Predpisy o organizácii kancelárskej práce. Vlastnosti kancelárskej práce v predškolských vzdelávacích inštitúciách Dokumenty o kancelárskej práci v predškolskom veku

Dokumentačná podpora riadenia (DOU) pokrýva problematiku dokumentácie, organizácie práce s dokumentmi v procese správy a systematizácie ich archívneho uloženia. Tok dokumentov - pohyb dokumentov v rámci predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Kancelárska práca: súbor opatrení pre poskytovanie predškolského vzdelávania organizáciami. Niekedy sa hovorí, že predškolská vzdelávacia inštitúcia je hlavnou funkciou kancelárskej práce. (Kancelárska práca je zodpovedná za dokumentáciu riadenia organizácie)

Dokumenty sa klasifikujú podľa takých charakteristík, ako je obsah, spôsob výroby, stupeň zložitosti, miesto prípravy, načasovanie vykonania, pôvod, stupeň publicity, právna sila a účel. Obsahovo sú dokumenty rozdelené na organizačné a administratívne, finančné a spravodajské, personálne atď. Veľké množstvo dokumentov sa rozlišuje podľa názvu. Sú to objednávky, pokyny, certifikáty, protokoly atď. Podľa typov dokumentov existujú štandardné, približné, individuálne. Štandardné dokumenty sú vopred vypracované vyššími orgánmi pre podriadené organizácie a sú povinné. Modelové dokumenty vypracúvajú aj vyššie orgány, majú však odporúčací charakter a jednotlivé dokumenty vypracúvajú konkrétne organizácie pre interné použitie. Podľa stupňa zložitosti existujú jednoduché dokumenty obsahujúce jednu otázku a zložité dokumenty obsahujúce niekoľko otázok. V mieste prípravy sú dokumenty rozdelené na interné a externé. Interné - dokumenty vytvorené v inštitúcii s cieľom vyriešiť ich problémy a nejdú mimo inštitúcie. Externá - prichádzajúca a odchádzajúca korešpondencia inštitúcie. Z hľadiska exekučného konania sa dokumenty delia na urgentné a urgentné. Indikátorom tejto vlastnosti je lehota na vyhotovenie dokumentu, ktorú ustanovuje zákon a príslušné právne akty. Podľa pôvodu sú dokumenty úradné a úradne osobné. Prvá skupina - dokumenty vytvorené v organizáciách o ich činnosti, druhá skupina - dokumenty týkajúce sa konkrétnych jednotlivcov. Podľa stupňa publicity sa rozlišujú tie bežné, tajné dokumenty a na úradné použitie. Právnou silou sa rozlišuje medzi pravými a sfalšovanými dokumentmi. Doklady vydané v stanovený poriadok v súlade so všetkými pravidlami; falošné - dokumenty, ktorých dizajn alebo obsah nezodpovedajú skutočnosti. Podľa dohody sú dokumenty rozdelené na originály a kópie. Originál - originálny dokument obsahujúci pôvodné informácie, správne vykonaný. Kópia je presná reprodukcia originálnych detailov, ktorá je náležite certifikovaná. Malo by sa rozlišovať medzi takými typmi kópií ako dovolenka, vyhlásenie a duplikát. Dovolenka je úplná kópia odchádzajúceho dokumentu, ktorú si odosielateľ ponechá. Výpis z dokumentu je kópiou časti dokumentu a duplikát je druhou kópiou dokumentu vydaného v súvislosti so stratou originálu.

GSDOU obsahuje povinné minimum požiadaviek v rámci samostatnej organizácie na: stanovenie zodpovednosti za dokumentáciu; stanovenie zodpovednosti za podporu dokumentácie; druhové zloženie riadiace dokumenty; druhové zloženie riadiacich dokumentov; papierovanie; papierovanie; organizácia toku dokumentov; organizácia toku dokumentov; budovanie systémov na získavanie informácií; budovanie systémov na získavanie informácií; organizácia používania dokumentov; organizácia používania dokumentov; pravidlá pre ukladanie dokumentov. pravidlá pre ukladanie dokumentov.

Normatívne dokumenty Zákonník práce Ruskej federácie z federálneho zákona (v znení neskorších predpisov a doplnený) Zákon Ruskej federácie z 1. „O vzdelávaní“ (v znení neskorších predpisov a doplnený) Uznesenie Výboru pre štátnu štatistiku Ruskej federácie z „O schválení jednotných foriem primárnych účtovných dokladov pre účtovanie práce a jej vyplácanie“ Uznesenie Ministerstva práce Ruska z „O schvaľovaní formulárov požadovaných na vyšetrovanie a zaznamenávanie priemyselných havárií a ustanovení o zvláštnostiach vyšetrovania priemyselných havárií v určitých priemyselných odvetviach a organizáciách„ Systém noriem ISO R ISO “pre informácie, knižnicu a vydavateľstvo. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky"- M., Standartinform,

Miestne predpisov povinné (pre všetky organizácie) personálny stôl (forma T3); pracovné plány; rozvrhy dovoleniek (formulár T7); popisy práce; vnútorné pracovné predpisy; nariadenie o odmeňovaní; ustanovenia o bonusoch, príplatkoch a materiálne stimuly; nariadenie o osobných údajoch zamestnancov; povinnosti osôb prijatých k informáciám o osobných údajoch zamestnancov, o ich nezverejňovaní; kolektívna zmluva a aplikácie; tarifné zoznamy učiteľov; tarifné zoznamy učiteľov; Menné zoznamy zamestnancov oprávnených na starobný dôchodok z dôvodu učiteľské činnosti; ustanovenie o štrukturálnej jednotke (poradný bod);

Miestne normatívne akty povinnej povahy pre predškolské vzdelávacie inštitúcie, predpisy o certifikácii pedagogických zamestnancov; lodný denník na podávanie žiadostí učiteľov o zaradenie kvalifikačnej kategórie; harmonogram certifikácie; zápisnice zo zasadnutí atestačnej komisie; lodný denník pre vydávanie certifikačných listov; tarifné zoznamy učiteľov; zoznam mien zamestnancov oprávnených na starobný dôchodok v súvislosti s výučbou; predpisy o stavebnej jednotke (lekoteka, poradný bod atď.); predpisy o psychologicko-lekársko-pedagogickej rade a pod.

Miestne normatívne akty odporúčacieho charakteru pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu, pozícia v úradnej kontrole; nariadenia o Rade DOE; predpisy o pedagogickej rade; nariadenie o metodickom združení pedagogických zamestnancov; nariadenia o správnej rade; nariadenia o materskom výbore; nariadenia správnej rady (ak existujú); ustanovenie o vynakladaní mimorozpočtových prostriedkov (ak existujú); zoznam profesií a pozícií zamestnancov, pri prijatí ktorých sa musí zamestnanec podrobiť lekárskej prehliadke; zoznam záruk a výhod pre zamestnancov, ktorí kombinujú prácu a školenie.

Organizačné dokumenty administrácia HR pokyny na vedenie správy personálnych záznamov; pravidlá pre údržbu a ukladanie pracovných kníh *, zostavovanie formulárov pracovných kníh a poskytovanie ich zamestnancov; register pracovných zmlúv; denník registrácie objednávok; účtovná kniha pracovných kníh a prílohy k nim; kniha osobných záznamov; denník účtovníctva osobných vecí; príkaz na rozdelenie zodpovednosti za personálne záležitosti; súkromné \u200b\u200bpodnikanie.

Zloženie osobného spisu: pracovná zmluva; žiadosť o zamestnanie (voliteľné); príkaz na prijatie zamestnanca; osobná karta (formulár T2); osobný záznamový list (voliteľný); autobiografia; kópia vzdelávacích dokumentov; dohoda o zodpovednosti (pre finančne zodpovedné osoby); kópia pasu; kópia vojenského preukazu totožnosti (pre osoby zodpovedné za vojenskú službu); kópia osvedčenia o poistení o štátnom dôchodkovom poistení; kópia osvedčenia o registrácii u daňový úrad; kópia dokumentov o profesionálnom rozvoji; kópie certifikačných listov; výpisy (kópie) objednávok: pri prevode na iné pozície; brigády; o dovolenkách; o propagácii; o disciplinárnom opatrení

Organizačné dokumenty Organizačné dokumenty (súbor vzájomne súvisiacich dokumentov upravujúcich štruktúru, úlohy, funkcie podniku, organizáciu jeho práce, práva, povinnosti a zodpovednosť vedenia a špecialistov podniku) Charta Charty (súbor pravidiel upravujúcich činnosť organizácií, ich vzťahy s inými organizáciami a občanmi, práva a zodpovednosti v oblasti štátnej správy alebo hospodárskej činnosti.) Popis práce Popis práce (organizačný dokument s dlhou alebo trvalou platnosťou) Nariadenie ( právny úkon, ktorá určuje postup pri vzniku, úlohách, povinnostiach, právach, zodpovednosti a organizácii práce ako celku) Tabuľka stavu zamestnancov (dokument stanovujúci úradníka a číslo podniku s uvedením fondu) mzdy.) Pozícia Štruktúra a personálne obsadenie (organizačný dokument, ktorý označuje všetky štrukturálne členenia podniku, pozície zadané v podniku a počet personálnych pozícií pre každú z pozícií.) Štruktúra a personálne obsadenie

Administratívne dokumenty Administratívne dokumenty Objednávka Objednávka (právny úkon vydaný vedúcim podniku na základe riadenia jedného človeka s cieľom vyriešiť hlavné a prevádzkové úlohy podniku. Zmeny, doplnky, zrušenie objednávok sa vykonávajú iba na základe nových objednávok. OBJEDNÁVAM) Objednávka Výpis z objednávky Výpis z objednávky (kópia) časť dokumentu. Výňatok je časť textu, ktorá je potrebná na prácu. Zisťujúca časť vo výpise sa zaznamená v plnom rozsahu (ak existuje). Výňatok z objednávky (kópia časti dokumentu. Výňatok je časť textu, ktorá je potrebná na prácu. Zisťujúca časť v časti výpis je zaznamenaný v plnom rozsahu (ak existuje). Výňatok z objednávky Order Order (právny akt vedenia vládny orgán, je záväzná pre občanov a organizácie, ktorým je určená. Túto formu riadenia využívajú podniky, organizácie, ministerstvá, vláda, správy miest, okresov atď. POVINNÉ) Smernica Direction Direction (administratívny dokument organizačného a metodického charakteru vydaný kontrolované vládou; ministerstvá, oddelenia; organizácie v otázkach týkajúcich sa procesu vykonávania príkazov, pokynov a iných dokladov (pri vydávaní pracovných ciest, ukladaní pokút a pod. „POVINNÉ“ alebo „PONÚKANÉ“). Vyhláška vyhláška vyhláška (dokument vydaný vyššími orgánmi štátna moc, - výbory a komisie zložené z vládnych orgánov) Uznesenie (dokument vydaný najvyššími vládnymi orgánmi - výbory a komisie tvorené z vládnych orgánov) Uznesenie

Informácie - referenčné dokumenty: Informačné a referenčné dokumenty sú súborom dokumentov obsahujúcich informácie o skutočnom stave veci, slúžiace ako podklad pre rozhodovanie, vydávanie administratívnych dokladov. Informačné a referenčné dokumenty sú súborom dokumentov obsahujúcich informácie o skutočnom stave veci, slúžiace ako základ pre rozhodovanie a vydávanie administratívnych dokumentov. konať, konať, minúty, minúty, poznámka, poznámka, vysvetlivka, vysvetľujúca poznámka, pomoc, pomoc, listy, listy, telegram. telegram.

DOHODNUTÉ SCHVÁLENÉ

Predseda odborovej organizácie Vedúci odboru MKDOU "Skazka"

S.V. Aleeva ____________ V.G. Efimova

Protokol č. ____

POZÍCIA

O ORGANIZÁCII OBCHODNEJ VÝROBY

V KOMUNÁLNEJ KAZENNEJ PREDŠKOLSKEJ VZDELÁVACIEJ INŠTITÚCII MATERSKÁ ŠKOLA

„SKAZKA“ SMT MINERÁL

VERKHNEKAMSKÝ OKRES KIROVSKÉHO KRAJA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Toto ustanovenie bolo vyvinuté pre mestskú štátnu predškolskú vzdelávaciu inštitúciu, materskú školu všeobecného vývojového typu „Fairy Tale“, obec Rudnichny, okres Verkhnekamsk v regióne Kirov (MKDOU „Fairy Tale“) v súlade so zákonom Ruskej federácie „O vzdelávaní“, Štátnou normou Ruskej federácie GOST 51141 - 98 „Kancelárske práce a archívne práce . Pojmy a definície "(schválené vyhláškou Gosstandart Ruskej federácie z 27. februára 1998 č. 28), štátna norma Ruskej federácie GOST R 6.30 - 2003 Jednotné dokumentačné systémy" Jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie “(prijaté a uvedené do platnosti rezolúciou Štátnej normy Ruskej federácie z 3. marca 2003, č. 65 - st.).

1.2. Súčasná objednávka upravuje organizáciu a riadenie kancelárskych prác, skladovanie a používanie pečiatky a pečiatky MKDOU „Fairy Tale“.

1. CIELE A CIELE OBCHODNEJ VÝROBY

Dokumentácia a podpora aktivít a rozvoja materská škola;

Reflexia jeho individuality a originality v dokumentoch;

Zaistenie úplného súladu dokumentovanie súčasná legislatíva a organizačné a právne normy založené na využívaní moderných technológií a automatizácie.

2.2. Úlohy:

Vytvorenie základne pre kompetentné zhromažďovanie, registráciu, uchovávanie úradných dokumentov;

Zabezpečenie skladovania a používania pečate a pečiatky v súlade s regulačnými požiadavkami;

Zvyšovanie úrovne kultúry textového riadenia členov správy.

1. OBCHODNÉ ZÁSADY

Dostupnosť a porovnateľnosť údajov;

Včasnosť primárneho spracovania informácií;

Systematizácia dokumentov materských škôl.

1. FUNKCIE OBCHODNEJ VÝROBY

Dokumentácia riadiace činnosti;

Dokumentácia pracovných vzťahov;

Spracovanie a presun dokumentov;

Evidencia dokumentov, poskytovanie dokumentárnych informácií, účtovníctvo a analýza obehu dokumentov;

Ovládanie vykonávanie dokumentov;

Počítačová výroba, kopírovanie a reprodukcia dokumentov.

1. KLASIFIKÁCIA DOKUMENTOV

5.1 ... Organizačné a právne dokumenty (zabezpečiť organizačnú a právnu činnosť MKDOU "Skazka":

Dohoda so zakladateľmi;

Osvedčenie o štátnej registrácii;

Osvedčenie o štátnej akreditácii;

Licencia na vzdelávacie aktivity;

Technické osvedčenie;

Kolektívna zmluva / s prílohami /

Pracovné zmluvy;

Vnútorné pracovné predpisy;

Predpisy o mzdách zamestnancov / s prílohami /

Predpisy o komisii na riešenie sporov medzi účastníkmi vzdelávacích vzťahov;

Predpisy o psychologickej, lekárskej a pedagogickej rade:

Nariadenie o výbore pre rodičov;

Predpisy lokality;

Predpisy o samovyšetrovaní;

Predpisy o stretnutí rodičov;

Predpisy o postupe pri prijímaní na výcvik vo vzdelávacom programe predškolské vzdelávanie;

Nariadenie o rade učiteľov;

Predpisy o organizácii a priebehu certifikácie pedagogických zamestnancov;

Nariadenie o protikorupčnej komisii;

Nariadenie o postupe získavania a vynakladania prostriedkov mimo rozpočtu;

Predpisy o organizácii kancelárskej práce

Nariadenie o organizácii práce s osobnými údajmi žiakov a ich rodičov;

Nariadenie o organizácii práce s osobnými údajmi zamestnancov;

Predpisy o požiarnej bezpečnosti;

Pokyny na ochranu práce;

Bezpečnostné inštrukcie;

Pokyny civilnej obrany “

Personálny stôl;

Zoznamy taríf;

5.2. Doklady sa vydávajú s pečaťou MKDOU „Rozprávka“, nariadenia, pokyny sú dohodnuté s odborovým výborom.

5.3. Administratívne dokumenty:

Objednávky: na zamestnancov; podľa hlavnej činnosti; o pohybe žiakov;

Objednávky na rôzne oblasti činnosti tímu.

5.4. Referenčné dokumenty:

Protokoly, akty: na základe faktov; diania; rozbor konfliktných situácií a pod.

Referencie: uspokojivé právne skutočnosti; žiakmi; pre zamestnancov; o faktoch alebo udalostiach v živote MKDOU "Skazka";

Správy;

Vysvetlivky;

Služobné listy;

Telefonické správy;

Evidenčné knihy prichádzajúcej a odchádzajúcej dokumentácie.

5.5. Vzdelávacie a pedagogické informačné dokumenty:

Kniha pohybov stážistov;

Osobné spisy žiakov;

Osobné spisy zamestnancov;

Protokoly účtovníctva o implementácii vzdelávacieho programu učiteľmi;

Objednávky na hlavnú činnosť (priečinky, podania);

Personálne objednávky;

Certifikačné dokumenty zamestnancov;

Účtovné knihy pre pedagogických zamestnancov;

Analytické správy o výsledkoch kontrol vzdelávacieho procesu;

Hlavná kniha;

Kniha zápisníc z radov učiteľov.

5.6. Doklady o pracovnom pomere:

Príkazy na prijatie a prepustenie;

Objednávky na zmenu študijného zaťaženia, pracovných podmienok, pracovného zaťaženia atď .;

Objednávky na dovolenku;

Objednávky na propagáciu

Objednávky na certifikáciu učiteľov;

Colné príkazy;

Údržba pracovných kníh, kariet T-2.

1. POŽIADAVKY NA REGISTRÁCIU DOKUMENTOV

6.1 ... K podrobnostiam dokumentov:

jednota pravidiel dokumentovania činností riadenia je zabezpečená používaním jednotných foriem dokumentácie v súlade s požiadavkami. GOST, ako aj vyvinuté pokyny.

6.2 ... K obsahu dokumentov:

dizajn vo forme súvislého textu, tabuliek, grafov, dotazníkov alebo vo forme kombinácie týchto štruktúr.

6.Z. K textom dokumentov:

• dodržiavanie noriem oficiálneho obchodného štýlu reči:
• stručnosť a presnosť prezentácie informácií, vylúčenie dvojitej interpretácie;
• objektívnosť a spoľahlivosť informácií;
• prípadné vypracovanie jednoduchých (t. j. obsahujúcich jednu otázku) dokumentov na uľahčenie a urýchlenie práce s nimi;
• štruktúrovanie textu do sémantických častí (na základe účelu a cieľov dokumentu);
• použitie šablóny a štandardných textov pri opise opakujúcich sa situácií riadenia.

1. ORGANIZÁCIA OBCHODNEJ VÝROBY

7.1 ... V dokumentoch typu „Skazka“ MKDOU:

Dokumenty pochádzajúce od iných organizácií (prichádzajúce);

Dokumenty odoslané iným organizáciám (odchádzajúce);

Dokumenty vytvorené v MKDOU „Rozprávka“ a použité v procese riadenia (interné).

7.2. Všetky dokumenty vyžadujúce vykonanie, ktoré sa používajú na referenčné účely, podliehajú registrácii:

• Doručená pošta
• Vychádzajúce.

7.З... Výsledky účtovníctva a toku práce udržuje vedúci pri príprave opatrení na zlepšenie práce s dokumentmi.

