Správa štátu 1 ako vedecká disciplína. Dokumentácia ako vedecká disciplína a jej vzťah k iným vedeckým disciplínam. Poznámka o prednáške pre prípravu na skúšky

Existujú rôzne definície pojmu „správa záznamov“, ale žiadna z nich sa všeobecne neakceptovala. Rovnako ako v prípade pojmu „dokument“. A to je prirodzené, pretože „správa záznamov“ je mnohoraký štruktúrne členený pojem, ktorý odkazuje na rôzne aspekty dokumentu a dokumentárne komunikačné činnosti - javy, ktoré nie sú o nič menej komplexné a mnohostranné.

Môžeme to povedať správa záznamov je veda o dokumentoch, dokumentoch a komunikačných činnostiach. Je to vedecká disciplína, ktorá skúma vzorce tvorby a fungovania dokumentov, rozvíja zásady vytvárania dokumentov a komunikačných systémov a metódy ich činnosti.

Dokumentácia študuje dokument ako zdroj informácií a prostriedok sociálnej komunikácie. Ide o komplexnú vedu o dokumentárnej a dokumentárnej komunikačnej činnosti, ktorá študuje z historického, moderného a prognostického hľadiska procesy tvorby, šírenia a využívania dokumentárnych zdrojov informácií v spoločnosti.

Tvorba správy záznamov ako vedeckej disciplíny zahŕňa vymedzenie jej hlavných zložiek: predmet, predmet, štruktúra, metódy, koncepčný aparát - v ich jednote a integrite, t. ako systematická vedecká disciplína.

Predmet vedy odpovedá na otázku: čo veda študuje. Predmet správy záznamov ako veda je komplexná štúdia dokumentu ako systémového objektu, špeciálne vytvoreného na ukladanie a distribúciu (prenos) informácií v priestore a čase. Dokument sa vytvára počas dokumentárnych a komunikačných aktivít, predmetom vedy sú teda všetky druhy tejto činnosti - tvorba, výroba, uchovávanie, distribúcia a používanie dokumentov, tvorba dokumentačných systémov.

Predmet vedy musí odpovedať na otázku: ako presne, prečo, na aký účel a na čo presne je predmet študovaný, a prostredníctvom neho a objektívnej reality. Predmet vedy určuje obsah vedeckých poznatkov o objekte - dokument a dokumentárne a komunikačné činnosti. Predmet správy záznamov je vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente v jednote jeho informačných a materiálnych zložiek, o zákonoch tvorby a fungovania dokumentov v spoločnosti.

Dokumentácia študuje dokument ako predmet na teoretickej, historickej a metodologickej (praktickej) úrovni. Skúma dokument ako systém, jeho vlastnosti, parametre, štruktúru, funkcie, metódy a metódy dokumentácie, klasifikáciu a typológiu dokumentov. V oblasti jeho pozornosti sú všeobecné vzorce tvorby, distribúcie, uchovávania a použitia dokumentov. Okrem toho môže byť predmetom štúdia dokument ako celok alebo jeho jednotlivé aspekty, špecifiká dokumentárnych a komunikačných aktivít.

Koniec práce -

Táto téma patrí do sekcie:

Dokumentácia ako vedecká disciplína

Disciplína Dokumentácia je určená pre študentov študujúcich v špecializovanej organizácii a ..

Ak potrebujete ďalšie materiály k tejto téme alebo ste nenašli, čo ste hľadali, odporúčame vám použiť vyhľadávanie v našej databáze diel:

Čo urobíme s prijatým materiálom:

Ak sa vám tento materiál ukázal byť užitočným, môžete ho uložiť na svoju stránku v sociálnych sieťach:

Všetky témy v tejto sekcii:

Hlavné fázy rozvoja správy záznamov
Dokumentárna veda patrí do kategórie mladých vied, zatiaľ sa nevytvorila ako vedecká disciplína, ktorá zhŕňa súbor poznatkov o dokumente. Táto veda nevznikla

Štruktúra správy záznamov
Ako každá vedecká disciplína, správa záznamov má štruktúru, ktorá je stále vo fáze formovania. Štrukturálne je správa dokumentov rozdelená na dva subsystémy: všeobecný a špeciálny

Vzťah správy záznamov s inými vedami
Moderná etapa je charakterizovaná zintenzívnením štúdia dokumentu všetkými vedami, kde pôsobí ako hlavný alebo jeden z predmetov výskumu. Kombinácia úsilia v týchto vedách vytvára v roku 2007

Takmer všetky dokumenty, systémy dokumentácie a komplexy dokumentov sa môžu použiť ako zdroje v dokumentárnom výskume. Na ich základe môžete

Systematický prístup k dokumentu ako predmetu výskumu
Otázky: 1 Podstata, vznik a vývoj pojmu „dokument“ 2 Korelácia pojmov „dokument“, „informácia“ a „ma“

Vlastnosti, vlastnosti a funkcie dokumentu
Dokument je komplexný objekt, ktorý je jednotou informačného a materiálneho (materiálneho) média. Zistenie jeho podstaty je úloha, ktorá sa rieši systematicky

Všeobecné ustanovenia a koncepcie dokumentácie
Dokumentácia je vytvorenie dokumentu pomocou rôznych metód, metód a prostriedkov zaznamenávania informácií na hmotnom nosiči. Metóda dokumentu

Pojem jazyky
Jazyk je špeciálny systém rôznych typov a súčasne vnútorne zjednotených štruktúrnych jednotiek (zvuky, morfémy, slová, frázy, vety, atď.)

Podpísať spôsob zaznamenávania informácií
Dokument obsahuje sociálne informácie vyjadrené symbolickou formou. Signity je jednou z jej hlavných čŕt. Dokument je informácia naformátovaná ako sada postupných znakov.

Metódy a prostriedky zaznamenávania informácií
Zaznamenávanie informácií je spôsob zaznamenávania informácií na hmotné médium. V súčasnosti sa používajú informačné záznamové systémy (manuálne, mechanické

Štruktúra dokumentu
Otázky: 1. zjednotenie a normalizácia 2. registrácia náležitostí 5.1.1 zjednotenie a štandardizácia dokument zjednotenia

Registrácia náležitostí
Každý dokument sa skladá z prvkov nazývaných podrobnosti. Rôzne dokumenty majú iný súbor detailov. Súbor detailov, ktoré sa nachádzajú určitým spôsobom

Požiadavky na formuláre dokumentov
Formáty papierových dokumentov. Úradné dokumenty sa vyrábajú a reprodukujú na papieri štandardného formátu, ktorý je spojený s použitím technológie duplikácie, s potrebou uchovávania dokumentov

Požiadavky na predkladanie dokumentov 1
Dokumenty sa môžu vyrábať na písacom stroji alebo pomocou tlačiarenských zariadení, počítačovej technológie. Vybrané interné dokumenty sponzorované spoločnosťou

Organizačné dokumenty
Otázky: 1. Organizačné dokumenty - charty, nariadenia, pokyny, tabuľky zamestnancov atď. Činnosti inštitúcie, organizácie

Organizačné dokumenty - charty, nariadenia, pokyny, personálne tabuľky atď.
Organizačné dokumenty implementujú normy administratívnych a správnych orgánov civilné právo, sú právnym základom činnosti inštitúcie a sú prísne záväzné. Tieto dokumenty prechádzajú

Administratívne dokumenty - vyhlášky, rozhodnutia, príkazy, príkazy atď.
Všetky administratívne dokumenty musia byť prísne v súlade s ustanoveniami súčasných právnych predpisov. Prvá fáza vývoja projektu administratívny dokument - definícia kruhu

Dokumentácia činnosti kolegiálnych orgánov
Protokol možno pripísať ako informačným dokumentom (obsahuje informácie o diskusii o akomkoľvek probléme), tak aj administratívnym dokumentom obsahuje výrokovú časť. Protokol - dokument, oprava

Systém podávania správ
Správa - dokument obsahujúci informácie o výsledkoch činnosti za určité časové obdobie. Dokumentácia o podávaní správ inštitúcie sa skladá z niekoľkých súborov dokumentov:

Dokumentácia ľudských zdrojov
Pracovnoprávne vzťahy medzi podnikom a zamestnancom upravuje zákonník práce Ruskej federácie. Na základe článkov kódexu by mal podnik ustanoviť jednotný postup registrácie prijímania a prepúšťania

Účtovný systém
Primárne účtovné doklady. Všetky obchodné transakcie vykonané organizáciou musia byť formalizované podpornými dokumentmi. Tieto dokumenty slúžia ako primárne účtovné doklady na základe

Normatívne akty a štátne normy
Otázky: 1 Normatívne právne akty upravujúce dokumentárnu podporu na federálnej úrovni. 2. Štátne normy pre dokumentáciu. P

Odborové predpisy
Dôležitou súčasťou regulačného rámca pre prípravu a vykonávanie dokumentácie je predpisy medzirezortný a rezortný charakter, uverejnené ministerstvami, štát Komi

Podniková informačná komunikácia
Typická štruktúra podniku Keď sa diskutuje o všeobecných obchodných záležitostiach, pojem „podnik“ obvykle znamená dosť širokú škálu rôznych organizácií.

Štruktúra moderného obchodného podniku
Teraz sa pozrime na štruktúru moderného veľkého komerčného podniku, pozri schému (obrázok 8.2) P a slnko asi 8,2

Kancelárske vybavenie a informačné toky v modernej kancelárii
Informačné centrum pre každého zamestnanca modernej kancelárie je osobný počítač pripojený k miestnej a globálnej sieti. Obrázok 8.4 zobrazuje podkľúč

Technológia pre preklad papierových dokumentov do elektronických
Na rozdiel od papierových dokumentov je možné elektronické dokumenty spracovávať efektívnejšie (replikovať, odosielať, ukladať atď.). V súčasnosti sa technológie aktívne vyvíjajú

Typy systémov na vkladanie dokumentov
Okrem technologických aspektov, o ktorých sme hovorili vyššie, existuje aj špecifickosť spojená s rozsahom využívania technológie na zadávanie papierových dokumentov. Naozaj, keď hovoríme o dome

Produkty na osobné formuláre
Najznámejšie riešenia sú ABBYY FormReader a systém kognitívnych foriem. Program ABBYY FormReader poskytuje vysoký stupeň rozpoznávania tlačených znakov, značiek a častí

Všeobecná štruktúra dokumentácie riadenia
Manažment každého podniku je informačný proces, v ktorom sú informácie prijímané, spracovávané, je vypracované rozhodnutie, rozhodnutie je oznámené exekútorom, ktorých činnosť kontrolujem

Tvorba a uchovávanie aktuálnych udalostí
Otázky: 1. Vznik a vybavovanie vecí. 2. Organizácia operatívneho ukladania dokumentov. 9.1.1 Formovanie a vybavovanie prípadov

Príprava prípadov na odovzdanie a postup na odovzdanie vecí do archívu na ďalšie uloženie
Otázky: 1. Preskúmanie hodnoty dokumentov. 2. Registrácia prípadov. 3. Návrh obalu. 4. Vypracúvanie súpisov. 5. Postup prenosu dokumentov na uchovávanie v

Znalecké posudky
Každý rok v kancelárskej práci organizácie (inštitúcie) vyberajú dokumenty na trvalé a dočasné uloženie, tiež na zničenie. Tento výber vykonáva personál štrukturálne jednotky na

Organizácia práce s obmedzenými dokumentmi
Otázky: 1. Organizácia práce s dokumentmi klasifikovanými ako štátne tajomstvá 2. Organizácia práce s dokumentmi obsahujúcimi dôverné informácie

Prijímanie registrácií dôverných dokumentov
Všetka korešpondencia vstupujúca do organizácie s obmedzovacou pečiatkou je prijatá a otvorená zamestnancami, ktorí sú poverení prácou s týmito materiálmi. V tomto prípade je počet

Obmedzené prípady
Otázky: 1. Zoskupenie vykonateľných dokumentov do prípadov 2. Použitie dokumentov, prípadov a publikácií. Odstránenie známky obmedzenia prístupu 11.3

Používanie dokumentov, spisov a publikácií. Odstránenie lišty obmedzenia prístupu
Nie je dovolené používať informácie z obmedzených dokumentov vo verejných prejavoch, v publikáciách v otvorenej tlači. v rozhlasových a televíznych programoch, vystavovanie

Doslov
Niektoré druhy dokumentov a činnosti súvisiace s dokumentmi a komunikáciami majú teda významnú špecifickosť. Osobitne pociťuje spojenie medzi správou záznamov a informatikou

Bibliografický zoznam
1. Zákon Ruskej federácie o informáciách, informatizácii a ochrane informácií od 25.01.1995 // Zozbierané. Zákony RF. 1995. N 8 609 s. 2. Základné právne predpisy Ruskej federácie týkajúce sa archívny fond ruský

Základné pojmy a definície
Autorom dokumentu je fyzická alebo právnická osoba, ktorá vytvorila zákon o doklade - dokument vyhotovený niekoľkými osobami

Jedným z hlavných problémov spojených s definíciou konkrétnej vedeckej disciplíny je jej charakterizácia z hľadiska parametrov obsiahnutých v každej vede. Tieto parametre zahŕňajú: predmet, predmet a štruktúru vedy, jej vzťah k iným vedám, miesto v systéme vied, metódy vedeckého bádania. Je tiež dôležité vziať do úvahy históriu vzniku tejto vedy, analyzovať hlavné pojmy týkajúce sa jej predmetu a úloh.

Predtým, ako budeme pokračovať s konkrétnymi otázkami, dáme pracovnú definíciu správy dokumentov: toto je - dokumentárna veda,preskúmanie procesov vytvárania a fungovania dokumentov.

8.1. Hlavné fázy vývoja a hlavné koncepcie správy dokumentov

Manažment záznamov, keďže vedomosti o dokumente všeobecne, má starodávne korene: takmer od času, keď sa dokumenty objavili, začali ľudia zhromažďovať vedomosti o tom, ako vytvárať dokumenty, ako ich hodnotiť, ako s nimi zaobchádzať. Tieto znalosti však vznikli osobitne v rôznych oblastiach a oblastiach tvorby a používania (vrátane skladovania a distribúcie) dokumentov 1.

Vedecké formalizovanie poznatkov o dokumente sa uskutočňuje v 17. až 18. storočí. Začal som študovať úradné a súkromné \u200b\u200bdokumenty s právnym obsahom diplomatika,ktorý sa formoval ako vedecká disciplína vo Francúzsku v 17. storočí.

Zároveň sa formuje niekoľko špeciálnych historických disciplín zameraných na štúdium dokumentov ako historických prameňov. Dostali spoločné meno - štúdie historických zdrojov.Zahŕňalo niekoľko pomocných historických a filologických disciplín: paleografia- skúma históriu písania (spôsob písania, tvar písmen, vlastnosti materiálu, na ktorom napísali atď.), jeho vývoj a charakteristické znaky; sfragistika- preštuduje pečate, ktoré sa použili na pripevnenie listov a potvrdenie listov; textová kritika- skúma diela písania, literatúry a folklóru, historické dokumenty s cieľom vytvoriť presný text a ďalej ich študovať, komentovať a publikovať; archeographyŠtuduje teóriu a prax publikovania písomných historických prameňov, rozvíja princípy a metódy publikovania historických dokumentov. Dokumentárne znalosti zahŕňajú bibliology,alebo bibliografia(tieto pojmy sa prvýkrát interpretovali ako synonymá), ktoré sa začali rozvíjať v 18. - začiatkom 19. storočia. Samostatná vedecká disciplína, ktorej predmetom by bol akýkoľvek dokument, však dlho neexistovala.

Až na začiatku XX storočia. vynoril dokumentárna veda,ktoré založil belgický vedec Paul Otle. Zavolal P. Otlet dokumentáciapraktické činnosti na zhromažďovanie, uchovávanie a používanie dokumentov a vedecký výskum tejto činnosti. Zároveň navrhol osobitné meno pre vedeckú činnosť:

documentology, alebobibliology. INv súvislosti s identifikáciou dokumentu a knihy považoval názvy „documentology“ a „bibliology“ za synonymá. P. Otley položil teoretické základy dokumentácie v mnohých článkoch, monografii „Pojednanie o dokumentácii“ (1934), ako aj do praktických aktivít Medzinárodného inštitútu pre dokumentáciu a neskôr Medzinárodnej federácie pre dokumentáciu.

Nápady na dokumentáciu boli rozšírené, boli schválené a podporované mnohými výskumníkmi, ktorí sa zaoberali dokumentmi rôzneho pôvodu: knižnica, archív, múzeum.

Začiatkom 50. rokov 20. storočia. na základe dokumentácie sa objaví nové vedecké smerovanie: informačná veda, alebo informačná veda (informácie veda). Jeho vznik uľahčil vývoj teórie komunikácie (alebo teórie informácií) na konci 40. rokov. XX storočia. (zakladatelia - Norbert Wiener, Claude Shannon).

Priaznivci informačnej vedy zdôraznili, že práca s dokumentmi nie je samoúčelná, že hlavným cieľom - oprava, uchovávanie a použitie informácií obsiahnutých v dokumentoch. V tomto ohľade sa veda o dokumentácii transformuje, dokonca aj podľa mena, na dokumentárna a informačná veda, a Medzinárodná federácia pre dokumentáciu Medzinárodnej federácii pre informácie a dokumentáciu (teraz Medzinárodná federácia pre informácie).

Postupne sa stráca „dokumentárna“ časť názvu vedy, ktorá sa stáva čisto „informačnou vedou“, informatika ako veda, ktorá „študuje zákony informačných procesov v sociálnej komunikácii“ 1. Dokument sa stal súčasťou predmetu informatiky, pretože ide o dokumenty, ktoré sú hlavným zdrojom informácií a povinnou súčasťou informačných procesov v spoločnosti.

V 60. rokoch 20. storočia. informatika sa rozvíjala hlavne ako vedecká informatika, študoval procesy vedeckej a informačnej činnosti a podľa toho vedecké dokumenty (alebo dokumenty ako zdroje vedeckých informácií).

Všeobecné vzorce tvorby a použitia dokumentov v 60. až 70. rokoch 20. storočia. začal študovať dokumentárne (najslávnejším ruským predstaviteľom tohto trendu je Gennadij Grigorievič Vorobyov) 1. Záujem o dokument vznikol v súvislosti s potrebou študovať nové, počítačové, dokumenty, ktoré v tom čase boli dierované karty a dierované pásky. Toto vedecké smerovanie sa však následne nerozširovalo.

Od konca 40. rokov 20. storočia a obzvlášť intenzívne od 60. rokov sa začal rozvíjať správa záznamovv rámci školení odborníkov v oblasti archivácie. Skôr sa dokumentárne vedomosti preniesli do rôznych archívnych disciplín. Hlavným cieľom novej vedeckej disciplíny bolo študovať procesy prípravy riadiacich dokumentov, ktoré sú po výkone svojich hlavných funkcií uložené v archíve. Zároveň sa v rámci tohto vedeckého smerovania vzniesli otázky všeobecnej povahy, ktoré sa zaoberali definíciou dokumentu, jeho funkciami, metódami výskumu a zdokonaľovania dokumentov, ako aj vedeckou a technickou dokumentáciou, filmovými a fotografickými dokumentmi, strojovo čitateľnými dokumentmi a ostatnými, ktoré sa ukladajú v archívoch.

V 70. až 80. rokoch 20. storočia. odborníci z knihovníctva (Yu.N. Stolyarov) a bibliografie (OP Korshunov) zavádzajú pojem terminológie do terminológie týchto vied. Postupne sa realizuje nevyhnutnosť výučby správy dokumentov pre budúcich knihovníkov - bibliografov. V rámci knižničného a bibliografického vzdelávania sa vynára nový smer správy záznamov, ktorý skúma všeobecné problémy dokumentu. V takom prípade sa kniha považuje za typ dokumentu. Toto smerovanie samozrejme nie je také „nové“, pretože sa zakladá na myšlienkach dokumentácie (dokumentácie), ktoré vypracoval Paul Otle na začiatku 20. storočia, ale v dôsledku dočasného zastavenia dokumentárneho výskumu v 40. až 60. rokoch 20. storočia. vníma sa ako niečo nové, nie je súčasťou „tradičnej“ správy záznamov. Proces formalizácie tohto smerovania sa uskutočňuje v 90. rokoch 20. storočia. Rôzni autori vytvárajú vzdelávacie programy, učebnicu N. N. Kushnarenko "Dokumentácia" 1, články a recenzie sú publikované, pojednáva sa o koncepčnom aparáte dokumentácie.

V súčasnosti na Ukrajine dominujú dva hlavné koncepty správy dokumentov, ktoré S.G. Kuleshov navrhuje nazvať ho „všeobecnou správou dokumentov“ (tj štúdiom všeobecných problémov definovania a fungovania dokumentu vo všetkých oblastiach). spoločenské aktivity) a „tradičná (alebo osobitná) správa záznamov“ (študovanie dokumentov vytvorených v oblasti správy, ktoré sa zaoberajú kancelárskou prácou a ktoré po splnení svojej hlavnej funkcie idú do archívu na uloženie) 2. Tým sa rozumie interpretácia správy záznamov širokou škálou odborníkov zaoberajúcich sa dokumentmi rôznych typov, ako aj sémantický obsah školení o správe záznamov v rôznych vzdelávacie inštitúcie, Učebnica N. N. Kushnarenko, ktorý sa vďaka opakovaným dotlačom stal takmer prístupným pre všetkých.

Michail Semyonovič Slobodyanik sa domnieva, že v súčasnosti na Ukrajine existujú tri koncepty správy dokumentov: „rozšírené (N. N. Kushnarenko), špecializované (S.G. Kuleshov), informačné (M. S. Slobodyanik), ktoré sú založené na odlišnom porozumení. podstata, štruktúra a ďalšie základné pojmy správy záznamov a jej miesto v systéme vied "1. Podľa nášho názoru sú uvedené koncepcie odrody správy všeobecných záznamov, pretože všetky uznávajú jednu (širokú) interpretáciu dokumentu ako predmet správy záznamov. Diskusie medzi zástupcami tohto konceptu sú dôkazom nedostatočného rozpracovania, nekonzistentnosti jednotlivých ustanovení a v konečnom dôsledku by nemali viesť k rozvetveniu správy všeobecných dokumentov, ale k jej obohateniu o pozitívne aspekty z každého prístupu. Je potrebné poznamenať, že je to vďaka rozvoju správy všeobecných záznamov na konci XX - začiatku XXI storočia. došlo k významnému obohateniu jeho teórie, šíreniu jeho myšlienok aj medzi zástupcami „tradičného“ (manažérskeho) manažmentu záznamov 2.

Zástupcovia správy všeobecných záznamov v súčasnosti dospeli k záveru, že je potrebné zmeniť názov na „správa záznamov“, aby sa predišlo zbytočným diskusiám o tom, ktoré správy záznamov sú „správne“ a „tradičné“. Najmä Yu.N. Stolyarov napísal: „... existuje objektívna potreba vytvoriť špeciálnu vedeckú disciplínu, ktorá študuje štruktúru a funkcie každého dokumentu bez ohľadu na jeho súvislosť a sprostredkovanie. Premenovanie správy všeobecných záznamov na správu záznamov by mohlo byť čisto technickým terminologickým riešením navrhnutým na odstránenie existujúcich rozporov medzi spravovaním všeobecných záznamov a správcovských záznamov.

Ukrajinskí vedci sa s týmto návrhom stretli prakticky bez akýchkoľvek námietok, bolo však potrebné dohodnúť sa na predtým prijatých rozhodnutiach o výklade vedeckej a akademickej disciplíny „Document Science“, špecialite „Document Science and Information Activity“, o predstavách o štruktúre správy záznamov ao mieste v nej (alebo mimo neho). dokumentácia a iné teoretické a praktické problémy. Postavenie M. S. bolo trochu protichodné. Slobodyanik, ktorý na jednej strane pripustil, že „premenovanie jednej z oblastí vedy o dokumentoch je takticky možnou možnosťou na zmiernenie určitého napätia v našej profesionálnej komunite“, a na druhej strane sa obával, že takéto premenovanie by mohlo skomplikovať prechod od správy dokumentov, ako je komplex vedeckých disciplín k zjednotenej integrovanej vede dokumentu a diskusii o vzťahu medzi správou dokumentov a dokumentáciou 1. Súčasne, M. S. Slobodyanik sa aktívne zúčastnil na spomínanej diskusii av skutočnosti uznal dokumentáciu ako nový názov pre vedu o dokumente, a to nielen v širšom zmysle, ale aj vo vzťahu ku všetkým typom a typom dokumentov, vrátane manažérskej dokumentácie a kancelárskej práce.

Druhým „bolestivým momentom“ vo vývoji správy záznamov je jej vzťah s knihou ako vedeckou a akademickou disciplínou. V tejto súvislosti sa rozvinula nezmieriteľná diskusia 2, ktorá podľa nášho názoru do istej miery prehnáva rozpory medzi týmito vedami a nemožnosť ich súčasného spolunažívania a rozvoja.

Začiatkom XXI. Storočia. Dokumentárna veda prechádza obdobím horúcej debaty a transformácie, ktorá by v konečnom dôsledku mala prispieť k jej následnému vývoju a schváleniu.

Existujú rôzne definície pojmu „správa dokumentov“, ale žiadna z nich sa všeobecne neakceptovala. Rovnako ako v prípade pojmu „dokument“. A to je prirodzené, pretože „správa dokumentov“ je mnohorozmerný, štruktúrne rozvetvený pojem, ktorý odkazuje na rôzne aspekty dokumentu a na dokumentačno-komunikačnú činnosť javov, ktoré nie sú menej komplexné a mnohostranné.

Dá sa povedať, že správa dokumentov je veda o dokumentoch a dokumentoch a komunikačných činnostiach. „Je to vedecká disciplína, ktorá študuje zákony tvorby a fungovania dokumentov, rozvíja zásady budovania systémov komunikácie dokumentov a metódy ich činnosti.“ N. Zinovieva Dokumentácia: Pedagogicko-metodická príručka. M.: PROFIZDAT, 2003.S. 32.

Tvorba správy dokumentov ako vedeckej disciplíny zahŕňa určenie jej hlavných zložiek: predmet, predmet, štruktúra, metódy, koncepčný aparát v ich jednote a integrite, t. ako systematická vedecká disciplína.

Predmet vedy odpovedá na otázku: čo veda študuje. Predmetom správy dokumentov ako vedy je komplexné štúdium dokumentu ako systémového objektu, špeciálne vytvoreného na ukladanie a distribúciu (prenos) informácií v priestore a čase. Dokument sa vytvára v rámci dokumentačných a komunikačných aktivít, a preto predmetom vedy sú všetky druhy vytvárania, výroby, uchovávania, distribúcie a použitia dokumentov, tvorba dokumentačných systémov.

Predmet vedy by mal odpovedať na otázku: ako presne, prečo, na aký účel a na aký účel predmet študujú, a prostredníctvom toho objektívnu realitu. Predmet vedy určuje obsah vedeckých poznatkov o predmete dokumentu a o dokumentárnych a komunikačných činnostiach. Predmetom správy dokumentov je vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente v jednote jeho informačných a materiálnych zložiek, o modeloch tvorby a fungovania dokumentov v spoločnosti.

Ako každá vedecká disciplína, vedenie záznamov má štruktúru, ktorá je ešte stále v plienkach. Štrukturálne je správa dokumentov rozdelená do dvoch podsystémov: všeobecná a špeciálna správa dokumentov.

Obsahom správy všeobecných dokumentov sú všeobecné teoretické, historické a organizačno-metodologické problémy v oblasti vedy o dokumentoch a komunikácia s dokumentmi, t. jej podstatu, predmet, predmet a štruktúru, terminológiu, koncepty, nadviazanie vzťahu s inými vedami, zákonmi a zásadami vývoja a fungovania dokumentu v komunikačnom systéme dokumentov atď. Všeobecná správa dokumentov pozostáva z troch častí: teória dokumentov, história dokumentov, história a teória dokumentov a komunikačné činnosti.

Teória dokumentov (documentology) je jadrom správy dokumentov. Študuje všeobecné teoretické problémy spojené s koncepčným aparátom, funkčnú analýzu dokumentov, štúdium ich charakteristík ako materiálnych objektov a informácií v nich zaznamenaných, typológiu a klasifikáciu dokumentov, ich parametre a vlastnosti, ako prostriedok komunikácie a prvok prostriedkov dokladu.

Dejiny odhaľujú zákony tvorby a rozvoja dokumentu ako zdroja informácií a komunikačných prostriedkov v kontexte zmeny špecifickej situácie v určitej fáze rozvoja sociálnej komunikácie, zmien jej obsahu a formy v súlade s dokumentárnymi potrebami spoločnosti v danom časovom období.

V časti dokumentárne činnosti študujeme históriu a všeobecnú metodiku tvorby a fungovania dokumentu v dokumentárnom komunikačnom systéme (tvorba, výroba, zber, ukladanie, distribúcia a použitie), t. fungovania dokumentu v rámci holistického komunikačného cyklu „autor dokumentárnych informácií jeho spotrebiteľa“.

Osobitné správy dokumentov skúmajú vlastnosti charakteristické pre jednotlivé typy a typy dokumentov (knihy, patenty, poznámky, mapy, filmy, optické disky atď.), samostatné procesy dokumentačné a komunikačné činnosti (dokumentácia, vydávanie dokumentov, distribúcia dokumentov, ukladanie dokumentov, používanie dokumentov). Akýkoľvek znak, ktorý si zaslúži teoretické zváženie, možno považovať za zvláštny.

Špeciálne vedenie záznamov sa delí na osobitné a súkromné \u200b\u200bvedenie záznamov. Špeciálna dokumentácia študuje vlastnosti dokumentov, ktoré sú objektmi knižnice, archívu, múzejnej práce, t. špecifiká dokumentov pracujúcich v informačných centrách, knižniciach, archívoch, múzeách a iných štruktúrach dokumentov a komunikácií. Okrem toho môže byť predmetom osobitnej dokumentácie štúdium špecifík rôznych procesov činností súvisiacich s komunikáciou dokumentov (dokumentácia, administratíva, správa fondu atď.).

Predmetom správy súkromných dokumentov sú určité druhy a odrody dokumentu. Odtiaľ sú prezentované špeciálne vedecké dokumentárne disciplíny: kniha, patent, kartografia atď.

Osobitné a súkromné \u200b\u200bvedenie záznamov je teda osobitným prejavom všeobecného charakteru. V spojení so všeobecným predpisom predstavuje osobitná evidencia jedinú evidenciu.

Praktická činnosť stimulovala teoretické pochopenie problémov týkajúcich sa fungovania dokumentov v spoločnosti. V dôsledku toho sa zrodila vedecká disciplína správy dokumentov.

Úzka súvislosť s praxou určila štruktúru predmetu správy dokumentov, ktorá pozostáva z dvoch častí: 1) teoretická a 2) použitá. Obe tieto časti tiež priamo súvisia. Rozsah problémov, ktoré sa zaoberajú správou dokumentov, je pomerne široký, ale hlavné problémy sú: zákony tvorby dokumentov, metódy ich tvorby, funkcie, vlastnosti, štruktúra dokumentu; zásady správy dokumentov; zriaďovanie a vývoj dokumentačných systémov, ako aj súborov dokumentov; spôsoby zlepšovania procesov dokumentácie v spoločnosti.

Predmetom správy dokumentov je celá skupina dokumentov v spoločnosti, t. všetky typy, žánre a formy dokumentov, ako aj všetky systémy a subsystémy dokumentácie. Hlavný dôraz sa však kladie na dokumenty a systémy dokumentácie súvisiace s oblasťou riadenia a prevádzkovým prostredím.

V skutočnosti je akákoľvek veda založená na historickej metóde poznania. Dokumentácia v tomto ohľade nie je výnimkou. Navyše, predmet jeho výskumu je nevyhnutne podrobený analýze v historickom retrospektíve, v dynamike, ktorá umožňuje sledovať fázy, vzory, vývojové trendy, vzťah dokumentov v celej ich rozmanitosti.

Hlavné úlohy tejto vedeckej disciplíny vyplývajú z predmetu správy dokumentov:

teoretické zdôvodnenie dokumentárnych procesov v spoločnosti, zabezpečenie vysokej kvality vytvorených dokumentov a ich efektívne fungovanie;

vytvorenie vysoko organizovaného informačného prostredia.

Dokumentácia rieši svoje úlohy spolu s ďalšími, hlavne aplikovanými, disciplínami dokumentárneho cyklu, pre ktoré je teoretickým základom. Tie obsahujú:

organizácia a technológia podpory správy dokumentov (papierovanie), priame štúdium organizácie práce s dokumentmi: príjem, distribúcia, registrácia, referenčná práca, vyhľadajte potrebné dokumenty atď. (Bohužiaľ, mnohí uviedli rovnaké znamenie medzi správou dokumentov a administratívou, omylom zmiešali tieto dve disciplíny);

dokumentárna lingvistika;

organizácia sekretárskych služieb a niektorých ďalších.

4. Pojem „dokument“ a jeho vývoj.

Jedným z najdôležitejších prejavov ľudského správania je komunikácia, t. komunikácia s inými ľuďmi prostredníctvom určitých znakov alebo symbolov.

Vzhľad písma znamenal prechod ľudstva na novú informačnú technológiu. Pomocou systémov grafických značiek bolo možné oddeliť informácie od subjektu a opraviť ich na akomkoľvek materiáli za účelom následného prenosu v čase a priestore. V dôsledku toho sa objavili zdokumentované informácie, t. dokument.

Informácie zaznamenané na materiálnom nosiči v staroveku vykonávali úlohu dôkazov. V Rusku pojem „dokument“ preložil Peter Veľký presne ako „písomný dôkaz“. Medzičasom sa tento výraz sám o sebe takmer nikdy nepoužíval dlho. Namiesto toho sa v kancelárskej práci obvykle používali iné termíny: „akt“, „prípad“, „papier“.

Postupné zhromažďovanie poznatkov o dokumentoch viedlo v 19. storočí. zdôrazniť, okrem právnych, aj manažérsky aspektdokument, ktorý sa premietol do známeho slovníka V.I. Dahla, kde bol tento dokument definovaný ako „akýkoľvek dôležitý obchodný doklad, ako aj diplom“.

V polovici 20. storočia sa stal rozhodujúci ďalší dôležitý aspekt dokumentu - historický, t.j. jej význam ako nositeľa retrospektívnych informácií. V prvej polovici 20. storočia sa obsah pojmu „informácie“ podstatne prepracoval, čo sa začalo spájať s kategóriou reflexie ako univerzálnej vlastnosti hmoty, predovšetkým s ohľadom na informácie. A v druhej polovici 20. storočia. S rozvojom kybernetiky, informatiky a výpočtovej techniky sa začalo aktívne štúdium sociálnej podstaty a informačnej povahy dokumentu, čo viedlo k ďalšiemu rozšíreniu a predovšetkým k prehĺbeniu jeho koncepcie. V tomto období bolo teoreticky zdôvodnené neoddeliteľné spojenie pojmov „dokument“ a „informácie“.

Pojem „dokument“ tak doteraz obsahoval také najdôležitejšie vlastnosti, ako je informačný účel, materiálové médium, ako aj množstvo funkčných aspektov.

Definícia „dokumentu“ v rôznych vedách má však významné rozdiely. IN počítačová vedadokument je napríklad často definovaný ako „materiál, ktorý obsahuje informácie v pevnej forme“. IN dokumentárne- jedna z vedeckých informácií - dokument znamená „akúkoľvek sémantickú informáciu vyjadrenú v akomkoľvek jazyku a zaznamenanú akýmkoľvek spôsobom na akomkoľvek nosiči za účelom jej šírenia v dynamickom informačnom systéme.“ v právne vedysa zameriava na právny aspekt. V dôsledku toho sa dokument objavuje predovšetkým ako prostriedok dokumentácie a dôkazov. právne vzťahy, IN zvládaniedokument sa skúma najmä ako prostriedok na stanovenie a prenos manažérskych rozhodnutí. IN historická vedadokumenty sa považujú predovšetkým za historické zdroje, t. nositelia retrospektívnych informácií.

Podobné informácie.

úvod

2 Štruktúra dokumentácie

3 Vzťah správy dokumentov s inými vedami

KAPITOLA 2. REGULAČNÁ A METODOLOGICKÁ ZÁKLADNÁ REGULÁCIA PRÁCE S DOKUMENTMI V RÁMCI MODERNÝCH PODMIENOK

záver

ÚVOD

Informačné procesy aktívne ovplyvňujú všetky aspekty ľudského života. Tento vplyv výrazne posilňuje použitie najnovších informačných technológií. Ak chcete realizovať svoj potenciál, dosiahnite profesionálny úspechaby sa moderná osoba stala harmonicky rozvinutou osobnosťou, musí mať dostatočne vysokú úroveň informačnej kultúry. Medzitým je väčšina informácií zaznamenaná na hmotných nosičoch, ktoré sú obsiahnuté v rôznych dokumentoch. Znalosť informačných a dokumentačných procesov, základy práce s dokumentmi, sú teda neoddeliteľnou súčasťou informačnej kultúry osoby.

Úloha informácií je obzvlášť dôležitá v procese riadenia - na všetkých jej úrovniach a vo všetkých oblastiach: politická, hospodárska, vedecká, kultúrna atď. V skutočnosti je bez informácií nemožná aj samospráva, ktorá sa narodila asi pred 7 miliónmi rokov. Dokumentácia informácií, ich vyhľadávanie, spracovanie, uchovávanie, prenos si vyžaduje značné finančné, materiálne, pracovné zdroje a čas. Preto organizácia efektívna práca s dokumentmi je zlepšenie všetkých informačných a dokumentačných procesov tak na úrovni spoločnosti ako celku, ako aj na úrovni jednotlivých podnikov, organizácií, inštitúcií najdôležitejšou oblasťou riadiacej činnosti a je dnes naliehavým problémom.

Predmetom štúdia sú dokumentačné systémy, ako aj súbory dokumentov obsiahnuté v systéme správy dokumentov.

Cieľom práce je študovať miesto správy dokumentov v systéme vied.

1.Analyzovať metodologickú, vedeckú, praktickú, regulačnú literatúru a periodické materiály na tému práce v kurze.

2.Identifikujte hlavné fázy vývoja správy dokumentov.

.Študovať štruktúru správy záznamov.

.Identifikovať vzťah správy dokumentov s inými vedami.

.Zvážte regulačný a metodický rámec upravujúci prácu s dokumentmi v moderných podmienkach.

Pri písaní semestrálnej práce sme použili zdroje vedeckej literatúry od domácich domácich vedcov - A.N. Belova a V.N. Belova, I.N. Ermakova, O.I. Zamytskova, F.K.Kazakova, M.T. Likhacheva, A.S. Simonova, L.V. Sankina, M.V. Stenyukova, V.F. Yanková a i. V súčasnosti títo autori vyvíjajú a vydávajú učebnice a učebné pomôcky o dokumentačnej podpore riadenia.

Yu M. Mikhailov, L. Lukina, O.P. Sologub predstavil analýzu organizácie administratívnej práce a správy dokumentov v predškolskej vzdelávacej inštitúcii v historických termínoch, ako aj metodické odporúčania týkajúce sa zostavovania, editovania a spracovania dokumentov, pravidiel vedenia časopisov používaných v správe ľudských zdrojov. Podrobnosti o požiadavkách štátne normy k príprave a vykonávaniu dokumentov, k otázkam organizácie administratívy riadenia, spracovania dokumentov, ich registrácie, kontroly vykonávania, aktuálneho uloženia a organizácie pracovných miest.

IN referenčná príručka T.V. Kuznetsova, M.T. Likhacheva, A.L. Reichtsaum a A.V. Do úvahy sa berú Sokolovské dokumenty a vedenie záznamov, otázky registrácie a zjednotenia organizačnej a administratívnej dokumentácie. Obsahuje podrobné informácie o súčasných GOST a klasifikátoroch, čo vám umožní rýchlo nájsť príslušné normy. Odporúčania sa týkajú vykonávania prípadov a ich operatívneho riadenia, organizácie práce sekretariátu, zdôrazňujú sa otázky mechanizácie a automatizácie riadiacich prác.

Pomerne špecifickým zdrojom pri písaní diela bolo použitie materiálov z XVII. Medzinárodnej vedeckej a praktickej konferencie, ktorá sa konala v Moskve „Dokumentácia v informačnej spoločnosti: Medzinárodné skúsenosti v správe dokumentov“. Konferencia sa venovala otázkam formácie verejná politika informačná a dokumentačná podpora pre správu, vývoj regulačného rámca pre informačnú a dokumentačnú podporu pre elektronickú správu, posudzovanie medzinárodných noriem pre správu dokumentov, implementácia medzirezortnej správy elektronických dokumentov v rámci elektronickej správy, aplikácia elektronický podpis a vytvorenie právne významnej správy elektronických dokumentov, skúsenosti s implementáciou koncepcie elektronickej správy, poskytovanie verejné služby v elektronickej forme a poskytujúce občanom prístup k informáciám verejných orgánov, ako aj k otázkam odbornej prípravy a ďalšieho vzdelávania na vykonávanie projektov informačnej a dokumentačnej podpory pre elektronickú správu. Okrem vyššie uvedených zdrojov boli použité články z časopisov „Administratívne práce“, „Počítač“ a „Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie“.

Štruktúra práce je úvod, dve kapitoly spájajúce 6 odsekov, záver, zoznam prameňov a literatúry.

KAPITOLA 1. DOKUMENTÁCIA AKO VEDECKÝ DISCIPLÍN

1 Hlavné fázy vývoja správy dokumentov

Dokumentácia patrí do kategórie mladých vied, zatiaľ sa nevytvorila ako vedecká disciplína, ktorá zovšeobecňuje súbor poznatkov o dokumente. Táto veda nevznikla okamžite, prešla niekoľkými fázami svojho vývoja.

Historicky prvým z tejto série je dokumentárna veda, ktorá vznikla na konci 19. storočia. a získal medzinárodné uznanie v prvej polovici XX storočia. Pod týmto menom sa veda rozvíjala, predmetom ktorej bola dokumentárna činnosť vrátane procesov zhromažďovania, systematizácie, ukladania, získavania a distribúcie (a od polovice 40. rokov 20. storočia - tvorby) dokumentov vo všetkých oblastiach. verejný život, Táto veda sa nazývala aj „archívna muzeológia kníh“.

Zakladateľom dokumentačnej vedy je Paul Otle. Navrhol, aby sa veda dokumentárnej činnosti nazývala bibliológia alebo dokumentácia, ktorá súvisí s identifikáciou knihy a dokumentu.

V priebehu času sa v procese diferenciácie objavila ako nezávislá vedecká disciplína teória klasifikácie dokumentov, teória tokov dokumentov a teória indexovania a abstrahovania.

Dejiny dokumentácie vedy sa ukázali ako krátke. V polovici XX storočia. (50 - 60. roky) sa komunikačné procesy začnú považovať nielen z hľadiska jedného zo svojich prostriedkov - dokumentu, ale v širšom zmysle - za informácie. Pojem „dokument“ ustupuje pojmu „informácia“, pretože prvý je odvodený od druhého. Počiatočné predstavy o predmete dokumentárnej vedy boli modernizované a získali informačný a kybernetický obsah.

Od začiatku šesťdesiatych rokov sa vedecké smery začali rozvíjať pod názvom dokumentárna veda. Prvý je považovaný za aplikované odvetvie kybernetiky zaoberajúce sa optimalizáciou správy systémov dokumentov všetkých typov - od výtvarného umenia po administratívny tok. Za týmto účelom dokumentárne študuje štruktúru a vlastnosti maticových dokumentov, metódy a prostriedky ich automatického spracovania, ukladania, získavania a používania, toky dokumentov a polia dokumentov s cieľom optimalizovať správu veľkých, najmä viackanálových systémov dokumentov. Dokument však neodráža celú škálu štúdií dokumentu, problémy jeho výroby, distribúcie a použitia a nemôže ísť o zovšeobecnenú vedu dokumentu.

Správa dokumentov sa v tomto období vyvíja ako vedecké smerovanie, ktorého úlohy (podľa K. G. Mityaeva) zahŕňajú štúdium v \u200b\u200bhistorickom aspekte vývoja metód, jednotlivých aktov a systémov na dokumentovanie javov objektívnej reality a jej výsledku - tvorby dokumentov, ich komplexov a systémov. Neskôr začali chápať vedu ako vedu o pravidlách vykonávania administratívnych dokumentov a udržiavania dokumentácie. Dokumentácia je identifikovaná papierovaním a považuje sa za súčasť archívneho výskumu. Takáto úzka interpretácia správy dokumentov sa do určitej miery zachovala dodnes. V tomto chápaní samozrejme nemohla správa dokumentov predstierať úlohu zovšeobecňujúcej vedy dokumentu, pretože je obmedzená na oblasť riadenia. Iné oblasti ľudskej činnosti sa objavujú za jej hranicami - veda, technológia, kultúra, spoločenský život atď.

Na konci 60. rokov 20. storočia, s rozvojom informatiky (A. I. Mikhailov, A. I. Cherny, R. S. Gilyarevskij) sa do značnej miery prehodnotili úspechy dokumentárnej vedy, jej existencia vo forme samostatnej vedeckej disciplíny sa vlastne zastavila. V roku 1973 sa uskutočnili zriedkavé pokusy (G. G. Vorobyov, K. N. Rudelson) o zovšeobecnenie teoretické informácie o dokumente vypracovať jeho koncepčný rámec pomocou informačnej analýzy. Niektoré z otázok týkajúcich sa klasifikácie dokumentov, tvorby informačných modelov dokumentov, štúdia tokov informácií o dokumentoch boli zahrnuté do príslušných oddielov knižnice, bibliografie, archívnych štúdií a informatiky.

Do polovice osemdesiatych rokov boli dokumentárne a počítačové vedy považované za zovšeobecňujúce vedy dokumentu. Počítačová veda však študuje dokumentárne aj dokumentárne informácie. Z jej zorného poľa je dokument vo svojej materiálnej podobe, podmienky výroby, skladovania, organizácia práce s dokumentmi. Preto je rovnako ako dokumentárne použitie počítačovej vedy ako zovšeobecňujúcej vedy o dokumente.

V druhej polovici osemdesiatych rokov sa zrealizovala skutočnosť, že zovšeobecňujúca koncepcia dokumentu najprimeranejšie odráža predmet odbornej činnosti zamestnancov knižníc, informačných agentúr, archívov, múzeí, kníhkupectiev atď., Čo sa uľahčilo zavedením odborná činnosť počítačový hardvér a počítačom čitateľné médiá.

Ďalší vývoj všeobecných dokumentárnych prístupov súvisí s menami D. Yu. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova a O.P. Korshunova, v ktorých dielach pojem „dokument“ funguje ako nezávislá lexikálna jednotka. Autormi najzákladnejších prác venovaných analýze pojmu „dokument“, klasifikácia dokumentov sú Yu.N. Stolyarov, G. N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. S nástupom ich práce na tvorbe a rozvoji správy dokumentov sa začína kvalitatívne nová etapa. Problémy správy dokumentov nadobúdajú interdisciplinárny charakter, riešia ich knižnice a bibliografi, odborníci v oblasti informatiky a knižní vedci.

Začiatkom 90. rokov bolo potrebné vytvoriť vedu o dokumente alebo súbore vedeckých dokumentárnych disciplín. Na všeobecný názov vedy o dokumente sa začína používať niekoľko mien: informačná a komunikačná veda (A.V. Sokolov), dokumentácia a informatika (G.N.Shvetsova-Vodka) atď. Jadrom tohto komplexu vied o dokumentoch je knižnica , bibliografia, kniha, archív, muzeológia a informatika. Spoločné pre nich je štúdium dokumentu ako objektu vytvoreného špeciálne na prenos informácií.

Každá z týchto oblastí znalostí má svoje vlastné špeciálne úlohy, formy a metódy práce s dokumentmi, ale teória a história dokumentu sú pre nich spoločné. Medzi všeobecné teoretické problémy patrí predovšetkým funkčná analýza dokumentov, štúdium ich vlastností ako materiálových objektov s informáciami v nich zaznamenanými, otázky klasifikácie a typológie dokumentov atď. Dokumentácia sa vyžaduje na štúdium všeobecných problémov s dokumentmi.

1.2 štruktúra správy záznamov

Teória dokumentov (documentology) je jadrom správy dokumentov. Študuje všeobecné teoretické problémy spojené s koncepčným aparátom, funkčnú analýzu dokumentov, štúdium ich charakteristík ako materiálových objektov a informácií v nich zaznamenaných, otázok typológie a klasifikácie dokumentov, ich parametrov a vlastností, ako prostriedku komunikácie a prvku finančných prostriedkov na dokument.

V časti dokumentárne činnosti študujeme históriu a všeobecnú metodiku tvorby a fungovania dokumentu v dokumentárnom komunikačnom systéme (tvorba, výroba, zber, ukladanie, distribúcia a použitie), t. fungovanie dokumentu v rámci holistického komunikačného cyklu „autor dokumentárnych informácií - jeho spotrebiteľ“.

Špeciálna dokumentácia sa zaoberá charakteristikami jednotlivých typov a typov dokumentov (knihy, patenty, poznámky, karty, filmy, optické disky atď.), Jednotlivé procesy dokumentácie a komunikačné činnosti (dokumentovanie, vydávanie dokumentov, distribúcia dokumentov, ukladanie dokumentov, správa dokumentov). Akýkoľvek znak, ktorý si zaslúži teoretické zváženie, možno považovať za zvláštny.

Predmetom správy súkromných dokumentov sú určité druhy a odrody dokumentu. Odtiaľ sú prezentované špeciálne vedecké dokumentárne disciplíny: kniha, patent, kartografia atď.

Osobitné a súkromné \u200b\u200bvedenie záznamov je teda osobitným prejavom všeobecného charakteru. V spojení so všeobecným predpisom predstavuje osobitná evidencia jedinú evidenciu.

1.3 vzťah správy dokumentov s inými vedami

Súčasná etapa je charakterizovaná aktiváciou štúdia dokumentu všetkými vedami, kde pôsobí ako hlavný alebo jeden z predmetov výskumu. Kombinácia úsilia v týchto vedách vytvára integračné smerovanie pre rozvoj znalostí dokumentov. V dôsledku toho to viedlo k vytvoreniu teórie dokumentov a dokumentárnych aktivít, k zavedeniu správy dokumentov ako meta-vedy pre všetky vedy cyklu dokument-komunikácia.

Dokumentácia ako integratívna vedecká disciplína úzko súvisí s papierovaním, knihou, knižnicou, bibliografiou, archívnymi štúdiami, informatikou atď. Pri širšom prístupe zahŕňa správa dokumentov historický prameň a muzeológiu, sémiotiku, textologiu a ďalšie vedy.

Dokumentácia je spojená s historickou vedou. Vzhľad rôznych dokumentov, nehovoriac o dokumentačných systémoch, priamo súvisí s vývojom spoločnosti, s určitými fázami. Fungovanie dokumentov a dokumentačných systémov, skladacie komplexy dokumentov preto nemožno pochopiť bez znalosti sociálno-ekonomických, politických dejín, kultúrnych dejín atď. Na druhej strane forma samotného dokumentu sa vyznačuje relatívnou nezávislosťou, prítomnosťou vlastných zákonov rozvoja, ktoré zase majú určitý vplyv na určité aspekty sociálneho rozvoja.

Dokumentácia objektívne prispieva k formovaniu východiskovej základne historického výskumu av tejto funkcii úzko súvisí so zdrojovým štúdiom - jedným z najdôležitejších odvetví historickej vedy, ktorý študuje teóriu, metodológiu a techniku \u200b\u200bhistorických zdrojov. Zdrojoví vedci tiež skúmajú formu dokumentu, štruktúru a vlastnosti dokumentovaných informácií v ich historickom vývoji. Papierovanie v zdrojových štúdiách sa zvyčajne prideľuje v samostatnej časti.

Vyššia úroveň zovšeobecnenia v roku 2007 teoretický základ na interpretáciu pojmu „dokument“ bude tým väčší rozsah poznatkov, ktoré sú obsiahnuté v správe dokumentov. Posilnenie väzieb medzi odvetviami znalostí, ktoré študujú rôzne médiá, je vzájomne prospešné.

Obzvlášť úzkym vzťahom je správa dokumentov s bibliografiou, knižnicou, knihou a archívnymi štúdiami. Zahŕňa to aj informatiku, najmä časť, ktorá študuje dokumentáciu informácií vytvorených pomocou počítačovej technológie na diskrétnych médiách. Spoločnou vecou pre nich je, že tieto disciplíny fungujú na dokumentoch ako objekty vytvorené špeciálne na ukladanie a prenos informácií.

V oblasti knižnej vedy spája správu dokumentov informačná, spoločenská podstata predmetov výskumu - dokument a kniha; v mnohých ohľadoch rovnaké ciele a funkcie; papier ako bežné pamäťové médium; písanie rovnakým spôsobom prenosu informácií. S rozvojom výpočtovej techniky sa ďalej zbližuje dokument a kniha, ktoré je rovnako možné prezentovať v elektronickej podobe.

Podľa cieľov a predmetu štúdia je správa dokumentov úzko spojená s archívnymi štúdiami. Spája ich spoločná úloha - vytvorenie efektívneho informačného prostredia, jediný objekt štúdie - dokument, ako aj jednota spôsobov organizácie, ukladania, vyhľadávania informácií, rozvoja princípov tvorby dokumentov. Dokumentácia má priamy vplyv na rozvoj archívneho výskumu, pretože čím lepšie sú dokumenty vytvorené v papierovaní, tým úspešnejšie budú archívy pri ukladaní a využívaní bohatstva dokumentov.

Dokumentácia je prepojená s jurisprudenciou, predovšetkým s jej odbormi, ako je ústavné, občianske, správne, pracovné a obchodné právo. Úspechy v oblasti právnej vedy sa vo veľkej miere využívajú pri správe dokumentov: dávanie právna sila Dokumenty právne metódy ich vykonávanie, klasifikácia právnych aktov atď. Jedným z predmetov štúdia v oblasti správy dokumentov je systém právnej dokumentácie. Advokáti sa pri svojej každodennej činnosti nemôžu obísť bez znalosti základov správy dokumentov, riadenia podpory dokumentácie. Vyšetrovatelia vyšetrujú povahu dokumentov, techník, metód úmyselného skresľovania dokumentovaných informácií atď. S cieľom odhaliť a vyšetriť falšovanie.

Dokumentácia je spojená s ekonomickými vedami. Optimalizácia činností služieb manažérskej dokumentácie nie je možná bez stanovenia ich ekonomickej efektívnosti, bez komplexnej analýzy využívania finančných a materiálnych zdrojov na tvorbu a spracovanie dokumentov, bez zostavovania vhodných metód, pracovných noriem atď. Počet systémov dokumentácie študovaných správou dokumentov zahŕňa také špeciálne systémy, ktoré sa priamo odrážajú ekonomická sféra život a činnosti spoločnosti, ako je účtovníctvo, výkazníctvo, štatistické, technické a ekonomické, zahraničný obchod, bankovníctvo, financie.

Vzťah a interakcia medzi správou dokumentov a teóriou riadenia, manažmentom, sú tradične silné, pretože funkcie riadenia a jeho organizácie sa priamo odrážajú v dokumentoch. Racionálna organizácia práce s dokumentmi naopak prispieva k zlepšeniu riadiacich činností, zvyšuje jej efektívnosť. Vznik a úspešný rozvoj novej vedeckej disciplíny - informačného manažmentu priniesol štúdiu manažérskych a dokumentárnych problémov ešte bližšie, pretože väčšina manažérskych informácií je zaznamenaná v dokumentoch.

Dokumentáciu ovplyvňujú také aplikované disciplíny, ako je sociológia riadenia, psychológia riadenia, obchodná komunikácia. V oblasti správy dokumentov sa často používajú výsledky aplikovanej lingvistiky, predovšetkým s cieľom zjednotenia textov dokumentov, štandardizácie jazykových jednotiek, ako aj v procese úprav. servisné dokumenty.

Osobitné prepojenie existuje medzi správou dokumentov a informačnými vedami. Rýchle budovanie informačných zdrojov, rýchly rozvoj výpočtovej techniky a aktívne teoretické chápanie informačných procesov ovplyvnili nielen povahu a obsah dokumentárneho výskumu, ale viedli aj k integrácii správy dokumentov do cyklu spoločenských informačných vied. V dôsledku toho sa ukázalo, že správa dokumentov je najužšie spojená s takými vedeckými disciplínami, ako sú sociálna informatika, dokumentárna veda, počítačová technológia a programovanie, informačná bezpečnosť a ochrana informácií atď.

Na vyriešenie niektorých svojich problémov správa dokumentov vo veľkej miere využíva pokroky v oblasti technických a prírodných vied, pretože dokument je materiálnym objektom, médiom informácií, ktoré má dobre definované fyzikálne vlastnosti. Okrem toho vytváranie, pískanie, ukladanie dokumentov spojených s prostriedkami dokumentovania a prenosu informácií vrátane použitia sofistikovaného kancelárskeho vybavenia.

Môžu byť zahrnuté určité vlastnosti, strany, vlastnosti, funkcie dokumentu. neoddeliteľnou súčasťou do iných vedeckých disciplín cyklu komunikovania dokumentov, ktoré skúmajú vlastnosti tých skupín dokumentov, s ktorými sa zaoberá oblasť praktickej činnosti zodpovedajúca vede. Štúdium dokumentu v jeho celistvosti (jednote) je predmetom iba správy dokumentov. Táto okolnosť odlišuje správu dokumentov od iných vedeckých disciplín, v ktorých je dokument súčasťou svojho druhu, súčasti, majetku alebo znaku - ako jeho neoddeliteľná súčasť.

Určité typy dokumentov a činnosti spojené s komunikáciou dokumentov majú teda významnú špecifickosť, ktorá je predmetom štúdia súkromných vedeckých dokumentárnych disciplín. Predmetom knižnej vedy ako súkromnej vedeckej disciplíny je najmä kníhkupectvo a kníhkupectvo, patentová veda - patentová a patentová činnosť. Prepojenie správy dokumentov s počítačovou vedou je badateľné najmä v tej časti, ktorá skúma vedecké zdroje informácií. Dokumenty o štúdiách archívnych štúdií, ktoré obsahujú retrospektívne informácie, najmä na papieri; muzeológia - materiálne (materiálne) dokumenty, pamiatky hmotnej kultúry; knižné vedy - knihy (publikácie), textové dokumenty; papierovanie - dokumenty vznikajúce v procese riadenia, papierovanie; knižničná veda - dokumenty so širokým sociálnym účelom (duplikáty); bibliografia - sekundárne dokumenty atď.

Tie. v súkromných vedeckých disciplínach sa otázky týkajúce sa dokumentu neposudzujú osobitne, ale iba do tej miery, do akej sa vyskytujú v konkrétnej oblasti dokumentárnych a komunikačných činností.

Správa dokumentov je teda zovšeobecňujúcou vedeckou disciplínou vo vzťahu k iným disciplínam dokumentárneho cyklu. To však neznamená, že „absorbuje“ disciplíny spojené s určitými odvetviami dokumentov a komunikačných činností. Správa dokumentov, ako každá metadisciplína, má samoregulačný charakter: pokrýva predovšetkým študijné predmety, definuje vlastnosti, parametre, vlastnosti, trendy a mnohé iné čisto špecifické problémy ponecháva na podiel súkromných vedeckých disciplín. Integračná veda, ktorá obohacuje špeciálne a súkromné \u200b\u200bdisciplíny rozvojom základných teoretických a metodologických problémov, zvyšuje tvorivý potenciál týchto disciplín, obohacuje ich metodológiu. Prepojenie, integrácia a diferenciácia vedeckých disciplín je jednou z podmienok úspešného rozvoja každej z nich.

Úzke prepojenie správy dokumentov s rôznymi teoretickými a aplikovanými vedeckými disciplínami do značnej miery určilo metódy dokumentárneho výskumu, t. metódy, techniky riešenia konkrétnych vedeckých problémov. Tieto metódy sa delia na všeobecné vedecké a špeciálne. Medzi všeobecné vedy patria tie, ktoré používajú všetky alebo väčšina vied: systémová metóda; metóda modelovania; funkčná metóda; analýza; syntéza; porovnanie; klasifikáciu; generalizácia; výstup od abstraktu po betón atď.

Niektoré z týchto metód sa zase dajú klasifikovať. Konkrétne je modelovanie rozdelené na deskriptívne, grafické, matematické atď. Väčšina z týchto odrôd sa navyše používa aj pri správe dokumentov.

Špeciálne metódy úzko súvisia so všeobecnými vedeckými poznatkami. Rozsah ich uplatňovania je však oveľa užší a spravidla sa obmedzuje na jednu alebo niekoľko úzko súvisiacich vied. Medzi osobitné metódy správy dokumentov patria: metódy zjednotenia a štandardizácie dokumentov; metóda formulárnej analýzy; metódu samostatnosti v dokumentácii a papierovaní; metóda preskúmania hodnoty dokumentov.

4 Zdroje v správe záznamov

Takmer všetky dokumenty, systémy dokumentácie a komplexy dokumentov môžu slúžiť ako zdroje v dokumentárnom výskume. Na ich základe môžete získať určitú predstavu o úrovni práce s dokumentmi, spôsoboch dokumentácie, kultúre kancelárskej práce konkrétnej éry. Hlavnú úlohu však stále zohrávajú tie dokumenty, v ktorých sú stanovené pravidlá, normy, odporúčania, normy atď., Ktoré regulujú a regulujú rôzne smery, spôsoby a formy práce s dokumentmi. Ide predovšetkým o legislatívne a právne akty, normy, klasifikátory, pokyny, usmernenia. Zdroje sú nevyhnutným základom pre vykonávanie teoretického výskumu, pre zlepšenie praxe podpory riadenia dokumentov a určovanie hlavných trendov vo vývoji procesov spracovania dokumentov.

Pretože správa dokumentov vyrastala z praktických potrieb práce s dokumentmi, zohrávali pri jej vývoji dôležitú úlohu, predovšetkým na začiatku, tradície a zvyky. Keď boli tieto zvyky a tradície pochopené a zovšeobecnené, začali sa upevňovať v rôznych zákonoch a nariadeniach. Podľa toho sa zdroje, ktoré umožňujú v prvom rade sledovať históriu tvorby správy záznamov, dajú rozdeliť do dvoch veľkých skupín:

dokumenty, ktoré vychádzajú priamo z klerikálnej praxe a obsahujú spontánne stanovené normy a pravidlá, ktoré odrážajú tradíciu klerikálnej práce;

rôzne právne akty, ktoré niekoľko storočí legálne upravovali prácu s dokumentmi.

Prvá skupina zdrojov, ktoré nazhromaždili najbohatšie skúsenosti, tradície a zvyky ruskej kancelárskej práce, zahŕňa najmä početné zbierky vzorových dokumentov uverejnených pred rokom 1917 (tzv. „Zákonníci“). V našej krajine sa v 18. až 19. storočí hojne využívali. Ich predchodcami boli „tvorcovia“ (prvá tretina 16. storočia). Najmä formule moskovského metropolitného oddelenia. K dnešnému dňu je známych viac ako 100 takýchto zbierok.

„Zákonníci“ upravovali zloženie, formu a obsah dokumentov. Samotné ich mená sú veľmi pozoruhodné. Jeden z prvých v roku 1765 sa objavil „Manuál, ako písať a písať najrôznejšie listy rôznym osobám.“ O dve desaťročia neskôr bol vydaný „Spisovateľ obsahujúci rôzne listy, petície, poznámky k prípadu, zmluvy, osvedčenia, osvedčenia, potvrdenia, potvrdenia, doklady a písomné formuláre pre poddaných, príkaz pre staršie osoby, formu obchodných zmeniek, potvrdenky, potvrdenky, potvrdenky a dobropisy“ () Petrohrad, 1788). „Spisovatelia“ často dosiahli značné množstvo. Napríklad k dispozícii vo fondoch Vedeckej knižnice Tomskovej štátnej univerzity „Sprievodca zostavením obchodných dokumentov. Vzorky a formuláre, referenčné informácie "V. Maksimova (Moskva, 1913) obsahuje viac ako 2000 strán.

Ďalšia skupina obsahuje zdroje, ktoré sú legislatívne stanovené pravidlá a normy pre prácu s dokumentmi. Ich vzhľad bol zaznamenaný už od polovice 17. storočia, ale rozhodujúcim krokom bol Peter I., ktorý v roku 1720 schválil „všeobecné nariadenia“. Tento dokument podrobne popisuje štruktúru a kancelárske činnosti úradov, otázky registrácie dokumentov, povinnosti zamestnancov atď.

Medzi dôležité zdroje patria aj „všeobecné formy“, ktoré sú v Petrovom období rôzne - vzorové dokumenty; „Inštitúcia pre správu provincií“, ktorú uverejnila v roku 1775 Katarína II; „Všeobecná inštitúcia ministerstiev“, ktorá sa objavila v roku 1811, a mnoho ďalších legislatívne aktyktoré regulovali domácu administratívu na rôznych úrovniach vlády.

Značný význam majú dokumentárne zdroje obdobia revolúcie a občianskej vojny (1917-1922). Mali svoje vlastné špecifiká, hoci základom pre prácu s dokumentmi, najmä na území Bieleho Ruska, potom boli najmä legislatívne akty a tradície predrevolučnej kancelárskej práce.

Za sovietskym obdobím ruských dejín zostalo veľké množstvo zdrojov. Už v prvých mesiacoch po vstupe boľševikov k moci bol podpísaný dekrét Rady ľudových komisárov „O postupe schvaľovania a zverejňovania zákonov“ a bolo prijaté uznesenie „O forme hlavičkových papierov štátnych inštitúcií“. Tieto a ďalšie podobné dokumenty boli následne zahrnuté do príručky „Zbierka legislatívnych aktov o papierovaní (1917-1970)“ (Moskva, 1973). Najdôležitejšími zdrojmi posledných desaťročí existencie sovietskej moci boli „základné ustanovenia jednotného systému vedenia záznamov“ (1973), schválený v roku 1988, „štátny systém podpory dokumentácie pre správu“, klasifikátory všetkých Únie, systémy zjednotenej dokumentácie atď.

V Rusku je v súčasnosti pomerne rozsiahla regulačná a metodologická základňa pre dokumentáciu riadenia, ktorá je tiež najdôležitejším zdrojom pre štúdium dokumentárnych problémov. Normatívnou a metodologickou základňou riadiacej dokumentácie je súbor zákonov, normatívnych právnych aktov, metodických dokumentov, štátnych noriem upravujúcich technológiu tvorby, spracovania, uchovávania a použitia dokumentov v súčasných činnostiach organizácie, ako aj činnosti administratívnej služby: jej štruktúra, funkcie, personálne zabezpečenie , technická podpora a niektoré ďalšie aspekty. Skladá sa to z:

vydané právne akty vyššie telá štátna moc a správa;

vydané právne akty federálne orgány výkonná moc: ministerstvá, výbory, odbory priemyselného a rezortného charakteru;

právne akty vydané zákonodarnými a výkonnými orgánmi orgánov tvoriacich súčasť Ruskej federácie a ich územných celkov upravujúcich otázky kancelárskej práce;

právne akty normatívneho a poučného charakteru, ako aj metodické dokumenty o podpore dokumentácie pre vedenie vydané vedením podnikov a organizácií.

Dokumentácia informácií (tvorba dokumentov) sa vykonáva na základe pravidiel stanovených orgánmi rôznych úrovní správy. Regulačný rámecupravujúce prípravu a vykonanie dokumentov sú právne akty, ktoré sa venujú týmto otázkam v plnom rozsahu, ako aj osobitné ustanovenia nariadenia, ktoré majú širší rozsah (napríklad o informatizácii, zákonodarstve, činnosti obchodných štruktúr, výstavbe systémov kancelárskej práce atď.).

Regulačné akty Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie schválili základné pravidlá dokumentácie informácií, požiadavky na určité druhy dokumentácie, veľa foriem manažérskych dokumentov. Dokumenty používané v konkrétnych manažérskych situáciách sa vytvárajú v súlade so schválenými vzorkami - typické a vzorové formuláre alebo, ak takéto formuláre nie sú akceptované, na základe pravidiel pre spracovanie dokumentov. Požiadavky na papierovanie môžu byť univerzálne alebo sa môžu vzťahovať iba na určité typy dokumentov, ich formuláre, formuláre, náležitosti.

KAPITOLA 2 REGULAČNÉ A METODOLOGICKÉ ZÁKLADY REGULOVANIE PRÁCE S DOKUMENTMI V SÚLADE S MODERNÝMI PODMIENKAMI

1 Normalizácia ako proces stanovenia jednotnosti pri tvorbe a vykonávaní dokumentov

Hlavné smery riešenia problémov spojených so spracovaním obrovského množstva informácií:

) želanie dosiahnuť uniformitu nosičov informácií a postup umiestňovania informácií o nich;

) urýchlenie spracovania a prenosu informácií;

) minimalizovanie nákladov na vyhľadávanie a ukladanie údajov.

Prvý smer je realizovaný prostredníctvom štandardizácie a zjednotenia nosičov informácií a ich prvkov a druhý a tretí - zlepšením procesov a vývojom prostriedkov na spracovanie a prenos informácií (obr. 2.1). K urýchleniu ich spracovania, vyhľadávania a uchovávania samozrejme prispieva aj zjednotenie a štandardizácia pamäťových médií a ich postupov spracovania.

jednoposteľová štátny systém administratívna práca (UGSS) - súbor základných ustanovení, ktoré určujú a regulujú organizáciu dokumentárnych procesov v podnikoch, organizáciách a inštitúciách. Na základe Jednotnej štátnej colnej služby bol vypracovaný normatívny dokument - Jednotný štátny systém podpory dokumentácie pre správu (Jednotná služba štátneho auditu).

Normalizácia je proces stanovovania a uplatňovania noriem, ktoré sa chápu ako „vzorka, norma, model, ktoré sa berú ako zdroj na porovnanie s inými podobnými objektmi. Norma ako normatívny a technický dokument stanovuje súbor noriem, pravidiel, požiadaviek pre normalizačný objekt a je schválená príslušným orgánom. ““ V Rusku koordinuje normalizačné činnosti Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (v súčasnosti je výbor súčasťou Ministerstva priemyslu a obchodu Ruskej federácie). Aplikácia noriem pomáha zlepšovať kvalitu vytvoreného produktu (dokumentu).

Normalizácia je komplexný proces, ktorý zahŕňa prvky ako typizácia a zjednotenie. Na jednej strane sú to štandardizačné metódy, ktoré je možné implementovať a ako nezávislý druh práca. V správe dokumentov sa typizácia používa na vytvorenie štandardných foriem dokumentov a štandardných textov, t.j. vzoriek alebo štandardov, na základe ktorých sa vytvárajú konkrétne dokumenty. Typický text je ukážkový text, na základe ktorého sa v budúcnosti vytvoria texty s podobným obsahom. Štandardný formulár je dokumentový formulár schválený príslušným štátnym orgánom, ktorý sa používa na zhromažďovanie a prezentáciu akýchkoľvek údajov v širokej škále oblastí riadenia.

2 Zjednotený systém dokumentácia

Dokumentačný systém - súbor dokumentov prepojených na základe pôvodu, miesta určenia, typu, oblasti činnosti, spoločných požiadaviek na ich vykonanie (GOST R ISO 15489-1-2007). Dokumentačný systém sa vytvára v procese implementácie vo vláde a správe, v inštitúciách, organizáciách a podnikoch s osobitnou riadiacou funkciou; zloženie dokumentov, ktoré sú v ňom obsiahnuté, je určené na zdokumentovanie určitých druhov činností, ako sú plánovanie, financovanie, účtovníctvo. Dokumentačné systémy sú klasifikované podľa odvetvia a okrem štandardných dokumentačných systémov existujú aj dokumentačné systémy pre zdravotníctvo, vzdelávanie (všeobecné a špeciálne), notárske, súdne atď.

Zjednotený dokumentačný systém (DCL) je vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek a musí obsahovať informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti.

Zvyčajne sa skladá z jedného alebo dvoch štátnych noriem, súboru vzájomne prepojených rusko-normalizovaných formulárov, ktoré poskytujú zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých druhoch hospodárskej činnosti, prostriedky ich údržby, regulačné a metodické dokumenty na ich vývoj, údržbu a aplikáciu. Priamymi vývojármi konkrétnych foriem dokumentov a systémov dokumentácie sú ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú túto alebo tú oblasť činnosti.

Zvláštnosťou dokumentov o zamestnancoch je ich súčasné zjednotenie ako súčasť dvoch zjednotených systémov dokumentácie: organizačného a administratívneho a primárneho účtovníctva. Objednávka personálu sa môže považovať za dokument správneho konania, ktorý potvrdzuje prítomnosť právna skutočnosť výskyt (zmena, ukončenie atď.) pracovnej zmluvy. Ten istý príkaz však zaznamenáva skutočnosť, že nastali (ukončili) pracovnoprávne vzťahy, a v tomto prípade je to základný účtovný doklad, ktorý slúži ako základ pre tvorbu ďalších účtovných dokladov. Keďže neexistovala jediná agentúra, ktorá by koordinovala personálne činnosti, agentúra, ktorá zjednocuje organizačnú a administratívnu dokumentáciu (Glavarchiv), pripravila dokumentačný systém pre zamestnancov a štatistické agentúry - formy dokladov pre personálne záznamy. Prvý systém sa používal vo vláde a správe, druhý v stavebných a priemyselných organizáciách. Dnes je táto historicky vyvinutá funkcia zachovaná: niektoré inštitúcie a organizácie vedú záznamy o zamestnancoch v textových formách dokumentov a ďalšie v tabuľkových formách. Personálny dôstojník preto musí poznať súčasné požiadavky na prípravu personálnych dokumentov a musí byť schopný ich použiť v praktických činnostiach.

Zjednotenie je zníženie neopodstatnenej rozmanitosti typov dokumentov, ich zjednotenie foriem, štruktúry, jazykových štruktúr, operácií pri ich zostavovaní, spracovaní, účtovníctve, uchovávaní. Zjednotenie predstavuje vytvorenie najjednotnejšieho súboru detailov, veľkosti papiera a podrobností o fixácii na papieri.

USD je súbor vzájomne prepojených zjednotených foriem dokumentov, ktoré poskytujú zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých druhoch hospodárskej činnosti, prostriedky ich údržby, regulačné a metodické materiály na ich vývoj a aplikáciu.

Zároveň sa vyvíjajú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktoré poskytujú integrované automatizované spracovanie údajov obsiahnutých v KDR.

V súčasnosti sú zavedené nasledujúce systémy zjednotenej dokumentácie riadenia:

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie: dokumentácia o založení, reorganizácii, likvidácii podniku, organizácii; dokumentácia o privatizácii štátnych a obecných podnikov, organizácií; dokumentácia o administratívnych činnostiach organizácie; dokumentácia o organizačnej a regulačnej regulácii organizácie, podniku; dokumentácia o regulácii prevádzkových informácií podniku, organizácie; pracovná dokumentácia; dokumentáciu prechodu na inú prácu; dokumentácia o prepustení; dokumentácia o dovolenke; dokumentácia o registrácii stimulov; dokumentácia o výkone disciplinárnych sankcií.

Zjednotený systém bankovej dokumentácie:

bezhotovostné platobné doklady prostredníctvom bánk;

dokumentácia o úverových operáciách bánk;

dokumentácia na monitorovanie výdavkov fondov práce a vyplácania sociálnych a pracovných zdrojov;

dokumentácia bankových operácií v súvislosti s medzinárodnými vyrovnaniami;

výstupná dokumentácia bánk;

dokumentácia o depozitných operáciách bánk;

bezhotovostné platobné doklady prostredníctvom bánk - vnútropodnikové formy dokladov;

dokumentácia o emisných hotovostných a rozpočtových operáciách bánk - vnútrobankové formy dokumentov;

dokumentácia na sledovanie výdavkov fondov na odplatu za prácu a vyplácanie sociálnych a pracovných dávok (na spotrebu) - vnútropodnikové formy dokladov;

doklady o výstupe z banky - vnútrobankové formy dokladov;

dokumentácia o peňažnom obehu - vnútropodnikové formy dokumentov;

dokumentácia o úverových operáciách bánk - vnútrobankové formy dokumentov;

účtovná dokumentácia - vnútrobankové formy dokladov.

Jednotný systém dokumentov finančného účtovníctva a výkazníctva rozpočtových inštitúcií a organizácií:

finančné záznamy;

účtovné záznamy rozpočtových inštitúcií a organizácií.

Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia:

dokumentácia o štatistikách národných účtov a ekonomických zostatkoch;

dokumentácia o štatistike vedeckého a technologického potenciálu a inovatívneho pokroku;

dokumentácia pracovnej štatistiky;

dokumentácia štatistických údajov o materiálnych zdrojoch;

dokumentácia o finančnej štatistike;

dokumentácia sociálnej štatistiky;

dokumentácia priemyselnej štatistiky;

štatistická dokumentácia poľnohospodárstvo a zber poľnohospodárskych výrobkov;

štatistická dokumentácia kapitálová výstavba;

dokumentácia o štatistike zahraničných ekonomických vzťahov;

dokumentácia, ale štatistika o spotrebiteľskom trhu a jeho infraštruktúre;

dokumentácia o dopravnej a komunikačnej štatistike;

dokumentácia o štatistike pozorovania a registrácie zmien cien a taríf.

Jednotný systém účtovníctva a vykazovania účtovných dokladov podnikov:

účtovné záznamy;

účtovné registre;

primárne účtovné záznamy.

Jednotný systém pracovnej dokumentácie:

dokumentácia trhu práce;

dokumentácia pre pracovné vzťahy;

dokumentácia o odbornom rozvoji zamestnancov orgánov práce;

dokumentácia o ochrane práce;

dokumentácia o minimálnych spotrebiteľských rozpočtoch;

dokumentácia o odvolaniach na úrady práce.

Jednotný systém dokumentácie pre dôchodkový fond Ruskej federácie:

dokumentácia o účtovníctve a rozdelení finančných prostriedkov;

dokumentácia o plánovaní a hospodárskych činnostiach;

dokumentácia o kontrolných a overovacích činnostiach.

Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu:

prevádzková a obchodná dokumentácia;

prepravná dokumentácia;

urovnanie zahraničnoobchodnej dokumentácie;

dokumentácia vydaná pri dovoze (vývoze) tovaru;

preprava dokumentácie zahraničného obchodu;

zasielanie dokumentácie zahraničného obchodu.

Vývoj Konžskej demokratickej republiky zabezpečujú príslušné ministerstvá a ministerstvá.

Pri tvorbe dokumentov je potrebné dodržiavať zásady štandardizácie a zjednotenia.

Cieľom štandardizácie a zjednotenia dokumentov je zefektívniť procesy prípravy, vykonávania, vyhľadávania dokumentov, zníženia tokov dokumentov a tvorby dokumentov. optimálne podmienky pre strojové spracovanie informácií, zlepšenie úrovne riadenia podniku, organizácie. Normalizácia a zjednotenie riadiacich dokumentov umožňuje dosiahnuť jednotnosť štruktúry a spracovania informácií. Normalizácia a zjednotenie tiež prispievajú k rozvoju pokročilých metód práce s dokumentmi.

ZÁVER

Dokumentácia patrí do cyklu spoločenských vied, z ktorých mnohé sú úzko prepojené a vzájomne prepojené. Táto interakcia sa prejavuje rôznymi formami a vyskytuje sa na rôznych úrovniach, predovšetkým na úrovni predmetu a subjektu výskumu, konceptuálneho aparátu, výskumných metód.

Dokumentácia je úzko spätá s historickou vedou. Ako už bolo uvedené, predmetom správy dokumentov je dokument v historickom vývoji. Vznik určitých dokumentov, nehovoriac o dokumentačných systémoch, priamo súvisí s vývojom spoločnosti, s určitými fázami. Fungovanie dokumentov a dokumentačných systémov, skladacie komplexy dokumentov preto nemožno pochopiť bez znalosti sociálno-ekonomických, politických dejín, kultúrnych dejín atď.

Na druhej strane forma samotného dokumentu sa vyznačuje relatívnou nezávislosťou, prítomnosťou vlastných zákonov o rozvoji, ktoré zase majú určitý vplyv na určité aspekty sociálneho rozvoja. Preto štúdium minulosti zahŕňa znalosť genézy dokumentárnych foriem.

Na základe blízkosti štúdia zdroja sa vedenie záznamov zvyčajne klasifikuje ako trieda historických vied, a to aj do tzv. Pomocných a špeciálnych historických disciplín9, ktoré sa považujú za subdisciplíny štúdia zdrojov. Zároveň niekoľko autorov (A. I. Gukovský, S. M. Kashtanov, B. G. Litvak, O.M. Medushevskaya, V. V. Farsobin, atď.) V skutočnosti umiestňuje správu dokumentov do diplomacie - pomocnej historickej disciplíny, ktorá študuje dokumenty. právny poriadok, Iní vedci naopak navrhujú rozšíriť okruh problémov správy dokumentov vrátane takých pomocných historických disciplín, ako sú diplomacia, paleografia, metrológia a genealógia. Navyše, obaja z väčšej časti skutočne dali rovnaké znamenie medzi správou dokumentov a papierovaním.

Napriek úzkemu vzťahu správy dokumentov so zdrojovými štúdiami však existujú medzi nimi významné rozdiely, ktoré sa pozorujú: v predmete štúdia (pramene, okrem písomných dokumentárnych prameňov aj ďalšie typy a formy historických prameňov, najmä materiál);

na výskumné účely (zdrojová štúdia dokumentu s cieľom vyvinúť metódy na získavanie potrebných informácií);

v chronológii (dokumenty zdrojovej štúdie iba v retrospektívnom prostredí a štúdia dokumentov - aj v operačnom a perspektívnom prostredí).

Posledný rozdiel podľa nášho názoru neumožňuje pripísať správu dokumentov počtu historických disciplín, ako to robí veľa autorov, pretože historická veda sa obmedzuje na štúdium iba minulosti ľudskej spoločnosti.

Malo by sa tiež poznamenať, že v posledných rokoch existovala tendencia, aby samotná veda o zdroji prekračovala výlučne historickú vedu a považovala ju za integrujúcu disciplínu v systéme humanitných vied, za prvok historickej antropológie, etnológie, sociológie, t. všetky humanitárne znalosti. V dôsledku tohto prístupu prirodzene vzniká komplexný problém fenoménu dokumentu a v dôsledku toho úloha rozvoja novej disciplíny - fenomenológie dokumentov.

Štúdia správy dokumentov a archívne štúdie zároveň študujú dokument z dvoch opačných strán: archívna veda - zo strany informačnej hodnoty dokumentu ako historického zdroja s dôrazom na súbory dokumentov a nie na samostatné dokumenty. Dokumentácia študuje svoj objekt zo strany informácií a operatívnej hodnoty ako nositeľa informácií, ktorý funguje predovšetkým v modernom spoločenskom prostredí.

Dokumentácia má priamy vplyv na rozvoj archívneho výskumu, pretože čím lepšie sú dokumenty vytvorené v papierovaní, tým úspešnejšie budú archívy pri ukladaní a využívaní bohatstva dokumentov.

Vzťah a interakcia medzi správou dokumentov a teóriou riadenia, manažmentom, sú tradične silné, pretože funkcie riadenia a jeho organizácie sa priamo odrážajú v dokumentoch. V tomto ohľade V.S. Mingalyov dokonca formuloval „najviac všeobecné právo dokumentácia “, ktorej podstatou je„ súlad obsahu dokumentácie s funkciami riadenia “. Racionálna organizácia práce s dokumentmi naopak prispieva k zlepšeniu manažérskej činnosti ak zvýšeniu jej efektívnosti, pretože takmer všetci zamestnanci administratívneho aparátu sú zaneprázdnení prácou s dokumentmi, pričom podľa niektorých správ na tieto účely trávia najmenej 60% pracovného času.

Vznik a úspešný rozvoj v roku 2007 posledné roky nová vedecká disciplína - správa informácií ešte viac priblížila štúdium manažérskych a dokumentárnych problémov, keďže väčšina informácií je zaznamenaná v dokumentoch. Navyše, niektorí autori (M.V. Larin) v dlhodobej predpovedi integráciu služieb správy dokumentov a služieb správy informácií.

Dokumentáciu ovplyvňujú aj také aplikované disciplíny, ako je sociológia riadenia, psychológia riadenia a obchodná komunikácia.

Na vyriešenie niektorých problémov správa dokumentov vo veľkej miere využíva pokroky v oblasti technických a prírodných vied, pretože dokument je materiálnym objektom, médiom informácií, ktoré má dobre definované fyzikálne vlastnosti. Okrem toho vytváranie, vyhľadávanie, ukladanie dokumentov spojených s prostriedkami dokumentácie a prenosu informácií vrátane použitia sofistikovaného moderného kancelárskeho vybavenia.

vedenie záznamov o štandardizácii

Zoznam zdrojov a literatúry

1 ZDROJE

1.Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ z 20. februára 1995, č. 24-FZ // Zbierka zákonov Ruskej federácie. - 1995. - č. 8. - čl. 609. - S. 1213.

2.Federálny zákon o elektronike digitálny podpis". Prijatý Štátna duma 13. decembra 2001 // Ruské noviny, 2002. 12. január.

3.GOST R 6,30-2003. Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie. - M .: Gosstandart Ruska, 2003.

4.GOST R ISO 22310 - 2009. Systém noriem pre informácie, knižnicu a vydávanie. Informácie a dokumentácia. Príručka pre vývojárov noriem, ktorí stanovujú požiadavky na správu dokumentov. - M.: Standartinform, 2010.

2 LITERATÚRA

1.Belov, A. N., Belov, V.N. Korešpondencia a papierovanie. Výukový program. - M.: Statistics, 2009. - 548 s.

2.Administratívne práce (Organizácia a technológie podpory správy dokumentov): Učebnica / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. atď .; Ed. Kuznetsova. M.: UNITY-DANA, 2011. - 284 s.

3.Dokumenty a papierovanie / vyd. T.V. Kuznetsova, M.T. Likhacheva, A.L. Reichtsaum a A.V. Sokolova. - M .: Academy, 2009. - 188 s.

4.Dolinskaya, V. M., Skrypkin, A.P. Dokumentačná podpora organizácie. Výukový program. - Azov: AIEU, 2008. - 320 s.

5.Zamytskova, O. I. Vedenie záznamov: Učebnica. / O.I. Zamytskova. - Rostov n / a: Phoenix, 2011. - 346 s.

6.Kudryaev, V.A. Organizácia práce s dokumentmi. - M .: INFRA-M, 2010. - 512 s.

7.Kudryaev, V.A. Organizácia činnosti úradu pre správu kancelárií / V.A. - 2009. - Č. 3 - S. 65-68.

8.Kuznetsov, S. L. Automatizácia práce s dokumentmi. Nové kancelárske vybavenie / S.L. Kuznetsov // Vedenie záznamov. - 2009. - Č. 1 - S. 53-56.

9.Kuznetsov, S. L. Správy o automatizácii kancelárií / S.L. Kuznetsov // Kancelárske práce. - 2009. - Č. 4 - S. 31-35.

10.Organizácia papierovania a správy dokumentov DOU: usmernenia / L. Lukina. - M.: Oblasť nákupného centra, 2009. - 218 s.

11.Sologub, O.P. Papierovanie: kompilácia, úprava a spracovanie dokumentov: Učebnica / O.P.Sologub. - M.: Omega-L, 2009. - 254 s.

12.Maksimovich, G. Yu., Berestova, V.I. Úloha správcu dokumentov v počiatočných fázach vývoja automatizovaného informačného systému / G.Yu. - 2008. - č. 2 - S. 67-70.

13.Moskovaya, P. Na ceste k správe elektronických dokumentov / P.Moskovaya // Vedenie záznamov. - 2009. - N. 4 - S. 65-66.

14.Moskovaya, P. Správa elektronických dokumentov - správne rozhodnutie / P.Moskovaya // Vedenie záznamov. - 2008. - N 6. - S. 50-51.

15.Nazarenko, O.B. Ako zvoliť referenčný právny systém / O.B. Nazarenko // Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie. - 2009. - 2. - S. 23-28.

16.Sokova, A. N. Vyhliadky na vývoj pravidiel pre tvorbu dokumentov riadenia / A.N.Sokova // Vedenie záznamov. - 2009. - N 2. - S. 4-7.

17.Spivak, V.A. Papierovanie / V.A. Spivak. - Petrohrad: Peter, 2011. - 512 s.

18.Tikhonov, V.I., Yushin, I.F. Elektronické archívy a elektronická správa dokumentov / V.I. Tikhonov, I.F. Jušin // Domáce archívy. - 2010. - 2. - S. 19-20.

19.Manažérska dokumentácia / vyd. T.V. Kuznetsova a V.I. Losev. - Petrohrad: Peter, 2008. - 484 s.

20.Yankovaya, V.F. Regulácia predškolskej vzdelávacej inštitúcie v súlade s GOST R ISO 22310 - 2009 „Systém noriem pre informácie, knižnicu a vydávanie. Informácie a dokumentácia. Príručka pre vývojárov noriem, ktoré stanovujú požiadavky na správu dokumentov “/ V.F. Yankova // Adresár tajomníka a vedúceho kancelárie. - 2010. - Č. 6 - C.5-10.

doučovanie

Potrebujete pomoc s učením témy?

Naši odborníci vám poradia alebo poskytujú doučovacie služby v oblastiach, ktoré vás zaujímajú.
Pošlite žiadosť s uvedením témy, aby ste sa dozvedeli viac o možnosti získať radu.