Mida tähendab dokumentatsioon. Dokumentatsioon või andmeleht: mis on, kust seda saada ja kuidas seda kasutada. Memo osakonna dokumendihalduse kohta

1) mis tahes küsimusele pühendatud dokumentide kogum (näiteks pakkumisdokumentatsioon); 2) raamatupidamisdokumentide aluseks olevate äritehingute esmase kajastamise (registreerimise) meetod spetsiaalsetes raamatupidamisdokumentides. Peal… … Juriidiline sõnastik

Materjal, andmed, faktid, dokumendid Vene sünonüümide sõnastik. dokumentatsiooni nr., sünonüümide arv: 2 tehnilist dokumentatsiooni (1) ... Sünonüümsõnastik

dokumentatsioon - ja w. dokumentatsioon f., ger. Dokumentatsioon. 1. Põhjendus, mille kinnitus l. dokumendid. ALS 1. Ottomani impeeriumi terviklikkust (terviklikkust) ei kinnitatud mitte parlamendi sõnavõttudes ja eredas ajakirjanduses, vaid täielikus rahvusvahelises õiguses ... ... Vene gallitsismide ajalooline sõnaraamat

Kindlas vormis koostatud ja konkreetset teavet sisaldavate ametlike dokumentide pakett. Äriterminite sõnastik. Academic.ru. 2001 ... Ärisõnastik

Spetsiaalses vormis koostatud ja nõutavat teavet sisaldavate ametlikult tunnustatud dokumentide kogum. Tehke vahet raamatupidamise, tehnika, disaini, inseneritöö, tehnoloogia, kauba (tootetugi) vahel ... Majandussõnastik

DOKUMENTATSIOON ja naised. 1. vaata dokumentatsiooni. 2. koguda Dokumendid (ühes numbris). Tehniline d adj. dokumentaalfilm, oh, oh. Ožegovi seletav sõnaraamat. S.I. Ožegov, N.Yu. Švedova. 1949 1992 ... Ožegovi seletav sõnaraamat

Ja pl. ei, noh. (Saksa dokumentatsioon ... Vene keele võõrsõnade sõnastik

dokumentatsioon - 1. Äritehingute esmase kajastamise (registreerimise) meetod spetsiaalsetes raamatupidamisdokumentides, mis on raamatupidamisdokumentide aluseks. D. tagab raamatupidamise usaldusväärsuse ja täpsuse, esialgse ja hilisema kontrolli ... ... Tehnilise tõlkija juhend

DOKUMENTATSIOON - teatud vormis koostatud ja nõutavat teavet sisaldavate ametlikult tunnustatud dokumentide kogum. Tehke vahet raamatupidamise, tehnika, disaini, disaini, tehnoloogia, kauba jms vahel. D ... Juriidiline entsüklopeedia

dokumentatsioon - 4.11 dokumentatsioon: trükitud kasutusjuhendid, veebipõhine (operatiiv) dokumentatsioon ja abitekst ("spikker"), mis kirjeldavad tarkvaratoote kasutamist. Allikas: GOST R ISO / IEC 15910 2002: Inf ... Normatiivse ja tehnilise dokumentatsiooni terminite sõnaraamat

Raamatud

• OMCLi võrgu kvaliteedi tagamise dokumentatsioon ,. Väljaanne sisaldab dokumentatsiooni kvaliteedi tagamise kohta OMCL-is ...
• Organisatsiooni töökaitse dokumentatsioon Praktiline juhend, Efremova O .. Raamat sisaldab loetelu kohalikest töökaitse eeskirjadest, mis tuleb organisatsioonis välja töötada. Antakse soovitusi nende väljatöötamiseks, täitmiseks ja säilitamiseks ...

Föderaalseadus 402-FZ "Raamatupidamise kohta" kirjeldab kõiki raamatupidamis- ja esmaseid dokumente. Neid on vaja peamiselt maksuametile - dokumentidena, mis kinnitavad teie tehtud kulutusi ja maksubaasi määramise õigsust.

Esmaseid dokumente tuleb säilitada 4 aastat. Selle aja jooksul võib maksuamet igal ajal paluda neil kontrollida teid või teie osapooli. "Esmast" kasutatakse ka kohtuvaidlustes vaidlustes osapooltega.

Esmased raamatupidamisdokumendid vormistatakse äritehingute ajal ja annavad tunnistust nende täitmisest. Konkreetse tehinguga kaasnevate dokumentide loend võib olenevalt tehingu liigist olla erinev. Kõigi vajalike esmaste dokumentide koostamine on reeglina tarnija kohustus. Erilist tähelepanu tuleks pöörata neile dokumentidele, mis tekivad tehingute käigus, kus olete ostja, sest need on teie kulud ja seetõttu olete seadustähest kinni pidades rohkem huvitatud kui oma tarnija.

Esmaste dokumentide eraldamine ärietappide kaupa

Kõiki tehinguid saab jagada kolme etappi:

1. etapp: lepite kokku tehingu tingimustes

Tulemuseks on:

• leping;
• maksearve.

2. etapp. Tehing on tasuline

Kinnitage makse:

väljavõte arvelduskontolt, kui makse toimus pangaülekandega, soetamise teel või maksesüsteemide kaudu, kus raha kantakse teie arvelduskontolt;

• sularaha kviitungid, sularaha kviitungid, range aruandluse vormid - kui makse tehti sularahas. Enamasti kasutavad seda makseviisi teie töötajad, kui nad võtavad raha arvele. Organisatsioonide vahelised arveldused toimuvad harva sularahana.

3. etapp. Kaupade või teenuste vastuvõtmine

On hädavajalik kinnitada, et kaup on tegelikult kätte saadud ja teenust osutati. Ilma selleta ei luba maksuamet kulutatud raha maksu vähendamist. Kinnita kviitung:

• saateleht - kaupade jaoks;
• müügikviitung - väljastatakse tavaliselt paarina koos kassakviitungiga või kui kaupu müüvad üksikud ettevõtjad;
• tehtud töö / osutatud teenused.

Toon sisse algklassid, sain kohe aru

“Sisestan põhitegevuse raamatupidamise osakonda, raamatupidaja tegeleb raamatupidamise ja aruandlusega. Teenusel on väga mugav ja intuitiivne liides, ma sain sellest kohe aru, ilma igasuguse abita. Väga hästi inimestele tehtud! Ja muidugi on mugav, et süsteemi pääseb kõikjalt ja igast seadmest. "

Marat Imanov, Peterburi Dialogue LLC direktor.

Kohustuslikud esmased dokumendid

Vaatamata tehingute varieeruvusele on olemas nimekiri kohustuslikest dokumentidest, mis koostatakse mis tahes tüüpi tehingute jaoks:

• leping;
• skoor;
• range aruandluse vormid, kassaaparaat, müügikviitung;
• saateleht;
• tehtud töö (osutatud teenused).

Leping

Tehingu vormistamisel sõlmitakse kliendiga kokkulepe, milles täpsustatakse kõik eelseisvate äritoimingute üksikasjad: arvelduste, kaupade saatmise kord, tööde ajastus või teenuste osutamise tingimused.

Leping reguleerib poolte õigusi ja kohustusi. Ideaalis peaks iga tehinguga kaasnema eraldi kaupade tarnimise või teenuste osutamise leping. Pikaajalise koostöö ja sama tüüpi toimingute rakendamise korral saab siiski sõlmida ühe üldlepingu. Leping koostatakse kahes eksemplaris, kus on kumbki pool pitserid ja allkirjad.

Mõni tehing ei nõua kirjalikku lepingut. Näiteks sõlmitakse müügileping hetkest, kui ostja saab kassaaparaadi või müügikviitungi.

Maksearve

Maksearve on kokkulepe, mille kohaselt tarnija määrab kindlaks oma kaupade või teenuste hinna.

Ostja nõustub lepingu tingimustega, tehes vastava makse. Maksearve vorm ei ole rangelt reguleeritud, seega on igal ettevõttel õigus selle dokumendi jaoks välja töötada oma vorm. Arvel saate ette kirjutada tehingu tingimused: tingimused, ettemaksust teatamine, tasumise ja kohaletoimetamise kord jne.

Vastavalt artiklile 9-FZ "Raamatupidamise kohta" on direktori või pearaamatupidaja allkiri ja pitser selle dokumendi jaoks vabatahtlik. Kuid neid ei tohiks unustada, et vältida osapoolte ja riigi küsimusi. Arve ei võimalda tarnijale pretensioone esitada - see fikseerib ainult toote või teenuse hinna. Sellisel juhul jääb ostjale õigus tarnija põhjendamatu rikastumise korral raha tagasi nõuda.

Maksedokumendid: kassatšekid, range aruandluse vormid (BSO)

See esmaste dokumentide rühm võimaldab teil kinnitada ostetud kaupade või teenuste eest tasumise fakti.

Maksedokumendid hõlmavad kauba- ja kassatšekke, SRF-i, maksetaotlusi ja korraldusi. Ostja saab tellimuse kätte pangas, sooritades makse pangaülekandega. Ostja saab sularahas tasumisel tarnijalt tšeki.

Saatekiri või müügikviitung

Müügikviitungid, nagu me eespool ütlesime, vormistatakse siis, kui kaupu müüakse eraisikutele või eraisikud ise.

Saatelehti kasutavad juriidilised isikud peamiselt puhkuse / kaupade või varude müügi registreerimiseks ja nende edasiseks postitamiseks kliendi poolt.

Saatekiri tuleks koostada kahes eksemplaris. Esimene jääb tarnija kätte kauba üleandmist kinnitava dokumendina ja teine \u200b\u200beksemplar antakse üle ostjale.

Arve andmed peavad vastama arvel olevatele numbritele.

Kauba vabastamise eest vastutav volitatud isik peab arvele panema oma allkirja ja organisatsiooni pitseri. Kauba vastuvõtja on kohustatud selle ka veokirjale alla kirjutama ja tembeldama. Faksi allkirja kasutamine on lubatud, kuid see tuleb lepingus fikseerida.

Tõend osutatud teenuste (tehtud töö) kohta

- See on kahepoolne esmane dokument, mis kinnitab tehingu fakti, teenuste või tööde maksumust ja ajastust.

Selle akti väljastab töövõtja oma kliendile teenuste osutamise või tehtud töö alusel. See esmane dokument kinnitab osutatavate teenuste (tehtud töö) vastavust sõlmitud lepingu tingimustele.

Arve

Arve on dokument, mida on vaja ainult käibemaksu liikumise kontrollimiseks. Arved väljastatakse tavaliselt paarina koos arvete või toimingutega. Tasutud avansil on arved.

See esmane dokument on rangelt reguleeritud. Ta sisaldab:

• teave vahendite suuruse kohta;
• tekstuuriga osa.

Arve on aluseks esitatud käibemaksusummade mahaarvamisel. Selle peavad välja andma kõik käibemaksukohustuslased.

Viimasel ajal on populaarne UPD - universaalne ülekandedokument. See dokument asendab arve + arve või toiming + arve paar.

Tehke äri Konturis. Buschtry - mugav veebiteenus palkade arvutamiseks ja aruannete saatmiseks föderaalsele maksuteenistusele, Venemaa pensionifondile ja FSS-le. Teenus genereerib automaatselt esmased dokumendid ja UPD.

Võib-olla ei põhjusta ükski kvaliteedijuhtimise aspekt töötajate ja osakonnajuhatajate seas nii palju vaenu ja ärritust kui dokumendihaldus.

Selle vaenulikkuse põhjused on üsna arusaadavad - pabereid on palju, peate neid järgima, kulutama palju aega kirjutamisele, kasutamise jälgimisele ja just need (paberid) on eesmärk osakonna ja / või töötaja töö igasugusel kontrollimisel.

Miks võitlevad kvaliteetspetsialistid kolleegide ärritusest hoolimata nii vihaselt nende kõige vihatud paberitükkide pärast?

Dokumentatsiooni olulisuse mõistmiseks alustame määratlemisega - mis on dokumentatsioon?

Targad eksperdid võivad mulle andeks anda lihtsa selgituse:

"Dokumentatsioon on kirjeldus selle kohta, kuidas me oma tööd teeme."

Miks vajate dokumentatsiooni?

Töötajad ise vajavad dokumentatsiooni nõuetekohaseks koordineerimiseks nende töö. Dokumentatsioon on haldamise tööriist, teda on vaja juhidkui nad ei kontrolli seda isiklikult tööde teostamine alluvate poolt.

Millal vajate dokumentatsiooni?

Dokumentatsiooni on vaja, kui tahame oma tööd koordineerida.

Rusikareegel on küsida mõnelt töötajalt, kuidas nad teatud tööd teevad. Kui selgitused erinevad, peate kirjutama juhised või määrused, täpselt kirjeldades selle töö teostamist.

Kui palju dokumente on vaja?

Mida lihtsam, seda parem on tingimusel, et täidame dokumendi loomise põhieesmärgi - selgitada lugejale, as töö käib. See tähendab, et iga dokumendi eesmärk on tegevust täpselt ja üheselt kirjeldada. Kuid lihtsaid tekste on lihtsam mõista ja meelde jätta, seega on igasugune dokumentatsioon kompromiss omastamise lihtsuse ja töö kirjeldamiseks piisava hulga teabe vahel.

Dokumendihaldus on nagu asjade eest hoolitsemine. Mõnel on riided põrandal hunnikus, mõned on riiulitel korralikult kapis kokku pandud. Nälkjas kaotab isiklikus elus aja ning äris - raha ja ettevõtte aeg.

Vajaliku dokumentatsiooni puudumine või selle ebaõige kasutamine toob kaasa vigu ja kaotusi organisatsiooni töös.

Dokumente on erinevaid tüüpe ja tüüpe, proovin neid lihtsal viisil selgitada.

Dokumentatsiooni tüübid

Organisatsiooni (ettevõtte) standardid - tavaliselt on need suured dokumendid, mis kirjeldavad olulisi tegevusi, suuri protsesse. Need on kvaliteedisüsteemi dokumentatsiooni alus. Ideaalis peaks kogu nende kogutav teave kirjeldama täielikult organisatsiooni toimimist.

Sellised standardid on näiteks kahjukäsitlusstandard, tootmisstandard, varude haldamise standard, laotegevuse standard jne.

Pange tähele, et kvaliteedijuhtimine keskendunud protsessidele, mitte jagunemistel, nii et standard kirjeldab tavaliselt protsessi, milles mitu jagunemist saavad suhelda.

Määrused -konkreetset protsessi kirjeldavad dokumendid. Need on tavaliselt standarditest väiksemad ja kitsalt protsessile keskendunud. Ajalooliselt olid määrused seotud tootmisega, mistõttu neid nimetatakse sageli "tehnoloogilisteks regulatsioonideks", "panganduseeskirjadeks" jne.

Sageli tekib segadus ja mõnes organisatsioonis nimetatakse sarnaseid dokumente standarditeks, teistes - määrusteks. Ma ei näe erilist mõtet kehtestada selged kriteeriumid selle või selle dokumendi nimetamiseks. Seetõttu nimetan lihtsuse huvides suurt dokumenti (rohkem protsesse) standardiks, väiksemat dokumenti ja oma olemuselt tootmisega seotud - määrust.

Juhised - see on tavaliselt väiksem dokument kui standard / määrus. Juhis kirjeldab konkreetset toimingut (väike protsess).

Juhiseid on mitut tüüpi

• ametnikkirjeldades töötaja vastutust, kohustusi ja õigusi
• seadmete tööseadme (instrumendi) kasutamise kirjeldamine
• töötajad / tehnoloogilisedkirjeldades, kuidas konkreetset toimingut teha

Peaaegu kõik eelnevad dokumendivormid kirjeldavad protsesse. On ka muud tüüpi organisatsioonidokumente, mis ei keskendu protsessidele.

Divisjonimäärused - dokumendid, mis sarnanevad ametijuhenditega, kuid kirjeldavad osakondade õigusi, vastutust ja suhtlust. Sellise dokumendi ülesanne on selgitada lugejale selgelt, millised protsessid on üksuse vastutusalas, millised õigused on üksusel ja kuidas see suhtleb teiste üksustega.

Arhivaalid (ajakirjad, aruanded, protokollid, töövihikud) -infokandjad, dokumendid, mis talletavad teavet organisatsiooni erinevate toimingute kohta.

Peamine erinevus dokumentide ja standardite, juhiste ja määruste vahel - dokumendid kirjeldavad tegevuste konkreetseid tulemusi, juhised, määrused, standardid aga kirjeldavad, kuidas tegevusi tuleks läbi viia.

Väline dokumentatsioon -sageli kasutab organisatsioon oma tegevuses välist dokumentatsiooni, mis on välja töötatud ja loodud väljasorganisatsioonid (teatmeteosed, ajakirjad, tehniline kirjandus jne). Vaatamata välisele päritolule nõuab selline dokumentatsioon ka raamatupidamist, piisavuse kontrolli, õiget kasutamist ja säilitamist.

Kõik ülalkirjeldatud dokumendid on dokumendisüsteemi elemendid.

Nagu iga teine \u200b\u200bsüsteem, nõuab ka dokumentatsioonisüsteem kasutusjuhiseid. Sellist dokumenti nimetatakse tavaliselt kvaliteedijuhendiks. Selles kirjeldatakse lühidalt peamisi dokumenteerimisprotsesse ja dokumente, mis kirjeldavad üksikasjalikumalt organisatsiooni protsesside süsteemi.

Kvaliteedisüsteemi dokumendi ühised elemendid (millest dokument koosneb?)

Dokumendi nimi, redaktsiooni number ja selle number dokumentide arvestussüsteemis. Märgi originaal või koopia, koopia number.

Milleks seda vaja on? - Iga dokument peab olema identifitseeritud (erinev) teistest. Dokumendi pealkiri ja numeratsioon lahendavad selle probleemi.

Eessõna / sissejuhatus - lühidalt, kes töötas välja uue dokumendi või selle asendamise, kui see kasutusele võeti.

Milleks seda vaja on? - Tea, kes on välja töötanud muu dokumendi / vana versiooni enne praegust versiooni.

Milleks seda vaja on? - nagu iga raamatu puhul, tahame mõnikord leida konkreetse jaotise kiiresti.

2. Kinnitus - dokumendi kinnitanud vastutava isiku allkiri, kinnitamise kuupäev.

Milleks seda vaja on? - Kellelgi on õigus / kohustus dokument üle vaadata ja see kasutamiseks lubada. See isik vastutab kõigi dokumendi kasutamisega seotud aspektide eest.

3. Reguleerimisala - kirjeldab lühidalt, mida dokument kirjeldab ja milliseid divissioone / töötajaid see mõjutab.

5. Mõisted - kui kasutame dokumendis sisemist terminit või ametialast väljendit, näiteks „taseme testimine, tuleks seda selgitada jaotises„ definitsioonid ”.

6. Lühendid ja lühendid - salapärane lühend KFI, mida dokumendi tekstis korduvalt kasutatakse, tuleks dešifreerida vastavas jaotises "Lühendid ja lühendid". Sel juhul räägime taas kvalifikatsioonikatsetest.

7. Üldine / sissejuhatus - see kirjeldab lühidalt dokumendi struktuuri ja selles kirjeldatavaid protsesse.

8. Dokumendi sisu - tegevuse järkjärguline kirjeldus, mille jaoks dokument loodi, jagatuna

• sektsioonides
• lehekülgi
• lõigetes

9. Muudatuste juhtimine - see kirjeldab, kes, kuidas ja millal saab dokumenti muuta

Milleks seda vaja on? - vältige segadust. Alati saate kontrollida, kas teil on uus versioon või vana. Uuri välja, kes muutuse tegi, ja küsi neilt, miks. Leidke vana versioon ja kontrollige, kuidas tööd teie huvipakkuval perioodil toimusid.

10. Dokumendi säilitamine - kirjeldab, kuidas, kes, millistes eksemplarides ja kui kaua dokumenti hoitakse.

Milleks seda vaja on? - Dokument ise on paber.

See saab väärtust alles arendamise ja kasutamise ajal. On väga oluline kehtestada selge järjekord selle kohta, kui palju, kuidas ja kus dokumenti hoitakse. Selles jaotises määratleme, kes ja kuidas dokumenti loeb (see, kes dokumenti salvestab, kas loeb seda ise või annab juurdepääsu teistele töötajatele).

11. Dokumendiarendajate ja heakskiitvate töötajate / juhtide allkirjad.

Milleks seda vaja on? - Allkirjad on tõend dokumendi nõusoleku kohta. Allakirjutanu nõustub dokumendi selle versiooni ja kõigi toimingutega, mida dokument kirjeldab.

12. Rakendused - toimingute skeemid, tabelid andmetega jne.

Milleks seda vaja on? - Teabe visuaalne tajumine on palju selgem kui tekst, seetõttu soovitan pikkade selgituste asemel alati joonistada lihtsad skeemid.

Diagrammide ja tabelite muutmine on mugavam rakendusena - te ei pea muutma ja ühtlustama tervet dokumenti, vaid ainult rakendust.

Neid on ka mugav välja võtta - kontoris on lihtsam printida ja riputada seinale standardist pärit rakendus, millel on number ja märk, et tegemist on rakendusega, kui mõni tundmatu tabel, mis on trükitud kusagilt.

13. Muuda registreerimislehte - siin märgime tehtud muudatused ja nende kuupäeva.

Milleks seda vaja on? - Siin registreeritakse sama muudatuste juhtimine, mille mainisin punktis 11.

Mõned olulised selgitused dokumendi elementide kohta:

Kõiki ülaltoodud dokumendi elemente pole vaja igas dokumendis. Kuid mida keerulisem on dokument, seda suurem on vajadus ülaltoodud elementide järele.

Mõned elemendid on vajalikud. Iga dokument peab sisaldama vähemalt dokumendi pealkirja, dokumendi kinnitamist, dokumendi sisu ja kokkulepet.

Ülejäänud nõuded saab täita kontrolli ja registreerimise kaudu kolmandate isikute dokumentidesse (näiteks vormide säilitamise nõudeid saab kirjeldada dokumendihalduse eraldi standardis).

Dokumendi eluetapid

Dokumendi elu organisatsioonis sarnaneb elusorganismi eluga. Ta on sündinud, elab ja sureb, läheb arhiivi ja / või läheb taaskasutusse.

Dokumendi loomine (arendamine)

Kuna dokument määratleb töö teostamise protsessi, saavad dokumente arendada töötajad, kellel on õigus / vastutus dokumentatsiooni väljatöötamise eest. Tavaliselt töötab dokumendi välja keegi, kes on kursis dokumendis kirjeldatud protsessiga.

Mõnes ettevõttes töötavad pühendunud inimesed dokumentatsiooni välja. Soovitaksin aga arendustöö niimoodi jagada - dokumendi sisu eest vastutab see, kes protsessi tunneb, dokumendi vormi eest vastutab dokumentatsioonispetsialist.

Liigsed liialdused arendustöö jaotuses on vastuvõetamatud. Valesti vormindatud dokument toob kaasa dokumendi kasutamisel vigu. Valesti kirjeldatud protsess toob kaasa vigu dokumendis kirjeldatud töös.

Dokumendi kinnitamine

Väga sageli mõjutab dokument erinevate töötajate ja osakondade tööd. Seetõttu tekib vajadus kooskõlastada dokumendis kirjeldatud tegevusi nende inimestega. Sageli tekitab dokument vaidlusi ja vastuväiteid, mistõttu on vaja kooskõlastada muudatuste sisseviimist heakskiitmisprotsessis, koosolekutel ja aruteludel. Teisisõnu on vaja, et oleks keegi dokumentide kinnitamise eest vastutav isik, kes jookseb ülemusest ülemani, silub vaidlusi, soovitab kompromisse, lahendab segadust jne.

Dokumendi kinnitamine

Niisiis, vaidluse ja kokkuleppe taga on dokument valmis. Kuid igas ühemehe juhtimise põhimõtet tunnistavas ettevõttes vastutab iga kindla auastmega dokumendi kinnitamise eest üks juht. Seetõttu peab keegi võtma vastutuse ja volitama dokumendi kasutamiseks.

Dokumendi registreerimine üldises dokumentide loendis

See pole pelk formaalsus! Olen juba öelnud, et dokument on töö koordineerimine. See tähendab, et iga uus dokument on osa kogu organisatsiooni töö koordineerimise süsteemist.

Näiteks - vastavas seadmete juhtimisstandardis tuleks mainida uus juhend. Seda tuleks mainida taimejuhiste üldloendis kvaliteedijuhendis. On vaja kindlaks määrata selle säilitamise tingimused ja vastutavad selle kasutamise eest. Kõik see oluline tegevus algab uue dokumendi registreerimisest süsteemis.

Dokumendi levitamine organisatsioonile

Tavaliselt luuakse dokumendid erinevate töötajate ja osakondade töö koordineerimiseks.

Seetõttu on see vajalik

• määrata, kes dokumenti kasutab
• kes vastutab selle ladustamise eest (erinevus on näiteks selles, et töötajad kasutavad juhiseid, kapten vastutab ladustamise eest)
• asendada dokumendi vana versioon (asendamise korral vana versioon)
• vananenud dokumendid kustutada
• levitada uue dokumendi koopiad määratud töötajatele (originaali tuleb hoida dokumentide keskuses koos teiste originaalidega)

Juhendamine / koolitus

Mis tahes dokument luuakse lugemiseks. Üllataval kombel puudub see tavaline mõte paljude organisatsioonide tegevuses. Seal lihtsalt luuakse dokumendid ja pannakse riiulile, põhjendades ISO 9001 pilkavat määratlust "paberivabrik". Teistes organisatsioonides lõpeb kõik poolmeetmetega - "edasi, loe vabal ajal" ja dokument kukub pärast minutilist lappamist tolmusele riiulile.

Ainult vähestel organisatsioonidel on pärast uue dokumendiga tutvumist teadmiste kontrollimise protseduur “loe ja jaga sisu”, mis tagab uue dokumendiga tõelise tutvumise.

Muutmine

Aja jooksul muutub organisatsioon, muutub töö, muutuvad ka dokumendid.

On väga oluline kontrollida dokumendis muudatuste õiget sisseviimist. Me ei tohi unustada, et mis tahes muudatus võib mõjutada mitte ainult muudatuse algataja, vaid ka teiste töötajate tööd.

Seetõttu on see oluline

• leppige muudatuses kokku kõigi huvitatud töötajatega
• pärast muudatuse kinnitamist vastutava juhiga kooskõlastada
• asendada aegunud originaal ja koopiad dokumendi uue redaktsiooniga (kõige tavalisem viga dokumendihalduses)

Perioodiline värskendamine

Hoolimata rangest kontrollist muudatuste sisseviimise (ja mitte kasutuselevõtu) üle, need kogunevad. Ja aeg-ajalt peame regulaarselt (näiteks kord aastas) kontrollima kirjutatu vastavust tegelikult toimuvale.

Erinevuste korral on kaks väljapääsu - tee nii, nagu see on kirjutatud, või muuda dokumenti.

Arhiveerimine (kasutusest eemaldamine)

Saabub hetk, kui dokument lõpetab kasutamise ja eemaldatakse arhiivi või ringlussevõtuks.

Kuigi dokumendis töö kirjeldamise protsess on aegunud, võivad selle töö viljad eksisteerida, mistõttu dokumente hoitakse tavaliselt mõnda aega arhiivis. Oluline on meeles pidada kõigi vananenud koopiate kustutamine, vastasel juhul võib see põhjustada segadust ja vigu.

Mis tahes organisatsiooni keskmine osakonnajuhataja tegeleb paljude dokumentidega. Ta on kohustatud järgima dokumendihalduse reegleid. Enamikus organisatsioonides kirjeldatakse neid reegleid pikkades, kümne lehekülje paksustes dokumentides. Raske on oodata, et hõivatud ülemused neid reegleid meelde jätaksid.

Kogemused paljude organisatsioonide suure hulga töötajatega on näidanud, et dokumendikontrolli kontroll-loendite kasutamine on palju tõhusam.

Näide sellisest memost:

MEENUTUS dokumendihalduse kohta osakonnas

1. Koostage ja kinnitage oma osakonnas kasutatavate dokumentide loetelu (kvaliteedijuhend, ettevõtte standardid ja eeskirjad, eeskirjad ja juhised, väline dokumentatsioon). Hoidke seda seadmes.
2. Küsige iga dokumendi säilitustähtajaks kvaliteetset teenust (kui te pole vastust saanud, hoidke seda 3 aastat).

   Dokumendid peavad olema templiga "registreeritud koopia". Kui teie dokumendil pole sellist pitserit, pöörduge kvaliteediteenuse poole.

3. Otsustage, kes dokumenti kasutab, kus seda hoitakse? Pidage meeles, et kõik dokumendid peavad olema mõeldud töötajatele kättesaadavad ja töötajad peavad teadma, kus dokumente hoitakse.
4. Kui saate kvaliteediteenusest uue või uuendatud dokumendi, kontrollige seda. Küsimuste korral pöörduge viivitamatult kvaliteetteenuse poole. Kui aktsepteerisite dokumenti ilma kommentaarideta, täitke see. Hävitage kõik vanad koopiad.
5. Te ei saa ise dokumendis midagi muuta. Kui te pole millegagi rahul, korraldage muudatus kvaliteetse teenuse kaudu.
6. Juhenda töötajaid. Nad peavad teadma, mis on dokumendis kirjas. Veenduge, et nad teaksid dokumendi sisu.
7. Kõik väljavõtted dokumendist (skeem, tabel, joonis, andmeveer) - korduvkasutatav dokument peab olema kinnitatud vastava juhataja allkirjaga või see peab sisaldama märget selle kohta, et see on väljavõte asjakohasest dokumendist, kus on märgitud dokumendi number ja nimi ning dokumendi koostaja allkiri. see väljavõte.
8. Kui salvestate dokumentatsiooni kaustadesse, peab kaust olema allkirjastatud. Kui kaust sisaldab heterogeenseid dokumente, peab kaust sisaldama dokumentide registrit.
9. Memo lisad sisaldavad järgmisi vorme:

   Lisa A "Üksuses kasutatud dokumentide loendi vorm" koos täitmise näidetega.
   Kui kasutate oma töös või osakonna töös välist dokumentatsiooni (GOST-sid, teatmeteoseid, ajakirju, õpikuid jne), käsitlege neid samamoodi nagu tavalise dokumentatsiooniga. Samuti tagage pitseri olemasolu, nimekirja kandmine, ajakohastage regulaarselt.

10. Uuendage (kontrollige kehtivust) kogu osakonna dokumentatsiooni igal aastal. Kontrollige kogu dokumentatsiooni salvestatud kvaliteediteenusega. Kontrollige loendi ja dokumentide vastavust.
11. Osakonnas uue töötaja vastuvõtmisel veenduge, et ta oleks allkirja vastu tutvunud kõigi vajalike dokumentidega.
12. Kui leiate erinevates dokumentides vasturääkivusi või lahknevusi, pöörduge kvaliteediteenuse poole. Kui peate tegutsema kohe, aktsepteerige täitmiseks kõrgema hierarhiaga dokumenti.

1. kvaliteet quide
2. Standardid ja määrused
3. määrused ja juhised
4. arvestust

Dokumentatsioon

Dokumentatsioon on andmete ja dokumentide kogu.

Kitsas erialases mõttes Dokumentatsioon (dokumenteerimine) - dokumentide valimise, klassifitseerimise, kasutamise ja levitamise protsess. Spetsialisti töö dokumentide valimisel on seotud teenuste ja hariduse sfääriga, eriti kui tegemist on õpetajatega, koolide ja kõrgkoolide raamatukogude juhtidega, kellel on valdavalt pedagoogiline eelarvamus teabe leidmise ja kasutamise valdkonnas.

Dokumentatsioon on seotud kontoritöö (juhtimisdokumentatsioon), tegevusala, dokumentatsiooni pakkumine ja ametlike dokumentidega töökorraldus. (GOST R 51141-98. Kontoritöö ja arhiivindus. Mõisted ja määratlused. Kinnitatud Venemaa Föderatsiooni riigistandardi 27. veebruari 1998. aasta resolutsiooniga N 28)

Dokumentatsiooni tüübid

Sõltuvalt kuulumisest ühte või teise tegevusharusse, on dokumentatsioon oma tüübi ja koostise poolest erinev.

Tehniline dokumentatsioon

Tehniline dokumentatsioon - dokumentide kogum, mida kasutatakse mis tahes tehniliste objektide: hoonete, rajatiste, tööstuskaupade, tarkvara ja riistvara projekteerimisel (ehitamisel), loomisel (valmistamisel) ja kasutamisel (käitamisel).

Tehniline dokumentatsioon on jagatud mitut tüüpi:

• Projekti dokumentatsioon
  • operatiivdokumentatsioon,
  • remondidokumentatsioon
• Tehnoloogiline dokumentatsioon
  • toote tehnoloogilist tsüklit määratlevad dokumendid,
  • dokumendid, mis sisaldavad toote tootmise ja remondi korraldamiseks vajalikku teavet.

Tehnilist dokumentatsiooni võib nimetada ka andmeleheks, tehniliseks käsiraamatuks või tehniliseks kirjanduseks.

Ehituse dokumentatsioon

Vene Föderatsiooni linnaplaneerimise seadustiku artikli 48 kohane kapitaalehitusprojektide projektdokumentatsioon on dokument, mis sisaldab materjale tekstivormis ja kaartide (diagrammidena) ning määratleb arhitektuurilisi, funktsionaalseid ja tehnoloogilisi, struktuurilisi ja insenertehnilisi lahendusi rajatiste ehitamise, rekonstrueerimise tagamiseks kapitaalehitus, nende osad, kapitaalremont, kui selle rakendamise käigus mõjutatakse kapitaalehitusobjektide töökindluse ja ohutuse struktuurilisi ja muid omadusi.

Tarkvara dokumentatsioon

Tarkvaradokumentatsioon on dokumendid, mis kaasnevad mõne tarkvaraga (tarkvara, programm või tarkvaratoode) ja kirjeldavad, kuidas programm töötab ja / või kuidas seda kasutada.

Auditi dokumentatsioon

Auditdokumentatsioon on oluliste teabekandjate kogum, mis kajastab läbiviidud auditiprotseduure, saadud auditi tõendeid, audiitori tehtud järeldusi, mille koostab audiitor ise, auditeeritava majandusüksuse töötajad ja kolmandad isikud audiitori nõudmisel enne auditit, selle ajal ja pärast seda. ...

Ja teised

Kirjandus

• Nechaeva E.V.Juhtimise dokumentatsioon ja dokumentatsioonitugi. I osa Peterburi: Peterburi GPU kirjastus, 2003.
• Ajakiri "Domestic archives" (Vene Föderatsiooni föderaalne arhiiviteenistus)

Wikimedia Foundation. 2010.

Vaadake, mis on "dokumentatsioon" teistes sõnastikes:

1) mis tahes küsimusele pühendatud dokumentide kogum (näiteks pakkumisdokumentatsioon); 2) raamatupidamisdokumentide aluseks olevate äritehingute esmase kajastamise (registreerimise) meetod spetsiaalsetes raamatupidamisdokumentides. Peal… … Juriidiline sõnastik

DOKUMENTATSIOON, dokumentatsioon, paljud teised. ei, naised. (raamat). Tegevus vastavalt ptk. dokument. Üksikasjalik dokumentatsioon. Ušakovi seletav sõnastik. D.N. Ušakov. 1935 1940 ... Ušakovi seletav sõnaraamat

Materjal, andmed, faktid, dokumendid Vene sünonüümide sõnastik. dokumentatsiooni nr., sünonüümide arv: 2 tehnilist dokumentatsiooni (1) ... Sünonüümsõnastik

dokumentatsioon - ja w. dokumentatsioon f., ger. Dokumentatsioon. 1. Põhjendus, mille kinnitus l. dokumendid. ALS 1. Ottomani impeeriumi terviklikkust (terviklikkust) ei kinnitatud mitte parlamendi sõnavõttudes ja eredas ajakirjanduses, vaid täielikus rahvusvahelises õiguses ... ... Vene gallitsismide ajalooline sõnaraamat

Kindlas vormis koostatud ja konkreetset teavet sisaldavate ametlike dokumentide pakett. Äriterminite sõnastik. Academic.ru. 2001 ... ÄrisõnastikTehnilise tõlkija juhend

DOKUMENTATSIOON - teatud vormis koostatud ja nõutavat teavet sisaldavate ametlikult tunnustatud dokumentide kogum. Tehke vahet raamatupidamise, tehnika, disaini, disaini, tehnoloogia, kauba jms vahel. D ... Juriidiline entsüklopeedia

dokumentatsioon - 4.11 dokumentatsioon: trükitud kasutusjuhendid, veebipõhine (operatiiv) dokumentatsioon ja abitekst ("spikker"), milles kirjeldatakse tarkvaratoote kasutamist.

Dokumenteerida või mitte dokumenteerida?

Hoolikalt valitud, kontrollitud ja ajakohastatud dokumentatsioonibaasita muutub kvaliteetne andmekeskuse teenus loteriiks.

Andmekeskuse tööprotsesside ametlik kirjeldus on osa töömudelist (OME) *. Mudel sisaldab mitut tüüpi protsesse, samuti organisatsioonilist ja ressursituge. Dokumentatsioon on üks sellistest ressurssidest ja dokumentatsioon tuleks koostada eraldi tugiprotsessi osana.

Mis on dokumentatsioon?

Dokumentatsioon - kindlas vormis koostatud ja nõutavat teavet sisaldavate ametlikult tunnustatud dokumentide kogum **.

Selle määratluse põhipunkt on „esitatud teave”. Millist teavet tuleks andmekeskuse tegevusdokumentatsioonis esitada selle kasulikkuse ja rakendatavuse osas?

Andmekeskuse OME andmetel võib operatsiooniteenuse toimimist kirjeldada kui äriprotsesside süsteemi. Seetõttu on kvaliteetse tegevuse jaoks kõige olulisem teave nende äriprotsesside rakendamise korra ja meetodite kohta konkreetses rajatises.

Ehkki operatsiooniteenuse teostatud äriprotsesse saab omistada juhtimis- ja interaktsiooniprotsessidele, teenindusprotsessidele ja tugiprotsessidele, sõltub igaüks neist rühmadest ühel või teisel määral teadmistest objekti seadmetest, selle koostisest, konfiguratsioonist ja reeglitega töötamiseks.

Seega peate andmekeskuse haldamiseks tundma nii töömudeli protsesse (mille jaoks on vaja teavet selle kohta, kuidas andmekeskuse süsteemidega teatud toiminguid teha) kui ka insenerisüsteeme (nende koosseis, hetkeseis, varem tehtud toimingud).

Miks vajate dokumentatsiooni?

Insenerisüsteemide käitamisel tuleb teha järgmised põhitoimingud:

• süsteemi riiklik kontroll;
• esialgne seadistamine;
• tööparameetrite reguleerimine;
• hooldus;
• remont.

Ilmselt peavad loetletud tööde teostamiseks spetsialistil olema teadmised nii käitatavatest seadmetest kui ka süsteemidest tervikuna, sealhulgas nende ühendustest ja vastastikustest sõltuvustest. Kas inimesel võib olla kogu selline teadmine? Muidugi jah. Ja õnneks on selliseid spetsialiste. Kuid kahjuks on see pigem erand kui reegel. Ja ka need superspetsialistid (rääkimata tavapersonalist) võivad midagi unustada. Eriti kui tegemist on mis tahes süsteemi plokiga, mida harva nähtavale tuleb. Siis on vaja dokumentatsiooni. Seetõttu peab see olema kättesaadav ühel või teisel kujul (paberkandjal, elektrooniliselt, interaktiivselt) ning olema töö teostamiseks juurdepääsetav, asjakohane ja piisavalt täielik.

Insenerisüsteemide dokumente on vaja ka juhul, kui süsteemide hooldamisse on kaasatud uusi spetsialiste (nii sisemisi kui ka väliseid).

Protsessi dokumentatsioon

Andmekeskuses toimuvate OME-protsesside jaoks sisaldab tüüpiline komplekt järgmisi dokumentide komplekti:

• protsessi kirjeldus - protsessi kõige täielikum dokument, tavaliselt skeemide ja sammude üksikasjaliku kirjeldusega;
• rollijuhised - ametijuhendi analoogid, mis hõlmavad kõiki konkreetse rolli kohustusi protsessis;
• memod osalejatele - rollipõhiste juhiste lühendatud versioon, mis sisaldab teavet põhielementide ja protsessi üksiku osaleja teostamise järjestuse kohta.

Mõnel juhul võib olla kasulik luua konkreetsete protsesside jaoks eraldi dokumendid. Näiteks võib tõrgete kõrvaldamise haldamiseks paigutada teavituskava eraldi dokumenti.

Lisaks tuleb protsessides säilitada mitmesuguseid töödokumente. Need on tavaliselt korraldatud nii logide (operatsioonipäevik, tööpäevik, remondipäevik) kui ka plaanide ja ajakavadena (seirekava, hoolduskava, remondigraafik jne).

Struktureeritud seoste loomiseks võivad dokumendid tugineda klassifikaatorite komplektile, mida omakorda saab vormistada ka juba nimetatud dokumentide dokumentide või jaotiste kujul.

Dokumentatsioon süsteemide ja nende hooldamise kohta

Selle kõige olulisem osa on kasutusdokumentatsioon - "... projekteerimisdokumentatsioon, mis eraldi või koos muu dokumentatsiooniga määratleb toodete tööreeglid ja (või) kajastab teavet, mis tõendab tootja peamiste parameetrite ja omaduste (omaduste) väärtusi, samuti garantii ja teave selle töö kohta kindlaksmääratud tööea jooksul ”***.

Vastavalt GOST 2.601-2013 sisaldab see:

• kasutusjuhend - toote, selle osade, hooldusprotseduuri jne kõige täielikum kirjeldus;
• juhised paigaldamiseks, käivitamiseks, reguleerimiseks ja toote käivitamiseks;
• vorm, mis sisaldab teavet toote tehnilise seisukorra ja muu sisestatud teabe kohta, sealhulgas toote tööperioodi jooksul;
• pass, mis sisaldab teavet, mis tõendab tootja garantiisid, toote peamiste parameetrite väärtusi ja omadusi (omadusi);
• tootja garantii silt, toote sertifitseerimise teave;
• osade ja montaažiüksuste kataloog;
• varuosade tarbimise määrad;
• materjali tarbimise määrad;
• varuosade, tööriistade ja tarvikute komplekti loetelu;
• haridus- ja tehnilised plakatid;
• spetsiaalsed kasutusjuhendid, mis sisaldavad erinõudeid, mis on koostatud iseseisvate dokumentide või muude dokumentide manuste kujul;
• tegevusdokumentide väljavõte.

Eeldatakse, et nende dokumentide kogum moodustub süsteemide loomise (juurutamise) käigus ning seda kohandatakse ja täiendatakse töö käigus.

Kahjuks on standardis kohustuslikuks märgitud ainult mõned loetletud dokumentidest (vorm, pass, silt ja tegevusdokumentide väljavõte) ning muude dokumentide vajadus on jäetud vastavate süsteemide arendaja otsustada. Seega sõltub süsteemiarendajast, kui hästi ja usaldusväärselt saab andmekeskuse tööd korraldada.

Struktureerimise vajadus

Süsteemipõhised hooldusdokumendid peaksid vastama kahele põhiküsimusele: mida täpselt teha tuleb? kuidas peaks seda õigesti tegema?

Vastus küsimusele "mida tuleb teha?" lisaks toimingute noteerimisele peaks see sisaldama teavet nende korralduse, hargnemise, ainult teatud juhtudel täitmise jne kohta. Selliste teadmiste jaoks on dokumendi kõige edukam versioon tehnoloogiline kaart. Selle peamised elemendid on:

• toimingud (toimingud);
• esineja (d) (kvalifikatsioon ja spetsialiseerumine);
• töömahukus;
• kestus;
• link dokumendile, milles on üksikasjalikult kirjeldatud "kuidas täita";
• järgmise toimingu tunnus (number).

Põhimõtteliselt saab marsruutimise luua mis tahes ülesande jaoks. Kaarte saab üles ehitada hierarhiliselt, mis suurendab oluliselt nendega töötamise paindlikkust.

Tehnoloogiliste kaartide ajakohasena hoidmine nõuab aga märkimisväärseid kulutusi (nii aega kui ka raha) - lõppude lõpuks muudetakse objekti, parendatakse protsesse ja hooldusprotseduure, muutuvad ka kvaliteedinõuded. Ja kõik muudatused peaksid kõikides dokumentides õigeaegselt kajastuma, mis on kindlasti kulukas.

Lisaks peab kirjeldus tingimata sisaldama üksikasjalikku teavet selle kohta, "kuidas seda täpselt teha". Kui tegemist on seadmetega, esitab tootja asjakohastele dokumentidele tavaliselt üksikasjad, mis on piisavad töötamise ajal vajalike toimingute tegemiseks, kui need ei vaja töötaja erilist kvalifikatsiooni ja väljaõpet. Siiski peaksite pöörama tähelepanu võimalusele hõlpsalt teavet otsida. Tõepoolest, näiteks DGU mootori üksikasjalikus kasutusjuhendis võtab palju lehekülgi ainult selle kompleksi lahtivõtmise protseduur, mis koosneb suurest hulgast plokkidest ja üksuse üksikutest elementidest. Kui peate mõne ploki osa välja vahetama, siis kui dokument on halvasti struktureeritud, peate vajalike soovituste otsimiseks pool sellest kühveldama.

On loogiline, kui üksikasjalikud dokumendid või dokumentide osad seotakse konkreetsete lahendatavate ülesannetega. Pealegi on õigem mitte paigutada teavet otse dokumendi kohta, kus asjaomased toimingud on seotud, vaid korraldada lingid abisektsioonidele või dokumentidele. See mitte ainult ei väldi andmete dubleerimist, vaid hõlbustab ka vajadusel nende parandamist.

Dokumentatsiooniga seotud riskid

Suurimad hädad võivad tekkida siis, kui juhtidel või spetsialistidel pole õigel ajal vajalikku teavet. Sel juhul teevad mõned otsuseid juhuslikult, ilma olukorda adekvaatselt hindamata, teised aga juhuslikult või keelduvad tööd tegemast. Sel juhul saame rääkida nii tavalisest hooldusest kui ka tõsise rikke kõrvaldamisest. Igal juhul on tulemus halvasti ennustatav.

Olulised elemendid, mis määravad dokumentatsiooni oleku, võivad olla järgmised:

■ kogu rajatise ehitamiseks ja kasutuselevõtuks vajaliku dokumentatsiooni ettevalmistamine;

■ töömudeli protsesside kohta vajaliku dokumentatsiooni vormistamine;

■ võimaluste loomine dokumentide kasutamiseks töökeskkonnas;

■ dokumentide õigeaegne ajakohastamine.

Nende elementide puudumine rajatise käitamise ajal võib põhjustada negatiivseid tagajärgi, ehkki mitte kohe. Kuid usalduse teenuse usaldusväärsusest rääkimine koos teabe ja dokumentatsiooni puudumisega pole seda väärt.

Dokumenteerimisprotsess

Praktikas on vaja ajakohase teabe kättesaadavuse tagamiseks rajatise, selle seisukorra, sellega tehtavate tegevuste ja hoolduse protseduuri kättesaadavuse tagamiseks operatsiooniteenuse raames ette näha eraldi tegevused. OME-s vastutab selle eest dokumenteerimisprotsess. Kõigepealt tuleb üheselt määratleda dokumenteeritavate objektide olekute ja personali toimingute parameetrid. Lisaks on vaja kindlaks määrata ja kujundada dokumenteerimise meetodid ja mehhanismid, mis mitte ainult ei võimalda teabe kogumist, vaid tagavad ka selle kättesaadavuse, terviklikkuse ja ohutuse.

Täna saab dokumenteerimiseks kasutada spetsialiseeritud tehnoloogilisi lahendusi. Need tuleks lisada toimimise tagamiseks vajalikesse tööriistadesse. Perioodiliselt on vaja kontrollida dokumentatsiooni täielikkust ja dokumentides kajastuva teabe kvaliteeti.

Selle tulemusena langetatakse otsused ja tehakse tööd usaldusväärsete andmete põhjal ning luuakse tingimused tekkivate olukordade analüüsimiseks ja toimimise kvaliteedi parandamiseks.

Kuidas täna operatsiooni eest vastutada?

Kõigi dokumentatsioonisoovituste täielik rakendamine pole odav. Ja see on üks põhjusi, miks seda küsimust peetakse teisejärguliseks ning sageli ei pööra tellija ega töövõtja piisavalt tähelepanu GOST 2.601-2013 nõuete isegi täitmisele, rääkimata OME protsesside kirjeldusest või dokumentatsiooni ajakohastamisest.

Ettevõtted seavad oma riske maandades siiski üha enam ranged nõuded andmekeskuste inseneri infrastruktuuri toimimisvõimele. Ilmselt ei toimi tõenäoliselt kaosest ideaalse korra juurde hüppamine. Reaalsem on asju järk-järgult korda teha.

Käitumiseks on valitsevates tingimustes erinevaid võimalusi. Meie arvates on järgmine lähenemine edukas:

• reastama insenerisüsteemid ja nende komponendid vastavalt rajatise käitamise kriitilisuse tasemele;
• tagada kriitiliste süsteemide ja nende kriitiliste komponentide dokumentatsiooni täielikkus ja asjakohasus;
• tagama, et OME protsesside dokumentatsioon oleks kättesaadav vähemalt protsessi kriitiliste elementide jaoks;
• laiendada järk-järgult nii süsteemide kui ka protsesside dokumenteerimise ulatust.

Kui me räägime vastloodud objektist, siis ei tohiks operatsiooniteenust juhtida olud ja suunata dokumentatsiooni kujundamine tulevikku. Õigem on esitada nõuded vastavalt visandatud põhimõtetele juba objekti vastuvõtmise ajal ja saavutada nende täitmine. Vastasel juhul peate käitama rajatist omal vastutusel ja vastutusel ning see ei vasta kindlasti teenuste omanike ja tarbijate ootustele.