak automatizálásának módszertana és normái.
teszt, hozzáadva 2014.06.4
A Tyumen régió Állatgyógyászati \u200b\u200bOsztályának tevékenységét szabályozó dokumentumszerkezet. Modern irodai rendszer. Az irodai munka és a munkafolyamat automatizálásának célja és célja. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek kiválasztása.
tézis, hozzáadva 2013.27.11
A "Biztonságos Város" Kft. Tevékenységi körének általános jellemzői, a papírmunka megszervezésével kapcsolatos problémák és módszerek ismerete. Ismerkedés az irodai munka jogi keretének felépítésével. A dokumentumkezelési támogatás funkcióinak elemzése.
tézis, hozzáadva 2015.05.25
A dokumentációs támogatás szervezésének szabályozási és módszertani alapjai. Fogalmak és meghatározások az irodai munkában. A személyzeti menedzsment rendszer irodai funkciói. A személyzet teljesítményértékelésének dokumentálása, dokumentumkezelés.
kivonat, hozzáadva 2010.03.21
A Gazprom Neft szervezeti felépítése, irányítási rendszere és fejlesztési története. A vállalkozás irodai munkájának elemzése. A vezetői dokumentációs szolgáltatás tevékenységeinek áttekintése. A fejlesztés fő módjai.
ciklusidő, 2011.4.18
Az egészségügyi intézmény vezetési dokumentációjának megszervezésének elméleti szempontjai. A papírmunka különbsége a munkafolyamathoz képest. Nyugati irodai automatizálási rendszerek Oroszországban. A kórház dokumentációs forgalmának elemzése.
tézis, hozzáadva 2013.06.01
A nyilvántartás és az archiválás törvényi szabályozása. Az irodai munka normatív és módszertani szabályozása. A szabványosítás jogalapja az Orosz Föderációban. A műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói.
kivonat, hozzáadva 2014.10.10
A menedzsment tevékenységek dokumentálása. A DOW állami rendszere. Üzleti és kereskedelmi írás. A dokumentumokkal való munka megszervezése. A menedzsment dokumentációs folyamatok automatizálása. Az irodai munka számítógépesítésének története.
Az irodai munka szabályozási és módszertani alapjai
Az új GOST R 7.0.97-2016 2018. június 1-jei hatálybalépésének fényében mérlegelni kell az irodai munka szabályozási és módszertani szabályozását.
Az irodai munka szabályozási és módszertani alapjai- ez egy olyan törvények, normatív jogi aktusok és módszertani dokumentumok halmaza, amelyek szabályozzák a dokumentumok létrehozásának, feldolgozásának, tárolásának és felhasználásának az intézmény jelenlegi tevékenységeiben, valamint az irodavezetés tevékenységeit: felépítését, funkcióit, személyzetét, technikai támogatását és néhány egyéb szempontot.
Az irodai munka normatív és módszertani alapja a következőket tartalmazza:
- az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai a dokumentáció és az információk terén;
- az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és végzései, az Orosz Föderáció kormányának határozatai az irodavezetés területén;
- szövetségi végrehajtó testületek normatív jogi aktusai, amelyek a dokumentáció támogatásának kérdéseit szabályozzák;
- műszaki előírások és nemzeti szabványok az irányítási dokumentáció területén;
- a műszaki, gazdasági és társadalmi információk orosz osztályozói;
- egységes dokumentációs rendszerek; - az intézmények, szervezetek és vállalkozások vezetése által kiadott normatív jogi aktusok.
Az Orosz Föderációban az irodai munka szabályozási kerete a szövetségi törvényeken és a GOST-on alapul. Ez utóbbiak képezik az alapot a szervezeti irodai munka elvégzéséhez.
Az információ és a dokumentumcsere terén az állami politikát meghatározó eredeti jogi aktus az Orosz Föderáció alkotmánya. Az Orosz Föderáció alkotmánya kimondja: "Mindenkinek joga van az információk szabadon történő keresésére, fogadására, továbbítására, előállítására és terjesztésére bármilyen jogi eszközzel ...". Ezt a rendelkezést a legfontosabb jogi aktusban fejlesztették ki - az információs, információs technológiai és információvédelemről szóló, 2006. július 27-i szövetségi törvény, 149-ФЗ. Nem kevésbé fontosak a 2015. június 29-i N 162-ФЗ szövetségi törvény rendelkezései az egységesítésről az Orosz Föderációban.
Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve nemcsak a jogi személyek tevékenységére, hanem annak dokumentálására is létrehozta a jogi keretet. A Polgári Törvénykönyv számos cikke előírja az alapszabály és az alapító okirat tartalmát, amely alapján a jogi személyek működnek. Az Orosz Föderáció közigazgatási jogsértési kódexe közigazgatási szankciókat ír elő az archív dokumentumok tárolására, megszerzésére, elszámolására és felhasználására vonatkozó szabályok megsértése esetén.
Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyve dokumentumokkal és információkkal bünteti a jogellenes cselekedeteket. Az Orosz Föderáció számos jogalkotási aktusa („Az Oroszországi Föderáció állami emblémájáról”, „Az elektronikus digitális aláírásokról”, „Az üzleti titokról”, „Az Orosz Föderáció archívumáról”, „A könyvelésről” stb.) Tartalmaz olyan normákat, amelyek az üzleti dokumentumok előkészítése, végrehajtása és tárolása során figyelembe kell venni.
A jelenlegi jogszabályok szabályozják a különféle kommunikációs eszközökkel - ideértve az e-mailt, az internetet - küldött dokumentumokkal kapcsolatos követelményeket, az információk védelmére vonatkozó követelményeket, a dokumentumok jogi hatalmának (alaki követelményeknek) adását stb.
Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei között szerepel az irodai munkát szabályozó szabályozó szereplők. Felsoroljuk az Orosz Föderációban az irodai munka szabályozásával kapcsolatos legfontosabb rendeleteket:
- Rendelet "Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjáról szóló rendeletek jóváhagyásáról";
- Rendelet "Az állami titoknak minősített információk listájának jóváhagyásáról"
Az Orosz Föderáció kormányának az irodai munkát szabályozó határozatai a munkafolyamat különféle aspektusait szabályozzák. Az Orosz Föderáció kormányának legfontosabb döntései ezen a területen:
- "A postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról";
- "Az állami titkot képező információk különféle titoktartási fokozatba sorolására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról";
- "A műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozására és kódolására szolgáló egységes rendszer kidolgozásáról."
A GOST R 7.0.97-2016 jellemzői
A GOST, amely 2018. július 1-jén lépett hatályba, számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyeket részletesen figyelembe kell venni. Tehát az új GOST a Rosstandart 2017.05.25-i, N 435-es "A Szövetségi Műszaki Szabványügyi és Metrológiai Ügynökség 2016. december 8-i rendeletének módosításáról szóló, N 2004-st." Az Orosz Föderáció nemzeti szabványának jóváhagyásáról szóló rendeletével összhangban lépett hatályba.
Az új GOST célja a munkafolyamat következő aspektusainak szabályozása:
- a dokumentumok és az űrlapok részleteinek összetétele;
- a dokumentumok és az űrlapok részleteinek nyilvántartásba vételének szabályai;
- az űrlapok típusai és mintái, az üzleti papírok részleteinek elrendezése;
- a dokumentumok létrehozásának szabályai.
|
A dokumentumokkal kapcsolatos követelmények és a velük történő munka a GOST 7.0.97-2016 szerint |
GOST 7.0.97-2016 innovációk |
|
|---|---|---|
|
Ha egy dokumentumot két vagy több oldalon készít, a második és az azt követő oldalak számozva vannak |
Néhány részletet, amely az előző GOST R 6.30-2003-ban volt, nem tartalmazza az új GOST R 7.0.97-2016. |
|
|
Az oldalszámokat a dokumentum felső margójának közepére helyezik, legalább 10 mm távolságra a lap felső széltől |
Új részletek jelentek meg, ideértve a strukturális egység nevét - a dokumentum szerzőjét és a személy helyzetét - a dokumentum szerzőjét. |
|
|
Dokumentumok létrehozása a lap elülső és hátsó oldalán megengedett. Ha mindkét oldalon dokumentumokat készít, a bal oldali margó szélességének a lap elülső oldalán és a jobb margónak a lap hátoldalán egyenlőnek kell lennie |
||
|
A dokumentum részleteihez a preferált headset és betűméret: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 és a hozzájuk közeli személyek |
||
|
A dokumentum szövegének behúzása - 1,25 cm |
||
|
A dokumentum szövege 1 - 1,5 sorközben kerül kinyomtatásra. Ha a dokumentum méretmegtakarítással készül a közzétételre, a szöveg két intervallumban kerül kinyomtatásra |
||
|
A dokumentum szövege igazodik a lap szélességéhez (a dokumentum bal és jobb margója mentén). A részletek szögletes elrendezésével a leghosszabb támasz vonalának hossza nem haladhatja meg a 7,5 cm-t, a részletek hosszirányú elrendezésének leghosszabb vonalának hossza pedig legfeljebb 12 cm |
||
|
Lehetséges a „címzett”, „a szöveg címe” vagy „aláírás”, valamint a szöveg egyes töredékei félkövér betűkkel megkülönböztetése |
||
|
A szervezet szabályozási jogi aktusai, valamint más többoldalas dokumentumok címsorral is elkészíthetők. |
Az óvodai oktatás normatív dokumentumainak kidolgozása
Az információk megfelelő dokumentálása és a dokumentumokkal való hatékony munka csak a szervezeten belüli dokumentumokkal végzett munka technológiai folyamatainak normatív szabályozásával lehetséges.
A szervezetek irodai vezetésével kapcsolatos fő szabályozási dokumentum az irodai vezetésre (vagy a vezetési dokumentációra) vonatkozó utasítás, amely egységes szabályokat állapít meg a dokumentumok elkészítésére, végrehajtására és az ezekkel való munkára vonatkozóan. Ennek megfelelően arra a következtetésre juthatunk, hogy ezt a dokumentumot minden szervezetben, vállalkozásban, intézményben el kell készíteni.
A papírmunkára vonatkozó utasításoknak a dokumentáció és az információ terén hatályos jogszabályokon (azaz a papírmunka szabályozási és módszertani alapján) kell alapulniuk, és tükrözniük kell az adott szervezetre jellemző dokumentumokkal való munkavégzés sajátosságait. Más szavakkal azt mondhatjuk, hogy a szervezet irodai munkájára vonatkozó utasítás mindig egyéni, és figyelembe veszi mind a dokumentumok összetételének, mind a feldolgozásuk technológiáját.
Az utasítás kidolgozása előtt meg kell tanulmányozni az alapvető jogi aktusokat és a szabályozási dokumentumokat a dokumentáció és az információ területén, ki kell vonni azokból hasznos információkat, és elemezni kell egy adott szervezetben a dokumentumokkal végzett munka folyamatát. Egy ilyen utasítás létrehozásával felhasználhatja a Szövetségi Végrehajtó Testületek Irodai Munka Szabványos Útmutatását, és átveheti tőle a struktúrát és bizonyos közös pontokat, amelyek minden szervezet számára kötelezőek. A papírmunka-utasítások felépítését illetően elmondható, hogy legalább három részből állnak: általános rendelkezések, az irányítási tevékenységek dokumentálása, a dokumentumokkal végzett munka szervezése, és mellékleteket is tartalmazniuk.
Az irodai munkára vonatkozó utasítások mellett a szervezetnek jóvá kell hagynia a vezetési dokumentációs szolgáltatásra vonatkozó rendelkezést is, amely meghatározza ennek a szerkezeti egységnek a státusát, funkcióit, jogait, kötelességeit és felelősségét, valamint a megfelelő utasításokat.
A dokumentumok rendszerezését az esetek nómenklatúrája rögzíti, amelyet az esetek kialakításához, azok értékének megvizsgálásához, az archívumtárba történő átvitelhez használnak, és minden szervezet számára kötelező dokumentum.
A szervezet más dokumentumokat is alkalmazhat a dokumentációkezelés területén végzett munkát illetően. Általános szabályként egy külön utasítás határozza meg a korlátozott hozzáférésű dokumentumokkal való munka szabályait. A dokumentumok elkészítésére és végrehajtására, a dokumentumok szövegeire vonatkozó követelményeket külön dokumentummal lehet meghatározni - a dokumentumok elkészítésének és végrehajtásának szabályait.
Irodalom
- Basakov M.I. Modern papírmunka: - M .: Rostov-on-Don Phoenix 2007
- Az Orosz Föderáció alkotmánya
- Új GOST R 7.0.97-2016: a munkafüzetek másolatának hitelesítése 2018. július 1-jétől, a megrendelések kiadása, a bélyegzés módja // Consultant Plus - URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855. html /
- A Rosstandart 2017. május 25-i végzése N 435-es "A Szövetségi Műszaki Szabványügyi és Metrológiai Ügynökség 2016. december 8-i végzésének módosításairól N 2004-es" Az Orosz Föderáció nemzeti szabványának jóváhagyásáról "
