Milliseid raamatupidamisdokumente personaliteenistustes hoitakse. Kuidas personalidokumente registreerida. Peab olema ajakirju igale tööandjale. Personali tabel ja personal

Personalijuhtimine on üsna lai teema, mis hõlmab paljusid protseduure ja reegleid, mida personalispetsialistid peavad oma töö käigus järgima. Erinevate dokumentide logid ja töögraafiku muudatused on mõned kõige olulisemad asutusesisesed aruandlusvormid, mida käsitletakse käesolevas artiklis.

Selles artiklis saate teada:

• milline on tänapäevases ettevõtluses personalitootmise kohustuslike ajakirjade loend;
• personaliarvestuse haldamise kohustuslike ajakirjade ülevaade;
• kes saab pidada raamatupidamisajakirju personaliarvestuse haldamisel.

Personalitootmise kohustuslike ajakirjade loetelu

Personalidokumentide registrisse on kantud kogu vajalik teave selle kohta, milline töötaja palgati, millisele ametikohale ta kandideeris või üle viidi, millal ta läbis tervisekontrolli ja kas ta oli tuttav töökaitse ja tuleohutuse põhireeglitega.

Iga ajakiri koostatakse eraldi kaustas, allkirjastatakse ja nummerdatakse hoolduse järjekorras. Sõidupäevikud peaksid sisaldama teabeplokke, mis toovad esile ettevõtte töötajate isikuandmed ja selle, kas dokumenteerimise hetkeseis vastab osariikide kehtestatud standarditele ja nõuetele. Personalitootmise kohustuslike ajakirjade loend sisaldab järgmist tüüpi dokumente:

• ettevõtte töötajate raamatupidamise ja tööraamatute liikumise ajakiri;
• korralduste ja juhtimiskorralduste register (töölevõtmine, vallandamine, personalitabeli muutmine);
• reisiloa logi;
• riikliku erikontrolli külastuse ajal allkirjastatud kontrollipäevik;
• ametijuhendite ja sisekorraeeskirjadega tutvumise ajakiri;
• tervisekontrolli ajakiri ja tuleohutuseeskirjadega tutvumine.

Loomulikult võib ettevõttel olla suurem arv registreerimis- ja aruandevorme, mis tuleb koostada seoses ettevõtte toimimise teatava eripäraga. Nende kohalolekut reguleerivad seadusandlikud aktid ja ettevõtte otsese juhi korraldused.

HR-dokumentide haldamise kohustuslike ajakirjade ülevaade

Personaliarvestuses olevad dokumendid on mõeldud kohalike toimingute olemasolu dokumenteerimiseks ja teatud regulatiivdokumentide õigusliku jõu kinnitamiseks. Näiteks luuakse tööraamatute liikumise registreerimise ajakirjad, et õigeaegselt selgitada, kui palju personaliosakonnas on personaalseid dokumente, millised neist tuleb lahkuvatele töötajatele üle anda ja millistes muudatusi teha.

Pärast juhi poolt korralduste ja juhiste väljastamist sisestab personalispetsialist või muu vastutav töötaja registreerimislehele vormi registreerimisnumbri. Seega saate arhiivist vajaliku dokumendi kiiresti kätte võtta, keskendudes selle koostamise ja allkirjastamise kuupäevale.

Eriti oluline aruandlusdokument on kontrollorganite külastuste register, kuhu kantakse kontrolli kuupäev ja läbipääsu tulemus. Kontrollorganid selgitavad, kas nad on ettevõttes rikkumisi avastanud, misjärel pannakse ajakirja teatav märge vajaduse kohta muuta kehtestatud töögraafikut.

Kui töötajad on sunnitud üsna tihti komandeeringutele minema, siis peaks ka reisidokumentide logiraamat olema alati vastutava töötajaga käepärast. Seal näidatakse lähetamise kuupäev, töölähetuse aeg ja teise linna, piirkonda või riiki tootmiseks saadetud töötaja isikuandmed.

Kes saab personaliarvestuse halduses arvestust pidada?

Tavaliselt tegelevad selle dokumentatsiooni koostamise ja hooldamisega personalispetsialistid, kuid ettevõtte juht võib raamatupidajate või muude täiskohaga töötajate hulgast määrata teise vastutava isiku. Kõik sõltub sellest, kui suur on ettevõtja alluvate arv ja kellel neist on piisav kvalifikatsioon teatud tööülesannete täitmiseks.

Väikestes ettevõtetes, kus töötajate väikese personali tõttu pole vaja arvestust pidada, näiteks reisi- või muid andmeid, võidakse need kohustused isegi sekretärile määrata. Kuid tuleb meeles pidada, et töötaja peab olema piisavalt tähelepanelik ja vastutustundlik, vastasel juhul võivad kontrolliasutused pärast logides võimalike vigade avastamist esitada juhile trahvi maksmise nõuded ja kõrvaldada vastuolud riigi seadustega.

Kaasaegne seadusandlus nõuab suure hulga dokumentide vormistamist, mis fikseerivad töötaja ja tööandja vaheliste töösuhete erinevad aspektid. Ja föderaalse tööinspektsiooni inspekteerimise käigus võib taotleda peaaegu kõiki neist. Selliste dokumentide põhiosa peab välja töötama ja teostama ettevõtte personaliosakond.

Oma rubriigi järgmistes artiklites käsitleme üksikasjalikult personalidokumentide või, nagu neid nimetatakse, personalidokumentide vormistamise ja töötlemise korda. Igale dokumendile pühendatakse eraldi materjal. Seniks esitame loetelu ja lühikirjelduse peamistest töösuhteid reguleerivatest personalidokumentidest.

Nagu on öeldud Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklis 8, "võtab tööandja oma pädevuse piires vastu seadusi ja muid regulatiivseid õigusakte, kollektiivlepinguid, lepinguid, kohalikke määrusi, mis sisaldavad tööõigust."

* Töötaja isikuandmete määratlus on toodud Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 85 esimeses osas: "Töötaja isikuandmed on tööandjale vajalik teave seoses töösuhetega ja konkreetse töötaja kohta."

Muud dokumendid

Ettevõtte personaliosakond valmistab ette ja koostab korraldusi isiku- ja biograafiliste andmete muutmiseks, asendades ajutiselt puuduvad töötajad (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 74).

Personaliosakond dokumenteerib ka töötajate hinnangud, töötajate vähendamise ja töötajate arvu. Koostab tööaja muutustega seotud dokumente: käsib nädalavahetustel tööd teha; osalise tööajaga, osalise tööajaga nädala pakkumise kohta.

Personaliteenistus koostab töötajale distsiplinaarkaristuste kehtestamise, mis on ette nähtud Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklis 192 jne.

Tellimuste väljastamise aluseks on erinevat tüüpi dokumendid. Need on: töötajate avaldused puhkuse ja vabal tahtel vallandamise kohta; teod; selgitavad märkused; peaga adresseeritud märgukirjad; teod, millega fikseeritakse näiteks töödistsipliini rikkumisi.

Töötaja taotlusel kolmandatele organisatsioonidele esitamiseks väljastab personaliosakond tunnistused töökoha, organisatsioonis töötamise aja, täidetud ametikoha kohta; tööraamatute, personalitellimuste ja muude personalidokumentide koopiad ja väljavõtted.

Personaliosakond peab kirjavahetust tööraamatute saatmise kohta, mis saadetakse posti teel ainult töötaja taotluse alusel, töökogemuse taastamine tööraamatu duplikaadi väljaandmisel, töötaja puudumise põhjuste ja asukoha tuvastamine tööl mitteilmumise korral jne.

Registreerimisvormid

Personaliosakond peab personalidokumentide registreerimist ja kasutab järgmisi registreerimisvorme:

Töölepingute register;

Töötajate vastuvõtmise, üleviimise ja vallandamise korralduste register;

Puhkuse andmise korralduste registreerimise ajakiri;

Töötajate lähetuste tellimuste registreerimise ajakiri;

Reisitunnistuste registreerimise ajakiri;

Teenuse määramise logi;

Kohalike eeskirjade register;

Tööraamatute ja nende lisade liikumise arvestuse raamat;

Stiimulite ja distsiplinaarkaristuste määramise korralduste registreerimise ajakiri;

Töötajate tunnistuste väljaandmise ajakiri;

Haiguspuhkuste register *.

______________________

* personali dokumentatsiooni registreerimisvormide registreerimise ja hooldamise korda kirjeldatakse meie jaotise eraldi artiklis.

Alustage kõige olulisemast

Tegelikult võib selguda, et organisatsioonil pole isegi poolt meie poolt antud loendi dokumentidest. Loomulikult on peaaegu võimatu kõiki neid dokumente ühe päeva jooksul välja töötada, täita ja rakendada. Selles loendis on vaja esile tõsta kõige olulisemad ja prioriteetsemad positsioonid ning jätkata nende kujundamist.

Alustage personali tabeli ja puhkuste ajakava koostamisest, laske sellel mööduda Vene Föderatsiooni töökoodeksis sätestatud tingimusi rikkudes (vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 123 koostatakse puhkuste ajakava "hiljemalt kaks nädalat enne kalendriaasta algust"), kuid parem hilja kui kunagi varem. Siis peate kontrollima töötajatega sõlmitud lepingute olemasolu, sisseastumise ja üleviimise korralduste registreerimise olemasolu ja õigsust, arvestust tööraamatutesse. Pidage töölepingute registreerimise logisid, oma organisatsiooni töötajate vastuvõtmise, üleviimise, töölt vabastamise tellimuste logi. Tööraamatute registreerimine.

Siis peate hankima või täitma oma isiklikud vormid T-2. Samal ajal ei ole soovitatav proovida dokumente tagasiulatuvalt vormistada. Iga kontroll paljastab hõlpsalt nende võltsimise. Dokument pärineb selle täitmise ajast, kuid dokumendi tekstis, näiteks T-2 kaart, on märgitud töötaja tegelik (kõnealusel juhul varasem) töötamise kuupäev. Vastuvõtmise ja üleviimise kuupäevade määramisel võite pöörduda raamatupidamise abi poole ja paluda töötajate isiklikke kontosid kuupäevade lepitamiseks ja selgitamiseks.

Samal ajal on väga oluline mitte alustada praegust tööd: värskelt tööle võetud, üle viidud või vallandatud töötajate paberimajandus Vene Föderatsiooni töökoodeksiga rangelt kehtestatud tähtaegade jooksul ja järgides kõiki kontoritöö eeskirju.

Seejärel saate hakata koostama, vormistama ja rakendama kohalikke eeskirju. Pidage meeles, et see on tõsine, väga vastutustundlik ja aeganõudev töö, sest need dokumendid sisaldavad “tööõiguse norme” (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 8). Isegi väikese töötajaskonnaga töötajate puhul on kolme päeva jooksul võimatu ametijuhendeid kvalitatiivselt välja töötada ja rakendada.

Asjade korrastamisel organisatsiooni personaliarvestuses olge personalidokumentide hävitamise suhtes väga ettevaatlik. Töölepingute, riiki lubamise, üleviimise, vallandamise, vormi T-2 isikukaartide, töötajate isiklike kontode, isiklike toimikute ja nende dokumentide registreerimisvormide kõlblikkusaeg on 75 aastat. Nõudmata tööraamatuid ning raamatut tööraamatute ja nende lisade registreerimiseks säilitatakse 50 aastat. Personalidokumentide säilitamisperioodid kehtestatakse organisatsioonide tegevuses loodud standardsete haldusdokumentide loendiga, näidates säilitamisperioodid. Kõik täpsustatud dokumendid tuleb esitada arhiivi.

Raamatupidamisdokumentatsiooni rühm täidab personaliarvestuse funktsiooni ja on töötajate koosseisu ja liikumist käsitleva vajaliku teabe esmase registreerimise ja hilisema töötlemise käigus saadud isikuandmete koguja.

Töötajate raamatupidamisandmete registreerimise ja kogumise järjestuse seisukohalt võib raamatupidamisdokumentatsioonis eristada kahte alarühma:

1) peamised raamatupidamisdokumendid;

2) tuletatud (sekundaarsed) raamatupidamisdokumendid.

Esmased raamatupidamisdokumendid sisaldavad esialgset teavet ja täidetakse töötajate poolt tööle andmisel esitatud isikute dokumentide alusel.

Nende hulka kuuluvad: isiklik toimik, personali arvestusleht, täiendus personali arvestuslehele.

Eraettevõte.

Isiklik toimik - dokumentide kogum, mis sisaldab töötaja isikuandmeid ja muud tema tööga seotud teavet.

Isiklik toimik pole personali dokumentatsiooni osana vajalik.

Reeglina peetakse isiklikke asju erinevates riigiorganites ja eraettevõtluses - töötajate, spetsialistide, materiaalselt vastutavate isikute juhtmeeskonna jaoks. Tööandjal on kaasaegse personalibüroo töö tingimustes õigus iseseisvalt otsustada isikliku toimiku loomise vajaduse üle. Samal ajal, sõltumata tööandja valikust, kajastuvad isiklikul kaardil kõik vajalikud isikuandmed iga töötaja kohta (ühtne vorm nr T-2).

Isikutoimikutega töötamise korda seadusandja ei reguleeri, millega seoses otsustavad tööandjad iseseisvalt nende moodustamise ja haldamise küsimusi.

Erandiks on riigiteenistujate isiklikud toimikud.

Föderaalsete riigiteenistujate isiklike toimikute haldamist reguleerib Vene Föderatsiooni presidendi 1. juuni 1998. aasta dekreet nr 640 "Vene Föderatsioonis valitsuse ametikohtadel olevate isikute toimikute föderaalse riigiteenistuse ametisse nimetamise ja valitsuse ametikohtade haldamise korra kohta".

Vene Föderatsiooni riigiteenistujate isiklike toimikute haldamist reguleerib Vene Föderatsiooni presidendi 30. mai 2005. aasta dekreet nr 609 "Vene Föderatsiooni riigiametniku isikuandmeid käsitleva määruse kinnitamise ja tema isiklike toimikute käitamise kohta".

Pärast töötamise korralduse väljastamist koostatakse isiklik toimik. Esialgu koondatakse töölevõtmise korda vormistavad dokumendid isiklikuks toimikuks ja hiljem - kõik peamised dokumendid, mis tekivad töötaja selle tööandja juures töötamise perioodil.

Tuginedes personaliarvestuse haldamist käsitlevate normatiivaktide analüüsile ja ennekõike Rosarchivi poolt 6. oktoobril 2000 heaks kiidetud "Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete haldusdokumentide loetelu, milles on märgitud nende säilitamisaeg" punktile 337, võib järeldada, et isiklik toimik sisaldab järgmist dokumendid:

Ø isiklikus toimikus olevate dokumentide sisemine loetelu;

Ø küsimustik või isiklik leht personaliarvestuses;

Ø elulooraamat või jätkata;

Ø haridusdokumentide koopiad;

Ø seisukohti kinnitavate dokumentide koopiad (seaduses sätestatud juhtudel);

Ø töötamise taotlus;

Ø täiendus personaliarvestuse isiklikule lehele;

Ø töötamise, üleviimise, vallandamise korralduste (või nende väljavõtete) koopiad;

Ø selle töötajaga seotud tunnistused ja muud dokumendid.

Vastavalt punktile 6.2.10. Vene Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldus nr 536 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö näidisjuhiste kohta" tuleks isiklikes toimikutes olevad dokumendid korraldada nende saabumise ajal kronoloogilises järjekorras.

Isikutoimikus olevate dokumentide sisemine loend peab sisaldama teavet kohtuasjas olevate dokumentide seerianumbrite, nende indeksite, kuupäevade, pealkirjade ja juhtumi lehtede numbrite kohta, millel iga dokument asub. Isikutoimiku ja selle sisemise loetelu lehed nummerdatakse eraldi.

Koostaja allkirjastab isikliku toimiku dokumentide sisemise loendi, milles on ära toodud allkirja dekrüpteerimine, inventari koostamise koht ja kuupäev.

Personali arvestuse isiklik arvestusleht sisaldab eluloolist teavet töötaja, tema hariduse, varasemate töökohtade kohta alates töö algusest, perekonnaseisust ja muust.

Töötaja ise täidab tööle kandideerimisel isikliku vormi. Selle täitmisel kasutatakse järgmisi dokumente:

Ø pass;

Ø tööraamat;

Ø sõjaväe isikutunnistus;

Ø dokument hariduse kohta (diplom, tunnistus, tunnistus, tunnistus, tunnistus, tunnistus), kõrgema atesteerimiskomisjoni (HAC) dokumendid akadeemilise kraadi määramise ja akadeemilise tiitli omistamise kohta (diplom ja tunnistus);

Ø dokumendid olemasolevate leiutiste kohta.

"Küsimustik" - dokument, mis sarnaneb "Personalileht personaliarvestuse jaoks", mida mõnikord kasutatakse tööle kandideerimisel. Erinevalt isiklikust lehest kirjutab küsimustikule alla mitte ainult värbatav inimene, vaid ka personalispetsialist.

Mõnikord palutakse palgatud töötajal esitada autobiograafia või jätkata.

Isikliku toimiku moodustamisel paigutatakse sinna ühiskondlikult olulisi fakte kinnitavate dokumentide koopiad (hariduse dokumendid - tunnistus, diplom, tunnistus, lapse sünnitunnistus, lahutustunnistus ja palju muud). Tuleb meeles pidada, et lisaks dokumentide koopiatele peate veenduma, et teil on asjakohaste dokumentide originaalid.

Positsiooni kinnitavate dokumentide koopiad paigutatakse juhtide isiklikesse toimikutesse (koopia juhatuse või ettevõtte asutajate koosoleku protokollist, aktsionäride üldkoosoleku protokolli koopia).

Kui töölevõtmisel esitati töötaja omadused või soovituskirjad, vormistas töötaja avalduse töötamiseks, siis need kantakse ka töötaja isiklikesse toimikutesse.

Töötajaga sõlmitud töölepingud võib lisada isiklike toimikute dokumentidesse või vormistada eraldi toimikuteks.

Isiklik toimik võib sisaldada selliseid dokumente nagu leiutiste loetelu, teadustöid ja palju muud.

Personaliarvestuse isikliku lehe lisa on personaliarvestuse isikliku lehe kõrval teine \u200b\u200bdokument, see registreerib ainult muudatused, mis on toimunud töötaja tööalases tegevuses ja isiklikus elus. See dokument sisaldab: töötaja nime ning muudatuste ja täienduste tegemiseks mõeldud jaotisi. Reeglina koostatakse selline dokument tabeli kujul.

Esimeses jaotises registreeritakse teave töö, üleviimise, ametikoha nimetuse, struktuuriüksuse jne muutmise kohta, viidates personalitellimuse kuupäevale ja numbrile.

Teine osa sisaldab andmeid muudatuste kohta töötaja töö- ja isiklikus elus (näiteks perekonnaseisu, alalise registreerimise koha muutumine), hariduses, täiendõppes, võõrkeelte oskuses jms.

Isikuandmete muudatused ja täiendused tehakse personalitellimuste ja töötajate esitatud dokumentide (abielutunnistus, diplom jne) alusel. Töötaja suuline avaldus ei ole nende muudatuste tegemise alus. Uued dokumendid koos muudatuste ja täiendustega paigutatakse koos varem esitatud dokumentidega isiklikusse toimikusse.

Organisatsioonide personaliteenuste töö praktikas on tavaks lisada toimikusse koopiad tellimustest (või nende väljavõtetest) teisele tööle üleviimise, vallandamise, stiimulite, distsiplinaarkaristuste määramise ja tühistamise, nimede muutmise ja muu kohta. Kuid kogu see teave sisaldub "Isikliku arvestuslehe lisas". Sellega seoses on võimalik soovitada neid dokumente isiklikku toimikusse mitte lisada.

Elukohast pärinevaid tervisetõendeid, ümbersõidulehti ja muud sellist ei tohi isiklikesse toimikutesse lisada, kuna nendelt saadud teave kantakse personaallehe personaallehe lisasse. Vajadusel moodustatakse neist iseseisvad failid ja neid säilitatakse kolm aastat.

Tuleb meeles pidada, et vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi (edaspidi Vene Föderatsiooni tööseadustik) artiklile 65 on tööle võtmisel keelatud taotlejalt nõuda dokumente, mida seadus ei sätesta.

Kõik isikliku toimikuga seotud dokumendid kantakse kausta, kui need kättesaadavaks saavad. Kohtuasja lehed nummerdatakse kohtuasja moodustamise käigus. Kui uus dokument paigutatakse isiklikusse toimikusse, kantakse andmed selle kohta esialgu kohtuasja nimekirja, seejärel nummerdatakse dokumendi lehed ja alles pärast seda dokument esitatakse.

Isikliku toimiku kaas, samuti püsimälu failide kaas, vormistatakse ja täidetakse vormis, mille on kehtestanud GOST 17914-72 “Pikaajaliste failide kate. Tüübid, sordid, tehnilised nõuded ”(sisse viidud NSV Liidu Riikliku Standardikomitee 17. juuli 1972. aasta määrusega nr 1411).

Isikliku toimiku kaanele on täielikult märgitud: organisatsiooni nimi, juhtumi pealkiri, perekonnanimi, eesnimi, töötaja isanimi nimetavas käändes, juhtumi register, juhtumi järjekorranumber (reeglina personali number).

Selle numbri all registreeritakse isiklik toimik "Isiklike asjade raamatupidamise raamatus (ajakiri)", mis näeb ette järgmised veerud: seerianumber, perekonnanimi, eesnimi, töötaja isanimi, juhtumi registreerimise kuupäev ja registrist kustutamise kuupäev.

Isiklikud toimikud säilitatakse nende ohutuse tagamiseks seifis, metallkappides või spetsiaalsetes ruumides, rangelt vastutava dokumendina, eraldi tööraamatutest. Vastutus nende säilitamise eest lasub personaliarvestust pidavatel isikutel.

Isikutoimikutesse kuuluvate dokumentidega töötamisel tuleb meeles pidada, et need viitavad töötaja isikuandmetele, mis on kaitstud vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

Töötajate isikuandmetele volitamata juurdepääsu piiramiseks peab kõik toimikud isikliku toimiku registreerimiseks, vormistamiseks, hooldamiseks ja säilitamiseks tegema üks personaliosakonna töötaja, kes vastutab isiklikult toimikutes olevate dokumentide ohutuse ja teiste töötajate toimikutele juurdepääsu eest. Isikutoimikute moodustamise ja pidamise dokumendid annab talle allkirja vastu üleandmispäevikusse töötajaga töösuhete dokumenteerimise eest vastutav töötaja.

Tööandja korralduses tuleb kehtestada töötajate isiklike toimikutega väljastamise, nendega tutvumise kord ja isikute toimikute kasutamiseks lubatud isikute ring, seda saate teha ka töötajate isikuandmete määruses. Kui dokument eemaldatakse isiklikust toimikust, tehakse juhtumite nimekirja kanne, kus näidatakse sellise toimingu põhjused (korraldus, juhi luba) ja dokumendi uus asukoht. Vastavalt punktile 3.2.3. NSV Liidu Peaarhiiviadministratsiooni 25. mai 1988. aasta korraldus nr 33 "Juhtimise dokumenteerimise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldised nõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele "tehakse arestitavast dokumendist koopia, mis on lisatud arestitud dokumendi kohale. Inventaris olev märk ja koopia kinnitatakse personaliosakonna töötaja allkirjaga.

Isiklikud asjad pole välja antud nende töötajate kätte, kelle suhtes nad lõpetatakse. Töötajal on õigus personaliosakonna ruumides tutvuda ainult oma isikliku toimikuga. Isikutoimikuga tutvumise fakt fikseeritakse ka juhtumi loendis.

Ajutiseks kasutamiseks väljaantud isikliku toimikuga töötamisel on keelatud teha mingeid parandusi varem tehtud dokumentides, teha sinna uusi kandeid, välja võtta sealseid isikutoimikutest dokumente või panna sinna uusi ja avaldada selles sisalduvat konfidentsiaalset teavet. Isiklikes toimikutes saavad muudatusi teha ainult nende haldamise eest vastutavad isikud.

Juhtumi tagastamisel kontrollitakse hoolikalt dokumentide ohutust, kahjustuste puudumist, muude dokumentide kaasamist kohtuasja või dokumentide asendamist.

Personaliosakonna ruumides hoitakse ainult töötavate töötajate isiklikke toimikuid. Isiklikud toimikud võivad olla korraldatud arvude järjekorras või töötajate nimede tähestikulises järjekorras.

Pärast töötaja vallandamist eemaldatakse tema isiklik toimik kaustast ja koostatakse arhiivihoidlasse üleandmiseks. Vallandatud töötajate isiklikud toimikud vastavalt "Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete haldusdokumentide loendile, milles on ära toodud säilitamistähtajad", mille Rosarchiv kinnitas 6. oktoobril 2000, säilitatakse 75 aastat. Juhtide isiklikke toimikuid hoitakse alaliselt. Ladustamiseks kasutatakse dokumentide täieliku ohutuse tagamiseks lukustatavaid metallist seife, kappe.

Töötaja isiklik kaart.

Isiklik kaart (vorm nr T-2) täidetakse kõigi kategooriate töötajate jaoks, sealhulgas ajutised ja hooajatöötajad, põhi- ja osalise tööajaga töötajad. Isiklik kaart on personali registreerimise peamine dokument.

See toimub kogu töötaja tööaja jooksul antud tööandja juures, alates töölevõtmisest, ja suletakse ainult vallandamisel. Isikukaarte ei hoita tsiviilõiguslike lepingute alusel palgatud töötajate jaoks.

Isikukaardi number T-2 kuulub kohustuslike personalidokumentide rühma. Isikukaardi vorm on ühtne ja viitab tööjõu arvestamise ja selle maksmise raamatupidamise esmase raamatupidamisdokumentatsiooni süsteemile, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta määrusega nr 1 "Tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmaste raamatupidamisdokumentide ühtsete vormide kinnitamise kohta".

Seoses teatud tööjõuvaldkondade eripäraga kiideti Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 5. jaanuari 2004. aasta resolutsiooniga nr 1 "Tööjõu raamatupidamise ja töötasu esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta" heaks veel kaks raamatupidamisvormi: nr T-2GS (MS) ja nr T -4.

Riigi (munitsipaal) töötaja isiklikku kaarti (vorm nr T-2GS (MS)) kasutatakse riigiteenistuses riiklikke (munitsipaal) ametikohti pidavate isikute registreerimiseks. See viiakse läbi vormi nr T-2 asemel ja sellel on sarnane sisu.

Teadus-, teadus- ja pedagoogitöötaja registreerimiskaart (vorm nr T-4) täidetakse paralleelselt vormiga nr T-2 teadus-, uurimis-, uurimis- ja tootmisorganisatsioonides, haridus- ja muudes asutustes ning organisatsioonides, mis tegelevad hariduse, teaduse ja tehnoloogia valdkonnas. teadustöötajate raamatupidamise tehnoloogiad. See täidetakse asjakohaste dokumentide (arsti ja teaduste kandidaadi diplom, dotsendi ja professori tunnistus jms) ning töötaja enda kohta käiva teabe põhjal.

Isikukaardi tähendus seisneb selles, et kui töövihik kaob, on see ainus dokument, mis kinnitab otseselt töötaja töökogemust.

Ärge segage isiklikku kaardi numbrit T-2 selliste dokumentidega nagu näiteks isiklik registrileht või küsimustik, mis on osa isiklikust toimikust. Need dokumendid täidab töötaja ise, vormistatakse mis tahes kujul ja need võivad puududa, kui tööandjal puudub isikliku toimiku töötlemiseks heakskiidetud kord.

Isikliku kaardi täidab kõigi tööle võetud isikute jaoks ainult personaliosakonna spetsialist, töötamise korralduse (juhendi) alusel (vorm nr T-1 või nr T-1a). Isiklikud kaardid on hoiul seifis, moodustades töötajate nimedest eraldi tähestiku järjekorra.

Isikliku kaardi täitmisel kasutatakse teavet järgmistest dokumentidest, mille töötaja on tööle võtnud (vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 65):

Passid;

Haridusdokument, kvalifikatsiooni või eriteadmiste kättesaadavuse kohta - eriteadmisi või erikoolitust nõudvale tööle kandideerimisel;

Tööraamat (osalise tööajaga töötajatele - tööraamatu koopiad);

Riikliku pensionikindlustuse kindlustussertifikaat;

Maksuhalduri registreerimise tunnistus;

Sõjaväe registreerimisdokumendid (ajateenistuse eest vastutavatele isikutele).

Isikliku kaardi täitmisel kasutatakse ka täiendavat teavet, mille annab töötaja.

Märge!

Mõnel juhul võib tööandja, arvestades töö eripära, nõuda (töötaja nõusolekul) töölepingu sõlmimisel täiendavate dokumentide esitamist. Samal ajal ei määra tööandja täiendavate dokumentide loetelu iseseisvalt, kuid nende esitamise vajadus peaks olema otseselt kindlaks määratud normatiivaktiga: Vene Föderatsiooni töökoodeks, muud föderaalseadused, Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid ja Vene Föderatsiooni valitsuse resolutsioonid.

Kõigil muudel juhtudel on keelatud nõuda tööd taotlevalt isikult lisaks seaduses sätestatule ka täiendavaid dokumente.

Sellised lisadokumendid hõlmavad reeglina: lapse sünnitunnistust, abielutunnistust, naise rasedustunnistust, puidudokumente, Tšernobõli õnnetusega seoses viibimist kiirguspiirkonnas ja teisi.

Kuid tööandjal ei ole õigust nõuda tööd taotlevalt isikult nende dokumentide esitamist. Samal ajal on nende dokumentide esitamine töötaja enda huvides, kuna vastasel juhul ei saa tööandja anda töötajale seaduses ettenähtud soodustusi ja garantiisid.

Isikukaardi nr T-2 ühtne vorm koosneb neljast lehest ja sisaldab järgmisi jaotisi:

I. "Üldteave";

II. "Teave sõjaväe registreerimise kohta";

III. „Töölevõtmine ja teisele tööle üleviimine“;

IV. "Atesteerimine";

V. "Täiendkoolitus";

VI. "Professionaalne ümberõpe";

Vii. "Autasud (stiimulid), aunimetused";

VIII. "Puhkus";

IX. "Sotsiaaltoetused, millele töötajal on õigus vastavalt seadusele";

X. "Lisateave";

XI. "Töölepingu lõpetamise (vallandamise) põhjused."

Töötaja kohta teabe täpsustamisel tuleb jaotises I "Üldteave" järgida järgmisi reegleid:

1. Perekonnanimi, nimi, isanimi märgitakse passi alusel ning need on täielikult ja loetavalt registreeritud.

Samal ajal tuleb infokodeerimise tsoonid täita vastavalt ülevenemaalistele klassifikaatoritele: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Märge.

OKATO - Venemaa Föderatsiooni riikliku standardi 31. juuli 1995. aasta resolutsiooniga nr 413 kinnitatud "Ülevenemaaline haldusterritoriaalse jaotuse objektide klassifikaator" OK 019-95;

OKIN - “Ülevenemaaline elanikkonna kohta käiva teabe klassifikaator. OK 018-95 ", kinnitatud Vene Föderatsiooni Gosstandarti 31. juuli 1995. aasta resolutsiooniga nr 412;

OKSO - “Ülevenemaaline erialade klassifikaator hariduse järgi. OK 009-2003 ", kinnitatud Venemaa Föderatsiooni riikliku standardi 30. septembri 2003. aasta resolutsiooniga nr 276;

OKPDTR - Vene Föderatsiooni Gosstandarti 26. detsembri 1994. aasta resolutsioon nr 367 "Ülevenemaalise töötajate kutsealade, töötajate ametikohtade ja tariifikategooriate OK 016-94 vastuvõtmise ja rakendamise kohta".

2. Sünnikuupäev ja -koht määratakse passi või muu isikut tõendava dokumendi alusel ja see registreeritakse täies mahus, näiteks: "12. detsember 1964". Vastavalt sellele on kood märgitud järgmiselt: 12.12.1964.

3. Kodakondsus registreeritakse ilma vähendamiseta. Kodakondsuse ja selle kodeerimise registreerimine toimub vastavalt OKIN-ile, need võivad olla järgmised:

· Vene Föderatsiooni kodanik - 1;

· Venemaa Föderatsiooni ja välisriigi kodanik - 2 (topeltkodakondsuse korral on märgitud kodakondsusriik);

· Välisriigi kodanik (milline riik on märgitud) - 3;

· Kodakondsuseta isik - 4.

4. Vormi nr T-2 I jao lõike 5 "Võõrkeele oskus" täitmisel märgitakse keeleoskuse tase järgmiselt: "Ma räägin vabalt" (OKIN-kood - 3), "Ma loen ja oskan ennast selgitada" (OKIN-kood - 2) , "Ma loen ja tõlgin sõnastikuga" (OKIN-kood - 1).

5. Kogu teave hariduse kohta (kvalifikatsioon, suund või eriala) luuakse hariduse dokumendi alusel.

Haridus registreeritakse ja kodeeritakse vastavalt OKIN-ile ja OKSO-le.

OKINi andmetel on haridus kodeeritud järgmiselt:

· Alg (haridus) haridus - 02;

· Põhiharidus - 03;

· Kesk- (täielik) üldharidus - 07;

· Kutseharidus - 10;

· Keskeriharidus - 11;

· Mittetäielik kõrgharidus - 15;

· Kõrgharidus - 18;

· Kraadiõpe - 19.

Need, kes on lõpetanud kolm kõrgkooli kursust, liigitatakse mittetäieliku (mittetäieliku) erialase kõrgharidusega isikuteks.

Kaks veeruplokki haridusteabe täitmiseks on mõeldud vormil nr T-2, et näidata teavet teise haridusasutuse lõpu kohta.

6. Elukutse (peamine) näidatakse täielikult personali tabeli ja tööle asumise korralduse (juhendi) põhjal. Teine elukutse - teise hariduse, eriala omandamist kinnitavate dokumentide alusel. Need on kodeeritud vastavalt ülevenemaalisele töötajate kutsealade, töötajate ametikohtade ja palgaastmete klassifikaatorile OK-016-94 ", mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni riigistandardi nr 367 26. detsembri 1994. aasta resolutsiooniga" Ülevenemaalise töötajate kutsealade, töötajate ametikohtade ja palgaastmete klassifikaatori vastuvõtmise ja rakendamise kohta ". OK-016-94 "(edaspidi - OKPDTR).

7. Töökogemus (üldine, pidev, mis annab õiguse staažipreemiale, annab õiguse teistele selle tööandja kehtestatud hüvitistele) arvutatakse töötaja tööraamatu kannete ja (või) muude asjakohast staaži kinnitavate dokumentide põhjal, mis on märgitud päevades, kuud, aastad.

8. Abieluolukord registreeritakse ja kodeeritakse vastavalt järgmistele OKIN-i võimalikele väärtustele:

· Kunagi ei olnud (ei olnud) abielus - 1;

· On registreeritud abielus - 2;

· On registreerimata abielus - 3;

· Lesk (lesk) - 4;

Lahutatud (lahutatud) - 5;

Välja müüdud (välja müüdud) - 6.

9. Perekonda kuuluvad ainult pereliikmed koos suhteaste märkimisega.

Kehtiv seadusandlus ei sisalda üldist mõistet „perekond”, kuid Venemaa Föderatsiooni perekonnaseadustiku artikli 2 ja Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 1142 normide analüüsi põhjal on pereliikmete hulgas abikaasad, vanemad ja lapsed (sealhulgas lapsendajad ja lapsendatud lapsed).

10. Passiandmed on toodud täpselt kooskõlas passiga.

11. Elukoht (passi järgi) märgitakse passi alusel, tegelik - töötaja sõnul. Elukohakoodi määrab OKATO.

II jao "Teave sõjalise registreerimise kohta" täitmise aluseks olevad dokumendid on järgmised:

· Sõjaväe isikutunnistus (või sõjalise isikutunnistuse asemel välja antud ajutine tunnistus) - laos olevate kodanike jaoks;

· Ajateenistusse kutsuva kodaniku tunnistus - ajateenistusse kuuluva kodaniku kohta.

Vastavalt laos olevate kodanike tööjõuarvestuse ja töötasu esmaste raamatupidamisvormide kasutamise ja täitmise juhistele:

punkt 3 "Koosseis (profiil)" - täidetakse ilma lühenditeta (näiteks "käsk", "meditsiinilised" või "sõdurid", "meremehed" jms);

lõige 4 "VUS-i täielik kooditähis" - kirjutage üles täielik nimetus (kuus numbrit, näiteks "021101" või kuus numbrit ja tähestikuline tähis, näiteks "113194A");

punkt 5 "Ajateenistusse sobivuse kategooria" - kirjutatud tähtedega: A (ajateenistusele sobiv), B (ajateenistusse sobiv väikeste piirangutega), C (ajateenistuseks piiratud) või G (ajateenistusse ajutiselt kõlbmatu) ... Sõjaväe ID asjakohastes lõikudes kannete puudumisel pannakse kategooria A alla:

lõikes 7 täidetakse "on sõjaväeregistris" (lihtsa pliiatsiga):

rida a) - mobilisatsioonikorralduse olemasolu korral ja (või) pitser mobilisatsioonikorralduste väljastamise ja tagasivõtmise kohta;

rida b) - mobilisatsiooni ajaks ja sõjaajaks organisatsiooni taga reserveeritud kodanike jaoks.

Ajateenistusse kuuluvate kodanike jaoks:

lõige 2 "Sõjaväeline auaste" - tehakse kanne "ajateenistusse kuulumine";

klausel 5 "Ajateenistusse sobivuse kategooria" - tähtedega kirjutatud: A (ajateenistusele sobiv), B (ajateenistusse sobiv väikeste piirangutega), C (ajateenistuseks sobiv), G (ajateenistusse ajutiselt kõlbmatu) või D (ei sobi ajateenistusse). See täidetakse ajateenistusse kuuluva kodaniku tunnistuse kande alusel.

Juhistes täpsustamata punktide täitmine toimub loetletud dokumentide teabe põhjal.

Reservis viibimise maksimaalse vanuse saavutanud kodaniku või tervislikel põhjustel sõjaväeteenistusse kõlbmatuks tunnistatud kodaniku isikliku kaardi II jao punktis 8 tehakse vaba reale märge "vanuse järgi sõjaväeregistrist eemaldatud" või "sõjaväeregistrist eemaldatud tervis ".

Pärast II jao "Teave sõjaväelise registreerimise kohta" täitmist peab personaliteenistuse töötaja vormi nr T-2 teise lehe allosas kinnitama märgitud andmed oma isikliku allkirjaga, märkides allkirja positsiooni ja dekrüpteerimise. Samuti allkirjastab töötaja vormi T-2 teise lehe ja paneb selle täitmise kuupäeva. Töötaja isikliku allkirja sisaldav rida on näidisallkiri, mille alusel talle palka makstakse.

Märge!

Kui muudetakse teavet töötaja kohta, sisestatakse vastavad isikuandmed tema isiklikule kaardile (näiteks perekonnaseisu, elukoha, hariduse, täiendõppe, võõrkeelte oskuse jms muutus), mis kinnitatakse personaliteenistuse töötaja allkirjaga. Muudatused ja täiendused tehakse personalitellimuste ja töötajate esitatud dokumentide (abielutunnistused, diplomid jne) alusel. Töötaja suuline avaldus ei ole nende muudatuste tegemise alus, välja arvatud ebaolulised andmed (näiteks telefoninumbri kohta).

Kõige olulisem on teave jaotises III "Värbamine ja teisele tööle üleviimine" ja XI "Töölepingu lõpetamise (vallandamise) põhjused".

Nendesse jaotistesse tehakse kandeid töötamise korralduse (juhise) (vormid nr T-1 ja T-1a) ja teisele töökohale üleviimise korralduse (juhise) (vorm nr T-5) ning lõpetamise korralduse (juhise) alusel. töötajaga sõlmitud töölepingu (vormid nr T-8, T-8a) (lõpetamine).

Seda teavet tuleks täita äärmiselt ettevaatlikult, kuna see on sageli töötaja staaži kinnitamise aluseks.

Jaotises "Värbamine ja teisele tööle üleviimine" sisestatakse teave, kuna töötaja töötab organisatsioonis ja peab vastama tööraamatu kannetele, korrates kuupäeva, vastuvõtu, töötaja üleviimise tellimuse numbrit, ametikoha nime, struktuuriüksust. Lisaks sellele kinnitatakse isikliku kaardi III jaotise iga kande lõppu töötaja allkiri sellele, et ta on tuttav oma tööraamatusse tehtud kandega.

Isikukaardi XI osa "Töölepingu lõpetamise (vallandamise) põhjused" täidab personaliteenistuse töötaja pärast töösuhete lõppemist töötajaga. Töölepingu ülesütlemise (vallandamise) aluseks on vallandamise põhjuse sõnastus Venemaa Föderatsiooni töökoodeksi vastava artikli alusel, mis kordab täielikult töötaja tööraamatu sisestust. Vallandamise kuupäev on töötaja viimane tööpäev. Selle jaotise täitmise aluseks olevad tellimuse rekvisiidid (kuupäev ja number) on märgitud ka rangelt vastavalt tööraamatu kirjele. Vallandamisdokumendid kinnitatakse personaliteenistuse töötaja ja töötaja allkirjaga.

Andmed täiendõppe ja erialase ümberõppe kohta registreeritakse töötajate esitatud või personali koolitusosakonnast pärit dokumentide (tunnistus, tunnistus) alusel.

VII jao "Auhinnad (stiimulid), aunimetused" täitmisel on vaja märkida töötajale kohaldatavate ergutuste tüübid (vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklile 191 ja kohalikele eeskirjadele), samuti tuleks loetleda riiklikud autasud ja aunimetused.

VIII jagu. "Puhkuse" arvestus igat liiki puhkuste kohta, mis on töötajale antud tööandja juures töötamise ajal antud. Kannete tegemise aluseks on tellimused puhkuse määramiseks.

IX jaos täpsustatakse sotsiaaltoetused, millele töötajal on seaduse alusel õigus.

Jaotises "Lisateave" saab tööandja otsustada tasuta ridu andmetega täita. Näiteks registreeritakse andmed osalise tööajaga (õhtul), osakoormusega, kõrg- ja keskerihariduse õppeasutuste väliste osakondade õpilaste kohta (on näidatud õppeasutuse nimi, õppeasutusse vastuvõtmise kuupäevad ja selle lõpetamine) või puudega töötava inimese kohta (meditsiini- ja sotsiaaltunnistuse alusel). ekspertkomisjon (edaspidi - MSEC), invaliidsusgrupp, puude aste ja selle asutamise kuupäev, MSEC järeldus töö tingimuste ja olemuse kohta).

Vallandatud töötajate isiklikest kaartidest kujundatakse tähestiku järgi iseseisev ettevõte. Enne juhtumi arhiivi esitamist tuleb kõik kaardid koostada vastavalt Rosarkhivi nõuetele ja säilitada arhiivis 75 aastat.

Sekundaarsed raamatupidamisdokumendid tuletisinstrumendid põhinevad esmaste raamatupidamisdokumentide lähteandmetel. Selle dokumentide alarühma loomise peamised eesmärgid:

Teabe täielikkuse, usaldusväärsuse ja dünaamilisuse tagamine töös personaliga;

Personalidokumentide operatiivse säilitamise pakkumine;

Personalidokumentide tõhusa otsimise tagamine.

Sekundaarsete raamatupidamisdokumentide hulka kuuluvad: isiklik töötaja kaart (ühtsed vormid nr T-2, nr T-2GS (MS), nr T-4), tööaja ja töötajatega arvelduste dokumenteerimise dokumentatsioon ning erinevad raamatupidamisteabe registreerimisvormid.

Personali arvestuse registreerimiseks peetakse registreerimisvorme.

Eristatakse järgmisi registreerimisvormide tüüpe:

Registreerimis- ja kontrollkaardid (RCC);

Registreerimispäevikud (raamatud);

Ekraanivormid (arvutitehnoloogia abil).

Mõne ajakirja ja raamatu vorm on ametlike asutuste poolt heaks kiidetud. Näiteks tööraamatute ja neile lisatud lisade registreerimise raamatu vorm kinnitati Vene Föderatsiooni tööministeeriumi 10. oktoobri 2003. aasta määrusega nr 69 "Tööraamatute täitmise juhendi kinnitamise kohta". Kuid enamik vorme töötatakse välja tööandja otsusel.

Rosarkhivi poolt 6. oktoobril 2000 heaks kiidetud "Organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste haldusdokumentide loendis, milles näidatakse säilitamisperioodid" määrati järgmised peamised raamatupidamisvormid ja säilitamisperioodid:

Võttes arvesse kohaliku tasandi töökorralduse eripära, võib luua ka järgmise:

Osalise tööajaga töötajate register;

Soodustuste ja karistuste register;

Ajakiri õppepuhkusel, palgata puhkusel jms tellimuste registreerimisest;

Haiguslehtede register ja palju muud.

Vastavalt NSV Liidu Peaarhiivivalitsuse 25. mai 1988. aasta korraldusele nr 33 „Juhtimise dokumenteerimise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldised nõuded dokumentidele ja dokumentatsiooniteenuste registreerimisele kehtivad kõik organisatsioonis loodud ja kasutatud dokumendid, mis nõuavad raamatupidamist, vormistamist ja viitamiseks (haldus, planeerimine, aruandlus, raamatupidamine, raamatupidamine, finants ja muud), ning saadetakse teistele organisatsioonidele; tulevad kõrgematelt, alluvatelt ja teistelt organisatsioonidelt ning üksikisikutelt. Nii traditsioonilised kirjutusmasinal kirjutatud (käsitsi kirjutatud) kui ka arvutitehnoloogia abil loodud dokumendid (masinloetavad, masinakirjas) kuuluvad registreerimisele (punkt 3.2.1.2. NSV Liidu Peaarhiivi osakonna 25. mai 1988. aasta korraldus nr 33 "Halduse dokumenteerimise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldist nõuded dokumentidele ja dokumentide tugiteenustele ").

Samuti selgitatakse, et:

« dokumentide registreerimine - see on dokumendi loomise või kättesaamise fakti fikseerimine, lisades sellele registri, millele järgneb dokumendi jaoks vajaliku teabe registreerimine registreerimisvormidesse».

Dokumendi register koosneb registreeritud dokumentide massiivi seerianumbrist, mida otsinguülesannete põhjal täiendatakse indeksitega juhtumite nomenklatuuri, korrespondentide, täitjate ja teiste klassifikaatorite kohta.

Dokumendi registris täheldatakse selle koostisosade järgmist (või vastupidist) järjestust: seerianumber, indeks vastavalt juhtumite nomenklatuurile, indeks vastavalt kasutatud klassifikaatorile. Indeksi koostisosad eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga.

Märge!

Dokumendiarvestuse peamine eesmärk on anda neile juriidiline jõud ja dubleerida teavet.

Informatsiooni dubleerimine raamatupidamisvormides tõstab selle turvalisuse taset ja hõlbustab vajalike dokumentide leidmist.

Dokumendi registreerimine registreerimisnumbri ja registreerimiskuupäevaga annab sellele juriidilise jõu (tõendi), mis võib olla oluline töötajaga töövaidluse korral.

Venemaa Föderatsiooni kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korralduse nr 536 "Föderaalsetes täitevorganites kontoritöö näidisjuhiste" dokumentide registreerimise sätete analüüsi põhjal võib soovitada järgmisi dokumentide registreerimise ja indekseerimise reegleid:

1. Dokumendid registreeritakse üks kord: sissetulevad - kättesaamise päeval, loodud - allkirjastamise või kinnitamise päeval.

2. Kui registreeritud dokument viiakse ühest alajaotisest teise, ei registreerita seda uuesti.

3. Dokumentide registreerimine toimub gruppide kaupa, sõltuvalt dokumendi tüübi nimest, autorist ja dokumendi sisust (näiteks eraldi registreeritakse põhitegevuse korraldused, personalitellimused, aktid, ettepanekud, avaldused ja muud).

4. Seerianumbrid määratakse dokumentidele igas registreeritud rühmas.

5. Dokumendi registreerimise koht on fikseeritud kontoritöö juhendis või muus kohalikus normatiivaktis.

6. Kehtestatakse järgmine kohustuslik registreerimisandmete koostis: autor (korrespondent), dokumendi liigi nimi; dokumendi kuupäev, dokumendi register (sissetulevate dokumentide dokumendi kättesaamise kuupäev ja register), teksti või selle kokkuvõtte pealkiri, resolutsioon (täitja, tellimuse sisu, autor, kuupäev), dokumendi täitmise tähtaeg, märge dokumendi täitmisel (lühiülevaade sisuliselt tegeliku täitmise kuupäev ja dokumendi-vastuse register) ja saatmine kohtuasjale nr.

Märge.

Vastavalt punktile 3.2.1.4. NSV Liidu Peaarhiiviadministratsiooni 25. mai 1988. aasta korraldus nr 33 "Juhtimise dokumenteerimise riiklik süsteem. Põhisätted. Üldised nõuded dokumentidele ja dokumentatsiooni tugiteenustele "vajaduse korral saab kohustuslike üksikasjade koosseisu täiendada muude üksikasjadega: testamenditäitjad, dokumendi kättesaamise korral testamenditäitja kviitung, täitmise käik, taotlused ja muud. Registreerimisankeedil olevate üksikasjade asukoha järjekorra ning registreerimis- ja kontrollkaartide tagakülje kasutamise määrab tööandja iseseisvalt.

Pärast raamatupidamispäeviku (raamatu) viimase lehekülje täitmist pannakse lõpu kuupäev ja ajakiri kaanele, (raamat) koostatakse arhiivi esitamiseks. Peamiste registreerimisvormide jaoks, nagu me juba mainisime, on Rosarkhiv kehtestanud säilitustähtajad, ülejäänud osas määrab tööandja säilitamistähtaja iseseisvalt.

Tööaja arvestuse ja töötajatega arveldamise dokumenteerimise rühm moodustatakse tööaja arvestuse dokumenteerimise ja vastava töö eest tasu arvutamise käigus.

See dokumentide rühm koosneb ühtsetest vormidest, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni Goskomstati 5. jaanuari 2004. aasta resolutsiooniga nr 1 "Tööjõu raamatupidamise ja töötasu esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta", kaalume neid üksikasjalikumalt.

Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 91 kohaselt tööaeg - see on aeg, mille jooksul töötaja peab vastavalt organisatsiooni sise-eeskirjadele ja töölepingu tingimustele täitma tööülesandeid, samuti muud ajavahemikud, mis vastavalt Venemaa Föderatsiooni töökoodeksile, teistele föderaalseadustele ja muudele Vene Föderatsiooni normatiivaktidele viitavad töötunnid.

Seadusandja paneb tööandjale kohustuse pidada arvestust iga töötaja tegelikult töötatud aja kohta.

Tööaja kasutamise arvestus on vajalik järgmistel eesmärkidel:

· Töödistsipliini kontrolli tagamine tööaja kasutamise osas (õigeaegne tööl käimine, hilinejate ja ilmumata isikute tuvastamine; personali tööajal töökohal viibimise jälgimine, samuti töötajate õigeaegse töölt lahkumise registreerimine);

· Tegelikult töötatud aja, seisakuid, haigusi, puhkusi ja muid tööaja kasutamise vorme, mis on töötasu arvutamise aluseks;

· Tööjõudu käsitlevate statistiliste aruannete koostamine.

Iga töötaja tegelikult töötatud ja (või) töötamata aja kajastamiseks kasutatakse järgmist: Tööaja arvestuse ja töötasu arvutamise tabel (vorm nr T-12) ja tööaja arvestuse tabel (vorm nr T-13).

Nende dokumentide täitmise eripära tuleneb asjaolust, et need on peamised raamatupidamisdokumendid, mille alusel neid hoitakse.

Kehtivate õigusaktide kohaselt koostatud tööaja arvestuse dokumentide puudumist ning kohustuslike andmete puudumist esmastes raamatupidamisdokumentides võib kvalifitseerida kui tööjõukulude põhjendamatut kaasamist maksustatavat baasi vähendavate kulude koosseisu, mis viib organisatsiooni meelitamiseni Vene Föderatsiooni maksuseadustiku 3. osas kehtestatud vastutus.

Töölehe säilitamisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid:

· Tööaja kasutamise arvestust saab läbi viia organisatsiooni tervikuna või struktuuriüksuste eraldi;

· Töötaja arvestamine tööajaarvestuse arvestusse ja väljaarvamine toimub tööandja vastava korralduse (juhise) alusel;

· Töögraafik koostatakse ühes eksemplaris, millele on alla kirjutanud struktuuriüksuse juht, personaliteenistuse töötaja ja mis antakse üle raamatupidamisosakonda.

· Tabeli märkused põhjuste kohta, miks töötaja, töö osalise tööajaga või väljaspool tavapärast tööaega ei ilmunud töötaja või tööandja algatusel, lühendatud tööaeg ja teised, tehakse ainult nõuetekohaselt vormistatud dokumentide alusel. Sellisteks dokumentideks on töövõimetuslehed, tõendid riiklike või avalike ülesannete täitmise kohta, kirjalik hoiatus lihtlepingu kohta, taotlus tööde ühendamiseks, töötaja kirjalik nõusolek ületunnitöö tegemiseks seadusega kehtestatud juhtudel ja muud dokumendid.

Vormide nr T-12 ja nr T-13 täitmisel kasutatakse järgmisi konventsioone:

Osaliselt tasustatud vanemapuhkus

Lastehoiutöötajale pakutakse palgata puhkust

Palgata puhkus, mis antakse töötajale administratsiooni loal

Seaduses sätestatud juhtudel jäta palgata

Ajutine töövõimetus (välja arvatud T-koodeksiga ette nähtud juhtumid) ning õendus- ja karantiinipuhkus, vormistatud töövõimetuslehtedega

Tasustamata töövõimetus seaduses sätestatud juhtudel (koduvigastuse, põetamise ja karantiini tõttu, väljastatud raviasutuste tõenditest jne)

Töötajate ja töötajate töö vähendamise tunnid kehtestatud tööpäeva kestusega seaduses sätestatud juhtudel

Tööseisakuid ei põhjustanud töötaja

Puudumine päeval koos töötasu säilitamisega seaduses sätestatud juhtudel (riiklike või avalike ülesannete täitmine, eriolukordade likvideerimine, loodusõnnetuste tagajärgede likvideerimine)

Töölt puudumine (mõjuva põhjuseta töökohalt puudumine kogu tööpäeva (vahetuse) jooksul, sõltumata selle kestusest, samuti mõjuva põhjuseta töökohalt puudumise korral tööpäeva (vahetuse) jooksul järjest rohkem kui neli tundi järjest), administratiivne arest haldusõiguserikkumiste eest, viibimine meditsiinilises kainestuskeskuses, ebaseaduslikuks tunnistatud streigid ja muu põhjendamatutel põhjustel mitteilmumine)

Töötunnid osalise tööajaga töötamise tõttu administratsiooni algatusel

Nädalavahetused (iganädalaseks puhkamiseks) ja pühad

Streik (seaduses ettenähtud tingimustel ja viisil)

Ilmumata jäämine ebaselgetel põhjustel (kuni asjaolude selgitamiseni)

Lisateavet esmaste dokumentide ettevalmistamisega seotud küsimuste kohta leiate BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC autorite raamatust “Esmased dokumendid”.

Personalijuhtimisega seotud küsimuste kohta lisateabe saamiseks vt BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC autorite raamatut “Personalijuhtimine”.

See teema ilmus pärast hiljutist vestlust alustava ettevõtjaga. Neli tundi loetlesin mälu järgi, mis regulatiivdokumendid organisatsioonis peab olema, et reguleerivad asutused ei saaks "põhja jõuda". Pärast seda, rääkides veel mitme tuttavaga, sain aru, et paljud neist küsimustest on esialgu jäetud juhuse hooleks. Meie riik on kõige tähelepanuväärsem riik, kus tõenäoliselt sadu regulatiivdokumendid, mitte alati üksteisega sõbralikud, kuid tegutsevad sellegipoolest. Ise isiklikult "sattus" teadmatusest trahvidele. Miks me vajame neid sadu dokumente, mida tegelikult keegi harva loeb ja ilma milleta Läänes saavad nad hästi hakkama - keegi ei tea, kuid sellest hoolimata ei tühista keegi kohustust neid säilitada ja ladustamine.

TEADMISTE Puudus EI VABASTA VASTUTUST

• seltsi asutamise protokollid;
• asutajate otsused OÜ asutamiseks;
• dokument, mis kinnitab ettevõtte riiklikku registreerimist;
• omandiõiguse dokumendid, mis kinnitavad vara olemasolu LLC-s;
• väärtpaberite, sealhulgas võlakirjade emiteerimisega seotud väärtpaberid;
• koosoleku ja seltsi erinevate organite koosolekute protokollid;
• lLC esinduste ja filiaalide eeskirjad;
• kontrollorganite järeldused;
• seotud isikute nimekiri;
• muud dokumendid, mille kättesaadavus on ette nähtud kehtivate õigusaktidega.

Säilitage alati, hoidke kõikjal!

Iga organisatsiooni püha kohustus on dokumentide säilitamine. Lisaks probleemidele reguleerivate asutustega saate teha probleeme ka teiste äristruktuuridega.

LLC dokumentatsiooni hoiukohad. Sama seaduse järgi - need võivad olla ettevõtte ainsa juhtorgani asukoht või mõni muu koht, mis on ettevõtte liikmetele teada ja juurdepääsetav. See tähendab, et me saame ise kindlaks teha, kus, kui kõik sellest teaksid. Aadress ei pruugi kokku langeda LLC asukohaga. Ainus käesolevas artiklis määratletud nõue on Seltsi iga liikme teavitamine ja kättesaadavus selles kohas.

Lisaks ettevõtte dokumentidele kehtivad ka personalidokumentide, asutusesiseste dokumentide, ärikirjavahetuse ja raamatupidamisdokumentide säilitamise nõuded. Arhiveerimise korraldamise reeglite alusel ei tohiks periood olla lühem kui 5 aastat, arvestades aastat, mil neid viimati finantsaruannete koostamiseks kasutati. Samal ajal tuleb märkida, et seadused ei näe ette ettevõtte ühegi konkreetse ametniku vastutust, kes ei taga dokumentatsiooni ohutust.

Nõutavad personalidokumendid, mida meie riik nõuab

Tööks tõesti vajalikud dokumendid:

• Iga ametikoha ametijuhendid, mis on välja töötatud reeglite järgi
• Kõigi olemasolevate osakondade eeskirjad (mõned osakonnad, näiteks raamatupidamine, arvavad sageli ekslikult, et neil pole juhiseid vaja)
• Töönormid (kellele millises olukorras mida ja kuidas teha)
• Tööjuhised (kuidas kasutada näiteks 1c arveldamiseks)

• Äriühingu eesmärk, üldsätted
• Organisatsiooni struktuuri regulatsioon

• Personali valimise ja valimise määrused (skeem) ja ametikoht ise
• Ettevõtte personalieeskirjad
• Määrused katseaja läbimise korra kohta
• Personali palkamise, üleviimise ja vallandamise eeskirjad
• Määrused ajalise kohaloleku kohta
• Määrus tunnistuste saamise korra kohta
• Määrus personali koolituse, kohandamise ja arendamise ning sertifitseerimise kohta
• Palkade, preemiate, hüvitiste, materiaalsete stiimulite määrus (skeem)
• Töötajatele makstavate hüvitiste määrus
• Puhkuseeskirjad
• Vastutusavaldus
• Ärisaladuse reguleerimine
• Ettevõtte töötajate ja töötajate ajutise töövõimetuse lehtede maksmise eeskirjad
• Määrused töölähetuste kohta
• Tarkvara, riistvara ja Interneti-ühenduse eeskirjad

Igal ettevõttel on oma sisemine töövoog, mis on kohustuslik iga ettevõtte jaoks. See kehtib eriti personalitegevuse kohta. Millised on kohustuslikud dokumendid personalikirjete haldamiseks, milliseid dokumente ettevõttes nõutakse ja millised on nende hooldamise reeglid ja eeskirjad, kirjeldame artiklis.

Kohustuslikud dokumendid:

• Kõigis ettevõtetes (sealhulgas väikeettevõtetes) nõutavad esmased dokumendid.
• Nõuandva iseloomuga dokumendid.
• Kindla fookusega dokumendid - sõltub ettevõtte ulatusest, struktuurist.

Dokumendid vastavalt nende otstarbele:

• Dokumentatsioon, mida kasutatakse personali arvestuses: töölevõtmine ja töötajate tellimused, töökoha muutused, puhkusekorraldused, lähetused.
• Dokumendid personalijuhtimise ja töötajate tegevuse korraldamise kohta: ametijuhendid, praktika ja töötajate aruannete vormid.

Funktsionaalsuse dokumendid:

• Sisemised regulatsioonid on vajalikud selleks, et määrata kindlaks ettevõtte põhimõtted, eesmärgid ja missioon, mida absoluutselt kõik ettevõtte töötajad on kohustatud täitma ja oma töös arvestama (omaniku korraldused, töödistsipliini määrused ja nõuded, juhised).
• Informatsioonilise ja arveldusliku iseloomuga dokumendid, mis sisaldavad teavet töötajate kohta ja kõike, mis on seotud nende ettevõttega tehtud tööga (tabelid graafikute ja arvutustega, palgalehed, dokumendid koos maksetega lähetuste eest).
• Dokumendid, mis kinnitavad töötajate tööülesannete täitmist vastavalt Vene Föderatsiooni tööõigusaktidele ja pensioniseadustele.
• Haldusdokumendid, mille väljastab otse ettevõtte omanik töötajate üleandmiseks (korraldused, personalimuutuste korraldused, otsused).
• Dokumendid personaliarvestuse pidamiseks: registreerimispäevik, raamatupidamisraamatud, mis on vajalikud kõigi dokumentide järjestusindeksi loomiseks ja mis annavad personalipaberitele õigusliku jõu. Need on vajalikud personaliteenistuse tööks ja töötajate dokumentatsiooni üldiseks raamatupidamiseks organisatsioonis.

Kohustuslikud dokumendid

Nende dokumentide loetelu on üsna lai, kuid iga personaliametnik peab teadma ja aru saama, kuidas need koostatakse, ning olema võimeline neid nii koostama kui ka kontrollima nende täitmise kirjaoskust.

Kohustuslikud dokumendid hõlmavad järgmist:

• Personali ajakava (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 15).
• Tööleping (TD).
• Töötamise järjekord (vorm nr T-1).
• Töötaja kaart () (vorm nr T-2).
• Töötajate positsiooni muutmise korraldused (vorm nr T-5).
• Puhkustellimused (vorm nr T-6).
• Puhkuste ajakava (vorm nr T-7).
• Töötajaga sõlmitud töölepingu või töölepingu lõpetamise või lõpetamise korraldus (vorm nr T-8).
• Tööaja arvestus (vorm nr T-13).
• Töötajate palkade ja lisatasude arvutamise dokumendid (vorm nr T-12).
• Tööeeskirjad ettevõttes.
• Aktid töökaitse nõuete ja aruannete kohta, mis koostatakse Vene Föderatsiooni töökaitse eeskirjade ja juhiste alusel.

See on loetelu peamistest personalidokumentide dokumentidest, mis peaksid olema igas ettevõttes.

Nõuded personalidokumentide säilitamisele

Personalidokumendid on olulised mitte ainult asutusesiseseks aruandluseks, vaid ka Venemaa Föderatsiooni tööseaduste järgimiseks. Vajalikke dokumente tuleb hoida igas organisatsioonis, mille eest vastutavad volitatud isikud. Inspektsioon kontrollib dokumentatsiooni süstemaatiliselt ja karistab vajadusel tööõigusaktide nõuete eiramise eest. Näiteks võib tööseadustiku nõuete rikkumine kaasa tuua haldusvastutuse, mille korral trahv ametnikele on vahemikus 1000 kuni 5 tuhat rubla, LLC-le - 30 tuhat kuni 50 tuhat rubla ja tõsiste rikkumiste korral ettevõtte tegevus võib artikli 3 kohaselt peatada 3 kuuks. Vene Föderatsiooni halduskoodeksi 5.27.

Kui ametnikku noomitakse sarnase tööõigusaktide rikkumise eest, diskvalifitseeritakse ta 1-2 aastaks.

Eespool loetletud rangete aruandlusdokumentide ja kohustuslike dokumentide säilitamist, täitmist ja säilitamist käsitlevate õigusaktide nõuete rikkumise korral kannavad haldus- ja kriminaalvastutust tööandja ja personaliametnik. Lisateave Art. Vene Föderatsiooni töökoodeksi 419. Kui ettevõttes puuduvad kohustuslikud personalidokumendid, tehakse tööandjale esmane märkus ja määratakse tööinspektsiooni korduva külastuse kuupäev, mille tulemusel tuleb kõik kohustuslikud dokumendid sisestada vastavalt seadusele.

See dikteerib vastutusnormid kohustuslike dokumentide, sealhulgas töövihikute, töötajate isikukaartide ja erineva iseloomuga tellimuste ebaõige säilitamise eest.

Töötaja kohta käiva teabe konfidentsiaalsuse rikkumine on karistatav vastavalt Art. Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi 137. Trahv võib olla kuni 200 tuhat rubla.

Dokumendihaldus ja kohustuslike dokumentide hoidmine ettevõttes on personaliosakonna kohustuslik nõue. Selle küsimuse kontrolli teostavad Vene Föderatsiooni riigiarhiiv ja föderaalne tööinspektsioon, kellel on igal ajal õigus tulla ettevõttesse kontrolliga.