Kurs davomida paydo bo'lgan ko'rsatmalarning bajarilishi. MS Excel da buyurtmalar bajarilishini nazorat qilish. Ishlash intizomi bo'yicha hisobot berish

"Xodimlarni boshqarish", 2008 yil, N 22

Rahbarning shaxsiy samaradorligi, samarali foydalanish uning vaqti 30% uning shaxsiy tashkiloti va 70% vazifalarni samarali topshirish masalasidir. Boshqaruvda delegatsiya masalalari juda jiddiy ishlab chiqilgan - bo'ysunuvchilarni vazifalarni bajarishga qanday rag'batlantirish, ularga qanday imkoniyatlar berish kerak. zarur vakolatlar, haqiqiy muddatlarni qanday belgilash kerak va hokazo.

Korporativ vaqtni boshqarish delegatsiya muammosiga o'z nuqtai nazaridan qaraydi. Menejer o'zining shaxsiy ishida bo'ysunuvchilar o'rtasida taqsimlangan juda ko'p turli xil vazifalar va topshiriqlarni qanday engadi? Unga bu tartibsizlikda "adashib qolmaslik" va kerakli ko'rsatmalarni o'z vaqtida boshqarishga nima imkon beradi?

Agar bu yirik korporatsiyaning top-menejeri bo'lsa, qoida tariqasida, unga vazifalarni, topshiriqlarni kuzatish uchun rasmiy korporativ tizim yordam beradi. eslatmalar, majlislar bayonnomalari va boshqalar. Muammo shundaki, bunday byurokratik tizim ancha og'ir va bema'ni. Shu bilan birga, rahbar tomonidan qo'yilgan barcha vazifalarni mana shu byurokratik mexanizmlar orqali “haydash”, to'pdan chumchuq otish aslo maqsadga muvofiq emas.

Menejerga ko'proq narsa kerak oddiy tizim, uning ishining barcha jabhalarini, jumladan, byurokratik mexanizmlardan o'tmaydigan hamkasblari bilan norasmiy o'zaro munosabatlarni qamrab olgan. Shu bilan birga, tizim imkon qadar avtomatlashtirilgan bo'lishi kerak: "Bu shaxs bilan qanday vazifalar bog'liq?", "Ushbu loyiha bilan?", "Ushbu vaqt bilan?" Degan savollarga "bir marta bosish" bilan javob berish kerak. va hokazo.

Barkamol uyushgan tizim Buyurtmalarni nazorat qilish har bir buyurtma o'z vaqtida bajarilishiga to'liq ishonch hosil qilgan holda, menejer boshlig'ini bo'shatishga, turli xil elektron va qog'oz tashuvchilardagi ko'plab tarqoq eslatmalardan xalos bo'lishga imkon beradi.

Yaxshi tashkil etilgan kotibiyat bilan birgalikda buyruqlarni nazorat qilish tizimi ayniqsa samaralidir (esda tutingki, bitta kotib, lekin to'g'ri tartib va ​​ish tizimi bilan jihozlangan, shuningdek, kotibiyatdir). Bunday vaziyatda ko'rsatmalarning "nazorat tartibi" ning asosiy yuki nazorat sifatini yo'qotmasdan kotiblarga o'tkaziladi.

Buyurtmani nazorat qilish tamoyillari

Buyurtmani boshqarish tizimi uchta oddiy printsipga asoslanadi, xususan:

1. Menejerning barcha ko'rsatmalari moddiylashtirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak.

2. Tizim ko'rinishlari menejerning odatiy boshqaruv so'rovlariga mos ravishda sozlanishi kerak ("Odamlar bo'yicha", "Loyihalar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" va boshqalar).

3. Buyruqlarning bajarilishini muntazam nazorat qilish ularning ustuvorligiga muvofiq amalga oshirilishi kerak; menejer topshiriqlarning holati to'g'risida hisobotlarni olishi kerak.

Bunday tizimning ideal texnik timsoli Microsoft Outlook hisoblanadi, chunki u foydalanuvchi ko'rinishi deb ataladigan narsalarni sozlash uchun juda moslashuvchan mexanizmlarni o'z ichiga oladi. Кроме стандартных представлений "По исполнителям", "По категориям", "По срокам", можно настроить любые другие представления задач - "По заводам", "По комитетам", "Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад " va h.k. Sozlangandan so'ng, ko'rinishga faqat bir marta bosish orqali kirish mumkin.

Ba'zan bunday tizim Lotus Notes yoki Excel asosida tuzilgan, lekin u funksionallik bir vaqtning o'zida, qoida tariqasida, kambag'alroq.

Katta hajmdagi vazifalar va topshiriqlar mavjud bo'lganda, menejer ko'pincha muayyan vaziyatlarning modelini tasavvur qilishi, vazifaning ma'lum bir tomoni bilan bog'liq barcha ma'lumotlar haqida tasavvurga ega bo'lishi muhimdir. Va boshqariladigan tizim qanchalik murakkab bo'lsa, boshqaruv tizimi qanchalik murakkab bo'lsa, vaziyat modeli shunchalik murakkab bo'lishi kerak. Va bizning fikrlashimiz bunday modelni yaratish uchun kamroq mos keladi, chunki bizning operativ xotiramizning imkoniyatlari juda cheklangan. Shunday qilib, Outlook menejerga juda ko'p miqdordagi vazifalar va topshiriqlarni bajarishga imkon beradi va bunga kamroq intellektual energiya sarflaydi.

Buyurtmalar nazorat tizimiga qanday kiradi

Menejer buyurtmani yozib olish uchun qulay bo'lishining bir necha yo'li mavjud.

1. Ovoz yozuvchisi. Taroziga soling: foydalanish qulayligi, har qanday muhitda (uchrashuv, mashina, sport zali...) buyurtmani yozib olish imkoniyati. Tabiiyki, noaniq va xavfli vaziyatlar yuzaga kelmasligi uchun ovoz yozuvchisidan foydalanishning axloqiy tomoniga ehtiyot bo'lish kerak.

Ko'rsatmalarni diktofonga yozishda diktofon yozuvi bevosita ijrochiga yuborilishi mumkin. Ammo ko'pincha ko'rsatma menejer tomonidan og'zaki (telefon orqali, shaxsiy uchrashuvda) beriladi va kotibga Outlook-ga kirishi uchun zarur bo'lgan qisqacha ma'lumotlar ovoz yozuvchisiga yozib qo'yiladi: ko'rsatma kimga berilgan. , oxirgi muddat, xulosa ko'rsatmalar, uning ustuvorligi.

2. Buyurtma kotibga og'zaki e'lon qilinadi - bu siz to'g'ridan-to'g'ri aloqa bilan ofisda bo'lganingizda qulaydir.

3. Muzokaralar paytida ishchi hujjatlarning chetiga belgi qo'yish. Bu usul juda qulay va ixchamdir, buning uchun kotibiyatni tashkil etish loyihasida tegishli eslatmalar ro'yxatini ishlab chiqish ko'zda tutilishi kerak.

4. "Nazorat uchun" maxsus eslatma bilan elektron pochtani yo'naltirish.

5. "Buyurtmani nazorat qilish shakli" ga menejerning yozuvi.

Bunday shakllar kotibiyatni tashkil etish loyihasi doirasida ishlab chiqilmoqda.

Qoida tariqasida, bir vaqtning o'zida bir nechta usullar qo'llaniladi. Asosiysi, ular ko'rsatmalar nazorat qoidalarida etarli darajada aks ettirilganligi va menejer va kotib tomonidan jarayonni aniq tushunishi.

Eslatma. Valeriy Ermakov, "Megafon-Povoljye" bosh direktori

Men uchun vaqtimni nazorat qilish va shu bilan birga men doimo muloqot qiladigan hamkasblarimning vaqt tizimini boshqarish (ichki boshqaruv doirasi) juda muhim. Har qanday yig'ilish, yig'ilish yoki konferentsiyani tashkil qilishda men qo'l ostidagilarim qanday rejalar borligini oldindan bilishim kerak, shunda biz jarayonlar bir-biriga to'g'ri kelmasligi uchun birgalikdagi ishlarimizni muvofiqlashtiramiz. Aksincha, mening xodimlarim o'z kunini rejalashtirganda, ular mening taqvimimni ko'rishlari va uni men bo'sh yoki band bo'lgan vaqtim bilan bog'lashlari kerak. Bu aksioma: agar siz vaqtingizni samarali boshqarishni istasangiz, hamkasblaringiz siz bilan xuddi shunday samarali muloqot qilgandagina bunga erisha olasiz. Endi kompaniya Microsoft Exchange Server va Outlook taqvimidan foydalanar ekan, men hamkasbimning qayerdaligini va keyingi uch oy ichida bo'lishini ko'ra olaman va u bilan uchrashuvni rejalashtirishim mumkin. Shunga ko'ra, men unga keyingi uch oy uchun taqvimimni ko'rsataman va u men bilan uchrashuvlar rejalashtirishi mumkin. Vaqt - bu toifa, uni yolg'iz boshqara olmaydi, hamma birgalikda harakat qilishi kerak.

TM tizimi butun kompaniya bo'ylab ishlashi uchun biz birinchi navbatda mening ishim boshqaruvida Outlook-da topshiriqlarni boshqarish tizimini o'rnatishimiz kerak edi. Biz shunday qildik. Bugun menda aniq ko'rsatmalar va nazorat tizimi mavjud. Ko'rsatmalar men tomonidan og'zaki, elektron pochta yoki qog'ozda beriladi va ularning barchasi yakuniy muddatlarni kuzatish uchun ishlatiladigan yagona ro'yxatda bo'ladi. Agar biror narsa o'z vaqtida bajarilmasa, men bildirishnomalar olaman va ular asosida kotibiyat nima uchun nosozlik yuzaga kelganligi haqida qo'shimcha ma'lumot so'raydi. Keyinchalik, ijrochi menga hisobot beradi va biz qaror qabul qilamiz: biz muddatni kechiktiramiz yoki boshqa biror narsa qilamiz. Asosiysi, bugungi kunda bironta ham buyurtma yo'qolgan yoki unutilgani yo'q - chunki u nazorat ostida va bu, menimcha, juda muhim.

Mening buyurtmalarimni monitoring qilish tizimini o'rnatishdan keyingi qadam kompaniyada vaqtni boshqarishning yagona standartlarini joriy etishdir. Exchange serverida saqlangan kalendarlar va vazifalar mobil terminallar bilan sinxronlashtiriladi. Masalan, men uchrashuv tayinlashim kerak. Men kommunikatorimni olaman, raqamlarga qarayman, "oyna" ni topaman va vaqtni chaqiraman. Bu ma'lumot darhol Exchange serveriga tushadi va endi mening kotibim soat 11 dan 12 gacha band bo'lishimni biladi. Agar uchrashuv men tomonidan belgilanmagan bo'lsa, kotib uni tanlab, rejalashtiradi bo'sh vaqt, va men bu yangilanishni taqvimimda ko'raman va qachon va kim bilan uchrashishim kerakligini allaqachon bilaman. Shunga ko‘ra, suhbatdoshim bilan samarali muloqot qilishim uchun qo‘l ostidagilarimga ushbu yig‘ilishga materiallar tayyorlash bo‘yicha ko‘rsatmalar berishim mumkin. Shunday qilib, vaqt behuda ketmaydi. Hamma narsa aniq, hamma narsa rejalashtirilgan, har bir kishining vaqti imkon qadar samarali ishlatiladi. Men o'zimning barcha qo'l ostidagilarimning kalendarlarini uch oy oldin ko'raman va kim va qachon xizmat safarlariga borishini ko'rsatadigan alohida variant mavjud. Misol uchun, ertaga men Samaradagi ofisga kelaman - lekin bugun men o'zimning qo'l ostidagilarimdan qaysi biri saytda bo'lishini ko'raman va bu davr uchun qanday uchrashuvlarni rejalashtirishim mumkinligini bilaman. Uchrashuvni tayinlashim mumkin emas va birdan ikki yoki uch kishi xizmat safarida ekan. Shunga ko'ra, mening taqvim mening qo'l ostidagilarimga ham ko'rinadi, ular qachon ketishimni, qachon ofisda bo'lishimni, qaysi vaqt oralig'ida uchrashishlari yoki men bilan bog'lanishlari mumkinligini bilishadi. Va eng muhimi, barcha ma'lumotlar serverda saqlanadi. Agar ilgari pochta shaxsiy noutbuklarida to'plangan bo'lsa va tasodifan o'chirilishi mumkin bo'lsa, endi hamma narsa bir joyda, Exchange serverida. Bu shuni anglatadiki, elektron pochta yo'qolmaydi - u to'liq huquqli hujjatga aylandi. Bugungi kunda barcha top-menejerlar rejalashtirish va vaqtni boshqarishning ushbu yangi modeliga o'tishdi.

Kotib tomonidan buyurtmalarni kuzatish

Menejer Outlook-da sozlangan buyurtmalarni boshqarish tizimidan shaxsan foydalanishi mumkin yoki agar uning kotibi bo'lsa, kotib yordamida.

Har qanday topshiriq bilan ishlashda ikkita komponentni ajratib ko'rsatish mumkin: haqiqiy boshqaruv (rag'batlantirish, vakolat berish va hokazo) va "nazorat tartibi". Nazorat tartibi "pudratchiga qo'ng'iroq qiling, jarayonning holatini bilib oling, agar og'ishlar bo'lsa, ularning sabablarini aniqlang, rejalashtirilgan muddatlar haqida eslatib turing" va hokazolar qatoridagi barcha harakatlar. Oddiy qilib aytganda, Rossiyada vazifani qo'yish va uni ma'lum vaqt oralig'ida bajarilishini kutish etarli emas. Vazifani bajarish uchun siz juda ko'p miqdordagi tana harakatlarini qilishingiz kerak.

Aynan shu tana harakatlari, nazorat qilishning ushbu tartibi, moslashtirilgan tartibni boshqarish tizimi tufayli kotibga ideal tarzda topshiriladi. Kuniga bir marta va haftada bir marta kotib Outlookda tegishli "Kundalik nazorat" va "Haftalik nazorat" ko'rinishlarini ochadi, ular yangi vazifalar tugashi bilan avtomatik ravishda yangilanadi. Buyruqlarni nazorat qilish to'g'risidagi nizomga muvofiq, kotib ijrochilar bilan bog'lanadi va ularga aniqlik kiritadi. Hozirgi holat holatlar va tizimga tegishli qaydlar kiritadi. Menejerga og'zaki yoki yozma (Outlook-dan avtomatik ravishda yaratilgan) hisobot taqdim etiladi. Agar kerak bo'lsa, menejer ijrochi bilan aloqasi zarur bo'lgan vazifalarni qayd qiladi va kotib ularni menejer uchun qulay vaqtda bog'laydi.

Shuni ta'kidlash kerakki, buyurtmani boshqarish tizimida kotib boshqaruvchi va ijrochi o'rtasidagi uzatish bo'g'ini, filtr emas (bu keng tarqalgan xatodir). Kotib, ta'bir joiz bo'lsa, "o'rtada" emas, "yonida" bo'ladi va menejerga faqat masalaning mazmunli tomoniga e'tibor qaratib, energiyani muntazam nazoratga sarflamaslikka imkon beradi.

Shu bilan birga, tizimning qulayligi shundaki, yaxshi tuzilgan Outlook sozlamalari va aniq belgilangan qoidalar tufayli qabulxona darajasidagi eng oddiy kotib u bilan ishlashi mumkin. Buyurtmalarni kuzatish qimmat va qiyin referentni talab qilmaydi. Agar menejerda shunchaki kotib emas, balki yordamchi (shaxsiy yordamchi) bo'lsa ham, tizimdan foydalanish samaradorligi yanada yuqori bo'ladi.

Eslatma. Korporativ tajriba

RUSAL kompaniyasida (hozirgi Rossiya alyuminiy) bir qator yuqori darajadagi menejerlarning ofislarida Outlook asosida buyurtmalarni boshqarish tizimlari o'rnatildi. Ilgari, menejerlarda: "Sayano-Gorsk zavodi uchun bizda nima bor?", "Avgustda bizda nima bor?", "Kadrlar qo'mitasi uchun bizda nima bor?" kabi savollar bo'lganda, kotiblar va yordamchilar olib borishlari kerak edi. elektron xabarlar, uchrashuv protokollari, Outlook-dagi eslatmalar va boshqalar orqali keng qamrovli ma'lumotlarni qidirish. Tizimni o'rnatgandan so'ng, barcha buyurtmalar yagona formatda yagona Outlook ma'lumotlar bazasiga kiritila boshlandi. Buyurtmalarning nomlari va ularga berilgan toifalar standartlashtirilganligi sababli mavzu bo'yicha tanlash imkoniyati paydo bo'ldi. Menejerlarning savollariga javoblar endi avtomatik tarzda yaratiladi. Shu bilan birga, ba'zi narsalar menejerlarning so'rovini ham talab qilmaydi: yordamchilar menejerni kadrlar qo'mitasiga taklif qilishda nazorat qoidalariga muvofiq, Outlook-dan tegishli taqdimotni chop etishlari kerakligini bilishadi. Qo'mita davomida menejer vaziyatni to'liq nazorat qiladi, o'z yozuvlarini bosma varaqda qiladi va keyin ularni tizimga o'zgartirishlar kiritish uchun kotiblarga beradi. Shu bilan birga, qog'oz ommaviy axborot vositalaridan butunlay voz kechish mumkin emas, shuning uchun tizim ular bilan birlashadi.

Agar muzokaralardan so'ng menejer har qanday hujjatni o'z yozuvlari bilan (ko'plab hissiy jihatdan muhim ma'lumotlarni o'z ichiga olgan) saqlashni so'rasa, u saqlash joyiga joylashtiriladi. Bu tegishli Outlook vazifasida qayd etilgan. Xuddi shu shaxs (yoki bir xil loyiha bo'yicha) bilan navbatdagi muzokaralarda menejer nafaqat Outlook-dan ushbu loyiha uchun topshiriqlarning chop etilishini, balki oldingi muzokaralardagi eslatmalari bilan qog'oz varag'ini ham oladi.

Katta ijrochi kotibiyat

Buyurtmalarni nazorat qilishda yordam berishdan tashqari, menejerning kotibi (yoki kotibiyati) top-menejer ishining qulayligi, qulayligi va samaradorligini oshirish uchun juda ko'p yordam berishi mumkin. "Vaqtni tashkil etish" kompaniyasi tomonidan amalga oshirilgan "Kotibiyatni tashkil etish" loyihasining standart versiyasida quyidagi ish bloklari amalga oshiriladi: "Boshqaruvchi uchun byudjet va vaqtni rejalashtirishni o'rnatish", "Kotibiyatni tashkil etish" uzilishlar va axborot signallari rejimi”, ““Kundalik” funksiyalari bilan ishlashni sozlash”.

Outlook asosida menejerning vaqtini rejalashtirish va byudjetlashtirish uchun samarali ko'rinishlar ishlab chiqilib, miqdoriy tahlil qilish imkonini beradi. Katta menejer, qoida tariqasida, "o'ziga tegishli emas", ko'p odamlar o'z vaqti uchun raqobatlashadilar. Bunday tizim sizga vaqt byudjetini boshqarishni menejerning qo'liga qaytarishga va bu vaqtni yanada samaraliroq taqsimlashga imkon beradi. Jumladan, "muhim, ammo shoshilinch bo'lmagan" ishni bajarish uchun vaqt topish - har xil o'qish analitik hujjatlar, strategik muhim uzoq muddatli masalalarni ishlab chiqish va boshqalar.

Uzilishlar va axborot signallari tartibi barcha savollarni ishlab chiqishdan iborat: "Kirish telefon qo'ng'irog'i paytida kim bilan, qanday va qachon ulanish yoki ulanmaslik kerak?", "Qaysi hujjatlar darhol imzolash uchun topshirilishi kerak, qaysilari - ma'lum bir vaqtda?", "Qaysi kalit so'zlar menejer kotiblarga butun tashqi dunyodan yoki uning bir qismidan to'siq bo'lishini aytishi mumkinmi?" va hokazo.

Va nihoyat, "uy" funktsiyalari - bu oziq-ovqat, haydovchilar, aviachiptalarni bron qilish va boshqalar bilan bog'liq barcha narsalar. Odatda, rahbarning odatlari va afzalliklari haqidagi g'oyalar kotiblarning boshlarida mavjud va baxt - bu kotib aqlli, aqlli va unga kirmasa. Homiladorlik va tug'ish ta'tillari. Kotibiyatni tashkil qilishda ushbu bilimlar tegishli normativ hujjatlarga, shuningdek, Outlook dasturining odatiy vazifalariga o'tkaziladi. Agar juma kuni ertalab "Vedomosti - Juma" gazetasi menejer stolida "Vedomosti" gazetasining o'zidan alohida bo'lishi kerak bo'lsa, unda bu bilim kotiblarning boshlarida bo'lmasligi kerak. U tegishli haftalik Outlook vazifasiga joylashtirilgan. Shunday qilib, menejer ishining qulayligi odamlarning ongi yoki aqli emas, balki to'g'ri tuzilgan tizimning ishlashi masalasiga aylanadi.

M.A. Suchkova"Ryazan neftni qayta ishlash kompaniyasi" YoAJ bosh direktorining yordamchisi ("NK-Rosneft" OAJ sho''ba korxonasi)
Maqola “Sekretar-referent” jurnalining 2015 yil 5-sonida chop etilgan.

Ko'pgina tashkilotlarda buyurtmalarni bajarmaslik va ularning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilmaslik muammo deb ataladi. "darboğaz" (ingliz tilidan. to'siq- darboğaz), ya'ni. kompaniyaning biznes jarayonlarini sezilarli darajada sekinlashtiradigan jiddiy to'siq. Bu erda ko'p narsa yordamchiga bog'liq! Biroq, hamma narsa birinchi qarashda ko'rinadigan darajada aniq emas. Ko‘pincha almashtirib bo‘lmaydigan yordamchining to‘satdan kasal bo‘lib qolishi yoki ta’tilga yoki bir martalik xizmat safariga ketishi, yo‘qligida esa... ish to‘xtab qolgan, buyurtmalar yozilmagan, muddatlar o‘tkazib yuborilgan, javobgarlar noma’lum bo‘lib qolgan holatlarga tez-tez duch kelamiz. Qoida tariqasida, bu xodimning ajralmasligi haqida emas, balki tizimning yo'qligi haqida gapiradi. Shunday qilib, yordamchining vazifasi buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishdir. Va tizim, biz bilganimizdek, asosan o'z ish faoliyatini saqlab qolishga qodir. Va buni yolg'iz hal qila olmaysiz! Ammo keling, hamma narsani tartibda hal qilaylik.

Nazorat va uning turlari

Filni, ular aytganidek, qismlarga bo'lib eyish kerak. Va terminologiyadan boshlashga arziydi.

Boshqaruv- Bu rejani ishlarning haqiqiy holati bilan taqqoslash. Nazorat rejalashtirilgan natijalar va odamlarning harakatlaridan kichik og'ishlarni ham aniqlaydi va vaziyatni o'zgartirishga imkon beradi.

Ajratish quyidagi turlar boshqaruv:

1. Dastlabki. Topshiriq bo'yicha ishning haqiqiy boshlanishidan oldin menejer tomonidan amalga oshiriladi. Dastlabki nazorat inson, moddiy va moliyaviy resurslarni hisobga olgan holda qo'llaniladi, ya'ni ishga buyurtma berishdan oldin menejer ijrochining uni amalga oshirish uchun resurslarga ega ekanligiga ishonch hosil qilishi kerak.

2. Konseptual (kiruvchi). Aniqlash uchun ishlatiladi:

• ijrochi buyrug'i borligini biladimi;
• uni hal qiladigan odam muammoni qanday tushungan;
• u buni qanday qiladi.

Ushbu turdagi nazorat menejer yordamchisi tomonidan va buyurtmani o'rnatgandan so'ng darhol amalga oshiriladi. Maqsad - ijrochining buyruqning mohiyatini tushunishini va uning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish. Ushbu bosqichda yordamchining vazifasi bajaruvchining e'tiborini topshiriqning mavjudligi, topshiriqning muddati va ustuvorligiga qaratish va topshiriq ishga qabul qilinganligiga ishonch hosil qilishdir. Bunday holda, yordamchi shoshilinch va muhim topshiriqlarni (Eyzenxauer matritsasini eslang), masalan, quyidagi kabi "ta'kidlashi" kerak: "Iltimos, bu topshiriq muhim va shoshilinch ekanligini unutmang!" O'z vaqtida talaffuz qilingan bu sehrli ibora ko'plab tushunmovchiliklar va kechirilmas vaqt yo'qotilishining oldini olishga yordam beradi - vazifalarni birinchi o'ringa qo'yish jarayoniga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki ijrochilarning fikri har doim ham to'g'ri kelmaydi. menejerning fikri. Shuni unutmangki, siz uchun tushunarli bo'lgan narsa boshqalar uchun bunday bo'lmasligi mumkin.

3. Oqim (oraliq, jarayonni boshqarish). Maqsad - joriy faoliyat jarayonini baholash: ish qanday amalga oshirilmoqda, nima allaqachon qilingan, qanday qiyinchiliklar paydo bo'lgan. Ushbu turdagi nazorat ish olib borilayotganda yordamchi tomonidan amalga oshiriladi, ammo buyurtmani bajarish muddati hali kelmagan. Nazorat vazifasi ish paytida yuzaga keladigan og'ishlarni tezda aniqlash va belgilangan parametrlarni mumkin bo'lgan sozlash uchun ular haqida menejerga xabar berishdir. Joriy nazorat Bunga asoslanadi fikr-mulohaza.

4. Yakuniy (yakuniy, natijani nazorat qilish). Maqsadga ma'lum bir sanaga erishilganligini baholash uchun ishlatiladi.

Olingan haqiqiy natijalar ilgari o'rnatilgan natijalar bilan taqqoslanadi. Ushbu bosqichda ishga aralashish juda kech bo'lishiga qaramay, bu nazorat zarur. Unda ijrochilar qanday natijalarga erishganliklari ko‘rsatilib, ularning faoliyatida yo‘l qo‘yilgan kamchilik va kamchiliklar ochib berilgan. Kelajak uchun saboq olishga yordam beradi. Qoida tariqasida, bu bosqichda menejer va yordamchi birgalikda ishlaydi, chunki Yordamchining malakasi topshiriqning to'liqligi va to'g'riligini aniqlash uchun etarli bo'lmasligi mumkin.

Nima va qanday nazorat qilish kerak

Asosiy sohalarda nazoratni ta'minlash uchun javobgarlikni taqsimlash tashkilotning hajmiga bog'liq:

"Nazorat" va "kuzatish" - bu ikki xil narsa!
Nihoyat nima ekanligini tushunish uchun zamonaviy menejmentda tez-tez uchraydigan boshqa atama - "monitoring" ga e'tibor qaratish lozim. Ko'pincha adabiyotda "nazorat" va "monitoring" tushunchalari bir xil bo'lib qo'llaniladi, ammo bular tubdan farq qiladi! Buyurtmalarning bajarilishini boshqarishda tizimli yondashuvni qo'llash uchun bu farqni tushunish kerak. Agar monitoring- bu ma'lumotlarni yozib olish va saqlash bilan ob'ekt parametrlarini kuzatish, keyin boshqaruv- bu majburiy kuzatish ob'ektga ta'sir qilish parametr qiymatlari qabul qilinadigan chegaralardan oshib ketgan taqdirda. Topshiriqlar bilan bog'liq holda, bu yordamchining monitoring vositasiga ega bo'lishi kerakligini anglatadi, ya'ni. u ko'rsatmalar, muddatlar, mas'ul shaxslar va ijro holatini (tugallangan/tugallanmagan) qayd etadigan ma'lum ma'lumotlar bazasini yuritish. Biroq, qurish uchun samarali tizim nazorat qilish shunchaki statistikani yuritishning o'zi etarli emas - nazorat vaziyatni faol boshqarish, sozlash va ta'sir qilishni nazarda tutadi, ya'ni. ijro intizomida ijobiy dinamikaga erishish uchun maqsadli ongli ta'sir.

Buyurtmalar bajarilishini qanday ta'minlash mumkin?

Buyurtmalarni bajarish uchun ushbu muammoni hal qilishda kompleks yondashuv talab etiladi. Buyurtmaning bajarilishini nazorat qilish tizimi quyidagi printsiplarga muvofiq ishlaydi:

1) Menejment tomonidan yuqori ustuvorlik. Menejer o'z ko'rsatmalariga qat'iy rioya qilish u va kompaniya uchun muhimligini ko'rsatishi kerak.

2) Muammoni hal qilishning yondashuvlarini birgalikda muhokama qilish. Barcha xavflarni hisobga olish va masalani har tomonlama ko'rib chiqish uchun muhokamaga jarayonning barcha ishtirokchilarini - ko'rsatmalar beradigan menejerni ham, ularni nazorat qiluvchi yordamchini ham, shuningdek, bevosita javobgar bo'lgan menejerlarni ham jalb qilish kerak. ijro. Shartnomalar, birinchi navbatda, ko'rsatmalar va muddatlar to'g'risida ma'lumot olish usullari, ijro hisoboti shakli, qayta rejalashtirish tartibi, ko'rsatmalar bajarilmagan taqdirda mukofot yoki jazo choralariga tegishli bo'lishi kerak. Menejer o'z bo'ysunuvchilariga buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan yordamchining vakolatlari haqida ham ma'lumot berishi kerak (agar siz jamoada yangi odam bo'lsangiz va hali vakolatga ega bo'lmasangiz, bu haqda menejeringizdan so'rang).

3) Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish tizimini joriy etish to'g'risida kompaniyaning barcha xodimlarini xabardor qilish. Yondashuvlarning shaffofligini ta'minlash kerak, ya'ni. qoidalar kompaniyaning mahalliy normativ hujjatida rasmiylashtirilishi kerak.

4) Muvofiqlik va muntazamlik. Xodimlar har bir topshiriqning qayd etilishiga, har bir topshiriqning hisobga olinishiga, ularning hech biri o‘tkazib yuborilmasligiga yoki esdan chiqarilmasligiga, rahbariyat tomonidan berilgan ko‘rsatmalarni bajarmaslik jazolanishi muqarrarligiga ishonch hosil qilsa, ijro intizomi kuchayadi. (Ma'lumot berish tartibini darhol ta'minlashga arziydi, chunki ko'rsatmalar apriori amalga oshirib bo'lmaydigan yoki mavjud bo'lishi mumkin. yaxshi sabablar o'z vaqtida bajarmaslik. Har bir bunday holat alohida ko'rib chiqilishi kerak.)

Vazifaga o'xshaydi, deysiz. Bu qisman to'g'ri. Yordamchining roli qanday? Yordamchi kompaniyaning aynan o'sha xodimi bo'lib, u menejerga muammo borligi, uning o'ziga xos xavf-xatarlari borligi, siz "barmog'ingizni yurak urishini" ushlab turishga harakat qilayotganingiz haqida xabar berishi kerak (va hozirgacha bu sizning muvaffaqiyatingiz tufayli muvaffaqiyat qozonmoqda. shaxsiy fazilatlar), ammo yo'qligi tizim ertami-kechmi o'zini namoyon qiladi va bu sizni xavotirga soladi.

Asosiysi, nima borligini aytishni unutmang aniq taklif, nazorat tizimini qanday tashkil qilish mumkin (ya'ni, bu faqat kumush laganda xizmat qiladigan muammo emas, balki muammo va uni hal qilish variantlari bo'lishi kerak).

Agar siz yangi xodim kompaniya, siz bunday taklif bilan menejeringizga murojaat qilishdan qo'rqmasligingiz kerak. Agar hozirgacha kompaniyangizda bajarilmagan/kechiktirilgan/hisobga olinmagan buyurtma tufayli halokatli hech narsa sodir bo'lmagan bo'lsa, menejeringiz hali ham taklifingizga quloq solmaydi. Ehtimol, butun kompaniyada bu muammoni hal qilishga qiziqqan odam yo'q.

Samarali muloqotning ahamiyati

Aytaylik, sizning taklifingiz qabul qilindi: menejer vazifaning muhimligini aytib berdi, bu jarayondagi rolingizni e'lon qildi, mahalliy normativ hujjat jarayonni tartibga soluvchi kompaniyaning barcha xodimlari xabardor qilinadi. Keyin nima? Agar siz ushbu bosqichda taslim bo'lsangiz, nashr etilgan hujjat ruhsiz qog'oz bo'lib qolish xavfini tug'diradi. Bularning barchasini qanday qilish kerak?

Javob, birinchi navbatda, yordamchining samarali muloqot qobiliyatida. Ha, bu biz ma'muriy lavozimlar uchun rezyumelarda tez-tez ko'rgan iboradir. Bunday ko'nikmalarga ega bo'lish yordamchi uchun juda muhimdir. Tor ma'noda, buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish bilan bog'liq holda, samarali muloqot qilish usuli hisoblanadi tezkor uzatish ma'lumotni buzmasdan va "xabar" ni to'g'ri tushunish bo'yicha fikr-mulohazalarni olish.

Samarali aloqa quriladi:

Samarali yoki samarasiz?

• Samarasiz muloqot - bu sizning maqsadingiz va rejalaringizni himoya qilishga qaratilgan boshqalar bilan bahslashish. Bu g'oliblar va mag'lublar mavjudligini anglatadi. Ushbu "muloqot" uslubi kategorik: oraliq holatlarni hisobga olmagan holda "to'g'ri" va "noto'g'ri", "g'alaba" va "mag'lubiyat", "yaxshi" va "yomon" mavjud. Faqat bitta to'g'ri fikr bor, shuning uchun biz dunyo haqidagi bilimimizni boyitadigan va yaxlit rasmni shakllantiradigan odamlarning qarashlari va tajribalarini e'tiborsiz qoldirishimiz mumkin. Buning o'rniga biz doimo tor qarashlarimizni himoya qilamiz. To'qnashuvdagi pauza, himoyachi vaqtincha orqaga chekinganda, muvaffaqiyatli hisoblanadi. Oxir-oqibat, kelishmovchilik qarshilikka, jamoa samaradorligini yo'qotishga va hatto kuch va hurmat muvozanati hukm surguniga qadar sabotajga olib keladi.
• Samarali muloqot, o'z navbatida, boshqalarning qarashlari, his-tuyg'ulari va fikrlarini tushunishga qaratilgan. Ikki tomon bir-birini tinglasa, ikkalasi ham g'alaba qozonadi. O'zaro tushunish va hurmat hamkorlik, o'zaro bog'liqlik va sadoqatning asosiga aylanadi. Har bir tomon shunday desa, muvaffaqiyatga erishiladi: “Ha, men aynan shuni nazarda tutdim. Siz meni tushunyapsizmi".

Tashkiliy maqsadlarni muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun, shubhasiz, samarali muloqot zarur. Buzilgan, noto'g'ri talqin qilingan xabarlar ko'pincha yirik kompaniyalar, armiyalar va davlatlar uchun mag'lubiyatga olib keladi.

Samarali muloqot qobiliyatlari qarama-qarshiliklarning birga yashashiga imkon beradi - boshqa nuqtai nazarni tushunish va murosaga kelishning yakuniy qobiliyati. Nega kim haq, kim nohaq degan bahslashish kerak? Samarali muloqotning maqsadi o'zaro manfaatli va shuning uchun uzoq muddatli ish munosabatlarini o'rnatish va qo'llab-quvvatlashdir.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish nuqtai nazaridan, yordamchi ko'rsatishi kerak samarali muloqot qobiliyatlari"sayohat" ko'rsatmalarining barcha bosqichlarida:

1) Ko'rsatmalarni o'rnatishda menejer bilan o'zaro aloqa. Yordamchining vazifasi topshiriqni to'g'ri yozib olish, aniq maqsadni belgilash sxemasiga, masalan, SMARTga rioya qilishga harakat qilishdir. Bu bo'ysunuvchilarga ulardan nima talab qilinishini tushunishga imkon beradi. Buyurtmaning matni aniq, og'zaki shaklda bo'lishi kerak (savolga javob bering: nima qilish kerak?), Buyurtmada belgilangan muddat bo'lishi kerak va har bir buyruq uchun mas'ul ijrochi aniqlanishi kerak.

Buyurtma to'g'ri qayd etilgandan so'ng, yordamchi noaniqliklar yo'qligiga ishonch hosil qilishi, protokolning yakuniy versiyasini yoki buyruqlar reestrini tasdiqlash uchun menejerga topshirishi yoki og'zaki so'rashi kerak: "Men sizni to'g'ri tushundimmi? Ivanov I.I. 2015-yil 11-mayga qadar loyihani amalga oshirish jadvalini ishlab chiqish va tasdiqlash uchun taqdim etishi shart?”

SMART nima?

SMART maqsadlarni belgilash va maqsadlarni belgilash uchun menejment va loyihalarni boshqarishda foydalaniladigan mnemonik qisqartmadir.
SMART mezonlariga muvofiq belgilangan maqsad yoki vazifa quyidagi xususiyatlarga ega:
S– o‘ziga xos (o‘ziga xos) – aniq, aniq, aniq tasvirlangan;
M- o'lchanadigan (o'lchanadigan) - belgilangan natija ko'rsatkichlariga ega bo'lib, ular yordamida maqsadga erishilganligini tushunish mumkin. Ular ham miqdoriy, ham sifat jihatidan bo'lishi mumkin. Ushbu mezonlarsiz vazifaning bajarilishini baholash deyarli mumkin emas;
A– erishish mumkin (achievable) – realistik, lekin ma’lum bir harakatni talab qiladi, bu qo‘shimcha rag‘batlantiruvchi omil bo‘lib xizmat qiladi;
R– tegishli (tegishli) – bo‘lim yoki tashkilotning kengroq maqsadlariga to‘g‘ri keladigan;
T- vaqt chegaralangan (vaqt bilan cheklangan) - maqsadga erishish uchun muddatlar belgilanishi kerak.

2) Buyurtmalarni ishga o'tkazishda ijrochilar bilan o'zaro munosabat. Asosiy vazifa ushbu bosqichda - pudratchi buyurtma haqida xabardor qilinganligiga va uni ishga qabul qilganligiga ishonch hosil qiling. Agar tashkilot kichik bo'lsa, yordamchi yoki kotib ijrochilar bilan bevosita aloqa qiladi Elektron pochta yoki telefon orqali. Katta tashkilotlarda bunday o'zaro ta'sirni amalga oshirish qiyin, shuning uchun yordamchi buyruqni uzatadi va tashkilot rahbarining o'rinbosarlari bilan bevosita aloqada bo'ladi va buyruqlarni uzatishda kaskad printsipi qo'llaniladi, masalan: EEdepartament direktoriEBo'lim boshlig'iEbevosita ijrochi.

3) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlar teskari yo'nalish orqali uzatiladi: Bosh direktor/yordamchiBo'rinbosari Bosh direktor Bdepartament direktoriBBo'lim boshlig'iBbevosita ijrochi.

Yordamchi buyurtma haqida ma'lumot uzatishda vositachi rolini o'ynaydi. Shu bilan birga, yordamchiga ma'lumotlarni uzatish vaqtini qisqartirish uchun jamoat mulki bo'lgan buyurtmalar to'g'risida qisqacha ma'lumotlarni joylashtirish imkonini beruvchi axborot resursidan foydalanishni ta'minlash tavsiya etiladi, masalan, ichki tashkilotning korporativ portali, bu erda har qanday xodim qanday buyruqlar borligini tezda ko'rishi va yordamchiga sharhlar yuborishi mumkin. .

4) Oraliq nazoratni amalga oshirishda pudratchidan prognozni aniqlashtirish kerak: belgilangan muddatga to'g'ri keladimi yoki bajarish paytida ish hajmi oldindan kutilganidan kattaroq ekanligi yoki pudratchining resurslari etarli emasligi va boshqa mamlakatlardan ishchilarni jalb qilish zarurligi aniqlandi. tarkibiy bo'linmalar, chunki vazifa o'zaro faoliyat bo'lib chiqdi. Yordamchi ijroning borishi to'g'risida tezkor va ishonchli ma'lumot olish uchun mas'ul menejer / ijrochi bilan doimiy konstruktiv muloqotni o'tkazishi kerak va agar jiddiy muammolar yuzaga kelsa, bu haqda menejerga xabar bering, ammo biror narsa tuzatilishi mumkin. Shu bilan birga, siz juda uzoqqa bormasligingiz va tajovuzkor bo'lib, ijrochini bezovta qilishingiz va uni mayda-chuyda narsalarga chalg'itishingiz kerak. Jarayonning barcha ishtirokchilari borligini aniq tushunishlari kerak umumiy maqsadlar, va bir-birlarining ishini hurmat qiling. Buning uchun siz qabul qilinadigan aloqa formatiga rozi bo'lishingiz kerak.

5) Buyurtmaning bajarilishi to'g'risida ma'lumot olgandan so'ng, yordamchi menejer bilan birgalikda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'liqligini baholaydi va buyurtmani qabul qilish yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish to'g'risida qaror qabul qiladi. HAQIDA qabul qilingan qaror yordamchi ijrochini xabardor qilishi kerak.

6) Analitik hisobotni yaratishda. Qattiq buxgalteriya hisobi statistik ma'lumotlarga asoslangan muntazam hisobot va tahlillarni nazarda tutadi. Ma'lum bir chastotada, masalan, oyda bir marta, yordamchi topshiriqlar bo'yicha to'plangan statistik ma'lumotlarni tahlil qilishi va ishlash intizomi bo'yicha hisobot yaratishi kerak (1-rasm). Bunday hisobotda qancha ko'rsatmalar mavjud bo'lganligi, ularning qanchasi o'z vaqtida bajarilganligi/kechiktirilgan/bajarilmaganligi, qaysi bo'limlar yetakchi ekanligi va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarish nuqtai nazaridan qaysilari yetakchilarga qarshi ekanligi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Menejer ushbu ma'lumotni o'z xohishiga ko'ra tasarruf qilishi mumkin. Biroq, mukofot va jazoga yondashuv hamma uchun oldindan aytib bo'ladigan va bir xil bo'lishi maqsadga muvofiqdir.

Guruch. 1.

Yordamchining arsenalidagi qulay vositalar

Bunday vositalarning xilma-xilligi juda ko'p, ammo asosiy printsipga rioya qilish muhimdir - menejerning barcha ko'rsatmalari amalga oshirilishi va yagona omborga kiritilishi kerak, bu erda buyurtmalarning ustuvorligiga muvofiq bajarilishini muntazam ravishda nazorat qilish mumkin.

Ideal texnik amalga oshirish Microsoft Outlook, chunki unda moslashuvchan sozlash mexanizmlari mavjud. "foydalanuvchi ko'rishlari". "Ijrochilar bo'yicha", "Turkumlar bo'yicha", "Muddatlari bo'yicha" standart ko'rinishlarga qo'shimcha ravishda, siz boshqa har qanday narsalarni sozlashingiz mumkin - "O'simliklar bo'yicha", "Qo'mitalar bo'yicha", "Faqat muddati o'tgan vazifalar, muddati 5 dan tugagan. 20 kun oldin” va boshqalar. Sozlangandan so'ng, kelajakda sichqonchani bir marta bosish orqali ko'rinish mavjud bo'ladi. Biz bu haqda batafsil to'xtalmaymiz, chunki... Ushbu vositaga allaqachon bir qator maqolalar bag'ishlangan.

Ba'zan bunday tizim asosida tuzilgan tizimlari elektron hujjat aylanishi , masalan, Lotus Notes, Documentum yoki Directum, bu erda buyurtma haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasida (RCC) qayd etiladi. Biroq, EDMS qimmat dastur bo'lib, uni hamma tashkilotlar ham qila olmaydi.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning eng universal va mavjud vositalaridan biri Microsoft Excel. Agar siz ishlayotgan bo'lsangiz, ushbu dastur mavjud bo'lganlarga qo'shimcha sifatida ishlatilishi mumkin yirik kompaniya, va mustaqil vosita sifatida. Uning go'zalligi shundaki, bunga asoslanadi texnik yechim yaratishingiz mumkin yagona asos Maydonlar va filtrlarning moslashuvchan sozlamalari bilan buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlar sizning xohishingizga ko'ra. Ko'rsatmalarning bunday jamlangan reestri hamma uchun ochiq bo'lishi mumkin va har bir xodim matnni, muddatlarni aniqlab berishi va ko'rsatmalarning holatini kuzatishi mumkin. Avval sozlashingiz kerak cheklangan huquqlar ma'lumotlarning tasodifiy buzilishi yoki o'chirilmasligi uchun faylni tahrirlash.

MS Excel-da siz menejerning og'zaki buyruqlarida bo'lgani kabi, ko'rsatmalarni nafaqat qo'lda kiritishingiz, balki EDMS-dan ko'rsatmalarni yuklab olishingiz mumkin (agar bu protokollardan ko'rsatmalar yoki tashqaridan kelgan ko'rsatmalar bo'lsa, masalan, nazorat qiluvchi organlarning so'rovlari bo'lsa). yoki hokimiyat davlat hokimiyati yoki korporativ markaz).

Maydonlarni ma'lum bir tarzda o'rnatish orqali siz "Buyurtmani bajarish holati" ustunida rang kodlashni o'rnatishingiz mumkin. Masalan, hali kelmagan buyurtma avtomatik ravishda ko'k rangda ko'rsatiladi; o'z vaqtida bajarilgan buyurtma yashil rangda (buning uchun "Bajarilishi munosabati bilan" va "Haqiqiy ijro" maydonlaridagi sanalar mos kelishi kerak); ijro muddati tugagan va ijro hisoboti olinganligi haqidagi tasdiqnoma olinmagan buyurtma avtomatik ravishda bajarilmagan deb ko‘rsatiladi va qizil rang bilan belgilanadi.

MS Excelda buyurtmalar reestrini o'rnatish

Ro'yxatga olish kitobidagi maydonlar so'l yozish orqali sozlangan. Bunday nozik sozlash uchun IT mutaxassisini jalb qilish yaxshidir.

Agar IT mutaxassisi bo'lmasa va dasturlash ko'nikmalariga ega bo'lmasangiz, boshqa sodda va qulayroq usuldan foydalanishingiz mumkin.

Jadval hujayralarini o'zingiz sozlashingiz mumkin shartli formatlash xususiyatlari.

Hujayrani to'ldirishni sozlash uchun jadvalda biz formatlashni sozlaydigan katakchani tanlang (bizning holimizda bu hujayra G10 ), yorliqda uy – Shartli formatlash, taklif qilingan kontekst menyusida - Qoida yarating(2-rasm).

Guruch. 3

Sarlavha ostidagi muloqot oynasining formulalar satrida siz haqiqat deb hisoblanadigan qoidani o'rnatishingiz kerak (4-rasm).

Guruch. 4.

Bizning ro'yxatga olish kitobimiz uchun bir xil hujayra uchun to'rtta qoidani ketma-ket sozlash kerak bo'ladi G10 , va keyin ularning harakatlarini butun ustunga "kengaytiring" G.

• Bajarilmagan buyurtmani ko'rsatish uchun 1-qoidani o'rnating. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format to'ldirish rangini tanlang. Birinchi qoida qizil rangga mos keladi.

Keyin formulalar qatoriga qoidaning quyidagi tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5-rasm). Bu shuni anglatadiki, hujayrada bo'lish sharti bilan F10 muddati ko'rsatilgan va muddati allaqachon tugagan bo'lsa, hujayra avtomatik ravishda qizil rangga aylanadi.

Guruch. 5.

Tugmachasini bosing KELISHDIKMI.

• Amalga oshirilayotgan buyurtmani ko'rsatish uchun 2-qoidani o'rnating. Yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz: katakchani tanlang G10 , keling Shartli formatlash, tanlang Qoida yarating Va Qaysi hujayralarni formatlashni aniqlash uchun formuladan foydalaning.

Allaqachon tanish bo'lgan dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format boshqa to'ldirish rangini tanlang. Ikkinchi qoida ko'k rangga mos keladi.

=AGAR(F10>0;F10>BUGUN();""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 muddat ko'rsatilgan va u hali kelmagan, hujayra avtomatik ravishda ko'k rangga bo'yalgan.

Tugmachasini bosing OTO.

• O'z vaqtida bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 3-qoidani o'rnatdik. Yana biz yuqorida tavsiflangan harakatlar ketma-ketligini takrorlaymiz, faqat bu safar dialog oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma qat'iy o'z vaqtida yoki muddatidan oldin bajarilganligini ko'rsatish uchun yashil rangni tanlang.

Formulalar qatoriga qoida tavsifini kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 G10 amalda bajarish muddati ko'rsatilgan, bu muddatga to'g'ri keladi F10 yoki undan oldin, yacheyka G10 avtomatik ravishda yashil rangga aylanadi.

Tugmachasini bosing OTO.

• Nihoyat, belgilangan muddatdan kechroq bajarilgan buyurtmani ko'rsatish uchun biz 4-qoidani o'rnatdik. Muloqot oynasida Formatlash qoidasini yarating kalit yordamida Format buyurtma kech bajarilganligini ko'rsatish uchun sariq rangni tanlang.

Formulalar qatoriga quyidagi qoidani kiriting: =AGAR(F10>0;AGAR(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Bu shuni anglatadiki, agar hujayrada bo'lsa F10 to'lash sanasi ko'rsatiladi va katakchada G10 sanadan kechroq bo'lgan haqiqiy ijro sanasi ko'rsatilgan F10 , keyin hujayra G10 avtomatik ravishda sariq rangga aylanadi.

Bir marta kamerada G10 barcha to'rtta qoida tuzilgan, biz berilgan formulani butun ustun bo'ylab "cho'zamiz" G va uni buyurtmalarning haqiqiy bajarilishi sanalari bilan to'ldiring. Hujayralar avtomatik ravishda belgilangan palitrada ranglanadi.

Keyingi qadam vizualizatsiya sozlamalari, ya'ni. ijro intizomining rasmini yanada vizual idrok etish uchun diagrammalar.

Diagrammani qurish uchun bizga miqdoriy ma'lumotlar kerak, ya'ni. barcha buyurtmalar soni va har bir tur alohida. Shuning uchun oraliq sozlash talab qilinadi. Biz miqdoriy ma'lumotlarni afsonada ko'rsatishimiz mumkin, ular bizning jadvalimizdan avtomatik ravishda kiritiladi (afsona bir xil varaqda joylashtirilishi mumkin, masalan, jadval tepasida).

Statistikani to'plash uchun jadval kataklaridan birini, masalan, qo'shni katakchani to'ldirishingiz kerak H10 , quyida bayon qilinganidek:

1. Yacheykani tanlang H10 , formulalar satrining yuqori qismidagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, toifani tanlang " mantiqiy», « AGAR».

Formulalarning yuqori qatoriga quyidagi qoidani yozamiz: =AGAR($F10>0,AGAR($G10>0,AGAR($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6-rasm).

Guruch. 6.

Biz hujayrada ko'rsatilgan qoidani kengaytiramiz H10 , butun ustun bo'ylab pastga H(7-rasm).

Guruch. 7.

Keyin ustun H yashirin bo'lishi mumkin, faqat kerakli registr ma'lumotlari ko'rinadi.

• Afsonani o'rnatish. Ustun ma'lumotlarini olish uchun H afsonaga tushib, unda miqdoriy ko'rinishda ko'rsatiladi, siz afsonaviy hujayralarni quyidagicha sozlashingiz kerak:

1. Hujayra uchun qoida o'rnating G3 : ushbu katakchani tanlang, formulalar qatoridagi belgini bosing fx Funktsiyani kiritish, funksiyalar turini tanlang " statistik», « COUNTIF».

2. Keyin formulalar qatoriga quyidagilarni yozing: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8-rasm).

Guruch. 8.

3. Formulani katakchadan "cho'zish" G3 oldin G6 mos ravishda.

Shuningdek, siz vizualizatsiyani sozlashingiz va ma'lum vaqt oralig'idagi buyurtmalar bo'yicha ma'lumotlarni grafik shaklida yuklashingiz mumkin.

• BILANdiagramma yaratish. Buni amalga oshirish uchun tabga o'ting Kiritmoq va diapazonni oldindan tanlagan holda diagrammani tanlang, masalan, dumaloq diagramma hujayralar dan G3 oldin G6 (9-rasm).

Guruch. 9.

Biz diagrammani joylashtiramiz va uning segmentlarini biz tanlagan to'ldirish ranglariga bo'yab, segmentni tanlab, sichqonchaning o'ng tugmasi bilan tegishli kontekst menyusini chaqiramiz (u erda hamma narsa intuitiv). Bizning reestrimiz tayyor (10-rasm).

Guruch. 10.

Va nihoyat

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini yaratish juda qiyin - turli tashkilotlarga xos bo'lishi mumkin bo'lgan ko'plab turli jihatlar va xususiyatlarni hisobga olish kerak. Bu oson emas, lekin har bir topishmoqning yechimi borligini unutmang. Bir qarashda yechimi topilmaydigan qiyin muammoga duch kelganimda, doim B. Verberning jumboqini eslayman:

“Qanday qilib qalamni qog‘ozdan ko‘tarmasdan, bu to‘qqizta nuqtani to‘rtta chiziq bilan bog‘lash mumkin?

Ko'pincha biz yechim topa olmaymiz, chunki bizning fikrimiz chizilgan maydon bilan cheklangan. Lekin hech qayerda uning chegarasidan chiqa olmaysiz, deb aytilmagan.

Buning yechimi bor:

Axloqiy: tizimni tushunish uchun siz undan chiqib ketishingiz kerak.

Buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilishning samarali tizimini tashkil etishning ko'plab usullari mavjud. Asosiysi, o'zingizning va sizning kompaniyangizning ishiga eng mos keladiganini topish, hamma narsada moderatsiyani his qilish va manik gipernazorat chegarasidan o'tmaslikdir.

Og'zaki kanal - bu so'zlar; og'zaki bo'lmagan - intonatsiya, ohang, ovoz balandligi va tembri, tashqi ko'rinish, imo-ishoralar, yuz ifodalari.

Kompaniyani boshqarish uchun Bu qiyin: siz yondashuvlarni izlashingiz, mukofotlar va jazolar tuzilmasini va xodimlarni monitoring qilish tizimini yaratishingiz kerak. Ammo eng qiyin narsa - qo'l ostidagilarning ishini, ularning vazifalarni bajarishiga qarab oqilona baholashdir. Buyurtmalarni nazorat qilish muammosi endi muammo emas, biz bunga kafolat beramiz!

LeaderTask buyurtmalarini boshqarish tizimi qanday ishlaydi?

Keling, buni bosqichma-bosqich aniqlaylik; Men darhol aytaman - buyurtma tizimi siz xohlagan tarzda ishlaydi. Rahmat noyob moslashuvchanlik o'rnatilgan vositalar:

1. To'g'ridan-to'g'ri LeaderTask-da buyurtma yaratish chap menyudan xodimlaringizdan biriga yoki oddiygina vazifani xodim nomiga sudrab borish orqali.
2. Tayinlash muddati va soat/daqiqalar soni muammoni hal qilish uchun.
3. Xodim sizning ko'rsatmalaringizni o'qib chiqdimi yoki yo'qligini aniq bilib olasiz: uning avatar rangi bo'ladi normal rangga, qutulish shaffoflik(qachon o'qilmagan).
4. Har bir vazifa uchun siz ijrochi bilan alohida yaratilgan holda muloqot qilishingiz mumkin suhbat, va vazifa tanasida - barcha fayllar va hujjatlarni saqlang.

1. Xodim vazifaning holatini belgilaydi. Bu bo'lishi mumkin " Ishda”, “Pauzada”, “Rad etilgan" va hokazo.
2. Ijrochi “Davom etmoqda” ni belgilashi bilanoq ortga hisoblash o'rnatilgan funksiyada Vaqt. Shunday qilib, siz har doim xodimning muayyan vazifaga qancha vaqt sarflaganidan xabardor bo'lasiz. Va siz bo'ysunuvchilaringizning malakasi va tezligiga qarab tashkilot ishini tuza olasiz.
3. Vazifa bo'yicha ish tugagach, xodim tegishli holatni o'rnatadi. U darhol mijozning ixtiyorida paydo bo'ladi " Yetkazib berishga tayyor” va u topshiriqni qabul qilishi yoki uni qayta ko'rib chiqish uchun yuborishi mumkin.

Eng qizig'i shundaki, agar siz uni o'zingiz o'chirmasangiz, biron bir vazifa yo'qolmaydi. Bular. bir yoki 2 yildan keyin ham uni tugallangan vazifalar orasida topishingiz mumkin.

Shunday qilib, buyurtma nazoratini tashkil qilish LeaderTask-da nokni otish kabi oson. Xo'sh, bo'ysunuvchi nuqtai nazardan nima deyish mumkin?

Qanday qilib menejeringizning buyurtmasini o'tkazib yubormaslik kerak?

Albatta, xodimlarning og'ir ish yuki ularning e'tiborini va menejerning ko'rsatmalarini nazorat qilishiga ta'sir qilishi mumkin. Ammo LeaderTask bunga yo'l qo'ymaydi: sinxronizatsiya tufayli!

Menejer yangi vazifani topshirishi bilanoq, u ijrochining bloklangan ekranida ko'rsatiladi, xoh u iPhone yoki qurilmaga asoslangan Android. Hatto ishlayotgan soatda ham Android Wear Va Apple Watch- bularni biluvchilar uchun.

Hatto juda band odamlar bo'lsak ham, biz hali ham soatiga bir marta smartfon ekraniga qarash odatini saqlab qolamiz, shuning uchun topshiriqni o'tkazib yuborishning iloji yo'q. LeaderTask-dagi vazifalarni qanday boshqarish haqida qisqa videoni tomosha qiling:

LeaderTask bilan buyruqlar bajarilishi ustidan nazoratni qanday tashkil qilish kerak

Tizim ishlashi uchun siz buyurtmalarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil etish haqida o'ylashingiz kerak. Buni amalga oshirish bo'yicha bizda bir nechta g'oyalar mavjud (o'z tajribamizdan):

1. qo'shish kompaniya qoidalari vazifalar uchun statuslarni o'rnatish talabi.
2. U erda majburiy shartni yuboring smartfonlarga LeaderTask-ni o'rnatish.
3. Sizning xodimlaringizning smartfonlari yoqilgan bo'lishi kerak bildirishnomalar xizmatdan.

Sizning kompaniyangizda buyurtmalar ustidan nazoratni tashkil qilish qanchalik oson. Menejer har doim uning vazifasi qaysi bosqichda ekanligini bilib oladi va ijrochi topshiriqni o'tkazib yubormaydi yoki bitta faylni yo'qotmaydi. Va barchasi - LeaderTask uchun rahmat!

Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish hujjatlar (ko'rsatmalar) bajarilishini nazorat qilish tizimini yaratishni nazarda tutadi. Hujjatlardagi ko'rsatmalarning o'z vaqtida va sifatli bajarilishini ta'minlash, bo'limlar va alohida ijrochilar faoliyatini baholash uchun zarur bo'lgan tahliliy ma'lumotlarni olish uchun nazorat tizimi zarur.

Tashkilotda hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishini nazorat qilish, qoida tariqasida, bir necha darajalarda amalga oshiriladi: qarorlarning bajarilishini nazorat qilish asosan tashkilot boshlig'i, bo'lim boshliqlari va mas'ul rahbarlar tomonidan amalga oshiriladi va nazorat belgilangan muddatlardan oshib ketishi ofis boshqaruvi xizmati tomonidan amalga oshiriladi.

Agar tashkilotda elektron hujjat aylanish tizimi mavjud bo'lsa, hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishini nazorat qilish tizim yordamida amalga oshiriladi, chunki hujjatlarni (ko'rsatmalarni) bajarish muddatlarini nazorat qilish va kiritilgan hujjatlar bo'yicha hisob ma'lumotlarini ro'yxatdan o'tkazish. Hujjatni ro'yxatga olish va uni rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish jarayonida tizimdan (elektron hujjat kartasiga) foydalaniladi, ammo hujjatlarning (ko'rsatmalarning) bajarilishini nazorat qilishni tashkil etishning asosiy qoidalari qo'llaniladigan texnologiyaga bog'liq emas.

Hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni tashkil qilishni tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjat hisoblanadi tashkilotni hujjatlar bilan ta'minlash (hujjatlarni yuritish) bo'yicha ko'rsatmalar. Ko'rsatmalarda quyidagilar ko'rsatilishi kerak:

tashkilotda va tarkibiy bo'linmalarda hujjatlarning bajarilishini kim (bo'lim yoki mutaxassis nazarda tutiladi) nazorat qiladi; qanday hujjatlar nazorat qilinishi kerak; hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bosqichlari; hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy muddatlari; boshqarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar massivini yaratish va ulardan foydalanish; nazorat ma'lumotlarini ro'yxatga olish va nazorat kartalarida aks ettirish (elektron kartalar, agar EDMS ishlatilsa); hujjatlarning bajarilishi ustidan nazoratni (asosiy bosqichlarni) saqlash; pudratchining hujjatlar bilan ishlash tartibi; hujjatlar (ko'rsatmalar) bajarilishini nazorat qilish natijalari bo'yicha ma'lumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish.

Bajarilishi talab qilinadigan hujjatlar nazoratga olinadi, ya'ni yuqori organ va tashkilot rahbariyatining so'rovlari, so'rovlari, ko'rsatmalari va boshqalarni o'z ichiga oladi. , protokollar va boshqalar).

Hujjatlarni bajarish muddatlari bo'lishi mumkin tipik va individual. Standart muddatlar qonun hujjatlari yoki boshqa normativ-huquqiy hujjatlar bilan belgilanadi.

Hujjatlarni bajarishning odatiy muddatlari ro'yxati tashkilotning ish yuritish bo'yicha yo'riqnomasiga kiritilgan. Hujjatni bajarishning odatiy muddati tashkilot rahbari tomonidan faqat uni qisqartirish yo'nalishi bo'yicha o'zgartirilishi mumkin.

Hujjatlarni bajarishning individual muddatlari hujjat matnida yoki rahbarning qarorida ko'rsatilgan.

Hujjatni bajarishning individual muddatini faqat uni belgilagan menejer o'zgartirishi mumkin. Hujjatni bajarish muddatini uzaytirish jiddiy asosli bo'lishi kerak, bu mas'ul ijrochi zimmasiga yuklanadi.

Hujjatni bajarish muddati kalendar kunlarda hisoblanadi (ishlamaydigan bayramlar bundan mustasno):

ichki - boshqa tashkilotlardan olingan hujjat imzolangan (tasdiqlangan) yoki ro'yxatdan o'tkazilgan kundan boshlab - ular olingan kundan boshlab, fuqarolarning murojaatlari - ular tashkilotda ro'yxatdan o'tkazilgan kundan boshlab, buning uchun qonunda uch kun muddat ajratilgan. apellyatsiya qabul qilingan sana.

Hujjatlarning bajarilishini to'xtatib turish, shuningdek uning bajarilishini bekor qilish huquqiga faqat yuqori turuvchi organlar yoki hujjat muallifi bo'lgan tashkilot ega.

Nazorat xizmati rahbari tomonidan belgilangan muddatlarda, lekin oyiga kamida bir marta hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlarni vaqti-vaqti bilan umumlashtiradi va tizimlashtiradi. Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot rahbariga taqdim etiladi.

Bajarilishini nazorat qilish ma'lumotlari hujjatning bajarilishining borishi va muddatlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi va boshqaruvda teskari aloqa vositasi (ijrochi - menejer) bo'lishi kerak. Ushbu ma'lumotlar ijro intizomini yaxshilash, rahbariyat uchun hujjatlarni o'z vaqtida bajarmagan xodimlarni mukofotlash to'g'risida qaror qabul qilish va o'z navbatida bunday huquqbuzarliklarni muntazam ravishda sodir etgan xodimlarni jazolash choralarini ko'rish uchun zarurdir.

Hujjatlarni (ko'rsatmalarni) bajarish muddatlarini nazorat qilish bir necha bosqichda amalga oshiriladi:

• hujjatlarni nazoratga olish;
• nazorat qilinadigan hujjatlarning ijrochilarga o‘z vaqtida yetkazilishini tekshirish;
• ijroning borishini dastlabki tekshirish va tartibga solish;
• hujjatni nazoratdan olib tashlash;
• bajarilgan hujjatni faylga yuborish;
• hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish natijalarini hisobga olish, umumlashtirish va tahlil qilish;
• rahbariyatni hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risida xabardor qilish.

Nazorat uchun faqat ro'yxatdan o'tgan hujjatlar taqdim etiladi. Hujjatning bajarilishini nazorat qilish u nazoratga olingan paytdan boshlanadi, shuning uchun ofis boshqaruvi xizmati, birinchi navbatda, hujjat ijrochiga etkazilishini ta'minlashi kerak, bu esa xodimning imzosiga qarshi amalga oshiriladi. shuningdek elektron shaklda - elektron hujjat aylanish tizimi orqali. Hujjatda bir nechta ijrochilar bo'lsa, hujjatning asl nusxasi mas'ul ijrochiga, hujjatning nusxalari esa qolgan ijrochilarga yuboriladi.

Qoida tariqasida, ish yuritish xizmati ijro muddatidan 3-5 kun oldin ijrochilarga hujjatni bajarish muddati yaqinlashayotgani haqida eslatib turadi, buning uchun ijrochilarga hujjatni bajarish muddati yaqinlashayotgani haqida eslatmalar yuboriladi. (hujjatlar).

Hujjatni bajarish muddatini o'zgartirish zarurati tug'ilgan taqdirda, mas'ul ijrochi ushbu muddat tugashidan kamida uch kun oldin rahbarga hisobot yoki eslatma shaklida muddatni uzaytirish zarurligi to'g'risida asosli xabar yuboradi. hujjatni bajarishning rejalashtirilgan muddatini ko'rsatgan holda hujjatni bajarish muddati. Aks holda, hujjat bajarilmagan deb hisoblanadi. Rahbarning ijro muddatini uzaytirish to'g'risidagi qarori ofis boshqaruvi xizmatiga xabar qilinadi.

Bajarilgandan so'ng, hujjatlar nazoratdan chiqariladi. Hujjat unda qo‘yilgan savollar hal etilganda va muxbirga mazmunli javob berilganda bajarilgan hisoblanadi. Bajarilgan hujjatning nusxasi ijro belgisiga muvofiq faylga joylashtiriladi. Agar tashkilot (tashkilot yoki jismoniy shaxsdan) olingan xat bajarilgan bo'lsa, kiruvchi hujjat va javob hujjati bitta faylga joylashtiriladi va yagona hujjatlar to'plamini tashkil qiladi.

Ofisni boshqarish xizmati rahbar tomonidan belgilangan muddatlarda (oy, yarim yil, yil oxirida) hujjatlarning bajarilishining borishi va natijalari to'g'risidagi ma'lumotlarni umumlashtiradi va tizimlashtiradi. Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar tashkilot rahbariga hujjatning bajarilishini nazorat qilishning borishi va natijalari to'g'risida ma'lumotnomalar (xulosalar, hisobotlar) shaklida taqdim etiladi, unda umuman tashkilot to'g'risidagi ma'lumotlar bo'lishi mumkin. alohida bo'linmalar, ijrochilar va boshqalar.

Nazorat natijalari to'g'risidagi ma'lumotlar rahbariyat tomonidan tashkilot faoliyatini takomillashtirishga qaratilgan qarorlar qabul qilish uchun ishlatiladi.

V.F. YANKOVAYA, t.f.n. ist. fanlari, dotsent, deputat VNIIDAD direktori

Rossiyadagi ko'plab korxonalarda, ayniqsa so'nggi yillarda tez o'sishni boshdan kechirgan korxonalarda xuddi shunday muammo kuzatilmoqda: tashkilot mansabdor shaxslari o'z buyurtmalarining bajarilishini sifatli va to'g'ri nazorat qilishni ta'minlay olmasliklari. Odatda, yangi kompaniyalar bu muammodan aziyat chekmoqda, shu bilan birga sovet o'tmishiga ega bo'lgan tashkilotlar, shuningdek, shahar, viloyat va federal hokimiyatlarning ma'muriyatlari mamlakatimizda qayta qurishdan oldin ayniqsa mashhur bo'lgan direktiv boshqaruv tajribasidan juda samarali foydalanmoqda. . Ushbu maqola rahbarlarning ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish sohasidagi tajribani zamonaviy kompaniyalarga o'tkazishni asosiy maqsad qilib qo'ygan.

Tashkilotning boshqaruv faoliyatining deyarli har qanday turi uning rahbariyatining ko'rsatmalarini bajarish bilan bog'liq, shuning uchun ko'rsatmalarning bajarilishi ustidan nazoratni o'rnatish muhimdir. Ko'rsatmalar bo'lishi mumkin:

• ichki va kiruvchi hujjatlar (masalan, eslatmalar va xatlar) bo'yicha qarorlar shaklida tasdiqlangan;
• kollegial organlarning (bayonnomalarda) va alohida boshqaruv organlarining ma'muriy hujjatlarida (buyruq va farmoyishlarda) shakllantirilishi kerak.

Fuqarolarning murojaatlari yuzasidan quyidagilarni qayd etamiz. Rasmiy ravishda, ular bilan ishlash tartibi kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash bilan bir xil, ammo muddatlar federal darajadagi amaldagi qonun hujjatlari bilan tartibga solinadi, bu muddatlarni belgilovchi menejer va chaqirilgan pudratchi tomonidan hisobga olinishi kerak. ushbu muddatlarga rioya qilish.

Ko'pgina hujjatlar hayot aylanish jarayonida nazorat ostida bo'lishi mumkin. Biz “K” harfi bilan shtampning tasmasini ham, qizil qalam bilan yozilgan yoki iz shaklida qilingan “Boshqaruv” so‘zini ham ko‘rishimiz mumkin (1-misolga qarang). Bunday eslatmalarning maqsadi bitta - hujjat matnida yoki u bo'yicha qarorda berilgan ko'rsatmalarni nazorat qilish zarurligiga e'tiborni qaratish (bizning misolimizda, kiruvchi xatda Ignatova Yu.S.ning ko'rsatmalari bilan rezolyutsiya mavjud. , nima qilish kerak va qachon). Bajarish tugagunga qadar bunday hujjatlar alohida papkada saqlanadi. Bajarish tugagandan so'ng, bu haqda hujjatga eslatma qo'yiladi (1-misolda, 2009 yil 10 iyulda pastki o'ng burchakda shartnoma tuzilganligi va hujjatni № 3 faylga joylashtirish to'g'risida eslatma qilingan. 08-24).

Ijrochilar uchun vazifani belgilash

Buyurtmani kim tuzadi? Bu barcha darajadagi menejerlar tomonidan amalga oshiriladi. Shunchaki, odatda birinchi shaxs yoki tashkilotning barcha yuqori rahbariyatining ko'rsatmalari bajarilishi ustidan nazorat o'rnatiladi va bu bilan maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati shug'ullanadi. Va quyi darajadagi menejerlar - bo'lim boshliqlarining ko'rsatmalari, qoida tariqasida, xuddi shu bo'limlarning xodimlari tomonidan bajariladi, ularda ish yuritish uchun javobgardir.

Ko'rinishidan, qaror yoki ma'muriy hujjat matni allaqachon aniq va aniq shakllantirilgan bo'lishi kerak:

• buyurtmaning o'zi,
• bajarish muddati,
• aniq ijrochi.

Agar ushbu shartlardan kamida bittasi bajarilmasa (bu sodir bo'ladi), menejerlarning talablarini aniq qayta shakllantira oladigan va kerak bo'lganda ularni kichikroq, ammo aniq belgilangan ijrochilarga ajrata oladigan alohida xodim kerak.

Ko'rsatmalarni shakllantirishda quyidagi oddiy qoidalarga rioya qilish tavsiya etiladi: so'z qisqa, lo'nda bo'lishi kerak, talqinning noaniqligini maksimal darajada bartaraf etishi va aniq belgilangan va o'lchanadigan natijaga ega bo'lishi kerak. Bularning barchasi buyurtmani qo'shimcha tushuntirishlarga vaqt sarflamaslikka imkon beradi. Boshqa tomondan, bu ijrochiga maqsad beradi va topshiriq muallifi ijrochining harakatlaridan natija kutilishiga ishonch hosil qiladi.

Bu erda noaniq formulalar va mos keladigan to'g'ri matn tuzilmalariga misollar keltirilgan:

Shouni yig‘ish

Tashkilot ko'rsatmalarning bajarilishi ustidan nazoratni o'rnatganida, tez orada hujjatlar o'zgara boshlaydi: umumiy talablar o'rniga aniq ijrochi, muddat va kutilgan natija bilan qisqa va to'liq ko'rsatmalar paydo bo'ladi. Bu kompaniyani boshqarish samaradorligini sezilarli darajada oshiradi, bu uning rahbariyati va egalari tomonidan deyarli darhol qayd etiladi.

Buyurtmani bajarish muddati

Tashkilotda buyurtmalarni bajarish muddatlari odatda belgilanadi rahbar-muallifning o'zi tomonidan tartibni kim yaratgan. Ba'zi hollarda buyurtmalarni bajarish muddati belgilanishi mumkin tashkilotning mahalliy akti yoki tashqi normativ-huquqiy hujjat.

Keling, federal ijro etuvchi organlarning o'zaro hamkorligi to'g'risidagi namunaviy nizomni keltiramiz:

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari o'rtasidagi o'zaro munosabatlarning namunaviy reglamenti tasdiqlandi. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 19 yanvardagi 30-son qarori, 2008 yil 21 fevraldagi o'zgartirishlar bilan.

Buyurtma unda ko'rsatilgan muddatda bajarilishi kerak. Agar muddatni bajarish muddati belgilansa, uning boshlanishi buyruq imzolangan sana hisoblanadi. "Shoshilinch" ko'rsatmasi bo'lgan buyruq 3 kun ichida bajarilishi kerak. "Tezkor" ko'rsatmasi buyurtmani bajarish uchun 10 kunlik muddatni nazarda tutadi. Agar buyruqda ijro muddati ko‘rsatilmagan bo‘lsa, u imzolangan kundan e’tiboran 1 oy ichida (keyingi oyning tegishli sanasigacha, agar keyingi oyda bunday sana bo‘lmasa, u holda 1 oy ichida) ijro etilishi kerak. oyning oxirgi kuni). Agar buyurtmani bajarish muddatining oxirgi kuni ishlamaydigan kunga to'g'ri kelsa, u avvalgi ish kunida bajarilishi kerak.

Tashkilotni boshqarish tizimini takomillashtirish uchun nazoratga olingan buyruqlarni bajarish muddatlarini birlashtirish - ularni tashkilotda o'rnatilgan yagona asosga keltirish mantiqiy. Dastlab, bunday qaror mahalliy aktda, masalan, Ofis boshqaruvi yo'riqnomasida hujjatlashtirilishi kerak. Belgilangan muddatni o'zgartirish faqat tashkilotning mahalliy hujjatlarida hujjatlashtirilgan hollarda mumkin bo'lishi kerak. Va, albatta, joriy etilgan muddatlarni hisoblash tizimi sog'lom fikrga mos kelishi kerak. Axir, ijrochi uchun imkonsiz vazifadan ko'ra ko'proq demotivatsiya qiluvchi omilni topish qiyin.

2-misol

Shouni yig‘ish

Biz ko'rsatmalarning bir nechta so'zlariga misollar keltiramiz va ularning har biri uchun qaysi sana ko'rsatmani o'z vaqtida bajarish uchun oxirgi sana hisoblanishini tushuntiramiz. Bu juda muhim, chunki ... Bu masala bo'yicha ko'pincha chalkashliklar mavjud.

Juda keng tarqalgan holat - bitta menejer vazifani bajarishni quyi darajadagi boshqa menejerga ishonib topshiradi va u o'z xohishiga ko'ra topshiriqni boshqa "pastki qavatga" tushiradi. Shunday qilib, buyurtma yakuniy ijrochiga etib borgunga qadar bir nechta menejerlarning qo'lidan o'tadi. To'g'ri, bu zinapoyadan tushib, topshiriq turli vaqtlarda turli odamlar tomonidan bajariladigan bir nechta "kichik vazifalar" ga "tarqalishi" mumkin. Ushbu tizim "ichki tartib" yaratish deb ataladi.

"O'rnatilgan" ko'rsatmalarni shakllantirishda vaqt zaxirasini ta'minlash muhimdir. "Ota-ona" buyrug'i bilan bog'liq holda, u kamida 1 dan 3 ish kunigacha bo'lishi kerak. Ko'rsatmalarni haddan tashqari ko'p "uyalashdan" qochish tavsiya etiladi, zanjirdan faqat "estafetani o'tkazib yuboradigan" menejerlar bundan mustasno. Agar butun buyurtmaning bajarilishi uchun javobgar bo'lgan ijrochi bo'lsa, u "mas'ul ijrochi" deb ataladi.

Misol tariqasida, buyurtmani bajarish muddati tashqi me'yoriy hujjat bilan tartibga solinganida, "Rossiya Federatsiyasida fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" gi 59-FZ-sonli Federal qonunini keltiramiz. Ushbu hujjatga ko'ra, Rossiya Federatsiyasi fuqarosining yozma arizasini ko'rib chiqishning maksimal muddati 30 kunni tashkil etadi va u bunday hujjat ro'yxatdan o'tkazilgan paytdan boshlab ko'rib chiqila boshlaydi (Qonunda ushbu protsedura uchun 3 kun vaqt ajratilgan. ariza qabul qilingan paytdan boshlab).

Agar fuqaro, masalan, o'z huquqlarini amalga oshirishda mahalliy hokimiyat organidan yordam talab qilsa, buning uchun talab qilinadigan vaqt ko'pincha 1 oydan oshadi. Bunday vaziyatda arizachiga bir oy ichida yozma javob yuboriladi, bu uning muammosini mohiyatiga ko'ra hal qilmaydi, lekin organdan keyingi yordam ko'rsatish tartibini aniq tavsiflaydi. Vakolatli organning o'zida bunday shikoyatni ko'rib chiqish asosida tuzilgan buyruq boshqaruvchiga - buyruq muallifiga vaziyatning rivojlanishi to'g'risida muntazam ravishda hisobot taqdim etgan holda ishchi nazorati ostida bo'lishi kerak.

Ko'pincha fuqarolar o'z murojaatlariga noto'g'ri murojaat qilishadi. Va keyin qabul qiluvchi ularni ko'rib chiqmaydi, balki ularni masala vakolatiga kiradigan organ yoki mansabdor shaxsga yuboradi. Qonunda buning uchun ariza ro'yxatga olingan kundan boshlab 7 kun ajratilgan. Bunday holda, fuqaroga bunday qayta yo'naltirish haqida xabar beriladi. Aytgancha, Qonun qarori yoki harakati (harakatsizligi) ustidan shikoyat qilinayotgan organ yoki mansabdor shaxsga ko‘rib chiqish uchun shikoyat yuborishni aniq taqiqlaydi.

Buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish tartibi

Endi ko'rsatmalarni tayyorlash bo'yicha asosiy ma'lumotlarga ega bo'lgan holda, ko'rsatmalarning bajarilishini nazorat qilish tartibini batafsil ko'rib chiqish kerak.

E'tibor bering, ma'lum bir korxonada buyruqlar bajarilishini nazorat qilish bo'yicha ishlar amalga oshirilishi mumkin:

• ro'yxatga olish va nazorat kartalari faylidan (RCC) qo'lda foydalanish;
• elektron hujjat aylanishi tizimida, bunda “elektron kartalar”da qayd etilgan ma’lumotlarning tarkibi bir xil bo‘lib qoladi, lekin ijrochilarni xabardor qilish va ijro intizomi bo‘yicha hisobotlarni shakllantirish bo‘yicha ko‘plab operatsiyalar avtomatik tarzda amalga oshiriladi;
• Ishni osonlashtirish uchun MS Excel imkoniyatlaridan foydalanilganda oraliq variant ham mavjud - nazoratga olingan buyurtmalar jadval ko'rinishida tavsiflanadi, unda siz ma'lumotlarni ijrochilar, muddatlar va boshqalar bo'yicha filtrlashingiz mumkin. 3-misolga qarang.

"Nazorat uchun joylashtirish" bosqichida ofis xodimi buyurtmani ro'yxatdan o'tkazadi. Agar u hujjatda bo'lsa, unda "K" yoki "Boshqaruv" shtampi qo'yiladi yoki xuddi shunday yorqin qalam bilan yoziladi, hujjatni boshqariladigan buyurtmalar papkasiga ko'chirish ham mumkin.

Ko'rsatmalarni qabul qiluvchi ijrochi, u bilan tanishish va buyurtmada ko'rsatilgan muddat tugagunga qadar unda belgilangan vazifalarni bajarish kerak. Agar pudratchi o'ziga bo'ysunadigan boshqa xodimlar tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan ishlarni topshirishi kerak bo'lsa, u yuqorida aytib o'tganimizdek, u past darajadagi buyurtmalarni yaratadi.

Agar pudratchi belgilangan muddat belgilangan vazifalarni o'z vaqtida bajarish qobiliyatiga to'g'ri kelmasligini tushunsa, u buyruq bergan rahbarga ijro muddatini kechiktirish to'g'risida iltimos bilan murojaat qiladi. Boshqa holatda, agar ijrochi buyruqni bajarish uning vakolati va javobgarligi doirasidan tashqarida ekanligini tushunsa, u buyruqni to'liq yoki qisman bekor qilish to'g'risida ariza berishi mumkin.

Agar menejer belgilangan muddatlarni kechiktirishga yoki buyurtmani bekor qilishga qaror qilsa, u bu haqda muddatni nazorat qilish uchun mas'ul shaxsga xabar beradi. Har qanday holatda ham, ijrochining topshiriqni boshqa muddatga o'tkazish yoki bekor qilish to'g'risidagi so'rovlari topshiriqni nazorat qilish muddati tugagunga qadar rahbarga berilishi kerak.

"Ko'rsatmalarning mohiyati bo'yicha bajarilishini nazorat qilish" Odatda, bajarilgan natijaning topshiriqda qo'yilgan vazifaga muvofiqligini baholash uchun etarli darajada malakali xodim tomonidan amalga oshiriladi. Bunday nazoratni vakolatli xodim faoliyat to'g'risidagi hisobotni olgandan so'ng boshlashi mumkin va uni nazoratdan olib tashlash yoki qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish bilan yakunlanishi mumkin.

Buyurtmani "nazoratni olib tashlash" tartibi buyruqning bajarilishini mohiyati bo'yicha tekshirgan xodim tomonidan, shuningdek, agar rahbar buyruqni to'liq olib tashlash to'g'risidagi talabni qondirsa, amalga oshiriladi.

Sahna ichida "O'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish" bag'ishlangan xodim barcha faol, ya'ni davom etayotgan buyurtmalarni bir vaqtning o'zida bajarish muddatlarini nazorat qiladi (agar tashkilotda bunday ish qo'lda yoki MS Excel yordamida amalga oshirilsa, bu odatda buyurtma muallifining kotibi yoki xodimlar tomonidan amalga oshiriladi. maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati). Hozirgi vaqtda ushbu ishlarning aksariyati elektron hujjat aylanish tizimlari tomonidan bajarilishi mumkin, bu esa ijrochilarni buyurtmalarni bajarish muddatlari to'g'risida xabardor qiladi. Xabarnoma nazoratdan chiqarilmagan barcha buyurtmalar uchun kesma ogohlantirishdir (4-misolga qarang).

Ayrim ijrochining ish yuki doimiy ravishda oshib boradi va natijada oddiy unutuvchanlik tufayli ishchilarning ishlash intizomi pasaya boshlaydi. Xodimlarni vaqti-vaqti bilan xabardor qilish, masalan, har hafta, bajarilishi kerak bo'lgan vazifalar doirasini aniq tushunish va hisobot berish muddatlarini boshqarish imkonini beradi.

Axborot varaqasi Qisqacha (4-misolga qarang) yoki 3-misoldagi jadvalda keltirilgan ma'lumotlar tarkibi bilan to'liqroq bo'lishi mumkin. Aytgancha, agar bunday MS Excel jadvalida siz bo'sh bajarilish belgisi bilan ma'lum bir ijrochi buyurtmalarini filtrlasangiz, keyin natijani chop etish orqali biz ijrochi uchun ma'lumot varag'ining boshqa versiyasini olamiz.

Agar bunday varaqlar EDMS tomonidan yaratilgan bo'lsa, unda jadval shakliga ijro muddati tugashiga qadar qolgan kunlar soni ko'rsatilgan ustunni kiritish qulay. Buyurtmalarni amal qilish muddati bo'yicha tartiblash ham juda qulay - bu pudratchiga o'z ish vaqtini tezda boshqarish va samaraliroq boshqarish imkonini beradi.

Ishlash intizomi bo'yicha hisobot berish

Ba'zi tashkilotlar amaliyotda ijrochilarning oraliq hisoboti. Agar alohida muhim buyruqlarning bajarilishini muntazam ravishda kuzatib borish zarur bo'lsa, ularning mualliflari buyurtma matniga davriy, masalan, butun ijro muddati davomida taqdim etilishi kerak bo'lgan haftalik hisobot zarurligi to'g'risidagi ma'lumotlarni qo'shadilar. Vaqtinchalik ishlash hisoboti odatda har qanday yozma shaklda yoki memorandum shaklida tuziladi. Bunday hisobotlarni tayyorlash quyidagi yo'llar bilan amalga oshirilishi mumkin:

• ijrochining o'zi yoki
• unga bo'ysunuvchi kotib,
• kompaniyada ishlash intizomi uchun mas'ul bo'lgan xodim.

Tashkilotda mehnat intizomi darajasini nazorat qilish uchun vaqti-vaqti bilan yoki rahbariyatning iltimosiga binoan ish intizomi bilan bog'liq bo'lishi mumkin bo'lgan bir necha turdagi hisobotlar tayyorlanadi:

• alohida rahbar xodim;
• muayyan birlik yoki
• butun tashkilot;
• ma'lum bir rahbar tomonidan berilgan ko'rsatmalar va boshqalar.

Ma'lumotlar boshqaruv uchun statistik xulosa shaklida umumlashtiriladi topshirilgan, bajarilgan va boshqa hisobot davriga o'tkazilgan buyurtmalar to'g'risida. Ishlash intizomini yanada samarali boshqarish uchun turli xil hisobot modellari qo'llaniladi. Hisobot shakllarining variantlari 5-misolda va E. Kamenevaning 40-41-betlardagi fikrida keltirilgan.

Bunday hisobotlar umuman tashkilot uchun ham, xususan uning bo'linmalari uchun ham tayyorlanganligi sababli, ijrochilar bo'limiga faqat menejer bevosita ko'rsatmalar beradigan mansabdor shaxslar kiritiladi. Masalan, bosh direktor uchun bu uning o'rinbosarlari va faoliyat yo'nalishlari boshliqlari bo'lsa, bo'lim boshlig'i uchun bo'limlar va, ehtimol, sektorlar rahbarlari bo'ladi.

Tashkilot EDMS orqali hujjat aylanishini to'liq avtomatlashtirishga ega bo'lmasa ham, bunday hujjatni Microsoft Excel yoki OpenOffice.org Calc elektron jadval tizimida tayyorlash va saqlash juda qulay. Ushbu tizimlar asosan o'xshash interfeys va funksionallikka ega; ular kichik va o'rta kompaniyalarda buxgalteriya hisobi va hisobotini avtomatlashtirishda yordam berishi mumkin. Asosiysi, natijada aniq nimani olishingiz kerakligini aniq bilishdir.

Fikr

NAZORAT BUYRUQLARI IJROI HAQIDA HISOBOT
TASHKILOT RAHBORI

Shouni yig‘ish

Yekaterina Kameneva, Elektron ofis tizimlari bosh eksperti:

Ishlash intizomi bo'yicha hisobot berishning quyidagi shaklini tavsiya qilishim mumkin. Bu alohida ijrochilar, bo'limlar va umuman tashkilot to'g'risidagi ma'lumotlarni aniq ko'rsatadi, shuningdek, kechiktirilgan va bajarilmagan buyurtmalar haqida juda foydali ma'lumotlarni taqdim etadi.

Biz buyruqlarni joylashtirish va nazoratdan olib tashlash masalalarini, shuningdek, buyruqlarni bajarish metodologiyasini va ularning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha hisobotlarni ko'rib chiqdik. Maqolada taklif qilingan direktiv boshqaruv modellari tashkilot boshqaruvini yanada aniq va shaffof qilishga yordam beradi.