Автоматизация управления документами. Автоматизированные системы в делопроизводстве. Автоматизация документооборота: существует ли необходимость

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование - Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции - Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009:

• 1. Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• 2. Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• 3. Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• 4. Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• 5. Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности документооборота компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний - Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.

1. Обеспечение совместной деятельности.

Прежде всего офис -- это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, -- развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

2. Документооборот.

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании -- от канцелярии до руководства -- и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами -- контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

3. Планирование работ и управление ими.

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

5. Связь с внешним миром.

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• - средства электронной почты;
• - автоматизация службы факсимильных сообщений;
• - средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.
• 6. Защита данных.

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия - Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• - Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой -- служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• - Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• - Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

С ростом производственных мощностей возрастает и объем используемой номенклатуры, которую необходимо качественно и правильно обработать, сгруппировать. Полная автоматизация делопроизводства поможет разложить всю документацию таким образом, чтобы при необходимости можно было достать и использовать нужную информацию конкретному сотруднику.

Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?

Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.

Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:

• обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
• поиск поставщиков, заключение контракта;
• закупка товара;
• прием товара (по накладным);
• произведение наценки;
• реализация;
• обеспечение доставки, гарантии;
• оформление покупки между магазином и покупателем;
• обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
• соблюдение и контроль прав потребителя.

Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.

Электронная автоматизация документооборота

Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.

По данным исследований Ernst & Young, предприятия, которые воспользовались внедрением систем электронного контроля номенклатуры, улучшили свои показатели производительности на 20–40%, обработки и ведение документов налогообложения на 75%. При этом растраты на оплату сохранности всей документации снизились на все 80%.

Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).

Автоматизированное делопроизводство помогает:

• проводить подготовку документации, актов, сверок;
• отправлять и получать нужные документы как в одной системе, так и от посторонних пользователей (партнеров);
• осуществлять хранение документации в специальных файлах, хостингах несколько лет;
• осуществлять контроль объема поставленных и выполненных задач работниками;
• контролировать качество обслуживания;
• производить наценки, вести бухгалтерский учет;
• производить поиск документации в нужное время, с необходимого места;
• формирование дел по существующим шаблонам;
• осуществлять обмен информации между сотрудниками и руководством.

Внедрение документационной автоматической системы может проводиться как на постоянной основе, так и на временной. Однако выгода для любого бизнеса такой автоматизации очевидна.

Автоматизированный документооборот: преимущественные характеристики

Автоматизированная документация – это новые возможности для бизнеса, который ориентирован на увеличение производственных объемов и увеличение продаж. Существуют и некоторые недостатки, но преимуществ намного больше.

Центральное управление, контроль

Ранее крайне сложно было осуществлять контроль бизнеса на любом этапе. Руководитель не мог управлять всеми процессами одновременно, а количество документооборота с увеличением продаж и развитием, естественным образом увеличивалось пропорционально прибыли. Отечественный подход ведения бизнеса сегодня, учитывая возможности интернета и электронных программ, не актуален, малопродуктивен.

Сегодня существуют специальные продукты на рынке товароуправления и контроля, которые руководителю позволяют:

1. повышать увеличение скорости обработки информации;
2. оперативно принимать решения разного характера;
3. повышать исполнительную дисциплину среди работников;
4. освоить высокий современный модуль автоматизации программ в компьютере помогает отслеживать результаты работ любого отдела, каждого сотрудника;
5. налаживать систему товарооборота, сотрудничество с партнерами.

Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы – это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.

Самые популярные системы управления документами на расстоянии и в офисе – СРМ-системы .

Коллективная работа

Ранее для проведения простых манипуляций по той же бухгалтерии, необходимо было согласовать множество моментов с разными отделами. Как результат – начисление НДС, налогообложение и оформление заработной платы проводилось несколько недель. Сегодня все эти процессы максимально упрощены, автоматизированы.

Для проведения начисления заработной платы можно использовать ранее заполненные шаблоны, контролировать начисление, оформлять дополнительные выплаты. Но, самое главное – это минимальная вероятность погрешности, ошибки, поскольку человеческий фактор практически отсутствует.

Вместе с тем все сотрудники компании находятся в постоянном контакте друг с другом, существует взаимодействие отделов и отдельных работников офиса. Сам же руководитель может контролировать эффективность внедряемых задач, руководить процессом и давать наряды.

Конфиденциальные возможности

Любой бизнес – это совокупность опыта, умения, знаний. Естественно, чем больше существует направленностей, тем выше вероятность просчитать все риски, особенности рынка, специфику ведения дел. Такой опыт – это самое важное, бесценное, дороже, чем материальные блага. Поэтому основная задача и руководителя и каждого сотрудника компании – это соблюдать конфиденциальность, вести учет таким образом, чтобы вся стратегическая информация не была во всеобщем доступе для конкурентов на рынке.

