Заявление на выдачу денег на командировочные расходы. Служебная командировка: обязан ли сотрудник писать заявление на выплату суточных? Нужно ли писать заявление на командировку сотруднику

Заявление на командировку составляется в случаях, когда на предприятии возникает необходимость отправления работника для различных целей в служебную поездку.

Служебная поездка

Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.

Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:

провести обучение или повышение квалификации сотрудника/сотрудников организации;
поучаствовать в заседании, конгрессе, конференции;
провести аудит филиала или иного удаленного структурного подразделения;
транспортировать товарно-материальные ценности, пассажиров, груз и т.п.

Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.

За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.

В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.

Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.

Нужно ли заявление

Процесс оформления командировки предполагает следующие этапы:

определение необходимости командировки, кандидатуры работника или работников, места командировки, ее срока и целей;
оформление заявления на командировку руководителем структурного подразделения или самим работником;
подготовка приказа о направлении на командировку;
собственно командировка;
отчет о командировке и компенсация расходов.

В соответствии со ст.ст. 8, 22 ТК РФ работодатель сам определяет, нужно ли для оформления командировки заявление, приказ и т.п. Если в организации это не установлено, никакого нарушения законодательства не будет.

В случае если заявление все-таки составляется, следует иметь в виду, что именно на основании заявления составляется и сам приказ на командировку, а это значит, что оно должно содержать фактически данные о сроке, месте и цели командировки.

Составление заявления

Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой. Заявление должно содержать следующие данные:

должность, ФИО работодателя, на имя которого подается заявление;
данные о работнике, который направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
дату начала и окончания поездки;
место назначения (населенный пункт, организация);
цель поездки, выраженную максимально конкретно, например, «Получение ТМЦ на складе магазина «Приборы»);
отметку о согласии работника с командировкой;
подпись руководителя подразделения или иного лица, составившего заявление, и дату.

После наложения руководителем организации визы «в приказ» работником бухгалтерии или иного структурного подразделения, отвечающим за оформление командировок, составляется приказ, с которым работник должен быть ознакомлен.

Ознакомление под подпись осуществляется до момента направления работника в командировку.

Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или страну. За сотрудником на это время оставляется место работы и средний заработок. Целью командирования может быть обмен опытом, необходимость выполнения работ в другой местности, участие в конференциях и выставках (наука, техника, торговля), судебных спорах и иные рабочие моменты. Соответственно, немаловажными являются вопросы правильного оформления сопутствующей документации. Порядок и характерные черты направления сотрудников в должностную командировку регламентируют ТК и постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, которым утверждено соответствующее Положение.

Как написать заявление на командировку?

Написание заявления на командировку не нужно, достаточно приказа, где изложены:

ФИО и должность направляемого работника;
период и цель поездки (участие в конференции, работе ревизионной комиссии, в судебном заседании и т. д.).

Направлению в командировку может предшествовать служебная записка. Временные рамки законом практически не ограничены – от одного дня до одного года. В некоторых случаях возможно составление и выдача командировочного удостоверения.

На федеральном уровне, государство гарантирует защиту прав и законных интересов отдельных работников, устанавливая в ТК РФ перечень субъектов, которые могут быть отправлены в должностную поездку только с их согласия. Это согласие оформляется путем написания соответствующего заявления. К таким сотрудникам можно отнести следующих лиц которые:

содержат детей-инвалидов или детей до 3-х лет;
содержат отца с матерью или других родственников;
самостоятельно растят детей, которым нет 5 лет.

Написанное заявление передается сотруднику кадрового отдела, как правило, за день или два до даты отъезда. Форма заявления на командировку произвольная, на государственном уровне типового образца нет. Соответственно, каждая организация вправе самостоятельно разработать форму анализируемого документа.

Заявление на командировку - образец заявления

Акт составляется в печатном виде или в письменном, но подпись обязательно ставится вручную.

Его обязательные элементы:

данные о лицах, на кого и от кого оно написано (вверху справа). Например: «Генеральному директору ООО «Агромаш» Иванова И.И. от начальника отдела сбыта Петрова П.П.»;
текст документа, где сотрудник указывает на свое согласие и ознакомление с правом на отказ согласно ст. 259 , 264 ТК ;

Правила написания заявления на командировочные расходы и его образец

Наниматель должен обеспечить выдачу денег на командировку. Эти деньги выдаются на аренду жилья, проезд и проживание (суточные). Документ заполняется непосредственно работником и подлежит одобрению руководителем путем проставления резолюции. Выдача денег производится в кассе предприятия/бухгалтерии в виде аванса. По возвращении работник должен написать отчет о расходовании выданных денег с приложением подтверждающих документов (билеты, квитанции).

Заявление на выдачу денег на командировочные траты должна содержать:

данные о работнике и нанимателе (вверху справа);
текст документа отображает сумму требуемую на расходы;
дата написания и подпись сотрудника.

Заявление на командировку в выходной день - правила написания

Оборот «командирование в выходной день» включает в себя 3 случая:

сотрудник командирован на работу в нерабочий день;
время в пути выпадает на выходные;
ее длительность составляет не менее 7 дней.

В данной ситуации следует рассматривать 1 и 2 случаи, поскольку лицо будет выполнять свои трудовые обязанности в выходной день, включая время пребывания в пути. Соответственно, дополнительно к вышесказанному следует оформить привлечение к работе в выходной день .

Для этого следует заручиться одобрением сотрудника, где должно быть отображено следующее:

согласие/несогласие на работу в выходные;
форма компенсации: в виде дополнительного дня отдыха либо двойной оплаты.

Как оформить отмену командировки?

Отмена поездки возможна по многим причинам:

болезнь сотрудника;
изменение обстоятельств;
отсутствие необходимости ехать.

Никаких особенных действий со стороны нанимателя не требуется.

Единственный момент – возврат денег, если их выдача уже состоялась. Если деньги не потрачены, то сотрудник должен вернуть их в течение 3-х дней. Но возможно и иные ситуации. Например, за эти деньги были куплены билеты, внесена оплата за жилье, приобретены материалы или оборудование и так далее. В этом случае в зависимости от статьи расходов они могут быть отнесены к коммерческим расходам либо к убытку компании.

Особенности написания заявления на перенос командировки

Перенос поездки возможен как на определенный, так и неопределенный срок по ряду причин (непреодолимые обстоятельства, изменение ситуации на рынке, болезнь, семейные обстоятельства). В этом случае деньги (если их выдача уже произошла) оставляются у работника.

Написание обоснования переноса поездки не обязательно, но желательно. В нем следует указать те причины, которые делают невозможной поездку в настоящее время, а также возможные сроки, на которые она может быть перенесена. Именно с учетом этих сроков будет составлен приказ о переносе и решен вопрос о возврате выданных средств.

Таким образом, процесс направления лица на работу вне места его постоянного жительства должен быть надлежащим образом оформлен кадровым отделом. Грамотное написание всех требуемых документов позволить избежать спорных моментов и обеспечить своевременную выдачу денег на командировочные траты.

Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018

Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…

Заявление на перенос отпуска по графику - образец

Каждый сотрудник, который проработал длительное время на предприятии, знает, что ежегодно работодателем составляется приказ об утверждении…

Акт расследования несчастного случая на производстве - образец

Небезопасные условия работы на производстве довольно широкое явление и в наше время. Это влечет неблагоприятные…

Отгул по семейным обстоятельствам - образец заявления на отгул

Отгул по семейным обстоятельствам - преференция, которая сегодняшним ТК РФ не предусматривается. В законе подобной диспозиции в…

Заявление о незаконном увольнении - образец 2018

Несмотря на качественную и продолжительную работу на одно и тоже лицо, никто точно не застрахован…

Заявление на возмещение командировочных расходов. При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Работодатель, исходя из финансовых возможностей, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте дифференцированный размер возмещения таких расходов для разных категорий работников (работников, занимающих различные должности) (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 и Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), в частности:

Постановлением от 02.10.2002 N 729;
Постановлением от 26.12.2005 N 812.

Некоторые особенности порядка возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, а также федеральным государственным гражданским служащим предусмотрены:

Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н;
Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам государственных органов субъектов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).

Что входит в состав командировочных расходов:

расходы на проезд (см. о возмещении расходов на проезд);
расходы на наем жилого помещения (см. о возмещении расходов на наем помещения);
суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) (см. о выплате суточных);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (см. о возмещении иных расходов). При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):
расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).

Как оплачивается труд работника в период командировки

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Выплата работнику заработной платы за это время будет противоречить положениям Трудового кодекса РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).
Средний заработок за период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках).

Возмещение работнику расходов в командировке

Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения о служебных командировках):

к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах. Указанные расходы включают (п. 12 Положения о служебных командировках):
оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
оплату услуг по оформлению проездных документов;
оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты проезда, работодатель обязан выдать работнику аванс (см. о выдаче аванса) (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на наем жилого помещения (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение (п. 14 Положения о служебных командировках);
на территории иностранных государств (п. 21 Положения о служебных командировках).

Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения о служебных командировках).
Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. п. 13, 14, 21 Положения о служебных командировках).
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты найма жилого помещения, работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на эти цели большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Иные расходы :

на оплату услуг связи;
получение заграничного паспорта;
получение визы.

Данные расходы возмещаются работнику только в том случае, если они производились с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Законом не установлено, в какой форме — письменной или устной — работодатель должен дать такое разрешение. Следовательно, он вправе решить этот вопрос по своему усмотрению.
Работник должен подтвердить расходы, произведенные им в связи с командировкой, соответствующими документами, например счетами. Такие документы прилагаются к авансовому отчету (абз. 2 п. 26 Положения о служебных командировках).

Выплата суточных командированному работнику

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 Положения о служебных командировках).

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Заявление на возмещение командировочных расходов через суд

В ___________________ суд
Истец: __________________
Адрес: __________________
Ответчик: _______________
Адрес: __________________

Исковое заявление
о взыскании заработной платы, суточных и возмещении
других расходов, связанных со служебной командировкой
(ст. 167, 168 ТК РФ)

Я, Русинов Артём Александрович, работаю на предприятии ООО «Смаак» с сентября 2016 в должности администратора. Я находился в командировке с 01.12.2016 по 01.03.2017, по обмену опытом между Администраторами, за что мне не выплачена заработная плата в размере 75000, суточные в размере 50000, другие расходы ________________ (какие, в каком размере)___________. В удовлетворении моих требований администрацией и комиссией по трудовым спорам отказано ________________(когда, какими документами подтверждается)____________. Считаю, что действия администрации неправомерны, что обосновывается следующим __________(указать причины, по которым истец считает свои требования правомерными, и какие имеются доказательства, подтверждающие его доводы: объяснения свидетелей, письменные доказательства или иные) ___________.

В соответствии со ст.ст. 391, 392, 395 ТК РФ,

Взыскать с ответчика в связи с нахождением в служебной командировке: заработную плату в размере ___________, суточные в размере _________, другие расходы в размере ___________.
В подтверждение исковых требований вызвать и допросить в качестве свидетелей ______(Ф.И.О., адреса)_______,
Истребовать документы _______(какие, откуда)_________.

Приложение:

Копия искового заявления ответчику.
Иные имеющиеся документы (прилагаются истцом, а в случае их отсутствия или отказа администрации в их предоставлении — истребуются судом) — выписка из приказа (распоряжения) о направлении истца в служебную командировку; командировочное удостоверение или документ, указывающий время нахождения в командировке; документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (счета, квитанции, проездные билеты, справки о стоимости проезда и т.п.), а также справка о том, что истцу за время нахождения его в командировке заработная плата не была выплачена; справка о заработной плате истца за два последних
календарных месяца.
Копия решения комиссии по трудовым спорам (если она имеется на предприятии).

«__»____________ 20__ г.

________________
(подпись)

В современной России существует множество различных законов, регулирующих деятельность сотрудников и работодателей на правовом поле. Нередко руководство организации пользуется незнанием нюансов Трудового Кодекса подопечными, извлекая выгоду для себя.

Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность. Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.

Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.

Что такое командировочные расходы?

Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.

Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю , также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки.

Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК.

Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.

Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.

Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан:

Работники федеральных государственных структур;
Сотрудники правительственных внебюджетных фондов;
Работники государственных учреждений Российской Федерации.

В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных.

Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур:

Органы субъектов России;
Правительственные учреждения субъектов;
Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов;
Муниципальные учреждения;
Местные управляющие органы.

В состав командировочных расходов входят следующие статьи:

денежные средства, затраченные на наем жилищной площади;
расходы на оплату транспортных услуг;
дополнительные затраты, необходимые для проживания сотрудника, выполняющего служебные задачи в командировке;
прочие статьи расходов, согласованные с административно-управленческим персоналом. Если служебная командировка проходит за пределами Российской Федерации, то в описываемый перечень включаются следующие статьи:

Сборы на оплату услуг консульства и аэродрома;
Денежные средства, необходимые для получения пакета документов, позволяющего беспрепятственно пересекать границу Российской Федерации;
Затраты на въезд и транзит транспортных средств;
Сборы на получение страховки медицинских фондов;
Прочие затраты, согласованные с руководителем.

Согласно положению о служебных командировках работодатель обязуется выплатить сотруднику авансы перед его непосредственным отъездом. Они необходимы для оплаты транспортных расходов и найма жилья.

Порядок выплаты командировочных

При выплате командировочных учитываются все нюансы.

Согласно действующим законам и нормам работодатель обязуется выплатить подопечному денежные средства за следующие периоды:

нетрудоспособность, наступившая в связи с пребывание в служебной командировке;
каждый день нахождения в командировке, в том числе:

Дни вынужденного прерывания следования транспортного средства;
и нерабочие дни;
Дни, проводимые в дороге.

В случае направления человека в государственный субъект, находящийся достаточно близко от места его постоянного проживания, расходы не возмещаются. Условия транспортных коммуникаций и характер осуществляемых трудовых задач должны позволять ежедневно возвращаться без ущерба для них.

Каждый случай рассматривается непосредственным руководителем индивидуально. Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

дальность преодолеваемого расстояния;
условия работы используемых транспортных средств;
характер и особенности поставленных задач;
необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

наличные деньги из кассы предприятия;
безналичные переводы на банковские счета сотрудников.

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом.

В каких случаях необходимо заявление

Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником. Специалист кадрового отдела должен быть уверен, что документ был составлен именно им.

Не смотря на распространение факсимильных подписей и электронных носителей, наличие рукописного подтверждения по-прежнему играет значимую роль. Следовательно, заявление необходимо составить и подписать во всех случаях превышения установленного бюджета.

Что должно содержаться в заявлении?

Заявление пишется по общим правилам.

В государственной системе отсутствует общепринятая форма заявления на возмещение командировочных расходов. В большинстве случаев оно составляется в электронной форме или рукописном варианте.

Содержание. Описывается суть заявления;
Заголовок. Содержит инициалы и должность получателя;
Итог. Указывается дата и время написания документа. Расписываясь в нем, заявитель соглашается с изложенными требованиями.

В графах письма указывается следующая информация:

От кого — должностное положение и ФИО сотрудника;
Кому — должность получателя, его ФИО, а также наименование предприятия;
Основной раздел — прописывается тело заявления;
В заключении указывается число и подпись лица, направляемого в служебную командировку, рядом — её расшифровка.

Приказ о начислении командировочных выплат

Нередко работники превышают нормативную сумму финансовых затрат, находясь в командировке. Для возмещения денег потребуется оформить соответствующий . Он содержит следующую информацию:

ФИО отправителя;
место прохождения служебной командировки;
занимаемая должность;
даты нахождения в командировке;
уполномоченное лицо, исполняющее приказ;
причины денежных выплат.

Вышеописанная информация указывается в обособленном документе, позволяющем возместить потраченные сверх нормы средства.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов.

Налоговый учет

Расходы облагаются налогом.

Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:

Кадровый пакет документов;
Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
Справки из бухгалтерии;
Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.

Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.

Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:

Расходы на заработную плату сотрудника;
Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.

При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:

на день утверждения авансовых отчетов;
на день выдачи денежных средств сотруднику.

Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Никакая дистанционность или активное пользование высокими технологиями на сегодня не заменят личного присутствия при некоторых процедурах оформления кадровых документов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Так, написать заявление требуется лично, даже если сотрудник и не пишет его от руки, то хотя бы собственноручно проставить дату и подпись в конце заявления он обязан.

Кадровику следует знать, пишется ли вообще заявление при оформлении командировки и каким оно должно быть по трудовому законодательству и кадровым нормативам.

Как написать и его образец

Некоторые работники должны дать свое согласие в письменном виде на то, что они могут поехать в командировку на какое-то время.

А работодатель, в свою очередь, не имеет права по закону их к тому принуждать, если они не хотят подтверждать свое согласие письменно в форме подачи заявления.

Заявление на в обязательном порядке пишут те категории подчиненных, которые по законодательству ( , Трудового Кодекса Российской Федерации, далее – ТК РФ) рассматриваются как граждане, требующие дополнительной защиты.

К таким лицам относятся следующие работники:

женщины, у которых имеются дети, возраст которых до 3 лет;
сотрудники, имеющие детей-инвалидов;
матеря или отцы-одиночки, на чьем иждивении находятся дети, чей возраст не более 5 лет;
работники, которые кроме основной работы еще и досматривают престарелых родителей или ухаживают за серьезно больными родственниками.

В шапке пишется фамилия и имя директора, а также название предприятия. В заявлении просто нужно указать, что вы согласны поехать в командировку, и что вы ознакомлены с возможностью отказаться от поездки. Затем просто поставьте подпись и дату, когда именно вы составляли заявление.

Кроме этого заявление на командировку не пишут, а также не отправляются вообще в служебные поездки:

беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
несовершеннолетние подчиненные (от 16 до 18 лет), кроме исключений, прописанных в ст. 268 ТК РФ;
работники, оформленные по гражданско-правовому соглашению;
сотрудники, с которыми заключен ученический договор ( ТК РФ).

При составлении этого первичного документа не нужно писать, что вы просто отказываетесь от командировки.

Здесь следует соблюсти следующую формулировку – пишете о том, что вы ознакомлены, и вам разъяснено право отказаться от служебной поездки на основании ст. 259 ТК РФ.

Остальные работники, с которыми заключен официальный трудовой договор, заявление на то, чтобы его отправили в командировку, не пишут.

Они составляют такой документ иного содержания – на подотчетную выдачу им денежных средств ( Указания Банка РФ № 3210-У от 11 марта 2020 г. Далее – Указания).

Это, прежде всего, начисление командировочных денежных средств на покрытие расходов, которые в бухгалтерии оформляются через расходный кассовый ордер, требующий в своем оформлении основание – заявление на получение денежных средств.

Ряд иных специфических ситуаций (прогул во время командировки, преждевременный возврат из поездки, вычет из зарплаты неверно потраченных подотчетных денег и иные обстоятельства) могут также оформляться заявлением, которое условно называют – заявление на командировку.

Заявление на получение командировочного аванса пишется в произвольной форме (абз. 1 п. 6.3 Указания).

В документе в этом случае очень важно указывать следующие существенные детали:

Кому направляется заявление. Обычно заявитель обращается к своему начальству, директору, генеральному директору, начальнику отдела и т.п. Обязательно следует указать директору чего конкретно, наименование предприятия, директором которого он является и где работает сотрудник.
От кого. Здесь просто вы пишете свою должность, фамилию и имя. Своего адреса проживания или телефона указывать не нужно.
Затем идет название документа и о чем он – «о выплате суточных».
Текст заявления начинается с темы о том, что при расчетах суточных выплат на командировку вы просите учесть определенное количество дней, которое планируется затратить на поездку по работе. При этом очень важно приложить подтверждающие поездку документы. Чаще всего, это проездные билеты или приглашение с другой стороны в форме письма.
В конце текста заявления вы просите выдать вам суточные для служебной поездки.
Последним абзацем уже идет основание, которое вы прилагаете – авансовый отчет, служебная записка от руководителя, проездные билеты или другие документы оправдательного характера.
Внизу ставится должность заявителя и дата, затем подпись и расшифровка подписи – ваша фамилия и инициалы.

Какую ставить дату

День отбытия работника в командировку – это дата отправления транспортного средства, на котором работник собирается передвигаться в служебной поездке.

Это говорит о том, что ориентироваться заявителю при написании заявления следует на приобретенные билеты или график движения поездов, автобусов, самолетов или наводного общественного транспорта.

Продолжительность командировки определяет непосредственно сам работодатель (Положение от 13 ноября 2008 г., в редакции 29 июля 2020 г.).

Он указывает количество дней для проведения работником в командировке в служебной записке. На основании этой записки уже может издаваться приказ о командировании работника.

При этом заявление не пишется в день отбытия, а его следует составить за один или пару дней до уезда в служебную командировку.

Днем окончания командировки считают день прибытия транспорта, на котором перемещался командированный работник обратно, а не день выхода на работу.

Ведь, из командировки подчиненный может вернутся в выходной день, а выйти на работу – только в понедельник.

Дата прибытия также должна подтверждаться проездным документом – билетом, посадочным талоном. Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней.

Это говорит о том, что заявитель может подать заявление либо до уезда в служебное задание, либо по приезду. Все зависит от договоренности с работодателем, когда начальство решит начать выплату командировочных средств.

Бывает так, что сотрудник изначально тратит свои личные средства, а затем работодатель ему все возмещает.

Но в большинстве своем выдается сперва аванс, а затем остаток суммы по итогам работы – вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать.

Заявление на командировочные расходы и его образец

Основной целью заявления является просьба начислить и выдать работнику соответствующие выплаты, связанные с расходами в период командировки и его оплатой труда в это время.

Но если есть какие-либо нюансы обстоятельств, связанные с командировкой, тогда работнику предложат также написать заявление с указанием нестандартных причин.

Это могут быть ситуации, когда сотрудник вернулся с командировки раньше, поэтому он должен будет вернуть неистраченные деньги (командировочные).

Однако обычно бывает так, что он, скорее всего, уже потратил подотчетные суммы. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы.

Заявление на выдачу расходных средств по командировочной поездке, которое отражает стандартную ситуацию, должно выглядеть следующим образом:

Сразу в правом верхнем углу указывается, кому и от кого направлено заявление:
- должность начальника;
- его фамилия и инициалы;
- наименование предприятия;
- должность заявителя;
- фамилия, инициалы заявителя.
Затем идет по центру листа большими буквами название документа и о чем следует ниже его содержание.
В тексте заявление отражается просьба выдать денежную сумму авансом на покрытие расходов в служебной поездке, которая состоит в течение конкретного количества дней.
Затем заявление подписывается следующим образом:
- указывается должность заявителя;
- под должностью ставится дата создания документа;
- затем – подпись посреди строчки;
- и ближе к концу строчки расшифровывается подпись указанием фамилии подписывающего заявление лица и его инициалы.

Заявление должно быть завизировано руководителем и главным бухгалтером.

Бухгалтер ставит отметку своего согласования, где он одобряет выплату по той причине, что за работником не числится никакой задолженности перед предприятием.

А ниже руководитель указывает текст своего утверждения и одобрения заявления, где говориться о том, чтобы выдать командированному подчиненному на конкретные цели определенную сумму денег.

Очень важная деталь – директор организации обязательно должен прописать сумму, которую по заявлению работника, отправляющегося в служебную поездку, следует выдать из кассы.

Очень многие кадровики упускают этот момент и держат в своих папках неоконченные в своем оформлении заявления.

Поэтому этот момент очень важно не упустить, и дать заявление работника на подпись и утверждение бухгалтеру, а затем руководителю.

Заявление также может составляться и по возвращению из поездки подчиненного. В этом документе заполняются все те же атрибуты, но только уже с просьбой возместить денежные суммы, которые были потрачены на покупку билета или другие цели в командировке.

Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Сделать бухгалтер это будет вправе на основании Положения № 749, а также ряда писем и постановлений из Минтруда и Минфина Росси, где говорится о важности и неотъемлемом выполнении условия – прикладывать к кассовым ордерам по командировочным вопросам документальные подтверждения, или еще их называют – оправдательными документами.

На отгул

Руководитель предприятия обязан одобрить заявление работника, если в нем указывается, что командированный подчиненный работал в выходной день.

Для этого работник может предоставить письменное подтверждение того работодателя, который является принимающей командированного лица стороной.

Даже если в выходной день работник только выезжал в служебную поездку или, наоборот, возвращался из нее, то эти дни также могут быть впоследствии использованы в качестве отгулов.

И все это потому, что выходные дни должны быть работником по трудовому законодательству и по Уставу предприятия быть отгуляны.

В заявлении на отгул за командировочный выходной день, руководитель предприятия обязательно должен поставить свою резолюцию, в которой будет указано не только разрешение на отдых работнику, но также и законодательный акт, позволяющий начальнику вынести такое решение.

По каждому случаю заявление на командировку может отличаться теми или иными существенными деталями, если присутствуют какие-либо обстоятельства или социальное положение работника, располагающие на написание нестандартных заявлений.

Но в остальном такие первичные документы составляются все одинаково, с указанием фамилии и должности руководителя, наименования предприятия, должности и фамилии с инициалами заявителя, текста заявления, подписи и резолюции начальства.

Все это является подтверждением того факта, что заявление на командировку пишется в произвольной форме и не имеет унифицированной типовой формы, утвержденной Госкомстатом или другим государственным учреждением.

Видео: Служебная командировка. Документальное оформление.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .