Elektronická správa dokumentov Eufrat. Typy SED - systém Eufrat, Delo, DocsVision, Directum. Ďalšie moduly systému Eufrat

Rýchly rozvoj informačných a komunikačných technológií, všeobecný rozvoj a rozširovanie telekomunikačných sietí v našej republike, ich integrácia do globálneho informačného priestoru predstavuje pre národné telekomunikačné operátory dôležité a neodkladné úlohy pri zavádzaní moderných komunikačných služieb vo všetkých odvetviach hospodárstva.

Dôležitosť a relevantnosť prebiehajúcich transformácií v oblasti telekomunikácií je nevyhnutným predpokladom a nevyhnutnou nevyhnutnosťou prechodu komunikačného podniku na moderné metódy riadenia výrobného procesu, ktoré zodpovedajú medzinárodným štandardom. Jedným z moderných nástrojov riadenia podniku sú elektronické systémy správy dokumentov, najmä systém správy dokumentov EVFRAT, ktorý je implementovaný v systéme CHIRKOM JV.
JV "CHIRKOM" je podnik poskytujúci telekomunikačné služby a služby internetového pripojenia v meste Chirchik a Taškent. V „CHIRKOM“ sa po prvý krát v Uzbekistane predstavili najvyspelejšie telekomunikačné prostriedky podľa svetových štandardov.
V dôsledku digitalizácie a modernizácie siete, ako aj vďaka práci odborníkov JV „CHIRKOM“ sa obyvateľstvu poskytujú najmodernejšie telekomunikačné prostriedky.
Napriek skutočnosti, že v čase zavedenia systému elektronickej správy dokumentov mal podnik moderné elektronické a technické vybavenie a medzi miestnymi počítačovými sieťami dobre vybudovaný vzťah medzi oddeleniami, obeh dokumentov sa uskutočňoval iba na papieri, čo bolo dôvodom neprimerane dlhých termínov vykonávania a chýbajúcej riadnej kontroly vykonávania dokumentov. ...
Súčasná situácia, ako aj potreba zlepšiť efektívnosť riadenia podniku pomocou moderných technológií a prístupov a už dostupné zdroje (počítače a lokálna sieť) sa stali nevyhnutnými predpokladmi pre zavedenie systému elektronickej správy dokumentov (EDMS).
Na základe toho bola stanovená úloha: „Vyvinúť a implementovať v podniku systém elektronickej správy dokumentov, ktorý spĺňa nasledujúce požiadavky:

1. Vedenie registrácie dokumentov a ich uchovávanie v elektronickej podobe.
2. Regulovaný prístup k elektronickým dokumentom.
3. Kontrola vykonávania systémových dokumentov a úloh v elektronickej podobe.
4. Škálovateľnosť a modularita vyvíjaného a implementovaného systému.
5. Dostupnosť usmerňujúcej dokumentácie k vyvinutému produktu.
6. Školenie personálu pre prácu s vyvinutým elektronickým systémom správy dokumentov “.

Pre splnenie tejto úlohy sme zvolili elektronický systém správy dokumentov „EVFRAT-Správa dokumentov“. Aby sme pochopili, prečo sme sa rozhodli, chceli by sme vám povedať niečo o samotnom systéme.
„EVFRAT-Document Management“ je elektronický systém na správu dokumentov vyvinutý spoločnosťou Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) - popredný ruský integrátor projektov, vývojár softvéru a dodávateľ aplikovaných riešení v oblasti integrovanej podnikovej automatizácie. Táto spoločnosť sa aktívne podieľa na federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“. V Uzbekistane, oficiálny partner spoločnosti Cognitive Technologies Ltd. je PF „Pro-texnika“ (práve oni vykonali práce na implementácii systému v našej krajine).
Systém poskytuje používateľom nasledujúce funkcie:

1. Registrácia dokumentu
Pri registrácii je každému dokumentu v systéme pridelené jedinečné číslo a súbor podrobností v súlade s normami prijatými v organizácii a je vytvorený zodpovedajúci RKK dokumentu.
Polia RKK je možné vyplniť buď ručne (zadaním z klávesnice) alebo pomocou rôznych automatizačných nástrojov. Systém „EVFRAT-Správa dokumentov“ má množstvo funkčných funkcií, ktoré výrazne zjednodušujú registráciu a prácu s elektronickými dokumentmi. Napríklad:

Automatické generovanie čísla a aktuálneho dátumu
substitúcia hodnôt zo slovníkov, príručiek, klasifikátorov
náhrada dátumu z kalendára
použitie jedinečnej technológie Drag & Recog (drag and drop).

Dokumenty, ktoré sa majú zaregistrovať, sa distribuujú podľa prúdov: prichádzajúce, interné, odchádzajúce. Správca má právo na ich opravu (vytvorenie / vymazanie, pomenovanie, úprava aktuálnej hodnoty počítadiel).

2. Distribúcia dokumentu
Niektoré dokumenty majú stav informácií, pre ktoré sa úlohy nemusia zobraziť, ale s ktorými by sa mali zamestnanci oboznámiť. Takéto dokumenty musia byť zaslané jednotlivým používateľom systému „EVFRAT-Správa dokumentov“ alebo podľa predtým vytvoreného zoznamu adries.
Distribúcia dokumentov sa uskutočňuje prostredníctvom internej poštovej služby systému EVFRAT-Document Management.

3. Kontrola vykonávania dokumentov
Táto funkcia systému vám umožňuje automaticky riadiť načasovanie vykonania dokumentu a pokynov k nemu a generovať správy o postupe ich vykonávania. Pod kontrolou dokumentu je zostavenie objednávky pre konkrétneho zamestnanca organizácie alebo skupinu zamestnancov s uvedením zodpovedných exekútorov a lehôt na vyhotovenie dokumentu.
Výsledkom vykonania dokumentu je správa o vykonaní (informácie o vykonaní dokumentu a výsledky dosiahnuté počas vykonania dokumentu).
Zhotoviteľom dokumentu (objednávky) môže byť buď jeden, alebo skupina zamestnancov spoločnosti. Pri vymenovaní viacerých výkonných umelcov musí byť pridelený jeden zodpovedný výkonný umelec, zvyšok budú spoluúčinkujúci.
Objednávka dokumentu obsahuje text úlohy, termín jej vykonania, skutočný dátum dokončenia, meno kontrolóra, meno exekútora.
Pri zadávaní viacerých pokynov podľa dokumentu je možné zvoliť režim ich vykonania - postupný alebo ľubovoľný. V prvom prípade postupnosť pokynov znamená trasu dokumentu, to znamená, že nasledujúci umelec dostane dokument (oznámenie, že s ním musí pracovať a schopnosť ho upravovať) po dokončení predchádzajúcej úlohy. V druhom prípade sú všetci účinkujúci okamžite informovaní. V takom prípade sa každá objednávka zapíše do zoznamov úloh exekútorov, ale ak fronta úlohu (exekútor) nedosiahla (v režime postupnej exekúcie), má stav „Nezačaté“.

4. Vyhľadávanie dokumentov
Táto funkcia poskytuje okamžité vyhľadávanie dokumentov pre akýkoľvek druh žiadosti. Výsledkom vyhľadávania je zoznam dokumentov, ktoré vyhovejú požiadavke, a obsahuje zoznam hodnôt atribútov nájdených dokumentov.
Pri vyhľadávaní poskytuje „EVFRAT-Document Flow“ príležitosť nastaviť intervaly, v ktorých sa menia hodnoty podrobností vyhľadávania. V takom prípade sa nájdu všetky dokumenty obsahujúce atribúty s hodnotami z týchto intervalov.
Pre dokumenty s textovým vyjadrením systém poskytuje možnosť vyhľadávať slová a frázy obsiahnuté v dokumente - kontextové vyhľadávanie. Ak je navyše v registračnej karte vyplnené pole „Zhrnutie“, môžete vykonať kontextové vyhľadávanie podľa slov a fráz zaznamenaných v tomto poli. Je tiež možné vyhľadávať súčasne podľa podrobností a kontextu dokumentu.
Výsledkom vyhľadávania je vo všetkých prípadoch zoznam dokumentov vo forme názvov objektov. Zoznam je navrhnutý tak, aby bolo možné prepnúť na prezeranie dokumentu v samostatnom okne.
Samostatným typom vyhľadávania je vyhľadávanie podľa riadiacich dokumentov a objednávok. Tento typ vyhľadávania vám umožňuje získať prevádzkové informácie o stave konkrétnej úlohy.
Pokročilé vyhľadávanie, ktoré umožňuje vyhľadávať dokumenty podľa ľubovoľnej kombinácie podrobností (polí s registračnými kartami) so zoznamom alebo rozsahom hodnôt a logickými podmienkami ALEBO NEBO. Mierne sa tiež upravilo všeobecné vyhľadávacie dialógové okno: kontrolné parametre dokumentu sa presunú na samostatnú kartu.

5. Zobraziť dokument
Ak si chcete pozrieť dokument v systéme „EVFRAT-Správa dokumentov“, nazvite ho RKK. Prezeranie priložených súborov sa vykonáva v samostatnom okne vyvolaním týchto súborov zo zoznamu a vykonáva sa pomocou zabudovaného prehliadača systému „EVFRAT-Document Management“. V okne prehliadača súborov ich môžete exportovať do externej aplikácie a tiež vytlačiť.

6. Úpravy dokumentu,
práca s dokumentom v skupine
Úpravy dokumentov zaregistrovaných v systéme „EVFRAT-Správa dokumentov“ vykonávajú používatelia, ktorí majú právo na túto akciu.
Úpravy znamenajú zmenu záznamov v poliach RKK, odpojenie súborov pripojených k dokumentu alebo pridanie nových súborov (ako aj úpravy samotných priložených súborov).
Ak požadovaný dokument už bol prijatý na úpravu iným používateľom, systém zobrazí správu s oznámením, že operácia nie je možná, so správou s menom zamestnanca, ktorý dokument práve upravuje.
Správca systému „EVFRAT-Správa dokumentov“ na svojom pracovisku môže získať zoznam momentálne upravovaných dokumentov pre všetkých používateľov a pre jedného vybraného. Potom môže zrušiť úpravy každého z týchto dokumentov.

7. Práca so systémom „EVFRAT-Správa dokumentov“ cez internet
Na zabezpečenie prístupu k informáciám pre zamestnancov organizácie, ktorí sú napríklad na služobnej ceste, alebo pre štruktúrny celok v inom meste, je v systéme „EVFRAT-Správa dokumentov“ možný vzdialený prístup prostredníctvom bežného pracoviska používateľa.
Vzdialená práca so systémom je navyše možná aj prostredníctvom tenkého klienta - MS Internet Explorer.

Táto funkcia vám umožňuje vykonávať všetky základné akcie s registrovanými dokumentmi (vyhľadávanie a prezeranie), ako aj vykonávať vzdialenú správu systému.
Pre bezpečnú prácu cez internet je v systéme „EVFRAT-Document Management“ zabudovaný špeciálny modul, ktorý poskytuje identifikáciu používateľa pri vstupe do systému.

8. Protokoly a správy
Systém „EVFRAT-Document Management“ umožňuje generovať rôzne analytické správy a časopisy. Súčasťou štandardnej dodávky systému „EVFRAT-Správa dokumentov“ sú štandardné správy a časopisy. Formy protokolov a správ, ako aj ich typ a počet si môže používateľ meniť sám, ak existuje ďalší modul Generátor správ CT.

9. Tlač dokumentov
Systém poskytuje možnosť tlačiť správy a časopisy, dokumenty RKK, ako aj súbory pripojené k dokumentu. Hlásenia a protokoly sa tlačia prostredníctvom vstavaných komponentov modulu CT Report Generator.
Na tlač priložených súborov je možné použiť vstavané programy na prezeranie systémov „EVFRAT-Document Management“ alebo MS Internet Explorer. V takom prípade sa tlač uskutočňuje z okna na prezeranie dokumentov.

10. Výstrahy a pripomienky
Na informovanie používateľov o výskyte určitých udalostí (napríklad o vzhľade novej objednávky pre používateľa, odstránení objednávky z kontroly, vymenovaní používateľa za kontrolóra atď.) Používa systém EVFRAT-Správa dokumentov množstvo servisných správ. Tieto správy významne zvyšujú efektivitu zamestnancov, neumožňujú im zabudnúť na súčasné udalosti a tiež poskytujú príležitosť na kvalitnú kontrolu stavu vecí zo strany vedenia alebo špeciálnej služby.
Správy sa do poštovej schránky používateľa zasielajú prostredníctvom internej poštovej služby „EVFRAT-Správa dokumentov“ a podľa ich stavu sa distribuujú do priečinkov „Objednávky“, „Ovládanie“ a „Prichádzajúce správy“. Správy odoslané používateľom sú umiestnené v priečinku Odoslané správy. Odstránené úlohy a správy sa dostanú do priečinka „Kôš“, z ktorého ich možno neskôr úplne odstrániť.
Je potrebné poznamenať, že všetky servisné správy týkajúce sa tejto objednávky sú zoskupené. To umožňuje používateľovi okamžite prechádzať aktuálny stav ľubovoľnej objednávky a kedykoľvek si pozrieť históriu korešpondencie o tejto objednávke.
Za účelom získania informácií o priebehu vykonávania akejkoľvek objednávky systém udržuje protokol priebehu.
Zvláštnosťou systému „EVFRAT-Document Management“ je jeho flexibilita a ľahké nastavenie. Súčasne so silami samotných používateľov sa môže „EVFRAT-správa dokumentov“ meniť spolu s rozvojom spoločnosti.
Túto príležitosť poskytujú administratívne moduly a práca s nimi nevyžaduje fenomenálne znalosti programovania:

1. Správca.
Tento modul je určený na konfiguráciu systému pre organizačnú štruktúru podniku, pravidlá vedenia záznamov a štandardy pre implementáciu toku dokumentov. Inými slovami, pomocou tohto modulu sa v systéme „zakreslí“ organizačná štruktúra, vytvárajú sa toky používateľov a dokumentov a obmedzujú sa práva používateľov a ich prístup k informáciám.

