Objednávky na hlavnú činnosť - aké sú to objednávky? Objednávky na hlavnú činnosť: klasifikácia a vzorky Čo sú objednávky na hlavnú činnosť

Súdiac podľa počtu prichádzajúcich otázok, téma objednávok v organizácii je skutočne nevyčerpateľná. V tomto článku zvážime tri typy objednávok: pre hlavné, administratívne a ekonomické činnosti a pre zamestnancov. Poďme zistiť rozdiely medzi nimi a analyzujme prípady, keď niekoľko nesprávne formulovaných fráz dokáže zmeniť jeden typ príkazu na druhý.

TRI DRUHY OBJEDNÁVIEK

Náš slovník

objednať- právny akt prijatý vedúcim organizácie, konajúcim samostatne, s cieľom upraviť činnosť organizácie.

Možno zo všetkých možných administratívnych dokumentov organizácie sa objednávka používa najčastejšie. Väčšinu rozhodnutí manažéra prijíma on.

Objednávky sú rozdelené do troch typov iba v jednom regulačnom dokumente o kancelárskej práci - v Zozname štandardných administratívnych archívnych dokumentov generovaných pri činnosti štátnych orgánov, VÚC a organizácií s vyznačením lehôt (schválené uznesením ministerstva). kultúry Ruska zo dňa 25.08.2010 č. 558, v znení vydanom od 16.02.2016, ďalej - zoznam 2010). Vymenujme typy objednávok s dobami skladovania (tabuľka):

Tabuľka

Typy objednávok s dobou skladovania podľa Zoznamu 2010

Neodporúča sa zanedbávať doby uchovávania dokumentov stanovené v zozname 2010. V súlade s rozhodnutím Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 21. februára 2012 č. 14589/11 sú povinné pre všetky organizácie.

OBJEDNÁVKA = OBJEDNÁVKA?

objednať- 1) právny akt vydaný výhradne vedúcim orgánu verejnej správy alebo organizácie s cieľom vyriešiť prevádzkové problémy;

Čo sú „prevádzkové problémy“, nie je nikde uvedené. V súlade so Zoznamom roku 2010 sa objednávka uchováva za rovnaké obdobia ako objednávky a je rozdelená do rovnakých typov. V praxi sú v niektorých organizáciách výlučné rozhodnutia riaditeľa formované príkazmi, nie príkazmi. Toto je prípustné.

PODROBNOSTI O OBJEDNÁVKE

V súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “bez ohľadu na typ musí objednávka obsahovať súbor povinných údajov.

Značka oboznámenia sa s dokumentom nie je podľa GOST nevyhnutná, ale musí byť uvedená v objednávkach pre personál. Zamestnanec podpíše do špeciálne určeného poľa:

Alebo nakreslite známku ručne:

Druhá možnosť návrhu je bežnejšia, pretože sa považuje za dôkaz oboznámenia.

Ak má organizácia elektronický systém správy dokumentov, pracovníci nie sú informovaní o objednávkach na hlavnú činnosť a AHD proti podpisu.

Prijatie úlohy automaticky znamená oboznámenie sa s ňou.

Pokiaľ ide o dizajn a štruktúru textu, existujú rozdiely v dôsledku typu vytváranej objednávky.

OBJEDNÁVKY NA ZÁKLADNÉ ČINNOSTI

Príkazy na hlavnú činnosť sú určené na regulovanie hlavných smerov činnosti organizácie. Ich skladovacie obdobie je „trvalé“ alebo minimálne 10 rokov pre organizácie, ktoré nie sú zdrojmi získavania štátnych archívov.

Nie je možné uviesť druhové zloženie objednávok na hlavnú činnosť: závisí to od rozsahu organizácie. Možno však vyčleniť kategórie objednávok, ktoré sa nachádzajú možno v každej organizácii. Vymenujme kategórie a uveďme príklady hlavičiek objednávok.

Schválenie, implementácia, zmena miestnych predpisov:

- „Po schválení Pokynu pre kancelárske práce“;

- „Po schválení nomenklatúry prípadov na rok 2018“;

- „O zmenách a doplneniach vnútorných pracovných predpisov.“

Vytvorenie, reorganizácia, likvidácia a regulácia činností štrukturálnych, samostatných divízií organizácie:

- „O vytvorení úradu“;

- „O likvidácii pobočiek„ západná “a„ južná “a o vytvorení makroregiónu„ juhozápad “;

- "O schválení nariadení v archíve".

Vykonávanie činností na riešenie výrobných problémov:

- „O audite kancelárskej práce“;

- „O preskúmaní hodnoty dokumentov“;

- "O schválení harmonogramu prijatia a prenosu dokumentov do archívu."

Riešenie prevádzkových problémov týkajúcich sa profilu štrukturálnych členení:

- „V deň bezpečnosti práce“;

- "O prístupe vozidiel do skladu."

A samozrejme, objednávka na hlavnú činnosť neobsahuje rozlišovacie znaky objednávok pre personál a pre administratívne a ekonomické záležitosti, o ktorých si ešte povieme.

OSOBNÉ OBJEDNÁVKY

Je veľmi jednoduché vyčleniť okrem iného objednávky pre personál. Definícia tohto pojmu je obsiahnutá v čl. 3 federálneho zákona č. 125-FZ:

Medzi personálne objednávky patria:

Poradie prijatia do práce;

Ukončenie pracovnej zmluvy (výpoveď);

Poskytovanie dovolenky;

Uloženie zodpovednosti;

Bonusy;

Preklad;

Pokyny na služobnú cestu atď.

Jednotné formy objednávok (objednávok) na zamestnancov, ktoré sa už roky úspešne využívajú, sú tieto:

Pri prijímaní zamestnanca - formulár č. T-1;

Prijímanie pracovníkov - formulár č. T-1a;

Preloženie zamestnanca na inú prácu - formulár č. T-5;

Prechod zamestnancov na iné pracovné miesto - formulár č. T-5a;

Poskytnutie dovolenky zamestnancovi - formulár č. T-6 (príklad 1);

Poskytnutie dovolenky zamestnancom - formulár č. T-6a;

Výpoveď (výpoveď) pracovnej zmluvy so zamestnancom (výpoveď) - Formulár č. T-8;

Výpoveď (výpoveď) pracovnej zmluvy so zamestnancami (výpoveď) - Formulár č. T-8a;

Vysielanie zamestnanca na pracovnú cestu - formulár č. T-9;

Vysielanie zamestnancov na pracovnú cestu - formulár č. T-9a;

Zamestnanecké stimuly - formulár č. T-11;

Stimuly pre zamestnancov - formulár č. T-11a.

• Podľa formy objednávok na hlavnú činnosť a AHD. Niektorí sekretári a dokonca aj personálni úradníci z nejakého dôvodu považujú objednávky pre personál iba na tie, ktoré sú vytvárané podľa jednotných foriem. Objednávky, ktoré sa vydávajú vo forme objednávok na hlavnú činnosť, nazývajú čokoľvek, v najlepšom prípade - „personálne“, niekedy „v hlavnej činnosti“. To môže viesť k nežiaducim následkom pre organizáciu.

Poznámka: pridelenie povinností, zmena priezviska, práca nadčas, posunutie dovolenky a mnoho ďalších príkazov pre personál, pre ktoré neexistuje jednotná forma Štátneho štatistického výboru, sú všetky rovnaké príkazy pre personál! A prípad by sa mal podľa toho pomenovať.

Objednávky na personál, pre ktoré neexistuje jednotná forma, sa vypracúvajú rovnako ako objednávky na hlavné činnosti a AHD. Text objednávky sa skladá z konštatovacej časti (preambuly) a administratívnej časti. Objednávka personálu musí obsahovať odkaz na základňu (príklad 2).

OBJEDNÁVKY NA ADMINISTRATÍVNE A HOSPODÁRSKE ČINNOSTI

• Čo je AHV? Je ťažké povedať, čo je zahrnuté v okruhu „administratívnych a ekonomických záležitostí“. Zoznam 2010 opäť prichádza na pomoc, konkrétne - oddiel 10 „Administratívne a ekonomické otázky“, ktorý obsahuje pododdiely:

Dodržiavanie pravidiel vnútorného poriadku činnosti;

Prevádzka budov, priestorov;

Prepravná služba, interkom;

Zaistenie bezpečnosti organizácie.

Objednávky organizácie, ktoré sa venujú vyššie uvedeným problémom, sa teda budú považovať za objednávky pre AHD s dobou skladovania 5 rokov. Okrem Zoznamu 2010 sa nemá ničím riadiť: neexistuje žiadny iný regulačný alebo metodický dokument o kancelárskej práci, ktorý by obsahoval zoznam administratívnych a ekonomických otázok.

Aj keď je celkom ľahké oddeliť personálne príkazy od zvyšku, často nastávajú ťažkosti s administratívnymi príkazmi. Mnoho tajomníkov tento problém radikálne rieši: tieto objednávky jednoducho nerozdelia do samostatnej výroby a všetko, čo nie je personálne, sa odkazuje na hlavnú činnosť. Tento prístup prinajmenšom vylučuje chybu a predčasné zničenie objednávky hlavnej činnosti, ktorá sa nesprávne pripisuje AHD. Ak v organizácii nie je veľa objednávok a bolo rozhodnuté ich uchovať iba 10 rokov (pretože organizácia nie je zdrojom získavania štátneho archívu), potom má táto metóda právo existovať.

Súdiac podľa zoznamu administratívnych a ekonomických problémov uvedených v oddiele 10 zoznamu z roku 2010, existuje veľa situácií, v ktorých je vydaný príkaz na AHD. Objednávky na AHD teda môžu byť:

Príkaz na prijatie pracovníkov / technikov do zariadení organizácie (príklad 3);

K definícii fajčenia;

O prechode na elektronický prístupový systém;

Renovácia priestorov;

O organizácii nákupu nábytku, kancelárskeho vybavenia, domácich potrieb, kancelárskych potrieb;

Organizácia prepravy nábytku, kancelárskeho vybavenia, dokumentov pri premiestňovaní;

Organizácia upratovacích služieb (komplexných alebo jednorazových);

O prideľovaní vozidiel vodičom a úradníkom;

Pridelenie vozidiel na rôzne úlohy;

Pridelenie podnikových telefónnych čísel zamestnancom, stanovenie limitu hovoru;

Vedenie briefingu o civilnej obrane a mimoriadnych situáciách;

O ochrane predmetov a pod.

Nie je možné poskytnúť vyčerpávajúci zoznam, ako je to v prípade objednávok na personál.

• AHD alebo nie? Používame cheat sheet. Príklad 3 ukazuje bežnú situáciu:

Túto objednávku „vylúčime“ podľa štyroch povinných kritérií (pozri bočný panel „Ako určiť objednávku pomocou AHD: podvádzací list“):

1) týkajúcich sa administratívnych vecí„Súlad s pravidlami vnútorného poriadku obchodu“ (oddiel 10.1 zoznamu 2010);

2)neschvaľuje alebo nemení LNA organizácie;

3) neobsahuje HR riešenia.Áno, uvádza sa v ňom zoznam pracovníkov, ktorí prídu mimo pracovného času, ale sobotný chod do práce bol formalizovaný v samostatnej objednávke pre zamestnancov s uvedením odmeny a písomného súhlasu každej osoby. Naša objednávka jednoducho uvádza mená zamestnancov, ktorí musia prejsť kontrolným bodom. Za akých podmienok to robia, sa šéf bezpečnostnej služby netýka;

4)neobsahuje osobné údaje. Pozícia a celé meno vedúci bezpečnostnej služby sú prítomní v texte objednávky s jediným účelom - označiť zamestnanca, ktorý je poverený úlohou.

Objednávka sa teda týka AHD (zaistenie bezpečnosti organizácie) a je jednorazová. „Neustále“, nehovoriac o 50 rokoch v archíve, nemá čo robiť.

VLASTNOSTI REGISTRÁCIE TEXTOV OBJEDNÁVok

• Text objednávky sa skladá z dvoch častí. Text objednávky, pokiaľ nie je dokument vypracovaný podľa formulára schváleného Goskomstatom, má vždy jasnú štruktúru. Je rozdelená na dve časti: zisťovacia a poučná. Časti sú od seba oddelené slovom „OBJEDNÁVAM“ (pozri príklady 2 a 3).

• Rozhodnutia vedenia sú očíslované v poradí. Ak sú rozhodnutia vypracované ako zoznam s odrážkami, v takom prípade nebude možné odkázať na ktorýkoľvek z bodov administratívneho dokumentu. Jednoducho neexistujú žiadne položky. K dispozícii sú bodky, začiarknutie alebo iné znaky, podľa toho, čo má sekretárka rada. A je dosť ťažké odkazovať na vec. Pre porovnanie uvádzame dve možnosti stvárnenia administratívnej časti textu objednávky:

• Text objednávky je uvedený v prvej osobe. Sekretárky sú často zmätené potrebou formulovať manažérske rozhodnutie v prvej osobe a používať frázy ako: „OBJEDNÁVAM“, „pripravím projekt a predložím ho na schválenie“, „kontrolu nechávam na seba,“ atď. Presne takto by sa však mal vypracovať administratívny dokument vydaný za podmienok riadenia jednou osobou. Napriek tomu, že autorom textu objednávky je takmer vždy radový zamestnanec organizácie, dokument je vydávaný v zastúpení vedúceho, odtiaľ pochádza gramatická forma prvej osoby jednotného čísla.

AKO TEXT OBJEDNÁVKY ZMENÍ JEHO VZHĽAD

Pri zostavovaní objednávky musí sekretár od začiatku chápať, aký druh objednávky vytvára. Text objednávky môže ovplyvniť jej vzhľad, a tým aj trvanlivosť.

• Od AHD po objednávku pre personál. Vyššie sme uviedli príklad príkazu na administratívne a ekonomické činnosti (pozri príklad 3) týkajúceho sa prijímania pracovníkov na územie podniku v mimopracovnom čase. Teraz pomocou toho istého príkladu ukážeme, ako sa z objednávky AHD v prípade nesprávneho vykonania stane objednávka pre personál.

K tomu stačí vložiť do textu dokumentu iba jedno rozhodnutie o správe (príklad 1 až príklad 3).

Protipríklad je možné ad infinitum sťažiť: napíšte o odmeňovaní, za ktoré zamestnanci v sobotu chodia do práce, zbierajte ich súhlas, podpisy za oboznámenie atď.

• ...a späť... Môže nastať opačná situácia: plnohodnotný príkaz na personál môže byť omylom doplnený o úlohu prijatia (príklad 2 až príklad 3). To tiež nie je pravda. Miešajú sa tu dva typy objednávok: jedna s päťdesiatročnou trvanlivosťou, druhá s päťročnou trvanlivosťou. Inšpektori môžu mať navyše otázku ohľadne správy osobných údajov zamestnancov: dal vedúci bezpečnostnej služby povinnosť mlčanlivosti, má právo vedieť, kto a za akú odmenu ide pracovať -pracovný deň? A za nedbanlivosť v súvislosti s osobnými údajmi boli nedávno pokutovaní veľmi vážne.
Od 1. januára 2013 nie sú formuláre primárnych účtovných dokladov obsiahnuté v albumoch zjednotených formulárov primárnych účtovných dokladov povinné.

V malých organizáciách sa objednávky spravidla prideľujú pre hlavnú činnosť a pre personál, niekedy sa zabúda na inú skupinu - objednávky na administratívne a ekonomické záležitosti. Vo veľkých organizáciách nebudú stačiť ani tieto tri odrody. Okrem toho často rôzne oddelenia pripravujú rôzne skupiny objednávok a niekedy majú jednotliví špecialisti vôľu dokázať, že objednávka na novo vzniknutú záležitosť nie je vôbec jeho bolesťou hlavy, ale dedičstvom kolegu z iného oddelenia. Aby ste každého zmierili, musíte dať veci do poriadku.

Prečo je to všetko potrebné?

Prax ukazuje, že veľké organizácie bez ohľadu na oblasť ich činnosti a organizačnú a právnu formu vydávajú pomerne veľké množstvo administratívnych dokumentov, predovšetkým objednávok. Zároveň sa pri skúmaní hodnoty dokumentov tohto typu vyskytujú určité ťažkosti spojené so špecifikami činností veľkej organizácie. Faktom je, že malá organizácia sa môže obmedziť na vydávanie príkazov dvoch typov: pre hlavnú činnosť a pre personál (doplnené zverejnením príkazov), ktorých registrácia je v tomto prípade zverená jednej osobe. Čím väčší rozsah činností organizácie má, tým významnejší personál a zložitejšia štruktúra riadenia, tým menej vhodný algoritmus na vydávanie regulačných aktov opísaný vyššie pre organizáciu.

Ako byť? Odpoveď na túto otázku sa našla už veľmi dávno: objednávky sú rozdelené do samostatných odrôd a ich realizáciou sú poverení jednotliví zamestnanci alebo rôzne oddelenia... Vo výsledku nastane situácia, ktorá je štandardom pre modernú domácu kancelársku prácu, keď časť objednávok vypracuje (podľa toho zaregistruje a uloží pred prenosom do archívu) služba správy kancelárie a časť - personálna služba.

Zároveň s tým niekedy majú zamestnanci administratívnej služby a personálnej služby ťažkosti pri rozhodovaní, či aký príkaz na vydanie určitých rozhodnutí - príkaz na hlavnú činnosť alebo príkaz na personál.

K uvedenému treba dodať, že rozdelenie zákaziek na dva typy - podľa hlavnej činnosti a podľa personálu - nemôže uspokojiť veľké organizácie, ktoré majú vyriešiť značný okruh problémov. V dôsledku toho sa zvyšuje počet druhov objednávok (objednávky sa objavujú v administratívnych a ekonomických otázkach, pri vysielaní pracovníkov na služobnú cestu atď.) A za prípravu objednávok v určitých otázkach môžu byť poverení jednotliví zamestnanci alebo divízie ako jednorazové zadanie a priebežne, čo prirodzene zvyšuje zložitosť.

Súčasné štátne normy obsahujú všeobecné pokyny týkajúce sa vykonávania pokynov a neumožňujú riešenie týchto problémov. Nejasnosti tiež neprispievajú nedávno schválené „Pravidlá pre prácu v kancelárii vo federálnych výkonných orgánoch“ 1. Jediným východiskom je podrobná štúdia klasifikácie objednávok podľa miestneho zákona vydaného samotnou organizáciou.

Najskôr je potrebné určiť počet druhov príkazov, ktoré je možné vydať. Je pravdepodobné, že by bolo vhodné rozdeliť objednávky na hlavnú činnosť a personál do menších skupín, aby sa uľahčili ďalšie referenčné práce a zabezpečila možnosť špecializácie činností zamestnancov, ktorí ich vypracúvajú. Vybrané skupiny by sa mali zaznamenať do hárku zjednotených formulárov dokumentov. Avšak ani použitie tabuľky zjednotených formulárov neumožňuje úplnú organizáciu práce priraďovania objednávok ku konkrétnemu typu, preto je potrebné buď prerokovať otázku klasifikácie príkazov v administratívnych pokynoch, alebo vydať samostatný klasifikátor. . V druhom prípade možno klasifikátor schváliť na základe objednávky a použiť ako prílohu k nomenklatúre prípadov. Táto možnosť je vhodná, ak súčasná dokumentácia ako celok vyhovuje moderným požiadavkám a nie je potrebné jej okamžité spracovanie.

Obsah klasifikátora bude pre každú organizáciu individuálny. Pri jeho zostavovaní sa môžete riadiť ustanoveniami Jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie2. Zároveň vzhľadom na skutočnosť, že hoci je USORD jedným z prevádzkových USD, v skutočnosti sa nepoužíva v činnostiach organizácií, pretože prvá etapa USORD, ktorú schválil ZSSR Glavarchiv ešte v roku 1979, je v súčasnosti do značnej miery zastaralá a druhá etapa USORD, ktorú Rosarkhiv schválil v roku 1993, sa do praxe nedostala. Sekcia OKUD venovaná organizačnej a administratívnej dokumentácii sa od roku 1993 neudržuje, preto OKUD nezahŕňa mnoho foriem dokumentov stanovených v legislatívnych a iných regulačných právnych aktoch Ruskej federácie3. Oveľa užitočnejší bude „Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov generovaných v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt“ 4, keďže iba na jeho základe je možné objednávky klasifikovať podľa doby použiteľnosti (ďalej len Zoznam).

Nižšie je uvedený príklad klasifikátora objednávok. V tomto príklade sú objednávky rozdelené do troch skupín (podľa článku 19 zoznamu):

• pre hlavnú činnosť - doba použiteľnosti je konštantná;
• z hľadiska personálu - väčšina sa skladuje 75 rokov, niektoré druhy sa však môžu skladovať 5 rokov;
• o správnych veciach - 5 rokov.

Zoskupenie je zostavené podľa obsahu a trvanlivosti v súlade s článkom 19 nového zoznamu.

Ďalej každú skupinu rozdelíme do samostatných podskupín vykonávanie rôznych skupín (variet) objednávok je možné prideliť rôznym oddeleniam alebo rôznym zamestnancom personálnej služby. Toto oddelenie uľahčí ďalšie referenčné práce. Je možné napríklad vyčleniť príkazy na povzbudenie a hmotnú pomoc od sú spojené s pridelením a výdajom ďalších finančných zdrojov a v tejto pracovnej oblasti je potrebná osobitná riadiaca kontrola. A nakoniec je logické vyčleniť objednávky na dovolenku, zmeny, pokuty a tiež na vyslanie pracovníkov na služobnú cestu ako samostatné varianty. majú trvanlivosť 5 rokov.

Každý typ objednávky má pridelený svoj vlastný administratívny index, každý typ je ukladaný a ukladaný osobitne v súlade so stanovenými dobami uchovávania.

Navrhujeme používať indexovanie na základe dvoch písmen, ktoré môžu vyvolať určité asociácie, čo zamestnancom uľahčí zapamätanie a asimiláciu navrhovaného zoskupenia:

• OD - O TOM hlavný Dčinnosť,
• LS - Ľ oválny ZO odísť,
• Poslanec - M aterálny P Pomoc / M aterálny P povzbudenie,
• Ok - O`K- všetko je v poriadku, dovolenka,
• KM - TO o M anding (normálne),
• KS- Služobná cesta na sever (alebo TO pracovná cesta ZO vážne),
• OH - ALE administratívne X obchodné otázky a pod.

Klasifikátor je možné formátovať ako tabuľku.

Môže sa do nej vložiť stĺpec, ktorý bude označovať, ktorý z vedúcich prevažne podpíše príkaz určitého typu (v prípade, že takéto rozdelenie právomocí ustanovuje zodpovedajúci príkaz). V takom prípade samozrejme môže vedúci, ktorý je prvou osobou v organizácii, podpísať akýkoľvek príkaz.

Piaty stĺpec obsahuje typické hlavičky, ktoré je možné použiť pri zadávaní objednávok. Zníži sa tým počet chýb pri zadávaní objednávok a výrazne sa uľahčí zadávanie informácií do systémov na získavanie informácií (koniec koncov, väčšina z nich vám umožní vytvoriť príručku štandardných hlavičiek, z ktorej si potom môže užívateľ zvoliť požadovaný). Takýto klasifikátor umožní vyhnúť sa problémom pri skúmaní hodnoty dokumentov.

Príklad 1
Klasifikátor organizačného poriadku

1 Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009, č. 477).
2 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. 2. vyd. - M., 1981.
3 Vypracovanie normatívnych dokumentov pre dokumentáciu organizácie - M., 2007, .s. 44.
4 Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt (schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. 8. 2010, č. 558).

Andrei Papkov, vedúci katedry dokumentácie, Belgorodská štátna univerzita

Objednávky odkazujú na administratívne dokumenty spoločnosti... Typy zákaziek v organizácii sa delia iba na dva typy - podľa hlavnej činnosti a podľa personálu. Spolu so zmenou pracovnoprávnej legislatívy prešiel zmenou aj prístup k používaniu určitých foriem dokumentov vrátane objednávok. Takže teraz nemôžete použiť akceptované formuláre T-1, T-2 atď.? Teraz poďme na to, ako ich tvar usporiadať, uložiť a zmeniť.

Trochu histórie

Zákonodarcovia do konca roku 2010 precízne zhromažďovali štatistické údaje o všetkých druhoch činností, na základe ktorých sa vyvíjali formy príkazov. Hlavné dokumenty týkajúce sa pracovnoprávnych vzťahov sú indexované písmenom „T“.

Od začiatku roku 2013 boli jednotné formy dokumentov, ktoré boli povinní používať všetci úradníci, stratili svoj záväzný názov ... Ale neprestali byť relevantné, veď načo vymýšľať nové typy alebo formy dokumentov, ak už sú pre každý druh činnosti prispôsobené? Môžete použiť už prijaté dokumenty alebo schváliť vlastné formuláre dokumentov.

Tj už môžete bezpečne používať ľubovoľné formy objednávok namiesto predtým schválených, ale mali by jasne odrážať podstatu.

Klasifikácia objednávok podľa druhov a období skladovania

Vo všetkých organizáciách sú objednávky rozdelené do dvoch typov:

• podľa hlavnej činnosti;
• personál (alebo personál).

Každý typ možno rozdeliť do niekoľkých ďalších podkategórií, všetko však závisí od smerovania spoločnosti.

Aby ste sa nepreťažili zbytočnosťami, schvaľujte iba tie formy, ktoré skutočne potrebujete, nič nadbytočné.

Objednávky podľa hlavnej činnosti je možné rozdeliť:

• všeobecne pre organizáciu;
• podľa oddelenia;
• pre obchodné alebo administratívne činnosti.

A podľa personálu možno objednávky rozdeliť do nasledujúcich typov:

• o recepcii;
• preklad;
• prepustenie;
• disciplínou;
• o dovolenke.

A, aby sa nestratili v papieroch, je potrebné objednávky indexovať... Môžete použiť akékoľvek indexy, ale najčastejšie je objednávke pridelený index podľa prvého písmena jej objektu. Napríklad objednávky sú indexované písmenom „P“, pre prepustenie - „U“ atď. Za indexom nasleduje jeho registračné číslo.... Prijali sme prvého zamestnanca v tomto roku, počet jeho objednávky bude 1-p; druhá má 2-str. Budú teda umiestnené v puzdre (v priečinku s objednávkami) a odzrkadlené v registračnom denníku.

Klasifikácia objednávok podľa doby použiteľnosti závisí od ich typu. Takmer všetky objednávky personálu by sa mali uchovávať 75 rokov! Takéto obdobie je podľa zákonodarcov nevyhnutné kedykoľvek objasniť dĺžku služby, a teda správny výpočet dôchodku. Pojmy sú napríklad tieto:

• objednávky na prijatie, preloženie, prepustenie - 75 rokov;
• pre hlavnú činnosť - 1 rok;
• o dovolenkách, pracovných cestách - 5 rokov;

Podľa toho sa protokoly objednávok ukladajú rovnako... Zoznam dokumentov je dlhý, takže jeho časť môžete použiť ako príklad.

Ako vystaviť objednávku

Ak nechcete používať akceptované formuláre, ale rozvíjať svoje vlastné alebo si pre seba prispôsobiť jednotný, musíte dodržiavať pravidlá. Podľa pokynov FCS musia objednávky obsahovať:

• meno spoločnosti;
• dátum a číslo objednávky;
• nadpis (napríklad „Na základe schválenia personálneho stola“);
• text;
• podpis riaditeľa;
• značky schválenia alebo oboznámenia;
• značka o umelcovi (obvykle napísaná malým písmom v dolnej časti stránky).

V takom prípade musíte mať na pamäti:

• najskôr sa napíše preambula (jedná sa o výpis udalostí, v súvislosti s ktorými je príkaz vydaný. Môžete začať slovami „na vykonanie“ alebo „na účely.“ Ak je základom príkazu iný dokument, napr. , dohoda o preradení na inú prácu, potom je uvedený jej názov, číslo a dátum);
• potom príde slovo „rozkazujem“;
• administratívna časť sa pripravuje (mala by obsahovať požiadavku. Ak nie je, musíte ich rozdeliť na klauzuly alebo články);
• jedným z bodov administratívnej časti bude výpočet exekútorov príkazu;
• posledný bod - údaje o tom, kto bude kontrolovať vykonávanie pokynu;
• ak dokument zruší účinok iného dokumentu, mala by sa do neho zahrnúť doložka o tomto. Napríklad: „Poznať ako neplatné ....“;
• všetky schválenia a známe sú vyhotovené nasledovne: podpis, pozícia, prepis, dátum;
• podpis riaditeľa sa vyhotovuje takto: funkcia, osobný podpis, iniciály, priezvisko;
• návrhy príkazov musia byť dohodnuté s právnikom;
• ak je ovplyvnená finančná zložka, potom musí byť objednávka koordinovaná aj s hlavným účtovníkom.

Po vypracovaní návrhu objednávky podľa vyššie uvedených pravidiel sa na nej dohodnite a schválite ju riaditeľom. Podľa tohto plánu pripravíte zvyšok objednávok.

Pozor!

Dôležité: v zjednotených objednávkach pre personál nie je ani preambula, ani konštatujúca časť. Preto, ak schválite svoju formu takýchto objednávok, nezabudnite na to.

Ako zaregistrovať objednávku

Pred začatím registrácie sa uistite, či váš nadriadený schválil váš formulár. Jednotný formulár nie je potrebné schvaľovať, už ho schválil Štátny štatistický výbor.

Na začiatok vložíme do registra objednávok číslo a dátum, základ a názov objednávky. Pokiaľ je objednávka personálna, tak napíšeme priezvisko aj pozíciu zamestnanca.

Samotnú objednávku vyhotovíme - zadáme všetky údaje, ktoré je potrebné zadať... Pripneme základ objednávky, napríklad vyhlásenie. Ak sa výpisy uchovávajú v inom súbore, potom k objednávke je potrebné priložiť kópiu vyhlásenia... Aj keď, aby ste veci nepreťažili, nespúšťajte zbytočné priečinky.

Objednávku podpisuje riaditeľ a osoby v nej uvedené. Potom sa dokument uloží do súboru a kópie sa distribuujú všetkým záujemcom. Ak sa dokument týka personálu, jeho kópiu zašleme do osobného spisu zamestnanca.

Výpis z objednávky

Inšpektori GIT alebo prokurátori niekedy požadujú vydanie určitého príkazu. Ak sa dokument týka viacerých zamestnancov a problém sa posudzuje iba vo vzťahu k jednému, je možné vyhotoviť výpis.

Výpis z objednávky je v skutočnosti výňatkom z administratívnej časti objednávky, ale zámerne ide o samostatný dokument. Tu je príklad, ako je formátovaný príkaz ():

• čiapka a preambula objednávky, jej číslo a dátum sú úplne skopírované (iba slovo „Objednávka“ sa nahrádza slovom „Výpis z objednávky“);
• do administratívnej časti sa prenesie iba požadovaný fragment;
• je uvedené miesto, iniciály a priezvisko osoby, ktorá objednávku podpísala (bez osobného podpisu!);
• výpis je overený (slovom „True“, dátumom, podpisom, pozíciou a pečaťou).

Pre tvoju informáciu

Pretože typy objednávok v organizácii sú rôzne, výpisy sa budú líšiť. Pre výpisy nemusíte začínať samostatný prípad, zaregistrujte ich v odchádzajúcej dokumentácii.

Objednávky obsahujú podrobnosti, ktorých zloženie a postup registrácie je definovaný v GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “. Rád by som upriamil vašu pozornosť na skutočnosť, že od 1. júla 2017 GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informačné, knižničné a vydavateľské podnikanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie “, ktoré nahradí predchádzajúcu GOST R 6.30-2003.

V súlade s federálnym zákonom z 29. júna 2015 č. 162-FZ „O normalizácii v Ruskej federácii“ je normalizácia v Rusku založená na princípe dobrovoľného uplatňovania štandardizačných dokumentov (ak sa to netýka obranných výrobkov). Preto máme pri vypracovávaní Inštrukcie pre kancelársku prácu právo (nie však povinnosť) brať štátnu normu ako základ pre registráciu detailov a nie je zakázané jej požiadavky špecifikovať a dopĺňať.

V tomto článku sa budeme ďalej zaoberať pravidlami registrácie detailov, ktoré už zohľadňujú novú GOST, ako aj odporúčaniami „Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie. Pokyny na implementáciu GOST R 6.30-2003 "(schválené Rosarkhivom).

Pozor, v GOST R 7.0.97-2016 sa počet detailov použitých v objednávkach zmenil, avšak v ich dizajne nedošlo k zásadným zmenám a upozorníme vás na dostupné podrobnosti.

Ďalej v príkladoch tohto článku použijeme na označenie podrobností dokumentov číslovanie zavedené novou normou GOST R 7.0.97-2016. Pravidlá vykonávania príkazov a príkazov sú rovnaké (ďalej v texte pre jednoduchosť uvedieme iba príkaz).

Objednávka

Formulár konkrétneho typu dokumentu obsahuje podrobnosti:

• 01 „erb“ alebo 02 „znak“ alebo 03 „ochranná známka (ochranná známka)“ ak má organizácia právo niečo z tohto zoznamu použiť;
• 05 „názov organizácie - autor dokumentu“... Skrátený názov môže byť uvedený v zátvorkách pod celým názvom organizácie (striktne v súlade s dokumentmi, ktoré ju tvoria). Pozri príklad 2.
  Ak má autor dokumentu materskú organizáciu, je to nad ním (úplne alebo skrátene) uvedené (príklad 2).
  Ak objednávku vydáva vedúci oddelenia (napríklad pobočky), potom je jej názov uvedený pod menom organizácie, ktorá je autorom - požadovaná 06 (príklad 1);
• 09 „názov typu dokumentu“- v našom prípade „OBJEDNAŤ“;
• 13 „miesto zostavenia (uverejnenia) dokumentu“ a
• ak je to potrebné, hraničné značky pre hranice zón umiestnenia náležitostí 10 „dátum“ a 11 „registračné číslo“, ako aj 17 „nadpis na text“.

Príklad 1

Zbaliť šou

Príklad 2

Zbaliť šou

Pravidlá registrácie formulárov sú ustanovené v oddiele 6 novej GOST. Umožňuje ich výrobu na listoch A4 (210 × 297 mm) a menej. Pre objednávky je ale potrebné použiť formát A4. Pokiaľ ide o polia, GOST hovorí nasledovné:

Fragment dokumentu

Zbaliť šou

GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie “. Oddiel 6 „Formuláre dokladov“

Každý list dokumentu, vyhotovený na hlavičkovom papieri alebo bez neho, musí obsahovať aspoň polia:

20 mm - vľavo;

10 mm - vpravo;

20 mm - horná časť;

20 mm - dno.

Dokumenty s dlhým obdobím uchovávania (nad 10 rokov) musia mať ľavý okraj najmenej 30 mm ...

Podrobnosti objednávky, vypracované na formulári

Rekvizity 10 „dátum dokumentu“ obsahuje dátum podpísania objednávky. Píše sa v poradí deň mesiac + mesiac + rok jedným z dvoch spôsobov: numericky alebo alfanumericky. Napríklad „05/05/2017“ alebo „máj 2017“. V pokynoch organizácie na vedenie záznamov stojí za to zvoliť jednu z nich.

Rekvizity 11 „registračné číslo dokumentu“ je zostavený na rovnakom riadku ako dátum. Je lepšie, aby obsahoval index objednávky patriacej k určitému toku dokladov (aspoň s ohľadom na obdobie uchovávania) a sériové číslo v ňom počas roka.

Rekvizity 14 "lišta obmedzujúca prístup k dokumentu" ak objednávka obsahuje informácie o obmedzenej distribúcii. Na prvom hárku v pravom hornom rohu je uvedená príslušná pečiatka a číslo kópie (napríklad: „tajné“, „dôverné“, „pre úradné účely“ alebo „DSP“). Pozri príklad 3.

Príklad 3

Zbaliť šou

Rekvizity 17 „nadpis na text“ Je zhrnutie dokumentu. Je formulovaný s predložkou „o“ („o“) a odpovedá na otázku „o čom?“:

• rozkaz (o čom?) o zriadení atestačnej komisie;
• objednávka (o čom?) na schválení personálneho stola a pod.

Názov textu sa vypracúva podľa údajov uvedených vo formulári.

Je napísaný obyčajným písmom (nie „tučne“) bez bodky na konci.

Nadpisy personálnych objednávok často zahŕňajú:

• - názov akcie a -
• iniciály s priezviskom zamestnanca (zamestnancov), voči ktorému sa tento úkon vykonáva, napríklad:
  • „O preklade I.O. Bez priezviska ",
  • „O disciplinárnej zodpovednosti P.Ye. Petrushina ",
  • „O prepustení K.S. Kosachev a R.P. Pisarev “.
    Je zvykom označovať v nadpise viac ako štyroch zamestnancov generalizovaným spôsobom, napríklad „Na podporu zamestnancov riaditeľstva personálneho riadenia.“

Rekvizity 18 "text dokumentu" oddelené od nadpisu dvoma alebo troma riadkami, vytlačené od ľavého okraja textového poľa. Predtým existovalo odporúčanie vytlačiť ho s použitím riadkovania 1,5, aby sa uľahčilo jeho čítanie, ale nebolo to zahrnuté v novom GOST. V našom podniku nezmeníme zaužívanú prax.

Zároveň boli vždy vytlačené ďalšie podrobnosti pozostávajúce z niekoľkých riadkov (nadpis k textu, pozícia v podpise a ďalšie) s riadkovaním 1.

Citujme tú časť GOST R 7.0.97-2016, ktorá reguluje dizajn textu v objednávkach:

Fragment dokumentu

Zbaliť šou

5.18. Text dokumentu je vypracovaný v štátnom jazyku Ruskej federácie alebo v štátnom jazyku (jazykoch) republík v rámci Ruskej federácie v súlade s právnymi predpismi republík v rámci Ruskej federácie.

V texte dokumentu, pripraveného na základe legislatívnych alebo regulačných právnych aktov, predtým vydaných administratívnych dokumentov, sú uvedené ich podrobnosti:

• názov dokumentu, názov organizácie - autor ... dátum ... registračné číslo ... názov textu alebo názov typu dokumentu;
• názov organizácie alebo funkcie osoby, ktorá dokument schválila, dátum schválenia dokumentu.

Text dokumentu môže obsahovať oddiely, pododdiely, klauzuly a články očíslované arabskými číslicami. Text by nemal obsahovať viac ako štyri úrovne.

V objednávkach je text uvedený v prvej osobe jednotného čísla („Objednávam“) ...

V spoločných dokumentoch je text uvedený v prvej osobe množného čísla („objednávame“, „rozhodlo“) ...

V textoch dokumentov sa používajú iba všeobecne akceptované skratky a grafické skratky.

Ak sa v texte používajú priezviská osôb, sú za priezviskom uvedené začiatočné písmená ...

A dodáme, že v texte objednávky pred menom I.O. mala by sa uviesť pozícia zamestnanca, pretože v práci (najmä vo veľkých organizáciách) sú ľudia primárne identifikovaní podľa polohy a profesie, až sekundárne podľa osobností.

Text objednávky sa skladá z dvoch častí: informačnej a poučnej. IN zisťovacia časť je uvedené zdôvodnenie predpísaných opatrení. Ak bol podkladom pre zverejnenie objednávky legislatívny alebo regulačný akt vyššej organizácie alebo dokument, ktorý predtým vydala vaša organizácia, potom je na ňu odkaz v úvodnej časti. V takom prípade sa môžu použiť také formulácie ako „Na základe ...“, „Na základe ...“, „V súlade s ...“ (ako v príklade 3).

Pokiaľ je príkaz vydaný proaktívne, v zisťovacej časti sú formulované ciele a zámery predpísaných úkonov, sú uvedené skutočnosti alebo udalosti, ktoré spôsobili vydanie príkazu. V takom prípade sa môžu použiť také formulácie ako „Na účely ...“, „V spojení ...“ (pozri príklad 4).

Príklad 4

Zbaliť šou

Ak predpísané úkony nevyžadujú objasnenie ani odôvodnenie, môže chýbať zisťovacia časť.

Končí sa slovom: „OBJEDNÁVAM:“, ktoré je nakreslené na samostatnom riadku od okraja ľavého okraja veľkými písmenami (stále existovala prax tlačiť ho do riadku a tučným písmom, teraz je to menej bežné).

Zisťovacia časť objednávky sa končí slovom: „OBJEDNÁVAM:“ alebo „POVINÍM:“, ktoré je vyhotovené rovnakým spôsobom.

Administratívna časť text objednávky je rozdelený do odsekov, ktoré sú očíslované arabskými číslicami s bodkami. Kompetentne formulovaný pokyn musí obsahovať:

• označenie konkrétnej akcie, ktorá sa má vykonať, vyjadrené slovesom v neurčitej podobe;
• jeden alebo viac účinkujúcich (ak je ich viac, upozorňuje sa, ktorý z nich je zodpovedný). Za vykonávateľa sa zvyčajne označuje konkrétny úradník (alebo osoby), menej často štrukturálna jednotka (za správny výkon rozkazu potom zodpovedá jeho vedúci);
• doba exekúcie.

Exekútor príkazu a termín splatnosti spravidla zapadajú do rovnakých kritérií (príklad 5). Začali sme ich ale prenášať do samostatných riadkov, aby sme tieto informácie lepšie odlíšili a ľahšie načítali do EDMS (príklad 6).

Príklad 5

Zbaliť šou

7.2. Senior špecialista personálneho oddelenia Fedorov K.M. vykonať dodatky k vnútorným pracovným predpisom o zákaze fajčenia na území spoločnosti, s výnimkou na osobitne určených miestach. Uzávierka je 31. 10. 2017.

Príklad 6

Zbaliť šou

7.2. Zaviesť zmeny a doplnenia vnútorných pracovných predpisov o zákaze fajčenia na území spoločnosti, s výnimkou špeciálne určených miest.

Zodpovedný: vyšší špecialista personálneho oddelenia Fedorov K.M.

Termín: 31.10.2017.

Lehota vykonania je lepšie označiť iba dátum bez predložiek, ktorých význam (ako ukázala prax) môžu rôzni ľudia interpretovať rôznymi spôsobmi. Tých. nie je potrebné písať „Senior špecialista ... vyrábať ... do 31.5.2017“ alebo „do 31.5.2017“. Z hľadiska ruského jazyka takéto znenie znamená, že objednávka musí byť hotová do 31. mája, t.j. do 30. mája vrátane. Väčšina ľudí však myslí inak. Preto je potrebné formulovať jasne a je tiež žiaduce vysvetliť význam textových štruktúr použitých v pokyne pre kancelársku prácu, aby ste pri prekvapenom pohľade mali čo odradiť.

Znenie uvedené v príkladoch 5 a 6 jednoznačne vyžaduje, aby bola objednávka dokončená do konca pracovného dňa 31. mája 2017.

Termín vykonania v doložkách administratívnej časti príkazov nie je uvedený v prípadoch, keď sú predpísané úkony pravidelného alebo regulačného charakteru (t. J. Ich vykonanie je predpísané na celú dobu platnosti tohto príkazu).

Ak je to potrebné, v samostatnom odseku na konci objednávky sú uvedené predtým vydané dokumenty (objednávky, objednávky) alebo ich časti, ktoré sú touto objednávkou zrušené, upravené alebo doplnené (pozri odsek 3 objednávky z príkladu 3).

Špeciálna doložka o kontrole vykonanie je vykonané v administratívnej časti textu poslednou. Nepoužívame archaické frázy ako „Vyhradzujem si kontrolu nad vykonaním objednávky“. Toto je uvedené iba v prípade, že manažér, ktorý podpísal príkaz, deleguje svoje právo kontrolovať jeho vykonávanie na iného úradníka, čo je uvedené (pozri odsek 4 pokynu z príkladu 3).

Rekvizity 19 „značka aplikácie“(pozri dve značky „19“ v príklade 3):

• a zmienka o existencii aplikácie v texte objednávky,
• a značka na samotnej aplikácii v pravom hornom rohu s odkazom na „nadradený“ dokument.

Pozrime sa, čo ešte hovorí nová GOST o dizajne tejto značky v objednávkach:

Fragment dokumentu

Zbaliť šou

GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie “.

5.19. ... V administratívnych dokumentoch (vyhlášky, rozhodnutia, príkazy, príkazy), zmluvách, nariadeniach, pravidlách, pokynoch a iných dokumentoch je ochranná známka prihlášky vyhotovená takto:

• v texte dokumentu sa pri prvej zmienke o dokumente v prílohe uvádza v zátvorkách toto: ... (príloha) alebo ... (príloha 1); pred číslom žiadosti je povolené umiestniť číselný znak: ... (príloha č. 2);
• na prvom hárku dokumentu žiadosti v pravom hornom rohu je uvedené:

Čiary rekvizít sú zarovnané doľava alebo na stred voči najdlhšej čiare.

Ak je prílohou administratívneho dokumentu regulačný právny akt alebo iný dokument schválený týmto administratívnym dokumentom, na prvý hárok prílohy sa umiestni značka o žiadosti (bez odkazu na administratívny dokument) a schvaľovacia pečiatka. údaje administratívneho dokumentu, ktorým bol schválený dokument žiadosti.

Vývojári novej GOST teda vyriešili dlhoročné nedorozumenie, podľa ktorého bolo na aplikácii schválenej administratívnym dokumentom (ak si doslova prečítate GOST R 6.30-2003) potrebné označiť obe značky žiadosť a pečiatku schválenia, duplikujúce v nich informácie o „materskom“ dokumente ... Preto sa v praxi zvyčajne vydával jeden z týchto podrobností. Teraz zariadime ich symbiózu (pozri „19“ v príklade 3), má zmysel, keď potrebujete uviesť číslo prihlášky (porovnajte značky „19“ v príkladoch 3 a 4).

Rekvizity 22 „podpis“ obsahuje meno pozície osoby podpisujúcej dokument, jeho vlastnoručný podpis, dešifrovanie podpisu (prvé iniciály, potom priezvisko) - pozri príklady 3 a 4.

Čím viac informácií o autorovi dokumentu obsahuje formulár (tzv. „Hlavička“), tým menej informácií zostáva v atribúte „podpis“. Vo vyššie uvedených príkazoch je uvedený aspoň názov organizácie, potom ju nie je potrebné duplikovať do polohy podpisu (nebudeme tam písať „generálny riaditeľ PJSC„ Medveditsa ““). Ak je objednávka vyhotovená na hlavičkovom papieri úradníka, potom sa jeho pozícia v požadovanej „podpisovej“ dokumentácii úplne vyparí a zostane iba rozkvet a jeho dešifrovanie.

Podpis na objednávke / objednávke nie je osvedčený pečaťou.

Pozrite si článok „Registrácia premennej„ podpis “, berúc do úvahy požiadavky novej GOST R 7.0.97-2016

Rekvizity 25 „značka o interpretovi“ obsahuje priezvisko, meno a priezvisko umelca v plnom rozsahu, jeho telefónne číslo (interné alebo celé). Môže byť doplnený názvom pozície, štruktúrnej jednotky a e-mailovou adresou exekútora.

Zvyčajne sa vyhotovuje na poslednom liste dokumentu od okraja ľavého okraja bližšie k dolnému okraju dokumentu, aby sa podpisové a schvaľovacie víza zmestili vyššie (pozri príklady 3 a 4). Ak na to na prednej strane posledného hárku nezostane miesto, potom môže byť účinkujúci označený aj na chrbte vľavo dole.

Prítomnosť takejto známky signatára zachráni pred zbytočnou komunikáciou. Väčšina otázok v dokumente, keď sa vyskytnú, bude položená účinkujúcemu, ktorý projekt pripravil. Nový GOST správne odporúča uviesť jeho meno a priezvisko v plnom rozsahu (na rozdiel od predchádzajúceho GOST R 6.30-2003) - takže je okamžite zrejmé, ako osloviť osobu.

Prečítajte si novinky „Nová GOST pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu“ s internetovou adresou, kde sa môžete oboznámiť s textom novej GOST

Objednávkový dokument je právny úkon, ktorý vydáva vedúci riadiaceho orgánu, ktorý koná pri riešení akýchkoľvek operatívnych úloh, ktoré mu hrozia. Príprava týchto prác sa realizuje na základe pokynov generálneho riaditeľa vedúceho jednotlivých divízií.

V niektorých situáciách, ktoré sú najťažšie, môže dôjsť k vytvoreniu ďalších komisií, ktorých členmi sú zástupcovia viacerých odborov.

Pretože úlohy môžu mať základnú a operatívnu povahu, možno objednávkové dokumenty tohto smeru klasifikovať podľa dva typy:

• Hlavná činnosť, ktoré sú zverejňované v rámci plnenia hlavných organizačných a strategických úloh;
• administratívne a organizačné práce- také objednávky sa priamo týkajú prevádzkových a ekonomických záležitostí.

Špecialisti v oblasti kancelárskej práce majú často ťažkosti s umiestnením tohto dokumentu - k miestnym zákonom alebo k dokumentom o zamestnancoch. Kľúčovým princípom fungovania je nasledovne: ak dokumentácia prispieva k regulácii pracovnoprávnych vzťahov medzi spoločnosťou a konkrétnymi zamestnancami, potom je možné dokument priradiť personálu.

Ak hovoríme o spoločnosti ako o celku, jedná sa o normatívny akt o hlavných činnostiach spoločnosti, aj keď sú vymenované zodpovedné osoby a pre niektorých zamestnancov existujú personálne úlohy.

Zvážte niekoľko typov objednávok na hlavnú činnosť. Zoznam obsahuje nasledujúce administratívne dokumenty o:

• predpoklad vedúceho kancelárie;
• uvalenie určitých povinností na hlavného náčelníka;
• vymenovanie dočasného vodcu, ktorý bude pôsobiť vo funkcii určité krátkodobé obdobie;
• právo na podpis;
• menovanie zodpovednej osoby za skladovacie operácie, účtovníctvo, vydávanie pracovných kníh;
• schválenie rozvrhu pracovných síl;
• vytvorenie pododdelenia, ktoré bude fungovať oddelene;
• zavedenie nového vydania pokynov a vnútorných pravidiel;
• možnosti vydávania pracovných kníh zamestnancom;
• zabezpečenie ochrany a ochrany dôverných materiálov;
• použitie bunkovej komunikácie;
• skutočnosť, že bol schválený zoznam finančne zodpovedných zamestnancov;
• uzatváranie dohôd týkajúcich sa úplnej hmotnej zodpovednosti;
• pracovný harmonogram cez víkendy a niektoré dni pred sviatkami.

Toto nie je celý zoznam objednávok, ktoré v súčasnosti existujú v rámci činnosti podnikov. Ale existuje mierne odlišné klasifikačné znaky, ktoré sa v praxi využívajú pomerne často.

Podľa funkčného účelu:

• o každodennej práci organizácie- o schvaľovaní regulačných dokumentov, o formovaní konštrukčných prvkov, o príprave pracovísk;
• za úlohy, ktoré vzniknú náhle- o organizácii likvidačných záležitostí, v nadväznosti na výsledky neplánovaných kontrol, o prepustení zamestnancov z pracovných činností;
• zamestnancom- o hlavných úlohách spojených s riadením a riadením, o rozdelení povinností medzi zamestnancov.

Ako je to formalizované

Konsolidácia súboru požiadaviek na množstvo dokumentov klasifikovaných ako organizačné a administratívne záležitosti sa sleduje v štátnej norme GOST R 6.30-2003.

V rámci tohto príspevku je uvedené zloženie náležitostí a požiadavky na ich prevedenie. Nachádza sa tu aj rozloženie hlavných detailov. Telo dokumentu zvyčajne obsahuje pár bodov:

• Názov spoločnosti;
• Názov dokumentu;
• registračné číslo, dátum uskutočnenia kompilácie;
• téma zákazky;
• text objednávkového papiera;
• miesto, na ktorom bude podpis zodpovednej osoby, ako aj údaj o jej iniciáloch a pozícii;
• značka o umelcovi.

Ak je k objednávke priložená doplňujúca dokumentácia, je táto skutočnosť uvedená v texte.

Register vydaných objednávok a denník

Dokumenty vydané v podniku podliehajú povinnému procesu registrácie s cieľom ďalšej údržby účtovníckych činností. Pokiaľ ide o miestnu dokumentáciu, tá musí byť nielen schválená vedením, ale musí mať aj svoje vlastné číslo, pod ktorým sa informácie zapisujú do denníka špeciálne navrhnutého na tieto účely.

Ak má spoločnosť rozdelenie objednávok do určitých kategórií, je lepšie okamžite im zabezpečiť samostatnú registráciu a uskladnenie. Tomu sa vyhnete dodatočné náklady snahy o klasifikáciu cenných papierov podľa doby ich platnosti.

Na účely registrácie dokumentu platí toto. špecializovaný časopis... Čo sa týka legislatívnej úrovne, neobsahuje žiadne predpísané požiadavky na tento dokument. Jeho význam je poskytnúť schopnosť opraviť určité údaje:

• evidenčné číslo;
• dátum podpísania dokumentu;
• názov a krátka štruktúra;
• údaje o zodpovedných osobách;
• známky výkonu;
• poznámky.

Samotný názov posudzovaného dokumentu musí dať jasnú a podrobnú odpoveď na otázku „O čom“, najmä - „O vymenovaní zodpovednej osoby“ alebo „O schválení vnútorných predpisov“. Podstata veci by sa mala prejaviť v jednom nadpise a na konci sa neuvádza bodka.

Pokiaľ ide o prípravné opatrenia na zostavenie rádu, tie sa uskutočňujú v niekoľkých etapách a sú tu tieto hlavné:

1. Preskúmanie podstaty problému a zabezpečenie zberu potrebného súboru informácií... To je nevyhnutné na vytvorenie silnej základne pre ďalšie formovanie rádu.
2. Príprava projektu... „Kostra“ je zostavená, text je napísaný, je vysvetlená a určená hlavná podstata dokumentu.
3. Harmonizácia... O príspevku sa diskutuje so zástupcami jednotlivých častí organizácie.
4. Podpisovanie papiera za hlavu... Hlava dokument podpíše, čo znamená, že od tohto okamihu nadobúda platnosť a začína konať.

Vypracovanie dokumentu je teda jednoduchý, ale zdĺhavý proces, ktorý si vyžaduje určitý čas a pozornosť.

Pokyny na vytvorenie a odoslanie objednávky na hlavnú činnosť na schválenie sú uvedené nižšie.

Z akých častí sa skladá

V klasickom zobrazení obsahuje text objednávky hlavne dva konštrukčné prvky:

1. Zisťovacia časť... Tu dochádza k opodstatneniu administratívnych opatrení. Hlavným vysvetlením môže byť potreba dosiahnuť stanovené ciele, ako aj určité nariadenia. Ak vykonané činnosti nepotrebujú nijaké vysvetlenie, je možné vynechať administratívnu časť.
2. Likvidačný prvok... Tu hovoríme priamo o úlohách. Začína sa to slovom „Objednávam“, ktoré je vyznačené veľkými písmenami v samostatnom riadku začínajúcom od okraja ľavého okraja.

Táto časť je rozdelená na odseky, ktorých číslovanie sa vykonáva pomocou arabských číslic. Každý z prvkov štruktúry by mal dať jasnú odpoveď na kľúčové otázky „prečo?“, „Čo?“, „Komu?“, „Ako?“, „Kedy?“, „Prečo?“ Ak sú uvedené všetky tieto odpovede, objednávku je možné považovať za platnú a aktuálnu.

Základné náležitosti

Registrácia objednávkového papiera sa vykonáva na špeciálnom formulári, ktorý tradične obsahuje tento dokument určitý súbor náležitostí:

• trvalé prvky jednotného formulára - znak, názov spoločnosti, popis typu dokumentácie;
• variabilné údaje zahŕňajú základné materiály ako dátum, registračné číslo, miesto vzniku, meno, textová časť, prílohy, podpis, víza.

Toto je základ, ktorý by mal každý špecialista vedieť pri príprave tohto jedinečného článku.

Na čo je stvorený

Poradie hlavnej činnosti je hlavným a neoddeliteľným prvkom akejkoľvek organizačnej a administratívnej dokumentácie. Žiadna spoločnosť sa nezaobíde bez tohto papiera. Koniec koncov, v prvom rade funguje ako efektívna metóda určovania úloh a v druhom rade je to mocná metóda kontroly.

Tvorcovia, ktorí tvoria túto objednávku, dostávajú dobre fungujúcu obchodnú a ekonomickú činnosť a vykonávatelia získavajú spoľahlivé a dôsledné pokyny o činnostiach, ktoré by sa mali vykonávať.

Ukážkový dokument

Dokument je vypracovaný logické a konzistentné, je dôležité, aby bola doň zahrnutá každá nevyhnutná položka, aby sa predišlo zbytočným otázkam. Zvážime ukážku dokumentu najjednoduchšej objednávky, s ktorým sa v praxi možno stretnúť a je používaný pomerne často.

1. Hore v strede je uvedená organizačná a právna forma podniku. Nasleduje popis názvu spoločnosti.
2. Ďalej sa píše, že sa jedná o OBJEDNÁVKU - veľkými písmenami v strede nasledujúceho riadku. Vľavo je pod týmto slovom uvedený dátum a na ďalšom riadku v strede názov mesta, v ktorom je napísaný.
3. Ďalšou položkou je názov objednávky, ktorý sa začína predložkou „o“ alebo „o“. V nasledujúcom riadku sa uvádza, že „v záujme zlepšenia pracovného toku“ alebo „zvýšenia efektivity práce“ je v nasledujúcom riadku slovo „OBJEDNÁVKA“ napísané veľkými písmenami.
4. Ďalej je zaznamenaná činnosť, ktorú musia pracovníci vykonať na príkaz pôvodcu. Napríklad na vypracovanie konceptu novej inštrukcie, vytvorenie nového personálneho stola, otestovanie zavedenia nových výrobných technológií atď. Predtým musí byť uvedené meno zamestnanca alebo mená skupiny zamestnancov, ktorí sú poverení vedením tejto udalosti.
5. Nasleduje podpis a označenie polohy pôvodcu, napríklad - generálny riaditeľ, počiatočný manažment, vyšší manažér atď.

Dokument teda má dosť jednoduchá štruktúra, a preto je zostavený rýchlo a ľahko. Je to iba klasický príklad a keďže neexistuje jednotná forma papiera, rôzne spoločnosti môžu vypracovať iné typy objednávok.

Funkcie pre administratívne oddelenie

Správny odbor je dôležité štrukturálne prepojenie v akejkoľvek organizácii. V rámci obchodnej a hospodárskej činnosti majú odborníci niekoľko základných otázok. Napríklad jedným z nich je, či je potrebné registrovať AXO a hlavnú činnosť osobitne.

Presnú odpoveď môže v skutočnosti poskytnúť iba organizácia, pretože takéto udalosti sa uskutočňujú striktne v súlade s jej rozhodnutím. Napriek tomu je vhodné to urobiť, pretože doklady k objednávkam na hlavnú činnosť sa uchovávajú natrvalo a objednávky pre správny útvar platia iba 5 rokov.

Skladovanie, číslovanie, zodpovednosť

Správne uloženie dokumentov v správny čas je kľúčom k úspechu rozvoja spoločnosti. Po prvé, informácie sú v podniku „po ruke“ zodpovedným zamestnancom a po určitom čase sa odošlú do archívu, kde sú uložené. 75 rokov.

Takéto dlhé obdobie je spojené so zvláštnou hodnotou tohto príspevku pre rozsah činností spoločnosti. Stránky objednávky sú rovnako ako v iných dokumentoch číslované. Zodpovednosť za bezpečnosť papiera a za špecifikáciu určitých údajov v ňom nesie generálny riaditeľ spoločnosti, ako aj vyšší odborníci jednotlivých oddelení.

Podmienky ukladania a účtovania personálnych objednávok sú uvedené v tomto videu.