Magától a rendezőtől feljegyzés. A jegyzetírás mintája. A napi utazási napidíj

A különböző tevékenységi területeken dolgozó állampolgároknak gyakran előre nem látható helyzetekkel kell szembenézniük, ezért érdekli őket a válasz az írás módjára. memo, és hol lehet mintát venni?

Ez a dokumentum a vállalat és az alkalmazottak egyik legkeresettebb és leggyakoribb módja. Ebben a cikkben elmondjuk, hogyan kell jegyzetet írni, és bemutatunk egy emlékeztetőt referenciaként.

Feljegyzés írásának szükségessége

A Memo egyfajta munkafolyamat a vállalaton belül, amely lehetővé teszi a jelenlegi termelési helyzetek rövid időn belüli gyors megoldását. Az emlékeztető a következő célok teljesítésére szolgál:

• • Azonnali értesítés a tisztviselőről egy aktuális kérdésről
  • Javaslatok készítése annak kiküszöbölésére vagy a tervezett intézkedések tervének elfogadása

Az emlékeztető benyújtásának számos pozitív vonatkozása van a vállalkozások termelési folyamata szempontjából. Ez a dokumentum közvetlen bizonyítéka annak a ténynek, hogy a szakember, miután felfedezett egy problémát a felelős munkafolyamatban, azonnal felhívta a figyelmet a vezetőségre.

Azokban a helyzetekben, amikor a szakember nem képes önmagában megbirkózni egy előre nem látható helyzettel, és egy emlékeztető segítségével más szakemberek engedélyére benyújtja, ezzel a cselekvéssel kizárja a felelősséget a problémás kérdés rossz minőségű vagy nem megfelelő időben történő megoldásáért.

A feljegyzés sajátos formáját még nem hozták létre, ezért a papírt bármilyen formában elkészítik és továbbítják a vezetőségnek, mind papíron, mind elektronikus kommunikációs eszközökkel.

Emlékeztető regisztrációja

A fentiekben kitaláltuk, milyen esetekben szükséges emlékeztetőt írni és benyújtani a vezetőségnek. Most megvizsgálunk egy példát az általunk fontolóra vett dokumentum elkészítésére, és mint fentebb említettük, nincs hivatalos formanyomtatvány a hivatalos feljegyzéshez, de általánosan elfogadott követelmények vonatkoznak a dokumentum tartalmára.

Ezek között vannak:

1. A dokumentum jobb felső sarkában kötelező az emlékeztető címzettje. Meg kell írni annak a személynek a vezetéknevét, utónevét, családnevét, beosztását, akinek a nevében az emlékeztető készül.
2. Ezen adatok alatt szerepel a dokumentum száma és neve.
3. Ezt követően a szakember feltárja annak a problémás kérdésnek a lényegét, amellyel a vállalkozásnál végzett tevékenysége során szembesült. Vagy leír egy olyan helyzetet, amellyel ő maga sem képes megbirkózni, és ehhez más szakemberek segítségére van szükség.
4. Ezután javaslatot kell írnia a jelenlegi helyzet megoldására. Vagy az emlékeztető szerzője elmondja azokat a cselekvéseket, amelyeket elvár attól a tisztviselőtől, akinek a nevére a dokumentumot benyújtják.
5. A dokumentum alján fel van tüntetve annak a személynek a vezetékneve, neve, pártfogása és beosztása, aki az emlékeztetőt elküldte.

Ha szükséges, a jegyzet ezen sablonját minden dolgozó polgár használhatja.

Hogyan írhatunk jegyzetet - minta és írási példa

Nézzünk meg egy konkrét példát arra, hogyan írhatunk jegyzetet (minta). Az alábbi példa egy jegyzet szövegét tartalmazza, amelyet referenciaként vehet fel üzleti cikk megírásakor.

Példa egy feljegyzésre

Az alábbiakban bemutatunk egy példát egy emlékeztető papírra írására, ahol a fellebbezés tárgya és az a jogi személy, amelyhez a feljegyzés vonatkozik, valamint a probléma lényege kitalált.

A Camellia OJSC igazgatója
Kravcsenko Anatolij Petrovics
Krasznodar, 2015. július 15

IRODAI MEGJEGYZÉS

2015. július 13. óta a vállalkozás meleg üzletében a kemence elromlott, és a bontás kijavításához alkatrészeket kell vásárolnia az alábbi mellékletben található listából. A meghibásodás kiküszöbölésére szolgáló alkatrészek és munkák összköltsége 15 700 (tizenötezer-hétszáz rubel, 00 kopeik).

Jelenleg a berendezések javításához és karbantartásához szükséges keret korlátja elhasználódott, és a szükséges alkatrészek nem állnak rendelkezésre. A meleg üzlet leállásának elkerülése érdekében kérjük, tegye a következőket:

1. Rendelje el a megjelölt pénzösszeget a dokumentumhoz csatolt lista szerint.
2. Biztosítson egy javítócsoportot az elhasználódott alkatrészek cseréjének elvégzéséhez.

Tisztelettel: az Onoprienko Valeria Viktorovna forró üzlet vezetője.

Sok szervezetben az információcsere elektronikusan történik, így könnyebb az emlékeztetőt e-mailen keresztül benyújtani. Ez a fajta vállalaton belüli munkafolyamat nyilvánvaló plusszal jár - ez az alkalmazottaktól érkező kérések feldolgozásának hatékonysága.

Hogyan lehet elektronikusan feljegyzést írni? A dokumentum nem különbözik jelentősen a papír alapú klasszikus változattól. Az elektronikus formátumú feljegyzés mintája szinte megegyezik a fent tárgyalt példával. Az elektronikus feljegyzés jelentős része hasonló lesz a példánkhoz. Különösen a felmerült helyzet leírása és a munkavállaló által megfontolásra benyújtott javaslatsor.

