Milyen számviteli dokumentumokat őriznek a személyzeti szolgálatoknál. A személyi iratok regisztrálása. Minden munkaadó számára kötelező magazinok. Személyzeti asztal és személyzet

A HR-adminisztráció meglehetősen tág téma, amely számos eljárást és szabályt tartalmaz, amelyeket a HR-szakembereknek munkájuk során be kell tartaniuk. A különféle dokumentumok naplói és a munkarend változásai a legfontosabb belső jelentési űrlapok, amelyekről ebben a cikkben lesz szó.

Ebben a cikkben megtudhatja:

• milyen kötelező folyóiratok szerepelnek a modern vállalkozói szellemben a személyi termelésben;
• a kötelező folyóiratok áttekintése a HR iratok kezelésében;
• aki könyvelési naplót vezethet a személyi nyilvántartás kezelésében.

A személyi előállítás kötelező folyóiratai

A személyi nyilvántartások nyilvántartásai arra szolgálnak, hogy minden szükséges információt felvegyenek bennük arra vonatkozóan, hogy melyik alkalmazottat vették fel, milyen beosztásra jelentkezett vagy áthelyezték, mikor vettek át orvosi vizsgálatot, és ismerte-e a munkavédelem és a tűzbiztonság alapvető szabályait.

Minden naplót külön mappában állítanak össze, aláírva és számozva a karbantartás sorrendjében. A naplónak tartalmaznia kell olyan információs blokkokat, amelyek kiemelik a vállalkozás alkalmazottainak személyes adatait és azt, hogy a dokumentálás jelenlegi állása megfelel-e az államok által megállapított szabványoknak és követelményeknek. A HR-termelés kötelező folyóiratai a következő típusú dokumentumokat tartalmazzák:

• napló könyvelésről és a vállalkozás dolgozóinak munkafüzeteinek mozgásáról;
• a menedzsment megrendeléseinek és megrendeléseinek nyilvántartása (felvétel, elbocsátások, létszámcsere);
• üzleti út engedély naplója;
• ellenőrzési napló, amelyet a különleges állami ellenőrzések látogatása során írtak alá;
• folyóirat a munkaköri leírások és a belső szabályzatok megismeréséről;
• orvosi vizsgálatok naplója és a tűzbiztonsági szabályok megismerése.

Természetesen a vállalkozásnak lehet nagyobb nyilvántartási és jelentési nyomtatványa, amelyet a vállalkozás működésének bizonyos sajátosságai kapcsán kell elkészíteni. Jelenlétüket jogszabályok és a társaság közvetlen vezetőjének utasításai szabályozzák.

Kötelező folyóiratok áttekintése a HR iratok kezelésében

A személyi nyilvántartásban szereplő nyilvántartások célja a helyi törvények létezésének dokumentálása és bizonyos szabályozási dokumentumok jogi erejének megerősítése. Például naplókat hoznak létre a munkafüzetek mozgásának nyilvántartására annak érdekében, hogy időben tisztázzák, hány személyes dokumentum van a személyzeti osztályon, melyeket kell átadni a távozó alkalmazottaknak, és amelyekben bizonyos változtatásokat kell végrehajtani.

Miután a vezető kiadta a parancsokat és utasításokat, személyzeti szakember vagy más felelős alkalmazott beírja az űrlap regisztrációs számát a regisztrációs naplóba. Így azonnal felveheti a szükséges dokumentumot az archívumból, összpontosítva annak elkészítésének és aláírásának dátumára.

Különösen fontos jelentési dokumentum az ellenőrző szervek látogatásainak naplója, ahová beírják az ellenőrzés dátumát és az áthaladás eredményét. Az ellenőrző szervek tisztázzák, találtak-e valamilyen jogsértést a társaságban, ezt követően a naplóba bizonyos feljegyzést tesznek a kialakított munkarend módosításának szükségességéről.

Ha az alkalmazottak kénytelenek elég gyakran üzleti útra indulni, akkor az úti igazolások naplójának is mindig kéznél kell lennie a felelős alkalmazottal. Jelzi a feladás dátumát, az üzleti út időpontját és a munkavállaló személyes adatait, amelyeket egy másik városba, régióba vagy országba küldtek gyártási szükségletként.

Ki vezetheti a HR iratkezelés nyilvántartásait?

Általában a személyzeti szakemberek foglalkoznak a dokumentáció elkészítésével és karbantartásával, de a cég vezetője más felelős személyt is kijelölhet a könyvelők vagy más teljes munkaidőben foglalkoztatottak közül. Minden attól függ, hogy mennyi beosztottja van a vállalkozónak, és hogy ki rendelkezik megfelelő végzettséggel bizonyos munkaköri feladatok ellátásához.

A kisvállalkozásoknál, ahol nincs szükség nyilvántartások vezetésére, például utazási vagy egyéb adatok a munkavállalók kis létszáma miatt, ezeket a feladatokat akár a titkárra is ráruházhatják. De nem szabad elfelejteni, hogy a munkavállalónak kellően figyelmesnek és felelősségteljesnek kell lennie, különben az ellenőrző szervek, miután észlelték az esetleges hibákat a naplókban, bírság megfizetésére és az állami törvényekkel való ellentmondások kiküszöbölésére irányíthatják a vezetőt.

A modern jogszabályok nagyszámú olyan dokumentum végrehajtását írják elő, amelyek rögzítik a munkavállaló és a munkáltató közötti munkaviszony különböző aspektusait. És szinte mindegyiket kérheti az ellenőrzés során a Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség. Az ilyen dokumentumok fő részét a vállalkozás személyzeti osztályának kell kidolgoznia és végrehajtania.

Címsorunk következő cikkeiben részletesen megvitatjuk a személyi dokumentumok, vagy ahogy nevezik, személyi dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának eljárását. Minden dokumentumhoz külön anyagot szentelnek. Időközben bemutatjuk a munkaügyi kapcsolatokat szabályozó főbb személyzeti dokumentumok listáját és rövid leírását.

Amint azt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 8. cikke előírja, "a munkáltató saját hatáskörében elfogadja a munkajogot tartalmazó helyi szabályozásokat, a törvényekkel és más szabályozási jogi aktusokkal, kollektív szerződésekkel, megállapodásokkal összhangban".

* A munkavállaló személyes adatainak meghatározása az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 85. cikkének első részében található: "A munkavállaló személyes adatai a munkaadók számára a munkaügyi kapcsolatokkal kapcsolatban és egy adott munkavállalóra vonatkozó információk."

Egyéb dokumentumok

A vállalkozás személyzeti osztálya előkészíti és megrendeléseket készít a személyes és életrajzi adatok megváltoztatására, az ideiglenesen távollévő munkavállalók pótlására (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 74. cikke).

A HR osztály dokumentálja a személyzet értékelését, a személyi állomány és a létszámcsökkentéseket is. Előkészíti a munkaidő változásával kapcsolatos dokumentumokat: hétvégi munkavégzés elrendelése; részmunkaidős, részmunkaidős munkahét biztosításáról.

A személyzeti szolgálat fegyelmi szankciókat vezet be az alkalmazottal szemben, amelyet az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 192. cikke stb. Előír.

Különböző típusú dokumentumok szolgálnak alapul a megrendelések kiadásához. Ezek: az alkalmazottak nyilatkozatai a nyaralásról és a szabad akaratukból történő elbocsátásáról; cselekmények; magyarázó megjegyzések; fejnek címzett memorandumok; cselekmények, amelyek rögzítik például a munkafegyelem megsértését.

Az alkalmazott kérésére, hogy harmadik személyek szervezeteinek bemutassák, a személyzeti osztály igazolásokat állít ki a munkavégzés helyéről, a szervezetben végzett munka idejéről, a betöltött tisztségről; másolatok és kivonatok a munkafüzetekből, a személyi megrendelésekről és a személyzetről szóló egyéb dokumentumokról.

A személyzeti osztály levelezést folytat a munkafüzetek küldéséről, amelyeket csak a munkavállaló kérése alapján küld postán, a munkatapasztalat helyreállítását a duplikált munkakönyv kiadásakor, megállapítja a munkavállaló hiányának és tartózkodási helyének okait, amikor nem jelenik meg a munkában stb.

Regisztrációs űrlapok

A személyzeti osztály vezeti a személyi dokumentumok nyilvántartását és a következő regisztrációs űrlapokat használja:

Munkaszerződések nyilvántartása;

Az alkalmazottak felvételére, áthelyezésére és elbocsátására vonatkozó megrendelések nyilvántartásának naplója;

Napló a szabadság megadására vonatkozó rendeletek nyilvántartásáról;

Az alkalmazottak üzleti útjára vonatkozó megrendelések nyilvántartásának naplója;

Napló az utazási igazolások nyilvántartásáról;

Szolgáltatási megbízások nyilvántartása;

A helyi előírások nyilvántartása;

Munkafüzetek és azokhoz tartozó betétek mozgásának könyvelése;

Jutalmazási és fegyelmi szankciók kiszabásának elrendelése;

Személyzetről szóló igazolások kiadásának naplója;

Betegszabadság-nyilvántartás *.

