Ako písať servisné poznámky. POZNÁMKA POZNÁMKA: Menovanie, tvar, funkcie. Ako napísať kancelársku poznámku: Vzorka potvrdzujúca služobná cesta

Poznámka Servis je dokument, ktorý sa často používa v podnikateľskom sektore. Ak ste si to ešte nevyužili, mali by ste sa naučiť všetky jemnosti rezania papiera. V našom článku budeme podrobne povedať, ako vydať kancelársku poznámku, ktorú údaje potrebujete na určenie a aké funkcie zohľadniť.

○ Čo je to služba?

POZNÁMKA SERVISU JE DOKUMENTOM POUŽÍVAHOU POTREBUJÚCEHO POTREBUJÚCEHO POTREBUJÚCEHO VÝMUMU MOŽNOSTI MOŽNOSTI. Môže to byť interné (aplikovať len v rámci organizácie) alebo externé (prejdite na iné štruktúry).

V závislosti od jeho významu to môže byť správa, vysvetľujúce, analytické alebo vysvetľujúce.

○ Kedy budete potrebovať?

Toto je súčasťou vnútorného riadenia dokumentov, na ktorých je najúčinnejšie riešiť súčasné výrobné situácie.

Funkcia dokumentu je, že problém nielen popisoval, ale tiež navrhol spôsoby jeho vyriešenia.

Okrem toho je poznámka dôkazom, že špecialista identifikovala situáciu, ktorá sa musí vyriešiť. Vypracovaním tohto dokumentu neschopnosť zamestnanca vyrovnať sa s problémom nezávisle a je za to zodpovedný za to.

○ Discovery pravidlá.

Zákon neposkytuje osobitnú formu vypracovania tohto dokumentu. Existujú však niektoré pravidlá, ktoré je potrebné vziať do úvahy, keď je dizajn.

✔ Obsah.

Môžete písať dokument v ľubovoľnom formulári, ale musíte zadať všetky základné údaje, ktoré si poznajú v platnosti. Týka sa to:

Špecifikácia príjemcu dokumentu (meno, pozícia úplne).
Názov dokumentu a jeho číslo.
Podstata problému, ktorý sa má vyriešiť.
Návrhy na riešenie problému alebo zoznam činností, ktoré kompilátor očakáva od príjemcu.
Úplné meno, dátum a podpis.

✔ Požiadavky na registráciu.

Popup sa zostavuje na štandardnom papieri A4 alebo A5. Ak prezentácia problému trvá viac ako jednu stránku, zvyšok je povinný očíslovaný.

Je povolené, aby papierové variantné poznámky a elektronické.

Povinné požiadavky na návrh:

Prítomnosť podpisu - poznámka nemôže byť anonymná.
Absencia abnormatívneho slovníka a dodržiavania noriem ruského jazyka.
Čitateľnosť, ak je poznámka zapísaná ručne, vyžaduje sa skladací rukopis, ak je vytlačený - použitie štandardného písma.

Aj pred písaním musíte skontrolovať, či nie sú žiadne odpovede na takéto žiadosti skôr.

✔ Vzorové poznámky.

Keďže identifikovaná forma dokumentu neexistuje, môžete si napísať poznámku ľubovoľne. Mal by však zohľadniť požiadavky, ktoré by sa mali zohľadniť v dokumente.

Ako príklad môže byť uvedená vzorka.

Zdroj: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Vlastnosti elektronického servisu.

Ak má spoločnosť schopnosť elektronického riadenia dokumentov, môžete použiť elektronickú verziu služby Service. Neexistujú žiadne významné rozdiely od ekvivalentu papiera, takže v tomto prípade môžete použiť aj vyššie uvedenú možnosť.

Times New Roman, Arian, Verdana, Calibri Fonty. Veľkosť od 12 do 14 v súlade s zvoleným písmom. Tradičný interval medzi riadkami je 1-1,5; Pre listy slovami - obyčajné; Medzi určitými slovami - priestor (jedna vec). Je tiež potrebné vykonať zarážka pre odsek - 1,25 cm.

Jedinou funkciou elektronickej verzie je nedostatok potreby špecifikovať príjemcu. Namiesto toho, aby ste ho v texte zadali e-mailová adresa.

Pri odosielaní by ste mali tiež požiadať o oznámenie o čítaní, ktoré vám umožní zistiť, že vaša správa je čítaná.

○ Postup zváženia.

Po odoslaní služby Service Upozornenie je zaregistrovaný zamestnancom personálu, potom hlavy na posúdenie zodpovednej osoby (skutočnosť, že je uvedená s uvedením zodpovedajúcich ochranných známok), potom zaslané adresátovi. Ten kladie do dokumentu uznesenie ("koordinované", "zamietnuté", "vykonané" atď.), Potom, čo je odosielateľ informovaný o rozhodnutí o jeho žiadosti.

Servisná poznámka je zamestnancom v mene svojho priameho supervízora alebo v mene náčelníka inej jednotky. Umožňuje v krátkom čase:

upozorniť hlavu o aktuálnom probléme;
predložiť návrhy na odstránenie alebo dohodnutie na akčnom pláne s iným zamestnancom;
povzbudzujte hlavu, aby rozhodol alebo zverejnil objednávku.

Je tiež dôkazom, že špecialista, ktorý objavil problém v pracovnom procese, nenechal situáciu na Samotek a oznámil svoje vedenie o ňom, aby to urobilo operačné rozhodnutie. To znamená, že nie je neaktívne.

Typy poznámok

Zvážte hlavné typy servisných písmen:

o informáciách o požiadavkách;
o porušovaní prijatých zamestnancom pri výkone pracovných povinností;
o zamestnaneckých bonusoch.

Okrem toho, služba (vzorka je uvedená nižšie), môže sprevádzať prevod balíka dokumentov medzi oddeleniami, oddeleniami, oddeleniami v rámci organizácie (pre organizácie tretích strán, je potrebné pripraviť sprievodné listy). Môže sa poslať aj zamestnancom s požiadavkou na vysvetlenie príčiny nedostatku na pracovisku.

Servisná poznámka môže obsahovať akékoľvek otázky týkajúce sa pracovných momentov.

Pravidlá kompilácie

Hlavné pravidlo, ktoré je potrebné dodržiavať pri zostavovaní stručnosti. Dokument by mal jasne urobiť podstatu problému, ako aj spôsoby, ako to vyriešiť. Text by spravidla nemal trvať viac ako 6-7 riadkov. Jednotné formuláre pre papier NO, používali ľubovoľné.

Príklad oznámenia o kancelárii

Napriek tomu pri písaní by malo zohľadniť ustanovenia, ktoré vyžadujú tieto údaje: \\ t

papier musí obsahovať hlavičku. Určuje, na koho sa dokument rieši (pozícia a celé meno zamestnanca v povinnostiach);
nasledujúci príklad označuje názov dokumentu;
dátum prípravy a čísla sa vykonáva;
opis súčasnej situácie, vďaka ktorej je vypracovaná poznámka: "Prinášam vašu pozornosť ...", potom text musí obsahovať osobitnú žiadosť;
nasledujúci príklad označuje pozíciu a fi. kompilátor, podpis s dekódovaním.

Zostavený dokument by mal byť zaregistrovaný na tajomníku podniku ako prichádzajúcu korešpondenciu. Potom si môžete byť istí, že riaditeľ dostane kancelársku poznámku a oboznáme sa s ním osobne.

Ako sa aplikovať v elektronickej forme

Mnohé podniky prijali elektronický tok dokumentu. Z tohto dôvodu je v elektronickej forme vydávať v elektronickej forme, príkladom písania, ktorý bol vyšší. V tomto prípade sa posiela podnikovej pošty podniku. Tajomník sa zaoberá ďalším triedením a odosielaním listov príjemcom.

Táto metóda prenosu šetrí čas papiera a zamestnanca. V tomto prípade sa dokument vypracuje rovnaký ako na nosiči papiera. Je žiaduce, aby e-podpis odosielateľa stál na ňom. Aby ste sa uistili, že odoslaný dokument číta manažér, pri odosielaní by ste mali požiadať o "oznámenie o čítaní pošty", čím sa označuje zaškrtnutím vo forme odoslania.

Vzorový dokument

Často pri riešení pracovných otázok je potrebné vyjadriť dôležité informácie hlavu. Niekedy okolnosti vyžadujú vysvetlenie situácie, varovanie pred chybami bolo písomne \u200b\u200buvedené.

V tomto prípade je potrebné nielen správne uviesť fakty, ale tiež správne usporiadať dokument. Jeho vypracovanie často spôsobuje ťažkosti, najmä v neprítomnosti skúseností. Ale nie je ťažké robiť, ak máte príklady pred vašimi očami. Preto sme pripravili vzorky, oboznámili sa s kým môžete urobiť dokument správne.

Servisná poznámka o bonusoch je základom zverejnenia objednávky o podpore zamestnanca. Vypracuje priamy nadriadený zamestnanca v mene riaditeľa organizácie. Dokument označuje zásluhy pracovníka, žiadosť o propagáciu, údaje zamestnanca a kompilátor. Po zvážení a prijatí pozitívneho rozhodnutia riaditeľ zverejňuje objednávku na bonusy.

Vzorové poznámky o tom, ako sa opýtať riaditeľa o zamestnaneckej bonusu

Ak okolnosti vznikli počas prevádzky, vďaka ktorej zamestnanec nemohol plne plniť svoju pracovnú funkciu, vysvetľujúce sa používa. Označuje dôvody.

Vzorové vysvetlenie

Poznámka Service sa používa, ak musí zamestnanec kontaktovať hlavu s požiadavkou na pridelenie finančných prostriedkov pre pracovníkov. V tomto prípade dokument načrtáva fakty výroby potrebujú získať materiály.

Ako napísať kancelársku poznámku, vzorku

Úložisko

Podľa zoznamu archívnych dokumentov riadenia modelu predložených v procese činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií, ktoré označujú načasovanie skladovania, schválené uznesením Ministerstva kultúry Ruska od 25.08.2010 č. 558, Servisné poznámky musia byť uložené v podnikovom archíve najmenej päť rokov. V prípade potreby má riaditeľ organizácie právo rozšíriť trvanlivosť. Čas použiteľnosti papierov zdobených v elektronickej forme môže určiť chartu spoločnosti.

Poznámka služby je organizácia internej dokumentácieVďaka tomu, že úrady uspieť tak rýchlo a efektívne riešiť pracovné situácie. Jeho hlavným cieľom je oznámiť znalosti o usmernení informácií týkajúcich sa problému buď konfliktnej situácie, ktorá vznikla alebo vnútri kolektívneho.

Aj v tomto dokumente môže odrážať návrhy zamestnancov v porovnaní s rastúcou účinnosťou práce, zlepšenie produktivity a iných pracovných momentov.

Federálna legislatíva, pôsobiaca v Rusku, určuje oficiálnu poznámku ako povinný dokument neexistuje jednotná formulár. Napriek tomu mnohé subjekty podnikateľských aktivít je však stanovené v miestnych regulačných aktoch, napríklad v účtovných zásadách.

Komerčné organizácie a individuálni podnikatelia nezávisle vytvárajú formu dokumentu, pričom sa zohľadnia základné odporúčania špecialistov.

Servisné poznámky sa nosia odkaz a informácie. Sú zapojené do vykonávania obchodnej korešpondencie v rámci organizácie ako dodatočný dokument.

Účelom poznámok na služby je pokryť otázky súvisiace s výrobnými činnosťami akéhokoľvek oddelenia, dielne alebo divízie alebo so špecifickým zamestnancom.

Takýto dokument nemá zjednotený formulár, takže je zložený ľubovoľne. Napriek nedostatku krutých požiadaviek z federálnych právnych predpisov o dizajne musí služba poznámka obsahovať všetky povinné údaje a informácie:

V pravom hornom rohu je potrebné napísať celé meno a pozíciu hlavy, ktorému je odvolanie adresované.
V centre, o niečo nižšie, názov dokumentu je napísaný: "Kancelárska poznámka"
Jeho registračné číslo a dátum kompilácie je pripevnený.
Názov by mal odrážať informácie týkajúce sa predmetu poznámky (v navrhovanom prípade).
Text by mal obsahovať informácie, ktoré odrážajú účel vypracovania dokumentu: Spočiatku opisuje akúkoľvek situáciu, a potom, čo je opísaná žiadosť, komentár alebo návrh.
V dolnej časti poznámky by ste mali zadať celé meno, jeho polohu a podpis.

Stojí za zmienku, že služba poznámka môže byť nielen vysvetľujúca, ale aj správu. Napríklad v prvom prípade sa dokument poskytuje medzi zamestnancami organizácie organizácie v horizontálnej úrovni - vedúci štrukturálnej jednotky je pripravená v mene inej šéfov štrukturálneho rozdelenia oficiálnej poznámky.

V druhom prípade je dokument určený na meno vyššieho príručky. Zaoberá sa pracovnou otázkou, na ktorej sú niektoré návrhy prijaté a konkrétne závery. Na túto správu si hlava začala svoje uznesenie a nevyhnutne zabezpečuje jeho podpis a dátum.

Ak uvažujete o takejto otázke Účel kancelárskej poznámkyPotom je nemožné nehovoriť priamo o účtovníctve. Na základe tohto dokumentu má účtovník právne právo zapísať niektoré náklady na náklady na obdobie vykazovania. Napríklad zamestnanec organizácie zaplatenej za dopravné náklady, reklamné, nadobudnuté zariadenia a iné komoditné a materiálne hodnoty potrebné pre hospodárske činnosti.

V tomto prípade sa servisné poznámky považujú za dokumenty primárneho účtovníctva a musia byť zabezpečené rovnakým skladovaním.

Aký je rozdiel medzi správami a servisnými poznámkami, môžete sa naučiť z videa.

Kto môže písať

Servisné poznámky môžu napísať všetko, bez výnimky, zamestnanci organizácie, oficiálne spočívajúce v jej štáte. Spravidla, že je potrebné vypracovať tento dokument, keď zamestnanec čelí akémukoľvek problému.

Zároveň by sa však malo pozorovať jedna podmienka - Informácie o tejto otázke podliehajú právomoci svojho zamestnanca.

Prostredníctvom takýchto dokumentov komunikácia medzi zamestnancami jednej úrovne. Poznámky posielajú hlavy oddelení, oddelení, workshopov ich priamemu vedeniu, v ktorom sú bavlnené pre svojich podriadených.

V prípade, keď bežní pracovníci priame poznámky k orgánom, považujú sa za správy. Odosielateľ musí pochopiť, že len správny dokument bude umožnený dosiahnuť vykonanie žiadostí vo výške v ňom. Preto by mali byť všetky informácie veľmi stručne vyrobené, ale EMKO.

Vzhľadom na skutočnosť, že služba poznámka je vnútorným dokumentom dokumentov, jeho forma by mala schváliť riadenie a zaznamenané v účtovných zásadách alebo miestnych regulačných aktoch. Môže sa skladať na papierové informácie a elektronické formuláre.

Ale v každom prípade, v dolnej časti dokumentu bude musieť stáť "Živý" podpisový autor. Vo väčšine prípadov sa takéto bankovky uskutočňujú v jednom prípade. Ak však zamestnanec pracuje vo veľkom podniku, môže to vyžadovať zostavovanie dokumentu v dvoch, a dokonca aj v troch kópiách.

V tomto dokumente je potrebné uviesť presné kvantitatívne ukazovatele:

veľkosť prémií, miezd, dovolenky a iných hotovostných platieb;
dátumy, napríklad presný deň odchodu zamestnanca na služobnej ceste;
komoditné a materiálne hodnoty (uvádzajú úplný zoznam všetkých objektov, ktoré sú uvedené v obehu) atď.

Budete tiež musieť zoznam všetky základne Na opatrenia prijaté riešením situácie. Uveďte údaje o každom silách zamestnancov.

Začnite robiť dokument, ktorý potrebujete z hlavičky. Tu by ste mali špecifikovať celé meno podnikateľskej činnosti entity. Povinné, dátum a mesto je pripevnené, v ktorom sa dokument vydáva.

Ak je dokument kompilovaný obyčajný zamestnanec, potom bude potrebné uistite sa, že vedúci oddeleniav ktorom funguje. Iba potom, čo sa poznámka prenáša do cieľa. Zamestnanci musí byť povinný zabezpečiť, aby sa jeho oficiálne odvolanie zaregistrovalo v príslušnom účtovnom registri.

Každá jednotka podnikateľskej činnosti musí spravidla mať záznam vnútornej dokumentácie. V opačnom prípade môže byť pozorne stratená poznámka ľahko stratená medzi hustým tokom dokumentov.

Aby sa zabránilo akémukoľvek chybám pri výrobe dokumentu, jednotlivci by mali používať pokyny:

Zoberie sa kus papiera, formát A4.
V hornom rohu, na pravej strane, je vytvorený klobúk. Prvý riadok označuje celé meno podnikateľskej činnosti. Nasledujúci riadok je napísaný menom, menom a sprostredkovateľom tohto zamestnanca, ktorý adresoval odvolanie. Tretia línia je napísaná menom a pozíciou zamestnanca, ktorý je notebook.
Niekoľko riadkov sa preskočí a názov dokumentu je napísaný v centre. Spodný riadok označuje dátum kompilácie a registračné číslo, ktoré musí byť schválené záznamom z registra účtu. Je nevyhnutne napísané mestom, v ktorom je účtovná jednotka oficiálne zaregistrovaná, ktorá má kompilátor poznámky.
Prostredníctvom linky je napísaný krátky titul dokumentu, kompilátor musí určiť problém, ktorý bude diskutovaný.
V druhej časti poznámky musíte opísať podstatu problému. Je mimoriadne dôležité poznamenať, že postoj zodpovedných osôb, s uvedením mien a pozícií.
Ponúkané možnosti.
V spodnej časti dokumentu je podpis kompilátorov pripevnený svojím menom a polohou.

Pri vypracovaní služby v elektronickej forme by mala konať inštrukcie. Hotová verzia dokumentu je presmerovaná e-mailom adresátom. Mali by sa uložiť do odchádzajúcej korešpondencie, ako aj na flash disk, je tiež potrebné zabezpečiť zachovanie oznámenia o čítaní listu.

Zloženie, tvar, typy

Utility sú klasifikované v závislosti od významu informácií uvedených v nich:

analytické;
vysvetľujúce;
správy;
vysvetľujúce.

Môžu byť určené pre interné aj vonkajšie použitie. V druhom prípade sa táto metóda kopíruje s partnerskými spoločnosťami v akýchkoľvek komplexných pracovných momentoch. Pokiaľ ide o vnútorný dokument, na svojom základe sa prijímajú rozhodnutia o riadení, objednávky a objednávky sa vykonajú.

Vo väčšine prípadov sa táto dokumentácia používa na komunikáciu oddelení. Odráža žiadosti a návrhy, ako aj dôležité informácie týkajúce sa hospodárskej alebo logistickej podpory organizácie.

S ich pomoc komunikácia na horizontálnej úrovni. V prípade, že sa stavy obžalovaných odlišní, dokument sa bude považovať za správu.

Napríklad jeden zamestnanec je zaslaný na služobnú cestu. Vedúci oddelenia píše servisná poznámka adresovaná vedúcemu organizácie. Na základe tohto dokumentu sa uverejní objednávka, vydáva sa cestovné osvedčenie, vydáva sa hotovosť na výdavky.

Môžete tiež zvážiť ďalší príklad. Spoločnosť vytvára certifikačnú komisiu. Vedúci oddelenia ho predkladá členom oznámenia o kancelárii, čo naznačuje, že konkrétny zamestnanec nie je v súlade s pozíciou úradu, napríklad sťažnosti, ktoré sú neustále prijaté, je to veľa chybných výrobkov atď. Členovia Komisie na základe prijatého dokumentu sa môžu rozhodnúť o re-certifikácii zamestnancov.

Vedúci oddelenia môže písať servisná poznámka adresovaná vedúcemu organizácie na zníženie dátumu skúšky pre začiatočníkVzhľadom k tomu, že sa úplne zvládňuje s jeho povinnosťami a má dostatočnú úroveň kvalifikácií na trvalú nahrádzanie prázdnej polohy. Takýto dokument môže konať ako základ pre bonusy každého zamestnanca na základe ukazovateľov výroby. Je prijatý na posúdenie zástupcov práva ako dôkazov, ak sú kontroverzné situácie vyriešené v právnej oblasti.

Mnohí jednotlivci nerozumejú, aký je rozdiel medzi Service Nocľahov od správy. To je vysvetlené skutočnosťou, že obe dokumenty sú určené na oznámenie vedenia akýchkoľvek pracovných momentov vyskytujúcich sa v organizácii.

Malo by sa zrejmé, že správa je určená na podávanie správ orgánom problémov, ktoré vyplývajú, a službu okrem týchto informácií obsahuje návrhy na riešenie problémov.

Pri vypracovaní adresy adresovanej vodcovi je potrebné vziať do úvahy rozum:

Dokument sa vydáva vo voľnej forme.
Podstata problému by mala byť jasne opísaná.
Mali by ste špecifikovať všetky riešenia.
Dokument musí byť zapísaný v príslušnom registri účtov.
Aby ste zabránili schopnosti stratiť poznámku, môžete ho vytvoriť v dvoch kópiách. Jeden bude prevedený do vedenia prostredníctvom tajomníka a druhá zostane so zamestnancom (na formulári, ktorý bude vedieť, dátum prijatia, registračné číslo).

Ak sa plánuje vymieňať si bankovky medzi samostatnými divíziami organizácie, je potrebné vziať do úvahy momenty:

V prípade, keď bude služba zaslaná iným subjektom podnikateľských aktivít, musí byť kompilátor zohľadniť rozum:

Servisná poznámka môže niekedy vykonávať funkcie externého dokumentu. Týmto spôsobom sa business podnikateľské subjekty komunikujú medzi sebou.
V tomto prípade sa servisná poznámka diskutuje ako dokumentárny potvrdenie žiadosti alebo nároku jedného obchodného partnera do druhého.
Dokument sa vydáva na firemnej forme organizácie vo voľnej forme.
Sprievodná dokumentácia potvrdzujúca uvedenú informáciu môže byť pripojená k poznámke.
Musíte si vymyslieť dve kópie, jeden je prevedený do partnerskej spoločnosti a druhá zostáva v inej organizácii. V druhom prípade musí adresát dať mokré tlač, dátum a podpis, ako aj špecifikovať registračné číslo.
Dokument musí byť uložený, kým situácia nie je úplne povolená.
Ak partnerská spoločnosť poskytla písomnú odpoveď na prijatý odvolanie, potom by sa mal zaregistrovať a uložiť spolu so službou.

Či sa Elektronická verzia stane

Federálna legislatíva, pôsobiaca v Rusku, umožňuje subjektom podnikateľských aktivít sám Rozhodovanie o tom, čo povedú tok dokumentu. Dnes mnoho obchodných organizácií a individuálnych podnikateľov používajú elektronické formy dokumentov.

Kompilované referencie a servisné poznámky sú prenášané oddeleniami prostredníctvom internetu. Ale ak sa plánuje informovať o vyššom návode na mimoriadne dôležitú situáciu, ktorá spadá pod "obchodné tajomstvo", musí byť zamestnanec použitý na pridelenie osobný elektronický digitálny podpis.

V prípade, že zamestnanec načrtol svoje myšlienky na papierové informácie, môže naskenovať formulár a poslať ho na e-mail svojej organizácie. Ak sa použije pri odosielaní osobnej poštovej schránky, zapísanej v jeho mene, potom potreba podpisov zmizne.

Pokiaľ ide o formát elektronického dokumentu, sa nelíši od svojho papiera. Odosielateľ, aby sa predišlo nepríjemnostným stolíkom, musí zohľadniť nasledujúce nuansy:

Pri odosielaní e-mailu musíte požiadať o oznámenie, že adresát prečítal správu. Takéto oznámenie bude konať ako dôkaz, že v prípade zložitej situácie, zodpovedná osoba zaslala včas oznámenia.
Dokument vypracuje "Times New Roman" písmo, ktorých veľkosť by mala byť v rozsahu 12-14.
Dátum by mal byť pripevnený vo formáte: 01.01.2018 alebo 1. január 2018.
Názov dokumentu by mal byť umiestnený v strede listu.

Nižšie je uvedená master trieda pre prenos servisných poznámok do elektronickej formy.

Význam dokumentu

Výhody zostavovania tohto dokumentu je, že pôsobí ako dôkaz Prácu konkrétnych špecializovaných rozhodujúcich problémov v jeho jurisdikcii. Ak napríklad takýto zamestnanec nemôže samostatne vyrovnať so špecifickou situáciou, potom môže priniesť svoje riešenie iných špecialistov prostredníctvom kancelárskej poznámky.

Automaticky odstraňuje zodpovednosť za zlé alebo neskoré riešenie problému.

Ďalším výhodou tohto typu dokumentu je, že je to priamy dôkaz Skutočnosť, že špecialista osvetľoval problém v oblasti jeho údržby. Ak špecialista nemôže vyriešiť problém nezávisle a vo forme servisného poznámky, to robí na riešení iných špecialistov, preto odstraňuje zodpovednosť za neskorú alebo zlú kvalitu.

V prípade kontroverznej situácie, v ktorom sa vedenie alebo kontrolujúce orgány pokúsili nájsť páchateľov, poznámka pomôže pochopiť, kto je na vine.

Vzhľadom na skutočnosť, že servisné poznámky nepatria do kategórie povinných dokumentov používaných na internú komunikáciu organizácie, mnoho personálu veľmi frivolné a nezodpovedné Vhodné na vydanie ich skladovania.

Mali by byť umiestnené v suchých a vetraných priestoroch, aby nosiče papiera nemali žiadny negatívny vplyv vlhkosti a iných agresívnych prostredí.

Po prevode úradných poznámok na priamy účel ich bezpečnosti musí byť zodpovedný kadroviki. Dokumenty zdobené na papierových miestach sú umiestnené v trezoroch, pretože dôverné informácie môžu byť prítomné.

Prístup k nim dostane len zodpovedný zamestnanec schválený podľa príslušných objednať. Všetky papiere sú privádzané do samostatného priečinka, ale ak sú kŕmené v elektronickej podobe, disk Flash sa aktivuje na uskladnenie.

Pokiaľ ide o lehoty skladovania, by sa mali považovať subjekty podnikateľskej činnosti rozum:

Ak zamestnanci poskytujú dôležité správy v takýchto odvolaniach, inovácie ponúkajú a odrážajú ďalšie dôležité informácie, ich doba skladovania by nemala byť kratšia ako 5 rokov.
V prípade, že poznámky o servise neobsahujú žiadny dôležitý subjekt za prácu podnikateľskej činnosti informácií, môžu byť uložené maximálne jeden rok.
Ak servisné poznámky odrážajú spoluprácu spoločnosti so svojím zahraničným partnerom, ich minimálne obdobie skladovania by nemalo byť kratšie ako 15 rokov.

Stojí za zmienku, že vedúci organizácie môže podľa vlastného uváženia rozšíriť trvanlivosť takejto dokumentácie, zverejniť primeraný príkaz.

Aké sú servisné poznámky? Odpoveď na otázku je na videu.

Poznámka služby sa označuje ako model dokumentárneho obratu v rámci organizácie, čo umožňuje efektívne reagovať na všetky druhy okolností.

Ciele a typy servisného dokumentu

Služobný list je určený na informovanie určitého úradníka o existujúcich ťažkostiach alebo na zavedenie akýchkoľvek návrhov na otázky výroby.

Okrem toho, servisný dokument je druhom potvrdenia, že zamestnanci nerobia len svoju prácu, ale tiež vidí existujúce problémy, ktoré sú následne zahrnuté v tejto poznámke. Zároveň zamestnanec, ktorý napísal oficiálnu poznámku k hlave o prítomnosti akéhokoľvek porušenia, úplne odstraňuje zodpovednosť za riešenie tejto otázky.

Utility sú rozdelené do:

tí, v ktorých sú uvedené určité faktory konania alebo fenoménu negatívneho charakteru. Takéto priemyselníkov zahŕňajú vysvetľujúce, akty zistených porušení a sťažností;
tie, ktoré sú dodatočnými vysvetleniami hlavných dokumentov. To môže byť poznámky pre odpis alebo nadobudnutie materiálov, o prideľovaní menovej pomoci, o zvýšení príspevku, o bonusoch a podobne.

Servisné sčítanie môže byť zase vykonané medzi podriadenými a zamestnávateľmi (vnútornými) a medzi hlavami konštrukčných jednotiek a hlavným vodcom podniku (externého). Externe, výrobné dokumenty sú určené na to, aby im poskytli mimo organizácie, príjemca tohto typu poznámky je vynikajúci sprievodca.

Informácie a forma interného obchodného papiera

Obsah oficiálnych dokumentov sa zvyčajne vzťahuje na priemyselné, materiálne, ekonomické otázky, ako aj otázky bonusov, zdvíhania alebo spúšťania pozície. Zamestnanec akéhokoľvek oddelenia sa teda môže vzťahovať na písomnú žiadosť o poskytnutie určitých materiálov alebo finančných zdrojov, a to tak pre výrobné aj osobné použitie. Okrem toho, obsah takéhoto dokumentu môže pokryť sťažnosť voči osobitnému zamestnancovi alebo na priamom riaditeľstve.

Pokiaľ ide o udelenie zamestnancov, priamy zamestnávateľ píše službu v tvare petície pre jeho vyšší vodca. Kde pokrýva dôvody podriadených, a návrhy na metódy bonusov.

Vnútorný list vedúcemu organizácii z podriadených je tvorený ručne písaným spôsobom vo voľnej forme. Ak však chcete napísať tento druh dokumentu, môžete použiť počítač alebo vytlačené zariadenie.

Príslušné písanie dokumentu

Hoci tento akt nemá vzorku inštalovanú na legislatívnej úrovni, musí nevyhnutne obsahovať tieto informácie:

na koho sa táto aplikácia adresuje (pozícia, priezvisko a iniciály miesta určenia), uvedené v pravom hornom rohu dokumentu; číslo poznámky a registrácie;
názov písomného listu;
Úvodná časť, zvyčajne odráža čas, dátum a čas incidentu;
hlavná časť je uvedená podrobná podstata podujatia;
záverečná časť obsahuje návrh kompilátorov, ktorý pýta na implementáciu vedúceho podniku;
znenie písania dokumentu, pozície alebo povolania kompilátorov a jeho priezvisko a iniciály sú zaslané.

Pokiaľ ide o externé listy, musia mať podobný obsah, ktoré majú byť vydané vo forme inštitúcie, najlepšie v princeznej, s pomocou počítačového vybavenia.

Mnohé podniky už boli pripravené a schválené manuálom, notebooku kancelárií. Vďaka tomu, že pracovníci budú oveľa jednoduchšie a kompetentne vypracovať takýto dokumentový zákon.

V domácich a vonkajších písmenách musia byť informácie stručne a jasne vystavené bez nadmernej vody. Tak, aby sa zachránil čas osoby dokument dokumentu a osobu, ktorú je adresovaný. Rovnako ako jasný výkaz návrhov prispieva k najrýchlejšej reakcii hlavy.

Tvorba výrobných listov v elektronickej forme

Mnohé podniky môžu natiahnuť servisné poznámky pomocou počítača, ktorý umožňuje vytvoriť elektronický typ dokumentu. Táto metóda registrácie sa každá štrukturálna jednotka rozhodne samostatne a predpisuje ho v určitých dokumentoch ustanovených zákonom. Elektronická verzia teda urobí oveľa zjednodušuje prípravu dokumentu a jeho odoslania, čo výrazne znižuje čas posudzovania poznámky a prijímanie opatrení na reakciu.

Elektronický spôsob vypracovania servisného listu nie je veľa meniť s rukou písanou možnosťou, ale stále má nasledujúce rozdiely:

v elektronickom dokumente nie je potrebné uviesť, komu je smerovaná, pretože tieto informácie sú už opísané v paneli adresára;
podpis kompilátora v elektronickej poznámke sa vykoná automaticky (predbežný naskenovaný podpis);
e-mailová schránka odosielateľa pochádza z adresáta, že dostal list a prečítal ho. Táto služba je potvrdená odoslaním poznámok.

Jednou z hlavných výhod vytvorenia elektronickej poznámky je existujúca šablóna. Ktoré sa môžu použiť v následných prípravkoch podobných dokumentov. Takáto výhoda podnikových služieb alebo ich individuálnych pracovníkov, ktoré by mali často vypracovať bankovky vo vlastnom druhu činnosti.

Aspekty kompilácie

Pri vypracúvaní služieb sa musia zohľadniť tieto nuansy, ktoré sa používajú v závislosti od typu a účelu:

Dodržiavanie vyššie uvedených nuans umožní ani skúseného zamestnanca zostaviť kompetentný a zrozumiteľný servisný poznámku pre hlavu.

Význam dokumentu

Servisné dokumenty pomáhajú vyhnúť sa situácii priamych konfliktov medzi zamestnancami konkrétneho podniku, ktorý má pozitívny vplyv na jeho prácu. Tiež hrajú aj účtovné a daňové správy, kde finančné problémy vyžadujú určitú pozornosť a dodržiavanie rôznych nuans.

Okrem toho sú oficiálne listy účinné v boji proti páchateľom v organizácii. Okrem toho, písanie žiadaných dokumentov zamestnávateľovi, umožňuje vyriešiť problém bez sporov a útoku. Vzhľadom k tomu, oficiálne sťažnosti môžu byť písomné anonymne, alebo len meno kompilátora na jeho žiadosť nebude oznámený hlavom.

Preto takýto dokument slúži ako multifunkčné prostriedky, vďaka ktorému sa väčšina organizačných otázok môže vyriešiť skôr krátku dobu.

V kontakte s

Väčšina ľudí dospelého veku sú zamestnanci v konkrétnej organizácii. Ľudia sa vzťahujú na orgány s požiadavkami alebo priania prostredníctvom vyhlásení alebo servisných poznámok. Popíšeme proces vypracovania a prenosu dokumentov pre hlavu.

Čo to je?

Po prvé, je potrebné zistiť, čo je servisná poznámka. Toto je dokument, ktorý je interný alebo externý, v závislosti od funkcií a cieľa. Takáto služba je najčastejšie riešená vyššej osobe z jeho podriadených a je druh žiadosti, komentára alebo návrhu.

V závislosti od významu služby, môže to byť správa, vysvetľujúca, vysvetľujúca alebo analytická.

V tomto dokumente sú najčastejšie zvýraznené technické alebo ekonomické problémy, je uvedený opis kontroverzných situácií alebo je poskytnuté vysvetlenie, ktoré vyžaduje z vás šéfov. Hlavným rozdielom medzi záznamom služby je, že nielen rokuje o podstate problému, ale jeho podrobný opis je tiež uvedený, a niekedy aj cesty riešení.

Služba a správa: Podobnosť a rozdiely

Niektorí pracovníci zamieňajú správu a kancelársku poznámku, a to nie je náhoda. Podobnosť však existujú rozdiely. Zaoberáme sa na to. Tak, zmysel a že a iná poznámka je informovať orgány o všetkých zlyhaných v práci. Avšak, správa najčastejšie hlásená o probléme a existuje aj požiadavka na to, aby ste ho eliminovali, a niekedy označujú spôsoby riešenia jedného alebo iného problému.

Vypracovanie servisných poznámok pre orgány

Najčastejšie sa takéto dokumenty zasielajú na vedenie. Je to spôsobené tým, že služba poznámka je dokument, ktorý komunikuje akékoľvek vnútorné problémy. Príklad služby služby nie je registrovaný kdekoľvek, neexistuje žiadna vzorka textu, preto sa vykonávajú v ľubovoľnom formulári. Najdôležitejšou vecou je opísať podstatu problému a navrhovaných spôsobov, ako to vyriešiť. Čo ešte venovať pozornosť, že váš servis je registrovaný v organizácii. Môžete teda presne uistiť sa, že ide o šéfov.

Existujú však rôzne situácie. Predstavte si, že napíšete službu, ktorá nie je o lámaniu technológií, ale napríklad o zamestnancovi vašej spoločnosti, ktorý prešiel na niečo. Existujú rôzne situácie. Vaša služba poznámka môže byť jednoducho "stratená". Takže sa to nestane, môžete pokročiť. Urobte si objednávku v dvoch kópiách. Dajte im registráciu tajomníka a požiadajte vás, aby ste si napísali kópiu, že poznámka je zaregistrovaná takýmto číslom, takýmto dátumom a prijatý na posúdenie. Tak, aj keď vaša sťažnosť "nedosiahne" pred orgánmi z akéhokoľvek dôvodu, máte potvrdenie a jeho text.

Výmena služieb medzi samostatnými divíziami

Niekedy servisné bankovky slúžia ako prostriedok komunikácie medzi samostatnými divíziami tej istej spoločnosti. Vypracovanie takéhoto dokumentu pre inú jednotku sa nelíši od poznámky pre manuál. Jediným rozdielom je, že je potrebné špecifikovať samotné jednotky, môžete tiež zadať adresu. V tomto prípade je servisná poznámka stále interným dokumentom.

Hlavička služby služby musí byť vydaná podľa vzorovej aplikácie, ktorá je napísaná v mene hlavy. Ďalej je samotný text napísaný, v ktorom sú vysvetlené všetky problémy konkrétnej jednotky. Odporúča sa opísať nielen podstatu problému, ale aj podrobne všetky nuansy. Môžete tiež ponúknuť spôsoby, ako to vyriešiť.

Podrobnosti o dokumentoch musia byť uvedené: Dátum a číslo. Je potrebné, aby sa stal oficiálnym.

Servisné poznámky k inej organizácii

Niekedy sa však stáva, že pôsobí ako externý dokument. Skôr bežný prípad písania kancelárie - pre inú organizáciu. Spoločnosti sa teda vymieňajú za potrebné informácie. Aj v tomto prípade je služba POZNÁMKA Dokumentárnym potvrdením reklamácie alebo žiadosti.

Takéto poznámky sú vypracované v ľubovoľnej forme. Môžu byť pripojené k fotokópiám potrebných dokumentov. Najčastejšie sa takéto poznámky vypracujú v mene riaditeľa jednej spoločnosti z hlavy druhej. V prípade rokovaní s protistranou je potrebné dohodnúť dva prípady poznámky o servise. Druhá inštancia s tlačou, podpisom a registračným číslom musí byť prijatá a udržiavať tento dokument, kým sa problém nerozhodne.

V prípade písania kancelárskej poznámky pre inú organizáciu môžete odpovedať ako ten istý list. V tomto nie je nič hrozné. Možno, že manuál úplne nepochopil problém alebo žiadosť, a možno sa to jednoducho rozhodlo ponúknuť vlastnú verziu rozvoja ďalších opatrení. Túto poznámku by ste mali tiež zaregistrovať a odpovedať na nej alebo akciu alebo odpoveď na žiadosť. Komunikačné organizácie prostredníctvom bankoviek služieb preto môžu už dosť dlho pokračovať.

Ako vytvoriť notebook

Dokument začína názvom organizácie a údajov osoby, ktorej je určená, nasledujú vlastné údaje. Slová "služba poznámka" sú napísané v strede. Ďalej text začína červeným riadkom. Ako už bolo uvedené, je napísané v ľubovoľnom formulári. Na konci je uvedený dátum a podpis sa aplikuje.

Ak je text poznámok na servisné, je rozdelené do niekoľkých odsekov. Prvý z nich je popis problému. V druhom je samotná požiadavka nastavená. V prípade, že požiadavka je kolektívna, v treťom odseku, môžete špecifikovať oddelenie a mená tých pracovníkov, ktorí ho napísali. V tomto prípade je podpis na servisnej listine umiestnený vedúcim oddelenia. Samostatne môžete aplikovať list s podpisom všetkých zamestnancov.

Poznámka služby je napísaná na hárku formátu A4, ako aj akúkoľvek aplikáciu. Podpis musí byť osobný, nie FACSIMILE. Je tiež žiaduce urobiť kancelársku poznámku s vlastným poradovým číslom a dátumom jeho prípravy. Môže byť vytlačený na počítači, ale aj v tomto prípade musí byť podpis osobný.

Odoslanie dokumentu elektronickou komunikáciou

Neexistujú žiadne prípady, keď sa v organizácii vykonáva elektronický tok dokumentu a všetky požiadavky a poznámky musia byť zaslané na internet alebo internú sieť. V tomto prípade nie je potrebné vystrašiť, v tom nie je nič hrozné. Je však žiaduce mať osobný elektronicky digitálny podpis, aby mal osobný podpis elektroniky, aby ste mohli potvrdiť vašu požiadavku.

Alebo môžete napísať službu na hárku papiera, podpísať a skenovať. Elektronická verzia je odoslaná na požadovanú adresu a čakať na odpoveď.

Je vždy potrebné, aby vaša ponuka písomne

Vzniká často otázka: Je možné odkazovať na riadenie podniku v orálnej forme? Odpoveď je veľmi jednoduchá: vždy je vždy možné otáčať ústne, ale či to dá nejaké výsledky, neznáme. Písomná správa je vždy oficiálnym dokumentom bez ohľadu na jej obsah a adresátov. Ale ústna správa je len slová, pre ktoré nemusí byť odpoveďou.

Preto môžete informovať všetky ponuky, vysvetlenia a vysvetlenia, aby orgány vykonali výlučne na papieri. V opačnom prípade nemôžete získať odpoveď na vašu požiadavku alebo ponuku.