A különbség továbbra is megmarad - a feljegyzésben nem kell feltüntetnie a címzettet. Az e-mailben a "Cím" sorban meg kell jelölni annak a felhasználónak a nevét, akinek a dokumentumot címezték. Ha a teljes részlegnek csak egy e-mail címe van, akkor a "Tárgy" sorban meg kell adnia a címzettet, vagyis annak a tisztviselőnek a teljes nevét, akinek az emlékeztetőt elküldik.

Ezenkívül az e-mail (saját postafiók) használatakor gyakran van már egy aláírás, amelyet automatikusan beszúrnak a szövegbe. Ez jelentősen megtakarítja az időt, különösen a jegyzetírás során. Ha e-mail fiókja nem teszi lehetővé a feladó azonosítását (például amikor a vállalkozásnál csak egy e-mail fiók van), akkor a levél végén meg kell adnia pozícióját és teljes nevét.

Ne feledje, hogy amikor dokumentumot küld e-mailben, fontos értesítést kérnie arról, hogy az elküldött e-mailt a címzett elolvasta. Ehhez tegyen egy pipát a megfelelő mezőbe. Az ilyen értesítés annak bizonyítéka, hogy valóban egy adott tisztviselőnek küldött emlékeztetőt egy bizonyos időpontban.

A szolgálati jegyzőkönyvet egy alkalmazott állítja ki közvetlen vezetője vagy egy másik osztály vezetője nevére. Rövid idő alatt lehetővé teszi:

• értesítse a vezetőt az aktuális pillanatban felmerült problémáról;
• javaslatokat tesz annak kiküszöbölésére, vagy megállapodik egy cselekvési tervben egy másik alkalmazottal;
• ösztönözze a vezetőt döntésre vagy parancs kiadására.

Az is bizonyíték, hogy egy szakember, aki problémát fedezett fel a munkafolyamatban, nem hagyta magát a helyzeten, hanem értesítette erről vezetőségét, hogy operatív döntést hozzon. Vagyis nem tétlenkedett.

Jegyzetek típusai

Vizsgáljuk meg a szolgálati levelek fő típusait:

• információkérésről;
• a munkavállaló által a munkaköri feladatok ellátása során elkövetett jogsértések;
• az alkalmazottaknak járó jutalmakról.

Ezenkívül egy emlékeztető (a mintát az alábbiakban mutatjuk be) kísérheti a szervezeten belüli szervezeti egységek, osztályok, osztályok közötti dokumentumcsomag átadását (fedélleveleket kell készíteni a harmadik féltől származó szervezetek számára). Elküldhető az alkalmazottaknak is azzal a követeléssel, hogy magyarázzák el a munkahelyről való távolmaradás okát.

Az emlékeztető tartalmazhat bármilyen kérdést, amely a munka pillanataival kapcsolatos.

Összeállítási szabályok

A fő szabály, amelyet be kell tartani a készítéskor, a rövidség. A dokumentumnak világosan meg kell határoznia a probléma lényegét, valamint annak megoldási módjait. Általános szabály, hogy a szöveg nem lehet hosszabb, mint 6-7 sor. A papírnak nincs egységes formanyomtatványa, önkényes formát használnak.

Példa egy feljegyzésre

Ennek ellenére az írás során figyelembe kell vennie azokat a rendelkezéseket, amelyek a következő részleteket írják elő:

• a papírnak kupakot kell tartalmaznia. Jelzi, hogy kinek szól a dokumentum (dátum esetén a munkavállaló beosztása és teljes neve);
• akkor feltüntetik a dokumentum nevét;
• be kell írni az összeállítás dátumát és számát;
• a jelenlegi helyzet leírása, amely miatt a jegyzet készül: "Felhívom a figyelmét ...", akkor a szövegnek tartalmaznia kell egy külön kérést;
• a beosztás és a teljes név az alábbiakban látható. fordító, aláírás átirattal.

Az elkészített dokumentumot beérkező levelezésként a cégtitkárnál kell nyilvántartani. Ezt követően biztos lehet benne, hogy az igazgató megkapja a jegyzetet, és személyesen elolvassa.

Hogyan lehet elektronikus úton benyújtani

Sok vállalkozás átvette az elektronikus dokumentumkezelést. Ezért az emlékeztető, amelynek példáját fentebb írtuk, elektronikus formában kiadható. Ebben az esetben továbbítják a vállalat vállalati levelére. A titkár feladata a levelek további rendezése és továbbítása a címzetteknek.

Ez az átviteli módszer papír- és személyzeti időt takarít meg. Ebben az esetben a dokumentum ugyanúgy készül, mint a papíron. Kívánatos, hogy a feladó írja alá. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a menedzser elolvasta-e az elküldött dokumentumot, elküldéskor kérnie kell egy "értesítést a postai küldemény elolvasásáról" a jelölőnégyzet bejelölésével a küldő űrlapon.

Dokumentum minta

Gyakran az üzleti kérdések megoldása során szükségessé válik a fontos információk átadása a vezetőnek. Néha a körülmények megkövetelik, hogy a helyzet magyarázatát, a hibák elleni figyelmeztetést írásban kell megfogalmazni.

Ebben az esetben nemcsak a tények helyes megfogalmazása, hanem a dokumentum helyes elkészítése is szükséges. Összeállítása gyakran nehéz, különösen tapasztalat hiányában. De ezt nem nehéz megtenni, ha a szemed előtt vannak példák. Ezért készítettünk mintákat, amelyek elolvasása után helyesen elkészítheti a dokumentumot.

A prémiumokról szóló szolgálati jegyzet alapja a munkavállaló ösztönzésére vonatkozó megbízás kiadásának. A munkavállaló közvetlen vezetője állítja össze a szervezet igazgatójának nevére. A dokumentum feltünteti a munkavállaló érdemeit, a bátorítási kérelmet, a munkavállaló és a kezdeményező adatait. Miután az igazgató megfontolta és meghozta a pozitív döntést, az igazgató megbízást ad bónuszokra.

Minta emlékeztető arról, hogyan lehet az igazgatót felkérni egy alkalmazott jutalmazására

Ha a munka során olyan körülmények merültek fel, amelyek miatt a munkavállaló nem tudta teljes mértékben ellátni munkaköri funkcióját, akkor magyarázatot kell alkalmazni. Megállapítja az okokat.

Minta magyarázó

Emlékeztető akkor kerül felhasználásra, ha a munkavállalónak fel kell vennie a kapcsolatot a menedzserrel, és kérést kell kérnie a munkaerő-igénybevételhez. Ebben az esetben a dokumentum meghatározza az anyagok beszerzéséhez szükséges gyártási igény tényeit.

Hogyan írhatunk jegyzetet, mintát

Tárolási időszak

Az állami szervek, helyi önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási idő megjelölésével ellátott, tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája szerint, amelyet az Orosz Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i 558. sz. Rendelete hagyott jóvá, az emlékeztetőket legalább öt évig a vállalkozás levéltárában kell tárolni. Szükség esetén a szervezet igazgatójának joga van meghosszabbítani a tárolási időt. Az elektronikus formában kibocsátott papírok tárolási idejét a társaság alapító okirata határozhatja meg.

Az emberek szinte minden fontos dolgot levelezéssel végeznek;

ezért a beszéd önmagában nem elég.

Luc de Vauvenargue

Beszéljünk egy jegyzetről, mint a belső kommunikáció fő eszközéről, egy olyan dokumentumról, amely egyszerűsítheti a belső kapcsolatokat, biztosíthatja az azonnali információcserét és megoldhat egy vitatható helyzetet.

MIÉRT JEGYZIK A SZERVEZETEK AZ IRODA MEGJEGYZÉSÉT?

A feljegyzés továbbra is kívülálló a magánszervezetek üzleti levelezésében. A kormányzati szervezeteknél ezzel szemben a legtöbb belső dokumentum emlékeztető.

Gyakran a kereskedelmi szervezetekben az emlékeztetőt értelmetlen formalitásként kezelik, de a belső vállalati dokumentumáramlásnak ez az eleme, mint a vállalati kultúra szerves része, felbecsülhetetlen potenciállal bír az üzleti fejlődés szempontjából.

Mi az alapja annak, hogy a kereskedelmi szervezetek számos vonalas vezetője élesen negatívan viszonyul a vezetői döntések meghozatalának alapjául szolgáló egyik legfontosabb belső dokumentumhoz? Lehetséges okok:

Az üzleti kommunikáció alacsony szintű kultúrája, a vállalati szabványok hiánya, erős akaratú vezetői döntések a belső dokumentumáramlás területén;

A hivatalos státusz hiánya, mivel a feljegyzés nem szerepel a vezetői dokumentáció osztályozójában;

Elektronikus kommunikációs eszközök elérhetősége. A vezetők nem akarnak időt pazarolni a menedzsment folyamatok formalizálására, inkább cserélnek néhány szót személyesen, hívnak mobiltelefonon, írnak e-mailben vagy Skype-on stb.

De van egy másik oka is: néha a vezetők szabotálják a belső dokumentumok rendszerének formalizálását. Nehéz megcáfolni a szervezet helyzetéről szóló dokumentált információkat, a tisztviselőnek adott utasításokat, vagy mondjuk a konkrét helyzetekben történő cselekvési eljárásra vonatkozó utasításokat. A káoszban végzett munka bizonyos előnyökkel jár: nincs más egyszerűbb, mint megtagadni a szóbeli információk átadásának tényét, valamint az egyenként adott utasításokat. Mindenki ismeri azt a helyzetet, amikor egy alkalmazott rendszeresen szóban kapja egymást kizáró utasításokat, amelyek bármelyikének be nem tartása adminisztratív szankciókat von maga után.

MI AZ ALKALMAZÁSI HIVATALOK?

A Memorandum egy belső üzleti levél, amely felhasználható az aktuális gyártási problémák gyors és hatékony megoldására.

Az emlékeztető fő célja a hivatalos információk cseréje ugyanazon szervezet alkalmazottai között, egyenlő a munkakörükben.

A szolgáltatási jegyzetek összeállításának céljai különbözőek lehetnek:

A strukturális részlegek vezetőinek / tisztviselőinek horizontális kommunikációja az általános termelési kérdések és problémák megoldásában;

Hatékony kommunikáció:

Operatív információk cseréje a strukturális / független alosztályok és fióktelepek között;

Referencia információk kérése;

Eligazítás;

Egy másik üzenet kísérete (fedőlap);

Az adminisztratív, gazdasági, anyagi és technikai, információs és egyéb támogatás aktuális kérdéseinek megoldása;

Vitatott és konfliktusos helyzetek megoldása.

A belső dokumentumok, köztük a feljegyzések hozzáértő készítésének képessége rendkívül nehéz és zavaros helyzetekben segít.

Először is, a feljegyzés vitatott helyzetekben a vezetői dokumentációs szolgáltatás (a továbbiakban: DOE) alkalmazottainak fő asszisztense.

Sajnos a fő strukturális osztályok vezetői gyakran megpróbálják leírni az osztály hiányosságait, amikor a támogató osztályok alkalmazottaival kapcsolatos dokumentumokkal dolgoznak. Például a strukturális egység vezetése nem teljesítette időben a felsőbb vezető megbízását, de ennek felelőssége az óvodai oktatási intézményre hárul, amely állítólag késleltette a kimenő levél elküldését.

Egy feljegyzés segít megcáfolni az alaptalan vádakat. Megjegyzés, amely tényeket, határidőt, teljes nevet tartalmaz. Az óvodai oktatási intézmény munkatársai, akik magas színvonalúan és időben, megerősítő mellékletekkel (regisztrációs kártyák másolatai, nyilvántartási naplók kivonatai stb.) fejezték be a munkát, gyakran segítenek az objektivitás fenntartásában, a követelés megalapozatlannak való elismerésében, az adott alkalmazott üzleti hírnevének helyreállításában és az óvodai oktatási intézmény szolgáltatásának egészében (példa) 1).

A feljegyzés szövegében egyértelműen meg kell határozni az üzenet célját, hozzáférhető és tömör formában. A hiányos vagy felesleges információk megnehezítik a címzett számára a probléma lényegének megértését, és kétértelmű értelmezéshez, ennek következtében a kívánt eredmény hiányához vezethetnek. Az emlékeztető hatékonysága attól függ, hogy a dokumentum felépítése mennyire helyesen épül fel, és hogy az érvek logikusak-e.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉST nyújtunk

HA AZ ŰRLAPON MIT?

A szervizjegyzetek általában üres A4-es papírlapra készülnek. A kereskedelmi szervezetek azonban gyakran használnak erre a célra levélformát, amely a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek 4.7. A szervezeti és adminisztratív dokumentációk egységes rendszere. A papírmunka követelményei "a következőket tartalmazza:

A szervezet logója vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

Cégnév;

Szervezeti kód;

A jogi személy fő állami nyilvántartási száma (OGRN);

Az adófizető azonosító száma / regisztrációs okkódja (TIN / KPP);

Referenciaadatok a szervezetről;

A dokumentum összeállításának vagy közzétételének helye.

Ezenkívül a magazinok oldalán és az interneten dolgozó szakemberek példaként példákat hoznak a fejléces papírra készített szolgálati jegyzetekre.

Kétségtelen, hogy könnyebb minden dokumentumot válogatás nélkül, ugyanazon a nyomtatványon elkészíteni. Ennek ellenére nincs értelme emlékeztetőt írni a szomszédos osztály vezetőjéhez egy űrlapon, amely referenciaadatokat, TIN-t, OGRN-t stb. Ezenkívül a szervezet fejléces fejezete az első oldal teljes mennyiségének legalább 20 százalékát eléri, és a szükséges információk gyakran nem férnek el egy lapon. Apróságnak tűnik, de egy nagy szervezetnél az ilyen apróságok nem produktív kiadásokhoz vezetnek, nem pedig költségmegtakarításokhoz.

Megtudjuk, melyik űrlapon készíthet jegyzetet (ha szükséges).

A dokumentumformák típusait a GOST R 6.30-2003 4.6. Pontja állapítja meg.

Eközben a GOST R 7.0.97-2016 „Az információs, könyvtári és kiadói szabványok rendszere. Szervezeti és adminisztratív dokumentáció. A papírmunka követelményei ", amely 2018. július 1-jén lép hatályba, már tartalmaz pontosításokat a szervezet formanyomtatványainak kialakításáról (5.8. És 6.6. Pont).

Ebből következik, hogy a szabványok nem javasolják, hogy emlékeztetőt készítsenek fejléces papírra. De ha a belső levelezés lebonyolításának vágya bizonyosan nagy az űrlapon, akkor lehetőség van az LNA-ban egy adott típusú dokumentum formájának kidolgozására és rögzítésére - hivatalos feljegyzés.

SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS FORMA: RÉSZLETEK

Egy meghatározott típusú dokumentum (esetünkben egy emlékeztető) formájában, a GOST R 6.30-2003 szerint, a következő részleteket kell tartalmaznia (2. példa):

03 - "A szervezet vagy védjegy logója (szolgáltatási jel)";

08 - "A szervezet neve";

10 - "A dokumentum típusának neve";

11 - "Dokumentum kelte";

12 - "A dokumentum nyilvántartási száma";

14 - "A dokumentum elkészítésének vagy közzétételének helye";

15 - „Címzett” (a strukturális egység neve és annak a munkavállalónak a beosztása, akinek az emlékeztetőt elküldik);

18 - "A szöveg címe";

20 - „Dokumentum szövege”;

21 - "Alkalmazás jelenlétének védjegye";

22 - "Aláírás";

27 - "Jelölés a művészről".

A RÉSZLETEK REGISZTRÁLÁSÁNAK NEMZETE

• "Rendeltetési hely"... Ha egy jegyzetet több strukturális részlegre küldenek, a "Címzett" attribútum a jobb felső sarokban a következőképpen alakul ki:

Ha a címzettek száma meghaladja a négyet, létre kell hoznia egy terjesztési listát.

• "Dokumentum szövege"... A feljegyzésnek, mint egy üzleti levélnek, egyértelműen fel kell készülnie. A feljegyzés szövege egyes szám első személyben szerepel („kérjük, sorolja fel”, „szükségesnek tartom” stb.).

A logikailag teljes bekezdésekre bontott szöveg megkönnyíti az olvasást és megértést, logikus teljességet kölcsönöz minden gondolatnak, lehetővé teszi a címzett számára, hogy jobban eligazodjon a dokumentum szövegében.

Az emlékeztető szövege általában a következőkből áll:

A preambulumból (bevezető rész);

A fő rész;

Az utolsó rész (következtetések, javaslatok, kérések stb.).

A preambulum feltárja a feljegyzés megírásának célját, hivatkozásokat tartalmaz dátumokra, dokumentumokra és tényekre, amelyek a felkészülés okaként szolgáltak. A preambulumban szereplő információk lehetnek rövidek és bővebbek. A preambulum simán vezet a fő részhez.

A törzs mérete az emlékeztető célkitűzéseitől függően változhat, és lehet több sor vagy több oldal nyomtatott szöveg.

A fő rész fő célja a cselekvés tisztázása, meggyőzése, indukálása, vagyis eredmény elérése. A szövegnek ez a része tárja fel a legteljesebben az emlékeztető tartalmát. A fő rész tartalmazza a legnagyobb mennyiségű tényanyagot, amelynek nemcsak tájékoztatnia kell, hanem meg kell győznie. Meg kell említeni az alkalmazásokat is, ha vannak ilyenek.

A feljegyzés utolsó, vagy összefoglaló része egyfajta eredmény, amely megerősíti a fentieket, következtetéseket, kéréseket, konkrét javaslatokat tartalmaz a kérdés megoldására. Minél világosabb és egyértelműbb az önéletrajz megfogalmazása, annál valószínűbb, hogy a kérdésekről időben döntéseket hoznak.

NYILVÁNTARTÁS ÉS NYILVÁNTARTÁSOK A SZERVEZETBEN

A nyilvántartásba vétel és az ezt követő emlékeztetők címzettnek történő továbbítása gyakran vitatott. Kinek kell fájlszolgáltatási jegyzeteket benyújtania? DOW szolgáltatás? Szerkezeti egységek? Titkárok? És elvileg regisztrálnia kell őket? Kinek és hogyan kell átadnia az emlékeztetőt, hogy időben eljusson az érintett tisztviselőkhöz?

Kétségtelen, hogy ezeknek a kérdéseknek a megoldása maga a szervezet kiváltsága, amelynek irodai munkájára vonatkozó utasításokban a belső dokumentumokkal való foglalkozásra szánt résznek kell lennie. Az LNA-szabályok és a cselekvésük sorrendje segít elkerülni a nézeteltéréseket.

Mi van, ha nincs ilyen dokumentum? Természetesen hozza létre úgy, hogy formalizálja a belső hivatalos dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának és áthelyezésének eljárását. A formalizálás sok üzleti folyamat egyszerűsítését segíti elő, ami nagyon pozitív hatással van a szervezet általános rendjére.

El kell kezdeni a munkát a szolgáltatási jegyzetek áramlásának elemzésével: meg kell határozni annak mennyiségeit és útvonalait, kizárva a nyilvánvalóan felesleges szegmenseket a dokumentum útvonalán. A leghatékonyabb dokumentum-útvonal meghatározásához ne féljen a régi, kényelmetlen struktúrák megtörésétől, a logisztikai hibák kijavításától.

A szolgáltatási jegyzetek továbbítására többféle lehetőség is lehet - a DOE szolgáltatás részvételével (1. séma) és anélkül (2. séma). Derítsük ki, hogy ezek közül melyik a leghatékonyabb.

HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS ÉS RÖGZÍTÉSI ÚT

• Jelentkezés egy nagy szervezet óvodai nevelési intézményének szolgálatába... A szolgálati jegyzetek átadása az óvodai nevelési intézménynek nyilvántartásba vétel céljából, majd az utólagos átirányítás a címzetthez lelassítja az információközlés és a döntések meghozatalát. Ez különösen azoknál a szervezeteknél szembetűnő, ahol nagy a külső és belső munkafolyamat. Tekintettel a teljes terhelésre, nem minden óvodai nevelési intézmény rendelhet külön alkalmazottat hivatalos, feljegyzési és egyéb jegyzetek nyilvántartásához. Így vagy úgy, mindenekelőtt a sürgős kimenő leveleket, megrendeléseket, utasításokat, a felsőbb hatóságok beérkező levelezését mindig regisztráljuk, és a szervizjegyzeteket - szelíden várjuk a szárnyakon.

• Titkársági regisztráció kis szervezetben... Kis munkafolyamatokkal rendelkező szervezeteknél az irodai jegyzeteket a vezető titkára regisztrálja. Az emlékeztető belső vízszintes dokumentum, és nem szolgálhat magasabb beosztású tisztviselők számára.

Az üzleti levelezés során a vezetőség számára történő tájékoztatáshoz jelentéseket, elemző és magyarázó feljegyzéseket használnak. Következésképpen a titkár a szolgálati jegyzetek átvételének és továbbításának láncolatában az egyenlő jogállású tisztviselők között külön kapcsolat.

• Regisztráció nélkül, de a DOE szolgáltatás megjelölésével az átadásról... Ha a szervezetben nem szokás a szolgálati jegyzeteket regisztrálni, akkor nincs értelme regisztráció nélkül átadni az óvodai oktatási intézményen keresztül a címzettnek. Jegyzet átadása a DOE szolgáltatásnak, és jegyzet fogadása az átvitelről, majd a dokumentumnak a DOE szolgáltatás általi átadása a címzett egységnek, és újabb jelzés elhelyezése az átvitelen - mindez bonyolítja a folyamatot, időt vesz igénybe és növeli a megrendelések végrehajtási idejét.

Ha a szervezetnek továbbra is van eljárása az emlékeztetők átadására elfogadó jel kézhezvételével, a címzett aláírja az átvételt, megadja a dokumentum beérkezésének helyét, dátumát és idejét (ha szükséges). A nyugtát a jegyzet egy példányán rögzítik, amelyet visszaküldenek a címzési egységnek.