______________________

* a személyzetre vonatkozó dokumentáció nyilvántartási formáinak nyilvántartásba vételét és karbantartását a szakaszunk külön cikkében ismertetjük.

Kezdje a legfontosabbal

Valójában kiderülhet, hogy a szervezetnek még az általunk megadott listából származó dokumentumok fele sincs meg. Természetesen szinte lehetetlen ezeket a dokumentumokat egy nap alatt kidolgozni, végrehajtani és végrehajtani. Ki kell emelni a lista legfontosabb és elsőbbségi pozícióit, és folytatni kell azok kialakítását.

Kezdje a személyzeti tábla és a nyaralási ütemterv elkészítésével, hagyja, hogy az az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében meghatározott feltételek megsértésével haladjon el (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikkével összhangban a nyaralási ütemtervet "legkésőbb két héttel a naptári év kezdete előtt" készítik el), de jobb későn mint valaha. Ezután ellenőriznie kell az alkalmazottakkal kötött szerződések létét, a befogadási és átruházási megrendelések nyilvántartásának jelenlétét és helyességét, a munkafüzetek nyilvántartásait. Vezessen naplót a munkaszerződések nyilvántartásáról, a szervezete alkalmazottainak befogadására, áthelyezésére és elbocsátására vonatkozó megrendelések nyilvántartását. Munkafüzetek regisztrálása.

Ezután be kell szereznie vagy ki kell töltenie a T-2 űrlap személyes kártyáit. Ugyanakkor nem ajánlott a dokumentumok visszamenőleges végrehajtását. Bármely ellenőrzés könnyen felfedheti hamisításukat. A dokumentum a kivitelezésének idejéből származik, de a dokumentum szövegében, például egy T-2 kártyán, a munkavállaló munkaviszonyának tényleges (a kérdéses esetben korábbi) dátumát kell feltüntetni. Az elfogadás és az átadás dátumának beállításakor igénybe veheti a számviteli osztály segítségét, és kérheti az alkalmazottak személyes számláit az időpontok egyeztetése és pontosítása érdekében.

Ugyanakkor nagyon fontos, hogy ne kezdjük el a jelenlegi munkát: újonnan felvett, áthelyezett vagy elbocsátott alkalmazottak papírjait az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve által szigorúan megállapított határidőn belül és az irodai munkára vonatkozó összes szabály betartásával.

Ezután elkezdheti a helyi előírások kidolgozását, formalizálását és végrehajtását. Ne feledje, hogy ez egy komoly, nagyon felelősségteljes és időigényes munka, mert ezek a dokumentumok „munkajogi normákat” tartalmaznak (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke). Három nap alatt lehetetlen minőségileg kidolgozni és végrehajtani a munkaköri leírásokat még a dolgozók kis létszámával sem.

Amikor rendet tesz a szervezet személyi nyilvántartásában, nagyon ügyeljen a személyi dokumentumok megsemmisítésére. A munkaszerződések, a beutazási, áthelyezési, elbocsátási megrendelések, a T-2 nyomtatványú személyi igazolványok, az alkalmazottak személyes számlái, a személyes iratok és ezen dokumentumok nyilvántartási adatlapjai 75 évig tárolhatók. A be nem igényelt munkafüzeteket, a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek nyilvántartására szolgáló könyvet 50 évig tárolják. A személyi dokumentumok tárolási időtartamát a szervezetek tevékenysége során előállított tipikus vezetői dokumentumok listája határozza meg, megjelölve a tárolási időszakokat. Minden meghatározott dokumentumot be kell nyújtani az archívumba.

A számviteli dokumentáció csoportja ellátja a személyi számvitel funkcióját, és a személyzet összetételével és mozgásával kapcsolatos szükséges információk első regisztrációja és későbbi feldolgozása során megszerzett személyes adatok halmozója.

A munkavállalókra vonatkozó számviteli adatok nyilvántartási sorrendjének és a számviteli dokumentációban történő felhalmozásának szempontjából két alcsoport különböztethető meg:

1) elsődleges számviteli dokumentumok;

2) származékos (másodlagos) számviteli dokumentumok.

Elsődleges számviteli dokumentumok tartalmazzák a kezdeti információkat, és kitöltése az alkalmazottak által felvett személyi okmányok alapján történik.

Ezek tartalmazzák: személyes aktát, személyi nyilvántartási lapot, kiegészítést a személyi nyilvántartási laphoz.

Magánvállalkozás.

Személyes irat - olyan dokumentumok összessége, amelyek a munkavállaló személyes adatait és egyéb, a munkájához kapcsolódó információkat tartalmaznak.

Személyi aktára nincs szükség a személyi dokumentáció részeként.

Általános szabály, hogy a személyes ügyeket különböző állami szervekben és a magán üzleti szférában folytatják - az alkalmazottak vezetőinek, a szakembereknek, az anyagilag felelős személyeknek. A munkaadónak a modern személyzeti irodai munka körülményei között joga van önállóan dönteni a személyes iratok létrehozásának szükségességéről. Ugyanakkor, függetlenül a munkáltató választásától, az egyes munkavállalókra vonatkozó összes szükséges személyes adat megjelenik a személyes kártyán (egységes T-2. Sz. Űrlap).

A személyes dossziék kezelésének eljárását a jogalkotó nem szabályozza, ennek kapcsán a munkáltatók önállóan döntenek alakításuk és kezelésük kérdéseiről.

Kivételt képeznek a köztisztviselők személyes aktái.

A szövetségi köztisztviselők személyes iratainak kezelését az Orosz Föderáció elnökének 1998. június 1-jei 640. sz. Rendelete "Az Orosz Föderációban kormányzati tisztséget betöltő személyek személyes iratainak a Szövetségi Állami Szolgálat kinevezése és kormányzati pozíciói alapján történő kezelésének eljárásáról" szabályozza.

Az Orosz Föderáció állami köztisztviselőinek személyes iratainak kezelését az Orosz Föderáció elnökének 2005. május 30-i 609. sz. Rendelete szabályozza "Az Orosz Föderáció állami köztisztviselőjének személyes adatairól szóló rendelet jóváhagyásáról és személyes iratainak lefolytatásáról".

A foglalkoztatási végzés kiadását követően személyes irat készül. Kezdetben a felvételi eljárást formalizáló dokumentumokat egy személyes iratba csoportosítják, majd - az összes fő dokumentum, amely a munkavállaló ezen munkáltatónál való munkaviszonyának időszakában merül fel.

A személyi iratok kezelésével kapcsolatos normatív jogi aktusok elemzése és mindenekelőtt a Rosarchiv által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenységében létrehozott, a tárolási idejüket feltüntető szabványos vezetői dokumentumok jegyzéke" 337. pontja arra a következtetésre juthat, hogy a személyes irat a következőket tartalmazza: dokumentumok:

Ø a személyes aktában rendelkezésre álló dokumentumok belső leltára;

Ø kérdőív vagy személyes lap a személyzeti nyilvántartásokról;

Ø önéletrajz vagy önéletrajz;

Ø oktatási dokumentumok másolatai;

Ø az álláspontot megerősítő dokumentumok másolatai (a jogszabályokban meghatározott esetekben);

Ø munkavállalási kérelem;

Ø kiegészítés a személyi nyilvántartás személyes lapjával;

Ø a foglalkoztatásra, áthelyezésre, elbocsátásra vonatkozó végzések (vagy azok kivonatai) másolatai;

Ø az alkalmazottal kapcsolatos igazolások és egyéb dokumentumok.

A 6.2.10. Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2005. november 8-i 536. sz. Végzése, a "Szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára vonatkozó utasításokról" a személyes iratokban szereplő dokumentumokat időrendi sorrendbe kell helyezni, amint azokat megkapják.

A személyes dossziéban rendelkezésre álló dokumentumok belső jegyzékének tartalmaznia kell az ügyben szereplő dokumentumok sorszámáról, azok indexeiről, dátumairól, címeiről és az ügy dokumentumainak számáról, amelyen az egyes dokumentumok találhatók. A személyes iratok és a belső leltár lapjai külön vannak megszámozva.

A személyi iratok belső nyilvántartását a fordító aláírja, megjelölve az aláírás visszafejtését, a leltár elkészítésének helyét és időpontját.

A személyi nyilvántartások személyes nyilvántartása tartalmazza az életrajzi információkat a munkavállalóról, az iskolai végzettségéről, a munkakör kezdetétől a korábbi munkahelyekről, a családi állapotról és egyebekről.

Munkavállaló jelentkezése esetén a munkavállaló maga tölti ki a személyes űrlapot. Kitöltésekor a következő dokumentumokat használják:

Ø útlevél;

Ø munkafüzet;

Ø katonai személyi igazolvány;

Ø oklevél az oktatásról (oklevél, bizonyítvány, bizonyítvány, bizonyítvány, bizonyítvány), a Felsőoktatási Bizottság (HAC) dokumentumai a tudományos fokozat odaítéléséről és a tudományos fokozat odaítéléséről (oklevél és bizonyítvány);

Ø a meglévő találmányokról szóló dokumentumok.

"Kérdőív" - a "Személyi nyilvántartás személyes lapjához" hasonló dokumentum, amelyet időnként állásra pályáznak. Személyes laptól eltérően a kérdőívet nemcsak a felvett személy írja alá, hanem a HR-szakember is.

Előfordul, hogy a felvett munkavállalótól önéletrajzot vagy önéletrajzot kérnek.

Személyes akták kialakításakor a társadalmilag jelentős tényeket megerősítő dokumentumok másolatait helyezik el (oktatási dokumentumok - bizonyítvány, oklevél, bizonyítvány, gyermek születési anyakönyvi kivonata, válási igazolás stb.). Emlékeztetni kell arra, hogy a dokumentumok másolatán kívül meg kell győződnie arról, hogy rendelkezik-e a vonatkozó dokumentumok eredetivel.

Az álláspontot megerősítő dokumentumok másolatait a vezetők személyi aktáiba helyezik (az igazgatóság vagy a társaság alapítóinak üléséről készült jegyzőkönyv másolata, a részvényesek közgyűléséről készült jegyzőkönyv másolata).

Ha a munkavállaló felvétele, jellemzői vagy ajánlólevelek benyújtása során a munkavállaló pályázatot készített, akkor azokat a munkavállaló személyi aktájába is be kell iktatni.

A munkavállalóval kötött munkaszerződések felvehetők a személyes iratokba, vagy külön aktákba formálhatók.

A személyes akták tartalmazhatnak olyan dokumentumokat, mint a találmányok listái, tudományos cikkek és egyebek.

A személyi nyilvántartások személyes lapjának kiegészítése a személyi nyilvántartások személyes lapján másodlagos dokumentum, csak azokat a változásokat rögzíti, amelyek a munkavállaló munkájában és személyes életében történtek. Ez a dokumentum tartalmazza: az alkalmazott nevét és a módosítások és kiegészítések végrehajtására szánt részeket. Rendszerint egy ilyen dokumentumot táblázat formájában készítenek.

Az első szakasz a munkával, az áthelyezéssel, a beosztás, a szervezeti egység stb. Változásával kapcsolatos információkat rögzíti, hivatkozva a személyzetre vonatkozó megrendelés dátumára és számára.

A második szakasz adatokat tartalmaz a munkavállaló szakmai és személyes életében bekövetkezett változásokról (például a családi állapot, az állandó regisztráció helyének változásáról), az oktatásban, az emelt szintű képzésben, az idegen nyelvek ismeretében és hasonlókban.

A személyes adatok módosítása és kiegészítése a személyi állomány megrendelései és az alkalmazottak által benyújtott dokumentumok (házassági anyakönyvi kivonat, oklevél stb.) Alapján történik. A munkavállaló szóbeli nyilatkozata nem alapja ezeknek a változtatásoknak. Az új dokumentumokat a módosításokkal és kiegészítésekkel egy személyes aktába helyezik, a korábban benyújtott dokumentumokkal együtt.

A szervezetek személyzeti szolgálatainak munkájának gyakorlatában szokás a személyi iratokba beilleszteni a más munkahelyre történő áthelyezésről, elbocsátásról, ösztönzőkről, fegyelmi szankciók kiszabásáról és feloldásáról, névváltoztatásról és másról szóló megrendelések (vagy azok kivonatai) másolatait. Mindezeket az információkat azonban a "Személyi adatlap kiegészítése" tartalmazza. E tekintetben ajánlható, hogy ezeket a dokumentumokat ne vegyék fel személyes aktába.

A lakóhelyről származó egészségügyi igazolások, a kitérő ívek és hasonlók nem szerepelhetnek a személyes iratokban, mivel az ezekből származó információk átkerülnek a "Személyi nyilvántartások személyes lapjának kiegészítésébe". Szükség esetén független fájlokká formálják őket, és három évig tárolják őket.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének (a továbbiakban: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) 65. cikkével összhangban tilos olyan dokumentumokat kérni a pályázótól, amelyekre a jogszabály nem rendelkezik, amikor állást igényelnek.

A személyes fájlokkal kapcsolatos összes dokumentum, amint elérhetővé válik, egy mappába kerül. Az ügy formázása során az ügy lapjai meg vannak számozva. Amikor egy új dokumentumot egy személyes fájlba helyeznek, a róla szóló adatokat először az ügy leltárába vezetik, majd a dokumentum lapjait megszámozzák, és csak ezt követően iktatják.

A személyes irat borítóját, valamint az állandó tárolású fájlok borítóját a GOST 17914-72 „Hosszú távú fájlok fedezete” által létrehozott formában állítják össze és hajtják végre. Típusok, fajták, műszaki követelmények "(amelyet a Szovjetunió Állami Szabványügyi Bizottságának 1972. július 17-i 1411. sz. Rendelete vezetett be).

A személyi akták borítóján a következőket kell teljes egészében feltüntetni: a szervezet neve, az ügy címe, a munkavállaló vezetékneve, utóneve, névszói név, az ügy mutatója, az ügy sorszáma (főszabály szerint a személyzet száma).

Ezen szám alatt egy személyes aktát regisztrálnak a "Személyes ügyek elszámolásának könyve (folyóirat)", amely a következő oszlopokat írja elő: sorszám, vezetéknév, keresztnév, a munkavállaló védjegye, az ügy nyilvántartásba vételének dátuma és a nyilvántartásból történő törlés dátuma.

A személyes iratokat biztonságos széfben, fém szekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják, biztonságuk érdekében, szigorú jelentéstételű dokumentumokként, külön a munkakönyvektől. A tárolásért a személyi nyilvántartást vezető személyek felelnek.

A személyes akták részét képező dokumentumokkal való munkavégzés során figyelembe kell venni, hogy azok a munkavállalók személyes adataira vonatkoznak, amelyeket a hatályos jogszabályok védenek.

Az alkalmazottak személyes adataihoz való illetéktelen hozzáférés korlátozása érdekében a személyes iratok nyilvántartásba vételével, kialakításával, karbantartásával és tárolásával kapcsolatos összes műveletet a személyzeti osztály egyik alkalmazottjának kell elvégeznie, aki személyesen felelős az iratokban lévő dokumentumok biztonságáért és a többi alkalmazott iratainak betekintéséért. A személyes iratok kialakításához és fenntartásához szükséges dokumentumokat az átigazolási naplóban történő aláírás ellenében a munkavállalóval való munkaügyi jogviszonyok dokumentálásának folyamatáért felelős alkalmazott adja át neki.

A munkáltató végzésében meg kell állapítani az alkalmazottak személyes iratainak kiadásának, megismerésének és a személyes iratok használatára engedélyezett személyek körének eljárását, ezt megteheti a munkavállalók személyes adatairól szóló rendeletben is. Ha egy dokumentumot eltávolítanak egy személyes iratból, az esetleltárba bejegyzést tesznek, feltüntetve az ilyen cselekvés okait (megrendelés, a fej engedélye) és a dokumentum új helyét. A 3.2.3. Szakasz szerint A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i végzése, 33. sz. „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációs támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények ", a lefoglalandó dokumentumról készül egy másolat, amelyet a lefoglalt dokumentum helyéhez csatolnak. A leltárban található jelölést és annak másolatát a személyzeti osztály alkalmazottjának aláírásával hitelesítik.

Személyes dolgok nincs kiadva azon dolgozók kezébe, akikre felszámolták őket. A munkavállalónak joga van csak a személyes irataival megismerkedni a személyzeti osztály helyiségeiben. A személyes irattal való ismerkedés tényét az eset leltárában is rögzítik.

Ideiglenes használatra kiállított személyes aktával történő munkavégzés során tilos a korábban elkészített nyilvántartásokban bármilyen javítást végrehajtani, új bejegyzéseket tenni, dokumentumokat ottani személyi aktákból kivonni vagy újakat elhelyezni, valamint az abban szereplő bizalmas információkat nyilvánosságra hozni. A személyes aktákat csak azok kezeléséért felelős személyek változtathatják meg.

Az eset visszaküldése során gondosan ellenőrizzük a dokumentumok biztonságát, a károk hiányát, az egyéb dokumentumok felvételét az ügybe vagy a dokumentumok cseréjét.

A személyzeti osztály helyiségeiben csak a dolgozó alkalmazottak személyes aktáit tárolják. A személyes fájlok numerikus sorrendben vagy az alkalmazottak nevének ábécé sorrendjében rendezhetők.

Miután az alkalmazottat elbocsátották, a személyes fájlját eltávolítják a mappából, és elkészítik az archív tárhelyre történő átadás céljából. Az elbocsátott alkalmazottak személyes fájljait a Rosarchiv által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenységében keletkezett tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időtartamot" 75 évig tárolják. A vezetők személyes aktáit véglegesen őrzik. Tároláshoz zárható fém széfeket, szekrényeket használnak a dokumentumok teljes biztonságának biztosítása érdekében.

Alkalmazott személyi igazolványa.

Személyi igazolványt (T-2. Számú űrlap) minden kategóriába tartozó munkavállalók számára kitöltenek, ideértve az ideiglenes és idénymunkásokat, a fő- és a részmunkaidős munkavállalókat is. A személyi kártya a személyi nyilvántartás fő dokumentuma.

A munkavállaló a munkáltatónál való munkaviszonyának teljes időtartama alatt, a felvételétől kezdve, csak felmondás esetén zárul le. A polgári jogi szerződések alapján felvett alkalmazottak személyi igazolványát nem őrzik.

A T-2 személyi igazolvány a kötelező személyi okmányok csoportjába tartozik. A személyes kártya formanyomtatványa egységes, és utal a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli dokumentáció rendszerére, amelyet az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i, 1. sz. Rendelete hagyott jóvá "A munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli dokumentumok egységes formájának jóváhagyásáról".

A munkaerő egyes területeinek sajátosságai kapcsán az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i 1. számú állásfoglalása "A munkaügyi elszámolás és a javadalmazás elsődleges számviteli dokumentációjának egységes formanyomtatványainak jóváhagyásáról" két további nyilvántartási űrlapot hagyott jóvá: a Т-2ГС (МС) és a Т -4.

Az állami (önkormányzati) alkalmazott személyi igazolványa (T-2GS (MS) számú nyomtatvány) az állami (önkormányzati) tisztségeket betöltő személyek nyilvántartására szolgál a közszolgálatban. A T-2 sz. Forma helyett hasonló tartalmú.

A tudományos, tudományos és pedagógiai munkavállaló regisztrációs kártyáját (T-4. Számú nyomtatvány) a T-2 nyomtatvánnyal párhuzamosan töltik ki tudományos, kutatási, tudományos és termelési szervezetek, oktatási és egyéb intézmények és szervezetek, amelyek az oktatás, a tudomány és az oktatás területén folytatnak tevékenységet. a tudományos dolgozók számviteli technológiái. Kitöltése a vonatkozó dokumentumok (orvos- és tudományos kandidátusi oklevél, egyetemi docens és professzor igazolása stb.), Valamint az alkalmazott által magáról adott információk alapján történik.

A személyes kártya jelentősége abban rejlik, hogy amikor egy munkafüzet elveszik, ez az egyetlen dokumentum, amely közvetlenül megerősíti a munkavállaló munkatapasztalatát.

Nem szabad összekeverni a T-2 számú személyi igazolványt olyan dokumentumokkal, mint például a személyi nyilvántartás személyes lapja vagy a személyes irat részét képező kérdőív. Ezeket a dokumentumokat maga a munkavállaló tölti ki, bármilyen formában kiállítva, és hiányozhatnak, ha a munkáltatónak nincs jóváhagyott eljárása a személyes ügyek kezelésére.

A személyi igazolványt csak a személyzeti osztály szakembere tölti ki minden felvett személy számára, a foglalkoztatásra vonatkozó utasítás (utasítás) alapján (T-1. Vagy T-1a. Számú nyomtatvány). A személyi kártyákat egy széfben tárolják, és külön indexet alkotnak az alkalmazottak nevéről ábécé sorrendben.

Személyes kártya kitöltésekor a következő dokumentumokból származó információkat használnak fel, amelyeket egy alkalmazott felvesz felvétele során (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65. cikkével összhangban):

Útlevelek;

Oktatási dokumentum, a képesítésekről vagy a speciális ismeretek elérhetőségéről - speciális tudást vagy speciális képzést igénylő munkára történő jelentkezéskor;

Munkafüzet (részmunkaidős munkavállalók számára - a munkafüzet másolatai);

Állami nyugdíjbiztosítás biztosítási igazolása;

Igazolás az adóhatóságnál történő regisztrációról;

Katonai nyilvántartási okmányok (a katonai szolgálatért felelős személyek számára).

A személyes kártya kitöltésekor további információkat is felhasználnak, amelyeket a munkavállaló megad magáról.

Jegyzet!

Bizonyos esetekben, figyelembe véve a munka sajátosságait, a munkáltató a munkaszerződés megkötésekor (a munkavállaló beleegyezésével) további dokumentumok bemutatását követelheti meg. Ugyanakkor a kiegészítő dokumentumok listáját a munkáltató nem önállóan állapítja meg, de azok biztosításának szükségességét közvetlenül egy szabályozási aktusnak kell megállapítania: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, más szövetségi törvények, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és az Orosz Föderáció kormányának határozatai.

Minden más esetben tilos a törvényben előírtakon túl további dokumentumokat követelni a munkát kérő személytől.

Az ilyen kiegészítő dokumentumok általában a következőket tartalmazzák: gyermek születési anyakönyvi kivonata, házassági anyakönyvi kivonata, nő terhességi bizonyítványa, fogyatékosságról szóló dokumentumok, a csernobili balesettel összefüggésben a sugárterhelési zónában tartózkodása és mások.

A munkáltatónak azonban nincs joga megkövetelni a munkára jelentkezőtől, hogy e dokumentumokat haladéktalanul adja át. Ezeknek a dokumentumoknak a rendelkezésre bocsátása ugyanakkor maga a munkavállaló érdeke is, mivel különben a munkáltató nem tudja biztosítani a munkavállaló számára a törvényben előírt juttatásokat és garanciákat.

A T-2 számú személyi kártya egységes formája négy lapból áll, és a következő részeket tartalmazza:

I. "Általános információk";

II. "Információ a katonai nyilvántartásba vételről";

III. „Felvétel és áthelyezés másik munkahelyre”;

IV. "Igazolás";

V. "Továbbképzés";

VI. "Szakmai átképzés";

Vii. "Díjak (ösztönzők), megtisztelő címek";

VIII. "Vakáció";

IX. "Szociális juttatások, amelyekre a munkavállaló a jogszabályokkal összhangban jogosult";

X. "További információk";

XI. "A munkaszerződés felmondásának (felmondás) okai."

Az I. szakasz "Általános információk" a munkavállalóra vonatkozó információk megadásakor a következő szabályokat kell betartani:

(1) A vezetéknevet, a nevet, a családnevet az útlevél alapján feltüntetik, és teljes egészében és olvashatóan rögzítik.

Ugyanakkor az információkódoló zónákat az összes orosz osztályozóknak megfelelően kell kitölteni: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Jegyzet.

OKATO - "Az adminisztratív-területi felosztás objektumainak összes orosz osztályozója" OK 019-95, amelyet az Orosz Föderáció állami szabványának 1995. július 31-i 413. sz. Határozata hagyott jóvá;

OKIN - „A lakosságra vonatkozó információk egész orosz osztályozója. OK 018-95 ", amelyet az Orosz Föderáció Gosstandartjának 1995. július 31-i 412. sz.

OKSO - „A specialitások összes orosz osztályozása oktatás szerint. OK 009-2003 ", amelyet az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. szeptember 30-i állásfoglalása 276. sz.

OKPDTR - Az Orosz Föderáció Gosstandartjának 1994. december 26-i állásfoglalása, 367. sz. "A munkavállalók szakmáinak, alkalmazotti beosztásainak és az OK 016-94 tarifa kategóriák egész orosz osztályozójának elfogadásáról és végrehajtásáról".

2. A születés dátumát és helyét útlevél vagy más személyi okmány alapján állapítják meg, és teljes egészében rögzítik, például: "1964. december 12.". Ennek megfelelően a kód a következőképpen van feltüntetve: 1964.12.12.

3. Az állampolgárságot csökkentés nélkül rögzítik. Az állampolgárság és annak kódolása az OKIN szerint történik, ezek a következők lehetnek:

· Az Orosz Föderáció polgára - 1;

· Az Orosz Föderáció és egy külföldi állam állampolgára - 2 (kettős állampolgárság esetén meg kell jelölni, hogy mely állampolgárságú állam van);

· Külföldi állampolgár (melyik állam van feltüntetve) - 3;

· Hontalan személy - 4.

4. A T-2 űrlap I. szakaszának 5. "Idegen nyelv ismerete" 5. pontjának kitöltésekor a nyelvtudás mértékét a következőképpen kell feltüntetni: "Folyékonyan beszélek" (OKIN-kód - 3), "Elolvasom és elmagyarázhatom magam" (OKIN-kód - 2) , "Szótárral olvasok és fordítok" (OKIN-kód - 1).

5. Az oktatással kapcsolatos minden információt (képesítést, irányt vagy szakterületet) az oktatásról szóló dokumentum alapján állapítanak meg.

Az oktatást az OKIN és az OKSO szerint rögzítik és kódolják.

