Birlashtirilgan tizimlarning turlari. Hujjatlarning yagona tizimlari. Bu nafaqat boshqaruv hujjatlariga, balki yangi tizimlarga ham tegishli. Masalan, sayohat, havo va temir yo‘l chiptalari birlashtirildi
20-asrning oxirgi uchdan birida keng miqyosda yangi foydalanish boshlanishi bilan axborot texnologiyalari, birlashish zarurligi haqida savol tug'ildi hujjatlashtirilgan ma'lumotlar, ayniqsa menejment sohasida. 1971 yilda SSSR Hukumatining yagona hujjatlashtirish tizimlari va texnik-iqtisodiy ma'lumotlar tasniflagichlarini yaratish bo'yicha ishlarni jadallashtirish uchun maxsus farmoni qabul qilindi. Ularni ishlab chiqish funktsional hujjatlar tizimlari asosida amalga oshirildi. Mamlakatimizda hujjatlashtirishning yagona tartibini o‘rnatish maqsadida mahalliy va xorijiy amaliyotda birinchi marta boshqaruv hujjatlari tizimi yaratildi. boshqaruv faoliyati davlat miqyosida. U EGSD-1973 kod nomini oldi ( Birlashgan hukumat tizimi ofis ishi). Sovet Ittifoqida jami 16 ta yagona hujjat tizimi ishlab chiqilgan.
Yagona hujjatlar tizimi(AQSh dollari), standartlashtirilgan ta'rifga ko'ra, GOST R 51141-98 "yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqaruv uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat tizimi". Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. M., 1998 yil.
Hujjatlarning yagona tizimini yaratishning asosiy maqsadi hujjatlar shakllarining oqilona tarkibini, shuningdek, o'zaro bog'liq texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ko'rsatkichlar to'plamini yaratishdir.
Hujjatlarning yagona tizimi quyidagilarga yordam beradi:
1. axborot jarayonlarida qo'l mehnati xarajatlarini kamaytirish (buning natijasida hujjatlarni to'ldirish yoki o'qish uchun odamdan minimal kuch talab etiladi);
2. elektron hisoblash texnologiyasidan keng foydalanish, chunki hujjatlarning unifikatsiyalangan shakllari elektron ishlov berish uchun qulaydir (bu hujjatlarning dasturiy ta'minoti, texnik va axborot mosligini ta'minlash, hujjatlarning tegishli shakllarini, tasniflagichlarni, lug'atlarni va boshqalarni ishlab chiqish orqali erishiladi);
3. axborot oqimlarini tartibga solish;
4. hujjatlar sonini qisqartirish;
5. hujjat madaniyatini va umuman axborot madaniyatini yanada takomillashtirish.
Bularning barchasi birgalikda boshqaruv samaradorligini oshirishga imkon beradi, chunki yuqori sifatli ma'lumotlarni olishda yuqori samaradorlikka erishiladi, hujjatlardagi xatolar soni kamayadi, qo'lda operatsiyalar kamayadi, boshqaruv ishining ijodiy xarakteri oshadi va moliyaviy hujjatlar bilan ishlash xarajatlari kamayadi. Birlashtirish natijalarini huquqiy tasdiqlash shakli standartlashtirish hisoblanadi. Shuning uchun yagona hujjat tizimi - bu, birinchidan, yagona tizimning asosiy qoidalarini, ikkinchidan, unga kiritilgan barcha hujjatlarning yagona shaklini belgilovchi davlat standartlari majmuidir.
Hujjatlarning yagona tizimining o'zagi hisoblanadi yagona hujjatlar shakllari. Tasdiqlash darajasiga qarab, ular quyidagi toifalarga bo'linadi:
Butunrossiya;
Sanoat (idoraviy);
Federatsiya sub'ektlarining hujjatlari shakllari;
Birlashmalar, korxonalar, tashkilotlarning hujjatlari shakllari.
Hozirda Rossiya Federatsiyasi 8 ta yagona hujjatlashtirish tizimi mavjud, jumladan:
tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
bank hujjatlarining yagona tizimi;
Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi;
Yagona mehnat hujjatlari tizimi;
Birlashtirilgan tizim Pensiya jamg'armasi RF;
Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi va boshqalar.
Korxonalar, muassasalar, tashkilotlarda birlashtirish natijalariga ko‘ra a Hujjat shakllari jadvali- yagona me'yoriy hujjat, bu muayyan tashkilot uchun muammolarni samarali hal qilish va boshqaruv funktsiyalarini bajarish uchun zarur va etarli bo'lgan hujjatlarning yagona shakllari ro'yxati. Darhaqiqat, hujjatlar shakllari jadvali - bu tashkilotda qo'llaniladigan hujjat shakllarini tartiblangan shaklda o'z ichiga olgan ma'lumotnoma, shuningdek hujjatni tayyorlash va bajarish bosqichlarini ko'rsatadi. U jadval shaklida tuzilgan.
- A ilova (ma'lumot uchun). Hujjat tafsilotlari tartibi B ilova (ma'lumot uchun). Hujjat shakllari namunalari
Rossiya Federatsiyasining davlat standarti GOST R 6.30-2003
"Birlashtirilgan tizimlar hujjatlar. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlar talablari"
(Rossiya Federatsiyasi Davlat standartining 2003 yil 3 martdagi 65-sonli qarori bilan qabul qilingan va kuchga kiritilgan)
Hujjatlarning yagona tizimlari. Boshqaruv hujjatlarining yagona tizimi. Hujjatlarni taqdim etishga qo'yiladigan talablar
1 foydalanish sohasi
Ushbu standart quyidagilarni belgilaydi: hujjat rekvizitlari tarkibi; hujjat rekvizitlarini tayyorlashga qo'yiladigan talablar; hujjatlar shakllariga, shu jumladan Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi tasvirlangan hujjatlar shakllariga qo'yiladigan talablar.
Hujjat tafsilotlarini joylashtirish sxemalari A ilovasida keltirilgan; Hujjat shakllarining namunalari B ilovasida keltirilgan.
Ushbu standart talablari tavsiya etiladi.
2 Hujjat rekvizitlarining tarkibi
Hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlashda quyidagi ma'lumotlardan foydalaning:
01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;
02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;
03 - tashkilotning emblemasi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi);
3.8 Hujjat muallifi bo'lgan tashkilotning nomi uning ta'sis hujjatlarida ko'rsatilgan nomga mos kelishi kerak.
Tashkilot nomining tepasida qisqartirilgan nomi, u yo'q bo'lganda esa bosh tashkilotning to'liq nomi (mavjud bo'lsa) ko'rsatiladi.
Rossiya Federatsiyasining davlat tili bilan bir qatorda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining tashkilotlarining nomlari (rus) rasmiy til ikki tilda chop etilgan Rossiya Federatsiyasi sub'ektlari.
Tashkilotning Rossiya Federatsiyasi sub'ektining davlat tilida yoki boshqa tilda nomi Rossiya Federatsiyasining davlat tilida nomi ostida yoki o'ng tomonida joylashgan.
Tashkilotning qisqartirilgan nomi tashkilotning ta'sis hujjatlarida mustahkamlangan hollarda beriladi. Qisqartirilgan ism (qavslar ichida) to'liq ismning ostida yoki orqasida joylashtiriladi.
Filialning, hududiy idoraning, vakolatxonaning nomi, agar u hujjat muallifi bo'lsa va tashkilot nomi ostida joylashgan bo'lsa, ko'rsatiladi.
3.9 Tashkilot haqidagi ma'lumotnoma ma'lumotlariga quyidagilar kiradi: pochta manzili; telefon raqami va tashkilotning ixtiyoriga ko'ra boshqa ma'lumotlar (faks raqamlari, teleks raqamlari, bank hisob raqamlari, manzillar). Elektron pochta va boshq.).
3.10 Tashkilot tomonidan tuzilgan yoki nashr etilgan hujjat turining nomi ustav (tashkilot nizomi) bilan belgilanishi va OKUD (sinf) tomonidan taqdim etilgan hujjatlar turlariga mos kelishi kerak.
3.11 Hujjatning sanasi uning imzolangan yoki tasdiqlangan sanasi, protokol uchun - yig'ilish (qaror qabul qilish) sanasi, akt uchun - voqea sodir bo'lgan sana hisoblanadi. Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan berilgan hujjatlar bir xil (bitta) sanaga ega bo'lishi kerak.
Hujjatning sanasi arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: oy kuni, oy, yil. Oy va oyning kuni bir-biridan nuqta bilan ajratilgan ikki juft arab raqamlarida yoziladi; yil - to'rtta arab raqamlari.
Sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ruxsat beriladi, masalan, 2003 yil 05 iyun, shuningdek, sanani ketma-ketlikda formatlash: yil, oy, oyning kuni, masalan: 2003.06.05.
3.12 Hujjatning ro'yxatga olish raqami uning tartib raqamidan iborat bo'lib, tashkilotning ixtiyoriga ko'ra ishlar nomenklaturasi, muxbir, ijrochilar to'g'risidagi ma'lumotlar va boshqalar bo'yicha ish indeksi bilan to'ldirilishi mumkin.
Ikki yoki undan ortiq tashkilot tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning ro'yxatga olish raqami ushbu tashkilotlarning har birining hujjatning ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular hujjatda mualliflar ko'rsatilgan tartibda chiziq bilan ajratiladi.
3.14 Hujjatni tuzish yoki nashr etish joyi, agar uni "Tashkilot nomi" va "Tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" ma'lumotlari yordamida aniqlash qiyin bo'lsa, ko'rsatiladi. Tuzilgan yoki nashr etilgan joy qabul qilingan ma'muriy-hududiy bo'linishni hisobga olgan holda ko'rsatiladi, u faqat umumiy qabul qilingan qisqartmalarni o'z ichiga oladi.
3.15 Adresat tashkilotlar, ularning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxslar yoki jismoniy shaxslar bo'lishi mumkin. Hujjatni mansabdor shaxsga yuborishda familiyadan oldin bosh harflar ko'rsatiladi. Tashkilotning nomi va uning nomi strukturaviy birlik nominativ holatda ko'rsatilgan. Masalan (keyingi o'rinlarda tashkilotlarning nomlari, ularning ma'lumotnomalari va boshqalarga misollar shartli):
Rossiya Adliya vazirligi Axborotlashtirish va ilmiy-texnik ta'minot departamenti
Hujjat yuborilgan shaxsning pozitsiyasi dativ holatda ko'rsatilgan, masalan:
"Shimoliy hududlar" OAJ bosh direktori V.A. Lagunin
"Electrocentromontazh" OAJ bosh hisobchisi V.M. Kochetov
Agar hujjat bir nechta bir xil tashkilotlarga yoki bitta tashkilotning bir nechta tarkibiy bo'linmalariga yuborilgan bo'lsa, ular umumiy tarzda ko'rsatilishi kerak, masalan:
Moskva viloyati tumanlari ma'muriyatlari
“Manzil” atributining har bir satrini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtirishga ruxsat beriladi. Masalan:
“Mediadom” nashriyoti bosh muharriri N.V. Semina
Hujjatda to'rttadan ortiq adresat bo'lmasligi kerak. Ikkinchi, uchinchi, to'rtinchi manzillardan oldin "Nusxa ko'chirish" so'zi ko'rsatilmaydi. Qabul qiluvchilar ko'proq bo'lsa, hujjatlarni tarqatish ro'yxati tuziladi.
"Adresant" atributi pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin. Pochta manzilining elementlari pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalarida belgilangan ketma-ketlikda ko'rsatiladi.
Tashkilotga xat yuborishda uning nomini, keyin pochta manzilini ko'rsating, masalan:
Butunrossiya hujjatlashtirish va arxiv ishlari ilmiy tadqiqot instituti davlat muassasasi, Profsoyuznaya ko'chasi, 82, Moskva, 117393
Hujjatga murojaat qilganda shaxsga oluvchining familiyasi va bosh harflarini, keyin pochta manzilini ko'rsating, masalan:
Obraztsova O.P. 301264, Tula viloyati, Kireyevskiy tumani, Lipki, Sadovaya ko'chasi, 5, 12-uy.
3.16 Hujjat mansabdor shaxs (mansabdor shaxslar) yoki maxsus berilgan hujjat tomonidan tasdiqlanadi. Hujjat mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlanayotganda hujjatning tasdiqlanganligi to‘g‘risidagi shtamp TASDIQLANGAN so‘zdan (tirnoqsiz), hujjatni tasdiqlovchi shaxs lavozimining unvoni, uning imzosi, bosh harflari, familiyasi va tasdiqlangan sanasidan iborat bo‘lishi kerak. masalan:
"Rostekstil" YoAJ prezidenti tomonidan TASDIQLANGAN Shaxsiy imzo V.A. Stepanov sanasi
"Hujjatni tasdiqlash shtampi" atributida eng uzun chiziqqa nisbatan markaziy elementlarga ruxsat beriladi, masalan:
MEN MASLAHAT ETDIM Bosh direktor OAJ " Elektron texnologiya"Shaxsiy imzo L.V. Kuznetsov Sana
Hujjat bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tasdiqlanganda, ularning imzolari bir xil darajada qo'yiladi.
Hujjatni qaror, qaror, farmoyish, bayonnoma bilan tasdiqlashda tasdiqlash shtampi TASDIQLANGAN (TASDIQLANGAN, TASDIQLANGAN yoki TASDIQLANGAN) so'zdan, ishdagi tasdiqlovchi hujjatning nomidan, uning sanasidan va raqamidan iborat bo'ladi. Masalan:
Qaror bilan TASDIQLANGAN umumiy yig'ilish aktsiyadorlar 04.05.2003 yildagi N 14
VNIIDADning 04.05.2003 yildagi 82-son buyrug'i bilan TASDIQLANGAN
Hujjatni tasdiqlash muhri hujjatning yuqori o'ng burchagida joylashgan.
3.17 Tegishli mansabdor shaxs tomonidan hujjatga yozilgan qarorda ijrochilarning ism-shariflari va bosh harflari, buyruqning mazmuni (agar kerak bo'lsa), bajarish muddati, imzosi va sanasi, masalan:
Morozova N.V. Fedoseeva N.A. Iltimos, TERMIKA konsalting guruhi bilan shartnoma loyihasini 10.05.2003 yilgacha tayyorlang Shaxsiy imzo Sana
Qarorni alohida varaqda rasmiylashtirishga ruxsat beriladi.
3.18 Matn sarlavhasi o'z ichiga oladi xulosa hujjat. Sarlavha hujjat turi nomiga mos kelishi kerak.
Sarlavha savollarga javob berishi mumkin:
nima haqida (kim haqida)?, masalan:
Attestatsiya komissiyasini tuzish to'g'risidagi buyruq;
nima (kim)?, masalan:
Ish tavsifi yetakchi mutaxassis.
A5 formatida tuzilgan hujjatlar matnida sarlavha bo'lmasligi mumkin.
3.19 Hujjatning bajarilishini nazorat qilish belgisi "K" harfi, "Nazorat" so'zi yoki muhri bilan ko'rsatiladi.
3.20 Hujjat matni Rossiya Federatsiyasining davlat tilida yoki Rossiya Federatsiyasi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining qonunchiligiga muvofiq Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining davlat tillarida tuziladi.
Hujjatlarning matnlari anketa, jadval, izchil matn yoki ushbu tuzilmalarning kombinatsiyasi shaklida tuziladi.
Matnni so'rovnoma shaklida tuzayotganda, tavsiflangan ob'ekt xususiyatlarining nomlari nominativ holatda ot yoki ikkinchi shaxs fe'li bilan ifodalangan bo'lishi kerak. koʻplik hozirgi yoki o'tgan zamon ("bor", "egalik" yoki "bor edi", "bor edi" va boshqalar). Og'zaki ifodalangan belgilar xususiyatlarning nomlariga mos kelishi kerak.
Jadvalning ustunlari va satrlari nominativ holatda ot bilan ifodalangan sarlavhalarga ega bo'lishi kerak. Ustunlar va satrlarning sarlavhalari sarlavhalarga mos kelishi kerak. Agar jadval bir nechta sahifada chop etilsa, jadval ustunlari raqamlangan bo'lishi kerak va keyingi sahifalarda faqat ushbu ustunlarning raqamlari chop etilishi kerak.
Bog'langan matn odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda hujjatni tuzish sabablari, asoslari, maqsadlari, ikkinchi (yakuniy) - qarorlar, xulosalar, so'rovlar, takliflar, tavsiyalar ko'rsatilgan. Matn bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin (masalan, buyruqlar - bayonotsiz ma'muriy qism; xatlar, bayonotlar - tushuntirishsiz so'rov).
Boshqa tashkilotlarning hujjatlari yoki ilgari e'lon qilingan hujjatlar asosida tayyorlangan hujjat matnida ularning rekvizitlari ko'rsatiladi: hujjatning nomi, tashkilotning nomi - hujjat muallifi, hujjatning sanasi, ro'yxatga olish raqami hujjat, matn sarlavhasi.
Agar matnda bir nechta yechimlar, xulosalar va boshqalar mavjud bo'lsa, uni arab raqamlari bilan raqamlangan bo'limlar, kichik bo'limlar, paragraflarga bo'lish mumkin.
Buyruqlar birligi tamoyillari asosida faoliyat yurituvchi tashkilotlarning hujjatlarida (buyruq, ko‘rsatma va boshqalar), shuningdek tashkilot rahbariyatiga yo‘llangan hujjatlarda matn birinchi shaxsda ko‘rsatiladi. birlik("Buyurtma beraman", "taklif qilaman", "so'rayman").
Kollegial organlar hujjatlarida matn uchinchi shaxs birlik shaklida taqdim etiladi (“qaror qiladi”, “qaror qiladi”).
Qo'shma hujjatlarda matn birinchi shaxs ko'plikda taqdim etiladi ("buyurtma beramiz", "qaror qildik").
Protokol matni uchinchi shaxs ko‘plikda (“tingladim”, “so‘zladim”, “qaror qildim”, “qaror qildim”) beriladi.
Tashkilotlarning, ularning tarkibiy bo'linmalarining huquq va majburiyatlarini belgilovchi hujjatlarda (nizomlar, yo'riqnomalar), shuningdek faktlarning tavsifi, bahosi yoki xulosalar (akt, ma'lumotnoma), matnni uchinchi shaxs shaklida taqdim etish shakli yoki ko'plik ishlatiladi ("bo'lim vazifalarni bajaradi" , "birlashma o'z ichiga oladi", "komissiya tashkil etilgan").
Xatlarda quyidagi taqdimot shakllari qo'llaniladi:
Birinchi shaxs ko'plik ("iltimos, oldinga siljiting", "ko'rib chiqish uchun murojaat qiling");
Birinchi shaxs birlikda ("Men buni zarur deb hisoblayman", "iltimos, ajratib ko'rsatish");
Uchinchi shaxs birlikdan (“vazirlik e’tiroz bildirmaydi”, “VNIIDAD buni mumkin deb hisoblaydi”).
3.21 Xat matnida ko'rsatilgan ilova mavjudligini ko'rsatadigan eslatma quyidagicha formatlanadi:
Ilova: 5 l uchun. 2 nusxada.
Agar xat matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar sonini va nusxalar sonini ko'rsating; Agar bir nechta ilovalar mavjud bo'lsa, ular raqamlanadi, masalan:
Ilova: 1. Hududiy kreditlash boshqarmasi to‘g‘risidagi nizom 5 bet. 1 nusxada. 2. Hududiy kreditlash boshqarmasi hujjatlarini tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari 7 bet. 2 nusxada.
Agar ilovalar bog'langan bo'lsa, unda varaqlar soni ko'rsatilmaydi.
Hujjatga boshqa hujjat ilova qilingan bo'lsa, uning ilovasi ham mavjud bo'lsa, ilovaning mavjudligini ko'rsatadigan yozuv quyidagicha tuziladi:
Ilova: Rosarxivning 06.05.2003 yildagi 02-6/172-sonli xati va unga ilova, faqat 3 sahifa.
Agar ariza hujjatda ko'rsatilgan barcha manzillarga yuborilmasa, uning mavjudligi to'g'risida quyidagi tarzda eslatma tuziladi:
Ilova: 3 l uchun. 5 nusxada. faqat birinchi manzilga.
Ma'muriy hujjatga (farmonlar, farmoyishlar, yo'riqnomalar, qoidalar, yo'riqnomalar, nizomlar, qarorlar) ilovasida uning birinchi varag'ida o'ng yuqori burchagida nomi ko'rsatilgan holda "N ilova" deb yoziladi. ma'muriy hujjat, uning sanasi va ro'yxatga olish raqami, masalan:
Federal arxivning 2003 yil 5 iyundagi 319-son buyrug'iga 2-ilova.
“ILOVA N” iborasini bosh harflar bilan chop etishga, shuningdek, ushbu iborani, hujjat nomini, uning sanasini va roʻyxatga olish raqamini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtirishga ruxsat beriladi, masalan:
Rossiya Sog'liqni saqlash vazirligining 06.05.2003 yildagi 251-son buyrug'iga 2-ilova.
3.22 “Imzo” rekvizitiga quyidagilar kiradi: hujjatni imzolagan shaxs lavozimining unvoni (agar hujjat blankada rasmiylashtirilmagan bo'lsa, to'liq va firma blankida tuzilgan hujjat uchun qisqartirilgan); shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya), masalan:
Hududiy korxonalar uyushmasi vitse-prezidenti Shaxsiy imzo A.A. Borisov
yoki shaklda:
Vitse-prezident Shaxsiy imzo A.A. Borisov
“Imzo” atributida hujjatni imzolagan shaxsning lavozim unvonini eng uzun qatorga nisbatan markazlashtirishga ruxsat beriladi. Masalan:
"Hamkor" YoAJ ijrochi direktori Shaxsiy imzo N.A. Fedorov
Shaklda hujjat tuzishda rasmiy Ushbu shaxsning lavozimi imzoda ko'rsatilmagan.
Bir nechta mansabdor shaxslar hujjatni imzolashda ularning imzolari egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda birin-ketin joylashtiriladi, masalan:
Institut direktori Shaxsiy imzo M.V. Larin Bosh hisobchi Z.V.ning shaxsiy imzosi. Maryash
Hujjatni bir xil lavozimdagi bir nechta shaxslar imzolagan bo'lsa, ularning imzolari bir xil darajada joylashtiriladi, masalan:
bo'yicha direktor o'rinbosari direktor o'rinbosari ilmiy ish ilmiy ish uchun Shaxsiy imzo Yu.G. Demidov Shaxsiy imzo K.I. Ignatiyev
Qo'shma hujjatni imzolashda birinchi varaq blankada tuzilmaydi.
Komissiya tomonidan tuzilgan hujjatlarda hujjatni imzolagan shaxslarning lavozimlari ko'rsatilgan emas, balki taqsimotga muvofiq komissiya ichidagi javobgarliklari, masalan:
Komissiya raisi Shaxsiy imzo V.D. Banasyukevich Komissiya a'zolari Shaxsiy imzo A.N. Sokova Shaxsiy imzo A.S. Krasavin Shaxsiy imzo O.I. Riskov
3.23 Hujjatni tasdiqlash shtampi KUZILGAN so'zdan, hujjat tasdiqlangan shaxsning lavozimidan (shu jumladan tashkilot nomidan), shaxsiy imzodan, imzo stenogrammasidan (bosh harflar, familiya) va tasdiqlangan sanadan iborat. misol:
KUZILDI Rektor Moliya akademiyasi Rossiya Federatsiyasi hukumati ostida A.G.ning shaxsiy imzosi. Gryaznova sanasi
Agar tasdiqlash xat, bayonnoma va boshqalar bilan amalga oshirilsa, tasdiqlash muhri quyidagicha rasmiylashtiriladi:
Rossiya Tibbiyot fanlari akademiyasining 06.05.2003 yildagi N 430-162-sonli maktubi.
KUZILIShI Rossiya davlat sug'urta kompaniyasi "Rosgosstrax" Kengashi yig'ilishining 06.05.2003 yildagi 10-sonli bayonnomasi.
3.24 Hujjatni tasdiqlash hujjatni tasdiqlash vizasi (keyingi o'rinlarda viza deb yuritiladi) bilan beriladi, unda hujjatni tasdiqlovchi shaxsning imzosi va lavozimi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va imzolangan sana ko'rsatilgan. Masalan:
Nazoratchi yuridik bo'lim A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov sanasi
Hujjatga sharhlar bo'lsa, viza quyidagi tarzda beriladi:
Sharhlar ilova qilinadi Yuridik bo'lim boshlig'i Shaxsiy imzo A.S. Orlov sanasi
Sharhlar alohida varaqda bayon qilinadi, imzolanadi va hujjatga ilova qilinadi.
Asl nusxasi tashkilotda qoladigan hujjat uchun vizalar asl hujjatning oxirgi varag'ining teskari tomonining pastki qismiga qo'yiladi.
Asl nusxasi tashkilotdan yuborilgan hujjat uchun vizalar yuborilayotgan hujjat nusxasining old tomonining pastki qismiga yopishtiriladi.
Viza hujjatlarini alohida tasdiqlash varag'ida berish mumkin.
Tashkilotning ixtiyoriga ko'ra, hujjat va uning qo'shimchalarini sahifama-sahifa tasdiqlashga ruxsat beriladi.
3.25 Muhr izi mansabdor shaxsning huquqlarini tasdiqlovchi hujjatlardagi, moliyaviy aktivlarga oid faktlarni qayd etuvchi hujjatlardagi, shuningdek haqiqiy imzoni tasdiqlashni nazarda tutuvchi boshqa hujjatlardagi imzosining haqiqiyligini tasdiqlaydi.
Hujjatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan.
3.26 Hujjat nusxasining asl nusxaga muvofiqligini tasdiqlashda “Imzo” atributi ostida sertifikat yozuvi qo‘yiladi: “To‘g‘ri”; nusxasini tasdiqlagan shaxsning lavozimi; shaxsiy imzo; imzoning shifrini ochish (bosh harflar, familiya); sertifikatlash sanasi, masalan:
Haqiqiy kadrlar xizmati inspektori Shaxsiy imzo T.S. Levchenko sanasi
Hujjatning nusxasini tashkilotning ixtiyoriga ko'ra belgilanadigan muhr bilan tasdiqlashga ruxsat beriladi.
3.27 Ijrochi to'g'risidagi belgi hujjat ijrochisining bosh harflari va familiyasini va uning telefon raqamini o'z ichiga oladi. Ijrochi haqidagi belgi hujjatning oxirgi varag'ining old yoki orqa tomonida pastki chap burchakda joylashgan, masalan:
V.A. Jukov 924 45 67
3.28 Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: uning bajarilganligini ko'rsatadigan hujjatning sanasi va raqamiga havola, yoki bunday hujjat bo'lmasa, qisqacha ma'lumot ijro haqida; "Ishga kirish" so'zlari; hujjat saqlanadigan fayl raqami.
Hujjatning ijrosi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma hujjat ijrochisi yoki hujjat ijro etilgan tarkibiy bo'linma rahbari tomonidan imzolanadi va sana qo'yiladi.
3.29 Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi keyingi tartib raqamini va hujjatni qabul qilish sanasini (zarur bo'lganda - soat va daqiqalarni) o'z ichiga oladi.
Hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligini muhr shaklida belgilashga ruxsat beriladi.
3.30 Identifikator elektron nusxasi hujjat - bu hujjatning har bir sahifasining pastki chap burchagiga joylashtirilgan va kompyuter tashuvchisidagi fayl nomi, sana va tashkilotda o'rnatilgan boshqa qidiruv ma'lumotlarini o'z ichiga olgan belgi (kolontitr).
4 Hujjat shakllariga qo'yiladigan talablar
4.1 Hujjatlar blankalarda tayyorlanadi.
Hujjat shakllarining ikkita standart formati o'rnatilgan - A4 (210 x 297 mm) va A5 (148 x 210 mm).
Hujjatning har bir varag'i, shaklda yoki shaklsiz, kamida quyidagi maydonlarga ega bo'lishi kerak:
20 mm - chap;
10 mm - o'ng;
20 mm - yuqori;
20 mm - pastroq.
4.2 Hujjat blankalari oq qog'oz yoki ochiq rangli qog'ozda tayyorlanishi kerak.
4.3 Hujjat shakllari A ilovasiga muvofiq tuziladi. Detallar joylashgan hududlarning taxminiy chegaralari nuqta chiziq bilan ko'rsatilgan. Har bir zona unga kiritilgan tafsilotlar to'plami bilan belgilanadi.
4.5 01 rekvizitlari (02 yoki 03) 08 rekvizitlar o‘rtasidan yuqorida joylashgan.
08, 09, 10, 14 rekvizitlar, 11, 12, 13 detallar uchun chegara belgilari detallarning joylashish zonalari chegarasida quyidagi usullardan birida joylashtiriladi:
Markazlashtirilgan (har bir detal satrining boshi va oxiri detallar joylashgan hudud chegaralaridan bir xil masofada joylashgan);
Bayroq (tafsilotlarning har bir qatori detallar joylashgan hududning chap chegarasidan boshlanadi).
4.6 Tashkilot, uning tarkibiy bo'linmasi, mansabdor shaxs uchun u tashkil etiladi quyidagi turlar hujjatlar shakllari:
Umumiy shakl;
Xat shakli;
Muayyan turdagi hujjat uchun shakl.
4.7 Umumiy shakl har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun ishlatiladi, xatlardan tashqari.
Tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab umumiy shakl 01 (02 yoki 03), 08, 11, 14 rekvizitlarini o'z ichiga oladi.
Xat shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, 01 (02 yoki 03), 04, 05, 06, 08, 09 rekvizitlarini va kerak bo'lganda, tafsilotlar joylashgan hududlarning yuqori chegaralari uchun chegara belgilarini o'z ichiga oladi 11 , 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Muayyan turdagi hujjatning shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, xatga qo'shimcha ravishda, 01 (02 yoki 03), 08, 10, 14 rekvizitlarini va kerak bo'lganda chegaralar uchun cheklovchi belgilarni o'z ichiga oladi. tafsilotlar joylashgan zonalar 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Rossiya Federatsiyasining davlat tili bilan bir qatorda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining davlat tiliga ega bo'lgan Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining tashkilotlari uchun uzunlamasına shakldan foydalanish tavsiya etiladi; bunda 08, 09, 14 rekvizitlari ikki tilda: ruscha (chapda) va milliy (o'ngda) bir xil darajada chop etiladi.
4.9 Hujjatlarni ikki yoki undan ortiq varaqlarda tayyorlashda ikkinchi va keyingi sahifalar raqamlanadi.
Sahifa raqamlari varaqning yuqori chetining o'rtasiga joylashtiriladi.
Hujjatlashtirishni takomillashtirish bo'yicha ko'p yillik sa'y-harakatlar natijasida 35 mingdan ortiq rejalashtirish, buxgalteriya, moliyaviy va boshqa hujjatlar shakllari birlashtirildi. Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari (OKUD).
Hujjatlarning har biri yagona hujjat tizimlaridan biriga tegishliligi va hujjatning ushbu tizimdagi o'rni bilan belgilanadigan kod belgisini oldi. Ushbu kod belgisi uning mavjud bo'lish huquqini va majburiy foydalanish uchun tasdiqlangan standart modelga muvofiqligini tasdiqlaydi.
OKUD forma kodlari hujjatning yuqori qismida joylashgan, ammo barcha shakllar uchun aniq bitta joy yo'q: chunki xatda shakl kodi an'anaviy ravishda indeks ustidagi manzil ma'lumotlaridan keyin ko'rsatiladi.
Yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari quyidagilar asosida ishlab chiqilgan:
Ø hujjat shakllarini qurishning bir xilligi; har bir tizimga kiritilgan hujjatlar mazmunini tartibga solish; boshqaruv muammosini hal qilish jarayonida ma'lumotlarni bir marta kiritish uchun hujjatlardan takroriy ma'lumotlarni, shuningdek ularga an'anaviy ravishda kiritilgan, lekin muayyan muammolarni hal qilishda foydalanilmaydigan ma'lumotlarni chiqarib tashlash;
Ø foydalaniladigan terminologiyaning birligi va belgilar ko'rsatkichlar va hujjatlarni shakllantirish algoritmlarini unifikatsiya qilish asosida boshqaruvning bir darajasidan boshqasiga va bir tizimdan ikkinchisiga o'tishda ko'rsatkichlarni taqqoslash maqsadida;
Ø har bir hujjat turi uchun ma'lumotlar va ko'rsatkichlar to'plamini aniqlash va mashinada ishlov berish uchun ham, inson idroki uchun ham mos keladigan ularning turlari to'plamini yaratish uchun yagona modellarni yaratish;
Ø barcha hujjat tizimlari uchun umumiy bo'lgan va o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'lgan hollarda ko'rsatilgan hujjatlar tafsilotlarini tuzish va bajarish uchun yagona qoidalarni o'rnatish.
Hujjatlarning yagona tizimlari(USD) - muayyan faoliyat sohasida faoliyat yurituvchi yagona qoidalar va talablar asosida yaratilgan hujjat shakllari to'plami(boshqaruv, moliya va boshqalar). AQSH dollari talab qilinadi hujjatlar hajmini kamaytirish va hujjatlarni tayyorlash va qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish
ü tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD);
ü yagona asosiy tizim buxgalteriya hujjatlari(USPUD);
ü yagona bank hujjatlari tizimi (USBD);
ü moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi byudjet muassasalari va tashkilotlar (USFUOBD);
ü hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi (USOSD);
ü korxonalarning buxgalteriya hisobi va hisoboti buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi (USUOBD);
ü yagona mehnat hujjatlari tizimi (USDT);
ü Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi (RF USPF)
ü tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi (USVD)
Yagona hujjatlar tizimi(USD) - Yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, muayyan faoliyat sohasida boshqaruv uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat tizimi. Hujjatlarning yagona tizimlarini ishlab chiqish boshqaruv jarayonlarini avtomatlashtirish, hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va uzatish tartib-qoidalari bilan bog'liq. Yagona hujjatlashtirish tizimi bir yoki ikkita davlat standartlarini o'z ichiga oladi, ular asosida hujjatlarning yagona shakllari ishlab chiqiladi, shuningdek, yo'riqnoma va o'quv materiallari ularni amalga oshirish va foydalanish bo'yicha.
Hujjatlarni birlashtirish bo'yicha ishlarning natijasi quyidagilar bo'lishi mumkin:
Ø Butunrossiya yagona shakllari;
Ø sanoatning unifikatsiyalangan shakllari;
Ø korxona hujjatlarining unifikatsiyalangan shakllari.
Hozirgi vaqtda Rossiyada Gosstandartning 1993 yil 30 dekabrdagi 299-son qaroriga muvofiq quyidagi hujjatlar to'plamini o'z ichiga olgan yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari ishlab chiqilgan:
Har bir yagona hujjat tizimi uchun a davlat standarti . DSD ni ishlab chiquvchilari tegishli vazirliklar (bo'limlar) faoliyatning muayyan sohasida muvofiqlashtirishni amalga oshiradi. Shunday qilib, Rossiya Federatsiyasi Moliya vazirligi javobgardir buxgalteriya hujjatlari, Rossiya Federatsiyasining Rosarxiv - tashkiliy va ma'muriy hujjatlar uchun. Xuddi shu vazirlik va idoralar yagona hujjatlashtirish tizimiga (UDS) kiritilgan hujjatlarning yagona shakllarini tasdiqlaydi.
Yagona hujjat shakli(UFD) - ma'lum bir faoliyat sohasida hal qilinadigan vazifalarga muvofiq tashkil etilgan va ma'lumot tashuvchisida ma'lum tartibda joylashgan tafsilotlar to'plami.
Hujjat tafsilotlari - Bu zarur element imzo, muhr, matn va boshqalar kabi rasmiy hujjatni ro'yxatdan o'tkazish.
Rasmiy tafsilotlar to'plami yozma hujjat, ma'lum bir ketma-ketlikda joylashgan, deyiladi hujjat shakli .
Barcha birlashtirilgan tizimlar zaruratga qarab yangilanadigan aniq hujjatlar uchun namunaviy shakllar to'plamini, shuningdek ushbu hujjatlarni to'ldirish va qo'llash uchun me'yoriy va uslubiy materiallarni o'z ichiga oladi. . Hujjatlarning deyarli barcha unifikatsiyalangan shakllari moslashtirilgan namuna sifatida foydalanish uchun ikkita variant:
· kompyuter shablonlarini yaratish;
· tez qo'lda to'ldirish uchun qog'ozda shakllar yaratish.
AQSh dollariga kiritilgan hujjatlarni qo'llash, asosan, majburiy, mas'uliyat buning uchun javobgarlikka tortilishi kerak vazirlik va idoralar rahbarlari , shunday birlashma, tashkilot va korxonalar rahbarlari . Davlat nazorati davlat sektorida SD talablariga rioya etish standartlashtirish va metrologiya organlariga, nodavlat sektorida esa - mahalliy hokimiyat organlari ijro etuvchi hokimiyat.
Har bir yagona tizim uchun davlat standarti ishlab chiqilgan. AQSh dollarini ishlab chiquvchilar muayyan faoliyat sohasida muvofiqlashtirishni amalga oshiradigan tegishli vazirliklar (idoralar) hisoblanadi: Rossiya Federatsiyasi Moliya vazirligi - buxgalteriya hujjatlari uchun, Rossiya Federatsiyasi Federal arxivi - tashkiliy va ma'muriy hujjatlar uchun.
Xuddi shu vazirlik va idoralar AQSh dollariga kiritilgan hujjatlarning yagona shakllarini tasdiqlaydi. Ular har doim kompyuterda qayta ishlash imkoniyatlarini hisobga olgan holda hujjatlarning yagona shakllarini ishlab chiqadilar va tasdiqlaydilar.
Hujjatlarning milliy yagona shakllari, ularning bo'ysunishi va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, barcha muassasalar, tashkilotlar va korxonalarda qo'llanilishi majburiydir.
1. Hujjatlarni unifikatsiya qilishning asosiy maqsadlari nimalardan iborat?
2. Hujjatlarni unifikatsiya qilishda nimalarga e’tibor beriladi?
3. Hujjatlashtirish tizimi deganda nima tushuniladi?
4. Hujjatlashtirish tizimlarining qanday turlari mavjud?
5. USORDning o'ziga xos xususiyati nimada?
6. Standart nima va mamlakatimizda standartlarning qanday turlari qo‘llaniladi?
7. Standartlashtirish bo'yicha me'yoriy hujjatlar to'plamiga nimalar kiradi?
8. Standartlashtirish bo'yicha me'yoriy hujjatlarni kim ishlab chiqadi va tasdiqlaydi va ularning talablariga rioya etilishini kim nazorat qiladi va nazorat qiladi?
9. AQSH dollari nima va bizda qanday dollar ishlayotganini bilasiz?
10. Hujjat rekvizitlari deganda nima tushuniladi?
12. Qanday qilib normativ hujjat USORDdan foydalanish tartibga solinganmi?
Boshqaruv jarayoni mehnat holatlarining xilma-xilligi va takrorlanishi va ularni hal qilish bo'yicha amalga oshirilgan harakatlar bilan tavsiflanadi. Shuning uchun hujjatlarning katta, ko'pincha asossiz xilma-xilligi va ularni birlashtirish va standartlashtirish zarurati.
Birlashtirishning mohiyati hujjatlarning asossiz xilma-xilligini kamaytirish va oldini olish, ularning shakllari, tuzilishi, til tuzilmalari va qayta ishlash, hisobga olish va saqlash operatsiyalarini bir xillikka keltirishdan iborat. Yaqin vaqtgacha, masalan, Rossiyada pochta muomalasida umumiy o'lchamlari, manzilni ko'rsatish uchun "derazalar" ning joylashuvi va boshqa xususiyatlar bilan farq qiluvchi 20 ga yaqin standart o'lchamdagi konvertlar mavjud edi. Endi standart o'lchamlar soni sezilarli darajada kamaydi, ammo yozishmalarni qo'lda qayta ishlashdan voz kechish va pochta indekslari bo'yicha avtomatlashtirilgan saralashga o'tish kabi emas.
Har qanday hujjat tashkilotda ma'lum bir maqsadda (boshqaruv, buxgalteriya, hisobot va statistik, ijtimoiy ta'minot va boshqalar) hujjat shakllarini yaratadigan boshqa hujjatlar bilan birgalikda ishlaydi. O'zaro bog'liq bo'lgan bunday hujjatlar to'plamlari hujjatlashtirish tizimi deb ataladi. Yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan va faoliyatning ma'lum bir sohasida qo'llaniladigan o'zaro bog'liq hujjatlarning oqilona tashkil etilgan to'plamiga yagona hujjat tizimi (UDS) deyiladi. Hujjatlarni unifikatsiya qilish hujjatlarni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish, ularning ma'lumotlarga mos kelishiga erishish va kompyuter texnologiyalaridan samaraliroq foydalanishni ta'minlaydi.
SDGni ishlab chiqish Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan belgilangan tartibda federal boshqaruv tuzilmalari tomonidan ularning tarmoq maqsadlariga muvofiq amalga oshiriladi. Bir maqsad uchun DSD (masalan, boshqaruv hujjatlarining yagona tizimlari) Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichi (OKUD) deb nomlangan me'yoriy hujjatda umumlashtirilgan. Boshqa birlashtirilgan hujjat tizimlari o'zlarining sanoat tasniflagichlariga birlashtirilgan. Yagona hujjat tizimlarining barcha klassifikatorlari Rossiya Federatsiyasining xalq xo'jaligida foydalanish uchun tasdiqlangan yagona hujjat tizimlari va tegishli hujjatlar shakllarini o'z ichiga olgan texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarni tasniflash va kodlashning yagona tizimiga kiritilgan va uning qismlari hisoblanadi.
Bizni birinchi navbatda qiziqtiradigan boshqaruv hujjatlariga kelsak, OK 011-93 Butunrossiya klassifikatoriga ko'ra, hozirda mamlakatda quyidagi AQSh dollarlari amal qiladi:
Yagona tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimi (kod 0200000);
Birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona tizimi (kod 0300000);
Bank hujjatlarining yagona tizimi (kod 0400000);
Byudjet muassasalari va tashkilotlarining moliyaviy, buxgalteriya hisobi va hisobot hujjatlarining yagona tizimi (kod 0500000);
Hisobot va statistik hujjatlarning yagona tizimi (kod 0600000);
Buxgalteriya hisobi va hisobotining yagona tizimi buxgalteriya hujjatlari (kod 0700000);
Yagona mehnat hujjatlari tizimi (kod 0800000);
Rossiya Federatsiyasi Pensiya jamg'armasining yagona hujjat tizimi (kod 0900000);
Tashqi savdo hujjatlarining yagona tizimi (kod 1000000);
Hujjatning yagona shaklining sakkiz xonali kod belgisi quyidagi tasniflash xususiyatlarini aks ettiradi:
Birinchi va ikkinchi belgilar (shakllar sinfi) - hujjatning yagona shakli tegishli yagona hujjat tizimiga tegishli (masalan, 02 - tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi;
Uchinchi va to'rtinchi belgilar (shakllarning kichik sinfi) - hujjatlarning ko'p shakllari mazmunining umumiyligi va ulardan foydalanish yo'nalishi (masalan, 01 - mablag'larni hisobga olish va taqsimlash bo'yicha hujjatlar);
Beshinchi, oltinchi va ettinchi belgilar kichik sinf ichidagi hujjatning yagona shaklining ro'yxatga olish raqamidir (masalan, 004 - sug'urta mukofotlari bo'yicha ish haqi ro'yxati);
Sakkizinchi belgi - nazorat raqami.
OKUD ob'ektlarining kod belgilari hujjatlarning barcha birlashtirilgan shakllariga kiritilishi kerak.
OKUD bilan bir qatorda biz materialni taqdim etish jarayonida hal qilishimiz kerak bo'lgan boshqa tasniflagichlarni nomlaymiz: Korxonalar va tashkilotlarning Butunrossiya tasniflagichi (OKPO), Butunrossiya ta'lim mutaxassisliklari klassifikatori (OKSO), Butunrossiya. Ishchi kasblari tasniflagichi, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (kod 0200000)
Hujjatlarning yangi ishlab chiqilgan birlashtirilgan shakllari ro'yxatga olinishi va keyinchalik OKUDga kiritilishi kerak. Afsuski, OKUD bo'limlari etarli darajada samarali emas - Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksi tomonidan kuchga kirgan ba'zi hujjatlar hozirda tasniflagich doirasidan tashqarida qolmoqda. Shu bilan birga, u amalda qo'llanilmaydigan ba'zi shakllarni saqlab qoladi.
Ish hujjatlarini birlashtirish hujjatlarni qurish uchun standart grafik model asosida amalga oshiriladi. Model to'g'ri burchak ostida kesishgan vertikal va gorizontal chiziqlardan iborat strukturaviy to'r bo'lib, ma'lum bir qadam bilan qilingan (gorizontal bo'yicha 2,6 mm va vertikal ravishda 4,25 mm. Yozuv qadami 2,54 mm va chiziq oralig'i bo'lgan strukturaviy to'rdan foydalanishga ruxsat beriladi. 4, 24 mm). Strukturaviy to'r (1.10-rasm) chiziqlarning kesishish nuqtalarining koordinatalari bo'yicha hujjat tuzilgan axborot elementlarining joylarini (manzil, sana, matn, imzo va boshqalar) aniqlash imkonini beradi.
Muayyan faoliyat sohasida qo'llaniladigan barcha hujjatlar to'plami uchun tizimli panjara asosida ish yuritishda tafsilotlar deb ataladigan hujjatning axborot elementlarini joylashtirish zonalarini (hujayralar, to'rtburchaklar) ta'minlaydigan namunaviy shakl yaratiladi. Strukturaviy tarmoq hujjatni rasmiylashtirilgan shaklda tavsiflash imkonini beradi. Biznes hujjatlari uchun shablon shaklini qurish talablari GOST 6.10.5-87 da belgilangan. Yuqorida qayd etilgan yondashuv asosida xalq xo‘jaligida yagona hujjatlashtirish tizimlarini ishlab chiqishda katta tajriba to‘plangan.
Boshqaruv hujjatlarini birlashtirish usullari, shuningdek, matn terish, trafaret qilish, hujjatlarni so'rovnoma shaklida taqdim etish va namunalar yordamida hujjatlarni rasmiylashtirishni o'z ichiga oladi. Hujjatlarni terish muayyan foydalanish sohasi uchun universal hujjatli echimlarni ishlab chiqishdan iborat bo'lib, ular keyinchalik qo'llashning muayyan shartlari uchun aniqlanganda, muayyan tashkilot uchun amaldagi qoidalar yoki ko'rsatmalarga aylanadi. Masalan, standart shartnoma tovarlarni etkazib berish, tashkilot idorasi to'g'risidagi standart qoidalar, standart qoidalar ichki mehnat qoidalari va boshqalar.
Hujjatlarni stencilizatsiya qilish matnning oldindan bosilgan qismi va yakuniy bajarilishi paytida hujjat tuzuvchi tomonidan to'ldirilgan maxsus bo'sh joylar bilan hujjat shaklini tayyorlashdan iborat. Stencil hujjatlari hujjatlarda keng qo'llaniladi xodimlar(so'rovnomalar, ishga joylashish to'g'risidagi buyruqlar va boshqalar).
Hujjatlarni so'rovnoma shaklida taqdim etish - bu og'zaki materialni fazoviy tashkil etish usuli bo'lib, unda doimiy ma'lumotlar odatda varaqning chap tomonida joylashgan savollar ro'yxati ko'rinishida, birining ostidagi qatorlarda taqdim etiladi. Savollarga javoblar ko'rinishidagi o'zgaruvchan ma'lumotlar varaqning o'ng tomonidagi bo'sh joyga yoziladi. Anketalar sotsiologik tadqiqot usullarida, xulosalar tuzishda, buyurtma berishda va hokazolarda keng qo‘llaniladi.
Namunalardan foydalangan holda hujjatlarni rasmiylashtirish taklif etilayotgan misollar (ariza, tavsif, tushuntirish xati, notarial tasdiqlangan hujjatlar va boshqalar) bilan o'xshashlik bo'yicha turli xil ish sharoitida ko'p miqdordagi hujjatlarni tayyorlashni o'z ichiga oladi.
Hujjatlarni birlashtirish mustaqil ish yoki standartlashtirish bosqichi bo'lishi mumkin.
Ish yuritishda standartlashtirishning mohiyati ixtiyoriy asosda umumbashariy va takroriy foydalanish uchun belgilangan tartibda qabul qilingan hujjatlarni tuzish, rasmiylashtirish, hujjatlarni yuritish va arxiv saqlanishining maqbul qoidalari va talablarini ishlab chiqishdan iborat. Belgilangan tartibda qabul qilingan qoidalar va talablar Rossiya milliy standarti (GOST R) yoki tashkilot standarti (an'anaviy ravishda boshlang'ich tashkilotlar, korxonalar va firmalarning standartlari STP - korxona qisqartmasi bilan belgilanadi) shaklida rasmiylashtirilishi mumkin. standart).
Birlashtirish va standartlashtirish bo'yicha ishlarning natijasi ma'lum turdagi hujjatlar uchun standartlar bo'lishi mumkin (masalan, GOST 7.32-91. Tadqiqot hisoboti. Tuzilishi va dizayn qoidalari) * yoki ularning elementlari uchun (masalan, GOST 9327-60. Iste'mol qog'ozi. Formatlar) va yagona hujjat tizimlari, masalan, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi (USORD).
Milliy standartlar (GOST R, shuningdek foydalanish uchun tasdiqlangan GOST) Rossiya Federatsiyasi hududida hech qanday cheklovlarsiz amal qiladi. Rossiyada tashkiliy standartlar (STP) tashkilotlar tomonidan quyidagi hollarda ishlab chiqilishi va qo'llanilishi mumkin:
Rossiya Federatsiyasining korxonalarida texnik reglamentlar, GOST R, GOST, xalqaro standartlar, xorijiy davlatlarning milliy standartlari, ilmiy-texnikaviy, muhandislik jamiyatlari va turli jamoat birlashmalari standartlari, boshqa tashkilotlarning STPlaridan foydalanishni ta'minlash;
Ushbu korxonada yaratilgan mahsulotlar, xizmatlar va ishlab chiqarish jarayonlari (ishlari) to'g'risida.
Milliy standartlar va texnik, iqtisodiy va ijtimoiy ma'lumotlarning Butunrossiya tasniflagichlari, shu jumladan ularni ishlab chiqish va qo'llash qoidalari milliy standartlashtirish tizimini tashkil qiladi. Rossiya Federatsiyasida standartlashtirish bo'yicha davlat boshqaruvi masalalari, shu jumladan federal davlat organlari faoliyatini muvofiqlashtirish, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining hokimiyat organlari bilan o'zaro munosabatlar Rossiya Federatsiyasida tashkil etilgan Texnik jihatdan tartibga solish va metrologiya bo'yicha federal agentlik tomonidan amalga oshiriladi. Rossiya davlat standartining asoslari.
Yagona hujjatlar tizimi (UDS) - bu faoliyatning ma'lum bir sohasida boshqaruv uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan hujjatlashtirish tizimi. Kuznetsova T.V. Ofis ishi (boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash). - M.: AJ Intel-Sintez biznes maktabi, 1999. - B. 15.
Hujjatlar va hujjatlashtirish tizimlarining aniq shakllarini bevosita ishlab chiquvchilari faoliyatning u yoki bu sohasini muvofiqlashtiruvchi vazirliklar (idoralar) hisoblanadi. Hujjatlarning yagona shakllarini ham tasdiqlaydilar, shuning uchun Moliya vazirligi javobgardir buxgalteriya hujjatlari, Rossiya Federatsiyasi Sog'liqni saqlash vazirligi - tibbiy, Davlat qo'mitasi Rossiya Federatsiyasi statistika bo'yicha - birlamchi buxgalteriya hisobi va statistik hujjatlar shakllari uchun, Rossiya Federatsiyasining Rosarxiv - tashkiliy va ma'muriy hujjatlar tizimi uchun.
Hujjatlarning milliy yagona shakllari ularni kompyuterda qayta ishlash imkoniyatlarini hisobga olgan holda ishlab chiqiladi. Ular bo'ysunishidan va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, barcha muassasalar, tashkilotlar va korxonalarda foydalanish uchun majburiydir. Yankovaya V.F. Normativ yordam muassasa, tashkilot, korxonada ish yuritish // Kotib - 2001 - № 1.
Shunday qilib, yagona hujjat tizimlari - bu mumkin bo'lgan maksimal bir xillikka olib keladigan, asosiy umumiy boshqaruvga birlashtirilgan hujjatlar shakllari. funktsional tizimlar va boshqaruv darajasidan va mulkchilik shaklidan qat'i nazar, an'anaviy va aralashgan, kompyuter texnologiyalaridan, hujjat ma'lumotlarini qayta ishlash usullaridan foydalangan holda barcha tashkilotlar tomonidan foydalanish uchun mo'ljallangan. Basakov M.I. Ofis ishi ( hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv): Qo'llanma. - M .: ICC "Marketing", 2003 - 336 b.
Yagona boshqaruv hujjatlari tizimlari quyidagilar asosida ishlab chiqilgan:
* hujjat shakllarini qurishning bir xilligi;
* har bir tizimga kiritilgan hujjatlar mazmunini tartibga solish;
* hujjatlardan takroriy ma'lumotlarni chiqarib tashlash, boshqaruv muammosini hal qilish jarayonida ma'lumotlarning bir marta kiritilishini ta'minlash;
* boshqaruvning muayyan muammolarini hal qilishda foydalanilmaydigan an'anaviy ravishda kiritilgan ma'lumotlar miqdorini kamaytirish;
* foydalaniladigan atamalar va belgilarning birligi, nafaqat boshqaruvning turli darajalarida, balki hujjatlar va ulardagi ko'rsatkichlarni yaratish algoritmlarining birligiga asoslangan turli hujjatlashtirish tizimlarida ham ko'rsatkichlarning solishtirilishiga erishish;
* har bir hujjat turi bo'yicha detallar va ko'rsatkichlar to'plamini aniqlash va ularni qurish uchun kompyuterda ishlov berishga yo'naltirilgan, lekin inson idrokiga mos keladigan yagona modellarni yaratish;
* barcha hujjat tizimlari uchun umumiy bo'lgan va o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'lgan hollarda ko'rsatilgan hujjatlar tafsilotlarini tuzish va bajarish uchun yagona qoidalarni belgilash. GOST R 6.30-03 Birlashtirilgan hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. - M., 2003 yil
Bugungi kunga kelib, 1993 yilda Butunrossiya boshqaruv hujjatlari tasniflagichiga (OKUD) tuzilgan rejalashtirish, buxgalteriya, moliyaviy va boshqa hujjatlarning uch yarim mingdan ortiq (3500) shakllari umumiy boshqaruv darajasida birlashtirilgan. Hujjatlarning har biri hujjat tizimlaridan biriga tegishli ekanligini va ushbu tizimdagi o'rnini belgilaydigan kod belgisini oldi. Shakl kodi uning mavjud bo'lish huquqini va tasdiqlangan standart modelga muvofiqligini tasdiqlaydi.
Quyidagi umumrossiya yagona boshqaruv hujjatlari tizimlaridan, shu jumladan vazifalar bo'yicha guruhlangan hujjatlar to'plamidan foydalanish talab qilinadi.
Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi:
· tashkilot yoki korxonani tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;
· tashkilot yoki korxonani qayta tashkil etish to'g'risidagi hujjatlar;
· tashkilot yoki korxonani tugatish to'g'risidagi hujjatlar;
· davlatni xususiylashtirish bo'yicha hujjatlar va shahar tashkilotlari, korxonalar;
· tashkilot, korxonaning ma'muriy faoliyatiga doir hujjatlar;
· tashkilot yoki korxona faoliyatini tashkiliy-me'yoriy tartibga solish bo'yicha hujjatlar;
· tashkilot yoki korxona faoliyatini operativ va axborot bilan tartibga solish bo'yicha hujjatlar;
· HR hujjatlari.
