A szervezet személyi nyilvántartásának kötelező dokumentumai. HR iratok kezelése: HR nyilvántartások. Szükséges személyzeti dokumentumok, amelyeket államunk megkövetel

Foglaljunk le azonnal, hogy a cikkben csak a belső vállalati dokumentumok hozzávetőleges listáját közöljük. Hozzávetőleges, nem azért, mert egy teljeset szeretnénk elkészíteni, hanem azért, mert egyrészt a dokumentumok konkrét listája a szervezet típusától függ - kereskedelmi vagy nem kereskedelmi, szervezeti és jogi formától, államtól és egyéb tényezőktől, másrészt - a jogszabályok belső dokumentumok elérhetőségével kapcsolatos követelményeit folyamatosan "javítják". , és az a papír, amelyre ma nincs szükség, holnap "alapozóvá" válhat. Természetesen amennyire lehet, megváltoztatjuk és kiegészítjük a listát, de a fentieket továbbra is szem előtt tartjuk.
Akinek azonban speciális listára van szüksége kifejezetten a szervezetéhez, akkor a mieink összeállítják a szervezetéhez szükséges dokumentumokat.

A szervezeti lista belső dokumentumai:

Belső vállalati dokumentumok:

• Döntések (jegyzőkönyvek) a belső dokumentumok jóváhagyásáról;
• Döntés (az egyedüli vezető testület (igazgató, elnök, vezető, elnök stb.) Kinevezéséről szóló jegyzőkönyv.

Itt nem jelöltük meg a szervezet létrehozásakor és regisztrálásakor szükséges protokollokat (döntéseket), mert feltételezzük, hogy ezek már léteznek, ha a szervezet működik.
Opcionálisan rendelkezhet a legfőbb irányító testület összehívásának eljárásáról (alapítók, részvényesek, tagok, részvényesek stb. Üléseiről), jóváhagyásukhoz megfelelő protokollokkal.
A tájékoztatás irányáról szóló rendelet, amelyet a legfelsőbb irányító testület is jóváhagyott

Belső számviteli dokumentumok:

A számviteli politikáról szóló rendelet (ezt a dokumentumot általában maguk a könyvelők dolgozják ki, a megbízott vállalat további munkájának megfelelően);

Opcionálisan rendelkezhet a nyereség, az osztalék felosztásáról, az alapok - tartalék, tőke és egyéb - formálásáról is.

A belső munkaügyi (személyi) dokumentumok listája *:

• Személyzeti táblázat (elkészítheti a T3 szabványos űrlapot);
• Belső munkaügyi előírások (a Munka Törvénykönyvének 189. cikke);
• A javadalmazásra vonatkozó előírások (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 21. fejezete);
• A munkaügyi előírások listája (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke);
• A munka sajátosságainak megfelelő munkaügyi jogszabályok összessége (a Munka Törvénykönyvének 212. cikke);
• Munkaszerződések (az Orosz Föderáció Munka törvénykönyvének 57. cikke), ideértve az igazgatóval kötött munkaszerződést (megjegyzés: korábban, ha az LLC alapítója és az igazgató egy személyben egybeesett, akkor a munkaszerződésre nem volt szükség, mivel nem írhat alá magával megállapodást, egyébként sok magyarázat volt, és A Munkaügyi Minisztérium és a Pénzügyminisztérium, de most az állami bürokratikus gondolat azon az úton halad, hogy az alapító és az igazgató egybeesésekor ugyanúgy megegyezésre van szükség);
• Azon szakmák és munkatípusok listája, amelyekre vonatkozóan munkavédelmi utasításokat kell kidolgozni (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 211., 221., 223., 225., 226., 228. cikke)
• Az OSH utasításainak felsorolása (1/29. Számú határozat);
• Az alkalmazottak ipari balesetek és foglalkozási megbetegedések elleni biztosítását igazoló dokumentumok (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke);

Programok (a Munka Törvénykönyve 225. cikke):

• indukciós program;
• kezdeti munkahelyi tájékoztató program

Utasítás:

• igazgatók és alkalmazottak munkaköri leírása (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 211., 221., 223., 225., 226., 228. cikke);
• a munkavédelemre vonatkozó utasítások;
• tűzvédelmi utasítások;

Magazinok:

• bevezető tájékoztató napló (a Munka Törvénykönyvének 225. cikke);
• munkahelyi tájékoztató napló (225 TC);
• munkahelyi balesetek nyilvántartása (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve Art. 228–231. cikke);
• a munkavállalók munkavédelmére vonatkozó utasítások nyilvántartása, 2003. január 13-i 1/29. rendelet);
• napló a munkavállalók munkavédelmi utasításainak kiadására (2003. január 13-i 1/29. rendelet);

Könyvek (Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i állásfoglalása, N 69 "A munkafüzetek kitöltésére vonatkozó utasítások jóváhagyásáról"):

• bevételi és kiadási könyv a munkafüzetek nyomtatványainak elszámolásához, és egy betétlap;
• a munkafüzetek és azokba beillesztett könyvek mozgásának elszámolási könyve;

Az alapítók helyi megrendelései és szabályai a munka- és munkavédelemről:

• megrendelés azon szakmák és munkatípusok listájának kidolgozásáról (jóváhagyásáról), amelyekre munkaügyi utasításokat kell kidolgozni; *
• a munkavédelmi oktatásért és az oktatási naplók vezetéséért felelős személy kinevezéséről szóló végzés * (* kombinálható);
• az éves nyaralási menetrend jóváhagyásáról szóló végzés;
• a munkafüzetek vezetéséért és nyilvántartásáért felelős személy kinevezéséről szóló végzés;
• döntés (protokoll) az indukciós képzési program jóváhagyásáról; **
• döntés az eredeti munkahelyi oktatási program jóváhagyásáról; **
• döntés az alkalmazottak biztonságának és biztonságának biztonságáról ** (** kombinálható)