Az OKIN szerint az oktatás a következőképpen van kódolva:

· Általános (általános) oktatás - 02;

· Általános általános oktatás - 03;

· Középfokú (teljes) általános oktatás - 07;

· Alapfokú szakképzés - 10;

· Középfokú szakképzés - 11;

· Hiányos felsőoktatás - 15;

· Felsőoktatás - 18;

· Posztgraduális képzés - 19.

A felsőoktatási intézmény három tanfolyamát elvégzőket a hiányos (hiányos) felsőfokú szakmai végzettséggel rendelkező személyek közé sorolják.

Két oszlopblokk az oktatással kapcsolatos információk kitöltésére szolgál a T-2 nyomtatványban, hogy a második oktatási intézmény végére vonatkozó információkat jelezze.

6. A hivatást (fő) a személyzeti tábla és a foglalkoztatás rendje (utasítás) alapján teljes egészében feltüntetik. Egy másik szakma - a második végzettség megszerzését igazoló dokumentumok alapján. Ezek kódolása a munkavállalók szakmáinak, alkalmazotti beosztásainak és bérminőségeinek összes orosz osztályozójának OK-016-94 ", amelyet az Orosz Föderáció Gosstandartjának 1994. december 26-i 367. sz. Határozata" A munkavállalók szakmáinak, alkalmazottainak munkakörei és bérszakmaik összes osztályozójának elfogadásáról és végrehajtásáról "jóváhagyott. OK-016-94 "(a továbbiakban - OKPDTR).

7. A munkatapasztalat (általános, folyamatos, időskori jutalomra való jogosultság, e munkáltató által megállapított egyéb ellátásokra való jogosultság) kiszámítása a munkavállaló munkafüzetében szereplő bejegyzések és (vagy) a vonatkozó szolgálati időt igazoló egyéb, napokban feltüntetett dokumentumok alapján történik, hónapok, évek.

8. A házasság állapotát az OKIN szerint a következő lehetséges értékeknek megfelelően rögzítik és kódolják:

· Soha nem volt (nem volt) házas - 1;

· Regisztrált házasságban él - 2;

· Be nem jegyzett házasságban él - 3;

· Özvegy (özvegy) - 4;

Elvált (elvált) - 5;

Elfogyott (elfogyott) - 6.

9. A család csak családtagokat tartalmaz, feltüntetve a kapcsolat mértékét.

A jelenlegi jogszabályok nem tartalmazzák a „család” általános fogalmát, azonban az Orosz Föderáció Családjogi Törvénykönyvének 2. cikkében és az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 1142 cikkében szereplő normák elemzése alapján a családtagok közé tartoznak: házastársak, szülők és gyermekek (ideértve az örökbefogadó szülőket és az örökbefogadott gyermekeket is).

10. Az útlevél adatait pontosan az útlevélnek megfelelően kell feltüntetni.

11. A lakóhelyet (az útlevél szerint) az útlevél alapján jelölik, a ténylegeset a munkavállaló szerint. A lakóhely kódját az OKATO határozza meg.

A II. Szakasz "A katonai nyilvántartásba vételre vonatkozó információk" kitöltése alapján a dokumentumok a következők:

· Katonai személyi igazolvány (vagy katonai személyi igazolvány helyett kiállított ideiglenes igazolás) - állományban lévő állampolgárok számára;

· Katonai szolgálatra besorozandó állampolgár bizonyítványa - katonai szolgálatra kötelezett állampolgárok számára.

A készleten lévő állampolgárok munkaerő-elszámolására és javadalmazására vonatkozó elsődleges számviteli űrlapok használatára és kitöltésére vonatkozó utasítások szerint:

3. tétel "Összetétel (profil)" - rövidítés nélkül kitöltve (például: "parancs", "orvosi" vagy "katonák", "matrózok" és hasonlók);

4. tétel "A VUS teljes kódjelölése" - írja le a teljes megnevezést (hat számjegy, például "021101" vagy hat számjegy és egy ábécés karakter, például "113194A");

5. szakasz: "A katonai szolgálatra való alkalmasság kategóriája" - betűkkel írva: A (katonai szolgálatra alkalmas), B (katonai szolgálatra alkalmas kisebb korlátozásokkal), C (katonai szolgálatra korlátozott) vagy G (katonai szolgálatra átmenetileg alkalmatlan) ... A katonai igazolvány vonatkozó bekezdéseinek bejegyzéseinek hiányában az "A" kategóriát fel kell tüntetni:

a (7) bekezdésben a "katonai nyilvántartásban szerepel" kitöltése (egyszerű ceruzával)

a) sor - mozgósítási parancs megléte és (vagy) pecsét a mozgósítási parancs kiadására és visszavonására;

b) sor - a szervezet mögött a mozgósítás idejére és háborús időre lefoglalt állampolgárok számára.

A katonai szolgálatra felvett állampolgárok esetében:

(2) bekezdés „Katonai rang” - a „hadköteles” bejegyzés megtörténik;

5. szakasz: "A katonai szolgálatra való alkalmasság kategóriája" - betűkkel írva: A (katonai szolgálatra alkalmas), B (katonai szolgálatra alkalmas kisebb korlátozásokkal), C (katonai szolgálatra korlátozott), G (katonai szolgálatra átmenetileg alkalmatlan) vagy D (nem alkalmas katonai szolgálatra). Kitöltése a hadköteles állampolgár igazolásában szereplő bejegyzés alapján történik.

Az Utasításban külön nem meghatározott tételek kitöltése a felsorolt \u200b\u200bdokumentumok információi alapján történik.

A tartalékban tartózkodás maximális életkorát elért polgár, vagy az egészségügyi okokból katonai szolgálatra alkalmatlannak elismert állampolgár személyi igazolványa II. Szakaszának 8. bekezdésében a szabad sorban a "katonai nyilvántartásból életkor szerint eltávolítva" vagy "a katonai nyilvántartásból a Egészség ".

A „Katonai nyilvántartásba vételre vonatkozó információk” című II. Szakasz kitöltése után a T-2 nyomtatvány második oldalának alján a személyzeti szolgálat alkalmazottjának a megjelölt adatokat személyes aláírásával igazolnia kell, megjelölve az aláírás pozícióját és visszafejtését. A munkavállaló aláírja a T-2 számú űrlap második oldalát is, és feltünteti annak kitöltésének dátumát. A munkavállaló személyes aláírását tartalmazó sor egy aláírásminta, amely alapján a munkabér kifizetésre kerül.

Jegyzet!

Amikor megváltozik az alkalmazottra vonatkozó információ, a megfelelő személyes adatokat beírják a személyes kártyájába (például családi állapot, lakóhely, oktatás, továbbképzés, idegen nyelvek ismerete stb. Változása), amelyeket a személyzeti szolgálat alkalmazottjának aláírásával hitelesítenek. A változtatásokat és kiegészítéseket a személyi állomány megrendelései és az alkalmazottak által benyújtott dokumentumok (házassági anyakönyvi kivonatok, oklevelek stb.) Alapján hajtják végre. A munkavállaló szóbeli nyilatkozata nem alapja ezeknek a változtatásoknak, kivéve a jelentéktelen adatokat (például egy telefonszám vonatkozásában).

A legfontosabbak a III. Szakasz "Felvétel és más munkahelyre történő áttérés" és a XI. "A munkaszerződés felmondásának (felmondás) okai" c. Információ.

Ezekben a szakaszokban a bejegyzéseket a foglalkoztatásra vonatkozó utasítás (utasítás) (T-1 és T-1a nyomtatványok) és egy másik munkába történő áthelyezés (T-5. Számú nyomtatvány), valamint a felmondásra vonatkozó végzés (utasítás) alapján teszik. (felmondás) a munkavállalóval kötött munkaszerződés (T-8., T-8a. nyomtatvány).

Ezeket az információkat különös körültekintéssel kell kitölteni, mivel ezek gyakran szolgálják az alapját a munkavállalói szolgálati idő igazolásának.

A „Felvétel és más munkahelyre történő áttérés” szakaszban információkat ír be, mivel az alkalmazott a szervezetben dolgozik, és meg kell felelnie a munkafüzet bejegyzéseinek, megismételve a dátumot, a befogadás, a munkavállaló áthelyezésének megrendelésének számát, a munkakör megnevezését, a strukturális egységet. Ezenkívül a személyi igazolvány III. Szakaszának minden bejegyzése végén a munkavállaló aláírását feltüntetik, hogy ismeri a munkakönyvében szereplő bejegyzést.

A személyi igazolvány XI. Szakaszát "A munkaszerződés felmondásának (felmondás) okai" kitölti a személyzeti szolgálat alkalmazottja a munkavállalóval fennálló munkaviszony megszűnésekor. A munkaszerződés (felmondás) felmondásának alapja az elbocsátás okának megfogalmazása az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke alapján, teljesen megismételve a munkavállaló munkakönyvében szereplő bejegyzést. Az elbocsátás időpontja a munkavállaló utolsó munkanapja. A rész kitöltésének alapjául szolgáló megrendelés (dátum és szám) szükségleteit szintén szigorúan a munkafüzet bejegyzésével összhangban kell feltüntetni. Az elbocsátási nyilvántartást a személyzeti szolgálat alkalmazottjának és a munkavállaló aláírásával hitelesítik.

Az emelt szintű képzésre és a szakmai átképzésre vonatkozó adatokat a munkavállaló által benyújtott vagy a személyi képzési osztálytól kapott dokumentumok (igazolás, igazolás) alapján rögzítik.

A "Díjak (ösztönzők), megtisztelő címek" VII. Szakasz kitöltésekor meg kell jelölni a munkavállalóra alkalmazott ösztönzők típusait (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 191. cikkével és a helyi szabályozással összhangban), valamint fel kell sorolni az állami kitüntetéseket és megtisztelő címeket is.

VIII. Szakasz "Nyaralás" nyilvántartás a munkavállaló számára biztosított összes típusú üdülésről az adott munkáltatónál végzett munka időtartama alatt. A bejegyzések alapja a vakáció megadására vonatkozó megrendelés.

A IX. Szakasz feltünteti azokat a szociális juttatásokat, amelyekre a munkavállaló a törvény szerint jogosult.

A "További információk" részben az ingyenes sorokat a munkaadó belátása szerint lehet kitölteni adatokkal. Például rögzítik az adatokat a felső és középfokú szakképző intézmények részmunkaidős (esti), részmunkaidős, külső tanszékeiről (feltüntetik az oktatási intézmény nevét, az oktatási intézménybe való felvétel dátumát és annak elvégzését), vagy egy dolgozó fogyatékossággal élő személyről (az orvosi és szociális igazolás alapján). szakértői bizottság (a továbbiakban: MSEC), rokkantsági csoport, a fogyatékosság mértéke és létrehozásának dátuma, az MSEC következtetése a munka feltételeiről és jellegéről).

Az elbocsátott alkalmazottak személyi igazolványai ábécé szerint önálló vállalkozássá alakulnak. Az ügy archívumba történő benyújtása előtt az összes kártyát ki kell állítani Rosarkhiv követelményeinek megfelelően, és 75 évig kell tárolni az archívumban.

Másodlagos számviteli dokumentumok a származtatott ügyletek az elsődleges számviteli dokumentumok forrásinformációin alapulnak. A dokumentumok ezen alcsoportjának létrehozásának fő céljai:

Az információk teljességének, megbízhatóságának és dinamizmusának biztosítása a munkatársakkal folytatott munkában;

A személyi dokumentumok operatív tárolásának biztosítása;

A személyi dokumentumok hatékony keresésének biztosítása.

A másodlagos számviteli dokumentumok a következők: személyes munkavállalói igazolvány (egységes formanyomtatványok T-2, T-2GS (MS), T-4 sz. Űrlapok), a munkaidő és a személyzettel történő elszámolás dokumentációja, valamint a számviteli információk különféle nyilvántartási formái.

A személyi nyilvántartás nyilvántartására nyilvántartási űrlapokat vezetnek.

A következő regisztrációs űrlapokat különböztetjük meg:

Regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC);

Nyilvántartási naplók (könyvek);

Képernyő űrlapok (számítógépes technológia használata esetén).

Egyes folyóiratok és könyvek formátumát a hivatalos szervek hagyják jóvá. Például a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának rögzítésére szolgáló könyv formátumát az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. számú, a munkafüzetek kitöltésére vonatkozó utasítások jóváhagyásáról szóló rendelet hagyta jóvá. De a legtöbb formát a munkáltató döntése alapján fejlesztik ki.

A Rosarkhiv által 2000. október 6-án jóváhagyott "A szervezetek tevékenysége során létrehozott tipikus vezetői dokumentumok listája, feltüntetve a tárolási időszakokat" meghatározta a következő fő könyvelési űrlapokat és tárolási időszakokat:

Figyelembe véve a helyi szintű munkaerő-szervezés sajátosságait, a következők is létrehozhatók:

Részmunkaidős munkavállalók nyilvántartása;

Ösztönzők és szankciók nyilvántartása;

Folyóirat az oktatási szabadságra, a fizetés nélküli szabadságra és egyebekre vonatkozó megrendelések nyilvántartásáról;

Betegállomány-nyilvántartás és egyebek.

A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i, 33. számú „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere” értelmében. Alapvető rendelkezések. A dokumentumok és a dokumentációs szolgáltatások általános követelményei "A regisztráció minden olyan dokumentumra vonatkozik, amely könyvelést, végrehajtást és referencia célokra (adminisztratív, tervezés, beszámolás, könyvelés, könyvelés, pénzügyi és egyéb) felhasználást igényel, mind a szervezeten belül létrehozva, mind felhasználva. más szervezeteknek küldik; felsőbb, beosztott és más szervezetek és egyének részéről származnak. Mind a hagyományos gépírásos (kézzel írott) dokumentumokat, mind pedig a számítástechnika által létrehozott dokumentumokat (géppel olvasható, géppel írt) nyilvántartásba kell venni (a Szovjetunió Fő Archívum Osztályának 1988. május 25-i végzése, 3.2.1.2. Pont, 33. sz. "A menedzsment dokumentációjának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. Általános a dokumentációval és a dokumentációs támogatással kapcsolatos követelmények ").

Azt is megmagyarázza, hogy:

« dokumentumok nyilvántartása - ez egy dokumentum létrehozásának vagy átvételének tényének rögzítése index elhelyezésével, majd a dokumentumkal kapcsolatos szükséges információk regisztrációs űrlapokban történő rögzítésével».

A dokumentummutató a regisztrált dokumentumtömbön belüli sorszámból áll, amelyet a keresési feladatok alapján indexekkel egészítenek ki az esetek nómenklatúrájára, a tudósítók, végrehajtók osztályozóira és másokra.

A dokumentumindexben az alkotórészek következő (vagy fordított) sorrendje figyelhető meg: sorszám-nyilvántartási szám, index az esetek nómenklatúrája szerint, index az alkalmazott osztályozó szerint. Az index alkotórészeit perjel választja el egymástól.

Jegyzet!

A dokumentum-elszámolás fő célja az, hogy jogi erővel és másolatokkal szolgáljon számukra.

Az információnak a számviteli formában történő másolása növeli a biztonság szintjét, és megkönnyíti a szükséges dokumentumok megtalálását.

A nyilvántartási számmal és a nyilvántartásba vételi dátummal rendelkező dokumentum könyvelése jogi erőt (bizonyítékot) ad neki, ami fontos lehet egy alkalmazottal folyó munkaügyi vita esetén.

Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2005. november 8-i, 536. sz. "A szövetségi végrehajtó szervekben folytatott irodai munka mintájára vonatkozó utasítások" dokumentumainak nyilvántartására vonatkozó rendelkezések elemzése alapján a dokumentumok nyilvántartására és indexelésére a következő szabályok ajánlhatók:

1. A dokumentumokat egyszer regisztrálják: beérkezés - az átvétel napján, létrehozása - az aláírás vagy a jóváhagyás napján.

2. Ha egy bejegyzett dokumentumot egyik alegységről a másikra visznek át, akkor azt nem regisztrálják újra.

3. A dokumentumok nyilvántartását csoportokon belül végzik, a dokumentum típusának nevétől, a szerzőtől és a dokumentum tartalmától függően (például a fő tevékenységekre vonatkozó megrendeléseket, a személyi megrendeléseket, a törvényeket, javaslatokat, nyilatkozatokat és másokat külön regisztrálják).

4. Az egyes regisztrált csoportokon belül sorszám-nyilvántartási számokat rendelnek a dokumentumokhoz.

5. A dokumentum nyilvántartásba vételének helyét az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások vagy más helyi szabályozási aktus rögzíti.

6. A regisztráció részleteinek az alábbi kötelező összetételét állapítják meg: szerző (tudósító), a dokumentum típusának neve; a dokumentum kelte, dokumentumindex (a beérkező dokumentumok kézhezvételének dátuma és indexe), a szöveg címe vagy annak összefoglalója, állásfoglalás (végrehajtó, a megbízás tartalma, szerző, dátum), a dokumentum végrehajtásának határideje, megjelölés a dokumentum végrehajtásakor (a lényegében a tényleges végrehajtás dátuma és a dokumentum-válasz indexe) és elküldése a No.

Jegyzet.

A 3.2.1.4. Szakasznak megfelelően. A Szovjetunió Fő Levéltári Igazgatóságának 1988. május 25-i végzése, 33. sz. „A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. A dokumentumokra és a dokumentációs támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények "a kötelező részletek összetétele szükség esetén kiegészíthető más részletekkel: végrehajtók, a végrehajtó nyugtája a dokumentum átvételéről, a végrehajtás előrehaladása, alkalmazások és mások. A regisztrációs űrlapon szereplő adatok elrendezésének sorrendjét, valamint a regisztrációs és ellenőrző kártyák hátoldalának használatát a munkáltató önállóan határozza meg.

A számviteli napló (könyv) utolsó oldalának kitöltése után a záró dátumot és a naplót a borítójára tesszük, (a könyvet) elkészítjük az archívumba történő benyújtás céljából. A fő regisztrációs űrlapokhoz, amint azt már említettük, Rosarkhiv megőrzési időtartamokat állapított meg, a többiek számára a munkáltató önállóan állapítja meg a megőrzési időt.

A munkaidő nyilvántartására és a személyzettel történő elszámolásokra vonatkozó dokumentációk csoportja a munkaidő-nyilvántartás dokumentálásának és a megfelelő munkaerő-díjazás kiszámításának folyamatában jön létre.

Ez a dokumentumcsoport az Orosz Föderáció Goskomstat 2004. január 5-i, „A munkaügyi elszámolás és a javadalmazás elsődleges könyvelési dokumentumai egységes formanyomtatványainak jóváhagyásáról” 2004. január 5-i rendeletével jóváhagyott egységes nyomtatványokból áll, ezeket részletesebben megvizsgáljuk.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke szerint munkaidő - ez az az időtartam, amely alatt a munkavállalónak a szervezet belső munkaügyi szabályzatának és a munkaszerződés feltételeinek megfelelően munkaköri feladatokat kell ellátnia, valamint egyéb időszakokat, amelyek az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének, más szövetségi törvényeknek és az Orosz Föderáció egyéb szabályozási jogi aktusainak megfelelően hivatkoznak munkaórák.

A jogalkotó kötelezi a munkáltatót arra, hogy nyilvántartást vezessen az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott időről.

A munkaidő felhasználásának elszámolása a következő célokra szükséges:

· A munkafegyelem feletti ellenőrzés biztosítása a munkaidő felhasználása szempontjából (időben történő részvétel a munkahelyen, a későn érkezők és a nem megjelentek azonosítása; a személyzet jelenlétének figyelemmel kísérése a munkahelyen munkaidőben, valamint a munkavállalók időben történő távozásának rögzítése);

· A ténylegesen ledolgozott idő, az állásidők, a betegségek, a szabadságok és a munkaidő felhasználásának egyéb formái, amelyek a bérek kiszámításának alapját képezik;

· Statisztikai jelentések készítése a munkaerőpiacról.

Az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott és (vagy) ledolgozott idő rögzítéséhez a következőket kell használni: A munkaidő elszámolásának és a javadalmazás kiszámításának táblázata (T-12. Sz. Űrlap) és a munkaidő elszámolásának táblázata (T-13. Űrlap).

Ezen dokumentumok végrehajtásának sajátossága annak köszönhető, hogy ezek az elsődleges számviteli dokumentumok, amelyek alapján megőrzik őket.

A munkaidő elszámolására vonatkozó, a hatályos jogszabályoknak megfelelő dokumentumok hiánya, valamint a kötelező adatok bármelyikének hiánya az elsődleges könyvelési dokumentumokban a munkaerőköltségek indokolatlan felvételének minősülhet az adóalapot csökkentő költségek összetételébe, ami a szervezet vonzerejéhez vezet az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 3. része által megállapított felelősség.

A munkafüzet karbantartásakor tanácsos betartani a következő szabályokat:

· A munkaidő felhasználásának elszámolása elvégezhető a szervezet egészére vagy a strukturális egységekre külön-külön;

· A munkavállaló felvétele a munkaidő-nyilvántartásba és kizárása a munkáltató vonatkozó megrendelése (utasítása) alapján történik;

· A munkaidő-nyilvántartást egy példányban állítják össze, amelyet a szervezeti egység vezetője, a személyzeti szolgálat munkatársa ír alá, és átadják a számviteli osztálynak.

· Megjegyzések a táblázatban azokról az okokról, amelyek miatt a munkavállaló vagy a munkáltató kezdeményezésére nem jelenik meg a munka, a részmunkaidős munka vagy a szokásos munkaidőn kívül, a csökkentett munkaidő, és mások csak megfelelően kivitelezett dokumentumok alapján készülnek. Ilyen dokumentumok a munkaképtelenségről szóló igazolások, az állami vagy közfeladatok teljesítéséről szóló igazolások, írásbeli figyelmeztetés egy egyszerű ügyintézésről, a munkakombinációkra vonatkozó kérelem, a munkavállaló írásos hozzájárulása a túlórázáshoz a törvény által meghatározott esetekben és egyéb dokumentumok.

A T-12 és a T-13 űrlapok kitöltésekor a következő konvenciókat alkalmazzák:

Részben fizetett szülői szabadság

Gyermekgondozó munkavállaló számára fizetetlen szabadság

A munkavállaló számára az adminisztráció engedélyével meg nem adott fizetés nélküli szabadság

A törvényben meghatározott esetekben fizetés nélkül távozzon

Ideiglenes munkaképtelenség (a "T" kód által előírt esetek kivételével), ápolásra és karanténba helyezésre vonatkozó szabadság, munkaképtelenségi igazolással kiállítva

Kifizetetlen munkaképtelenség a törvényben meghatározott esetekben (házi sérülés, ápolás és karantén miatt, orvosi intézmények igazolásai alapján stb.)

A munkavállalók és a munkavállalók munkaidejének csökkentése a meghatározott munkanap időtartamával szemben a törvényben előírt esetekben

Szünetet nem az alkalmazott okozott

Egész napos távollét a bérek megőrzésével a törvényben meghatározott esetekben (állami vagy közfeladatok ellátása, vészhelyzetek felszámolása, természeti katasztrófák következményeinek felszámolása)

Távollétek (a teljes munkanap (műszak) időtartama alatt a munkahelyről jó ok nélkül való távollét, függetlenül annak időtartamától, valamint a munkahelyen a munkanap (műszak) során egymás után négy óránál hosszabb időn belüli indok nélküli hiányzás esetén), adminisztratív letartóztatás közigazgatási bűncselekmények miatt, tartózkodás orvosi kijózanító központban, illegálisnak elismert sztrájkok és egyéb indokolatlan okokból történő nem megjelenés)

Az adminisztráció kezdeményezésére részmunkaidős munka miatt ledolgozatlan órák

Hétvégén (heti pihenés céljából) és ünnepnapokon

Sztrájk (a törvény által előírt feltételekkel és módon)

Meg nem jelenés tisztázatlan okok miatt (a körülmények tisztázásáig)

Az elsődleges dokumentumok elkészítésével kapcsolatos kérdésekről a BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „Elsődleges dokumentumok” szerzőinek könyvében olvashat bővebben.

A HR-adminisztrációval kapcsolatos további részletekért lásd a BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „HR-adminisztráció” szerzőinek könyvét.

Ez a téma egy kezdő vállalkozóval folytatott nemrégiben folytatott beszélgetés után jelent meg. Négy órán keresztül felsoroltam az emlékezetből, hogy melyik szabályozási dokumentumok a szervezetben kell lenni, hogy a szabályozó hatóságok ne tudják "az aljára jutni". Ezek után, még több ismerőssel beszélgetve, rájöttem, hogy ezek közül a kérdések közül egyelőre a véletlenre maradt. Államunk a leg figyelemre méltóbb állam, amelyben valószínűleg több száz szabályozási dokumentumok, nem mindig barátságosak egymással, de ennek ellenére cselekszenek. Maga személyesen többször is tudatlanságból "kapott" bírságokat. Miért van szükségünk erre a több száz dokumentumra, amelyeket valójában ritkán olvas valaki és amelyek nélkül nyugaton jól tudnak járni - senki sem tudja, de ennek ellenére senki sem törli a fenntartásuk kötelezettségét és tárolás.

A TUDÁS HIÁNYA NEM mentesül a felelősség alól

• a Társaság létrehozásáról szóló jegyzőkönyvek;
• az alapítók LLC létrehozására vonatkozó döntései;
• egy dokumentum, amely megerősíti a vállalat állami bejegyzését;
• tulajdoni okmányok, amelyek megerősítik a tulajdon jelenlétét az LLC-nél;
• értékpapírok kibocsátásával kapcsolatos értékpapírok, beleértve a kötvényeket is;
• jegyzőkönyvek a Társaság különféle szerveinek üléseiről;
• az LLC képviseleteire és fióktelepeire vonatkozó előírások;
• az ellenőrző szervek következtetései;
• kapcsolt személyek listája;
• egyéb dokumentumok, amelyek hozzáférhetőségéről a hatályos jogszabályok rendelkeznek.

Tárolja mindig, tárolja mindenhol!

Minden szervezet szent feladata a dokumentumok tárolása. A szabályozó hatóságokkal kapcsolatos problémák mellett problémákat okozhat más kereskedelmi struktúrákkal is.

Az LLC dokumentációjának tárolási helyei. Ugyanarról a törvényről - lehet a vezető egyedüli testület helye vagy egy másik hely, amely a Társaság tagjai számára ismert és hozzáférhető. Vagyis mi magunk is meghatározhatjuk, hogy honnan tudnánk, ha mindenki tudna róla. A cím nem eshet egybe az LLC helyével. A cikk által meghatározott egyetlen követelmény a Társaság minden tagjának értesítése és elérhetősége ezen a helyen.

A társaság dokumentációja mellett követelmények vannak a személyi iratok, a belső dokumentumok, az üzleti levelezés és a számviteli dokumentumok tárolására is. Az archiválás megszervezésének szabályai alapján az időszak nem lehet kevesebb, mint 5 év, attól az évtől számítva, amikor utoljára használták őket a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez. Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy a törvények nem írják elő a Társaság egyetlen olyan tisztviselőjének felelősségét, aki nem biztosítja a dokumentáció biztonságát.

Szükséges személyzeti dokumentumok, amelyeket államunk megkövetel

A munkához valóban szükséges dokumentumok:

• Az egyes pozíciók munkaköri leírásai, a szabályok szerint kidolgozva
• Az összes létező részlegre vonatkozó előírások (egyes részlegek, például a könyvelés, gyakran tévesen úgy gondolják, hogy nincs szükségük utasításokra)
• Munkaügyi előírások (kinek milyen helyzetben mit és hogyan kell csinálni)
• Munkaügyi utasítások (például az 1c használata számlázáshoz)

• A társaság célja, általános rendelkezések
• A szervezet felépítésének szabályozása

• A személyzet kiválasztására és kiválasztására vonatkozó előírások (ábra) és maga a beosztás
• A társaság személyzeti szabályzata
• Rendeletek a próbaidő letételének eljárásáról
• A személyzet felvételére, áthelyezésére és felmentésére vonatkozó előírások
• Az időbeli részvétel szabályai
• Rendelet az igazolások megszerzésének eljárásáról
• Rendelet a személyzet képzéséről, alkalmazkodásáról és fejlesztéséről, valamint képesítésről
• A bérekről, jutalmakról, juttatásokról, anyagi ösztönzőkről szóló rendelet (rendszer)
• A munkavállalóknak nyújtott juttatásokról szóló rendelet
• Üdülési előírások
• Felelősségi nyilatkozat
• Üzleti titok szabályozása
• A munkavállalók és a vállalkozás alkalmazottainak ideiglenes munkaképtelenségéről szóló lapok kifizetésére vonatkozó szabályok
• Az üzleti útra vonatkozó előírások
• A szoftverekre, hardverekre és az internet-hozzáférésre vonatkozó előírások

Minden vállalkozásnak megvan a saját belső munkafolyamata, amely minden vállalkozás számára kötelező. Ez különösen igaz a személyzeti tevékenységekre. Melyek a személyi iratkezelés kötelező dokumentumai, milyen típusú dokumentumokra van szükség a vállalkozásnál, és melyek a karbantartásuk szabályai és előírásai, a cikkben ismertetjük.

Kötelező dokumentumok:

• Minden vállalkozásnál (ideértve a kisvállalkozásokat is) szükséges elsődleges dokumentumok.
• Tanácsadó jellegű dokumentumok.
• Különleges fókuszú dokumentumok - a vállalkozás hatókörétől, a struktúrától függ.

A dokumentumok rendeltetésük szerint:

• A személyzeti nyilvántartásokban használt dokumentáció: felvételi és alkalmazotti megrendelések, munkahelyváltási megrendelések, üdülési megrendelések, üzleti útra vonatkozó megrendelések.
• Dokumentumok a személyzeti menedzsmentről és a munkavállalói tevékenységek szervezéséről: munkaköri leírások, szakmai és alkalmazotti beszámoló űrlapok.

Funkcionalitás dokumentumok:

• Belső szabályzatokra van szükség a vállalkozás alapelveinek, céljainak és küldetésének meghatározásához, amelyeket a vállalkozás abszolút minden alkalmazottjának teljesítenie és figyelembe kell vennie a munkában (a tulajdonos megrendelései, a munkafegyelemre vonatkozó előírások és követelmények, utasítások).
• Információs és elszámolási jellegű dokumentumok, amelyek információkat tartalmaznak az alkalmazottakról és mindenről, ami a vállalkozásban végzett munkájukhoz kapcsolódik (táblázatok grafikonokkal és számításokkal, fizetési ívek, dokumentumok az üzleti utak kifizetéseivel).
• Az alkalmazottak munkaköri feladatait az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályaival és a nyugdíjjogszabályokkal összhangban igazoló dokumentumok.
• Adminisztratív dokumentumok, amelyeket közvetlenül a vállalkozás tulajdonosa ad ki annak érdekében, hogy azokat átadják az alkalmazottaknak (megrendelések, személyi változásokra vonatkozó rendeletek, határozatok).
• A személyi nyilvántartás vezetésére szolgáló dokumentumok: nyilvántartási napló, könyvelési könyvek, amelyek szükségesek ahhoz, hogy minden dokumentumon sorszámmutatót hozzanak létre, és amelyek jogi erőt biztosítanak a személyi iratok számára. Szükségesek a személyzeti szolgálat munkájához és az alkalmazottak dokumentációjának általános elszámolásához a szervezetben.

Kötelező dokumentumok

Ezeknek a dokumentumoknak a listája meglehetősen széles, de minden személyzeti tisztnek ismernie kell és meg kell értenie azok elkészítésének módját, és képesnek kell lennie azok összeállítására és a végrehajtásuk műveltségének ellenőrzésére.

A kötelező dokumentumok a következőket tartalmazzák:

• Személyzeti beosztás (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15. cikke).
• Munkaszerződés (TD).
• Munkavégzés rendje (T-1. Számú nyomtatvány).
• Munkavállalói igazolvány () (T-2. Számú nyomtatvány).
• Elrendeli az alkalmazottak helyzetének megváltoztatását (T-5. Számú nyomtatvány).
• Üdülési megrendelések (T-6. Nyomtatvány).
• Üdülési menetrend (T-7. Nyomtatvány).
• A TD vagy a munkavállalóval kötött munkaszerződés felmondásának vagy felmondásának elrendelése (T-8. Számú nyomtatvány).
• Munkaidő-nyilvántartás (T-13. Nyomtatvány).
• Dokumentumok az alkalmazottak fizetésének és jutalmának kiszámításához (űrlap: T-12).
• Munkaügyi előírások a vállalkozásnál.
• Törvények a munkavédelmi követelményekről és jelentések, amelyeket az Orosz Föderáció munkavédelmére vonatkozó szabályok és utasítások alapján állítanak össze.

Ez egy lista a személyi dokumentáció fő dokumentumairól, amelyeknek minden vállalkozásban szerepelnie kell.

A személyi iratok tárolására vonatkozó követelmények

A HR dokumentumok nemcsak a belső jelentések, hanem az Orosz Föderáció munkaügyi törvényeinek betartása szempontjából is fontosak. A szükséges dokumentumokat minden szervezetnél meg kell őrizni, amelyekért az erre felhatalmazott személyek felelősek. A dokumentációt a felügyelőség szisztematikusan ellenőrzi, és szükség esetén megbünteti a munkaügyi jogszabályok előírásainak be nem tartása miatt. Például a Munka Törvénykönyve követelményeinek megsértése közigazgatási felelősséggel járhat, amelyben a tisztviselőkre kiszabott bírság 1 000 és 5 000 rubel, az LLC esetében 30 000 és 50 000 rubel közötti, valamint súlyos jogsértések esetén a vállalkozás tevékenysége cikk alapján 3 hónapra felfüggeszthető. Az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 5.27.

Ha a tisztviselőt a munkajogszabályok hasonló megsértése miatt megrovásban részesítik, 1-2 év időtartamra kizárják.

A szigorú jelentési dokumentumok és a kötelezően előírt dokumentumok karbantartására, kitöltésére és tárolására vonatkozó jogszabályok előírásainak megsértése esetén a munkáltató és a személyzeti tiszt viseli az adminisztratív és büntetőjogi felelősséget. További részletek az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 419. cikke. Ha a vállalkozásnál nincsenek kötelező személyzeti dokumentumok, a munkáltató kezdeti megjegyzést kap, és kijelöli a munkaügyi felügyelőség második látogatásának dátumát, amelynek eredményeként az összes kötelező dokumentumot be kell vinni a jogszabályoknak megfelelően.

Meghatározza a kötelező dokumentumok, ideértve a munkafüzeteket, az alkalmazottak személyi igazolványait és más jellegű megrendeléseket, helytelen tárolásának felelősségi normáit.

A munkavállalóval kapcsolatos információk titkosságának megsértése büntetendő az Art. Az Orosz Föderáció büntető törvénykönyvének 137. cikke. A bírság akár 200 ezer rubel is lehet.

A dokumentumkezelés és a kötelező dokumentumok vállalati tárolása kötelező követelmény a HR osztály számára. Ennek a kérdésnek az ellenőrzését az Orosz Föderáció Állami Levéltára és a Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség végzi, amelyeknek bármikor jogukban áll, hogy ellenőrzést végezzenek a vállalkozásnál.