Система нса государственных архивов. Научно-справочный аппарат к документам архива. Изучить его развитие
В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник -- информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.
В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).
Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.
Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.
Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.
Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники -- соответственно по регионам.
Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.
Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.
Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.
Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).
В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место. Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.
Описание проводится на основе дифференцированного подхода,
известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав. Под единой системой НСА государственного архива понимался "комплекс взаимосвязанных архивных справочников, основанных на единых методах классификации, описания и учета документальных материалов, раскрывающих состав и содержание этих материалов в пределах фондов, архивов, всего Государственного архивного фонда СССР". При этом развитие системы НСА должно было идти как по пути усовершенствования имеющихся справочников, так и по пути создания новых.
Было предложено "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды
государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-
а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;
б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п.
составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;
в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.
Известно, что архивные фонды неоднородны по составу, содержанию документов, их сохранности, а значит имеют разную информативность. Это позволило рассматривать их как фонды разных категорий при создании и
совершенствовании НСА. При этом под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного
состава, уровня детализации информации.
Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев:
многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности..
Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно- справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное
использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих
фондов были другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и по глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось
одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.
В современных условиях описание архивной документной информации
по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д. Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его
приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,
объемные показатели.
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда
(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,
архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:
Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);
Название фонда;
Крайние даты документов фонда;
Объем фонда (количество ед. хр.).
Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:
номер описи, номер дела);
Заголовок дела;
Крайние даты документов дела;
Объем дела (количество листов в деле).
Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:
Архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);
Заголовок документа;
Дату документа;
Объем документа (количество листов в документе).
Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей
описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым
назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке
стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного
пространства.
Каждый справочник архива кроме обязательных может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных.
Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.
Описи дел.
Опись является базовым справочником в государственных архивах субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и
информационно-поисковую.
Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают
неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.
Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится источником вторичной информации, основой для создания других типов и видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги, путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим условием при создании других типов и видов архивных справочников, входящих в систему НСА.
При создании описи объектом описания является дело. Опись представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание
на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,
документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.
Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным
информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:
1) порядковый номер;
2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
3) заголовок дела и указание на подлинность;
4) способ воспроизведения;
5) степень полноты документов и внешние особенности дела;
6) аннотация документов
(составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы,
7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)
(при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словами. Год указывается полностью. Например:
8) количество листов в деле.
К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8
элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.
Данные сведения, включенные в описательную статью описи,
составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),
определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной
значимости фонда, не подлежит изменениям.
Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно- хронологической, хронологически-структурной, хронологически- функциональной, функционально-хронологической, хронологически- тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.
Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.
При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить
Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела
передается в обобщенном виде.
Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую информацию:
Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств, академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.
На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных
последовательностью делопроизводства, описывается как "Документы".
Например:
Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.
Заголовок "Документы" может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант - в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:
Документы (решения ГАУ при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату "Союз нерушимый") о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.
Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как "Дело...". Например:
Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении ее от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.
В состав судебных дел входят такие документы, как приговор,
определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:
Дело по обвинению Богданова И.Я., Валькова С.И., Шестопалова И.П.
Другим видом документа, считающимся трудным для описания,
является переписка. Важнейшими видами в составе организационно- распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Информация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.
Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный
уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д.
Например:
Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства N
12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.
При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:
Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980
Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения
следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:
Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника
Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.
Информативность описи может быть повышена за счет более качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.
Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.
Титульный лист описи несет определенную информацию о делах, включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные: название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер
описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый
Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя
со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах архива, с последующим перечислением названий организаций, документы
которых вошли в объединенный фонд.
Название описи располагается после номера описи.
Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.
Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может быть различным.
К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические (разновидности предметного), хронологические, а также специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и
Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты составления.
Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе
описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,
поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.
Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные
базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации
на уровне дела.
Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором Информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Каталог обеспечивает поиск информации в предметно-аспектном или предметном направлениях по документам всего архива независимо от их фондовой принадлежности.
Каталоги могут составляться на любой комплекс документов - от части фонда до АФ РФ в целом вне зависимости от времени составления документов, способа и техники их создания.
В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно- территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и
географический. Систематические и тематические каталоги - это справочники логической структуры, предметные каталоги - справочники алфавитной структуры.
Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности
общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации.
В тематическом каталоге документная информация по теме
сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в
алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.
В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов
административно-территориальных единиц, а внутри - по алфавиту наименований.
В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или
хронологической последовательности.
В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной
последовательности.
В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов
(названий стран, республик, краев, областей и др.).
Совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, представляет
собой единую систему каталогов архива, позволяющую осуществлять поиск информации в разных аспектах. Она должна отвечать следующим основным требованиям: соответствие принципов построения каталогов их целевому
назначению, многообразие аспектов поиска, которое обеспечивается структурой каталогов, отсутствие дублирования в группировке информации в разных каталогах системы.
Каталог является обязательным элементом системы НСА архива.
Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей
степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации.
Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном
формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.
Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о
документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводитель предназначен для ознакомления с документной
информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.
Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных
справочников. Представляя информацию о содержании документов,
путеводители позволяют проводить многоаспектный поиск информации. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива.
По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и
межархивные. По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.
Виды путеводителей по архиву: путеводитель по архиву, краткий справочник по фондам, путеводитель по фондам, тематический путеводитель
по фондам. Виды межархивных путеводителей: путеводитель по архивам, краткий справочник по фондам архивов, путеводитель по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архивов.
Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить
информации, еще не вошедшей в научный оборот. К таким изданиям относятся справочники, посвященные 75-летию Государственной архивной службы Татарстана, вышедшие на русском и татарском языках.
Путеводитель по фондам архива (архивов) - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.
Целевое назначение путеводителя по фондам архива - ознакомление с основным составом и содержанием документов фондов архива, включенных
в справочник. Путеводитель по фондам архива может создаваться по документам федеральных, государственных, муниципальных архивов и центров хранения документации, а также по фондам негосударственных
архивохранилищ. (Например, Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный
архив": Справочник по фондам. - М., 1998).
Путеводитель по фондам архивов содержит информацию об архивных фондах двух или более архивов. Путеводитель по фондам архивов
целесообразно составлять на краевом, областном и региональном уровнях.
Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые
входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно- справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов).
Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме.
Тематический путеводитель представляет собой систематизированный
перечень характеристик документов по определенной теме со всеми
входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения.
Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях России в
целом, об архивных учреждениях отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. (Например, справочник "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997). Подобный путеводитель может
быть составлен как по документам Архивного фонда РФ, так и по рукописным отделам библиотек и музеев, по архивохранилищам учреждений и ведомств, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного
фонда РФ. (Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно- отраслевых архивах: Справочник. - М., 1991; Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. - М., 1994).
К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.
В качестве приложений могут быть даны:
Сведения об изменениях административно-территориального деления,
Списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы,
Сведения о составе научно-справочного аппарата архива.
Путеводитель - это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его
обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде.
Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко
распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами.
Путеводитель - базовый структурный справочник архива.
Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.
Указатели могут быть межархивными, межфондовыми,
внутрифондовыми.
Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации.
В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и
видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-
понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.
По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и
развернутыми.
По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или
структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся
систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.
К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.
Самым распространенным указателем предметно-тематической группы
является предметный. Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.
Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся
именной и др.
Назначение общих и специальных предметных указателей -
интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.
Географический указатель - разновидность предметного указателя,
географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.
Именной указатель - разновидность предметного указателя,
Группировка понятий внутри указателей - и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в
общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.
Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.
Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме
классификации.
Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.
Структурный указатель - вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.
Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных
направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.
Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений-фондообразователей.
Обзор - это тип архивного справочника, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Обзор входит в состав системы НСА госархива, хотя и не является обязательным элементом этой системы.
Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда
(фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов
(межархивный тематический обзор).
Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.
Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный
тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.
Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.
Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.
Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со
схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.
Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.
Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном
или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически
расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.
Схема построения обзора может основываться на структурном,
отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом,
хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Контрольная работа
Научно-справочный архивный аппарат
1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
2. Архивное описание документов и дел
2.1 Описание документов личного происхождения
3. Архивная опись
4. Архивный каталог
5. Архивный путеводитель
6. Обзор архивных документов и другие архивные справочники
Литература
1 .
Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. архив справочный опись каталог
Научно-справочный архивный аппарат предназначен для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Справочники могут быть:
Межархивными (сеть архивов);
Внутриархивными (архив - фонд);
Межфондовыми (фонд - дело);
Внутрифондовыми (дело - документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов . Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету документов (учетно-контрольные) и справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые). Некоторые из справочников, например, опись, являются универсальными архивными справочниками.
Основными принципами построения научно-справочного аппарата являются:
Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
Преемственность научно-справочного аппарата ведомственных и государственных архивов;
Единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;
Применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.
Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Национального архивного фонда РК, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.
Система НСА может составляться к комплексам архивных документов на следующих уровнях:
Национальный архивный фонд РК;
Сеть архивов;
Дело или отдельный документ.
Внутри этих комплексов структура архивных справочников включает в себя:
Национальный архивный фонд РК:
Фондовый каталог НАФ РК;
Справочники и указатели общереспубликанского значения.
Сеть архивов:
Фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;
Путеводители и указатели межархивного значения.
Архив:
Путеводитель или краткий справочник;
Книга поступлений;
Список фондов;
Листы фондов;
Каталоги;
Тематические обзоры;
Указатели;
Паспорт архива.
Фонд:
Лист фонда;
Обзор фонда;
Каталоги;
Указатели.
Дело или отдельный документ:
Тематические путеводители;
Каталоги;
Указатели;
Тематические и фондовые обзоры;
Внутренняя опись дела;
Аннотация;
Заверительная надпись.
2 . Архивное описание документов и дел
Описание документов и дел - это выявление информационных характеристик, необходимых для определения элементов информации и письменное обозначение этих характеристик на обложках дел. Описание документов и дел раскрывает состав и содержание документов каждого дела и обеспечивает поиск и использование документов.
Основными принципами описания документов и дел являются соответствие описания первичному архивному документу, взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания и недублированность информации всех уровней описания.
Информационными характеристиками при описании являются:
Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
Название структурной части;
Индекс дела по номенклатуре дел;
Заголовок дела;
Аннотация;
Крайние даты документов;
Количество листов в единице хранения;
Архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если наименование учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имеет структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Необходимо учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шрифт - это условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.
К элементам описания относятся :
Информация по идентификации - название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;
Информация по истории образования и хранения - история фондообразователя и история фонда;
Информация о составе и содержании - сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;
Информация об условиях доступа и использования - условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;
Дополнительная информация - местонахождение оригиналов и копий, библиография.
Описание документов и дел, осуществляемое на уровне фонда, включает название фонда, справочные данные, поисковые данные, характеристику фонда, информацию по истории фондообразователя и фонда, аннотацию, библиографию и условия доступа и использования.
При описании на уровне единицы хранения учитываются:
Название фонда;
Название структурной части фондообразователя;
Справочные данные;
Вид носителя информации;
Условия доступа и использования;
Заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Следующий уровень описания касается описания на уровне документа и включает такие структурные элементы как заголовок - вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; справочные данные - поисковые данные; вид носителя информации; условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: вид дела, вид, разновидность документа, автор, корреспондент, предмет, вопрос, местность, дата и подлинность или копийность, например:
Протокол № 2 заседания комиссии при Главе Карагандинской областной администрации от 03.05.1993 г. Подлинник.;
Штатные расписания Карагандинского областного финансового управления на 1998 год.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков, например:
Список Акимов городов, поселков, сел, сельских округов Карагандинской области на 1997 год.;
Протоколы общих собраний коллективов работников учреждений, организаций, предприятий о выдвижении и протоколы окружных избирательных комиссий о регистрации кандидатов в депутаты областного Совета депутатов трудящихся по избирательным округам г. Абая за 1977 год. Подлинники.
Эти заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых групп документов и было сформировано без всякого учета признаков заведения дел.
Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дело. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
2.1 Описание документов и дел личного происхождения
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, материалы членов семьи и других лиц, имеющих отношение к фондообразователю.
При описании дел и документов личного происхождения учитываются особенности этих материалов и фиксируются следующие информационные характеристики:
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов;
количество листов;
архивный шифр.
Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовков дел. В основу заголовка входят следующие элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. При составлении заголовков документов и дел личного происхождения необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:
Н.А.Пичугин. «Когда он был министром». Пьеса.
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:
Э. Белицкая-Пичугина. «В затихший мир неслышными шагами…». Стихотворение.
В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:
Письма М.С. Бродского Ю. Герту.
Письма К.И. Сатпаева жене Т.А. Сатпаевой (урожденной Кошкиной).
В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также описываются внешние особенности альбома, например:
Альбом Н.В. Пагануцци с фотографиями о проведении экспедиций в Фанские горы, Гиссарский хребет.
В заголовке на записные книжки указывают вид дела и автора, например:
Записная книжка М.Е. Зуева-Ордынца.
В случаях, если в фондах личного происхождения на книгах, альбомах и других материалах имеются дарственные надписи, составляется заголовок на дарственные надписи , в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
Дарственные надписи Ю. Герта и Р. Тамариной Л.С. Сенцовой.
В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рецензии о творчестве М.Д. Балыкина. Газетные вырезки.
В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:
Фотография Е.А. Букетова.
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:
Фотография В. Бадикова с дарственной надписью Э. Белицкой-Пичугиной.
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.
Письмо Ж.К. Бектурова не установленному лицу с обращением Нуржан.
При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, текст без конца, например:
Ж.К. Бектуров. «Последние дни Сакена». Повесть. Отрывок.
Письмо Ю.Г. Попова Е. Мустафину. Без конца.
При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:
Автограф или черновой автограф;
Машинописная или рукописная копия;
Фотокопия или ксерокопия;
Вырезки из журналов, газет и др.
При описании дел и документов личного происхождения можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем будет вестись работа по созданию научно-справочного аппарата архива.
3 . Архивная опись
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Функции описи :
Информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
Учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
Классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.
Описи составляются:
На дела постоянного хранения,
Дела временного (свыше 10 лет) хранения;
Дела личного состава;
Документы на специальных носителях;
Входящие в архив ведомственные и служебные издания.
Правила составления и оформления архивных описей. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила или основные требования к оформлению описи:
Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;
Систематизация дел в описи предпочтительна по хронологии, а внутри ее - по структуре учреждения;
Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
При составлении описи учреждения на основании описей его структурных частей оформляются 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
При составлении описи личного состава (л/с), документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по личному составу, затем - списки личного состава, далее следуют карточки учета личного состава, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, платежные документы по обязательным и добровольным платежам в накопительные пенсионные фонды и обязательным социальным отчислениям в государственный фонд страхования и акты о несчастных случаях;
Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения включает ряд документов:
Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
На ее основе в государственном архиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения - раздельно постоянного хранения и личного состава.
Составными частями описи являются:
Титульный лист;
Предисловие;
Собственно опись;
Список сокращений;
Указатели;
Переводные таблицы;
Библиография;
Терминологический словарь;
Лист-заверитель.
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения, например:
В опись внесено 185 (Сто восемьдесят пять) дел с № 1 по № 185.
Составитель ______________ Дата.
4 . Архивный каталог
Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Особенностью каталога как архивного справочника является то, что информация в каталоге помещена, как правило, на карточках. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
Каталогизация архивных документов - совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов. Она состоит из:
Определения вида каталога;
Разработки схемы классификации в нем документной информации;
Выявления и отбора документной информации для каталогизации;
Описания документной информации на каталожных карточках;
Индексирования каталожных карточек;
Систематизации карточек и ведения каталога.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:
Определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
Отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
В зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.
При определении вида каталога учитываются:
Уровень и профиль архива;
Структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
Интенсивность и задачи использования документов;
Наличие и качество других архивных справочников;
Кадровые и материально-технические возможности архива.
Система архивных каталогов. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.
Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым - предметные: именной и географический.
Классификация каталогов
Размещено на http://www.allbest.ru/
Наиболее распространенными видами каталогов являются:
- систематический - по отраслям знаний и практической деятельности общества;
- тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
- по истории учреждений - по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
- по истории административно-территориального деления - по видам административно-территориальных единиц, а внутри их - по алфавиту наименований;
- хронологический - по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий - по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
- географический - по алфавиту географических и топографических объектов;
- ведомственный по личному составу - данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
- названий фондов - при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
Классификация архивных каталогов . Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. В международной документалистике приняты: универсальная десятичная классификация; классификация при помощи двоеточия.
Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри - к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.
С конца 1970-х гг. в советском архивоведении используется Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). Схема построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:
Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности.
Общественно-политическая жизнь.
Народное хозяйство.
Культура. Наука. Здравоохранение.
Каждую отрасль (деление) в схеме единой классификации принято называть отделом. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления.
При каталогизации документов архивного фонда необходимо подробно изучить структуру построения схемы единой классификации, четко определить к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.
Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. При каталогизации особое внимание уделяется важным событиям, фактам, явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.п. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном - единице хранения, при групповом - связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.
В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.
Каталожная карточка включает следующие атрибуты:
Индекс классификационного деления;
Обозначение даты и места события;
Информационные сведения (описание содержания);
Название архива;
Название фонда;
Архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
Способ воспроизведения;
Фамилию составителя;
Дату составления;
В отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.
Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:
Научно-методическое обеспечение работы;
Индексирование карточек;
Систематизацию их по индексам и рубрикам;
Составление отсылочного аппарата к каталогу;
Усовершенствование каталога;
Ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.
Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс - условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.
Индексы могут быть:
Буквенными;
Цифровыми;
Комбинированными.
Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.
5 . Архивный путеводитель
Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.
Путеводители охватывают информацию на уровне Национального архивного фонда РК, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:
На путеводитель по фондам архива;
Краткий справочник по фондам архива;
Тематический путеводитель по фондам архива;
Путеводитель по архивам.
Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.
Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.
Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.
Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Национального архивного фонда РК и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Национального архивного фонда РК по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.
Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости - аннотации к документам. Путеводители, помимо сведений об основных архивных фондах, могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.
6 . Обзор архивных документов и другие архивные справочники
Обзор архивных документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими . Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.
Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.
Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.
Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений - фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.