Opcionálisan (a szervezet ezen belső dokumentumai a sajátosságoktól és (vagy) vágyaktól függenek, vagy nem, de mégis szükségesnek tartottuk a listánk kiegészítését velük):

• Jogi személyek és egyéni vállalkozók ellenőrzésének folyóirata választható (a szövetségi törvény 2008. december 26-i 16. cikkének 8. pontja N 294-ФЗ "A jogi személyek és az egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során", az Orosz Föderáció Gazdasági Fejlesztési Minisztériumának végzése 2009. április 30-án kelt N 141. "A jogi személyek és az egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés végrehajtása során" című szövetségi törvény rendelkezéseinek végrehajtásáról;
• A személyes adatokról szóló rendelet (a Munka Törvénykönyve 86. cikkének 8. és 88. cikke);
• Utasítások a PC-n történő munkavégzéshez (ha a PC-n végzett munka a munkaidő több mint 50% -át veszi igénybe);
• Munkavédelmi képzési program (választható az egészségvédelmi és biztonsági képzési bizottság létrehozásakor);
• A munkabiztonsági ismeretek tesztelésével foglalkozó bizottság létrehozásáról szóló rendelet;
• Munkavédelmi képzési oktatás;
• Protokollok a munkavédelem ismereteinek tesztelésére;
• Folyóirat tudásvizsgálatról a munkavédelemről

Mint láthatja, semmi rendkívüli. Kellő gondossággal és minimális PC-ismeretekkel elkészítheti a szervezet belső dokumentumai szükséges listáját.

Emellett a legtöbb szervezet számára (kivéve azokat, amelyek gazdasági tevékenységét irodákban végzik) ki kell dolgozni egy termelés-ellenőrzési programot (a lakosság egészségügyi és járványügyi jólétéről szóló, 1999. március 30-i 52-FZ szövetségi törvény 32. cikke és az egészségügyi szabályok szervezete) valamint az egészségügyi szabályok betartásának és az egészségügyi-járványellenes (megelőző) intézkedések végrehajtásának gyártási ellenőrzésének elvégzése. SP 1.1.1058-01 ", amelyet az Orosz Föderáció állami egészségügyi főorvosa jóváhagyott 2001. július 10-én.

* A Munka Törvénykönyve 309. cikkének (2) bekezdésével összhangban azonban a mikrovállalkozások kategóriájába tartozó szervezetek a munkavállaló és a munkáltató - a mikrovállalkozásokhoz tartozó kisvállalkozás - között létrejött munkaszerződés szabványos formáját használhatják, amelyet az Orosz Föderáció kormányának 2016. augusztus 27-i 858. sz. A mikrovállalkozások osztályozásának kritériumait a 2007. július 24-i 209-FZ szövetségi törvény 4. cikke állapítja meg "A kis- és középvállalkozások fejlesztéséről az Orosz Föderációban" és az Orosz Föderáció kormányának 2016. április 14-i 265. sz. a vállalkozási tevékenységből származó jövedelem értékei a kis- és középvállalkozások minden kategóriájára "

Ha egy mikrovállalkozás szabványos munkaszerződést alkalmaz, a szervezet olyan belső dokumentumai, mint a belső munkaügyi előírások, a javadalmazásra vonatkozó rendelkezések és számos más, a kötelező listán szereplő helyi munkaügyi (személyi) dokumentum nem készíthető.

Annak érdekében, hogy az ellenőrzés ne okozzon meglepetést, egyértelműen tudnia kell, hogy az állami munkaügyi felügyelőség és az Orosz Föderáció Nyugdíjalapja mely dokumentumokat ellenőrizheti, és azokat is rendelkezésre kell bocsátania. Mivel az adóhatósági ellenőrzések kijelölésének különböző okai vannak (a munkaügyi jogszabályok rendelkezéseinek való megfelelés tervezett ellenőrzése, a munkahelyi balesetek tényeinek ellenőrzése, a szakszervezeti szervek, a munkavállalók panaszai a jogszabályok megsértésére, a bűnüldöző szervektől kapott információk), az ellenőrizendő dokumentumok listája jelentősen eltérhet. A problémák elkerülése érdekében a vállalkozásoknak saját személyzeti ellenőrzésüket is el kell végezniük.

A Munkaügyi Felügyelőség a fő testület, amely a munkajogok és szabadságok védelmének, ideértve a biztonságos munkakörülményekhez való jogot, és annak biztosítását, hogy a munkaadók betartsák a jogszabályokat és más szabályozási jogi aktusokat, ellátja.

A Munkaügyi Felügyelőség a fő testület, amely a munkajogok és szabadságok védelmének, ideértve a biztonságos munkakörülményekhez való jogot, és annak biztosítását, hogy a munkaadók betartsák a jogszabályokat és más szabályozási jogi aktusokat, ellátja.

A kijelölt feladatokkal kapcsolatban meghatározták a főbb hatásköröket. A Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség ellenőrzéseket, vizsgálatokat, kötelező rendelkezések kiadását végzi a jogsértések kiküszöbölése érdekében, a hatóság határain belül jegyzőkönyveket készít az adminisztratív bűncselekményekről, más anyagokat (dokumentumokat) készít a felelősök bíróság elé állításáról az Orosz Föderáció szövetségi törvényeinek és más szabályozási jogi aktusainak megfelelően stb. ...

Ha az ellenőrök szabálytalanságokat állapítanak meg a szervezetben, akkor az ügyvezető, a főkönyvelő és a személyzeti osztály vezetője büntetést vonhat maga után. Ha a tisztviselőt már hasonló közigazgatási szabálysértés miatt büntették, akkor az Art. Az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 5.27. Ezen felül szankciókat lehet kiszabni egy jogi személy ellen. Az ellenőrzés megtagadása és ellenzése az Art. Az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 19.4. A munkaügyi jogszabályok megsértése a szervezet tevékenységének akár 90 napos felfüggesztését is eredményezheti.

Büntetések: a munkáltató adminisztratív felelőssége

A munkáltatót a következő esetekben lehet adminisztratív felelősség terhelni:

• az állami munkaügyi felügyelők tevékenységének akadályozása, különösen utasításaik be nem tartása, erőszakos fenyegetés vagy erőszakos cselekmények alkalmazása magukkal az ellenőrökkel kapcsolatban (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 363. cikke). Art. Alapján Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 19.4. Pontja, az állami ellenőrzést gyakorló testület tisztviselőjének jogrendbe vagy követelésbe való engedetlensége, valamint e tisztségviselői feladatok ellátásának akadályozása figyelmeztetést vagy közigazgatási bírság kiszabását vonja maga után a tisztviselőkre;
• a polgárokról szóló információk (személyes adatok) gyűjtésére, tárolására, felhasználására vagy terjesztésére a törvény által megállapított eljárás megsértése. E jogsértésekért szankciót írnak elő figyelmeztetés vagy közigazgatási bírság kiszabása formájában a tisztviselőkre;
• a közigazgatási szabálysértés esetét elbíráló testület parancsának elmulasztása intézkedéseket tenni a közigazgatási szabálysértés elkövetéséhez hozzájáruló okok és feltételek kiküszöbölésére. Itt ilyen intézkedést, mint közigazgatási bírságot alkalmaznak a tisztviselőkre;
• a törvény által előírt és a törvényes tevékenysége végzéséhez szükséges, állami szervnek történő benyújtás elmulasztása vagy időben történő benyújtása, valamint hiányos kötetben vagy torzított formában történő továbbítása a tisztviselőknek és ellenőröknek. Ebben az esetben a közigazgatási bírság nemcsak a tisztviselőkre, hanem a jogi személyekre is vonatkozik.

Igazolás a vállalatnál: szükséges indokok

Az ellenőrök általi kijelölés indokai a következők lehetnek:

• munkatervek a munkaügyi jogszabályok betartásának figyelemmel kísérésére;
• munkahelyi balesetek tényei;
• szakszervezeti szervek, alkalmazottak vagy más személyek fellebbezése a munkaügyi jogszabályok rendelkezéseinek megsértéséről, a szövetségi munkaügyi felügyelet hatáskörébe tartozó egyéb kérdésekről;
• bűnüldöző szervektől kapott információk.

A tervezett ellenőrzést legfeljebb kétévente hajtják végre. Ha a vállalat kisvállalkozás, a könyvvizsgálók a tevékenység napjától számított 3 éven belül nem auditálhatják tevékenységét. Az ellenőrzésről általában egy vagy két nappal a megkezdése előtt számolnak be, kivéve, ha ezek az információk a felügyelőség véleménye szerint károsíthatják az ellenőrzés eredményeit, és lehetővé teszik a cég számára, hogy gyorsan elbújjon. Ezenkívül a tervezett ellenőrzés bonyolult lehet, amikor a szervezet tevékenységének egy bizonyos területét az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének betartásával kapcsolatosan alapos tanulmányozásnak vetik alá.

Figyelmet kell fordítani az ellenőrzési kérdésekre. Az ellenőrök nem léphetnek túl rajtuk. Például, ha az ellenőrzés tárgya a bérek kiszámítása és kiadása, akkor az ellenőröknek ellenőrizniük kell a munkavállalók elbocsátásával kapcsolatos dokumentumokat.

E tekintetben először is meg kell határozni az ellenőrizhető dokumentumok teljes listáját. A jogszabály nem hoz létre egyetlen általános listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek az egyes szervezeteknél szerepelniük kell. Különféle jogi aktusok hivatkozásokat tartalmaznak bizonyos folyóiratok, megrendelések és egyéb dokumentumok fenntartásának szükségességére. Ebben a tekintetben, és attól az iparágtól függően, amelyhez a vállalat tartozik, össze kell állítani egy listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek a jogszabályoknak megfelelően a szervezetben kell lenniük.

A szervezet ellenőrzése: milyen dokumentumokat lehet ellenőrizni

A dokumentumok a következő típusokra oszthatók:

• Egyedi helyi előírások (lásd 1. táblázat);
• A szervezet kötelező helyi aktusai (lásd a 2. táblázatot);
• A helyi szabályozás a szakszervezeti bizottság véleményének figyelembevételével lett jóváhagyva (lásd a 3. táblázatot).

Asztal 1

Egyéni helyi előírások

Collapse Show

2. táblázat

A szervezet kötelező helyi aktusai

Collapse Show

3. táblázat

A helyi szabályozás a szakszervezeti bizottság véleményének figyelembevételével lett jóváhagyva

Collapse Show

Az információk rendszerezése: a munkafolyamat megszervezése

A munkavállalók jogaik megsértéséről (fegyelmi szankciók kiszabása, illegális elbocsátás) tett nyilatkozatok alapján a következő dokumentumokat is kérhetik:

• kollektív felelősségi megállapodás (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 245. cikke);
• megállapodások a teljes egyéni anyagi felelősségről (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 244. cikke);
• rendelet az üzleti titkok védelméről;
• a munkavállalók alkalmazkodására vonatkozó előírások;
• rendelkezés a próbaidő letelte eljárásáról;
• a munkavállalók képesítésére vonatkozó előírások.

