Jegyzet a vezérigazgató mintához. Mi a feljegyzés és mire való. ✔ Minta emlékeztető

A memorandum az üzleti életben gyakran használt dokumentum. Ha még nem használta, érdemes elsajátítania a papír elkészítésének minden bonyodalmát. Cikkünkben részletesen elmondjuk, hogyan készítsen jegyzetet, milyen adatokat kell feltüntetnie benne, és milyen jellemzőket kell figyelembe venni.

○ Mi az a feljegyzés?

A szolgálati jegyzet az alkalmazottak közötti információcseréhez használt dokumentum. Lehet belső (csak a szervezeten belül alkalmazható) vagy külső (más struktúráknak küldhető).

Jelentésétől függően lehet jelentés, magyarázó, elemző vagy magyarázó.

○ Mikor lehet szüksége?

Ez része a belső munkafolyamatnak, amelynek célja a jelenlegi termelési helyzetek leghatékonyabb megoldása.

A dokumentum különlegessége, hogy nemcsak a felmerült problémát írja le, hanem megoldási lehetőségeket is javasol.

Ezenkívül a jegyzet bizonyítja, hogy a szakember azonosította a megoldandó helyzetet. A dokumentum elkészítésével elismerik a munkavállaló képtelenségét önmagában megbirkózni a problémával, és eltávolítják tőle a felelősséget.

○ A jegyzet elkészítésének szabályai.

A törvény nem rendelkezik a dokumentum elkészítésének különös formájáról. Van azonban néhány szabály, amelyet szem előtt kell tartani a tervezés során.

✔ Tartalom.

Bármilyen formában írhat dokumentumot, de meg kell adnia az összes lényeges adatot, amely érvényessé teszi a jegyzetet. Ezek tartalmazzák:

• A dokumentum címzettjének megjelölése (teljes név, beosztás).
• A dokumentum neve és száma.
• A megoldandó probléma lényege.
• Javaslatok a probléma megoldására vagy azoknak a műveleteknek a listája, amelyeket a kezdeményező elvár a címzettől.
• A fordító neve, dátuma és aláírása.

✔ A regisztráció követelményei.

A jegyzet szabványos A4 vagy A5 papírra készült. Ha a probléma megállapítása egynél több oldal, a többit szükségszerűen meg kell számozni.

A jegyzet papír és elektronikus változata egyaránt megengedett.

A regisztráció kötelező követelményei:

• Aláírás - a jegyzet nem lehet névtelen.
• A trágárság hiánya és az orosz nyelv normáinak betartása.
• Olvashatóság, ha a jegyzet kézzel íródott, olvasható kézírásra van szükség, ha nyomtatva van - szabványos betűtípust kell használni.

Ezenkívül írás előtt ellenőriznie kell, hogy korábban érkeztek-e válaszok az ilyen kérésekre.

✔ Minta emlékeztető.

Mivel a dokumentumnak nincs kialakított formája, önkényesen írhat jegyzetet. Ugyanakkor figyelembe kell venni azokat a követelményeket, amelyeknek tükröződniük kell a dokumentumban.

Az itt megadott minta példaként használható.

Forrás: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Az elektronikus feljegyzés jellemzői.

Ha a vállalatnak lehetősége van elektronikus dokumentumkezelésre, használhatja a jegyzet elektronikus változatát. Nincs jelentős különbség a papír megfelelőjével szemben, ezért ebben az esetben a fenti opciót is használhatja.

A használt betűtípusok: Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Méret 12-től 14-ig a kiválasztott betűtípusnak megfelelően. A hagyományos sortávolság 1-1,5; betűkkel szavakban - normális; külön szavak között - szóköz (egy darab). Szükséges továbbá a bekezdés behúzása - 1,25 cm.

Az elektronikus változat egyetlen jellemzője, hogy nincs szükség a címzett megjelölésére. Ahelyett, hogy a szövegben megadná, e-mail címet ad meg.

Beküldéskor kérjen olvasási nyugtát is, hogy tudassa Önnel, hogy elolvasta az üzenetét.

○ mérlegelési sorrend.

Az emlékeztető elküldése után személyzeti alkalmazottként nyilvántartásba veszik, majd megfontolásra elküldik a felelős személynek (a megismerés tényét a megfelelő jelölések elhelyezésével jegyzik fel), majd elküldik a címzettnek. Ez utóbbi határozatot hoz a dokumentumról („Elfogadva”, „Elutasítva”, „Teljesítve” stb.), Amely után a feladót tájékoztatják a kérésére hozott döntésről.

Amint az általánosan elfogadott definícióból tudja, az ilyen információ információra és referencia-dokumentációra hivatkozik, és üzleti kezelésre szolgál, racionális javaslattal a többi alkalmazott számára. Nem feltétlenül felsőbbrendű - a karrier létra ugyanazon fokán álló emberek is lehetnek.

A feljegyzéseknek van egy altípusa, amely hierarchikus irányultságot hordoz magában, és csak foglalkozhat velük - ezek memorandumok (mivel csak a szervezet vezetője jogosult a személyi problémák és a fegyelmi eljárás kérdéseinek megoldására).

A szerző általában a szervezet adminisztratív részlegének képviselője, aki már megvizsgálta a helyiségeket, és megbecsülte, hogy úgy mondjam, a katasztrófa nagyságát, de ez bármilyen más szakember lehet.

Elsődleges követelmények

Az ilyen papírra nincs külön szabvány. Összeállításakor az írónak támaszkodnia kell az üzleti dokumentumok áramlásával és a munkaetikával kapcsolatos saját ismereteire.

Referencia! Néhány cég rendelkezik speciális sablonokkal a feljegyzésekhez, amelyek megtalálhatók a helyi dokumentumokban.

A jegyzet egy szabványos A4-es formátumú lapra van írva. Általában a 14-es Times New Roman betűtípust használják. Ha kézzel írják (ritkább változat), akkor a kézírásnak egyértelműen megkülönböztethetőnek és egyértelműnek kell lennie. Be kell tartani az üzleti jellegű beszédstílust, kerülni a nehézkes, írástudatlan, kétértelmű és érzelmileg színes mondatokat.

A feljegyzés a következőket tartalmazza:

• a vállalat teljes neve (például LLC "Kenotaf");
• kitől és kinek szól (pl. pozíciók feltüntetése - a moszkvai kirendeltség főigazgatójának, Nikifor N. N.-nak Petrova irodavezetőtől)
• részleg neve (például Ügyfélszolgálat);
• cím (Memo for Javítás);
• szöveg (tájékoztató rész "Felhívom a figyelmedre, hogy ...", majd a berendezés cseréjének vagy javításának kérése. Ha egynél több, de több felszerelést kell megjavítanod, azokat pontról pontra, szám alatt, egy-egy új sorban jelölik);
• dátum, aláírás dekódolással.

Hogyan írj?

Ha fel kell újítania egy szobát vagy irodát

Itt kell leírnia, hogy mi a probléma, és miért kell ezt vagy azt az irodát javítani. Például:

Az "Alas-standard" LLC igazgatója

E. E. Sidorov

az AXO Petrov I.P vezetőjétől.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS # 3

Szeretném felhívni a figyelmét az ügyfélkapcsolati osztály irodájának javításának szükségességére. A szoba nedves, a vakolat összeomlott, a fűtési rendszer nem működik. Az alkalmazottak gyakran kénytelenek felsőruhában ülni, a látogatóknak negatív benyomásuk van a szervezetről és szolgáltatásairól.

Kérem, hogy vegyen fel egy javítócsoportot a javítás elvégzésére.

Tiszteletteljesen,

Petrov Ivan Petrovich (aláírás).

Felszerelés

Itt fel kell sorolni a javításra szoruló berendezéseket.

Fontos! Az ilyen dokumentumot nem maga a cégvezető címezheti, hanem közvetlenül annak az osztályvezetőnek a címe, aki felelős a berendezések üzemképességéért, ez lehet a műszaki osztály vagy az informatika.