Схема построения обзора архивного фонда выглядит следующим образом:
Структурная - при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;
Отраслевая (функциональная) - при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;
Тематическая - группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;
Хронологическая - группировка и изложение содержания документов по хронологии;
Номинальная - группировка и изложение содержания документов по их видам.
Тематический обзор документов может осуществляться по следующей схеме:
Отраслевая (функциональная);
Тематическая;
Хронологическая.
Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.
Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления и предисловия, котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.
Помимо отмеченных выше документов, к тематическому обзору также составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография и сведения о наличии документов по теме в других архивах.
Архивный указатель - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, в которых содержатся сведения об архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели могут быть:
Межархивными;
Межфондовыми;
Внутрифондовыми;
На документы одной описи;
Нескольких описей фонда;
Целого фонда;
Нескольких фондов одного архива;
Нескольких архивов.
Указатели могут составляться:
К заголовкам единиц хранения без их просмотра;
К отдельным документам с их просмотром.
По рубрикации указатели в свою очередь делятся на алфавитные , систематические и хронологические . Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.
Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.
Основные виды указателей:
Тематический;
Именной;
Географический;
Хронологический;
Алфавитный;
Систематический.
Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит историю фондообразователя, историю фонда и характеристику документов фонда.
История фондообразователя включает:
Историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);
Задачи и функции фондообразователя и их изменения;
Масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;
Место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;
Изменения в названии и подчиненности фондообразователя; структуру фондообразователя и ее изменения;
Крайние даты деятельности фондообразователя.
История фонда включает:
Дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;
Изменения в составе и объеме фонда и их причины;
Степень сохранности документов;
Особенности формирования, описания, систематизации документов;
Сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;
Сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;
Состав научно-справочного аппарата.
Характеристика документов фонда включает:
Состав документов фонда, их виды и их крайние даты;
Особенности документирования, присущие данному фондообразователю;
Порядок использования документов;
Характеристику научно-справочного аппарата.
Литература
Сапар Байжан-Ата. ?лтты? м?ра?ат т??ірегінде / В кн. Алаш мирас. Народное наследие. - Алматы, 1995.
Сариева Р. М?ра?ат?а жан жа?ты?ам?ор керек / Ана тілі. 2001. № 27.
Сариева Р. Об итогах реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.
Сизов С. Архивы и Интернет: современное положение / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.
Степанский А.Д. К истории научно-исторических обществ в дореволюционной России / АЕ за 1974 год. - М., 1975.
Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование / Отечественные архивы. 1998. № 5.
Уралова С.С. ЦНТИДАД РК: становление и развитие / ?аза?стан м?ра?аттары. 2007. № 1-2(41-42).
Хабижанова Г.Б., Валиханов Э.Ж., Кривков А.Л. Русская интеллигенция в Казахстане (вторая половина XIX - начало XX вв.). - М., 2003.
Хасанаев М.Х. Двухсотлетие архивного дела в Казахстане (история, состояние, проблемы). - Алматы, 1995.
Хашимбаева З. Из опыта работы оценки физического состояния документов в Архиве Президента Республики Казахстан / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.
Шалгынбай Ж.Ж. Роль архивов в формировании источниковой базы изучения истории казахского книгоиздания XIX - начала XX вв. / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Описание системы научно-справочного аппарата. Основные учетные документы, обязательные для архива организации и его развития. Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Научно-справочный аппарат к обзору.
презентация , добавлен 30.11.2014
Понятие и принципы построения научно-справочного аппарата, его структура и взаимодействие отдельных компонентов. Порядок описи дел, система каталогов в архиве. Путеводители и дополнительные справочно-поисковые средства, принципы их функционирования.
курсовая работа , добавлен 12.09.2014
Архив как организация, функциями которого является хранение документальных материалов, составление к ним научно-справочного аппарата и организация использования документальных материалов. Появление архивов в Древнерусском государстве, их развитие.
контрольная работа , добавлен 14.01.2014
Поиск неопубликованных источников по интересующим историка темам. Сеть и состав архивов. Фонды государственных учреждений и фонды личного происхождения. Научно-справочный аппарат архивов и его изучение. Изучение дел, выявление и отбор документов.
реферат , добавлен 14.12.2008
Изучение библиографической деятельности. История и понятие библиографии и ее развитие в России. Информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку, распространение и использование библиографической информации о документах какой-либо страны.
реферат , добавлен 21.11.2008
История образования Российского государственного архива древних актов. Краткая его характеристика и содержание. Научно-справочный аппарат архива. Хранение в нем летописей, старопечатных книг, собраний книг московской церковной и гражданской печати.
реферат , добавлен 17.04.2014
Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения. Особенности комплектования и описания документов личного происхождения. Фондирование документов личного происхождения. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения.
курсовая работа , добавлен 01.06.2016
Архивное дело в Итальянских государствах до и после воссоединения Италии. Обеспечение сохранности, комплектование, учет и использование архивных документов в стране. Русские материалы в фондах Центрального Государственного Архива. Ватиканский архив.
реферат , добавлен 20.03.2014
Состав Архивного фонда России, история его развития, нормативное регулирование деятельности. Признаки группировки документов, образование архивных коллекций. Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и коллекций.
контрольная работа , добавлен 06.08.2013
Изучение истории возникновения и развития Российского государственного военно-исторического архива. Характеристика основных принципов систематизации разделов в архивных фондах. Анализ комплектации архива, особенностей хранения исторических документов.
Размер: px
Начинать показ со страницы:
Транскрипт
1 Тема: Особенности формирования научно-справочного аппарата к архивным документам Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Цель: усвоить особенности составления научно-справочного аппарата к архивным документам Задачи: Определить порядок описания архивных документов Усвоить правила оформления документов научно-справочного аппарата Выявить и запомнить виды архивных справочников и особенности их составления Уяснить основные правила составления и применения научносправочного аппарата 1. Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание документов понимается двояко: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
2 собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физикотехническом состоянии, условиях доступа и т.п. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: - наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа);
3 - справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; - вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: - сведения о фондообразователе (история фондообразователя); - сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: - условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); - авторские права, условия репродуцирования и использования; - язык документов; - физические характеристики, влияющие на возможность использования; - наличие фонда пользования; - НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; - подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: - местонахождение оригиналов; - наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; - библиография.
4 Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. Справочные данные состоят из: поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организациипредшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.
5 История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения,
6 а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
7 даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как «Автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.
8 Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева» или «в центре группы». В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах);
9 для фотодокументов количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов количество фотоотпечатков. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи тип магнитной ленты; для видеодокументов тип видеопленки; для фото- и кинодокументов формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов дискета, диск, лента и т.п. Описание на уровне документа включает: заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
10 Научно-справочный аппарат (НСА) структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.
11 При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-справочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется дифференцированный подход
12 к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. Архивные справочники Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. Опись дел, документов (Приложение 11) архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. В архиве описи составляются на неописанные документы. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листазаверителя (Приложение 12) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Путеводитель архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители
13 подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором советского периода, в третьем постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности. Путеводитель по фондам архива (архивов) вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть
14 дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд. Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме, Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования. Краткий справочник по фондам архива (архивов) вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.). Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.
15 Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научносправочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие. Путеводитель по архивам вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов. Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.
16 Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Каталог межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).
17 В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному
18 составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога также фамилия составителя и дата составления описательной статьи. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «рубрика» и «подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «содержание» указывается: «см. также...», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка. Ведение каталога комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и
19 рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются. Индексирование выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации). Указатель архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей алфавитными, систематическими, хронологическими.
20 Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется. Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия). Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов и названиями архивов. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
21 Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки. Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов. Именной указатель строится по алфавиту фамилий. Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий. Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.
22 Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника. Обзор архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
23 В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась. В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы
24 организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам. Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Автоматизированный научно-справочный аппарат Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научносправочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа). Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Для
25 заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА являются ключевые слова термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов. Обязательными видами ключевых слов являются: «тематика» термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания; «персоналии» термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.; «география» термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.). В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
26 Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.
27 Литература: 1. Федеральный закон от 22 октября ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань, Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования. М., С
Тема: Использование архивных документов и составление к ним научно-справочного аппарата Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам 3.
Тема 6. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 6.1. Состав и организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 6.2. Организация документов в архиве 6.3. Организация
Государственное учреждение Государственный архив Тульской области АРХИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ И НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства В.В. Зеленова
ГОСТ 7.23 6 ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ. СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины, применяемые в стандарте, по ГОСТ 7.0-84 и ГОСТ 7.60-90. 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Информационные издания по степени аналитико-синтетической
«Развитие каталогизации документов личного происхождения в ЦГАЛИ СПб (методическая база, опыт, перспективы)» Т.Н. Зверева, зав. отделом научного описания личных фондов, информационно-поисковых систем и
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный социально-экономический
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный институт культуры» Факультет информационных ресурсов и дизайна Кафедра музеологии и документоведения
Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12 мая 2014 г. 241-п г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ УТВЕРЖДАЮ 15 сентября 2011 ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ (АРХИВНОЙ) ПРАКТИКИ
Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2017 г. г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области В соответствии
АДМИНИСТРАЦИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25.05.2017 г. 305 Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в муниципальном архиве администрации
В ГБДОУ создаются и обрабатываются многочисленные виды управленческих документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетностатистических, организационно-распорядительных), отражающих жизнеспособность
Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ Выполнила: ФИО Специальность: Название Анализ системы
Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана
ОБЛАСТНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ» ПАМЯТКА в помощь пользователю, впервые приступившему к работе с документами в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» Исполнители:
Индексы Вид работ и операций КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ Направление деятельности государственных архивов Этапы видов работ и операций Под общей редакцией кандидата
ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ИНСТИТУТА ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА им. И. Я. ПОСТОВСКОГО УрО РАН ЗА 1991 2010 гг. Засыпкина Л.А. (ЦНБ УрО РАН) Одной из задач, осуществляемых
«Опыт каталогизации документов в «Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга» А.В. Тихоцкая, заведующая отделом информационно-поисковых систем ЦГИА СПб В настоящее время в архиве
Введено в действие: Выполнил: директор Научной библиотеки Т.П. Ткаченко Стр.1 из 6 Процессный подход ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ Экземпляр Проверил: первый проректор Л.А. Омельянович Утвердил: ректор
Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа ПАМЯТКА по отбору на постоянное хранение личных дел пользователей, работавших в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа Салехард
ИНСТРУКЦИЯ по систематизации документов и заполнению 686 поля «Индексы других классификаций» в АБИС «OPAC-Global» СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ... 2 2 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ... 2 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 7.23-96 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ
Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы coветского периода Методические рекомендации 1. Организация работы Для подготовки справочника определяется
От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006
Справочный аппарат библиотеки: каталоги и картотеки библиотечно библиографический урок Что такое каталог, для чего он нужен и как с его помощью вы можете найти всю интересующую вас информацию о книге,
Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений
Государственный архив Российской Федерации Электронные информационно- поисковые ресурсы архива В ГА РФ хранится более 6 миллионов дел дел высших органов государственной власти и органов государственного
УТВЕРЖДЕНО решением экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 29 сентября 2017 года 9/3 МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «Усовершенствование и переработка описей дел, документов»
ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Предисловие ГОСТ Р 51141-98
Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.9-95 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования" (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации,
Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Система каталогов и картотек в библиотеке» Методическая консультация ст. Калининская
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН (ТАТГЛАВАРХИВ) Отдел по взаимодействию с государственными и муниципальными архивами СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ К АРХИВНОМУ
Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают
УТВЕРЖДАЮ Директор государственного казенного архивного учреждения «1 ошдарстщ&щли архив Ставро- Л.В. Маркова "ода ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ АРХИВІТ УтаЖ ДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 07.07.2017 717 г. Амурск «Об утверждении Положения об архиве администрации Амурского муниципального района Хабаровского края»
Инструкция по работе с ПК «НСА» 1. Запуск 1.1. Откройте программу НСА, для этого в папке с программой НСА (по умолчанию: C:\Program Files\iTex\NSA) найдите и запустите файл NSA.exe (Рисунок 1) Рисунок
На главную страницу Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основные правила работы архивов организаций Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные
М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ ГОСТ 7.23-96 Издание официальное МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ БИБЛИОТЕКИ СПБГЭТУ 1.Общие положения 1.1.Настоящее Положение определяет порядок организации, ведения, редактирования и администрирования электронного каталога СПбГЭТУ
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ Главная страница ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ МОСКВЫ (ЦАДЭНМ) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ
ГОСТ Р 51141-98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ
ГОСТ Р 51141-98 Группа Т00 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Records management and organization of archives. Terms and definitions ОКС
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ РАБОЧАЯ ПАМЯТКА по организации передачи тематических негативных фотопленок на государственное хранение, их учет, описание и использование Составитель: В.Д. Тихоша,
Министерство образования и науки Российской Федерации Пл 14-2015 Тематический план комплектования фонда научной библиотеки УТВЕРЖДЕНО Ректор А.Д.Плутенко 25.12.2014 Пл 14-2015 Благовещенск, 2015 Составил
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления
Б3.ДВ.14.2. Архивоведение Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся Общие сведения 1. Кафедра истории 2. Направление подготовки 44.03.05 Педагогическое образование (профили
87 ПРИЛОЖЕНИЯ (образцы форм) 88 Приложение 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2. АКТ (дата) УТВЕРЖДАЮ Директор о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка документов подписи Фонд Название фонда В фонде обнаружены
Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 декабря 2016 года 693 г. Луганск Об утверждении порядка государственного учета документов Архивного фонда Луганской Народной Республики
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Records management and organization
1 Составление и оформление описей дел по личному составу организации Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа
УТВЕРЖДЕН приказом ГУРХ «НАРХ» от 9.0.20 -п (с последующими изменениями) Прейскурант работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе Государственным казенным учреждением Республики Хакасия «Национальный
Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел Составитель: Ч.М. Гиниятуллина ведущий консультант сектора обеспечения
Комитет по делам архивов Оренбургской области Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ Обзор архивоведческой литературы,
Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» в информационном обеспечении пользователей Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Ижевский индустриальный техникум имени Евгения Фёдоровича Драгунова»
Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Библиотечные фонды и каталоги» Выпуск 3 Библиотечные каталоги и картотеки Методическая
1. Общие положения. 1.1. Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового
Аннотация рабочей программы дисциплины Б1.Б14 Архивоведение Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, [Документоведение и документационное обеспечение управления] 1. Цели и задачи
Оглавление
Введение
………………………………………………………… ……………….4
Глава 1
Система научно-справочного аппарата………………………………6
1.1 Система научно-справочного
аппарата к архивным документам…………………………………………………… ………………….7
Глава 2
Научно-справочный
аппарат к документам архива………………...12
2.1 Научно-справочный
аппарат к обзору…………………………….………….…...... .............................. ................14
2.2 Развитие
системы научно-справочного аппарата………………………...
14
Заключение
…………………………………………………… …………….…..16
Список
литературы
…………………………………………………… ………17
Введение
Все хранящиеся
в архиве документы (в том числе
непрофильные и не включенные в описи)
подлежат учету.
Целью создания
моей курсовой работы является описание
системы научно-справочного аппарата,
его развития.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
- Рассмотреть
научно-справочный аппарат
- Изучить
его развитие.
1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
2. создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
3.наиболее эффективного использования документов.
При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)
В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.
«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:
1. книга учета поступления и выбытия документов;
2. список фондов;
3. листы фондов;
4. описи дел.
Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.
Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:
1. описи дел;
2. номенклатуры дел;
3. картотеки;
4. исторические справки.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).
Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.
Глава
1. Система научно-справочного
аппарата
Система научно-справочного
аппарата - комплекс взаимосвязанных
и взаимодополняемых учетных документов,
архивных справочников, механизированных
и автоматизированных информационно-поисковых
систем, информационных документов, создаваемых
на единых методологических и научно-методических
основах для обеспечения сохранности
и эффективного поиска архивных документов
и документной информации в пределах архивного
фонда, архива, в целях всестороннего использования.
Система НСА, основываясь
на принципах историзма, всесторонности
и комплексности, должна строиться
с учетом системного подхода, и целостный
сложноорганизованный объект, включающий
необходимые подсистемы учета и описания
документов на едином нормативно-методическом
обеспечении.
Систему научно-справочного
аппарата можно разделить по функциям,
которые она выполняет:
1) справочники
по учету документов;
2) справочники
по содержанию документов.
В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.
К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.
Таким образом,
в системе НСА каждый справочник
имеет свое назначение, специфику, дополняет
другие справочники и является необходимой
составной частью СНСА. Однако при
этом необходимо заметить, что весь
комплекс СНСА не всегда является обязательным
для каждого архива. Количество и
состав справочников является различным.
Важно, чтобы архив располагал такой
совокупностью ИПС, которая позволяла
бы рационально выполнять все виды работ
с документами.
1.1
Система научно-справочного
аппарата к архивным
документам
Система научно-справочного
аппарата к архивным документам архива
– это комплекс взаимосвязанных
и взаимодополняемых архивных справочников
о составе и содержании архивных документов,
создаваемых на единой методической основе
для поиска архивных документов и архивной
информации в целях эффективного использования.
В систему научно
– справочного аппарата архива входят:
1. Архивная опись
– это архивный справочник, в котором
содержится систематизированный перечень
дел архивного фонда, коллекции. Архивная
опись предназначена для учёта единиц
хранения и раскрытия их содержания.
Опись является
основным, базовым архивным справочником,
к ним в первую очередь обращаются
исследователи, придя в архив.
Архивная опись
служит основой для создания остальных
справочников архива – указателей,
каталогов, обзоров, путеводителей. В
связи с этим при создании описи
определяющим фактором является её качественное
составление.
В процессе работы
учреждения образуется различная документация,
на каждый её вид составляются отдельные
описи:
- Дел постоянного
срока хранения;
Дел временного срока хранения
Дел по личному составу;
Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
- описательные
статьи (включают порядковый номер дела,
делопроизводственный индекс, заголовок
дела, крайние даты документов, количество
листов в деле);
итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
справочный аппарат к описи.
- титульный
лист;
содержание (оглавление);
предисловие;
список сокращённых слов;
переводная таблица (в случае переработки);
указатели.
Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.
Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.
От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.
2. Каталоги.
Они бывают:
- систематические.
К немунужно обращаться в том случае,
если необходимо выяснить, по каким отраслям
знания имеются книги в библиотеке; необходимо
подобрать литературу по определенной
теме, вопросу, предмету; нужно установить
автора и точное название книги, если известно
ее содержание.
Название каталога
говорит о том, что карточки с
описанием произведений печати сгруппированы
по определенной системе, в соответствии
с содержанием по отдельным отраслям
знаний. Книги разных авторов по
одной и той же теме, таки образом,
собраны вместе.
Последовательность
расположения основных отделов каталога
и подотделов внутри каждого отдела
зафиксирована в особом документе
- схеме классификации. За многовековую
историю существования библиотек
создано немало различных вариантов
схем классификации. Наиболее прогрессивные
из них всегда опирались на классификацию
наук, которая стремилась установить
правильные связи и взаимодействия
различных наук между собой.
- методических
пособий.
3. Картотека
– справочник, который содержит
сведения о содержании документов
на карточках. Карточки располагают
в картотеках в зависимости
от потребностей организации
в информации. Как показывает
практика работы архивов организаций,
наиболее употребляемой является информация
по содержанию организационно- распорядительных
документов (приказов по основной деятельности,
протоколов, договоров, соглашений, писем
и т.д.).
Она бывает:
- именная;
- именная бойцов-минёров;
- по предоставлению гражданам жилплощади;
- метрических книг.
4. Путеводитель
- архивный справочник, содержащий краткие
сведения о документах одного или нескольких
архивов. Видами путеводителя являются:
путеводитель по архивам, путеводитель
по фондам архива (ов), краткий справочник
по фондам архива, тематический путеводитель
по фондам архива.
Путеводитель
по архивам - вид путеводителя по фондам
архивов, содержащий систематизированный
перечень архивов с характеристикой хранящихся
в них документов. Он может включать информацию
обо всех архивных учреждениях, музеях,
библиотеках и других архивохранилищах,
осуществляющих постоянное хранение документов
АФ РФ, отдельных субъектов Российской
Федерации или ее регионов. Объектом описания
в путеводителе по архивам выступает архив
или любое из перечисленных выше хранилищ
документов АФ РФ.
Характеристика
архива в путеводителе по архивам
состоит: из названия архива (полного
или сокращенного), адреса архива (полные
адресные данные), количества фондов на
бумажной основе, объема фондов на бумажной
основе, крайних дат документов на
бумажной основе, исторической справки,
аннотации. Она может содержать
список изданных справочников. При
наличии в архиве кинофотофонодокументов
и научно-технической документации (НТД)
указывается их объем и крайние даты
5.
Указатель - архивный справочник, представляющий
собой алфавитный, систематический или
составленный по какому-либо другому признаку
перечень названий (наименований) предметов,
упоминаемых в архивных документах, с
указанием их поисковых данных.
Указатели в
архиве организации могут быть межфондовыми,
внутрифондовыми, по форме - электронными,
листовыми или карточными, по структуре
рубрик - глухими (предметные понятия и
их поисковые данные) и аннотированными
(предметные понятия сопровождаются пояснениями),
по группировке понятий внутри указателей
- алфавитными, систематическими, хронологическими.
Указатели могут
составляться к заголовкам единиц хранения
(без их просмотра) или к документам
(с просмотром единиц хранения).
Основными видами
указателей являются: предметный (его
разновидности - тематический, именной,
географический), хронологический. По
группировке понятий внутри указателя
различаются алфавитные, систематические
и хронологические указатели.
6. Обзор документов
- архивный справочник, включающий систематизированные
сведения о составе и содержании отдельных
комплексов документов.
Видами обзора
в архиве организации являются обзор
фонда и тематический обзор.
Объектом описания
для обзора фонда является документ
(группа документов, часть документа),
единица хранения, единица учета
одного фонда. Объектом описания для
тематического обзора по документам
архива является документ (группа документов,
часть документа), единица хранения,
единица учета одного фонда (части
фонда, группы фондов) архива по определенной
теме. При составлении обзоров
применяется дифференцированный подход,
заключающийся в выборе фонда
и/или темы, принципа группировки
информации в основной части обзора,
применении различной методики представления
информации о документах (индивидуальные
или групповые аннотации), различной
методики описания отдельных видов
документов, выявлении целесообразного
состава и степени полноты
справочного аппарата к обзору
7.
Перечни – это архивные
справочники, которые создаются на основе
описания архивных документов, т.е. на
основе создания вторичной информации
о составе, содержании и поисковых данных
документов и фондов путём аналитико-синтетической
переработки первичной документной информации.
«Перечни вопросов» имеют вид рукописных,
позднее – машинописных переплетённых
книг, составлявшихся в делопроизводстве
организаций и учреждений и сдававшихся
вместе с делами и описями в архив. На обложках
проставлены шифры – номера фондов, описей,
дел, содержание которых они раскрывают.
«Перечни вопросов» раскрывают содержание
дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают
информативность описей
В настоящее
время идёт работа с программным
комплексом «Архивный фонд» (уровень
«Дело») и с созданными в архиве
базами данных: «Научно-справочная библиотека»,
«Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный
фонд». Тематических БД по документам
архива не создано.
Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива
Картотека –
справочник, который содержит сведения
о содержании документов на карточках.
Карточки располагают в картотеках
в зависимости от потребностей организации
в информации. Как показывает практика
работы архивов организаций, наиболее
употребляемой является информация по
содержанию организационно- распорядительных
документов (приказов по основной деятельности,
протоколов, договоров, соглашений, писем
и т.д.).
В зависимости
от задач по использованию документов
могут создаваться предметные и
предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке
карточки группируют по алфавиту понятий
(например, для приказов – по алфавиту
наименований участков деятельности:
акционирование, производство, сбыт, охрана
труда; для писем – по алфавиту
наименований организаций-корреспондентов
и т.п.)
Целесообразным
является создание картотек по личному
составу для поиска сведений о
трудовом стаже, зарплате и других данных
социально-правового характера.
Карточки должны
содержать фамилию, имя, отчество сотрудника
организации и поисковые данные
(номер фонда, описи, дела и листов)
документов, в которых имеются
сведения о нем. Карточки систематизируют
по фамилиям в порядке алфавита в
пределах одинаковых фамилий по алфавиту
имен и отчеств.
При создании и
применении автоматизированных систем
поиска документов и дел в архивах
организаций, традиционные правила
регистрации и учета документов
и дел, как на стадии делопроизводства,
так и в архиве, должны быть использованы
при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность
облегчит переход работы в архивоведении
на новый технический уровень.
Особое место
среди архивных справочников занимает
историческая справка. Справку составляют
при первом поступлении документов
фонда в архив организации. В
последующем по истечении 5-7 лет
целесообразно составлять дополнение
к исторической справке.
Историческую
справку составляет и подписывает заведующий
архивом. В организациях с небольшим объемом
дел, образующихся за год, историческую
справку можно заменить предисловием
к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка
состоит из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики
документов фонда.
Первый раздел
- история фондообразователя, (в хронологической
последовательности) содержит следующие
сведения:
1. даты, номера и
заголовки распорядительных документов
о создании, преобразованиях и ликвидации
организации;
2. крайние даты
деятельности организации;
3. изменения в названии
и деятельности организации;
4. задачи и функции
организации и их изменения;
5. масштаб деятельности
организации и ее место в системе государственного
аппарата, отрасли;
6. структура организации
и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история
фонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел
в фонде и крайние даты дел фонда;
2. состав документов
фонда и крайние даты каждой группы;
3. время поступления
фонда в архив организации;
4. степень сохранности
документов;
5. изменения в составе
и объеме документов фонда;
6. указание (если
организация передает документы на государственное
хранение) даты и места передачи дел на
государственное хранение (наименование
государственного архива; № фонда, присвоенный
государственным архивом, ссылка на акт
приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика
документов фонда, содержит перечисление
видов научно-справочного аппарата
к фонду.
В третьем разделе-характеристике
документов фонда, перечисляют:
1. основные виды
документов;
2. указывают
на особенности документирования
в данной организации;
3. дают общие
сведения об использовании документов
(основное содержание и количество
справок социально-правового характера,
подбора и выдачи документов в структурные
подразделения, и т. п.
Справку печатают
на общем бланке организации в 4-х
экземплярах (3 экземпляра предназначены
для государственного архива и передаются
вместе с описями при приеме-передаче
дел.
2.1
Научно - справочный
аппарат к обзору
Рассмотрим вторую
часть обзоров документов – справочный
аппарат.
На титульном
листе обзора архивного фонда
после названия архива указывается
тип справочника – обзор фонда,
номер фонда, крайние даты документов,
год издания или год составления
обзора.
На титульном
листе тематического обзора после
указания типа справочника следует
название темы обзора, крайние даты
документов по теме, год издания
обзора.
Предисловие к
обзору архивного фонда составляется
по аналогии к описи.
В предисловии
к тематическому обзору в исторической
части характеризуется тема, обосновывается
ее актуальность, а история фондообразователя
дается лишь под углом зрения этой темы.
Характеристика
основных групп фондообразователя
показывает взаимосвязи в содержании
документов и, таким образом, значение
и место соответствующих категорий материалов
при разработке темы. Если тематический
обзор составляется на один фонд, то историческая
часть подготавливается по образцу предисловия
к обзору фонда.
- Развитие
системы научно-справочного
аппарата
- В связи с
демократическими переменами в обществе,
возрастанием интереса к историческому
прошлому страны, восстановлением утраченных
традиций изменилась тематика использования
архивных документов в читальных
залах архивов. Значительное место
стали занимать исследования по истории
массовых репрессий 1920-50-х годов, деятельности
административных и правоохранительных
органов, истории религиозных конфессий
в Российской империи и СССР, о гонениях
на церковь в советский период, по истории
науки, образования, культуры и искусства.
В большей степени, чем в предыдущие годы,
проявился интерес к истории своей малой
родины. В связи с процессом градостроительства
и восстановления архитектурного облика
городов востребованы документы по истории
планировки и застройки населенных пунктов,
о памятниках истории и архитектуры, церковных
и монастырских строениях.
Развитие и совершенствование научно- справочного аппарата тесно связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата, сделать его гибким, точным и удобным в использовании. В автоматизации научно-справочного аппарата все более важную роль играет сложившаяся система автоматизированного централизованного государственного учета архивных документов, содержащая описания на уровне фонда и предоставляющая возможность формировать текстыпутеводителя по фондам практически в автоматическом режиме. В последние годы все большее развитие получает представление НСА в сети Интернет .
Заключение
Государственный
учет документов АФ РФ заключается
в определении их количества в
учетных единицах и отражение
этого количества, состава и состояния
в учетных документах. Учету подлежат
все документы, хранящиеся в архив. Учет
документов обеспечивает организационную
упорядоченность, идентификацию и возможность
адресного поиска документов, контроля
за их наличием и состоянием.
Учет документов
с 1992 г. регламентируется соответствующими
нормативными и организационно- распорядительными
документами. Это, прежде всего Положения
об отделе обеспечения сохранности,
госучета и научно-справочного аппарата
документов.
Учет архивных
документов способствует их сохранности,
помогает осуществлять контроль за наличием
документов и обеспечивать их поиск. Учет
документов, хранящихся в ведомственных
архивах, позволяет госархивам проводит
планомерное комплектовании в соответствии
с их профилем и является основой планирования
работы госархива.
Основу научно-справочного
аппарата архива составляли описи дел
и каталоги, картотеки документальных
материалов, исторические справки, обзоры
фондов, тематически обзоры.
Основные усилия
сектора научно-справочного аппарата
направляются на усовершенствование описей:
создание предисловий к описям фондов,
титульных листов, оглавлений, указателей.
Научно-справочный
аппарат взаимосвязан с учетными документами
архива и предназначен также для более
оперативного поиска и эффективного использования
документов.
Развитие и
совершенствование научно- справочного
аппарата тесно связаны с активным использованием
информационных технологий. Их применение
позволяет улучшить состояние научно-справочного
аппарата, сделать его гибким, точным
и удобным в использовании.
Система научно-справочного
аппарата, основываясь на принципах историзма,
всесторонности и комплексности, должна
строится с учетом системного подхода,
и целостный сложноорганизованный объект,
включающий необходимые подсистемы учета
и описания документов на едином нормативно-методическом
обеспечении.
Список
литературы
и т.д.................
