Podľa tabuľky nižšie. Niektoré jemnosti dizajnu aplikácií. V ktorých organizačných a administratívnych dokumentoch môžete použiť atribút „Aplikačná značka“

Tabuľky sa používajú na lepšiu prehľadnosť a pohodlie pri porovnávaní číselných hodnôt ukazovateľov (parametre, veľkosti atď.). Odporúča sa použiť tabuľkový formulár, ak je možné zoskupiť rôzne ukazovatele podľa určitého spoločného kritéria (napríklad finančné a ekonomické ukazovatele) a každý z ukazovateľov môže mať dve (alebo viac) hodnoty.

Tabuľka by sa mala umiestniť do diela ihneď po texte, v ktorom je uvedená prvýkrát, alebo na ďalšej strane, a ak je to potrebné, v prílohe.

Tabuľka by mala byť umiestnená v texte tak, aby ju bolo možné prečítať bez toho, aby sa práca otáčala alebo sa otáčala v smere hodinových ručičiek.

Nápisová tabuľka je umiestnená nad ľavým horným rohom tabuľky, za ktorým je uvedené číslo tabuľky (bez znamienka č.), Pričom za číslo tabuľky je potrebné vložiť obdobie. Tabuľky sú očíslované arabskými číslicami.

Ak je to potrebné, stručné vysvetlenie alebo objasnenie obsahu tabuľky v texte uvádza: (pozri tabuľku. 1) alebo ... podľa tabuľky. 1.

Veľkosť písma v tabuľke musí byť najmenej 12, medzery musia byť jednoduché.

Vodorovné čiary vymedzujúce riadky tabuľky sa nemôžu nakresliť, ak ich neprítomnosť nekomplikuje použitie tabuľky.

Nadpisy stĺpcov a riadkov tabuľky začínajú veľkými písmenami. Nie je dovolené oddeľovať nadpisy a podpoložky bočného panela a grafu diagonálnymi čiarami. Nadpisy grafov je možné písať rovnobežne alebo kolmo (ak je to potrebné) k riadkom tabuľky.

Podnadpisy musia začínať malými písmenami, ak tvoria jednu vetu s nadpisom. Podnadpisy, ktoré majú samostatný význam, sa kapitalizujú. Neukončujte bodku na konci podpoložiek tabuľky.

Medzi tabuľkou a nasledujúcim textom je medzera.

Príklad dizajnu stola:

Tabuľka 1. Rozdiely medzi dokonalou a nedokonalou konkurenciou

„... podľa tabuľky (4)“

„... podľa tabuľky (2)“

„... v tabuľke (3)“

Tabuľky, ktoré majú viac ako jednu stránku, sa zlúčia do aplikácie. Napríklad: Rozdiely medzi dokonalou a nedokonalou konkurenciou sú uvedené v dodatku 1.

Pri vytváraní jedného dokumentu často čelíme potrebe pripojiť k nemu ďalší dokument. Samozrejme, že k sprievodnému listu prikladáme všetko, čo je v ňom uvedené. Existujú však aj objednávky na hlavnú činnosť a zmluvy a mnoho ďalších dokumentov. Ako vypracovať žiadosť, a to aj na elektronických médiách? Ako vybaviť žiadosť a ako označiť samotnú žiadosť? V článku nájdete odpovede na tieto otázky.

Vytvorenie prílohy k sprievodnému listu

Ako už viete, je obvyklé posielať dokumenty spolu s adresátom, čo predstavuje istotu, že zaslané informácie budú prijaté v plnom rozsahu. Poďme sa baviť o tom, ako správne a úplne v súlade s pravidlami úradnej práce vydávať prílohy na sprievodné listy.

Najlepšie zo všetkého je, že pravidlá pre navrhovanie aplikácií sú obsiahnuté v Nie je čo pridať, takže budem len citovať dokument:

„Poznámka o prítomnosti prílohy uvedenej v texte listu sa uvádza takto:

Použitie: 5 litrov. v 2 kópiách.

Ak má list prílohu, ktorá nie je v texte pomenovaná, uveďte názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko aplikácií, očíslujú sa napríklad:

Dodatok: 1. Predpisy o regionálnom úverovom oddelení, 5 strán. v 1 kópii.

2. Pravidlá prípravy a vyhotovovania písomností pre Úrad regionálneho požičiavania na 7 stranách. v 2 kópiách.

Ak sú prílohy pripojené, počet listov nie je uvedený.

Ak je k dokumentu pripojený ďalší dokument, ktorý má prílohu, značka o prítomnosti prílohy sa vyhotoví takto:

Dodatok: list Rosarkhiva z 05.06.2003 N 02-6 / 172 a príloha k nemu, len 3 strany.

Ak žiadosť nie je zaslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, značka o jej prítomnosti sa urobí nasledovne:

Dodatok: na 3 litre. v 5 kópiách. iba na prvú adresu “.

Pokiaľ ide o uplatňovanie dokumentov, poskytnuté informácie sú jednoducho vyčerpávajúce. A ak priložíte informácie na elektronické médiá? Nemusíte nič vymýšľať, konáme v úplnom súlade s GOST:

Dodatok: Nariadenie o Úrade regionálnych pôžičiek na karte Flash v 1 kópii.

Ako vidíte, neuvádzame počet aplikačných listov, pretože nehrozí nebezpečenstvo straty viacerých z nich. Stačí uviesť počet nosičov informácií.

Nakoniec, ak posielate informácie v papierovej aj elektronickej podobe, je obvyklé písať takto:

Dodatok: 1. Predpisy o regionálnom úverovom oddelení, 5 strán. v 1 kópii.

2. To isté na karte Flash v 1 kópii.

Sprievodný list a jeho prílohy sú teda nezávislé dokumenty, z ktorých každý má vlastné registračné údaje. V sprievodnom liste píšeme toto: „Posielame vám pracovnú zmluvu z 5. 5. 2013 č. 45“, po ktorom list dostane svoje vlastné indexové - odchádzajúce číslo. List a prílohy k nemu môžu existovať bez seba.

Registrácia príloh k iným dokumentom

Hovoríme o prílohách k zmluvám, pokynom atď. Sú navrhnuté trochu inak ako tie, ktoré boli uvedené vyššie.

Ak dokument predpokladá prítomnosť prílohy, odkazy na ňu by už mali byť v texte objednávky, dohody alebo pokynu.

Napríklad uvedenie žiadosti v administratívnych pokynoch:

Dokumenty sú registrované v registri prichádzajúcich dokumentov (dodatok 10).

alebo v poradí pre hlavnú činnosť:

OBJEDNÁVAME

1. …

2. Pracovná skupina zhromažďuje informácie v súlade s formulárom č. 1 (dodatok č. 1 k tejto vyhláške).

alebo v pracovnej zmluve:

3.2. Zoznam materiálov a zariadení poskytnutých zákazníkom na vykonanie diela je uvedený v prílohe č. 1, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou tejto zmluvy.

Ak sa teda k dokumentu má niečo pripojiť, musí sa v ňom však uviesť táto príloha. Prílohy a dokument (na rozdiel od prípadu s sprievodným listom) sú tu uvedené. Bez aplikácií nemôže nikto pracovať s objednávkou a nikto nepotrebuje aplikácie bez objednávky.

Návrh aplikácie

Samotná prihláška nezíska žiadne známky, ak sa zašle adresátovi spolu s sprievodným listom.

V druhom prípade, ak sú dokument a jeho príloha neoddeliteľné od seba, prílohy sa označia.

GOST R 6.30-2003 nám ešte raz povie, ako to urobiť:

„Do prílohy k administratívnemu dokumentu (rozhodnutia, príkazy, príkazy, pravidlá, pokyny, nariadenia, rozhodnutia) na jeho prvom hárku v pravom hornom rohu napíšu„ Príloha N “, v ktorej je uvedený názov administratívneho dokumentu, jeho dátum a registračné číslo, napríklad:

Dodatok N 2

rádu Rosarkhiv

datované 05.06.2003 N 319

Je povolené tlačiť výraz „DODATOK N“ veľkými písmenami, ako aj centrovať tento výraz, názov dokumentu, jeho dátum a registračné číslo vzhľadom na najdlhší riadok, napríklad:

Na prvý pohľad sa získa dojem, že príloha, ako aj rekvizity “ Značka dostupnosti aplikácie»Je jednoducho nemožné to napraviť. Existuje GOST R 6.30-2003 „Zjednotené dokumentačné systémy. Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “(ďalej len - GOST R 6.30-2003), v ktorej sa ustanovujú pravidlá vyplňovania podrobností o organizačných a administratívnych dokumentoch. A ak máte nejaké otázky týkajúce sa návrh aplikácie, potom väčšina odkazuje na text GOST R 6.30-2003.

Tento úryvok dokumentu môže skutočne objasniť niektoré body súvisiace s návrh aplikácie... Bohužiaľ, v nej sa nenachádzajú všetky otázky. Napríklad nie je jasné:

1. Kde presne v dokumentoch by mal byť uvedený atribút „Poznámka k aplikácii“?
2. Je vždy potrebné urobiť nápis „Žiadosť“ na prvom liste prihlášky v pravom hornom rohu a uviesť dokument, jeho dátum a registračné číslo?

Odpovede na tieto otázky nájdete, ale v iných dokumentoch. Skúsme to urobiť spolu.

Kde nájsť atribút „Značka dostupnosti aplikácie“?

Ako viete, príloha A k GOST R 6.30-2003 obsahuje rozloženie pre podrobnosti o organizačných a administratívnych dokumentoch. Ak sa na ne pozriete, môžete dospieť k záveru, že 21 požadovaná „ochranná známka“ musí byť v rozsahu 60 - 40 mm od okraja dolného okraja (pozri obrázok 1). V skutočnosti to tak nie je... Hranice, ktoré sú na týchto diagramoch označené bodkovanou čiarou, sa môžu pohybovať nahor a nadol. Navyše sú časy, keď registrácia rekvizít « Značka dostupnosti aplikácie»V intervale 60 - 40 mm od okraja dolného poľa môže mať katastrofálne následky (pozri príklad 1).

Aby nikto nemohol pridať žiadny nový text k už podpísanému dokumentu, by nemali byť umiestnené bližšie k hranici dolného okraja, ale za textom dokumentu. Okrem toho by odsadenie malo byť 2 až 4 riadky, veľkosť odsadenia je stanovená v Pokynoch na implementáciu GOST R 6.30-2003, ktoré uverejnil vývojár GOST, Všeruského vedeckého výskumného ústavu správy záznamov a archívnych záležitostí (VNIIDAD).

Ak sa znova pozrieme na usporiadanie náležitostí organizačných a administratívnych dokumentov (pozri obrázok 1), je potrebné poznamenať, že požiadavka 21 - „Známka prítomnosti aplikácie“ a premenná 22 - „Podpis“sú umiestnené na rovnakej úrovni. Podpis by sa však mal umiestniť pod s požadovaným „značkou dostupnosti aplikácií“ v 2-4 intervaloch. To sa musí urobiť, aby nikto po podpísaní dokumentu nemohol do dokumentu pridať ďalšiu prílohu.

Hovoríme o polohe premenná „Značka dostupnosti aplikácie“, stojí za zmienku niekoľko ďalších bodov. Ak sa pozriete na fragment GOST R 6.30-2003 uverejnený na začiatku článku, uvidíte, že GOST poskytuje príklady dizajnu, kde je jasne viditeľné, že nehnuteľnosť, o ktorej uvažujeme, sa nachádza s okrajom ľavého okraja s obmenou . Zároveň v texte GOST neexistujú žiadne jasné pokyny. Ale v Metodických odporúčaniach pre implementáciu GOST R 6.30-2003 sú, a to je to, čo je tam napísané:

Môžeme teda vyvodiť záver, že umiestnenie zobrazené v príklade 2 bude správne.

V ktorých organizačných a administratívnych dokumentoch je možné použiť atribút „ochranná známka“?

Text GOST R 6.30-2003 uvádza, že atribút „Značka dostupnosti aplikácie“ môžu byť vydané listami (pozri odsek 3.21, uvedený na začiatku článku). To znamená, že ak list obsahuje nejaké príloha, potom sa táto požiadavka musí vydať bezchybne. Zároveň, pri sprievodných listoch, ktorých hlavným účelom je zasielanie dokumentov, ktoré nemajú časť adresy, atribút „Značka dostupnosti aplikácie“ musia byť vždy vypracované (pozri príklad 2).

tiež rekvizity « Značka prítomnosti aplikácie", V prípade potreby môžu byť prítomné v nasledujúcich typoch referenčné dokumenty: osvedčenia, memorandá, vysvetlivky, servisné poznámky.

Existujú však typy organizačných a administratívnych dokumentov rekvizity « Značka dostupnosti aplikácie»Nie je vydané, pretože informácie o aplikáciách sú uvedené priamo v texte. Toto je uvedené v Metodických odporúčaniach pre implementáciu GOST R 6.30-2003 a vo Vzorovom pokyne pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch. Takéto dokumenty napríklad obsahujú protokol.

rekvizity « Značka dostupnosti aplikácie»Nie je vydané v administratívne dokumenty: príkazy, pokyny, usmernenia, rozhodnutia a rozhodnutia.

Ak existujú administratívne alebo analytické prílohy k administratívnemu dokumentu (grafy, schémy, tabuľky, zoznamy), potom sa v texte v príslušných odsekoch administratívnej časti uvádzajú odkazy: „(dodatok 1)“, „(dodatok 2)“ alebo „podľa dodatku“ 1 "," podľa dodatku 2 ". Ak je schváleným dokumentom (predpis, pravidlá, pokyny atď.) Dodatok k administratívnemu dokumentu, značka sa urobí v zodpovedajúcom odseku administratívnej časti: „(pripojený)“ (pozri príklad 3).

Je vždy potrebné napísať „Aplikácia“ na prvú stránku aplikácie?

Je vždy potrebné urobiť prvý list žiadosti v pravom hornom rohu nápis « prihláška»Uvádza sa dokument, jeho dátum a registračné číslo? Na prvý pohľad sa zdá, že áno. To však nie je tento prípad. Preto sa mnohí dopúšťajú chýb, keď bez rozdielu umiestnili tento nápis na všetky aplikácie.

Zvážte prípady, keď nápis „Aplikácia“ s uvedením dokumentu, jeho dátumu a registračného čísla by sa nemalo pripevňovať.

Po prvé, je to nevhodné v prípade, že pošlete nejaké nezávislý dokument, ktorý nemá časť adresy, spolu s sprievodným listom .

Pokiaľ však nie je zaslaný sprievodný list, ale napríklad výzva alebo pozývací list a príloha obsahuje ďalšie materiály, ktoré boli špeciálne pripravené pre tento list, potom by sa k prílohe mala pripojiť vyššie uvedený nápis.

Po druhé, nemali by ste to robiť nápis « prihláška» o dokumente, ktorý je schválený administratívnym dokumentom. Najčastejšie sa vyskytujú chyby pri navrhovaní takýchto aplikácií. A pozrite sa, čo sa stane: existujú možnosti, keď chýbajú potrebné informácie (príklad 6) alebo keď sa duplikujú (príklady 7 a 8).

Možné možnosti nesprávneho návrhu nie sú obmedzené na toto. Pravidlá na vypracovanie príloh k administratívnym dokumentom sa však riadia príkladmi vyhlášok a príkazov prezidenta Ruskej federácie v Vzorovom pokyne pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.

Z vyššie uvedeného usudzujeme, že schválené dokumenty musia obsahovať požadovanú „pečiatku schválenia dokumentu“, ktorá je vyhotovená v súlade s GOST R 6.30-2003, a nie nápis „dodatok č.“ S údajmi administratívneho dokumentu. Ak má však žiadosť referenčný alebo analytický charakter (to znamená, že nie je schválená), potom by sa v pravom hornom rohu mal uviesť nápis „dodatok č.“, V ktorom je uvedený zodpovedajúci dokument, jeho dátum a registračné číslo.

Ako by sa mali aplikácie upravovať?

Kedy návrh aplikácie mali by sa dodržiavať tieto jednoduché pravidlá:

1. aplikácia je vždy vydal na štandardných listoch papiera, nie na prázdnych dokumentoch.
2. Keďže prílohy nie sú osobitne zaregistrované, nemali by sa vyplňovať údajmi „Dátum dokladu“ a „Registračné číslo dokladu“. Koniec koncov, dátum a registračné číslo dokumentu, ku ktorému prihláška patrí, si môžete pozrieť v pravom hornom rohu na prvej strane žiadosti v nápise „Žiadosť ...“ (pozri príklad 5) alebo v atribúte „pečiatka schválenia dokladu“ (pozri príklad 9).
3. Nadpis textu v dodatku je vytlačený centrovane, na konci nadpisu nie je žiadna perióda. Názov typu žiadosti (prvé slovo v názve žiadosti) je vyznačený veľkými písmenami a môže byť vytlačený medzerou (P O L O Z E N I E, P E R E CH E N L, SP I S O K, atď.) ... Riadkovanie medzi prvým riadkom a nasledujúcimi riadkami je možné zväčšiť o 6 pt.

   Názov prihlášky sa nachádza pod nápisom „Žiadosť ...“ alebo pod požadovaným „Certifikačná pečiatka dokladu“ a je od nich oddelená medzerou medzi dvoma a štyrmi riadkami.

4. Okraje, písma a riadkovanie pri tlači sú rovnaké ako pri tlačení textových dokumentov.
5. Dodatkové listy sú očíslované nezávisle od druhého listu. Čísla strán sú umiestnené v strede horného okraja hárka. V takom prípade je číslo napísané arabskými číslicami bez interpunkčných znamienok (bodiek), bez uvedenia slova „page“, jeho skrátených verzií „page“. alebo s. “ a pomlčky.
6. Organizačné a právne dokumenty - pokyny, pravidlá, nariadenia, nariadenia, schválené administratívnymi dokumentmi a ako prílohy k nim - musia podpísať vedúci štrukturálnej jednotky, ktorý túto aplikáciu vyvinul. V prípade potreby môže oprávnený úradník podpísať aj iné prílohy. Ak žiadosť nie je podpísaná, je vhodné ju ukončiť vodorovnou čiarou umiestnenou v strede textu vo vzdialenosti asi 3 riadkov. Táto čiara by mala byť dlhá niekoľko centimetrov. Tento jednoduchý trik zaistí, že po podpísaní hlavného dokumentu nepridáte na koniec aplikácie žiadny text (pozri príklad 5).

Tu je ukážka správneho vyhotovenia prvej strany nariadení o stavebnej jednotke, ktorá je prílohou administratívneho dokumentu (pozri príklad 9).

* * *

Na záver by som rád poznamenal, že keď vzniknú otázky týkajúce sa vykonávania dokumentov alebo organizácie práce s nimi, je lepšie hľadať odpovede v niekoľkých regulačných dokumentoch alebo zdrojoch naraz a nie na jednom. Iba tak získate najkompletnejšiu odpoveď na svoju otázku.

1 Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie: Pokyny na implementáciu GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.

2 Umiestnenie niektorých detailov, ktoré by sa mali vydávať iba v konkrétnych oblastiach strany dokumentu, je uvedené priamo v texte GOST R 6.30-2003 a vyššie uvedených Metodických odporúčaní. Medzi tieto podrobnosti patria: „Víza na schválenie dokumentu“, „Známka pri vyhotovení dokladu a jeho zaslanie podniku“, „Známka pri prijatí dokladu v organizácii“, „Identifikátor elektronickej kópie dokladu“.

3 Ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, t.j. nápis „Žiadosť“ musí obsahovať znak „Č.“ a poradové číslo prihlášky (pozri príklad 5).

4 Výnimky sú nezávislé dokumenty, ktoré nemajú časť adresy, sú zasielané so sprievodným listom organizácii tretej strany (pozri príklad 4) a sú v liste uvedené ako prílohy. Tieto dokumenty sú vypracované štandardným spôsobom, t.j. podľa pravidiel platných pre určité typy dokumentov.