Ofis ishlari uchun standart ko'rsatmalar. Ish yuritishda hujjatlarni tayyorlash qoidalari. Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar: ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish tartibi

Har qanday ishlab chiqarish yoki biznes jarayonini tartibga solish bu jarayonni ichki, korporativ, qonunchilik darajasida amalga oshirish qoidalarini belgilashni anglatadi. Bu mahalliy qoidalar yordamida amalga oshirilishi mumkin. Ulardan qaysi biri tashkilotda ishlashi mumkin va birinchi navbatda kerak bo'ladi, biz maqolada ko'rib chiqamiz.

MAXALIY MEZORIY HUQUQLARNING (LNA) BELGILARI

Yurisprudensiyada “normativ-huquqiy hujjat” tushunchasi mavjud. Normativ huquqiy hujjatlar Yuqori, shtat darajasida davlatning barcha fuqarolari uchun majburiy bo'lgan huquq normalari mavjud. Bular, masalan, Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasi, federal qonunlar, kodekslar va prezident farmonlari. Milliy qoidalardan farqli o'laroq, mahalliy qoidalar bir yoki bir nechta tashkilotlarda ishlaydi va faqat ularning xodimlari uchun majburiydir.

Boshqacha aytganda, mahalliy normativ akt"ABV" MChJ ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar faqat "ABV" MChJ xodimlari uchun majburiydir. Mahalliy qoidalarga rioya qilmaslik uchun tashkilot xodimlari intizomiy jazoga tortilishi mumkin.

Normativ-huquqiy hujjatning muhim belgilari Plenum qarorining 9-bandida keltirilgan Oliy sud Rossiya Federatsiyasining 2007 yil 29 noyabrdagi 48-sonli "Sudlarning normativ-huquqiy hujjatlarni to'liq yoki qisman e'tirozlash to'g'risidagi ishlarni ko'rib chiqish amaliyoti to'g'risida". Analogiya bo'yicha LADning asosiy belgilarini aniqlash mumkin. Barcha normativ-huquqiy hujjatlar singari ular:

• Belgilangan tartibda nashr etiladi. Har bir LNA hujjat loyihasini tayyorlashdan uni tasdiqlashgacha bo'lgan yo'ldan o'tadi Bosh direktor yoki maxsus vakolatli mansabdor shaxs (diagrammaga qarang).

• Qoidalar va qoidalarni o'z ichiga oladi umuman tashkilot, uning bo'linmalari (bo'limlar, ishchi guruhlar, komissiyalar), kollegial va boshqa organlar faoliyatiga, ishlab chiqarish yoki biznes jarayonlarini amalga oshirishga tegishli bo'lishi mumkin. Shu bilan birga, barcha xodimlar rioya qilmasligi kerak bo'lgan LNAlar mavjud. Shunday qilib, agar ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar hamma uchun majburiy bo'lsa, unda qoida ekspert komissiyasi faqat ushbu komissiya a'zolari rahbarlik qiladi.
• Qayta-qayta ishlatiladi. Mahalliy normativ hujjatlar qayta-qayta chiqariladi va qo'llaniladi. Ba'zi LNA'lar tashkilotning mavjudligi davomida unga hamroh bo'ladi. Bu, masalan, ichki mehnat qoidalari yoki xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish bo'yicha qoidalar.

KLAS ISHLAB CHIQARISH UCHUN LNA: TURLARI VA MAQSAD

Barcha tashkiliy-huquqiy hujjatlarning maqsadi bitta - har qanday jarayon yoki hodisani tartibga solish. Shuning uchun, ba'zida hatto tajribali kotiblar va kotiblar ham har bir aniq ish uchun hujjat turini tanlashda qiynaladi. Keling, buni tushunishga harakat qilaylik. Barcha ta'riflarning manbai "Zamonaviy turlar va navlar lug'ati boshqaruv hujjatlari» .

■ Lavozim- davlat organi, tashkilot maqomini belgilovchi normativ-huquqiy hujjat; strukturaviy birlik kollegial, maslahatchi, ekspert, uslubiy yoki boshqa organ va (yoki) muayyan turdagi faoliyatni (ishlarni) bajarish tartibini belgilaydi.

Nizomlar tashkilotda qanday tarkibiy bo'linmalar yoki organlar mavjudligini belgilaydi, ularning funktsiyalari, maqsadlari, vazifalari va mas'uliyatini belgilaydi. Qoidalar yangi tarkibiy bo'linmalar tashkil etilganda paydo bo'ladi. Masalan, ofis o'rniga ish yuritish bo'limi va Arxiv yaratiladi.

■ Ko'rsatmalar- tashkilotlar va ularning tarkibiy bo'linmalari faoliyatining tashkiliy, ilmiy-texnikaviy, texnologik, moliyaviy yoki boshqa maxsus jihatlarini tartibga soluvchi qoidalarni belgilash uchun chiqarilgan huquqiy hujjat; mansabdor shaxslar va fuqarolar.

Birinchi navbatda "kim?" Degan savollarga javob beradigan pozitsiyadan farqli o'laroq. va "nima?", ko'rsatmalar "qanday?" Degan savolga javob beradi. U muayyan jarayonni amalga oshirish bilan bog'liq bo'lgan hamma narsani batafsil va har tomonlama tavsiflaydi.

■ Biznes jarayonlari qoidalari– davlat organi, kollegial yoki maslahat organi faoliyati tartibini belgilovchi normativ-huquqiy hujjat.

Ammo LNA misolida, biz ko'pincha bir oz boshqacha hujjat haqida gapiramiz, ayniqsa tijorat tashkilotlarida. Keyinchalik, biznes-jarayonni tartibga solish deganda jarayonning barcha bosqichlarini va har bir bosqichda ijrochilarning o'zaro munosabatlari tartibini izchil tavsiflovchi tashkiliy-huquqiy hujjat turi tushuniladi.

Biznes-jarayon qoidalari ko'rsatmalardan operatsiyalarni tavsiflash usuli bilan farq qiladi. Reglamentda ular ketma-ket (birinchidan oxirigacha) tavsiflanadi va ko'rsatmalarda ular tematik tarzda tartibga solinadi.

■ Qoidalar- huquqiy tartibga solish predmetiga nisbatan norma va talablarni belgilovchi normativ-huquqiy hujjat.

Qoidalarning asosiy vazifasi ko'rsatmalarda allaqachon tasdiqlangan jarayonlardan birini ko'rsatish va batafsil tavsiflashdir. Masalan, ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda elektron yozishmalarni olib borish qoidalariga faqat bitta paragraf ajratilishi mumkin. Va elektron yozishmalarni o'tkazish uchun mustaqil qoidalar ko'pincha bir nechta bo'limlardan iborat bo'lgan katta hajmli LNA hisoblanadi. U elektron pochta xabarlarini yaratish, jo'natish, qabul qilish va qayta ishlash jarayonini batafsil tavsiflaydi.

Agar tashkilot faoliyatining ba'zi jihatlarini to'liq tavsiflash uchun ko'rsatmalar berilgan bo'lsa, unda qoidalar ko'rsatmalarni belgilaydi. Ular nafaqat har bir qadamni, balki operatsiyani bajaruvchining har bir inhalatsiyasi va ekshalatsiyasini tasvirlaydi.

■ Buyurtma- tashkilot faoliyatini tartibga solish maqsadida yakka tartibda faoliyat yurituvchi tashkilot rahbari tomonidan qabul qilingan huquqiy hujjat.

Buyurtma har doim ham mahalliy normativ hujjat emas, lekin u bu vazifani yaxshi bajarishi mumkin. Bu erda eslash o'rinli bo'lar edi xarakterli xususiyatlar Biz yuqorida muhokama qilgan LNA. Agar buyruq jarayonni amalga oshirish uchun me'yorlarni (qoidalarni) belgilab qo'ysa, mas'ul shaxslarni tayinlasa, qayta-qayta qo'llanilsa va unda ko'rsatilgan barcha xodimlar uchun majburiy bo'lsa, u to'liq huquqli LNA sifatida tan olinishi mumkin.

Buyurtmalar jarayonning tartibini tavsiflamaydi, lekin qabul qilingan qarorni qayd etadi. Masalan, filiallarda ish yuritish uchun mas'ul shaxslarni tayinlash yoki bo'limlar uchun ishlab chiqilgan indeksatsiya tizimini tasdiqlash.

1-jadval turli xil LNA maqsadini aniqlashga va har bir holat uchun eng mos hujjat turini tanlashga yordam beradi.

1-jadval

Ofis ishi uchun LNA turlari va maqsadi

ISHLAB CHIQISH TARTIBIY BO'YICHA KO'RIMALAR

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar maktabgacha ta'lim muassasalariga bag'ishlangan mahalliy normativ hujjatlarning markaziy qismidir. Tavsiya qilinmagan bo'lsa-da, ko'rsatmasdan qilish mumkin DOW xizmati yoki biznes-ofis jarayonlari uchun qoidalarsiz. Ammo agar tashkilotda kamida bir nechta odam ofis ishiga jalb qilingan bo'lsa, unda tegishli ko'rsatmalar shunchaki zarur. Aks holda, ish yuritish jarayonlarining har bir ishtirokchisi (ya'ni har bir xodim) faqat o'z bilimi va tajribasiga tayangan holda va ularni yagona to'g'ri deb hisoblagan holda hujjatlar bilan o'zi xohlagancha ishlaydi. Bu kotib uchun falokat. Shuning uchun, siz ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarsiz qilolmaysiz.

Normativ baza

Afsuski, standart ko'rsatmalar uchun ofis ishida Yo'q davlat tashkilotlari yo'q va bo'lishi ham mumkin emas, chunki ular maktabgacha ta'lim muassasalarini bir xil qoidalar doirasida bo'lsa ham, juda boshqacha boshqaradi.

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqishning umumiy tartibi diagrammadagi kabi bir xil: tayyorlangan hujjat loyihasi tasdiqlash tartibidan o'tadi va Bosh direktor yoki vakolatli shaxs tomonidan tasdiqlanadi.

O'zingiz noldan ofis ish ko'rsatmalarini yozishning hojati yo'q. Rossiyada ish yuritishning barcha qoidalari o'nlab yillar davomida sinovdan o'tgan va faqat biroz o'zgargan. Ko'rsatmalar yozish uchun ko'plab manbalar mavjud. Asosiylari quyidagilar bo'lishi mumkin:

• Federal organlarda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar ijro etuvchi hokimiyat(Federal arxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-son buyrug'i bilan tasdiqlangan; bundan keyin - federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun uslubiy tavsiyalar);
• GOST R 7.0.8.-2013. “Axborot, kutubxonachilik va nashriyot standartlari tizimi. Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta’riflar”;
• GOST R 7.0.97-2016 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar» (keyingi o'rinlarda - GOST R 7.0.97-2016);
• Bojxona organlarida ish yuritish va arxiv ishlari bo'yicha namunaviy yo'riqnomalar Rossiya Federatsiyasi(Rossiya Federal Bojxona xizmatining 07.09.2014 yildagi 1331-son buyrug'i bilan tasdiqlangan; bundan keyin Federal bojxona xizmati uchun yo'riqnoma deb yuritiladi). Bu faqat Federal bojxona xizmati va unga bo'ysunuvchi tashkilotlar uchun majburiydir, ammo boshqa tashkilotlar uni o'z ko'rsatmalari uchun asos sifatida ishlatishlari mumkin.

ESLATMA

GOST R 7.0.97-2016 2017 yil 1 iyuldan kuchga kiradi. Federal ijro etuvchi hokimiyat organlari uchun uslubiy tavsiyalar va Federal bojxona xizmati uchun ko'rsatmalar hujjatlarni tayyorlashning oldingi standarti - GOST R 6.30-2003 va unga uslubiy tavsiyalar asosida tuzilgan. 2017 yil 1 iyuldan boshlab ushbu ikkala hujjat ham tafsilotlarni tayyorlashga bag'ishlangan qismda o'z ahamiyatini yo'qotadi. Shuning uchun, ofis ishi ko'rsatmalarini tuzuvchilar ehtiyot bo'lishlari kerak - yangi GOST R 7.0.97-2016 nafaqat tafsilotlarni ro'yxatga olish qoidalarini, balki ularning tarkibini ham o'zgartiradi.

Ko'rsatma tuzilishi

Yo'riqnomalar bo'limlarining tarkibi, tartibi va mazmuni farq qilishi mumkin. Bularning barchasi ofisni boshqarish tizimi qanday qurilganiga bog'liq. Tizimdan faol foydalanadigan tashkilotlarda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar elektron hujjat aylanishi(EDMS) va elektron raqamli imzo(EDS) va qog'oz hujjat aylanishi rivojlangan tashkilotlarda juda boshqacha bo'ladi.

Shu bilan birga, ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarning asosiy universal mazmunini ushbu LNAni "yerda" ishlab chiquvchilar qurish uchun biror narsaga ega bo'lishlari uchun tuzish mumkin (2-jadval).

jadval 2

Ofis boshqaruvi ko'rsatmalarining asosiy tuzilishi

Ko'rsatmalarga muvofiq hujjatlarni saqlash tartibi

Hujjatlarni arxivda saqlash tartibi ko'rsatmalarning bo'limlarida quyidagilarga asoslanadi:

• Hujjatlarni saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari Arxiv fondi Rossiya Federatsiyasi va hokimiyatdagi boshqa arxiv hujjatlari davlat hokimiyati, organlar mahalliy hukumat va tashkilotlar (Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi 526-son buyrug'i bilan tasdiqlangan; bundan keyin Qoidalar 2015 deb yuritiladi);
• Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan).

KLASS ISHLAB CHIQARISH UCHUN LNA: QANDAY TANLOVCHI?

Kichkina tashkilot uchun hujjatlarni rasmiylashtirish bo'yicha ko'rsatmalar etarli bo'ladi, ayniqsa, agar u hujjatni yaratishdan tortib to yo'q qilishgacha bo'lgan barcha ish jarayonlarini tavsiflagan bo'lsa.

Ofis ishi bo'yicha qoidalar ko'pincha ko'rsatmalardan mustaqil LNAga "o'sadi". Bo'lib turadi tabiiy ravishda- tashkilotning rivojlanishi bilan. Agar ma'lum bir bosqichda biznes jarayonlarini tartibga solish zarurati tug'ilsa, unda quyidagilarni ishlab chiqish mumkin:

• "Hujjatni yaratish" biznes-jarayonining qoidalari;
• “Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish” biznes-jarayonining reglamenti;
• "Hujjatlarni arxivda saqlash" biznes jarayoni to'g'risidagi nizom;
• boshqa me'yoriy hujjatlar, qaysi ofis jarayonlari rahbariyati tavsiflash va tartibga solish zarur deb hisoblaganiga qarab.

Boshqa stsenariy: tashkilotda juda ko'p hujjatlar to'plangan va ular uchun arxiv yaratilgan. Bunday holda, ularni saqlash jarayonini zudlik bilan tartibga solish zarur, aks holda arxiv xodimlari hujjatlar bilan to'lib-toshgan bo'ladi. Arxiv saqlash uchun fayllarni ro'yxatdan o'tkazish va uzatish bo'yicha ko'rsatmalar muammoni hal qilishga yordam beradi.

Biroq, agar arxiv hali ham kichik bo'lsa va boshlang'ich bosqichida bo'lsa, bu asosiy faoliyat uchun qoidalar yoki hatto buyurtma bo'lishi mumkin. Ish yuritish jarayonlarini tartibga solish uchun hujjatlar turlarini tanlash, biz allaqachon bilib olganimizdek, juda katta.

Zamonaviy boshqaruv hujjatlarining turlari va navlari lug'ati. - Rosarxiv, VNIIDAD. - M., 2014 yil.

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

“Tashkiliy va ma’muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. GOST R 6.30-2003 ni amalga oshirish bo'yicha uslubiy tavsiyalar" (Rosarxiv tomonidan tasdiqlangan).

Ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi nima (2019)? Qo'llanma, shuningdek, zamonaviy iqtisodiy lug'at hujjat aylanishini barcha manfaatdor tomonlarni xabardor qilish va ularni xabardor qilish imkonini beradigan, ularni tuzuvchilar va ijrochilar o'rtasida axborot texnologiyalari zanjiri bo'ylab harakatlanishi deb ta'riflaydi. qabul qilingan qarorlar, hisob va nazoratni amalga oshirish. O'z navbatida, ish yuritish - bu hujjatlarni yuritish, yangilash va monitoring qilish faoliyati.

In ma'lumotlarning qiymati beri zamonaviy dunyo va biznesni ortiqcha baholash qiyin, tashkilotning ofis ishi va hujjat aylanishi muhim rol o'ynaydi. Ko'pincha qaror qabul qilishning to'g'riligi va yakuniy natija matnning aniqligi va qog'ozlarni qayta ishlash tezligiga bog'liq.

Hujjat aylanishining uch turi mavjud:

• kiruvchi (tashkilotga kirish);
• chiquvchi (tashkilotdan yo'naltirilgan);
• ichki (boshqaruv jarayonida xodimlar tomonidan yaratilgan va foydalaniladigan hujjatlar).

Ish bosqichlari

Tashkilotda hujjatlar bilan ishlash bosqichlarga bo'linadi.

Kirish uchun:

• qabul qilish va dastlabki ishlov berish;
• dastlabki ekspertiza kotib;
• ro'yxatga olish;
• tashkilot rahbariyati tomonidan ko'rib chiqilishi va bajarishga yo'naltirilishi;
• bajarilishini nazorat qilish.

Chiqish uchun:

• ishlab chiqish, dizayn;
• ro'yxatga olish;
• jo'natish.

Ichki uchun:

• ishlab chiqish, dizayn;
• ro'yxatga olish;
• javoblarni qayta ishlash, bajarish, tayyorlash;
• bajarilishini nazorat qilish.

Barcha uchun:

• hujjat aylanishi hajmlarini hisobga olish va tahlil qilish;
• saqlash.

Bosqichlarni bajarish tezligi to'g'ridan-to'g'ri hujjatlarni rasmiylashtirishning to'g'riligiga, shuningdek, tashkilot tomonidan tasdiqlangan hujjat aylanishi standartlariga bog'liq. Tashkilotda hujjat aylanishi to'g'risidagi namunaviy nizomni (2019) quyida yuklab olish mumkin.

Ofis ishi uchun GOST standartlari 2019

Hozirgi vaqtda rasmiy hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar Rossiya Federatsiyasining milliy standartida shakllantirilgan. U Rossiya Federatsiyasining GOST R 6.30-2003 davlat standartini almashtirdi.

Bizning fikrimizcha, ish yuritish uchun GOST bilan tanishishni boshqa milliy standart - (GOST ish yuritish va arxivlash) tomonidan batafsil tavsiflangan terminologiyani o'rganishdan boshlash foydalidir, chunki bu bilimlar professionalni to'g'ri tushunish va undan foydalanishga yordam beradi. lug'at.

U maqolada ishlatiladigan tushunchalarni belgilaydi:

1. Hujjat - bu uni aniqlash imkonini beruvchi tafsilotlar bilan tashuvchida yozilgan ma'lumot.
2. Hujjatning bajarilishi - hujjatga kerakli rekvizitlarni qo'yish.
3. Hujjat atributi hujjat dizayni elementidir.

GOST R 7.0.8-2013

Ofis ishi 2019: hujjatlar uchun yangi talablar

Ta'riflangan ta'riflarni hisobga olgan holda, rasmiy hujjatlarni rasmiylashtirish qoidalarini ko'rib chiqaylik.

Ushbu maqoladan ofis ishi sohasida standart mavjudligi haqida bilib olganlar uchun GOST bo'limlarini batafsil tahlil qilish foydali bo'ladi. Tajribali kotiblar uchun 07.01.2018 yil bilan birga kuchga kirgan o'zgarishlar bilan tanishib chiqishingizni tavsiya qilamiz.

Yangi muhim bo'lim darhol e'tiborni tortadi: " Umumiy talablar Hujjatlarni yaratishga ”, unda barcha turdagi tafsilotlarga, shu jumladan matnga taalluqli qoidalar tizimlashtiriladi va tavsiflanadi:

• sahifa raqamlari;
• afzal qilingan shrift va shrift o'lchamlari;
• paragrafning chegarasi;
• qator oralig'i miqdori, harflar va so'zlar orasidagi intervallar;
• matnni tekislash;
• burchak va uzunlamasına joylashtirish uchun maksimal chiziq uzunligi;
• qalin matnni ajratib ko'rsatish qoidalari;
• sarlavha sahifasi dizayni.

Barcha o'zgarishlar talablarni yaxshilashga qaratilgan. Tafsilotlar ro'yxati kengaytirildi:

• kirishni cheklash muhri;
• haqida belgilang elektron imzo;
• tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi;
• hujjat muallifi bo'lgan shaxsning lavozimi.

Ba'zi tafsilotlar birlashtiriladi, masalan, "tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" rekvizitida nafaqat pochta manzili va telefon raqami, balki OKPO, OGRN, INN/KPP ham bo'lishi mumkin.

“Tafsilotlarni ro‘yxatga olish” bo‘limi kirish so‘zlari va yakuniy etiket iboralaridan, elektron imzolardan, shuningdek, rahbar vazifasini bajaruvchi shaxsning imzosidan foydalanish qoidalari bilan to‘ldirildi.

2017 yilda ofis boshqaruvi va hujjat aylanishi sohasida bir qator muhim o'zgarishlar yuz beradi. Avvalo, ular kadrlar yozuvlarini boshqarishga ta'sir qiladi va ba'zilariga ham ta'sir qiladi davlat standartlari rasmiy hujjatlarni tayyorlashni tartibga solish.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

2017 yilda ish yuritish va hujjat aylanishi (uning tarkibiy qismi sifatida) har qanday tashkilot faoliyatining eng muhim jihatlari bo'lib qolmoqda. Bu jarayonlarning bir qismi sifatida, barcha rasmiy hujjatlar kompaniyalar va ular bilan ishlash tartibga solinadi. Ish yuritish ikkita asosiy komponentni o'z ichiga oladi: hujjatlar (ma'lumotlarni yozib olish) va hujjat aylanishi (hujjatlarning harakati). Bu hudud faoliyat har yili sezilarli o'zgarishlarga uchraydi, bu eng tez o'zgaruvchan sohalardan biridir.

Rossiya Federatsiyasi hududida birorta ham kompaniya alohida bo'lishi mumkin emas amaldagi qonunchilik. Hujjatlar oqimi Har bir tashkilot o'z talablariga javob berishi kerak. Ushbu sohadagi normativ-huquqiy baza qonunlar hisoblanadi qoidalar, hujjatlarni yaratish va ularni rag'batlantirishni tartibga soluvchi, ish yuritish xizmatlarining funktsiyalarini va ularning tuzilishini tartibga soladi. Ushbu hujjatlarga o'zgartirishlar muntazam ravishda kiritiladi. Ular rasmiy hujjatlarni tayyorlashning yangi qoidalarini o'z ichiga olishi, uning yangi turlarini o'rnatishi va eskilarini bekor qilishi, ish yuritish qoidalarini normativ ravishda belgilashi mumkin.

2017 yilda ish yuritish va hujjat aylanishi sohasida tub o'zgarishlar kutilmaydi. Eng muhim voqealarga quyidagilar kiradi:

1. GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" ni bekor qilish;
2. mikrokorxonalar uchun soddalashtirilgan kadrlar hisobini joriy etish;
3. elektronni joriy etish kasallik ta'tillari;
4. xodimlarning malakasini mustaqil baholashning pullik xususiyatini ta'minlash;

Bundan tashqari, bir qator o'zgartirishlar kiritildi Mehnat kodeksi, bu 2017 yilda tashkilotning hujjat aylanishiga bilvosita ta'sir qiladi.

Avvalgidek, bitta kompaniyada hujjatlar bilan ishlash texnologiyalarini tartibga soluvchi asosiy mahalliy normativ hujjat 2017 yilda saqlanib qolgan. ofis ishlari bo'yicha ko'rsatmalar. U tashkilotning ehtiyojlari va uning hujjatli va axborot jarayonlarining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ishlab chiqilgan. Bu harakat qonuniy talablarga asoslanadi va ratsional hujjat aylanishi uchun asos hisoblanadi.

2017 yilda hujjat aylanishi va ish yuritishdagi o'zgarishlar

Yaqin vaqtgacha rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi yangi Davlat standartining kuchga kirishi kutilayotganini joriy yilning asosiy voqeasi deb hisoblash mumkin edi. Ofis boshqaruvi bo'yicha yangi mehmon va hujjat aylanishi 2017 yil 1 iyuldan kuchga kirishi kerak edi, ammo Rosstandart buyrug'i bilan sana 2018 yil iyuliga ko'chirildi.

Gap R 7.0.97-2016 "Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" standarti haqida bormoqda.

Yangi GOSTning asosiy farqlaridan biri shundaki, uning ta'siri ancha kengroq bo'ladi. Masalan, nizomlar, nizomlar, qoidalar, farmoyishlar, nizomlar, qarorlar, qarorlar va farmoyishlar, shartnomalar, aktlar, ko‘rsatmalar, xat va ma’lumotnomalar ijrosini tartibga soladi.

Yangi standart hujjatlarni yaratish uchun umumiy talablarni belgilaydi. Uning xuddi shu nomdagi bobi bunga bag'ishlangan. Masalan, u ishlatiladigan shriftlar va ularning o'lchamiga qo'yiladigan talablarni aniq belgilaydi.

Bundan tashqari, u rasmiy hujjatlarni yaratishda varaqning orqa tomonini to'liq qonuniy ravishda ishlatishga imkon beradi.

Ba'zi o'zgarishlar majburiy tafsilotlarga ham ta'sir qiladi. Hujjatda ularning joylashuvi aniq ko'rsatilgan. Bundan tashqari, ish qog'ozlarining yangi mumkin bo'lgan tafsilotlari ro'yxatga olinadi va ba'zi eskilari o'chiriladi.

Yangi elektron imzo belgisi kalit sertifikat raqamini, to'liq ismni o'z ichiga oladi. uning egasi va sertifikatning amal qilish muddati. Ushbu rekvizitning paydo bo'lishi 2017 yilda hujjat aylanishida bir qator o'zgarishlarga olib kelishi mumkin: tegishli shtamplarni oldindan tayyorlash tavsiya etiladi.

O‘zgarishlar davlat ramzlari tasviriga ham ta’sir ko‘rsatdi. Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi va uning sub'ektining gerbi endi "Gerb" umumiy nomini olgan bitta rekvizitga birlashtirilgan.

Shuningdek o'qing:

2017 yilda kadrlar qoidalari

Asosiy o'zgarishlar ofis qoidalari 2017 yil xodimlarni hisobga olish sohasiga ta'sir qiladi. Bular ishga qabul qilish qoidalari, mikrokorxonalar uchun kadrlar hisobi va xodimlarning malaka darajasini baholash qoidalariga oid juda muhim yangiliklar.

Mikrokorxonalar uchun soddalashtirilgan kadrlar hisobi

Ko'ra, mikrofirmalarning hujjat aylanishidan Federal qonun 348-FZ-son, 2017 yilda kadrlar sohasidagi mahalliy normativ hujjatlarni tasdiqlash kabi tartib butunlay yoki qisman yo'qolishi mumkin. Biz normalarni aks ettiruvchi hujjatlar haqida gapiramiz mehnat qonuni: ish haqi to'g'risidagi nizom, smena jadvallari, mehnat qoidalari va boshqalar. Barcha kerakli shartlar hozir bo'lishi mumkin va to'g'ridan-to'g'ri ko'rsatilishi kerak mehnat shartnomasi xodim bilan. Shartnoma tuzishda siz hukumatning 2016 yil 27 avgustdagi 858-son qarori bilan tasdiqlangan namunaviy shaklga amal qilishingiz kerak.

E'tibor bering, mikro korxonalar yuridik yoki shaxslar, uning jamoasi 15 dan ortiq bo'lmagan xodimlarni o'z ichiga oladi, yillik umumiy daromadi 120 million rubldan oshmaydi.

Elektron kasallik ta'tillari

86-FZ-sonli elektron kasallik ta'tillari to'g'risidagi Federal qonun 2017 yilda ish yuritish va hujjat aylanishiga katta o'zgarishlar kiritadi. 2107 yil 1 maydan boshlab kasallik ta'tilini olgan har bir xodim qog'oz yoki tanlashi mumkin elektron shakl. Ushbu qoida kasallik yoki tug'ruq bo'yicha nafaqa oluvchilarga nisbatan qo'llaniladi. Yangilik buxgalterlar va kadrlar bo'limi xodimlarining ishini osonlashtirishi, elektron hujjat aylanishini joriy etish tendentsiyasini qo'llab-quvvatlashi, shuningdek, kompaniyalarning Ijtimoiy sug'urta jamg'armasi bilan o'zaro hamkorligini soddalashtirishi kerak.

Xodimlarning malakasini pullik baholash

2017 yil yanvar oyidan boshlab xodimlarning malakasini mustaqil baholashni tartibga soluvchi qoidalar kuchga kirdi. Joriy yildan boshlab bunday baholash to'lanadi. Eslatib o‘tamiz, innovatsiyalar ish beruvchini xodimga ish joyini va o‘rtacha ish haqini saqlab qolish uchun huquqiy kafolatlar berish majburiyatidan ozod etmaydi. ish haqi, shuningdek kompensatsiya sayohat xarajatlari. Malakaviy baholash bilan bog'liq barcha rasmiy hujjatlar ham hujjatlarga kiritilgan va tashkilotning hujjat aylanishi 2017 yilda.

Agar imtihon, shuningdek, u o'tkaziladigan joyga sayohat xodim tomonidan to'langan bo'lsa, u shaxsiy daromad solig'i bo'yicha xarajatlar summasi (120 000 rubldan ko'p bo'lmagan) uchun soliq imtiyozlari olish huquqiga ega. Ish beruvchi bunday xarajatlarni ishlab chiqarish va sotish bilan bog'liq xarajatlarga bog'lash imkoniyatiga ega.

Xulosa qilish uchun shuni ta'kidlash mumkinki, 2017 yilda ish yuritish va hujjat aylanishidagi o'zgarishlarni radikal deb atash mumkin emas. Yangi GOST va bir qator federal qonunlarning kiritilishi odatiy jarayonlarga ta'sir qiladi va, ehtimol, 2017 yilda ofisni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalar va hujjat aylanishi jadvallarini qayta ko'rib chiqishni boshlaydi. Biroq, bu yangiliklar bir zumda amalga oshirilmaydi va ular bilan tanishish va yangi qoidalarga amal qilishni boshlash uchun etarli vaqt bor.

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar mahalliy normativ hujjatlar guruhiga kiradi huquqiy asos kompaniya faoliyati. U hujjatlar bilan ishlash jarayonini to'liq aks ettiradi: ularni yaratishdan arxivga o'tkazishgacha. Kompaniyaning ehtiyojlarini hisobga olgan holda ishlab chiqilgan ko'rsatmalar ofis jarayonlarini birlashtiradi va hujjat aylanishini yanada samarali qiladi. Ushbu maqolada biz ushbu normativ hujjatni ishlab chiqishning asosiy masalalarini, uning mazmuni va taxminiy tuzilishini ko'rib chiqamiz.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

• 2017 yilda tijorat kompaniyasi uchun ofis boshqaruvi ko'rsatmalari kerakmi?
• Ofis ishi uchun qo'llanma loyihasini qanday ishlab chiqish kerak?
• Ish yuritish bo'yicha standart yo'riqnomaning tuzilishi qanday ko'rinishga ega?
• Ofis ishi ko'rsatmalari qanday tematik bo'limlarni o'z ichiga olishi mumkin?

Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar: majburiymi yoki yo'qmi?

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar kompaniyaning asosiy mahalliy normativ hujjati bo'lib, rasmiy hujjatlar bilan ishlash texnologiyasini tartibga soladi. Biroq, u ulardan biri emas majburiy hujjatlar korxonalar. Faqatgina davlat tashkilotlari bundan mustasno. Akt yagona yagona shaklga ega emas va uning mazmuni qonun bilan tartibga solinmaydi.

Shunga qaramay, Gosstandart talablari barcha kompaniyalarni ofis boshqaruvi sohasidagi siyosat tamoyillarini shakllantirish va qayd etishga majbur qiladi. Bu har qanday tashkilot "o'z faoliyati to'g'risida kerakli dalillarni, hisobotlarni va boshqa ma'lumotlarni taqdim etishi" uchun zarurdir (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar). Bundan tashqari, "Axborot, axborotlashtirish va axborotni himoya qilish to'g'risida" Federal qonuniga muvofiq ma'lumotlarni hujjatlashtirish shart uning axborot resurslariga kiritilishi.

Axborot bilan samarali ishlash me'yoriy-huquqiy hujjatlarni talab qiladi. Bu, birinchi navbatda, tashvishga soladi texnologik jarayonlar ofis ishi. Boshqaruv hujjatlari sifat menejmenti tizimining bir qismidir. Samaradorlikni oshirish uchun ma'muriy jarayonlar, ofisni boshqarishning oqilona tizimi kerak. Qoidalar, texnikalar, rasmiy hujjatlarni yaratish jarayonlari, hujjat aylanishi tartiblari - bu jarayonlarning barchasi tartibga solinishi va standartlashtirilishi kerak.

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar mahalliy normativ hujjatlar toifasiga kiradi. Uning maqsadi - muayyan tashkilot doirasida hujjatlar bilan ishlash texnologiyalarini tartibga solish. Ko'rsatmalar kompaniyaning faoliyat sohasi va uning hujjatli va axborot jarayonlarining o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ishlab chiqilgan. Agar bu shart bajarilsa, ko'rsatmalarni tasdiqlash ofis ishini optimallashtirishga yordam beradi.

Yo'riqnomalarni ishlab chiqishning huquqiy asosini axborot, hujjatlashtirish va arxiv ishi sohasidagi qonun hujjatlari tashkil etadi. Uni yaratishda siz ish yuritish qoidalariga va federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalarga amal qilishingiz mumkin.

Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarni qanday ishlab chiqish kerak?

Agar 2017 yilda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish to'g'risida qaror qabul qilingan bo'lsa, bu muhim va mas'uliyatli vazifani kimga topshirish kerakligini aniqlash kerak. Qoida tariqasida, uni tayyorlash hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati tomonidan amalga oshiriladi. Jarayon arxivni ham o'z ichiga olishi mumkin va yuridik xizmat. Mas'uliyatning bunday taqsimlanishi yirik tashkilotlarga xosdir. Agar kompaniyada maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati mavjud bo'lmasa, ko'rsatmalarni ishlab chiqish hujjatlar bilan ishlash uchun mas'ul xodimga yuklanadi.

Umuman olganda, ko'rsatmalarni ishlab chiqish jarayonini bir necha bosqichlarga bo'lish mumkin:

• ma'lumotlarni yig'ish va tahlil qilish;
• ko'rsatmalar loyihasini ishlab chiqish;
• muvofiqlashtirish va tasdiqlash;
• amalga oshirish.

Kompaniyaning me'yoriy, uslubiy, axborot va ma'lumotnoma hujjatlaridan, shuningdek, yo'nalish rahbarlarining so'rovlari ma'lumotlaridan foydalangan holda, normativ hujjatda qanday hujjatlar turlari va ofis jarayonlariga ta'sir qilishini hal qilish kerak. Buning uchun quyidagilarni aniqlash tavsiya etiladi:

• qarorlar qabul qilish, hujjatlarni chiqarish va tasdiqlash bo'yicha menejerlarning vakolatlari;
• ish yuritish bilan bog'liq hujjatlar turlari;
• ishlatilgan standart shakllar;
• tashkilot muhri bilan sertifikatlashni talab qiladigan hujjatlar;
• ro'yxatga olish shakllari va ro'yxatga olingan hujjatlarning turlari;
• kiruvchi hujjatlar oqimining manbalari;
• hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
• rasmiy hujjatlarni saqlash va arxivga topshirish;
• elektron hujjatlar bilan ishlash tartibi.

Yuqoridagi ma'lumotlar yo'riqnoma loyihasini ishlab chiqish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanganidan yoki tegishli buyruq chiqarilgandan so'ng, normativ hujjat kuchga kiradi. Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar har bir xodimning e'tiboriga etkazilishi kerak. Agar biz gapiradigan bo'lsak yirik kompaniya, uning mazmunini tushuntirish va yangi ish qoidalari haqida gapirish uchun kadrlar tayyorlashni o'tkazish maqsadga muvofiqdir.

Ofisni boshqarish bo'yicha ko'rsatmalarning tuzilishi va mazmuni

Tarmoqlararo harakatning me'yoriy-uslubiy hujjatlari 2017 yilda ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarning mazmuni va tuzilishini tartibga solmaydi. Uni ishlab chiqishda siz keltirilgan misolga amal qilishingiz mumkin Metodik tavsiyalar Hujjatlar va arxiv ishlari instituti (VNIIDAD): “Rivojlanish normativ hujjatlar tomonidan hujjatlarni qo'llab-quvvatlash tashkilotlar." Mumkin bo'lgan tuzilma va qoidalar to'g'risida ma'lumotni davlat tashkilotlari uchun majburiy bo'lgan uslubiy tavsiyalarda topish mumkin.

Qoida tariqasida, ofis boshqaruvi ko'rsatmalari quyidagilardan iborat umumiy qoidalar, tematik bo'limlar va ilovalar.

Umumiy qoidalar normativ aktning maqsadi va maqsadini, uni tushuntiradi normativ-huquqiy baza, ko'rsatmalarga rioya qilish uchun javobgarlik. Ushbu bo'lim tartibga solinadigan jarayonlar va hujjatlar ro'yxatini o'z ichiga oladi, yordamchi qoidalarni belgilaydi va ish yuritishning asosiy tamoyillarini tavsiflaydi. Asosiy tushunchalarning dekodlanishi alohida bo'lim sifatida taqdim etilishi mumkin.

Tematik bo'limlar ofis jarayonlarining to'liq ketma-ketligini qamrab oladi. Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarning mazmuni, qoida tariqasida, uchta asosiy qismdan iborat:

Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash

Ushbu bo'lim kompaniyada o'z faoliyatini hujjatlashtirish uchun foydalaniladigan hujjatlar turlari ro'yxatini o'z ichiga oladi: ma'muriy, tashkiliy va axborot. Hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish qoidalari, uni tasdiqlash va tasdiqlash tartibi belgilanadi, ishlab chiqarish va qayta ishlab chiqarish tartibga solinadi. Blankalar, muhrlar va shtamplardan foydalanish va saqlash tartibi belgilanadi.

Hujjatlarning aylanishi va hujjatlarning bajarilishi

Ofisni boshqarish yo'riqnomasining ushbu tematik bo'limi hujjat aylanishi texnologiyasini tartibga soluvchi qoidalarni o'z ichiga oladi. Ko'pincha u jarayonning bosqichlarini aks ettiruvchi quyidagi kichik bo'limlardan iborat:

• Hujjatlar aylanishi (kiruvchi yozishmalarni qabul qilish, qayta ishlash va tarqatish; chiquvchi hujjatlarni tayyorlash va jo'natish; hisobga olish tartiblari);
• Ro'yxatga olish (indekslash qoidalari; ro'yxatga olish tartibi, shakllari va usullari);
• Malumot ishi(axborot-qidiruv faoliyati texnologiyasi, mos yozuvlar massivining tavsifi);
• Ijro nazorati (ijroni nazorat qilish usullari, ijrochilarning majburiyatlari, bajarish muddatlari). rasmiy hujjatlar);
• Operatsion saqlash(tuzilmaviy bo'linmalar va maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatida hujjatlarni saqlash, fayllarni ro'yxatga olish va tizimlashtirish, ishlarning nomenklaturasidan foydalanish);
• ga tayyorlanmoqda arxiv saqlash(ekspertiza o'tkazish; arxivga topshirishga tayyorgarlik ko'rish; arxiv ishlarini tavsiflash, hisobga olish va topshirish).

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarning yuqoridagi bo'limlarining tarkibi kompaniya faoliyatining o'ziga xos xususiyatlariga, ish sharoitlariga va qabul qilingan ish yuritish texnologiyasiga bog'liq. U qo'shimcha ravishda fuqarolarning murojaatlari bilan ishlashni, tarqatish doirasi cheklangan hujjatlardan foydalanishni tartibga soluvchi kichik bo'limlarni o'z ichiga olishi mumkin. texnik yordam ofis ishi.

Ilovalar

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarga qo'shimchalar ma'lumotnoma va illyustrativ materiallarni o'z ichiga oladi dolzarb ma'lumotlar barcha turdagi hujjatlar bilan ishlash haqida.

Bunga tasdiqlangan shakllar, ro'yxatdan o'tmagan, tasdiqlangan va tasdiqlangan hujjatlar ro'yxati, ro'yxatga olish jurnali shakllari va ish nomenklaturasi shakli kiradi. Bundan tashqari, ilovalar hujjatlar oqimi diagrammalarini, dizayn namunalarini va to'ldirish namunalarini, muhrlar va shtamplarni o'z ichiga olishi mumkin.

Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar rasmiy hujjatlar bilan ishlashning butun jarayonini aks ettiruvchi normativ hujjatdir. Hujjatlarning oqilona aylanishi uchun asos bo'lib xizmat qiladi, hujjatlarni qayta ishlash va qidirish uchun zarur bo'lgan vaqtni qisqartiradi va ularni saqlash qoidalarini belgilaydi. Agar ko'rsatmalar kompaniyaning ehtiyojlarini hisobga olgan holda tuzilgan bo'lsa, uni minimallashtirish mumkin tipik xatolar ishda. Bundan tashqari, ushbu me'yoriy hujjat ofis jarayonlarini birlashtirishga yordam beradi va natijada ularning samaradorligini oshiradi.

2017 yil 1 iyuldan boshlab GOST R 6.30-2003 o'rniga GOST R 7.0.97-2016 "Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi" kuchga kiradi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar." Uning matnini Federal agentlik veb-saytida ko'rish mumkin texnik reglament va metrologiya: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Standart Butunrossiya Hujjatlar va arxivlashtirish ilmiy-tadqiqot instituti (VNIIDAD) tomonidan ishlab chiqilgan. Hujjat doirasi quyidagicha tavsiflanadi: "Ushbu standart tashkiliy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi: nizomlar, nizomlar, qoidalar, yo'riqnomalar, nizomlar, qarorlar, buyruqlar, buyruqlar, qarorlar, bayonnomalar, bitimlar, aktlar, xatlar, guvohnomalar va boshqalar (keyingi o'rinlarda hujjatlar deb yuritiladi), shu jumladan OK 011-93 " Butunrossiya tasniflagichi boshqaruv hujjatlari" (OKUD), sinf 0200000". Yangi standart, o'zidan oldingi kabi, quyidagilarni belgilaydi:

• hujjat rekvizitlari tarkibi;
• ularning dizayni uchun qoidalar (lekin foydalanish axborot texnologiyalari);
• blankalar turlari, blankalar rekvizitlarining tarkibi, hujjatdagi rekvizitlarning joylashuvi; namuna shakllari;
• hujjatlarni yaratish qoidalari.

Standart qoidalari qog'oz va elektron tashuvchilardagi hujjatlarga nisbatan qo'llaniladi.

Biz sizni aniq nima o'zgarganiga yo'naltiramiz (GOST raqami va nomidan tashqari).

Tafsilotlar ro'yxati 30 ta pozitsiyani o'z ichiga oladi (avvalgidek), ammo o'zgarishlar mavjud:

• Rossiya Federatsiyasining gerbi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi endi yagona mulk hisoblanadi;
• rekvizitlar “Tashkilot gerbi yoki savdo belgisi(xizmat belgisi)” ikkiga bo‘linadi: “gerb” va “tovar belgisi (xizmat ko‘rsatish belgisi)”;
• tashkilot kodi, OGRN va INN/KPP yo'qoldi;
• "tashkilot nomi" o'rniga endi "tashkilot nomi - hujjat muallifi" bo'ladi;
• “tarkibiy bo‘linmaning nomi – hujjat muallifi” va “hujjat muallifi – shaxsning lavozimi nomi” rekvizitlari paydo bo‘ldi;
• "Hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola" rekviziti endi "qabul qilingan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola" deb nomlanadi;
• "Hujjatga kirishni cheklash shtampi" atributi qo'shildi;
• "identifikator" atributi olib tashlandi elektron nusxasi hujjat", lekin "elektron imzo belgisi" paydo bo'ldi;
• "muhr taassurotlari" o'rniga endi "muhr" deb o'qiladi;
• "hujjatni tasdiqlash vizasi" o'rniga - oddiygina "viza";
• "ilova yorlig'i" "ilova yorlig'i" bo'ldi;
• "tashkilot tomonidan hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi" o'rniga - "hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi";
• "hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi belgi" o'rniga - "hujjatning faylga yuborilganligi to'g'risidagi belgi."

Masalan, 5.5-bandda shunday deyilgan kompaniya nomi yuridik shaxsning ustavidagi nomiga mos kelishi kerak. Biroq, endi qonunchilik tashkilotga standart nizomdan foydalanishga ruxsat beradi va bu holda uning nomi ustavda bo'lmaydi. Shu bilan birga, u Yagonada majburiy ravishda mavjud davlat reestri yuridik shaxslar(Yuridik shaxslarning yagona davlat reyestri).

Rekvizitlarning tavsifida "maqsad"(5.15) ko'pincha qabul qiluvchilar Rossiya fuqarosi bo'lmagan xorijiy tashkilotlar va shaxslar ekanligini hisobga olmaydi. Yozuv mashinkalari davridan boshlab kelgan adresatchilar ro'yxatini to'rttaga cheklash, shuningdek, "xat yuborishda elektron pochta yoki faks orqali (pochta orqali etkazib bermasdan) pochta manzili ko'rsatilmagan ", ehtimol optimallashtirish deb hisoblanishi mumkin, lekin hech qanday holatda imperativ (ya'ni majburiy bajarilishini talab qilmaydi).

Taqdimotlarga "hujjat sanasi" 2013 yildan beri o'zgarishlar kiritmadi Fuqarolik kodeksi Rossiya Federatsiyasi, shuningdek, yig'ilishning aniq vaqtini yig'ilish bayonnomasida ko'rsatishni talab qiladi.

5.14-bandda "Hujjatga kirishni cheklash uchun kirish muhri" hujjatning faqat birinchi varag'iga muhr qo'yish talabi mavjud, garchi bu qonunga zid bo'lsa: maxfiylik shtamplari va muhri " tijorat siri» har bir varaqda ko'rsatilishi kerak (tikilmagan uchun qog'oz hujjatlar Bu ayniqsa muhimdir, chunki aks holda qoidabuzarlarni javobgarlikka tortish qiyin bo'ladi).

Eng shubhali tayanch, ehtimol, ko'rib chiqilishi mumkin "elektron imzo belgisi"(5.23-band). Elektron imzolarni vizualizatsiya qiluvchi belgilardan foydalanish amaliyoti hali rivojlanmagan. Bu erda qiyinchiliklar paydo bo'ladi 1. Vizualizatsiyani imzo uchun ko'rsatilgan joyga joylashtirish talabiga rioya qilish muammoli bo'lishi mumkin, jahon amaliyotida boshqa yondashuvlar qo'llaniladi. Bundan tashqari, imzo vizualizatsiyasi bu haqda eng muhim ma'lumotlarni ko'rsatmasa, g'alati:

• u malakalimi?
• imzolovchining vakolatlari qanday,
• sertifikatdan foydalanishga cheklovlar (agar mavjud bo'lsa),
• sertifikat bergan sertifikatlashtirish organining nomi;
• imzo yaratilgan sana va vaqt.

Rekvizitlarning tavsifida "muhr"(5.24-band) aks ettirilmagan oxirgi o'zgarishlar uni qo'llaydigan qonun hujjatlari tijorat tashkilotlari ixtiyoriy. Bular. GOST "agar mavjud bo'lsa" bandisiz muhr qo'yish zarurligi haqida gapiradi.

Rekvizitlarning tavsifida "sertifikat belgisi nusxasi"(5.26-band) eski GOSTda paydo bo'lgan yagona dizayn variantini ko'rsatadi, faqat hujjatning bir sahifasini sertifikatlash uchun mos keladi va 2 tani talab qiladigan elementlarning tarkibiga nisbatan qisqartiriladi:

• Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha uslubiy tavsiyalar (Rosarxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) va
• SSSR Oliy Kengashi Prezidiumining 1983 yil 4 avgustdagi 9779-X-son Farmoni (hozirgi vaqtda).

Ko'rib turganingizdek, Yangi standartda berilgan tavsiyalardan tanqidsiz foydalanish maqsadga muvofiq emas.

Bir qator tafsilotlarning tavsifi (masalan, 5.27-banddagi "hujjatni qabul qilish to'g'risidagi belgilar") sof "qog'oz" tilida tuzilgan va elektron hujjatlarga taalluqli emas. Elektron hujjat aylanishida ushbu belgi hujjatning ro'yxatga olish kartasiga kiritilishi (yoki elektron hujjat aylanishi tizimida boshqacha tarzda qayd etilishi) mumkinligi to'g'risidagi taklif rad etildi.

Shakllar bo'limi qog'oz blankalarga qo'yiladigan talablarni o'tkazadi elektron hujjatlar ularni yaratish, foydalanish xususiyatlarini hisobga olmasdan va davlat va tijorat sektorlarida allaqachon o'rnatilgan amaliyotga zid.

Umuman olganda, yangilangan standartni vaqtinchalik yechim deb hisoblash mumkin, chunki u hali ham asosan an'anaviy qog'oz hujjat aylanishiga yo'naltirilgan va ko'p jihatdan "elektron hukumat"ning tobora keng tarqalgan amaliyotiga mos kelmaydi.

1 Jurnalimizning 2014 yil 12`-sonidagi “Elektron imzoning vizualizatsiyasi: mahalliy va xorijiy yondashuvlar” maqolasiga qarang.
2 Biz hujjatlar nusxalarini tasdiqlash qoidalarini yaqinda - "Tashkilot o'z hujjatlari va fayllarini olib qo'yishni qanday aks ettirishi mumkin?" maqolasida batafsil muhokama qildik. “jurnalimizning 2` 2017-sonida.