Szolgáltatási megjegyzés az alkalmazott kereséséhez. A feljegyzés, a kézbesítés és a magyarázó megjegyzések kialakításának szabályai. Zavarok a munkában

A szolgálati jegyzőkönyvet egy alkalmazott állítja ki közvetlen vezetője vagy egy másik osztály vezetője nevére. Rövid idő alatt lehetővé teszi:

• értesítse a vezetőt az aktuális pillanatban felmerült problémáról;
• javaslatokat tesz annak kiküszöbölésére, vagy megállapodik egy cselekvési tervben egy másik alkalmazottal;
• ösztönözze a vezetőt döntésre vagy parancs kiadására.

Az is bizonyíték, hogy egy szakember, aki problémát fedezett fel a munkafolyamatban, nem hagyta magát a helyzeten, hanem értesítette erről vezetőségét, hogy operatív döntést hozzon. Vagyis nem tétlenkedett.

Jegyzetek típusai

Vizsgáljuk meg a szolgálati levelek fő típusait:

• információkérésről;
• a munkavállaló által a munkaköri feladatok ellátása során elkövetett jogsértések;
• az alkalmazottaknak járó bónusz kifizetésekről.

Ezenkívül egy emlékeztető (az alábbiakban egy minta kerül bemutatásra) kísérheti egy dokumentumcsomag átadását a szervezeti egységek részlegei, osztályai, szervezeti egységei között (fedélleveleket kell készíteni a harmadik felek szervezetei számára). Elküldhető az alkalmazottaknak is azzal a követeléssel, hogy magyarázzák el a munkahelyről való távolmaradás okát.

A feljegyzés bármilyen kérdést tartalmazhat a munka pillanataival kapcsolatban.

Összeállítási szabályok

A fő szabály, amelyet be kell tartani a készítéskor, a rövidség. A dokumentumnak világosan meg kell határoznia a probléma lényegét, valamint annak megoldási módjait. Általános szabály, hogy a szöveg nem lehet hosszabb, mint 6-7 sor. A papírnak nincs egységes formanyomtatványa, önkényes formát használnak.

Példa egy feljegyzésre

Ennek ellenére az írás során figyelembe kell vennie azokat a rendelkezéseket, amelyek a következő részleteket írják elő:

• a papírnak kupakot kell tartalmaznia. Jelzi, hogy kinek szól a dokumentum (dátum esetén a munkavállaló beosztása és teljes neve);
• akkor feltüntetik a dokumentum nevét;
• be kell írni az összeállítás dátumát és számát;
• a jelenlegi helyzet leírása, amely miatt a jegyzet készül: "Felhívom a figyelmét ...", akkor a szövegnek tartalmaznia kell egy külön kérést;
• a beosztás és a teljes név az alábbiakban látható. fordító, aláírás átirattal.

Az elkészített dokumentumot beérkező levelezésként a cégtitkárnál kell nyilvántartani. Ezt követően biztos lehet benne, hogy az igazgató megkapja a jegyzetet, és személyesen elolvassa.

Hogyan lehet elektronikus úton benyújtani

Sok vállalkozás átvette az elektronikus dokumentumkezelést. Ezért az emlékeztető, amelynek példáját fentebb írtuk, elektronikus formában kiadható. Ebben az esetben továbbítja a vállalat vállalati levelére. A titkár feladata a levelek további rendezése és továbbítása a címzetteknek.

Ez az átviteli módszer papír- és személyzeti időt takarít meg. Ebben az esetben a dokumentum ugyanúgy készül, mint a papíron. Kívánatos, hogy a feladó írja alá. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a menedzser elolvasta-e az elküldött dokumentumot, elküldéskor kérnie kell a "küldemény elolvasásáról szóló értesítést" a küldőlapon lévő négyzet bejelölésével.

Dokumentum minta

Gyakran a munka kérdéseinek megoldása során szükségessé válik a fontos információk átadása a vezetőnek. Néha a körülmények megkövetelik, hogy a helyzet magyarázatát, a hibák elleni figyelmeztetést írásban kell megfogalmazni.

Ebben az esetben nemcsak a tények helyes megfogalmazása, hanem a dokumentum helyes elkészítése is szükséges. Összeállítása gyakran nehéz, különösen tapasztalat hiányában. De ezt nem nehéz megtenni, ha a szemed előtt vannak példák. Ezért készítettünk mintákat, amelyek elolvasása után helyesen elkészítheti a dokumentumot.

A prémiumokról szóló szolgálati jegyzék az alapja annak, hogy miként bocsátják ki a munkavállalót. A munkavállaló közvetlen vezetője állítja össze a szervezet igazgatójának nevére. A dokumentum feltünteti a munkavállaló érdemeit, a bátorítási kérelmet, a munkavállaló és a kezdeményező adatait. Miután az igazgató megfontolta és meghozta a pozitív döntést, az igazgató megbízást ad a jutalmakra.

Minta emlékeztető arról, hogyan lehet az igazgatótól kérni munkavállalói jutalmakat

Ha a munka során olyan körülmények merültek fel, amelyek miatt a munkavállaló nem tudta teljes mértékben ellátni munkaköri funkcióját, akkor magyarázatot kell alkalmazni. Megállapítja az okokat.

Minta magyarázó

Emlékeztető akkor kerül felhasználásra, ha a munkavállalónak fel kell vennie a kapcsolatot a menedzserrel azzal a kéréssel, hogy pénzeszközöket rendeljen a munka szükségleteihez. Ebben az esetben a dokumentum meghatározza az anyagok beszerzéséhez szükséges gyártási igény tényeit.

Hogyan írhatunk jegyzetet, mintát

Tárolási időszak

Az állami szervek, a helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett, a tárolási időszakok megjelölésével készített, tipikus közigazgatási levéltári dokumentumok listája szerint, amelyet az Orosz Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i 558. sz. Rendelete hagyott jóvá, az emlékeztetőket legalább öt évig meg kell őrizni a vállalkozás archívumában. Szükség esetén a szervezet igazgatójának joga van meghosszabbítani a tárolási időt. Az elektronikus formában kiadott papírok tárolási idejét a társaság alapító okirata határozhatja meg.

Sokan a memorandumokat formalitásként kezelik, amely időt és idegeket igényel. De vannak olyan helyzetek, amikor ez a formaság képes megmenteni a munkavállalót a vezetés tisztességtelen követeléseitől. A dokumentált kérések bármikor megvédik Önt a bajtól, ami nem mondható el a szóban megfogalmazott kérelmekről, amelyeknek még mindig sem tulajdonítanak jelentőséget. Így ezek a dokumentumok megerősítik a kapcsolat tényét, kimenő dokumentációként regisztrálják őket.

Feljegyzést írunk

Mi az a memorandum?

A feljegyzés fontos belső kommunikációs dokumentum, egyetlen befolyásos intézmény sem nélkülözheti. A szervezet megfelelő működéséhez szinte az összes alkalmazott számára kéznél kell lennie egy emlékeztetőnek. A különbség a feljegyzéssel szemben az, hogy hierarchikus irányultságú, vagyis mindig az alárendelttől származik a felső vezetéshez. A jegyzet egy tájékoztató dokumentum, amelyet azért írtak, hogy időben tájékoztassák a felsőbb hatóság vagy más strukturális részleg vezetését azokról az eseményekről, amelyek befolyásolják a vállalat irányítási rendszerének stabilitását.

A jelentésnek jogi ereje van, mert célja nem csak a szervezet vezetésének tájékoztatása, hanem bizonyos döntés kiváltása a hangzott helyzetről. Dokumentum készül a munkavállaló személyes kezdeményezésére vagy a vezető kérésére. A jegyzet kódja a kezelési dokumentáció osztályozója szerint 0286041 az OKUD szerint. A dokumentumnak világosan le kell írnia a felmerült problémát, és mivel jogi ereje van, mentesnek kell lennie helyesírási és jogi hibáktól.

Jegyzet meghatározása

A dokumentum nemcsak részletesen leírja az eseményt, hanem egy következtetést is ír a helyzet megoldásának lehetőségeiről. Ezt követően a vezető köteles tanulmányozni a dokumentumot és előírni állásfoglalását. Ezt követően ez az állásfoglalás képezi a különféle intézkedések (büntetés kiszabása, ösztönzők stb.) Jóváhagyásának és végrehajtásának alapját. Így a feljegyzés a vezető és a beosztott közötti visszajelzés eleme.

A feljegyzés céljai

A dokumentum megfogalmazásának fő céljai:

• Javítsa a személyes teljesítmény hatékonyságát... Amikor az alkalmazottat valami zavarja, és felajánlja ennek a problémának a megoldását.
• Javítsa ki a helyzetet... Amikor egy alkalmazott tud bizonyos tényeket, amelyek nem személyesen érintik, de véleménye szerint zavarják a stabil és hatékony munkát. Jelentést írnak a vezetőségnek, hogy a helyzet a közeljövőben megoldódjon.
• Vegye le a felelősséget... Ha az alkalmazott valamilyen információt elhozott a feletteseinek, és mentesíteni akarja magát az eset kijavításáért. Ezt követően nem lehet panasz a fordítóval szemben.
• Védje meg magát, ha a jogokat megsértik... Itt a jegyzet az incidens békés rendezésére tett kísérlet.

A feljegyzés egyik célja a felelősség elengedése

A feljegyzés típusai

Kétféle típusúak:

1. Belső - írják az alkalmazott vagy főnöke kérésére a vállalat hatékonyságának növelése érdekében. A szerző ide teszi az aláírást. Mivel a dokumentumot belsőnek tekintik, a regisztráció A4-es papíron történik.
2. Külső - elküldte a felsőbb hatóságoknak. Ezt a típust csak a cég vezetője írja alá, és fejlécre nyomtatja.

Mindkét esetben a dátum az írás és az aláírás napja.

• Információ - rendszerint rendszeresen összeállítják őket, részletesen tájékoztatnak a munka módszereiről és jellemzőiről. Segíthetnek a munkafolyamat fejlesztésével kapcsolatos ötletek átadásában is a menedzsment felé.
• Jelentés - tájékoztatni a végrehajtott megbízás eredményeiről egy adott időszakban. Rendszerint a legalacsonyabb szintű alkalmazottak alkotják.
• Proaktív - azokat, ahol a munkavállaló felkéri a vezetést, hogy hozzon egy bizonyos döntést konkrét eseményekkel kapcsolatban - jogsértések, leállások stb.

Belső feljegyzés

A beszámolók között gyakran "elnyomó" jegyzeteket kell írni a főnököknek a boorokról és a lustákról. Különösen körültekintően kell elkészíteni őket, mert a legkisebb hiba is gondot okozhat a jövőben. A fegyelem megsértése ürügy a pénzügyi helyreállításra, csak ehhez a dokumentumnak meggyőző érveket kell tartalmaznia. Helytelenül megfogalmazott dokumentum nyújtható be a bírósághoz, panaszkodva arra, hogy a hatóságok rosszindulatúan sértik a szakember jogait. Ezért fontos tudni, hogyan kell helyesen írni az emlékeztetőt.

A dokumentum felépítése

Az emlékeztető két vagy három szemantikai részt tartalmaz:

1. Tényleges az a rész, ahol a bekövetkeztét kiváltó esemény okait a kísérő körülmények részletes ismertetésével közlik.
2. Analitikus - bemutatja a helyzet elemzését az eset lehetséges következményeivel és a probléma kiküszöbölésének különféle lehetőségeivel.
3. Összegezveaz a rész, ahol a beszélő leírja véleményét, meggyőző érveket fogalmaz meg, és javasolja, hogy tegyen konkrét intézkedéseket az eset megoldására. És akkor a menedzser maga dönti el, milyen szankciókat alkalmaz. Mivel a főnököknek nincs idejük az eljárásra, akkor a részletek részletezése nélkül legtöbbször egyetértenek a szerző javaslataival.

Külső feljegyzés

Memorandumot szöveges és táblázatos változatban is összeállíthat. A dokumentum elemző szakasza hiányozhat a kérdés típusától függően. Ebben az esetben a dokumentumnak csak a tényszerű része és egy következtetése van a probléma megoldásaival. Segítségével nemcsak javaslatokat tehet egyes gyártási folyamatok javítására, hanem kifejezheti elégedetlenségét a megtett intézkedések iránt. Mielőtt folytatná az emlékeztető elkészítését, világosan meg kell fogalmaznia a problémát vagy a nézőpontját, és csak ezután kell elkezdenie papíron bemutatni.

Minden szervezet rengeteg dokumentációt használ fel munkájához. A feljegyzés fontos papírnak számít. A munkavállalók és a menedzsment közötti interakció egyik módja. A jegyzetírás példája segít megtanulni, hogyan kell helyesen írni. Ezt a cikk tárgyalja.

Mire való egy ilyen dokumentum?

A feljegyzés a vállalati munkafolyamat egyik formája, amely lehetővé teszi a termelési problémák hatékony és gyors megoldását. Ennek a cikknek az a célja, hogy figyelmeztesse a menedzsert a problémára, valamint javaslatokat tesz annak megoldására vagy a meglévő intézkedések összehangolására.

A dokumentum annak a bizonyítéknak minősül, hogy a szakember kitért a problémára, amellyel találkozott. Ha a munkavállaló nem tudja egyedül megoldani, és jegyzet formájában más munkavállalóknak átadja, akkor mentesül a felelősség a kérdés időszerűtlen vagy rossz minőségű megoldása miatt. A feljegyzésnek nincs külön összeállítási formája. példaként szolgál. Ez lehet kézzel írott vagy elektronikus; mindenesetre a menedzsernek mérlegelnie kell.

Célok és dokumentumtípusok

Célja a tisztviselő értesítése a nehézségekről vagy a munkára vonatkozó javaslatok benyújtásáról. A papír megerősítésnek minősül, hogy a munkavállaló nemcsak a munkáját végzi, hanem problémákat is észrevesz, amelyeket a dokumentációban kitér.

A szolgáltatási jegyzetek a következőkre oszlanak:

1. Azokat, amelyek tartalmazzák egy esemény vagy negatív jelenség tényezőit. Ide tartoznak a magyarázó jelentések, a jogsértések és a panaszok.
2. Azok, amelyek magyarázatul szolgálnak a fő dokumentumokhoz. Ide tartoznak az anyagok leírására vagy megvásárlására, a pénzeszközök elosztására, az előléptetésre, a bónuszokra vonatkozó megjegyzések.

Ezt a dokumentumot a beosztottak és a munkáltató készítik. A felszerelések vagy szükséges áruk beszerzésére vonatkozó emlékeztető minta megegyezik a többi esettel. Csak egy adott probléma izgalmas kérdésének teljes körű megértése szükséges.

Információ

E dokumentum tartalma a termelési, anyagi és gazdasági kérdéseket fedi le. Ebben jelentheti a bónuszokat, az előléptetést vagy a leépítést. Kiderült, hogy a munkavállaló kérelmet írhat elő a termeléshez szükséges pénzeszközök biztosítására. A tartalom tartalmazhat panaszt egy adott alkalmazottal vagy vezetővel szemben.

Az alkalmazottak jutalmazása kapcsán a munkáltató feljegyzést készít a felügyelőjének címzett petíció formájában. Kiemeli az adott alkalmazott érdemeit, javaslatokat tesz a jutalmak módszereire. A gyártáson belüli levelet kézírással vagy nyomtatott formában készítik el. A díj emlékeztetőjének mintája lehetővé teszi a dokumentáció hozzáértő elkészítését.

Alapok

Minden alkalmazottnak szüksége lehet egy emlékeztető írására. Általában 2 részből áll. Az elsőben a kézikönyvet értesítik tényről vagy eseményről, a másodikban pedig kéréseket, javaslatokat jeleznek. Fellebbezést kell benyújtani, ha:

1. Vannak olyan jogsértések, amelyek előre nem látható cselekedetekhez vezettek.
2. A menedzser beavatkozása szükséges, például hiányoznak az anyagi és technikai eszközök a projekt befejezéséhez.
3. A munkavállaló elmulasztása a munkahelyen vagy kábítószeres (mérgező, alkoholos) mérgezésben való megérkezése.
4. Van egy javaslat az alkalmazottak munkájuk eredményének jutalmazására.
5. Egy személy üzleti útra küldésének szükségessége.
6. Hívjon egy alkalmazottat nyaralásból vagy hétvégéről.
7. Minden olyan helyzet, ahol vezetői beavatkozásra van szükség.

A munkavállaló emlékeztető mintája megegyezik más esetekkel. Fontos az esethez kapcsolódó összes árnyalatot regisztrálni benne.

Példa

Minden alkalmazott számára fontos, hogy tudjon jegyzetet írni. Ennek a papírnak a mintája olyan árnyalatokat tartalmaz, amelyeknek jelen kell lenniük. A kötelező írásbeli követelmények a következőket tartalmazzák:

1. Fontos a címzett azonosítása. A lap jobb felső sarkában a teljes név és annak a személynek a beosztása szerepel, akiért a fellebbezést benyújtották.
2. Az alábbiakban a dokumentum neve és száma található.
3. Ezután körvonalaznia kell a problémát vagy a helyzetet, amellyel foglalkozni kell.
4. Ezután javaslatok jelennek meg a probléma megoldására vagy azok a cselekvések, amelyekre a szerző számít.
5. A végén meg kell adnia vezetéknevét, kezdőbetűit és pozícióját.

A cikk egy példát mutat be egy emlékeztető írására. Használhatja, amikor össze kell állítania ezt a papírt.

Árnyalatok

Bármely probléma esetén könnyebb összeállítani a papírt, ha tudja, hogyan kell jegyzetet írni. A dokumentum mintája hozzávetőleges, a helyzettől függően néhány pont hozzáadható. Fontos ismerni az írás árnyalatait is:

1. Hivatalos feljegyzés készül az A4-es lapon.
2. A kézzel írt változat kék tollat \u200b\u200bhasznál.
3. Ha az elektronikus lehetőséget választja, akkor azt a betűtípust választja, amely a dokumentáció elkészítéséhez szokásos a vállalkozásnál.
4. A bal behúzás 2,5 - 3,5 cm, a jobb oldali 1,25 - 2,5 cm.
5. A felső és az alsó margó legalább 2 cm.

Bármelyik írásmódot választják is, a feljegyzés megírásának példája ugyanaz. Ezeket az általános szabályok szerint is figyelembe veszik.

Elektronikus dokumentum

Ha az intézmény elektronikus úton képes információt cserélni, beleértve az e-mailt is, a jegyzet elküldése könnyebb lesz. Ennek a munkafolyamatnak az előnyei közé tartozik az emlékeztető gyors megfontolása.

Az elektronikus formátumú emlékeztető mintája megegyezik a kézzel írt formanyomtatvány mintájával. Nincs nagy különbség. A fő részben a fő problémát vagy a jelenlegi helyzetet is feltüntetik. A különbség az, hogy nem szükséges kijelölni a címzettet. Az a személy, akinek a fellebbezést elküldték, a "Cím" sorba kerül. Ha figyelembe vesszük a dokumentumok cseréjét, akkor a „Tárgy” sorban meg kell jelölni, hogy kinek szól az üzenet.

Az e-mail tervezésénél általában van egy aláírás, amelyet automatikusan beillesztenek a szövegbe. Ez időt takarít meg, beleértve az írást is. Ha a levél nem tudja azonosítani a feladót, akkor a név és a beosztás a végén látható.

E-mail küldésekor fontos, hogy csatoljon egy olvasási nyugtát az üzenethez. Az értesítés megerősíti, hogy az emlékeztetőt egy meghatározott időpontban küldték el.

Mire érdemes figyelni?

A jegyzetek elkészítésekor számos fontos szempontot kell figyelembe venni:

1. A petíciót egy adott szervezet vezetőjének írják. A termék nevét, mennyiségét és célját fel kell tüntetni.
2. Megjegyzést készítenek egy adott alkalmazott vagy személyek csoportja számára, feltüntetve a felettes vezetőt, akinek a szerző aláveti magát, és azt, akinek a dokumentumot kiállítják.
3. Ha szükséges a régi berendezések cseréje, meg kell jelölni a kérelem teljesítésének okait.
4. A prémium levelet készítik, amely jelzi a munkavállaló eredményeit.
5. Ha előléptetni akarja, teljes körű információt kell megadnia arról, hogy a kérés mire vonatkozik. Ilyen dokumentumot az osztályvezető állít össze.
6. Alulfizetésre vonatkozó panasz esetén meg kell jelölni az összeget, ennek okait és a lehetséges elkövetőket.
7. Ha a jegyzet a berendezés meghibásodása miatt készül, akkor fontos megemlíteni, hogy ez miért történt.
8. A dokumentumok késői elkészítésével kapcsolatban panaszt tesznek, megjelölve a papír fogadásának időszakát és nevét.

Ezeknek az egyszerű szabályoknak a betartásával képes lesz egy illetékes jegyzet összeállítására. Ezt a formát követi a legtöbb szervezet.

Megfontolás

A dokumentum megírása után az illetékes bejegyzi. Ezután megfontolásra kerül, majd elküldik a címzettnek. Ez utóbbinak határozatot kellene hoznia, például: "Teljesítve" vagy "Elutasítva". A szolgálati jegyzetek írására nincsenek egyértelmű jogi előírások, de minden pontot fel kell tüntetni.

Kisvállalkozás számára ez a dokumentum felesleges formalitásnak tekinthető, amely időt és erőfeszítést igényel. De egy nagy szervezetben, ahol sok alkalmazott dolgozik, vannak részlegek, a jegyzet asszisztens lehet. Ez egy írásos emlékeztető lesz az osztályok közötti interakciókról.

A jegyzet készítésével kapcsolatos gondatlanság időpazarláshoz vezethet, mert meg kell derítenie a körülményeket, fel kell keresnie a felmerült problémákért felelősöket. Ezért minden vállalkozásnál fontos, hogy felelősségteljesen viszonyuljunk a dokumentum megírásához. Ez lehetővé teszi, hogy kompetensen megszervezze a munkát, és ne pazarolja az idejét a különféle problémák tisztázására.

A legtöbb felnőtt egy szervezet alkalmazottja. Az emberek nyilatkozatokkal vagy emlékeztetőkkel fordulnak főnökeikhez kérésekkel vagy kívánságokkal. Leírjuk a vezető számára a dokumentumok elkészítésének és továbbításának folyamatát.

Ami?

Először meg kell értened, mi a feljegyzés. Ez egy belső vagy külső dokumentum, a funkciótól és a rendeltetési helytől függően. Egy ilyen feljegyzés a beosztottjainak felsőbbrendű személyéhez szól, és egyfajta kérés, megjegyzés vagy javaslat.

A feljegyzés értelmétől függően lehet emlékeztető, magyarázó, magyarázó vagy elemző.

Ez a dokumentum leggyakrabban technikai vagy üzleti problémákat fed le, vitatható helyzetet ír le, vagy magyarázatot ad, amelyet a felügyelő megkövetel tőled. A feljegyzés közötti különbség az, hogy nemcsak meghatározza a probléma lényegét, hanem részletes leírását, esetenként megoldásait is tartalmazza.

Szolgáltatás és jelentés: hasonlóságok és különbségek

Néhány alkalmazott összekeveri a feljegyzést és a feljegyzést, és ez nem véletlen. Vannak hasonlóságok, de vannak különbségek is. Ezt találjuk ki. Tehát az egyik és a másik megjegyzés jelentése, hogy tájékoztassa a hatóságokat bármilyen meghibásodásról. A feljegyzésben azonban a problémáról a legtöbbször beszámolnak, és a feljegyzésben a megszüntetésére is fel van kérve, és néha megjelennek ennek vagy annak a problémának a megoldási módjai.

Feljegyzések készítése a felsősök számára

Leggyakrabban ilyen dokumentumokat juttatnak el a vezetőséghez. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a feljegyzés olyan dokumentum, amelyben bármilyen belső problémáról beszámolnak. Az emlékeztető példáját sehol sem regisztrálják, nincs minta szöveg, ezért bármilyen formában elkészítik őket. A legfontosabb a probléma lényegének és a javasolt megoldásoknak a leírása. Egy másik dologra, amire figyelnie kell, az a feljegyzés, amelyet a szervezet regisztrál. Így biztos lehet abban, hogy az eljut a hatóságokhoz.

A helyzetek azonban eltérőek. Képzelje el, hogy nem a berendezések meghibásodásáról ír emlékeztetőt, hanem például a vállalatának egy alkalmazottját, aki bűnös valamiben. A helyzetek különbözőek. Lehet, hogy az emlékeztetője csak „elveszett”. Ennek megakadályozása érdekében biztonságosan játszhat. Készítsen emlékeztetőt két példányban. Adja meg őket a titkárnőhöz regisztráció céljából, és kérje meg, hogy írja meg a példányára, hogy a jegyzetet ilyen és ilyen számmal, ilyen és olyan dátummal regisztrálták, és megfontolásra elfogadták. Így még akkor is, ha panasza bármilyen okból "nem jut el" a hatóságokhoz, megvan a megerősítése és annak szövege.

Szolgálati értesítések cseréje külön részlegek között

Néha a szolgálati jegyzetek kommunikációs eszközként szolgálnak ugyanazon cég külön részlegei között. Ilyen dokumentum elkészítése egy másik egység számára nem különbözik a vezetői jegyzettől. Az egyetlen különbség az, hogy meg kell adnia magukat az osztályokat, megadhatja a címet is. Ebben az esetben a feljegyzés továbbra is belső dokumentum.

A feljegyzés fejét a fej nevére írt nyilatkozat mintája szerint kell elkészíteni. Továbbá maga a szöveg is meg van írva, amely megmagyarázza egy adott egység összes problémáját. Célszerű nemcsak a probléma lényegét, hanem az összes árnyalatot részletesen leírni. Javasolhat megoldásokat is.

Meg kell adni a dokumentum adatait: dátum és szám. Erre azért van szükség, hogy hivatalos legyen.

Szervizjegyzetek egy másik szervezethez

Néha azonban előfordul, hogy külső dokumentumként működik. A jegyzet írásának meglehetősen gyakori esete egy másik szervezet. Ily módon a vállalatok kicserélik a szükséges információkat. Ezenkívül ebben az esetben az emlékeztető a követelés vagy a kérelem dokumentális bizonyítéka.

Az ilyen feljegyzéseket bármilyen formában elkészítik. A szükséges dokumentumok fénymásolatai csatolhatók hozzájuk. Leggyakrabban az ilyen jegyzeteket az egyik cég igazgatójának nevére, a másik fejéről állítják össze. Partnerrel folytatott tárgyalások esetén feltétlenül ki kell állítani a jegyzet két példányát. A második példányt a bélyegzővel, az aláírással és a nyilvántartási számmal el kell készíteni, és a probléma megoldódásáig meg kell őrizni.

Ha másik szervezethez ír emlékeztetőt, válaszként ugyanazt a levelet kaphatja. Nincs ezzel semmi baj. Talán a menedzsment nem nagyon értette a problémát vagy a kérést, vagy csak úgy döntött, hogy felajánlja saját verzióját a további cselekvések kidolgozásáról. Ezt a jegyzetet is regisztrálnia kell, és válaszolnia kell rá akár cselekvéssel, akár válaszul egy kérésre. Ezért a szervezetek közötti kommunikáció emlékeztetőkön keresztül hosszú ideig folytatódhat.

Hogyan készítsünk megfelelően egy jegyzetet

A dokumentum a szervezet nevével és annak a személynek az adataival kezdődik, akinek szánják, majd a saját adatait feltüntetik. A "Memo" szavak középre vannak írva. Továbbá a szöveg piros vonallal kezdődik. Mint korábban említettük, szabad formában van megírva. A végén feltünteti a dátumot, és egy visszafejtéssel ellátott aláírást tesz.

Ha az emlékeztető szövege nagy, akkor több bekezdésre oszlik. Az első a probléma leírása. A második maga a kérés. Ha a kérelem kollektív, a harmadik bekezdésben megadhatja az osztályt és azon dolgozók nevét, akik azt írták. Ebben az esetben az emlékeztető aláírását az osztályvezető teszi. Külön csatolhat egy lapot az összes alkalmazott aláírásával.

A szolgálati jegyzetet egy A4-es papírlapra írják, mint minden nyilatkozatot. Az aláírást kézzel kell írni, nem faxon. Célszerű emlékeztetőt is kiadni a sorozatszámával és elkészítésének dátumával. Számítógépen is kinyomtatható, de az aláírásnak akkor is személyesnek kell lennie.

Dokumentum elektronikus elküldése

Nem ritka, hogy egy szervezet elektronikus dokumentumkezelést folytat, és minden kérést és jegyzetet az Interneten vagy a belső hálózaton keresztül kell elküldeni. Ebben az esetben nem kell félni, nincs ezzel semmi baj. Ehhez azonban kívánatos egy személyes digitális aláírás, hogy megerősíthesse kérését.

Alternatív megoldásként írhat egy jegyzetet egy papírra, aláírhatja és beolvashatja. Küldje el az elektronikus verziót a szükséges címre, és várja meg a választ.

Szükséges-e mindig írásban elkészíteni az ajánlatát?

Gyakran felmerül a kérdés: lehetséges-e szóban kapcsolatba lépni a vállalkozás vezetésével? A válasz nagyon egyszerű: mindig lehet szóban is pályázni, de nem tudni, hogy ez eredményez-e. Az írásos üzenet mindig hivatalos dokumentum, tartalmától és címzettjétől függetlenül. De a kimondott üzenet csak olyan szavak, amelyekre nem biztos, hogy választ adnak.

Ezért lehetőség van arra, hogy minden javaslatot, magyarázatot és magyarázatot a hatóságok számára kizárólag papíron készítsen. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyszerűen nem kap választ a kérésére vagy javaslatára.

Az emlékeztető egy speciális dokumentumforma, amelyet a vállalkozás belső környezetében használnak, és amely a jelenlegi termelési problémák gyors megoldására szolgál. Általában ezt a dokumentumot azzal a céllal készítik, hogy új javaslatot tegyen és megoldja a felmerült nehézségeket, valamint jóváhagyja vagy megegyezzen bizonyos cselekvésekben.

Fontos, hogy feljegyzésében a szakember megmutassa magát a szakterületén. Ha egy alkalmazott egy dokumentum segítségével egy másik személyre ruházza át a felelősséget a tettekért, vagy enyhíti magát anélkül, hogy kiutat kínálna a helyzetből, akkor el kell gondolkodni e szakember szakmai képességein.

A dokumentum célja és típusai

A szervizjegyzetek a cél és az elérhetőség mértéke szerint vannak felosztva.

Megegyezés alapján, vagyis a közölt információk típusa szerint, emelje ki a következő megjegyzéseket:

• Megjegyzi, hogy a döntéshozatalhoz hozzájárulnak bármely kérdés vagy szakember javaslatának mérlegelésére irányuló kérések vagy követelmények;
• Az informatív jegyzetek olyan dokumentumtípusok, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyeket az alkalmazott át akar adni a menedzsmentnek;
• Jelentéstételi jegyzetek - ezek a dokumentumok leggyakrabban a vezetőség kérésére készülnek, és részletes információkat tartalmaznak minden lezárt folyamatról.

Az elérhetőség mértéke szerint, vagyis a nyilvánosság iránti nyitottságról, a megjegyzések a következők:

• Nyílt - a szervezet összes alkalmazottja vagy a legtöbb alkalmazott számára elérhető dokumentumok;
• Bizalmas - a jegyzetek csak szűk vagy korlátozott számú emberek számára állnak rendelkezésre.

Bizonyos esetekben egy jegyzetet csatolnak számos egyéb megjegyzéssel együtt. Például, ha egy jegyzet alapján ki kell adnia egy megfelelő megbízást, akkor azt elkészítik. Ha pedig az elszámoltatható személyek megoldják a pénzeszközök kiadásával kapcsolatos kérdéseket, akkor magyarázatot kell készíteni.

Ahhoz, hogy értékelje a feljegyzések célját, tudnia kell, hogy nagyvállalkozásokban az ilyen dokumentum előkészítésének túllépése hatalmas időveszteséget eredményezhet, valamint következetlen munkát végezhet a részlegek között.

A feljegyzés egyfajta kommunikáció az osztályok, struktúrák vagy műhelyek között. Általában egy alkalmazott vagy az egyik osztályvezető állítja össze egy másik osztály vezetőjének címezve.

Az osztályok közötti interakció az a fő igény az egész szervezet munkájában. Ha megszakad vagy leáll, akkor a szervezet hatástalanul működik, ami azt jelenti, hogy jelentős lehetőség nyílik a nyereség csökkentésére, esetleg a veszteség növelésére.

Forma és tartalom

Ami a feljegyzések tartalmát illeti, ezek leggyakrabban a gyártás jellegű kérdéseket, anyagi vagy technikai problémákat, gazdasági kérdéseket, valamint az információs támogatással kapcsolatos kérdéseket fedik le.

Az emlékeztetők használatának egyszerű példája egy törött másoló egy osztályon. A munkavállaló emlékeztetővel fordulhat az anyag osztály vezetőjéhez azzal a kéréssel, hogy pénzt különítsen el az új berendezések számára, valamint emlékeztetőt írhat a műszaki osztályhoz azzal a kéréssel, hogy javítsa ki a meglévő fénymásolót.

Szerint annak forma a feljegyzéseknek nincs konkrét, általánosan elfogadott szabványa. Mindazonáltal minden szervezetnek, sőt, minden osztálynak megvan a maga szabványa a szolgálati jegyzetek megírásához, amelyet ennek a részlegnek a dolgozóinak be kell tartaniuk.

Az alábbiakban egy példa emlékeztető írására látható.

Főkönyvelő ___________________

SZERVIZ MEGJEGYZÉS
A marketing részleg nyomtatóinak meghibásodása kapcsán kérjük, rendeljen hozzá _____ rubelt. bankszámlára új berendezések vásárlásához.

Marketing igazgató: ________________________________.

"" ___________ 2016

A szolgáltatási jegyzetek ilyen formája az egyes vállalkozásoknál eltérő lehet, ezért ne kövesse feltétel nélkül.

Ha még nem regisztrált szervezetet, akkor legegyszerűbb Ezt online szolgáltatások segítségével teheti meg, amelyek segítenek az összes szükséges dokumentum ingyen elkészítésében: Ha már van szervezete, és azon gondolkodik, hogyan lehetne könnyíteni és automatizálni a könyvelést és a jelentéstételt, akkor a következő online szolgáltatások kerülnek megmentésre, amelyek teljesen kiváltják a könyvelőt társaságában, és rengeteg pénzt és időt takarít meg Önnek. Az összes jelentést automatikusan generálják, elektronikus aláírással aláírják és automatikusan online küldik. Ideális egyéni vállalkozóknak vagy LLC-nek az USN, UTII, PSN, TS, OSNO rendszereken.
Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbálja ki, és meg fog lepődnimilyen könnyű lett!

Az illetékes tervezés szabályai

El kell kezdenie a jegyzetet a probléma vagy a helyzet magyarázatával... Hangsúlyozni kell, mi volt pontosan a jegyzet megírásának oka. Ezt követően fel kell sorolnia, hogy a fellebbezés várhatóan milyen választ fog kapni, meg kell neveznie a pontos kérést és, ha szükséges, az összeget, amelyet végrehajtani kíván.

Aláírás a jegyzetet író személy szerepel ezen a dokumentumon. Nagyon gyakran az osztályvezető írja alá.

Ha a cég megköveteli, akkor aláírás alatt személyek vízumát helyezik elakiket érdekel ez a kérés. A kezdőbetűket, a vezetékneveket, az aláírásokat és a dátumokat felsoroljuk. Bizonyos esetekben bejegyzések kerülnek felvételre. A vízum egyfajta beleegyezés egy személytől, amelynek tartalma emlékeztető.

Ahhoz, hogy szükség esetén írásbeli emlékeztetőre lehessen hivatkozni, azt be kell jegyezni a társaságnál.

Jegyzet elkészítése elektronikus formában

Ilyen dokumentum elektronikus formában is elkészíthető, ha a vállalkozás elfogadja ezt a formát, amelyet a szervezetben fel kell tüntetni. Ebben az esetben ez a vállalkozás kétségtelen előnye, mivel a jegyzet küldése leegyszerűsödik, és a mérlegelés ideje jelentősen lerövidül.

Tudnia kell, hogy a jegyzet elektronikus formában történő írása nem sokban különbözik a papír sablonjától.

Az elektronikus jegyzet egyik árnyalata úgy tekinthető, hogy hiányzik a címzett neve. A címsorba van írva. Ha a jegyzetet egy adott személynek küldik, akkor a tárgysorba be kell írnia az utó- és vezetéknevét.

Az osztály aláírását leggyakrabban már automatikusan beillesztik e-mail küldéskor, ami jelentősen megtakaríthatja az írási időt.

Jegyzet küldésekor kérnie kell olvassa el a nyugtát leveleket. Erre különböző esetekben bizonyítékként van szükség arra, hogy valóban egy bizonyos időpontban küldött jegyzetet.

A kidolgozás bizonyos árnyalatai

Bár a jegyzet egy általánosan elfogadott dokumentum, amely nem rendelkezik külön szabványokkal, előkészítésében különféle jellegzetességek vannak, amelyek a jegyzetírás céljától függően merülnek fel. Az alábbiakban ezeket a tulajdonságokat vesszük figyelembe.

Vásárlás

A felvásárlásra vonatkozó emlékeztetőt egy adott osztály vezetőjének nevére írják.

Benne jelzettmit kell megvásárolni, milyen mennyiségben és milyen célokra.

Alkalmazottonként

Az a feljegyzés, amelyet egy adott alkalmazottnak írnak, egy feljegyzés.

Minden szabály szerint készül, egyetlen különbséggel: az alacsonyabb alkalmazotttól a magasabb főnökig emlékeztetőt írnak.

A régi készlet pótlására

Az ilyen dokumentum jellemzője, hogy fel kell sorolni az ilyen berendezések cseréjének összes okát, hogy azokat megfelelőnek lehessen tekinteni, és a csere iránti kérelmet teljesítsék.

Bónuszokért

A jegyzetben feltétlenül fel kell sorolni az összes okot, ami miatt a bónusz kifizetés lehetséges. Ez lehet túlterhelés, nagy mennyiségű elvégzett munka vagy törvényes szabadságon végzett munka.

A promócióról

Ebben a megjegyzésben fel kell sorolnia, amellyel kapcsolatban lehetséges az emelés. Ez lehet a felelősség növekedése, a munka minősége, kiegészítő szolgáltatások nyújtása.

Alulfizetettség

Egy ilyen megjegyzésben meg kell jelölnie azt az összeget, amelyet valamilyen okból nem fizettek be. A lehetséges okokat is fel kell tüntetni. Érdemes felírni, hogy kinek a hibája áll az alapok nem fizetése mögött.

A törésről

A meghibásodásról szóló jegyzet elkészítésekor meg kell neveznie a meghibásodott berendezést, és meg kell jelölnie, hogy milyen meghibásodás történt, és ezzel kapcsolatban a berendezés meghibásodott.

Dokumentumok benyújtásának vagy átadásának elmulasztása

Először is itt kell megadnia a dokumentum nevét, valamint azt az időkeretet, amelyben a dokumentumot át kell vinni.

Így ezeknek az árnyalatoknak a figyelembevételével kompetensen összeállíthat egy emlékeztetőt, amely segít bármely fontos kérdés megoldásában.

A dokumentum fontossága

A feljegyzések fontosságának értékelése érdekében érdemes megérteni, hogy ez a fajta dokumentum segít elkerülni sok nagyobb félreértés az osztályok között, leállás.

Számviteli, valamint adózási szempontból a jegyzet fontos szerepet játszik, mivel ezek pénzügyi kérdések, amelyek különös figyelmet és a legkisebb árnyalatok betartását igénylik.

Szervizjegyzetek is az elutasítás hatékony formája bármiben. Ez a dokumentum egyáltalán nem utal negatív hangnemre. Kritika lehetséges, de nem szabad egy személyre vagy részlegre irányulnia.

Így a feljegyzés egyetemes megoldást jelent sok problémára. Egy jól megírt dokumentum biztosítja a szervezet hatékony és eredményes munkáját.

A következő videó bemutat egy példát a jegyzetekkel történő kezelésre egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben: