Pokyny generálneho prokurátora o správe záznamov. Základy kancelárskej práce na prokuratúre. Postup pri posudzovaní a vykonávaní písomností na prokuratúre

VŠEOBECNÝ ÚRAD PROCESORA RUSKEJ FEDERÁCIE

O ÚVODE DO POKYNOV
O PODNIKANÍ V ORGÁNOCH A ORGANIZÁCIÁCH PROCESOROVEJ ÚRADY
RUSKÁ FEDERÁCIA

Za účelom ďalšieho zlepšenia kancelárskej práce v orgánoch a organizáciách prokuratúry Ruská federácia, riadený odsekom 1 čl. 17 Federálny zákon „Na prokuratúre Ruskej federácie“ nariaďujem:

1. Schváliť a uviesť do platnosti od 1. 1. 2012 Pokyn o kancelárskych prácach v orgánoch a organizáciách prokuratúry Ruskej federácie.

2. Zástupcovia generálneho prokurátora Ruskej federácie, vedúci hlavných riaditeľstiev, riaditeľstiev a útvarov Generálnej prokuratúry Ruskej federácie, prokurátori ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a prokurátori špecializovaných prokurátorov sa im vyrovnali, prokurátori mestá a okresy, iní rovnocenní prokurátori územných a iných špecializovaných prokuratúr, vedúci vedeckých a vzdelávacie organizácie organizovať štúdium pokynu všetkými zamestnancami orgánov a organizácií prokuratúry a zabezpečiť vykonávanie kancelárskych prác v prísnom súlade s jej požiadavkami.

3. Považovať za neplatné uznesenie generálneho prokurátora Ruskej federácie z 5. júna 2008, N 107 „O zavedení pokynu o vedení záznamov v prokuratúre Ruskej federácie a ich inštitúciách.“

4. Kontrolou nad vykonaním tohto príkazu sa poveruje zástupca generálneho prokurátora Ruskej federácie v oblastiach činnosti.

Príkaz je potrebné zaslať zástupcovi generálneho prokurátora Ruskej federácie, vedúcim hlavných riaditeľstiev, riaditeľstvám a útvarom Generálnej prokuratúry Ruskej federácie, rektorovi Univerzity prokuratúry Ruskej federácie, prokurátorom ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a prokurátorov špecializovaných prokurátorov im podobných, prokurátorov miest a okresov, iných im podobných prokurátorov územných a iných špecializovaných prokuratúr, ktorí by mali na jeho obsah upozorniť podriadených zamestnancov.

Generálny prokurátor
Ruská federácia
platný stav
radca pre spravodlivosť
Yu.Ya. CHAIKA

Kancelárska práca - Ide o činnosť, ktorá poskytuje súbor prác na dokumentovaní a toku dokumentov na prokuratúre.

Vzhľadom na špecifiká ich činnosti musia prokuratúry vybavovať pomerne veľké množstvo dokumentov. Každé konanie alebo rozhodnutie zamestnanca prokurátora sa týkalo jeho vykonávania pracovné povinnosti, by sa mali vypracovať v poradí, ktoré je na to osobitne určené.

Podľa Inštrukcie o kancelárskej práci v orgánoch a inštitúciách prokuratúry Ruskej federácie (schválenej uznesením generálneho prokurátora Ruskej federácie z 28. decembra 1998) je zodpovednosť za organizovanie kancelárskych prác v mestských a okresných prokurátoroch úrady sa prideľujú prokurátorom miest (okresov), ktorí musia zabezpečiť, aby si zamestnanci preštudovali Pokyny a vykonali kontrolu nad ich vykonávaním. Priamu správu kancelárskych prác vykonávajú špecialisti (vedúci kancelárií) a ďalší zamestnanci kancelárií.

Všetci zamestnanci prokuratúry nesú osobná zodpovednosť na splnenie požiadaviek pokynu v časti týkajúcej sa rozsahu ich služobných povinností. Rýchlosť získania informácií potrebných na prijatie rozhodnutia prokurátora alebo vyšetrovateľa závisí od rýchlosti spracovania a jasnosti pohybu dokumentov. Preto je potrebné venovať veľkú pozornosť racionálnej organizácii toku dokumentov, znížiť na minimum čas potrebný na prechod dokumentov z kancelárie prokuratúry na konkrétneho exekútora.

Celá dokumentácia je rozdelená do troch tokov dokumentov:

1) prichádzajúce dokumenty;

2) odchádzajúce dokumenty;

3) interné dokumenty.

Počet dokumentov všetkých prúdov ročne je objem toku dokumentov konkrétnej organizácie. V technologickom reťazci spracovania a pohybu dokumentov možno rozlíšiť tieto fázy:

a) príjem a primárne spracovanie dokumentov;

b) predbežné posúdenie a distribúcia dokumentov;

c) registrácia;

d) posudzovanie dokumentov prokurátorom;

e) kontrola vykonania;

f) informačné a referenčné práce;

g) vykonávanie dokumentov a odoslanie;

h) ukladanie dokumentov do prípadu.

Za bezpečnosť dokumentov a trestných vecí sú zodpovední úradníci zodpovední za kancelárske práce, asistenti prokurátora a vyšetrovatelia. Mimo pracovnej doby sú dokumenty uložené iba v osobných trezoroch prevádzkových pracovníkov alebo v osobitne určených priestoroch kancelárie, archíve, zapečatené osobnými pečaťami.

V prípade úniku informácií, straty dokladov, formulárov, pečiatok, pečiatok sa vykonáva úradná kontrola, na základe výsledkov ktorej sa voči páchateľom prijímajú disciplinárne alebo iné opatrenia.

Od okamihu založenia a do prenosu do archívu vyšetrovateľ uchováva trestné veci - v trezoroch, v uzamykateľných kovových skriniach, ktoré zaisťujú ich úplnú bezpečnosť a chránia dokumenty pred prachom a slnečným žiarením.

Vydávanie trestných vecí iným organizáciám sa vykonáva so súhlasom okresného prokurátora. K vydanému trestnému prípadu sa vyhotovuje preukaz. Prípady sa vydávajú podľa zákonov, písomných potvrdeniek. Je prísne zakázané „jednoducho“ odovzdať prípad, aj keď len na krátky čas, aby sa predišlo strate.

Je povolený výber dokumentov z trvalého úložiska (trestné veci, dozorné konania) výnimočné prípady a vykonáva sa so súhlasom prokurátora, s povinným odchodom v prípade overenej kópie dokumentu a zákona o dôvodoch vydania originálu. Prenos dokumentov a ich kópií zamestnancom organizácií tretích strán je povolený so súhlasom prokurátora.

Ak zamestnanec odchádza na dovolenku, odchádza na služobnú cestu, odchádza alebo sa sťahuje, dokumenty, ktoré má, sa odovzdajú inému zamestnancovi na pokyn prokurátora.

Nie riadiace činnosti sa nezaobíde bez vytvárania, vykonávania a pohybu dokumentov. Na vykonávanie komplexu práce s dokumentmi na prokuratúre sa vykonávajú kancelárske práce, ktorých postup upravujú rezortné právne akty.

Kancelárska práca na prokuratúre je súbor prác na dokumentovaní a toku dokumentov na prokuratúre. Pojem „kancelárska práca“ sa v ruštine objavil v 17. storočí. a znamenalo „produkovať podnikanie“ (myslelo legálne podnikanie). „Podnikanie“ v 16. storočí. znamenal „zbierka dokumentov týkajúcich sa akýchkoľvek prípadov, vydaní.

