Teeninduskiri töötaja otsimiseks. Memo, kättetoimetamise ja seletuskirja kujundamise reeglid. Häired töös

Töölehe vormistab töötaja oma otsese ülemuse või mõne muu osakonna juhataja nimele. See võimaldab lühikese aja jooksul:

teavitama juhti praegusel hetkel tekkinud probleemist;
teha ettepanekuid selle kõrvaldamiseks või leppida teise töötajaga kokku tegevusplaan;
julgustada juhti otsust langetama või korraldust andma.

See on ka tõestus selle kohta, et töövoos probleemi avastanud spetsialist ei lasknud olukorral oma rada kulgeda, vaid teavitas sellest oma juhtkonda, et see saaks teha operatiivse otsuse. See tähendab, et ta ei olnud jõude.

Märkmete tüübid

Vaatleme peamisi teenuskirjade tüüpe:

teabenõude kohta;
töötaja poolt tööülesannete täitmisel toime pandud rikkumised;
töötajatele makstavate preemiate kohta.

Lisaks sellele võib dokumendi paketi üleandmisega kaasneda organisatsiooni siseste osakondade, osakondade ja osakondade vahel memo (näidis on esitatud allpool) (kolmandate isikute organisatsioonidele tuleb koostada kaaskirjad). Seda saab saata ka töötajatele koos nõudega selgitada töökohalt puudumise põhjust.

Memo võib sisaldada kõiki tööhetkedega seotud küsimusi.

Koostamise reeglid

Peamine reegel, millest koostamisel tuleb kinni pidada, on lühidus. Dokumendis peaks olema selgelt välja toodud probleemi olemus ja viisid selle lahendamiseks. Reeglina ei tohiks tekst olla pikem kui 6–7 rida. Paberi jaoks pole ühtset vormi, kasutatakse suvalist vormi.

Memo näide

Vaatamata sellele peaksite kirjutamisel arvestama sätetega, mis nõuavad järgmisi üksikasju:

paberil peaks olema kork. See näitab, kellele dokument on adresseeritud (datiivjuhtumi korral töötaja ametikoht ja täielik nimi);
siis näidatakse dokumendi nimi;
sisestatakse selle koostamise kuupäev ja number;
hetkeolukorra kirjeldus, mille tõttu koostatakse märkus: "Juhin teie tähelepanu ...", siis peaks tekst sisaldama konkreetset taotlust;
ametikoht ja täisnimi on toodud allpool. koostaja, allkiri ärakirjaga.

Ettevalmistatud dokument tuleks registreerida ettevõtte sekretäri juures saabuva kirjavahetusena. Pärast seda võite olla kindel, et direktor saab memo kätte ja loeb selle isiklikult läbi.

Kuidas esitada elektrooniliselt

Paljud ettevõtted on kasutusele võtnud elektroonilise dokumendihalduse. Seetõttu saab memo, mille näide oli kirjutatud eespool, välja anda elektroonilisel kujul. Sel juhul edastatakse see ettevõtte korporatiivpostile. Sekretär vastutab kirjade edasise sorteerimise ja edastamise eest adressaatidele.

See ülekandemeetod säästab paberi ja personali aega. Sel juhul vormistatakse dokument samamoodi nagu paberil. On soovitav, et sellele kirjutaks alla saatja. Veendumaks, et juhataja on saadetud dokumendi läbi lugenud, peaksite saatmisel taotlema saatmisvormi ruudu märkimisega "teadet postituse lugemise kohta".

Dokumendi näidis

Sageli osutub äriküsimuste lahendamisel vajalikuks juhile olulise teabe edastamine. Mõnikord nõuavad asjaolud, et olukorra selgitus, hoiatus vigade eest, esitatakse kirjalikult.

Sellisel juhul on vaja mitte ainult faktid õigesti öelda, vaid ka dokument õigesti koostada. Selle koostamine on sageli keeruline, eriti kogemuste puudumisel. Kuid seda pole keeruline teha, kui teie silme ees on näiteid. Seetõttu oleme koostanud näidised, mille lugemise järel saate dokumendi õigesti koostada.

Töötajate ergutamiseks korralduse väljastamise aluseks on teenustasu preemiate kohta. Selle koostab töötaja vahetu juhendaja organisatsiooni direktori nimele. Dokumendis on ära toodud töötaja eelised, julgustustaotlus, töötaja ja koostaja andmed. Pärast positiivse otsuse kaalumist ja langetamist annab direktor preemiate korralduse.

Näidismemo selle kohta, kuidas küsida direktorilt töötajate lisatasusid

Kui töö ajal ilmnesid asjaolud, mille tõttu töötaja ei saanud oma tööülesannet täielikult täita, kasutatakse selgitavat. Selles on toodud põhjused.

Valimi selgitav

Memot kasutatakse juhul, kui töötajal on vaja pöörduda juhi poole palvega eraldada raha töövajaduste jaoks. Sellisel juhul esitatakse dokumendis materjalide soetamise vajaduse faktid.

Kuidas kirjutada memo, näidis

Ladustamisaeg

Vastavalt Venemaa kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558 kinnitatud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelule koos hoiustamise aja märkimisega tuleb memosid säilitada ettevõtte arhiivis vähemalt viis aastat. Vajadusel on organisatsiooni direktoril õigus pikendada ladustamisaega. Elektroonilises vormis välja antud paberite ladustamisaja saab määrata ettevõtte põhikiri.

Paljud käsitlevad memorandumeid kui formaalsust, mis võtab aega ja närve. Kuid on olukordi, kus see formaalsus suudab töötajat päästa juhtkonna ebaõiglaste nõuete eest. Dokumenteeritud petitsioonid kaitsevad teid igal ajal probleemide eest, mida ei saa öelda suuliste taotluste kohta, millele isegi ei pöörata alati tähtsust. Seega kinnitavad need dokumendid suhte fakti, need registreeritakse väljaminevate dokumentidena.

Kirjutame memo

Mis on memorandum?

Memo on oluline sisekommunikatsiooni dokument, ei saa ükski mõjukas institutsioon ilma selleta hakkama. Organisatsiooni nõuetekohaseks toimimiseks peaks peaaegu kõigi töötajate jaoks käepärast olema näidismemo. Selle erinevus memoga on see, et sellel on hierarhiline orientatsioon, see tähendab, et see tuleb alati kõrgema juhtkonna alluvast. Märkus on informatiivne dokument, mis on koostatud selleks, et kõrgema asutuse või muu struktuuriüksuse juhtkonda õigeaegselt teavitada sündmustest, mis mõjutavad ettevõtte juhtimissüsteemi stabiilsust.

Aruandel on õiguslik jõud, sest selle eesmärk ei ole mitte ainult organisatsiooni juhtkonna teavitamine, vaid ka teatud otsuse tekitamine kõlanud olukorra kohta. Dokumendi vormistamine toimub töötaja isiklikul algatusel või juhi soovil. Haldusdokumentatsiooni klassifikaatori järgi on märkuse kood OKUD-i järgi 0286041. Dokumendis tuleb selgelt kirjeldada tekkinud probleemi ja kuna sellel on juriidiline jõud, peab see olema vaba õigekirja- ja õigusvigadest.

Memo määratlus

Dokumendis kirjeldatakse vahejuhtumit mitte ainult üksikasjalikult, vaid kirjutatakse ka kokkuvõte olukorra lahendamise võimalustega. Pärast seda on juht kohustatud dokumenti uurima ja oma resolutsiooni kehtestama. Seejärel on see resolutsioon aluseks erinevate meetmete heakskiitmisele ja rakendamisele (karistuse määramine, stiimulite tegemine jne). Seega on märgukiri tagasiside element juhi ja alluva vahel.

Memo eesmärgid

Selle dokumendi koostamise peamised eesmärgid:

Parandage isikliku soorituse tõhusust... Kui töötajat miski häirib, pakub ta võimalusi selle probleemi lahendamiseks.
Parandage olukord... Kui töötaja teab teatud fakte, mis ei puuduta teda isiklikult, kuid segavad tema arvates stabiilset ja tõhusat tööd. Juhtkonnale kirjutatakse aruanne, et olukord lähitulevikus laheneks.
Võtke vastutus maha... Kui töötaja on juhtidele mingit teavet toonud ja soovib end juhtumi parandamise eest vabastada. Pärast seda ei tohiks algataja vastu kaebusi olla.
Kaitske end õiguste rikkumise korral... Siin on noot katse juhtumist rahumeelselt lahendada.

Memo üks eesmärk on vastutusest loobumine

Memo tüübid

Neid on kahte tüüpi:

Sisemine - kirjutatud töötaja või tema ülemuse palvel ettevõtte efektiivsuse tõstmiseks. Autor paneb siia allkirja. Kuna dokumenti peetakse sisemiseks, toimub registreerimine A4-formaadis paberil.
Väline - saadetakse kõrgematele ametiasutustele. Seda tüüpi allkirjastab ainult ettevõtte juht ja see on trükitud kirjaplankidele.

Mõlemal juhul määratakse kuupäev kirjutamise ja allkirjastamise päev.

Informatiivne - reeglina koostatakse neid regulaarselt, nad teavitavad üksikasjalikult töö meetoditest ja omadustest. Need võivad aidata edastada juhtkonnale ka töövoo parandamise ideid.
Aruandlus - teavitama täidetud korralduse tulemustest konkreetsel perioodil. Need koosnevad reeglina madalaima taseme töötajatest.
Ennetav - need, kus töötaja kutsub juhtkonda tegema konkreetse otsuse seoses konkreetsete sündmustega - rikkumiste, seisakute jms.

Sisemine memo

Üsna sageli tuleb aruannete hulgas kirjutada ülemustele "represseerivaid" märkmeid booride ja laisate inimeste kohta. Need tuleks koostada eriti hoolikalt, sest vähimgi viga võib tulevikus probleeme tekitada. Distsipliini rikkumine on rahalise sissenõudmise ettekääne, ainult selleks peab dokument esitama kaalukaid argumente. Vale sõnastusega dokumendi saab esitada kohtule, kaebades, et ametivõimud rikuvad pahatahtlikult spetsialisti õigusi. Seetõttu on oluline teada, kuidas oma memo õigesti kirjutada.

Dokumendi ülesehitus

Memo sisaldab kahte või kolme semantilist osa:

Tegelik osa, kus tuuakse välja selle tekkimist ajendanud juhtumi põhjused koos kaasnevate asjaolude üksikasjaliku kirjeldusega.
Analüütiline - esitab olukorra analüüsi koos vahejuhtumi võimalike tagajärgedega ning erinevaid võimalusi probleemi kõrvaldamiseks.
Kokkuvõtvaltsee osa, kus kõneleja kirjeldab oma arvamust, esitab veenva juhtumi ja soovitab juhtumi lahendamiseks võtta konkreetseid meetmeid. Ja siis otsustab juht ise, milliseid sanktsioone rakendada. Kuna ametiasutustel pole menetluseks aega, siis enamasti nõustuvad nad autori ettepanekutega üksikasjadesse laskumata.

Väline memo

Memorandumi saate koostada nii teksti kui ka tabelina. Analüütiline osa dokumendis võib puududa, sõltuvalt küsimuse tüübist. Sel juhul on dokumendis ainult faktiline osa ja järeldus koos probleemi lahendustega. Selle abil saate teha mitte ainult ettepanekuid mõne tootmisprotsessi parandamiseks, vaid väljendada ka rahulolematust võetud meetmete suhtes. Enne memo ettevalmistamise jätkamist peate probleemi või oma seisukoha selgelt sõnastama ja alles siis hakkama seda paberil esitama.

Kõik organisatsioonid kasutavad oma töö jaoks palju dokumente. Memot peetakse oluliseks paberiks. See toimib töötajate ja juhtkonna suhtlemisviisina. Memo kirjutamise näide aitab teil õppida, kuidas seda õigesti kirjutada. Seda arutatakse artiklis.

Milleks selline dokument on mõeldud?

Memo on ettevõtte töövoo vorm, mis võimaldab teil tootmisprobleeme tõhusalt ja kiiresti lahendada. Arvatakse, et selle dokumendi eesmärk on juhti probleemist hoiatada, samuti ettepanekuid selle lahendamiseks või olemasolevate meetmete kooskõlastamiseks.

Dokumenti peetakse tõendiks selle kohta, et spetsialist on kajastanud probleemi, millega ta on kokku puutunud. Kui töötaja ei suuda seda iseseisvalt lahendada ja väljastab selle märkme kujul teistele töötajatele, vabastatakse ta vastutusest küsimuse enneaegse või ebakvaliteetse lahenduse eest. Memol pole spetsiaalset koostamisvormi. on eeskujuks. See võib olla käsitsi kirjutatud või elektrooniline; igal juhul peaks juht seda kaaluma.

Dokumendi eesmärgid ja tüübid

See on mõeldud ametniku teavitamiseks raskustest või tööettepanekute tegemisest. Paberit peetakse kinnituseks, et töötaja mitte ainult ei tee oma tööd, vaid märkab ka probleeme, mida ta dokumentatsioonis kajastab.

Teenuse märkused jagunevad:

Need, mis sisaldavad sündmuse või negatiivse nähtuse tegureid. Need hõlmavad selgitavaid aruandeid, rikkumisi ja kaebusi.
Need, mis on selgitused põhidokumentidele. Nende hulka kuuluvad märkused materjalide mahakandmise või ostmise, rahaliste vahendite eraldamise, edutamise, boonuste kohta.

See dokument on koostatud alluvate ja tööandja vahel. Seadmete või vajalike kaupade ostmise memo näidis on sama mis teistel juhtudel. Vaja on ainult konkreetse probleemi põnevat teemat täielikult valgustada.

Teave

Selle dokumendi sisu hõlmab tootmise, materjali ja majandust. Selles saate teatada boonustest, edutamistest või alandamistest. Selgub, et töötaja saab kirjutada taotluse tootmiseks kasutatavate vahendite eraldamiseks. Sisu võib sisaldada kaebust konkreetse töötaja või juhi kohta.

Personali premeerimise osas koostab tööandja märkuse avalduse kujul, mis on adresseeritud tema juhendajale. See toob välja konkreetse töötaja teenete, teeb ettepanekuid lisatasude meetodite kohta. Tootmissisene kiri vormistatakse käsitsi või paberkandjal. Auhinna memo näidis võimaldab teil dokumentatsiooni pädevalt koostada.

Sihtasutused

Memo kirjutamise näidet võib vaja minna igal töötajal. Tavaliselt on sellel 2 osa. Esimeses teatatakse käsiraamatust faktist või sündmusest ning teises märgitakse taotlused ja ettepanekud. Apellatsioon tuleb koostada, kui:

On rikkumisi, mis on viinud ettenägematute toiminguteni.
Vaja on juhi sekkumist, näiteks projekti lõpuleviimiseks on puudu materiaalsetest ja tehnilistest vahenditest.
Töötaja ilmumata jätmine tööl või saabumine narkojoobes (mürgine, alkohoolne) joobes.
On ettepanek töötajate premeerimiseks töötulemuste eest.
Vajadus saata inimene komandeeringusse.
Töötajale helistamine puhkuselt või nädalavahetuselt.
Igasugune olukord, kus on vaja juhtkonna sekkumist.

Töötajale märgukirja näidis on sama mis teistel juhtudel. Oluline on registreerida selles kõik juhtumiga seotud nüansid.

Näide

Kõigil töötajatel on oluline osata memot kirjutada. Selle paberi näidis sisaldab nüansse, mis peavad olemas olema. Kohustuslikud kirjutamisnõuded hõlmavad järgmist:

Oluline on tuvastada adressaat. Lehe paremasse ülanurka on kirjutatud täisnimi, selle isiku seisukoht, kelle poole pöördutakse
Allpool on dokumendi nimi ja number.
Seejärel peate visandama probleemi või olukorra, millega tuleb tegeleda.
Seejärel näidatakse soovitusi probleemi lahendamiseks või näidatakse tegevusi, mida autor eeldab.
Lõpus peate märkima oma perekonnanime, initsiaalid ja positsiooni.

Artiklis on toodud memo kirjutamise näide. Saate seda kasutada alati, kui teil on vaja see paber koostada.

Nüansid

Mis tahes probleemi korral on paberi koostamine lihtsam, kui teate, kuidas memot kirjutada. Selle dokumendi näidis on ligikaudne, sõltuvalt olukorrast võidakse lisada mõned punktid. Samuti on oluline teada kirjutamise nüansse:

Ametlik märkus vormistatakse lehele A4.
Käsitsi kirjutatud versioonis kasutatakse sinist pliiatsit.
Kui valitakse elektrooniline valik, valitakse font, mis on tavapärane ettevõttes dokumentide koostamiseks.
Vasak taane on 2,5 - 3,5 cm, paremal on 1,25 - 2,5 cm.
Ülemine ja alumine veeris on vähemalt 2 cm.

Ükskõik milline kirjutamise vorm on valitud, on memo kirjutamise näide sama. Neid arvestatakse ka üldreeglite järgi.

Elektrooniline dokument

Kui asutus saab teavet elektrooniliselt, sealhulgas e-posti, vahetada, on märkme saatmine lihtsam. Selle töövoo eeliste hulka kuulub memo kiire kaalumine.

Elektroonilises vormingus memo näidis on sama, mis käsitsi kirjutatud vormil. Suurt vahet pole. Põhiosas on ära toodud ka põhiprobleem või hetkeseis. Erinevus seisneb selles, et adressaati ei pea määrama. Reale "Aadress" sisestatakse isik, kellele apellatsioon saadetakse. Kui arvestada dokumentide vahetamist, siis tuleb real "Teema" märkida, kellele sõnum on mõeldud.

E-kirja kujunduses on tavaliselt allkiri, mis lisatakse teksti automaatselt. See säästab aega, sealhulgas kirjutamist. Kui postiga ei õnnestu saatjat tuvastada, on lõpus nimi ja nimi.

Sõnumi saatmisel e-posti teel on oluline lisada sõnumi lugemiskviitung. Teade on kinnitus selle kohta, et memo on saadetud kindlal ajal.

Millele peaksite tähelepanu pöörama?

Märkmete koostamisel tuleb arvestada mitme olulise aspektiga:

Avaldus kirjutatakse konkreetse organisatsiooni juhile. Tuleks märkida toote nimi, kogus ja eesmärk.
Konkreetse töötaja või isikute rühma kohta koostatakse märkus, kus on märgitud ülemjuht, kellele autor allub, ja isik, kellele dokument koostatakse.
Kui on vaja vanad seadmed välja vahetada, tuleb näidata põhjused, miks taotlus tuleks rahuldada.
Boonuskiri koostatakse töötaja saavutuste kohta.
Kui soovite edutamist, peate esitama täieliku teabe selle kohta, millega taotlus on seotud. Sellise dokumendi koostab osakonna juhataja.
Alamakse osas kaebuse esitamisel on vaja märkida summa, selle põhjused ja võimalikud toimepanijad.
Kui märkus on tingitud seadmete rikkest, on oluline näidata, miks see juhtus.
Dokumendi hilinenud koostamise kohta koostatakse kaebus, märkides ajavahemiku, millal paber laekus, ja selle nime.

Neid lihtsaid reegleid järgides saate koostada pädeva memo. Seda vormi järgitakse enamikus organisatsioonides.

Kaalumine

Pärast dokumendi kirjutamist registreerib vastutav isik selle. Siis läheb see kaalumiseks ja seejärel saadetakse see adressaadile. Viimane peaks esitama resolutsiooni, näiteks "Täidetud" või "Tagasilükatud". Teenistusmärgukirjade kirjutamiseks pole selgeid juriidilisi nõudeid, kuid siiski on vaja lisada kõik punktid.

Väikeettevõtte jaoks võib seda dokumenti pidada tarbetuks formaalsuseks, mis võtab aega ja vaeva. Kuid suures organisatsioonis, kus töötab palju töötajaid, on osakonnad, võib märkus olla assistent. See on kirjalik meeldetuletus osakondade omavahelisest suhtlemisest.

Hooletus märkme koostamisel võib viia ajaraiskamiseni, sest peate välja selgitama kõik asjaolud, otsima vastutajaid tekkinud probleemide eest. Seetõttu on igas ettevõttes oluline suhtuda dokumendi kirjutamisse vastutustundlikult. See võimaldab teil tööd asjatundlikult korraldada ja ei raiska aega erinevate probleemide selgitamiseks.

Enamik täiskasvanuid on organisatsiooni töötajad. Inimesed pöörduvad avalduste või memode kaudu ülemuste poole taotluste või soovidega. Kirjeldame juhile dokumentide vormistamise ja üleandmise protsessi.

Mis see on?

Kõigepealt peate mõistma, mis on memo. See on dokument, mis on sisemine või väline, sõltuvalt funktsioonist ja sihtkohast. Selline märgukiri on kõige sagedamini suunatud tema alluvate kõrgemale isikule ja see on omamoodi taotlus, kommentaar või ettepanek.

Sõltuvalt memo tähendusest võib see olla memo, selgitav, selgitav või analüütiline.

See dokument käsitleb kõige sagedamini tehnilisi või ärilisi probleeme, kirjeldab vaieldavat olukorda või annab selgituse, mida ülemused teilt nõuavad. Memo peamine erinevus seisneb selles, et see ei sätesta mitte ainult probleemi olemust, vaid annab ka selle üksikasjaliku kirjelduse ja mõnikord ka lahendused.

Teenus ja aruanne: sarnasused ja erinevused

Mõni töötaja ajab memo ja memo sassi ja see pole juhus. On sarnasusi, kuid on ka erinevusi. Saame selle aru. Nii ühe kui ka teise märkuse tähendus on ametiasutuste teavitamine kõigist talitlushäiretest. Kuid memos teatatakse probleemist kõige sagedamini ja memos on ka taotlus selle kõrvaldamiseks ning mõnikord on näidatud selle või selle probleemi lahendamise viisid.

Ülemustele memode koostamine

Kõige sagedamini saadetakse sellised dokumendid juhtkonnale. See on tingitud asjaolust, et memo on dokument, milles teatatakse mis tahes sisemistest probleemidest. Memo näidet pole kuskil registreeritud, näidisteksti pole, nii et need koostatakse mis tahes kujul. Kõige tähtsam on kirjeldada probleemi olemust ja pakutavaid lahendusi. Teine asi, millele tähelepanu pöörata, on see, et teie memo on organisatsioonis registreeritud. Seega saate veenduda, et see jõuaks ametivõimudeni.

Olukorrad on siiski erinevad. Kujutage ette, et kirjutate memo mitte seadmete rikkest, vaid näiteks oma ettevõtte töötajast, kes on milleski süüdi. Olukorrad on erinevad. Teie memo võib lihtsalt "kaduma läinud". Selle vältimiseks saate seda turvaliselt mängida. Koostage memo kahes eksemplaris. Andke nad sekretärile registreerimiseks ja paluge oma eksemplarile kirjutada, et märkus on registreeritud sellisel ja sellisel numbril, sellisel ja sellisel kuupäeval ning on kaalumiseks vastu võetud. Seega, isegi kui teie kaebus mingil põhjusel ametivõimudeni ei jõua, on teil olemas kinnitus ja selle tekst.

Teenistuskirja vahetamine eraldi osakondade vahel

Mõnikord toimivad teenuse märkused suhtlusvahendina sama ettevõtte eraldi osakondade vahel. Sellise dokumendi koostamine mõne muu üksuse jaoks ei erine juhtimismärkusest. Ainus erinevus on see, et peate määrama osakonnad ise, saate määrata ka aadressi. Sel juhul on memo endiselt sisedokument.

Memo juht tuleks koostada pea nimele kirjutatud avalduse näidise järgi. Edasi kirjutatakse tekst ise, mis selgitab konkreetse üksuse kõiki probleeme. Soovitav on kirjeldada mitte ainult probleemi olemust, vaid ka üksikasjalikult kõiki nüansse. Võite ka soovitada viise selle lahendamiseks.

Tuleb märkida dokumendi üksikasjad: kuupäev ja number. See on vajalik, et see saaks ametlikuks.

Teenuse märkused teisele organisatsioonile

Kuid mõnikord juhtub, et see toimib välise dokumendina. Üsna tavaline märgukirja kirjutamise juhtum on teise organisatsiooni jaoks. Sel moel vahetavad ettevõtted vajalikku teavet. Samuti on sel juhul memo nõude või taotluse dokumentaalne tõend.

Sellised märkused koostatakse ka mis tahes kujul. Neile võib lisada nõutavate dokumentide koopiad. Kõige sagedamini antakse selliseid märkmeid ühe ettevõtte direktori nimele teise peast välja. Läbirääkimiste korral vastaspoolega on hädavajalik väljastada memo kaks eksemplari. Teine eksemplar koos pitseri, allkirja ja registreerimisnumbriga tuleb võtta ja hoida, kuni probleem on lahendatud.

Kui kirjutate memo mõnele teisele organisatsioonile, võite vastuseks saada sama kirja. Selles pole midagi halba. Võib-olla ei mõistnud juhtkond probleemi ega taotlust päris täpselt või otsustas lihtsalt pakkuda oma versiooni edasiste tegevuste väljatöötamisest. Samuti peate sellise märkuse registreerima ja sellele vastama kas toimingu või päringule vastamisega. Seetõttu võib organisatsioonide vaheline suhtlus memode kaudu jätkuda üsna pikka aega.

Kuidas õigesti memo koostada

Dokument algab organisatsiooni nime ja selle isiku andmetega, kellele see on mõeldud, seejärel näidatakse teie enda andmed. Keskele on kirjutatud sõnad "Memo". Edasi algab tekst punase joonega. Nagu varem mainitud, on see kirjutatud vabas vormis. Lõpus märgitakse kuupäev ja pannakse dekrüpteerimisega allkiri.

Kui memo tekst on suur, jaguneb see mitmeks lõiguks. Esimene on probleemi kirjeldus. Teine on taotlus ise. Kui taotlus on kollektiivne, saate kolmandas lõigus märkida osakonna ja nende töötajate nimed, kes selle kirjutasid. Sel juhul teeb märgukirjale allkirja osakonna juhataja. Eraldi võite lisada kõigi töötajate allkirjaga lehe.

Teeninduskiri kirjutatakse A4 lehele nagu iga väljavõte. Allkiri peab olema käsitsi kirjutatud, mitte faksi. Samuti on soovitav väljastada memo koos oma seerianumbri ja selle koostamise kuupäevaga. Seda saab printida ka arvutisse, kuid ka siis peab allkiri olema isiklik.

Dokumendi elektrooniline saatmine

Pole harvad juhud, kus organisatsioon korraldab elektroonilist dokumendihaldust ning kõik taotlused ja märkused tuleb saata Interneti või sisevõrgu kaudu. Sellisel juhul pole vaja karta, selles pole midagi halba. Selleks on aga soovitav omada personaalset digitaalallkirja, et saaksite oma soovi kinnitada.

Teise võimalusena võite paberile kirjutada memo, sellele alla kirjutada ja skannida. Saatke elektrooniline versioon vajalikule aadressile ja oodake vastust.

Kas on alati vaja oma ettepanek koostada kirjalikult?

Sageli tekib küsimus: kas ettevõtte juhtkonnaga on võimalik suuliselt ühendust võtta? Vastus on väga lihtne: alati on võimalik taotleda suuliselt, kuid pole teada, kas see annab tulemusi. Kirjalik teade on alati ametlik dokument, olenemata selle sisust ja adressaadist. Kuid suuline sõnum on lihtsalt sõnad, millele ei pruugi vastata.

Seetõttu on ametiasutustele võimalik soovitada kõiki ettepanekuid, selgitusi ja selgitusi, et need koostataks ainult paberil. Vastasel juhul ei pruugi te oma päringule või ettepanekule lihtsalt vastust saada.

Memo on dokumendi erivorm, mida kasutatakse ettevõtte sisekeskkonnas ja mis on mõeldud praeguste tootmisprobleemide kiireks lahendamiseks. Tavaliselt koostatakse see dokument eesmärgiga tutvustada uusi ettepanekuid ja lahendada tekkinud raskused, samuti kiita heaks teatud tegevused või kokku leppida nendes.

On oluline, et oma memos näitaks spetsialist ennast oma erialal. Kui töötaja annab dokumendi abil vastutuse tehtud toimingute eest teisele inimesele või vabastab end olukorrast väljapääsu pakkumata, tuleks mõelda selle spetsialisti kutseoskustele.

Käesoleva dokumendi eesmärk ja tüübid

Teenusemärkmed jagunevad vastavalt eesmärgile ja juurdepääsetavuse astmele.

Kokkuleppel ehk esitatud teabe tüübi järgi, tõstke esile järgmised märkused:

Märgib, et otsuse tegemisele aitavad kaasa spetsialistide küsimuste või ettepanekute läbivaatamise nõuded või nõuded;
Informatiivsed märkused on dokumendiliik, mis sisaldab teavet, mida töötaja soovib juhtkonnale edastada;
Aruandearuanded - sellised dokumendid koostatakse kõige sagedamini juhtkonna palvel ja sisaldavad üksikasjalikku teavet kõigi läbitud protsesside kohta.

Juurdepääsetavuse astme järgi, see tähendab avalikkusele avatuse kohta, märkmed on:

Avatud - dokumendid, mis on kättesaadavad kõigile või enamusele organisatsiooni töötajatele;
Konfidentsiaalne - märkmed on saadaval ainult kitsale või piiratud ringile inimestele.

Mõnel juhul on lisatud memo koos paljude muude märkmetega. Näiteks kui peate märkme alusel väljastama vastava korralduse, siis see koostatakse. Ja kui vastutavad isikud lahendavad rahaliste vahendite kulutamise küsimused, tuleb koostada seletuskiri.

Memode eesmärgi hindamiseks peate teadma, et suurtes ettevõtetes võib sellise dokumendi ettevalmistamisel tehtud möödalaskmine põhjustada tohutu aja kaotuse, samuti osakondade vahelise töö ebaühtluse.

Memo on omamoodi suhtlus osakondade, struktuuride või töökodade vahel. Tavaliselt koostab selle töötaja või ühe osakonna juhataja, kes on adresseeritud teise osakonna juhile.

Osakondade vaheline suhtlus on peamine vajadus kogu organisatsiooni töös. Kui see katkestatakse või peatatakse, töötab organisatsioon ebaefektiivselt, mis tähendab, et on märkimisväärne võimalus kasumit vähendada ja võib-olla kahjumit suurendada.

Vorm ja sisu

Mis puutub memode sisusse, siis nendes käsitletakse kõige sagedamini tootmistüüpi, materiaalseid või tehnilisi probleeme, majandusküsimusi, aga ka infotoega seotud küsimusi.

Memode kasutamise lihtne näide võib olla katkine koopiamasin osakonnas. Töötaja saab pöörduda memoga materjaliosakonna juhataja poole palvega eraldada raha uutele seadmetele, samuti saab tehnilise osakonna juurde kirjutada memo koos olemasoleva koopiamasina remondi taotlusega.

Tema sõnul vormis memodel puudub konkreetne, üldtunnustatud standard. Igal organisatsioonil ja pealegi igal osakonnal on aga oma teenistuskirjade kirjutamiseks oma standard, millest peaksid kinni pidama selle osakonna töötajad.

Memo kirjutamise näide on toodud allpool.

Pearaamatupidaja ___________________

KONTORI MÄRKUS
Seoses printeri jaotusega turundusosakonnas eraldage palun _____ rubla. uute seadmete ostmiseks pangakontole.

Turundusdirektor: ________________________________.

"" ___________ 2016

See teenusemärkmete kirjutamise vorm võib igas ettevõttes olla erinev, nii et te ei tohiks seda tingimusteta järgida.

Kui te pole veel organisatsiooni registreerinud, siis kõige lihtsam Seda saab teha veebiteenuste abil, mis aitavad teil kõik vajalikud dokumendid tasuta genereerida: kui teil on juba organisatsioon ja mõtlete, kuidas raamatupidamist ja aruandlust hõlbustada ja automatiseerida, siis tulevad appi järgmised veebiteenused, mis asendavad raamatupidaja täielikult teie ettevõttes ning säästate palju raha ja aega. Kõik aruanded luuakse automaatselt, allkirjastatakse elektroonilise allkirjaga ja saadetakse automaatselt veebis. See on ideaalne üksikutele ettevõtjatele või OÜ-le USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Kõik toimub mõne klikiga, ilma järjekordade ja stressita. Proovige seda ja olete üllatunudkui lihtne see sai!

Pädeva kujunduse reeglid

Peate alustama memot koos probleemi või olukorra selgitusega... Tuleb rõhutada, mis täpselt oli märkuse kirjutamise põhjus. Pärast seda peate loetlema, milline vastus sellele apellatsioonile eeldatavasti tuleb, nimetage täpne taotlus ja vajaduse korral summa, mida kavatsete rakendada.

Allkiri märkuse kirjutaja on sellel dokumendil. Väga sageli kirjutab sellele alla osakonna juhataja.

Kui ettevõte seda nõuab, siis allkirja all isikute viisad on kinnitatudkeda see taotlus huvitab. Loendis on initsiaalid, perekonnanimed, allkirjad ja kuupäevad. Mõnel juhul lisatakse postitusi. Viisa on teatav memo sisuga isiku nõusolek.

Kirjalikule märgukirjale vajadusel viitamiseks tuleb see ettevõttes registreerida.

Memo koostamine elektroonilisel kujul

Sellise dokumendi saab koostada elektroonilises vormis, kui selline vorm on ettevõttes vastuvõetav, mis tuleks organisatsioonis ära märkida. Sel juhul on see ettevõtte vaieldamatu eelis, kuna märkme saatmine on lihtsustatud ja selle arvestamise aeg on oluliselt lühem.

Peate teadma, et märkme kirjutamine elektroonilises vormis ei erine palju paberimallist.

Elektroonilise märkme üheks nüansiks võib pidada seda, et sellel puudub adressaadi nimi. See on kirjutatud aadressiribale. Kui märkus saadetakse konkreetsele isikule, siis peate teemareale kirjutama tema ees- ja perekonnanime.

Osakonna allkiri sisestatakse kõige sagedamini automaatselt e-kirja saatmisel, mis võib oluliselt säästa kirjutamisaega.

Märkme saatmisel peate taotlema loe kviitungit kirjad. Seda on vaja tõendiks erinevatel juhtudel, et saatsite tõesti teatud ajal memo.

Teatud nüansid koostamisel

Kuigi memo on üldtunnustatud dokument, millel pole kindlaid standardeid, on selle ettevalmistamisel mitmesuguseid funktsioone, mis tekivad sõltuvalt märkme kirjutamise eesmärgist. Vaatleme neid funktsioone allpool.

Ostu

Konkreetse osakonna juhataja nimele kirjutatakse omandamise memo.

Selles näidatudmida tuleb osta, millises koguses ja mis eesmärkidel.

Töötaja kohta

Konkreetsele töötajale kirjutatud memo on memo.

See koostatakse kõigi reeglite järgi ainsa erinevusega: memo kirjutatakse madalamalt töötajalt kõrgemale ülemusele.

Vana inventari asendamiseks

Sellise dokumendi eripära on see, et on vaja loetleda kõik selliste seadmete väljavahetamise põhjused, nii et neid peetakse asjakohasteks ja täidetakse asendamistaotlus.

Boonuse saamiseks

Märkuses on hädavajalik loetleda kõik põhjused, miks boonusmakse on võimalik. See võib olla ületöötamine, suur hulk tehtud tööd või seadusjärgne puhkus.

Edutamisest

Selles märkuses peate loetlema, millega seoses on võimalik reklaamida. See võib olla vastutuse suurenemine, töökvaliteet, lisateenuste pakkumine.

Alamakse

Sellises märkuses peate märkima summa, mida mingil põhjusel ei makstud. Samuti tuleks märkida võimalikud põhjused. Võib-olla tasub ette kirjutada, kelle süü seisneb raha maksmata jätmises.

Murdumisest

Rikke kohta märkuse koostamisel peate nimetama katkise varustuse ja näitama, milline rike juhtus ja millega seoses varustus ebaõnnestus.

Dokumentide esitamata jätmine või üleandmine

Kõigepealt peate siin märkima dokumendi nime ja ajakava, mille jooksul dokument tuleks üle kanda.

Seega, jälgides kõiki neid nüansse, saate pädevalt koostada memo, mis aitab lahendada mis tahes olulist küsimust.

Dokumendi tähtsus

Memode olulisuse hindamiseks tasub mõista, et seda tüüpi dokumendid aitab vältida palju suuri arusaamatusi osakondade vahel, seisakuid.

Raamatupidamise, samuti maksustamise eesmärgil on memol oluline roll, kuna tegemist on finantsküsimustega, mis vajavad erilist tähelepanu ja väikseimate nüansside järgimist.

Teenuse märkused on ka tõhus keeldumise vorm kõiges. See dokument ei tähenda üldse negatiivset tooni. Kriitika on võimalik, kuid see ei tohiks olla suunatud ühele inimesele või osakonnale.

Seega on memo universaalne lahendus paljudele probleemidele. Hästi kirjutatud dokument tagab organisatsiooni tõhusa ja tulemusliku töö.

Näide memodega töötamise kohta elektroonilises dokumendihaldussüsteemis on esitatud järgmises videos: