Роль документа в жизни человека и в обществе. Курсовая работа возникновение письменности, появление документа Название первого письменного документа о жизни общества

КУРСОВАЯ РАБОТА

По Документоведению

Тема:

История развития документа и письменности

Введение

Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа

1.1 Возникновение письменности

1.2 Развитие Греческой письменности

1.3 Древние рукописные книги

Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности

2.1 Особенности делопроизводства в России

2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство

2.3 Коллежское делопроизводство

2.4 Исполнительное делопроизводство

2.5 Делопроизводство в России в XX в

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Ведь прежде славяне, когда были язычниками, не имели письмен, но читали и гадали с помощью черт и резцов. Когда же крестились, то пытались записывать славянскую речь римскими и греческими письменами, без порядка. Но как можно хорошо написать греческими буквами? И так было многие годы. Потом же бог человеколюбец, который правил всеми не оставляет человеческого рода без знания, но всех приводит к познанию и спасению, помиловал род славянский и послал им святого Константина Философа, названного Кириллом, мужа праведного и истинного. И создал для них тридцать письмен и восемь, одни по образцу греческих письмен, другие же в соответствии со славянской речью. С первой буквы начал, как в греческой азбуке: они ведь начинают с «альфы», а он с «аз». И так обе начинаются с «аз». И как те создали азбуку, подражая еврейским письменам, так и он греческим. У евреев же первая буква «алеф», что значит «учение». И когда приводят ребенка для обучения, говорят ему учись, а это – «алеф». Сказания Черноризца храбра «О письменах»

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, воспитательную.

Важнейшей среди названых функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

В древней Греции для письма использовали стило – палочку, заостренную с одного конца. Писали на восковых дощечках. С обратной стороны к стило прикреплялась лапка, которая заглаживала, то есть стирала ошибки.

Наши далекие предки писали также свинцовой палочкой, которая оставляет бледно-серого цвета буквы. Их легко можно было стереть хлебной мякотью или пемзой. Во Франции в XV веке был изобретен «Парижский» карандаш, или «соус». «Соус» готовился так: в сажу добавлялся угольный парашек и очень слабый клей.

Гусиное перо, а иногда воронье, павлинье, лебединое применяли для письма, уже начиная с VII века.

Для письма использовались такие предметы как бамбуковые листья, папирус, глина, песок, дерево, камни и многое другое. Самым древнем же средством письма являлся пергамент.

К примеру, во времена раскопок на греческом острове Крит археологи нашли небольшой диск, покрытый крохотными изображениями людей, кустами, птицами, рыбами. Ученые определили, что диску 4000 лет. Естественно рисунки были не очень четкие, отрывистые и не ясные, но со временем они превратились в настоящее искусство. Скорее всего, благодаря древним рисункам появилась не только письменность, но также и такое искусство как живопись.

Данная курсовая работа предназначена для совершенствования знаний в области «Документационного обеспечения управления», «Документоведения», а также для более углубленного изучения истории возникновения письменности и появления документа.

Работа содержит многочисленное количество информации как по специальности «Документационное обеспечение управление», так и по истории возникновения письменности и появление документа.

Данная работа представляет собой собранный материал для более углубленного познания истории развитии документа и письменности. В работе представлены таблицы, ссылки, рисунки и многое другое.

Документ – он же «свидетельство» или «способ доказательства» является не менее важной частью курсовой работы. Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создается посредствам письма, графики, рисунка, фотографий звука - и видео записи.

Благодаря письменности появился не только документ, но и способ общения между людьми, способ изложения мысли.

Выбор темы помогает узнать не только интересные факты, но также просвещает в области появления письменности, как нашей истории, так и истории других наций и сословии.

Цель данной исследовательской работы: изучить условия, принципы, факторы, особенности развития письменности.

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1.Определить сущность понятий «документ» и «письменность» и рассмотреть основные профессиональные определения, постоянно встречающиеся в истории развития письменности.

2.Проанализировать исторические документы и определить особенности развития письменности на территории различных государств.

Предметом исследования являются письменные источники. Объект- исследование способа, процесса, формирования и развития письменности.

Проблема развития письменности описывается специалистами недавно. Интерес к ней сегодня увеличивается. Появилось много работ по данной проблеме. Среди них: М. И. Автократова, В.И. Буганов «Сокровищница документов прошлого» и многие другие работы актуальные в наше время.

Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа

1.1 Возникновение письменности

Наиболее древнейшие египетские тексты, дошедшие до нас, - это молитвы богам и хозяйственные записи. Самые ранние памятки художественной литературы, сохранившиеся до нашего времени, относятся ко II тыс. до н. э. Вероятно, существовали и более древние тексты, но они не сохранились.

Возникновение египетской письменности относятся к XXX в. до н. э. Особенности государственного устройства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря на сложность иероглифического письма, уже в этот древнейший период грамотными были не только жрицы, писцы и вельможи – о распространение грамотности свидетельствуют письменные указания строителям, начертанные на камнях тогдашних построек. Постепенно на основе старой иероглифической письменности вырабатываются скоропись, известная позднее как иератическое письмо. Затем, около 700 г. до н. э., из прежней деловой скорописи появилось новое письмо – демотическое (народное).

В целом раннюю культуру Двуречья исследователи обозначают как Шумеро – Аккадскую . Двойное название связанно с тем, что Шумеры и жители Аккадского царства говорили на разных языках и имели разную письменность.

Аккадский язык ученые относят к семитской ветви афразийских языков. Аккадская письменность представлена словесно – слоговой клинописью. Древнейшие памятники аккадской письменности, выполненные на глиняных табличках, относятся к XXV в. до н. э.

Шумерская письменность намного старше. Она очень декоративная и, как полагают исследователи, берет начало от рисунков. Впрочем, шумерские придания говорят о том, и до возникновения рисуночного письма здесь существовал еще более древний способ фиксации мысли – завязывание узелков на веревке и зарубки на деревьях. Со временем рисуночное письмо видоизменилось: от полного, достаточно подробного и тщательного изображения предметов шумеры постепенно переходят к их неполному, схематическому или символическому изображению. Это шаг в перед, однако, возможности такой письменности по-прежнему оставались ограниченными. Так, для многих сложных понятий вообще не существовало своих знаков и даже для того, чтобы обозначить такое привычное и понятное всем явление, как дождь, писцу приходилось соединять символ неба – звезду и символ воды – рябь. Такое письмо называют идеографическо-ребусным. Записи делались на глиняных плитках или табличках: на мягкую глину нажимали углом прямоугольной палочки, и линии на табличках имели характерный вид клиновидных углублений. В целом вся надпись представляла собой массу клинообразных черточек и поэтому клинообразную письменность принято называть клинописью. Самые первые шумерские клинописные таблички относятся к середине IV тыс. н. э. Это древнейшие в мире письменные памятники.

КУРСОВАЯ РАБОТА

Роль документа в современном обществе

Введение

Работа посвящена рассмотрению роли документа в современном обществе.

Носители и способы передачи информации в течении многих веков постоянно изменялись, пройдя путь от глиняных табличек до нынешних электронных документов. Так постепенно, возрастала значимость документов в обществе. Тогда появилась необходимость создания специальной отрасли деятельности - делопроизводство.

Основными задачами делопроизводства являются:

отражение управленческой, производственной и иной деятельности в соответсвующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

Актуальность выбранной нами темы обусловлена значением роли документа в жизни каждого человека. Из всего выше сказанного мы можем сделать такой вывод, что практически в любой сфере общественной деятельности требуются те или иные документы.

Целью курсовой работы является определение назначения документов в современном обществе.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

.рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии.

.выявить современное определение документа.

.раскрыть основные функции документов.

Объект исследования: роль документа в современном мире.

Предмет исследования: историческое развитие документа, свойства и признаки документа, а также значение документа в обществе.

Методы: изучение и анализ научной литературы, исторический.

Основная литература, на которую мы опирались при написании данной курсовой работы: Кушнаренко Н.Н. Документоведение. 2003 г. Здесь представлены свойства и признаки документа. Ларьков Н.С. Документоведение. 2006 г. В этом учебном пособии достаточно широко описаны функции документа и его историческое развитие.

1. Понятие «документ», его историческое развитие

Одно из важнейших проявлений человеческого поведения является, безусловно комуникация, т.е. общение людей друг с другом посредством определенных знаков или символов. Первоначально человек передавал информация с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений. Значительным прорывом в истории человеческого общества является возникновение осмысленной человеческой речи и языка. Так по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Эти простейшие средства коммуникации были несовершенны. Поэтому люди пытались найти способы и средства для преодоления этих несовершенств, например: сигнализация (дымом, огнем костров, Звуками труб, барабанным боем), использование предметов которым придавалось символическое значение, предметные способы общения, которые сохранились и в наши дни (преподнесение хлеба в знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания).

Огромную роль, в необходимости передачи информации, сыграло появление около 35 тыс. лет назад палеотического искусства - резьба по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, которые подготовили следующий качественный скачок в развитии цивилизации. Этот новый этап был связан с появлением письменности. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ.

Термин «документ» латинского происхождения, производный от слова «docere» - учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале XVIII века - и в русский язык .

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном.

И действительно в Древнем Риме термин «документ» первоначально обозначал те предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство. Именно тогда, термин «документ» приобрел правовое значение и вэтом смысле использовался до XIX века.

В России термин «документ» был введен Петром I именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIII в. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага» .

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность» .

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова.

.Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

.То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.).

.Письменное свидетельство о чем-нибудь.

Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, зто в первую очередь средство доказательства, для историка - первоисточник, а для работника управления - средство фиксации и передачи информации.

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 27 июля 2006 г. и ГОСТа Р51141 - 98) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать. Законом об информации, информационных технологиях и о защите информациии определено понятие документированная информация - «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с рекизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» .

. Свойства и признаки документа

Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качества документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов созданных человеком.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств.

Свойства документов - это качества, признаки, которые присущи документу независимо от того, осознаются они человеком или нет; это сторона материального объекта, обуславливающая его различие и сходство с другими материальными объетами Свойства тесно связаны с содержанием понятия документа и его функциями. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решения обобщений, справочно - поисковой работы.

Выделяют два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа:

1. Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений, признаваемое группой общества.

2. Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков.

Теперь, рассмотрим свойства документов более подробно:

Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной и всегда имеет целевое значение; Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь)

функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные фунуции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации ;

структуризованность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Всякий доумент обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материал составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.) .

Признаки документа.

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Признак документа - показатель, по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ. Признаки документа разделяют на внешние и внутренние.

Внешние - признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу .

Выделяют и следующие признаки документа:

Наличие смыслового семантического содержания: документ является носителем смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), являются его обязательным признаком;

Стабильная вещественная форма , обеспечивающая долговременную сохранность доумента, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени ;

Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имебт лшь те источники, которе изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы) .

3. Значение документа в современном обществе

документ специальный значимость функция

Именно общество определяет так формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа. Соблюдение правил поощряется, а нарушение наказывается.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения .

Всякое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту, закрепленной в документе.

Создание документа связано с функциями документа, т.е. его назначением. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое значение, социально - выработанный способ его употребления. То есть его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Весь спектр социальных функции документа можно условно поделить на три группы. Рассмотрим эти функции более подробно.

Главные функции

Наиболее обобщающая функция документа это хранение и передача (распространение) информации во времени и / или в пространстве.

Функция закрепления и запечетления информации

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, содающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функции.

В настоящее время объёмы информации постоянно увеличиваются и каждые три года удваиваются. Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и с документами как её носителями уделяется большое внимание. В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дается определение терминов «информация» и «документированная информация».

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от форм их предоставления.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе - документе - информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях её материальный носитель.

Общие функции

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием инфомативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации

Коммуникативная функция - С помощью этой функции осуществляются все информационные связи общества. Коммуникативная функция заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой доставки информации: самый быстрый гонец, фельдъегерская почта, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, электронная почта. А также помогает организовать, упорядочить и поддержать информационные связи в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов.

Историческая функция. Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Специальные функции

Присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответсвии с социальными потребностями общества

Мемориальная функция . Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы) .

Гедоническая функция (социальная) - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.) .

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Правовая функция

Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе, а также в способности докумнта выступать как средство доказательства, подтверждения каких либо фактов. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства .

Функция учета

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе.

Документы, выполняющие учетную функцию, обычно содержат сиситематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все учетные первичные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы. Эти документы сегодня практически представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны и утверждены финансовыми органами и органами статистики. Документы, выполняющие эту функцию, в первую очередь подготовлены для компьютерной обработки .

В условиях научно - технического прогресса произошло резкое увеличение объема информации. В связи с этим возникает необходимость упорядочения потоков информации, установление необходимого и достаточного количества видов документов. Основное напрвление совершенствования документации - унификация и стандартизация.

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, выбор оптимального числа разновидностей продукции, процесси услуг процессов, значений, параметров, размеров.

Стандартизация - это прцесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ним других, подобных объектов .

Познавательная функция

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. - т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент) .

Управленческая функция. Многие виды управленческой деятельности осуществляются посредством создания соответсвующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; инструктирование - издание инструкции, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Т. е. эта функция выполняется документами, которые созданы для целей управление и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, решения) .

Политическая функция

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) .

К политической примыкает идеологическая функция документа . Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков .

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе или во время раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX века.

Культурная функция. Документ рассматривается как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохранненых им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, свидетельствует о появлении новых способов документирования и передачи информации.

Заключение

Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ роли документа в жизни человека и в обществе позволяет выделить важнейшие особенности. Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

В исследований функции документа мы выявили, что любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная);функции постоянно действующие (информационная, социальная), которые обеспечивают историческую и социо - культурную преемственность.

Знание функций документа позволяет нам уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет: определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества; осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы); определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.д.; разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде. В результате постепенно сокращается удельный вес функций время действия которых ограничено и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Список используемой литературы

1.ГОСТ 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. - М: Госстандарт России, 1998.

2.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб. пособие / В.И. Андреева. - М: КНОРУС, 2007. - 248 с.

.Анодина, Н.Н. Документоборот в организации: практ. пособие / Н.Н. Анодина. - М: Омега - Л, 2007. - 184 с.

.Бардаев, Э.А. Документоведение: учеб. пособие / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Академия, 2008. - 304 с.

.Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб. пособие / Н.Б. Зиновьева. - М: Профиздат, 2001. - 208 с.

.Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М: Триада, 1998. - 96 с.

.Кузнецова, Т.В. Введение в специальность: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М: РГГУ, 2003. - 70 с.

8.Кузнецова, Т.В. Основы документоведения: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко. - М.: МГИАИ, 1988. - 64 с.

.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учеб. пособие / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знання, 2003. - 459 с.

.Ларьков, Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Лавров. - М: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

.Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации: учеб. пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. - М.: КНОРУС, 2010. - 160 с.

12.Режим доступа: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/inf.htm (дата обращения 29. 11. 11.)

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007).

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы.

Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007.)

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 80-84)

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 116-117)

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Этот порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел.

Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 123)

КУРСОВАЯ РАБОТА

По Документоведению

Тема:

История развития документа и письменности

Введение

Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа

1.1 Возникновение письменности

1.2 Развитие Греческой письменности

1.3 Древние рукописные книги

Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности

2.1 Особенности делопроизводства в России

2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство

2.3 Коллежское делопроизводство

2.4 Исполнительное делопроизводство

2.5 Делопроизводство в России в XX в

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Гусиное перо, а иногда воронье, павлинье, лебединое применяли для письма, уже начиная с VII века.

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа

1.1 Возникновение письменности

Впоследствии принцип картинной письменности стал заменяться принципом звуковой стороны слова. Появились сотни знаков, обозначающих слоги, и несколько алфавитных знаков, соответствующим гласными буквам. Они использовались в основном для обозначения служебных слов и частиц.

Письменность была великим достижением Шумеро-аккадской культуры. Она была заимствована и развита вавилонами и широко распространилась по всей Передней Азии: клинописью пользовались в Сибири, древней Персии, других государствах. В середине II тыс. до н. э. клинопись стала международной системой письменности: ее знали и использовали и использовали египетские фараоны. В середине I тыс. до н. э. клинопись становится алфавитным письмом.

Долгое время ученые считали, что язык шумеров не похож не на один из известных человечеству живых языков или мертвых, и поэтому вопрос по происхождению народа оставался загадкой. К настоящему времени генетические связи шумерского языка все еще не установлены, но большинство ученых предполагают, что этот язык также как и язык древних египтян и жителей Аккада, относится к семито-хамитской языковой группе. Именно шумеры, по мнению современных востоковедов, являются родоначальниками знаменитой Вавилонской культуры. Их культурные достижения велики и бесспорны: шумеры создали первую в человеческой истории поэму – «Золотой век»; написали первые элегии, составили первый в мире библиотечный каталог. Шумеры – авторы первых древнейших в мире медицинских книг – сборников рецептов. Они первыми разработали и записали календарь земледельца, оставили первые сведения о защитных насаждениях. Даже идею создания первого в истории людей рыбного заповедника в первые письменно зафиксировали тоже шумеры.

Современные представлении о жизни древнего Китая основываются на письменных источниках, многие из которых были составлены в самые ранние периоды китайской истории. Известно, что уже в XV в. до н. э. в Китае существовала развитая система иероглифического письма, не насчитывавшая более 2000 иероглифов. Чрезвычайно бурное развитие китайской письменности характерно для первых веков нашей эры: так, II в. число иероглифов составило более 10 тыс.; а в III в. более 18 тыс. Введенное в это время единообразное для всей страны легло в основу современной китайской письменности. Тогда же появились первые китайские словари. Постоянные перемещения больших масс людей приводили к смешению и выравниванию диалектов, складывался единый устный древнекитайский язык. На рубеже новой эры был составлен самый древней из словарей, организованный по тематическому принципу. Развитию языка и письменности способствовало переход от письма на узких бамбуковых дощечках к письму на шелке натуральными красками специальной кисточкой, изобретение которой приписываю Мын Тяню. Великим изобретением было изготовление бумаги, производство которой началось в 105 г. н. э. Ее варили из древесной кары, тряпья, конопли. Автор этого крупнейшего в истории человечества открытия был чиновник Цай Лунь. Примерно тогда же была создана тушь.

1.2 Развитие Греческой письменности

Вероятнее всего, в IX в. произошло событие, ставшее решающим для греческой культуры: через посредство финикийцев греки приняли семицкий алфавит, усовершенствовав его путем добавления нескольких знаков для обозначения нескольких знаков для обозначения гласных. Древнейшие документы, написанные Синицким алфавитом относятся XIII в. до н. э. (надпись из времен царя Ахирама из библ.), а наиболее известный памятник этой письменности – надпись времен моавийского царя Меши около 850г. до н. э. Алфавит был консонантным, т.е. не имел знаков для гласных звуков. Как и со всеми культурными благами, заимствованными с Востока, греки поступили с алфавитом творчески и преспасобели его к нуждам своего языка, использовав лишние для них финикийские знаки для обозначения знаков. Так из финикийских букв «алеф» и «хэ» возникли греческие «альфа» (a) и «эпсилон» (ε). Это и было решающим шагом к созданию более совершенного и полного греческого алфавита, который, в свою очередь, имел ряд вариантов.

Древнейшая его форма встречается на Крите, Мелосе и Тере. Далее можно выделить восточно-греческий алфавит в азиатской Ионии, Эолите, Аттике, на Кикладах и в Аргосе, а также заподно - греческий. Различие между последними двумя вариантами состояло в использовании буквы «хи» (x), которая в восточно-греческом алфавите обозначает гортанную аспирату «х», а в заподно - греческом – скопление согласных «кс». Окончательно победил в Греции вариант восточный, или ионийский (милетский), в котором еще в VII в. до н. э. начали применять финикийское «х» для обозначения долгого «этак родилась буква «эта» (η); еще на сто лет раньше был введен новый знак «омега» (ω). После принятия этого усовершенствованного варианта алфавита в 403 г. до н. э. в Аттике, в Афинах, его победа в греческом мире была обеспеченна. Напротив, в Италии верх взял западно-греческий вариант, принесенный туда колонистами из Халкиды, которые им пользовались. Добавим, что, хотя семитский алфавит заимствован греками, по-видимому, уже на рубеже X-IX вв. до н. э., письменность получила тогда еще очень ограниченное распространение. Старейшие греческие надписи, выполненные новым алфавитом, относятся к VIII в. до н. э.

Довольно развита и совершенна была древнеиндийская письменность , о чем свидетельствуют надписи Ашоки, относящиеся III в. до н. э. Труды Панине по создании грамматики санскрита в условиях значительной политической, экономической, этнической и культурной разобщенности странны трудно переоценить. Именно санскрит во многом помогал общению и пониманию самых различных народностей и племен. Отход от разработанных норм «Грамматики» Панине, со словарным запасом в 2 тыс. корней расценивался как вопиющее невежество. Исследование Панине позволили выявить состав языка, все правила которого он свел к 4 тыс. стихотворных формул, что в последствии, в середине XIX в., способствовало развитию в Европе сравнительного метода в языкознании.

Истории создания славянской азбуки такова: византийские монахи Кирилл и Мефодий (Болгария тогда входила в состав Византии) распространяли тогда христьянство среди народа юго-восточной Европы. Греческие богословские книги необходимо было перевести на славянские языки, но азбуки, соответствующий особенностям звучания славянских языков не существовало. Ее – то и задумали создать братья благо образованность и талант Кирилла делали эту задачу выполнимой. Учился Кирилл при дворе византийского императора и кроме родного, греческого, знал славянский, латинский, еврейские и арабские языки. Талантливый лингвист, Кирилл взял за основу греческий алфавит, состоящий из 24 букв, дополнил его характерными для славянских языков шипящими (ж, щ, ш, ч) и несколькими другими буквами. Некоторые из них схоронились в алфавите и по сей день – б, ь, ъ, ы, другие давно вышли из употребления – ять, юс, ижица, фита. И так, славянский алфавит состоял из 43 букв, близких по написанию к греческим. Каждая из них имела свое название: А – «аз», Б – «буки», (их сочетание образовалось слово «азбука»), В – «веди», Г – «глаголь», Д – «добро» и т. д. Буквы на письме означали не только звуки, но и цифры: «А» - цифру 1, «В» - 2, «Р» - 100. На Руси только в XVIII в. арабские цифры вытесняли «буквенные». В честь своего создателя новая азбука получила название «кириллица». Пользуясь ею, Кирилл и Мефодий перевели на славянский язык фрагменты Евангелия, Послания апостолов, Псалтырь и другие богословские сочинения. За огромные заслуги в распространении христьяства церковь причистела Кирилла и Мефодия к лигу святых. Некоторое время наряду с кириллицей была в употреблении и другая славянская азбука – глаголица. Она имела тот - же состав букв, но с более сложным, витиеватым написанием. Видимо, эта особенность и предопределила дальнейшую судьбу глаголицу: к XIII в. она почти полностью исчезла.

Мы привыкли считать создателем кириллице монаха Кирилла. Ученые долгое время не сомневались в этом. Однако сейчас большинство исследователей считают, что он создал не кириллицу, а глаголицу. До сих пор этот вопрос остается спорным в науки.

1.3 Древние рукописные книги

Изготовление древних рукописных книг было делом дорогим и трудоемким. Материалом для них служил пергамент – кожа особой выделки. Лучший пергамент получался из мягкой, тонкой кожи ягнят и телят. Ее отчищали от шерсти и тщательно промывали. Затем натягивали на барабаны, посыпали мелом и чистили Пензой. После просушки с кожи срезали неровности и вновь шлифовали пемзой. Выделанную кожу срезали на куски и сшивали в тетради по восемь листов. Примечательно, что этот древний порядок брошюровки сохранился по сей день. Сшитые тетради собирали в книгу. В зависимости от формата и количества листов, на одну книгу требовалось от десяти до двадцати шкур животных – целое стадо! По свидетельству одного из писцов, работавшего на рубеже XIV – XV вв., за кожу для книги было уплачено три рубля. В то время на эти деньги можно было купить три лошади.

Писали книги обычно гусиным пером и чернилами. Привилегию писать лебединым и даже павлиньим пером имел царь. Изготовление письменных принадлежностей требовало определенного умения. Извлекали перо непременно из левого пера птицы, чтобы изгиб был удобен для правой, пишущей, руки. Перо обезжиривали, втыкая в горячий песок, затем кончик наискось срезали, расщепляли и затачивали специальным, перочинным, ножичком. Им же выскабливали ошибки в тексте.

Средневековые чернила, в отличии от привычных для нас синих и черных, были бурого цвета, так как делались на основе железистых составов, а просто говоря, ржавчины. В воду опускали куски старого железа, которая, ржавея, окрашивали ее в бурый цвет. В качестве компонентов, помимо железа, использовали дубовую или ольховую кору, вишневый клей, квас, мед и многие другие вещества, придававшие чернилам необходимую вязкость, цвет, устойчивость. Столетия спустя эти чернила сохранили яркость и силу цвета.

Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности

Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от латинского доказательство свидетельство). Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков, фотографий, звука - и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе об информации, информатизации и защите информации: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как носитель информации документ выступает в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование – в подготовке различных планов, учет – виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – в издании распорядительных документов; инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний; контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актом государственного управления.

2.1 Особенности делопроизводства в России

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежскоеделопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного(государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство

На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиции в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить написание – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый хозяйственной и политической жизни любо государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «Ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или призами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столбик. Составленные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку – географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

Поступления документа на рассмотрения;

Подготовка дела к «докладу»;

Рассмотрение и решение дела;

Оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, оттиски, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в XVI - XVII вв. показывает, что связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, поваляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

2.3 Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадной число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежной системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих их них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом делопроизводство коллегий характеризуется значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справляться с обилием дел.

XVII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

2.4 Исполнительное делопроизводство

«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений в другими учреждениями.

Министерство возглавляет министр, а в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министров состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения – на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений – общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточенно все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

порядок вступления дел;

движение их, или собственное так называемое производство;

отправление дел;

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIXв. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от

Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.

Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи. Составление внутренней описи документов дела. Переплет дел. Оформление обложек дел постоянного и временного хранения. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации.

Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

Делопроизводство в компании - это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством.

Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.

Принципы организации документооборота в государственном учреждении. Особенности унифицированной системы документов. Служебная переписка, бланки документов и реквизиты. Оформление приложений, согласование, визирование и утверждение. Номенклатура дел.

Изучение особенностей законодательного регулирования делопроизводства. Обзор правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре.

Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ). Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление ма...

Анализ теоретических основ документационных процессов в современном обществе, эволюция документа как носителя информации. Основные виды и принципы организации общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения.

Использование информации, содержащейся в документах, в управленческой деятельности. Систематизация и группирование дел, их номенклатура. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, их оформление в установленном порядке.

Существует три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Требования к составлению и оформлению. Организационные документы. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления и оформления. Примеры составления деловых писем, приказов и распоряжений. Исходящее деловое письмо. Приказ по личному составу.

Регламент проведения периодического и оперативного технического обслуживания воздушных суден. Расчет отходов самолётов в капитальный ремонт, числа самолётовылетов базовых самолётов. Объём производства по видам ТО самолёта Ил-86; расходы, себестоимость.

История возникновение и становление управленческого документа. Документы в Древнерусском государстве. Система министерства и управленческий документ. Современные управленческие документы и их характеристика: нормативная база, классификация, реквизиты.

ВВЕДЕНИЕ

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие понятия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во 2-й половине XX века появляется понятие "информационные ресурсы". Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в передаче ее на расстоянии. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Целью курсовой работы является изучение и систематизация знаний о классификациях и видах документов.

Исходя из цели, можно выявить следующие задачи:

Раскрыть понятие «Документа», происхождение документа, его роли в жизни общества.

Изучить виды и классификации документов.

Объект: документ как источник информации

Предмет: классификации и виды документов

ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО РОЛЬ В ЖИЗНИ ОБЩЕСТВА

Происхождение документа

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово “documentum” произошло от “doceo” - “учу” или “извещаю” и означало как раз “свидетельство”, “доказательство”.

В России термин “документ” был переведён Петром Первым именно как “письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: “акт”, “дело”, “бумага”.

К настоящему времени у понятия “документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- 2-е изд.- М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. - 270 с.

В соответствии с ГОСТ Р 51141- 98 ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998 Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

1. деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя.

3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах. Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. - 3-е изд. - М.: АЗЪ, 1996. - 928с.