Распорядительная документация на предприятии. Система распорядительных документов компаний Основные виды организационно распорядительных документов

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением , в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

Наименование учреждения;

Наименование структурного подразделения;

Название вида документа (инструкция);

Гриф утверждения;

Место издания;

Заголовок;

Подпись.

Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

По основной деятельности приказы издаются при:

Создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

Утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

Введение новых стандартов;

Изменении графика работы предприятия и т. д.;

По личному составу – при:

Назначении работников на должность;

При освобождении от должности;

При перемещении по службе;

Поощрениях или взысканиях;

Уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ);

Дату (датой приказа является дата его подписания);

Порядковый номер приказа;

Место издания приказа;

Индекс документа;

Заголовок к тексту;

Подпись руководителя;

Отметку о согласовании;

Фамилию и номер телефона исполнителя;

Распоряжения заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ , может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.

Аналогично оформляются решения и распоряжения.

Образец оформления приказа по основной деятельности:

Образец оформления приказа по личному составу :

Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

3) наименование организации;

4) название вида документа;

5) дату и номер документа;

6) место издания;

7) заголовок к тексту;

8) подпись;

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике во многих случаях различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав –правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы . Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

местонахождение (почтовый адрес);

предмет и цель деятельности;

порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

порядок распределения прибыли;

порядок образования учреждения (организации, предприятия);

порядок управления и прекращения деятельности;

органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

Общие положения.

Акционерный капитал (уставной фонд).

Порядок деятельности.

Управление.

Учет и отчетность, распределение прибыли.

Прочие накопления.

Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

наименование вида документа – УСТАВ;

регистрационный номер, место издания (город);

гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

Положения –правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб) .

Положения могут быть типовыми ииндивидуальными . Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и регистрационный номер, гриф утверждения, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы.

Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения;

Цели и задачи;

• Права и обязанности;

  Руководство;

  Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция –правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения;

Должностные обязанности;

• Ответственность;

  Взаимоотношения.

Штатное расписание –документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы . Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность –документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения) . Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент –документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа . Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

статус коллегиального или совещательного органа;

порядок планирования работы;

порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

внесение материалов на рассмотрение;

порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

ведение протокола заседания;

оформление решений коллегиального или совещательного органа;

порядок доведения решений до исполнителей;

материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место составления; гриф утверждения; текст; подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули­ ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­ но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются орга­ низационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все­ ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; реше­ ние; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред­ писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля­ ются конкретные организации, структурные подразделения, должност­ ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра­ тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас­ порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен­ ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-

ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К перво й групп е относятся документы, создаваемые в усло­ виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста­ новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ­ ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу­ ют федеральное правительство, представительные органы и прави­ тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само­ управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини­ стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до­ статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен­ ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми­ нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини­ стров РФ - распоряжение.

Ко второ й групп е относятся документы, создаваемые в усло­ виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж­ ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель­ ных случаях руководителями других уровней - заместителями руково­ дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас­ поряжение, указание.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому воп­ росу управления принадлежит руководителю организации, что увели­ чивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федераль­ ные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­ мость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный доку­ мент издается в форме этого вида. Если организации издают различ­ ные виды распорядительных документов, то совместный распоряди­ тельный документ издается в виде совместного решения.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Россий­ ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе­ деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, горо­ дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном­ ных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма­ тивных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­ дан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­ тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра­ вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­ нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны­ ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав­ густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель­ ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос­ тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо­ рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста­ новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель­ ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос­ нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен­ ными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного докумен­ та начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наиме-

Во исполнение постановления Правительства Российской Фе­ дерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготов­ ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ ции».

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излага­ ются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного доку­ мента по инициативе организации, например:

В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год...

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимос­ ти от вида распорядительного документа), который печатается от нуле­ вого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал1с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­ лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»,

«ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­ голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ ШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруе­ мые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного докумен­ та должен содержать следующую информацию: предписываемое дей­ ствие, сроки исполнения, исполнители, например:

2. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2005 по 15.05.2005 (отв. Лепанова А. В.)

1 Если текст печатается через 1,5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный процесс в форме самостоятельной работы сту­ дентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2005.

В заключении распорядительной части указывается, какие распоря­ дительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

7. Признать утратившим силу постановление коллегии Министер­ ства социального обеспечения РСФСР от 26 июня 1980 г. «О состо­ янии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР».

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осу­ ществляет контроль за исполнением распорядительного документа, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по учебной работе Чернову А. П.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как прави­ ло, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственно­ го секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­ рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­ кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ ных норм и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) так­ же принимают постановления.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Россий­ ской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные пра­ вовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового ре­ гулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од­ нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов-

ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас­ порядительной, например:

Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж­ дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни­ тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до­ кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.). Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, напри­

1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образо­ вательных учреждений (Приложение 1).

Если утверждается один документ, то в тексте это указывается сле­ дующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение о...

На самом документе, который утвержден постановлением, на пер­ вом листе в правом верхнем углу делается отметка, например:

на первом экземпляре документа:

Приложение 1

к Постановлению Правительства Российской Федерации

на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводи­ мых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого эк­ земпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Правительства Российской Федерации

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседа­ ния коллегиального органа.

Постановления коллегии министерства, руководящего органа обще­ ственной организации имеют, как правило, две подписи - руководите­ ля коллегиального органа и ответственного секретаря.

Постановления Правительства Российской Федерации и федераль­ ных органов исполнительной власти вступают в силу после их регист­ рации и официального опубликования.

Образец оформления постановления приведен в прил. 19.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­ тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­ дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку­ менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда­ вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую­ щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени­ ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из­ ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю­ щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ­ ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва­ ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку­ мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ­ ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­ цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга­ низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи­ мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред­ приятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух ви­ дов:

по основной деятельности; по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга­ низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

В вводной части приказа по основной деятельности могут быть: ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей органи­

зации или правовой акт, изданный ранее данной организацией, напри­ мер:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населе­ ния Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней»

В связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового поло­ жения о филиалах государственных и муниципальных образователь­ ных учреждений среднего профессионального образования» не про­ шел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Россий­ ской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели и задачи предписываемых действий, факты или события, по­ служившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности норматив­ ных актов по организации справочно-кодификационной работы по за­ конодательству по социальной защите населения в органах социаль­ ной защиты

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписывае­ мые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной команди­ ровке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая долж­ ность, например:

И.о. директора техникума - заместитель директора

по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, пре­ доставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разря­ дов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:

их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Уни­ фицированные системы документации. Унифицированная система орга­ низационно-распорядительной документации. Требования к оформле­ нию документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по несколь­ ким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он офор­ мляется на общем бланке организации (с угловым или продольным ва­ риантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указа­ нием полного наименования организации, а также сокращенного наи-

менования, если оно имеется у организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, места составления.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу­ ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»:

«О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ свод­ ный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо­ значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу­ чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ»,

«ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в прика­ зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Собственно текст, касающийся конкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия, как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее - наименование структурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу (наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочной части бланка), дата начала указанного действия (при необходимости - его продолжительность), условия при­ ема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте при­ каза (или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие ста­ тьи Трудового кодекса РФ.

После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца долж­ но быть напечатано слово «Основание:» (без кавычек, с прописной бук­ вы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для из­ дания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссыл­ ки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании конкретного документа в «Основании» всегда должны быть перечисле­ ны:

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (при необходимости).

В тех случаях, когда в качестве оснований указано несколько доку­ ментов, «Основание» оформляется так же, как реквизит «Отметка о приложении», т. е. все документы нумеруются.

Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотной стороне последнего листа под-

линника документа. Состав визирующих лиц в каждой организации определяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном рас­ писании тех или иных должностей. Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения, куда ра­ ботник принимается на работу, руководитель кадровой службы, глав­ ный бухгалтер (в случае, если на работу принимается материально-от­ ветственное лицо или работник, которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лице­ вой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под- пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко­ дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо­ вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко­ торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ­ бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко­ пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад­ ровой службы.

Приказы по личному составу могут оформляться также по требова­ ниям УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 0300000).

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике1от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифициро­ ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были введены формы первичной учетной документации, в том числе приказов по личному составу:

форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу»; форма № Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу»;

форма № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу»; форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»; форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»; форма № Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»; форма № Т-8 «Приказ о прекращении действия трудового договора

с работником»;

форма № Т-8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»;

форма № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку»;

1 С 9 марта 2004 г. преобразован в Федеральную службу государственной статисти­ ки (Росстат).

форма № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку»; форма № Т-11 «Приказ о поощрении работника»;

форма № Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Это означает, что если есть определенная форма приказа в УСПУД, то она обязательна к применению. И только в том случае, если нужная форма приказа по личному составу еще не утверждена, можно ее оформлять по требова­ ниям УСОРД.

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении поряд­ ка применения унифицированных форм первичной учетной докумен­ тации», в эти формы (кроме форм по учету кассовых операций) орга­ низация при необходимости может вносить дополнительные рекви­ зиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование докумен­ та). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (при­ казами, распоряжениями).

Форматы бланков, указанных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицирован­ ных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается вносить измене­ ния в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов.

Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Например, форма Т-1 представляет собой уни­ фицированную форму приказа о приеме на работу одного работника. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию, например, форма Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу». В рамках данной системы нельзя составить сводный приказ по личному составу, вклю­ чающий в себя несколько оснований (прием, перевод, увольнение), нельзя составить приказ о вынесении дисциплинарного взыскания - нет такой унифицированной формы.

Заголовочная часть каждого приказа содержит название организа­ ции и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.

Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника (работников); на­ именование структурного подразделения; наименование профессии (должности); разряда; класса (категории) квалификации; условия при­ ема на работу (перевода и др.); характер работы; условия оплаты труда; информацию об испытательном сроке (в приказах о приеме). После текста приказа приводится стандартное основание, в котором указаны необходимые данные конкретного документа (документов), приведен­ ного в качестве основания. Так, в приказе о приеме на работу основа­ нием является трудовой договор, в приказах о переводе - изменение к трудовому договору и т.д.

В конце приказа в трафаретной форме приведены подпись руково­ дителя, а после подписи - отметка об ознакомлении работника (работ­ ников) с приказом.

Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, ис­ пользуемые при оформлении приказа в УСОРД, но в данной системе вся информация приведена в табличной или трафаретной форме и с подстрочными примечаниями, что значительно облегчает процесс со­ ставления документов и снижает вероятность появления ошибок при оформлении.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, а порядок регистрации приказов по УСПУД ана­ логичен регистрации приказов по УСОРД.

Образец оформления приказа по личному составу по УСОРД приве­ ден в прил. 23, по УСПУД - в прил. 24.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководи­ телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­ решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен­ ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа­ тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ­ ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж­ дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи­ тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко­ водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформ­ лению распорядительных документов. Особенностью оформления дан­ ного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и ре-

шениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Начальникам структурных подразделений завода

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и рас­ порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­ кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­ пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вме­ сто применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, име­ ют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся измене­ ния и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распоря­ дительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3. Когда распорядительные документы вступают в силу?

4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5. Что является основанием для издания распорядительного документа?

6. Как строится текст распорядительного документа?

7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8. Какие органы принимают постановление?

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго­ ловочной части бланка (реквизит 11)?

10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11. Какие бывают виды приказов?

12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?

13. Кто имеет право подписи на приказах?

14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку­ ментов - указаниях и распоряжениях?

15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).

Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ: …

Решение . Это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ». Например: «^ Ученый Совет… университета РЕШИЛ…», «Коллегия … РЕШИЛА …».

Распоряжение . Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.

Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа – распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ…» или «ОБЯЗЫВАЮ…». Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле над исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.

Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.

Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования.

В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с…. Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения…, назначить…, перевести…, объявить…. Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся в тексте после фамилии). Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главному бухгалтеру Новиковой Т.Н. открыть отдельный расчетный счет …

Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр: 15.04.05.

В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на…, Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Информационно-справочные и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же чаще всего предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

Обозначение адресата: Дана для представления в …

Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); 5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос….

Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление . Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию); 3) наименование жанра документа; 4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; 5) список документальных приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата.

Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога.

Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, т.к. слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.)

Служебное заявление организуется по той же схеме, что и личное.

Ключевое слово этого жанра – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт. Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче…

Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули­ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются орга­низационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все­ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; реше­ние; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред­писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля­ются конкретные организации, структурные подразделения, должност­ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра­тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас­порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен­ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-

ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в усло­виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста­новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ­ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу­ют федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само­управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини­стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до­статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен­ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми­нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини­стров РФ - распоряжение.

Ко второй г р у п п е относятся документы, создаваемые в усло­виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж­ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель­ных случаях руководителями других уровней - заместителями руково­дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас­поряжение, указание.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому воп­росу управления принадлежит руководителю организации, что увели­чивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федераль­ные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный доку­мент издается в форме этого вида. Если организации издают различ­ные виды распорядительных документов, то совместный распоряди­тельный документ издается в виде совместного решения.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Россий­ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе­деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, горо­дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном­ных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма­тивных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра­вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны­ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав­густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель­ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос­тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо­рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста­новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель­ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос­нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен­ными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного докумен­та начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наиме-

Во исполнение постановления Правительства Российской Фе­дерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции».

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излага­ются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного доку­мента по инициативе организации, например:

В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год...

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимос­ти от вида распорядительного документа), который печатается от нуле­вого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал 1 с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруе­мые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного докумен­та должен содержать следующую информацию: предписываемое дей­ствие, сроки исполнения, исполнители, например:

2. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2005 по 15.05.2005 (отв. Лепанова А. В.)

Если текст печатается через 1 , 5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный процесс в форме самостоятельной работы сту­дентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2005.

В заключении распорядительной части указывается, какие распоря­дительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

7. Признать утратившим силу постановление коллегии Министер­ства социального обеспечения РСФСР от 26 июня 1980 г. «О состо­янии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР».

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осу­ществляет контроль за исполнением распорядительного документа, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по учебной работе Чернову А. П.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как прави­ло, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственно­го секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ных норм и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) так­же принимают постановления.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Россий­ской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные пра­вовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового ре­гулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од­нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов-

ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас­порядительной, например:

Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж­дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни­тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до­кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, напри­мер:

1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образо­вательных учреждений (Приложение 1).

Если утверждается один документ, то в тексте это указывается сле­дующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение о...

На самом документе, который утвержден постановлением, на пер­вом листе в правом верхнем углу делается отметка, например: на первом экземпляре документа:

Приложение 1

к Постановлению Правительства

Российской Федерации

на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводи­мых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого эк­земпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседа­ния коллегиального органа.

Постановления коллегии министерства, руководящего органа обще­ственной организации имеют, как правило, две подписи - руководите­ля коллегиального органа и ответственного секретаря.

Постановления Правительства Российской Федерации и федераль­ных органов исполнительной власти вступают в силу после их регист­рации и официального опубликования.

Образец оформления постановления приведен в прил. 19.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку­менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда­вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую­щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени­ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из­ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю­щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ­ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва­ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку­мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ­ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга­низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи­мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред­приятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух ви­дов:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга­низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населе­ния Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ:...

В связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового поло­жения о филиалах государственных и муниципальных образователь­ных учреждений среднего профессионального образования» не про­шел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Россий­ской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели и задачи предписываемых действий, факты или события, по­служившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности норматив­ных актов по организации справочно-кодификационной работы по за­конодательству по социальной защите населения в органах социаль­ной защиты ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписывае­мые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной команди­ровке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая долж­ность, например:

И.о. директора техникума -

заместитель директора

по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, пре­доставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разря­дов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:

их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Уни­фицированные системы документации. Унифицированная система орга­низационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по несколь­ким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он офор­мляется на общем бланке организации (с угловым или продольным ва­риантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указа­нием полного наименования организации, а также сокращенного наи-

менования, если оно имеется у организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, места составления.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу­ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ свод­ный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо­значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу­чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в прика­зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Собственно текст, касающийся конкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия, как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее - наименование структурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу (наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочной части бланка), дата начала указанного действия (при необходимости - его продолжительность), условия при­ема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте при­каза (или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие ста­тьи Трудового кодекса РФ.

После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца долж­но быть напечатано слово «Основание:» (без кавычек, с прописной бук­вы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для из­дания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссыл­ки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании конкретного документа в «Основании» всегда должны быть перечисле­ны:

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (при необходимости).

В тех случаях, когда в качестве оснований указано несколько доку­ментов, «Основание» оформляется так же, как реквизит «Отметка о приложении», т. е. все документы нумеруются.

Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотной стороне последнего листа под-

линника документа. Состав визирующих лиц в каждой организации определяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном рас­писании тех или иных должностей. Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения, куда ра­ботник принимается на работу, руководитель кадровой службы, глав­ный бухгалтер (в случае, если на работу принимается материально-от­ветственное лицо или работник, которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лице­вой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под­пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко­дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо­вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко­торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ­бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко­пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад­ровой службы.

Приказы по личному составу могут оформляться также по требова­ниям УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 0300000).

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике 1 от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифициро­ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были введены формы первичной учетной документации, в том числе приказов по личному составу:

форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу»;

форма № Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу»;

форма № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу»;

форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»;

форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»;

форма № Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»;

форма № Т-8 «Приказ о прекращении действия трудового договора с работником»;

форма № Т-8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»;

форма № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку»;

форма № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку»;

форма № Т-11 «Приказ о поощрении работника»;

форма № Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Это означает, что если есть определенная форма приказа в УСПУД, то она обязательна к применению. И только в том случае, если нужная форма приказа по личному составу еще не утверждена, можно ее оформлять по требова­ниям УСОРД.

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении поряд­ка применения унифицированных форм первичной учетной докумен­тации», в эти формы (кроме форм по учету кассовых операций) орга­низация при необходимости может вносить дополнительные рекви­зиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование докумен­та). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (при­казами, распоряжениями).

Форматы бланков, указанных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицирован­ных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается вносить измене­ния в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов.

Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Например, форма Т-1 представляет собой уни­фицированную форму приказа о приеме на работу одного работника. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию, например, форма Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу». В рамках данной системы нельзя составить сводный приказ по личному составу, вклю­чающий в себя несколько оснований (прием, перевод, увольнение), нельзя составить приказ о вынесении дисциплинарного взыскания - нет такой унифицированной формы.

Заголовочная часть каждого приказа содержит название организа­ции и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.

Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника (работников); на­именование структурного подразделения; наименование профессии (должности); разряда; класса (категории) квалификации; условия при­ема на работу (перевода и др.); характер работы; условия оплаты труда; информацию об испытательном сроке (в приказах о приеме). После текста приказа приводится стандартное основание, в котором указаны необходимые данные конкретного документа (документов), приведен­ного в качестве основания. Так, в приказе о приеме на работу основа­нием является трудовой договор, в приказах о переводе - изменение к трудовому договору и т.д.

В конце приказа в трафаретной форме приведены подпись руково­дителя, а после подписи - отметка об ознакомлении работника (работ­ников) с приказом.

Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, ис­пользуемые при оформлении приказа в УСОРД, но в данной системе вся информация приведена в табличной или трафаретной форме и с подстрочными примечаниями, что значительно облегчает процесс со­ставления документов и снижает вероятность появления ошибок при оформлении.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, а порядок регистрации приказов по УСПУД ана­логичен регистрации приказов по УСОРД.

Образец оформления приказа по личному составу по УСОРД приве­ден в прил. 23, по УСПУД - в прил. 24.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен­ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа­тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ­ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж­дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи­тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко­водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформ­лению распорядительных документов. Особенностью оформления дан­ного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и ре-

шениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Начальникам структурных подразделений завода

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и рас­порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вме­сто применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, име­ют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся измене­ния и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распоря­дительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3. Когда распорядительные документы вступают в силу?

4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5. Что является основанием для издания распорядительного документа?

6. Как строится текст распорядительного документа?

7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8. Какие органы принимают постановление?

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго­ловочной части бланка (реквизит 11)?

10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11. Какие бывают виды приказов?

12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?

13. Кто имеет право подписи на приказах?

14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку­ментов - указаниях и распоряжениях?

15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?