Составление справочных отчетных аналитических документов по обращениям. И справочно-аналитические документы. Что представляет из себя аналитическая справка

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• · письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• · письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
• · независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• · содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол

Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 N Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение

Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление

Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Представление

Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями , специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии , составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии . Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­ вершившиеся составлением акта.

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.

Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
• 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.

Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.

Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.

Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).

Текст справки состоит из 2 частей:

• 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
• 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.

Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.

Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.

Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

• 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
• 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

«Информационно-справочные и информационно-аналитические документы»

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:

Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

Справочно-информационные документы

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),

Ø наименование вида документа,

Ø дата и номер,

Ø место составления (для внешней докладной записки),

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец докладной записки:

Отдел новых проектов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Ø наименование структурного подразделения,

Ø дата,

Ø номер,

Ø заголовок к тексту,

Ø адресат,

Ø подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись .

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

Ø наименование организации-автора,

Ø справочные данные об организации,

Ø дата документа,

Ø номер документа,

Ø адресат,

Ø заголовок к тексту,

Ø подпись,

Ø отметка об исполнителе,

Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем? »,

например:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма ).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Справочно-аналитические документы

Акт - документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

Ø приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),

Ø приема-передачи (дел),

Ø обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),

Ø испытаний (образцов, систем, технологий),

Ø ревизии,

Ø инвентаризации,

Ø дегустации,

Ø расследования аварий, несчастных случаев,

Ø ликвидации организации и т.д. и т.п.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

Ø название вида документа (АКТ),

Ø дата и номер документа,

Ø место составления,

Ø заголовок к тексту,

Ø отметка о наличии приложений,

Ø подписи,

Ø гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец акта:

Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.

Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).

ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.

Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки:

Ø название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

Ø название вида документа «СПРАВКА»;

Ø дата и номер документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø адресат;

Ø отметка о наличии приложения;

Ø подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем? » и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.

Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образцы оформления справок:

Документирование коллегиальной деятельности

Протокол - «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов » (ЕГСД С.77).

Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:

Ø наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

Ø наименование вида документа «ПРОТОКОЛ »;

Ø дата и номер;

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.

В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается - заседание, собрание, совещание - и название самого коллегиального органа в родительном падеже.

Например:

ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;

ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.

В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.

Например:

Председатель - Чижов А.А.

Секретарь - Барская О.И.

Присутствовали - (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали - 28 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.

В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об )», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.

Например:

Повестка дня:

1.О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.

2.Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.

Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ , ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.

Например:

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.

Слово СЛУШАЛИ , которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним .

Образец полного протокола:

АО «Контакт-сервис»

ПРОТОКОЛ

09.08.98 № 12

Санкт-Петербург

заседания Совета директоров

Председатель: А.А.Серов

Секретарь: Т.Е.Шевченко

Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская,И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.

Повестка дня:

1.Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.

2....

3....

1.СЛУШАЛИ:

Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.

2. СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ: ...

(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).