2. Návrhár trás
Modul sa používa na návrh trás pre pohyb dokumentov v „EVFRAT-dokumentovom toku“. Navrhované trasy sú uložené na serveri systému a môžu byť použité v životnom cykle ktoréhokoľvek zo systémových dokumentov.

3. Návrhár formy umožňuje nastaviť „EVFRAT-tok dokumentov“ na prácu s vašimi vlastnými jedinečnými registračnými formulármi dokumentov.

4. Manažér časopisu a prehľady vám umožňujú vytvárať vlastné formuláre prehľadov a upravovať existujúce formuláre.

5. Systémové protokoly
Tento modul umožňuje zobraziť protokoly akcií používateľa v systéme.
Našu voľbu ovplyvnila aj licenčná politika systému - licencie sa nekupujú pre konkrétne pracovisko, ale pre počet ľudí súčasne pracujúcich v systéme. Organizačne sme boli schopní zamestnať pri práci so systémom viac používateľov ako zakúpených licencií, pretože nie každý používateľ používa systém počas celého pracovného dňa, a hoci jeden nepracuje v systéme, ďalší dostane túto príležitosť.
Pokiaľ ide o požiadavku na škálovateľnosť, systém ich uspokojuje tak z hľadiska funkčnosti, ako aj z hľadiska zvýšenia počtu pracovných miest. Momentálne modul Archivár nepoužívame, ale plánujeme ho uviesť do prevádzky do konca roka.
O systéme elektronickej správy dokumentov môžete hovoriť veľa a bude to trvať viac ako jeden článok, ale chcel by som vám povedať aj to, ako bol implementovaný, ako funguje v našom podniku a čo poskytuje EDMS.

Proces implementácie bol pre nás rozdelený do troch etáp:

1. Odpovedali sme na otázky zamestnancov Pro-texnika.
2. Systém sme nastavili spolu s nimi.
3. Odpovedali na naše otázky (treba poznamenať, že tretia etapa sa ešte nezastavila, a to nie preto, že by nás niečo neučili, ale preto, že EDMS funguje a v procese práce pribúdajú nové úlohy, ktoré my sa to snaží vyriešiť pomocou systému).

V prvej fáze bol systém formovaný na papieri a jeho fungovaní v súlade s našimi obchodnými procesmi a postupmi. Ukázalo sa, že toto je najdôležitejšia etapa implementácie, pretože práve vtedy sme si začali uvedomovať svoje aktivity a dôležitosť všetkých pri práci nielen systému, ale aj celého podniku.
Druhá etapa bola obzvlášť zaujímavá pre našich administrátorov, pretože získali skutočné praktické zručnosti pri nastavovaní systému a jeho ďalšej údržbe. Je potrebné poznamenať, že sme sa rozhodli zvoliť dvoch správcov naraz:

1. Správca, ktorý by bol zodpovedný za interakciu a užívateľské práva, za toky dokumentov a pravidlá práce s nimi, za kreslenie a používanie smerov dokumentov.

2. Správca zodpovedný za technickú prevádzku systému: vytvára zálohy, generuje registračné karty a protokoly so správami.

Zodpovednosti prvého správcu boli pridelené asistentovi tajomníka a druhý k jednému zo softvérových inžinierov informačného oddelenia.
Systém si sami nastavili pod vedením zamestnanca čiernomorskej flotily Pro-texnika. (To bola jedna z našich požiadaviek špecifikovaných v podmienkach zadania.)

A nakoniec tretia etapa, počas ktorej sme sa učili a skúšali pracovať so systémom. Spočiatku sme boli rozdelení do dvoch skupín: správcovia a používatelia. Správcovia boli z väčšej časti vyškolení v procese nastavovania systému, po ktorom sme ako používatelia. Výcvik pozostával z prednášok a praktických cvičení, ktoré sme realizovali priamo na našich pracoviskách súbežne s výkonom služobných povinností, čo je podľa nás najcennejšia skúsenosť použitá v budúcej práci.
V počiatočnej fáze bol systém „otestovaný“ s elimináciou chýb a výskytom nepredvídaných úloh v čase implementácie. Vďaka tomu sme sa naučili, ako registrovať dokumenty, prezerať si ich, kontrolovať ich vykonávanie a tiež o nich písať správy. A až potom bol EDMS uvedený do „komerčnej prevádzky“.

Najprv sme sa snažili prenášať samostatné dokumenty na papieri z kancelárie do kancelárie, ale to dlho nevydržalo. Generálny riaditeľ zastavil pohyb papierov: pripravovali sme množstvo dokumentov, ktoré bolo potrebné s ním koordinovať, a zadania sme vydávali v elektronickej podobe. Pripravili sme návrhy dokumentov a vytlačili ich pre generálneho riaditeľa, aby ich skontroloval, ale aký bol náš stav a údiv, keď to odmietol urobiť !!! Generálny riaditeľ požadoval elektronickú správu pomocou systému, inak bola úloha považovaná za nesplnenú. Takto sme vytvorili náš prvý dokument v systéme.
Postupne sme sa začali zapájať a teraz je väčšina dokumentov v systéme zaregistrovaná.
Počas implementácie sme navyše automatizovali také procesy, ako je prijatie žiadosti od právnickej osoby.
Štandardný proces prijímania žiadosti o poskytnutie služby od právnickej osoby pred implementáciou prebiehal takto:

1. Registrácia na úrade.
2. Uloženie uznesenia riaditeľom.
3. Zaslanie úradu na odoslanie kópií technickému oddeleniu.

4. Zváženie technického oddelenia o možnosti splnenia žiadosti.
5. Príprava odpovede technickým oddelením.
6. Odvolanie do kancelárie.
7. Pokyny úradu na podpis vedúcemu.
8. Vráťte sa do kancelárie na odoslanie adresátovi.

Zároveň je potrebné povedať, že značná časť času sa venovala presunu dokumentu medzi riaditeľom, kanceláriou a technickým oddelením. Zároveň muselo technické oddelenie viesť vlastnú evidenciu prijatých žiadostí a vyhľadávať vykonané a nevyplnené žiadosti. Strata aplikácií nebola vylúčená, čo viedlo k nespokojnosti a sťažnostiam potenciálnych zákazníkov.
Po implementácii systému bolo možné pracovať podľa jednoduchšej schémy:

1. Registrácia dokumentu v kancelárii a jej vloženie do systému.
2. Uznesenie o dokumente v elektronickej podobe.
3. Automatické prijatie elektronickej verzie dokumentu technickým oddelením ihneď po rozhodnutí riaditeľa bez toho, aby bolo potrebné kontaktovať úrad.
4. Posúdenie možnosti vybavenia žiadosti a zaslania odpovede na podpis riaditeľovi.
5. Podpis a odoslanie listu.

Zároveň na pracovnej ploche (elektronická pracovná plocha) vedúceho katedry a riaditeľa vždy vidíte, o ktorých aplikáciách a od ktorých sa uvažuje, ktoré termíny sa končia a ktoré sú po termíne.
Už nie je potrebné zasielať kópie žiadostí na technické oddelenie - prichádzajú k nim v elektronickej podobe s už uloženým uznesením riaditeľa.
Teraz prakticky nestrácame dokumenty, pretože sú na jednom mieste a neprenášajú sa nikam, a ak sa prenášajú, potom v systéme, ktorý umožňuje skrátiť čas na ich doručenie na miesto určenia.
Bohužiaľ, momentálne nemôžeme využívať všetky funkcie systému v plnom rozsahu, ale dúfame, že v budúcnosti budeme mať takúto príležitosť, najmä preto, že na to už existuje legislatívny základ. Vyvíjajú sa zákony, normy a nariadenia, aby sa stali platformou pre implementáciu a používanie systémov elektronickej správy dokumentov. Boli prijaté zákony „O informatizácii“, „O elektronickom digitálnom podpise“, „O obehu dokumentov“.
Čo nám prinieslo zavedenie systému?
Dosiahlo sa výrazné skrátenie času pri schvaľovaní a odovzdávaní dokumentov, dennej kontrole vykonávania dokumentov a pokynov, výsledkom čoho je zvýšenie efektívnosti práce, optimalizácia materiálových a pracovných zdrojov. V prvom rade to umožnilo nášmu vedúcemu a vedúcim oddelení riadiť pracovný proces a pohotovo dostávať informácie.
Najdôležitejšie je, že bol urobený ešte jeden krok k dosiahnutiu konečného cieľa - organizácia procesného riadenia, ktorá spĺňa požiadavky svetových štandardov.

V Odnoklassniki

– elektronický systém správy dokumentov, ktorý umožňuje vybudovať plnohodnotný systém pre správu obchodných procesov a organizačných dokumentov. Systém obsahuje všetky potrebné nástroje pre úspešnú organizáciu elektronickej správy dokumentov akejkoľvek spoločnosti bez ohľadu na počet a typ vlastníctva. Systém je navrhnutý tak, aby fungoval ako v malom oddelení, napríklad v kancelárii alebo v miestnej organizácii ako celku, aj v geograficky distribuovanej organizácii so zložitou schémou informačných tokov.

Vyvinutý v úplnom súlade s odporúčaniami WfMC (Workflow Management Coalition) a spĺňa požiadavky normy ISO 9000. Flexibilita systému EVFRAT vám umožňuje automatizovať tok dokumentov organizácie tak v súlade s požiadavkami GOST na kancelársku prácu, ako aj s požiadavkami predpisov, ustanovení a pokynov na prácu s vyvinutými dokumentmi. a aplikuje ich organizácia.

Systém využíva veľké množstvo jedinečných technologických vylepšení, ktoré vytvorili špecialisti z Cognitive Technologies:

• zabudovaný modul na prezeranie a tlač;
• Technológia Drag and Recog (rozpoznávanie „za chodu“);
• vstavaný generátor správ;
• technológia morfologickej analýzy textu;
• mechanizmus pre prácu s hierarchickými slovníkmi a príručkami;
• zabudované prostriedky interakcie medzi vzdialenými servermi.

Pracujte v miestnej kancelárii systému EVFRAT

Funkčnosť systému vám umožňuje vyriešiť všetky typické úlohy kancelárskej práce:

• automatizovať registráciu dokumentov a úloh;
• zabezpečiť efektívnu interakciu zamestnancov v rámci práce na dokumentoch;
• vykonávať okamžité vyhľadávanie informácií;
• kontroluje vykonávanie prác iniciovaných dokumentmi a úlohami;
• monitorovať stav prebiehajúcich procesov a analyzovať pracovné zaťaženie personálu generovaním rôznych protokolov a správ;
• organizovať dlhodobé ukladanie dokumentov organizácie;
• zabezpečiť diferenciáciu prístupových práv zamestnancov k informáciám.

Práca Eufratu v geograficky distribuovanej organizácii

Podpora pre prácu v organizáciách s geograficky distribuovanou štruktúrou riadenia umožňuje organizovať komplexnú prácu na dokumentoch a úlohách medzi ústredím a geograficky vzdialenými pobočkami. Informácie medzi úradmi sa prenášajú v kódovanej podobe.

Hlavné funkcie systému EVFRAT

Hlavné funkcie systému EVFRAT sú:

• registrácia dokladov v systéme (vyplnenie registračnej karty):
  • - registrácia nového dokumentu založeného na existujúcom;
  • - automatická kontrola duplikovania dokumentu počas jeho registrácie;
• pripojenie na kartu ľubovoľného počtu súborov ľubovoľného formátu;
• prepojenie dokumentov s krížovými odkazmi;
• zachovanie nomenklatúry prípadov;
• skenovanie a rozpoznávanie dokumentov:
  • - podpora streamingového skenovania;
  • - rozpoznávanie „za chodu“ (Drag and Recog);
• práca so slovníkmi a príručkami:
  • - podpora hierarchických slovníkov a referenčných kníh;
• odovzdanie dokladov na kontrolu:
  • - vymenovanie kontrolóra a osoby zodpovednej za dokument;
• sledovanie realizácie objednávok, zasielanie oznámení a upomienok:
  • - prispôsobiteľný zoznam upozornení a pripomienok o prístupe a termíne splnenia každej kontrolovanej úlohy;
  • - automatizácia procesu prijímania príkazu na vykonanie alebo odmietnutia vykonania exekútorom zaslaním príslušného oznámenia;
• vyhľadávať dokumenty podľa ktoréhokoľvek z polí registračného preukazu a podľa textu súborov pripojených k preukazu, pričom sa zohľadní tvaroslovie ruského jazyka:
  • - ukladanie vyhľadávacích dotazov;
  • - používanie vyhľadávacích dotazov so zložitými logickými podmienkami;
• príprava a tlač protokolov a správ:
  • - generovanie správ na základe výsledkov vyhľadávania kontrolných dokladov a objednávok;
  • - možnosť použitia údajov o priebehu vykonávania každej objednávky pri generovaní správ;
  • - schopnosť používať diagramy na generovanie vizuálnych správ;
  • - export správ do MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
• automatizácia procesov odpisovania a ukladania dokumentov do archívu.

Systém EVFRAT umožňuje vďaka flexibilnému mechanizmu navrhovania trás plne reprodukovať a optimalizovať procesy odovzdávania dokumentov a úloh v organizácii. Systém podporuje technológiu pracovného toku a poskytuje nasledujúce funkcie:

• vytváranie paralelných a postupných objednávok, pridelenie spolurealizátorom;
• návrh štandardných trás pre pohyb dokumentov.

Spoľahlivosť a bezpečnosť pri práci s informáciami zaisťujú:

• rozlišovanie prístupových práv k dokumentom vrátane používania rolí používateľov, čo je vhodné na dočasné alebo trvalé nahradenie pozícií;
• kryptografické šifrovanie a použitie digitálneho podpisu;
• protokolovanie akcií používateľa v systéme.

Vylepšené možnosti e-mailu a internetu uľahčujú zamestnancom vykonávať nasledujúce činnosti:

• príjem a registrácia listov z e-mailu v systéme EVFRAT;
• distribúcia dokumentov, korešpondencia medzi používateľmi a skupinami používateľov systému pomocou zabudovanej poštovej služby;
• zasielanie dokumentov e-mailom externým adresátom pomocou adresárov poštových programov;
• prístup k dokumentom a objednávkam pomocou webového prehliadača odkiaľkoľvek na svete.

Podpora geograficky distribuovanej práce v systéme poskytuje:

• vytvorenie jednotného riadiaceho priestoru pre distribuovanú štruktúru;
• end-to-end kontrola vykonávania pridelení vydaných pobočkám.

Pokročilé nástroje na prispôsobenie systému vám umožňujú nezávisle ho nakonfigurovať s prihliadnutím na špecifiká vašej organizácie a uviesť ho do prevádzky.

• „Návrhár formulárov“ vám umožňuje vytvoriť si vlastné registračné karty pre ďalšie použitie pri registrácii a účtovaní dokumentov v systéme;
• „Graphic Route Designer“ vám umožňuje navrhnúť typické procesy spracovania dokumentov v organizácii;
• „Správca protokolov a správ“ vám umožňuje vytvárať nové šablóny protokolov a správ na analýzu aktivít organizácie.

Flexibilné možnosti správy systému poskytujú jednoduché použitie a prevádzkový proces nevyžaduje veľké výrobné zdroje:

• organizácia plánovaného zálohovania informačnej databázy;
• práca servera EVFRAT ako služby;
• export / import štandardných trás, formulárov dokumentov, šablón správ;
• správa ukladania formulárov dokumentov.

Ak chcete vytvoriť ďalšie moduly, organizovať export / import informácií a integrovať ich do iných softvérových produktov, systém EVFRAT poskytuje sadu nástrojov pre vývojárov, ktorá obsahuje:

• automatický import údajov prezentovaných vo formáte XFF (vyvinutý na základe XML);
• otvorte API (Application Program Interface) s dokumentáciou.

Základné modely systému EVFRAT

• „Používateľ“ AWS - univerzálna pracovná stanica pre prístup do systému;
• Pracovná stanica „Správca“ - nástroj na nastavenie a správu systému;
• „Graphic Route Designer“ - nástroj na navrhovanie typických procesov spracovania dokumentov v organizácii;
• „Form Designer“ - nástroj na prispôsobenie registračných a kontrolných kariet;
• „Manažér protokolov a správ“ - nástroj na prispôsobenie šablón správ o činnostiach organizácie;
• nástroje na nastavenie EDS a zaznamenávanie akcií používateľov;
• „Poštový klient“ je nástroj na prácu s e-mailovými správami.

Ďalšie moduly systému EVFRAT

„Server HTTP“

Systém využíva protokol výmeny údajov TCP / IP, ktorý umožňuje pracovať v systéme zo vzdialeného počítača cez siete Internet / Intranet. Modul „HTTP Server“ umožňuje používateľom prístup k dokumentom a objednávkam pomocou webového prehliadača z ľubovoľného miesta na svete.

„Archivár“ APM

Dodatočný modul „Archivarius“ poskytuje nástroje na automatizáciu procesov odpisovania a dlhodobého ukladania dokumentov, ktoré sú mimo prevádzkového obehu. Modul podporuje nomenklatúru prípadov prijatých v organizácii a tiež udržuje komunikáciu s operačnými dokumentmi.

„Správca“ APM

Dodatočný modul „Manažér“ poskytuje pohodlný a plnohodnotný prístup k systému správy dokumentov spoločnosti pomocou Internetu pre manažérov, ktorých práca je z toho či onoho dôvodu spojená s pomerne častými výletmi a izoláciou od hlavnej kancelárie.

Architektúra systému EVFRAT

Systém má architektúru klient-server. Vďaka „HTTP serveru“ a modulu pracovnej stanice „Manager“ je k systému možný prístup cez internet. Prítomnosť subsystému na výmenu dokumentov umožňuje organizovať geograficky distribuovanú prácu. Ako databáza sa používa proprietárny DBMS - NIKA, ktorý sa dodáva s produktom. Zvláštnosti architektúry systému a použitých mechanizmov umožňujú dosiahnuť efektívnu prevádzku a optimálny výkon systému elektronickej správy dokumentov.

Výhody systému EVFRAT

Systém vám umožní zvýšiť efektivitu organizácie, oddelenia, oddelenia, zlepšiť výkonovú disciplínu, ušetriť čas vo všetkých fázach činnosti zamestnancov, vytvoriť jednotný informačný a riadiaci priestor v podniku.

• Na inštaláciu a prevádzku systému EVFRAT nie je potrebný žiadny ďalší softvér. Na rozdiel od podobných programov ponúkaných na trhu, systém pracuje na vlastnom zabudovanom systéme Nika DBMS, ktorý je súčasťou dodávky.
• Zhoda s regulačnými požiadavkami ruskej kancelárskej práce, ako aj s požiadavkami normy ISO 9000. Systém je vyvinutý v úplnom súlade s odporúčaniami WfMC (Workflow Management Coalition).
• Systém EVFRAT má intuitívne rozhranie, jednoduché a ľahko konfigurovateľné a použiteľné.
• Prítomnosť vstavaných nástrojov v systéme (Form Designer, Route Designer, Logs and Reports Manager) na prispôsobenie systému požiadavkám organizácie.
• Systém implementuje potrebné funkcie pre plnohodnotnú prácu s dokumentmi a obchodnými procesmi s podporou technológie pracovného toku.
• Vstavané nástroje na skenovanie a rozpoznávanie objektov s podporou vloženého skenovania. Unikátny technologický vývoj, ktorý vytvorili špecialisti spoločnosti Cognitive Technologies - technológia Drag and Recog (rozpoznávanie „za chodu“), ako aj zabudovaný modul na prezeranie a tlač.
• Pokročilé možnosti vyhľadávania pomocou morfologickej analýzy textu.
• Možnosti vytvárania správ a protokolov pomocou zabudovaného generátora správ.
• Podpora geograficky distribuovanej práce v dôsledku prítomnosti subsystému na výmenu dokumentov v systéme.
• Možnosť práce s dokumentmi a objednávkami pomocou webového prehliadača z ktoréhokoľvek miesta na svete.
• Aplikácia certifikovaných prostriedkov kryptografického šifrovania a používanie elektronických digitálnych podpisov.
• Diferenciácia prístupových práv a použitie mechanizmu rolí.
• Jednoduchá správa systému pomocou pracovnej stanice „Administrator“.
• Otvorené API na vytváranie integračného softvéru na platforme systému EVFRAT.

ukážky

Náklady EURFRAT

Eufrat v.14

Sada systému správy dokumentov EVFRAT obsahuje licencie pre klienta pre správu dokumentov EVFRAT a server pre správu dokumentov EVFRAT (tieto komponenty sa nepredávajú samostatne).

* Licencia je maximálny počet súbežných používateľov systému správy dokumentov EVFRAT. Zároveň nie je obmedzený počet inštalácií klientských miest.

** Pri zakúpení serverovej časti konkrétnej kapacity je Používateľovi napriek tomu udelené právo využívať kapacitu v maximálnom množstve, ako je platený počet klientských licencií.

Príklad výpočtu nákladov na komplex EVFRAT obeh dokumentov pre 20 súbežných používateľov: komplex obsahuje licenciu pre 20 používateľov Klient obehu dokumentov EVFRAT (20 * 4 000 rubľov \u003d 80 000 rubľov) a server obehu dokumentov EVFRAT, obmedzený schopnosťou podpory 20 súbežných používateľov. , za cenu 30 000 rubľov. Celkom 110 000 rubľov.

Ďalšie moduly pre tok dokumentov EVFRAT

*** Licencia modulu Archivár obmedzuje počet Používateľov, ktorí majú právo súčasne odpisovať dokumenty do Archívu. Všetci používatelia toku dokumentov EVFRAT môžu prehľadávať archív. “

„Rýchly štart“ je nová konfigurácia systému správy dokumentov EVFRAT vyvinutá na základe 5-ročných praktických skúseností s implementáciou systému v organizáciách s rôznymi profilmi a rozsahom činnosti. Sada nakonfigurovaných prvkov zahrnutých v konfigurácii umožňuje znížiť náklady na implementáciu projektu implementácie systému elektronickej správy dokumentov (EDMS) vo výške asi 500 000 rubľov a uviesť EDMS do prevádzky v priebehu niekoľkých pracovných týždňov.

V budúcnosti bude možné na žiadosť zákazníka vyvinúť konfiguráciu „Rýchly štart“, ktorá zohľadní špecifiká pracovného toku organizácie. Pomocou systému správy dokumentov EVFRAT, ktorý je súčasťou dodávky, môžu špecialisti zákazníka nezávisle nakonfigurovať ďalšie registračné a kontrolné karty, formuláre na hlásenie a cesty toku dokumentov.

Výhody konfigurácie systému „Quick Start“ systému EVFRAT

Za režiséra

• zníženie času a peňazí na implementáciu EDMS;
• reengineering procesov pracovného toku v súlade s modernými trendmi riadenia;
• správy zahrnuté v konfigurácii vám umožňujú rýchlo získať úplné a podrobné informácie o výkonovej disciplíne ľubovoľného zamestnanca alebo oddelenia;
• efektívnosť použitia sa testuje v praxi skutočných implementácií;
• konfigurácia „Rýchly štart“ je základom pre vybudovanie podnikového toku elektronických dokumentov.

Pre úradníčku

• riešenie problémov účtovníctva a systematizácia pracovných postupov;
• konfigurácia „Rýchly štart“ zohľadňuje požiadavky GS DOU a metodické odporúčania popredných špecialistov na kancelársku prácu;
• konfigurácia obsahuje súbor účtovných a výkazových formulárov na analýzu pracovného toku a kontroly vykonávania;
• podpora pozorovacích, koordinačných a schvaľovacích procesov s možnosťou ich papierovej vizualizácie;
• zjednodušenie procesu implementácie a skrátenie času na implementáciu EDMS.

Pre IT špecialistu

• konfigurácia „Rýchly štart“ je otestovaná, odladená a pripravená na prevádzku;
• umožňuje vám znížiť množstvo organizačnej a metodickej práce predchádzajúcej zavedeniu EDMS;
• implementácia nevyžaduje veľa času na nastavenie systému;
• možnosť modernizácie, rozvoja a škálovania s prihliadnutím na špecifiká činností organizácie;
• jednoduchosť učenia sa práce s konfiguráciou a jej údržbou.

Zloženie konfigurácie systému „Quick start“ systému EVFRAT

Registračné a kontrolné karty (RCC) dokladov určených na zaúčtovanie rôznych druhov dokladov (10 ks):

• Prichádzajúce dokumenty;
• Odchádzajúce dokumenty;
• Interné dokumenty;
• Zmluvy;
• Servisný list;
• Objednávky pre zamestnancov;
• Pracovná zmluva;
• Štandardné šablóny dokumentov;
• Protokoly;
• Osobné úlohy.

Šablóny časopisov, referencií a správ (14 ks):

• Časopisy:
  • - Denník prichádzajúcich dokumentov;
  • - denník odchádzajúcich dokumentov;
  • - vestník registrácie dokumentov.
• Vykonávanie správ o disciplíne:
  • - Správy o dokumentoch:
    • 1. správa o vykonaní dokumentov pre zodpovedného vykonávateľa dokumentu za obdobie;
    • 2. správa o vykonávaní dokladov podľa tokov za obdobie;
    • 3. Správa o oneskorených dokumentoch exekútormi;
    • 4. Správa o prepadnutých dokumentoch podľa tokov.
  • - Správy o pokynoch (schváleniach):
    • 1. správa o vykonaní príkazov (schválení) exekútormi za obdobie;
    • 2. informácie o vykonávaní pokynov (schválení) pre toky za obdobie;
    • 3. Informácie o príkazoch (schváleniach) po lehote splatnosti zo strany exekútorov;
    • 4. Informácie o príkazoch (schváleniach) po lehote splatnosti;
    • 5. Zoznam pokynov na zajtra;
    • 6. Zoznam úloh na týždeň.
• Schvaľovací list

Prednostný nákup a obnovenie toku dokumentov EVFRAT a ďalších modulov

Vývojár EVFRAT

Systém EVFRAT-Document Management v.12 vám umožňuje vybudovať plnohodnotný systém pre správu obchodných procesov a dokumentov organizácie a obsahuje tiež všetky potrebné nástroje pre úspešnú organizáciu elektronickej správy dokumentov akejkoľvek spoločnosti bez ohľadu na počet a typ vlastníctva. Systém je navrhnutý tak, aby fungoval ako v malom oddelení, napríklad v kancelárii alebo v miestnej organizácii ako celku, aj v geograficky distribuovanej organizácii so zložitou schémou informačných tokov.

V súčasnosti sa systém správy dokumentov EVFRAT používa v OJSC Far East Bank, CJSC AKB Tsentrokredit, LLC Balttransnefteprodukt, OJSC Negusneft, OJSC Ural Electrochemical Plant, OJSC Lebedinsky Mining and Processing Plant, OJSC Lokosovskiy GPK „OJSC„ Moskovský závod na tepelnú automatiku “, OJSC„ Kaliningradskaya CHPP-2 “, LLC„ Chernogolovskiy závod na alkoholické výrobky “, OJSC„ Tsentrsibnefteprovod “, OJSC„ Primornefteprodukt “, Ministerstvo práce a sociálneho rozvoja Sachajskej republiky, kancelária prezidenta a vlády Čečenskej republiky, Mestská duma v Chite, chabarovská pobočka colnej správy na Ďalekom východe, Agentúra pre hypotekárne úvery na bývanie a stovky ďalších organizácií.

Systém správy dokumentov EVFRAT pomáha pri riešení nasledujúcich úloh:

• zlepšenie efektívnosti riadenia obchodných procesov zlepšením výkonovej disciplíny, optimalizáciou kontroly nad úlohami a analýzou činností organizácie;
• zníženie neproduktívnych nákladov na pracovný čas zamestnancov a finančných nákladov na spotrebný materiál;
• vytvorenie jednotného informačného priestoru pre podnik;
• zabezpečenie spoľahlivosti účtovníctva a uchovávania dokumentov;
• organizácia efektívnej ochrany informácií.

Správa dokumentov EVFRAT umožňuje:

1. automatizovať registráciu dokumentov a úloh;
2. zabezpečiť efektívnu interakciu zamestnancov v rámci práce na dokumentoch;
3. vykonávať okamžité vyhľadávanie informácií;
4. kontroluje vykonávanie prác iniciovaných dokumentmi a úlohami;
5. monitorovať stav vykonávaných procesov a analyzovať pracovné zaťaženie personálu prostredníctvom vytvárania rôznych protokolov a správ;
6. organizovať dlhodobé ukladanie dokumentov organizácie;
7. zabezpečiť diferenciáciu prístupových práv zamestnancov k informáciám.

Systém EVFRAT-Document Management v.12 podporuje prácu v organizáciách s geograficky distribuovanou štruktúrou riadenia. To vám umožňuje organizovať komplexné práce na dokumentoch a úlohách medzi ústredím a geograficky vzdialenými pobočkami. Informácie medzi úradmi sa prenášajú v kódovanej podobe.

Na zabezpečenie dôvernosti práce s dokumentmi majú všetci zamestnanci prístupové práva v súlade s ich pracovnými povinnosťami a stavom v organizácii. V systéme môžete vytvárať vlastné roly a označovať ich namiesto konkrétnych výkonných umelcov, čo vám umožňuje organizovať prácu v režime dočasného alebo trvalého nahradenia jedného zamestnanca iným.

Protokolovanie akcií používateľa, kryptografické šifrovanie a použitie EDS pri odsúhlasovaní dokumentov úplne vylučuje možnosť neoprávneného prístupu.

Vyhľadávanie dokumentov je možné nielen podľa ktoréhokoľvek z polí registračnej karty, ale aj podľa textu súborov pripojených k karte.

Systém EVFRAT-Document Management umožňuje vďaka flexibilnému mechanizmu navrhovania trás plne reprodukovať a optimalizovať procesy odovzdávania dokumentov a úloh v organizácii. Systém podporuje paralelné (s niekoľkými spolumajiteľmi) a sekvenčné (vykonávanie úloh za sebou) smerovanie príkazov a úloh. Pohodlný prispôsobiteľný systém upozornení a pripomienok pomáha manažérom rýchlo sledovať stav práce, zamestnancom správne organizovať prácu a zlepšovať tak výkonnú disciplínu v organizácii. Všetky základné akcie pre každú objednávku a priradenie (začatie práce, prijatie za vykonanie, odoslanie správy, zmena termínov, vytváranie úloh a čiastkových úloh, špeciálne značky) sa zaznamenávajú do poľa „Pokrok“, čo zjednodušuje prácu kontrolóra a umožňuje mu rýchlo určiť, v akom štádiu je vykonanie tohto alebo toho príkazu.

Systém obsahuje nasledujúce moduly:

• Pracovná stanica používateľa - univerzálna pracovná stanica pre prístup do systému;
• Pracovná stanica správcu - nástroj na konfiguráciu a správu systému;
• modul „Graphic Route Designer“ - nástroj na navrhovanie typických procesov spracovania dokumentov v organizácii;
• modul "Form Designer" - nástroj na nastavenie registračných a kontrolných kariet;
• modul „Správca záznamov a správ“ - nástroj na prispôsobenie šablón správ o činnostiach organizácie;
• nástroje na nastavenie EDS a zaznamenávanie akcií používateľov;
• modul „Poštový klient“ - nástroj na prácu s e-mailovými správami.

• modul „HTTP server“ - prostriedok prístupu k dokumentom a objednávkam pomocou webového prehliadača z ľubovoľného miesta na svete;
• modul „Archivár“ je nástroj na automatizáciu procesov odpisovania a dlhodobého ukladania dokumentov.

elektronický systém na správu dokumentov, ktorý vám umožní vybudovať plnohodnotný systém pre správu obchodných procesov a organizačných dokumentov. „Správa dokumentov EVFRAT“ obsahuje všetky potrebné nástroje na úspešnú organizáciu elektronickej správy dokumentov v každej spoločnosti bez ohľadu na veľkosť a formu vlastníctva a je navrhnutá tak, aby fungovala v rámci malého oddelenia, napríklad sekretariátu alebo miestnej organizácie ako celku, aj v rámci územného celku. distribuovaná organizácia so zložitou schémou informačných tokov. Vývojárom systému je ruská spoločnosť Cognitive Technologies.

Popis a vlastnosti

„EVFRAT-Správa dokumentov“ je systém elektronickej správy dokumentov na podnikovej úrovni, ktorý kombinuje plynulosť a pripravenosť produktu v krabici na prácu a flexibilitu dizajnového riešenia. Vďaka tomu je systém na jednej strane pripravený na rýchle uvedenie do prevádzky, čo zaisťuje rýchlu návratnosť investícií do implementácie EDMS, a na druhej strane obsahuje adaptačné nástroje, ktoré umožňujú zohľadniť špecifiká činností konkrétneho podniku a informačné systémy, ktoré využíva v rámci „miniprojektov“ „. Systém je v súčasnosti nainštalovaný vo viac ako 3 000 organizáciách.

Funkcionalita systému umožňuje riešiť rôzne úlohy práce s dokumentmi (automatizácia kancelárskej práce a organizácia toku podnikových dokumentov):

• automatizovať registráciu dokumentov a úloh;
• zabezpečiť efektívnu interakciu zamestnancov v rámci práce na dokumentoch;
• vykonávať okamžité vyhľadávanie informácií;
• kontroluje vykonávanie prác iniciovaných dokumentmi a úlohami;
• monitorovať stav prebiehajúcich procesov a analyzovať pracovné zaťaženie personálu na úkor
• tvorba rôznych denníkov a správ;
• organizovať dlhodobé ukladanie dokumentov organizácie;
• zabezpečiť diferenciáciu prístupových práv zamestnancov k informáciám.

Subsystém interakcie medzi vzdialenými servermi, implementovaný v systéme „EVFRAT-Document Management“, umožňuje vytvoriť jediný a transparentný obeh podnikových dokumentov v geograficky distribuovanej štruktúre. Je možné nielen vymieňať si dokumenty medzi pobočkami, ale aj vydávať a kontrolovať vykonávanie úloh a príkazov, ako aj dostávať správy o ich plnení. Prítomnosť internej pošty navyše umožňuje zamestnancom vzdialených kancelárií navzájom rýchlo komunikovať a odosielať dokumenty e-mailom na externé adresy pomocou poštových programov.

Architektúra systému

Systém „EVFRAT-Document Management“ má architektúru klient-server. Tento prístup vám umožňuje rozvíjať funkčnosť systému bez vykonania úplnej revízie programového kódu a poskytuje mu flexibilitu, škálovateľnosť, bezpečnosť a spoľahlivosť. Vďaka doplnkovému modulu „WEB-server“ je k systému možný prístup cez internet. Ako databáza sa používa samostatne vyvinutý DBMS - NIKA, ktorý sa dodáva s produktom, alebo priemyselný DBMS MS SQL Server 2005 a 2008. V rámci projektov je možné využívať Oracle a DB / 2 DBMS.

Moduly

Systém „EVFRAT-Správa dokumentov“ pozostáva z 8 základných a 2 ďalších modulov. Základné moduly zahŕňajú všetko, čo potrebujete na usporiadanie plnohodnotného toku elektronických dokumentov, vrátane vstavaných nástrojov, ktoré vám umožňujú prispôsobiť systém požiadavkám organizácie bez zapojenia špecialistov z vývojárskej spoločnosti. Základné moduly: AWS „User“ - univerzálna pracovná stanica pre prístup do systému; „Správca“ AWS - nástroj na nastavenie a správu systému; „Graphic Route Designer“ - nástroj na navrhovanie typických procesov spracovania dokumentov v organizácii; „Form Designer“ - nástroj na nastavenie registračných a kontrolných kariet; „Manažér protokolov a správ“ - nástroj na prispôsobenie šablón správ o činnostiach organizácie; Modul EDS, modul „Monitor zabezpečenia“ - prostriedok na nastavenie EDS a zaznamenávanie akcií používateľa; „Poštový klient“ je nástroj na prácu s e-mailovými správami. Ďalšie systémové moduly: „Webový server“ - umožňuje pracovať s dokumentmi a objednávkami pomocou webového prehliadača prostredníctvom protokolov http a https, čo vám umožňuje organizovať prístup do systému pre jednotlivých zamestnancov pracujúcich s dokumentmi mimo kancelárie aj pre vzdialené oddelenia z malý personál. Ako webový server možno použiť samostatný počítač alebo počítač určený na použitie ako server samotného systému. APM „Archivarius“ - poskytuje nástroje na automatizáciu procesov odpisovania a dlhodobého ukladania dokumentov, ktoré opustili prevádzkový obeh. Modul podporuje nomenklatúru prípadov prijatých v organizácii, ako aj spojenie s operačnými dokumentmi.

Štandardná konfigurácia

Rozsah dodávky systému správy dokumentov EVFRAT už obsahuje štandardné nastavenia, ktoré vám umožňujú samostatne automatizovať typický obeh dokumentov v krátkom čase. Registračné a kontrolné karty (RCC) dokladov určených na účtovníctvo rôznych druhov dokladov: Prichádzajúce doklady Odchádzajúce doklady Interné doklady Zmluvy Servisná poznámka Šablóny časopisov, referencií a správ: Denník došlých dokladov Denník odchádzajúcich dokladov Denník interných dokladov Všeobecný denník tokov dokladov Správa o vykonaní dokladov podľa tokov Správa o vykonaných dokladoch Správa o vykonaní príkazov Správa o vykonaných príkazoch Všeobecná správa o tokoch dokladov

výhody

Výhody systému „EVFRAT-Správa dokumentov“ ako krabicového riešenia: Kompletnosť dodacej sady; Ladenie a stabilita práce; Pripravenosť na implementáciu „po kliknutí“ (inštalácia „EVFRAT-Document Flow“ trvá menej ako 10 minút); Nie je potrebné drahé poradenstvo; Vypracovanie vyučovacích metód pre prácu v systéme a ich podpora; Ľahká správa a konfigurácia; Nízke náklady na vlastníctvo systému. Výhody systému „EVFRAT-Document Management“ ako konštrukčného riešenia: Vysoká škálovateľnosť vďaka práci na priemyselnom DBMS MS SQL; Široké možnosti integrácie EDMS do podnikovej infraštruktúry; Tvorba jednotlivých konfigurácií systému a špecializovaných pracovných staníc; Schopnosť riešiť jedinečné problémy zákazníkov. Okrem toho má systém „EVFRAT-Document Management“ aj množstvo výhod, ako napríklad:

Hardvérové \u200b\u200ba softvérové \u200b\u200bpožiadavky:

Minimálne hardvérové \u200b\u200ba softvérové \u200b\u200bpožiadavky na strane klienta systému „EVFRAT-Document Management“ nevyhnutné pre jeho normálnu prevádzku: Osobný počítač založený na procesore Intel Pentium III; 256 Mb RAM; od 180 Mb voľného miesta na disku; Operačný systém MS Windows 2000 / XP / Vista s podporou ruského jazyka; Webový prehliadač Microsoft Internet Explorer v. 6,0 a viac; Ak chcete pracovať v lokálnej sieti, musí byť na všetkých počítačoch zúčastňujúcich sa na tejto práci nainštalovaný sieťový protokol TCP / IP. Minimálne hardvérové \u200b\u200ba softvérové \u200b\u200bpožiadavky na strane servera: Osobný počítač založený na procesore Intel Pentium IV; 1 GB RAM; 15 GB voľného miesta na disku; Operačný systém MS Windows 2000 / XP / Vista a MS Windows Server 2003/2008 s podporou ruského jazyka; Webový prehliadač Microsoft Internet Explorer v. 6,0 a viac; Aby e-mailový klient systému „EVFRAT-Document Management“ fungoval, je potrebný protokol POP3.

„EVFRAT-Správa dokumentov“ je elektronický systém na správu dokumentov, ktorý vám umožňuje vybudovať plnohodnotný systém na správu obchodných procesov a dokumentov organizácie. Systém je navrhnutý tak, aby fungoval v rámci malého oddelenia alebo miestnej organizácie ako celku aj v geograficky distribuovanej organizácii so zložitou schémou informačných tokov.

Funkcie systému automatizácia registrácie dokumentov a úloh; okamžité vyhľadávanie informácií; kontrola vykonávania práce iniciovanej dokumentmi a úlohami; sledovanie stavu vykonávaných procesov a analýza pracovnej záťaže zamestnancov generovaním rôznych protokolov a správ; diferenciácia prístupových práv zamestnancov k informáciám; analytika a výkazníctvo

Výhody systému Vysoká škálovateľnosť vďaka práci na priemyselnom DBMS MS SQL; Tvorba jednotlivých konfigurácií systému a špecializovaných pracovných staníc; Konkurenčné licencie, ktoré neobmedzujú počet pracovísk v systéme; Zabudované nástroje na skenovanie a rozpoznávanie objektov s podporou streamovania vstupných dokumentov, vrátane technológie Drag & Recog (rozpoznávanie za chodu); Rozsiahle možnosti vyhľadávania dokumentov vrátane použitia morfologickej analýzy textu; Podpora spravovania verzií súborov; Flexibilná správa prístupových práv; Aplikácia certifikovaných prostriedkov kryptografického šifrovania a používanie elektronických digitálnych podpisov (EDS);

Moduly Základné moduly: 1. AWS „User“; 2. Pracovná stanica „Správca“; 3. „Grafik trás“; 4. „Návrhár formulárov“; 5. „správca protokolov a správ“; 6. EDS modul; 7. „monitor bezpečnosti“; 8. „Poštový klient“ Ďalšie moduly: 1. „Webový server“; 2. „Archivár“ APM