Qog'oz arxiv hujjatlarini raqamlashtirishning nazariy jihatlari. Hujjatlarni qanday raqamlashtirish kerak. Hujjatlarni qayerda skanerlash kerak

Qog'oz hujjatlarni saqlashda jiddiy muammolarga duch kelyapsizmi? Tokchalar bema'ni shishgan papkalar bilan to'lib-toshgan va siz to'g'ri qog'ozni izlashga uch soat vaqt sarflaysizmi? Keyin hujjatlarni raqamlashtirishni boshlash vaqti keldi, bu sizning ofisingiz yoki kvartirangizni tozalaydi va qidiruv usulini sodda va qulayroq qiladi. O'zingizni yarating elektron kutubxona, raqamli fayllarni oʻzingiz xohlagancha tahrirlang, nusxalang va koʻchiring. Yaratish imkoniyati raqamli hujjatlar- sivilizatsiya ne'matlaridan biri. Shunday ekan, undan foydalaning!

Hujjatlaringizni raqamlashtirishga kirishishdan oldin, ularni ikki xil usulda saqlashingiz mumkinligini bilishingiz kerak - rasm va matnli fayllar. Tasvirlarni saqlash qattiq diskda ko'proq joy talab qiladi, lekin siz hali ham asl hujjat uslubini saqlab qolasiz. Skanerlangan tasvirlarni matnli faylga aylantirish qo'shimcha vaqtni talab qiladi, chunki OCR optik belgilarni aniqlash jarayonini amalga oshirish kerak bo'ladi (aniqrog'i, bu nom mutlaqo to'g'ri emas, chunki bu erda raqamli ma'lumotlar bilan ishlash haqida gap boradi. , ammo, tez-tez bo'lgani kabi, bu atama yopishib qolgan).

Hujjatni saqlash formatini qanday tanlash mumkin? Bu juda oddiy: agar hujjatning asl nusxasi qo‘lda yozilgan bo‘lsa va siz uchun uning “xususiyatlarini” (yaqiningizdan kelgan xat) saqlab qolish muhim bo‘lsa yoki hujjat, masalan, san’at asari bo‘lsa, uni qog‘oz sifatida saqlang. tasvir (ba'zida taniqli qo'l yozuvi va yozma so'zlar kabi muhimdir). Qo'lda yozilgan hujjatlarni tasvir sifatida saqlashning yana bir prozaik sababi - qo'lda yozilgan belgilarni talqin qilish uchun mos keladigan, tijoratda mavjud bo'lgan dasturiy echimning yo'qligi. Hozircha ushbu texnologiya PDA va planshetlarga yopishtirilgan bo'lib, unda u bizga kerak bo'lganidan biroz boshqacha shaklda amalga oshiriladi. Planshet bilan ishlashda siz belgilarni "qo'l bilan" yozasiz, ularni tartibda kiritasiz va dastur ularni real vaqtda bosma matnga aylantiradi. Skanerlangan hujjatdan individual shaxsning qo'l yozuvini tanib olish kelajak masalasidir.

Skanerlar

Hujjatlaringizni qanday saqlashingizdan qat'i nazar - tasvir yoki matnli fayllar sifatida ularni raqamlashtirish uchun sizga skaner kerak bo'ladi. Agar siz qiyosiy raqamlashtirishni xohlasangiz oz miqdorda hujjatlar, keyin siz uchun ko'p funksiyali printer yoki tekis skaner etarli bo'ladi. Ularning yagona kamchiliklari nisbatan sekin ishlash tezligidir. Yodda tutingki, faqat yuqori darajadagi modellarda ko'p sahifali hujjatlarni qayta ishlash uchun avtomatik varaqlar mavjud.

Eng ko'plari orasida eng yaxshi modellar Keling, uni Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000 deb ataymiz. Ushbu qurilmalarning hujjatlarni skanerlash tezligi o'rtacha daqiqada 20 sahifa yoki undan yuqori. Shu bilan birga, ScanJet Professional 3000 qog'ozni yanada ishonchli oziqlantirish mexanizmiga ega, ScanSnap S1500 esa ilg'or dasturiy ta'minotga ega. Ikkala skaner ham taxminan bir xil narx toifasida, shuning uchun tanlov sizniki.

OCR dasturiy ta'minot

Ko'pgina skanerlar bilan birga keladi dasturiy ta'minot kompyuteringizda o'rnatilgan OCR ni amalga oshirish uchun. Agar siz hamroh bo'lgan dasturiy ta'minotdan norozi bo'lsangiz yoki u yo'q bo'lsa, unda bunday dasturlar juda keng tarqalgan va ularni alohida sotib olish mumkin. Quyidagi bozor takliflari mavjud:

ABBYY-dan FineReader 9 Express, oddiy versiya uchun $100 va Pro 10 dasturining professional versiyasi uchun $400;
. Nuance'dan OmniPage 17 Standard, oddiy uchun $150 va professional uchun $500;
. Adobe-dan Acrobat X Standard, oddiy uchun $299 va professional uchun $449;
. Nuance PaperPort 12 Standard standart versiyasi uchun 100 dollar va dasturiy ta'minotning pro versiyasi uchun 200 dollar turadi, garchi OCR funksiyasi yo'q, faqat skanerlangan hujjatlarni boshqarish imkoniyati mavjud.

Ruxsat

Tasvir sifatida saqlangan hujjatlar uchun, qoida tariqasida, ruxsatni 150 dan 200 dpi gacha o'rnatish kifoya, ammo tasvirlar ko'proq hajmda saqlangan bo'lsa, OCR dasturi ancha yaxshi ishlaydi. yuqori aniqlik- dyuym uchun 300 piksel. Hammasi sizga kerak bo'lgan narsaga bog'liq. Agar siz skanerlangan hujjatning hech bo'lmaganda minimal o'qish qobiliyatini saqlamoqchi bo'lsangiz, piksellar sonini kamaytirishingiz mumkin. Agar siz uchun yuqori sifat muhim bo'lsa, uni mos ravishda oshiring.

Internetda OCR

Skanerlangan hujjatlarni aniqlash xizmatlarini taqdim etadigan bir nechta onlayn xizmatlar mavjud. Eng mashhurlari orasida bepul resurslar mavjud Bepul OCR , YangiOCR Va OCR Onlayn. Ular kichik loyihalar uchun juda mos keladi, ya'ni ular faqat kichik hujjatlar bilan ishlaydi. Avval asl nusxani kompyuteringiz xotirasiga skanerlashingiz va keyin hujjat tasvirini veb-saytga yuklashingiz kerak. Tabiiyki, har bir resurs hujjatning hajmi va mazmuni bo'yicha o'z cheklovlariga ega. Shunday qilib, veb-ilovalar sahifada mavjud bo'lgan satrlar yoki qo'shimcha belgilarsiz faqat matnni taniydi.

Xizmat Bepul OCR bepul, lekin yuklangan fayl hajmi 2 MB dan oshmasligi va 5000 pikseldan oshmasligi kerak, bu standart hujjat uchun bir dyuym uchun taxminan 50 nuqta. Bundan tashqari, siz soatiga 10 tadan ko'p bo'lmagan bunday hujjatlarni qayta ishlashingiz mumkin. Sayt xizmatlari YangiOCR siz undan bepul foydalanishingiz mumkin, lekin uning interfeysi juda ibtidoiy, ammo qayta ishlangan hujjatlar hajmi 2,5 baravar katta - 5 MB gacha. Va nihoyat, resurs OCR Onlayn bepul hisob yaratishni talab qiladi, lekin har bir sahifaga taxminan 200 dpi tezlikda 4 MB gacha bo'lgan o'lchamdagi soatiga 15 ta faylni yuklash imkonini beradi. Agar bunday hajmlar sizni qoniqtirmasa, u holda siz 3,95 dollarga (har bir sahifa uchun 8 tsent) pullik ruxsatni sotib olishingiz va bir vaqtning o'zida 50 tagacha hujjatni qayta ishlash imkoniyatiga ega bo'lishingiz yoki 5000 tagacha (har bir sahifaga 1 tsent) ishlov berish uchun 49,95 dollar to'lashingiz mumkin. ). Ushbu veb-ilova ham matn, ham grafik elementlar bilan ishlaydi, lekin, tabiiyki, u Acrobat X yoki FineReader 10 standartlaridan uzoqdir.

Elektron kitoblar

Menga o'xshab, siz ham haqiqiy kitob hidini, qalin qog'oz hissi va chiroyli grafik ko'rinishini yaxshi ko'rishingiz mumkin. Biroq, bugungi kunda ko'proq va ko'proq ko'proq odamlar elektron kitoblar bilan shug'ullanishni afzal ko'radilar, o'qish uchun ular maxsus o'quvchilar, planshetlar, smartfonlar, pleerlar va boshqa ko'chma qurilmalar deb ataladigan narsalardan foydalanadilar. Ko'p sonli onlayn-do'konlar juda katta miqdordagi tarkibni taklif qiladi. Ammo raqamli formatda mavjud bo'lmagan elektron kitoblar to'plamiga ega bo'lishni istasangiz nima bo'ladi?

Sevimli jismoniy kitoblaringizni elektron kitoblarga aylantirish uchun avval ularni skanerlashingiz va keyin OCR dasturi yordamida matn formatiga aylantirishingiz kerak. Bu juda tez FLATBED skaneridan foydalansangiz ham zerikarli. Bunday skanerlar bosim qopqog'iga ega bo'lgan "nusxa ko'chirish mashinalariga" o'xshaydi, shuning uchun ular nafaqat alohida varaqlarni, balki butun kitoblarni ham skanerlashi mumkin. Agar siz o'zingizning sevimli kitobingizni "ichak" qilishga tayyor bo'lsangiz, u holda faks printsipi bo'yicha ishlaydigan SHEETFED skaneridan foydalanishingiz mumkin, ya'ni alohida sahifalar bilan (masalan, Fujitsu'dan ScanSnap S1500 va HP'dan ScanJet Professional 3000).

Hujjatlaringizni, darsliklaringizni yoki kitoblaringizni PDF, Word yoki fb2 formatlariga aylantirganingizdan so'ng, siz tartibga solish, tahrirlash yoki o'qish uchun maxsus dasturlardan foydalanishingiz mumkin. elektron hujjatlar. Masalan, Calibre yoki Stanza. - kollektsiyangiz uchun bepul tashkilotchi va muharrir elektron kitoblar. Dastur sizga katalog bilan ishlashda yordam beradi - kompyuteringizning qattiq diskida yoki elektron o'quvchi xotirasida yangi va eski kitoblarni tartibga solish, tasniflash, sharhlash, qidirish, saqlash.

Hozirgi vaqtda hujjatlarni raqamlashtirish arxiv kompaniyalari tomonidan taklif qilinadigan juda mashhur xizmatga aylanmoqda. Zamonaviy dunyoda axborot texnologiyalari Deyarli hech bir tashkilot busiz qila olmaydi elektron arxiv.

Elektron arxiv va raqamlashtirish

Hujjatlarning elektron arxivlari xodimlarning vaqtini sezilarli darajada tejaydi, chunki raqamli arxivlar tufayli hujjatlar har doim har bir manfaatdor kompaniya mutaxassisi uchun bo'ladi. Elektron arxiv yoki ma'lumotlar bazasini yaratish yo'lida hujjatlarni raqamlashtirish birinchi qadamdir.

Raqamlashtirish uchun maxsus uskunalar

Hujjatlarni raqamlashtirish jarayonida hech qanday murakkab narsa yo'qdek tuyuladi, ammo bu mutlaqo to'g'ri emas.Ko'pgina qog'ozlarni raqamlashtirish uchun arxiv hujjatlari maxsus uskunalar talab qilinadi - sanoat skanerlari deb ataladi. Bundan tashqari, arxiv tashkilotlari tomonidan taqdim etilayotgan "hujjatlarni raqamlashtirish" xizmati nafaqat skanerlash jarayonining o'ziga tegishli.

Hujjatlarni qayta ishlash

Raqamlashtirish jarayonida hujjatlarni qayta ishlash va ba'zilari qo'shimcha harakatlar. Bu, birinchi navbatda, raqamlashtirish jarayonidan oldin hujjatlarning chegaralarini belgilash va ularni keyinchalik tikish. Shuningdek, raqamlashtirilgan hujjatlarni asl nusxalar bilan solishtirish.

Hujjatlarni qayta ishlashning eng muhim bosqichlari

Hujjatlarni skanerlash;
Saqlash tizimiga ma'lumotlarni kiritish.

Hujjatlarni raqamlashtirish tafsilotlari

Hujjatlarni raqamlashtirish, yarashtirish haqida gapirganda elektron nusxalari va qog'oz asl nusxalariga alohida e'tibor berilishi kerak. Bu juda ko'p mehnat talab qiladigan jarayon ekanligiga qo'shimcha ravishda, ko'p hollarda bu maxsus ko'nikmalarni talab qiladi. Ko'pchilik qog'oz hujjatlar ba'zi shikastlar, burmalar va egilishlar mavjud, bosilgan belgilar o'chiriladi va qo'lda yozilgan harflarni kompyuter dasturlari tomonidan tanib olish qiyin.

Hujjatlarni tekshirish kerak

Asl nusxalar va nusxalarni diqqat bilan tekshirish ayniqsa muhimdir. dizayn hujjatlari, bu juda ko'p sonli maxsus belgilar va belgilardan foydalanadi (ta'kidlash kerakki, dizayn hujjatlarini raqamlashtirish eng murakkab jarayondir, chunki dizayn hujjatlari asosan formatlanmagan).

Qo'l mehnatisiz qilolmaysiz

Hujjatlarni raqamlashtirish va solishtirish ishlari olib borilgandan so'ng, qog'ozning asl nusxalari va raqamli nusxalari o'rtasidagi barcha noaniqliklar va farqlar qo'lda yo'q qilinadi. Shunday qilib, biz quyidagi xulosaga kelishimiz mumkin: jarayonning murakkabligini hisobga olgan holda, hujjatlarni raqamlashtirishni mutaxassislarga topshirish yaxshidir.

IN o'tgan yillar hujjatlarni raqamlashtirish xizmatlari ko'pchilik kompaniyalar uchun juda mashhur bo'lib bormoqda. Deyarli hamma narsa zamonaviy tashkilotlar axborot texnologiyalarini u yoki bu darajada o‘zlashtirgan va o‘z ishini shaxsiy kompyuterlardan foydalanmasdan tasavvur qila olmaydi. Bugungi kunda hujjat shablonlari dastlab kompyuterda yaratiladi va keyin chop etiladi. Biroq yuridik kuch imzo va muhrlar bo'lgan hujjatlarga ega bo'lishi va yana hujjatlarni raqamlashtirish ishlari yordamida raqamli shaklga o'tkazish kerak.

Shuning uchun hujjatlarni raqamlashtirish talab etiladi.

Ko'pincha siz arxiv hujjatlariga murojaat qilishingiz kerak, shuning uchun ko'plab kompaniyalar o'z kompaniyasining barcha qog'oz hujjatlarining elektron nusxalariga ega bo'lishni afzal ko'rishadi. Qog'oz hujjatlarini raqamlashtirish nafaqat menejerlar, buxgalterlar, iqtisodchilar va kotiblar, balki texnik va ijodiy kasblar vakillari: dizaynerlar va modelerlar, quruvchilar va arxitektorlar, muhandislar va dizaynerlar, shuningdek, boshqa ko'plab mutaxassislarning hayotini osonlashtirishi mumkin. Turli sxemalar, chizmalar, formulalar, chizmalar va fotosuratlarni o'z ichiga olgan arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayoni ko'proq mehnat talab qiladi va hujjatlarni raqamlashtirishda katta tajribaga ega malakali mutaxassislarning ishtirokini talab qiladi.

Hujjatlarni raqamlashtirishda nimalarga e'tibor berish kerak:

Professional uskunalar

Murakkab hujjatlarni raqamlashtirish katta miqdordagi texnik imkoniyatlarga ega bo'lgan professional uskunalarni talab qiladi. Raqamlashtirishdan so'ng mutaxassis hujjatlarni va elektron nusxasini tekshiradi, hujjat matnini kompyuter orqali tanib olish uchun ishlaydi va mumkin bo'lgan xatolarni tuzatadi.

Qo'lda ishlash mumkin

Hujjatlarni raqamlashtirishda siz qo'l mehnatisiz qilolmaysiz, bu quyidagilar uchun zarur:

skanerlash uchun hujjatlarni tayyorlash: qog'oz qisqichlari, fayllar va boshqa mahkamlagichlarni olib tashlash;
hujjatlarni qo'lda skanerlash;
hujjatlarni papkalarga teskari qadoqlash;
tizimga ma'lumotlarni kiritishda;
kiritilgan ma'lumotlarni tekshirish.

Dasturiy ta'minot

To'g'ri tanlangan dasturiy ta'minot hujjatlarni raqamlashtirish vazifalarini hal qilishni sezilarli darajada soddalashtirishi va tezlashtirishi mumkin.

Tajriba va ish tezligi

Capital Archivist kompaniyasi qog'oz hujjatlarni raqamlashtirish bo'yicha ko'p yillik tajribaga ega va uni to'liq kafolatlaydi. Hammasi o'z vaqtida va eng yaxshi narxda bajarilishi.

I.E. Xvorova

Elektron arxiv yaratish uchun hujjatlarni raqamlashtirish jarayoni

Maqola raqamlashtirish jarayoniga bag'ishlangan - zamonaviy sharoitlarda axborotni saqlash va undan foydalanishning eng qulay mexanizmi. Muallif arxiv materiallarini raqamlashtirish jarayonining asosiy nuqtalarini, shu jumladan hujjatlarni tarjima qilishning mumkin bo'lgan usullarini tahlil qiladi. elektron ko'rinish, raqamlashtirish uchun hujjatlar toifalari, elektron hujjatlarni saqlash formatlari va zamonaviy raqamlashtirish standartlarini o‘rganish. Maqolada, shuningdek, zamonaviy kontekstda tarixiy shaxs yoki voqeaning virtual arxivini yaratish uchun zarur shart-sharoitlar tahlil qilinadi. Muallif elektron resursni tashkil etishning o'ziga xos xususiyatlariga alohida e'tibor beradi, ushbu mavzu bo'yicha mavjud zamonaviy loyihalarni o'rganadi va tadqiqotchi elektron arxiv yaratishda duch kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklarni tahlil qiladi.

Kalit so'zlar: raqamlashtirish, arxiv hujjati, foydalanish uchun elektron fond, virtual arxiv.

Haqiqat zamonaviy hayot tobora yangi axborot texnologiyalaridan faol foydalanishni talab qilmoqda. Axborot asri arxiv manbalari va tadqiqotchilar o'rtasidagi muloqot dunyosiga ham o'ziga xos tuzatishlar kiritadi. Zamonaviy raqamli texnologiyalar muqobil saqlash maydonini yaratish uchun eng global g'oyalarni amalga oshirishga imkon beradi - hujjatlarni virtual tekislikda saqlash.

Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish axborotni saqlash va ulardan foydalanishning eng qulay vositasi hisoblanadi. Bu xavfsiz va tejamkor saqlash, qulay olish va foydalanish imkonini beradi.

ma'lumotlar, shuningdek, arxiv materiallariga tezkor kirish uchun. Hujjatlarni raqamlashtirish jarayoni foydalanish uchun yagona elektron fondni (keyingi o'rinlarda EFP deb yuritiladi) shakllantirish g'oyasiga asoslanadi. EFP - raqamli tashuvchilarda qayd etilgan va asl hujjatlar o'rniga foydalanish uchun mo'ljallangan arxiv hujjatlarining elektron nusxalari to'plami1. Muhim nuqta EFPni yaratishda uni yaratish jarayonini tartibga solish zarurati tug'iladi.

Federal arxiv agentligi rahbari o'rinbosari O.V. Naumovning soʻzlariga koʻra, hujjatlarni raqamlashtirishning asosiy maqsadlari arxiv fondidan hujjatlarga kirishni kengaytirish va soddalashtirish, ularni bosqichma-bosqich muomaladan olib qoʻyish orqali asl nusxalarning saqlanishini taʼminlash, elektron fondga kirishni taʼminlash, shuningdek, ommaviy axborot vositalari bilan taʼminlash jarayonini tezlashtirishdan iborat. xizmatlar 2.

Keling, raqamlashtirish jarayonining asosiy nuqtalarini ko'rib chiqaylik. Eng avvalo arxiv fondini hisobga olish kerak Rossiya Federatsiyasi keng hujjatli filmlar majmuasini saqlaydi. Shunday qilib, hujjatlarni o'zlari skanerlashni boshlashdan oldin, raqamlashtirish tavsiya etiladi ilmiy ma'lumotnoma apparati arxiv, ma'lumotlarni olish uchun elektron inventarlarni yaratish. Arxiv inventarlarini dastlabki raqamlashtirish foydalanuvchiga uydan chiqmasdan turib, saqlanayotgan hujjatlar ro‘yxati bilan tanishish va Internetda qiziqqan hujjatlarga buyurtma berish imkonini beradi. Shu bilan birga, ish nomlarining ilmiy-texnik nashri faktini ham hisobga olish kerak - faqat inventarizatsiya yaxshilangan taqdirdagina fondni raqamlashtirish boshlanishi mumkin.

Raqamlashtirish uchun hujjatlar toifalariga nafaqat ma'lumotlarning yo'qolishi xavfi mavjud bo'lgan hujjatlar, balki eng qimmatli, noyob materiallar va talab qilinadigan hujjatlar ham kiradi. Hujjatlarning o'ziga xosligi va qiymatining mezonlari biroz noaniq va talab doimiy qiymat emas, shuning uchun raqamlashtirish materiallarini tanlashda ko'pincha savol tug'iladi: birinchi navbatda qaysi hujjatlarni raqamli shaklga o'tkazish kerak? Tanlov jarayonida nafaqat a'zolar ishtirok etsa, samaraliroq namunaga erishish osonroq bo'lishi mumkin. ekspert komissiyasi arxiv, balki professionallar - tarixchilar, siyosatshunoslar, sotsiologlar, jamoat arboblari va boshqalarni ham jalb qildi. Bunday yaratish jarayoni ishchi guruhi aniq tartibga solishni talab qiladi. Shuni ta'kidlash kerakki, tanlov mezonlariga qaramay3, ular majburiy va mintaqaviy arxivlar emas.

birinchi navbatda raqamlashtirilishi kerak bo'lgan hujjatlarni tanlash huquqiga ega.

Raqamlashtirish usulini tanlash juda muhim, chunki materialni taqdim etish vositasi va formati tadqiqotchining ishi uchun foydali ma'lumotlarni ham o'z ichiga oladi, shuning uchun uni asl nusxa bilan taqqoslanadigan eng aniq shaklda etkazish juda muhimdir.

Hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri raqamlashtirishda asl nusxa bilan ishlashda barcha xavfsizlik choralariga rioya qilish muhim, kitoblar va qadimgi hujjatlarni skanerlashda alohida e'tibor berilishi kerak (yorug'lik, printer va raqamlashtirish paytida mutaxassisning xatti-harakati qabul qilingan standartlarga mos kelishi kerak). Ushbu bosqichda raqamlashtirish loyihasining moliyaviy imkoniyatlari asosiy rol o'ynaydi - skanerlash uchun uskunani tanlash ushbu jarayonning asl nusxa uchun xavfsizlik darajasini belgilaydi. Tejamkorroq apparat qurilmasini tanlash muqarrar ravishda hujjatlarga tuzatib bo'lmaydigan zarar etkazish xavfini keltirib chiqaradi, shuningdek, asl nusxaning taqqoslanadigan, to'liq rangli nusxasini yaratish imkoniyatlarini kamaytiradi4.

Hujjatni raqamlashtirishda asl nusxaning kamida ikki nusxasi - ishchi nusxasi va asosiy nusxasi tayyorlanadi. Ikkala material ham belgilanishi va maxsus registrda ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Bunday ro'yxatga olish tizimi tufayli skanerlangan hujjatni qidirish foydalanuvchi uchun tezroq va qulayroq bo'ladi va hisobga olish ma'lumotlari hujjatni umuman kuzatishni osonlashtiradi. axborot tizimi Arxiv.

Rasmlarni saqlash formatlari orasida arxivchilar tomonidan eng ko'p qo'llaniladigan TIFF va JPEG formatlaridir. TIFF formati mashhurligi ma'lumotlarni yo'qotishsiz siqish algoritmlari tufayli tasvir sifatini saqlab qolish qobiliyatiga bog'liq. JPEG formati yuqori siqish qobiliyatiga ega, ammo tasvir sifati yo'qoladi. O'zgarishlar yalang'och ko'z bilan sezilmasligi mumkin, ammo siqilgan tasvir keskin kontrast yoki pikselga ega bo'ladi. Shuning uchun JPEG dan tasvirni qayta ishlashda oraliq format sifatida foydalanish mumkin emas. Faqat oxirgi versiya JPEG formatida saqlanishi mumkin. Elektron hujjatlarning boshqa turlariga va ularni saqlashning eng maqbul formatlariga kelsak, ular mavjud matnli hujjatlar(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) va audio (wav, aiff, mp3), chizmalar (autocad), grafik va diagrammalar (tiff, pcx), Elektron jadvallar va relyatsion ma'lumotlar bazalari (xls, xml, html, mdb) ko'rinishidagi ma'lumotlar bazasi. PDF formati fotografik hujjatlar uchun ham qabul qilinadi. Olingan ma'lumotlar majmuasi raqamli kanallar orqali uzatish uchun ishlatilishi mumkin,

raqamli optik tashuvchilarda saqlanadi (bir marta yoziladigan CD-R, DVD-R, bir marta yoziladigan CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW disklari), magnit tashuvchilar (qattiq disklar, floppi disklar, magnit lentalar), Flash drayvlar, va boshqalar d.

Olingan raqamli nusxalar uchun sifat talablari aniq shakllantirilmagan. Qog'oz hujjatlarining elektron nusxalari sifatini baholash mezonlari mavjud emas: tasvir parametrlari, ohangni qayta ishlab chiqarish (kontrast), yorqinlik, shovqin, ranglarning aniqligi, tiniqlik, piksellar soni, geometrik buzilish va boshqalar. Bir qator hujjatlar xorijda allaqachon qo'llanilgan. raqamli hujjatlar sifatini baholash tajribasi Rossiya uchun foydali bo'ladi. AQSh milliy standarti ANSI/AIIM MS44 “Tasvir skanerlari sifatini nazorat qilish bo‘yicha qo‘llanma” skanerlash sifatini baholashning asosiy terminologiyasi, asosiy parametrlari va mezonlarini hamda ularni amaliy o‘lchashga yondashuvlarni belgilaydi va qamrab oladi. Uning asosida zamonaviy talablarni hisobga olgan holda 2000 yilda qora va oq hujjatlarni skanerlash sifatini baholash uchun xalqaro ISO standartlari ishlab chiqildi.

Raqamlashtirilgandan so'ng asl nusxa saqlash uchun arxivga qaytariladi va olingan nusxalar foydalanuvchining elektron fondini to'ldiradi va tadqiqotchilarga taqdim etiladi.

Arxiv hujjatlarini saqlash va ulardan foydalanish muammosiga yechim izlash 1990-yillarning oʻrtalarida, AQSh Kongressi kutubxonasi oʻzining mavjud mikrofilmlar toʻplamini (mustaqil toʻplam sifatida va sugʻurtaning asosiy tashuvchisi sifatida) toʻliq raqamlashtirishni boshlagan paytdan boshlandi. va foydalanuvchi mablag'lari). Raqamlashtirish jarayonida amerikalik mutaxassislar ma'lumotni jismoniy tashuvchilardan elektron shaklga o'tkazish jarayonlarini amalga oshirishda yagona yondashuvlarni ishlab chiqish zarurati bilan duch keldi, ya'ni raqamlashtirish jarayonlarini tartibga solish zarurati paydo bo'ldi.

Zamonaviy standartlar Ularni tartibga solish darajasiga ko'ra, raqamlashtirish standartlarning 3 toifasiga bo'linishi mumkin: xalqaro, milliy va tashkilot standarti. ISO5 xalqaro standarti bir guruh olimlar tomonidan ishlab chiqilmoqda, undan foydalanish texnologik, iqtisodiy va ijtimoiy afzalliklarni beradi, lekin ISO tashkilotida ishtirok etuvchi har qanday davlat uchun majburiy emas. Milliy standart hokimiyat tomonidan foydalanish uchun majburiydir davlat hokimiyati turli darajalarda qonunchilikning o'ziga xos xususiyatlarini, hujjatlar standartlarini hisobga olgan holda raqamlashtirish tartibini takomillashtirish bo'yicha ishlab chiqilmoqda -

ma'lum bir mamlakatda. Tashkilot standarti hujjatni elektron shaklga o'tkazish va uni keyinchalik saqlash va ishlatish jarayonida ma'lum bir kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlarini ta'kidlaydi. Raqamlashtirish jarayonlarini tartibga soluvchi eng mashhur milliy standart 2006 yilda Avstraliya va Yangi Zelandiya Milliy Standartlar Qo'mitasi tomonidan kiritilgan "S6 Raqamlashtirish Standarti"6 hisoblanadi.7 Afsuski, Rossiyada EFPni raqamlashtirish va yaratish jarayonlarini tartibga soluvchi shunga o'xshash hujjat mavjud emas.

2012 yilda Butunrossiya hujjat aylanishi va arxivlash ilmiy tadqiqot instituti (VNIIDAD) va Federal arxiv agentligi (Rosarxiv) xodimlari " Ko'rsatmalar arxiv hujjatlaridan elektron nusxa ko‘chirish va olingan ma’lumotlar majmuasini boshqarish to‘g‘risida”. Ushbu tavsiyalar uchun model “S6 raqamlashtirish standarti” va “ Texnik tavsiyalar» FADGI. Bu boradagi ishlarni davom ettirish maqsadida arxiv ishini axborotlashtirish sohasidagi faoliyatning turli yo‘nalishlarini tartibga soluvchi tarmoq normativ-uslubiy hujjatlarni ishlab chiqish va yangilash bo‘yicha Strategiyani ishlab chiqish, shuningdek, normativ-huquqiy hujjatlarni ishlab chiqish maqsadga muvofiqdir. uzoq muddatli reja uni amalga oshirish bo'yicha. Ishlab chiquvchilar me'yoriy hujjatni tayyorlashda e'tiborga olinishi kerak bo'lgan asosiy fikrlarni ta'kidladilar.

1. Ishlab chiqilgan va joriy qilingan standartlashtirish xalqaro va milliy tizimlari hujjatlarining tuzilishi va mazmuni o‘ziga xosliklari bilan belgilanadi. huquqiy asos ular paydo bo'lgan mamlakat. Shuning uchun ularning Rossiya Federatsiyasida to'g'ridan-to'g'ri tarjimasi va ishlatilishi muvozanatli yondashuvni talab qiladi.

2. Bir nechtasini yaratish kerak normativ hujjat raqamlashtirish masalalarini tartibga soluvchi, lekin ushbu jarayonning barcha bosqichlari va jihatlariga qo'yiladigan talablarni tavsiflovchi me'yoriy hujjatlar to'plami.

3. Tuzilishi va umumiy tarkib ushbu me'yoriy-uslubiy hujjatlar sanoat mutaxassislari tomonidan namuna sifatida tanlangan, eng yaqin va eng mos keladigan xorijiy analoglar asosida tuzilishi mumkin. Rossiya shartlari. Shu bilan birga, mahalliy ishlanmalar Rossiyaga xos bo'lgan raqamlashtirishning barcha jarayonlari va jihatlarini (jumladan, asbob-uskunalar, xodimlar, protseduralar va sifat menejmentiga qo'yiladigan talablar) o'ziga xos xususiyatlarini to'liq aks ettirishi kerak8.

Hujjatlarni raqamlashtirish arxiv hujjatlariga tezkor kirishni tashkil etishning zaruriy chorasidir. Mavjudligi shubhasiz

Hujjatlar majmuasi yangi, foydalanuvchilarga qulay, ilmiy foydali axborot resursi – virtual arxiv yaratish imkonini beradi. Bunday virtual omborlarning namunalarini Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivi veb-saytida ko'rish mumkin.

I.A.ning virtual arxivi. Bunin - taqdim etilgan hujjatlarning qulay tasnifi va qulay interfeysga ega resurs. Hujjatlar uch guruhga bo'lingan: "Qo'lyozmalar", "Gazeta va jurnallardan parchalar", "Vizual materiallar" va Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivi va Lidsdagi Rossiyaning chet eldagi arxivi to'plamlaridan asl nusxalarning skanerlangan nusxalari9 . Loyihani ishlab chiquvchilar bunday loyihalarni amalga oshirishning asosiy nuqtalarini belgilaydilar: moliyaviy muammolar, arxiv hujjatlarining parchalanishi muammosi va zarur materiallarni to'plash uchun turli muassasalar va hatto mamlakatlarning omborlari bilan muzokaralar olib borish va nihoyat, huquqiy muammolarni hal qilish - chunki materiallarning elektron nashri ham amal qiladi Mualliflik huquqi. Resurs virtual arxiv yaratish loyihasini amalga oshirishning ijobiy namunasidir. Rossiya davlat adabiyot va san'at arxivining veb-saytida 1812 yilgi Vatan urushi va Birinchi jahon urushi hujjatlariga bag'ishlangan resurs kabi elektron saqlashning ajoyib namunalari ham mavjud.

"Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi" deb nomlangan elektron omborni yaratuvchilar Oksford universiteti va Mandelstam jamiyati edi. Loyiha ishlab chiquvchilari Osip Mandelstamning jismoniy joylashuvidan qat'i nazar, barcha yoki eng ko'p saqlanib qolgan ijodiy va biografik materiallarni aniqlash, tasvirlash va Internetda joylashtirishni maqsad qilgan. Shu bilan birga, loyiha qo'lyozmalarni, matnlarning transkriptlarini, shuningdek, ularga sharhlarni birlashtiradi.

Hujjatlarni qidirish - eng muhim bosqich ushbu turdagi loyihalarni yaratishda. Bu jarayon ilgari ma'lum bo'lgan va joriy qilingan to'plamlarning ba'zilari endi mavjud bo'lmasligi mumkinligi bilan murakkablashadi. 1990-yillarda sotuvga chiqarilgandan so'ng, ular egalarini o'zgartirdilar, hatto ismlarini ham har doim ham aniqlash mumkin emas. Boshqa hollarda, egalari ma'lum avtograflar yoki hujjatlarni aniqlay olmaydilar. Bu hujjatlar bilan arxiv-qo‘lyozma fondlarini olish bilan to‘liq izohlanadi

rus diasporasi vakillari asosan xayriya orqali amalga oshirilgan va tizimli bo'lmagan11. Ishlab chiquvchilar ta'kidlashicha, xuddi shu narsa davlat arxivlari bilan sodir bo'ladi. Shunday qilib, bir necha yillar davomida Frantsiya Milliy arxivi O.E.ning o'qishga kirish hujjatlarini topa olmadi. Mandelstam (ular 2008 yil aprel oyida qayta kashf etilgan)12.

Shuni ta'kidlash kerakki, O.E.ning virtual arxivi. Mandelstam nafaqat bunday loyihani amalga oshirishning muvaffaqiyatli namunasini taqdim etadi, balki veb-saytda bunday arxivni yaratish jarayonining batafsil tavsifi tufayli ham noyobdir. Qo'llanma raqamlashtirish jarayonini davom ettiruvchilar va tadqiqotchilar uchun.

Amalga oshirish tahlili Rossiya loyihalari tarixiy materiallarning virtual omborlarini yaratish bo'yicha hujjatlarning parchalanishi va ularni qidirishning murakkabligi muammosini ta'kidlaydi. Shunday qilib, loyihani tayyorlashda xorijiy arxivlar bilan mumkin bo'lgan hamkorlikka e'tibor qaratish lozim.

Shunday qilib, bitta mavzu bo'yicha materiallarni saqlash uchun yagona virtual maydon yaratish bo'yicha qo'shma ish va qo'shma loyihalarning roli ortib bormoqda.

Raqamlashtirishda ularni raqamli shaklga o‘tkazish uchun hujjatlarni tanlash jarayoniga, shuningdek, asl nusxalarni xavfsiz raqamlashtirish jarayonini ta’minlash uchun yuqori sifatli skanerlash uskunasini tanlashga e’tibor qaratish lozim. Biroq, yoqilgan bu daqiqa Ushbu mavzudagi eng jiddiy masalalardan biri raqamlashtirish jarayonini tartibga solish zarurati bo'lib qolmoqda (shu jumladan materiallardan namuna olish jarayonining batafsil tavsifi va terminologik bazani mustahkamlash). Tegishli, qonun bilan belgilangan standartsiz virtual arxivni yaratish jarayoni ko'p mehnat talab qiladigan va ko'pchilik tadqiqotchilar uchun erishib bo'lmaydigan bo'lib qolmoqda.

Eslatmalar

Arxiv hujjatlaridan elektron nusxa ko'chirish va olingan ma'lumotlar majmuasini boshqarish bo'yicha uslubiy tavsiyalar. [Elektron resurs] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (kirish sanasi: 13.05.2016). Hujjatlarni raqamlashtirishning xususiyatlari zamonaviy arxivlar. [Elektron resurs] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (kirish sanasi: 05/13/2016).

Yumasheva Yu.Yu. Arxivlar va "raqamli qurollanish poygasi" // Tarixiy informatika. 2013 yil. No 3. 93-bet.

ISO - Xalqaro tashkilot standartlashtirish bo'yicha. Dasturchi va nashriyotchi xalqaro standartlar. [Elektron resurs] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (kirish sanasi: 05/13/2016).

2.2.4 "Arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish bo'yicha sanoat standarti loyihasini ishlab chiqish" mavzusidagi ilmiy-tadqiqot ishlari bo'yicha hisobot, Federal arxiv agentligining 2014 yil uchun 89-sonli davlat topshirig'i asosida amalga oshirilgan ilmiy-tadqiqot va ishlanmalar rejasi. 2013 yil 26 dekabr (birinchi bosqich) “Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish masalalarini tartibga soluvchi xorijiy normativ-uslubiy hujjatlarni tadqiq qilish va tahlil qilish” / Yu.Yu. Yumasheva. M.: VNIIDAD, 2012. 84-163-betlar. Shu yerda. P. 20.

Ivan Buninning yagona elektron arxivi. [Elektron resurs] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (kirish sanasi: 05/13/2016). Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi. [Elektron resurs] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (kirish sanasi: 05/13/2016).

Popov A.V. Chet eldagi rus tili va arxivlar: Moskva arxivlarida rus emigratsiyasining hujjatlari: aniqlash, olish, tavsiflash va foydalanish muammolari (Rossiya siyosiy emigratsiya tarixi bo'yicha materiallar. 4-son). M.: Rossiya davlat gumanitar universiteti, 1998. 150-151-betlar.

Osip Mandelstamning qayta birlashtirilgan virtual arxivi.

Yuqori texnologiyali texnologiyalar va jadal texnik taraqqiyot asrida raqamli texnologiyalar inson faoliyatining tobora ko‘proq sohalarini qamrab olgan, moliyadan tortib koinot sayohatigacha bo‘lgan davrda biznes hujjat aylanishida raqamli formatning barcha afzalliklaridan foydalanish mutlaqo mantiqiydir. Ko'proq kompaniyalar barcha hujjatlarni raqamlashtirishdan keladigan samaradorlikni anglab yetmoqda.

Bu qanday? hujjatlarni raqamlashtirish?

Asosan, bu qattiq tashuvchidagi hujjatni (bu qog'oz hujjatlar yoki tegishli tashuvchidagi audio-video yozuvlar bo'lishi mumkin) keyinchalik ko'rish, tahrirlash yoki nusxalash uchun mavjud bo'lgan kompyuter kodiga tarjima qilishdir.

Hujjatlarning afzalliklarini ortiqcha baholash qiyin raqamli shakl. An'anaviy ommaviy axborot vositalaridagi hujjatlardan farqli o'laroq, bunday hujjatlar:

deyarli qarishga tobe emas,
joy egallamang
tahrirlash oson,
nusxalash oson
va eng muhimi, ular doimo qo'l ostida.

Elektron arxivni to'g'ri tashkil etish bilan har qanday kompaniyaning samaradorligi, shubhasiz, oshadi. Qog'oz arxivlar va hujjatlarni saqlash va saqlashning hojati yo'q, ish yuritish tezligi oshadi va texnologik jarayonlar. Ish uchun zarur bo'lgan hujjatlarni qabul qilish, tahrirlash va tarqatish ancha kam vaqt talab etadi. Shartnomalar matnlari, diagrammalar va chizmalar hujjatlarning qog'oz versiyalariga qaraganda ancha qisqa vaqt ichida topilishi, tahrirlanishi va chop etilishi mumkin.

Vaqtni tejash orqali biz samaradorlik va mahsuldorlikda katta yutuqlarga erishamiz.

Biroq, barcha ko'rinadigan soddaligiga qaramay, Hujjatlarni raqamlashtirish unchalik oddiy ish emas.

Hujjatlarni yuqori sifatli raqamlashtirish juda mashaqqatli va ko'p vaqt talab qiladigan jarayondir, chunki u nafaqat skanerlash jarayonining o'zini, balki qayta ishlanayotgan hujjat bilan qo'shimcha operatsiyalarni ham o'z ichiga oladi.

raqamlashtirish uchun hujjat tayyorlash,
ko'p sahifali hujjatni o'zaro bog'lash va keyinchalik tikish (agar ruxsat berilsa),
iloji boricha mexanik shikastlanishlar, tiqilib qolishlar va burmalarni yo'q qilish;
raqamlashtirish natijasini asl nusxa bilan solishtirish.