A nyugta helyettesíthető a „Beérkezett” bélyegzővel, amely mezőket tartalmaz az átvétel dátumának, teljes nevének feltüntetésére. és egy tisztviselő aláírása (ábra).

Ábra: Az átvételi elismervény helyettesíthető a "Beérkezett" bélyegzővel

HATÉKONY REGISZTRÁCIÓS ÉS JEGYZÉKI ÚT

• Regisztráció strukturális egységbe, jegyzetek átadása közvetlenül az egységek között... A szolgálati jegyzetek bejegyzése egy strukturális egységbe, valamint az egyik strukturális egységből a másikba történő átadás, megkerülve a közvetítőket (óvodai oktatási intézmény vagy titkári szolgálat), lerövidíti a dokumentum útját a címzett felé.

Ha a strukturális egységnek nincs jegyzői (osztály / osztály / osztály titkár) beosztása, a dokumentumok nyilvántartásba vételéhez, beleértve a belső dokumentumokat is, ki kell jelölni az irodai munkáért felelős tisztviselőt. Az irodai munkáért felelős személyt a strukturális osztályok vezetői határozzák meg. Rendszerint olyan alkalmazottat neveznek ki, akit nem terhelnek hivatalos feladatok. A további funkciók kiosztását megrendeléssel vagy megrendeléssel hagyják jóvá, és a munkaköri leírásokban rögzítik.

• A kimenő jegyzetek nyilvántartása... A strukturális egység irodai munkáért felelős tisztviselő regisztrálja a kimenő feljegyzést.

A kimenő szolgálati jegyzeteket az egység belső (kimenő) levelezési naplójában rögzítik (3. példa). A kimenő szolgáltatási jegyzetek regisztrálásakor fel kell tüntetni:

A dokumentum nyilvántartási száma;

Címzett (az a felosztás, ahová az emlékeztetőt elküldik);

Oldalszám;

Az alkalmazások elérhetősége;

Határidő;

TELJES NÉV. az alkalmazott, aki elkészítette a feljegyzést.

Az emlékeztető beolvasható és elküldhető e-mailben.

Ha szükség van az eredeti átadására, a szervezeti egység irodai munkáért felelős tisztviselő ütemtervet készíthet az emlékeztetők címzetteknek történő átadásáról - naponta egyszer, naponta kétszer stb.

A sürgős (egyértelműen meghatározott határidővel ellátott) feljegyzéseket azonnal át kell adni. Közvetlenül vagy az óvodai nevelési szolgáltatás speciálisan felszerelt celláin keresztül lehet továbbítani a szolgálati jegyzeteket a szervezeti egységek számával és / vagy nevével. Ugyanakkor a DOE szolgáltatás nem vesz részt a dokumentumok átadásának folyamatában.

Bejövő jegyzetek regisztrálása... Amikor a fogadó egység megkap egy emlékeztetőt, a fogadó egységben az irodai munkáért felelős tisztviselő belső bejövő dokumentumként regisztrálja az egység belső (bejövő) levelezési naplójába (4. példa) a következő adatokkal:

Bejövő regisztrációs szám;

Átvétel dátuma (regisztráció);

Oldalszám;

Alkalmazások;

Határidő;

Végrehajtó (az a tisztviselő, akinek az emlékeztetőt elküldik).

A feljegyzésben meghatározott célidők betartása a tisztviselő feladata. A memorandum kezdeményezője és / vagy egy magasabb tisztviselő megváltoztathatja a dokumentum végrehajtásának feltételeit.

• Regisztráció minden alkalmazott részéről... Ha a szervezetnek vagy annak szervezeti részlegeinek nincs alkalmazottja az irodai munkáért, más mechanizmusokat is találhat a szolgálati jegyzetek regisztrálásához. Például helyezzen egy szerverre általános használatú naplót a szervizjegyzetekből Word vagy Excel formátumban. Ebben az esetben az emlékeztető regisztrálása egy strukturális egység alkalmazottja által nem vesz igénybe több időt, mint az irat személyes átadása a titkárhoz.

A speciális strukturális egységek szakemberei azonban gyakran szabotálják az ilyen javaslatokat. Aktívan visszautasítják azokat a kísérleteket, amelyek akár kisebb irodai műveletekkel is megbízhatják őket. Bizonyos szempontból a szakértőknek igazuk van. Ne feledje, I.A. Krylova: "Az a baj, ha a cipész elindítja a pitéket, és a süteménykészítő a csizmáját használja, és a dolgok nem mennek jól"?

Lehetséges elkerülni a nyílt konfliktust a speciális osztályok szakembereivel, ha megfelelő parancsot vagy utasítást ad ki a szervezet vezetője által aláírva. Ebben az esetben a kezdeményezőnek az óvodai nevelési intézmény vezetőjének vagy az irodai munkáért felelős más személynek kell lennie. Az ő érdeke, hogy eltávolítsa magából az archaikus funkciók egy részét, ésszerűsítse a munkát a dokumentumáramlásokkal, hatékony útvonalakat építsen fel mozgásukra, kizárja a belső dokumentumok elvesztését.

Amint egy ilyen rendszert életbe léptetnek, a munkavállalók elégedetlensége alábbhagy, mivel a regisztrációs idők jelentősen lerövidülnek, és maga a regisztráció is átláthatóvá válik.

A SZOLGÁLTATÁSI NYILVÁNTARTÁSOK IDŐPONTJAI

A jegyzetek tárolási idejét az állami szervek, helyi önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok jegyzéke tartalmazza, megjelölve a tárolási időtartamokat (az Orosz Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i, 55.02 számú, 2016.02.16-án módosított végzésével jóváhagyva, a továbbiakban - 2010-es lista) (táblázat).

