Feljegyzés a főnöknek. Minta emlékeztető: „Felhívom a figyelmét…. Helyesen készítünk feljegyzést

Minden szervezet rengeteg dokumentációt használ fel munkájához. A feljegyzés fontos papírnak számít. A munkavállalók és a menedzsment közötti interakció egyik módja. A jegyzetírás példája segít megtanulni, hogyan kell helyesen írni. Ezt a cikk tárgyalja.

Mire való egy ilyen dokumentum?

A feljegyzés a vállalati munkafolyamat egyik formája, amely lehetővé teszi a termelési problémák hatékony és gyors megoldását. Ennek a cikknek az a célja, hogy figyelmeztesse a menedzsert a problémára, valamint javaslatokat tesz annak megoldására vagy a meglévő intézkedések összehangolására.

A dokumentum annak a bizonyítéknak minősül, hogy a szakember kitért arra a problémára, amellyel találkozott. Ha a munkavállaló nem tudja egyedül megoldani, és jegyzet formájában más munkavállalóknak átadja, akkor mentesül a felelősség a kérdés időszerűtlen vagy rossz minőségű megoldása miatt. A feljegyzésnek nincs külön összeállítási formája. példaként szolgál. Ez lehet kézzel írott vagy elektronikus; mindenesetre a menedzsernek mérlegelnie kell.

Célok és dokumentumtípusok

Célja a tisztviselő értesítése a nehézségekről vagy a munkára vonatkozó javaslatok megtételéről. A papír megerősítésnek minősül, hogy a munkavállaló nemcsak a munkáját végzi, hanem problémákat is észrevesz, amelyeket a dokumentációban kitér.

A szolgáltatási jegyzetek a következőkre oszlanak:

1. Azokat, amelyek tartalmazzák egy esemény vagy negatív jelenség tényezőit. Ide tartozik a magyarázat, a jelentés, a jogsértések és a panaszok.
2. Azok, amelyek magyarázatul szolgálnak a fő dokumentumokhoz. Ide tartoznak az anyagok leírására vagy megvásárlására, a pénzeszközök elosztására, az előléptetésre, a bónuszokra vonatkozó megjegyzések.

Ezt a dokumentumot a beosztottak és a munkáltató készítik. A felszerelések vagy szükséges áruk beszerzésére vonatkozó emlékeztető minta megegyezik a többi esettel. Csak egy izgalmas kérdést kell teljesen megvilágítani egy adott problémáról.

Információ

E dokumentum tartalma a termelési, anyagi és gazdasági kérdéseket fedi le. Ebben jelentheti a bónuszokat, akciókat vagy leépítéseket. Kiderült, hogy a munkavállaló kérelmet írhat elő a termeléshez szükséges pénzeszközök biztosítására. A tartalom tartalmazhat panaszt egy adott alkalmazottal vagy vezetővel szemben.

Az alkalmazottak jutalmazása kapcsán a munkáltató feljegyzést készít a felügyelőjének címzett petíció formájában. Kiemeli az adott alkalmazott érdemeit, javaslatokat tesz a jutalmak módszereire. A gyártáson belüli levél kézírásos vagy nyomtatott formában készül. A díj emlékeztetőjének mintája lehetővé teszi a dokumentáció hozzáértő elkészítését.

Alapok

Minden alkalmazottnak szüksége lehet egy emlékeztető írására. Általában 2 részből áll. Az elsőben a kézikönyvet értesítik tényről vagy eseményről, a másodikban pedig kéréseket, javaslatokat jeleznek. Fellebbezést kell benyújtani, ha:

1. Vannak olyan jogsértések, amelyek előre nem látható cselekedetekhez vezettek.
2. A menedzser beavatkozása szükséges, például hiányoznak az anyagi és technikai eszközök a projekt befejezéséhez.
3. A munkavállaló nem megjelenése a munkahelyén, vagy kábítószeres (mérgező, alkoholos) részegség.
4. Van egy javaslat az alkalmazottak munkájuk eredményének jutalmazására.
5. Egy személy üzleti útra küldésének szükségessége.
6. Hívjon egy alkalmazottat nyaralásból vagy hétvégéről.
7. Minden olyan helyzet, ahol vezetői beavatkozásra van szükség.

A munkavállaló emlékeztető mintája megegyezik más esetekkel. Fontos, hogy regisztráljuk benne az esethez kapcsolódó összes árnyalatot.

Példa

Minden alkalmazott számára fontos, hogy tudjon jegyzetet írni. Ennek a papírnak a mintája olyan árnyalatokat tartalmaz, amelyeknek jelen kell lenniük. A kötelező írásbeli követelmények a következőket tartalmazzák:

1. Fontos a címzett azonosítása. A lap jobb felső sarkában a teljes név és annak a személynek a beosztása szerepel, akiért a fellebbezést benyújtották.
2. Az alábbiakban a dokumentum neve és száma található.
3. Ezután körvonalaznia kell a problémát vagy a helyzetet, amellyel foglalkozni kell.
4. Ezután javaslatok jelennek meg a probléma megoldására vagy azok a cselekvések, amelyekre a szerző számít.
5. A végén meg kell adnia vezetéknevét, kezdőbetűit és pozícióját.

A cikk egy példát mutat be egy emlékeztető írására. Használhatja, amikor össze kell állítania ezt a papírt.

Árnyalatok

Bármely probléma esetén könnyebb összeállítani a papírt, ha tudja, hogyan kell jegyzetet írni. A dokumentum mintája hozzávetőleges, a helyzettől függően néhány pont hozzáadható. Fontos ismerni az írás árnyalatait is:

1. Hivatalos feljegyzést állítanak ki az A4-es lapra.
2. A kézzel írt változat kék tollat \u200b\u200bhasznál.
3. Ha az elektronikus verziót választják, akkor a betűtípust választják, amellyel a vállalkozásnál szokás dokumentációt készíteni.
4. A bal behúzás 2,5 - 3,5 cm, a jobb oldali - 1,25 - 2,5 cm.
5. A felső és az alsó margó legalább 2 cm.

Bármelyik írásmódot választják is, a feljegyzés megírásának példája ugyanaz. Ezeket az általános szabályok szerint is figyelembe veszik.

Elektronikus dokumentum

Ha az intézmény elektronikus úton képes információt cserélni, beleértve az e-mailt is, a jegyzet elküldése könnyebb lesz. Ennek a munkafolyamatnak az előnyei közé tartozik az emlékeztető gyors megfontolása.

Az elektronikus formátumú emlékeztető mintája megegyezik a kézzel írt formanyomtatvány mintájával. Nincs nagy különbség. A fő részben a fő problémát vagy a jelenlegi helyzetet is feltüntetik. A különbség az, hogy nem szükséges kijelölni a címzettet. Az a személy, akinek a fellebbezést elküldték, a "Cím" sorba kerül. Ha figyelembe vesszük a dokumentumok cseréjét, akkor a „Tárgy” sorban meg kell jelölni, hogy kinek szól az üzenet.

Az e-mail tervezésénél általában van egy aláírás, amelyet automatikusan beillesztenek a szövegbe. Ez időt takarít meg, beleértve az írást is. Ha a levél nem tudja azonosítani a feladót, akkor a név és a beosztás a végén látható.

E-mail küldésekor fontos, hogy csatoljon egy olvasási nyugtát az üzenethez. Az értesítés megerősíti, hogy az emlékeztetőt egy meghatározott időpontban küldték el.

Mire érdemes figyelni?

A jegyzetek elkészítésekor számos fontos szempontot kell figyelembe venni:

1. A petíciót egy adott szervezet vezetőjének írják. A termék nevét, mennyiségét és célját fel kell tüntetni.
2. Megjegyzést készítenek egy adott alkalmazott vagy személyek csoportja számára, feltüntetve a felettes vezetőt, akinek a szerző alárendelt, és azt, akinek a dokumentumot elkészítik.
3. Ha szükséges a régi berendezések cseréje, meg kell jelölni a kérelem teljesítésének okait.
4. A prémium levelet készítik, amely jelzi a munkavállaló eredményeit.
5. Ha előléptetést szeretne, akkor teljes körű információt kell megadnia arról, hogy a kérés mire vonatkozik. Ilyen dokumentumot az osztályvezető állít össze.
6. Alulfizetésre vonatkozó panasz esetén meg kell jelölni az összeget, ennek okait és a lehetséges elkövetőket.
7. Ha a jegyzet a berendezés meghibásodása miatt készül, akkor fontos megemlíteni, hogy ez miért történt.
8. A dokumentumok késői elkészítésével kapcsolatban panaszt tesznek, megjelölve a papír fogadásának időszakát és nevét.

Ezeknek az egyszerű szabályoknak a betartásával képes lesz egy illetékes jegyzet összeállítására. Ezt a formát követi a legtöbb szervezet.

Megfontolás

A dokumentum megírása után az illetékes bejegyzi. Ezután megfontolásra kerül, majd elküldik a címzettnek. Ez utóbbinak meg kell adnia egy állásfoglalást, például "Teljesítve" vagy "Elutasítva". A szolgálati jegyzetek megírására nincsenek egyértelmű jogi előírások, de mégis minden pontot fel kell tüntetni.

Kisvállalkozás számára ez a dokumentum felesleges formalitásnak tekinthető, amely időt és erőfeszítést igényel. De egy nagy szervezetben, ahol sok alkalmazott dolgozik, vannak részlegek, a jegyzet asszisztens lehet. Ez egy írásos emlékeztető lesz az osztályok közötti interakciókról.

A jegyzet elkészítésével kapcsolatos gondatlanság időpazarláshoz vezethet, mert meg kell derítenie a körülményeket, meg kell keresnie a felmerült problémákért felelősöket. Ezért minden vállalkozásnál fontos, hogy felelősségteljesen viszonyuljunk a dokumentum megírásához. Ez lehetővé teszi, hogy kompetensen megszervezze a munkát, és ne pazarolja az idejét a különböző problémák tisztázására.

Meg fogjuk válaszolni, hogy milyen esetben készítenek jegyzetet, és hogyan kell helyesen elkészíteni ezt a belső dokumentumot. Kész mintákat töltsön le és használja fel munkájában.

Kész mintadokumentumok letöltése és használata:

Miért kell feljegyzést készíteni

A jegyzet írása előtt világosan meg kell értenie, milyen esetekben készülnek ilyen típusú dokumentumok, és miben különböznek a vállalkozás belső dokumentumfolyamában használt más típusú jegyzetektől.

A szervezeten belüli interakcióhoz többféle szolgáltatási dokumentumot használnak:

• jelentések (személyi állomány);
• magyarázó;
• magyarázó;
• szolgáltatás.

Nemcsak különböző nevük van, hanem céljuk is.

Memorandum alkotják, ha a munkavállaló megsérti a kialakult munkarendet, a belső munkarend szabályait. Ez az alapja a megbüntetett alkalmazott fegyelmi büntetésének kiszabására.

Tipp a "Titkár útmutató" magazinból. A kellékek helye a feljegyzésben

Magyarázó jegyzet olyan alkalmazott, aki megsértette a fegyelmet, a munkavédelmi szabályokat, a munkaszerződés feltételeit stb. E dokumentum hiányában a munkáltató nem jogosult döntést hozni a munkavállaló büntetésének kiszabásáról.

Példa magyarázó megjegyzésre

Töltse le a mintát

Magyarázó jegyzet töltse ki a dokumentumcsomag mellékleteként. Célja annak tisztázása, hogy milyen dokumentumokat tartalmaz a csomag, és milyen intézkedéseket várnak el a vállalkozótól ezen dokumentumok feldolgozása után.

Szervizjegyzet - az egyik részleg vezetése és alkalmazottai, illetve a különböző osztályok vezetése közötti operatív interakció mintája. A dokumentum célja, hogy tájékoztatást adjon a munkaügyi feladatok hatékony ellátását akadályozó termelési problémákról. Az emlékeztető űrlap lehetővé teszi azt is, hogy a javaslat szöveges részébe illessze a jelenlegi helyzet kijavítását, ideértve a munkavállalói jutalmakra vonatkozó javaslatokat is. Ezért a feljegyzés gyakran a motiváció, a termelékenység és a munka hatékonyságának növelését célzó vezetői döntések meghozatalának alapja.

Jegyzet bejegyzése

Bár az emlékeztető a belső munkafolyamat része, a kialakításával szemben támasztott követelményeket előírják. A szabvány követelményeinek való megfelelés és az összes szükséges adat kitöltése megerősíti a dokumentum jogi erejét. Ez szükséges feltétel, mert a feljegyzésben szereplő információk alapján vezetői döntéseket hoznak.

Ezért, mielőtt emlékeztetőt írna, olvassa el a GOST követelményeit. A szabvány létrehozza az ilyen típusú dokumentumok kötelező adatainak listáját. Ezek tartalmazzák:

• annak az egységnek a neve, amelyben a feljegyzés szerzője szerepel;
• a belső dokumentum típusának neve - " Szervizjegyzet»;
• az elkészítés időpontja;
• a dokumentum belső nyilvántartási száma;
• a címzett beosztása, osztálya, vezetékneve és kezdőbetűi;
• irány a szöveg;
• szöveges rész;
• a fordító aláírása, vezetékneve és kezdőbetűi.

Tipp a "Titkár útmutató" magazinból. Hogyan írhatunk jegyzetmintát

Töltse le a mintát

Bizonyos esetekben a jegyzetírás példája tartalmazhat egyeztető vízumot. Erre általában akkor van szükség, ha a jegyzet javaslatokat tartalmaz más részlegekkel való munkára vagy együttműködésre. Jóváhagyó vízumra akkor is szükség lesz, ha az emlékeztetőt nem a közvetlen felügyelő, hanem egy felsőbb vezető nevére állítják össze. Ez megerősíti, hogy a közvetlen vezető tisztában van a történésekkel, és egyetért a munkavállaló javaslataival.

Jegyzetet állítanak össze, főszabály szerint egy alkalmazott, egy szakember nevében, beleértve az osztályvezetőt is. Ezért a lényeg bemutatásakor egyes szám első személyt használunk. Ha több szerző van, a szöveget többes számú első személyben írják. Írható szabványos A4-es írópapírra kézzel vagy számítógéppel, de ebben az esetben a munkavállalónak feltétlenül saját aláírást kell tennie.

Hogyan írhatunk emlékeztető mintát

Ha nem tudja, hogyan kell jegyzetet írni, letöltheti a minta mintáját a cikk elején található linkekről. De különös figyelmet kell fordítani a dokumentum szöveges részére. Fontos meghatározni, hogy milyen célból készül. Például emlékeztető írható:

1. Jelezze a munka során tapasztalt nehézségeket, juttassa el ezeket az információkat a vezetőséghez, és ezzel mentesítse magát a felelősség alól.
2. Indokolja az anyagi ösztönzők szükségességét azoknak a munkavállalóknak, akik magas eredményeket értek el a munka terén.
3. Kérjen információt egy másik osztálytól.
4. Tájékoztassa a meghatalmazott tisztviselőt a munka ésszerűsítésének és a technológiai folyamat megváltoztatásának lehetőségéről a termelékenység növelése érdekében.
5. Indokolja a további eszközök vagy felszerelések beszerzésének szükségességét, és ebben az esetben az emlékeztető elsődleges könyvelési dokumentum lehet, amely alapján később felmerülnek a kiadások.

A törvény nem határozza meg az emlékeztető megírásának módját, de a vállalkozás önállóan készíthet sablonokat, amelyekkel az alkalmazottak helyesen fogják elkészíteni és elkészíteni az ilyen dokumentumokat.

A szöveg kidolgozásának általános elve: a probléma ismertetése, megjelölve az összes érintettet és a megoldás megoldására javasolt lehetőségeket. Röviden és logikusan kell megfogalmazni a probléma lényegét. Meggyőződésként olyan számokra, tényekre és dokumentumokra kell hivatkoznia, amelyek megerősíthetik a szerző helyességét.

Töltse le a mintát

Az emlékeztető szöveges részének teljes mennyisége nem haladhatja meg a 8-10 sort. Szükség esetén a címzett mindig további információkat kérhet a dokumentum kiállítójától.

Ne felejtse el regisztrálni az emlékeztetőt a belső dokumentumok speciális nyilvántartásában. Ez kiküszöböli a konfliktushelyzeteket, amelyek az információk elvesztésével és a vezetés előtti időben történő benyújtásával járnak.

Az emberek szinte minden fontos dolgot levelezéssel tesznek;

ezért a beszéd önmagában nem elég.

Luc de Vauvenargue

Beszéljünk egy jegyzetről, mint a belső kommunikáció fő eszközéről, olyan dokumentumról, amely egyszerűsítheti a belső kapcsolatokat, biztosíthatja az azonnali információcserét és megoldhat egy vitatható helyzetet.

MIÉRT JEGYZIK A SZERVEZETEK AZ IRODA MEGJEGYZÉSÉT?

A feljegyzés továbbra is kívülálló a magánszervezetek üzleti levelezésében. A kormányzati szervezeteknél ezzel szemben a legtöbb belső dokumentum emlékeztető.

Gyakran a kereskedelmi szervezetekben az emlékeztetőt értelmetlen formalitásként kezelik, de a belső vállalati dokumentumáramlásnak ez az eleme, mint a vállalati kultúra szerves része, felbecsülhetetlen potenciállal rendelkezik az üzleti fejlődés szempontjából.

Mi az alapja annak, hogy a kereskedelmi szervezetek számos vezetõi vezetõje élesen negatívan viszonyul a vezetõi döntések meghozatalának alapjául szolgáló egyik legfontosabb belsõ dokumentumhoz? Lehetséges okok:

Az üzleti kommunikáció alacsony szintű kultúrája, a vállalati szabványok hiánya, erős akaratú vezetői döntések a belső dokumentumáramlás területén;

A hivatalos státusz hiánya, mivel a feljegyzés nem szerepel a vezetői dokumentáció osztályozójában;

Elektronikus kommunikációs eszközök elérhetősége. A vezetők nem akarnak időt pazarolni a menedzsment folyamatok formalizálására, inkább cserélnek néhány szót személyesen, hívnak mobiltelefonon, írnak e-mailre vagy Skype-ra stb.

De van egy másik oka is: néha a vezetők szabotálják a belső dokumentumok rendszerének formalizálását. Nehéz megcáfolni a szervezet helyzetéről szóló dokumentált információkat, a tisztviselőknek szóló utasításokat, vagy mondjuk a konkrét helyzetekben történő cselekvési eljárásra vonatkozó utasításokat. A káoszban végzett munka bizonyos előnyökkel jár: nincs más egyszerűbb, mint megtagadni a szóbeli információk átadásának tényét, valamint az egyenként adott utasításokat. Mindenki ismeri azt a helyzetet, amikor egy alkalmazott rendszeresen szóban kapja egymást kizáró utasításokat, amelyek bármelyikének be nem tartása adminisztratív szankciókat von maga után.

MI AZ ALKALMAZÁSI IRODALOM?

A feljegyzés egy belső üzleti levél, amely segítségével gyorsan és hatékonyan megoldhatja az aktuális gyártási problémákat.

Az emlékeztető fő célja a hivatalos információk cseréje ugyanazon szervezet alkalmazottai között, egyenlő a munkakörükben.

A szolgáltatási jegyzetek összeállításának céljai különbözőek lehetnek:

A strukturális részlegek vezetőinek / tisztviselőinek horizontális kommunikációja az általános termelési kérdések és problémák megoldásában;

Hatékony kommunikáció:

Operatív információk cseréje a strukturális / független alosztályok és fióktelepek között;

Referencia információk kérése;

Eligazítás;

Egy másik üzenet kísérete (fedőlap);

Az adminisztratív, gazdasági, anyagi és technikai, információs és egyéb támogatás aktuális kérdéseinek megoldása;

Vitatott és konfliktusos helyzetek megoldása.

A belső dokumentumok, köztük a feljegyzések szakszerű elkészítésének képessége rendkívül nehéz és zavaros helyzetekben segít.

Először is, a feljegyzés vitatott helyzetekben a vezetői dokumentációs szolgáltatás (a továbbiakban: DOE) alkalmazottainak fő asszisztense.

Sajnos a fő strukturális osztályok vezetői gyakran megpróbálják leírni az osztály hiányosságait, amikor a támogató osztályok alkalmazottaival kapcsolatos dokumentumokkal dolgoznak. Például a strukturális egység vezetése nem teljesítette időben a felsőbb vezető parancsát, de ennek felelőssége áthárul az óvodai nevelési intézmény szolgálatára, amely állítólag késleltette a kimenő levél küldését.

Egy feljegyzés segít megcáfolni az alaptalan állításokat. Megjegyzés, amely tényeket, határidőt, teljes nevet tartalmaz. Az óvodai oktatási intézmény munkatársai, akik magas színvonalúan és időben, megerősítő mellékletekkel (regisztrációs kártyák másolatai, nyilvántartási naplók kivonatai stb.) fejezték be a munkát, gyakran segítenek az objektivitás fenntartásában, a követelés megalapozatlannak való elismerésében, az adott alkalmazott üzleti hírnevének helyreállításában és az óvodai oktatási intézmény szolgáltatásának egészében (példa) 1).

A feljegyzés szövegében egyértelműen meg kell határozni az üzenet célját, hozzáférhető és tömör formában. A hiányos vagy felesleges információk megnehezítik a címzett számára a probléma lényegének megértését, és kétértelmű értelmezéshez, ennek következtében a kívánt eredmény hiányához vezethetnek. A feljegyzés hatékonysága attól függ, hogy a dokumentum felépítése mennyire helyesen épül fel, és hogy az argumentumok logikusak-e.

SZOLGÁLTATÁST MEGJEGYZÜNK

HA AZ ŰRLAPON MIT?

A szervizjegyzetek általában üres A4-es papírlapra készülnek. A kereskedelmi szervezetek azonban gyakran használnak erre a célra levélformát, amely a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” 4.7. A szervezeti és adminisztratív dokumentációk egységes rendszere. A papírmunka követelményei "a következőket tartalmazza:

A szervezet logója vagy védjegye (szolgáltatási jel);

Cégnév;

Szervezeti kód;

A jogi személy fő állami nyilvántartási száma (OGRN);

Az adófizető azonosító száma / regisztrációs okkódja (TIN / KPP);

Referenciaadatok a szervezetről;

A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye.

Ezenkívül a magazinok oldalain és az interneten dolgozó szakemberek példaként példákat hoznak a fejléces papírra készített szolgálati jegyzetekre.

Kétségtelen, hogy könnyebb minden dokumentumot válogatás nélkül, ugyanazon a nyomtatványon elkészíteni. Ennek ellenére nincs értelme emlékeztetőt írni a szomszédos osztály vezetőjéhez egy űrlapon, amely referenciaadatokat, TIN-t, OGRN-t stb. Ezenkívül a szervezet fejléces fejezete az első oldal teljes mennyiségének legalább 20 százalékát eléri, és a szükséges információk gyakran nem férnek el egy lapon. Apróságnak tűnik, de egy nagy szervezetnél az ilyen apróságok nem produktív kiadásokhoz vezetnek, nem pedig költségmegtakarításokhoz.

Megtudjuk, melyik űrlapon készíthet emlékeztetőt (ha szükséges).

A dokumentuműrlapok típusait a GOST R 6.30-2003 4.6. Pontja határozza meg.

Eközben a GOST R 7.0.97-2016 „Az információs, könyvtári és kiadói szabványok rendszere. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A papírmunka követelményei ", amely 2018. július 1-jén lép hatályba, már tartalmaz pontosításokat a szervezet fejlécének kialakításáról (5.8. És 6.6. Pont).

Ebből következik, hogy a szabványok nem javasolják, hogy emlékeztetőt készítsenek fejléces papírra. De ha a belső levelezés iránti vágy mindenképpen nagy az űrlapon, akkor lehetséges az LNA-ban kialakítani és rögzíteni egy adott típusú dokumentum formáját - hivatalos feljegyzés.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS FORMA: RÉSZLETEK

Egy meghatározott típusú dokumentum (esetünkben emlékeztető) formájában a GOST R 6.30-2003 szerint a következő részleteket kell tartalmaznia (2. példa):

03 - "A szervezet logója vagy védjegye (szolgáltatási jel)";

08 - "A szervezet neve";

10 - "A dokumentum típusának neve";

11 - "A dokumentum kelte";

12 - "A dokumentum nyilvántartási száma";

14 - "A dokumentum elkészítésének vagy közzétételének helye";

15 - „Címzett” (a strukturális egység neve és annak a munkavállalónak a beosztása, akinek az emlékeztetőt elküldik);

18 - "Irány a szöveghez";

20 - „Dokumentum szövege”;

21 - "Alkalmazás jelenlétének védjegye";

22 - "Aláírás";

27 - "Jelölés a művészről".

A RÉSZLETEK REGISZTRÁLÁSÁNAK NEMZETE

• "Rendeltetési hely"... Ha egy jegyzetet több strukturális részlegnek küldünk, a "Címzett" igénylést a jobb felső sarokban a következőképpen állítjuk össze:

Ha a címzettek száma meghaladja a négyet, létre kell hoznia egy terjesztési listát.

• "Dokumentum szövege"... A feljegyzésnek, mint egy üzleti levélnek, egyértelműen fel kell készülnie. A feljegyzés szövege egyes szám első személyben szerepel („kérjük, sorolja fel”, „szükségesnek tartom” stb.).

A logikailag teljes bekezdésekre bontott szöveg megkönnyíti az olvasást és megértést, logikus teljességet kölcsönöz minden gondolatnak, lehetővé teszi a címzett számára, hogy jobban eligazodjon a dokumentum szövegében.

Az emlékeztető szövege általában a következőkből áll:

A preambulumból (bevezető rész);

A fő rész;

Az utolsó rész (következtetések, javaslatok, kérések stb.).

A preambulum feltárja a feljegyzés megírásának célját, hivatkozásokat tartalmaz dátumokra, dokumentumokra és tényekre, amelyek a felkészülés okaként szolgáltak. A preambulumban szereplő információk lehetnek rövidek és bővebbek. A preambulum simán vezet a fő részhez.

A törzs mérete az emlékeztető célkitűzéseitől függően változhat, és lehet több sor vagy több oldal nyomtatott szöveg.

A fő rész fő célja a cselekvés tisztázása, meggyőzése, indukálása, vagyis eredmény elérése. A szövegnek ez a része tárja fel a legteljesebben az emlékeztető tartalmát. A fő rész tartalmazza a legnagyobb mennyiségű tényanyagot, amelynek nemcsak tájékoztatnia kell, hanem meg kell győznie. Meg kell említeni az alkalmazásokat is, ha vannak ilyenek.

A feljegyzés utolsó, vagy összefoglaló része egyfajta eredmény, amely megerősíti a fentieket, következtetéseket, kéréseket, konkrét javaslatokat tartalmaz a kérdés megoldására. Minél világosabb és egyértelműbb az önéletrajz megfogalmazása, annál valószínűbb, hogy a kérdésekről időben döntéseket hoznak.

NYILVÁNTARTÁS ÉS NYILVÁNTARTÁSOK A SZERVEZETBEN

A nyilvántartásba vétel és az ezt követő emlékeztetők címzettnek történő továbbítása gyakran vitatott. Kinek kell fájlszolgáltatási jegyzeteket benyújtania? DOW szolgáltatás? Szerkezeti egységek? Titkárok? És elvileg regisztrálnia kell őket? Kinek és hogyan kell átadnia az emlékeztetőt, hogy időben eljusson az érintett tisztviselőkhöz?

Kétségtelen, hogy ezeknek a kérdéseknek a megoldása maga a szervezet kiváltsága, amelynek irodai munkájára vonatkozó utasításokban a belső dokumentumokkal való foglalkozásra szánt résznek kell lennie. Az LNA-szabályok és a cselekvésük sorrendje segít elkerülni a nézeteltéréseket.

Mi van, ha nincs ilyen dokumentum? Természetesen hozza létre úgy, hogy formalizálja a belső hivatalos dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának és áthelyezésének eljárását. A formalizálás sok üzleti folyamat egyszerűsítését segíti elő, ami nagyon pozitív hatással van a szervezet általános rendjére.

El kell kezdeni a munkát a szolgáltatási jegyzetek áramlásának elemzésével: meg kell határozni annak mennyiségeit és útvonalait, kizárva a nyilvánvalóan felesleges szegmenseket a dokumentum útvonalán. A leghatékonyabb dokumentum-útvonal meghatározásához ne féljen a régi, kényelmetlen struktúrák megtörésétől, a logisztikai hibák kijavításától.

A szolgáltatási jegyzetek továbbítására többféle lehetőség is lehet - a DOE szolgáltatás részvételével (1. séma) és anélkül (2. séma). Derítsük ki, hogy ezek közül melyik a leghatékonyabb.

HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS ÉS RÖGZÍTÉSI ÚT

• Jelentkezés egy nagy szervezet óvodai nevelési intézményének szolgálatába... A szolgálati jegyzetek átadása az óvodai nevelési intézménynek nyilvántartásba vétel céljából, majd a címzetthez történő utólagos átirányítás lelassítja az információközlés és a döntések meghozatalát. Ez különösen azoknál a szervezeteknél szembetűnő, ahol nagy a külső és belső munkafolyamat. Tekintettel a teljes terhelésre, nem minden óvodai oktatási intézmény rendelhet külön alkalmazottat a hivatalos, feljegyzési és egyéb feljegyzések nyilvántartásba vételéhez. Így vagy úgy, mindenekelőtt a sürgős kimenő leveleket, megrendeléseket, utasításokat, a felsőbb hatóságok beérkező levelezését mindig regisztráljuk, és a szervizjegyzeteket - szelíden várjuk a szárnyakon.

• Titkársági regisztráció kis szervezetben... Kis munkafolyamatokkal rendelkező szervezeteknél a vezető titkára regisztrálja a szolgálati jegyzeteket. A feljegyzés belső vízszintes dokumentum, és nem szolgálhat magasabb beosztású tisztviselők számára.

Az üzleti levelezés során a vezetőség számára történő tájékoztatáshoz jelentéseket, elemző és magyarázó feljegyzéseket használnak. Következésképpen a titkár a szolgálati jegyzetek átvételének és továbbításának láncolatában az egyenlő jogállású tisztviselők között külön kapcsolat.

• Regisztráció nélkül, de a DOE szolgáltatás megjelölésével az átadásról... Ha a szervezetben nem fogadják el a szolgálati jegyzetek regisztrálását, akkor nincs értelme regisztráció nélkül átadni az óvodai oktatási intézményen keresztül a címzettnek. Jegyzet átadása a DOE szolgáltatásnak, és jegyzet fogadása az átvitelről, majd a dokumentumnak a DOE szolgáltatás általi átadása a címzett egységnek, és az átadással kapcsolatos újabb jegyzet csatolása - mindez bonyolítja a folyamatot, időt vesz igénybe és növeli a megrendelések végrehajtási idejét.

Ha a szervezetnek továbbra is van eljárása az emlékeztetők átadására, elfogadási jel kézhezvételével, a címzett aláírja az átvételt, megadja a dokumentum beérkezésének helyét, dátumát és idejét (ha szükséges). A nyugtát a jegyzet egy példányán rögzítik, amelyet visszaküldenek a címzési egységnek.

A nyugta helyettesíthető a „Beérkezett” bélyegzővel, amely mezőket tartalmaz az átvétel dátumának, teljes nevének feltüntetésére. és egy tisztviselő aláírása (ábra).

Ábra: A nyugta helyettesíthető a "Beérkezett" bélyegzővel

HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS RENDSZEREK ÉS NYILVÁNTARTÁSI ÚT

• Regisztráció strukturális egységbe, jegyzetek átadása közvetlenül az egységek között... A szolgálati jegyzetek bejegyzése egy szerkezeti egységbe, valamint az egyik szervezeti egységből a másikba történő átadás, megkerülve a közvetítőket (az óvodai nevelési intézmény vagy a titkárnő szolgálata), lerövidíti a dokumentum útját a címzettig.

Ha a strukturális egységnek nincs jegyzői (osztály / osztály / osztály titkár) beosztása, a dokumentumok nyilvántartásba vételéhez, beleértve a belső dokumentumokat is, ki kell jelölni az irodai munkáért felelős tisztviselőt. Az irodai munkáért felelős személyt a strukturális osztályok vezetői határozzák meg. Rendszerint olyan alkalmazottat neveznek ki, akit nem terhelnek hivatalos feladatok. A további funkciók hozzárendelését megrendeléssel vagy megrendeléssel hagyják jóvá, és a munkaköri leírásokban rögzítik.

• A kimenő jegyzetek nyilvántartása... A strukturális egység irodai munkáért felelős tisztviselője nyilvántartja a kimenő feljegyzést.

A kimenő szolgálati feljegyzéseket az osztály belső (kimenő) levelezési naplójában rögzítik (3. példa). A kimenő szolgáltatási jegyzetek regisztrálásakor a következőket kell feltüntetni:

A dokumentum nyilvántartási száma;

Címzett (az a felosztás, ahová az emlékeztetőt elküldik);

Oldalszám;

Az alkalmazások elérhetősége;

Határidő;

TELJES NÉV. az alkalmazott, aki elkészítette a feljegyzést.

Az emlékeztető beolvasható és elküldhető e-mailben.

Ha szükség van az eredeti átadására, a strukturális egység irodai munkáért felelős tisztviselő ütemtervet készíthet az emlékeztetők címzetteknek történő átadásáról - naponta egyszer, naponta 2 alkalommal

A sürgős (egyértelműen meghatározott határidővel ellátott) feljegyzéseket azonnal át kell adni. Közvetlenül vagy az óvodai nevelési szolgáltatás speciálisan felszerelt celláin keresztül lehet továbbítani a szolgálati jegyzeteket a szervezeti egységek számával és / vagy nevével. Ugyanakkor a DOE szolgáltatás nem vesz részt a dokumentumok átadásának folyamatában.

Bejövő jegyzetek regisztrálása... Amikor a befogadó egység bejegyzést kap, a befogadó egységben az irodai munkáért felelős tisztviselő belső bejövő dokumentumként regisztrálja az egység belső (bejövő) levelezési naplójába (4. példa) a következő adatokkal:

Bejövő regisztrációs szám;

Átvétel dátuma (regisztráció);

Oldalszám;

Alkalmazások;

Határidő;

Végrehajtó (az a tisztviselő, akinek az emlékeztetőt elküldik).

A feljegyzésben meghatározott célidők betartása a tisztviselő feladata. A memorandum kezdeményezője és / vagy egy magasabb tisztviselő megváltoztathatja a dokumentum végrehajtásának feltételeit.

• Regisztráció minden alkalmazott részéről... Ha a szervezetnek vagy annak szervezeti részlegeinek nincs alkalmazottja az irodai munkáért, más mechanizmusokat is találhat a szolgálati jegyzetek regisztrálásához. Például helyezzen el egy szerverre egy naplót a szervizjegyzetekből Word vagy Excel formátumban általános használatra. Ebben az esetben az emlékeztetőnek a strukturális egység alkalmazottja által történő regisztrálása nem vesz igénybe több időt, mint a dokumentum személyes átadása a titkárhoz.

A speciális strukturális egységek szakemberei azonban gyakran szabotálják az ilyen javaslatokat. Aktívan visszautasítják azokat a kísérleteket, amelyek akár kisebb irodai műveletekkel is megbízhatják őket. Bizonyos szempontból a szakértőknek igazuk van. Ne feledje, I.A. Krylova: "Az a baj, ha a cipész elindítja a pitéket, és a süteménykészítő használja a csizmáját, és a dolgok nem mennek jól"?

Lehetséges elkerülni a nyílt konfliktust a speciális osztályok szakembereivel, ha megfelelő parancsot vagy utasítást ad ki a szervezet vezetője által aláírva. Ebben az esetben a kezdeményezőnek az óvodai nevelési intézmény vezetőjének vagy az irodai munkáért felelős más személynek kell lennie. Az ő érdeke, hogy eltávolítsa magából az archaikus funkciók egy részét, ésszerűsítse a munkát a dokumentumáramlásokkal, hatékony útvonalakat építsen fel mozgásukra, megakadályozza a belső dokumentumok elvesztését.

Amint egy ilyen rendszert életbe léptetnek, a munkavállalók elégedetlensége alábbhagy, mivel a regisztrációs idők jelentősen lerövidülnek, és maga a regisztráció is átláthatóvá válik.

A SZOLGÁLTATÁSI JEGYZÉKEK TÁROLÁSA

A jegyzetek tárolási idejét az állami szervek, helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája tartalmazza, megjelölve a tárolási időtartamokat (jóváhagyta az Orosz Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i, 55.02 számú, 2016.02.16-án módosított végzésével, a továbbiakban - 2010-es lista) (táblázat).

Bármely sikeresen működő szervezet élő, folyamatosan változó organizmus, az irodai munka pedig ennek a szervezetnek a kontrollrendszeréről tükröző kép. Szeretnél lépést tartani a korral, élen járni? Próbáljon megindulni a feljegyzésekkel - ez lesz az első lépés a jól szervezett dokumentumáramlás felé, a belső dokumentumok útvonalainak ellenőrzött logisztikája pedig az első lépés a vezetői káosz elleni küzdelemben. Az alábbiakban példákat adunk a feljegyzésekre (5-10. Példa).

PÉLDÁK AZ IRODAI JEGYZETEKHEZ

A legtöbb felnőtt egy szervezet alkalmazottja. Az emberek nyilatkozatokkal vagy emlékeztetőkkel fordulnak főnökeikhez kérésekkel vagy kívánságokkal. Leírjuk a vezető számára a dokumentumok elkészítésének és továbbításának folyamatát.

Ami?

Először meg kell értened, mi a feljegyzés. Ez egy belső vagy külső dokumentum, a funkciótól és a rendeltetési helytől függően. Az ilyen feljegyzés a beosztottjainak felsőbbrendű személyéhez szól, és egyfajta kérés, észrevétel vagy javaslat.

A feljegyzés értelmétől függően lehet emlékeztető, magyarázó, magyarázó vagy elemző.

Ez a dokumentum leggyakrabban technikai vagy üzleti problémákat fed le, vitatható helyzetet ír le, vagy magyarázatot ad, amelyet a felügyelő megkövetel tőled. A feljegyzés közötti különbség az, hogy nemcsak meghatározza a probléma lényegét, hanem részletes leírását, esetenként megoldásait is tartalmazza.

Szolgáltatás és jelentés: hasonlóságok és különbségek

Néhány alkalmazott összekeveri a feljegyzést és a feljegyzést, és ez nem véletlen. Vannak hasonlóságok, de vannak különbségek is. Ezt találjuk ki. Tehát az egyik és a másik megjegyzés jelentése, hogy tájékoztassa a hatóságokat bármilyen meghibásodásról. A feljegyzésben azonban a problémáról a legtöbbször beszámolnak, és a feljegyzésben a megszüntetésére is fel van kérve, és néha megjelennek ennek vagy annak a problémának a megoldási módjai.

Feljegyzések készítése a felsősök számára

Leggyakrabban ilyen dokumentumokat juttatnak el a vezetőséghez. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a feljegyzés olyan dokumentum, amelyben bármilyen belső problémáról beszámolnak. Az emlékeztető példáját sehol sem regisztrálják, nincs minta szöveg, ezért bármilyen formában elkészítik őket. A legfontosabb a probléma lényegének és a javasolt megoldásoknak a leírása. Egy másik dolog, amire figyelni kell, hogy az emlékeztető be van jegyezve a szervezetnél. Így biztos lehet abban, hogy az eljut a hatóságokhoz.

A helyzetek azonban eltérőek. Képzelje el, hogy nem a berendezések meghibásodásáról ír emlékeztetőt, hanem például a vállalatának alkalmazottját, aki bűnös valamiben. A helyzetek különbözőek. Lehet, hogy az emlékeztetője csak „elveszett”. Ennek megakadályozása érdekében biztonságosan játszhat. Készítsen emlékeztetőt két példányban. Adja meg őket a titkárnőhöz regisztrációhoz, és kérje meg, hogy írja meg a példányára, hogy a jegyzetet ilyen és ilyen számmal, ilyen és olyan dátummal regisztrálták és megfontolásra elfogadták. Így még akkor is, ha panasza bármilyen okból "nem érkezik meg" a hatóságokhoz, megvan a visszaigazolása és annak szövege.

Szolgálati értesítések cseréje külön részlegek között

Néha a szolgálati jegyzetek kommunikációs eszközként szolgálnak ugyanazon cég külön részlegei között. Ilyen dokumentum elkészítése egy másik egység számára nem különbözik a vezetői jegyzettől. Az egyetlen különbség az, hogy meg kell adnia magukat az osztályokat, megadhatja a címet is. Ebben az esetben a feljegyzés továbbra is belső dokumentum.

A feljegyzés fejét a fej nevére írt nyilatkozat mintája szerint kell elkészíteni. Továbbá maga a szöveg is meg van írva, amely megmagyarázza egy adott egység összes problémáját. Kívánatos nemcsak a probléma lényegét, hanem az összes árnyalatot részletesen leírni. Javasolhat megoldásokat is.

Meg kell adni a dokumentum adatait: dátum és szám. Erre azért van szükség, hogy hivatalos legyen.

Szervizjegyzetek egy másik szervezethez

Néha azonban előfordul, hogy külső dokumentumként működik. A jegyzet írásának meglehetősen gyakori esete egy másik szervezet. Ily módon a vállalatok kicserélik a szükséges információkat. Ezenkívül ebben az esetben a feljegyzés a követelés vagy a kérelem dokumentális bizonyítéka.

Az ilyen feljegyzéseket bármilyen formában elkészítik. A szükséges dokumentumok fénymásolatai csatolhatók hozzájuk. Leggyakrabban ilyen jegyzeteket adnak ki az egyik cég igazgatójának nevére a másik fejéről. Partnerrel folytatott tárgyalások esetén feltétlenül ki kell állítani a jegyzet két példányát. A második példányt a bélyegzővel, az aláírással és a nyilvántartási számmal el kell készíteni, és a probléma megoldódásáig meg kell őrizni.

Ha másik szervezethez ír feljegyzést, akkor ugyanazt a levelet kaphatja meg válaszként. Nincs ezzel semmi baj. Talán a menedzsment nem nagyon értette a problémát vagy a kérést, vagy csak úgy döntött, hogy felajánlja saját verzióját a további cselekvések kidolgozásáról. Ezt a jegyzetet is regisztrálnia kell, és válaszolnia kell rá akár cselekvéssel, akár válaszul egy kérésre. Ezért a szervezetek közötti kommunikáció emlékeztetőkön keresztül hosszú ideig folytatódhat.

Hogyan készítsünk megfelelően egy jegyzetet

A dokumentum a szervezet nevével és annak a személynek az adataival kezdődik, akinek szánják, majd a saját adatait feltüntetik. A "Memo" szavak középre vannak írva. Továbbá a szöveg piros vonallal kezdődik. Mint korábban említettük, szabad formában van megírva. A végén feltünteti a dátumot, és egy visszafejtéssel ellátott aláírást tesz.

Ha az emlékeztető szövege nagy, akkor több bekezdésre oszlik. Az első a probléma leírása. A második maga a kérés. Ha a kérelem kollektív, akkor a harmadik bekezdésben megadhatja az osztályt és azon alkalmazottak nevét, akik azt írták. Ebben az esetben az emlékeztető aláírását az osztályvezető teszi. Külön csatolhat egy lapot az összes alkalmazott aláírásával.

A szolgálati jegyzetet egy A4-es papírlapra írják, mint minden nyilatkozatot. Az aláírást kézzel kell írni, nem faxon. Célszerű emlékeztetőt is kiadni a sorozatszámával és elkészítésének dátumával. Számítógépen is kinyomtatható, de az aláírásnak akkor is személyesnek kell lennie.

Dokumentum elektronikus elküldése

Nem ritka, hogy egy szervezet elektronikus dokumentumkezelést folytat, és minden kérést és jegyzetet az Interneten vagy a belső hálózaton keresztül kell elküldeni. Ebben az esetben nem kell félned, nincs ezzel semmi baj. Ehhez azonban kívánatos egy személyes digitális aláírás, hogy megerősíthesse kérését.

Alternatív megoldásként írhat egy jegyzetet egy papírra, aláírhatja és beolvashatja. Küldje el az elektronikus verziót a szükséges címre, és várja meg a választ.

Szükséges-e mindig írásban elkészíteni az ajánlatát?

Gyakran felmerül a kérdés: lehetséges-e szóban kapcsolatba lépni a vállalkozás vezetésével? A válasz nagyon egyszerű: mindig lehet szóban is pályázni, de nem tudni, hogy ez eredményez-e. Az írásos üzenet mindig hivatalos dokumentum, tartalmától és címzettjétől függetlenül. De a kimondott üzenet csak olyan szavak, amelyekre nem biztos, hogy választ adnak.

Ezért lehetőség van arra, hogy minden javaslatot, magyarázatot és magyarázatot a hatóságok számára kizárólag papíron készítsen. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyszerűen nem kap választ a kérésére vagy javaslatára.

A szervezet munkája során olyan helyzetek merülnek fel, amikor az osztályvezetőknek és más alkalmazottaknak különféle információkat kell átadniuk a vezetésnek. Ezt írásban kell megtenni. Ehhez vagy hivatalos, vagy memorandumokat használnak.

Ami

A feljegyzés egy olyan dokumentum, amelyben a vállalkozás alkalmazottai bármilyen információt felhívnak a vezetés figyelmébe. Ez a fő különbség a feljegyzéssel szemben, amelyben az alkalmazottak valamiről kérdezik a vezetőséget.

Leggyakrabban a HR adminisztrációban találhatók meg, mivel a vezetőség tudomására hozott információk szinte mindig a szervezet alkalmazottait érintik. Ezek az elsődleges dokumentumok, amelyek alapján később más dokumentumokat készítenek, és különféle intézkedéseket hajtanak végre (parancsok, hatósági vizsgálatok).

Ki és kinek írja őket

A memorandumokat az osztályok és osztályok vezetői állítják össze. Ezután egy felsőbb vezetőhöz küldik őket. Egy egyszerű alkalmazott is megírhatja őket.

Előkészítésük során a következő szabályokat kell betartani:

• a munkavállaló nem írhat emlékeztetőt "magának", vagyis egy elkészített dokumentumba, az a személy, aki összeállította, nem lehet a vezetőségnek bejelentett személy;
• írhat vagy beosztott alkalmazottról, vagy a vállalati hierarchiában egyenrangúakról.
• mindig írják a felső vezetésnek;
• akkor is, ha a címlapon feltüntetik a vállalkozás vezetőjének nevét, az emlékeztetőt először az azt író alkalmazott közvetlen vezetésére ruházzák át.

A fenti alapelvek mindegyikét nem szabályozza a törvény, az irodai munka gyakorlatában alakultak ki.

Milyen esetekben alkalmazható

Emlékeztetőt írunk fel olyan esetekben, amikor szükséges információkat juttatni a felső vezetéshez:

• a munkavállalók megsértik a munkafegyelmet vagy a munkaköri leírást;
• a bekövetkezett jogsértésekről, amelyekről a döntést csak a vezető hozhatja meg.

Más szóval, információs jellegű, és feltételezi, hogy a további eljárást a felső vezetés határozza meg.

Átutalási megbízás

Ha betartja az irodai munka összes szabályát, akkor a memorandum átadásakor a következő eljárást kell betartania:

1. Jegyzet készítése.
2. Átadása a közvetlen felügyeletnek. Ha a jegyzetet azonnal elküldik a szervezet vezetőjének, akkor azt a nyilvántartó titkárnőn kell átadni.
3. Miután a menedzser döntést hozott a dokumentumról, határozatot hoz róla és visszaküldi a titkárnak.
4. A titkár megküldi az alkalmazottnak, akinek be kell tartania a meghatározott határozatokat.
5. A jegyzetben említett probléma megoldása után a tárolóba kerül.

Ezt az eljárást szigorúan csak akkor tartják be, ha a vállalkozás nagy. Kisvállalkozásoknál ez a rendszer egyszerűsödik, és a jelentéseket azonnal elküldik a szervezet vezetőjének.

A regisztráció szabályai

A memorandumokat az irodai munka szabályainak megfelelően kell elkészíteni.

Levélpapíron vagy sem

Az ilyen dokumentumok feldolgozásának nincs egységes formanyomtatványa, ezt vagy a cég levélpapírján, vagy egyszerű papírlapon állítják ki.

Összeállíthatja kézzel, vagy kinyomtathatja számítógépre.

Mindenesetre, ha az emlékeztető tartalmazza az összes szükséges részletet, akkor annak a dokumentum ereje lesz, függetlenül attól, hogy milyen formában készült.

Egyes szervezetek saját formanyomtatványokat dolgoznak ki különféle, nem egységes formanyomtatványú dokumentumok elkészítéséhez. Beleértve a memorandumokat is.

Dokumentum fejléc

Ugyanúgy készül, mint más dokumentumokban, például nyilatkozatokban:

• a kupaknak egy darab papír vagy fejléc jobb felső sarkában kell lennie;
• az első két sor tartalmazza a vállalkozás vezetőjének beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit;
• ezután megírják a jelentést készítő alkalmazott beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit.

Ha a vállalat jóváhagyta a jegyzet formanyomtatványát, akkor általában már van sablonja a fejlécnek.

Írásrend

1. Dokumentum fejléc.
2. A dokumentum neve, jelen esetben „Memorandum”. A név elhelyezhető a sor bal oldalán vagy közepén is. Nagybetűs.
3. A név alatt közvetlenül az információval ellátott szöveg található. A lehető legrészletesebb leírást kell tartalmaznia a problémáról.
4. Az alábbiakban a dokumentumot elkészítő személy dátuma és aláírása található.

Tervezési példa

A LLC "Luch" igazgatója

I.I. Nyikitenkov

a főkönyvelőtől

A.N. Rylenkova

Memorandum

Felhívom a figyelmét arra, hogy a raktár leltározása során 1548,28 rubel összegű készlethiányt fedeztek fel.

Tárolási idő és hely

Miután a feljegyzésben felvázolt problémák megoldódtak, tárolásra kerül. A következő helyeken tárolhatja:

• iktasson egy könyvbe, ahol a megrendelések minden oka összegyűjtésre kerül (kimutatások, szolgáltatási jegyzetek, igazolások stb.);
• , amelyeket ezen memorandum alapján készítettek (hivatalos vizsgálat, végzés stb.).

A jegyzet megőrzési ideje attól függ, hogy milyen dokumentumokat fognak elkészíteni ennek eredményeként. Átlagosan ez az időszak 3-5 év között mozog. Ezért azt a mappát, ahol az összes jegyzetet tároljuk, nem lehet összekötni, hanem egyszerűen egy iratgyűjtőben tárolni.

Minta emlékeztető

A jegyzet szövegét bármilyen formában összeállítják, de a leggyakoribb esetekhez minta mintákat használhat.

Alkalmazott hiánya a munkahelyen

Felhívom a figyelmét, hogy a hegesztő A.A. Burenkov figyelmeztetés nélkül távol van a munkahelyen a munkanap kezdetétől napjainkig (8: 00-12: 30). Arra kérem Önt, hogy rendeljen el hivatalos vizsgálatot erről a tényről.

A hatósági kötelességek elmulasztásáról

Felhívom a figyelmét, hogy a könyvelő N.A. Pavlova hibát követett el, amikor kiszámította a termelési osztály dolgozóinak bérét. Rendszeresen megszegi munkaköri kötelességeit, és figyelmen kívül hagyja közvetlen felettesének utasításait. Kérjük, tegyen lépéseket.

Az alkalmazottak nem megfelelő viselkedése

Felhívom a figyelmét, hogy a menedzser I.A. Ezersky, kommunikálva a szervezet ügyfeleivel, megengedi magának, hogy rossz beszédet és sértéseket használjon. Kérjük, tegyen lépéseket.

A munkavállaló alkoholos ittas állapotban történő munkahelyi megjelenéséről

Tájékoztatom Önöket, hogy a villanyszerelő A.V. Yudin munkahelyén alkoholos mérgezés jelei vannak: bizonytalan járás, összefüggéstelen beszéd és jellegzetes szag. Arra kérem Önt, hogy rendelje el ennek az alkalmazottnak a felfüggesztését a hivatali feladatok ellátása alól, és végezzen hatósági vizsgálatot e tény miatt.

következtetések

A feljegyzés egy olyan dokumentum, amellyel az alkalmazottak tájékoztatják a szervezet vezetőjét a különböző helyzetekről, amelyek döntése a vezetőségtől függ.

Ez a dokumentum szabad formában készül, ugyanakkor az irodai munka szabályainak követelményével összhangban készül.

Videó - mi a különbség a feljegyzések és a feljegyzések között: