Акт передачи документов — образец. Образец акта приема-передачи документов Акт приема передачи бухгалтерской документации

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

Люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

Период времени, в течение которого будут переданы документы;

Если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

Дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

Порядок, сроки выполнения инвентаризации;

Порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

Книги покупок и продаж;

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

Книги выдачи доверенностей;

Кассовые книги;

Журналы регистрации путевых листов;

Журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

Дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

Даты, наименования документов, которые передаются;

Список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

Все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

Расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО "Компания"

____________________ (Петров И.В.)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) - 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время - 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета за гг. и I квартал 2018 г. - 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) - 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. - 1

Инвентаризационные описи за 2гг. - 3

Книги покупок и продаж за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Документы от поставщиков - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. - 10

Документы от покупателей - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кассовые и банковские документы за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кадровые документы и документы, подтверждающие право сотрудников на налоговые вычеты по НДФЛ - 1

Журнал учета выданных доверенностей - 1

Также переданы и приняты: банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от кассы, денежная наличность в сумме 5000 руб., бланки строгой отчетности __________ (указать какие) в количестве ________________, ценные бумаги ___________________ (указать какие) в количестве _______________.

Также переданы и приняты: печать организации, ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", логин и пароль от Интернет-банка, пароль от программного продукта «1:С», корпоративные пластиковые карты к счетам компании в количестве ____________с номерами ___________________________________, топливные карты в количестве ______ с номерами ________________________________. Действительность ключей и полученных паролей проверены в присутствии обеих сторон.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2018 г.

2. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова Н. И. бывший главный бухгалтер

Документы принял: Петрова А.М. действующий главный бухгалтер

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Основные требования к акту

Несмотря на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного оформления) и зачастую является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, жестких установленных требований по его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в свободной форме письменно или с использованием компьютерной печати в нескольких (не менее двух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью руководителей и выдаются каждому из полномочных представителей сторон. При необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная суть акта сводится к обоюдному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки или иных отношений сторонами передачи пакета конкретно указанных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия могут выступать как рядовые граждане страны, так и представители фирм, организаций, предприятий, частных структур и государственных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой между юридическими лицами и требует некоторых дополнений в ).

Вне зависимости от конкретного случая передачи документов, их структуры, адресатов и иных внешних данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать следующим требованиям:

1. Должен быть оформлен на бумажном носителе. Допускается оформление как на стандартном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, предприятия (при взаимодействии юридических лиц).
2. Должен содержать минимум информации, требуемой для выполнения основной функции. Чрезмерное изобилие не относящихся к делу данных затрудняет понимание общей сути и в дальнейшем может служить точкой опоры взаимного непонимания.
3. Изложение акта должно соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.
4. Акт должен иметь название, отражающее его основное предназначение, например, «Акт приема-передачи документации финансовой службы ОАО Инжиниринг».
5. Если одной или обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, полномочия представителя отправителя (получателя) печатью организации, проставляемой на подписи представителя, или методом приложения к акту доверенности руководителя предприятия.

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

• название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
• дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
• почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
• названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
• количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
• адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой ), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
• данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
• количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
• сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
• при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
• при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
• в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи проектной документации

Если простой акт приема-передачи документов составляется в свободной форме, его структура, да и вообще наличие определяется лишь обоюдным желанием сторон (или, как правило, одной — передающей стороны), то проектная документация передается по акту, форма и обязательность составления которого жестко регламентировано действующим законодательством.

Под проектной документацией подразумевается установленный соглашением набор документов, включающий в себя текстовые и графические решения, пояснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы зданий, ландшафтные фотографии, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и иные документы, разрабатываемые по договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся исходные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, сайтов и ядер операционных систем, распространяемых по условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (преимущественно исполнителем, инженером, дизайнером или проектировщиком) ряда обязанностей по разработке и дальнейшей выдаче результата своей работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

Процесс передачи

После разработки всего пакета установленной договором проектной документации представители компании-разработчика передают пакет документов заказчику или высылают его почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Нюансом работы именно с проектной документацией является возможность ее неоднократной пересылки. По условиям заключенного договора компания-заказчик рассматривает полученный пакет документов (включая , справки по формам КС2,3 и др.) в течение пяти рабочих дней (если действующим соглашением не предусмотрено иное) с момента официального вручения документации.

Если по итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не возникло вопросов, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается руководителем учреждения, и обязательства исполнителя (разработчика) считаются выполненными в полном объеме, а вторые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адрес руководителя компании-разработчика.

Счет на оплату произведенных работ направляется заказчику по истечении двух дней с момента получения проектирующей организацией подтверждения о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является день подписания клиентом актов приема-передачи и акта по форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь пакет документов возвращается в адрес исполнителей с приложением перечня замечаний и обязательных к устранению недостатков. Недостатки устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной основе, и стоимость переработки в общую цену услуг не входит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не является творческим процессом, выполняемым на усмотрение разработчиков. Правила формирования пакета бумажных (а в отдельных случаях и электронных) носителей жестко обозначены рамками восьмого пункта ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (в том числе и формата, большего, чем распространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется под размер А4, формируется в тематические разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с жестким переплетом. Дополнительно к бумажным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электронные копии передаваемых документов.

Файлы электронных копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с обязательным приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи руководителей разработки проекта. Сам сканированный (в отдельно оговариваемых случаях редактируемый) проект заверяется электронной подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного более детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу иных пакетов. Помимо основных разделов, содержащих, в основном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, такой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, цене единицы объема работ и права владения проектом.

Особенности передачи

Главная особенность, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от других операций с документами, заключается в передаче заказчику помимо бумажных оригиналов и их цифровых копий еще и права на собственность проекта. Интеллектуальная собственность ценится аналогично материальным ценностям и не менее жестко охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сможет практически реализовать проект в своих интересах, не приобретя исключительные права на использование интеллектуальной собственности разработчиков. Любое внесение изменений в проект со стороны клиента, равно как и практическое отражение его в своей деятельности, будет расцениваться как нарушение авторских прав обладателя. Именно поэтому пункт об исключительном владении правами на интеллектуальную собственность проекта включается в проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

• акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
• лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
• редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
• акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
• иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Заключение

Акт приема-передачи документов во всех его разновидностях – серьезный документ, гарантирующий защиту прав отправителя (получателя) и обеспечивающий чистоту сделки или законность приема должности (если документы передаются в рамках смены руководителя, должностного лица организации). Даже акт, оформленный на типовом бланке, скачанном из открытых источников сети интернет, повышает достоверность документооборота и стимулирует взаимодействующие стороны к соблюдению требований действующего законодательства.

Вконтакте

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

• число, месяц, год;
• номера;
• наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача - смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа.

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

• номер п/п;
• название;
• временной период;
• число файлов;
• примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

• название организации;
• дата;
• имена, отчества и фамилии должностных лиц, состоящих в комиссии;
• должность, фамилия, имя и отчество ответственного за воинский учет;
• должность, имя, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
• причина;
• название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

​

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

• реорганизационные мероприятия в компании;
• окончание срока хранения документации на предприятии;
• ликвидация компании;
• другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.

Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.

За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность. Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение.

Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг - перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг - должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность. В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.

Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи. Наличие всех положенных реквизитов , а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.

Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета. В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.

Читайте также по теме:

В каких случаях применяется акт приема-передачи

Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи:

передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому;

перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое);

сдача документов на хранение в архив;

передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.

Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.

Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае.

Оформление архивного хранения

Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами. Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи.

Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.

Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы

Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются. В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив . Государственная система делопроизводства регламентируется своими собственными стандартами, соблюдение которых обязательно при оформлении ликвидации фирмы.

В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.

Оформление смены руководства или учредителя

Этап №1.

В случае смены руководства или учредителя предприятия вся числящаяся за ним документация должна быть передана новым должностным лицам. Прежде всего, это учредительные документы компании и печать. Процедура приема и передачи проводится в присутствии специально созданной комиссии.

Этап №2.

В том случае, если новый руководитель фирмы уже назначен, то вся документация передается ему, если же нового руководителя пока нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию по приему и передаче.

Оформление увольнения должностного лица

Данный случай является самым распространенным и его оформление обычно не вызывает затруднений. Перед увольнением должностное лицо, ответственное за хранение бумаг, составляет акт приема-передачи, который подписывается им самим и новым должностным лицом.

Оформление передачи конкурсному управляющему

Арбитражный управляющий принимает и ведет дела организации в случае оформления процедуры банкротства. Он осуществляет все операции по работе с деловыми бумагами фирмы вплоть до ее полного закрытия. После этого документация компании передается на государственное хранение в соответствующем архивном учреждении.

Форма акта приема-передачи документов

Правила составления

Этап №1.

Процедура передачи документов осуществляется при обязательном присутствии как передающего, так и принимающего должностного лица. Если данная процедура предполагают наличие специальной комиссии, то обязательно должны присутствовать все ее члены.

Этап №2.

Каждая бумага должна быть проверена на полноту и правильность оформления и зафиксирована в акте. Принимающая сторона должна произвести подсчет всех единиц передаваемого пакета документации. В том случае, если имеется в наличие комиссия, то подсчет осуществляют ее члены.

Порядок оформления

На законодательном уровне не закреплен единый стандарт оформления акта приема-передачи. Это означает, что каждая компания может оформлять его по-своему. Однако ряд пунктов этот документ должен содержать в обязательном порядке:

Наименование компании.

Название документа.

Место составления, дата.

Преамбула содержит информацию о лице, сдающем документы и лице, осуществляющих их прием, а также список лиц, входящих в состав комиссии, если таковая была создана.

Основная часть акта содержит перечень всех документов и сведения об их количестве.

Подписи всех лиц, участвующих в процедуре.

Сам текст акта может быть составлен в процессе осуществления ручного подсчета бумаг. Другой вариант - сначала готовится черновик, в нем дается список всех единиц подсчета, а уже потом указывается их число, документ перепечатывается и его подписывают обе стороны и все участники комиссии.

Структура и содержание

Как правило, акт составляется на фирменном бланке компании , где уже указано ее полное наименование. Далее следует подробное название документа, например, "Акт приема-передачи документов юридического отдела".

Следующим пунктом указывается место проведения процедуры и дата составления акта. Далее перечисляются все лица, принимающие участие в передаче, а потом - общий перечень передаваемых документов.

Удобнее всего оформить данный перечень в виде таблицы:

Оформление бумаг, подлежащих передаче

Существующие правила делопроизводства регламентируют порядок подготовки и оформления бумаг, подлежащих передаче. Законченные и закрытые дела должны быть прошиты и пронумерованы. Первой страницей такого дела является опись всех документов, входящих в папку.

Незаконченные дела должны быть разложены по папкам, в которых бумаги организуются в хронологическом порядке. Если это предусмотрено правилами, то бумаги должны быть снабжены необходимыми реквизитами: датой и регистрационным номером.

Прием и передача бухгалтерских документов

Для обеспечения надлежащего порядка приема и передачи бухгалтерских документов необходимо иметь точный перечень всех бумаг, имеющихся в наличии.

Согласно общему правило, такой перечень содержится в номенклатуре дел предприятия или прописывается в его учетной политике.

При осуществлении передачи бухгалтерской документации, необходимо сразу определить, входят ли в ее состав бланки строгой отчетности. В силу того, что данный вид бумаг является материальной ценностью, факт их передачи лучше всего оформить отдельным актом. Важно при этом, чтобы в данной процедуре принимала участие специально созданная комиссия.

Кадровые документы при подготовке к передаче удобнее всего группировать по видам и срокам хранения. Например, все бумаги, которые должны храниться более 75 лет, должны быть собраны в один блок, а все остальные - в другой.

В целях оптимизации дальнейшей работы, можно отдельно сгруппировать все бумаги, которые в дальнейшем будут уничтожены. Например, приказы по кадровой работе хранятся от трех до пяти лет. Их передачу можно оформить отдельным актом. Также отдельным актом оформляются передаваемые чистые бланки трудовых книжек.

Особого внимания требует осуществление передачи учредительных документов, поскольку они являются основными документами компании.

Передачу гербовой печати компании можно также оформить отдельным актом.