A „Szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájának szabályairól. Irodai szabályok a szövetségi végrehajtó testületekben: mi változik? Irodai munka a szövetségi hatóságokban
Aktív Kiadás a 15.06.2009
| Név dokumentum | Az Orosz Föderáció Kormányának 2009. június 15-i N 477 HATÁROZATA "AZ ÜZLETI TERMELÉSI SZABÁLYOK JÓVÁHAGYÁSÁRÓL a szövetségi végrehajtó testületekben" |
| A dokumentum típusa | rendelet, lista, szabályok |
| Gazdatest | orosz kormány |
| dokumentum szám | 477 |
| Az elfogadás dátuma | 01.01.1970 |
| A felülvizsgálat dátuma | 15.06.2009 |
| Az Igazságügyi Minisztériumba történő bejegyzés dátuma | 01.01.1970 |
| Állapot | cselekmények |
| Kiadvány |
|
| Navigátor | Megjegyzések |
Az Orosz Föderáció Kormányának 2009. június 15-i N 477 HATÁROZATA "AZ ÜZLETI TERMELÉSI SZABÁLYOK JÓVÁHAGYÁSÁRÓL a szövetségi végrehajtó testületekben"
Felbontás
Az "Információról, az információs technológiáról és az információvédelemről" szóló szövetségi törvény 11. cikkével összhangban a kormány Orosz Föderáció dönt:
1. A mellékelt nyilvántartási szabályok jóváhagyása szövetségi testületek végrehajtó hatalom.
2. Magyarázza el az Orosz Föderáció kormányának 2005. január 19-i N 30 számú rendeletével jóváhagyott szövetségi végrehajtó testületek közötti kapcsolattartási mintarendeletek 11.1. Pontját (az Orosz Föderáció kollektív jogszabályai, 2005, N 4. cikk, 305. cikk; 2009, N 12. cikk, 1429. cikk) , a következő kiadásban:
"11.1. A szövetségi végrehajtó szervekben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormánya által 2009. június 15-én jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályaival összhangban, N 477. Ezen szabályok alapján a szövetségi végrehajtó testületek a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben a levéltári ügyekben utasításokat adnak ki irodai munkára. "
3. Az Orosz Föderáció Kormányának 2005. július 28-i N 452 (az Orosz Föderáció összegyűjtött jogszabályai, 2005, N 31., 3233. cikk) által jóváhagyott szövetségi végrehajtó testületek belső szervezetére vonatkozó szabványszabályok 2.38. És 2.39. Pontjának a következő kiadásban:
"2.38. A szövetségi végrehajtó testület irodai munkáját az Orosz Föderáció kormánya által 2009. június 15-én jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munka szabályaival összhangban végzik. N 477. Ezen szabályok alapján a szövetségi végrehajtó testület a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archívumok terén kiadja az irodai munkára vonatkozó utasításokat.
A titkos dokumentumokkal, a titkosított telegramokkal, a korlátozott hozzáférésű egyéb dokumentumokkal, valamint a korlátozott hozzáféréssel rendelkező titkos és egyéb információk feldolgozásával külön utasításokat kell végrehajtani.
2.39. Az irodai munka szervezését és irányítását a szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó szerv szerkezeti részlege, amelyre hivatali vezetési feladatokat bíznak meg, valamint a szövetségi végrehajtó szerv más szervezeti egységeiben az irodai vezetésért felelős személyek végzik. "
(4) A Szövetségi Levéltári Ügynökség 2010. január 1-jéig hagyja jóvá iránymutatások a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára vonatkozó utasítások kidolgozásáról.
miniszterelnök
Orosz Föderáció
V. PUTIN
ÁLTAL JÓVÁHAGYOTT
Kormányrendelet
Orosz Föderáció
keltezésű, 2009. június 15-i N 477
1. Ez a szabályzat egységes eljárást vezet be a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára.
2. E szabályok érvényessége nem vonatkozik a következő dokumentumokat tartalmazó munka megszervezésére: állami titok.
3. A szövetségi végrehajtó szerv e szabályok alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, irodai munkára vonatkozó útmutatót dolgoz ki, amelyet a szövetségi végrehajtó testület vezetõje hagy jóvá a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén.
II. Alapfogalmak4. A következő alapvető fogalmakat használják ezekben a szabályokban:
"dokumentálás" - az információk rögzítése a fizikai adathordozón megállapított rend;
"irodai munka": olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó testületekben;
"dokumentum" - hivatalos dokumentumlétrehozta egy kormányzati szerv, testület önkormányzat, legális vagy természetes személyaz előírt módon elkészített és a szövetségi végrehajtó testület dokumentumfolyamatába beépített dokumentum;
"munkafolyamat" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy kézhezvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az ügyben történő elhelyezésig és (vagy) küldésig;
"dokumentumattribútum" - a dokumentum regisztrációjának kötelező eleme;
"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen példánya;
"dokumentum másolata" - olyan dokumentum, amely teljes mértékben megismétli az eredeti dokumentum információit és annak külső jellemzőit, és amely nem rendelkezik jogi erővel;
"dokumentum nyilvántartásba vétele" - nyilvántartási szám hozzárendelése egy dokumentumhoz, és a dokumentummal kapcsolatos információk rögzítése az előírt módon;
"ügyek nómenklatúrája" - a szövetségi végrehajtó testületben összeállított, az ügyek nevének rendszerezett listája, feltüntetve azok tárolásának feltételeit;
„eset” - dokumentumcsomag vagy külön dokumentum, amely a szövetségi végrehajtó testület egyik kérdésével vagy tevékenységi területével kapcsolatos;
"irodai munka" - a szövetségi végrehajtó szerv strukturális alosztálya, amelynek feladata a hivatal fenntartása, valamint a szövetségi végrehajtó szerv más szervezeti egységeiben az irodai munka elvégzéséért felelős személyek.
III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó testületben5. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott dokumentumokat nyomtatványokon, A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) méretű papíron vagy elektronikus dokumentumok formájában készítik, és rendelkezniük kell a meghatározott részletekkel, helyükkel és bejegyzés.
6. A szövetségi végrehajtó testület formáit a részletek elhelyezkedésének szögletes vagy hosszanti változata alapján dolgozzák ki. A sarokbeállítás esetén a formanyomtatvány szükséges a lap bal felső sarkában található. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén helyezkednek el a felső margó mentén.
7. A dokumentum minden egyes lapjának fejlécre és szabványos papírlapra egyaránt kitöltve legalább 20 mm - balra, 10 mm-re jobbra, 20 mm-re - felső és 20 mm-re - szélekkel kell rendelkeznie.
8. A nyomtatványmintákat a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá.
9. A szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során létrehozott dokumentumok követelményei a következők:
a) az Orosz Föderáció állami emblémája;
b) a szövetségi végrehajtó szerv neve;
c) a dokumentumot aláíró személy beosztása;
d) aláírás hivatalos;
e) a dokumentum típusa;
f) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye;
g) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről;
h) címzett;
i) a dokumentum kelte;
j) a dokumentum nyilvántartási száma;
k) a dokumentum neve;
o) jelölés a kérelmek jelenlétéről;
o) aláírási pecsét;
p) jóváhagyási bélyegző;
r) nyomtatási lenyomat;
y) jelölés a példány hitelesítésén;
t) megjegyzés az előadóról;
x) a dokumentum végrehajtására vonatkozó utasítások;
v) jelölés a dokumentumkezelésben;
w) jelölés a dokumentum végrehajtásáról;
w) titoktartási jel.
10. A dokumentum részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.
11. A dokumentumnak a szövetségi végrehajtó testületben történő jóváhagyását a szövetségi végrehajtó testület felhatalmazott tisztviselőjének vízumával kell formalizálni. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott dokumentum összehangolása más testületekkel állami hatalom és a szervezeteket jóváhagyási bélyeg (lap), jegyzőkönyv vagy jóváhagyási levél készíti.
IV. A szöveges végrehajtó testületben a dokumentumáramlás megszervezésére vonatkozó követelmények12. A szövetségi végrehajtó testület dokumentumáramlásában a következő dokumentumáramlások különböznek egymástól:
a) bejövő dokumentáció (bejövő);
b) küldött dokumentáció (kimenő);
c) belső dokumentáció.
13. A szövetségi végrehajtó testületben a dokumentumok kézbesítését és feladását postai, futárszolgálat és telekommunikáció útján végzik.
14. A szövetségi végrehajtó testületbe érkező dokumentumok elsődleges feldolgozása, nyilvántartásba vétele, előzetes megfontolás, átutalásként a menedzsmentnek, átadódnak az előadóművészeknek, és végrehajtásuk után bekerülnek az ügybe.
15. A beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozása magában foglalja a dokumentumok kézbesítésének helyességének, valamint a dokumentumok és azokhoz csatolt mellékletek rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a dokumentumok terjesztését a regisztrált és a nyilvántartásba nem vett személyek számára.
16. A kézhez vett dokumentumok nyilvántartásba vételét általában a kézhezvétel napján, a létrehozáskor - az aláírás vagy a jóváhagyás napján vagy a következő munkanapon.
17. Az állampolgári kérelmeket nyilvántartásba veszik és fájlba formálják, a szövetségi végrehajtó testület többi dokumentumától külön.
18. A nyilvántartásba vett iratokat az irodavezetési szolgálat megvitatja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének vagy a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének határozatával a szövetségi végrehajtó testület többi tisztviselőjének. A végrehajtási utasításokat tartalmazó dokumentumokat a hivatali szolgálat továbbítja a végrehajtóknak.
19. A dokumentum eredeti példányát eljuttatják a szövetség végrehajtó testületének a dokumentum végrehajtásáért felelős szervezeti egységéhez. Ha több előadó van, a dokumentum eredeti példányát átadják a szerkezeti egységnek, amely a felelős előadó, a többi egység megkapja a dokumentum másolatát.
20. A dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője (helyettes) aláírása után a hivatalba továbbítják nyilvántartásba vétel és feladás céljából.
21. Az Office of Records Management ellenőrzi a dokumentum helyességét, a dokumentum teljességét és a dokumentum példányszámának a levelezőlistán való megfelelését. A helytelenül kitöltött dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.
22. A dokumentumokat a nyilvántartásba vétel napján vagy a következő munkanapon kell küldeni.
23. A dokumentumok a szövetségi végrehajtó szerv szervezeti egységei közötti átadását az irodai munka szolgálatán keresztül végzik.
24. A szövetségi végrehajtó testületben az irodavezetési szolgálat nyilvántartja a bejövő, létrehozott és küldött dokumentumokat. A dokumentumok számával kapcsolatos adatokat összefoglalják, az irodavezetési szolgálat elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének.
25. Annak érdekében, hogy dokumentumokat rögzítsenek és keressenek a rendszerben elektronikus dokumentumkezelés A szövetségi végrehajtó testület számára a dokumentumok kötelező információit a függelék szerint kell felhasználni. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumokkal kapcsolatos további információk felhasználhatók.
V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumgyűjteménye26. Szövetségi végrehajtó szerv:
a) a tevékenysége során előállított dokumentumokból formálja dokumentációs alapját;
b) a szövetségi végrehajtó hatósággal egyetértésben az archiválás területén kidolgozza és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint az alárendelt szervezetek tevékenysége során létrehozott dokumentumok listáját, feltüntetve a tárolási időszakokat.
27. Megalakulás dokumentumfilm alap A szövetségi végrehajtó testület hivatalnoki szolgálata az ügyek nómenklatúrájának elkészítésével, az ügyek formálásával és nyilvántartásba vételével, azok biztonságának biztosításával, az ügyek nyilvántartásba vételével és a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő továbbításával foglalkozik.
28. A szövetségi végrehajtó testület nómenklatúrája:
a) az irodavezetési szolgálat állítja össze az eset-nómenklatúrák alapján szerkezeti egységek;
b) azt a szövetségi végrehajtó testület központi szakértői bizottságával a szövetségi végrehajtó testület vezetője általi megállapodás alapján legkésőbb a folyó év végére hagyják jóvá, és a következő év január 1-jétől lép hatályba;
c) ötévente egyszer megállapodik a szövetségi szakértői bizottsággal állami archívum, amelybe a szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során létrehozott dokumentumokat továbbítják állandó tárolásra Archívum alap Orosz Föderáció;
d) a szövetségi végrehajtó testület funkcióinak és felépítésének megváltozása esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői felülvizsgálati bizottságával történő megállapodással kell megállapodni.
29. A szövetségi végrehajtó szerv ügyek nómenklatúrájának szekcióinak neve a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeinek neve.
30. Az eseteket az ügyek nómenklatúrájának megfelelően alakítják, valamint a dokumentumok rendszerezésének és a tartós, átmeneti (tíz éven túli) tárolás esetére történő elosztásuk (csoportosítása) elveinek tiszteletben tartásával, a személyzettel és az ideiglenes (akár 10 évig).
31. Az eseteket a kialakulásuk napjától a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelig vagy megsemmisítésre az alakításuk helyén lévő szerkezeti osztályokban tárolják.
32. Az ügyeket a szövetségi végrehajtó testület vezetője által meghatározott időtartamra ideiglenes használatra bocsátják ki a szerkezeti osztályok alkalmazottai számára, és annak lejárta után visszatéríthetők.
Egyéb kormányzati szervek és a szervezeteknek írásbeli kérelmük alapján kerül sor ügyek kiadására a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének vagy az irodai munkáért felelős helyettesének engedélyével.
33. A dokumentumok visszavonása az állandó tároló fájlokból engedélyezett kivételes esetek és a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének engedélyével hajtják végre, az esetre hagyva a megállapított eljárásnak megfelelően hitelesített dokumentum másolatát és az eredeti kiadásának indokairól szóló törvényt.
34. Az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolás eseteit legkorábban egy évvel, de legkésőbb 3 évvel a felhasználásuk vagy a szerkezeti egységekben való tárolásuk napjától számítva kerülnek a szövetségi végrehajtó testület archívumába. Az ügyeknek a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelére az állandó tárolásra, az ideiglenes (több mint 10 éven át tartó) tárolásra és a személyzetre vonatkozó nyilvántartások alapján kerül sor, amelyeket a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti osztályai készítenek. Az ideiglenes (legfeljebb tíz évig tartó) tárolás eseteit nem továbbítják a szövetségi végrehajtó testület archívumába, és a megállapított eljárásnak megfelelően megsemmisítésre kerülnek.
35. Az állandó és ideiglenes (tíz éven túli) tárolás esetének nyilvántartásának összeállításának alapja az esetek nómenklatúrája.
36. Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére, az ügyek leltárának elkészítésére, az ügyek kialakítására és nyilvántartására, valamint az ideiglenes tárolás eseteinek megsemmisítésére a szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó testület határozza meg az archiválás területén.
Vi. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben37. Elektronikus dokumentumok létrehozása, feldolgozása és tárolása a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében.
38. Az elektronikus digitális aláírást a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumainak aláírására használják. Az alkalmazott elektronikus digitális aláírás eszközét a megállapított eljárásnak megfelelően hitelesíteni kell.
39. Az elektronikus dokumentumok mérlegelésekor és a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történő megállapodásakor a cselekvések elektronikus dokumentumokkal történő megerősítésére szolgáló módszereket lehet alkalmazni, amelyekben az elektronikus digitális aláírás nem használt.
40. Az elektronikus dokumentumok fogadását és küldését az irodavezetési szolgálat végzi.
41. Az elektronikus dokumentumok kézhezvételekor a nyilvántartó szolgálat ellenőrzi az elektronikus digitális aláírás hitelességét.
42. Amikor a beérkezett elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője elé terjesztik, az elektronikus dokumentumokat elküldik a szövetségi végrehajtó szervezeteknek és a szövetségi végrehajtó testület vezetőinek, elektronikus dokumentumokat küldenek és elektronikus dokumentumokat tárolnak, regisztrációs adataikat az elektronikus dokumentumokkal együtt továbbítják (tárolják).
43. Az elektronikus dokumentum nyilvántartási egysége egy elektronikus dokumentum, amelyet a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében regisztrálnak.
44. A végrehajtott elektronikus dokumentumokat ügyekre bontják, a szövetségi végrehajtó testület nómenklatúrájának megfelelően.
45. Az ügyek nómenklatúrájának összeállításakor jelezni kell, hogy az ügyet elektronikus formában folytatják le.
46. \u200b\u200bVégrehajtásuk után az elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testületben megállapított eljárásnak megfelelően tárolják, a hasonló, papíralapú dokumentumok számára előírt határidőn belül.
47. Az elektronikus fájlok (elektronikus dokumentumok) tárolására megállapított határidő lejártát követően, a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének jóváhagyott, a megsemmisítésre való felosztásáról szóló törvény alapján, ezeket az elektronikus fájlokat (elektronikus dokumentumokat) megsemmisíteni kell.
16. Utasítások a dokumentum végrehajtására
17. Az előadó beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi
18. Adatvédelmi közlemény
A "Zakonbase" weboldalon bemutatásra kerül az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i N 477. Sz. Határozata "A vállalkozási termelési szabályok jóváhagyásáról a szövetségi végrehajtó testületekben" legfrissebb kiadás... Könnyű megfelelni az összes jogi követelménynek, ha elolvassa a jelen dokumentum 2014. évi vonatkozó szakaszait, fejezeteit és cikkeit. A kívánt jogalkotási aktusoknak az érdeklődésre számot tartó témában történő kereséséhez a kényelmes navigációt vagy az átfogó keresést kell használnia.
A "Zakonbase" weboldalon egy friss és az Orosz Föderáció Kormányának 2009. június 15-i N 477. Sz. Határozata "A vállalkozási termelési szabályok jóváhagyásáról a szövetségi végrehajtó hatóságokban" teljes verzió, amely tartalmazza az összes változást és módosítást. Ez garantálja az információk relevanciáját és pontosságát.
Ugyanakkor letölthető az Orosz Föderáció Kormányának 2009. június 15-i N 477. Sz. Rendelete "A vállalkozási termelés szabályainak jóváhagyásáról a szövetségi végrehajtó hatóságokban", teljesen ingyenesen, teljesen és külön fejezetekben.
AZ OROSZ FEDERÁCIÓ KORMÁNYA
FELBONTÁS
A SZABÁLYOK JÓVÁHAGYÁSÁRA
ÜZLETI TERMELÉS A FEDERÁLIS SZERVEZETEKBEN
VÉGREHAJTÓ HATALOM
A változó dokumentumok listája
(az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7-i határozatával módosítva N 751 ,
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Ez a szabályzat egységes eljárást vezet be a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára.
2. Ezek a szabályok nem vonatkoznak az állami titkot tartalmazó dokumentumokkal végzett munka szervezésére.
3. A szövetségi végrehajtó szerv e szabályok alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, irodai munkára vonatkozó útmutatót dolgoz ki, amelyet a szövetségi végrehajtó testület vezetõje hagy jóvá a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén.
II. KIFEJEZÉSEK ÉS MEGHATÁROZÁSOK
(módosítva: Állásfoglalások
4. E szabályok alkalmazásában a következő fogalmakat és meghatározásokat kell használni:
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
"dokumentálás" - információk rögzítése a fizikai adathordozón az előírt módon;
"irodai munka": olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó testületekben;
"dokumentum" - egy állami szerv, helyi önkormányzati testület, jogi személy vagy magánszemély által létrehozott hivatalos dokumentum, amelyet a megállapított eljárásnak megfelelően állítottak össze, és amely beillesztésre kerül a szövetségi végrehajtó testület dokumentumfolyamatába;
"munkafolyamat" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy kézhezvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az ügyben történő elhelyezésig és (vagy) küldésig;
"dokumentumattribútum" - a regisztrációhoz és a vele folytatott munka megszervezéséhez szükséges dokumentum elem;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen példánya;
"dokumentum másolata" - olyan dokumentum, amely teljes mértékben megismétli az eredeti dokumentum információit és annak külső jellemzőit, és amely nem rendelkezik jogi erővel;
"dokumentum regisztrálása" - regisztrációs szám hozzárendelése egy dokumentumhoz, a dokumentummal kapcsolatos információk beírása a regisztrációs és számviteli űrlapba;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
"ügyek nómenklatúrája" - az ügyfelek rendszerezett listája, feltüntetve azok tárolási idejét;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
„eset” - dokumentumcsomag vagy külön dokumentum, amely a szövetségi végrehajtó testület egyik kérdésével vagy tevékenységi területével kapcsolatos;
"irodai munka" - a nyilvántartás vezetésével megbízott szerkezeti egység, valamint a más szervezeti egységek nyilvántartásáért felelős személyek;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
"dokumentum elektronikus másolata" - a. nyelven létrehozott dokumentum másolata elektronikus formában;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
a bekezdés már nem érvényes. - Felbontás Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356;
"elektronikus dokumentumkezelő rendszer" - automatizált információs rendszer, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok és a dokumentumok elektronikus másolatainak létrehozását, kezelését, tárolását és az azokhoz való hozzáférést, valamint a dokumentumok regisztrálását;
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
"elektronikus dokumentumáramlás" - dokumentumáramlás a tájékoztatási rendszer.
(bevezetve a bekezdést) Rendelet
A jelen Szabályzatban alkalmazott egyéb fogalmak megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályaiban meghatározott fogalmaknak.
(bevezetve a bekezdést) Rendelet Az Orosz Föderáció kormánya, 2011. szeptember 7-én, N 751)
III. DOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSE A FEDERÁLIS TESTBEN
VÉGREHAJTÓ HATALOM
5. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott dokumentumokat nyomtatványokon, A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) méretű papíron vagy elektronikus dokumentumok formájában készítik, és rendelkezniük kell a meghatározott részletekkel, helyükkel és bejegyzés.
6. A szövetségi végrehajtó testület formáit a részletek elhelyezkedésének szögletes vagy hosszanti változata alapján dolgozzák ki. A sarokbeállítás esetén a formanyomtatvány szükséges a lap bal felső sarkában található. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén helyezkednek el a felső margó mentén.
Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő létrehozásakor elektronikus dokumentumsablonokat használnak.
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
7. A dokumentum minden egyes lapjának fejlécre és szabványos papírlapra egyaránt kitöltve legalább 20 mm margóval kell rendelkeznie - balra, 10 mm-re jobbra, 20 mm-re - felső és 20 mm-re - aljára.
8. Az űrlapmintákat és az elektronikus dokumentumsablonokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá.
(a 2004 Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
9. A szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során létrehozott dokumentumok követelményei a következők:
a) az Orosz Föderáció állami emblémája;
b) a szövetségi végrehajtó szerv neve;
c) a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti egységének neve;
d) munkakör;
e) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről;
f) a dokumentum típusának neve;
g) a dokumentum dátuma;
h) a dokumentum nyilvántartási száma;
j) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye;
k) a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző;
l) címzett;
m) a dokumentum jóváhagyási pecsétje;
o) a dokumentum végrehajtására vonatkozó utasítások (felbontás);
o) a szöveg címe;
p) a dokumentum szövege;
c) ellenőrző jel;
r) alkalmazásjelölés;
y) aláírás;
t) jelölés az elektronikus aláíráson;
x) dokumentum-jóváhagyási bélyegző;
h) nyomtatás;
w) jelölés a példány hitelesítéséről;
y) jelölés az előadóról;
e) jelölés a dokumentum végrehajtásáról és annak iránya az ügyben;
y) jelölés az okmány átvételéről;
(a 2004 Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
10. A dokumentum részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.
11. A dokumentumnak a szövetségi végrehajtó testületben történő jóváhagyását a szövetségi végrehajtó testület felhatalmazott tisztviselőjének vízumával kell formalizálni. A szövetségi végrehajtó testületben más kormányzati szervekkel és szervezetekkel létrehozott dokumentum jóváhagyását jóváhagyási bélyegzővel (lap), jegyzőkönyvvel vagy jóváhagyási levélben kell formalizálni.
IV. KÖVETELMÉNYEK A DOKUMENTUM KÖRNYEZETÉNEK SZERVEZÉSÉRE A HIRDETMÉNYBEN
A VÉGREHAJTÓ
12. A szövetségi végrehajtó testület dokumentumáramlásában a következő dokumentumáramlások különböznek egymástól:
a) bejövő dokumentáció (bejövő);
b) küldött dokumentáció (kimenő);
c) belső dokumentáció.
13. A szövetségi végrehajtó testületben a dokumentumok kézbesítését és feladását postai, futárszolgálat és telekommunikáció útján végzik.
14. A szövetségi végrehajtó testülethez beérkezett dokumentumok kezdeti feldolgozása, nyilvántartásba vétele, előzetes megfontolása, a vezetőségnek történő átadása az irodavezetési szolgálat számára történő megfontolás céljából, átadásra kerülnek a végrehajtók számára, és végrehajtásuk után bekerülnek az aktákba.
15. A beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozása magában foglalja a dokumentumok kézbesítésének helyességének, valamint a dokumentumok és azokhoz csatolt mellékletek rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a dokumentumok terjesztését a regisztrált és a nyilvántartásba nem vett személyek számára.
16. A beérkezett és a létrehozott dokumentumok bejegyzését a kézhezvétel, a létrehozás (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő munkanapon kell végrehajtani, kivéve, ha az Orosz Föderáció jogszabályai másként rendelkeznek.
(a 2003 - ban módosított 16 Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
17. megszűnt. - Felbontás Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356.
18. A nyilvántartásba vett iratokat az irodavezetési szolgálat megvitatja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének vagy a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének határozatával a szövetségi végrehajtó testület többi tisztviselőjének.
A végrehajtási utasításokkal (határozatokkal) ellátott dokumentumokat vagy azok másolatait az irodavezetési szolgálat továbbítja a végrehajtóknak.
(a 18. bekezdéssel módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
19. A dokumentum eredeti példányát eljuttatják a szövetség végrehajtó testületének a dokumentum végrehajtásáért felelős szervezeti egységéhez. Ha több előadó van, a dokumentum eredeti példányát átadják a szerkezeti egységnek, amely a felelős előadó, a többi egység megkapja a dokumentum másolatát.
Amikor lehetővé teszi a vállalkozó számára a hozzáférést elektronikus másolat Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben található dokumentum esetén az eredeti dokumentum az irodakezelő szolgálatban maradhat, ha ezt a szövetségi végrehajtó testület irodavezetési utasításai rögzítik.
(bevezetve a bekezdést) Rendelet Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
20. A dokumentumokat, miután a szövetségi végrehajtó testület vezetője vagy más felhatalmazott személy aláírta, átviszik az irodavezetési szolgálathoz nyilvántartásba vétel és feladás céljából.
(a 20. kikötéssel módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
21. Az Office of Records Management ellenőrzi a dokumentum helyességét, a dokumentum teljességét és a dokumentum példányszámának a levelezőlistán való megfelelését. A helytelenül kitöltött dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.
22. A dokumentumokat a nyilvántartásba vétel napján vagy a következő munkanapon kell küldeni.
23. A dokumentumok a szövetségi végrehajtó szerv szervezeti egységei közötti átadását az irodai munka szolgálatán keresztül végzik.
24. A szövetségi végrehajtó testületben az irodavezetési szolgálat nyilvántartja a bejövő, létrehozott és küldött dokumentumokat. A dokumentumok számával kapcsolatos adatokat összefoglalják, az irodavezetési szolgálat elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének.
25. A dokumentumok rögzítéséhez és a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében való kereséséhez a dokumentumokkal kapcsolatos kötelező információkat kell használni a. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumokkal kapcsolatos további információk felhasználhatók.
V. A SZÖVETSÉGI TEST DOKUMENTUMI ALAPJA
VÉGREHAJTÓ HATALOM
26. Szövetségi végrehajtó szerv:
a) a tevékenysége során előállított dokumentumokból formálja dokumentációs alapját;
b) a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén kidolgozza és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint az alárendelt szervezetek tevékenysége során létrehozott dokumentumok listáját, feltüntetve a tárolási időszakokat;
c) elkészíti és jóváhagyja a szövetségi végrehajtó testület által létrehozott egységes formátumú sablonok albumát.
(bevezették a "be" tételt Rendelet Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
27. A szövetségi végrehajtó testület dokumentációs alapjának létrehozását az irodavezetési szolgálat végzi az ügyek nómenklatúrájának elkészítésével, az ügyek formálásával és nyilvántartásba vételével, azok biztonságának biztosításával, az ügyek nyilvántartásával és az ügyeknek a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő továbbításával.
28. A szövetségi végrehajtó testület nómenklatúrája:
a) az irodavezetési szolgálat állítja össze a strukturális részlegek esetének nómenklatúrája alapján;
b) azt a szövetségi végrehajtó testület központi szakértői bizottságával a szövetségi végrehajtó testület vezetője általi megállapodás alapján legkésőbb a folyó év végére hagyják jóvá, és a következő év január 1-jétől lép hatályba;
c) ötévente egyszer összehangolják a szövetségi állami levéltár szakértőivel és hitelesítő bizottságával, amelybe az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának a szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során kialakult dokumentumai állandó tárolásra kerülnek;
d) a szövetségi végrehajtó testület funkcióinak és felépítésének megváltozása esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői felülvizsgálati bizottságával történő megállapodással kell megállapodni.
29. A szövetségi végrehajtó szerv ügyek nómenklatúrájának szekcióinak neve a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeinek neve.
30. Az eseteket az ügyek nómenklatúrájának megfelelően alakítják, valamint a dokumentumok rendszerezésének és a tartós, átmeneti (tíz éven túli) tárolás esetére történő elosztásuk (csoportosítása) elveinek tiszteletben tartásával, a személyzettel és az ideiglenes (akár 10 évig).
31. Az eseteket a kialakulásuk napjától a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelig vagy megsemmisítésre az alakításuk helyén lévő szerkezeti osztályokban tárolják.
32. Az ügyeket a szövetségi végrehajtó testület vezetője által meghatározott időtartamra ideiglenes használatra bocsátják ki a szerkezeti osztályok alkalmazottai számára, és annak lejárta után visszatéríthetők.
Más állami szerveknek és szervezeteknek írásbeli kérelmük alapján kerül sor ügyek kiadására a szövetségi végrehajtó testület vezetõjének vagy az irodai munkáért felelõs helyettesének engedélyével.
33. A dokumentumok visszavonása az állandó tároló aktákból kivételes esetekben megengedett, és a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének engedélyével történik, a dokumentációnak a megállapított eljárásnak megfelelően hitelesített másolatát és az eredeti kiállításának okairól szóló aktust hagyva az aktába.
34. Az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási idõket legkorábban egy évvel, de legkésõbb 3 évvel az ügyeknek a szolgálat általi befejezését követõen kerülnek át a szövetségi végrehajtó testület archívumába. Az ügyeknek a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelére az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időtartamra vonatkozó ügyek nyilvántartása és a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeiben felállított személyzetre vonatkozó iratok alapján kerül sor. Az ideiglenes (legfeljebb 10 évig tartó) tárolási időtartamú ügyeket nem továbbítják a szövetségi végrehajtó testület archívumába, és tárolásuk lejártát követően a megállapított eljárásnak megfelelően megsemmisítésre kerülnek.
(a 34. o. által módosítva) Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
35. Az állandó és ideiglenes (tíz éven túli) tárolás esetének nyilvántartásának összeállításának alapja az esetek nómenklatúrája.
36. Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére, az ügyek leltárának elkészítésére, az ügyek kialakítására és nyilvántartására, valamint az ideiglenes tárolás eseteinek megsemmisítésére a szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó testület határozza meg az archiválás területén.
Vi. ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS JELLEMZŐK
A FEDERÁLIS VÉGREHAJTÓBAN
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
37. Az elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében hozzák létre, dolgozzák fel és tárolják.
38. Az elektronikus dokumentumot a következők szerint kell végrehajtani: Általános szabályok irodai munkát, és rendelkezzen egy hasonló dokumentum papíron történő előkészítésével, a "Oroszországi Föderáció állami emblémája" kivételével.
A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumokat (papíron előzetes dokumentáció nélkül) és a dokumentumok elektronikus másolatait használ.
39. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott elektronikus dokumentumok összetételét a Szövetségi Levéltár Ügynökség ajánlásai alapján kidolgozott dokumentumok listája határozza meg, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor.
Azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában zajlik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor, a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá a Szövetségi Levéltár Ügynökséggel egyetértésben.
40. A hatóságoknak és a helyi önkormányzatoknak elküldött elektronikus dokumentumokat fokozott képesítéssel rendelkezők írják alá elektronikus aláírás a szövetségi végrehajtó testület tisztviselője törvény szerint Msgstr "Az elektronikus aláírásról".
41. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében módszereket lehet alkalmazni az intézkedések elektronikus úton történő megerősítésére, amelyben más típusú elektronikus aláírásokat használnak a szövetségi szövetségnek megfelelően törvény szerint Msgstr "Az elektronikus aláírásról".
42. Az elektronikus dokumentumok fogadását és küldését az irodavezetési szolgálat végzi.
43. Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok kézhezvétele után a hivatal irodája ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét.
44. Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő beillesztése után létrejönnek a dokumentumra vonatkozó nyilvántartási és számviteli adatok, amelyek biztosítják a dokumentumkezelést, beleértve annak keresését, a dokumentumhoz való hozzáférést, az ellenőrzést, a tárolást, a felhasználást és egyéb adatokat.
45. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott és (vagy) a szövetségi végrehajtó szerv által papíron átvett dokumentumokat az elektronikus dokumentumkezelési rendszerben regisztrálják, létrehozva ilyen dokumentum elektronikus másolatát.
46. \u200b\u200bAz elektronikus dokumentumok nyilvántartásba vételét és könyvelését a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében végzik.
47. Az elektronikus dokumentumokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően elektronikus fájlokká alakítják.
Az esetek nómenklatúrája azt jelzi, hogy az ügyet elektronikus formában folytatják le, amit az ügy címe vagy a „Megjegyzés” oszlop tartalmaz.
48. Az elektronikus dokumentumokat azok végrehajtása vagy elküldése után az előírt módon tárolni kell a szövetségi végrehajtó testület információs rendszerében, a hasonló, papíralapú dokumentumok számára előírt határidőn belül.
49. Az elektronikus dokumentumok tárolására megállapított határidők lejártát követően azokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője által jóváhagyott törvény alapján megsemmisítik.
Alkalmazás
a Hivatali Szabályzathoz
szövetségi testületekben
végrehajtó hatalom
TEKERCS
KÖTELEZŐ INFORMÁCIÓK A HASZNÁLT DOKUMENTUMOKRÓL
A SZÁMVITELI ÉS KERESÉSI DOKUMENTUMOK ELEKTRONIKÁBAN
A FEDERÁLIS VÉGREHAJTÓ SZERVEK DOKUMENTUMKÖRNYEZÉSE
A változó dokumentumok listája
(módosítva: Állásfoglalások Az Orosz Föderáció kormánya, 2016.4.26., N 356)
2. Címzett
3. A dokumentumot aláíró személy helyzete, vezetékneve és kezdőbetűi
4. A dokumentum típusának neve
5. A dokumentum dátuma
6. A dokumentum regisztrációs száma
7. A dokumentum kézhezvételének dátuma
8. A beérkező dokumentum regisztrációs száma
9. Információ a kapcsolódó dokumentumok (a dokumentum típusának neve, dátum, regisztrációs szám, kapcsolat típusa)
10. A szöveg címe ( összefoglalás dokumentum)
12. Információ a dokumentum továbbításáról
13. A fő dokumentum lapjainak száma
14. Jelentkezés (pályázatok száma, a pályázatok összes száma)
15. Utasítások a dokumentum végrehajtására (végrehajtó, megrendelés, a végrehajtás dátuma)
16. Ellenőrző jel
17. Hozzáférési korlátozási sáv
18. Információ az elektronikus aláírásról
19. Az elektronikus aláírás ellenőrzése
20. Osztály - a dokumentum felelős végrehajtója
21. Elektronikus dokumentumfájlok (fájlok száma, fájlnevek)
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7-i 751. sz. Határozata, 2016. április 26-i, 356. sz)
E szabályok alkalmazásában a következő fogalmakat és meghatározásokat kell használni:
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"Dokumentálás" - információk rögzítése a kézzelfogható adathordozón az előírt módon;
"Irodai munka" - olyan tevékenységek, amelyek biztosítják a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó testületekben;
"Dokumentum" - állami szerv, helyi önkormányzati szerv, jogi személy vagy magánszemély által létrehozott hivatalos dokumentum, amelyet előírt módon állítottak össze és belefoglalnak a szövetségi végrehajtó testület dokumentumadatába;
"Munkafolyamat" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy kézhezvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az esetbe való elhelyezés és (vagy) elküldésig;
"Dokumentum részletei" - a dokumentum regisztrálásához és a vele folytatott munka megszervezéséhez szükséges elem;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"Eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen példánya;
"Dokumentum másolata" - olyan dokumentum, amely teljes mértékben reprodukálja az eredeti dokumentum információit és annak külső jellemzőit, és amely nem rendelkezik jogi erővel;
"Dokumentum regisztrálása" - regisztrációs szám hozzárendelése egy dokumentumhoz, a dokumentummal kapcsolatos információk beírása a regisztrációs és számviteli űrlapon;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"Ügyek nómenklatúrája" - az ügyek fejléceinek rendszerezett listája, feltüntetve azok tárolási idejét;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"Eset" - dokumentumcsomag vagy külön dokumentum, amely a szövetségi végrehajtó testület egyik kérdésével vagy tevékenységi területével kapcsolatos;
"Irodai munka" - a nyilvántartás vezetésével megbízott szerkezeti egység, valamint a más szervezeti egységek nyilvántartásáért felelős személyek;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"A dokumentum elektronikus példánya" - az elektronikus formában létrehozott dokumentum másolata;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
a bekezdés már nem érvényes. - ;
"Elektronikus dokumentumkezelő rendszer" - automatizált információs rendszer, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok és a dokumentumok elektronikus másolatainak létrehozását, kezelését, tárolását és az azokhoz való hozzáférést, valamint a dokumentumok regisztrálását;
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
"Elektronikus dokumentumfolyamat" - dokumentumfolyamat információs rendszer segítségével.
()
A jelen Szabályzatban alkalmazott egyéb fogalmak megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályaiban meghatározott fogalmaknak.
(a bekezdést az Orosz Föderáció kormányának 2011. szeptember 7-i 751. számú rendeletével vezette be)
III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó testületben
A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott dokumentumokat nyomtatványokon, A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) méretű papíron vagy elektronikus dokumentumok formájában készítik, és rendelkezniük kell a szükséges követelményekkel, azok elhelyezkedésével és kialakításával.
A szövetségi végrehajtó testület formáit a részletek elhelyezkedésének szögletes vagy hosszanti változata alapján dolgozzák ki. A sarokbeállítás esetén a formanyomtatvány szükséges a lap bal felső sarkában található. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén helyezkednek el a felső margó mentén.
Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő létrehozásakor elektronikus dokumentumsablonokat használnak.
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
A levélpapíron és a normál papírlapon egyaránt elkészített dokumentum minden egyes lapjának margója legalább 20 mm - bal, 10 mm - jobb, 20 mm - felső és 20 mm - alsó.
Az űrlapmintákat és az elektronikus dokumentumsablonokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá.
(8. o., módosítva. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
A szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során létrehozott dokumentumok követelményei a következők:
a) az Orosz Föderáció állami emblémája;
b) a szövetségi végrehajtó szerv neve;
c) a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti egységének neve;
d) munkakör;
e) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről;
f) a dokumentum típusának neve;
g) a dokumentum dátuma;
h) a dokumentum nyilvántartási száma;
j) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye;
k) a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző;
l) címzett;
m) a dokumentum jóváhagyási pecsétje;
o) a dokumentum végrehajtására vonatkozó utasítások (felbontás);
o) a szöveg címe;
p) a dokumentum szövege;
c) ellenőrző jel;
r) alkalmazásjelölés;
y) aláírás;
t) jelölés az elektronikus aláíráson;
x) dokumentum-jóváhagyási bélyegző;
h) nyomtatás;
w) jelölés a példány hitelesítéséről;
y) jelölés az előadóról;
e) jelölés a dokumentum végrehajtásáról és annak iránya az ügyben;
y) jelölés az okmány átvételéről;
(a módosított 9. oldal Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
A dokumentum részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.
A dokumentumnak a szövetségi végrehajtó testületben történő jóváhagyását a szövetségi végrehajtó testület felhatalmazott tisztviselőjének vízumával formalizálják. A szövetségi végrehajtó testületben más kormányzati szervekkel és szervezetekkel létrehozott dokumentum jóváhagyását jóváhagyási bélyegzővel (lap), jegyzőkönyvvel vagy jóváhagyási levélben kell formalizálni.
IV. A szöveges végrehajtó testületben a dokumentumáramlás megszervezésére vonatkozó követelmények
A szövetségi végrehajtó testület dokumentumáramlásában a következő dokumentumáramlások különböznek egymástól:
a) bejövő dokumentáció (bejövő);
b) küldött dokumentáció (kimenő);
c) belső dokumentáció.
A szövetségi végrehajtó testületben a dokumentumok kézbesítését és továbbítását postai, futárszolgálat és telekommunikáció útján végzik.
A szövetségi végrehajtó testülethez beérkezett dokumentumok kezdeti feldolgozása, nyilvántartásba vétele, előzetes megfontolása, a vezetőségnek történő átadása az irodavezetési szolgálat számára történő megfontolás céljából, átadásra kerülnek az előadóknak, és végrehajtásuk után bekerülnek az aktákba.
A kézhez vett dokumentumok elsődleges feldolgozása magában foglalja a dokumentumok kézbesítésének helyességének, valamint a dokumentumok és azokhoz csatolt mellékletek rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a dokumentumok nyilvántartott és nem regisztráltba történő elosztását.
A beérkezett és a létrehozott dokumentumok regisztrálására a kézhezvétel, a létrehozás (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő munkanapon kerül sor, kivéve, ha az Orosz Föderáció jogszabályai másként rendelkeznek.
(16. oldal, módosítva. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
Szüntetni. - Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i határozata, 356. sz.
A nyilvántartásba vett iratokat az irodavezetési szolgálat megvitatja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének, vagy a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének határozatával a szövetségi végrehajtó testület többi tisztviselőjének.
A végrehajtási utasításokkal (határozatokkal) ellátott dokumentumokat vagy azok másolatait az irodavezetési szolgálat továbbítja a végrehajtóknak.
(a módosított 18. oldal Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
Az eredeti dokumentumot eljuttatják a szövetségi végrehajtó testületnek a dokumentum végrehajtásáért felelős szervezeti egységéhez. Ha több előadó van, a dokumentum eredeti példányát átadják a szerkezeti egységnek, amely a felelős előadó, a többi egység megkapja a dokumentum másolatát.
Ha a vállalkozó hozzáférhet a dokumentum elektronikus példányához az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben, akkor az eredeti dokumentum az irodavezetési szolgálatban maradhat, ha ezt a szövetségi végrehajtó testület irodai vezetésére vonatkozó utasítások rögzítik.
(a bekezdést az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i 356. számú rendeletével vezette be)
A dokumentumokat, miután a szövetségi végrehajtó testület vezetője vagy más felhatalmazott személy aláírta, átviszik az irodavezetési szolgálathoz regisztráció és feladás céljából.
(20. oldal, módosítva. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
A Hivatal Hivatala ellenőrzi a dokumentum helyességét, teljességét és a dokumentum példányszámának a levelezőlistán való megfelelését. A helytelenül kitöltött dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.
A dokumentumokat a regisztráció napján vagy a következő munkanapon kell küldeni.
A dokumentumok a szövetségi végrehajtó szerv szervezeti egységei közötti átadását az irodai munka szolgálatán keresztül végzik.
A szövetségi végrehajtó testületben az irodavezetési szolgálat nyilvántartja a bejövő, létrehozott és küldött dokumentumokat. A dokumentumok számával kapcsolatos adatokat összefoglalják, az irodavezetési szolgálat elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének.
A dokumentumok rögzítéséhez és a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében történő kereséséhez a függelék szerint a dokumentumokkal kapcsolatos kötelező információkat kell használni. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumokkal kapcsolatos további információk felhasználhatók.
V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumgyűjteménye
Szövetségi végrehajtó szerv:
a) a tevékenysége során előállított dokumentumokból formálja dokumentációs alapját;
b) a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén kidolgozza és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint az alárendelt szervezetek tevékenysége során létrehozott dokumentumok listáját, feltüntetve a tárolási időszakokat;
c) elkészíti és jóváhagyja a szövetségi végrehajtó testület által létrehozott egységes formátumú sablonok albumát.
(nn. A „C” -et az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. számú rendelete vezette be)
A szövetségi végrehajtó testület dokumentációs alapjának megalakítását az irodavezetési szolgálat végzi, az ügyek nómenklatúrájának elkészítésével, az ügyek formálásával és nyilvántartásba vételével, azok biztonságának biztosításával, az ügyek nyilvántartásával és az ügyeknek a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő továbbításával.
A szövetségi végrehajtó testület nómenklatúrája:
a) az irodavezetési szolgálat állítja össze a strukturális részlegek esetének nómenklatúrája alapján;
b) azt a szövetségi végrehajtó testület központi szakértői bizottságával a szövetségi végrehajtó testület vezetője általi megállapodás alapján legkésőbb a folyó év végére hagyják jóvá, és a következő év január 1-jétől lép hatályba;
c) ötévente egyszer összehangolják a szövetségi állami levéltár szakértőivel és hitelesítő bizottságával, amelybe az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának a szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során kialakult dokumentumai állandó tárolásra kerülnek;
d) a szövetségi végrehajtó testület funkcióinak és felépítésének megváltozása esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői felülvizsgálati bizottságával történő megállapodással kell megállapodni.
A szövetségi végrehajtó szerv ügyek nómenklatúrájának szekcióinak neve a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeinek neve.
Az ügyeket az ügyek nómenklatúrájának megfelelően alakítják, valamint a dokumentumok rendszerezésének és terjesztésének (csoportosításának) elveinek betartásával az állandó, átmeneti (tíz éven túli) tárolás esetén, ideértve a személyzettel kapcsolatos ügyeket, valamint az ideiglenes esetekben (legfeljebb 10 év) tárolás.
Az eseteket a kialakulásuk napjától a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelig vagy megsemmisítésre az alakításuk helyén a szerkezeti osztályokban tárolják.
Az ügyeket a szövetségi végrehajtó testület vezetője által meghatározott időtartamra ideiglenes használatra bocsátják ki a strukturális osztályok alkalmazottai számára, és annak lejárta után visszatéríthetők.
Más állami szerveknek és szervezeteknek írásbeli kérelmük alapján kerül sor ügyek kiadására a szövetségi végrehajtó testület vezetõjének vagy az irodai munkáért felelõs helyettesének engedélyével.
A dokumentumok visszavonása az állandó tároló aktákból kivételes esetekben megengedett, és erre a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének engedélyével kerülhet sor, az aktába hagyva a dokumentumnak a megállapított eljárásnak megfelelően hitelesített példányát, valamint az eredeti kiállításának okairól szóló aktust.
Az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási idõket legkorábban egy évvel, és legkésõbb 3 évvel az ügyeknek a szolgálat általi befejezését követõen továbbítják a szövetségi végrehajtó szerv archívumába. Az ügyeknek a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelére az állandó és ideiglenes (tíz évnél hosszabb) tárolási időtartamra vonatkozó ügyek nyilvántartása és a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeiben felállított személyzetre vonatkozó iratok alapján kerül sor. Az ideiglenes (legfeljebb 10 évig tartó) tárolási időtartamú ügyeket nem továbbítják a szövetségi végrehajtó testület archívumába, és tárolásuk lejártát követően a megállapított eljárásnak megfelelően megsemmisítésre kerülnek.
(34. oldal, módosítva. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
Az állandó és ideiglenes (tíz éven túli) tárolás esetének nyilvántartásának összeállításának alapja az esetek nómenklatúrája.
Jegyzet.
Az ügyek nómenklatúrájának összeállításával és az ügyek felsorolásával, az ügyek kialakításával és nyilvántartásával, valamint az ideiglenes tároló fájlok megsemmisítésével kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatban lásd a „Szervezetek archívumainak alapszabályait” (a Rosarkhivi Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva), a Szövetségi Végrehajtó Testületek Irodai Munka Szabályzatait. , jóváhagyva Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete, jóváhagyva az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok, valamint az egyéb kormányzati szervekben, helyi önkormányzatokban és szervezetekben található archív dokumentumok tárolásának, megszerzésének, könyvelésének és felhasználásának szabályait illetően. Az orosz kulturális minisztérium 2015. március 31-i 526 sz. Végzése.Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére, az ügyek leltárának elkészítésére, az ügyek formálására és nyilvántartására, valamint az ideiglenes tárolás eseteinek megsemmisítésére a szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó testület határozza meg az archiválás területén.
Vi. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)Az elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében hozzák létre, dolgozzák fel és tárolják.
Az elektronikus dokumentumot az irodai munka általános szabályai szerint kell elkészíteni, és rendelkeznie kell a hasonló papíron szükséges dokumentumok papíron történő elkészítéséről, a "Oroszországi Föderáció állami emblémája" kivételével.
A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumokat (papíron előzetes dokumentáció nélkül) és a dokumentumok elektronikus másolatait használ.
A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott elektronikus dokumentumok összetételét a dokumentumok listája határozza meg, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában zajlik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor, amelyet a Szövetségi Levéltár Ügynökség ajánlása alapján dolgoztak ki.
Azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában zajlik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor, a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá a Szövetségi Levéltár Ügynökséggel egyetértésben.
Az állami hatóságoknak és a helyi hatóságoknak küldött elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó szerv tisztviselőjének továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírásával írják alá az Szövetségi törvény Msgstr "Az elektronikus aláírásról".
A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében módszereket lehet alkalmazni az intézkedések elektronikus úton történő megerősítésére, amelyben az elektronikus aláírásokról szóló szövetségi törvénynek megfelelően más típusú elektronikus aláírásokat is használnak.
Az elektronikus dokumentumok fogadását és küldését az irodavezetési szolgálat végzi.
Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok kézhezvétele után az iroda irodája ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét.
Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő beillesztése után létrejönnek a dokumentumra vonatkozó nyilvántartási és számviteli adatok, amelyek biztosítják a dokumentumkezelést, beleértve annak keresését, a dokumentumhoz való hozzáférést, az ellenőrzést, a tárolást, a felhasználást és egyéb adatokat.
A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott és (vagy) a szövetségi végrehajtó testület által papíron kézhez vett dokumentumokat az elektronikus dokumentumkezelési rendszerben regisztrálják, létrehozva az ilyen dokumentum elektronikus másolatát.
Az elektronikus dokumentumok regisztrációját és könyvelését a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében végzik.
Az elektronikus dokumentumokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően elektronikus fájlokká alakítják.
Az esetek nómenklatúrája azt jelzi, hogy az ügyet elektronikus formában folytatják le, amit az ügy címe vagy a "Megjegyzés" oszlop tartalmaz.
Az elektronikus dokumentumokat végrehajtásuk vagy elküldésük után a szövetségi végrehajtó testület információs rendszereiben a megállapított eljárásnak megfelelően tárolhatják a hasonló, papíralapú dokumentumok számára biztosított időszakokban.
Az elektronikus dokumentumok tárolására megállapított határidők lejártát követően azokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője által jóváhagyott törvény alapján megsemmisítésnek vetik alá.
I. Általános rendelkezések
Ez a szabályzat egységes eljárást vezet be a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára.
Ezek a szabályok nem vonatkoznak az állami titkot tartalmazó dokumentumokkal végzett munka szervezésére.
A szövetségi végrehajtó szerv e szabályok alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, irodai munkára vonatkozó útmutatót dolgoz ki, amelyet a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagy jóvá a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén.
II. Kifejezések és meghatározások
()
Alkalmazás
a Hivatali Szabályzathoz
szövetségi testületekben
végrehajtó hatalom
A dokumentumokkal kapcsolatos szükséges információk felsorolása,
a könyveléshez és a kereséshez használt dokumentumok
az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben
szövetségi végrehajtó hatóságok
(pirosban. Az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 26-i, 356. sz. Határozata)
A dokumentumot aláíró személy helyzete, vezetékneve és kezdőbetűi
A dokumentum típusának neve
Dokumentum kelte
A dokumentum regisztrációs száma
A dokumentum átvételének dátuma
A beérkező dokumentum regisztrációs száma
Információ a kapcsolódó dokumentumokról (a dokumentum típusának neve, dátum, regisztrációs szám, a kommunikáció típusa)
A szöveg címe (a dokumentum összefoglalása)
Esettanulmány az esetek nómenklatúrája szerint
A dokumentum továbbításáról
A fő dokumentum lapjainak száma
Alkalmazási címke (kérelmek száma, az alkalmazáslapok száma összesen)
Utasítások a dokumentum végrehajtására (végrehajtó, megrendelés, a végrehajtás dátuma)
Ellenőrző jel
Hozzáférés korlátozási sáv
Elektronikus aláírással kapcsolatos információk
Elektronikus aláírás ellenőrzése
Osztály - a dokumentum felelős végrehajtója
"A szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájának szabályainak jóváhagyásáról"
Kiadás: 2016.4.26. - Érvényes: 2016.06.05
Mutassa a változásokat
AZ OROSZ FEDERÁCIÓ KORMÁNYA
FELBONTÁS
keltezésű, 2009. június 15-i N 477
A FEDERÁLIS VÉGREHAJTÓ ÜZLETI TERMELÉSI SZABÁLYOK JÓVÁHAGYÁSA
2011.09.07-től N 751 , / 2016.4.26. N 356)
1. Jóváhagyja a mellékelt hivatali munka szabályokat a szövetségi végrehajtó testületekben.
2. Magyarázza el az Orosz Föderáció Kormányának 2005. január 19-i N 30 számú rendeletével jóváhagyott szövetségi végrehajtó testületek kapcsolattartási mintájának mintájának 11.1. Pontját (az Orosz Föderáció kollektív jogszabályai, 2005, N 4. cikk, 305. cikk; 2009, N 12. cikk, 1429. cikk) , a következő kiadásban:
"11.1. A szövetségi végrehajtó szervekben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormánya által 2009. június 15-én jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályaival összhangban, N 477. Ezen szabályok alapján a szövetségi végrehajtó testületek a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben a levéltári ügyekben utasításokat adnak ki irodai munkára. "
3. Vázlatos pontok 2.38 és 2.39 Az Orosz Föderáció kormánya által 2005. július 28-án jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó testületek belső szervezetére vonatkozó mintaszabályzat N 452 (az Orosz Föderáció összegyűjtött jogszabályai, 2005, N 31, 3233. cikk), az alábbiak szerint:
"2.38. A szövetségi végrehajtó testület irodai munkáját az Orosz Föderáció kormánya által 2009. június 15-én jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó testületekben végzett irodai munka szabályaival összhangban végzik. N 477. Ezen szabályok alapján a szövetségi végrehajtó testület a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archívumok terén kiadja az irodai munkára vonatkozó utasításokat.
A titkos dokumentumokkal, a titkosított telegramokkal, a korlátozott hozzáférésű egyéb dokumentumokkal, valamint a korlátozott hozzáféréssel rendelkező titkos és egyéb információk feldolgozásával külön utasításokat kell végrehajtani.
2.39. Az irodai munka szervezését és irányítását a szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlege, amelyre hivatali vezetési feladatokat bíznak meg, valamint a szövetségi végrehajtó szerv más szerkezeti részlegeinek irodai vezetéséért felelős személyek végzik. "
4. 2010. január 1-je előtt a Szövetségi Levéltári Ügynökség jóváhagyja a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára vonatkozó útmutatások kidolgozására vonatkozó módszertani ajánlásokat.
miniszterelnök
Orosz Föderáció
V. PUTIN
ÁLTAL JÓVÁHAGYOTT
Kormányrendelet
Orosz Föderáció
keltezésű, 2009. június 15-i N 477
ELŐÍRÁSOK
ÜZLETI TERMELÉS FEDERÁLIS VÉGREHAJTÓKBAN
(az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva 2011.09.07-től N 751 , / 2016.4.26. N 356)
I. Általános rendelkezések
1. Ez a szabályzat egységes eljárást vezet be a szövetségi végrehajtó testületek irodai munkájára.
2. Ezek a szabályok nem vonatkoznak az állami titkot tartalmazó dokumentumokkal végzett munka szervezésére.
3. A szövetségi végrehajtó szerv e szabályok alapján, figyelembe véve tevékenységének feltételeit és sajátosságait, irodai munkára vonatkozó útmutatót dolgoz ki, amelyet a szövetségi végrehajtó testület vezetõje hagy jóvá a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén.
II. Kifejezések és meghatározások / 2016.4.26. N 356)
4. E szabályok alkalmazásában a következő fogalmakat és meghatározásokat kell használni: (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"dokumentálás" - információk rögzítése a fizikai adathordozón az előírt módon;
"irodai munka": olyan tevékenység, amely biztosítja a hivatalos dokumentumok létrehozását és a velük való munka megszervezését a szövetségi végrehajtó testületekben;
"dokumentum" - egy állami szerv, helyi önkormányzati testület, jogi személy vagy magánszemély által létrehozott hivatalos dokumentum, amelyet a megállapított eljárásnak megfelelően állítottak össze, és amely beillesztésre kerül a szövetségi végrehajtó testület dokumentumfolyamatába;
"munkafolyamat" - a dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy kézhezvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az ügyben történő elhelyezésig és (vagy) küldésig;
"dokumentumattribútum" - a regisztrációhoz és a vele folytatott munka megszervezéséhez szükséges dokumentum elem; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"eredeti dokumentum" - a dokumentum első vagy egyetlen példánya;
"dokumentum másolata" - olyan dokumentum, amely teljes mértékben megismétli az eredeti dokumentum információit és annak külső jellemzőit, és amely nem rendelkezik jogi erővel;
"dokumentum regisztrálása" - regisztrációs szám hozzárendelése egy dokumentumhoz, a dokumentummal kapcsolatos információk beírása a regisztrációs és számviteli űrlapba; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"ügyek nómenklatúrája" - az ügyfelek rendszerezett listája, feltüntetve azok tárolási idejét; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
„eset” - dokumentumcsomag vagy külön dokumentum, amely a szövetségi végrehajtó testület egyik kérdésével vagy tevékenységi területével kapcsolatos;
"irodai munka" - a nyilvántartás vezetésével megbízott szerkezeti egység, valamint a más szervezeti egységek nyilvántartásáért felelős személyek; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"dokumentum elektronikus másolata" - elektronikus formában létrehozott dokumentum másolata; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
14. bekezdés - eltörölve. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"elektronikus dokumentumkezelő rendszer" - automatizált információs rendszer, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok és a dokumentumok elektronikus másolatainak létrehozását, kezelését, tárolását és az azokhoz való hozzáférést, valamint a dokumentumok regisztrálását; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
"elektronikus dokumentumfolyamat" - dokumentumfolyamat információs rendszer segítségével. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva 2011.09.07-től N 751)
A jelen Szabályzatban alkalmazott egyéb fogalmak megfelelnek az Orosz Föderáció jogszabályaiban meghatározott fogalmaknak. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva 2011.09.07-től N 751)
III. Dokumentumok létrehozása a szövetségi végrehajtó testületben
5. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott dokumentumokat nyomtatványokon, A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm) méretű papíron vagy elektronikus dokumentumok formájában készítik, és rendelkezniük kell a meghatározott részletekkel, helyükkel és bejegyzés.
6. A szövetségi végrehajtó testület formáit a részletek elhelyezkedésének szögletes vagy hosszanti változata alapján dolgozzák ki. A sarokbeállítás esetén a formanyomtatvány szükséges a lap bal felső sarkában található. A hosszanti változatban az űrlap részletei a lap közepén helyezkednek el a felső margó mentén.
Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben történő létrehozásakor elektronikus dokumentumsablonokat használnak. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
7. A dokumentum minden egyes lapjának fejlécre és szabványos papírlapra egyaránt kitöltve legalább 20 mm - balra, 10 mm-re jobbra, 20 mm-re - felső és 20 mm-re - szélekkel kell rendelkeznie.
8. Az űrlapmintákat és az elektronikus dokumentumsablonokat a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
9. A szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során létrehozott dokumentumok követelményei a következők: (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
a) az Orosz Föderáció állami emblémája; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
b) a szövetségi végrehajtó szerv neve; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
c) a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti egységének neve; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
d) munkakör; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
e) referenciaadatok a szövetségi végrehajtó szervről; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
f) a dokumentum típusának neve; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
g) a dokumentum dátuma; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
h) a dokumentum nyilvántartási száma; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
i) hivatkozás a beérkező dokumentum regisztrációs számára és dátumára; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
j) a dokumentum összeállításának (közzétételének) helye; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
k) a dokumentumhoz való hozzáférést korlátozó bélyegző; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
l) címzett; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
m) a dokumentum jóváhagyási pecsétje; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
o) a dokumentum végrehajtására vonatkozó utasítások (felbontás); (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
o) a szöveg címe; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
p) a dokumentum szövege; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
c) ellenőrző jel; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
r) alkalmazásjelölés; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
y) aláírás; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
t) jelölés az elektronikus aláíráson; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
x) dokumentum-jóváhagyási bélyegző; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
v) vízum; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
h) nyomtatás; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
w) jelölés a példány hitelesítéséről; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
y) jelölés az előadóról; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
e) jelölés a dokumentum végrehajtásáról és annak iránya az ügyben; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
y) jelölés az okmány átvételéről; (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
10. A dokumentum részleteinek összetételét annak típusa és célja határozza meg.
11. A dokumentum szövetségi végrehajtó testületben történő jóváhagyását a szövetségi végrehajtó szerv felhatalmazott tisztviselőjének vízumával formalizálják. A szövetségi végrehajtó testületben más kormányzati szervekkel és szervezetekkel létrehozott dokumentum jóváhagyását jóváhagyási bélyegzővel (lap), jegyzőkönyvvel vagy jóváhagyási levélben kell formalizálni.
IV. A szöveges végrehajtó testületben a dokumentumáramlás megszervezésére vonatkozó követelmények
12. A szövetségi végrehajtó testület dokumentumáramlásában a következő dokumentumáramlások különböznek egymástól:
a) bejövő dokumentáció (bejövő);
b) küldött dokumentáció (kimenő);
c) belső dokumentáció.
13. A szövetségi végrehajtó testületben a dokumentumok kézbesítését és feladását postai, futárszolgálat és telekommunikáció útján végzik.
14. A szövetségi végrehajtó testülethez beérkezett dokumentumok kezdeti feldolgozása, nyilvántartásba vétele, előzetes megfontolása, az ügyvezetéshez történő átvitel céljából az irodavezetési szolgálatban kerülnek átadásra a végrehajtóknak, és végrehajtásuk után bekerülnek az aktákba.
15. A beérkezett dokumentumok elsődleges feldolgozása magában foglalja a dokumentumok kézbesítésének helyességének, valamint a dokumentumok és azokhoz csatolt mellékletek rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a dokumentumok terjesztését a regisztrált és a nyilvántartásba nem vett személyek számára.
16. A beérkezett és a létrehozott dokumentumok bejegyzését a kézhezvétel, a létrehozás (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő munkanapon kell végrehajtani, kivéve, ha az Orosz Föderáció jogszabályai másként rendelkeznek. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
17. A kikötés már nem érvényes. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
18. A nyilvántartásba vett iratokat az irodavezetési szolgálat megvitatja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének, vagy a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének határozatával a szövetségi végrehajtó testület többi tisztviselőjének. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
A végrehajtási utasításokkal (határozatokkal) ellátott dokumentumokat vagy azok másolatait az irodavezetési szolgálat továbbítja a végrehajtóknak. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
19. A dokumentum eredeti példányát eljuttatják a szövetség végrehajtó testületének a dokumentum végrehajtásáért felelős szervezeti egységéhez. Ha több előadó van, a dokumentum eredeti példányát átadják a szerkezeti egységnek, amely a felelős előadó, a többi egység megkapja a dokumentum másolatát.
Ha a vállalkozó hozzáférhet a dokumentum elektronikus példányához az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben, akkor az eredeti dokumentum az irodavezetési szolgálatban maradhat, ha ezt a szövetségi végrehajtó testület irodai vezetésére vonatkozó utasítások rögzítik. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
20. A dokumentumokat, miután a szövetségi végrehajtó szerv vezetője vagy más felhatalmazott személy aláírta, átviszik az irodavezetési szolgálathoz nyilvántartásba vétel és feladás céljából. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
21. Az Office of Records Management ellenőrzi a dokumentum helyességét, a dokumentum teljességét és a dokumentum példányszámának a levelezőlistán való megfelelését. A helytelenül kitöltött dokumentumokat visszaküldik a vállalkozónak.
22. A dokumentumokat a nyilvántartásba vétel napján vagy a következő munkanapon kell küldeni.
23. A dokumentumok a szövetségi végrehajtó szerv szervezeti egységei közötti átadását az irodai munka szolgálatán keresztül végzik.
24. A szövetségi végrehajtó testületben az irodavezetési szolgálat nyilvántartja a bejövő, létrehozott és küldött dokumentumokat. A dokumentumok számával kapcsolatos adatokat összefoglalják, az irodavezetési szolgálat elemzi, és az általa előírt módon benyújtja a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének.
25. A dokumentumok rögzítéséhez és a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében való kereséséhez a függelék szerint a dokumentumokkal kapcsolatos kötelező információkat kell használni. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében a dokumentumokkal kapcsolatos további információk felhasználhatók.
V. A szövetségi végrehajtó szerv dokumentumgyűjteménye
26. Szövetségi végrehajtó szerv:
a) a tevékenysége során előállított dokumentumokból formálja dokumentációs alapját;
b) a szövetségi végrehajtó testülettel egyetértésben az archiválás területén kidolgozza és jóváhagyja a tevékenysége során, valamint az alárendelt szervezetek tevékenysége során létrehozott dokumentumok listáját, feltüntetve a tárolási időszakokat.
c) elkészíti és jóváhagyja a szövetségi végrehajtó testület által létrehozott egységes formátumú sablonok albumát. (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
27. A szövetségi végrehajtó testület dokumentációs alapjának megalakítását az irodavezetési szolgálat végzi, az ügyek nómenklatúrájának elkészítésével, az ügyek formálásával és nyilvántartásba vételével, azok biztonságának biztosításával, az ügyek nyilvántartásával és az ügyeknek a szövetségi végrehajtó szerv archívumába történő továbbításával.
28. A szövetségi végrehajtó testület nómenklatúrája:
a) az irodavezetési szolgálat állítja össze a szerkezeti felosztás esetének nómenklatúrája alapján;
b) azt a szövetségi végrehajtó testület központi szakértői bizottságával a szövetségi végrehajtó testület vezetője általi megállapodás alapján legkésőbb a folyó év végére hagyják jóvá, és a következő év január 1-jén lép hatályba;
c) ötévente egyszer összehangolják a szövetségi állami levéltár szakértőivel és hitelesítő bizottságával, amelybe az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának a szövetségi végrehajtó testület tevékenysége során kialakult dokumentumai állandó tárolásra kerülnek;
d) a szövetségi végrehajtó testület funkcióinak és felépítésének megváltozása esetén a szövetségi állam levéltárának szakértői felülvizsgálati bizottsága általi megállapodással kell megállapodni.
29. A szövetségi végrehajtó szerv ügyek nómenklatúrájának szekcióinak neve a szövetségi végrehajtó testület szerkezeti részlegeinek neve.
30. Az ügyeket az ügyek nómenklatúrájának megfelelően alakítják, valamint a dokumentumok rendszerezésének és terjesztésének (csoportosításának) elveinek betartásával az állandó, ideiglenes (tíz éven túli) tárolás esetén, ideértve a személyzettel kapcsolatos ügyeket, valamint az ideiglenes esetekben is ( 10 évig).
31. Az eseteket a kialakulásuk napjától a szövetségi végrehajtó testület archívumába történő átvitelig vagy megsemmisítésre az alakításuk helyén lévő szerkezeti osztályokban tárolják.
32. Az ügyeket a szövetségi végrehajtó testület vezetője által meghatározott időtartamra ideiglenes használatra bocsátják ki a strukturális osztályok alkalmazottai számára, és annak lejárta után visszatéríthetők.
Más állami szerveknek és szervezeteknek írásbeli kérelmük alapján kerül sor ügyek kiadására a szövetségi végrehajtó testület vezetõjének vagy az irodai munkáért felelõs helyettesének engedélyével.
33. A dokumentumok visszavonása az állandó tároló aktákból kivételes esetekben megengedett, és a szövetségi végrehajtó testület vezetőjének engedélyével történik. A dokumentációnak a megállapított eljárásnak megfelelően hitelesített másolatát és az eredeti kiállításának okairól szóló aktust kell hagynia az aktában.)
35. Az állandó és ideiglenes (tíz éven túli) tárolás esetének nyilvántartásának összeállításának alapja az esetek nómenklatúrája.
36. Az ügyek nómenklatúrájának elkészítésére, az ügyek leltárának elkészítésére, az ügyek formálására és nyilvántartására, valamint az ideiglenes tárolás eseteinek elpusztítására egy szövetségi végrehajtó testületben a szövetségi végrehajtó testület határozza meg az archiválás területén.
Vi. Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői a szövetségi végrehajtó testületben (az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
37. Az elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében hozzák létre, dolgozzák fel és tárolják.
38. Az elektronikus dokumentumot az irodai munka általános szabályai szerint kell elkészíteni, és rendelkeznie kell a hasonló papíron szükséges papírra vonatkozó követelményekről, kivéve a „Oroszországi Föderáció állami emblémája” előírást.
A szövetségi végrehajtó szerv elektronikus dokumentumokat (papíron előzetes dokumentáció nélkül) és a dokumentumok elektronikus másolatait használ.
39. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott elektronikus dokumentumok összetételét a Szövetségi Levéltár Ügynökség ajánlásai alapján kidolgozott dokumentumok listája határozza meg, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában történik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor.
Azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyek létrehozása, tárolása és felhasználása kizárólag elektronikus dokumentumok formájában zajlik a szövetségi végrehajtó testület belső tevékenységeinek megszervezésekor, a szövetségi végrehajtó testület vezetője hagyja jóvá a Szövetségi Levéltár Ügynökséggel egyetértésben.
40. A hatóságoknak és a helyi önkormányzati szerveknek elküldött elektronikus dokumentumokat a szövetségi végrehajtó testület tisztviselőjének továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírásával kell aláírni, a szövetségi szövetségnek megfelelően. törvény szerint Msgstr "Az elektronikus aláírásról".
41. A szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében módszereket lehet alkalmazni az intézkedések elektronikus úton történő megerősítésére, amelyben más típusú elektronikus aláírásokat használnak a szövetségi szövetségnek megfelelően. törvény szerint Msgstr "Az elektronikus aláírásról".
42. Az elektronikus dokumentumok fogadását és küldését az irodavezetési szolgálat végzi.
43. Az elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok kézhezvétele után a hivatal irodája ellenőrzi az elektronikus aláírás érvényességét.
44. Az elektronikus dokumentumoknak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe történő beillesztése után létrejönnek a dokumentum nyilvántartási és számviteli adatai, amelyek biztosítják a dokumentumkezelést, beleértve annak keresését, a dokumentumhoz való hozzáférést, az ellenőrzést, a tárolást, a felhasználást és egyéb adatokat.
45. A szövetségi végrehajtó testületben létrehozott és (vagy) a szövetségi végrehajtó szerv által papíron átvett dokumentumokat az elektronikus dokumentumkezelési rendszerben regisztrálják, létrehozva ilyen dokumentum elektronikus másolatát.
46. \u200b\u200bAz elektronikus dokumentumok nyilvántartásba vételét és könyvelését a szövetségi végrehajtó testület elektronikus dokumentumkezelő rendszerében végzik.
47. Az elektronikus dokumentumokat az ügyek nómenklatúrájának megfelelően elektronikus fájlokká alakítják.
Az esetek nómenklatúrája azt jelzi, hogy az ügyet elektronikus formában folytatják le, amit az ügy címe vagy a „Megjegyzés” oszlop tartalmaz.
(az Orosz Föderáció kormányának határozataival módosítva / 2016.4.26. N 356)
2. Címzett
3. A dokumentumot aláíró személy helyzete, vezetékneve és kezdőbetűi
4. A dokumentum típusának neve
5. A dokumentum dátuma
6. A dokumentum regisztrációs száma
7. A dokumentum kézhezvételének dátuma
8. A beérkező dokumentum regisztrációs száma
9. Információ a kapcsolódó dokumentumokról (a dokumentum típusának neve, dátum, regisztrációs szám, a kommunikáció típusa)
10. A szöveg címe (a dokumentum összefoglalása)
12. Információ a dokumentum továbbításáról
13. A fő dokumentum lapjainak száma