Uznesením generálneho prokurátora Ruskej federácie z 29. decembra 2011 N 450 „O zavedení pokynu na vedenie záznamov v orgánoch a inštitúciách prokuratúry Ruskej federácie.“

Pokyn na jednotnom základe ustanovuje systém kancelárskej práce vo všetkých orgánoch a inštitúciách prokuratúry Ruskej federácie a určuje postup prijímania dokumentov, ich zaznamenávania, registrácie, prekladu, prípravy, spracovania, duplikovania a monitorovania ich vykonávania. , ich formovanie do prípadov a dozorné konania, skladovanie a používanie. Podľa bodu 1.5 tohto pokynu všeobecné riadenie kancelárskych prác vykonáva vedúci prokuratúry. Primárne spracovanie korešpondencie, ktorú prijíma prokuratúra, vykonávajú zamestnanci kancelársko-pracovnej služby (úradu), v tejto súvislosti má osobitný význam školenie kvalifikovaných odborníkov v oblasti kancelárskych prác pre prokuratúru. Ako ukazuje prax, doteraz profesionálny tréning referenti nie sú založení, na miesta tajomníkov sa prijímajú osoby bez osobitného vzdelania. Prirodzene, za súčasných podmienok je ťažké rátať s vážnym úspechom v kancelárskej práci na prokuratúre.

Zodpovednosť za organizáciu kancelárskych prác na mestských a okresných prokuratúrach nesú ich vedúci. Zaisťujú, aby zamestnanci študovali požiadavky tohto pokynu a sledovali jeho vykonávanie. Priamu správu kancelárskych prác vykonávajú špecialisti (vedúci kancelárie) a ďalší zamestnanci kancelárie . Všetci zamestnanci mestskej (okresnej) prokuratúry sú osobne zodpovední za splnenie požiadaviek Pokladu pre kancelárske práce v zmysle ich služobných povinností. Dokumenty a informácie, ktoré obsahujú, nepodliehajú zverejneniu. Tieto dokumenty môžu zobraziť iba zamestnanci, ktorí s nimi majú priamy vzťah. Odovzdávanie kópií dokumentov inému vykonávateľovi vecí, neukončené dozorné a dozorné konania, oboznamovanie s nimi ostatných úradníkov, vydávanie osvedčení alebo informácií úradnej povahy, kópií dokumentov je povolené iba na príkaz vedúceho, ktorý prijíma opatrenia na ochranu dôvernosti osobné informácie a nesie osobnú zodpovednosť za ich ochranu.

Postup zverejňovania materiálov prokurátorská činnosť ustanovené osobitnými príkazmi a pokynmi generálneho prokurátora Ruskej federácie, stotožnili sa s nimi prokurátori konštituujúcich subjektov Ruskej federácie a prokurátori špecializovaných prokurátorov (ďalej len prokurátori ustavujúcich subjektov Ruskej federácie).

Rýchlosť získania informácií potrebných na vykonanie vyšetrovacieho alebo prokuratúrneho rozhodnutia závisí od včasného spracovania a jasnosti pohybu dokumentov prijatých mestskou (okresnou) prokuratúrou.

Prokurátor je povinný venovať veľkú pozornosť obehu dokumentov, prijať opatrenia na skrátenie času potrebného na odovzdanie dokumentov. Dobre zavedený systém registrácie, spracovania, posudzovania, odovzdávania dokumentov a kontroly nad ich vykonaním má pozitívny vplyv na celú činnosť prokuratúry, čo vám umožňuje výrazne ušetriť čas a peniaze.

Všetky dokumenty (odvolania, listy, pokyny, pokyny a
atď.), ktoré prijíma mestská (okresná) prokuratúra, sú rozdelené do troch prúdov: prichádzajúce, odchádzajúce a interné.

Objem toku dokumentov v hlavnom prepojení systému prokurátora je počet dokumentov zo všetkých prúdov. V technologickom reťazci spracovania a pohybu dokumentov možno rozlíšiť tieto fázy:

príjem a primárne spracovanie;

predbežné posúdenie a distribúcia dokumentov;

registrácia;

posudzovanie dokumentov prokurátorom;

kontrola vykonania;

informačné a referenčné práce;

vykonávanie dokumentov a zasielanie;

ukladanie dokumentov do prípadu.

Preprava každého dokumentu, ktorý dostane okresná (mestská) prokuratúra, sa začína úradom. Ako správne poukazujú V.I. Shind a V.T. Michajlov, funkcie vykonávané úradom na prokuratúre sú zložitejšie a zodpovednejšie ako v mnohých iných inštitúciách. Práca tajomníkov a ďalších technických pracovníkov prokuratúry priamo súvisí s posilňovaním vlády zákona. Preto podcenenie úlohy úradu v operatívnej činnosti prokuratúry môže spôsobiť značné poškodenie riadneho fungovania tohto dôležitého štátneho orgánu. Ani jeden zamestnanec prokuratúry nemá právo posúdiť alebo povoliť akýkoľvek dokument bez registrácie na úrade . Žiadosti, sťažnosti, vyjadrenia občanov a inštitúcií, prípady, dozorné konania a ďalšie dokumenty sa podávajú na posúdenie a vykonanie iba prostredníctvom kancelárskej práce s povinnou značkou na registračných kartách.

Každá prokuratúra by mala mať políčko „Pre odvolania a vyhlásenia“, ktoré sa nachádza na mieste prístupnom pre občanov.

Korešpondencia sa z krabice vyťahuje každý deň, písmená sa opečiatkujú „Z políčka pre žiadosti a žiadosti“ a uvedie sa dátum odstránenia, potom sa odošlú na registráciu a na posúdenie.

Cenné listy, balíky a balíky sú zaznamenané v knihe a odovzdané na miesto určenia proti prijatiu. Pri práci v AIK „Nadzor“ sa táto kniha nevedie, tieto informácie sa zadávajú pri registrácii dokumentu v poliach RK.

Prijatie dokumentu zahŕňa v prvom rade kontrolu správnosti dodania, neporušenosti obalu a prítomnosti príloh. Ak úrad zistí, že korešpondencia prišla omylom na okresnú (mestskú) prokuratúru, pracovník úradu ju buď pošle na príslušné miesto, alebo vráti na poštu. Prednosta úradu skontroluje správne adresovanie dokumentu priloženého v obálke, počet listov a prítomnosť príloh. Ak v korešpondencii nie sú žiadne listy alebo prílohy, pracovník úradu upovedomí odosielateľa listu a pri otvorení korešpondencie vypracuje akt o absencii príloh. V osobitne ustanovených prípadoch si zamestnanci úradu pri otváraní korešpondencie prijatej mestskou (okresnou) prokuratúrou musia ponechať obálku alebo časť balíka, na ktorom sú napísané poštové údaje.

Toto sa deje v prípadoch, keď:

dátum poštovej pečiatky sa vyžaduje ako dôkaz dátumu odoslania alebo prijatia dokumentu (predvolanie, kasačné sťažnosti, protesty a vyhlásenia, vyhlásenia o pohľadávke, sťažnosti občanov);

dokument nie je datovaný;

dátum na dokumente o jeho registrácii alebo dátum jeho prípravy sa výrazne líšia od dátumu prijatia dokumentu;

adresu odosielateľa je možné nastaviť iba pomocou obálky;

v obálke nie sú samostatné dokumenty, alebo úrad zistil nesúlad medzi číslami dokumentov a číslami na obálke, v takom prípade je obálka pripojená k dokumentu a spolu s ňou vstupuje do prípadu.

Dokumenty prijaté úradom sa delia na registrované a neregistrované; na registrovaných dokumentoch je uvedená známka prijatia (v praxi ide o pečiatku s automatickým čitateľom). Na odvolaní občanov je na prednej strane prvej strany pečiatka s uvedením dátumu prijatia. Dokumenty prijaté od inštitúcií sú označené pečiatkou v pravom dolnom rohu prednej strany prvej strany. Prokuratúra môže dostať dokumenty, ktoré sa nedajú otvoriť (označené „Osobne prokurátorovi“); takáto korešpondencia je vyrazená na zadnej strane obálky. Balíky, balíky, cenné listy sa zapisujú do špeciálnej knihy na evidenciu cenných listov, balíkov, balíkov.

Predbežným preskúmaním a distribúciou dokumentov je zriadenie štrukturálna jednotka (úradný), kde (komu) sa dokument predkladá na posúdenie (vykonanie).

V procese predbežného posúdenia a distribúcie dokumentov zamestnanec úradu v prípade potreby k dokumentu, ktorý dostane prokuratúra, doplní oblečenie s predchádzajúcou korešpondenciou o tejto otázke. Ak má dokument konkrétneho adresáta (je uvedené priezvisko), názov štruktúrnej jednotky, potom sa okamžite odošle účinkujúcemu.

Spracovanie, zváženie a prenos dokumentov výkonným umelcom sa vykonáva v deň ich prijatia a urgentné dokumenty - okamžite.

Vedúci úradu, medzi ktorého povinnosti patrí predbežné preskúmanie dokumentov, získa prístup k všetkým informáciám, ktoré dostane prokuratúra. Tento zamestnanec musí byť dôveryhodný, striktne dodržiavať obchodnú etiku a zachovávať obchodné tajomstvá. Únik informácií o konkrétnom materiáli na overenie, trestný prípad, môže výrazne komplikovať priebeh overovania a vyšetrovania.

Evidencia, účtovníctvo dokladov a prípadov je záznam účtovných údajov o dokumente v predpísanej podobe, ktorý stanoví skutočnosť, že k jeho vyhotoveniu, odoslaniu alebo prijatiu došlo pridelením sériového čísla.

Evidencia a účtovníctvo žiadostí prijatých mestskou (okresnou) prokuratúrou sa vykonáva v súlade s požiadavkami pokynu o kancelárskych prácach v orgánoch a inštitúciách prokuratúry Ruskej federácie. Registrácia sa pripája právna sila dokument zaznamenávajúci skutočnosť o jeho vytvorení alebo prijatí. Najskôr podliehajú registrácii dokumenty osobitnej kontroly, ako aj pokyny vedenia prokuratúry a odvolania z osobného prijatia. Korešpondencia stiahnutá z políčka „Pre žiadosti a žiadosti“ sa eviduje všeobecne.

Korešpondencia prichádzajúca na prokuratúru sa eviduje podľa typu a obsahu dokumentu v abecednom alebo rezortnom registri.

Prichádzajúce dokumenty sú registrované iba na kartách alebo počítačoch. Registračný formulár denníka, ktorý sa používa v niektorých prípadoch, je nežiaduci z dôvodu, že má nasledujúce nevýhody:

formálna povaha pridelenia dokumentu k hrubému poradovému číslu;

zložitosť vyhľadávania, odkazov a testovacia práca,

povinná viacnásobná registrácia a neschopnosť zohľadniť pohyb dokumentu v procese posudzovania a vykonávania.

Žiadosti, sťažnosti a súvisiace dokumenty sa evidujú v abecednom zozname kariet. Abecedný preukaz je potrebné uviesť na osobe, v ktorej prípade bolo odvolanie doručené, a na referenčnej karte - na prihlasovateľovi, ak odvolanie nebolo doručené od samotnej osoby.

Materiály o odmietnutí začatia trestnej veci musia byť zaregistrované v knihe evidencie materiálov, o ktorých bolo rozhodnuté o odmietnutí začatia trestnej veci.

Evidencia rezortnej korešpondencie, t.j. dokumenty prijaté od iných prokuratúr, ako aj od inštitúcií, podnikov, organizácií o záležitostiach, ktoré nesúvisia s trestnými činmi a občianske veci, vykonávané na korešpondenčných kartách. Na prokuratúre mesta (okresu) sa korešpondenčný lístok vyplňuje v jednom vyhotovení. Na kontrolu vykonávania dokumentov sa používa kalendárna mierka korešpondenčného lístka.

Do vyriešenia dokladu sa karta uloží v kancelárii v kontrolnom súbore, po vyhotovení dokumentu zamestnanec úradu kartu vyhotoví (vyplní príslušné stĺpce), ktorá sa preusporiada do súboru vykonaných dokladov. Čas použiteľnosti karty je tri roky.

Jedným z najdôležitejších cieľov registrácie korešpondencie na prokuratúre primárneho stupňa systému prokurátora je vytvorenie databázy dokumentov. Vedúci úradu (tajomník), ktorý je poverený príslušnými právomocami, je povinný odpovedať prokurátorovi alebo inému úradníkovi v čo najkratšom čase (doslova do niekoľkých minút) na dve otázky:

Ktorý zamestnanec má konkrétny dokument, kde a v ktorej fáze práce?

V ktorých dokumentoch (objednávky, účtovné denníky, inšpekčné materiály) nájdete informácie konkrétny problém)?

Najdôležitejšou úlohou služby kancelárskej práce je vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov mestskej (okresnej) prokuratúry. Touto úlohou sa musia do registračných formulárov vložiť všetky údaje uvedené v dokumentoch.

Je vhodné a žiaduce udržiavať registračný systém, ako aj informácie a referenčná práca pomocou počítačov. Prítomnosť v mestskej (okresnej) prokuratúre automatizované systémy umožňuje výrazne rozšíriť možnosti informačných a referenčných služieb. Materiálne možnosti prokurátorov sú, bohužiaľ, obmedzené a takýchto systémov je stále málo.

Jednou z hlavných funkcií prokurátora mestskej (okresnej) prokuratúry je preskúmanie listín.

Všetka korešpondencia prijatá prokuratúrou sa po registrácii zasiela prokurátorovi. Poskytuje rýchle preskúmanie dokumentov; prináša ich účinkujúcim v deň prijatia; reálne sleduje kvalitné vyhotovenie dokumentov. Písomnosť sa oznamuje exekútorovi uznesením prokurátora, ktoré sa vyhotovuje formou uznesenia k samotnej listine. Dokumenty odoslané na schválenie sa považujú za prvé.

Pokyny na vykonanie sú postúpenie dokumentu zodpovednému exekútorovi proti prijatiu na kartu. Premiestňovanie dokumentov medzi výkonnými umelcami sa vykonáva aj proti podpisu. Exekútor dostane písomnosti v deň ich registrácie alebo nasledujúci deň podľa pokynov prokurátora. Naliehavé dokumenty sa odosielajú okamžite. Ak je dokument určený na vyhotovenie niekoľkými štruktúrnymi oddeleniami alebo osobami, urobí sa z neho kópia alebo sa vyhotoví exekučný poriadok.

Kontrolou nad vykonávaním dokumentov sa má zabezpečiť včasná a kvalitné prevedenie pokyny zaznamenané v dokumentoch. Môže to byť priebežné a užitočné. Formu kontroly volí prokurátor na základe možností konkrétnej prokuratúry. Na mestskej (okresnej) prokuratúre je dnes najbežnejšia príručka „lehota“, do ktorej ľahko zistíte, čo a do ktorého dňa by sa malo vykonať.

Priebežná kontrola je každodenná kontrola nad vyhotovovaním dokumentov pri výrobe prokuratúry. Vykonáva to okresný prokurátor, prednosta úradu a zamestnanci prokuratúry, ktorí sú poverení prácou s týmto dokumentom. Forma kontroly sa volí v súlade s možnosťami konkrétnej prokuratúry.

Najracionálnejšou kontrolou vykonávania dokumentov je kontrola pomocou výpočtovej techniky. Avšak nedostatočné materiálno-technické vybavenie bráni rozšíreniu tejto formy kontroly na prokuratúre.

Za bežnú kontrolu sú spravidla zodpovední pracovníci úradu, ktorí musia každý deň (na začiatku pracovného dňa) kontrolovať súbor termínov. K tomu sú vyňaté karty k nevyriešeným úlohám aktuálneho dňa, pracovník kancelárie určí, či budú vykonané včas. Ak dôjde k narušeniu výkonu zadania a je potrebné posunúť termín, oznamuje sa to prokurátorovi. Termín môže zmeniť iba osoba, ktorá ho nastavila predtým.

Paralelne s prúdom sa vykonáva preventívna kontrola. Preventívna kontrola je kontrola vykonávaná na kartách s cieľom identifikovať dokumenty, ktorých platnosť vyprší po troch dňoch. Má na starosti povinnosti vedúceho úradu, ktorý kontroluje termíny vyhotovenia dokumentu, podáva správy prokurátorovi alebo jeho zástupcovi a upozorňuje konkrétnych exekútorov. Denná kontrola učí všetkých zamestnancov, že vykonávanie akejkoľvek úlohy bude nevyhnutne monitorované včas. Po vybratí dokumentu z ovládacieho prvku sa karty znovu usporiadajú do abecedného alebo rezortného indexu kariet.

Lehoty na vyhotovenie dokumentov sa počítajú v kalendárnych dňoch odo dňa podpísania (schválenia) dokumentu. Ak boli dokumenty prijaté od iných organizácií, podmienky ich vykonania sa počítajú odo dňa ich prijatia prokuratúrou. Lehoty na vyhotovenie listín určuje okresný prokurátor na základe lehoty stanovenej organizáciou, ktorá listinu zaslala, alebo termínov stanovených zákonom. Konečný dátum popravy je uvedený v texte dokumentu alebo v uznesení prokurátora.

Dokument sa považuje za vykonaný a vyňatý spod kontroly po splnení úloh, požiadaviek, sprostredkovaní výsledkov zainteresovaným organizáciám a osobám alebo po inom zdokumentovanom potvrdení vykonania. Na dokumente a v registračných formulároch je uvedená exekučná značka, podpis zodpovedného exekútora a dátum.

Zhotoviteľ je osobne zodpovedný za úplnosť a presnosť informácií použitých pri príprave dokumentu.

Vykonanie dokumentu umožňuje:

zhromažďovanie a spracovanie potrebných informácií;

príprava návrhu dokumentu, jeho vyhotovenie;

dohoda, predloženie na podpis (schválenie) okresnému prokurátorovi;

príprava na preposlanie adresátovi.

Okrem zodpovedného exekútora sú za včasnú a kvalitnú analýzu informácií a poskytnutie potrebných materiálov (návrhy dokumentov, osvedčení, informácií atď.) Zodpovednému exekútorovi zodpovední aj všetci ostatní exekútori v časovom rámci stanovenom ho. Ak je vyhotovením dokumentu poverený niekoľko exekútorov, potom sa dokument odovzdá zodpovednému exekútorovi. Musí zabezpečiť odstránenie kópií odvolania, ich postúpenie spoluvykonateľom, vypracovanie odpovede v stanovenej lehote. Všetci zamestnanci uvedení v uznesení sú rovnako zodpovední za kvalitnú a včasnú prípravu dokumentu.

Po vykonaní dokumentu sa na zadnej strane karty urobí poznámka, ktorá označuje, ako bol problém vyriešený, za akým číslom a kedy bol dokument odoslaný. Dokument sa považuje za vykonaný, keď sa úlohy stanovené v dokumente alebo určené v rozlíšení úplne dokončia. Ak sa v priebehu riešenia problému dokument preniesol z jedného umelca do druhého, zaznamená sa to na zadnú stranu karty.

Vykonané písomnosti sa odovzdávajú zamestnancom úradu vo forme vybranej na podanie a odoslanie, s vyznačením exekúcie prokurátora v deň podpísania dokumentu. Poznámky prokurátorov k výkonu trestu musia byť podpísané a datované. Nie je dovolené ukladať dokumenty bez náležitých známok prokurátora. Ak rozdiel medzi dátumom podpísania dokumentu a dátumom prevodu na úrad presiahne deň, alebo dôjde k inému porušeniu požiadaviek pokynu, pracovníci úradu vrátia dokumenty kontraktorovi na revíziu. V prípade potreby je o tejto skutočnosti upovedomený prokurátor.

Pri preberaní dokumentu na odoslanie musí zamestnanec úradu skontrolovať správnosť jeho vyhotovenia: prítomnosť podpisu, dátumu, titulu, správnej adresy, prítomnosť všetkých strán a príloh v dokumente.

Tieto dizajnové prvky sa vyžadujú pri odosielaní dokumentu poštou aj faxom. Dokumenty vykonané v rozpore s požiadavkami pokynu sa vrátia dodávateľovi na revíziu.

Administratívny pracovník, ktorý prijal dokument na odoslanie, si urobí poznámku na druhú kópiu. Spravidla ide o podpis zamestnanca kancelárie a dátum. Iba v prípade, že je takáto známka k dispozícii, možno dokument vložiť do dozorného konania alebo dohľadového konania. Ak takáto známka počas vyšetrovania neexistuje, potom súdne preskúmanie samotná skutočnosť odoslania dokumentu môže byť sporná.

Dokumenty adresované organizáciám v tomto rámci vyrovnanie, je vhodné poslať kuriérom proti prijatiu v knihe dokumentov.

Po vykonaní sú dokumenty uložené a potom zoskupené v rámci dozorného konania. Správne zostavenie prípadov prispieva k rýchlemu hľadaniu požadované dokumenty, zaisťuje ich bezpečnosť, nastoľuje poriadok v organizácii kancelárskych prác.

Pri zasielaní sťažností a odvolaní na riešenie do iných kontrolovaných inštancií začnú zamestnanci úradu dozorné konania. Niekedy sa u tých istých osôb alebo v súvislosti s rovnakou otázkou na prokuratúre začne niekoľko dozorných konaní, ktoré sa musia spojiť do jedného, \u200b\u200bktorému sa pridelí niekoľko konaní, ktoré sa začali skôr ako iné. V dozorných konaniach sú dokumenty zoskupené do niekoľkých rokov, to znamená v čase, keď prebieha korešpondencia o prípade. Na mestskej (okresnej) prokuratúre sa evidencia dozorných konaní vykonáva podľa registra dozorných konaní o sťažnostiach, trestných a občianskych veciach, osobitných. správy.

Na prokuratúre má mimoriadny význam organizácia registrácie a účtovníctva trestných a občianskych vecí, inšpekčné materiály a ich bezpečnosť. Tieto písomnosti požadované prokurátorom v súvislosti s riešením odvolaní a sťažností, rozhodnutím vo veci podania protestu alebo prezentácie v poradí dohľadu, ako aj v trestných veciach prijatých na schválenie obžaloby, sú zaznamenané v knihy a potom sa zaregistrujú v abecednom zozname kariet a potom sa prevedú výkonným umelcom proti podpisu v knihe záznamov prípadov spolu s vybranými dozornými konaniami. V prípadoch vyžadovaných dohľadom sa dotazy zasielajú podľa počtu dozorných konaní a na účely štúdia alebo generalizácie - podľa počtu prípadov podľa nomenklatúry. Ak sa na základe výsledkov štúdie zruší predtým vydané rozhodnutie o prípade, materiály sa zaregistrujú v abecednom indexe kariet v stanovený poriadok a začali sa nad nimi dozorné konania. Trestné veci prijaté od iných orgánov sú evidované v abecednom zozname kariet a zaznamenávané v samostatnej knihe na registráciu vyšetrovacích prípadov. Podkladom pre registráciu a účtovníctvo je kópia rozhodnutia o začatí trestného konania, prijatá na výrobu. Od okamihu, keď mestská (okresná) prokuratúra dostane rozhodnutie o začatí trestnej veci, sú proti nej začaté dozorné konania. Ďalšia korešpondencia v tomto prípade sa vedie pod číslom dozorného konania.

Všetci zamestnanci prokuratúry, ktorí sú zodpovední za kancelársku prácu, sú osobne zodpovední za bezpečnosť dokumentov a trestných vecí. Dokumenty sa uchovávajú v osobných trezoroch prevádzkových zamestnancov alebo v osobitne určených priestoroch kancelárie, archívu a musia byť zalepené osobnými pečaťami. V prípade úniku informácií, straty trestných vecí, dokumentov, hlavičkových papierov, pečiatok, pečiatok je povinné úradné vyšetrovanie, v dôsledku ktorého sú voči páchateľom prijaté disciplinárne opatrenia alebo iné opatrenia, a to až do začatia trestnej veci .

Trestné veci uchovávajú operatívni zamestnanci prokuratúry v trezore, čím je zaistená ich úplná bezpečnosť a ochrana pred vonkajšími vplyvmi. Aby sa zabránilo strate, je prísne zakázané prenášať puzdro bez dokumentovanie aj na krátky čas. Odber dokumentov z trvalých ukladacích spisov (trestné veci, dozorné konania) je povolený vo výnimočných prípadoch iba so súhlasom mestského (okresného) prokurátora, s povinným odchodom v prípade overenej kópie dokumentu alebo zákona o dôvody vydania originálu. Prevod dokumentu alebo jeho kópie tretím stranám je povolený aj so súhlasom prokurátora. V prípade, že zamestnanec prokuratúry odchádza na služobnú cestu, odchádza na dovolenku, odchádza alebo sa pohybuje v službe, odovzdajú sa všetky doklady, ktoré má v držbe, inému zamestnancovi na pokyn prokurátora.

Stáž sa začala v kancelárii prokuratúry, kde som triedil archív, vybavoval prípady, študoval rôzne formy písomností, vybavoval korešpondenciu a pomáhal vykonávať ďalšie funkcie, ktoré sú s úradom spojené.

Postup pri posudzovaní a vykonávaní písomností na prokuratúre

Dokumenty sa predkladajú na posúdenie a vykonanie najneskôr nasledujúci deň po ich prijatí, ak sú prijaté v piatok popoludní - najneskôr v pondelok. Naliehavé dokumenty sa vykonajú okamžite. Príkazy, pokyny, preskúmania a ďalšie dokumenty sa predkladajú na preskúmanie na pokyn vedúceho prokuratúry alebo štruktúrneho útvaru. Osoby, ktoré si dokument prečítali, sa na ňom podpíšu na samostatnej stránke s uvedením dátumu a priezviska atď.

Prenos dokumentov vo všetkých fázach pasáže (na zváženie, poprava od jedného výkonného umelca k druhému, z jedného oddelenia na druhé) sa uskutočňuje iba prostredníctvom zamestnancov úradu podľa uznesenia vedenia.

Produkcia pozorovania sa prevedie do iného pododdelenia na dočasné použitie po prijatí na pohybovú kartu produkcie pozorovania. Prenos dozorných konaní na trvalé použitie, ako aj sťažností, prípadov a listov o sťažnostiach a prípadoch sa vykonáva prostredníctvom abecedného indexu kariet so značkou v účtovných knihách, kedy a komu boli dokumenty prevedené; dokumenty, ktoré sa netýkajú korešpondencie o sťažnostiach a prípadoch - prostredníctvom registra korešpondenčných kariet.

Sťažnosti a vyhlásenia je možné prenášať z jedného oddelenia do druhého po dohode s vedúcimi štrukturálnych odborov av sporných prípadoch - v súlade s pokynmi šéfa prokuratúry, ktorý uznesenie vydal predtým.

Príjem a primárne spracovanie prichádzajúcej korešpondencie.

Príjem a prvotné spracovanie došlých dokladov sa vykonáva na vyššej prokuratúre, kartovom spise alebo osobitne určenom zamestnancovi úradu, v okresnej, mestskej a obdobnej prokuratúre - prednostovi úradu, vyššiemu inšpektorovi alebo inšpektorovi.

Korešpondencia je rozdelená do:

• - sťažnosti, listy, vyhlásenia, telegramy občanov;
• - dokumenty týkajúce sa korešpondencie o sťažnostiach a prípadoch;
• - trestné a občianske veci;
• - ďalšie dokumenty.

Zároveň sa vyberú dokumenty, ktoré nepodliehajú registrácii. Najviac je daných vedúcich vyšších prokuratúr dôležité dokumentyktoré si vyžadujú ich riešenie.

Anonymné žiadosti nie sú zaregistrované. Ak obsahujú správy o trestnom čine alebo o osobách, ktoré ich spáchali, odošlú sa orgánom vykonávajúcim operatívno-pátracie činnosti.

Sťažnosti a iné doklady, ktoré dostanú zamestnanci prokuratúry pri osobnom prijatí občanov alebo pri cestovaní na iné prokuratúry, podniky a inštitúcie, predkladajú na registráciu predpísaným spôsobom najneskôr nasledujúci deň s poznámkou o čase a miesto prijatia dokumentu.

Zamestnanci kartotéky majú zakázané prijímať sťažnosti, listy, vyjadrenia a iné dokumenty priamo od občanov. Žiadateľ môže sťažnosti vložiť do políčka „Za sťažnosti a vyjadrenia“, ktoré musí byť na každej prokuratúre a na mieste prístupnom pre občanov.

Odvolania občanov prijímajú prevádzkový personál aj na osobnej recepcii.

Sťažnosti sú každý deň vyberané z krabice a prenášané na oddelenie, ktoré sa nimi zaoberá predbežné preskúmanie tieto dokumenty. Zároveň zdôrazňujú a zdôrazňujú údaje potrebné na registráciu (priezvisko, meno, priezvisko; rok narodenia; kedy, podľa akého súdu bol prípad posudzovaný; na základe akých článkov bol odsúdený, postavený na inú zodpovednosť; adresa žiadateľa a text žiadosti; v pravom hornom rohu prvej sú stránky označené prvými písmenami mien osôb, ktorým by sa mali abecedné lístky zapisovať, cez zlomok - osoby, na ktoré sa vydávajú sa expedičné preukazy a ak je veta, je označená značka „pozri vetu“.

Evidencia dokumentov.

Dokumenty sa zaregistrujú raz: prichádzajúce - v deň prijatia, odchádzajúce a interné - v deň podpísania. Registrujú sa dokumenty, ktoré si vyžadujú vykonanie, sťažnosti občanov.

Interné dokumenty (objednávky, pokyny, pokyny, priradenia atď.) Sa registrujú podľa rovnakých pravidiel ako prichádzajúce dokumenty. Na týchto dokumentoch zapísali index štruktúrnej jednotky a číslo prípadu podľa nomenklatúry, v ktorej sú zoskupené.

Dokumenty sú evidované na kartách. Odchádzajúce dokumenty nepodliehajú dodatočná registrácia... Registrácia dokumentov do denníkov nie je povolená.

Počas registrácie sťažností je pre osobu, voči ktorej je sťažnosť podaná, vypísaný abecedný lístok. Odosielacia karta - žiadateľovi, ak bola sťažnosť prijatá od inej osoby.

Pri registrácii sťažností, pre ktoré sa nezačalo konanie v oblasti dohľadu, ako aj sťažností, ku ktorým sú pripojené kópie rozsudku, rozhodnutia, rozsudku, rozhodnutia súdu; závery (osvedčenia, definície) o kontrole prípadov; rozhodnutia o začatí prípadu alebo jeho prijatí na predloženie, o predĺženie doby vyšetrovania, dozorných konaní a ďalších dokumentov o prípadoch - abecedné lístky sa zapisujú ku všetkým osobám uvedeným v týchto dokumentoch (obvinení, odsúdení, oslobodení spod obžaloby, žalobcovia, obžalovaní atď. ). Na nich sa okrem abecedných preukazov vydávajú aj osvedčenia.

Po rozhodnutí o sťažnosti zamestnanec kancelárie stavebného podniku na zadnej strane osvedčenia uvedie číslo zavedeného dozorného konania alebo ak sa nezačalo, dátum, číslo a komu sa sťažnosť týka. bolo zaslané, ako aj meno exekútora, ktorý o sťažnosti rozhodol, a vráti osvedčenie do abecedného indexu karty, kde sa tieto údaje prenesú do abecednej karty a pomoc sa zničí.

Registrácia a účtovníctvo pozorovacích odvetví.

Registrácia pozorovacích priemyselných odvetví sa vykonáva v každej štrukturálnej jednotke v registri pozorovacích priemyselných odvetví.

Korešpondencia o sťažnostiach prijatých na konanie sa vykonáva podľa počtu dozornej produkcie, ktorá sa skladá z indexu štruktúrnej jednotky, poradového čísla registra dozorných konaní a posledných dvoch číslic roku, kedy bola sťažnosť podaná. prijatá na výrobu.

Dozorná výroba sa prevádza na prevádzkový personál so značkou na registračnej karte pohybu pozorovacej výroby, akým dátumom, s akým dokumentom (prípadom) a komu bola prevedená. Tieto karty uchováva inšpektor podľa sériových čísel.

Sťažnosti zaslané na zváženie podriadeným prokuratúram a iným orgánom bez kontroly, dozorné konania sa nezačínajú. Krycie písmená pre ne sa posielajú pod číslom konštrukčnej jednotky s písmenom „R“. Kópie sprievodných listov sa do súboru ukladajú v chronologickom poradí. V jednom sprievodnom liste nie je dovolené posielať prípady a dokumenty, ktoré spolu nesúvisia.

Evidencia a účtovníctvo trestných a občianskych vecí požadované dohľadom.

Trestné a občianske veci sa požadujú, keď rozhodnutia o nich nadobudnú právoplatnosť, iba v súvislosti s odvolaním osôb, ktoré sa zúčastnili na prerokovaní prípadu, vedúcich podnikov a organizácií, ktoré sú stranami sporu, prokurátorov na vysokej úrovni alebo ak sa rozhodnutia týkajú štátnych záujmov. Žiadosť podpisuje vedúci prokuratúry alebo v jeho mene vedúci štruktúrneho útvaru.

Trestné, rozhodcovské a občianske veci, ktoré sa kontrolujú v poradí dohľadu, ako aj prípady predložené podriadenými prokurátormi a tými, ktorí prišli obžalobu schváliť, sú evidované v abecednom zozname a sú zaznamenané v knihách osobitne pre každú časť.

Prípady, ktoré sú potrebné na zhrnutie súdnej a prokurátorskej praxe, sa nezaznamenávajú do indexu abecedných kariet, ale počítajú sa iba do kníh označených ako „Na štúdium“; vizuálne konania o týchto prípadoch sa nezačajú.

Posudzovanie a vykonávanie dokumentov.

Vedúci prokuratúry alebo štruktúrneho útvaru musí dokument posúdiť najneskôr nasledujúci deň odo dňa registrácie a to urgentné - okamžite a dať uznesenie, ktoré musí mať jasné a komplexné uznesenie o postupe, povahe, termíne na popravu, nutnosť kultivácie prípadu, iných materiálov alebo návšteva miesta a dr.

Na dokumente by malo byť iba jedno rozlíšenie. Iné uznesenie, ktoré by nemalo duplikovať predchádzajúce, je povolené, iba ak určuje poradie exekúcie alebo určuje exekútorov. Prechod dokumentu s uznesením od času jeho uloženia vedúcim k priamemu exekútorovi by nemal presiahnuť jeden deň. Uznesenie je napísané na mieste bez textu a ak sa má dokument vrátiť, tak na samostatný hárok.

Ak je výkon sťažnosti alebo iného dokumentu zverený viacerým odborom alebo úradníkom, potom sa táto sťažnosť alebo dokument postúpi najskôr priamemu exekútorovi uvedenému v uznesení. Zodpovedá za vykonanie a organizuje overenie sťažnosti alebo overenie s dokumentom v plnom rozsahu, v prípade potreby vyhotoví kópie alebo urobí výbery a prenosy vedúcemu príslušného oddelenia. Spoločne s ostatnými oddeleniami pripravujú oddelenia jednu objednávku, odpoveď na uchádzača alebo úradníka.

Zodpovednosť za kvalitnú a včasnú prípravu podkladov nesú rovnako všetci úradníci uvedení v uznesení vedúceho prokuratúry alebo štruktúrneho útvaru.

Lehota na vybavenie dokumentov a sťažností sa počíta odo dňa, keď ich dostane prokuratúra, a dokumentov, ktoré si vyžadujú preklad, od dátumu ich prekladu.

Ak koniec lehoty exekúcie pripadne na nepracovný čas, potom je posledný deň lehoty prvým pracovným dňom po ňom. Výkonný umelec je zodpovedný za výkony po zásluhách a v pevný čas... Pred predložením pripravených dokumentov na podpis exekútor skontroluje ich text, správnosť vykonania, dostupnosť požadované víza a overovacie materiály sú priložené.

Okresná prokuratúra okresu Neverkinskij je súčasťou systému prokuratúry Ruskej federácie a je podriadená priamo prokuratúre v regióne Penza.

Úlohou okresnej prokuratúry je ustanoviť, udržiavať a posilňovať právny štát, ako aj vytvárať právny mechanizmus zabezpečovanie a dodržiavanie práv, slobôd a záujmov jednotlivca, spoločnosti a štátu.

Kancelárske práce na okresnej prokuratúre rieši úrad, ktorý je samostatným štrukturálnym útvarom a je podriadený priamo okresnému prokurátorovi.
Hlavné úlohy úradu prokuratúry uvedené v nariadení sú:

• zlepšenie systému kancelárskej práce na prokuratúre;
• príprava a vykonávanie dokumentov v súlade s platnými normami a pravidlami;
• optimalizácia systému správy dokumentov na prokuratúre;
• kontrola priebehu a vybavovania písomností na prokuratúre;
• účasť v rámci svojich právomocí na príprave a vykonávaní rozhodnutí manažmentu;
• zvýšenie úrovne odbornej prípravy prokurátorov v oblasti kancelárskych prác.

Hlavné funkcie prokuratúry:

• dokumentačná podpora činnosti prokuratúry;
• včasné spracovanie prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie, jej doručenie na miesto určenia; kontrola načasovania vykonávania dokumentov a ich správneho vykonávania;
• evidencia, účtovníctvo, ukladanie a prenos dokumentov o súčasnej kancelárskej práci vrátane príkazov a príkazov manažmentu príslušným úradníkom, formovanie prípadov a ich ukladanie;
• vykonávanie pokynov a iné regulačné dokumenty o výkone kancelárskych prác na prokuratúre;
• metodické riadenie organizácie kancelárskych prác na oddeleniach, kontrola správneho formovania, ukladania a včasného doručovania prípadov do archívu, príprava osvedčení o dodržiavaní lehôt na vyhotovenie písomností; tlač a reprodukcia úradných dokumentov.

Práca s dokumentmi na prokuratúre sa vykonáva v súlade s „ Pokyny na prácu v kancelárii na prokuratúre Ruskej federácie a ich inštitúcie “ (schválené uznesením generálneho prokurátora Ruskej federácie
z 5. júna 2008 č. 107). Ustanovenia pokynu týkajúceho sa pravidiel pre vykonávanie dokumentov zodpovedajú GOST R 6.30-2003. Medzi organizačnými administratívne dokumenty, na dizajn ktorých sa pokyny vzťahujú, na rozdiel od tradičných typov, sú uvedené správa, záver, memorandum, prezentácia, protest, súhrn a osobitná správa. Sú definované v pokynoch takto:

• správa - dokument obsahujúci vyhlásenie o určitých bodoch, záveroch, návrhoch a určený na ústne čítanie;
• záver - dokument obsahujúci stanovisko inštitúcie, komisie, špecialistu na konkrétny dokument alebo vydanie;
• poznámka - stručná inštruktáž k akejkoľvek otázke;
• prezentácia - akt prokurátora, predložený štátnym orgánom, verejné organizácie a úradníci, ktorí obsahujú vyhlásenie a analýzu skutočností, ktoré slúžili ako základ pre predkladanie návrhov, ako aj návrhy na odstránenie porušenia zákona, podmienok, ktoré vedú k nim a sú predmetom preskúmania v lehote stanovenej zákonom;
• protest - čin prokurátora v reakcii na právny úkon štátneho orgánu alebo úradníka, ktorý je v rozpore so zákonom, obsahujúci odôvodnenú požiadavku na zrušenie nezákonného právny úkon alebo uvedenie do súladu so zákonom;
• súhrn - dokument obsahujúci všeobecné informácie o jednom čísle (súhrn návrhov, pripomienok, nezhôd, pracovných postupov atď.);
• osobitná správa - dokument obsahujúci informácie o jednotlivých incidentoch, výsledkoch vyšetrovania určitých kategórií prípadov, identifikácii významné porušenia zákony zasielané vyšším orgánom.

Správa, záver, poznámka a súhrn sa vypracúvajú podľa pravidiel pre vypracovanie poznámky. Prezentácia, protest a osobitná správa sa vypracúvajú podľa pravidiel pre vyhotovenie listu. Zamestnanci kancelárie okresnej prokuratúry prijímajú všetky súdne spory a korešpondenciu prijatú poštou a doručenú (doručenú) priamo prokuratúre.

Prijaté dokumenty sa potom rozdelia na registrované a neregistrované. Registrované osoby sú opatrené pečiatkou. Ukážka vzorky je na obr. jeden.

Cenné listy, zásielky a zásielky prichádzajúce na prokuratúru sú zaznamenané v Knihe záznamov cenných listov, balíkov, balíkov a sú odovzdané na miesto určenia proti prijatiu.

Potom sa ustanoví úradník, ktorému by sa dokument mal predložiť na posúdenie alebo na vykonanie (sú uložené v osobitných priečinkoch). Zamestnanec úradu v prípade potreby k prijatému dokumentu priloží oblečenie s predchádzajúcou korešpondenciou o tomto vydaní.

Spracovanie, zváženie a prenos dokumentov výkonným umelcom sa vykonáva v deň ich prijatia a urgentné dokumenty - okamžite.
Osoba, ktorá predbežne zváži dokumenty, na základe svojich povinností získa prístup k všetkým dokumentom, ktoré dostala prokuratúra. Tento zamestnanec musí byť dôveryhodný, striktne dodržiavať obchodnú etiku a zachovávať obchodné tajomstvá. Únik informácií o konkrétnom materiáli na overovanie, trestný prípad, môže výrazne komplikovať priebeh overovania a vyšetrovania.

Prenos dokumentu zodpovednému exekútorovi sa vykonáva na základe potvrdenia o prijatí do karty. Premiestňovanie dokumentov medzi výkonnými umelcami sa vykonáva aj proti podpisu. Exekútor dostane písomnosti v deň ich registrácie alebo nasledujúci deň podľa pokynov prokurátora. Ak je dokument určený na vykonanie viacerými osobami, urobí sa z neho kópia a vyhotoví sa poradie exekúcie.

Kontrolu nad vykonaním pokynov zaznamenaných v dokumentoch vykonáva vedúci úradu alebo osoby určené prokurátorom. Na okresnej prokuratúre sa používa ručný spisový termín, pomocou ktorého ľahko zistíte, čo a v ktorý deň by sa malo vykonať.

Zamestnanec úradu na začiatku pracovného dňa skontroluje termínovú zložku, vyberú sa karty za nevybavené úlohy aktuálneho dňa a objasní sa, či budú splnené včas. Ak dôjde k narušeniu výkonu zadania a je potrebné posunúť termín, oznamuje sa to prokurátorovi. Termín exekúcie môže zmeniť iba prokurátor, ktorý ho ustanovil.

Rovnako ako aj riadenie prúdu prebieha preventívna kontrola. Karty sa na tento účel používajú na identifikáciu dokumentov, ktorých platnosť má vypršať o tri dni, a sú na to upozornení konkrétni umelci. Denná kontrola učí všetkých zamestnancov zabezpečiť, aby sa každá úloha splnila v danom časovom rámci. Po vybratí dokumentu z ovládacieho prvku sa karty prenesú do abecedného zoznamu kariet.

Lehoty na vyhotovenie písomností sa počítajú v kalendárnych dňoch odo dňa ich prijatia prokuratúrou. Lehoty na vyhotovenie písomností určuje okresný prokurátor na základe časového obdobia ustanoveného organizáciou, ktorá listinu zaslala, alebo časového rámca ustanoveného zákonom. Konečný dátum popravy je uvedený v texte dokumentu alebo v uznesení prokurátora.

Zoznam podmienok vykonávania niektorých písomností prijatých okresnou prokuratúrou:

• návrhy, žiadosti a sťažnosti občanov, ktoré si nevyžadujú ďalšie štúdium a overovanie, vrátane tých, ku ktorým je potrebné poskytnúť vysvetlenie - do pätnástich dní;
• vyžadujúce ďalšie štúdium a overenie - až na jeden mesiac;
• sťažnosti opravárov a členov ich rodín - až sedem dní; vyžadujúce overenie - až pätnásť dní;
• sťažnosti na konanie vyšetrovacieho orgánu alebo vyšetrovateľa v súvislosti s konaním predbežné vyšetrovanie - do troch dní;
• samostatné požiadavky na vykonávanie vyšetrovacích alebo pátracích akcií - až desať dní;
• vyšetrovacie listy od vyšších prokuratúr - do troch dní;
• na žiadosť poslancov, ak je to potrebné skontrolovať alebo ďalej preštudovať, je informácia poskytnutá do troch dní od prijatia odvolania a potom je poslancom predložená konečná odpoveď Štátna duma a členom rady federácie - najneskôr do dvadsiatich dní;
• rozhodnutia kolégia, rozhodnutia operatívnych stretnutí s vedúcim prokuratúry, štruktúrnym útvarom - sa vykonávajú podľa termínu v nich uvedeného, \u200b\u200bako aj v prípadoch prijímania žiadostí prijatých pod kontrolu úradníci vládne agentúry výkon a správa, - bezodkladne alebo najneskôr do stanoveného konkrétneho obdobia.

Ak z objektívnych dôvodov exekútor nezapadne do pridelenej lehoty na riešenie prípadného odvolania, potom lehotu predlžuje okresný prokurátor s povinným oznámením žiadateľov, ako aj orgánu alebo osoby, ktorá odvolanie zaslala, o dôvodoch omeškania a povahe prijatých opatrení. Exekútor musí podať žiadosť o predĺženie lehoty s oznámením prokurátorovi s uvedením dôvodov nemožnosti včasného riešenia odvolania.

Po dokončení úloh sa dokument považuje za vykonaný a odstránený z kontroly. Vykonané dokumenty sa ukladajú do spisu.
Poznámky prokurátorov o poprave sú bezpodmienečne podpísané a datované. Nie je dovolené ukladať dokumenty bez náležitých známok prokurátora.

Zamestnanec úradu, ktorý prijal dokument na odoslanie, to zaznamená na svojom druhom vyhotovení. Spravidla je to podpis zamestnanca kancelárie a dátum. Iba za prítomnosti takejto známky môže byť tento dokument umiestnený v dozornom konaní, v trestnom konaní. Ak takáto známka nie je, potom počas vyšetrovania a potom pred súdom môže byť spochybnená samotná skutočnosť zaslania dokumentu.

Dokumenty adresované organizáciám nachádzajúcim sa v danej lokalite odovzdáva kuriér oproti prijatiu do registra dokumentov zaslaných kuriérom. Tvar knihy je znázornený na obr. 2. Doporučené listy, balíky a balíky sa odovzdávajú pošte podľa inventára, na ktorom sú uvedené čísla dokladov, dátum odoslania, adresy a druh odoslania.

V rámci svojej činnosti prokuratúra vytvára mnoho rôznych dokumentov na riešenie svojich vnútorných problémov.
Interné dokumenty zvyčajne vo fáze ich prípravy a vykonania majú postup pri odovzdávaní odchádzajúcich dokumentov a vo fáze vykonávania (používania) prichádzajúcich dokumentov.

Po príprave sú návrhy administratívnych dokumentov zasielané na úrad, ktorý sleduje správnosť ich vyhotovenia. Dokument pripravený na tlač by mal umelec čitateľne napísať na štandardné listy papiera.
Rukopisy odoslané na tlač, ako aj prílohy, poznámky pod čiarou, zmeny a doplnenia musia byť napísané na jednej strane hárku v súlade s pravidlami pravopisu a interpunkcie modrým, fialovým alebo čiernym atramentom. Osobitná pozornosť sa venuje správnemu a jasnému pravopisu priezvisk, osobitných výrazov, názvov oddelení a organizácií, zemepisných názvov.

Neopatrné a nečitateľné koncepty nebudú do tlače prijaté. V ľavom hornom rohu rukopisu je uvedený počet výtlačkov, priezvisko a telefónne číslo výkonného umelca, dátum zaslania na oddelenie prípravy dokumentov a počet korešpondencie.

Dokumenty sa vyhotovujú v poradí podľa ich prijatia. Najskôr sa vytlačia dokumenty osobitnej kontroly adresované hlavám orgánov štátna moc a riadenie, príkazy, pokyny, pokyny, materiály o koordinačných stretnutiach, rokovaniach kolégií a jednotlivé dokumenty v mene vedenia prokuratúry alebo vyšetrovacieho orgánu.

Všetky dokumenty musia byť vytlačené zreteľne, bez chýb, s umiestnením a dizajnom textu v súlade s normou GOST R 6.30-2003, pri dodržaní pravidiel pre písanie jednotlivých mien, slov a fráz, dátumov, čísel, jednotiek merania atď.
Vykonané dokumenty sa predložia na podpis okresnému prokurátorovi a potom sa zaevidujú.

Registrácia sleduje ciele účtovníctva dokumentov, kontroly nad ich vyhotovením a referenčných prác na dokumentoch. V prvom rade sa evidujú dokumenty osobitnej kontroly, pokyny vedenia prokuratúry a odvolania z osobného prijatia.

Dokumenty sa registrujú raz: prichádzajúce - v deň prijatia, interné a odchádzajúce - v deň podpisu.
Odvolania na okresnú prokuratúru, sťažnosti a súvisiace dokumenty sa evidujú v abecednom zozname kartičiek. Príklad abecednej karty je znázornený na obrázku 3.

Abecedné karty sa zapisujú do všetkých osôb uvedených v dokumentoch (obvinení, odsúdení, oslobodení spod obžaloby, žalobcovia, obžalovaní atď.) Pri registrácii počiatočných odvolaní, ako aj odvolaní, ktorých kópie rozsudku, rozhodnutia, rozhodnutia, súdneho príkazu, záverov ( osvedčenia, rozhodnutia) o overovaní prípadov, rozhodnutia o začatí prípadov alebo o prijatí do konania, o predĺžení vyšetrovacej lehoty, dozorné (pozorovacie, kontrolné) konania a ďalšie dokumenty o prípadoch.

Obrázok: 3 Predná a zadná strana abecednej karty

Pri registrácii prípadov, dokumentov (osobitných správ atď.) Alebo sťažností, ku ktorým sú pripojené rozsudky, rozhodnutia atď., Je možné vložiť abecedný lístok iba pre hlavnú osobu (od ktorej bola sťažnosť prijatá alebo proti ktorej bola sťažnosť podaná). a všetci ostatní (obvinení) - referenčné karty. Príklad referenčnej karty je znázornený na obr. 4.

Obrázok: 4 Referenčná karta

Následné sťažnosti a dokumenty týkajúce sa tej istej osoby alebo vydania sú zaznamenané na zadnej strane existujúcej abecednej karty s uvedením, kedy a od koho bol dokument prijatý, kam a na aké číslo bol odoslaný, prevedený. K sťažnosti je pripojený počet dozorných (dozorných, kontrolných) konaní, ako aj jednotka administratívno-územného členenia (republika, územie, kraj atď.).

Pre dozorné konania (n / a), ktoré sa začali pri žiadostiach prijatých na povolenie tejto prokuratúry, sa vkladajú karty s dopravnými záznamami. Karta sa zaznamenáva v poradí, v akom boli doručené, s uvedením mena žiadateľa a dátumu prevodu. Po prijatí rozhodnutia sa urobí poznámka o počte produkcie dohľadu (pozorovania). Príklad karty účtovníctva prevádzky N / A je znázornený na obr. päť.

Trestné a iné prípady, materiály z inšpekcií a úradných vyšetrovaní, požadované v súvislosti s riešením odvolaní, rozhodnutie o otázke odvolania proti rozhodnutiam súdu, sú zaznamenané v Knihách na evidenciu prijímania a prechodu trestných a iných prípadov, materiálov inšpekcií požadovaných v súvislosti s riešením žiadostí (registrácia trestných vecí, preštudované v poradí procesnej kontroly) a sú evidované v abecednom zozname kariet. Tvar knihy je znázornený na obr. 6.

Kópie rozhodnutí o začatí trestného konania a materiály

získané od vyšetrovacích orgánov alebo vyšetrovacích orgánov sa zohľadňujú v knihách, z ktorých jedna je uvedená na obr. 7.

Obrázok: 7 Forma knihy záznamov o kópiách rozhodnutí o začatí trestného konania a materiály k nim prijaté od vyšetrovacích orgánov

V samostatných knihách sa zohľadňujú kópie rozhodnutí a materiály o odmietnutí začať trestné stíhanie.

Hlásenia o trestných činoch, ktoré prokuratúra dostala poštou alebo inými komunikačnými prostriedkami, sú zaznamenané v ich knihe. Ďalej sú okamžite odovzdané orgánu, ktorý je oprávnený ich posudzovať v súlade s trestným poriadkom Ruskej federácie. Začaté a prijaté trestné stíhania, vrátane prípadov prijatých od iných orgánov a prijatých vyšetrovacie orgány Vyšetrovací výbor do ich výroby, sú evidované v abecednom indexe kariet a zaznamenané v knihách na registráciu trestných vecí.

Evidencia rezortnej korešpondencie, to znamená dokumentov prijatých od prokurátorov, inštitúcií, podnikov, organizácií v záležitostiach, ktoré nesúvisia s trestnými a občianskymi vecami, sa vykonáva na korešpondenčných lístkoch. Korešpondenčný lístok je vyplnený v jednom vyhotovení. Na kontrolu vykonávania dokumentov sa používa kalendárna mierka korešpondenčného lístka. Obrázok 8 zobrazuje prednú stranu zodpovedajúcej karty a obrázok 9 - zadná strana.

Obrázok: 9 Zadná strana korešpondenčnej karty

Kartu až do vyhotovenia dokumentu uchováva pracovník úradu v kontrolnom spise. Po vyhotovení dokumentu zamestnancom úradu sa vyplnia príslušné stĺpce karty a tá sa preskupí do kartového indexu vykonaných dokumentov. Karty v indexoch kariet sú rozdelené medzi korešpondentov. Pracujeme na kartotékach pre súčasný a minulý rok. Všeobecný termín skladovanie kariet - tri roky.

Jedným z hlavných účelov registrácie je vytvorenie databázy dokumentov. Zamestnanci prokuratúry na základe tejto databanky sú povinní odpovedať na dva typy otázok v priebehu niekoľkých minút:

• kto, kde, v ktorej etape práce je akýkoľvek dokument;
• v ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnom vydaní.

Hlavnou úlohou kancelárie je vlastníctvo celého súboru informačných a dokumentačných zdrojov. Na splnenie tejto úlohy sa všetky údaje o dokumentoch zaznamenávajú do registračných formulárov.