7.4. Dokumenty sú zoskupené podľa typu a sú uložené v priečinkoch so súvisiacimi aplikáciami.

7.5. Klasifikácia dokumentov je stanovená v nomenklatúre prípadov a zaznamenaná v poradí.

8. NOMENKLATÚRA PRÍPADOV (priložené)

9. VÝBER DOKUMENTOV

Na konci akademického roka sa dokumenty vyberú na trvalé, dočasné uloženie

(zápisnice z učiteľských rád, osobné spisy zamestnancov v dôchodku a pod.), ktoré sú v prípade evidované a uložené v archíve MKDOU „Skazka“

10. POŽIADAVKY NA SKLADOVANIE A POUŽITIE TLAČE

10.1 ... Pečať a pečiatka hry MKDOU „Fairy Tale“ sú uložené v manažérovom trezore.

10.2. Zodpovednosť za jeho bezpečnosť nesie manažér.

Pečiatka materskej školy je umiestnená na nasledujúcich dokumentoch:

• dokumenty finančného výkazníctva;
• štatutárne dokumenty;
• pracovné knihy;
• charakteristiky, informácie;
• akty o prijatí a odpise;
• výňatky z dokumentov materskej školy a ich kópie;
• záručné listy a ich kópie;
• zmluvy, výpočty a protokoly k nim;
• odhady, faktúry a faktúry.

11. ZOZNAM DOKUMENTOV PODLIEHAJÚCICH SCHVÁLENIU ŠÉFA

Ročný plán pedagogickej a vzdelávacej práce;

Vzdelávací program DOI;

Harmonogram;

Rozpis kruhov (vrátane platených doplnkových vzdelávacích služieb);

Interné pracovné predpisy pre zamestnancov;

Popisy práce zamestnancov;

Pokyny na ochranu práce;

Ostatné miestne akty.

Natália Korkina
Organizácia kancelárskej práce v predškolskom veku

N. V. Korkina

Čeľabinsk

ORGANIZÁCIA OBCHODNEJ VÝROBY AKO ŠTRUKTÚRA POSKYTUJÚCA POTREBU PREDŠKOLSKÉHO VZDELÁVANIA ORGANIZÁCIE V DOKUMENTAČNÝCH INFORMÁCIÁCH

anotácia: Článok sa venuje problému organizácia kancelárskej práce ako štruktúrauspokojenie potreby predškolského vzdelávania organizácia pri dokumentovaní informácií. Tento článok sa venuje úlohám kancelárska práca, jeho vlastnosti organizácia a regulačné dokumenty používané v kancelárska práca predškolská vzdelávacia inštitúcia, problémy dokumentárnej podpory riadenia a podmienky na zvýšenie jej efektívnosti.

Kľúčové slová: kancelárska práca, predškolské vzdelávanie organizácia, dokumentácia, elektronický systém správy dokumentov.

Práca s dokumentmi je jedným z súčasti v procese riadenia a pri prijímaní manažérskych rozhodnutí má významný vplyv na efektívnosť a kvalitu riadenia. Každá etapa procesu manažérskeho rozhodnutia v rámci predškolskej vzdelávacej inštitúcie má úzky vzťah s dokumentáciou procesu riadenia.

Dnes je pre dokumentárnu podporu procesu riadenia v predškolskej vzdelávacej inštitúcii potrebné vytvoriť veľké množstvo rôznych riadiacich dokumentov, bez ktorých nie je možné vyriešiť problémy plánovania, financovania, prevádzkového riadenia, personálneho zabezpečenia činnosti inštitúcie.

Hlavná úloha kancelárska práca v predškolských zariadeniach je znížiť tok informácií na optimálne minimum a zjednodušiť proces spojený so zberom, spracovaním a prenosom informácií prostredníctvom moderných technológií, ktoré tieto procesy automatizujú.

Možno rozlíšiť nasledujúce úlohy, ktoré sa v procese riešia kancelárska práca:

dokumentácia súvisiaca s prípravou, vykonaním, schválením a výrobou dokumentov;

organizácia pracovať s rôznymi dokumentmi pri implementácii riadenia, ktoré je spojené so zabezpečením prenosu, kontrolou vykonávania, ukladaním a používaním dokumentov;

systematizácia archívu dokumentov.

Dokumentačnú podporu procesu riadenia vykonáva špeciálna služba konajúca ako nezávislý pracovník štrukturálne rozdelenie... Keďže štáty vzdelávacích inštitúcií nemajú špeciálnu odbornú službu na prácu s dokumentmi, papierovanie - vypracovanie a organizácia práca s dokumentmi - vykonáva vedúci inštitúcie resp úradník.

Úradník je zamestnanec, ktorý vedie kancelárske záležitosti, je zamestnaný kancelárska práca... Na pozíciu úradník zvyčajne sa vymenúva osoba, ktorá má stredné všeobecné vzdelanie a skúsenosti v podobnej pozícii.

Bohužiaľ, dnes neexistujú žiadne konkrétne normy pre navrhovanie miestnych zákonov v predškolských zariadeniach. Preto je potrebné vyvinúť požiadavky, ktoré určujú všeobecné zásady proces riadenia dokumentov v rámci predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

K najdôležitejším regulačným dokumentom, ktoré sa používajú v kancelárska práca predškolská vzdelávacia inštitúcia, súvisieť: Zákon Ruská federácia „O vzdelávaní v Ruskej federácii“„List ministerstva školstva Ruskej federácie„ O zaslaní balíka vzorov dokumentov implementujúcich nové nariadenie o predškolských vzdelávacích inštitúciách v Ruskej federácii “atď.

Medzi najviac naliehavé problémy zahŕňajú oblasti ako správa informácií a dokumentov, elektronická správa dokumentov, ochrana informácií, tvorba elektronických archívov atď.

Dôležitou podmienkou pre zvýšenie efektívnosti riadiacich činností je využitie procesu riadenia informačných technológií, ktorý sa vyznačuje vysokou flexibilitou, mobilitou a schopnosťou prispôsobiť sa rôznym pracovným podmienkam. Efektívnosť takej zložky manažérskej práce ako je kancelárska práca, sa tiež výrazne zvýši pri prechode na používanie počítačového spracovania obchodná dokumentácia:

1) Najskôr sa to týka procesu spojeného s tvorbou a dizajnom podnikania dokumenty pomocou textového editora. Textový editor prispieva k zvýšeniu rýchlosti spracovania dokumentov, ale aj k výraznému zvýšeniu jeho kvality vo vzťahu k „Pre-computer“ technológie;

2) Informačné technológie umožňujú pohodlné ukladanie dokumentov, ktoré je možné realizovať pomocou priečinkov s viacúrovňovou štruktúrou na disku počítača. V rámci operačného systému Windows je možné túto úlohu vykonať napríklad prostredníctvom programu Explorer;

3) Rovnako dôležitá úloha kancelárska práca je organizácia registrácie(účtovníctvo) dokumenty a organizácia kontrola termínov ich vykonania. Zároveň musí byť účtovníctvo a ukladanie všetkých dokumentov organizovať takaby ste mohli rýchlo a efektívne nájsť akýkoľvek dokument. Túto úlohu môžu vyriešiť tabuľkové editory;

4) Úroveň automatizácie na organizácia kancelárskej práce sa dá výrazne zvýšiť, ak inštalujete počítače pripojené cez lokálnu sieť. Nevyhnutnou podmienkou fungovania tohto systému je existencia toku elektronických dokumentov, čo sú súbory, a nie papierové kópie, čo umožňuje výrazne zvýšiť rýchlosť prechodu dokumentov, spracovať prichádzajúce dokumenty. Tadiaľto organizácia kancelárskej práce a nazýva sa bezpapierová technológia;

5) Dokumenty prijaté v organizácia prostredníctvom e-mailových kanálov alebo ktoré sú v tomto vytvorené „Elektronická kancelária“už majú formulár, ktorý je k dispozícii na počítačové spracovanie. Doklady, ktoré prišli organizácie ako papierové kópie, je možné ich naskenovať a spracovať.

Samozrejme, momentálne je to úplný prechod do používania elektronický systém obeh dokumentov nie je možný, pretože oveľa viac inštitúcií používa papierovú metódu organizácia a riadenie kancelárskych prác... Ale vývojom moderných technológií existuje dôvera tento problém sa postupne vyrieši.

Teda efektívnosť takej zložky manažérskej práce ako kancelárska práca sa prechodom na používanie počítačového spracovania výrazne zvýši obchodná dokumentácia... Úroveň automatizácie na organizácia kancelárskej práce sa dá výrazne zvýšiť, ak nainštalujete do každého oddelenia inštitúcie počítače pripojené cez lokálnu sieť.

Zoznam referencií

1. Basakov, M. I. Dokumentačná podpora manažmentu (Kancelárska práca) : Učebnica / M.I.Basakov. - Rn / D: Phoenix, 2013 .-- 350 s.

2. Basovskaja, E. N. Kancelárska práca: Tutorial / E. N. Basovskaya, T. A. Bykova, L. M. Vyalova, E. M. Emysheva. - M.: Fórum, 2012. - 256 s.

3. Gazizová, M. L. Organizácia kancelárskej práce v predškolskej inštitúcii / ML Gazizova Elektronický zdroj. URL: http://festival.1september.ru/articles/650271/ (Dátum príťažlivosť: 18.01.2017) .

4. Organizácia kancelárskej práce ako štruktúrauspokojovanie potrieb podniku v zdokumentované informácie Elektronický zdroj. URL: http://www.vuzllib.su/books/4865 (Dátum príťažlivosť: 18.01.2017) .

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

L. M. MANEVTSOVÁ, S. A. BABAK

ORGANIZÁCIA

PODNIKATEĽSKÁ VÝROBA V PREDŠKOLSKEJ VZDELÁVACEJ INŠTITÚCII

NÁVOD

2. vydanie, prepracované

Ð å ö å í ç å í ò û:

kandidát pedagogických vied S.A.Ezopova, kandidát pedagogických vied N.N. Skresanova

L. M. Manevtsova

M23 Organizácia kancelárskych prác v predškolskom vzdelávacom zariadení: Učebnica. manuál pre stud. vyššie. ped. štúdium. inštitúcie / L. M. Manevtsova, S.A. Babak. - 2. vydanie, Rev. - M.: Vydavateľské centrum „Akadémia“, 2004. - 240 s.

