Direktor ko'rsatmalarini ro'yxatdan o'tkazish jurnali. Buyurtmalar bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish. Vazifalar uchun atribut va toʻliq matnli qidiruv

M.A. Suchkova"Ryazan neftni qayta ishlash kompaniyasi" YoAJ bosh direktorining yordamchisi ("NK-Rosneft" OAJ sho''ba korxonasi)
Maqola “Sekretar-referent” jurnalining 2015 yil 5-sonida chop etilgan.

Ko'pgina tashkilotlarda buyurtmalarni bajarmaslik va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilmaslik muammo deb ataladi. "darboğaz" (ingliz tilidan. to'siq- darboğaz), ya'ni. kompaniyaning biznes jarayonlarini sezilarli darajada sekinlashtiradigan jiddiy to'siq. Bu erda ko'p narsa yordamchiga bog'liq! Biroq, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadigan darajada aniq emas. Ko‘pincha almashtirib bo‘lmaydigan yordamchining to‘satdan kasal bo‘lib qolishi yoki ta’tilga yoki bir martalik xizmat safariga ketishi, yo‘qligida esa... ish to‘xtab qolgan, buyurtmalar yozilmagan, muddatlar o‘tkazib yuborilgan, javobgarlar noma’lum bo‘lib qolgan holatlarga tez-tez duch kelamiz. Qoida tariqasida, bu xodimning ajralmasligi haqida emas, balki tizimning yo'qligi haqida gapiradi. Shunday qilib, yordamchining vazifasi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishdir. Va tizim, biz bilganimizdek, asosan o'z ish faoliyatini saqlab qolishga qodir. Va buni yolg'iz hal qila olmaysiz! Ammo keling, hamma narsani tartibda hal qilaylik.

Nazorat va uning turlari

Filni, ular aytganidek, qismlarga bo'lib eyish kerak. Va terminologiyadan boshlashga arziydi.

Boshqaruv- Bu rejani ishlarning haqiqiy holati bilan taqqoslash. Nazorat rejalashtirilgan natijalar va odamlarning harakatlaridan kichik og'ishlarni ham aniqlaydi va vaziyatni o'zgartirishga imkon beradi.

Ajratish quyidagi turlar boshqaruv:

1. Dastlabki. Topshiriq bo'yicha ishning haqiqiy boshlanishidan oldin menejer tomonidan amalga oshiriladi. Dastlabki nazorat inson, moddiy va moliyaviy resurslarni hisobga olgan holda qo'llaniladi, ya'ni ishga buyurtma berishdan oldin menejer ijrochining uni amalga oshirish uchun resurslarga ega ekanligiga ishonch hosil qilishi kerak.

2. Konseptual (kiruvchi). Aniqlash uchun ishlatiladi:

• ijrochi buyrug'i borligini biladimi;
• uni hal qiladigan odam muammoni qanday tushungan;
• u buni qanday qiladi.

Ushbu turdagi nazorat menejer yordamchisi tomonidan va buyurtmani o'rnatgandan so'ng darhol amalga oshiriladi. Maqsad - ijrochining buyruqning mohiyatini tushunishini va uning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish. Ushbu bosqichda yordamchining vazifasi bajaruvchining e'tiborini topshiriqning mavjudligi, topshiriqning muddati va ustuvorligiga qaratish va topshiriq ishga qabul qilinganligiga ishonch hosil qilishdir. Bunday holda, yordamchi shoshilinch va muhim topshiriqlarni (Eyzenxauer matritsasini eslang), masalan, quyidagi kabi "ta'kidlashi" kerak: "Iltimos, bu topshiriq muhim va shoshilinch ekanligini unutmang!" O'z vaqtida talaffuz qilingan bu sehrli ibora ko'plab tushunmovchiliklar va kechirilmas vaqt yo'qotilishining oldini olishga yordam beradi - vazifalarni birinchi o'ringa qo'yish jarayoniga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki ijrochilarning fikri har doim ham to'g'ri kelmaydi. menejerning fikri. Shuni unutmangki, siz uchun tushunarli bo'lgan narsa boshqalar uchun bunday bo'lmasligi mumkin.

3. Oqim (oraliq, jarayonni boshqarish). Maqsad - joriy faoliyat jarayonini baholash: ish qanday amalga oshirilmoqda, nima allaqachon qilingan, qanday qiyinchiliklar paydo bo'lgan. Ushbu turdagi nazorat ish olib borilayotganda yordamchi tomonidan amalga oshiriladi, ammo buyurtmani bajarish muddati hali kelmagan. Nazorat vazifasi ish paytida yuzaga keladigan og'ishlarni tezda aniqlash va belgilangan parametrlarni mumkin bo'lgan sozlash uchun ular haqida menejerga xabar berishdir. Joriy nazorat Bunga asoslanadi fikr-mulohaza.

4. Yakuniy (yakuniy, natijani nazorat qilish). Maqsadga ma'lum bir sanaga erishilganligini baholash uchun ishlatiladi.

Olingan haqiqiy natijalar ilgari o'rnatilgan natijalar bilan taqqoslanadi. Ushbu bosqichda ishga aralashish juda kech bo'lishiga qaramay, bu nazorat zarur. Unda ijrochilar qanday natijalarga erishganliklari ko‘rsatilib, ularning faoliyatida yo‘l qo‘yilgan kamchilik va kamchiliklar ochib berilgan. Kelajak uchun saboq olishga yordam beradi. Qoida tariqasida, bu bosqichda menejer va yordamchi birgalikda ishlaydi, chunki Yordamchining malakasi topshiriqning to'liqligi va to'g'riligini aniqlash uchun etarli bo'lmasligi mumkin.

Nima va qanday nazorat qilish kerak

Asosiy sohalarda nazoratni ta'minlash uchun javobgarlikni taqsimlash tashkilotning hajmiga bog'liq:

"Nazorat" va "kuzatish" - bu ikki xil narsa!
Nihoyat nima ekanligini tushunish uchun zamonaviy menejmentda tez-tez uchraydigan boshqa atama - "monitoring" ga e'tibor qaratish lozim. Ko'pincha adabiyotda "nazorat" va "monitoring" tushunchalari bir xil bo'lib qo'llaniladi, ammo bular tubdan farq qiladi! Buyurtmalarning bajarilishini boshqarishda tizimli yondashuvni qo'llash uchun bu farqni tushunish kerak. Agar monitoring- bu ma'lumotlarni yozib olish va saqlash bilan ob'ekt parametrlarini kuzatish, keyin boshqaruv- bu majburiy kuzatish ob'ektga ta'sir qilish parametr qiymatlari qabul qilinadigan chegaralardan oshib ketgan taqdirda. Topshiriqlar bilan bog'liq holda, bu yordamchining monitoring vositasiga ega bo'lishi kerakligini anglatadi, ya'ni. u ko'rsatmalar, muddatlar, mas'ul shaxslar va ijro holatini (tugallangan/tugallanmagan) qayd etadigan ma'lum ma'lumotlar bazasini yuritish. Biroq, qurish uchun samarali tizim nazorat qilish shunchaki statistikani yuritishning o'zi etarli emas - nazorat vaziyatni faol boshqarish, sozlash va ta'sir qilishni nazarda tutadi, ya'ni. ijobiy dinamikaga erishish uchun maqsadli, ongli ta'sir ishlash intizomi.

Buyurtmalar bajarilishini qanday ta'minlash mumkin?

Buyurtmalarni bajarish uchun ushbu muammoni hal qilishda kompleks yondashuv talab etiladi. Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish tizimi quyidagi printsiplarga muvofiq ishlaydi:

1) Menejment tomonidan yuqori ustuvorlik. Menejer o'z ko'rsatmalariga qat'iy rioya qilish u va kompaniya uchun muhimligini ko'rsatishi kerak.

2) Muammoni hal qilishning yondashuvlarini birgalikda muhokama qilish. Barcha xavflarni hisobga olish va masalani har tomonlama ko'rib chiqish uchun muhokamaga jarayonning barcha ishtirokchilarini - ko'rsatmalar beradigan menejerni ham, ularni nazorat qiluvchi yordamchini ham, shuningdek, bevosita javobgar bo'lgan menejerlarni ham jalb qilish kerak. ijro. Shartnomalar, birinchi navbatda, ko'rsatmalar va muddatlar to'g'risida ma'lumot olish usullari, ijro hisoboti shakli, qayta rejalashtirish tartibi, ko'rsatmalar bajarilmagan taqdirda mukofot yoki jazo choralariga tegishli bo'lishi kerak. Menejer o'z bo'ysunuvchilariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan yordamchining vakolatlari haqida ham ma'lumot berishi kerak (agar siz jamoada yangi odam bo'lsangiz va hali vakolatga ega bo'lmasangiz, bu haqda menejeringizdan so'rang).

3) Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini joriy etish to'g'risida kompaniyaning barcha xodimlarini xabardor qilish. Yondashuvlarning shaffofligini ta'minlash kerak, ya'ni. qoidalar kompaniyaning mahalliy normativ hujjatida rasmiylashtirilishi kerak.

4) Muvofiqlik va muntazamlik. Xodimlar har bir topshiriqning qayd etilishiga, har bir topshiriqning hisobga olinishiga, ularning hech biri o‘tkazib yuborilmasligiga yoki esdan chiqarilmasligiga, rahbariyat tomonidan berilgan ko‘rsatmalarni bajarmaslik jazolanishi muqarrarligiga ishonch hosil qilsa, ijro intizomi kuchayadi. (Ma'lumot berish tartibini darhol ta'minlashga arziydi, chunki ko'rsatmalar apriori amalga oshirib bo'lmaydigan yoki mavjud bo'lishi mumkin. yaxshi sabablar o'z vaqtida bajarmaslik. Har bir bunday holat alohida ko'rib chiqilishi kerak.)

Vazifaga o'xshaydi, deysiz. Bu qisman to'g'ri. Yordamchining roli qanday? Yordamchi kompaniyaning aynan o'sha xodimi bo'lib, u menejerga muammo borligi, uning o'ziga xos xavf-xatarlari borligi, siz "barmog'ingizni yurak urishini" ushlab turishga harakat qilayotganingiz haqida xabar berishi kerak (va hozirgacha bu sizning muvaffaqiyatingiz tufayli muvaffaqiyat qozonmoqda. shaxsiy fazilatlar), ammo yo'qligi tizim ertami-kechmi o'zini namoyon qiladi va bu sizni xavotirga soladi.

Asosiysi, nima borligini aytishni unutmang aniq taklif, nazorat tizimini qanday tashkil qilish mumkin (ya'ni, bu faqat kumush laganda xizmat qiladigan muammo emas, balki muammo va uni hal qilish variantlari bo'lishi kerak).

Agar siz yangi xodim kompaniya, siz bunday taklif bilan menejeringizga murojaat qilishdan qo'rqmasligingiz kerak. Agar hozirgacha kompaniyangizda bajarilmagan/kechiktirilgan/hisobga olinmagan buyurtma tufayli halokatli hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, menejeringiz hali ham taklifingizga quloq solmaydi. Ehtimol, butun kompaniyada bu muammoni hal qilishga qiziqqan odam yo'q.

Samarali muloqotning ahamiyati

Aytaylik, sizning taklifingiz qabul qilindi: menejer vazifaning muhimligini aytib berdi, bu jarayondagi rolingizni e'lon qildi, mahalliy normativ hujjat jarayonni tartibga soluvchi kompaniyaning barcha xodimlari xabardor qilinadi. Keyin nima? Agar siz ushbu bosqichda taslim bo'lsangiz, nashr etilgan hujjat ruhsiz qog'oz bo'lib qolish xavfini tug'diradi. Bularning barchasini qanday qilish kerak?

Javob, birinchi navbatda, yordamchining samarali muloqot qobiliyatida. Ha, bu biz ma'muriy lavozimlar uchun rezyumelarda tez-tez ko'rgan iboradir. Bunday ko'nikmalarga ega bo'lish yordamchi uchun juda muhimdir. Tor ma'noda, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bilan bog'liq holda, samarali muloqot qilish usuli hisoblanadi tezkor uzatish ma'lumotni buzmasdan va "xabar" ni to'g'ri tushunish bo'yicha fikr-mulohazalarni olish.

Samarali aloqa quriladi:

Samarali yoki samarasiz?

• Samarasiz muloqot - bu sizning maqsadingiz va rejalaringizni himoya qilishga qaratilgan boshqalar bilan bahslashish. Bu g'oliblar va mag'lublar mavjudligini anglatadi. Ushbu "muloqot" uslubi kategorik: oraliq holatlarni hisobga olmagan holda "to'g'ri" va "noto'g'ri", "g'alaba" va "mag'lubiyat", "yaxshi" va "yomon" mavjud. Faqat bitta to'g'ri fikr bor, shuning uchun biz dunyo haqidagi bilimimizni boyitadigan va yaxlit rasmni shakllantiradigan odamlarning qarashlari va tajribalarini e'tiborsiz qoldirishimiz mumkin. Buning o'rniga biz doimo tor qarashlarimizni himoya qilamiz. To'qnashuvdagi pauza, himoyachi vaqtincha orqaga chekinganda, muvaffaqiyatli hisoblanadi. Oxir-oqibat, kelishmovchilik qarshilikka, jamoa samaradorligini yo'qotishga va hatto kuch va hurmat muvozanati hukm surguniga qadar sabotajga olib keladi.
• Samarali muloqot, o'z navbatida, boshqalarning qarashlari, his-tuyg'ulari va fikrlarini tushunishga qaratilgan. Ikki tomon bir-birini tinglasa, ikkalasi ham g'alaba qozonadi. O'zaro tushunish va hurmat hamkorlik, o'zaro bog'liqlik va sadoqatning asosiga aylanadi. Har bir tomon shunday desa, muvaffaqiyatga erishiladi: “Ha, men aynan shuni nazarda tutdim. Siz meni tushunyapsizmi".

Tashkiliy maqsadlarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun, shubhasiz, samarali muloqot zarur. Buzilgan, noto'g'ri talqin qilingan xabarlar ko'pincha yirik kompaniyalar, armiyalar va davlatlar uchun mag'lubiyatga olib keladi.

Samarali muloqot qobiliyatlari qarama-qarshiliklarning birga yashashiga imkon beradi - boshqa nuqtai nazarni tushunish va murosaga kelishning yakuniy qobiliyati. Nega kim haq, kim nohaq degan bahslashish kerak? Samarali muloqotning maqsadi o'zaro manfaatli va shuning uchun uzoq muddatli ish munosabatlarini o'rnatish va qo'llab-quvvatlashdir.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan, yordamchi ko'rsatishi kerak samarali muloqot qobiliyatlari"sayohat" ko'rsatmalarining barcha bosqichlarida:

1) Ko'rsatmalarni o'rnatishda menejer bilan o'zaro aloqa. Yordamchining vazifasi topshiriqni to'g'ri yozib olish, aniq maqsadni belgilash sxemasiga, masalan, SMARTga rioya qilishga harakat qilishdir. Bu bo'ysunuvchilarga ulardan nima talab qilinishini tushunishga imkon beradi. Buyurtmaning matni aniq, og'zaki shaklda bo'lishi kerak (savolga javob bering: nima qilish kerak?), Buyurtmada belgilangan muddat bo'lishi kerak va har bir buyruq uchun mas'ul ijrochi aniqlanishi kerak.

Buyurtma to'g'ri qayd etilgandan so'ng, yordamchi noaniqliklar yo'qligiga ishonch hosil qilishi, protokolning yakuniy versiyasini yoki buyruqlar reestrini tasdiqlash uchun menejerga topshirishi yoki og'zaki so'rashi kerak: "Men sizni to'g'ri tushundimmi? Ivanov I.I. 2015-yil 11-mayga qadar loyihani amalga oshirish jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun taqdim etishi shart?”

SMART nima?

SMART maqsadlarni belgilash va maqsadlarni belgilash uchun menejment va loyihalarni boshqarishda foydalaniladigan mnemonik qisqartmadir.
SMART mezonlariga muvofiq belgilangan maqsad yoki vazifa quyidagi xususiyatlarga ega:
S– o‘ziga xos (o‘ziga xos) – aniq, aniq, aniq tasvirlangan;
M- o'lchanadigan (o'lchanadigan) - belgilangan natija ko'rsatkichlariga ega bo'lib, ular yordamida maqsadga erishilganligini tushunish mumkin. Ular ham miqdoriy, ham sifat jihatidan bo'lishi mumkin. Ushbu mezonlarsiz vazifaning bajarilishini baholash deyarli mumkin emas;
A– erishish mumkin (achievable) – realistik, lekin ma’lum bir harakatni talab qiladi, bu qo‘shimcha rag‘batlantiruvchi omil bo‘lib xizmat qiladi;
R– tegishli (tegishli) – bo‘lim yoki tashkilotning kengroq maqsadlariga to‘g‘ri keladigan;
T- vaqt chegaralangan (vaqt bilan cheklangan) - maqsadga erishish uchun muddatlar belgilanishi kerak.

2) Buyurtmalarni ishga o'tkazishda ijrochilar bilan o'zaro munosabat. Asosiy vazifa ushbu bosqichda - pudratchi buyurtma haqida xabardor qilinganligiga va uni ishga qabul qilganligiga ishonch hosil qiling. Agar tashkilot kichik bo'lsa, yordamchi yoki kotib ijrochilar bilan bevosita aloqa qiladi Elektron pochta yoki telefon orqali. Katta tashkilotlarda bunday o'zaro ta'sirni amalga oshirish qiyin, shuning uchun yordamchi buyruqni uzatadi va tashkilot rahbarining o'rinbosarlari bilan bevosita aloqada bo'ladi va buyruqlarni uzatishda kaskad printsipi qo'llaniladi, masalan: EEdepartament direktoriEBo'lim boshlig'iEbevosita ijrochi.

3) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar teskari yo'nalish orqali uzatiladi: Bosh direktor/yordamchiBo'rinbosari Bosh direktor Bdepartament direktoriBBo'lim boshlig'iBbevosita ijrochi.

Yordamchi buyurtma haqida ma'lumot uzatishda vositachi rolini o'ynaydi. Shu bilan birga, yordamchiga ma'lumotlarni uzatish vaqtini qisqartirish uchun jamoat mulki bo'lgan buyurtmalar to'g'risida qisqacha ma'lumotlarni joylashtirish imkonini beruvchi axborot resursidan foydalanishni ta'minlash tavsiya etiladi, masalan, ichki tashkilotning korporativ portali, bu erda har qanday xodim qanday buyruqlar borligini tezda ko'rishi va yordamchiga sharhlar yuborishi mumkin. .

4) Oraliq nazoratni amalga oshirishda pudratchidan prognozni aniqlashtirish kerak: belgilangan muddatga to'g'ri keladimi yoki bajarish paytida ish hajmi oldindan kutilganidan kattaroq ekanligi yoki pudratchining resurslari etarli emasligi va boshqa mamlakatlardan ishchilarni jalb qilish zarurligi aniqlandi. tarkibiy bo'linmalar, chunki vazifa o'zaro faoliyat bo'lib chiqdi. Yordamchi ijroning borishi to'g'risida tezkor va ishonchli ma'lumot olish uchun mas'ul menejer / ijrochi bilan doimiy konstruktiv muloqotni o'tkazishi kerak va agar jiddiy muammolar yuzaga kelsa, bu haqda menejerga xabar bering, ammo biror narsa tuzatilishi mumkin. Shu bilan birga, siz juda uzoqqa bormasligingiz va tajovuzkor bo'lib, ijrochini bezovta qilishingiz va uni mayda-chuyda narsalarga chalg'itishingiz kerak. Jarayonning barcha ishtirokchilari borligini aniq tushunishlari kerak umumiy maqsadlar, va bir-birlarining ishini hurmat qiling. Buning uchun siz qabul qilinadigan aloqa formatiga rozi bo'lishingiz kerak.

5) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risida ma'lumot olgandan so'ng, yordamchi menejer bilan birgalikda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligini baholaydi va buyurtmani qabul qilish yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi. HAQIDA qabul qilingan qaror yordamchi ijrochini xabardor qilishi kerak.

6) Analitik hisobotni yaratishda. Qattiq buxgalteriya hisobi statistik ma'lumotlarga asoslangan muntazam hisobot va tahlillarni nazarda tutadi. Ma'lum bir chastotada, masalan, oyda bir marta, yordamchi topshiriqlar bo'yicha to'plangan statistik ma'lumotlarni tahlil qilishi va ishlash intizomi bo'yicha hisobot yaratishi kerak (1-rasm). Bunday hisobotda qancha ko'rsatmalar mavjud bo'lganligi, ularning qanchasi o'z vaqtida bajarilganligi/kechiktirilgan/bajarilmaganligi, qaysi bo'limlar yetakchi ekanligi va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarish nuqtai nazaridan qaysilari yetakchilarga qarshi ekanligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Menejer ushbu ma'lumotni o'z xohishiga ko'ra tasarruf qilishi mumkin. Biroq, mukofot va jazoga yondashuv hamma uchun oldindan aytib bo'ladigan va bir xil bo'lishi maqsadga muvofiqdir.

Guruch. 1.

Yordamchining arsenalidagi qulay vositalar

Bunday vositalarning xilma-xilligi juda ko'p, ammo asosiy printsipga rioya qilish muhimdir - menejerning barcha ko'rsatmalari amalga oshirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak, bu erda buyurtmalarning ustuvorligiga muvofiq bajarilishini muntazam ravishda nazorat qilish mumkin.

Ideal texnik amalga oshirish Microsoft Outlook, chunki unda moslashuvchan sozlash mexanizmlari mavjud. "foydalanuvchi ko'rishlari". "Ijrochilar bo'yicha", "Turkumlar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" standart ko'rinishlarga qo'shimcha ravishda, siz boshqa har qanday narsalarni sozlashingiz mumkin - "O'simliklar bo'yicha", "Qo'mitalar bo'yicha", "Faqat muddati o'tgan vazifalar, muddati 5 dan tugagan. 20 kun oldin” va boshqalar. Sozlangandan so'ng, kelajakda sichqonchani bir marta bosish orqali ko'rinish mavjud bo'ladi. Biz bu haqda batafsil to'xtalmaymiz, chunki... Ushbu vositaga allaqachon bir qator maqolalar bag'ishlangan.

Ba'zan bunday tizim asosida tuzilgan tizimlari elektron hujjat aylanishi , masalan, Lotus Notes, Documentum yoki Directum, bu erda buyurtma haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasida (RCC) qayd etiladi. Biroq, EDMS qimmat dastur bo'lib, uni hamma tashkilotlar ham qila olmaydi.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning eng universal va mavjud vositalaridan biri Microsoft Excel. Agar siz ishlayotgan bo'lsangiz, ushbu dastur mavjud bo'lganlarga qo'shimcha sifatida ishlatilishi mumkin yirik kompaniya, va mustaqil vosita sifatida. Uning go'zalligi shundaki, bunga asoslanadi texnik yechim yaratishingiz mumkin yagona asos Maydonlar va filtrlarning moslashuvchan sozlamalari bilan buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlar sizning xohishingizga ko'ra. Ko'rsatmalarning bunday jamlangan reestri hamma uchun ochiq bo'lishi mumkin va har bir xodim matnni, muddatlarni aniqlab berishi va ko'rsatmalarning holatini kuzatishi mumkin. Avval sozlashingiz kerak cheklangan huquqlar ma'lumotlarning tasodifiy buzilishi yoki o'chirilmasligi uchun faylni tahrirlash.

MS Excel-da siz menejerning og'zaki buyruqlarida bo'lgani kabi, ko'rsatmalarni nafaqat qo'lda kiritishingiz, balki EDMS-dan ko'rsatmalarni yuklab olishingiz mumkin (agar bu protokollardan ko'rsatmalar yoki tashqaridan kelgan ko'rsatmalar bo'lsa, masalan, nazorat qiluvchi organlarning so'rovlari bo'lsa). yoki hokimiyat davlat hokimiyati yoki korporativ markaz).

Maydonlarni ma'lum bir tarzda o'rnatish orqali siz "Buyurtmani bajarish holati" ustunida rang kodlashni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, hali kelmagan buyurtma avtomatik ravishda ko'k rangda ko'rsatiladi; o'z vaqtida bajarilgan buyurtma yashil rangda (buning uchun "Bajarilishi munosabati bilan" va "Haqiqiy ijro" maydonlaridagi sanalar mos kelishi kerak); ijro muddati tugagan va ijro hisoboti olinganligi haqidagi tasdiqnoma olinmagan buyurtma avtomatik ravishda bajarilmagan deb ko‘rsatiladi va qizil rang bilan belgilanadi.

MS Excelda buyurtmalar reestrini o'rnatish

Ro'yxatga olish kitobidagi maydonlar so'l yozish orqali sozlangan. Bunday nozik sozlash uchun IT mutaxassisini jalb qilish yaxshidir.

Agar IT mutaxassisi bo'lmasa va dasturlash ko'nikmalariga ega bo'lmasangiz, boshqa sodda va qulayroq usuldan foydalanishingiz mumkin.

Jadval hujayralarini o'zingiz sozlashingiz mumkin shartli formatlash xususiyatlari.

Hujayrani to'ldirishni sozlash uchun jadvalda biz formatlashni sozlaydigan katakchani tanlang (bizning holimizda bu hujayra G10 ), yorliqda uy – Shartli formatlash, taklif qilingan kontekst menyusida - Qoida yarating(2-rasm).

Guruch. 3

Sarlavha ostidagi muloqot oynasining formulalar satrida siz haqiqat deb hisoblanadigan qoidani o'rnatishingiz kerak (4-rasm).

Guruch. 4.

Bizning ro'yxatga olish kitobimiz uchun bir xil hujayra uchun to'rtta qoidani ketma-ket sozlash kerak bo'ladi G10 , va keyin ularning harakatlarini butun ustunga "kengaytiring" G.

• Bajarilmagan buyurtmani ko'rsatish uchun 1-qoidani o'rnating. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format to'ldirish rangini tanlang. Birinchi qoida qizil rangga mos keladi.

Keyin formulalar qatoriga qoidaning quyidagi tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5-rasm). Bu shuni anglatadiki, hujayrada bo'lish sharti bilan F10 muddati ko'rsatilgan va muddati allaqachon tugagan bo'lsa, hujayra avtomatik ravishda qizil rangga aylanadi.

Guruch. 5.

Tugmachasini bosing KELISHDIKMI.

• Amalga oshirilayotgan buyurtmani ko'rsatish uchun 2-qoidani o'rnating. Yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz: katakchani tanlang G10 , keling Shartli formatlash, tanlang Qoida yarating Va Qaysi hujayralarni formatlashni aniqlash uchun formuladan foydalaning.

Allaqachon tanish bo'lgan dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format boshqa to'ldirish rangini tanlang. Ikkinchi qoida ko'k rangga mos keladi.

=AGAR(F10>0;F10>BUGUN();""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 muddat ko'rsatilgan va u hali kelmagan, hujayra avtomatik ravishda ko'k rangga bo'yalgan.

Tugmachasini bosing OTO.

• O'z vaqtida bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 3-qoidani o'rnatdik. Yana biz yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz, faqat bu safar dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma qat'iy o'z vaqtida yoki muddatidan oldin bajarilganligini ko'rsatish uchun yashil rangni tanlang.

Formulalar qatoriga qoida tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 G10 amalda bajarish muddati ko'rsatilgan, bu muddatga to'g'ri keladi F10 yoki undan oldin, yacheyka G10 avtomatik ravishda yashil rangga aylanadi.

Tugmachasini bosing OTO.

• Nihoyat, belgilangan muddatdan kechroq bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 4-qoidani o'rnatdik. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma kech bajarilganligini ko'rsatish uchun sariq rangni tanlang.

Formulalar qatoriga quyidagi qoidani kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 to'lash sanasi ko'rsatiladi va katakchada G10 sanadan kechroq bo'lgan haqiqiy ijro sanasi ko'rsatilgan F10 , keyin hujayra G10 avtomatik ravishda sariq rangga aylanadi.

Bir marta kamerada G10 barcha to'rtta qoida tuzilgan, biz berilgan formulani butun ustun bo'ylab "cho'zamiz" G va uni buyurtmalarning haqiqiy bajarilishi sanalari bilan to'ldiring. Hujayralar avtomatik ravishda belgilangan palitrada ranglanadi.

Keyingi qadam vizualizatsiya sozlamalari, ya'ni. ijro intizomining rasmini yanada vizual idrok etish uchun diagrammalar.

Diagrammani qurish uchun bizga miqdoriy ma'lumotlar kerak, ya'ni. barcha buyurtmalar soni va har bir tur alohida. Shuning uchun oraliq sozlash talab qilinadi. Biz miqdoriy ma'lumotlarni afsonada ko'rsatishimiz mumkin, ular bizning jadvalimizdan avtomatik ravishda kiritiladi (afsona bir xil varaqda joylashtirilishi mumkin, masalan, jadval tepasida).

Statistikani to'plash uchun jadval kataklaridan birini, masalan, qo'shni katakchani to'ldirishingiz kerak H10 , quyida bayon qilinganidek:

1. Yacheykani tanlang H10 , formulalar satrining yuqori qismidagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, toifani tanlang " mantiqiy», « AGAR».

Formulalarning yuqori qatoriga quyidagi qoidani yozamiz: =AGAR($F10>0,AGAR($G10>0,AGAR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6-rasm).

Guruch. 6.

Biz hujayrada ko'rsatilgan qoidani kengaytiramiz H10 , butun ustun bo'ylab pastga H(7-rasm).

Guruch. 7.

Keyin ustun H yashirin bo'lishi mumkin, faqat kerakli registr ma'lumotlari ko'rinadi.

• Afsonani o'rnatish. Ustun ma'lumotlarini olish uchun H afsonaga tushib, unda miqdoriy ko'rinishda ko'rsatiladi, siz afsonaviy hujayralarni quyidagicha sozlashingiz kerak:

1. Hujayra uchun qoida o'rnating G3 : ushbu katakchani tanlang, formulalar qatoridagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, funksiyalar turini tanlang " statistik», « COUNTIF».

2. Keyin formulalar qatoriga quyidagilarni yozing: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8-rasm).

Guruch. 8.

3. Formulani katakchadan "cho'zish" G3 oldin G6 mos ravishda.

Shuningdek, siz vizualizatsiyani sozlashingiz va ma'lum vaqt oralig'idagi buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlarni grafik shaklida yuklashingiz mumkin.

• BILANdiagramma yaratish. Buni amalga oshirish uchun tabga o'ting Kiritmoq va diapazonni oldindan tanlagan holda diagrammani tanlang, masalan, dumaloq diagramma hujayralar dan G3 oldin G6 (9-rasm).

Guruch. 9.

Biz diagrammani joylashtiramiz va uning segmentlarini biz tanlagan to'ldirish ranglariga bo'yab, segmentni tanlab, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan tegishli kontekst menyusini chaqiramiz (u erda hamma narsa intuitiv). Bizning reestrimiz tayyor (10-rasm).

Guruch. 10.

Va nihoyat

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish juda qiyin - turli tashkilotlarga xos bo'lishi mumkin bo'lgan ko'plab turli jihatlar va xususiyatlarni hisobga olish kerak. Bu oson emas, lekin har bir topishmoqning yechimi borligini unutmang. Bir qarashda yechimi topilmaydigan qiyin muammoga duch kelganimda, doim B. Verberning jumboqini eslayman:

“Qanday qilib qalamni qog‘ozdan ko‘tarmasdan, bu to‘qqizta nuqtani to‘rtta chiziq bilan bog‘lash mumkin?

Ko'pincha biz yechim topa olmaymiz, chunki bizning fikrimiz chizilgan maydon bilan cheklangan. Lekin hech qayerda uning chegarasidan chiqa olmaysiz, deb aytilmagan.

Buning yechimi bor:

Axloqiy: tizimni tushunish uchun siz undan chiqib ketishingiz kerak.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini tashkil etishning ko'plab usullari mavjud. Asosiysi, o'zingizning va sizning kompaniyangizning ishiga eng mos keladiganini topish, hamma narsada moderatsiyani his qilish va manik gipernazorat chegarasidan o'tmaslikdir.

Og'zaki kanal - bu so'zlar; og'zaki bo'lmagan - intonatsiya, ohang, ovoz balandligi va tembri, tashqi ko'rinish, imo-ishoralar, yuz ifodalari.

Biznesni tashkil etishning aksariyat usullari subordinatsiya tamoyillariga asoslanadi. Va bu bir xodimdan boshqasiga buyruq va ko'rsatmalar berish imkoniyatini nazarda tutadi. Ammo vazifani belgilashning o'zi etarli emas - siz uning bajarilishini kuzatishingiz kerak. Va bu buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning butun tizimi.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Qanday mas'ul xodim bo'lishidan qat'i nazar, agar menejer tomonidan uning ishiga muntazam ravishda e'tibor berilmasa, u har qanday holatda ham "bo'shashmasdan" qoladi. Va bu shunchaki dangasalik, ish yuki yoki beparvolik masalasi emas. Har qanday motivatsiya, xodim rahbariyat tomonidan o'z ishiga qiziqish his qilishini nazarda tutadi. Aks holda, nima uchun harakat qilish kerak, baribir hech kimga kerak bo'lmasa, vazifani bajarishga va kompaniyaga foyda keltirishga harakat qiling. Bunday fikrlash ertami-kechmi o'ldiradi motivatsiya hatto eng mas'uliyatli ishxolik ham. Va motivatsiyaning etishmasligi ish samaradorligi va samaradorligini pasayishiga olib keladi.

Shu sababli, bo'ysunuvchilarning ishini nazorat qilish nafaqat topshiriqlarning bajarilishini kuzatish yoki hisobot berish, balki jamoada umumiy muhitni saqlash uchun ham muhimdir. Va bu umuman biznes natijalariga bevosita ta'sir qiladi. Shuning uchun, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish kabi bir daqiqani ortiqcha baholash qiyin. Savol uni qanday o'rnatish va amalga oshirishdir.

Rahbarning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish

Albatta, siz faqat aniq belgilangan vazifalarni nazorat qilishingiz mumkin, bu erda o'lchanadigan natija qabul qilinadi. Aksariyat korxonalarda mavjud boshqaruv tizimi boshqaruvning bir necha darajalarini o'z ichiga oladi (korxona qanchalik katta bo'lsa, shuncha ko'p darajalar bo'lishi mumkin). Yuqori nazoratchi(yakka ijro etuvchi organ), qoida tariqasida, o'rta bo'g'inga ko'rsatmalar beradi yoki vazifalar qo'yadi, so'ngra darajalar soniga qarab, vazifa bevosita ijrochiga "suzadi". Yoki ijrochi buyruqni rasmiylashtiradigan ma'muriy hujjatning o'zida ko'rsatiladi. Masalan, bunday harakat buyurtma bo'lishi mumkin.

Shunday qilib, tayinlangan vazifalar quyidagi xususiyatlarga ega bo'lishi kerak:

• bajarilishi kerak bo'lgan ishning mohiyatining tavsifiga ega bo'lish;
• uni tugatish muddati bor;
• nomlari bilan aniq belgilangan muayyan ijrochi yoki ijrochilar jamoasiga ega.

To'g'ri belgilangan vazifa uni bajarish uchun bajarilishi kerak bo'lgan ishning yarmini tashkil etadi, degan adolatli gap. Shuning uchun, siz vazifalarni belgilash, ko'rsatmalar berish va ma'lum bir ish tavsifini shakllantirish bosqichini e'tiborsiz qoldirmasligingiz kerak. Bu nafaqat kompaniya siyosatini amalga oshiradigan oddiy xodimlar uchun muhim (ular kompaniya ulardan nimani ko'rishni istayotganini aniq tushunishlari kerak) nazoratchi va qaysi vaqt oralig'ida), balki boshqaruvchining o'zi uchun ham nazorat qilish va amalga oshirish haqida so'rash huquqiga ega bo'lish uchun.

Siz vazifani turli yo'llar bilan belgilashingiz mumkin va shunga mos ravishda uni ham hujjatlashingiz mumkin. Misol uchun, biz allaqachon aytib o'tganimizdek, siz buyurtma berishingiz mumkin. Bu topshiriqning barcha xususiyatlarini ko'rsatadi, ijrochi tomonidan ko'rsatilgan xodim buyruq bilan tanishadi va shu paytdan boshlab uning buyruqni bajarish majburiyatlari bor deb hisoblanadi.

Vazifalarni belgilashni yig'ilishlar bayonnomalarida rasmiylashtirishingiz mumkin, bu erda xodimlar "ishning old tomoni" ularga tushunarli ekanligini va ular muddatlari va mohiyati bilan tanishishlarini imzolaydilar. Shuningdek, yozma buyruqlar, qarorlar va ko'rsatmalarning chiqarilishini qayd etishning boshqa usullari mavjud. Tijorat tashkilotlari bu erda ish odatlari bo'yicha ishlaydi yoki qandaydir tarzda buyruqlar berish va ularni mahalliy normativ hujjatlarda nazorat qilish tartibini belgilaydi. Albatta, kompaniyaning barcha xodimlari mahalliy qoidalar bilan tanish bo'lishi kerak.

Vazifalarni belgilash bilan hamma narsa aniq bo'lsa, siz hujjatlar va ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish orqali ishlab chiqishingiz va o'ylashingiz mumkin.

Buyruqlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish

Ba'zi tashkilotlar alohida nazorat tizimini ishlab chiqmaydi. Bu tartibsiz ravishda amalga oshiriladi, chunki ma'lum bir vazifaning bajarilishini tekshirish zarurati tug'ilganda, uning natijasi zarur bo'lganda. Ba'zi ko'rsatmalar nazoratsiz qolmoqda va menejerning o'zi qaysi vazifalarni va qanday nazorat qilishni va qaysi masalalarda xodimga ishonishni va uning odobiga va vijdoniga tayanishni belgilaydi.

Ammo unumdorlik va foyda har bir xodimning xatolariga bog'liq bo'lgan yirik korxonalar ertami-kechmi integratsiyalashgan yondashuv muhimligini tushunadilar. boshqaruv. Va buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning qaysi tashkiloti maqbul bo'ladi degan savol tug'iladi.

Albatta, hozirda buyurtmani ro'yxatga olish kartalaridan foydalangan holda tizimni qo'lda quradiganlar kam. Hatto eng oddiy ofis uskunalari ham ushbu jarayonlarni qandaydir tarzda optimallashtirishga imkon beradi. Hatto o'rnatilgan tanish dasturlar ham buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishni soddalashtirishga imkon beradi - masalan, Excel. Barcha berilgan buyruqlar va topshirilgan vazifalar jadvalga kiritiladi, muddatlar, bajaruvchilar ko'rsatiladi va bajarilgan yoki bajarilmaganligi to'g'risida eslatmalar qo'yiladi.

Shuningdek o'qing:

• Hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish.

Ichki dasturchilar yordamida korxonada maxsus dastur ishlab chiqilishi mumkin va keyinchalik uning yordami bilan buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish amalga oshiriladi. Ushbu usul dasturiy ta'minotni ishlab chiqish uchun tegishli resurslar mavjud bo'lganda yaxshi bo'ladi va bu alohida tashkilotning o'ziga xos jihatlarini hisobga olish kerak.

Tashkilotning elektron hujjat aylanishi tizimiga ma'lum nazorat elementlari (masalan, buyurtmalar bo'yicha berilgan buyruqlarning bajarilishini kuzatish) kiritilishi mumkin. Hujjat harakatining ma'lum bir bosqichida uni bajarish muddati va uni amalga oshirish haqiqati aniq ko'rinadi.

Hujjatlar va buyruqlarning bajarilishi ustidan nazoratni hisobot yordamida ham kuzatish mumkin.

Bular. topshiriqni bajarish faktini ijrochilarning o'zlari rahbarga bildirganda. Bunday hisobotni qanday tuzish kerak - bu tashkilot rahbariyati uchun savol. Bu muntazam yoki davriy hisobotlar bo'lishi mumkin, ular bo'lim yoki kattaroq tarkibiy bo'linma (masalan, boshqaruv, bo'lim) darajasida tuzilishi mumkin. Bularning barchasi topshiriqlar va topshiriqlar soniga, jarayonda qancha xodimlarning doimiy ishtirok etishiga bog'liq buyruqlarni bajarish, ko'rsatmalarning o'zi qanchalik muhim.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish maxsus kompyuter dasturlari yordamida qurilishi mumkin. Ular muayyan yuridik shaxsning vazifalariga moslashish qobiliyati bilan yaratilgan va unga muvofiq moslashtirilishi mumkin. Dasturiy ta'minotdan foydalanishning afzalliklari aniq - jarayonlarni avtomatlashtirish, barcha bajarilgan vazifalarni to'liq qamrab olish, "inson omili" ni yo'q qilish va boshqalar. Lekin kamchiliklari ham bor. Bunday dasturiy ta'minotni sotib olish, optimallashtirish va o'rnatish uchun moliyaviy xarajatlardan tashqari, xodimlarni undan foydalanishga o'rgatish va bu jarayonga maksimal darajada ijrochilar va menejerlarni kiritish kerak. Buning sababi, bunday dasturlarni hali ham o'zlashtirish kerak. Bu o'qitish, qo'llanmalarni ishlab chiqish, bunday dasturiy ta'minot bilan ishlash jarayoni bo'yicha mahalliy qoidalarni chiqarish va qo'llab-quvvatlash xizmatini saqlash va bunday dasturiy ta'minotni saqlash uchun pul sarflashni anglatadi. Ko'pincha buyurtmalarni bajarish va nazorat qilish uchun alohida ko'rsatmalar ishlab chiqiladi. Bu erda har bir tashkilot o'zining maqbul narx-sifat kombinatsiyasini tanlaydi.

Nazorat turlari

Buyurtmalarning bajarilishini kuzatish turli yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin. Ikkita tur mavjud:

Nazoratning birinchi turi topshiriqning qanchalik to'g'ri, to'g'ri va maksimal darajada bajarilganligini to'liq baholay oladigan kishi tomonidan amalga oshiriladi. Bu, qoida tariqasida, muammolarni tushunadigan ijrochining bevosita rahbari.

Nazoratning ikkinchi turi ancha rasmiy bo'lib, bunda faqat buyurtmani o'z vaqtida yoki belgilangan muddatni buzgan holda bajarish fakti nazorat qilinadi. Bu ishni vazifaning mohiyatini chuqur bilmaydigan xodimlarga topshirish mumkin.

Buyurtmalarni bajarish va nazorat qilish bo'yicha ko'rsatmalar

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimi, agar u tashkilotda ishlab chiqilgan bo'lsa, biror joyda qayd etilishi kerak. Qoida tariqasida, bu kompaniyada vazifalarni belgilash, ushbu vazifalarni qayd etish va ularni amalga oshirish natijalarini monitoring qilish tartiblarini tavsiflovchi mahalliy normativ hujjatdir. Bu buyurtmani to'ldirishning turli oraliq bosqichlarini, xodimlarning hisobot berish majburiyatlarini va boshqalarni belgilashi mumkin. Albatta, bunday hujjatlar uchun tayyor shakllar mavjud emas, chunki Har bir yuridik shaxs o'ziga xos bo'lib, barcha tizimlar va jarayonlar o'ziga xos xususiyatlarga moslashtirilgan.

Ba'zi korxonalar rahbariyat tomonidan qo'yilgan vazifalarni kuzatish funktsiyalarini bajarish uchun maxsus shtat birligini ajratadilar. U ko'pincha "inspektor" deb ataladi, u uchun buyruqlarni bajarish va nazorat qilish bo'yicha inspektorning ish tavsifi ishlab chiqiladi.

Ammo bunday funktsiyani boshqa ishlar bilan birlashganda bajarish juda mumkin (agar, albatta, topshiriqlar va vazifalarning haqiqiy hajmi imkon bersa).

Nazoratning yana bir jihatini esga olish muhimdir. Mehnat qonunchiligiga ko'ra, xodimni o'z vazifalarini lozim darajada bajarmaganligi uchun javobgarlikka tortish faqat ushbu faktlar qayd etilgan taqdirdagina mumkin. Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning yaxshi qurilgan tizimi aniq bir xodim tomonidan topshiriqlarni to'g'ri va noto'g'ri bajarishning barcha faktlarini aniq aniqlash imkonini beradi. Shuning uchun, agar jazolash zarurati tug'ilsa, dalillar bazasi haqiqatda to'planadi. Bu, shuningdek, xodimni mukofotlash uchun dalillar mavjud bo'lgan teskari vaziyatga ham tegishli. Shu sababli, berilgan ko'rsatmalar natijalarini kuzatish uchun bunday katta ish qatlamini e'tiborsiz qoldirish va tasodifga qoldirish noto'g'ri bo'ladi.

Ma'lumki, turli kompaniyalarda yordamchi yoki shaxsiy yordamchining funktsional imkoniyatlari (mehnat daftarida bu lavozim qanday nomlanishidan qat'i nazar) tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari va hajmiga, kompaniyada qabul qilingan korporativ madaniyatga va shaxsiyatga qarab farq qiladi. menejerning. Biroq, har qanday shaxsiy yordamchi, uning ish joyidan qat'i nazar, oddiygina bajara olmaydigan vazifalar mavjud. Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish shular jumlasidandir.

Ko'pgina tashkilotlarda buyurtmalarni bajarmaslik va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilmaslik muammo deb ataladi. "darboğaz" (ingliz tilidan. to'siq- darboğaz), ya'ni. kompaniyaning biznes jarayonlarini sezilarli darajada sekinlashtiradigan jiddiy to'siq. Bu erda ko'p narsa yordamchiga bog'liq! Biroq, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadigan darajada aniq emas. Ko‘pincha almashtirib bo‘lmaydigan yordamchining to‘satdan kasal bo‘lib qolishi yoki ta’tilga yoki bir martalik xizmat safariga ketishi, yo‘qligida esa... ish to‘xtab qolgan, buyurtmalar yozilmagan, muddatlar o‘tkazib yuborilgan, javobgarlar noma’lum bo‘lib qolgan holatlarga tez-tez duch kelamiz. Qoida tariqasida, bu xodimning ajralmasligi haqida emas, balki tizimning yo'qligi haqida gapiradi. Shunday qilib, yordamchining vazifasi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishdir. Va tizim, biz bilganimizdek, asosan o'z ish faoliyatini saqlab qolishga qodir. Va buni yolg'iz hal qila olmaysiz! Ammo keling, hamma narsani tartibda hal qilaylik.

Nazorat va uning turlari

Filni, ular aytganidek, qismlarga bo'lib eyish kerak. Va terminologiyadan boshlashga arziydi.

Boshqaruv- bu rejani ishlarning haqiqiy holati bilan taqqoslash. Nazorat rejalashtirilgan natijalar va odamlarning harakatlaridan kichik og'ishlarni ham aniqlaydi va vaziyatni o'zgartirishga imkon beradi.

Quyidagi nazorat turlari ajratiladi:

1. Dastlabki. Topshiriq bo'yicha ishning haqiqiy boshlanishidan oldin menejer tomonidan amalga oshiriladi. Dastlabki nazorat inson, moddiy va moliyaviy resurslarni hisobga olgan holda qo'llaniladi, ya'ni ishga buyurtma berishdan oldin menejer ijrochining uni amalga oshirish uchun resurslarga ega ekanligiga ishonch hosil qilishi kerak.

2. Konseptual (kiruvchi). Aniqlash uchun ishlatiladi:

Ijrochi o'ziga topshiriq borligini biladimi;

Uni hal qiladigan odam muammoni qanday tushundi?

U buni qanday qilib aniq qiladi?

Ushbu turdagi nazorat menejer yordamchisi tomonidan va buyurtmani o'rnatgandan so'ng darhol amalga oshiriladi. Maqsad - ijrochining buyruqning mohiyatini tushunishini va uning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish. Ushbu bosqichda yordamchining vazifasi bajaruvchining e'tiborini topshiriqning mavjudligi, topshiriqning muddati va ustuvorligiga qaratish va topshiriq ishga qabul qilinganligiga ishonch hosil qilishdir. Bunday holda, yordamchi shoshilinch va muhim topshiriqlarni (Eyzenxauer matritsasini eslang), masalan, quyidagi kabi "ta'kidlashi" kerak: "Iltimos, bu topshiriq muhim va shoshilinch ekanligini unutmang!" O'z vaqtida talaffuz qilingan bu sehrli ibora ko'plab tushunmovchiliklar va kechirilmas vaqt yo'qotilishining oldini olishga yordam beradi - vazifalarni birinchi o'ringa qo'yish jarayoniga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki ijrochilarning fikri har doim ham to'g'ri kelmaydi. menejerning fikri. Shuni unutmangki, siz uchun tushunarli bo'lgan narsa boshqalar uchun bunday bo'lmasligi mumkin.

3. Oqim (oraliq, jarayonni boshqarish). Maqsad - joriy faoliyat jarayonini baholash: ish qanday amalga oshirilmoqda, nima allaqachon qilingan, qanday qiyinchiliklar paydo bo'lgan. Ushbu turdagi nazorat ish olib borilayotganda yordamchi tomonidan amalga oshiriladi, ammo buyurtmani bajarish muddati hali kelmagan. Nazorat vazifasi ish paytida yuzaga keladigan og'ishlarni tezda aniqlash va belgilangan parametrlarni mumkin bo'lgan sozlash uchun ular haqida menejerga xabar berishdir. Joriy nazorat fikr-mulohazalarga asoslanadi.

4. Yakuniy (yakuniy, natijani nazorat qilish). Maqsadga ma'lum bir sanaga erishilganligini baholash uchun ishlatiladi.

Olingan haqiqiy natijalar ilgari o'rnatilgan natijalar bilan taqqoslanadi. Ushbu bosqichda ishga aralashish juda kech bo'lishiga qaramay, bu nazorat zarur. Unda ijrochilar qanday natijalarga erishganliklari ko‘rsatilib, ularning faoliyatida yo‘l qo‘yilgan kamchilik va kamchiliklar ochib berilgan. Kelajak uchun saboq olishga yordam beradi. Qoida tariqasida, bu bosqichda menejer va yordamchi birgalikda ishlaydi, chunki Yordamchining malakasi topshiriqning to'liqligi va to'g'riligini aniqlash uchun etarli bo'lmasligi mumkin.

Nima va qanday nazorat qilish kerak

Asosiy sohalarda nazoratni ta'minlash uchun javobgarlikni taqsimlash tashkilotning hajmiga bog'liq:

"Boshqarish" va "nazorat qilish" boshqa narsalar!

Nihoyat nima ekanligini tushunish uchun zamonaviy menejmentda tez-tez uchraydigan boshqa atama - "monitoring" ga e'tibor qaratish lozim. Ko'pincha adabiyotda "nazorat" va "monitoring" tushunchalari bir xil bo'lib qo'llaniladi, ammo bular tubdan farq qiladi! Buyurtmalarning bajarilishini boshqarishda tizimli yondashuvni qo'llash uchun bu farqni tushunish kerak. Agar monitoring- bu ma'lumotlarni yozib olish va saqlash bilan ob'ekt parametrlarini kuzatish, keyin boshqaruv- bu majburiy kuzatish ob'ektga ta'sir qilish parametr qiymatlari qabul qilinadigan chegaralardan oshib ketgan taqdirda. Topshiriqlar bilan bog'liq holda, bu yordamchining monitoring vositasiga ega bo'lishi kerakligini anglatadi, ya'ni. u ko'rsatmalar, muddatlar, mas'ul shaxslar va ijro holatini (tugallangan/tugallanmagan) qayd etadigan ma'lum ma'lumotlar bazasini yuritish. Biroq, samarali boshqaruv tizimini yaratish uchun shunchaki statistikani yuritish etarli emas - nazorat vaziyatni faol boshqarish, sozlash va ta'sir qilishni nazarda tutadi, ya'ni. ijro intizomida ijobiy dinamikaga erishish uchun maqsadli ongli ta'sir.

Buyurtmalar bajarilishini qanday ta'minlash mumkin?

Buyurtmalarni bajarish uchun ushbu muammoni hal qilishda kompleks yondashuv talab etiladi. Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish tizimi quyidagi printsiplarga muvofiq ishlaydi:

1) Menejment tomonidan yuqori ustuvorlik. Menejer o'z ko'rsatmalariga qat'iy rioya qilish u va kompaniya uchun muhimligini ko'rsatishi kerak.

2) Muammoni hal qilishning yondashuvlarini birgalikda muhokama qilish. Barcha xavflarni hisobga olish va masalani har tomonlama ko'rib chiqish uchun muhokamaga jarayonning barcha ishtirokchilarini - ko'rsatmalar beradigan menejerni ham, ularni nazorat qiluvchi yordamchini ham, shuningdek, bevosita javobgar bo'lgan menejerlarni ham jalb qilish kerak. ijro. Shartnomalar, birinchi navbatda, ko'rsatmalar va muddatlar to'g'risida ma'lumot olish usullari, ijro hisoboti shakli, qayta rejalashtirish tartibi, ko'rsatmalar bajarilmagan taqdirda mukofot yoki jazo choralariga tegishli bo'lishi kerak. Menejer o'z bo'ysunuvchilariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan yordamchining vakolatlari haqida ham ma'lumot berishi kerak (agar siz jamoada yangi odam bo'lsangiz va hali vakolatga ega bo'lmasangiz, bu haqda menejeringizdan so'rang).

3) Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini joriy etish to'g'risida kompaniyaning barcha xodimlarini xabardor qilish. Yondashuvlarning shaffofligini ta'minlash kerak, ya'ni. qoidalar kompaniyaning mahalliy normativ hujjatida rasmiylashtirilishi kerak.

4) Muvofiqlik va muntazamlik. Xodimlar har bir topshiriqning qayd etilishiga, har bir topshiriqning hisobga olinishiga, ularning hech biri o‘tkazib yuborilmasligiga yoki esdan chiqarilmasligiga, rahbariyat tomonidan berilgan ko‘rsatmalarni bajarmaslik jazolanishi muqarrarligiga ishonch hosil qilsa, ijro intizomi kuchayadi. (Ma'lumot berish tartibini darhol ta'minlashga arziydi, chunki ko'rsatmalar apriori amalga oshirib bo'lmaydigan bo'lishi mumkin yoki o'z vaqtida bajarilmasligi uchun jiddiy sabablarga ega bo'lishi mumkin. Har bir bunday holat alohida ko'rib chiqilishi kerak.)

Vazifaga o'xshaydi, deysiz. Bu qisman to'g'ri. Yordamchining roli qanday? Yordamchi kompaniyaning aynan o'sha xodimi bo'lib, u menejerga muammo borligi, uning o'ziga xos xavf-xatarlari borligi, siz "barmog'ingizni yurak urishini" ushlab turishga harakat qilayotganingiz haqida xabar berishi kerak (va hozirgacha bu sizning muvaffaqiyatingiz tufayli muvaffaqiyat qozonmoqda. shaxsiy fazilatlar), ammo yo'qligi tizim ertami-kechmi o'zini namoyon qiladi va bu sizni xavotirga soladi.

Asosiysi, nazorat tizimini qanday tashkil qilish bo'yicha aniq taklifingiz borligini aytishni unutmang (ya'ni, bu faqat kumush laganda xizmat qiladigan muammo emas, balki muammo va uni hal qilish variantlari bo'lishi kerak).

Agar siz kompaniyaning yangi xodimi bo'lsangiz ham, bunday taklif bilan menejeringizga murojaat qilishdan qo'rqmasligingiz kerak. Agar hozirgacha kompaniyangizda bajarilmagan/kechiktirilgan/hisobga olinmagan buyurtma tufayli halokatli hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, menejeringiz hali ham taklifingizga quloq solmaydi. Ehtimol, butun kompaniyada bu muammoni hal qilishga qiziqqan odam yo'q.

Samarali muloqotning ahamiyati

Aytaylik, sizning taklifingiz qabul qilindi: menejer vazifaning muhimligini aytib berdi, ushbu jarayondagi rolingizni e'lon qildi, jarayonni tartibga soluvchi mahalliy normativ hujjatni tasdiqladi va kompaniyaning barcha xodimlari xabardor qilinadi. Keyin nima? Agar siz ushbu bosqichda taslim bo'lsangiz, nashr etilgan hujjat ruhsiz qog'oz bo'lib qolish xavfini tug'diradi. Bularning barchasini qanday qilish kerak?

Javob, birinchi navbatda, yordamchining samarali muloqot qobiliyatida. Ha, bu biz ma'muriy lavozimlar uchun rezyumelarda tez-tez ko'rgan iboradir. Bunday ko'nikmalarga ega bo'lish yordamchi uchun juda muhimdir. Tor ma'noda, buyruqlar bajarilishini nazorat qilish bilan bog'liq holda, samarali aloqa - bu "xabar" ni to'g'ri tushunish bo'yicha ma'lumotni buzilmasdan tezda uzatish va fikr-mulohazalarni olish usuli.

Samarali aloqa quriladi:

Samarali yoki samarasiz?

Samarasiz muloqot - bu sizning maqsadingiz va rejalaringizni himoya qilishga qaratilgan boshqalar bilan bahslashish. Bu g'oliblar va mag'lublar mavjudligini anglatadi. Ushbu "muloqot" uslubi kategorik: oraliq holatlarni hisobga olmagan holda "to'g'ri" va "noto'g'ri", "g'alaba" va "mag'lubiyat", "yaxshi" va "yomon" mavjud. Faqat bitta to'g'ri fikr bor, shuning uchun biz dunyo haqidagi bilimimizni boyitadigan va yaxlit rasmni shakllantiradigan odamlarning qarashlari va tajribalarini e'tiborsiz qoldirishimiz mumkin. Buning o'rniga biz doimo tor qarashlarimizni himoya qilamiz. To'qnashuvdagi pauza, himoyachi vaqtincha orqaga chekinganda, muvaffaqiyatli hisoblanadi. Oxir-oqibat, kelishmovchilik qarshilikka, jamoa samaradorligini yo'qotishga va hatto kuch va hurmat muvozanati hukm surguniga qadar sabotajga olib keladi.

Samarali muloqot, o'z navbatida, boshqalarning qarashlari, his-tuyg'ulari va fikrlarini tushunishga qaratilgan. Ikki tomon bir-birini tinglasa, ikkalasi ham g'alaba qozonadi. O'zaro tushunish va hurmat hamkorlik, o'zaro bog'liqlik va sadoqatning asosiga aylanadi. Har bir tomon shunday desa, muvaffaqiyatga erishiladi: “Ha, men aynan shuni nazarda tutdim. Siz meni tushunyapsizmi".

Tashkiliy maqsadlarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun, shubhasiz, samarali muloqot zarur. Buzilgan, noto'g'ri talqin qilingan xabarlar ko'pincha yirik kompaniyalar, armiyalar va davlatlar uchun mag'lubiyatga olib keladi.

Samarali muloqot qobiliyatlari qarama-qarshiliklarning birga yashashiga imkon beradi - boshqa nuqtai nazarni tushunish va murosaga kelishning yakuniy qobiliyati. Nega kim haq, kim nohaq degan bahslashish kerak? Samarali muloqotning maqsadi o'zaro manfaatli va shuning uchun uzoq muddatli ish munosabatlarini o'rnatish va qo'llab-quvvatlashdir.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan, yordamchi ko'rsatishi kerak samarali muloqot qobiliyatlari"sayohat" ko'rsatmalarining barcha bosqichlarida:

1) Ko'rsatmalarni o'rnatishda menejer bilan o'zaro aloqa. Yordamchining vazifasi topshiriqni to'g'ri yozib olish, aniq maqsadni belgilash sxemasiga, masalan, SMARTga rioya qilishga harakat qilishdir. Bu bo'ysunuvchilarga ulardan nima talab qilinishini tushunishga imkon beradi. Buyurtmaning matni aniq, og'zaki shaklda bo'lishi kerak (savolga javob bering: nima qilish kerak?), Buyurtmada belgilangan muddat bo'lishi kerak va har bir buyruq uchun mas'ul ijrochi aniqlanishi kerak.

Buyurtma to'g'ri qayd etilgandan so'ng, yordamchi noaniqliklar yo'qligiga ishonch hosil qilishi, protokolning yakuniy versiyasini yoki buyruqlar reestrini tasdiqlash uchun menejerga topshirishi yoki og'zaki so'rashi kerak: "Men sizni to'g'ri tushundimmi? Ivanov I.I. 2015-yil 11-mayga qadar loyihani amalga oshirish jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun taqdim etishi shart?”

Nima bo'ldiSMART?

SMART maqsadlarni belgilash va maqsadlarni belgilash uchun menejment va loyihalarni boshqarishda foydalaniladigan mnemonik qisqartmadir.
SMART mezonlariga muvofiq belgilangan maqsad yoki vazifa quyidagi xususiyatlarga ega:
. S- o'ziga xos (o'ziga xos) - aniq, aniq, aniq tasvirlangan;
. M- o'lchanadigan (o'lchanadigan) - belgilangan natija ko'rsatkichlariga ega bo'lib, ular yordamida maqsadga erishilganligini tushunish mumkin. Ular ham miqdoriy, ham sifat jihatidan bo'lishi mumkin. Ushbu mezonlarsiz vazifaning bajarilishini baholash deyarli mumkin emas;
. A- erishish mumkin (qo'lga kiritilishi mumkin) - realistik, ammo qo'shimcha rag'batlantiruvchi omil bo'lib xizmat qiladigan biroz harakat talab qiladi;
. R- tegishli (tegishli) - bo'lim yoki tashkilotning kengroq maqsadlariga to'g'ri keladigan;
. T- vaqt bilan chegaralangan (vaqt cheklangan) - maqsadga erishish muddatlari belgilanishi kerak.

2) Buyurtmalarni ishga o'tkazishda ijrochilar bilan o'zaro munosabat. Ushbu bosqichdagi asosiy vazifa pudratchiga topshiriq to'g'risida xabardor qilinganligini va uni ishga qabul qilganligiga ishonch hosil qilishdir. Agar tashkilot kichik bo'lsa, yordamchi yoki kotib ijrochilar bilan bevosita elektron pochta yoki telefon orqali bog'lanadi. Katta tashkilotlarda bunday o'zaro ta'sirni amalga oshirish qiyin, shuning uchun yordamchi buyruqni uzatadi va tashkilot rahbarining o'rinbosarlari bilan bevosita aloqada bo'ladi va buyruqlarni uzatishda kaskad printsipi qo'llaniladi, masalan: EEdepartament direktoriEBo'lim boshlig'iEbevosita ijrochi.

3) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar teskari yo'nalish orqali uzatiladi: Bosh direktor/yordamchiBBosh direktor o'rinbosariBdepartament direktoriBBo'lim boshlig'iBbevosita ijrochi.

Yordamchi buyurtma haqida ma'lumot uzatishda vositachi rolini o'ynaydi. Shu bilan birga, yordamchiga ma'lumotlarni uzatish vaqtini qisqartirish uchun jamoat mulki bo'lgan buyurtmalar to'g'risida qisqacha ma'lumotlarni joylashtirish imkonini beruvchi axborot resursidan foydalanishni ta'minlash tavsiya etiladi, masalan, ichki tashkilotning korporativ portali, bu erda har qanday xodim qanday buyruqlar borligini tezda ko'rishi va yordamchiga sharhlar yuborishi mumkin. .

4) Oraliq nazoratni amalga oshirishda pudratchidan prognozni aniqlashtirish kerak: belgilangan muddatga to'g'ri keladimi yoki bajarish paytida ish hajmi oldindan kutilganidan kattaroq ekanligi yoki pudratchining resurslari etarli emasligi va boshqa tarkibiy bo'linmalarning xodimlarini jalb qilish zarurligi aniqlandi, chunki vazifa o'zaro faoliyat bo'lib chiqdi. Yordamchi ijroning borishi to'g'risida tezkor va ishonchli ma'lumot olish uchun mas'ul menejer / ijrochi bilan doimiy konstruktiv muloqotni o'tkazishi kerak va agar jiddiy muammolar yuzaga kelsa, bu haqda menejerga xabar bering, ammo biror narsa tuzatilishi mumkin. Shu bilan birga, siz juda uzoqqa bormasligingiz va tajovuzkor bo'lib, ijrochini bezovta qilishingiz va uni mayda-chuyda narsalarga chalg'itishingiz kerak. Jarayonning barcha ishtirokchilari umumiy maqsadlarga ega ekanligini aniq tushunishlari va bir-birlarining ishini hurmat qilishlari kerak. Buning uchun siz qabul qilinadigan aloqa formatiga rozi bo'lishingiz kerak.

5) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risida ma'lumot olgandan so'ng, yordamchi menejer bilan birgalikda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligini baholaydi va buyurtmani qabul qilish yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi. Yordamchi qabul qilingan qaror haqida ijrochini xabardor qilishi shart.

6) Analitik hisobotni yaratishda. Qattiq buxgalteriya hisobi statistik ma'lumotlarga asoslangan muntazam hisobot va tahlillarni nazarda tutadi. Ma'lum bir chastotada, masalan, oyda bir marta, yordamchi topshiriqlar bo'yicha to'plangan statistik ma'lumotlarni tahlil qilishi va ishlash intizomi bo'yicha hisobot yaratishi kerak (1-rasm). Bunday hisobotda qancha ko'rsatmalar mavjud bo'lganligi, ularning qanchasi o'z vaqtida bajarilganligi/kechiktirilgan/bajarilmaganligi, qaysi bo'limlar yetakchi ekanligi va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarish nuqtai nazaridan qaysilari yetakchilarga qarshi ekanligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Menejer ushbu ma'lumotni o'z xohishiga ko'ra tasarruf qilishi mumkin. Biroq, mukofot va jazoga yondashuv hamma uchun oldindan aytib bo'ladigan va bir xil bo'lishi maqsadga muvofiqdir.

Guruch. 1

Yordamchining arsenalidagi qulay vositalar

Bunday vositalarning xilma-xilligi juda ko'p, ammo asosiy printsipga rioya qilish muhimdir - menejerning barcha ko'rsatmalari amalga oshirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak, bu erda buyurtmalarning ustuvorligiga muvofiq bajarilishini muntazam ravishda nazorat qilish mumkin.

Ideal texnik amalga oshirish Microsoft Outlook, chunki unda moslashuvchan sozlash mexanizmlari mavjud. "foydalanuvchi ko'rishlari". "Ijrochilar bo'yicha", "Turkumlar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" standart ko'rinishlarga qo'shimcha ravishda, siz boshqa har qanday narsalarni sozlashingiz mumkin - "O'simliklar bo'yicha", "Qo'mitalar bo'yicha", "Faqat muddati o'tgan vazifalar, muddati 5 dan tugagan. 20 kun oldin” va boshqalar. Sozlangandan so'ng, kelajakda sichqonchani bir marta bosish orqali ko'rinish mavjud bo'ladi. Biz bu haqda batafsil to'xtalmaymiz, chunki... Ushbu vositaga allaqachon bir qator maqolalar bag'ishlangan.

Ba'zan bunday tizim asosida tuzilgan elektron hujjat aylanish tizimlari, masalan, Lotus Notes, Documentum yoki Directum, bu erda buyurtma haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasida (RCC) qayd etiladi. Biroq, EDMS qimmat dastur bo'lib, uni hamma tashkilotlar ham qila olmaydi.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning eng universal va mavjud vositalaridan biri Microsoft Excel. Ushbu dastur mavjud bo'lganlarga qo'shimcha ravishda, agar siz yirik kompaniyada ishlasangiz yoki mustaqil vosita sifatida ishlatilishi mumkin. Uning go'zalligi shundaki, ushbu texnik yechim asosida siz o'zingizning xohishingizga ko'ra maydonlar va filtrlarning moslashuvchan sozlamalari bilan buyurtmalarning yagona ma'lumotlar bazasini yaratishingiz mumkin. Ko'rsatmalarning bunday jamlangan reestri hamma uchun ochiq bo'lishi mumkin va har bir xodim matnni, muddatlarni aniqlab berishi va ko'rsatmalarning holatini kuzatishi mumkin. Ma'lumotlarning tasodifiy buzilishi yoki o'chirilmasligi uchun avval faylni tahrirlash uchun cheklangan huquqlarni sozlashingiz kerak.

MS Excel-da siz menejerning og'zaki buyruqlarida bo'lgani kabi, ko'rsatmalarni nafaqat qo'lda kiritishingiz, balki EDMS-dan ko'rsatmalarni yuklab olishingiz mumkin (agar bu protokollardan ko'rsatmalar yoki tashqaridan kelgan ko'rsatmalar bo'lsa, masalan, nazorat qiluvchi organlarning so'rovlari bo'lsa). yoki davlat organlari yoki korporativ markaz).

Maydonlarni ma'lum bir tarzda o'rnatish orqali siz "Buyurtmani bajarish holati" ustunida rang kodlashni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, hali kelmagan buyurtma avtomatik ravishda ko'k rangda ko'rsatiladi; o'z vaqtida bajarilgan buyurtma yashil rangda (buning uchun "Bajarilishi munosabati bilan" va "Haqiqiy ijro" maydonlaridagi sanalar mos kelishi kerak); ijro muddati tugagan va ijro hisoboti olinganligi haqidagi tasdiqnoma olinmagan buyurtma avtomatik ravishda bajarilmagan deb ko‘rsatiladi va qizil rang bilan belgilanadi.

Buyurtmalar reestrini o'rnatishXONIM Excel

Ro'yxatga olish kitobidagi maydonlar so'l yozish orqali sozlangan. Bunday nozik sozlash uchun IT mutaxassisini jalb qilish yaxshidir.

Agar IT mutaxassisi bo'lmasa va dasturlash ko'nikmalariga ega bo'lmasangiz, boshqa sodda va qulayroq usuldan foydalanishingiz mumkin.

Jadval hujayralarini o'zingiz sozlashingiz mumkin shartli formatlash xususiyatlari.

Hujayrani to'ldirishni sozlash uchun jadvalda biz formatlashni sozlaydigan katakchani tanlang (bizning holimizda bu hujayra G10 ), yorliqda uy - Shartli formatlash, taklif qilingan kontekst menyusida - Qoida yarating(2-rasm).

Guruch. 3

Sarlavha ostidagi muloqot oynasining formulalar satrida siz haqiqat deb hisoblanadigan qoidani o'rnatishingiz kerak (4-rasm).

Guruch. 4

Bizning ro'yxatga olish kitobimiz uchun bir xil hujayra uchun to'rtta qoidani ketma-ket sozlash kerak bo'ladi G10 , va keyin ularning harakatlarini butun ustunga "kengaytiring" G.

• Bajarilmagan buyurtmani ko'rsatish uchun 1-qoidani o'rnating. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format to'ldirish rangini tanlang. Birinchi qoida qizil rangga mos keladi.

Keyin formulalar qatoriga qoidaning quyidagi tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5-rasm). Bu shuni anglatadiki, hujayrada bo'lish sharti bilan F10 muddati ko'rsatilgan va muddati allaqachon tugagan bo'lsa, hujayra avtomatik ravishda qizil rangga aylanadi.

Guruch. 5

Tugmachasini bosingOTO.

• Amalga oshirilayotgan buyurtmani ko'rsatish uchun 2-qoidani o'rnating. Yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz: katakchani tanlang G10 , keling Shartli formatlash, tanlang Qoida yarating Va Qaysi hujayralarni formatlashni aniqlash uchun formuladan foydalaning.

Allaqachon tanish bo'lgan dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format boshqa to'ldirish rangini tanlang. Ikkinchi qoida ko'k rangga mos keladi.

=AGAR(F10>0;F10>BUGUN();""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 muddat ko'rsatilgan va u hali kelmagan, hujayra avtomatik ravishda ko'k rangga bo'yalgan.

Tugmachasini bosing OTO.

• O'z vaqtida bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 3-qoidani o'rnatdik. Yana biz yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz, faqat bu safar dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma qat'iy o'z vaqtida yoki muddatidan oldin bajarilganligini ko'rsatish uchun yashil rangni tanlang.

Formulalar qatoriga qoida tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 G10 amalda bajarish muddati ko'rsatilgan, bu muddatga to'g'ri keladi F10 yoki undan oldin, yacheyka G10 avtomatik ravishda yashil rangga aylanadi.

Tugmachasini bosing OTO.

• Nihoyat, belgilangan muddatdan kechroq bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 4-qoidani o'rnatdik. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma kech bajarilganligini ko'rsatish uchun sariq rangni tanlang.

Formulalar qatoriga quyidagi qoidani kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 to'lash sanasi ko'rsatiladi va katakchada G10 sanadan kechroq bo'lgan haqiqiy ijro sanasi ko'rsatilgan F10 , keyin hujayra G10 avtomatik ravishda sariq rangga aylanadi.

Bir marta kamerada G10 barcha to'rtta qoida tuzilgan, biz berilgan formulani butun ustun bo'ylab "cho'zamiz" G va uni buyurtmalarning haqiqiy bajarilishi sanalari bilan to'ldiring. Hujayralar avtomatik ravishda belgilangan palitrada ranglanadi.

Keyingi qadam vizualizatsiya sozlamalari, ya'ni. ijro intizomining rasmini yanada vizual idrok etish uchun diagrammalar.

Diagrammani qurish uchun bizga miqdoriy ma'lumotlar kerak, ya'ni. barcha buyurtmalar soni va har bir tur alohida. Shuning uchun oraliq sozlash talab qilinadi. Biz miqdoriy ma'lumotlarni afsonada ko'rsatishimiz mumkin, ular bizning jadvalimizdan avtomatik ravishda kiritiladi (afsona bir xil varaqda joylashtirilishi mumkin, masalan, jadval tepasida).

Statistikani to'plash uchun jadval kataklaridan birini, masalan, qo'shni katakchani to'ldirishingiz kerak H10 , quyida bayon qilinganidek:

1. Yacheykani tanlang H10 , formulalar satrining yuqori qismidagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, toifani tanlang " mantiqiy», « AGAR».

Formulalarning yuqori qatoriga quyidagi qoidani yozamiz: =AGAR($F10>0,AGAR($G10>0,AGAR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6-rasm).

Guruch. 6

Biz hujayrada ko'rsatilgan qoidani kengaytiramiz H10 , butun ustun bo'ylab pastga H(7-rasm).

Guruch. 7

Keyin ustun H yashirin bo'lishi mumkin, faqat kerakli registr ma'lumotlari ko'rinadi.

• Afsonani o'rnatish. Ustun ma'lumotlarini olish uchun H afsonaga tushib, unda miqdoriy ko'rinishda ko'rsatiladi, siz afsonaviy hujayralarni quyidagicha sozlashingiz kerak:

1. Hujayra uchun qoida o'rnating G3 : ushbu katakchani tanlang, formulalar qatoridagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, funksiyalar turini tanlang " statistik», « COUNTIF».

2. Keyin formulalar qatoriga quyidagilarni yozing: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8-rasm).

Guruch. 8

3. Formulani katakchadan "cho'zish" G3 oldin G6 mos ravishda.

Shuningdek, siz vizualizatsiyani sozlashingiz va ma'lum vaqt oralig'idagi buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlarni grafik shaklida yuklashingiz mumkin.

• BILANdiagramma yaratish. Buni amalga oshirish uchun tabga o'ting Kiritmoq va diapazonni oldindan tanlagan holda diagrammani tanlang, masalan, dumaloq diagramma hujayralar dan G3 oldin G6 (9-rasm).

Guruch. 9

Biz diagrammani joylashtiramiz va uning segmentlarini biz tanlagan to'ldirish ranglariga bo'yab, segmentni tanlab, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan tegishli kontekst menyusini chaqiramiz (u erda hamma narsa intuitiv). Bizning reestrimiz tayyor (10-rasm).

Guruch. 10

Va nihoyat

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish juda qiyin - turli tashkilotlarga xos bo'lishi mumkin bo'lgan ko'plab turli jihatlar va xususiyatlarni hisobga olish kerak. Bu oson emas, lekin har bir topishmoqning yechimi borligini unutmang. Bir qarashda yechimi topilmaydigan qiyin muammoga duch kelganimda, doim B. Verberning jumboqini eslayman:

“Qanday qilib qalamni qog‘ozdan ko‘tarmasdan, bu to‘qqizta nuqtani to‘rtta chiziq bilan bog‘lash mumkin?

Ko'pincha biz yechim topa olmaymiz, chunki bizning fikrimiz chizilgan maydon bilan cheklangan. Lekin hech qayerda uning chegarasidan chiqa olmaysiz, deb aytilmagan.

Buning yechimi bor:

Axloqiy: tizimni tushunish uchun siz undan chiqib ketishingiz kerak.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini tashkil etishning ko'plab usullari mavjud. Asosiysi, o'zingizning va sizning kompaniyangizning ishiga eng mos keladiganini topish, hamma narsada moderatsiyani his qilish va manik gipernazorat chegarasidan o'tmaslikdir.

M.A. Suchkova, "Ryazan neftni qayta ishlash kompaniyasi" YoAJ bosh direktorining o'rinbosari ("NK-Rosneft" OAJ sho''ba korxonasi)

Kompaniyani boshqarish uchun Bu qiyin: siz yondashuvlarni izlashingiz, mukofotlar va jazolar tuzilmasini va xodimlarni monitoring qilish tizimini yaratishingiz kerak. Ammo eng qiyin narsa - qo'l ostidagilarning ishini, ularning vazifalarni bajarishiga qarab oqilona baholashdir. Buyurtmalarni nazorat qilish muammosi endi muammo emas, biz bunga kafolat beramiz!

LeaderTask buyurtmalarini boshqarish tizimi qanday ishlaydi?

Keling, buni bosqichma-bosqich aniqlaylik; Men darhol aytaman - buyurtma tizimi siz xohlagan tarzda ishlaydi. Rahmat noyob moslashuvchanlik o'rnatilgan vositalar:

1. To'g'ridan-to'g'ri LeaderTask-da buyurtma yaratish chap menyudan xodimlaringizdan biriga yoki oddiygina vazifani xodim nomiga sudrab borish orqali.
2. Tayinlash muddati va soat/daqiqalar soni muammoni hal qilish uchun.
3. Xodim sizning ko'rsatmalaringizni o'qib chiqdimi yoki yo'qligini aniq bilib olasiz: uning avatar rangi bo'ladi normal rangga, qutulish shaffoflik(qachon o'qilmagan).
4. Har bir vazifa uchun siz ijrochi bilan alohida yaratilgan holda muloqot qilishingiz mumkin suhbat, va vazifa tanasida - barcha fayllar va hujjatlarni saqlang.

1. Xodim vazifaning holatini belgilaydi. Bu bo'lishi mumkin " Ishda”, “Pauzada”, “Rad etilgan" va hokazo.
2. Ijrochi “Davom etmoqda” ni belgilashi bilanoq ortga hisoblash o'rnatilgan funksiyada Vaqt. Shunday qilib, siz har doim xodimning muayyan vazifaga qancha vaqt sarflaganidan xabardor bo'lasiz. Va siz bo'ysunuvchilaringizning malakasi va tezligiga qarab tashkilot ishini tuza olasiz.
3. Vazifa bo'yicha ish tugagach, xodim tegishli holatni o'rnatadi. U darhol mijozning ixtiyorida paydo bo'ladi " Yetkazib berishga tayyor” va u topshiriqni qabul qilishi yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun yuborishi mumkin.

Eng qizig'i shundaki, agar siz uni o'zingiz o'chirmasangiz, biron bir vazifa yo'qolmaydi. Bular. bir yoki 2 yildan keyin ham uni tugallangan vazifalar orasida topishingiz mumkin.

Shunday qilib, buyurtma nazoratini tashkil qilish LeaderTask-da nokni otish kabi oson. Xo'sh, bo'ysunuvchi nuqtai nazardan nima deyish mumkin?

Qanday qilib menejeringizning buyurtmasini o'tkazib yubormaslik kerak?

Albatta, xodimlarning og'ir ish yuki ularning e'tiborini va menejerning ko'rsatmalarini nazorat qilishiga ta'sir qilishi mumkin. Ammo LeaderTask bunga yo'l qo'ymaydi: sinxronizatsiya tufayli!

Menejer yangi vazifani topshirishi bilanoq, u ijrochining bloklangan ekranida ko'rsatiladi, xoh u iPhone yoki qurilmaga asoslangan Android. Hatto ishlayotgan soatda ham Android Wear Va Apple Watch- bularni biluvchilar uchun.

Hatto juda band odamlar bo'lsak ham, biz hali ham soatiga bir marta smartfon ekraniga qarash odatini saqlab qolamiz, shuning uchun topshiriqni o'tkazib yuborishning iloji yo'q. LeaderTask-dagi vazifalarni qanday boshqarish haqida qisqa videoni tomosha qiling:

LeaderTask bilan buyruqlar bajarilishi ustidan nazoratni qanday tashkil qilish kerak

Tizim ishlashi uchun siz buyurtmalarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish haqida o'ylashingiz kerak. Buni amalga oshirish bo'yicha bizda bir nechta g'oyalar mavjud (o'z tajribamizdan):

1. qo'shish kompaniya qoidalari vazifalar uchun statuslarni o'rnatish talabi.
2. U erda majburiy shartni yuboring smartfonlarga LeaderTask-ni o'rnatish.
3. Sizning xodimlaringizning smartfonlari yoqilgan bo'lishi kerak bildirishnomalar xizmatdan.

Sizning kompaniyangizda buyurtmalar ustidan nazoratni tashkil qilish qanchalik oson. Menejer har doim uning vazifasi qaysi bosqichda ekanligini bilib oladi va ijrochi topshiriqni o'tkazib yubormaydi yoki bitta faylni yo'qotmaydi. Va barchasi - LeaderTask uchun rahmat!

HUJJATLARNING IJRO ETILISHINI NAZORAT

Hujjatlar va qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish boshqaruvning muhim funktsiyalaridan biri bo'lib, uning maqsadi hujjatlarning o'z vaqtida va sifatli bajarilishiga ko'maklashish, tarkibiy bo'linmalar faoliyatini baholash uchun zarur bo'lgan tahliliy ma'lumotlarning olinishini ta'minlash; filiallar va aniq xodimlar.

Lar bor:

masalaning mohiyatini hal etish, ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish;

topshiriqlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish.

Ko'rsatmalarning mohiyatan bajarilishini nazorat qilish va masalani hal qilish rahbari (tashkilot yoki tarkibiy bo'linma) yoki maxsus vakolatli shaxslar tomonidan amalga oshiriladi. Mohiyat bo'yicha nazorat - bu masala qanchalik to'g'ri, muvaffaqiyatli va to'liq hal qilinganligini baholash.

Hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish yirik tashkilotda boshqaruv hujjatlari xizmati (DMS) tarkibiga kiruvchi bo'linma yoki nazorat guruhi tomonidan, kichik tashkilotda - kotibiyat yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi. Hujjatlarni bajarish muddatlarini nazorat qilish joriy va profilaktika bo'linishi mumkin.

IN GOST R 51141-98 "Ofisni boshqarish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar" quyidagi ta'rif belgilangan: " Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish- bu hujjatlarning o'z vaqtida bajarilishini ta'minlaydigan harakatlar majmuidir." Shu bilan birga, ijroni nazorat qilish guruhining (nazoratni amalga oshiruvchi xodim) asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:

muhim ahamiyatga ega bo‘lgan kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarning borishini kuzatib borish va rahbariyat tomonidan qayd etilgan ko‘rsatmalarning amalda bajarilishini qayd etish;

bajarish jarayoni va natijalarini monitoring qilish jarayonida olingan ma’lumotlarni umumlashtirish, ushbu ma’lumotlarni boshqaruvga qulay rasmiylashtirilgan shaklda yetkazish;

hujjat aylanishini tezlashtirish va ijro intizomini mustahkamlash bo‘yicha takliflar ishlab chiqish.

Ba'zida tashkilot rahbariyatining qarori bilan hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish maktabgacha ta'lim muassasasi tarkibiga kirmaydigan xodimga topshirilishi mumkin. Bu ma'muriy hujjatlarni tayyorlashda juda keng tarqalgan amaliyot bo'lib, ijroni nazorat qilish har qanday xodimlarga topshirilishi yoki menejer tomonidan qabul qilinishi mumkin. Lekin hujjatlar ijrosi ustidan nazoratni markazlashtirish uni samarali amalga oshirishda muhim omil hisoblanadi.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish (vaqt bo'yicha) bir necha ketma-ket bosqichlarni o'z ichiga oladi:

hujjatlarni nazoratga olish;

hujjatlarning aniq ijrochilarga o‘z vaqtida topshirilishini tekshirish;

ijroning borishini dastlabki tekshirish va tartibga solish;

hujjatlarni nazoratdan olib tashlash;

hujjatning bajarilishining borishi va natijalarini qayd etish va umumlashtirish.

Nazorat operatsiyalarining boshlanishi, ya'ni hujjatlarni nazorat ostiga qo'yish tashkilotda olingan yoki yaratilgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish vaqtiga to'g'ri keladi. Agar hujjat matnda ko'rsatilgan ma'lum bir ijro sanasi bo'lsa yoki hujjat standart bajarish muddatlari bo'lgan hujjatlar ro'yxatiga kiritilgan bo'lsa, DOW xizmati uni ro'yxatdan o'tkazgandan so'ng darhol nazorat qilish huquqiga ega. Shaxsiy muddatlari bo'lgan kiruvchi hujjatlar boshqaruvchi tomonidan ko'rib chiqilgandan so'ng nazoratga olinadi, u o'z qarorida aniq muddatni belgilaydi.

Hujjatni nazorat qilish uchun joylashtirishda uning yuqori maydoniga nazorat belgisi qo'yiladi ( rekvizitlar 19). Xuddi shu belgi ro'yxatga olish varaqasiga qo'yiladi.

Murakkab vazifani o'z ichiga olgan hujjatlar uchun uzoq muddatlar belgilanishi mumkin (bir necha oy, olti oy, bir yil). Bunda topshiriqni bosqichlarga bo`lish va topshiriqning bosqichma-bosqich bajarilishini nazorat qilish zarur. 5

Hujjatning bajarilishi nazoratga olingan paytdan boshlab nazorat qilinishi kerak, shundan so'ng hujjat ijrochi(lar)ga topshirilishi kerak. Bunday holda, nazorat guruhi yoki nazorat uchun mas'ul xodim bo'lishi maqsadga muvofiqdir hujjatning ma'lum bir ijrochiga o'z vaqtida topshirilishini tekshirdi.

Hujjatni bajarish muddati davomida amalga oshirilishi kerak dastlabki tekshirishlar va ijroning borishini tartibga solish, uning natijalari, qoida tariqasida, ro'yxatga olish va nazorat kartasida ham qayd etiladi. Taqdim etilgan ma'lumotlarning to'g'riligi uchun ijrochilar javobgardir.

Ko'rib chiqishlar og'zaki yoki yozma ravishda o'tkazilishi mumkin. Ikkinchi holda, nazorat xizmati yozma eslatmalarni tayyorlaydi. Ular ma'lum bir vazifaga yoki alohida hujjatga yoki ijrochiga bag'ishlangan bo'lishi mumkin. Shuningdek, bir yoki bir nechta tarkibiy bo'linmalarda joylashgan hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan eslatmalarni tayyorlash va yuborish mumkin.

Hujjatlarning bajarilishini dastlabki tekshirish muddati tashkilotning me'yoriy hujjatlarida (yoki ular mavjud bo'lmasa, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda) belgilanishi kerak.

Hujjatni nazoratdan olib tashlash nazoratni o'rnatgan rahbar yoki uning topshirig'iga ko'ra maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan amalga oshiriladi; hujjatni nazoratdan olib tashlash hujjatning bajarilganligi to'g'risidagi yozuv bilan rasmiylashtiriladi va faylga yuboriladi ( rekvizitlar 28).

Hujjat mohiyati bo'yicha ko'rsatmalar amalda bajarilgandan, bajarilganligi hujjatlashtirilgan tasdiqlanganidan va natijalari manfaatdor tashkilotlar va jismoniy shaxslarga etkazilganidan so'ng yoki u bo'yicha taqdim etilgan materiallarda qo'shimcha ko'rsatmalar bo'lmasa va nazoratdan olib tashlangan deb hisoblanadi. qayta ko'rib chiqish uchun qaytarilmaydi. Hujjatlarni ijro uchun boshqa xodimlarga topshirish ularni nazoratdan olib tashlash yoki ijro etish muddatlarini kechiktirish uchun asos bo'lmaydi. Nazorat xizmati mazmuni, shakli va ijro etish tartibi topshiriqga mos kelmasligini aniqlasa, u hujjatni bajarish muddatini uzaytirmasdan qayta ko‘rib chiqish uchun qaytarishga haqli.

Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishning borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar hisobga olinishi va vaqti-vaqti bilan umumlashtirilishi, ya'ni tahlil qilinishi kerak. Qoida tariqasida, ijro intizomi holati to'g'risidagi ma'lumotlar har oy umumlashtiriladi va tashkilotda mustahkamlangan tuzilma bilan hisobot shaklida taqdim etiladi.

Tahlil natijalari asosida hujjatlar ijrosini tezlashtirish, ijro intizomi sifatini oshirish, umuman nazorat va boshqaruvni tashkil etishni takomillashtirish bo‘yicha chora-tadbirlar ishlab chiqilib, ko‘rilmoqda.

Qo'shimcha ma'lumot:

hujjat aylanishi;

hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish shakllari;

hujjatlarni rasmiylashtirish muddatlari;

hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;

tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlov berish;

maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish;

tashkilot hujjatlari bo'yicha ma'lumot va ma'lumotnoma ishlari;

bajarilgan va yuborilgan hujjatlarni qayta ishlash.