Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish texnologiyalari. Ofislarni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimlari. Korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirishga qanday tayyorgarlik ko'rish kerak

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish nafaqat ichki jarayonlarni optimallashtirish vositasi, balki shiddatli raqobat sharoitida ustunlikka erishish imkoniyatidir. Hujjatlar aylanishning avtomatlashtirilgan tizimlari jarayonlarni tezlashtirishga yordam beradi va menejerlarga ham operativ, ham strategik qarorlar qabul qilish uchun kompaniya faoliyati haqida to‘liq tasavvur beradi.

Ushbu maqolada biz kompaniyalarni amalga oshirishga qaror qilishda muqarrar ravishda duch keladigan savollarni ko'rib chiqamiz elektron hujjat aylanishi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish kompaniyaga qachon va nima uchun kerak?

Hujjatlar va boshqa korporativ ma'lumotlar moddiy resurslar kabi katta ahamiyatga ega. Raqobatbardosh bo‘lish uchun hujjatlarni qayta ishlashga zamonaviy yondashuvlar zarur, axborot xavfsizligi masalalariga yetarlicha e’tibor qaratish zarur.

Biz qog'ozdan faol foydalanayotgan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlashimiz mumkin:

• hujjatlar doimiy ravishda yo'qoladi;
• maqsadi va manbasi aniq bo'lmagan ko'plab hujjatlar to'planadi;
• maxfiylik ko'pincha buziladi - ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushadi;
• izlashga ko'p vaqt sarflanadi kerakli hujjat va to'plamni shakllantirish;
• bir xil hujjatning bir nechta nusxasi yaratiladi - qog'oz va nusxa ko'chirish uchun juda ko'p pul sarflanadi;
• Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash juda ko'p vaqtni oladi.

Loyihaning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizimning klassi, funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishi tashkilotining ko'lami. Umumiy xarajat dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan va pudratchilar tomonidan amalga oshirish paytida bajarilgan ishlarning narxidan iborat.

Amalga oshirish uchun sarflangan mablag' ko'pincha dasturiy ta'minot litsenziyalarining umumiy narxidan oshadi - siz bunga tayyor bo'lishingiz kerak. Amalga oshirish loyihasida tejash yo'qotish strategiyasidir. Aksariyat hollarda tizimning samaradorligi to'g'ri amalga oshirilishiga bog'liq: barcha talablarni hisobga olish va echimlarni optimallashtirishga kirishish muhimdir.

Iqtisodiy samaradorlik - afsona yoki haqiqatmi?

Iqtisodiy samaradorlik masalalari hujjat aylanishini avtomatlashtirish tobora tez-tez o'sib bormoqda. Hujjatlarni boshqarishni avtomatlashtirish tizimini joriy etishning iqtisodiy samaradorligini miqdoriy baholash juda qiyin, chunki ko'p sonli omillarni hisobga olish va katta miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlash kerak.

Korxonada hujjat aylanishi qanchalik ko'p bo'lsa, uning iqtisodiy samaradorligini baholash shunchalik qiyin bo'ladi. Empirik ma'lumotlarga asoslanib, ekspert tahlili orqali iqtisodiy samarani taxmin qilish mumkin, ammo biz matematik hisob-kitoblarga to'xtalmaymiz. Keling, iqtisodiy samaraga ta'sir qiluvchi asosiy omillarni ajratib ko'rsatamiz.

• Agar tizim to'g'ri tanlangan bo'lsa va amalga oshirish jarayoni muvaffaqiyatli bo'lsa, hujjatlar bilan muntazam operatsiyalarga sarflangan vaqtni qisqartirish orqali xodimlar undan samarali foydalanishlari mumkin. ish vaqti va ko'proq ish qiling.
• Elektron hujjat aylanish tizimlari korxonaning alohida bo'linmalari va umuman butun tashkilot faoliyatini optimallashtirish imkonini beradi. Ko'pgina tizimlar ko'plab muhim boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun foydalaniladigan analitik ma'lumotlarni taqdim etadi.
• Kompaniya menejerlari qulay monitoring va nazorat vositasini olishadi ishlash intizomi xodimlar. Resurslarni o'z vaqtida qayta taqsimlash, mehnat zichligi va bo'limlarga yukni ob'ektiv baholash, individual jarayonlarni nazorat qilish qobiliyati - bularning barchasi har bir xodimning shaxsiy mas'uliyatini oshirishga yordam beradi.

Boshqa imtiyozlar ham bor hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi. Ular har doim ham aniq emas, lekin, albatta, umuman tashkilotning samaradorligiga ham ta'sir qiladi. Bu saviyani oshirish haqida kasbiy ta'lim xodimlar, xodimlarning intilishlari ortib, zamonaviy axborot texnologiyalaridan foydalanish madaniyati singdirilmoqda.

Ishlab chiqarish quvvatlarining o'sishi bilan foydalaniladigan buyumlar hajmi ham oshadi, ularni samarali va to'g'ri qayta ishlash va guruhlash kerak. Ofis ishini to'liq avtomatlashtirish barcha hujjatlarni, agar kerak bo'lsa, uni olishingiz va ishlatishingiz mumkin bo'lgan tarzda tashkil etishga yordam beradi. zarur ma'lumotlar ma'lum bir xodimga.

Hujjat aylanishini avtomatlashtirish: kerakmi?

An'anaviy ravishda har qanday kompaniyaning butun ish jarayoni, ish hajmi va xususiyatlaridan qat'i nazar, hujjatlarni qayta ishlash, hujjatlar aylanishini muvofiqlashtirish, xizmatlar va tovarlarni sotishga bo'linishi mumkin. Shu bilan birga, faqat tovarlarni sotish moddiy foyda keltiradi, lekin mahsulot assortimentini yuqori sifatli qayta ishlashsiz ham butun jarayon tartibsiz va to'liq bo'lmaydi.

Korxona yoki korxonaning hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurati bormi yoki elementlarni saqlash va tasdiqlash uchun shaxsiy variantlardan foydalanishingiz mumkinmi? Ushbu masalani ko'rib chiqish uchun oddiy misolni keltirish kerak - do'konda telefon sotib olish. Do'kon yoki korxona o'z mahsulotlarini sotish imkoniyatiga ega bo'lishi uchun ko'p ishlarni bajarish kerak, bu ko'p hollarda hujjatlarni qayta ishlash bilan bog'liq:

• talabni qayta ishlash va bozorni tahlil qilish (joriy takliflar);
• etkazib beruvchilarni qidirish, shartnoma tuzish;
• tovarlarni sotib olish;
• tovarlarni qabul qilish (schyot-fakturalar bo'yicha);
• markalash mahsuloti;
• amalga oshirish;
• yetkazib berishni ta'minlash, kafolatlar;
• do'kon va xaridor o'rtasida xarid qilish;
• xaridorlarni jalb qilish uchun foydali davriy aktsiyalarni taqdim etish;
• iste'molchilar huquqlariga rioya qilish va nazorat qilish.

Bu bitta telefonni sotib olayotganda tashkil etilishi kerak bo'lgan barcha jarayonlarning faqat kichik bir qismi. Va agar aylanma juda katta va bir nechta chakana savdo nuqtalari mavjud deb hisoblasak, qayta ishlangan mahsulotlar hajmi juda katta. Maxsus avtomatlashtirilgan tizimsiz qilish mumkin emas.

Elektron hujjatlarni avtomatlashtirish

Hujjatlar oqimi, uning hajmidan qat'i nazar, kerakli vaqtda osongina kirish mumkin bo'lishi kerak. Bugungi kunda barcha hujjatlarni bir necha marta qisqartiradigan bir nechta avtomatlashtirilgan hujjatlarni saqlash va qayta ishlash tizimlari mavjud. Eng mashhurlari 1C-dagi hujjatlarni boshqarish tizimlari va maxsus pullik SRM tizimlari.

Ernst & Young tadqiqotiga ko'ra, tizimlarni joriy etishdan foydalangan korxonalar elektron nazorat ob'ektlar, unumdorlik ko'rsatkichlari 20-40 foizga, soliq hujjatlarini qayta ishlash va yuritish 75 foizga yaxshilandi. Shu bilan birga, barcha hujjatlarning xavfsizligi uchun to'lovlar 80% ga kamaydi.

Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimining barcha foydalanuvchilarini uchta komponentga bo'lish mumkin: boshqaruv organi, xodimlar va hamkorlar. Foydalanuvchilarning barcha toifalari har qanday manipulyatsiyani boshqarish va muvofiqlashtirish uchun aniq va oddiy vositalardan foydalanadilar va tizim faqat barcha protseduralarni xatosiz bajarishga yordam beradi (shablon).

Avtomatlashtirilgan ofis ishi yordam beradi:

• hujjatlarni, aktlarni, solishtirishlarni tayyorlash;
• zarur hujjatlarni bitta tizimda ham, uchinchi tomon foydalanuvchilaridan (hamkorlardan) yuborish va olish;
• hujjatlarni maxsus fayllar va xosting xizmatlarida bir necha yil davomida saqlash;
• xodimlar tomonidan berilgan va bajarilgan vazifalar hajmini nazorat qilish;
• xizmatlar sifatini nazorat qilish;
• markalash, buxgalteriya hisobini yuritish;
• hujjatlarni kerakli vaqtda, kerakli joydan izlash;
• mavjud shablonlarga muvofiq ishlarni shakllantirish;
• xodimlar va rahbariyat o'rtasida ma'lumot almashish.

Avtomatik hujjatlashtirish tizimini joriy etish ham doimiy, ham vaqtinchalik asosda amalga oshirilishi mumkin. Biroq, bunday avtomatlashtirishning har qanday biznes uchun foydalari aniq.

Avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi: foydali xususiyatlar

Avtomatlashtirilgan hujjatlar ishlab chiqarish hajmini oshirish va sotish hajmini oshirishga qaratilgan biznes uchun yangi imkoniyatdir. Kamchiliklari bor, lekin yana ko'p afzalliklar mavjud.

Markaziy boshqaruv, nazorat

Ilgari har qanday bosqichda biznesni nazorat qilish juda qiyin edi. Menejer bir vaqtning o'zida barcha jarayonlarni boshqara olmadi va sotish va rivojlanishning oshishi bilan hujjat aylanishining miqdori tabiiy ravishda foydaga mutanosib ravishda oshdi. Bugungi kunda Internet va elektron dasturlarning imkoniyatlarini hisobga olgan holda biznes yuritishning mahalliy yondashuvi dolzarb va samarasiz emas.

Bugungi kunda tovarni boshqarish va nazorat qilish bozorida menejerga quyidagilarga imkon beradigan maxsus mahsulotlar mavjud:

1. axborotni qayta ishlash tezligini oshirish;
2. har xil turdagi qarorlarni tezda qabul qilish;
3. xodimlar o‘rtasida ijro intizomini oshirish;
4. yuqori zamonaviy kompyuter dasturini avtomatlashtirish modulini o'zlashtirish har qanday bo'lim, har bir xodimning ish natijalarini kuzatishga yordam beradi;
5. tovar ayirboshlash tizimini yo'lga qo'yish va hamkorlar bilan hamkorlik qilish.

Boshqa narsalar qatorida, menejer yoki mas'ul shaxs uchun hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi barcha ishlarni hozirda zarur bo'lgan joydan masofadan turib bajarishga imkon beradi. Bunday imkoniyatlar telefonlar, planshetlar va kompyuterlar uchun maxsus portativ dasturiy ta'minot va ilovalarning joriy etilishi bilan haqiqatga aylandi. Boshlash uchun kerak bo'lgan yagona narsa ma'lumotlarni kiritish, nazoratni amalga oshirish va kerakli harakatlarni bajarishdir.

Masofadagi va ofisda eng mashhur hujjat aylanish tizimlari: CRM tizimlari.

Jamoaviy ish

Ilgari bir xil buxgalteriya bo'limida oddiy manipulyatsiyalarni amalga oshirish uchun ko'plab punktlarni turli bo'limlar bilan muvofiqlashtirish kerak edi. Natijada - QQSni hisoblash, soliqqa tortish va ro'yxatga olish ish haqi bir necha hafta davomida amalga oshirildi. Bugungi kunda bu jarayonlarning barchasi imkon qadar soddalashtirilgan va avtomatlashtirilgan.

Ish haqi bo'yicha hisob-kitoblarni amalga oshirish uchun siz ilgari to'ldirilgan shablonlardan foydalanishingiz, hisob-kitoblarni nazorat qilishingiz va qo'shimcha to'lovlarni chiqarishingiz mumkin. Ammo, eng muhimi, xatoning minimal ehtimoli, chunki inson omili deyarli yo'q.

Shu bilan birga, kompaniyaning barcha xodimlari bir-biri bilan doimiy aloqada bo'lib, bo'limlar o'rtasida o'zaro aloqa mavjud individual ishchilar idora. Menejerning o'zi bajarilgan vazifalarning samaradorligini kuzatishi, jarayonni boshqarishi va buyruq berishi mumkin.

Maxfiy xususiyatlar

Har qanday biznes tajriba, ko'nikma va bilimlarning kombinatsiyasidir. Tabiiyki, yo'nalishlar qanchalik ko'p bo'lsa, biznesni yuritishning barcha risklarini, bozor xususiyatlarini va o'ziga xos xususiyatlarini hisoblash ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi. Bunday tajriba eng muhim, bebaho, moddiy boylikdan qimmatroqdir. Shu sababli, menejerning ham, kompaniyaning har bir xodimining ham asosiy vazifasi maxfiylikni saqlash va barcha strategik ma'lumotlar bozordagi raqobatchilarga ochiq bo'lmasligi uchun yozuvlarni saqlashdir.

Avtomatlashtirish tizimlarining muhim xususiyati (masalan, 1C) hujjat aylanishiga obuna bo'lish qobiliyatidir. elektron imzo tasdiqlangan shifrlash bilan. Shuning uchun nafaqat muallifni aniqlash, balki ma'lumotlarning haqiqiyligini va uning dolzarbligini tasdiqlash ham mumkin.

Hujjatlarni avtomatlashtirishning zamonaviy tizimi nafaqat barcha manipulyatsiyalarni imkon qadar tez va samarali bajarishga, balki uni mutlaqo maxfiy tarzda amalga oshirishga ham imkon beradi. Masalan, hammasi muhim ma'lumotlar moliya bo'yicha, sheriklar, mijozlar, xodimlarning aloqalari soni faqat bir nechta xodimlar uchun mavjud ( yagona registr): boshlig'i, xavfsizlik bo'limi, kadrlar bo'limi. Ilgari bunday vazifani amalga oshirish juda qiyin edi.

Saqlash

Biznes yoki tadbirkorlikni yuritish o'z vaqtida olish, qabul qilish va qayta ishlash uchun muhim bo'lgan ma'lumot va strategik hujjatlar tog'larini anglatadi. Savdo aylanmasi va sotish hajmining oshishi bilan bunday ma'lumotlar tobora ko'proq mavjud bo'lib bormoqda va shuning uchun maxsus bo'limsiz buni amalga oshirish mumkin emas.

Orasida yirik kompaniyalar Documentum mahsulotlari mashhur; Content Management Server takliflari kichik korxonalar uchun dolzarbdir.

Butun bo'limni saqlash xarajatlarini kamaytirish uchun hujjatlarni maxsus saqlash joylariga joylashtirish uchun tayyorlashni avtomatlashtirish kifoya. Boshqa narsalar qatorida, ma'lumotlarni kerakli miqdorda nusxalash, kerakli vaqtgacha ma'lumotni saqlash va kerak bo'lganda kirish imkoniyati mavjud.

Hujjatlarni avtomatlashtirishning qo'shimcha afzalliklari:

• shablon yordamida kerakli hujjatni tezda yaratish imkoniyati;
• hujjatlarni avtomatik ro'yxatga olish va tarqatishni amalga oshirish;
• foydalanuvchilar va bo'limlar uchun ishchi papkalarni yaratish;
• yozishmalar bilan qulay ishlash;
• ma'muriy hujjatlarni qayta ishlash va nazorat qilish;
• hujjatlarni ro'yxatga olish kartasida saqlash;
• hujjatlar bilan o'zaro bog'langan ishlash;
• hujjatlarning harakatini kuzatish;
• ichki quyi tizimlarni qo'llab-quvvatlash;
• raqamlangan buyumlarni hisobga olish va nazorat qilish;
• Internet orqali ishlarni bajarish;
• pochta jo'natmalarini shakllantirish;
• xizmatlar, bo'limlar, chakana savdo nuqtalarining hududiy belgilanishi;
• qayta ishlanayotgan tizimda kerakli variantlarni o'rnatish;
• elektron pochta orqali ma'lumot almashish;
• belgilangan tanlov mezonlari asosida ma'lumotlarni qidirish;
• kataloglarni avtomatik yangilash.

Biznesda avtomatlashtirish, ro'yxatga olish va hujjat aylanishining barcha funktsiyalari barcha byurokratik asoslarni sezilarli darajada soddalashtirishga, menejer va uning qo'l ostidagi xodimlarga yukni kamaytirishga, savdo aylanmasi samaradorligini oshirishga yordam beradi.

Savol-javoblarda korxonada elektron hujjat aylanishini tashkil etish

Hujjat aylanishini avtomatlashtirish bugungi kunda nafaqat korxonaning ichki jarayonlarini optimallashtirish vositasi, balki shiddatli raqobat sharoitida shoshilinch zaruratga aylandi. Bu hujjat aylanishini avtomatlashtirish har qanday tashkilotga ishni tezlashtirish uchun yangi imkoniyatlar beradi va operativ va strategik qarorlar qabul qilishda raqobatchilardan oldinga o'tishga imkon beradi. Ushbu maqola tashkilotingizda hujjat aylanishini avtomatlashtirish zarurligini, shuningdek, korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirishga qaror qilishda e'tiborga olinishi kerak bo'lgan ba'zi omillarni aniqlashga yordam beradi.

Oldingi maqolada biz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun dasturiy mahsulotlarning tasnifiga to'xtalib o'tdik va ofisni avtomatlashtirish tizimlarini tanlashda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan asosiy fikrlarni ko'rib chiqdik.

Biroq, ofisni avtomatlashtirish tizimi sizga tashkilotda faqat kichik ish maydonini avtomatlashtirishga imkon beradi. Ushbu maqolada biz elektron hujjat aylanish tizimlariga aniq mahsulotlarni ajratib ko'rsatmasdan kengroq yondashamiz va biz eng ko'p javob berishga harakat qilamiz. muhim savollar elektron hujjat aylanishi tizimlarini (EDMS) joriy etishda yuzaga keladigan muammolar.

Savol 1. Korxonada elektron hujjat aylanishini qachon va nima uchun tashkil qilish zarur?

Bugungi kunda korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish avtomatlashtirish kabi zarurdir buxgalteriya hisobi 90-yillarning o'rtalarida. Buning sabablari ko'p. Birinchidan, axborot imkon qadar tez va samarali qayta ishlanishi kerak, ba'zida axborot oqimlari moddiy oqimlardan kam emas. Ikkinchidan, ma'lumotni yo'qotish yoki uning noto'g'ri qo'llarga tushishi juda qimmatga tushishi mumkin. Hujjatlar bilan ishlash an'anaviy tarzda amalga oshiriladigan tashkilotlar uchun umumiy bo'lgan bir qator muammolarni aniqlashimiz mumkin:

• · hujjatlar yo'qolgan;
• · maqsadi va manbasi noaniq bo‘lgan ko‘plab hujjatlar to‘planadi;
• · hujjatlar va ulardagi ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushib qolsa;
• · kerakli hujjatni qidirish va hujjatlarning tematik tanlovini yaratish uchun ko'p ish vaqti sarflanadi;
• · bir xil hujjatning bir necha nusxasi yaratiladi - qog'ozga va hujjatlarni nusxalashga ko'p pul sarflanadi;
• · Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun ko'p vaqt sarflanadi.

Elektron hujjat aylanishi tizimining joriy etilishi ushbu barcha muammolarni hal qilish imkonini beradi, shuningdek:

• · Barcha bo'limlarning muvofiqlashtirilgan ishini ta'minlash;
• · hujjatlar bilan ishlashni soddalashtiradi va uning samaradorligini oshiradi;
• · hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va qidirish vaqtini qisqartirish hisobiga xodimlarning mehnat unumdorligini oshiradi;
• · axborotdan foydalanish samaradorligini oshiradi;
• · xodimlarning axborotga kirish huquqlarini farqlash imkonini beradi.

Xulosa: hujjat aylanishini avtomatlashtirish mulkchilik miqyosi va turidan qat'i nazar, har qanday tashkilotda zarur. EDMSni tashkil etish hozirdan boshlanishi kerak.

Savol 2. Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash - ishlab chiqaruvchilar va etkazib beruvchilarning shirin qo'shiqlari.

Endi siz tizimni tanlash haqida qaror qabul qilishingiz kerak. Oldingi maqolada biz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun mavjud mahsulotlarni tasnifladik. Keling, tizimlar sinflarini eslatib o'tamiz:

• · ofisni avtomatlashtirish va hujjat aylanishi tizimlari
• Ish oqimini boshqarish tizimlari
• · hujjatlar arxivini tashkil etish va boshqarish tizimlari
• · elektron hujjat aylanish tizimlari

Har bir tizim ma'lum bir toifadagi muammolarni hal qiladi. Shunday qilib, ofisni avtomatlashtirish tizimidan ish oqimlarining to'liq yo'nalishini kutmaslik kerak.

ERP-sinf tizimlarini alohida ta'kidlash kerak - biz potentsial mijozdan quyidagi so'zlarni tez-tez eshitamiz: "biz ERP tizimini joriy qilmoqdamiz va avtomatlashtirish tizimini joriy qilmaymiz. hujjatlarni qo'llab-quvvatlash boshqaruv (DOU)". ERP tizimlari korxonadagi barcha hujjat aylanishi muammolarini hal qiladi, degan noto'g'ri tushuncha mavjud. Bu shunday emas - ERP tizimlari ishlab chiqarish hujjatlari oqimini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan, boshqaruv emas, balki ko'pchilik samarali yechim- ERP tizimi va maktabgacha ta'limni avtomatlashtirish tizimining integratsiyasi.

Har bir tizim ishlab chiqaruvchisi o'z mahsulotlarining eng funktsional, eng qulay va eng samarali ekanligini aytadi. Ko'pincha shunday bo'ladi - mijoz juda aniq muammo bilan keladi, uni tinglagandan so'ng, ishlab chiqaruvchi o'zining super tizimi haqida gapiradi, bu darhol bu va boshqa barcha muammolarni hal qiladi. Natijada, mijoz korxonada hujjatlarni avtomatlashtirish tizimini tashkil qilish uchun pul (ko'pincha katta pul) sarflaydi va xohlagan narsasini olmaydi. Bularning barchasi bilan, dasturiy ta'minot haqiqatan ham yaxshi bo'lishi mumkin edi, lekin dastlab boshqa sinf muammolarini hal qilish uchun mo'ljallangan edi.

Maslahat №1 - avtomatlashtirish tizimiga qanday turdagi vazifalarni topshirishni hal qiling. Agar tashkilotda kerakli tizim sinfini mustaqil ravishda aniqlay oladigan xodimlar bo'lmasa, maslahatchidan yordam so'rash yaxshidir. Boshlash uchun siz ixtisoslashtirilgan matbuotda va ba'zi Internet saytlarida chop etilgan sharhlarni ko'rishingiz mumkin.

Maslahat № 2 - tizimning qaysi sinfini izlash kerakligini aniqlab, iloji bo'lsa, barcha takliflarni o'rganib chiqing, sizga kerak bo'lgan, ammo kelajakda yangi xususiyatlarni qo'shish orqali kengaytirilishi mumkin bo'lgan funktsional imkoniyatlarga ega tizimlarni tanlang.

Maslahat №3 - aloqa texnik mutaxassis. Tizimning imkoniyatlari asosan tizim ishlaydigan dasturiy va apparat platformasi bilan belgilanadi. Ma'lumotlar bazasi replikatsiyani qo'llab-quvvatlamaydigan va Redmondning taniqli kompaniyasining pochta serveri transport vositasi sifatida ishlatiladigan EDMS geografik jihatdan taqsimlangan korxonalarda hujjat aylanishini tashkil etish muammolarini samarali hal qiladi deb o'ylamasligingiz kerak.

Maslahat №4 - Konfiguratsiya qilish, kengaytirish va masshtablash oson (ya'ni investitsiyalarni himoya qilishni ta'minlaydigan), ishlatish uchun qulay va ergonomik foydalanuvchi interfeysiga ega bo'lgan tizimlarni tanlang.

Maslahat №5 - tizimni amalda sinab ko'ring. Albatta, ishlab chiqaruvchining demo versiyasi yoki baholash litsenziyalari bilan yetkazib berish opsiyasi mavjud - tizimni uyda o'rnating va sotib olishdan oldin uni amalda sinab ko'ring. Aytgancha, ba'zi ishlab chiqaruvchilar baholash davrida bepul texnik yordam ko'rsatadilar.

Maslahat №6 - darhol kuchli, qimmat tizimni sotib olishingiz shart emas. Elektron hujjat aylanishini tashkil etish jarayoni bosqichma-bosqich amalga oshirilishi mumkin - birinchi navbatda siz amalga oshirishingiz mumkin oddiy tizim, uni kengaytirish va yangi xususiyatlarni qo'shish orqali yanada rivojlantirish mumkin.

Xulosa: Tashkilotingizga mos keladigan hujjat boshqaruv tizimini sotib oling. Kerakli tizim sinfini va kerakli funksionallikni aniqlang, agar o'zingiz tanlashning iloji bo'lmasa, maslahatchi bilan bog'laning.

Savol 3. Amalga oshirish - bosqichlar, vaqt, pul.

Bu savol oldingi savolning mantiqiy davomidir - ba'zi amalga oshiruvchilar ko'pincha elektron hujjat aylanishini imkon qadar qisqa vaqt ichida, 2 bosqichda tashkil etishlarini va shu bilan birga mijozdan iloji boricha ko'proq pul olib tashlashga harakat qilishlarini aytishadi. .

Tizimni amalga oshirish muddati ko'plab omillarga bog'liq. Keling, asosiylarini sanab o'tamiz:

• · Tizim klassi. Bitta kotibning ish joyidan tashkil topgan ofisni avtomatlashtirish tizimi bir hafta davom etadi, bu vaqt davomida kotib tizim bilan ishlashga o'rgatiladi. ERP-sinf tizimini joriy qilish bir yil davom etishi mumkin va ish stantsiyalari soni ko'p bo'lishi shart emas.
• · Amalga oshirilayotgan tizim miqyosi. Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkil qilish muddati, albatta, tizim ishlaydigan ish stantsiyalari va serverlar soniga bog'liq - foydalanuvchilar o'qitilishi, barcha shaxsiy kompyuterlar va serverlarda dasturiy ta'minot o'rnatilishi va sozlanishi kerak.
• · Tizimning sozlanishi. Tizimni mijoz talablariga muvofiq moslashtirish (ba'zan "moslashtirish" atamasi ishlatiladi) ikki yo'l bilan mumkin - dastur kodini o'rnatish va o'zgartirish. Agar tizim sozlamalarni o'zgartirish orqali moslashsa, moslashish jarayoni tezroq bo'ladi.

Har qanday korxonada hujjat aylanishini tashkil etish jarayoni bir necha bosqichlardan iborat. Asosiy bosqichlar quyidagilardan iborat:

• · Tadqiqot tashkiliy tuzilma korxonalar, asosiy biznes jarayonlarini aniqlash, ish oqimlari va hujjatlar oqimining rasmiy tavsifi.
• · Hujjatlar nomenklaturasini tuzish, ma'lumotnomalar va klassifikatorlarni yaratish, ko'rsatmalarni tuzish.
• · So‘rov bosqichida olingan ma’lumotlar asosida elektron hujjat aylanish tizimini moslashtirish.
• · O'rnatish va sozlash dasturiy ta'minot va sinov operatsiyasi.
• · Sinov ekspluatatsiyasida aniqlangan kamchiliklarni hisobga olgan holda korxonada hujjat aylanishi tizimini yakuniy sozlash.
• · Tashkilot xodimlarini o'qitish.

Ushbu bosqichlarning ba'zilari parallel ravishda sodir bo'lishi mumkin. Xodimlarni o'qitish jarayoniga alohida e'tibor berilishi kerak, siz pulni tejashingiz kerak emas, chunki agar xodimlar o'qitilmagan bo'lsa, sizning korxonangiz uchun ideal bo'lgan eng ilg'or hujjat aylanishi tizimi ham samarasiz bo'ladi.

Yuqorida sanab o'tilgan omillarga qarab, elektron hujjat aylanishini tashkil etish bir haftadan ikki haftadan olti oygacha davom etishi mumkin. Korxona resurslarini boshqarish tizimini joriy qilish bir yil yoki undan ko'proq vaqtni olishi mumkin.

Elektron hujjat aylanish tizimining narxi alohida e'tiborga loyiqdir. Asosiy qoida quyidagilardan iborat: bir xil sinfdagi tizimlar taxminan bir xil narxga ega.

Tizimning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizim sinfi, ma'lum bir sinfning vakillik tizimining funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishini tashkil etish ko'lami. Tizimning narxi nafaqat dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan iborat - amalga oshirish jarayonining u yoki bu bosqichida amalga oshirilgan ishlar ham mablag'larni talab qiladi va amalga oshirish uchun sarflangan miqdor zarur litsenziyalarning umumiy qiymatidan sezilarli darajada oshishi mumkin. dasturiy ta'minot. Tizimning yakuniy narxiga ta'sir qiluvchi navbatdagi juda muhim omil - bu tizimni ishlatish, texnik xizmat ko'rsatish va texnik ta'minlash xarajatlari.

Xulosa. Xuddi shu toifadagi tizimlarning narxi taxminan bir xil, umumiy qiymati tizimlar nafaqat dasturiy ta'minot litsenziyalarining narxi bilan belgilanadi. Amalga oshirish jarayonini tejamaslik kerak - aksariyat hollarda tizimning samaradorligi tizimni to'g'ri tanlashga va elektron hujjat aylanishini to'g'ri tashkil etish jarayoniga bog'liq.

Rossiyaning turli korxonalarida hujjat aylanishini avtomatlashtirish (qog'oz ishlari) va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish tobora ko'proq kun tartibida. Shubhasiz, har bir zamonaviy korxona korporativ hujjatlar va topshiriqlarni korxona xodimlariga topshirishning ishonchli va sifatli mexanizmiga muhtoj.

Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish tizimi platformaga asoslangan 1C olib borish imkonini beradi samarali boshqaruv korporativ hujjat aylanishi. Hujjat aylanish tizimi kotiblardan tortib to boshqaruvchi direktorlargacha bo‘lgan barcha ofis xodimlari uchun samarali elektron vositaga aylanadi.

Hujjatlar aylanish tizimi qaror qabul qilish tezligini va korxonaning umumiy samaradorligini oshiradi. Bularning barchasi jiddiy raqobat ustunligi bo'ladi.

Avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi - bu turli xil hujjatlarning mualliflardan ijrochilarga o'tishi, bunday harakat sizga ma'lumotni manfaatdor shaxslarga tez va aniq etkazish imkonini beradi. Kompaniya qanchalik katta bo'lsa, hujjatlar (buyruqlar, shartnomalar, ko'rsatmalar va boshqalar) ko'rib chiqish uchun keladi va xodimlar guruhlari va butun korxonaning yangi ma'lumotlar bilan ishini tashkil etish shunchalik qiyin bo'ladi.

Avtomatlashtirish tizimi hujjat oqimi EDMS"Korporativ hujjat aylanishi" sizga quyidagi vazifalarni hal qilishga imkon beradi:

• Hujjatlarni boshqarish va ko'rib chiqishni o'z ichiga olgan hujjat aylanishini avtomatlashtirish
• Xodimlar tomonidan buyruqlar bajarilishi va hujjatlarni tayyorlash ustidan nazoratni kuchaytirish
• Korxonaning korporativ biznes jarayonlarini boshqarishni tashkil etish
• Hujjatlarning elektron arxivini yuritish

Dastur interfeysi juda oddiy, ammo ayni paytda funktsionaldir. Hujjat ayirboshlash tizimining foydalanuvchisi bilan o'zaro munosabat oddiy va korxonaning barcha xodimlari uchun tushunarli. Hujjat aylanishini samarali avtomatlashtirish uchun barcha zarur vositalar EDMS mahsulotida "Korporativ hujjatlar oqimi" da mavjud.

Agar siz mahsulotning standart funksiyalaridan foydalansangiz, avtomatlashtirish jarayoni qisqa bo'lishi mumkin, odatda xodimlarga dastur funksiyalari bilan tanishish uchun 1-2 kun kerak bo'ladi. Bu odatda samarali ishni boshlash uchun etarli.

1C: Enterprise platformasiga asoslangan tizimlar allaqachon qo'llanilgan korxonalarda amalga oshirishning yaxshi ta'siriga erishiladi. Hujjatlarni boshqarish tizimining interfeysi boshqa 1C-ga asoslangan tizimlarning allaqachon tanish interfeyslariga juda o'xshash. Foydalanuvchilar tanish elementlar - kataloglar, hujjatlar, hisobotlar va ishlov berish bilan ishlaydi. Tizimni yaratishda ular yangi interfeyslarni o'rganishlari shart emas, ular 1C dasturlari bilan ishlashda allaqachon ega bo'lgan tajribalaridan foydalanadilar.

Agar korxona har qanday individual sozlashni yoki yangi funksiyalarni ishlab chiqishni talab qilsa, bizning mutaxassislarimiz barcha kerakli ishlarni bajarishga doimo tayyor. Bundan tashqari, biz bunday ishlarni standart tizimdagi keyingi yangilanishlar imkon qadar soddalashtirilgan tarzda amalga oshirishga harakat qilamiz.

Tizim bilan ishlashda yuqori sifatli natijalarga erishish uchun tizimni qo'llab-quvvatlash qulayligini ta'minlash kerak. Tizimni qo'llab-quvvatlovchi xodimlar uchun "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS oddiy va tushunarli interfeyslarni taqdim etadi. Tizim uni tezda sozlash va biznes jarayonlarini loyihalash imkonini beradi. "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS ma'muriyati unga asoslangan boshqa mahsulotlarni boshqarishdan farq qilmaydi.

Biznes-jarayon dizaynerlari oddiy va tushunarli tizim elementlari bilan ta'minlangan. Biznes jarayonini loyihalash hujjat aylanishini avtomatlashtirish uchun u 1C platformasiga asoslangan boshqa dasturlardan allaqachon tanish bo'lgan elementlar - turli kataloglar va tizim hujjatlari yordamida amalga oshiriladi. Tizimda ijrochilarning turli vazifalarini kuzatish, ko'rsatmalar berish va hujjat yo'nalishlarini tashkil qilish uchun biznes-jarayonlarni tezda loyihalash imkonini beruvchi vositalar mavjud. Hujjatlarni boshqarish tizimida mavjud oddiy usullar hujjatlarni avtomatik arxivlash sozlamalari.

Hujjat aylanishi va biznes-jarayonlarni avtomatlashtirishning samaradorligi shundan iboratki, hujjatlar turlarini (kartalarini) ishlab chiqish, shuningdek, biznes-jarayon yo‘nalishlari yo‘q. maxsus bilim yoki ko'nikmalar, dasturlash tillarini bilishingiz shart emas, faqat ilg'or foydalanuvchi darajasida kompyuter bilan ishlash bo'yicha umumiy bilim etarli.

Hujjatlarni boshqarish tizimi EDMS "Korporativ hujjatlarni boshqarish" oddiy va funktsional vositalar yordamida biznes jarayonlarini avtomatlashtirish va loyihalash uchun universal tizim sifatida ishlab chiqilgan.

"Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS dasturi elektron raqamli imzo (ERI) bilan ishlashni qo'llab-quvvatlaydi. Elektron raqamli imzo texnologiyasi bugungi kunda juda muhim va ahamiyatli texnologiya hisoblanadi. Ko'pgina zamonaviy kompaniyalarda hujjatlar bilan ishlashda elektron raqamli imzolardan foydalanish majburiydir va elektron raqamli imzosiz hujjat aylanishi printsipial jihatdan qo'llanilmaydi.

Elektron raqamli imzo xodimning hujjatdagi imzosining muallifligini 100% aniqlik bilan tasdiqlash, shuningdek hujjat imzolangan paytdan beri o'zgartirilmaganligini kafolatlash imkonini beradi.
Shunday qilib, "Korporativ hujjat aylanishi" elektron hujjat aylanishi tizimi yordamida siz nafaqat korxonaning hujjatlar bilan ishlash samaradorligini oshirishingiz, balki uzatiladigan ma'lumotlarning ishonchliligi va ishonchliligini oshirishingiz mumkin, shuning uchun xatolar va qo'shimcha xarajatlarni kamaytirishingiz mumkin. hujjatlarni tekshirish va tuzatish.

Hujjatlarni boshqarish tizimidan foydalanish stsenariylari

Quyida biz kompaniyalarda avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi qanday ishlashi uchun ikkita kichik stsenariyni taqdim etamiz.

Stsenariy 1: Xodim kompaniya hujjatini imkon qadar tezroq tasdiqlashi kerak. Siz eski yo'l bilan borishingiz mumkin - uning nusxalarini elektron pochta orqali barcha oluvchilarga yuboring yoki kotibga boring va tasdiqlash varag'i bilan chop etishni so'rang. Aslida, bu juda ko'p vaqtni oladi, lekin eng muhimi, hujjat o'qilishiga hech kim kafolat bera olmaydi; u spamga tushishi, tasodifan o'chirilishi yoki boshqa hujjatlar to'plami orasida adashib qolishi mumkin; bundan tashqari , oluvchi kerakli vaqtda u erda bo'lmasligi mumkin.

Elektron hujjat aylanish tizimi, masalan, "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS yordamida korxonada umumiy axborot maydoni yaratiladi, shuning uchun axborot oqimlarini tasodifan to'xtatish yoki to'xtatish mumkin emas. Agar hujjat avtomatlashtirilgan hujjat boshqaruvi tizimi orqali ko'rib chiqish uchun yuborilgan bo'lsa, unda siz uni loyihalashda mo'ljallangan yo'ldan borishiga amin bo'lishingiz mumkin. Agar talab qilinadigan xodim yo'q bo'lsa (kasallik ta'tilida, ish safarida va hokazo), u holda tizim sozlamalariga qarab, hujjat uning o'rinbosariga yoki boshqa xodimga o'tadi. Korxonaning biznes jarayonlari, agar avtomatlashtirilgan bo'lsa, baxtsiz hodisalarga duchor bo'lmaydi, lekin aniq va ishonchli ishlaydi.

2-stsenariy: Yangi xodim mijoz bilan uchrashuvga tayyorgarlik jarayonini qanday boshlashni bilmaydi. Oddiy holatda, u hamkasblaridan yordam so'raydi va unga barcha tafsilotlarni aytib beradi, ularni o'z vazifalarini bajarishdan chalg'itadi va ba'zi hollarda yangi kelganga yordam berish bahonasida o'z vazifalarini kechiktirishga bahona beradi. Ishning bunday tashkil etilishi bajarilmagan vazifalar qor to'pi kabi to'planib, tobora ko'proq yangi xodimlarni jalb qilishi mumkin.

Avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimi va biznes-jarayonlardan foydalanganda, xodim faqat korxonada ilgari ishlab chiqilgan va tasdiqlangan yangi biznes jarayonini boshlashi kerak. Masalan, u uchrashuvga tayyorgarlik jarayonini boshlaydi. Bunday holda, "Korporativ hujjatlar oqimi" EDMS kerakli xodimlarga kerakli topshiriqlarni berishni boshlaydi, shu bilan birga biznes jarayoni uni ishga tushirish tashabbuskori uchun vazifalarni ishlab chiqishi mumkin.

Bunday holda, xodim biron bir muhim vazifani bajarishni hech qachon unutmaydi, masalan, jarayon unga kerakli vaqtda yig'ilish xonasini bron qilish zarurligini eslatib turadi. Ishning bunday tashkil etilishi nafaqat bitta xodimning, balki butun korxonaning samaradorligini oshirishga olib keladi. Bu, albatta, daromadning o'sishiga ijobiy ta'sir ko'rsatadi va avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi tizimiga investitsiyalarning tez qaytarilishiga olib keladi.

Ba'zi hollarda, hujjatlar aylanishi tizimi tufayli xodimlaringiz samarali va o'z vaqtida bajargan qo'shimcha bitta muvaffaqiyatli bitim korxonangizning hujjat aylanishini avtomatlashtirishga qo'yilgan barcha investitsiyalarni ko'p marta qoplaydi.

Axborot oqimlari va hujjatlar harakati hujjat aylanishini tashkil qiladi.

Barcha hujjatlar umumiy va maxsus funktsiyalarga ega. Umumiy xususiyatlar:

Axborot (hujjat ma'lumotni saqlash uchun yaratilgan);

Ijtimoiy (hujjat ijtimoiy ahamiyatga ega ob'ektdir, chunki u ma'lum bir ijtimoiy ehtiyoj bilan bog'liq);

Kommunikativ (hujjat tashkilotlar va boshqalar o'rtasidagi aloqa vositasi sifatida ishlaydi jamoat tuzilmalari);

Madaniy (hujjat madaniy an'analarni birlashtiradi va uzatadi). Maxsus xususiyatlar:

Boshqaruv (hujjat boshqaruv vositasidir, chunki u shu maqsadda maxsus yaratilgan);

Huquqiy (hujjat birlashtirish va o'zgartirish vositasidir huquqiy normalar va jamiyatdagi huquqiy munosabatlar);

Tarixiy (hujjat jamiyat taraqqiyoti haqidagi tarixiy ma'lumotlar manbai).

Elektron hujjat aylanishi ikkita majburiy komponent mavjudligini nazarda tutadi:

Hujjatlar oqimini avtomatlashtirish tizimi,

Dasturiy ta'minot.

Hujjat aylanishining kichik hajmiga ega, bir yoki bir nechta kompyuterlarga ega bo'lgan kichik va o'rta korxonalar juda keng tarqalgan va qulay foydalanishlari mumkin. matn muharrirlari va elektron jadvallar.

Hujjat aylanishi katta hajmga ega bo'lgan kichik va o'rta korxonalar, shuningdek, barcha yirik korxonalar foydalanishi kerak maxsus tizimlar hujjat boshqaruvi.

Kompyuterlardan foydalanish ish yuritishning asosiy vazifalari va tamoyillarini o'zgartirmaydi, faqat hujjatlar bilan ishlashni yanada samarali tashkil etishga yordam beradi.

a) Paket yordamida elektron ofis boshqaruvi Microsoft dasturlari Idora. Ish yuritish uchun standart hujjatlar shakllarini yaratish (buyruqlar, ko'rsatmalar, ko'rsatmalar, xatlar, hisobotlar va boshqalar) Microsoft Office dasturlar paketidan foydalangan holda avtomatlashtirilgan ofis texnologiyalari yordamida amalga oshirilishi mumkin. Qo'lda ishlab chiqarishga nisbatan elektron ish yuritishning muhim afzalliklari mavjud .

b) Maxsustizimlari elektron hujjat aylanishi. Har qanday ish oqimi tizimi quyidagi toifalarning har birining elementlarini o'z ichiga olishi mumkin, lekin ularning aksariyati bir sohada, birinchi navbatda, mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan alohida e'tiborga ega.

Axborotni saqlash va olishning ilg'or vositalariga ega tizimlar(elektron arxivlar - EA). Elektron arxiv - Bu ma'lumotni samarali saqlash va qidirishga qaratilgan hujjat aylanishi tizimining alohida holati. Ba'zi tizimlar, ayniqsa, ilg'or imkoniyatlari tufayli ajralib turadi to'liq matnli qidiruv: loyqa qidiruv, semantik qidiruv va boshqalar, boshqalar - saqlashni samarali tashkil etish tufayli.

Ilg'or ish jarayoni vositalariga ega tizimlar(WF) - "ish oqimi". Ushbu tizimlar asosan ma'lum ob'ektlarning oldindan belgilangan marshrutlar ("qattiq marshrutlash" deb ataladigan) bo'ylab harakatlanishini ta'minlash uchun mo'ljallangan. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun u "ish" umumiy so'zi deb ataladi. Hujjatlar ish bilan bog'liq bo'lishi mumkin, ammo ular ushbu tizimlarning asosiy ob'ekti emas. Bunday tizimlar yordamida barcha bosqichlari oldindan ma'lum bo'lgan va tayinlanishi mumkin bo'lgan muayyan ishlarni tashkil qilish mumkin.

Tashkiliy boshqaruv va bilimlarni to'plashni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan tizimlar. Bular odatda oldingi ikkitasining elementlarini birlashtirgan "gibrid" tizimlardir. Bunday holda, tizimdagi asosiy tushuncha ham hujjatning o'zi, ham bajarilishi kerak bo'lgan vazifa bo'lishi mumkin. Tashkilotni boshqarish uchun sizga "qattiq" va "bo'sh" marshrut kerak bo'ladi, agar hujjat uchun marshrut menejer tomonidan tayinlangan bo'lsa ("tavsiflaydi") kiruvchi hujjat), shuning uchun har ikkala texnologiya ham u yoki bu shaklda bunday tizimlarda mavjud bo'lishi mumkin. Ushbu tizimlar faol qo'llaniladi davlat organlari boshqaruv, rivojlangan ierarxiyaga ega bo'lgan yirik kompaniyalarning ofislarida hujjatlar harakati uchun ma'lum qoidalar va tartiblarga ega. Shu bilan birga, xodimlar birgalikda hujjatlarni tuzadilar, qarorlar tayyorlaydilar va qabul qiladilar, ijro etadilar yoki nazorat qiladilar ularning ijro. Yirik korxonalarda bunday tizimlarni joriy qilishda tizim katta hajmdagi ma’lumotlarni samarali boshqarish, qayta ishlash va ma’lumotlar bilan integratsiya qilish imkoniyatini ta’minlab berishini aniqlash zarur. avtomatlashtirilgan tizimlar ishlab chiqarishni boshqarish, bosqichma-bosqich amalga oshirish, murakkab tashkiliy tuzilma, rolga asoslangan kirish va boshqalar.

Hamkorlikni qo'llab-quvvatlash uchun mo'ljallangan tizimlar(hamkorlik). Bu bozor sharoitlarining o'zgaruvchanligini tushunish bilan bog'liq bo'lgan hujjat boshqaruvi tizimlari sohasidagi yangi tendentsiya zamonaviy dunyo va keraksiz, juda foydali, ammo og'ir balastsiz tez harakat qilish uchun "faqat kerakli narsaga" ega bo'lish zarurati bilan. Bunday tizimlar, avvalgilaridan farqli o'laroq, tashkilotda ierarxiya tushunchasini o'z ichiga olmaydi va ish oqimining hech qanday rasmiylashtirilishiga e'tibor bermaydi. Ularning vazifasi, tashkilotdagi odamlarning, hatto geografik jihatdan bir-biridan ajralib tursa ham, birgalikda ishlashini ta'minlash va bu ish natijalarini saqlab qolishdir. Odatda "portallar" kontseptsiyasida amalga oshiriladi. Ular hujjatlarni saqlash va nashr qilish xizmatlarini taqdim etadilar ichki tarmoq tashkil etish, axborot olish, muhokama qilish, uchrashuvlarni rejalashtirish vositalari (haqiqiy va virtual). Bunday tizimlar tez o'sib borayotgan tijorat kompaniyalari, ishchi guruhlar, yirik firmalar va davlat idoralari orasida mijozlarni topadi.

Rivojlangan qo'shimcha xizmatlarga ega tizimlar. Turli darajadagi qiyinchilik bo'lishi mumkin. Masalan, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish xizmati (CRM - Customer Relation Management), loyihalarni boshqarish, Elektron pochta va boshqalar.

Rossiyada taqdim etilgan hujjatlarni boshqarish tizimlari: Docs Fusion va Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "BOSS-Referent", "Delo", "Euphrates", Company Media, Lotus Domino.doc, "Effect" " -Idora". Ushbu tizimlar haqida ma'lumotni Docflow konferentsiya serverida topish mumkin, http:/www. Docflow.ru va boshqalar.

Barcha tizimlar Microsoft Office ilovalari, hisobotlarni yaratish va standart qidiruv vositalari bilan integratsiyalashgan.

Tashqi elektron hujjat aylanishi. Ma'lumki, turli elektron hujjat aylanish tizimlaridan (EDMS) foydalanadigan tashkilotlar o'rtasida yozishmalarni almashish muammosi juda dolzarbdir. Ikki xil tashkilot o'rtasidagi hujjat aylanishi hali ham qog'oz ko'rinishida amalga oshiriladi, bu rasmiy ma'lumotlarning tezkor almashinuvini sezilarli darajada murakkablashtiradi. Hozirgacha bu jarayon shunday ko'rinardi: bir tashkilotning EHMda yaratilgan hujjat qog'ozga chop etilib, kurerlik yoki oddiy pochta orqali boshqa tashkilotga yetkazilar, u erda skanerdan o'tkazilib, yangi EDMSga kiritilar edi. Ushbu tashkilotlarning har birida hujjatlarni avtomatlashtirishning o'ziga xos tizimi mavjudligini hisobga olgan holda, tashqi muomalaga mo'ljallangan hujjatga har bir o'zgartirish yuqorida ko'rsatilgan tartibdan takrorlanadi.

to'g'risidagi qonunning qabul qilinishi raqamli imzo mustaqil tashkilotlar o'rtasida qog'ozsiz hujjatlar almashishni qonunlashtirish orqali bu muammoni qisman hal qildi. Bir dan maqsadli vazifalar federal dastur"Elektron Rossiya" - bu davlat organlarini elektron hujjat aylanishining yagona tizimi bilan birlashtirish.

Yangi XML formatining paydo bo'lishi, eng istiqbolli variantlardan biri bo'lib, undan foydalanishga o'tish. yagona tizim elektron hujjat aylanishi tashkilotlarning hamkorlari, masofaviy filiallari bilan aloqalari samaradorligini sezilarli darajada oshiradi; davlat organlari va boshqa tashqi tashkilotlar. XML texnologiyasi ma'lumotlarni (tarkibni) vizual ko'rinishdan (shakl va formatdan) ajratish, bir xil hujjatni turli shakl va formatlarda taqdim etish imkonini beradi.

Hujjatlarni boshqarish tizimini tanlash nafaqat texnologik yoki muhandislik vazifasi, balki u bilan bog'liq umumiy strategiya tashkilotning rivojlanishi. Agar bu tijorat kompaniyasi bo'lsa, unda tanlov asosan uning maqsadlari, raqobat muhiti, mavjud tuzilma bilan belgilanadi. bu daqiqa, shuningdek, kelajakda kompaniya keladigan tuzilma va qo'shimcha ravishda amalga oshirishning iqtisodiy samarasi.