ISBN 5-7695-1806-5

Príručka odhaľuje problematiku kancelárskej práce v modernej predškolskej vzdelávacej inštitúcii. Charakterizovaná je historická stránka problému, nomenklatúra dokumentácie, princípy a prostriedky mechanizácie dokumentačných procesov. Vzorky dokumentácie sa predkladajú v súlade s nomenklatúrou prípadov predškolských vzdelávacích inštitúcií.

Pre študentov vysokých škôl vzdelávacie inštitúcie, ako aj praktizujúcich predškolského vzdelávacieho systému.

ÓÄÊ 35.077.1 (075,8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

3. Regulačné dokumenty na zabezpečenie kancelárskej práce v predškolskom vzdelávaní

9. Používanie osobného počítača v kancelárii. Softvér

PREDSLOV

Moderná predškolská vzdelávacia inštitúcia sa stáva čoraz zložitejším systémom. Vedúci musí pracovať v neustále sa meniacich podmienkach: ekonomických, sociálnych, právnych atď., Čo zase kladie čoraz väčšie nároky na úroveň jeho kvalifikácie.

Systém odbornej prípravy vedúcich predškolských vzdelávacích inštitúcií v Rusku sa datuje do 60. rokov XIX. Storočia. Do 90. rokov 20. storočia bol hlavným spôsobom prípravy vedúcich materských škôl postupný a postupný postup v procese práce z pozície vychovávateľa na pozíciu vedúceho. Na základe „Charty materských škôl“ (1944), špecialista so stredným pedagogickým vzdelaním, špeci ďalšie školenie a pracovné skúsenosti minimálne 2 roky.

Rozvoj verejného predškolského vzdelávania a komplikácia činností vedúcich pracovníkov zmenili požiadavky na ich odborného vzdelávania... Normatívne dokumenty zo 70. rokov naznačujú, že túto pozíciu môže obsadzovať iba osoba, ktorá má vyššie pedagogické vzdelanie, absolvovala špeciálne lekárske kurzy a ktorej prax je minimálne 3 - 5 rokov („Kvalifikačná charakteristika pozícií vedúcich predškolských zariadení“ 1977 .). V tarifných a kvalifikačných charakteristikách (požiadavkách) na pozície zamestnancov vzdelávacích inštitúcií Ruskej federácie v roku 1995 sú tieto požiadavky v zásade zachované.

Predtým boli hlavnou formou prípravy manažérov doškoľovacie kurzy po ukončení štúdia na špeciálnych vzdelávacích inštitúciách. Takéto školenie malo množstvo výhod: poskytovalo hlboké pochopenie dieťaťa, osvojenie systému psychologických a pedagogických vedomostí a rozvoj pedagogických schopností. Takýmto školením sa však odhalilo veľa nedostatkov: nedostatok vedomostí v oblasti teórie riadenia, slabé ovládanie základných funkcií riadenia vzdelávacej inštitúcie vrátane organizácie kancelárskych prác.

Do 90. rokov 20. storočia vznikla potreba aktualizovať obsah školenia študentov pedagogické univerzity na riadiace činnosti v predškolskej vzdelávacej inštitúcii.

Dôležitú úlohu pri riešení problému prípravy vysokokvalifikovaných vedúcich pracovníkov vzdelávacieho systému zohrával Štátny vzdelávací štandard vysokého školstva. odborné vzdelávanie Rusko s diplomom v odbore manažér školstva (2000). V súlade s ním bol do akademických osnov zavedený počet akademických disciplín, ktoré prispievajú k cieľavedomému rozvoju vedomostí požadovaných budúcimi manažérmi predškolského vzdelávania, vrátane „Organizácia kancelárskej práce v predškolskej inštitúcii“.

Manažérska práca v predškolskej vzdelávacej inštitúcii je spojená s vedením veľkého množstva dokumentov rôznych smerov a účelov. V súčasnosti sú riadiace činnosti vzdelávacích inštitúcií stále nemožné bez veľkého množstva papierových dokumentov potrebných na správne rozhodnutia manažmentu. Dobre organizovaná kancelárska práca umožňuje riaditeľovi a vyšším organizáciám dostávať včasné informácie o stave vecí v inštitúcii a včas na ne reagovať.

Neexistencia jasnej organizácie práce s dokumentmi naopak neumožňuje vedúcemu prijímať právne a organizačne kompetentné rozhodnutia, a preto v konečnom dôsledku takáto inštitúcia nebude schopná stať sa konkurencieschopnou na trhu vzdelávacích služieb. Pretože v inštitúcii nie sú žiadne špeciálne služby, ktoré pracujú s dokumentmi, všetku zodpovednosť za správny priebeh kancelárskych prác nesie hlava.

Toto návod, po prvé obsahuje nomenklatúru prípadov vo vzdelávacej inštitúcii a po druhé ukazuje organizáciu a postup kancelárskej práce, papierovanie, ich pohyb, kontrola nad ich vykonaním.

Príloha obsahuje vzory dokumentov od konkrétnej vzdelávacej inštitúcie - materskej školy # 672 v Petrohrade (riaditeľ S.A. Babak). Dokumenty boli vypracované s prihliadnutím na regulačné dokumenty a odrážajú hlavné oblasti činnosti ktorejkoľvek vzdelávacej inštitúcie: práca s personálnymi, organizačnými a pedagogickými, finančnými a ekonomickými (vrátane tých, ktoré sa vykonávajú nezávisle) atď., A preto budú užitočné pre študentov i odborníkov z praxe. pedagógov.

Príručka bola vypracovaná s prihliadnutím na požiadavky štátneho vzdelávacieho štandardu pre prípravu špecialistu v odbore 031100 - „Pedagogika a metódy predškolskej výchovy“ so získaním kvalifikácie „organizátor-metodik predškolskej výchovy“.

1. PREDMET VÝCVIKOVÉHO KURZU „ORGANIZÁCIA OBCHODNEJ VÝROBY V PREDŠKOLSKEJ VZDELÁVACEJ INŠTITÚCII“

Manažment - jedna z rolí manažéra spojená so zodpovednosťou za vývoj a implementáciu programov fungovania a rozvoja inštitúcie (organizácie), dosahovanie cieľov, ktoré sú pre neho stanovené.

Vedenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie je v súčasnosti nevyhnutne spojené s prípravou mnohých druhov dokumentov, bez ktorých nie je možné prijímať rozhodnutia manažmentu včas a kompetentne, a preto je nemožné zabezpečiť kvalitné fungovanie a rozvoj inštitúcie.

Predmet akademická disciplína „Kancelárska práca v predškolskej vzdelávacej inštitúcii“ je dokumentárna podpora manažmentu. Keďže v štátoch predškolských vzdelávacích inštitúcií neexistuje špeciálna odborná služba pre prácu s dokumentmi, kancelársku prácu - vypracovanie a organizáciu práce s dokumentmi - vykonáva vedúci inštitúcie.

 dokumenty zaznamenávajú a zohľadňujú činnosť inštitúcie, preto sa kvalita jej fungovania kontroluje predovšetkým dokumentmi.

Dokument - informácie zaznamenané na nosiči materiálu s určitými podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Súbor dokumentov vypracovaných podľa jednotných pravidiel, ktoré zodpovedajú štátnym normám, sa zvyčajne nazýva dokumentácia.

Činnosti riadenia dokumentácie sú procesom vytvárania, zaznamenávania (opravovania) a spracovania informácií na rôznych médiách podľa stanovených pravidiel.

 špeciálna literatúra o kancelárskej práci používa aj termín dokumentárny manažment. Toto je proces výroby, prenosu a spracovania dokumentovaných informácií požadovaných pri riadení inštitúcie (organizácie).

Zdrojmi tohto kurzu sú: história kancelárskej práce u nás i v zahraničí, regulačné dokumenty, moderná prax v kancelárskej práci, ktorá poskytuje dokumentáciu, ako aj moderný vedecký výskum v oblasti kancelárskej práce.

Potreba odrážať činnosť ľudí v rôznych dokumentoch sa objavila v staroveku. Metódy fixácie informácií a informačných nosičov sú študované v dokumentácii.

Kancelárska práca je u nás regulovaná nariadenia, ktorý umožňuje z hľadiska vedy pristupovať k vývoju súboru pravidiel, štandardov, odporúčaní, ktoré určujú organizáciu týchto procesov v inštitúciách a organizáciách. Jedným z najdôležitejších regulačných dokumentov vyvinutých v našej krajine je Unified State System of Records Management (USSD), publikovaný v roku 1973. V súvislosti s masívnym zavádzaním výpočtovej techniky do riadenia tohto dokumentu bol vylepšený. Nové vydanie tohto dokumentu bol schválený Glavarchivom ZSSR v roku 1988. Bol pomenovaný Jednotný štátny systém pre správu dokumentov (EGSDOU). V roku 1991 sa YGSDOU transformovala na Štátny systém riadiaca dokumentácia (GSDOU).

So vznikom bolo spojené zlepšenie kvality prípravy riadiacich dokumentov štátne normy v kancelárskej práci (GOST). Prvé GOST pre organizačné a administratívne činnosti boli uverejnené v roku 1972 (GOST 6.38-72) a následne boli revidované a vylepšené v 90. rokoch (GOST 6.38-90, GOST R 6.30-97).

Hlavné požiadavky na vykonávanie organizačných a administratívnych dokumentov sú stanovené v GOST R 6.30-97 „Jednotný dokumentačný systém. Požiadavky na papierovanie “(Moskva: Standards Publishing House, 1997).

V procese dokumentárnej podpory riadenia sa využívajú štátne a rezortné predpisy, ktoré odrážajú špecifiká činnosti inštitúcií (organizácií).

Najdôležitejšie regulačné dokumenty používané pri kancelárskej práci predškolských vzdelávacích inštitúcií sú: zákon Ruskej federácie „o vzdelávaní“, „vzorové nariadenia o inštitúcii všeobecného vzdelávania“, „vzorové nariadenia o predškolskej vzdelávacej inštitúcii“, list ministerstva školstva Ruskej federácie „o zasielaní balíka vzorov implementujúcich dokumentov“. nové nariadenie o predškolských vzdelávacích inštitúciách v Ruskej federácii “¹ 212 / 19-12 z 03.30.94, nariadenie o postupe udeľovania licencií vzdelávacím inštitúciám atď.

Pri príprave dokumentov týkajúcich sa činnosti personálu sú všetky organizácie a inštitúcie bez výnimky nezávislé

simo z formy vlastníctva vychádza z Zákonníka práce Ruskej federácie (Zákonník práce Ruskej federácie).

Pre špecialistov priamo zodpovedných za organizáciu práce s dokumentmi sú vypracované praktické príručky pre kancelársku prácu, ktoré vychádzajú z tých, ktoré platia v Ruskej federácii. legislatívne akty a regulačné a metodické dokumenty. Materiály manuálov sú zaujímavé aj pre manažérov vzdelávania.

V posledných rokoch bol vedecký výskum v oblasti kancelárskych prác obzvlášť intenzívny.

Hlavné ciele školiaceho kurzu „Organizácia kancelárskej práce v predškolskej vzdelávacej inštitúcii“:

osvojenie znalostného systému o hlavných otázkach týkajúcich sa dokumentácie riadenia predškolskej vzdelávacej inštitúcie;

získanie zručností kompetentnej práce s dokumentmi.

Otázky a úlohy

1. Čo je predmetom školiaceho kurzu „Kancelárska práca v predškolskej vzdelávacej inštitúcii“?

2. Zvýraznite kľúčové koncepty tejto časti a dajte im definíciu

3. Aké sú hlavné ciele tohto školenia?

4. Aké ustanovenia zákona Ruskej federácie „o vzdelávaní“ a „vzorových predpisoch o predškolskom vzdelávacom zariadení“ možno použiť pri kancelárskej práci predškolskej vzdelávacej inštitúcie?

2. ZRIADENIE DOKUMENTÁCIE VEDENIA

Kancelárska práca má dlhú históriu. Dokumenty sa najskôr objavili ako dôkaz udalostí, ktoré sa stali, a potom - ako spôsob upevnenia majetkových vzťahov medzi ľuďmi. Zrod dokumentov je spojený so vznikom písma.

Písomné pramene nájdené v Egypte (literárne pamiatky, nápisy na hrobkách, chrámoch, kráľovské nápisy, dokumenty kráľovských domácností) naznačujú, že fixácia životných udalostí a vzťahy s verejnosťou sa začali vyrábať dlho. Zvyšky fragmentov staroegyptskej kroniky vytesanej do kameňa okolo tretieho tisícročia pred naším letopočtom. Letopisy uvádzali egyptských kráľov. Prvými dokumentmi spoločnosti Sumer sú zákony o obchodných transakciách, korešpondencii atď

Sekcie: Práca s predškolákmi

Práca s dokumentmi je jednou zo zložiek procesu riadenia a rozhodovania manažmentu, ktorá významne ovplyvňuje efektívnosť a kvalitu riadenia. Každá etapa rozhodovacieho procesu riadenia v predškolskej vzdelávacej inštitúcii úzko súvisí s dokumentáciou riadenia.

Podpora dokumentácie pre predškolský manažment vzdelávacie inštitúcie v súčasnej fáze si vyžaduje vytvorenie mnohých druhov riadiacich dokumentov, bez ktorých nie je možné vyriešiť problémy plánovania, financovania, prevádzkového riadenia, personálneho zabezpečenia činnosti inštitúcie. Hlavnými úlohami kancelárskej práce v predškolskej inštitúcii je znížiť informačné toky na optimálne minimum a zjednodušiť a znížiť náklady na zber, spracovanie a prenos informácií pomocou najnovších technológií na automatizáciu týchto procesov.

Kvalita riadenia predškolskej vzdelávacej inštitúcie teda priamo závisí od úrovne organizácie kancelárskych prác. Zároveň s rastom predškolských vzdelávacích inštitúcií a počtu zamestnancov v nich sa stáva čoraz naliehavejšou otázka efektívnosti dokumentačnej podpory riadenia.

V súčasnosti správa domácich dokumentov nazhromaždila značné množstvo poznatkov odrážajúcich sa v zbierkach článkov, vzdelávacích a metodických príručkách. Štátny systém dokumentácie podpory riadenia ustanovuje jednotné požiadavky dokumentovať a organizovať prácu s dokumentmi, ako aj štátne normy pre dokumentáciu a prácu s dokumentmi vrátane GOST R 51141-98, ktorý zakotvuje moderný výklad pojmov a definícií pre kancelársku prácu, archívne veci; GOST R 6.30-2003, ktorým sa ustanovuje zloženie a umiestnenie detailov na hárku papiera, odporúčané požiadavky na papierovanie, text a formy dokumentov; GOST R ISO 15489-1-2007. Existuje systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Ale, bohužiaľ, stále neexistujú osobitné normy pre navrhovanie miestnych zákonov pre predškolské zariadenia. Preto je potrebné vyvinúť požiadavky, ktoré určujú všeobecné princípy správy dokumentov v predškolskej vzdelávacej inštitúcii.

Najdôležitejšie normatívne dokumenty používané pri kancelárskej práci predškolských vzdelávacích inštitúcií sú: Zákon Ruskej federácie „O vzdelávaní“, List Ministerstva školstva Ruskej federácie „O zaslaní balíka vzorov dokumentov implementujúcich nové nariadenie o predškolských vzdelávacích inštitúciách v Ruskej federácii“, Nariadenie o postupe udeľovania licencií vzdelávacím inštitúciám atď. ...

Predškolská inštitúcia je právnická osoba, má samostatnú súvahu, zúčtovacie a iné účty v bankových inštitúciách, má v prevádzkovej správe majetok, ktorý je v obecnom vlastníctve a samostatný majetok na základe vlastníckych práv, získaný na úkor mimorozpočtových prostriedkov, okrúhlu pečiatku, pečiatku, hlavičkové papiere s jej menom a ďalšie podrobnosti. Získava práva právnická osoba z hľadiska vykonávania zákonom stanovených finančných a ekonomických činností zameraných na zabezpečenie výchovno-vzdelávacieho procesu, od momentu registrácie štátu spôsobom ustanoveným zákonom.

Realizácia vzdelávacích aktivít je povolená od okamihu, keď je inštitúcii vydané povolenie na vzdelávacie aktivity.

Inštitúcia sa zodpovedá:

• výbor pre správu a nakladanie s obecným majetkom - v otázkach zamýšľaného použitia a bezpečnosti mestský majetok;
• obci - o otázkach týkajúcich sa činnosti inštitúcie;
• ďalšie orgány v otázkach týkajúcich sa ich kompetencie v súlade s platnými právnymi predpismi Ruskej federácie.

Vedúci inštitúcie pri svojej činnosti vychádza z federálnych zákonov, dekrétov, príkazov prezidenta Ruskej federácie, rozhodnutí miestna vláda a dokumenty z oblasti kancelárskej práce, občianskeho práva a pracovného práva.

Riadenie sa uskutočňuje na princípoch riadenia jedným človekom a samosprávy. Všeobecné riadenie inštitúcie vykonáva Rada učiteľov, ktorá zahŕňa všetkých učiteľov na základe nariadenia o Rade učiteľov (príloha 1).

Rada učiteľov ako najvyšší riadiaci orgán celého vzdelávacieho a vzdelávacieho procesu rieši konkrétne úlohy inštitúcie. Pre efektívnejšiu prácu v otázkach výchovy a vzdelávania žiakov platí nariadenie o kontrolnej činnosti (príloha 2) a ďalšie nariadenia upravujúce činnosť učiteľov.

Rada učiteľov rieši problémy svojej činnosti na stretnutiach, ktoré sa konajú najmenej raz za tri mesiace, všetky otázky sú premietnuté do zápisnice.

Vedúci predškolskej vzdelávacej inštitúcie je plne zodpovedný za správnu dokumentáciu a vyhotovenie príslušných dokumentov.

S príchodom technológií riadenia sa úloha úradníka v predškolskej vzdelávacej inštitúcii mnohonásobne zvyšuje. Plnejšie odhalíme činnosť úradníčky.

Úradník koná v súlade s popisom práce, čo je dokument upravujúci výrobné právomoci predložené zamestnancovi na tomto mieste.

Úradník je úradník, ktorý vedie kancelárske záležitosti, kancelárske práce. Do funkcie referenta je ustanovená osoba so všeobecným stredným vzdelaním a pracovnými skúsenosťami v kancelárskej práci. Pri svojej činnosti sa úradník riadi:

• legislatívne a regulačno-metodické dokumenty, zohľadňujúce otázky kancelárskej práce a upravujúce pravidlá prípravy a vykonávania dokumentov a organizácie práce s nimi;
• Charta inštitúcie;
• Vnútorné pracovné predpisy;
• príkazy a príkazy vedúceho inštitúcie.

Riaditeľ inštitúcie musí vedieť: pracovnoprávne predpisy, základné pravidlá stanovovania dokumentačnej časti všeobecnej kancelárskej práce; pokyny pre kancelársku prácu; štruktúra inštitúcie; Interné pracovné predpisy. Úradník je poverený týmito funkciami: účtovníctvo, registrácia, kontrola vykonávania príkazov od vedenia tejto inštitúcie, informačné a referenčné služby týkajúce sa dokumentov a ich uchovávania.

Úradník je pri výkone funkcií, ktoré sú mu pridelené, povinný:

• prijímať a evidovať korešpondenciu, odovzdať vedúcemu predškolské zariadenie Dokumenty;
• vykonáva dokumentačnú podporu pre personálne činnosti inštitúcie;
• organizovať prípravu potrebných dokumentov pre riadenie; zodpovedá za kvalitu prípravy, správnosť vypracovania, schvaľovania a vykonávania dokumentov generovaných v priebehu činnosti inštitúcie;
• sleduje vykonávanie dokumentov, pokynov a úloh vedenia, systematicky podáva vedúcemu správu o stave ich vykonávania;
• monitorovať lehoty na vybavenie žiadostí občanov; viesť evidenciu o prijatej a odoslanej korešpondencii, systematizovať a ukladať dokumenty aktuálneho archívu, kartový index na odovzdanie dokumentov;
• pripraviť a predložiť do archívu dokumentárne materiály vyplnené kancelárskymi prácami a spis s registračnou kartou;
• zaistiť bezpečnosť absolvovania servisnej dokumentácie.

Úradník je teda zodpovedný za organizáciu kancelárskych prác v inštitúcii. Úradník v rámci svojej činnosti interaguje s pedagogickým, administratívnym a služobným personálom pri príprave a predkladaní potrebných dokladov, overovaní plnenia pokynov, príkazov a pokynov vedúceho predškolskej inštitúcie.

Predškolské vzdelávacie inštitúcie v súlade so zákonom Ruskej federácie „O vzdelávaní“ získali široké práva na nezávislú implementáciu vzdelávacieho procesu, výber a umiestňovanie zamestnancov, vedecké, finančné, ekonomické a ďalšie činnosti.

Rozhodnutia vedúceho sa zaznamenávajú v určitom poradí a konkrétnych formách dokumentov. Tento typ činnosti sa nazýva riadiaca dokumentácia a vydané dokumenty sa nazývajú riadiaca dokumentácia. Manažment ktorejkoľvek predškolskej vzdelávacej inštitúcie musí byť zdokumentovaný a kvalita riadiacich aktivít závisí od kvality dokumentačného manažmentu.

Správa dokumentov - tvorba podmienok, ktoré zabezpečia uchovanie potrebných informácií a dodajú ich spotrebiteľom včas a za najnižšie náklady.

Pri riadiacich činnostiach inštitúcie možno rozlíšiť tieto typy dokumentov:

• organizačné dokumenty (charta, štruktúra a personálne obsadenie, personálne obsadenie, popis práce atď.);
• administratívne dokumenty (príkazy týkajúce sa personálu a hlavných činností, príkazy, pokyny, rozhodnutia atď.);
• - informačné a referenčné dokumenty (akty, listy, osvedčenia, správy a kancelárske poznámky, protokoly atď.);
• personálne dokumenty (osobné spisy);
• návrhy, vyjadrenia, sťažnosti občanov;
• finančné a účtovné doklady;
• technické a technologické dokumenty;
• kontrolné a audítorské dokumenty.

Všetky dokumenty generované pri činnosti predškolskej inštitúcie možno teda rozdeliť do skupín:

Organizácia činnosti inštitúcií (organizačné a právne dokumenty) - dohoda medzi inštitúciou a zakladateľom (príloha 5), \u200b\u200bstanovy (príloha 6), osvedčenie o registrácii štátu, licencia na právo vykonávať vzdelávaciu a lekársku činnosť, kolektívna zmluva, vnútorné pracovné predpisy, personálne zabezpečenie , popisy práce.

Personálne dokumenty upravujúce procesy personálneho pohybu - pracovná zmluva, kniha pracovných záznamov, osobný preukaz T-2, osobný spis; certifikačný postup - žiadosť, certifikačný list, znalecký posudok, zápisnice zo stretnutí znalca, certifikačné komisie; vojenská registrácia - osobné preukazy T-2 pre brancov a brancov, časopisy a účtovná dokumentácia ustanovených tlačív, v súlade s požiadavkami Mestského vojenského komisariátu.

Technická a technologická dokumentácia - dokumenty, ktoré organizujú hospodárske činnosti inštitúcie.

Doklady organizujúce lekárske činnosti.

Doklady o organizovaní vzdelávacích aktivít inštitúcie a riadení tejto činnosti (príkazy k hlavnej činnosti), príkazy vedúceho.

Informačné a referenčné dokumenty - listy, zápisnice, akty, osvedčenia, správy a servisné poznámky, telefónne správy, dokumentácia obsahujúca informácie o žiakoch.

Dokumentácia pre prácu s občanmi; žiadosti o zápis dieťaťa do ústavu; vyhlásenia bývalých zamestnancov o archívnych informáciách o pracovných skúsenostiach a mzdách; sťažnosti na nedostatočnú starostlivosť, starostlivosť o deti.

Zvážte vlastnosti návrhu niektorých dokumentov v predškolskej vzdelávacej inštitúcii.

Charta je hlavným organizačným dokumentom. Toto je súbor pravidiel, ktorými sa riadia činnosti organizácie, jej vzťahy s inými organizáciami a občanmi, ich práva a povinnosti v konkrétnej oblasti správy alebo hospodárskej činnosti. Charta je organizačným a právnym dokumentom, ktorý stanovuje štruktúru, funkcie, práva a povinnosti inštitúcie vyplývajúce zo zákona Ruskej federácie „o vzdelávaní“, právomoci, ktoré na inštitúciu dodatočne preniesol zakladateľ, ako aj ďalšie potrebné otázky, ktoré nie sú v rozpore so súčasnou legislatívou a sú potrebné na vykonávanie činností. materská škola.

• všeobecné ustanovenia;
• ciele a predmet činnosti;
• organizácia vzdelávacieho procesu;
• účastníci vzdelávacieho procesu;
• riadenie inštitúcií;
• finančné a ekonomická aktivita;
• regulácia činností;
• reorganizácia a likvidácia.

Charta predpisuje osobitosť fungovania inštitúcie, práva a povinnosti účastníkov vzdelávacieho procesu.

Dohoda medzi zriaďovateľom a inštitúciou je určená v článku 11 ods. 3 zákona Ruskej federácie „O vzdelávaní“, ktorý hovorí: „Vzťah medzi zriaďovateľom a vzdelávacou inštitúciou je určený dohodou medzi nimi v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.“

Dohoda medzi inštitúciou a rodičmi (zákonnými zástupcami) - zahŕňa vzájomné práva, povinnosti a zodpovednosti strán, ktoré vznikajú v procese výučby, výchovy detí, starostlivosti o ne a starostlivosti o ne.

Zamestnanci a počet inštitúcií s uvedením miezd sú stanovené v personálnej tabuľke. Tabuľka stavu zamestnancov je zostavená na hlavičkovom papieri spoločnosti a obsahuje informácie o pozíciách, informácie o počte zamestnancov, úradných platoch, príspevkoch a mesačných mzdách. Tabuľku personálneho zabezpečenia podpisuje vedúci inštitúcie, po dohode s hlavným účtovníkom a schvaľuje ju vedúci ministerstva školstva, pričom nadpis schválenia označuje celkový počet zamestnancov inštitúcie a mesačnú mzdu.

Interné pracovné predpisy - normatívny akt, ktorý určuje rozvrhnutie práce v podnikoch, inštitúciách, organizáciách. Schválené pracovným kolektívom na návrh správy a výboru odborov na základe štandardných pravidiel.

Toto je jeden z najdôležitejších dokumentov upravujúcich život predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktorý je kombinovaný s ustanoveniami charty materských škôl. Organizácia práce inštitúcie, vzájomné povinnosti zamestnancov a správy, poskytovanie dovoleniek, vnútorný režim a ďalšie otázky sa odrážajú vo vnútorných pracovných predpisoch.

Štruktúra tohto dokumentu je nasledovná:

• všeobecné ustanovenia;
• postup prijímania, preloženia a prepustenia zamestnancov;
• základné povinnosti zamestnancov;
• pracovny cas a jeho použitie;
• odmeny za úspech v práci;
• pokuty za porušenie pracovnej disciplíny;
• interný režim;
• organizácia práce.

Podľa Charty inštitúcie vnútorné pracovné predpisy, ako aj ich zmeny, prijíma valné zhromaždenie tímu na začiatku každého akademického roka a schvaľuje ich vedúci. Pri prijímaní do zamestnania je vedúci inštitúcie povinný oboznámiť každého zamestnanca s uvedeným dokumentom proti podpisu v poradí menovania. Tento dokument by sa mal uchovávať na mieste prístupnom pre všetkých zamestnancov.

Pokyn je samostatný právny akt, ktorý podpisuje alebo schvaľuje riaditeľka materskej školy.

Pokyn stanovuje postup pri výkone akejkoľvek činnosti alebo pri uplatňovaní ustanovení zákonov a iných právnych predpisov.

Text je prezentovaný od tretieho subjektu ako podrážka alebo množné číslo... Text používa slová „musí“, „mal by“, „nevyhnutný“, „zakázaný“, „nepovolený“.

Pokyn je trvalým dlhodobým dokumentom (pokiaľ nie je nahradený novým pokynom).

Všetci zamestnanci inštitúcie musia byť oboznámení so svojimi pokynmi proti podpisu, z ktorých jedna kópia je v osobnom spise, druhá - so zamestnancom. Jednou z úloh operatívnej kontroly manažéra nad týmto procesom je skontrolovať prítomnosť podpisu zodpovednej osoby na každom pokyne. Na povinnosti správy by sa malo upriamiť pozornosť aj pedagogických zamestnancov.

Pri prijímaní zamestnanca ho manažér oboznámi s popisom práce, odpovie na otázky, ktoré vzniknú.

Text pokynu je rozdelený podľa určitej logickej schémy na časti, odseky a pododseky. Popis práce je vypracovaný na základe regulačných dokumentov. Patria sem zákon Ruskej federácie „o vzdelávaní“, zákonník práce Ruskej federácie, tarifné a kvalifikačné charakteristiky, charta a ďalšie dokumenty, ktoré objasňujú povinnosti a práva zamestnancov. Podľa týchto dokumentov inštrukcia pozostáva z nasledujúcich častí:

• všeobecné ustanovenia;
• funkcie;
• pracovná náplň;
• práva;
• zodpovednosť;
• vzťahy, súvislosti podľa polohy.

Pokyn je schválený a uvedený do platnosti v poradí hlavy.

Zvážte ďalšiu stránku kancelárskej práce v predškolskej vzdelávacej inštitúcii - administratívnu. Administratívne činnosti materskej školy sú regulované hlavne vydávaním príkazov, ako aj príkazov prednostky.

Objednávka je regulačný dokument ovplyvňujúci práva a záujmy zamestnancov. Príkaz je právny akt vydaný prednostom na riešenie základných a prevádzkových záležitostí. Všetky objednávky sú zaznamenané v knihe objednávok.

Pri príprave objednávky je potrebné dodržiavať tieto zásady:

• spoľahlivosť a objektívnosť opísanej situácie;
• úplnosť informácií potrebných na odôvodnenie prijatých opatrení;
• stručnosť a stručnosť;
• súlad obsahu textu a príkazov prednostu s právnymi normami a jeho kompetenciou určenou v zriaďovacej listine predškolskej vzdelávacej inštitúcie;
• dodržiavanie noriem oficiálneho obchodného štýlu reči.

Akákoľvek objednávka, bez ohľadu na jej obsah, obsahuje nasledujúce podrobnosti:

• názov tejto inštitúcie (organizácia, podnik);
• názov typu dokumentu (objednávky);
• dátum zverejnenia;
• evidenčné číslo;
• miesto vydania;
• titul;
• text;
• podpis;
• víza.

Kniha objednávok je jedným z najdôležitejších typov dokumentácie nomenklatúry. Toto je prakticky jediný dokument, ktorým je v prípade potreby možné obnoviť pracovné skúsenosti zamestnanca.

V ústave sú všetky objednávky zaznamenané do knihy objednávok (samostatný zošit), ktorá je čipkovaná, listy sú očíslované a zapečatené pečaťou predškolskej inštitúcie a podpisom hlavy. Na poslednej stránke, na ktorej je umiestnená pečať, je záznam: „V knihe objednávok sú ___ stránky očíslované, čipkované a zapečatené pečaťou“, ktorú podpisuje vedúci inštitúcie.

Všetky príkazy na menovanie, prepustenie a správne sankcie musia byť v súlade s článkami a doložkami Zákonníka práce Ruskej federácie. V každom poradí, v ktorom sú uvedené mená zamestnancov, musí byť každý z nich zoznam, ktorý naznačuje, že si objednávku prečítali.

Zvýraznené objednávky pre hlavnú činnosť a objednávky pre personál. Každý z týchto typov objednávok sa zaznamenáva do samostatnej knihy objednávok.

Príkazy na vykonávanie hlavnej činnosti upravujú prácu inštitúcie, bezpečnostné pravidlá, vytváranie rôznych druhov provízií atď. Text objednávky na vykonávanie hlavnej činnosti pozostáva z dvoch logicky navzájom súvisiacich častí: zisťovacej a administratívnej.

V zisťovacej časti je uvedený dôvod vydania príkazu, odkaz na normatívny akt, ktorý slúžil ako podklad pre jeho zverejnenie:

• súčasná legislatíva;
• nariadenia upravujúce činnosť vzdelávacej inštitúcie;
• miestne akty vzdelávacej inštitúcie (rozhodnutia pedagogickej rady, stretnutia);
• inšpekčné správy.

Administratívna časť textu objednávky, ktorá sa skladá z niekoľkých bodov, je očíslovaná arabskými číslicami s bodkami. Každý odsek sa začína slovesom v neurčitej podobe označujúcim konkrétny čin účinkujúceho alebo jeho priezviskom, menom a priezviskom. Potom je uvedený obsah objednávky.

Pokyny zadané v administratívnej časti objednávky musia byť kontrolované, cielené s uvedením konkrétnych termínov a objemov vykonanej práce.

V poslednom odseku príkazu môže vedúci prideliť kontrolu nad vykonaním príkazu jednému z úradníci.

Služobný poriadok upravuje menovanie zamestnancov, ich preloženie na inú pozíciu alebo prepustenie.

Tieto príkazy nemajú oznamovaciu časť a sloveso „Objednávam“, ale začínajú sa okamžite administratívnou akciou: „Prijať“, „Priradiť“, „Prevod“, „Zrušiť“ atď. Obsah objednávky je určený špecifikami administratívnej akcie. Príkazy týkajúce sa preloženia, prepustenia, uloženia disciplinárnych sankcií musia mať povinný odkaz na príslušný článok Zákonníka práce Ruskej federácie.

Príkaz môže podpísať vedúci inštitúcie alebo osoba konajúca ako vedúci v prípade, že nie je prítomná.

Za podpisom je umiestnené: „Zoznámené s objednávkou: podpis, celé meno zamestnanca.“

Podpis a dátum oboznámenia sa dáva zamestnanec vlastnou rukou.

Objednávka nadobúda účinnosť dňom jej podpísania, pokiaľ v texte objednávky nie sú uvedené iné podmienky.

Vydanie príkazu má právne následky tak pre osoby, ktoré sú v ňom uvedené, ako aj pre vedúceho, ktorý ho podpísal. V prípade porušenia záujmov zamestnanca je zamestnanec, ktorý príkaz podpísal, povinný v určitých situáciách rozhodnutím súdu upraviť predtým vydaný príkaz s cieľom vylúčiť porušenia platná legislatíva so všetkými z toho vyplývajúcimi morálnymi a prípadne materiálnymi dôsledkami.

Príkaz je právny akt vydaný výlučne vedúcim, najmä kolegiálnym orgánom, s cieľom vyriešiť prevádzkové problémy; má spravidla obmedzené trvanie a týka sa úzkeho okruhu úradníkov a občanov.

Postup pri zostavovaní a vydávaní pokynov je vo všeobecnosti podobný postupu pri vydávaní pokynov. Rozdiely sú nasledovné: administratívna časť je od zisťovacej časti oddelená slovom „PONUKA“ alebo „POVINNÉ“, ktoré je rovnako ako v objednávkach vytlačené v samostatnom riadku od poľa veľkými písmenami, alebo bez akéhokoľvek slova, t. bezprostredne nasleduje za tvrdiacou časťou za dvojbodkou.

Objednávky sa vyhotovujú na objednávkovom formulári (formulár konkrétneho typu dokumentu).

Povinné údaje o objednávke sú: názov organizácie, názov typu dokumentu (OBJEDNÁVKA), dátum a registračné číslo dokumentu, miesto zostavenia alebo zverejnenia, názov textu, podpis, vízový súhlas s dokumentom.

Poďme sa venovať personálnej dokumentácii.

O každom zamestnancovi vzdelávacej inštitúcie sa vedie osobný spis - súbor dokumentov obsahujúcich najkompletnejšie informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti. Po vydaní príkazu na prijatie do zamestnania sa vyhotovuje osobný spis. Poradie usporiadania dokumentov pri otváraní osobného spisu je toto:

• interný súpis prípadových dokumentov;
• žiadosť o prácu;

• výpis z príkazu na prijatie do zamestnania;
• personálny záznamový list;
• kópie vzdelávacích dokumentov;
• výpisy z príkazov na premiestnenie, kombináciu povolaní, na zaradenie kvalifikačnej kategórie, prepustenie;
• atestačný list (kópia).

Interný inventár dokumentov, ktoré sú k dispozícii v osobnom spise, obsahuje informácie o poradových číslach dokumentov v prípade, dátumoch ich vytvorenia a názvoch. Pri číslovaní listov kufríka sú listy interného inventára očíslované osobitne.

Interný inventár je zostavený na samostatnom liste podpísanom jeho kompilátorom s vyznačením polohy (v súčasnosti - vedúci inštitúcie), dekódovania podpisu a dátumu zostavenia inventára.

Základom osobného spisu je osobný záznamový list, ktorý predstavuje zoznam otázok o biografických údajoch zamestnancov, vzdelaní, o prácach, ktoré vykonávajú od začiatku svojej pracovnej činnosti, o rodinnom stave a pod. Osobný list vyplňuje ručne sám zamestnanec pri uchádzaní sa o prácu. Skratky, pomlčky, opravy a bloty nie sú povolené. Pri vypĺňaní osobného listu sa používajú tieto doklady: pas, pracovná kniha, diplom, osvedčenia, osvedčenia atď. Pri vypĺňaní častých chýb je potrebné venovať osobitnú pozornosť niektorým stĺpcom osobného listu. V stĺpci „Vzdelanie“ sa teda používajú tieto formulácie: „vyššie“, „neúplné vyššie“, „špecializované stredné“, „stredné“, „neúplné stredné“, „primárne“ - podľa toho, aký vzdelávací dokument má zamestnanec ...

V stĺpci „Práce vykonávané od začiatku pracovnej činnosti“ sa odrážajú informácie o práci v súlade so záznamami v pracovnej knihe. V uvedenom stĺpci sa tiež zadávajú informácie o prerušení práce v dôsledku štúdia, choroby atď. Okrem toho, ak zamestnanec v tej istej inštitúcii zastával rôzne časy na rôznych pozíciách, mal by sa uviesť čas strávený na každej z nich.

Úradník, prijímajúci list osobného záznamu od prichádzajúceho personálu, kontroluje úplnosť jeho vyplnenia a správnosť uvedených informácií v súlade s predloženými dokladmi.

Spolu s vyplnením osobného listu do personálnych záznamov žiadateľ napíše autobiografiu - dokument obsahujúci krátky popis v chronologickom slede hlavných etáp života a činností tejto osoby. Autobiografiu je zamestnanec zostavený vlastnou rukou, v akejkoľvek podobe, bez opráv a blotov. Musí to uvádzať autobiografia nasledujúce informácie: Celé meno; deň, mesiac, rok a miesto narodenia; prijaté vzdelanie (kde, kedy a v ktorých vzdelávacích inštitúciách); kedy nezávislý pracovná činnosť; informácie o rodinnom stave a blízkych príbuzných, údaje z pasu; domáca adresa a telefónne číslo; dátum zostavenia autobiografie, podpis zamestnanca.

Výpis z objednávky na zamestnanie konkrétneho zamestnanca, ktorý je zašitý do osobného spisu, musí byť osvedčený konateľom.

Sériové číslo pridelené osobnému spisu je uvedené na osobnom liste. Pod týmto číslom je osobný spis evidovaný v knihe osobných vecí. Po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis odstráni z priečinka a osobný spis nového zamestnanca sa uloží na voľné miesto pod rovnakým číslom.

Kvôli zaisteniu bezpečnosti osobných spisov sú tieto evidované v účtovnej knihe, kde sú uvedené tieto stĺpce: poradové číslo prípadu, priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca. Dátum registrácie prípadu, dátum zrušenia registrácie.

Osobné spisy sa neodovzdávajú zamestnancom, u ktorých sú vedené.

Atestačný list (kópia) sa uchováva v osobnom spise pedagogického zamestnanca, ktorý prešiel atestáciou. Po úspešnom absolvovaní certifikácie manažér vydá (najneskôr do jedného mesiaca po zasadnutí certifikačnej komisie) príkaz na zaradenie kvalifikačnej kategórie k zamestnancovi a vykoná zodpovedajúci zápis do pracovnej knihy.

Pracovná kniha je hlavným dokumentom o pracovnej činnosti a pracovných skúsenostiach zamestnanca a je uchovávaná pre všetkých zamestnancov, ktorí pracovali dlhšie ako päť dní, ak je práca v tejto organizácii hlavná.

Prenájom bez pracovnej knihy nie je povolený. Pri práci s pracovnými knihami sa vedúci riadi Pravidlami pre údržbu a ukladanie pracovných kníh, vytváraním formulárov pracovných kníh a poskytovaním týchto informácií zamestnávateľom, ako aj Pokynmi na vyplnenie pracovných kníh. Rovnaký pokyn ustanovuje vedenie účtovnej knihy pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim. V určenej knihe sú všetky pracovné knihy zamestnancov zaevidované, keď sa uchádzajú o prácu so záznamom sérií a čísel kníh. Formulár knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh k nim je pripojený k pokynu.

Proces kancelárskej práce nesie aj plánovaciu funkciu. V predškolskej vzdelávacej inštitúcii je povinné:

• dlhodobé plánovanie vzdelávacieho procesu;
• vykonáva sa operačné plánovanie;
• pedagógovia a špecialisti majú tematické plány vzdelávania a výchovy detí, ktoré sú obsahovo koordinované.

Ročný plán schvaľuje vedúci a prijíma pedagogická rada. Ročný plán zvyčajne odráža:

• umiestňovanie pracovníkov na akademický rok;
• analýza práce tímu za posledný akademický rok, ktorá poskytuje hodnotenie splnených úloh;
• formy práce na týchto úlohách;
• metodický vývoj učitelia vo vybraných oblastiach;
• analýza profesionálneho rozvoja (CPC, semináre, konzultácie) pedagogických zamestnancov za posledný rok;
• účasť na akciách okresu a mesta;
• kvalitatívne hodnotenie vykonávania programu v súvislosti so stanovenými úlohami podľa veku aj inštitúcie ako celku;
• údaje z prieskumu detí o pripravenosti študovať v škole v súlade s vývojom dieťaťa;
• plánované ročné úlohy a činnosti.

Ročný pracovný plán definuje systém konania pedagogických rád, ktorých témy by mali byť pre inštitúciu relevantné, odrážajúc ich charakteristiky a prioritné oblasti práce. Rozhodnutia pedagogických rád by mali mať lehoty a vykonávateľov a vykonávanie rozhodnutí by sa malo monitorovať a malo by sa na ne upozorňovať pedagogické kolektív, ktorý je možné predložiť vo forme osvedčení alebo výpisov zo zápisníc zo stretnutí. Kniha zápisov pedagogických rád by mala byť vypracovaná v súlade so stanovenými pravidlami a materiály konaných rád sú plne uchované.

Hlavné normatívne dokumenty týkajúce sa činnosti inštitúcie sú teda miestne akty: charta, objednávky manažéra, zmluvy, nariadenia a ďalšie dokumenty, ktoré nie sú v rozpore s právnymi predpismi Ruskej federácie.

Zoznam prípadov musí byť zostavený v predškolskej vzdelávacej inštitúcii.

Nomenklatúra prípadov vykonáva množstvo funkcií:

• používa sa ako klasifikačný systém pri zoskupovaní vykonaných dokumentov, pričom nadpisy prípadov sa prenášajú na ich obaly;
• určuje dobu uchovávania dokumentov;
• slúži na vybudovanie systému na vyhľadávanie informácií;
• má referenčnú hodnotu pri štúdiu činností inštitúcie.

Vedúci predškolskej vzdelávacej inštitúcie má právo na doplnenie a objasnenie nomenklatúry vecí inštitúcie v súlade so špecifikami jej činnosti.

Pri formovaní prípadov by ste mali dodržiavať určité pravidlá:

• do prípadu sa ukladajú iba vyhotovené dokumenty;
• každý dokument musí spĺňať požiadavky štátnych noriem a predpisov (z tohto dôvodu sa kontroluje prítomnosť potrebných podpisov, víz, registra, dátumov atď.);
• k puzdru sú priložené dokumenty v jednom vyhotovení (originály);
• dokumenty trvalého a dočasného uloženia sú zoskupené do samostatných súborov;
• prípady jedného kalendárneho roka sa spravidla zoskupujú do súboru s výnimkou prenosných dokumentov;
• dokumenty sú vložené do puzdra so všetkými prílohami alebo ďalšie materiály;
• hrúbka jedného puzdra by nemala byť väčšia ako 30 - 40 mm (asi 250 listov).

Uchovávanie dokumentov v ústave v osobnom počítači sa vykonáva podľa zásady: jeden dokument - jeden spis. Názvy súborov sa v adresári neopakujú. Dokumenty sú pravidelne revidované, čo umožňuje triedenie dokumentov a zbavenie sa zastaraných a nepotrebných dokumentov. Na vytvorenie archívu sa používajú pevné a laserové disky.

Všetky dokumenty sa líšia svojou hodnotou, preto by všetky dokumenty mali mať rozdielne doby uchovávania a toto pravidlo platí aj pre ukladanie elektronických dokumentov.

Všetky prípady v inštitúcii sa vedú v kancelárii vedúceho a vedúcich štruktúrnych oddelení (metodické, lekárske miestnosti, so zástupcom pre administratívnu časť).

Súbory sa uchovávajú podľa nasledujúcich pravidiel:

• súbory sa uchovávajú v skrinkách a trezoroch;
• prípady sú usporiadané postupne (v súlade s nomenklatúrou);
• bol vypracovaný interný súpis na evidenciu dokladov určitých kategórií prípadov trvalého dočasného uloženia;
• na začiatku prípadu je umiestnený interný inventár, ktorý obsahuje údaje o každom podanom dokumente. Na konci formovania prípadu je konečný záznam o vnútornej inventúre. V takom prípade je uvedený počet zahrnutých dokumentov a počet hárkov samotnej inventúry.

Doba uchovávania dokumentov môže byť dočasná (až 10 rokov), dlhšia ako 10 rokov a trvalá. Dokončené prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania zostávajú v štrukturálnych rozdeleniach dva roky.

Vedúci predškolskej vzdelávacej inštitúcie poveruje zodpovednosťou za ukladanie dokumentov vedúce katedier (vedúci pedagóg, vedúca sestra, hlavný účtovník).

Konečnou fázou práce s dokumentmi je spracovanie ich ďalšieho ukladania a príprava dokumentov na doručenie do archívu organizácie, ktorá obsahuje:

• preskúmanie hodnoty dokumentov;
• registrácia prípadov;
• zostavovanie zoznamov prípadov;
• vypracúvanie aktov o pridelení dokumentov a spisov na zničenie.

Výber dokumentov na trvalé a dočasné uloženie, ako aj na zničenie, sa vykonáva každoročne. Tento výber sa uskutočňuje v štruktúrnych jednotkách pod vedením vedúceho, a ak je to potrebné, za účasti zamestnancov rezortného archívu. Súčasťou výberu je analýza skutočnej hodnoty dokumentov: určuje sa vedecká, praktická hodnota a zodpovedajúce doby uchovávania. Na základe výsledkov preskúmania hodnoty sa trvalé uloženie personálu prevedie do rezortného archívu. Ich prenos sa vykonáva iba pomocou popisov. Prípady dočasného (do 10 rokov) uloženia sa neodovzdávajú do rezortného archívu, ale sú uložené v predškolskej vzdelávacej inštitúcii a po uplynutí úložnej doby sú zničené. Zničenie dokumentov sa formalizuje aktmi, ktoré podpisujú predseda a členovia odbornej komisie. Zákon schvaľuje vedúci predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Možno teda vyvodiť tieto závery:

1. Organizácia činnosti predškolskej inštitúcie zabezpečuje prítomnosť mnohých druhov dokumentov (v niektorých prípadoch ich vypracovania), bez ktorých nie je možné vyriešiť problémy efektívneho riadenia. Kľúčom k úspechu manažéra v riadiacich činnostiach je hlboká znalosť rezortných organizačných dokumentov, ich zručné využitie v praktickej práci, ako aj systematické zdokonaľovanie osobných schopností pri príprave dokumentačných materiálov.

2. Manažér musí mať potrebné právne školenie, poznať a v praxi kompetentne aplikovať metodiku prípravy objednávok, ktorá ustanovuje povinné preštudovanie vedúceho konkrétnosti konkrétnej situácie vyžadujúcej vydanie príkazu, kontrolu dostupnosti potrebných dokumentačných materiálov a ich súladu s platnou legislatívou. Manažér musí prísne kontrolovať načasovanie prípravy objednávok na činnosti pravidelne sa konajúce v inštitúcii: oboznamovanie zamestnancov s aktuálnymi pokynmi oddelenia, menovanie osôb zodpovedných za požiarnu bezpečnosť v priestoroch atď.

Pre úspešnú organizáciu dokumentovania riadiacich činností predškolskej inštitúcie je preto dôležité komplexne vyriešiť problematiku dokumentárneho riadenia, ktorá zlepší kvalitu a efektívnosť kancelárskej práce na všetkých úrovniach riadenia.