Különleges figyelmet kell fordítani a személyi nyilvántartásokban szereplő információk rendszerezésére ... Ehhez ajánlott a következő naplókat vezetni az intézményekben és szervezetekben:

A mi esetünkben:

• napló a munkafüzetek kiadásához. Fenntartásának szükségességét a munkavállaló joga szabja meg a munkával kapcsolatos dokumentumok kérésére, valamint a munkavállaló elbocsátásának napján a munkafüzet kiadásának kötelezettsége. Vitás helyzet esetén a munkáltató megerősítheti a munkavállaló számára a munkafüzet kiadását;
• folyóirat a munkaszerződések könyveléséről. Különösen hasznos nagy számú alkalmazott alkalmazott esetén, valamint határozott idejű szerződések megkötésekor, így nyomon követheti lejárati idejüket. Erre az Art. Által megállapított követelmény kapcsán van szükség. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke, amely szerint a munkavállalót figyelmeztetni kell a határozott idejű munkaszerződés felmondására annak érvényességi idejének lejárta miatt, legalább három naptári nappal az elbocsátás előtt. Ellenkező esetben a munkaszerződés sürgősségére vonatkozó feltétel érvényét veszti, és a munkaszerződést határozatlan időre megkötöttnek tekintik (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 58. cikke);
• személyzeti megrendelések nyilvántartása. Szükséges a személyi megrendelések sorszámának pontos elszámolásához. A vállalat alkalmazottainak számától függően egy naplót vezethet az összes megrendelésről (elfogadás, átadás, elbocsátás stb.), Vagy az egyes megrendeléseket külön naplóba veheti nyilvántartásba;
• magazin a helyi előírások megismeréséhez. Magatartásának szükségessége az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke, amely szerint a munkáltatónak még a munkaszerződés aláírása előtt meg kell ismertetnie a munkavállalót az aláírás ellen a helyi előírásokkal;
• biztonsági tájékoztató napló az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 10. szakaszával összhangban;
• cikk szerinti kötelező orvosi vizsgálaton átesett alkalmazottak naplója. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 69. cikke.

A dokumentumok egyeztetése után ellenőrizzük a rendelkezésre álló dokumentumok összeállításának minőségét a jogi követelmények szempontjából.

Tehát az auditorok ellenőrzik az elsődleges dokumentáció karbantartását a szervezetben a személyi nyilvántartás tekintetében, a munkaidő felhasználásának elszámolását és a bérekkel való elszámolást a személyzettel. Hová a szükséges papíroknak meg kell felelniük az Orosz Állam Állami Statisztikai Bizottságának 2001. április 06-i, 26. sz. (alkalmazottak személyi igazolványai, személyi megrendelések (a felvételről, az áthelyezésről, a nyaralásokról, az elbocsátásról, az üzleti útról, az ösztönzőkről stb.), személyzet, munkaidő-nyilvántartások, bérszámfejtés stb.

Meg kell jegyezni, hogy a cégnek hiányozhat a fenti dokumentumok egy része, például munkaköri leírások, és a munkaköri feladatok szerepelhetnek a munkaszerződés rendelkezéseiben.

Kiemelheti az egyes dokumentumok fenntartásának néhány sajátosságát is. Tehát, ha a szervezetnek szabálytalan munkaidős alkalmazottai vannak, akkor össze kell állítani az ilyen alkalmazottak beosztását. Ha a munkaszerződés tartalmaz klauzulát az üzleti titok munkavállalók általi betartásáról, akkor rendelkeznie kell egy záradékkal az ilyen titkok védelméről. Ugyanakkor világosan meg kell határozni az üzleti titkot képező információk listáját, és az alkalmazottaknak aláírás ellenében meg kell őket ismerni. A belső munkaügyi szabályozás kötelező dokumentum, de a kollektív szerződés mellékletét képezheti

A nyaralási ütemtervet két héttel az új naptári év előtt készítik el. A szervezet minden alkalmazottjának ismernie kell azt. Gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak különféle körülmények miatt valóban pihennek a menetrendtől, azonban a papíron szereplő ütemterv változatlan marad, és a dolgozók munkanapokat jelölnek ki a jelentési kártyán. Ezeket a szabálysértéseket az ellenőrök is felfedezhetik. Ebben a tekintetben, ha az ütemterv nem esik egybe az alkalmazottak tényleges többi részével, ajánlatos az alkalmazottaktól nyilatkozatokat venni a nyaralás átadásának menetrendjében és körülményeiben bekövetkezett változásokról, és változtatni a menetrenden. A munkavállalónak legkésőbb két héttel a kezdés előtt értesítést kell kapnia a vakáció kezdési időpontjáról is, aláírással. A szabadságot a megrendelésnek megfelelően kell kiadni. Nem lesz felesleges megerősítést kérni egy részmunkaidős munkavállalótól, hogy a fő munkahelyén ment nyaralni.

Elég gyakori, hogy az ellenőrök azt követelik, hogy a munkaszerződés minden egyes lapját a munkavállaló és a munkáltató írja alá. A gyakorlatban ez nem történik meg gyakran. A munkáltató számára kényelmes, hogy a munkaszerződést egyszerűen gemkapoccsal zárják le. Az ilyen szerződés lapjai könnyen cserélhetők. Természetesen egy olyan megállapodást, amelyet nem írnak alá minden egyes lapon, megfelelően megkötöttnek kell tekinteni, mivel a jogszabályok nem tartalmaznak követelményeket a megállapodás mindkét lapjának mindkét fél általi aláírására. Ugyanakkor a polgári szerződések aláírásának bevett gyakorlata jelzi egy ilyen dokumentum célszerűségét. Ez a gyakorlat gyakran átkerül a munkaügyi kapcsolatokba.

Meg kell jegyezni, hogy a törvénysértések kifejezetten a kifizetésekkel kapcsolatosak (a hétvégi és ünnepi munkával kapcsolatos kiegészítő kifizetések elmulasztása, a bónuszok kifizetése, a kártérítések kifizetése).

Egyes cégeknél az alkalmazottak szabadidőt kapnak a túlórákért, és nem pénzbeli ellentételezést kapnak, ami megsérti az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 54., 55., 88., 89. és 90. cikke, és ellenőrök is ellenőrizhetik.

A munkaügyi felügyelőséghez benyújtott kérelmek esetében a bérkésésekről, a kifizetések helytelen kiszámításáról az ellenőrök mindenképpen felkérik Önt, hogy nyújtson be megrendeléseket, kivonatokat a személyes számlájáról, fizetési bizonylatokat, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy az elbocsátás vagy a nyaralás után meghatározzák az elszámolás időpontját. Ne feledje, hogy a szervezet köteles kiszámítani az alkalmazottat az elbocsátás napján, és a nyaraláskor -. Ha valamilyen okból megsértik a törvényben előírt határidőket, akkor az alkalmazottaknak az Orosz Föderáció Központi Bankjának refinanszírozási rátájának legalább 1/300 összegű kamatot kell fizetniük minden késedelmi napra az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 236. cikke. A fizetési feltételek megsértése miatt - az ismétlődés megelőzése érdekében - az auditorok 1000-5000 rubel összegben megbírságolhatják a cég vezetőjét vagy a főkönyvelőt. (Az Orosz Föderáció közigazgatási törvénykönyvének 5.27. Cikke).

A munkahelyek tanúsításának kérdése felkeltheti az ellenőrök figyelmét a vállalkozásnál bekövetkező balesetek esetén. A szervezetben rendelkezésre álló összes munkahelyre a munkahelyi munkafeltételek igazolása szükséges. Ez magában foglalja a munkahelyek értékelését a higiénés mutatók, a sérülések biztonsága és a munkavállalók egyéni védőeszközökkel való ellátása szempontjából. A meghatározott tanúsítást legalább ötévente el kell végezni. A munkahelyi tanúsító dokumentumokat 45 évig tárolják a szervezetben. Minden munkahelyre ki kell állítani egy munkahelyi igazolványt.

A munkavállalói jogokra és kötelezettségekre vonatkozó helyi előírások tartalmát minden alkalmazottnak ismernie kell. Figyelembe véve a helyi szabályozási dokumentumok nyilvántartásba vételét, mindenekelőtt arra kell figyelni, hogy írásbeli dokumentumként a vizsgált cselekménynek bizonyos követelményei vannak a formájával, nyelvével, megjelenítési stílusával, felépítésével és tartalmával, a megfelelő részletek meglétével (elfogadás dátuma, száma, neve, nyilvántartás stb.), az irodai munka követelményei és a vállalkozás (szervezet) megrendelésére központilag elfogadott helyi előírások szabályozzák. A dokumentumokat össze kell hangolni.

Az ellenőrzések nehéz kérdései: bírói gyakorlat

Fontos tiszteletben tartani a személyes adatok titkosságát. A szervezet személyes adatainak titkosságáról szóló nyilatkozat olyan dokumentum, amely meghatározza az alkalmazottak személyes adatait képező információk védelmének alapvető szabályait. A szabályok normákat és követelményeket határoznak meg, amelyeknek teljesülniük kell. A jelen dokumentum elfogadásának szükségessége a Ch. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 14. cikke. Ennek a dokumentumnak mindenekelőtt biztosítania kell a szervezet alkalmazottainak személyes adatainak védelmét az adott szervezet jogszabályban előírt tevékenységeinek minden szakaszában, beleértve a kézi tevékenységet is. A kilencedik fellebbviteli bíróság 2006. június 7-i, 2006.06.14-i 09AP-4259/2006-AK sz. Határozatában az A40-8448 / 06-119-84 sz. Ügyben a bírák megjegyezték, hogy a munkáltatónak meg kell teremtenie a személyes adatok védelmének technikai feltételeit. az alkalmazottak jogellenes felhasználása miatt, különös tekintettel arra, hogy különleges rendszert biztosítsanak a hozzáféréshez a helyiségekhez, ahol a vonatkozó információkat tárolják, felszereljék a tárolás helyeit, kizárva az információkhoz való illetéktelen hozzáférést stb.

Figyelmet kell fordítani a különféle kifizetések - ideértve az ösztönző és a kompenzációs kifizetéseket is - szabályozására, amelyet a helyi szabályozás tartalmaz. Ilyen például Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2005. január 26-i határozata, 16141/04. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbírósága szerint sem a napidíjat, sem a személyi jövedelemadóra vonatkozó megállapításuk eljárását az adókról és illetékekről szóló jogszabály nem határozza meg: az ilyen normák megállapításának és összegük korlátozásának általános eljárását csak a munkaügyi jogszabályok írják elő ... Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 168. cikke értelmében a munkáltató üzleti útra küldése esetén meg kell térítenie a munkavállalónak az állandó lakóhelyen kívüli megélhetéssel járó többletköltségeket (napidíj). Jelenleg a munkáltatóknak a bankszámlákon (kártyákon) keresztül történő bérfizetési rendszerbe történő nagymértékű átállása kapcsán a munkaszerződésben meg kell határozni az ilyen fizetés feltételeit. Ellenkező esetben minden újonnan felvett munkavállalótól írásbeli hozzájárulást kell kérnie a bérek kártyaszámlájára történő átutalásához. A Munka Törvénykönyve megállapítja, hogy a béreket legalább félévente fizetik a munkavállalónak azon a napon, amelyet a belső munkaügyi szabályzat, a kollektív szerződés állapít meg.

A statisztikák egyértelműen azt mutatják, hogy a munkáltatók által a munkavédelem terén elkövetett hibák nagyon gyakoriak és dominálnak más bűncselekmények között. Különösen meg kell jegyezni, hogy a fenti dokumentumok mindegyikének rendben kell lennie, függetlenül attól, hogy a munkáltató és a munkavállaló viszonya valójában hogyan alakult.

Lábjegyzetek

Collapse Show

Minden vállalkozásban szükséges, függetlenül a tulajdonosi formától, a tevékenységtől és az alkalmazottak számától. Kompetens és szakképzett vezetése érdekében jól ismernie kell a munkajogot, nyomon kell követnie a jogszabályi változásokat, és rendelkeznie kell képességekkel a HR-adminisztráció területén.

Mi a személyi számvitel és mire szolgál?

A személyi számvitel minden vállalat tevékenységének szerves része. A törvény által szabályozott munka a szervezet alkalmazottainak mozgásának nyilvántartása, nyilvántartása és figyelemmel kísérése.

A személyi tevékenység regisztrációt jelent:

• alkalmazottak fogadása;
• elbocsátások;
• horizontális (transzfer az osztályok között) és vertikális (például karrier növekedés) mozgások;
• üzleti utak;
• betegszabadság;
• jelenléti ív;
• levelek (bármilyen jellegűek - évesek, fizetés nélkül, terhességért stb.);
• személyi igazolvány minden alkalmazott számára stb.

A személyzet könyvelése a következőket is tartalmazza:

• katonai nyilvántartás vezetése;
• a munkaügyi kapcsolatok szabályozása;
• különféle anyagok létrehozása és nyilvántartása (például alkalmazottak felvételével, ösztönzésével stb.);
• munkaszervezés és egyéb pontok.

Minden dokumentáció csak az előírt szabályok és előírások szerint készül. Egyes űrlapok egyesítettek, mások magához a vállalkozáshoz vannak telepítve.

A személyi nyilvántartások kompetens szervezése megoldja a vállalat számos problémáját és feladatát. Természetesen több ezer árnyalat létezik, de vannak alapvető szempontok, amelyek minden vállalkozásra vonatkoznak.

Hogyan lehet megszervezni és kire bízni a személyi nyilvántartások vezetését?

A számvitel megszervezésének több módja van. Mindez csak a vállalkozás jellemzőitől és attól függ, hogy a vezető milyen döntést hoz. A leggyakoribb lehetőségek a következők:

Hozzon létre egy teljes HR osztályt, ha a vállalat sok embert foglalkoztat

Ha pedig a személyzet kicsi, akkor felvehet egy szakembert. Ennek a módszernek az az előnye, hogy a munkát a vezető úgy szervezi, ahogy neki tetszik és szabályozva van, és saját elvei szerint irányítja.

Vannak hátrányai is: nehéz ellenőrizni a felvett szakember szakszerűségét, ezért fennáll annak a veszélye, hogy nem egészen hozzáértő személyzeti tisztet vesznek fel.

Időt és pénzt kell költenie képzésre, vagy másik alkalmazott keresésére.

Ennek a lehetőségnek az előnyei a könyvelés megszervezésében az, hogy ha egy személyt ajánlottak, akkor (talán) valóban elvégzi a munkát, vagyis tesztelték az ügyben. Természetesen meg kell egyeztetni a munkafeltételeket egy ilyen személyzeti tisztrel, hogy azok mindkét félnek megfeleljenek.

Bízza a HR üzletet egy könyvelőre vagy egy jó titkárra

Előnyök: Időt és pénzt takarít meg. Vagyis nincs szükség személyzeti tiszt kiválasztására, és nincsenek számviteli költségek.

Hátrányok: A módszer kiválasztásakor az a fő probléma, hogy az alkalmazottak a fő után további munkát végeznek, ami hibákhoz, hiányzásokhoz, hiányosságokhoz és a szükséges dokumentumok elemi hiányához vezet. És természetesen itt fontos a szakmai ismeretek a személyi nyilvántartás témájában. És ha ugyanazon titkárnő rendelkezik velük, akkor ebben az esetben a komplikációk kockázata minimálisra csökken. És fordítva.

Bízza a személyzet könyvelését egy kiszervező szervezetre

Jó: minden személyi tevékenység egy kihelyező vállalat vállára esik, amely szerződés alapján vállal ilyen felelősséget. Amellett, hogy a személyi kérdésekben folyamatos, folyamatos segítség folyik, ennek a módszernek a megválasztása jelentősen csökkenti a költségeket.

Hátrányok: megalapozott, komoly céget kell választania, és interakciót is létre kell hoznia, koncepciót kell alkotnia az irodán kívül dolgozó szakemberekkel való együttműködésről.
A vezetőnek csak annyit kell tennie, hogy kiválassza a legkényelmesebb és legmegfelelőbb módszert a személyi nyilvántartás vezetésére, mérlegelve az egyes módszerek összes előnyét és hátrányát.

Kádermunkás munkaköri funkciói

A személyzeti tisztre az utasításokat és a munkaszerződéssel összhangban a következő feladatokat róják fel:

Ez a kádermunkás feladatok hiányos felsorolása, a követelmények hozzávetőlegesek. Lehet, hogy több a fentiekből (vagy kevesebb), de általában ezeknek a készségeknek és képességeknek kell lenniük a személyzeti szakembernek.

Személyi számvitel: milyen dokumentumok szükségesek?

Rendszerint minden vállalkozásnak a személyzetre vonatkozó következő típusú dokumentumokra van szüksége:

• adminisztratív (személyes és gyártási megrendelések);
• a munkatevékenység megerősítése;
• tájékoztatás és elszámolás;
• belső levelezés;
• ellenőrzési és regisztrációs naplók.

Bizonyos személyi iratoknak jelen kell lenniük a vállalkozásnál. Ezek tartalmazzák:
PVTR (belső munkaügyi előírások);

Minden dokumentumot bizonyos számú évig megőrzünk. Szabályozott:

• cikk vagy a Munka Törvénykönyve szakasza;
• az Állami Statisztikai Bizottság határozatával;
• Szövetségi törvény és egyéb rendelkezések.

Ha valami (utasítás, megrendelés stb.) Nem áll rendelkezésre, akkor ezt a tényt ki kell javítani. Általánosságban a HR tiszt egyik alapelve az időszerűség. Nagyban megkönnyíti a mindennapi munkát, sőt egyes cselekményeknek jogi erőt is ad. Valójában nagyon fontos, hogy ne futtassák az aktuális ügyeket. Egyébként hajlamosak úgy nőni, mint egy hógolyó.

A személyi nyilvántartások szervezése: hogyan kell vezetni, hol kezdjük?

Miután új személyzetként telepedett le személyzeti tisztként, először felül kell vizsgálnia a kötelező dokumentációt. Ha kiderül (és előfordul), hogy a listából néhány fontos papír hiányzik, akkor azokat vissza kell állítani. Természetesen nem lehet ilyen munkát egy nap alatt elvégezni.

Ezért emelje ki a legfontosabb álláspontokat, és kezdje el azokat. Ellenőrizze a rendelkezésre állás és az írás-olvasás képességét a tervezésben (és ha javítania vagy új dokumentumot kell készítenie): személyzeti táblázat, nyaralási ütemterv, munkaszerződések, megrendelések, munkaügyi nyilvántartások.

Folyóiratok vezetése a munkaszerződések, a személyi megrendelések elszámolásához. Teremt. Ismerje meg a személyes kártyákat (T-2). A munkát a helyi előírások szerint végezze.
A lényeg az összes aktuális dokumentum pontos kitöltése. Munka a Munka Törvénykönyve és az irodai munka szabályai alapján. És ne rombolja a személyi iratokat. A tárolási időt Rosarkhiv jóváhagyta ("Lista ..." 2000.10.06-án kelt).

Minden számviteli dokumentumra szükség van a munkaügyi kapcsolatok átláthatóságához. A személyzeti rendszer olyan normákat és elveket határoz meg, amelyek biztosítják a szervezet munkatársainak stabilitását, az adminisztráció pedig kényelmes környezetet teremt számára.

Számviteli automatizálás - 1C: a programmal való együttműködés előnyei

A személyi nyilvántartások vezetése, főleg egy nagyvállalatnál, hihetetlenül felelősségteljes és hatalmas munka mennyiségét tekintve. De a hibák itt elfogadhatatlanok! De ma van egy mód a személyzeti tisztek tevékenységének automatizálására, amely lehetővé teszi az osztály munkájának jelentős megkönnyítését és egyszerűsítését, tevékenységek létrehozását, jelentősen csökkentve a hibák kockázatát.

Az 1C program segítségével nyilvántartást vezethet a törvényi előírásoknak megfelelően. Az adatbázis megbízhatóan tárolja a szükséges információkat az alkalmazottakról. Ahogy halmozódik, lehetővé válik különféle jelentések készítése, amelyek segíthetnek a munka elemzésében és új irányok kidolgozásában. Például a jelentések a következők lehetnek:

• a személyzet forgalmi aránya;
• személyzeti statisztikák;
• a munkavállalók mozgása stb.

A program segít megoldani a személyzet könyvelésének szinte minden problémáját és feladatát. A vállalkozás vezetőjének az 1C jóvoltából lehetősége van információkat kapni a részleg állapotáról, elemzést készíteni és a megfelelő vezetési döntéseket meghozni. És az automatizálás lehetővé teszi a vállalat több szolgáltatásának (könyvelés, személyzet, számlázási osztály) tevékenységeinek szinkronizálását is, ami javítja a munka hatékonyságát, és megteremti az összes feltételt a fizetések időben történő kifizetéséhez.

Következtetés

Összefoglalva tehát a következőket lehet megjegyezni:

• A személyi számvitel minden vállalkozás munkájának legfontosabb része.
• A számvitel megszervezésének több módja van. A választás a vezetőn múlik.
• A káder munkavállaló munkaköri feladatait az utasítás és a munkaszerződés határozza meg.
• Van egy lista a személyzeti munkával kapcsolatos dokumentumokról, amelyeknek minden vállalatnál jelen kell lenniük. És karrierjét a személyzeti osztályon kell kezdenie ezen dokumentumok ellenőrzésével.
• A nyilvántartás vezetése sokkal könnyebb, ha automatizált.

A személyi számvitel gerincét képezi bármely vállalkozás normális és hatékony működésének. Ezért a vezetését teljes felelősséggel kell megközelíteni.

Kapcsolatban áll

A dokumentumok regisztrálásának három módja van:

• a legegyszerűbb - magazinokban;
• tökéletesebb - iratszekrény segítségével;
• a legtökéletesebb, legkényelmesebb és leggyorsabb - megfelelő számítógépes programok segítségével.

A személyi dokumentumok nyilvántartása csak folyóiratokkal végezhető, mivel munkaügyi vita esetén a bíróság vagy az állami munkaügyi felügyelőség nem ismerheti el a számítógépes nyilvántartást.

Minden regisztrációs naplót (csakúgy, mint a könyvelési könyveket) védeni kell a visszavonásoktól és a csatolásoktól: az oldalakat tollal (nem ceruzával) kell számozni, a naplót varrni és lezárni, a szervezet vezetőjének és a karbantartásáért felelős személy aláírásával hitelesíteni. Csak ebben az esetben szolgálhat bizonyítékként. A személyi nyilvántartásokat és könyveket azért vezetik, hogy:

• regisztrálja a dokumentumokat és sorszámokat rendel hozzájuk;
• megszervezi a személyzet és mozgásuk elszámolását (felvétel, áthelyezés, szabadság, elbocsátás);
• a munkavállalók számára átvétel ellenében kiállított és a szervezetben nem tárolt dokumentumok (tanúsítványok, tanúsítványok) könyvelése;
• megkönnyíti a jövőben a szükséges dokumentumok megtalálását.

Személyzeti dokumentumok nyilvántartása, amelyeket a szervezetben kell vezetni

• A munkaszerződések nyilvántartásának folyóirata.

• Személyes kártyák nyilvántartásának naplója.
• Napló az alkalmazottak személyes aktáinak nyilvántartásba vételéről (ha azokat a szervezetben őrzik).
• A megrendelések (megrendelések) regisztrációjának naplói.

Mivel a személyzet megrendelései (utasításai) a tárolási időszakok szerint két tömbre oszlanak - "az EPK 75 éve" és "5 év", a személyzeti szolgálatoknak különféle esetekben kell ezeket a dokumentumokat kialakítaniuk, és külön kell vezetniük regisztrációjukat. A "75 éves EPK" tárolási idővel rendelkező személyzet megrendelésének (megrendelésének) nyilvántartásba vételekor (átvétel, átadás, elbocsátás stb.) Sorszámokat rendelnek hozzájuk "k" vagy "l / s" betűjelek hozzáadásával, például: "megrendelés sz. 1-k "vagy" No. 5-l / s ".

Az "5 év" tárolási idővel rendelkező rendelések (megrendelések) (rendes és oktatási szabadság, kötbérek stb.) Regisztrációs számai eltérő betűvel vannak ellátva, például "o": "1-o számú rendelés".

A megrendeléseket (utasításokat) minden esetben számok és a közzététel dátuma szerint rendezik. Az ügyben nagy mennyiségű dokumentummal (több mint 250 lap) a megrendeléssel (megrendeléssel) ellátott ügyek kötetre vannak osztva (1. kötet, 2. kötet) stb. az egyes kötetek borítóján feltüntetve a benne szereplő megrendelések (utasítások) számait és határidejét.

• Törvények nyilvántartási napló (a dokumentumok megismertetésének elutasításáról, az iskolába járásról, a belső munkaügyi előírások megsértéséről stb.).

A nyilvántartások nyilvántartása opcionálisan

Számviteli könyvekre van szükség a következők rögzítéséhez:

• túlóra;
• az éves fizetett szabadság használt és fel nem használt napjai;
• munkavállalóknak biztosított szabadidő stb.

Sok esetben a Munka Törvénykönyve előírja, hogy a munkavállalókat legkésőbb az ott meghatározott határidőig értesíteni kell bizonyos események bekövetkezéséről. Ezért ajánlott a papíres vagy elektronikus figyelmeztetések kártyaindexének megőrzése a következő eseményekről:

• a tesztidőszak végéről. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 71. cikke szerint a tesztet nem teljesítő alkalmazottak elbocsátása csak akkor lehetséges, ha erről írásban figyelmeztették őket, és legalább három nappal előre meg kellett jelölniük az okokat;
• a munkaszerződés időtartamának lejártáról. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke értelmében a munkáltatónak legalább három nappal az elbocsátás előtt írásban értesítenie kell a munkavállalót a munkaszerződés lejártáról;
• az éves fizetett nyaralásokról. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke szerint a munkavállalót legkésőbb két héttel a kezdés előtt értesíteni kell a vakáció kezdési idejéről. Erre utasítást adnak ki az éves szabadság biztosításáról, és a munkavállaló aláírása a megismerésről figyelmeztetés lesz.

A szervezet saját maga határozza meg, hogy mely folyóiratokat kell megtartania, jellemzői és igényei alapján.

A regisztrációs napló nyilvántartása

Tehát a betegszabadságokról szóló folyóirat függőleges (könyv) elrendezésű lehet, mivel csak a munkavállalóra, a betegszabadságra, annak időtartamára és az egészségügyi intézmény nevére vonatkozó információkat kell tükröznie. És jobb, ha naplót készítünk a munkavállalói áthelyezések nyilvántartására album formájában, mert egy oldalon fel kell jegyezni a munkavállaló korábbi és új munkahelyét, beosztásának régi és új nevét.

A borítóhoz jobb vastag A4-es papírt használni. Rajta számítógép, írógép segítségével vagy kézzel írja be a szervezet nevét, a "folyóirat" vagy a "könyv" szót és a folyóirat (könyv) nevét, két sor alatt a napló (könyv) kezdési és befejezési dátumát különítik el. Létrehozhat egy egységes űrlapot, és felhasználhatja az összes folyóirat borítójának elkészítésére. Az űrlap például a következő lehet:

Ezután oszlopokra kell osztania a naplót (jobb, ha az összes oldalt egyszerre osztja fel). A dokumentum megvonása és csatolása ellen a magazin összes oldala meg van számozva, a magazin fűzős és lezárt. A folyóiratot a HR osztályvezető, a személyi állományért végzett munkaért felelős főigazgató-helyettes vagy a főigazgató aláírásával hitelesítik.

Figyelem! A munkafüzetek és az azokba beillesztett betétek mozgásának könyvelését csak a szervezet vezetője igazolja.

A naplóban meg kell jelölni a napló vezetéséért felelős személyt, és alá kell írni. Az aláírás elhelyezhető a borítón (elülső vagy hátsó oldalon), vagy a magazin utolsó oldalán, vagy annak minden oldalán.

Ha hibát követtek el a napló kitöltésekor, akkor a következő módszerek egyikével javíthatja:

1. A helytelen bejegyzést gondosan áthúzza egy sorral, és alatta, ugyanabban az oszlopban, a helyes bejegyzést végezzük. A "Megjegyzések" oszlopban (ha ez az oszlop szerepel a naplóban) egy bejegyzés történik: "Javítva az ilyen és olyan oszlopban", az alábbiakban pedig egy visszafejtéssel és dátummal ellátott aláírás található a következő minta szerint:

2. Ha a napló nem tartalmazza a "Megjegyzések" oszlopot, akkor a munkafüzetben szereplő téves bejegyzések kijavítására szolgáló eljárást használhatja. Ugyanabban az oszlopban, ahol a hibát elkövették, semmi sem kerül áthúzásra, a hibás bejegyzés alatt ez áll: "A szám alatti bejegyzés érvénytelen", és a helyes bejegyzés történik.

Amíg az összes oldalt ki nem töltik a naplóban, addig azt az alkalmazott vezeti, aki azt naplózza. Amikor a magazin összes oldala megtelt, a befejezés dátumát a borítóra tesszük, és a magazint beküldjük a szervezet archívumába.

A munkaügyi jogszabályok megkövetelik, hogy meglehetősen sok személyi dokumentum készüljön, amelyek teljes listája az Ön vállalatában vagy egyéni vállalkozójában dolgozó alkalmazottak munkájának megszervezésétől, valamint az ipari tevékenységektől függ. Az alábbi táblázatban a kötelezően elérhető személyi dokumentumok legáltalánosabb listáját kínáljuk.

A HR osztály felajánlja az összes szükséges HR dokumentum elkészítését a munkaügyi jogszabályok követelményeinek megfelelően. Ha meg szeretné tudni a szervezete vagy az egyéni vállalkozó személyi szolgáltatásainak költségeit, vegye fel a kapcsolatot személyzeti szakemberünkkel, aki előkészíti Önnek az előnyös kereskedelmi ajánlatot!