Például:

Informatikai osztályvezető

LLC "Üzleti tanácsadás"

Boriszov B.B.

az ügyfélszolgálati részleg vezetőjétől Ivanova I.I.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS # 4

Felhívjuk figyelmét, hogy 4 Rover számítógép javításra szorul az ügyfélszolgálaton. Kettőnél a monitor nem kapcsol be, a harmadik működés közben folyamatosan kikapcsol, a negyediknek billentyűzete hibás, lehet, hogy nem látja a kurzort). Az adatbázissal való munka nagyon nehéz, az alkalmazottaknak otthonról kell hozniuk a saját táblagépeiket és laptopjaikat.

Arra kérem, hogy javítsa ki a számítógépeket, és a javítás során biztosítson nekünk legalább 2 másik gépet.

Tiszteletteljesen,

Ivanova Irina Ivanovna (aláírás)

Autó

Itt kell megadnia a vállalati autó márkáját és azt, hogy mi is szorul pontosan javításra. Például:

A Chrysanthemum-A LLC vezérigazgatója

Sergeev S. S.

a sofőrtől Petrov I.I.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS # 4

Felhívom a figyelmét arra, hogy a Volkswagen Passat SS (2012-es kiadás) vállalati autó, amelyet egy évvel ezelőtt vásároltak a cég igényei szerint, javításra szorul, és nem alkalmas személyszállításra (a fék nem működik). Ez tegnap vált ismertté, amikor Szamohin futárt szállítottam az ügyféltől a cég irodájába. A gép hibás állapotát A. A. Sidorov technikus megerősítette.

Arra kérem Önt, hogy adjon ki utasítást az autónak egy autójavító műhelybe történő javítás céljából történő átadásáról.

tiszteletteljesen

Petrov Ivan Ivanovich.

Így bárki írhat szervizjegyzetet a javításról - végül is minden elromlik, és számítógépek, lámpák és autók. Csak pontosan meg kell határozni, hogy mi javításra szorul, és hogy a technika általában "újraélesztés" alá tartozik-e - könnyen előfordulhat, hogy eljött az ideje, hogy újat vásároljon.

Ehhez jobb konzultálni egy szakemberrel, majd jegyzetet írni.

A szolgálati jegyzőkönyvet egy alkalmazott állítja ki közvetlen vezetője vagy egy másik osztály vezetője nevére. Rövid idő alatt lehetővé teszi:

• értesítse a vezetőt az aktuális pillanatban felmerült problémáról;
• javaslatokat tesz annak kiküszöbölésére, vagy megállapodik egy cselekvési tervben egy másik alkalmazottal;
• ösztönözze a vezetőt döntésre vagy parancs kiadására.

Az is bizonyíték, hogy egy szakember, aki problémát fedezett fel a munkafolyamatban, nem hagyta magát a helyzeten, hanem értesítette erről vezetőségét, hogy operatív döntést hozzon. Vagyis nem tétlenkedett.

Jegyzetek típusai

Vizsgáljuk meg a szolgálati levelek fő típusait:

• információkérésről;
• a munkavállaló által a munkaköri feladatok ellátása során elkövetett jogsértések;
• az alkalmazottaknak járó bónusz kifizetésekről.

Ezenkívül a szervezeten belüli részlegek, részlegek, osztályok között egy dokumentumcsomag átadását kísérheti egy emlékeztető (az alábbiakban bemutatjuk a mintát) (fedélleveleket kell készíteni a harmadik féltől származó szervezetek számára). Elküldhető az alkalmazottaknak is azzal a követeléssel, hogy magyarázzák el a munkahelyről való távolmaradás okát.

A feljegyzés bármilyen kérdést tartalmazhat a munka pillanataival kapcsolatban.

Összeállítási szabályok

A fő szabály, amelyet be kell tartani a készítéskor, a rövidség. A dokumentumnak világosan meg kell határoznia a probléma lényegét, valamint annak megoldási módjait. Általános szabály, hogy a szöveg nem lehet hosszabb, mint 6-7 sor. A papírnak nincs egységes formanyomtatványa, önkényes formát használnak.

Példa egy feljegyzésre

Ennek ellenére az írás során figyelembe kell vennie azokat a rendelkezéseket, amelyek a következő részleteket írják elő:

• a papírnak kupakot kell tartalmaznia. Jelzi, hogy kinek szól a dokumentum (dátum esetén a munkavállaló beosztása és teljes neve);
• akkor feltüntetik a dokumentum nevét;
• be kell írni az összeállítás dátumát és számát;
• a jelenlegi helyzet leírása, amely miatt a jegyzet készül: "Felhívom a figyelmét ...", akkor a szövegnek tartalmaznia kell egy külön kérést;
• a beosztás és a teljes név az alábbiakban látható. fordító, aláírás átirattal.

Az elkészített dokumentumot beérkező levelezésként a cégtitkárnál kell nyilvántartani. Ezt követően biztos lehet benne, hogy az igazgató megkapja a jegyzetet, és személyesen elolvassa.

Hogyan lehet elektronikusan beküldeni

Sok vállalkozás átvette az elektronikus dokumentumkezelést. Ezért az emlékeztető, amelynek példáját fentebb írtuk, elektronikus formában kiadható. Ebben az esetben továbbítják a vállalat vállalati levelére. A titkár feladata a levelek további válogatása és továbbítása a címzetteknek.

Ez az átviteli módszer papír- és személyzeti időt takarít meg. Ebben az esetben a dokumentum ugyanúgy készül, mint a papíron. Kívánatos, hogy a feladó írja alá. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a menedzser elolvasta-e az elküldött dokumentumot, elküldéskor kérnie kell egy "értesítést a postai küldemény elolvasásáról" a jelölőnégyzet bejelölésével a küldő űrlapon.

Dokumentum minta

Gyakran az üzleti kérdések megoldása során szükségessé válik a fontos információk átadása a vezetőnek. Néha a körülmények megkövetelik, hogy a helyzet magyarázatát, a hibák elleni figyelmeztetést írásban kell megfogalmazni.

Ebben az esetben nemcsak a tények helyes megfogalmazása, hanem a dokumentum helyes elkészítése is szükséges. Összeállítása gyakran nehéz, különösen tapasztalat hiányában. De ezt nem nehéz megtenni, ha vannak példák a szeme előtt. Ezért készítettünk mintákat, amelyek elolvasása után helyesen elkészítheti a dokumentumot.

A prémiumokról szóló szolgálati jegyzék az alapja annak, hogy miként bocsátják ki a munkavállalót. Ezt a munkavállaló közvetlen vezetője állítja össze a szervezet igazgatójának címezve. A dokumentum feltünteti a munkavállaló érdemeit, a bátorítási kérelmet, a munkavállaló és a kezdeményező adatait. Miután az igazgató megfontolta és meghozta a pozitív döntést, az igazgató megbízást ad a jutalmakra.

Minta emlékeztető arról, hogyan lehet az igazgatótól kérni munkavállalói jutalmakat

Ha a munka során olyan körülmények merültek fel, amelyek miatt a munkavállaló nem tudta teljes mértékben ellátni munkaköri funkcióját, akkor magyarázatot kell alkalmazni. Megállapítja az okokat.

Minta magyarázó

Emlékeztető akkor kerül felhasználásra, ha a munkavállalónak fel kell vennie a kapcsolatot a vezetővel, kérve, hogy pénzt fordítson a munkára. Ebben az esetben a dokumentum meghatározza az anyagok beszerzéséhez szükséges gyártási igény tényeit.

Hogyan írhatunk jegyzetet, mintát

Tárolási időszak

Az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakok megjelölésével készített, tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája szerint, amelyet az Orosz Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i 558. sz. Határozatával jóváhagytak, az emlékeztetőket legalább öt évig a vállalkozás levéltárában kell tárolni. Szükség esetén a szervezet igazgatójának joga van meghosszabbítani a tárolási időt. Az elektronikus formában kibocsátott papírok tárolási idejét a társaság alapító okirata határozhatja meg.

Idő- és erőfeszítéseket igénylő formalitás - sokan kapcsolódnak ehhez a memorandumokhoz, a szolgálati és magyarázó megjegyzésekhez, és gyakran nem látják a különbséget közöttük. Úgy gondolják, hogy a memorandum és az indokolások a fegyelmi szankciók alkalmazásához kapcsolódnak. Valójában nem csak erre használják. Megmondjuk, hogy milyen helyzetben célszerű elkészíteni egy adott jegyzetet, és hogyan kell helyesen csinálni.

Miért van szükséged jegyzetekre

Először is, az összes megjegyzés az operatív irányítás referenciadokumentuma. Segítségükkel az információcsere a vállalaton belül történik (például különböző osztályok között, vagy fióktelepek, képviseletek és székhelyek között). A jegyzetekben szereplő információk nem tartalmaznak utasításokat, de valamilyen vezetői döntés meghozatalának alapjává válhatnak, vagy csak figyelembe vehetők.

De megírni őket egyáltalán nem könnyű. Végül is a normatív jogi aktusokban nincsenek fogalommeghatározások, a jegyzetek elkészítésére vonatkozó szabályok. Próbáljuk meg magunk megfogalmazni őket.

Miben különböznek a jegyzetek egymástól

Az érthetőség kedvéért a táblázatban megmutatjuk a fő különbségeket.

Adózási szempontból a selejtek fontosak

Bizonyos esetekben bármely feljegyzés, más dokumentumokkal együtt, elsődleges dokumentumként szolgálhat a költségek adóelszámolásának igazolásához és okirati megerősítéséhez. 1. cikkely 252 Adótörvény, például:

• memo saját reklámszolgáltatása, amely szerint a reklámvideók tényleges felhasználásának időtartama nem haladta meg a 12 hónapot, segítette a vállalatot annak bizonyításában, hogy a videók nem immateriális javak, és leírta az egyszeri költségek költségeit. A FAS MO 2012. március 16-i határozata, A40-100845 / 10-4-498 sz;
• az autó futásteljesítményének megerősítése a GPS-navigátor leolvasásával (a kilométeróra helyett) és az üzemanyagköltségek felismerése memo a szállítási osztály vezetőjének a parancsnoktól, hogy az út előtti ellenőrzés a kilométer-számláló meghibásodását mutatta a 1. cikkely 252. sz. 5. cikk, 1. o. 254 Adótörvénykönyv... Ezen emlékeztető (vagy más dokumentum) alapján megrendelést adnak ki arról, hogy az autót bekapcsolt navigátorral kell-e dolgozni, és rögzíteni kell-e az olvasmányt a fuvarlevélben A Szövetségi Adószolgálat 2010. július 16-i levele, ShS-37-3 / 6848;
• magyarázó levél Hasznos lehet:

• <или> hogy gyermek után személyi jövedelemadó-levonást kapjon alatti. 4. cikk, 1. o. 218 Adótörvénykönyvha nincs 2-NDFL tanúsítvány az előző munkahelyről. Ha egy személy hosszú ideig nem dolgozott, és újra munkát kapott, szüksége van egy magyarázatra a jövedelem hiányáról, egy munkafüzetre és egy írásbeli levonási kérelemre. A Szövetségi Adószolgálat 2009. július 30-i levele, 3-5-04 / [e-mail védett] ;
• <или> hogy megoldja a nyaralás költségeinek megfizetését. Ha a munkavállaló több helyre viszi, vagy az átutazó megállóhelyeken halad át, akkor a munkavállaló magyarázatára és úti okmányaira van szükség Az Egészségügyi és Társadalmi Fejlesztési Minisztérium 2009.02.20-i levele, 194-13.

Világos, hogy ha a jegyzet elsődleges dokumentum, akkor annak tartalmaznia kell az ilyen dokumentum minden részletét a 2. cikkely A 1961. január 21-i 129-FZ törvény 9. cikke.

Hogyan kell helyesen írni jegyzeteket

Sok alkalmazott nehezen tud jegyzeteket írni, mert ez szokatlan munka számukra. A feladat megkönnyítése érdekében gondoskodjon a szerkesztési szabályokról, valamint a helyi szabályozási aktus, például az irodai munkautasítások jegyzeteinek űrlapjairól, és ismerkedjen meg az alkalmazottakkal. Egy utasítás töredéke így nézhet ki.

Az Alpha LLC megrendelésével jóváhagyta
2011.12.27-én 123. sz

Útmutató az "Alpha" LLC irodai munkájához

4.10. Jegyzetek (feljegyzés, szolgáltatás, magyarázó)

4.10.4. Minden jegyzet a következő részletekkel készül:

• a szerkezeti egység neve - a jegyzet készítője;
• a dokumentum típusának megnevezése - feljegyzés, kézbesítés vagy magyarázat;
• a dokumentum kelte - az aláírás dátuma (arab számokkal a sorrendben: nap, hónap, év);
• címzett - f. és. ról ről. és annak a személynek a pozíciója, akinek a jegyzet címzettje (dátum esetén);
• irány a szöveg, amelynek az „O” vagy „About” elöljáróval kell kezdődnie;
• jelölés az alkalmazás jelenlétéről (ha van ilyen), például: „Alkalmazás: 1 példányban. 3 literre. "
• a fordító aláírása (a fordító pozíciója; személyes aláírás és annak átirata (f. és. o.)).

4.10.5. A szöveget az egyes szám első személyében írják.

A feljegyzés szövege nem tartalmazhat üdvözletet és utolsó kívánságokat.

4.10.6. A feljegyzés, a kézbesítés és a magyarázó megjegyzések formanyomtatványait az utasítás 15., 16., 17. számú mellékletei tartalmazzák.

Amikor egy alkalmazottnak jegyzetet kell írnia, kész űrlapot adjon neki, vagy jobb mintát. Íme néhány példa a különböző jegyzetek kialakítására.

Korlátolt Felelősségű Társaság "Alpha"

Számviteli osztály

vezérigazgatónak
Alpha LLC
I.I. Sztaszov

HR osztályvezető
S.V. Klimova
A magyarázó megjegyzésben szereplő indokok
tiszteletlen.
Fegyelmi eljárás alkalmazása
komment formájában T.I. Bogdanova

Főkönyvelő
POKOL. Zharovoy
Tegyen intézkedéseket a GTE helyreállítására

30.08.2012

INDOKOLÁS
kelt 2012.08.30-án 12. sz

Az eredeti GTE elvesztésének okairól

2012. augusztus 29-én a zöldborsó tétel (Gatchinsky Customs Post) 2012. április 20-i 0007/5-ös, a francia Bonduelle-vel kötött szerződés szerinti szállításának eredeti CCD-jét elvesztették a dokumentum fénymásolása során.

Az irodai másolót nem könnyű dokumentumok automatikus másolására tervezték. A CCD eredetijét, amelynek vastagsága nyomkövető papír, automatikusan másolták más, nagyobb papírsúlyú dokumentumokkal. Ennek eredményeként az eredeti GTE elakadása és elakadása történt a fénymásoló hengerek között. Amikor megpróbálta kinyerni, a dokumentum apró, pótolhatatlan és olvashatatlan részekre szakadt.

Ismerkedett a dokumentummal:

30.08.2012

A törvényi normák nem írják elő a hivatalos lap kiadásának szabályait, mivel az OKUD-ban (a menedzsment dokumentációjának összes orosz osztályozója) nem tesz említést róla.

Előkészítését a GOST R.30-2003 orosz szabvány követelményei szabályozzák, amely egyértelmű szabályokat tartalmaz a regisztrációhoz.

A jegyzet jogi erejét az összes részlet világos és pontos feltüntetése biztosítja. Egy osztály vagy más szerkezeti termelési (tudományos) egység vezetője állítja össze, amikor a vállalat érdekében szükség van egy bizonyos cél elérésére.

Ilyen helyzetek fordulnak elő például akkor, amikor további alkalmazott felvételére van szükség, és a probléma csak egy kapcsolódó részleg vagy annak tisztviselőjének bevonásával oldódik meg.

Mi legyen a munkavállaló foglalkoztatásáról szóló dokumentumban?

A feljegyzéssel ellentétben ez a dokumentum üzleti kapcsolatot biztosít a vezérlőobjektumok között vízszintes szinten. Nem küldik el a vállalat vezetőjének, mivel a címzett egy szomszédos, ezzel egyenértékű szerkezeti egység vezetője, amelynek feladata a kérdés megoldása.

A hivatalos lap elkészítésének a következő szakaszokat kell tartalmaznia:

A mai közép- és felsővezetők folyékonyan beszélik a számok nyelvét, és nincsenek nagyon tisztában a mindent elsöprő panaszokkal.

Az illetékes vezető jegyzetében felméri a személyzet bővítésének esetleges többletköltségeit, és összehasonlítja azokat a végső előnyökkel.

Hogyan rajzolják ki helyesen a papírt?

Az emlékeztetőt felvevő alkalmazottnak a következő információkat kell tartalmaznia:

• annak a személynek a neve, akinek a papírt elküldik (dátum esetén a jobb felső sarokban az oldal tetején). Ebben az esetben a címzett lehet a személyzeti osztály vezetője;
• annak a szerzőnek az adatai, amelynek nevében a jegyzetet benyújtják;
• név - címsor a szöveg előtt (elöljárószóban);
• közvetlenül szöveges tartalom;
• az írás dátuma;
• szerző aláírása (az oldal alján, a bal sarokban), amely a pozíciót és a vezetéknevet kezdőbetűvel jelöli.

A szöveges rész ismerteti az üzleti papír regisztrációjának okait, amelyek a fellebbezés alapját képezik.

A szerző tovább folytatja a jegyzet logikai következtetését - egy kérést, a lehetséges cselekvések kimutatását, javaslatot egy további alkalmazottal történő munkaszerződés megkötésére.

Ebben az esetben meg kell jelölni, hogy a munkavállalót mely beosztásba kell befogadni. Egy kis cég esetében a hivatalos cím túlzott lehet.

De ha a vállalkozás személyzete több ezer dolgozót foglalkoztat, és vannak strukturális megosztottságok, a köztük lévő kölcsönhatás módja pontosan ezt a dokumentumot, amelyet e-mailben is el lehet küldeni.

Jelentős "plusz" lesz a gyors megfontolás és a cél gyors elérése.

A jegyzet elektronikus formában történő írása nem különbözik attól, hogy kézzel papírra írjuk. Nem szükséges kitölteni a címrészt, a címzett (címzett) lesz az a felhasználó, akinek az egyéni postaládájába a fellebbezést elküldtük.

Ugyanezt teszik aláírással - a feladót az üzenet címe alapján is azonosíthatja.

Konkrét példa

Bochkovskaya A.V. a TsTNI LLC személyzeti irányítási osztályának vezetőjéhez

shulga L.V. főkönyvelőtől

Memo

új alkalmazott felvételének szükségességéről

Az elmúlt hónapban kiszámítható helyzet alakult ki a vállalat könyvelési osztályán, amely a termelés bővülésével - egy nyomda üzembe helyezésével - kapcsolatos. A kulcsfontosságú alkalmazottak túlterhelése befolyásolja a számvitel és a beszámolás minőségét. Az egyik alkalmazott - M.G. Sadovskaya. - részmunkaidőben dolgozik, és legfeljebb 4 órát tölt a munkahelyen. Ebben a tekintetben nem tud megbirkózni a megnövekedett terheléssel.

Arra kérem Önt, hogy fogadjon el új szakembert a számviteli osztály fő munkájára, és szakítsa meg a munkaügyi kapcsolatokat egy részmunkaidős állással az Oroszországi Munka Törvénykönyvének 288. cikkével összhangban. Figyelmeztették, hogy részmunkaidős munkára történő jelentkezéskor el kell bocsátani.

Shulga L.V. főkönyvelő

A későbbi cselekedetek - M. G. Sadovskaya értesítése, elbocsátási végzés előkészítése, majd - egy új személy könyvelésbe történő befogadásakor - egy elküldött emlékeztető eredménye.

A vezetői döntések megindítása az információ és a referencia-dokumentáció fő célja, amelyhez a feljegyzés is tartozik. Leggyakrabban a személyi kérdések felmerülésekor a gazdasági ellátás problémáinak megoldására, más szervezeti egységek tájékoztatására szolgálnak más szervezeti nehézségek megoldásakor.