Важной особенностью систем автоматизации (к примеру, та же 1C) является возможность подписываться на документообороте с помощью электронной подписи с подтвержденной шифровкой. Поэтому можно не только определить автора, но и подтвердить подлинность информации, ее актуальность.

Современная система автоматизации документооборота позволяет не только проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам, количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.

Хранение

Ведение бизнеса, предпринимательства – это горы информативной и стратегической документации, которую важно своевременно достать, получить и обработать. С увеличением товарооборота и продаж такой информации становится все больше, а потому без специального отдела не обойтись.

Среди крупных компаний популярностью пользуются продукты от «Documentum» , для более мелких предприятий актуальными являются предложения Content Management Server.

Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.

Дополнительные преимущества автоматизации документов:

• возможность быстрого создания нужного документа по шаблону;
• произведение автоматической регистрации и распределения документации;
• формирование рабочих папок пользователей и отделов;
• удобная работа с корреспонденцией;
• обработка и контроль распорядительных документов;
• хранение документов в регистрационной карте;
• взаимосвязанная работа с документами;
• отслеживание движения документации;
• осуществление поддержки вложенных подсистем;
• учет и контроль номерной номенклатуры;
• выполнение работы через интернет;
• формирование рассылки;
• территориальное обозначение сервисов, отделов, торговых точек;
• настройка нужных опций в обрабатываемой системы;
• обмен информации по электронной почте;
• поиск информации по заданным критериям отбора;
• автоматическое обновление справочников.

Все функции автоматизации, регистрации и ведения документов в бизнесе помогают значительным образом упростить все бюрократические основы, снизить нагрузку на руководителя и его подчиненных, увеличить эффективность товарооборота.

Автоматизация документооборота - не просто средство оптимизации внутренних процессов , это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО - к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения - заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота . Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Павел Баскаков, Руководитель IT-департамента компании RosLogistics, Москва

• Как автоматизировать документооборот на предприятии
• Самое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота
• 3 задачи, которые решит

Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста (см. также: Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии ).

>

1. Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Однако такие контракты были сопряжены с разнообразными рисками для бизнеса. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.
2. Усиленный контроль контрагентов. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов. На каждого партнера сегодня составляют солидное досье, включающее максимум информации – от устава до образцов подписи.
3. Сбор данных о покупателях и заказчиках при заключении сделок. Раньше в качестве гарантий сделки поставщики требовали предоплату или аванс. Теперь на смену финансовым инструментам приходят юридические. Сегодняшний рынок – рынок клиента. Заказчики все чаще соглашаются платить только по факту поставки. И юридическое оформление всех шагов сделки становится своего рода гарантией оплаты.

Как подготовиться к автоматизации документооборота на предприятии

Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.

Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.

Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе Генеральному Директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.

Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Генеральный Директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.

Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении (см. Сколько времени занимают разные этапы внедрения электронного документооборота ).

Этапы автоматизации документооборота на предприятии

1. Этап запуска – подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.
2. Этап подготовки к внедрению – формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.
3. Этап внедрения – развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.
4. Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.

В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах – автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).

Как выбрать подходящую систему автоматизации документооборота

На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков – очень технологичные. Большинство программных продуктов – отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:

• совокупная стоимость владения за год (типовое решение + услуги внедрения и обучения + сервисная поддержка);
• обеспечение актуальности продукта (обновление системы в течение года или двух в рамках стандартной технической поддержки без дополнительной оплаты);
• возможность легко и быстро подключать дополнительные модули (без оплаты дополнительных услуг внедрения);
• потенциал интеграции системы документооборота с другими программами (почтовые клиенты, учетные системы).

Автоматизация документооборота на предприятии и облачные технологии

Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании – данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.

1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если Ваша компания хранит документы на собственных серверах, Вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете Вы, а не поставщик услуги.

• Применение облачных технологий: самые сложные вопросы для бизнеса

2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации.

Стоит ли работать с документами на планшетах

В последний год стало модным работать в системах электронного документооборота с планшетных компьютеров. Практически каждый поставщик системы разработал версию своего продукта для планшета. Я, однако, считаю, что работать с него есть смысл только Генеральному Директору, а также – в некоторых случаях – сотрудникам, находящимся в разъездах. Использовать планшетный компьютер удобно в основном для подписания документов и раздачи поручений. Для юриста, или менеджера проекта, которым нужно внести существенные поправки в договор, оставить комментарии либо поработать в режиме записи исправлений, планшет не подойдет. Такие операции быстрее и удобнее выполнять на стационарном компьютере. Мое мнение: возможность работать в системе электронного документооборота с планшета – опция, безусловно, удобная и красивая, но не обязательная.

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Пинчуков, Исполнительный директор компании «Дека», Санкт-Петербург

Сейчас мы в рамках перехода на восьмую версию «1С» запустили проект автоматизации и консолидации управленческой отчетности и бюджетирования. Целей несколько: повысить точность информации, сократить затраты труда и времени на подготовку управленческой отчетности, упростить контроль утвержденных показателей, расширить возможности использования данных в онлайн-режиме. Пока нам приходится иметь дело с массой распечатанных, подписанных от руки и подшитых в папки бумаг. Автоматизация позволит консолидировать утвержденные формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, балансе, потоках денежных средств, – тогда как в «1С», версия 7.7 можно было только выгружать данные из бухгалтерской программы и обрабатывать их в Excel. Также автоматизация даст нам возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат. Также мы сумеем прямо в ходе работы контролировать достижение запланированных показателей. Плановые показатели и бюджеты подразделений будут фиксироваться в «1С» в утвержденных формах при установке базовых параметров планирования.

Елена Иванова, Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы», Москва

Перед внедрением любой системы электронного документооборота, как бы хорошо ни была поставлена работа с бумажными документами, обязательно требуется, во-первых, некоторое предпроектное исследование бизнес-процессов компании, а во-вторых, их очень подробная регламентация. Вы должны понимать, от кого и кому направляется документ, – только после этого станет ясно, подойдет ли система к бизнес-процессам компании.

Если на предприятии до сих пор не проводилось автоматизации, переход к электронному документообороту должен быть постепенным. Первое время лучше дублировать электронные документы бумажными. Тогда в систему стоит включить функции, которые позволят отслеживать движение бумажных копий, чтобы смена формы работы не была для сотрудников слишком резкой. При внедрении системы глава компании-заказчика обязательно должен назначить руководителя проекта – специалиста, ответственного за процесс и его итоги. Главное – понимать, что работать над внедрением системы должен не только поставщик, но и заказчик. Тогда проект увенчается успехом.

Сначала идет предварительная настройка системы – вводятся справочники, устанавливаются права доступа (в любой компании есть документы, предназначенные только для определенных сотрудников или подразделений). За настройкой следует опытная эксплуатация: несколько специалистов компании работают в системе и сообщают об обнаруженных пробелах и неудобствах. Все это исправляется. И только затем начинается эксплуатация в полном объеме.

Как правильно выбрать систему автоматизации документооборота

Надежда Меркурьева, Руководитель направления по продвижению продукта «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва

Систему электронного документооборота выбирают в два этапа.

1. Выбор интегратора. Оцените опыт выполнения интегратором схожих проектов и наличие у него положительных отзывов компаний-клиентов. Уточните, является ли он официальным партнером производителя предлагаемой системы, есть ли у его специалистов сертификаты, подтверждающие уровень квалификации, который необходим для работы с соответствующими продуктами.
2. Собственно выбор системы. В первую очередь обратите внимание на ключевые характеристики продукта. Это не только соответствие его функциональности задачам Вашей фирмы, но также, например, простота в использовании, открытость и адаптивность (насколько легко систему можно кастомизировать с учетом конкретных потребностей компании). Допустим, если говорить о системе «1С:Документооборот», то она легко интегрируется с уже установленными в компании продуктами на платформе «1С:Предприятие 8», и решить эту задачу способны Ваши же специалисты без сторонней помощи.

«1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8.2» может работать через веб-клиент, то есть через обычные браузеры – такие, как Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Это позволяет устанавливать продукт на устройствах с различными операционными системами (Microsoft Windows, Linux, MacOS), причем не только на стационарных, но и на мобильных.

Подключение через веб-сервер к базе «1С:Предприятие» ведется по защищенному протоколу https. За счет такого решения предотвращается несанкционированный доступ.

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Вот пример. Компания «Альянс-энерджи» за счет обмена данными в онлайн-режиме ускорила обработку большого потока документов и сократила время согласования внутренних документов. Интеграция «1С:Документооборота» и «1С:Бухгалтерии 8» позволила сократить время взаиморасчетов по договорам и в минимальные сроки проводить оплату. Сейчас в системе могут одновременно работать 500 пользователей, и за счет этого сотрудникам удается оперативно выполнять коллективные задачи и решать спорные вопросы.

Федеральное казенное предприятие «Завод им. Я.М. Свердлова» благодаря внедрению «1С:Документооборота» сократило время согласования контрактов между подразделениями и минимизировало риск утраты договоров, а также сумело эффективнее контролировать время подготовки документов, отслеживая, в какие сроки завершается каждый этап этого процесса.

RosLogistics
Сфера деятельности: профессиональные интегрированные логистические услуги на территории России
Форма организации: ООО
Территория: головной офис – в Москве; филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Иркутске, Новосибирске, Ростове-на-Дону
Численность персонала: 500

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.