Bármely sikeresen működő szervezet élő, folyamatosan változó organizmus, az irodai munka pedig ennek a szervezetnek a kontrollrendszeréről tükröző kép. Szeretnél lépést tartani a korral, élen járni? Próbáljon megindulni a feljegyzésekkel - ez lesz az első lépés a jól szervezett dokumentumáramlás felé, a belső dokumentumok útvonalainak ellenőrzött logisztikája pedig a vezetői káosz elleni küzdelem első állomása. Az alábbiakban példákat adunk a feljegyzésekre (5-10. Példa).

PÉLDÁK AZ IRODAI JEGYZETEKHEZ

Az emlékeztető egy speciális dokumentumforma, amelyet a vállalkozás belső környezetében használnak, és amely a jelenlegi termelési problémák gyors megoldására szolgál. Általában ezt a dokumentumot azzal a céllal állítják össze, hogy bármilyen új javaslatot bemutasson és megoldja a felmerült nehézségeket, valamint hogy jóváhagyja vagy megegyezzen bizonyos tevékenységekben.

Fontos, hogy feljegyzésében a szakember megmutassa magát a szakterületén. Ha egy alkalmazott egy dokumentum segítségével egy másik személyre ruházza át a felelősséget az elvégzett cselekvésekért, vagy enyhíti magát anélkül, hogy kiutat kínálna a helyzetből, akkor el kell gondolkodni e szakember szakmai képességein.

A dokumentum célja és típusai

A szervizjegyzetek a cél és az elérhetőség mértéke szerint vannak felosztva.

Megegyezés alapján, vagyis a közölt információk típusa szerint, emelje ki a következő megjegyzéseket:

• Megjegyzi, hogy a döntés meghozatalához hozzájárulnak bármely kérdés vagy szakember javaslatának megvizsgálására irányuló kérések vagy követelmények;
• Az informatív jegyzetek olyan dokumentumtípusok, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyeket az alkalmazott át akar adni a vezetésnek;
• Jelentési jegyzetek - az ilyen dokumentumok leggyakrabban a vezetőség kérésére készülnek, és részletes információkat tartalmaznak a letelt folyamatokról.

Az elérhetőség mértéke szerint, vagyis a nyilvánosság felé való nyitottság által, a megjegyzések a következők:

• Nyílt - a szervezet összes alkalmazottja vagy a legtöbb alkalmazott számára elérhető dokumentumok;
• Bizalmas - a jegyzetek csak szűk vagy korlátozott számú emberek számára állnak rendelkezésre.

Bizonyos esetekben egy jegyzetet csatolnak számos egyéb megjegyzéssel együtt. Például, ha egy jegyzet alapján ki kell adnia egy megfelelő megbízást, akkor azt elkészítik. És ha az elszámoltatható személyek kiadásaival kapcsolatos kérdések megoldódnak, magyarázatot kell készíteni.

Ahhoz, hogy értékelje a feljegyzések célját, tudnia kell, hogy nagyvállalkozásokban az ilyen dokumentum előkészítésének túllépése hatalmas időveszteséghez vezethet, valamint következetlen munkához vezethet a részlegek között.

A feljegyzés egyfajta kommunikáció osztályok, struktúrák vagy műhelyek között. Általában egy alkalmazott vagy az egyik osztályvezető állítja össze egy másik osztály vezetőjének címezve.

Az osztályok közötti interakció az a fő igény az egész szervezet munkájában. Ha megszakad vagy leáll, akkor a szervezet nem hatékonyan működik, ami azt jelenti, hogy jelentős lehetőség nyílik a nyereség csökkentésére, és esetleg a veszteség növelésére.

Forma és tartalom

Ami a feljegyzések tartalmát illeti, ezek leggyakrabban a gyártás jellegű kérdéseket, anyagi vagy technikai problémákat, gazdasági kérdéseket, valamint az információs támogatással kapcsolatos kérdéseket fedik le.

A jegyzetek használatának egyszerű példája lehet egy osztály törött másolója. A munkavállaló emlékeztetővel fordulhat az anyagügyi osztály vezetőjéhez azzal a kéréssel, hogy pénzt különítsen el az új berendezések számára, valamint emlékeztetőt írhat a műszaki osztályhoz azzal a kéréssel, hogy javítsa ki a meglévő fénymásolót.

Az övé szerint forma a feljegyzéseknek nincs konkrét, általánosan elfogadott szabványa. Mindazonáltal minden szervezetnek, sőt, minden osztálynak megvan a maga szabványa a szolgálati jegyzetek megírásához, amelyet ennek a részlegnek a dolgozóinak be kell tartaniuk.

Az alábbiakban bemutatunk egy példát egy emlékeztető írására.

Főkönyvelő ___________________

IRODAI MEGJEGYZÉS
A marketing részleg nyomtatónkénti meghibásodása kapcsán kérjük, fordítson _____ rubelt. bankszámlára új berendezések vásárlásához.

Marketing igazgató: ________________________________.

"" ___________ 2016

A szolgáltatási megjegyzések írásának ez a formája vállalkozásonként eltérő lehet, ezért nem szabad feltétel nélkül követni.

Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor a legegyszerűbb Ezt online szolgáltatások segítségével teheti meg, amelyek segítenek az összes szükséges dokumentum ingyen elkészítésében: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan lehetne könnyíteni és automatizálni a könyvelést és a jelentéstételt, akkor a következő online szolgáltatások kerülnek megmentésre, amelyek teljesen kiváltják a könyvelőt társaságában, és rengeteg pénzt és időt takarít meg Önnek. Minden jelentést automatikusan generálunk, elektronikus aláírással aláírunk és automatikusan online küldünk. Ideális egyéni vállalkozóknak vagy LLC-nek az USN, UTII, PSN, TS, OSNO rendszereken.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbálja ki, és meg fog lepődnimilyen könnyű lett!

Az illetékes tervezés szabályai

El kell kezdenie a jegyzetet a probléma vagy a helyzet magyarázatával... Hangsúlyozni kell, mi volt pontosan a jegyzet megírásának oka. Ezt követően fel kell sorolnia, hogy a fellebbezés várhatóan milyen választ fog kapni, meg kell neveznie a pontos kérelmet és, ha szükséges, az összeget, amelyet végrehajtani kíván.

Aláírás az a személy, aki a jegyzetet írja, szerepel ezen a dokumentumon. Nagyon gyakran az osztályvezető írja alá.

Ha a cég megköveteli, akkor aláírás alatt személyek vízumát helyezik elakiket érdekel ez a kérés. A kezdőbetűket, a vezetékneveket, az aláírásokat és a dátumokat felsoroljuk. Bizonyos esetekben bejegyzések kerülnek felvételre. A vízum egyfajta beleegyezés egy személytől, amelynek tartalma emlékeztető.

Ahhoz, hogy szükség esetén írásbeli emlékeztetőre lehessen hivatkozni, azt be kell jegyezni a társaságnál.

Memoár elkészítése elektronikus formában

Ilyen dokumentum elektronikus formában is elkészíthető, ha a vállalkozás elfogadja ezt a formát, amelyet a szervezetben fel kell tüntetni. Ebben az esetben ez a vállalkozás kétségtelen előnye, mivel a jegyzet küldése leegyszerűsödik, és a mérlegelés ideje jelentősen lerövidül.

Tudnia kell, hogy a jegyzet elektronikus formában történő írása nem sokban különbözik a papír sablonjától.

Az elektronikus jegyzet egyik árnyalata úgy tekinthető, hogy hiányzik a címzett neve. A címsorba van írva. Ha a jegyzetet egy adott személynek küldik, akkor a tárgysorba be kell írnia az utó- és vezetéknevét.

A tanszék aláírását leggyakrabban automatikusan beillesztik e-mail küldésekor, ami jelentősen megtakaríthatja az írási időt.

Jegyzet küldésekor kérnie kell olvassa el a nyugtát leveleket. Erre különböző esetekben bizonyítékként van szükség arra, hogy valóban egy bizonyos időpontban küldött jegyzetet.

Az összeállítás bizonyos árnyalatai

Bár a jegyzet egy általánosan elfogadott dokumentum, amely nem rendelkezik külön szabványokkal, előkészítésében különféle jellegzetességek vannak, amelyek a jegyzetírás céljától függően merülnek fel. Az alábbiakban ezeket a tulajdonságokat vesszük figyelembe.

Vásárlás

A felvásárlásra vonatkozó emlékeztetőt egy adott osztály vezetőjének nevére írják.

Benne jelzettmit kell megvásárolni, milyen mennyiségben és milyen célokra.

Alkalmazottonként

Az a feljegyzés, amelyet egy adott alkalmazottnak írnak, egy feljegyzés.

Az összes szabály szerint készül, egyetlen különbséggel: az emlékeztetőt az alsó alkalmazotttól a felsőbb főnökig írják.

A régi készlet pótlására

Az ilyen dokumentum jellemzője, hogy fel kell sorolni az ilyen berendezések cseréjének összes okát, hogy azokat megfelelőnek lehessen tekinteni, és a csere iránti kérelmet teljesítsék.

Bónuszért

A jegyzetben feltétlenül fel kell sorolni az összes okot, ami miatt a bónusz kifizetés lehetséges. Ez lehet túlterhelés, nagy mennyiségű elvégzett munka vagy törvényes szabadságon végzett munka.

A promócióról

Ebben a megjegyzésben fel kell sorolnia, amellyel kapcsolatban az akció lehetséges. Ez lehet a felelősség növekedése, a munka minősége, kiegészítő szolgáltatások nyújtása.

Alulfizetettség

Egy ilyen megjegyzésben meg kell jelölnie azt az összeget, amelyet valamilyen okból nem fizettek be. A lehetséges okokat is fel kell tüntetni. Érdemes felírni, hogy kinek a hibája áll az alapok nem fizetése mögött.

A törésről

A meghibásodásról szóló jegyzet elkészítésekor meg kell neveznie a meghibásodott felszerelést, és meg kell jelölnie, hogy milyen meghibásodás történt, és amely kapcsán a berendezés meghibásodott.

Dokumentumok benyújtásának vagy átadásának elmulasztása

Először is itt kell megadnia a dokumentum nevét, valamint azt az időkeretet, amelyben a dokumentumot át kell vinni.

Így ezeknek az árnyalatoknak a figyelembevételével kompetensen összeállíthat egy emlékeztetőt, amely segít bármely fontos kérdés megoldásában.

A dokumentum fontossága

A feljegyzések fontosságának értékelése érdekében érdemes megérteni, hogy ez a fajta dokumentum segít elkerülni sok nagyobb félreértés az osztályok között, leállás.

Számviteli, valamint adózási szempontból az emlékeztető fontos szerepet játszik, mivel ezek pénzügyi kérdések, amelyek különös figyelmet és a legkisebb árnyalatok betartását igénylik.

Szervizjegyzetek is az elutasítás hatékony formája bármiben. Ez a dokumentum a negatív hangnem teljes hiányát vonja maga után. Kritika lehetséges, de nem szabad egy személyre vagy részlegre irányulnia.

Így a feljegyzés egyetemes megoldást jelent sok problémára. Egy jól megírt dokumentum biztosítja a szervezet hatékony és eredményes munkáját.

A következő videó bemutat egy példát a jegyzetekkel történő kezelésre egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben: